1

PENGEMBANGAN APLIKASI WEB AUTOMATIC SYSTEM INFORMATION TERMINAL UNTUK PENGELOLA AKADEMIK

JURUSAN DI UNIVERSITAS KRISTEN PETRA

Alexander Setiawan1), Leo Willyanto Santoso2), Isaac Jonathan3) (1,2,3)Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Kristen Petra

Jln. Siwalankerto 121 – 131 Surabaya 60236 Telp : (031) 2983455, Fax : (031) 8417658

E-mail : alexander@peter.petra.ac.id1), leow@peter.petra.ac.id2), m26405079@john.petra.ac.id3)

Abstract

Needs of data from an information system has been increasing in order to assist decision making to improve the quality of a system. At this time data delivery is sent online so it is processed quickly and accurately. One thing that can support the delivery of data online is a web-based application.

ASIT is a provider of Academic information facilities in the Petra Christian University. Now ASIT has been providing information for students and lecturers. But the information available is not enough. It is being develop on this thesis.

Development of ASIT created with Web programming, ASP. Net. ASP. Net is a new Internet programming technology from Microsoft that is more efficient and dynamic. This web application will be developed for the management of academic departments in Petra Christian University, which consists of the University Board, Dean of Faculty and Head of Department/Head of Learning Program.

From the results of the design and testing on web ASIT will show Academic information and produce a Decision Support System which helps the Manager of Academic Departments in decision making to increase the academic quality of Departments. Academic information provided are information about the active students, graduates, drop out students, academic limits, the average of GPA, Faculty/Department schedule, transfer students, and Accreditation.

Keyword: Web ASIT, Decision Support System, Management of Academic.

1. PENDAHULUAN

Automatic System Information Terminal (ASIT) adalah sebuah layanan Sistem Informasi Akademik yang dipakai di Universitas Kristen Petra Surabaya. Mahasiswa dan Dosen dapat mengakses informasi akademis sesuai dengan kebutuhan, seperti informasi nilai/transkrip, Kartu Hasil Studi (KHS), Kartu Rencana Studi (KRS), biodata mahasiswa, dan informasi yang berhubungan dengan data Akademik yang lain. Pada saat ini ASIT belum menyediakan layanan Sistem Informasi Akademik bagi Pengelola Akademik Jurusan di Universitas Kristen Petra. Informasi tersebut mengenai performa/kinerja dari Jurusan masing-masing yang digunakan untuk meningkatkan performa Jurusan. Pengelola Akademik Jurusan yang dimaksud terdiri dari Rektor Universitas, Dekan Fakultas dan Ketua Jurusan/Kepala Program Studi.

Dengan penambahan pada web ASIT yang telah ada saat ini, diharapkan pembuatan Sistem Informasi Akademik menyediakan fitur-fitur yang dapat memberikan informasi mengenai

performa Jurusan tersebut kepada para Pengelola Akademik Jurusan.

Untuk menyesuaikan dengan platform yang dipakai pada web ASIT yang dikembangkan saat ini, maka dibutuhkan pembuatan Sistem Informasi Akademik ini dengan menggunakan pemrograman ASP.Net dan database SQL Server.

Fokus pembuatan makalah ini adalah kemampuan dalam penyajian informasi mengenai performa Jurusan-Jurusan di Universitas Kristen Petra kepada para Pengelola Akademik Jurusan sebaik mungkin, sehingga dapat membantu dalam meningkatkan performa/kinerja Jurusan.

2. WEB AUTOMATIC SYSTEM

INFORMATION TERMINAL (ASIT) UK. PETRA

Sistem informasi web ASIT Universitas Kristen Petra saat ini dapat menampilkan beberapa informasi. Terdapat informasi mengenai biodata lengkap mahasiswa. Biodata mahasiswa didukung dengan informasi transkrip. Ada 2 macam informasi

2

transkrip yang tersedia yaitu transkrip lokal dan transkrip negara (untuk Jurusan yang belum terakreditasi). Selain itu disediakan informasi Kartu Hasil Studi (KHS) dan Kartu Rencana Studi (KRS).

Pada web ASIT juga menyediakan beberapa informasi pendukung. Terdapat informasi limit antara lain limit studi yang terdiri dari limit IPS tiga kali berturut-turut di bawah 1.5, limit SKS yang harus diselesaikan sesuai dengan semester yang terlewati, limit IPK yang harus diselesaikan, dan limit nilai D. Informasi pendukung lainnya adalah data keuangan mahasiswa, jadwal Jurusan, jadwal mahasiswa yang terdiri dari jadwal kuliah dan jadwal Ujian Tengah Semester (UTS)/Ujian Akhir Semester (UAS).

Selain menyediakan informasi, di web ASIT mahasiswa dapat melakukan Pendaftaran Rencana Studi (PRS). Untuk membantu mahasiswa pada saat PRS disediakan menu Mata Kuliah Umum (MKDU) untuk melihat kode mata kuliah (khusus Jurusan manajemen, akutansi, perhotelan, pariwisata, dan pemasaran).

Sedangkan bagi para Dosen yang dapat ditampilkan adalah semua data yang telah disebutkan di atas, hanya Dosen dapat melihat data seluruh mahasiswa yang menjadi murid walinya dengan memilih terlebih dahulu mahasiswa yang ingin dilihat data-data, baru kemudian menampilkan data apa yang ingin dilihat. (UK. Petra, 2008).

3. EVALUASI PROGRAM STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI (EPSBED)

EPSBED adalah suatu metode yang dijalankan oleh Direktorat Akademik untuk mengukur kelayakan sebuah program studi dan KPEPPG (Kuesioner Pemantauan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Guru) menilai aspek esensial proses penyelenggaraan pendidikan oleh Guru/Dosen. (Dirjen Pendidikan Tinggi, 2008)

Tujuan dari diadakannya EPSBED untuk membangun sistem pemantauan dan evaluasi perguruan tinggi penyelenggara pendidikan guru yang kokoh sebagai upaya penjaminan mutu dan pengendalian mutu guru/Dosen pra-jabatan secara berkelanjutuan.

Berikut ini adalah parameter dari EPSBED : 1. Jumlah mahasiswa baru pada program studi 2. Rasio mahasiswa diterima dengan yang

mendaftar ulang 3. Jumlah dan latar belakang pendidikan Dosen

tetap 4. Rasio jumlah mahasiswa terdaftar dan Dosen

tetap 5. Rerata beban tugas mengajar Dosen tetap

6. Realisasi kegiatan kuliah atau kegiatan terjadwal lainnya setiap semester

7. Rasio jumlah lulusan dan jumlah mahasiswa terdaftar

8. Lama studi mahasiswa 9. IPS rata-rata mahasiswa 10. Jumlah penelitian Dosen tetap pada setiap

progam studi 11. Rerata ruang kerja Dosen tetap

4. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM WEB

ASIT

Pada web ASIT yang sebelumnya tersedia proses pengolahan informasi bagi Dosen Mata Kuliah/Dosen Wali dan Mahasiswa. Di pengembangan ini ditambahkan proses pengolahan informasi bagi Pengelola Universitas. Kemudian informasi tersebut digunakan oleh Pengelola untuk mengambil keputusan yang tepat dalam mengatur Akademik di Fakultas/Jursan menjadi lebih baik. Perancangan Use Case Diagram untuk web ASIT dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Use Case Diagram Web ASIT

Pada ketiga actor pada Gambar 1. dibedakan ruang lingkup masing-masing. Ruang lingkup untuk Ketua Jurusan/Kepala Program Studi

adalah data-data pada Jurusannya sendiri. Ruang lingkup untuk Dekan Fakultas adalah data-data pada Jurusan yang terdapat di dalam Fakultasnya

3

sendiri. Ruang lingkup untuk Rektorat adalah data-data pada seluruh Jurusan. Perancangan Entity

Relationship Diagram web ASIT dapat dilihat pada Gambar 2.

Mempuny ai

Mempunyai

MempunyaiKota kelahiran

Mempunyai

Pengampu

Ber agama

Induk

NR P PindahNR P Asal

Kategori Semes ter

Tempat

Mempunyai

Mempunyai

Jadwal

Jadwal

Jenis KuliahJenis Mata Kuliah

Kelompok Mata Kuliah

Novak

Kgtn Mahasis wa

Mempunyai

Double D egree

Mempunyai

Bidang PeminatanStatus

Mempunyai

Mempunyai

Mempuny ai

Mempunyai

Mempunyai

Mempuny ai Warga NegaraWarga Negara

Nilai

Mempunyai

Mempuny ai

Mempunyai

Mempunyai

Ambil Beasiswa Intern

Ambil Beasiswa Ex tern

Status Pegaw ai

Mempunyai

J abatan Struktural

Mempunyai

Jabatan Struktual Mempunyai

Wali

Dosen Wali

Indeks Pr es tas i

Mempuny ai

Master

Asal SMA

Pendidikan Terakhir

Bekerja

Ber agama

Ber agama

Induk

Mempunyai

Mempunyai

M_ICID_IC

M_FAKULTASFC_KD_FAK M_JURUSAN

FC_KD_JUR

M_Aktif

TAktif TAktif_Wly TAktif_Sma TAktif_Jrs_Sma TAktif_Pk_Ot TAktif_Pd_Ot TAktif_Agm

TKeluarTLulus TLimit TBeasiswa

M_AGAMAFN_KD_AGAMA

M_SMAFC_KD_SMA

M_PEKERJAANFC_KD_PEKERJAAN

M_PENDIDIKANFN_KD_PENDIDIKAN

M_ORTUMHSFC_KD_ORTU

M_MHSFC_KD_MHS

T_IPS

T_MHSFC_NRP

Detail_SKKK[No]

M_INDUKFC_NOVAK

T_ABSENFC_KD_ABSEN

M_PENAWARANFC_KD_TWR

D_PENAWARAN

T_KURIKULUMFC_KD_KUR

T_JADWALFC_KD_JADWAL

TD_JADWAL

M_GRADEFC_GRADE

M_PEGAWAIFC_NIP

AMBIL_BSWNoUrut

BSW_EKSKode

M_STATUS_AKTIVITASID_Status_Aktivitas

D_PEGAWAI_STATUS_AKTIVITASID_Pegawai_Status_Aktivitas

D_PEGAWAI_JAB_STRUKID_Pegawai_Jab_StrukID_Pegawai

M_JAB_STRUKID_Jab_Struk

M_RUANGFC_KD_RUANG

M_WNEGARAFN_KD_WNEGARA

M_KECAMATANFN_KD_KECAMATAN

M_KOTAFN_KD_KOTA

M_PROPINSIFN_KD_PROP

M_NEGARAID_Negara

M_STATUSMHSFC_KD_STATUS

M_KEGIATANFC_KD_KEGIATAN

M_BTUDFC_KD_BTUD

M_PTAFC_KODE_PTA

M_KEL_MKFC_KD_KEL_MK

M_JENIS_MKFC_KD_JNSMK

M_JENIS_KULFC_KD_JENISKUL

TPersebaranSKKK TPersebaranWali

M_KATEGORI_SMTFC_KATEGORI

TRata_IP TPersebaranNilai TJalurDaftar TPegawaiNonAkademik TJadwalJurusanTPegawaiAkademik

Gambar 2. Entity Relationship Diagram Web ASIT

4

5. HASIL PENGUJIAN SISTEM WEB ASIT

Pada saat user mengakses web ASIT muncul halaman Home/Beranda. Di halaman tersebut berisi informasi singkat mengenai ASIT dan fasilitas yang tersedia. Untuk dapat mengakses fasilitas ASIT yang disediakan sesuai dengan tipe user (mahasiswa, orang tua, dosen, dan pengelola Jurusan), maka terlebih dahulu melakukan login. Pada kesempatan kali ini hanya menjelaskan pengujian fasilitas untuk pengelola Jurusan sesuai dengan ruang lingkup. Halaman Home web ASIT dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Halaman Home Web ASIT

Proses login ini dilakukan pemeriksaan pada username dan password yang diisikan sebagai error-handling. Apabila terjadi kesalahan, field username dan password kembali kosong. Kemudian user diberi kesempatan kembali untuk proses login seperti pada penjelasan di atas. Setelah user berhasil login, muncul menu-menu untuk dapat mengakses fasilitas yang disediakan. Untuk pengelola setelah login, muncul menu ‘Info Pengelola’ dan ‘Akreditasi’ seperti yang terlihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Halaman Utama setelah Login sebagai

Pengelola

Pada menu info pengelola seperti menu yang terlihat pada Gambar 4. diambil sebagai sample dengan menampilkan module Jumlah Mahasiswa Lulus seperti pada Gambar 5.

Gambar 5. Module Jumlah Mahasiswa Lulus

Pada Gambar 5. user harus terlebih dahulu memilih tahun akademik, dan Fakultas/Jurusan yang diinginkan. Mahasiswa Lulus adalah mahasiswa yang telah lulus dari UK Petra dan tidak berstatus aktif sebagai mahasiswa. Setelah itu tekan tombol “Preview” untuk menampilkan hasil. Hasil pengujian module dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Jumlah Mahasiswa Lulus

Pada menu selanjutnya ditampilkan

module tentang Informasi Data Mahasiswa seperti pada Gambar 7.

Gambar 7. Data Mahasiswa

5

Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Peringkat Mahasiswa seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. Module Informasi Peringkat Mahasiswa

Kemudian user akan memilih tahun

masuk (angkatan), tahun akademik, Fakultas/Jurusan, jumlah minimum SKS, jumlah peringkat, kategori Indeks Prestasi (IPS/IPK) sesuai dengan kebutuhan. Untuk jumlah peringkat user dapat memilih berdasarkan jumlah atau presentase dari jumlah total yang memenuhi persyaratan. Hasil pengujian module diambil sebagai sample di Jurusan Teknik Informatika dapat dilihat pada Gambar 9 untuk hasil peringkat mahasiswa berdasarkan IPS dan Gambar 10 untuk hasil peringkat mahasiswa berdasarkan IPK.

Gambar 9. Informasi Peringkat Mahasiswa

berdasarkan IPS

Gambar 10. Informasi Peringkat Mahasiswa

berdasarkan IPK

Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Persebaran Penerimaan Mahasiswa Baru seperti terlihat pada Gambar 10.

Gambar 11. Informasi Persebaran Jalur Daftar

berdasarkan Jalur Penerimaan Pada menu selanjutnya ditampilkan

module tentang Informasi Persebaran Dosen Wali atau Pembimbing Akademik seperti terlihat pada Gambar 12.

Gambar 12. Informasi Persebaran Dosen Wali

6

Pada menu selanjutnya ditampilkan module tentang Informasi Persebaran Beasiswa, dimana jenis Beasiswa dibagi menjadi 2 macam yaitu Intern yang berasal dari UK Petra dan Ekstern yang berasal dari luar UK Petra. Hasil pengujian dapat dilihat pada Gambar 13 dan Gambar 14.

Gambar 13. Informasi Persebaran Beasiswa Intern

Gambar 14. Informasi Persebaran Beasiswa Ekstern

Pada menu terakhir ditampilkan module

tentang Informasi Jadwal Kuliah Jurusan Teknik Informatika seperti terlihat pada Gambar 15.

Gambar 15. Jadwal Mata Kuliah

Pada web ASIT disediakan menu untuk

para pengelola Jurusan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, di mana menampilkan informasi-informasi yang menjadi kebutuhan Jurusan. Informasi tersebut dievaluasi, kemudian dianalisa sehingga dapat mendukung para pengelola Jurusan dalam pengambilan keputusan.

Di UK Petra terdapat 3 tingkat para pengambil keputusan yaitu tingkat Jurusan, Fakultas, dan Universitas. Masing-masing tingkat para pengambil keputusan memilik peran yang berbeda-beda. Dikembangkan pula sistem pendukung pengambilan keputusan, baik yang bersifat taktis dan strategis. Hal ini sesuai dengan grand design Sistem Informasi Manajemen seluruh unit, di mana setiap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh Manajemen Universitas tidak berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan informasi. Diagram tingkatan pengambil keputusan dapat dilihat pada Gambar 15.

Gambar 16. Tiga Peranan Sistem Informasi

dalam Organisasi

7

Dengan kebergantungan data untuk proses penyusunan informasi evaluasi kinerja unit, penyusunan renstra, informasi EPSBED, maka niscaya aplikasi sistem informasi terintegrasi ini tetap dipelihara dengan baik dan terus ditingkatkan kemampuannya, dimana hal ini dapat memudahkan dalam menganalisa dan memperkirakan kebutuhan pengelolaan data di masa yang akan datang. 6. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut: • Pada web ASIT yang telah dikembangkan telah

mampu untuk menghasilkan informasi sesuai dengan data hasil rekap per periode tertentu dari biro yang bersangkutan. Informasi tersebut membantu para pengelola Jurusan untuk mengambil keputusan dalam pemenuhan kebutuhan.

• Untuk membantu kinerja para pengelola Jurusan, disediakan fitur download data dalam format Excel. User dapat melihat data tersebut tiap saat tanpa harus mengakses web ASIT terlebih dahulu. Selain itu terdapat pula grafik yang membantu para pengelola Jurusan untuk melihat perbandingan tiap data.

• Dengan tersedianya informasi Akreditasi, hal ini sangat membantu Fakultas/Jurusan dalam melakukan proses Akreditasi. Berdasarkan hasil kuisioner, lebih dari 75% responden menyatakan puas terhadap informasi yang tersedia di web ASIT. Web ASIT yang baru dikembangkan ini dapat membantu dalam melakukan evaluasi akademik dan Jurusan.

REFERENCES

Indonesia. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (n.d). Pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan guru. Retrieved January 24, 2009 from www.ditnaga-dikti.org/ditnaga/files/KONSEP_DASAR_PEPPG.ppt

Martin, J. & Tomson, B. (2004). Belajar sendiri ASP.Net dalam 24 jam. Yogyakarta : Penerbit Andi.

McLeod Jr, R. & Schell, G.P. (2007). Sistem informasi manajemen. (9th ed). Jakarta : PT Indeks.

Rapat Kerja Wilayah. Pimpinan Perguruan Tinggi Swasta. (n.d). Kebijakan Nasional SPM-PT. Retrieved January 24, 2009 from www.unika.ac.id/lembaga/ljmp/rakerwil/Tim/Materi%20Mutu.ppt

Turban, E., Aronson, J.E. & Ting, P.L. (2005). Decision support system and intelligent systems. (5th ed). New Jersey : Prentice Hall.

Whitten, J.L. & Bentley, L.D. (2007). System analysis and design for global enterprise. (7th ed). New York : McGraw Hill Companies.

RIWAYAT PENULIS Alexander Setiawan, S.Kom., M.T. lahir di kota Surabaya pada 11 Mei 1981. Penulis menamatkan Pendidikan S1 Jurusan Teknik Informatika di Universitas Kristen Petra Surabaya (2003) dan Pendidikan S2 Magister Teknologi Informasi di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta (2008). Sampai saat ini bekerja sebagai Dosen Tetap di Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra Surabaya. Leo Willyanto Santoso, S.Kom., MIT. lahir di kota Tulungagung pada 23 Mei 1980. Penulis menamatkan Pendidikan S1 Jurusan Teknik Informatika di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya (2002) dan Pendidikan S2 Master of Information Technology di University Of Melbourne (2007). Sampai saat ini bekerja sebagai Dosen Tetap di Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra Surabaya.