PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN...

LAPORAN PENDAHULUAN

PENGEMBANGAN PANGKALAN

DATA PENDIDIKAN TINGGI

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Perioda : 6 Oktober 2009

Nomor Dokumen

DIREKTORAT JENDERAL

PENDIDIKAN TINGGI

DIKTI-PDPT.PRJ.LAP.01.PIS.10.09

Revisi -

iiiiiiii

Lembar Pengesahan

Disiapkan Oleh: Tanda Tangan :

Nama : …………………………………………………………

Posisi :

Diperiksa Oleh : Tanda Tangan :

Nama : …………………………………………………………

Posisi :

Disetujui Oleh : Tanda Tangan :

Nama : ………………………………………………………..

Posisi :

{

{

{

iiiiiiiiiiii

Daftar Perubahan

Revisi Deskripsi

A

B

C

D

E

F

G

iviviviv

Daftar Isi

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................................................... II

DAFTAR PERUBAHAN ............................................................................................................................ III

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ IV

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................. VI

PENDAHULUAN ....................................................................................... 7

1.1 LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 7

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................. 9

1.3 SASARAN .................................................................................................................................... 10

1.4 LINGKUP PEKERJAAN .................................................................................................................. 10

1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN .............................................................................................................. 16

1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta Implementasi Modul KPI Ditjen

DIKTI......................................................................................................................................... 16

1.5.2 Pengembangan Database Terpusat ......................................................................................... 17

1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN .............................................................................................. 18

1.7 SISTEM DOKUMENTASI ............................................................................................................... 20

PENDEKATAN METODOLOGI ................................................................. 22

2.1 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS .......................................................................................... 23

2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE ............................................................................... 24

2.3 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE [BI] ................................ 27

2.4 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM ....................................................................................... 29

2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN................................................................................................. 34

2.6 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM ............................................................................. 36

2.7 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM ........................................................................................ 37

2.8 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN ............................................................................ 41

2.9 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT SYSTEM .............................................................. 43

GAMBARAN UMUM PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI ............... 46

3.1 ARSITEKTUR PENGEMBANGAN BUSINESS INTELLIGENCE [BI] ...................................................... 46

3.2 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE ......... 47

3.2.1 Data Warehouse ...................................................................................................................... 47

3.2.2 Data Mining.............................................................................................................................. 49

3.2.3 OLAP (Online Analytical Processing)......................................................................................... 50

3.3 ARSITEKTUR SISTEM APLIKASI ..................................................................................................... 52

vvvv

3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI .......................................................... 54

3.5 PLATFORM APLIKASI ................................................................................................................... 56

3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI ....................................................... 58

PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN................................................. 59

4.1 RENCANA KERJA ......................................................................................................................... 59

4.2 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ......................................................................................... 61

4.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN ................................................................................... 64

4.3.1 Mekanisme Komunikasi............................................................................................................ 64

4.3.2 Manajemen Risiko .................................................................................................................... 65

4.3.3 Manajemen Perubahan ............................................................................................................ 66

4.4 MOBILISASI TIM SURVEY ............................................................................................................. 67

PELAKSANAAN SURVEY DAN RENCANA TINDAK LANJUT ....................... 68

5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY PENDAHULUAN ......................................................... 68

5.1.1 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning & Organization) ....................................... 68

5.1.2 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement Analysis – Define System) .................... 69

5.2 HASIL SURVEY ............................................................................................................................. 71

5.2.1 Dokumen Literatur ................................................................................................................... 71

5.2.2 Analisis Awal Kebutuhan Sistem .............................................................................................. 72 5.2.2.1 User Requirement ........................................................................................................................ 72 5.2.2.2 Dokumen Spesifikasi Database EPSBED .............................................................................. 72 5.2.2.3 Data Dictionary ............................................................................................................................. 73 5.2.2.4 Data Awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi ..................................................................... 73

5.3 RENCANA TINDAK LANJUT .......................................................................................................... 73

LAMPIRAN ............................................................................................ 74

1. Lampiran 1. User Requirement .................................................................................................... 74

2. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED ................................................................................... 74

3. Lampiran 3 Data Dictionary ........................................................................................................ 74

4. Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi ............................................................................................... 74

vivivivi

Daftar Gambar

Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis .............................................................................................................. 23

Gambar 2. Pengembangan Data Model ................................................................................................................. 26

Gambar 3. Metodologi Pengembangan .................................................................................................................. 34

Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence ........................................................................ 47

Gambar 5. Implementasi Data Warehouse .......................................................................................................... 48

Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence .................................................................................................. 51

Gambar 7. Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI ................................................................................. 53

Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan Tinggi

Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional ........................................................................... 54

Gambar 9. Solusi Platform Sistem ............................................................................................................................ 56

Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional ........................................... 58

Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan .................................................................................................... 59

Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan .................................................................................... 63

7Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

Pendahuluan Bagian awal dari Laporan ini menjelaskan mengenai informasi pendahuluan dan kilasan proyek.

1.1 LATAR BELAKANG

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen DIKTI) adalah salah satu direktorat

dalam Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Direktorat ini mempunyai

peranan untuk mengayomi institusi-institusi pendidikan tinggi, terutama dalam hal

pengembangan kapabilitas pendidikan tinggi. Hal ini dilakukan dengan cara

menyiapkan suatu tata kelola institusi yang berkualitas dan akuntabel, untuk

mendorong inovasi dan keunggulan dalam pendidikan tinggi di Indonesia.

Ditjen DIKTI memerlukan data dan informasi yang berkaitan dengan pendidikan

tinggi-pendidikan tinggi di Indonesia, baik itu supply ataupun demand. Data dan

informasi ini dibutuhkan dalam rangka untuk menentukan kebijakan-kebijakan. Oleh

karena itu, Ditjen DIKTI mengintegrasikan data dan informasi tersebut. Dengan

adanya integrasi data dan informasi, Ditjen DIKTI dapat mengevaluasi standard dan

kebijakan yang telah dikeluarkan dari laporan-laporan tersebut serta data-data yang

terintegrasi didalamnya. Kebutuhan akan akurasi dan integritas data serta informasi,

yang menjadi dasar analisa untuk pembuatan kebijakan-kebijakan Pendidikan Tinggi,

telah menjadi alasan yang mendasar dari kegiatan ini.

Sebagai salah satu simpul utama dalam siklus MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

NASIONAL, Ditjen DIKTI memerlukan suatu instrumen yang kuat untuk mendapatkan

informasi yang akan digunakan dalam pengembangan kebijakan. Ditjen DIKTI juga

memerlukan interaksi dengan simpul utama lainnya dalam siklus manajemen

1


pendidikan tinggi yang berperan sebagai penjamin kualitas institusi pendidikan tinggi,

yaitu BAN-PT.

Dalam rangka implementasi kebijakan integrasi informasi Pendidikan Tinggi, maka

diperlukan pengembangan Data Dictionary yang akan mendefinisikan data yang ada di

dalam siklus manajemen pendidikan tinggi, baik internal Ditjen DIKTI maupun entitas

lain yang terkait.

Ditjen DIKTI telah melakukan pengembangan tahap awal dari Data Dictionary tersebut

yang akan menjadi dasar untuk pengembangan Data Dictionary lanjutan.

Pengembangan lanjutan Data Dictionary ini dilakukan untuk melengkapi kekurangan-

kekurangan yang ada pada pengembangan Data Dictionary tahap sebelumnya.

Selain itu juga diperlukan pengembangan proses bisnis dan aliran data pada Ditjen

DIKTI khususnya dan pada siklus manajemen pendidikan tinggi secara umum, untuk

menjamin proses integrasi tersebut berjalan. Integrasi data dan informasi tersebut

diwujudkan dengan pengembangan Database Terpusat dan modul master data, baik

internal Ditjen DIKTI maupun entitas lain yang terkait. Acuan utama Database

terpusat adalah dokumen Data Dictionary dan Proses Bisnis.

Adapun visi dan misi yang diemban Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah

sebagai berikut:

VISI Menyediakan sumberdaya manusia dengan keunggulan kompetitif bangsa di

percaturan Internasional

MISI

• Perluasan dan pemerataan hak akses.

• Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.

• Penguatan tata kelola dan akuntabilitas pendidikan tinggi nasional.

Tugas dan Fungsi

Tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis

bidang pendidikan tinggi, dengan fungsi sebagai berikut :


1. Penyiapan perumusan kebijakan departemen di bidang pendidikan

tinggi,

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan tinggi;

3. Penyusunan standard, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang

pendidikan tinggi;

4. Pembinaan dan pengembangan pendidikan tinggi sesuai

perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni,

5. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pendidikan tinggi,

6. Pelaksanaan urusan administrasi Direktorat Jenderal.

Dengan tugas dan fungsi disebutkan di atas, jelas bahwa efektifitas dan efisien

pendidikan tinggi dalam rangka peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia

menjadi tanggung jawab dan wewenang Ditjen Dikti.

Di dalam Laporan Pendahuluan ini, akan memuat usulan, project team, metodologi dan

ruang lingkup pekerjaan serta kesepahaman pelaksanaan pekerjaan atas hasil kickoff

meeting dalam menyelesaikan pekerjaan ini dan survei pendahuluan yang meliputi

preliminary business process dan spesifikasi akhir sistem

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah :

1. Mendefinisikan dan mencari kesepadanan data yang ada di internal Ditjen

DIKTI dan entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi, seperti

BAN-PT, Kopertis dan PSP (Pusat Statistik Pendidikan) Balitbang.

2. Menjamin integritas dan konsistensi antara data yang berasal dari Ditjen

DIKTI maupun entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi.

3. Mendefinisikan dan mengklarifikasi proses bisnis masing-masing entitas di

dalam siklus manajemen pendidikan tinggi serta menjamin aliran data

yang komprehensif dari dan ke Ditjen DIKTI dan entitas pendidikan tinggi

lainnya.


4. Merancang dan mengimplementasikan Database terpusat Ditjen DIKTI.

5. Menghasilkan informasi yang komprehensif serta menjamin integritas,

kosistensi serta validitas data yang pada umumnya berasal dari database

Ditjen DIKTI yang memiliki struktur, platform, teknologi, dan produk

database yang berbeda.

1.3 SASARAN

Sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut:

“Mengembangkan sebuah Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang lengkap,

akurat, real time, interaktif, menarik, terintegrasi dan mudah diakses“.

1.4 LINGKUP PEKERJAAN

Pengembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinnggi Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi Departemen Pendidikan Nasional yang dibangun memiliki fasilitas lengkap

untuk menunjang proses pengelolaan dan informasi Ditjen DIKTI. Disamping itu

fasilitas yang dimiliki dapat mampu menunjang proses pada tingkat operator sampai

dengan tingkat eksekutif yang membutuhkan alat bantu dalam menganalisa informasi

untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Ruang lingkup atau batasan pekerjaan sesuai dengan maksud, tujuan dan sasaran

diatas dengan pertimbangan sebagai berikut :

A. Persyaratan Umum :

1. Sistem yang dirancang memiliki spesifikasi sebagai berikut :

a. Menggunakan Konsep Open System

b. Berbasis Relational Database Management System (RDBMS)


c. Sofware pembangunan sistem aplikasi dan tools yang digunakan

untuk pembangunan dan pengembangan aplkasi.

d. Memiliki prosedur backup dan recovery secara otomatis

e. Database hasil imput user dapat di query dan sort unutk kepentingan

pelaporan tertentu dan tersedia interface untuk melakukan query

dimaksud.

2. Sistem yang dibangun harus dapat menerapkan security system yang

bekerja pada tiga level, yaitu :

a. Level Operating System

b. Level Database

c. Level Aplikasi

Yang dapat diterapkan sampai dengan fungsi modul, atau submodul dan

juga dapat diterapkan ke user atau group user.

3. Aplikasi yang dibangun berbasis web yang dirancang dengan platform open

source dengan berbagai tingkatan akses user sesuai dengan

kewenangannya, antara lain : administrator, operator, pimpinan, pemohon

dan user atau pengguna lainnya.

4. Aplikasi yang dibangun dapat dijalankan pada platform OS Windows server.

XP, Vista atau Linux, Database RDBMS dan script pemrograman yang

berorientasi object, sehingga mampu menangani dan mengelola data.

5. Membangun perangkat lunak sistem yang telah dirancang secara terpusat

dan ditempatkan di Data Center.

6. Aplikasi yang dibangun dapat diakses secara terbatas melalui jaringan

internet dan jaringan lokal (LAN) dengan menggunakan browser internet.

7. Aplikasi yang dibangun harus user fiendly dengan interface berbasis

Graphical User Interface (GUI)

8. Aplikasi dibangun dengan pendekatan metodologi ”Software Engineering”

yang baik.


B. Kajian Sistem (Data dan Informasi)

1. Assessment Existing Aplikasi (legacy system) dan data yang dibutuhkan di

Ditjen DIKTI namun belum memiliki aplikasi (DIKTI Transactional

Application). Kegiatan ini mencakup survei dan wawancara ke :

a. Masing-masing direktorat Di Ditjen DIKTI

b. PSP Balitbang.

c. BAN-PT

d. Kopertis.

e. Sample minimal dua PTN / PTS

2. Melaksanaan telaah terhadap organisasi serta tugas pokok dan fungsi yang

terkait dengan mekanisme / siklus manajemen pendidkan tinggi di Ditjen

DIKTI. Dan Inventarisasi lembaga lain yang relevan.

3. Melakukan Survei inventarisasi data dan informasi, serta kebutuhan sistem

yang terintegrasi kebutuhan Ditjen DIKTI dari seluruh sumber informasi (on

field and on data center), agar mampu memahami permasalahan yang

muncul dan mendefinisikannya secara rinci, menentukan tujuan pembuatan

sistem dan mendifinisikan kendala-kendalanya.

4. Formulasi sistem informasi dengan menganalisa permasalahan secara

mendalam yang terkait dengan penyusunan database, sehingga mampu

untuk dijadikan dokumen arsitektur atau desain struktur database.

5. Perencanaan infrastruktur jaringan pendukung sistem

6. Pengembangan aliran data elektronik terstruktur.

C. Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Pengelolaan Pendidikan Tinggi [DIKTI]

Kegiatan Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis

Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI ini meliputi :

i. Penyempurnaan Data Dictionary

ii. Penyusunan Proses Bisnis Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI


III.1. Penyempurnaan Data Dictionary

1. Penyempurnaan Data Dictionary ini merupakan lanjutan dari

pekerjaan Pengembangan Data Dictionary yang telah dilakukan

sebelumnya.

2. Data Dictionary mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai

berikut :

a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam

DFD (Data Flow Diagram)

b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui

aliran.

c. Mendeskripsikan komposisi penympanan data

d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi

penyimpanan dan aliran

e. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang

akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram

(ERD)

3. Penyempurnaan DFD yang telah dikembangkan sebelumnya tentang

kebutuhan data untuk siklus manajemen pendidikan tinggi

4. Rancangan ERD dari Database Terpusat dengan Normalisasi yang

mengacu pada Data Dictionary yang telah didefinisikan.

5. Pengembangan Data Dictionary ini harus meninjau aplikasi

pengelolaan data pendidikan, termasuk Padati Web dan Dapodik.

III.2. Rancangan dan Implementasi Modul KPI DIKTI

1) Proses Bisnis yang dikembangkan mencakup beberapa proses

penentuan kebijakan di internal Ditjen DIKTI dan harus

memperhatikan interaksi ditjen DIKTI dengan entitas lainya (seperti :

BAN-PT, KAP, Satker, Balitbang, Koperties, PTN/PTS, masyarakat

pengguna, dll)

2) Proses bisnis yang dikembangkan harus mengakomudasi

pengumpulan/penyebaran data/informasi yang telah didefinisikan dan

tidak terbatas pada Data Dictionary.


D. Pengembangan Database Terpusat

Kegiatan Pengembangan Database Terpusat meliputi :

i. Pengembangan Database Terpusat.

ii. Migrasi dari data Legacy Application

Kegiatan rinci berdasarkan kebutuhan fungsional sebagai berikut :

1) Pembangunan dan Pengembangan database terpusat harus berdasarkan

pada Data Dictionary yang dimiliki Ditjen DIKTI.

2) Pembangunan dan Pengembangan Database Terpusat mencakup paket

Business Intelligence, Data Warehouse, dan OLAP (Online Analitycal

Processing)

3) Sistem yang dibangun harus mengakomudasi sistem yang sudah berjalan

selama ini, baik dari segi entri data maupun pelaporan.

E. Entry Data / Migrate Data, Pengumpulan data dan informasi,;

1. Melakukan Collecting Data baik yang struktural basis data dan non

struktural basis data.

2. Melakukan migrasi data dari Legacy Application

a. Pemindahan data yang telah didefinisikan pada data dictionary,

sekurang-kurangnya data yang berada pada Database Ditjen DIKTI

terdahulu ke Database Terpusat.

b. Transfer data diantara tipe dan format yang lama ke tipe dan format

yang sesuai dengan arsitektur integrasi informasi.

c. Perencanaan, ekstraksi, cleansing, load dan verifikasi.

3. Melakukan pemasukan data (entry data), untuk data yang belum

berstruktur.

F. Instalasi, Set up dan Implementasi Hadware, Software, Jaringan dan

Aplikasi

1) Memasang dan membentuk (setting) parameter untuk operasi aplikasi

sesuai dengan kebutuhan.

2) Instalasi Software pendukung


3) Instalasi dan konfigurasi infrastruktur perangkat keras dan jaringan sesuai

kebutuhan sistem yang terintegrasi.

4) Instalasi dan Tuning Database di Platform Linux.

G. Uji Coba dan Penyempurnaan (Finalisasi)

1. Melakukan Skenario Based Testing, berdasarkan Kebutuhan informasi

(information requirenment)

2. Conduc System dan Complate System Testing

H. Pelatihan, Sosialisasi dan Asistensi Implementasi aplikasi.

1. Melakukan Pelatihan bagi Trainer

2. Melakukan pelatihan teknis pemeliharaan aplikasi dan database kepada

administrator.

3. Melakukan pelatihan operasional kepada staff / operator di Ditjen DIKTI,

sesuai dengan modul aplikasi.

4. Melakukan pelatihan yang berhubungan dengan Development Tools yang

digunakan kepada staf TI.

I. Pembuatan Dokumen dan Laporan :

1. Laporan sepanjang pelaksanaan proyek

a. laporan Pendahuluan

b. Laporan Tengah

c. Laporan Akhir

d. Catatan Pertemuan / Risalah Rapat

2. Dukumen Teknis Sistem Aplikasi :

a. Dokumen Spesifikasi Kebutahan Sistem dan Rancangan Sistem

b. Dokumen Pengujian dan Materi Uji

c. User Manual untuk User, Admin dan Programmer

d. Source Code dan RDBMS


3. Handout Training

4. Soft Copy dalam bentuk CD dan Hard Copy

J. Pendampingan dan Pemeliharaan selama 24 bulan.

K. Pembelian Piranti Lunak / Software Pendukung yang dipersyaratkan

L. Project Management

Melakukan koordinasi, pengendalian, diskusi dan pembahasan dengan tim teknis

serta menjalankan tahapan kerja sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun.

1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN

Adapun spesifikasi pekerjaan dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta

Implementasi Modul KPI Ditjen DIKTI

1. Penyempurnaan Data Dictionary

Penyempurnaan Data Dictionary ini sekurang-kurangnya terdiri atas 4

(empat) form sebagai berikut :

1) Data Flow Dictionary Entry

Form ini menerangkan setiap data flow pada DFD

2) Data Store Dictionary Entry

Form ini menerangkan setiap data strore yang unik dalam DFD

3) Data Structure Dictionary Entry

Form ini menghubungkan summary description (deskripsi ringkasan)

dari data flow dan data strore ke deskripsi detail dari data element.

4) Data Element Dictionary Entry


Form ini menyediakan dasar untuk skema database untuk

menstandarkan deskripsi dari suatu elemen sehingga elemen itu

direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan

2. Perancangan dan Impelemtasi Modul KPI Ditjen DIKTI

Kegiatan ini mencakup implementasi serta penjabaran proses bisnis (alur

aktivitas) untuk mekanisme pelaporan KPI dari Institusi Pendidikan Tinggi

yang minimal mencakup proses akademik, kegiatan riset, dan kegiatan

pengabdian masyarakat.

1.5.2 Pengembangan Database Terpusat

1. Pengembangan Basisdata Terpusat

Database terpusat yang dikembangkan sekurang-kuranya memiliki

modul-modul berikut :

1) Modul Data master

Modul ini untuk mengelola data master yang telah didefinisikan dan

di normalisasi hingga bentuk normal yang paling optimal. Data

Master ini nantinya akan digunakan pada modul data transaksional.

2) Modul Data transaksional

Modul ini untuk mengelola data transaksional yang telah didefinikasn

dan dioptimalkan (denormalisasi) untuk mempercepat dan

mengefisienkan query ke database

Kedua modul tersebut harus mengacu pada Data Dictionary milik Ditjen

DIKTI yang telah dikembangkan pada proyek terpisah

2. Sub-kegiatan Migrasi data dari Legacy application

Migrasi data ini dilakukan sekurang-kurangnya terhadap aplkasi yang

telah dikembangkan oleh Ditjen DIKTI, misalnya aplikasi EPSBED

(Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) dan SIMPEL (Sistem

Informasi Manajemen Pelaporan)


1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN

Jadual Pelaksanaan pekerjaan Pangembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidkan Nasional Tahun

Anggran 2009, dilaksanakan selama 4 (empat) bulan kalender dengan kegiatan sebagai berikut :

Waktu pelaksanaan Tanggal : 7 September 2009 s/d 31 Desember 2009

NO KEGIATAN

BULAN KE KETERANGAN

[Hasil] Sept Okt Nov Des

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 2 3 4 5 6 7

1 Persiapan (Project Kick Off) 100 %

2 Survey dan Identifikasi (Business Requiremen Analist)

� Analisa Pendahuluan (Pengumpulan Data) 30 %

� Analisa Sistem Berjalan 70 %

� Analisa Kebutuhan Sistem 20 %

� Penyempurnaan Data Dictionary 60 %

3 Pembahasan Berkala (Review)

4 Rancangan Kebutuhan Sistem (Business Solution Design) 10 %

5 Pengembangan (Data Warehouse, Software &

Infrastructure Development)

0 %

6

System Integration & Testing

� Konfigurasi, Instalasi & Set up 0 %


NO KEGIATAN

BULAN KE KETERANGAN

[Hasil] Sept Okt Nov Des

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 2 3 4 5 6 7

� Integrasi, Migrasi Data, Database 0 %

� User Acceptance Test (UAT), Finalisasi 0 %

7 System Procedure & Training, Sosialisasi

� Teknik Sistem komputer (TOT, Admin ) 0 %

� Operator Aplikasi (End User) 0 %

8 Dokumentasi dan Laporan

LP

Sk

RS

LT

UA

LA

10 %

9 Pendampingan (On Going Support) 24 Bulan setelah Hasil Akhir Pekerjaan

Catatan :

LP : Laporan Pendahuluan

SK : Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

RS : Dokumen Rancangan Perangkat Lunak [Cetak Biru Perancangan]

LT : Laporan Tengah

UA : Dokumen Pengujian dan Materi Uji [UAT], Dokumen User Manual, Handout Training

LA : Laporan Akhir, Source Code dan RDBMS


1.7 Sistem Dokumentasi

Sistem Penomoran Dokumen 1. Penomoran Dokumen :

“PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI”

2. Aturan Penomoran

DIKTI-PDPT.PPP.LLL.XX.PIS.BB.TT

Keterangan :

DIKTI-PDPT : nama proyek ini

PPP : nama Sub Pelaporan terdiri dari 3 yaitu

PRJ - Untuk laporan manajemen projek

SIS - Untuk Dokumen Sistem

ADM - Untuk Surat Administrasi / dokumen lain

LLL : Nama / Jenin Dokumen :

LAP - Laporan Pendahuluan

LAT - Laporan Tengah

LAA - Laporan Akhir

URS - User Requirement and Specification System

BSD - Busines Solution Design (Rancangan System)

TES - Rancangan pengujian dan Materi Uji serta hasil

testing

MAN - Petunjuk penggunaan Sistem dan Instalasi (User

Manual)

HAT - Handout Training


BAS - Berita Acara Serah Terima

MOM - Minute Of Meeting

XX : Nomor urut untuk dokumen dari Sub Proyek tersebut

PIS : Pradipta Intimedia Selaras

BB : Bulan dokumen dibuat

TT : Tahun dokumen dibuat


Pendekatan Metodologi Tercapai atau tidaknya sasaran yang diharapkan dari pekerjaan ini, sangat

tergantung pada metode pendekatan yang akan digunakan. Oleh karena itu, metode

pendekatan mempunyai peranan yang sangat strategis sebagai titik tolak

pelaksanaan pekerjaan. Bagian ini menguraikan metode pendekatan yang

digunakan tim konsultan yang didasarkan atas pemahaman terhadap tujuan,

sasaran, ruang lingkup dan hasil akhir pekerjaan yang diharapkan.

Bertitik tolak dari pemahaman terhadap ruang lingkup pekerjaan, maka metode

pendekatan yang akan dilakukan penyedia barang / jasa sebagai upaya pembangunan

Sistem Informasi adalah melakukan pendekatan dari sisi pemberdayaan data-data dibidang

data tahanan dan dan informasi kekayaan intelektual [knowledge properties].

Pemberdayaan data dilihat dari segi pelayanan informasi dan kebutuhan akan informasi itu

sendiri. Melalui kajian yang mendalam terhadap kebutuhan pelayanan informasi dan faktor

yang mempengaruhinya diharapkan dapat diidentifikasi permasalahan dan kendala yang

dihadapi saat ini dan masa yang akan datang untuk Pengembangan secara menyeluruh

dan terpadu.

Berdasarkan kajian tersebut, maka dapat disusun rencana tindak dan kerangka sistem.

Pada prinsipnya, rencana tindak dan kerangka sistem merupakan upaya-upaya yang harus

dilakukan untuk meningkatkan nilai dari konsep dan pembangunan Sistem Aplikasi dan

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu

penjajakan perluasan data dengan memasukan data-data terkait guna memperkuat

informasi dibidang Manajemen Pendidikan Tinggi harus dimasukan dalam kajian. Namun

harus tetap memperhatikan keterbatasan-keterbatasan sumber daya yang ada sehingga

hasil akhir pekerjaan dapat langsung diterapkan.

2


2.1 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS

Metode yang akan digunakan untuk identifikasi dan analisis adalah dengan wawancara dan

pengumpulan data dan dokumen melalui :

� Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI

� Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang

� BAN-PT

� Kopertis

� Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi

Swasta (PTS)

Diharapkan dari hasil survey dan analisis tingkat kejelasan dari pekerjaan dapat diukur

dengan tepat dalam bentuk :

� Daftar data

� Daftar prosedur

� Daftar asumsi

� Daftar kendala

� Analisa resiko

� Daftar kebutuhan informasi

Dengan Kerangka Kerja Proses Bisnis yang digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis

Telaah Rancangan dan Monitoring

Data Mart Requirenmentt

Master Plan / Blueprint ICT

Best Practice ICT

GAP Analysis

System Definition :

- Platform Technology - Data Warehouse - Application - Infrastructure - Software Support - SOP / Regulation - dll


2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE

Untuk mendapatkan sebuah struktur database yang berkualitas maka akan digunakan

teknologi perancangan database yang telah banyak direkomendasikan oleh para

ilmuwan database dan telah banyak diimplementasikan oleh para praktisi database.

Secara garis besar perancangan database meliputi dua tahap yaitu tahap Conceptual

Design dan tahap Physical Design.

1. Conceptual Design (Konsepsual Disain)

Konseptual disain dimaksudkan untuk memetakan kebutuhan-kebutuhan

database sesuai dengan proses bisnis yang telah didifinisikan pada tahap user

requirement. Dalam kaitannya dengan rancangan database maka dokumen

proses bisnis yang telah ada pada dokumen user requirement akan melahirkan

Entitas-Entitas yang saling mempunyai keterkaitan yang rumit sehingga perlu

dipetakan agar mudah dipahami oleh user sekaligus sebagai rujukan ketika

database enginer akan membuat rancangan fisik database. Peta Entitas yang

saling berkaitan tersebut biasa dikenal dengan “Entitas Relatinship Diagram”.

a. Entity (Entitas)

Tapah awal dalam perancangan konsepsual data base adalah penentuan

entitas. Entitas adalah “the thing of importance” atau sesuatu yang

dianggap terkait baik langsung maupun tidak langsung terhadap sistem

yang akan dibuat. Oleh karena itu entitas ini perlu dicatat adanya dan

perlu dimonitor perkembangannya. Dalam tahap ini database enginer akan

menentukan entitas apa saja yang akan berperan dalam struktur data

yang akan digunakan dalam sistem dan mendifiniskan secara detil

beberapa hal yang terkait dengan entitas yaitu menentukan atribut entitas,

kunci entitas, dan menentukan kuat atau lemahnya entitas.

b. Relationship (Keterbuhungan)

Setelah pendifinisan entitas maka yang akan dilalukan adalah menentukan

hubungan antar entititas. Dalam tahap ini database enginer akan

menentukan bagaimana hubungan-hubungan antar entitas , memberikan

atribute pada hubungan entitas, menentukan kunci hubungan, dan

menentukan konstrain-konstrain yang ada pada hubungan entitas.


Konstrain-konstrain tersebut meliputi konstrain kardinalitas dan konstrain

partisipasi.

c. Entity Relationship Diagram (Diagram Entitas)

Hasil akhir dari konsepsual disain adalah diagram keterhubungan entitas

atau entity relatinship diagram biasa disingkat ERD. Dengan diagram

entitas ini project owner (Pemilik proyek) sudah mulai bisa membaca

apakah struktur data yang akan dibuat sudah memenuhi kebutuhannya

atau belum. Dengan demikian ERD dapat digunalan sebagai medium

antara pemilik pekerjaan dengan pengembang dalam kaitannya dengan

perancangan struktur data.

2. Physical Design (Disain Fisik)

Setelah perancangan database secara konsep selesai maka tahap selanjutnya

adalah perancangan database secara phisic. Dalam konsepsual disain hanya

menentukan entitas secara konsep artinya tidak terkait dengan RDBMS

manapun. Dalam tahap phisical disain maka akan dilkakukan penterjemahan

konsepsual disain kedalam RDBMS Target. Dalam pekerjaan ini sebagai RDMS

target adalah Orale BI.

Dalam tahap disain fisik ini pekerjaan yang akan dilakukan adalah:

a. Penterjemahan model data logik yang diperoleh dari tahap konseptual

disain kedalam RDMS target (Oracle BI). Tahap ini meliputi rancangan

relasi-relasi dan aturan integritas.

b. Perancangan dan implementasi representasi fisik. Dalam tahap ini akan

dilakukan analisa transaksi, pemilihan organisasi file, pemilihan indeks-

indeks, pertimbangan penambahan redundansi yang diperlukan, dan

estimasi ruang disk yang diperlukan.

c. Perancangan dan implementasi mekanisme pengamanan.

Dalam tahap ini akan ditentukan aturan-aturan pengkasesan dan akan

ditentukan view-view yang diperlukan untuk pemakai.


Cenceptual Data Model :

List Data Of Items

Code Data Type Length Precision

List Of Entities In Diagram

Name Code Parent Generate Number

Physical Data Model :

Gambar 2. Pengembangan Data Model

Dengan selesainya rancangan fisik ini maka pihak pemilik pekerjaan sudah dapat

memperoleh gambaran secara real bagaimana struktur data yang dibuat dalam sistem

serta sudah dapat memperkirakan ukuran hardisk yang harus disediakan baik untuk

kebutuhan sekarang maupun kebutuhan yang akan datang, karena rancangan data

Database Name

Tables name

Fields

No Name Data

Type/Size Primary Foreign Key Mandatory

Non Graphical Object : List Of Diagram :

� Diagram Referensi � Diagram Pendukung Transaksi

relationship_10

relationship_12

relationship_13

relationship_22

relationship_45relationship_46

kasus menonjol

id kss

tgl kejadian1

tgl kejadian2

ket oprtrans

tujuan

keterangan

jns kss

<pi> Serial (8)

Date

Date

Variable characters (500)



Characters (1)

<M>

identifier_1 <pi>

status kasus/tersangka

kd_stsksstsk

nm_stsksstsk

untuk

<pi> Characters (2)


Characters (1)

<M>

<M>

identi fier_1 <pi>

bkt narkoba

tsk narkoba

wilayah internasional

kd negara

nm negara

<pi> Characters (4)


<M>

<M>

identi fier_1 <pi>

wi layah : 1

id_wilayah

kd_wi layah

nm_wilayah

idxall

nm pimpinan

nm cp

telp cp

alamat cp

<pi> Serial

Characters (30)







<M>

<M>

identifier_2 <pi>

detil tkp

no tkp

alamat cp

<pi> Integer


<M>

identi fier_1 <pi>

Data Dictionary : List Of Diagram & Normalization :

� Diagram Referensi � Diagram Pendukung Transaksi

List Of Tables in Diagram

Code

FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_SATUAFK_T_BRGBUK_RELAT IONS_TR_SATUA

FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_SATUA

FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBUFK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBUFK_T_REKAP__RELATIONS_TR_BRGBU

FK_TR_BRGBU_RELATIONS_TR_SATUA

bkt narkoba

id kss

no_brg

kd satuan

id brgbukti

narkoba yn

jumlah

keterangan brg

INT4

INT4

CHAR(5)

INT4

BOOL

FLOAT8

VARCHAR(100)

<pk,fk1>

<pk>

<fk2>

<fk3>

bkt hukum mati

id hukmati

no_brg

kd satuan

id brgbukti

narkoba yn

jumlah

keterangan brg

INT4

INT4

CHAR(5)

INT4

BOOL

FLOAT8

VARCHAR(100)

<pk,fk1>

<pk>

<fk2>

<fk3>

satuan

kd satuan

nm_satuan

CHAR(5)

VARCHAR(50)

<pk>

barang bukti

i d brgbukti

kd jnsbrgbukti

kd satuan

nm brgbukti

SERIAL

CHAR(2)

CHAR(5)

VARCHAR(100)

<pk>

<fk2>

<fk1>

bkt rekap

id_wilayah

kd peran

rek_id brgbukti

periode

no_brg

kd satuan

id brgbukti

narkoba yn

jumlah

keterangan brg

INT4

CHAR(1)

INT4

CHAR(6)

INT4

CHAR(5)

INT4

BOOL

FLOAT8

VARCHAR(100)

<pk,fk1>

<pk,fk1>

<pk,fk1>

<pk,fk1>

<pk>

<fk2>

<fk3>


yang baik akan bisa memperkirakan secara tepat perkembangan ukuran database

sesuai dengan perkembangan transaksi yang terjadi.

Fase terakhir dari rancangan fisik adalah fase testing. Struktur data yang sudah

diimplementasikan kedalam RDMS target (Oracle BI) perlu diuji untuk mengetahui

apakah entitas beserta atribut-atributnya, keterhubungan (relationship) antar entitas,

dan konsrain-konstrain integratitasnya sudah memenuhi harapan atau belum.

Dengan melalui pentahapan perancangan database yang bisa dipertanggung jawabkan

baik secara teoritis maupun pengalaman praktis maka diharapkan akan menjadi solusi

terhadap perbaikan pangkalan Data Poltek Pos sebagaimana disebutkan dalam

Kerangka Acuan Kerja.

2.3 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI

BUSINESS INTELLIGENCE [BI]

Dalam membangun dan mengimplementasikan BI di lingkungan Ditjen DIKTI, terdapat 3

(tiga) pendekatan yang bisa digunakan. Masing-masing dari pendekatan tersebut memiliki

kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut berdasarkan kondisi dan

kebutuhan organisasi yang akan membangun BI. Pendekatan tersebut adalah sebagai

berikut :

a. Top-down Approach

Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun

BI dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang

melakukan perubahan proses kerja (Business Process re-engineering) secara

menyeluruh di seluruh aspek organisasi. Pada pendekatan ini, kerangka data

warehouse secara menyeluruh (enterprise data warehouse) harus disusun

terlebih, baru kemudian diikuti oleh data warehouse departemental (data mart).

Kelebihan dari pendekatan ini adalah :

- Pembangunan BI langsung mencakup data seluruh organisasi.

- Kerangka BI akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari berbagai data

mart (data parsial).

- Penyimpanan data menjadi terpusat.


- Kontrol informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi

Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah :

- Waktu implementasi lebih lama

- Risiko kegagalan relatif tinggi karena kerumitannya

- Membutuhkan biaya yang relatif besar

b. Bottom-up Approach

Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya, dalam pendekatan bottom-up BI

yang disusun justru dari tingkat departemental (departemental data

warehouse), baru Kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse

organisasi secara keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat bagi kebutuhan

suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu

departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen

tersebut akan dilanjutkan ke departemen lainnya.

Kelebihan dari pendekatan ini adalah :

- Implementasi lebih mudah untuk dikelola dan lebih cepat

memperhatikan hasil.

- Resiko kegagalan relatif lebih kecil.

- Bersifat incremental, dimana data mart yang penting dapat

dijadwalkan lebih awal.

- Memungkinkan anggota tim proyek untuk belajar dengan baik.

Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisipasi adalah :

- Tiap data mart merupakan departemental view.

- Memungkinkan terjadinya duplikasi data di setiap data mart di

masing-masing departemen.

- Data tidak konsisten dan data sulit direkonsiliasi.

- Terdapat banyak interface yang sulit dikelola.

c. Practical Approoch

Pendekatan ini mengkombinasikan ke dua pendekatan sebelumnya untuk

mendapat kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembang BI di suatu


organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefenisian arsitektur

kebutuhan data warehouse organisasi (Ditjen DIKTI) secara keseluruhan

(standarisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan BI

pada tiap departemen yang menbutuhkan.

2.4 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM

1. Metodologi Jaringan (Komunikasi data)

Jaringan komputer dengan basis TCP/IP yang digunakan dalam jaringan Internal

Ditjen DIKTI membutuhkan pengelolaan yang ketat mengingat terbatasnya

resource (nomor IP) dan kompleksitas pertukaran data antar lembaga/Unit

pelayanan.

Selain itu untuk mendukung kelancaran Pengelolaan Pangkalan Data Pendidikan

Tinggi [Aplikasi Manajemen Pendidkan Tinggi] Terpadu dengan memberikan

bantuan teknis pada masing-masing perangkat Lembaga/Unit Pelayanan perlu

dibangun suatu unit pelaksana di bawah Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem

Informasi. Tolak ukur keberhasilan dari unit teknis ini diukur dalam “Service

Level Guarantee” atau tingkat kualitas penggunaan jaringan terjamin. Unit teknis

tersebut akan bertanggung jawab atas 4 hal yakni :

A. Network Management

B. Sistem Security

C. Audit dan Kontrol teknologi

D. Topologi

A. Network manajemen akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti tercantum di

bawah ini. Pada pelaksanaannya, network manajemen akan berkaitan erat

dengan masalah sistem security.

1. Pendistribusian IP bagi setiap komputer di masing-masing kantor

2. Pendaftaran subnet baru

3. Konfigurasi gateway-router di setiap kantor

4. Pengembangan untuk peningkatan kualitas jaringan.


B. Sistem security akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti :

1. Konfigurasi firewall di setiap gateway-router terutama untuk

subnet yang mempunyai server-server

2. Konfigurasi firewall di Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem

Informasi yang membatasi jaringan Internal dan jaringan luar

3. Mensosialisasikan virus-virus baru yang timbul dan perbaikan

yang diperlukan untuk masing-masing program antivirus

4. Mengisolasi komputer atau server yang terkena virus agar tidak

mengganggu dan merusak komputer lain

C. Aspek Audit dan Kontrol meliputi pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan :

1. Membuat dan mensosialisasikan juklak-juklak yang berhubungan

dengan Aplikasi Sistem Informasi Terpadu

2. Melakukan audit dalam jangka waktu tertentu pada setiap subnet

yang ada

3. Mengkoordinasikan pembakuan nama data yang akan digunakan

oleh seluruh perangkat terpasang

D. Topologi jaringan komputer terlihat bahwa terdapat 2 tipe jaringan yakni:

1. Jaringan sekunder yang menghubungkan komputer-komputer

dalam subnet kelas C dalam masing-masing kantor.

2. Jaringan utama (Backbone) yang menghubungkan antar kantor /

Direktorat / Lembaga lainnya.

Jaringan sekunder biasanya digunakan sharing printer, file dan pertukaran

data internal kantor. Sedangkan jaringan utama digunakan pada saat

seorang pengguna komputer ingin memperoleh data dari luar kantornya

seperti dari kantor lain atau dari luar kalangan Aplikasi melalui internet.

Dengan adanya gateway-router di antara jaringan utama dan jaringan

sekunder maka kepadatan pertukaran data sudah terisolasi di masing-

masing jaringan. Dengan demikian kecepatan jaringan utama (bandwidth)

tidak perlu bertambah secara proporsional dengan jumlah subnet.


Kecepatan jaringan yang paling populer saat ini adalah 100 Mbps (Ethernet

100baseT) yang dapat digunakan pada masing-masing subnet. Untuk

jaringan utama yang komunikasi antar-kantor dapat digunakan kecepatan

1000 Mbps (Ethernet1000baseFX).

Kabel yang digunakan untuk jaringan sekunder adalah kabel UTP

(Unshielded Twisted Pair) category 5 yang dapat dibeli secara mudah.

Jaringan utama menggunakan kabel UTP category 5e atau fiber-optic bila

jarak antara 2 gateway router lebih dari 100 m.

2. Metodologi “Business Process Re-enginering”.

Berdasarkan acuan informasi yang dimiliki saat ini dan kebutuhan lebih lanjut perlu

dirancang ulang struktur data yang dimiliki saat ini. Hal tersebut dilakukan dengan

menggunakan metoda ‘Entity Relationship Model’, yaitu pembentukan suatu model

informasi yang berdasarkan fungsi dan proses bisnis yang akan dijalankan oleh

aplikasi tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengelompokan informasi yang ada dan

dibutuhkan pada kumpulan informasi yang memiliki arti sendiri atau biasa disebut

Entiti. Setelah dibentukan pengelompokan tersebut, dibentuk hubungan yang terjadi

antar kelompok tersebut dengan memetakan hubungan antara satu kelompok

informasi dengan kelompok informasi lainnya dalam ruang lingkup yang

berhubungan dengan aplikasi yang dirancang. Berdasarkan model tersebut akan

diperoleh gambaran suatu struktur data yang diperlukan untuk menunjang ruang

lingkup proses dari aplikasi tersebut.

Adapun struktur data yang terbentuk tersebut akan menjadi Basis Data (Database)

bagi semua proses yang dimiliki aplikasi, sehingga semua pemakai akan

menggunakan informasi yang sama sesuai dengan proses yang dilakukannya.

3. Metodologi ‘Open System’

Untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi aplikasi rancangan yang akan

dibentuk, baik untuk kebutuhan saat ini ataupun disaat mendatang, pada dasarnya

aplikasi ini dirancang dengan menggunakan produk atau alat bantu yang mengacu

pada standar terbuka, baik dari segi basis data dan juga pemrogramannya. Hal ini


dilakukan untuk bukan hanya untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi, tapi

juga untuk meningkatkan kemampuan konektivitas sistem ini dengan sistem

informasi lainnya yang dimiliki oleh IT Ditjen DIKTI. Dengan mengacu pada

metodologi ini, diharapkan akan memudahkan integrasi informasi dan aplikasi

lainnya dilingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

4. Metodologi ‘Client/Server’

Sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan kemudahan penggunaan informasi,

dan juga untuk lebih mengoptimumkan implementasi aplikasi yang tersebar, harus

digunakan metoda rancangan yang berbasis Client/Server. Hal ini untuk memungkin-

kan pemakai menggunakan dan mengeksploitasikan perangkat keras atau peralatan

proses yang standar, yaitu Personal Komputer yang sudah umum dan banyak

digunakan saat ini. Sehingga pemakai hanya melihat atau berhubungan dengan

Personal Komputernya, tanpa harus dipusingkan perangkat apa yang ada dibelakang

proses yang dilakukan dan bagaimana bila terjadi perubahan pada perangkat

tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini memungkinkan untuk

menggunakan bermacam jenis Pemroses Utama atau Server yang bervariasi tanpa

harus merubah cara pemakaian atau kerja pemakai yang telah dilakukannya selama

ini. Disamping itu teknologi ini akan dapat menunjang implementasi Web Based

Application bila dikembangkan kemudian.

5. Metodologi ‘Relational Database Management System (RDBMS)’

Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dibidang basis data, rancangan

dan implementasi aplikasi yang direncanakan harus menggunakan basis data

dengan arsitektur relational data. Hal ini dilakukan karena banyak keuntungan yang

ditawarkan oleh arsitektur data ini, mulai dari pendekatan pembangunan sistemnya

sampai dengan kemudahan pemakaiannya dan alat bantu untuk mengeksploitasi

basis data RDBMS tersebut. Disamping itu basis data ini sudah menggunakan

pendekatan proses yang terbuka dan memenuhi banyak kriteria kemudahan

pemrosesan yang sangat membantu dan diharapkan dalam operasi sistem informasi

yang terbaru, seperti :

� Referensi data terintegritas, yaitu membentuk relasi antar informasi, sehingga

tidak terjadi lagi suatu informasi bisa terbentuk tanpa memenuhi persyaratan

pembentukannya.


� Standar bahasa (SQL), bahasa komputer non prosedural yang memudahkan

pemrosesan informasi baik bagi pemrogram dan juga pemakai akhir.

� Penggunaan data domain, sehingga menghindari dan mengurangi kesalahan

dalam pembentukan data.

� Implementasi Trigger, dimana digunakan untuk memudahkan pemrograman

dan pemeliharaan komplektisitas pemrosesan untuk menjadi terlihat lebih

mudah dilakukan.

� Mendukung implementasi data terdistribusi, dimana data dapat berada dimana

saja sesuai dengan kebutuhan pemrosesan dari data tersebut, sehingga tidak

perlu data harus berada secara terpusat.

6. Metode Penyusunan algoritma

Algoritma adalah sekumpulan aturan dan/atau sederetan langkah untuk

menyelesaikan satu tugas. Penyusunan algoritma bertujuan sebagai langkah

persiapan dalam pembuatan program aplikasi. Beberapa alat bantu akan digunakan

untuk mempermudah penyusunan algoritma seperti Data Flow Diagram (DFD),

Flow Chart, Input Proses Output Chart (IPO).

7. Metode Penyusunan Aplkasi berbasis Web

Pemilihan system tools untuk membangun web disesuaikan dengan database dan

system development tool program aplikasi supaya terdapat kompatibilitas diantara

sub sistem. Penyusunan web terdiri atas pembuatan template halaman web,

pembuatan script, pembuatan sistem keamanan dan content management.

Rancangan halaman muka harus dapat mencerminkan nilai-nilai dari Ditjen DIKTI.

Selain itu juga harus dibuat semenarik mungkin agar pengunjung web tidak bosan.

Faktor kecepatan download mesti ditekan seminimum mungkin sehingga waktu

akses menjadi kecil. Kemampuan infrastruktur yang ada juga mesti dipertimbangkan

dalam merancang halaman web. Bandwidth yang kecil tentu berbeda rancangan

dengan bandwidth yang besar. Seluruh faktor-faktor tersebut menjadi bahan untuk

dikaji dalam perancangan web.


2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN

Untuk memastikan bahwa kemajuan pengembangan berjalan dengan lancar, penyedia

barang / jasa mengusulkan sebuah metodologi pengembangan yang sudah teruji.

Metodologi tersebut menggambarkan pekerjaan-pekerjaan pengembangan, orang

yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan, serta hasil pekerjaan yang ingin dicapai.

Yakni Rational Unified Process (RUP) dengan tool Rasional Rose dan Power

Builder.. Tahap-tahap yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

Gambar 3. Metodologi Pengembangan

1. Inception Phase

Pada fase pertama ini, dibentuk sebuah tim yang terdiri dari para key user

dan developer. Keterlibatan pengguna sangat penting untuk memastikan

sistem akan dapat memberikan solusi pada masalah/kebutuhan. Tugas

utama dari tim ini adalah mendefinisikan serta mengidentifikasi ruang

lingkup pada high-level requirements, proses bisnis, konfirmasi cakupan

dari proyek dan indikator keberhasilan pekerjaan. Selain itu juga dilakukan

koordinasi jadwal kerja tim dan menyiapkan sarana pengembangan.


Hasil Pekerjaan: dokumen definisi proyek

2. Elaboration Phase

Pada tahap ini akan dilakukan analisa lebih mendalam dari setiap

requirement yang didapat, sehingga dapat dicari suatu solusi untuk

mengatasi suatu problem yang ada. Kemudian tim dapat mendefinisikan

bisnis proses yang baru dan mengidentifikasi batasan-batasan teknis.

Selain itu, pada tahap ini akan dilakukan identifikasi lebih detil pada setiap

requirement. Pekerjaan tim adalah membuat spesifikasi teknis dan alur

data dari requirement yang ada. Aktifitas ini akan dilakukan beberapa kali

dengan sistem design prototyping.

Hasi Pekerjaan : dokumen system design dan dokumen perencanaan

3. Construction Phase

Pada tahap ini akan dilakukan pembangunan sistem berdasarkan dokumen

design yang dihasilkan pada tahap Design, dan mengintegrasikannya

dengan sistem yang sudah berjalan. Konstruksi aplikasi akan dilakukan

mengikuti standar pengembangan yang sudah dibuat

Hasil Pekerjaan : Application Alpha Version

4. Transition Phase

Pada tahap ini akan dilakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa

fungsionalitas yang dibuat sudah memenuhi requirement dan design.

Integration Test dilakukan untuk keseluruhan fungsionalitas pada sistem

agar memenuhi standar kualitas yang sudah ditentukan. Tim bertanggung

jawab untuk membuat metodologi pengujian dan melaksanakan beta-test.

Aplikasi yang teruji dengan baik diikuti dengan User Acceptance Test yang

menyatakan penyerahan aplikasi. Pada tahap ini akan berfokus pada bug

fixing, training ke user pengguna, dan migrasi data dari aplikasi lama ke

aplikasi yang baru.

Hasil Pekerjaan: metodologi pengujian, surat serah terimapekerjaan


2.6 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM

Pengujian didefinisikan sebagai suatu proses menjalan program aplikasi dengan

maksud untuk menemukan kesalahan dari program atau struktur basis data.

Pengujian merupakan Proses formal yang ditentukan oleh tim pengujian, yang

meliputi pengujian unit, pengujian terintegrasi, dan pengujian seluruh sistem

(package) yang ditentukan oleh program yang berjalan di komputer. Seluruh

pengujian saling terkait dan ada prosedur pengujian serta kasus pengujian dalam

melakukan pengujian.

Pengujian memiliki 2 tujuan, yaitu tujuan langsung dan tujuan tidak langsung. Tujuan

langsung adalah untuk mengidentifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang

mungkin ada dalam Pengujian Langsung yang diuji. Sedangkan tujuan tidak langsung

adalah Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan

kesalahan (tindakan corrective dan preventive).

Konsep pengujian dibedakan dalam 2 kelompok. Dalam pelaksanaannya ke dua

konsep pengujian tersebut akan digunakan. Konsep pengujian tersebut adalah:

1. Pengujian 'white box'

Pengujian white box merupakan pengujian detil secara prosedural, dengan

mengamati jalur-jalur logikal yang dibentuk oleh struktur pengendalian program

(loop, percabangan). Pengujian ini dapat mengungkap 100% kesalahan logika

yang mungkin muncul, bersifat exhaustive : ledakan kombinatorial untuk

modul/program yang besar dan kompleks. Pengujian white box ini dilakukan

pada awal tahap pengujian, dan digunakan untuk pengujian unit (unitary

testing).

Aktivitas dari pengujian ini diantaranya adalah :

a. Menguji tiap jalur paling sedikit satu kali.

b. Menguji tiap kondisi percabangan untuk nilai 'benar' dan 'salah'.

c. Menguji loop pada batas-batas loop dan pada daerah operasionalnya.

d. Menguji struktur data internal untuk memastikan Kebenarannya.


2. Pengujian 'black box'

Pengujian ini berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak.

Pengujian ini dilakukan tidak pada awal tahap pengujian, tetapi dipertengahan

yaitu pada pengujian integrasi (integration testing), dan diakhir pengujian, yaitu

pada pengujian system (system testing). Pengujian ini mengungkap kesalahan-

kesalahan pada fungsi-fungsi yang salah/hilang, antarmuka, akses ke basis data

eksternal, kinerja, serta inisialisasi dan terminasi program.

Pelaksanaan pengujian dikelompokkan dalam 4 phase pengujian, sesuai dengan

tahapan pekerjaan. Kelompok pengujian tersebut adalah :

No Jenis Pengujian Metode

Pengujian Waktu Pengujian

1. Pengujian Unit White box Setelah unit program (prosedur, fungsi, class, dsb) selesai dibuat. Pengujian ini dilakukan sendiri oleh Programmer

2. Pengujian Modul Black box dan White box

Setelah dilakukan integrasi pada modul yang lain. Pengujian ini dilakukan oleh tester dan QA.

3. Pengujian connectivity

White box Pengujian yang dilakukan oleh tester dan QA dengan parameter terukur berupa tingkat kebocoran suatu node (baik power dan jaringan data)

4. Pengujian Sistem (aplikasi dan infrastruktur)

Black box Setelah seluruh sistem diselesaikan dan diintegrasikan. Pengujian ini dilakukan oleh Konsultan dengan Pemiliki Pekerjaan dalm UAT.

2.7 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM

Adapun yang diusulkan dari metoda implementasi sistem adalah bagaimana meningkatkan

efisien dan juga efektivitas serta kemudahan operasional yang dijalankan oleh pemakai

yang akan mengoperasikan aplikasi tersebut. Adapun pendekatan yang dilakukan adalah

sebagai yang diuraikan dibawah ini.


A. Persiapan Data Master dan Data Awal :

Data master dan data awal merupakan referensi data yang akan digunakan

sebagai data valid pada saat testing dan pelatihan. Agar Data yang ada (Data

Legacy) baik yang berbentuk paper dan paperless dapat dimanfaatkan dalam

sistem aplikasi yang baru maka akan dilakukan pembuatan sistem aplikasi

pendukung untuk melakukan migrasi data dari format yang lama ke Database

format baru dengan tujuan :

1. Memiliki data yang terbaharui dan terpusat.

2. Memliki sekuritas / keamanan data yang dirancang dengan sistem

clustering database

3. Mengikuti format RDBMS (Relation Data Based Management System)

4. Dapat digunakan (retreave) pada aplikasi lain (SISTEM INFORMASI

TERINTEGRASI).

Pematangan dan migrasi data merupakan proses terbentuknya data hasil dari

survei (raw data) menjadi informasi (datamart) yang dapat dimanfaatkan oleh

sistem yang akan dibangun.

Terdapat dua kriteria raw data yang dapat dimatangkan dan migrasi, yaitu data

yang sudah berbentuk struktur tabel dan data dalam bentuk non-struktur tabel.

B. Penyusunan SOP (Standard Operating Prosedure) dan SLA (Service Level

aggreement)

Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam bab diatas, agar sistem ini berjalan sesuai

dengan kaidah-kaidah prosedur yang baku.

C. Persiapan Unit Organisasi Pendukung Teknologi Informasi

Agar Aplikasi Manajemen Pendidikan Tinggi yang ber Pangkalan Data yang akan

diimplementasikan dengan baik, maka dibuat suatu unit organisasi yang

menjalankan fungsi :

- Pusat konsultasi Help Desk : Melayani pengguna/operator secara online

dari tempatnya bekerja didalam Ditjen DikTI.

- Pendukung komputasi untuk eksekutif : membantu eksekutif untuk

mengoperasikan komputernya serta penunjanggnya.


- Pengamanan Jaringan : Mengelola keamanan jaringan Depdiknas.

- Pusat pelayanan operasional jaringan : Membantu staf Badan yang

membutuhkan pertolongan di bidang jaringan dan mengelola Backbone.

- Administrasi server : mengelola server yang ada seperti web server, mail

server, aplication server, database server, dll didalam lingkungan Ditjen

DIKTI.

- Manajemen data : mengelola data secara sistimatis serta mebuat back up

data, tuning data, dll didalam lingkungan Ditjen DIKTI.

D. Aplikasi :

1. Free text Query

Pada prinsipnya fungsi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada para

pemakai dalam mengakses dan mendapatkan informasi yang ada didalam “Data

Bank”. Dengan pendekatan ini pemakai diibaratkan akan mempunyai jangkauan

langsung kepada informasi tanpa harus melalui pihak ketiga. Dalam hal ini pemakai

akan memutuskan sendiri kriteria informasi apa yang dibutuhkan secara interaktif

dengan memilih kriteria informasi yang tersedia dilayar komputer dan

mengkombinasikan kriteria tersebut untuk mendapatkan informasi yang sesuai

dengan yang diinginkannya.

2. Grafikal

Sesuai dengan kelebihan dari Personal Komputer, tampilan yang akan dihadapi

pemakai dibentuk dengan menggunakan tampilan grafis yang atraktif, baik bagi

fasilitas pemasukan dan penyajian data, harus tersedia dalam bentuk grafik,

sehingga lebih intuitif dan mudah bagi pemakai dalam mengoperasikan aplikasi. Hal

ini diharapkan akan mendorong pemakai untuk lebih senang menggunakan aplikasi

lebih lanjut.

3. Pull Down Menu

Sesuai dengan pendekatan kemudahan pengenalan informasi, manusia lebih mudah

mengingat nama dibandingkan dengan kode. Untuk hal tersebut, sistem ini harus

dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan informasi dengan bentuk tekstual,

dibandingkan dengan sistem kode, sehingga pemakai aplikasi, khususnya pemakai


entri data, dalam memasukan dan melengkapi informasi yang dibentuk, akan dengan

mudah memilih informasi tersebut dengan daftar nama atau uraian yang ditampilkan

dilayar, tanpa harus mengetahui kode apa yang digunakan berhubungan dengan

data tersebut. Diharapkan dengan fasilitas dan pendekatan ini kesalahan pemasukan

data akan dapat dikurangi sampai tingkat yang minimum.

4. Drill Down Facility

Untuk memahami permasalahan atau menganalisa informasi, dibutuhkan ketajaman

informasi yang diketahui. Berdasarkan itu, aplikasi ini harus dilengkapi dengan

fasilitas yang memungkinkan pemakai untuk mengeksplorasi informasi dengan lebih

rinci.

Dari kumpulan informasi yang dimiliki, pemakai dapat menyaring kriteria yang

dipilihnya. Setelah itu pemakai dapat menampilkan informasi tersebut dilayar dengan

menggunakan fasilitas ‘Display’. Berdasarkan informasi yang telah ditampilkan,

pemakai bisa mengeksplorasi informasi lebih lanjut untuk melihat hal yang lebih rinci

dari suatu jenis informasi. Contohnya adalah bila pemakai menampilkan informasi

rangkuman dari suatu program, maka dengan menyentuh kolom nama program

tersebut bisa melihat rincian atau uraian kegiatan dari program tersebut. Bila ingin

dirinci lebih lanjut, dapat diberi batasan kriteria tambahan, seperti tanggal kegiatan,

penanggung jawab, dan juga referensi lainnya. Seberapa rinci informasi yang ingin

ditampilkan, tergantung seberapa rinci informasi tersebut dibentuk, jadi tidak dibatasi

lagi oleh keberadaan pemrogram komputer.

5. Text Image

Dalam mengolah informasi berdasarkan kebutuhan, diperlukan tampilan gambar

yang dapat membantu merepresentasikan informasi tersebut dengan lebih baik.

Dengan fasilitas ini pemakai dimungkinkan untuk menggabungkan text dan image

sekaligus.

6. Informasi Yang Proaktif

Dengan fasilitas ini, pemakai dapat memiliki fasilitas untuk mengkombinasikan

kriteria informasi yang dimiliki. Hal ini memungkinkan pemakai memperoleh

informasi yang diharapkan dapat memenuhi suatu kriteria tertentu, dimana

dapat membantu pemakai dalam melakukan analisa kemungkinan yang mungkin


terjadi dengan proses yang dihadapinya. Sebagai contoh pemakai dapat

memonitor realisasi anggaran pelaksanaan suatu program dan juga rencana

aktifitas kegiatannya. Berdasarkan hal tersebut akan dapat diperkirakan apakah

akan tersedia anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan kedepan lebih

lanjut.

2.8 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN

Untuk mencapai hasil yang optimal dalam rangka penguasaan Sistem Informasi

Pangkalan Data Pendidkan Tinggi (Manajemen Pendidkan Tinggi), baik secara sistem

dan prosedur maupun dalam pengoperasiannya dan teori-teori didalamnya, maka

diperlukan metodologi pelatihan agar apa yang telah dilakukan dapat dengan mudah

diimplementasikan oleh peserta pelatihan.

Adapun Metoda dan Media Pembekalan adalah sebagai berikut :

1. Ceramah / perkuliahan

Merupakan penyampaian materi yang menjelaskan masalah :

A. Sistem

� Konsep Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen

beserta environment-nya.

� Kebutuhan data dan informasi, pengelolahan data (struktur

database) dan tampilan (penyebaran) data dan informasi.

B. Kandungan Sistem (Knowledge)

� Konsep-Konsep Informasi SIM

� Data Warehouse, Executif Informastion System [EIS] �

Business Intelligence (OLAP)

� Global Kemampuan Sistem Aplikasi

� Analisis dan interprestasi terhadap hasil simulasi dan aliran

Informasi

� Konsep Data masukan dan Hasil keluran dengan berbagai

variable-variablenya


� Praktek praktek (best practice) pemanfatan aplikasi

berpangkalan pengetahuan.

2. Diskusi dan tanya jawab

Hal ini dengan tujuan :

� Untuk mencari solusi dari materi yang sedang dibahas.

� Mengevaluasi kendala-kendala dilapangan dari pengelolaan sistem

yang berjalan saat ini.

� Untuk mendapatkan masukan bagi sistem informasi aplikasi yang

telah dikembangkan agar sesuai dengan situasi dan kondisi saat ini.

� Pemahaman bersama konsep Aplikasi atas penerapannya pada Ditjen

DIKTI dan Instansi lain.

3. Praktek (Workshop)

Dengan melakukan praktek secara langsung Modul-modul / Fitur Aplikasi

untuk mendapatkan :

� Menjalankan fitur-fitur yang terdapat pada perangkat lunak.

� Simulasi model terhadap data dan informasi yang telah disiapkan.

Untuk mempermudah pelaksanaan dalam pelatihan ini penyedia barang / jasa

menyiapkan:

1. Tenaga Ahli yang handal dan berpengalamam yang memiliki sertifikat dan

dapat menyampaikan baik untuk traning of trainer (TOT), pengguna (dari

tingkat operator sampai tingkat eksekutif), Administrator System,

Infrastructure System dan Aplication developer.

2. Bahan Materi Pelatihan (Handout Training) yang dipersiapkan secara baik

(Silabus dan Materi Modul).

3. Ruang Kelas yang terbatas dengan sistem 1 komputer untuk 2 orang dan 1

pendamping. (selain instruktur yang telah ditunjuk, penyedia barang / jasa

juga melibatkan tenaga ahli pengembangan sistem dalam rangka

pendampingan selama pelatihan)


2.9 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT

SYSTEM

Pemeliharaan dan support system merupakan kegiatan yang dilakukan setelah sistem

diselesaikan dan diinstalasi. Kegiatan pemeliharaan dan support system ini difokuskan

pada perubahan yang berkaitan dengan adanya koreksi kesalahan, adaptasi, dan

pengembangan yang dikehendaki user.

1. Dukungan Teknis (Onsite dan Offsite)

Project tim harus memastikan bahwa sistem yang terpasang harus berjalan

dengan baik sesuai dengan system requirement. Guna mendukung

terlaksanananya berjalannya sistem (aplikasi dan infrastruktur), maka konsultan

melakukan penjadwalan pendampingan dengan tenaga operator terlatih dengan

waktu berkunjung sesuai waktu kerja Setempet (Ditjen DIKTI) dan on-call 24

jam dengan jumlah tenaga ahli yang akan disesuaikan dengan kebutuhan hasil

survey diatas.

Selama masa pendampingan tim konsultan Mitra dapat melakukan :

� Pemeliharaan langsung sistem infrastruktur dan Data Warehouse

Hal yang dilakukan tim pendamping infrastrukur adalah menjaga agar

sistem jaringan dan perangkat komputer berjalan sesuai dengan

prosedur kerja, hal dilakukan adalah mempersiapkan kebutuhan dengan

backup sistem sehingga jika terjadi down production (kritis) waktu

perbaikan tidak lebih dari 1 jam dan waktu tanggap saat itu juga, jika on

call waktu tanggap tidak lebih dari 5 jam.

� Pendampingan Sistem Aplikasi dan Database

Selama masa pendampingan tim pendamping melakukan koreksi-koreksi

dan menerima keluhan jika terjadi bug dan error system saat itu juga,

hal ini dilakukan sebagai garansi sistem aplikasi yang telah

dikembangkan. selama masa pendampingan tim pendamping juga ikut

dalam membantu terlaksananya pengoperasian NSW Airport.

� Pengembangan sistem aplikasi berkelanjutan


Guna pemanfaatan sistem secara optimal tim pendamping juga

melakukan penambahan-penambahan kemampuan sistem aplikasi,

dalam rangka kebutuhan aplikasi yang berkelanjutan. Selain itu juga

melakukan transfer knowledge pada staf operator dan administrator.

� Verifikasi dan pemeliharaan Data

Tim pendamping secara berkala melakukan verifikasi data dan

pemeliharan data, agar data-data yang tersimpan benar-benar data yang

benar dengan melihat hubungan antara masukan dan bentuk keluaran

aplikasi.

� Manajemen kendali mutu dan Pelaporan

Selama masa pendampingan, tim pendamping akan melakukan

pelaporan berkala sehubungan dengan masa pemeliharaan dan

maintenance sistem. Dan melakukan koreksi-koreksi atau

penyempurnaan yang menyangkut penyusunan Standar Operating

Prosedure (SOP) dan tingakt pelayanan (SLA).

2. Penanganan Flexibilitas Perubahan

Ada 4 tipe perubahan yang dilakukan pada tahap pemeliharaan dan support

system, yaitu :

� Correction, yaitu : mengubah perangkat sistem untuk memperbaiki

kesalahan-kesalahan yang ada.

� Adaption, yaitu : modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat sistem

dikarenakan adanya perubahan lingkungan eksternal (misal: CPU, sistem

operasi, aturan bisnis, karakter produk eksternal).

� Enhancement, yaitu : saat perangkat sistem dipakai, user meminta

tambahan-tambahan fungsi, sehingga sistem perlu dikembangkan dari

kebutuhan semula.

� Prevention / sering disebut software re-enginering, yaitu: harus dilakukan

untuk memungkinkan perangkat sistem supaya menjadi sesuai dengan

keinginan end user.


Dengan 4 tipe perubahan tersebut. Kami sebagai konsultan memiliki

kemampuan menampung perubahan minor (User Requirement) selama 3 bulan

tanpa penambahan biaya.

3. Waktu Tanggap Perbaikan / Penanganan

Adapun waktu tanggap dalam menanyani permasalahan Down time Recovery

(DTR) selama masa pemeliharaan dan support sistem adalah sebagai berikut :

a. Setiap permasalahan akan ditanggapi dengan batas waktu (Respontime

Down Time Recovery) sebagai berikut:

Kategori Masalah

Kategori Masalah

Waktu Penyelesaian

Kritis

30 menit setelah menerima pemberitahuan dari pengguna.

1 jam berikutnya

Tinggi

60 menit setelah menerima pemberitahuan dari pengguna.

5 jam berikutnya

Medium

4 jam setelah menerima pemberitahuan dari pengguna.

1 hari berikutnya

Rendah

1 hari setelah menerima pemberitahuan dari pengguna.

2 hari berikutnya

b. Kategori permasalahan dikelompokkan sebagai berikut:

� Kritis: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang

tampak dengan penghentian sistem secara abnormal;

� Tinggi: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang

tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan data kritikal dan

di mana tidak ada informasi sama sekali dari sistem;

� Medium: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras

yang tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan hal kritikal

dan di mana masih ada informasi dari sistem;

� Rendah: Suatu kekurangan fasilitas tambahan atau variasi yang

ditemukan pada perangkat lunak atau perangkat keras yang

menyangkut hal yang tidak kritikal dan di mana masih ada informasi

dari sistem.


Gambaran Umum Pangkalan

Data Pendidikan Tinggi Pada bab ini memberikan gambaran umum hasil priliminary Business Proses dan Keluaran Dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Direktorat Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.

3.1 Arsitektur Pengembangan Business Intelligence

[BI]

Dalam mengimplementasikan BI di Ditjen DIKTI, hal utama yang harus diperhatikan

adalah bahwa BI harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi

dalam mencapai tingkat kinerja organisasi (organization performance) yang

diinginkannya. BI harus sepenuhnya membantu organisasi dalam melaksanakan tugas

yang diembannya. BI harus menyatu dengan proses pekerjaan itu sendiri dan

menghasilkan informasi-informasi yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan.

Secara garis besar, implementasi BI pada Ditjen DIKTI dapat dilihat pada garfik di

bawah ini

:

3


Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence

3.2 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN

DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE

3.2.1 Data Warehouse

Data warehouse merupakan tempat penyimpanan untuk ringkasan dari data historis

yang diambil dari basis data-basis data yang tersebar di suatu organisasi. Data

warehouse mengumpulkan semua data Ditjen DIKTI dalam satu tempat agar dapat

diperoleh pandangan yang lebih baik dari suatu proses bisnis/kerja dan meningkatkan

kinerja organisasi. Data warehouse mendukung proses pembuatan keputusan

manajemen.

Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang

beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan

mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan

analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse

adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.

KONTEKS ORGANISASI Ditjen DIKTI Regulasi, Visi & Misi, Peningkatan, Pelayanan, Kendala, beban

Kerja dll

STRATEGI ORGANISASI Ditjen DIKTI Tujuan dan Sasaran TIK

RANCANGAN PELAYANAN Ditjen DIKTI

SIKLUS MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

MANAGEMEN KEPRIMAAN

Dikelola pada DATA WAREHOUSE

PROSES MANAJEMEN

� Data Mart � KPI

PROSES HASIL PELAYANAN

� Pengambilan Keputusan

Performance Management Analytical Flow


Secara garis besar, kedudukan data warehouse di implementasi BI dapat dilihat pada

gambar dibawah ini. Nampak bahwa penyusunan suatu data warehouse yang lengkap,

integratif serta terhubung dengan semua data operasional merupakan modal pokok

dikembangkannya BI di Ditjen DIKTI.

Gambar 5. Implementasi Data Warehouse

Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan sebagaimana di

bawah ini:

� Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung

kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart

dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada

beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data

warehouse, yaitu :

- Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu

departemen atau fungsi bisnis


- Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci

- Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse,

lebih mudah dimengerti dan dipahami.

� Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta

dan dimensi dalam suatu data warehouse.

� Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung

dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu

proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang

jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data

multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu.

Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena

mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi

sehingga menghasilkan respon time yang cepat.

3.2.2 Data Mining

Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan query”. Namun

pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan

query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi

operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah

ekstraksi informasi atau pola yang penting atau menarik dari data yang berada pada

basis data yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi

informasi yang bermanfaat.

Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis

yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum

data mining yaitu :

a. Predictive and Classification Modeling, yang biasa digunakan untuk

memperkirakan suatu kejadian khusus. Diasumsikan bahwa seorang analis

mempunyai pertanyaan khusus untuk ditanyakan.

b. Link Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-

record pada basis data.


c. Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan record-

record yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini

merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data

mining lainnya dilakukan.

d. Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-record yang dipandang

tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali tersebut.

3.2.3 OLAP (Online Analytical Processing)

OLAP merupakan kunci dari BI, yang digunakan untuk menganalisisis data dan

informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support System

(DSS) dan Expert Infotmation System (EIS). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan

melalui OLAP antara lain seperti : melakukan query, meminta laporan yang ad hoc,

mendukung analisis statistik, analisis interaktif, serta membangun aplikasi multimedia.

Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan menjadi 3 kategori utama :

a. Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP)

Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) adalah OLAP yang

secara langsung mengarah pada basis data multidimensi. MOLAP memproses

data yang telah disimpan dalam array multidimensional di mana semua

kombinasi data yang mungkin dicerminkan, masing-masing di dalam suatu sel

yang dapat diakses secara langsung.

b. Relational Online Analytical Processing (ROLAP)

Relational Online Analytical Processing (ROLAP) adalah suatu format

pengolahan OLAP yang melakukan analisis data secara dinamis yang

disimpan dalam basis data relasioanal bukan pada basis data multidimensi.

ROLAP merupakan bentuk teknologi dari OLAP yang paling berkembang.

c. Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP)

Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) merupakan kombinasi antara

ROLAP dengan MOLAP. HOLAP dikembangkan untuk mengkombinasikan

antara kapasitas data pada ROLAP yang besar dengan kemampuan proses

pada MOLAP.


Sedangkan yang dimaksud dengan Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem

informasi yang menggunakan model keputusan dan basis data untuk membantu

proses pengambilan keputusan pada level manajerial. Adapun Executive Information

Systems (EIS) adalah sistem informasi strategis bagi manajemen atas (eksekutif) yang

menyediakan akses yang cepat untuk informasi selektif faktor-faktor kunci terkait

implementasi strategi organisasi.

Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi BI dapat dilihat pada

gambar dibawah ini :

Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence


3.3 Arsitektur Sistem Aplikasi

Platform dasar dari aplikasi adalah Web Based System. Tujuan penggunaan web

based system ini adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja & integritas data, karena

seluruh klien dapat di-maintain pada satu titik, yaitu Web Server. Selain itu, sistem ini

memungkinkan penggunaan yang luas, tanpa ada kebutuhan setting aplikasi di sisi

klien dan sistem yang dibangun memenuhi tingkat otoritas pengguna (previlage

Access) .

A. Pengembangan Dengan Aplikasi Web Based, Three Tier, Berbasis

Centralize

Aplikasi menggunakan multitier distribution application model. Hal ini berarti

application logic terbagi menjadi beberapa komponen tergantung fungsinya dan

terpasang dalam beberapa mesin yang berbeda tergantung pada tier mana pada

Web Services Environment komponen tersebut diperlukan.

B. Pengembangan dengan User Interaction Analysis

Satu hal penting yang sering terlupakan dalam pembangunan suatu aplikasi

adalah adanya user interaction analysis. Kita menyadari bahwa interaksi user

merupakan hal yang sangat diperlukan untuk mewujudkan aplikasi yang mudah

digunakan dan tepat guna.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

Berikut adalah arsitektur aplikasi & database :

Gambar 7

Data Warehouse

Internal & Eksternal User

Access Control, Level Access & Security

Executive Information System

Sistem Informasi

PLATFORM (OS : Linux Server & DB :

OLAP [Online Analytical Processing]

Application Logic

Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

Berikut adalah arsitektur aplikasi & database :

Gambar 7. Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI

Data Warehouse

Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI

Internal & Eksternal User Executive

Access Control, Level Access & Security Management System

Application Layer Logic Executive Information System �� Analitical & Statistical Model

Sistem Informasi �� Key Performance Indicator (KPI)

PLATFORM (OS : Linux Server & DB : Oracle BI)

Multidimension

Database Konso-lidasi

OLAP [Online Analytical Processing]

Database �� 75 % Scripting SQL

Application Logic �� 25 % Scripting Application

Buckup

Database

53



Executive

System

Analitical & Statistical Model

Key Performance Indicator (KPI)

)

Buckup

Database


3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN

INFORMASI

Adapun Gambaran Site Map Fungsi tersebut, adalah sebagai berikut :

Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan

Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional

PORTAL GATEWAY

Pendaftaran Login

Dasboard :

� Key Performance Indicator DIKTI � Distribusi Informasi DIKTI

APLIKASI MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

Kelola Fungsi Admin

User Mgnt. Master Data LOG Sistem

Kelola Fungsi Sistem

Form Content

Laporan Tabular Mgt. Pendidikan. Tinggi

Laporan Tabular Mgt. Pendidikan Tinggi

Entri Data Seleksi Data Edit Data Validasi Data Hapus Alret

EIS = Executive Information System

SI KPI = Key Performance Indicator

Indikator Keprimaan Akademik

Indikator Keprimaan Riset

Indikator Keprimaan Pengab. Masyarakat

Rekap Indikator Keprimaan


Penjelasan Pendekatan modul pada gambar Diatas :

o Portal Gateway (Dasboard)

Merupaka gateway / Pembuka Sistem Informasi yang berisikan fungsi Login dan

display terhadap rekapitulasi KPI dalam bentuk Grafik dan penyebaran informasi /

laporan yang bersifat kesimpulan.

o Executive Informastion System (EIS)

Merupakan Sistem Informasi Eksekutif yang menyajikan laporan-laporan hasil

pembentukan hasil analytical & Statistic dari data mart siklus manajemen

pendidikan tinggi yang penyajian pelaporan yang dapat berupa grafik dan tabulasi

sesuai kebutuhan.

o Sistem Informasi Indikator Keprimaan (Key Performance Indicator – KPI)

Merupakan modul indikator keprimaan yang terdiri dari :

1. Indikator Keprimaan Akademik

� Indikator Keprimaaa Mahasiswa

� Indikator Keprimaan Alumni

� Indikator Keprimaan Dosen (tetap dan tidak tetap)

� Indikator Keprimaan Program Studi

� Indikatir Keprimaan Staf Administrasi

� Indikator Keprimaan Institusi

2. Indikator Keprimaan Riset

� Indikator Keprimaan Bahan Penelitian

� Indikator keprimaan Sarana dan Prasaran

� Indikator keprimaan Angka Riset (Mahasiswa dan Dosen)

� Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri)

3. Indikator Keprimaan Pengabdian masyarakat

� Indikator keprimaan Perpustakaan

� Indikator Keprimaan Data Aktifitas dan Lokasi

� Indikator Keprimaan Perusahaan

� Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri)

� Indikator Keprimaan Publikasi


o Modul Kelola Fungsi Adminitrator dan Fungsi Sistem

Merupakan Aplikasi yang mendukung berjalannya Front-end Proses yang

mengelola fungsi-fungsi proses berjalannya Sistem Aplikasi yang dijalankan

oleh Administrator dalam rangka mengelola pengguna (User Management),

Otoritas Pengguna (User Id & Pasword), pengaturan jalannya aplikasi

(Data Master / referemsi), pencatatan pengguna (log System), Setup

Struktur Organisasi dan lain-lain. Sistem ini juga mengatur pengguna dari

kelola fungsi dan modul yang diperbolehkan untuk diolah dan dimanfaatkan

(aktif penuh, sebagian atau read only). Dan juga yang menangani fungsi-

fungsi query, update, entry, approval, reject, delete, Alret dan help online

Fungsi-fungsi atau fitur-fitur yang berjalan pada Sistem Informasi telah dijelaskan pada

bab 1 subbab Ruang Lingkup pekerjaan, Demikian juga pada gambar site map fungsi

aplikasi yang akan dibangan dimana modul-modul diatas masih bersifat hipotesa awal,

dengan melakukan survei dan diskusi dapat dikembangkan sesuai dengan arahan pihak IT

Ditjen DIKTI.

3.5 PLATFORM APLIKASI

Gambar 9. Solusi Platform Sistem


� Server Site

Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut:

o Linux sebagai Operating System.

o Oracle Database 11g Sebagai RDBMS Server.

o Oracle Werehouse Builder sebagai pendukung Business Intelligence.

o Oracle Descovery sebagai reporting service

o Apache Web Server

o WSASWSO2 Sebagai Web Service.

o WSASWSO2 adalah software open source yang cukup handal

sebagai antarmuka antar legacy sistem dengan DB-PDPT.

o Loader engine akan dibangun dengan menggunakan teknologi sql-

loader yang sudah tersedia di dalam oracle database.

� Client Site

Perangkat lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Windows / Linux sebagai Operating System.

2. Microsoft Internet Explorer, Firefox atau yang lainnya sebagai Web

Browser.

� Development Tools

Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut :

1. Oracle Werehouse Builder

2. Oracle Descovery

3. Oracle Form

4. Oracle Report

5. Java Server Pages (bila diperlukan).


3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN

PENDIDIKAN TINGGI

Berdasarkan Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007 Dikti Departemen Pendidikan

Nasional dalam Pengembangan Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011,

maka Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi di gambarkan sebagai berikut :

Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional


Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan Persiapan pelaksanan pekerjaan merupakan kesiapan konsultan dalam melaksanakan pekerjaan ini , dalam rangka mempersiapan survei pendahuluan setelah dilakukan kickoff meeting dan kesepahaman bersama.

4.1 RENCANA KERJA

Rencana Program Kerja sebagai tahapan pelaksanaana pekerjaan secara keseluruhan

meliputi beberapa tahapan yaitu :

Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan

4

Tahap Persiapan dan Perancangan

Tahap Pengembangan

Tahap Pendampingan

(IT Support)

BUSINESS REQUIREMENT ANALYST (BRA)

BUSINESS SOLUTION DESIGN (BSD)

DEVELOPMENT

TESTING (Configuration & Setup , Data

Migration) INTEGRATION TEST (UAT)

Capacity Building (Training)

PERSIAPAN (Kickoff)

Deploy to Production

Pendampingan, Pemeliharaan dan Garansi

Tahap Implementasi dan

Evaluasi


Adapun Hasil Tahapan secara singkat dijelaskan sebagai berikut :

Tahap Tahap Detail Hasil

PERSIAPAN & PERANCANGAN

Persiapan [Kickoff]

• Project Management and

Organization, Definisi masalah.

• Maksud dan tujuan Kerangka kerja,

Perkiraan waktu dan biaya

• Project Management Report

Analisa Kebutuhan Sistem (Business Requirement Analist –BRA )

• Analisa sumber daya dan kebutuhan

sistem (software, hardware,

infrastruktur dan pendukung)

• Analisa Kebutuhan Business

Intelligence

• Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

Sistem (User Requirement

Document)

• Laporan Pendahuluan (Inception

Report)

Rancangan Sistem (Business Solution Design – BSD)

• Menyusun logika kerja system

• Disain data (data dictionary),

system dan pendukung.

• Dokumen Rancangan Perangkat

Lunak (Design System Document)

PENGEMBANGAN Development, Build System & Configuration

• Pembuatan pangkalan data

(database)

• Pembuatan program aplikasi.

• Pembangunan sistem, instalasi

software dan jaringan

• Partial test

• Laporan Tengah (Interim Report &

Technical Guide)

EVALUASI Testing [UAT]

• Tes sistem keseluruhan

• Evaluasi, perbaikan, UAT

• Dokumen Pengujian dan Materi

Hasil Uji (Testing and

Implementation Document)

• Dokumen Petunjuk Pengunan

Aplikasi (User manual & SOP

Document)

Capacity Building (Training)

• Sosialisasi & Pelatihan : TOT,

operator, teknisi, administrator dan

developer.

• Handout Training Document


Tahap Tahap Detail Hasil

• Operational and maintenance

System Document

• Laporam Akhir (Final Report

Document)

Deploy & Operational

• Pendampingan dan Pemeliharaan

• Bantuan teknis (Call Center)

• Garansi Aplikasi

• Down Time Recovery

• First Line Support (onsite – offsite)

• Second Line Support (onsite –

offsite)

• Pengembangan berkelanjutan

• Laporan berkala pendampingan dan

maintenance.

4.2 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN

Dalam rangka pelaksanaan pekerjaan ini Konsultan membentuk Organisasi Pelaksanaan

Pekerjaan yang berupa Tim Pelaksana Pekerjaan. Tim Pelaksana ini mempunyai

mekanisme kerja sendiri dan mempunyai kewenangan untuk melakukan hubungan dengan

instansi lain (Nara Sumber). Pembentukan Tim Pelaksana ini dilatarbelakangi oleh

pengalaman perusahaan dalam menangani berbagai pekerjaan jasa konsultansi.

Organisasi Tim Pelaksana Pekerjaan

Tim Pelaksana Pekerjaan akan terdiri dari beberapa tenaga ahli handal dari

berbagai latar belakang pendidikan sesuai dengan yang disyaratkan dalam

Kerangka Acuan Kerja serta ditunjang oleh beberapa orang Tenaga pendukung.

Tim akan bekerja dengan sebaik-baiknya dan akan berhubungan dengan Tim

Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber lain yang telah ditunjuk oleh Ditjen DIKTI

dalam bentuk koordinasi dan konsultasi secara rutin. Selain itu Tim juga akan

membina hubungan dengan instansi lain yang terkait dengan pekerjaan ini. Secara

struktural, Tim Pelaksana Pekerjaan merupakan organisasi fungsional dari


perusahaan. Oleh karena itu, Ketua Tim (Project Manager) bertanggungjawab

langsung kepada Direktur Perusahaan. Ketua Tim Pelaksana pekerjaan akan

memimpin suatu organisasi yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pekerjaan

ini.

Internal Tim

Ahli Pembangunan Sistem sebagai Ketua Tim bertanggungjawab langsung kepada

Direktur Perusahaan. Ketua Tim akan memimpin, mengarahkan dan

mengkoordinasikan kerja anggota Timnya untuk mencapai tujuan dan sasaran

pekerjaan sebagaimana yang telah ditetapkan didalam Kerangka Acuan. Untuk

maksud tersebut, Ketua Tim mengatur jadwal kerja tim, jadwal diskusi rutin

anggota tim dan berkonsultasi dengan Tim Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber

lain. Ketua Tim juga merekomendasikan penggunaan model/metoda analisis

tertentu yang akan digunakan.

Eksternal Tim

Perusahaan menyelesaikan urusan administrasi proyek dengan Pemimpin

Proyek/Bagian Proyek melalui Ketua Tim. Dalam hal masalah teknis, Ketua Tim

beserta Anggota berhubungan dengan Tim Internal/Supervisi Teknis (Counterpart)

yang dibentuk oleh Pemberi Pekerjaan, dan dengan pihak-pihak lain yang dinilai

penting untuk dihubungi. Kepentingan hubungan eksternal dengan berbagai pihak

tersebut adalah sebagai berikut :

1) Dengan Tim Internal Teknis (Counterpart), hubungan Tim Pelaksana

Pekerjaan bersifat pembinaan teknis untuk menjamin kualitas teknis hasil

pekerjaan konsultan.

2) Dengan Instansi sektoral di lingkungan Ditjen DIKTI dan program Assessment

IT Environment.

3) Tim Pelaksana Pekerjaan juga akan melakukan konsultasi dengan pihak-pihak

lainnya yang dinilai penting untuk dimintai pendapatnya.


Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan

DIREKSI KONSULTAN

Team Pelaksana

Konsultan

Narasumber TI

Mgr. Proyek /

Ahli SIM

TA BPE

TENAGA PENDUKUNG / ASISTEN

Admijstrasi Proyek / Sektretaris

Ditjen DIKTI

Steering Communitee

Tim Supervisi Teknis

TA Business Analyst

TA Database Adm

& Eng.

Data Warehouse & Application Engineer

Database, Application Developer & Implementor

TA Database Architect

TA QA

TA Database Programmer

& Web Design

TA Adm System, Network

& Data Communication

TA Doc

TA Trainer

Garis Komando

Garis Konsultasi

Garis Hubungan Kontraktual

Garis Hubungan Nara Sumber


Pelaksanaan pekerjaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI, akan dilaksanakan

dalam waktu 4 (empat) bulan kalender dengan kebutuhan jasa tenaga ahli sebagai

berikut:

Tenaga Ahli :

No Tenaga Ahli Jumlah

1. Tenaga Ahli Project Manager 1

2. Tenaga Ahli Business Process Engineer 1

3. Tenaga Ahli Business Analyst 2

4. Tenaga Ahli Quality Assurance [QA] 1

5. Tenaga Ahli Database Architect 3

6. Tenaga Ahli Programmer Database 3

7. Tenaga Ahli Database Administrator 2

8. Tenaga Ahli Database Engineer 1

9. Tenaga Ahli Data Communication & Network

1

10. Tenaga Ahli Administrator System 1

11. Tenaga Ahli Dokumentasi 2

12. Tenaga Ahli Pengajar / Instruktur (Trainer) 5

13. Tenaga Ahli Web Designer 1

TOTAL 25

4.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

4.3.1 Mekanisme Komunikasi

Rencana koordinasi dan komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam

proses pelaksanaan kegiatan. Rencana koordinasi dan komunikasi ini melibatkan baik

pihak Konsultan maupun pihak Ditjen Dikti secara bersama-sama. Beberapa hal yang

diperlukan dalam koordinasi dan komunikasi pada proses pelaksanaan kegiatan ini

antara lain:

(1). Point of Contact

Adanya kejelasan tempat koordinasi yang diketahui oleh semua personil yang

terlibat akan mempermudah dan memperlancar proses pelaksanaan kegiatan.


Untuk itu mungkin diperlukan suatu sekretariat kecil yang menjadi fasilitas

pendukung tersebut. Pihak Ditjen Dikti maupun Pihak Konsultan memiliki

tempat pertemuan bersama yang dapat dipergunakan setiap kali dibutuhkan.

(2). Person in Charge

Person in charge atau orang yang bertanggung jawab pada masing-masing

Pihak harus definitif dan memiliki kewenangan jelas. Person in charge dari

Pihak Konsultan adalah Direksi pada tingkat kebijakan (steering committee)

dan Ketua Tim (team leader) pada tingkat teknis. Pihak Ditjen Dikti, pada

tingkat kebijakan dapat diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen/Kuasa

Pengguna Anggaran atau yang dikuasakan dan pada tingkat teknis dapat

diwakili oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan atau yang dikuasakan

(3). Media Komunikasi

Selama proses pelaksanaan kegiatan berbagai media komunikasi dapat

dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan. Media komunikasi

yang umum seperti telepon, text messaging, email, maupun messenger dapat

dipergunakan secara intensif. Namun demikian, rapat koordinasi masih

diperlukan sebagai media yang dapat dijadualkan sesuai kesepakatan.

Untuk keperluan koordinasi dan sosialisasi yang lebih bersifat substantif,

focus group discussion dan workshop dapat diselenggarakan. Media ini

diharapkan dapat menjadi salah satu sumber penting dalam mencapai

sasaran yang tepat.

4.3.2 Manajemen Risiko

Risiko dalam pelaksanaan suatu kegiatan selalu ada, untuk itu diperlukan pengelolaan

risiko sehingga dapat diminimalkan kejadian dan dampaknya. Identifikasi awal risiko

pelaksanaan kegiatan ini diantaranya:

(1). Keterlambatan Penyelesaian Kegiatan

(a). Kemungkinan terjadinya risiko : sedang

(b). Dampak risiko : tinggi

(c). Mitigasi :


i. Disiplin dan pengendalian pelaksanaan jadual pelaksanaan

kegiatan;

ii. Tim yang ditunjuk pada Pihak Ditjen Dikti harus mampu

meluangkan waktu sesuai kebutuhan;

iii. Koordinasi dan komunikasi yang intensif dan terdokumentasi

dengan baik.

(2). Lingkup Kegiatan Yang Melebar

(a). Kemungkinan terjadinya risiko : rendah


(c). Mitigasi :

i. Kesepakatan lingkup kegiatan melalui pelaksanaan kick off

meeting disepakati kedua belah pihak;

ii. Penerapan manajemen perubahan;

iii. Dokumentasi pada setiap rapat dilakukan dengan baik.

(3). Hasil Yang Tidak Sesuai Harapan

(a). Kemungkinan terjadinya risiko : rendah s.d.sedang


(c). Mitigasi :

i. Pemahaman terhadap lingkup, bentuk, kedalaman, dan

substansi luaran dipahami dan disepakati kedua belah pihak;

ii. Komunikasi lebih intensif dan terdokumentasi;

iii. Analisis kebutuhan harus dilakukan secara cermat.

(4). Data/Informasi Yang Diperoleh Tidak Akurat/Tidak Lengkap

(a). Kemungkinan terjadinya risiko : sedang s.d. tinggi


(c). Mitigasi :

i. Adanya tim pendamping yang kompeten dan memiliki akses

yang baik terhadap sumber data;

ii. Komitmen dari Pimpinan harus dapat dibangun;

4.3.3 Manajemen Perubahan

Perubahan terhadap berbagai aspek kegiatan mungkin dapat terjadi selama proses

pelaksanaan kegiatan. Jika terjadi perubahan, maka harus dapat dikelola secara baik


agar dapat diketahui, dipahami, dan disepakati bersama sehingga tidak menimbulkan

kesalahpahaman atau misinformed.

Beberapa hal dasar berikut dapat dipergunakan dalam pengelolaan perubahan,

misalnya:

(1). Setiap perubahan harus dilakukan melalui mekanisme change request,

yaitu permintaan perubahan secara tertulis dari Pihak yang

mengusulkan perubahan. Hal ini dapat dilakukan melalui media

komunikasi yang tersedia (rapat, workshop, dsb.);

(2). Setiap permintaan perubahan harus didokumentasikan, baik

perubahan yang disepakati maupun perubahan yang tidak dapat

disepakati bersama;

(3). Setiap permintaan perubahan dievaluasi dampaknya secara bersama-

sama oleh kedua belah Pihak sebelum disepakati untuk disetujui atau

ditolak;

(4). Hanya perubahan yang disetujui yang dapat dilaksanakan;

(5). Dokumentasi terhadap permintaan perubahan sebaiknya ada pada

Pihak Konsultan maupun Pihak Pemberi Kerja.

4.4 MOBILISASI TIM SURVEY

Sesuai dengan rencana kerja dan struktur organisasi pelaksana pekerjaan diatas, maka

konsultan melakukan persiapan survei dengan menyiapkan tim aplikasi yang bertugas

melakukan wawancara dan studi literatur guna mendapatkan data dan informasi dalam

rangka pembangunan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditejen Dikti.


Pelaksanaan Survey dan

Rencana Tindak Lanjut Bagian ini menguraikan kegiatan survei dan hasil survey yang dilakukan oleh tim konsultan dan rencana tindak lanjut (action plan) sebagai bahan kemajuan pelaksanaan pekerjaan.

5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY

PENDAHULUAN

5.1.1 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning &

Organization)

Pada tahap ini akan dilakukan suatu pertemuan antara PT. Pradipta Intimedia Selaras

(sebagai Pengembang) dan TIM Internal Ditjen DIKTI (sebagai Supervisi Teknis), di mana

kedua pihak akan memastikan bahwa project akan dijalankan sesuai dengan tujuan dan

harapan dari kedua belah pihak.

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah :

− Scope Of Work & Project Cost Definition.

− Menunjuk project team

− Mengadakan pertemuan internal untuk mengkonfirmasikan project schedule,

project team, dan system definition

− Mengadakan kick-off meeting untuk mengkonfirmasikan project schedule dan

project team.

5


Tools yang digunakan adalah :

� MS Project

Deliverables:

� Project Management Document

Hasil :

� Tersedia ruang workshop untuk pengembangan Sistem Pangkalan Data

� Telah terinstall pada lingkungan pengembangan

- OS server : Linux Redhat 5.3 32 bit

- Database server : oracle 10 R2 32 bit

- BI Publisher 10.1.3.3.3

5.1.2 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement

Analysis – Define System)

Analisa kebutuhan bisnis dari sistem yang akan dibangun meliputi analisa sebagai

berikut :

1. Analisa Pendahuluan Sistem

Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi

permasalahan yang ada tentang Data dan Infromasi Ditjen DIKTI, Aplikasi

Pendukungnya dan Infrastrukturnya dan keinginan-keinginan terhadap sistem

yang akan diimplementasikan, dan kemudian merumuskannya.

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:

− Mengumpulkan data dan fakta di lapangan melalui wawancara, kuisoner dan

survey.

− Identifikasi Permasalahan

− Menyusun Laporan Hasil Survey.

2. Analisa Sistem yang sedang berjalan


Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mendapatkan

rumusan masalah secara lebih rinci, mengetahui unjuk kerja sistem yang sedang

berjalan, serta usulan pemecahan terhadap masalah-masalah yang timbul.

Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan tinjauan terhadap

struktur organisasi, kegiatan unit-unit kerja, serta peraturan-peraturan yang

berkaitan dengan aktifitas unit-unit kerja sehingga didapat potret dari Kebutuhan

Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, beserta penerapan siklus

manajemen pendidikan tinggi yang mencakup kebutuhan pada :

� Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI

� Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang

� BAN-PT

� Kopertis

� Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi

Swasta (PTS)

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah:

− Mengumpulkan fakta di lapangan melalui wawancara, survey/audit dan review

terhadap data detail, existing system dan operation work flow.

− Analisa Data dengan implementasi Business Intelligence

− Analisa Resiko

− Analisa Prosedur

− Analisa Informasi yang tersusun

− Analisa sistem yang sedang berjalan (legacy system).

3. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requirenment Analysis)

Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan selanjutnya

dapat diuraikan perkiraan global kebutuhan Implementasi Pangkalan data

Pendidkan Tinnggi (Sistem Informasi Manajemen Pendidkan Tinggi) , identifikasi

kebutuhan pendukung perangkat keras, perangkat lunak komputer, dan jaringan

komunikasi data. Tujuan dari phase ini adalah untuk mendapatkan daftar detail

requirement untuk kebutuhan implementasi.

Aktivitas-aktivitas pada phase ini adalah :

− Melakukan audit terhadap existing system dan operation work flow


− Melakukan Business Process Analysis Pengelolaan Pendidkan Tinggi (DIKTI)

− Penyusunan rancangan aplikasi untuk diselaraskan dengan Konsep Teknologi

Informasi Terkini dan proses bisnis yang meliputi :

1. Aplikasi SIM PDPT & KPI (Use Case Diagram)

2. Struktur Basis Data, Normalisasi data dan Metadata.

3. Analisa Penyempurnaan Data Dictionary

4. Infrastruktur

5. Penyelarasan dan Integrasi Sistem dari Aplikasi yang pernah

dikembangkan (seperti pada Padati Web dan Dapodik).

− Mendefinisikan kebutuhan detail hardware (komputer, jaringan, dll).

− Mendefinisikan spesifikasi detail software aplikasi pendukung.

− Penyusunan program strategis dan prioritas pengembangan aplikasi sesuai

kebutuhan internal & eksternal

− Rancangan Detail Level 3 (tiga) Aplikasi SIM KPI (Sistem Informasi Manajemen

Key Performance Indecator)

Metode & Tool yang digunakan adalah :

� Unified Modeling Language [UML]

� Rational Rose & Power Designer

� Oracle SQL Manager (Cube Data Model)

Deliverables dari 3 aktifitas diatas adalah :

� User Requirenment (Specification Requirement Syatem Document) dan

Inception Report (Laopran Pendahuluan)

5.2 Hasil Survey

Dari survey yang dilakukan, diperoleh beberapa fitur kebutuhan pada Pangkalan Data

Pendidikan Tinggi.

5.2.1 Dokumen Literatur

Adapun Dokumen Literatur yang di dapat adalah sebagai berikut :


- Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007 � Pengembangan Sistem

Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011, Direktorat

Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.

- Laporan Assessment Tahun Anggaran 2007 � Pengembangan Sistem

Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu), Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.

- User Requirement PDPT

- Dokumen Spesifikasi Database EPSBED

- Sample data EPSBED

- Data awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi

- Dokumen Data Dictionary eksisting, sistem dan pendukung.

5.2.2 Analisis Awal Kebutuhan Sistem

Penyusunan Analisa kebutuhan Sistem secara detail akan dilakukan dan disajikan

secara dokumen tersendiri (Software Requirement Spesification & Software Design

Document)

5 .2 .2 . 1 USER REQUIREMENT

Sesuai dengan tahapan pengembangan sistem Software Development Life Cycle

(SDLC) maka sebagai tahap pertama untuk mengembangkan sistem ini adalah

melakukan analisis kebutuhan sistem. Dimulai dengan melakukan asesmen kebutuhan

user. Hasil sementara kebutuhan user yang teridentifikasi hasil dari pemahaman

dokumen Perencanaan TI Dikti yang telah ada dan dokumen dan survey s`ementara

terhadap counter part Dikti. Hasil sementara dapat dilihat pada lampiran 1. User

Requirement .

5 .2 .2 . 2 DOKUMEN SPESIF IKASI DATABASE EPSBED

Spesifikasi database EPSBED hasil investigasi awal yang telah dilakukan. Database

EPSBED ini yang akan ditarik dengan ETL kedalam datawarehouse untuk keperluan

penyusunan report BI. Saat ini database ini tersimpan dalam Database System MySql.

Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED


5 .2 .2 . 3 DATA D ICTIONARY

Data dictionary baru yang telah dinormalisasi. Data dictionary ini masih dalam proses

untuk mendapat bentuk yang paling sesuai untuk kepentingan pengelolaan perguruan

tinggi. Lampiran 3 Data Dictionary

5 .2 .2 . 4 DATA AWAL KPI PENGELOLAAN PERGURUAN T INGGI

Sebagai acuan awal penyusunan BI report, berikut adalah data awal KPI Pengelolaan

Perguruan Tinggi yang berhasil diperoleh. KPI ini masih dimungkinkan berkembang

seiring dengan masih dilakukannya asesmen yang lebih mendalam. Lampiran 4. KPI

PT.

5.3 Rencana Tindak Lanjut

Rencana tindak lanjut untuk tahap berikutnya adalah :

1. Asesmen lanjut untuk :

o Penyempurnaan Data Dictionary

o Indikator Keprimaan

o User Requirement dan ketersediaan data

2. Menyusun detil arsitektur Sistem Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)

3. Menyusun logika detil sistem PDPT

4. Persiapan administrasi pengambilan data EPSBED

5. Merancang star schema

6. Merancang report BI PDPT.

7. Melakukan koordinasi dan review rutin terhadap kemajuan pembangunan

aplikasi.


LAMPIRAN

1. Lampiran 1. User Requirement

2. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED

3. Lampiran 3 Data Dictionary

4. Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi

PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN...

Documents

Transcript of PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN...