PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN … · kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN

DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN

PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Adminstrasi

Oleh :

INDAH SEPTIASRI PURNAMA SARI

D1508100

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user


commit to user

MOTTO

· Apapun yang kamu bisa atau kamu bayangkan kamu bisa,

maka lakukanlah, karena dalam keberanian terdapat

kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )

· Suatu Pekerjaan akan terasa lebih mudah dan ringan

apabila kita mengerjakannya dengan hati yang ikhlas.

· Bersyukur adalah jalan yang mutlak untuk mendatangkan

lebih banyak kebaikan ke dalam hidup Anda ( Marchi

Shimoff )


commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap

langkah-langkah penulis.

2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah

semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta

selalu mendukung dan memberikan motivasi

bagi penulis selama ini.

3. Adik-adikku serta seluruh keluarga yang

mendoakan penulis selama ini.

4. Seseorang yang selalu memberikan dorongan,

semangat dan motivasi kepada penulis .(A.A.N)

5. Teman-teman dan sahabatku yang senantiasa

memberikan motivasi kepada penulis selama

dalam penulisan tugas akhir ini.

6. Almamater tercinta.


commit to user

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telaeh

memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir ini dengan judul “ Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran Pada Bagian

Dokumentasi dan Informasi Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta “. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan salah satu syarat untuk

mencapai gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret .

Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan

berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak

yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima

kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta

rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan

dengan lancar dan baik.

2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta

4. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah

berkenan menyediakan waktu dalam membimbing dan mengarahkan

penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir.

5. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ilmunya kepada penulis. Satu harapan semoga ilmu-ilmu


commit to user

yang telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup

dan masa depan.

6. Seluruh karyawan perpustakaan Fakultas dan Pusat atas bantuan dan

informasinya.

7. Bapak Drs. Sugiyanto selaku Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi

yang telah memberikan kesempatan dan memberikan ijin untuk magang di

Bagian Dokumentasi dan Informasi di Kantor Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

8. Ibu Widy, Ibu Ana, Ibu Endah, Pak Joko, selaku staf Bagian Dokumentasi

dan Informasi Kota Surakarta yang telah memberikan informasi dan data-

data yang penulis butuhkan.

9. Seluruh karyawan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Surakarta yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah

memberikan bantuan selama kegiatan magang dan dalam pencarian data-

data yang penulis butuhkan.

10. Kepada bagian pengelolaan dokumen yang telah bersedia untuk penulis

wawancara guna melengkapi data-data yang diperlukan.

11. Bapak dan Ibu tercinta, Bapak Darman dan Ibu Sri Supatmi yang tidak

henti-hentinya selalu mendoakan penulis, memberikan dukungan,

kalianlah sumber inspirasi yang tulus, terima kasih atas segala kesabaran

dan doa yang selalu tercurahkan untuk penulis.

12. Mas Angga, Adek Vicky serta seluruh keluarga yang mendoakan penulis

selama ini.

13. Sedulurku, Ndud, Ndukna, Memed, Sony, Gilang, Ichan, mbak Di, mbak

Lin, Typot, Rio, Anis, dan saudaraku Septi, Dinar, Budi, Lulli, Faiz,

teman-teman kos lavender, Okie, Natnat, Dini, Mbak Minky, Prista, Qori,

Ike, Mbak Desi, Utin, serta semua teman dan sahabatku yang senantiasa

memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir

ini.

14. Teman-teman seperjuangan Diploma III, khususnya Manajemen

Administrasi 2008 atas kebersamaan selama ini.


commit to user

15. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu-persatu yang juga ikut

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat

kekurangan, oleh karena itu penulis dengan tangan terbuka akan menerima saran serta

kritik demi perbaikan di masa akan datang.

Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada

penulis pada umumnya dan pembaca pada khususnya.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Surakarta, 10 Mei 2011

Penulis


commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL……………………………………………………………i

HALAMAN PERSETUJUAN………………………………………………....ii

HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………… iii

HALAMAN MOTTO..........................................................................................iv

HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………….v

KATA PENGANTAR………………………………………………………… vi

DAFTAR ISI………………………………………………………………….. ix

DAFTAR TABEL…………………………………………………………….. xii

DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………. xiii

ABSTRAKS…………………………………………………………………… xiv

ABSTRACT …………………………………………………………………... xv

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………. 1

A. Latar Belakang Masalah…………………………………………1

B. Perumusan Masalah…………………………………………….. 4

C. Tujuan Pengamatan…………………………………………….. 4

D. Manfaat Penelitian……………………………………………… 5

E. BAB II TINJAUAN PUSTAKA… ………………………… 6

A. Tinjauan Pustaka……………………………………………….. 6


commit to user

1. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi…………………6

2. Pengertian Pengelolaan…………………………….…….11

3. Sistem Penyimpanan Dokumen………………………... 12

B. Metode Pengamatan…………………………………..…20

1. Lokasi Pengamatan………………………………….…...20

2. Jenis Pengamatan…………………………….………..…21

3. Sumber Data……………………………….………….....21

4. Teknik Pengumpulan Data…………….…………...…….22

5. Teknis Analisis Data………………….…………………..23

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN………………………….24

A. Sejarah dan Perkembangan DISPENDUK CAPIL Surakarta……24

B. Visi dan Misi DISPENDUK CAPIL Surakarta ……….…………25

C. Struktur Organisasi DISPENDUK CAPIL Surakarta …..………..25

D. Tugas Pokok, dan Fungsi DISPENDUK CAPIL Surakarta …......28

BAB IV PEMBAHASAN…………………………………..36

A. Pengelolaan Dokumen Masuk dan Dokumen Keluar…………..…36

B. Pemusnahan Dokumen………………………………………….....47

C. Prrogram Pengawasan……………………………………………..47

D. Faktor Mempengaruhi Pengelolaan Dokumen…………………….48

BAB V KESIMPULAN……………………………………...50

A. Kesimpulan……………………………………………………..…50

B. Saran……………………………………………………..………..53


commit to user

Daftar Pustaka……………………………………………………………….……54

Lampiran-lampiran


commit to user

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1 Daftar Inventaris ……………………………………………………… 33


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Bagan Organisasi …………………………………………… 27

Gambar IV.1 Instruktur Kerja Penyerahan Dokumen ……………………. 37

Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen …………………………………… 37

Gambar IV.3 Contoh Label Dokumen ……………………………………. 40

Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan ke-II ……………………… 42

Gambar IV.5 Instruktur Kerja Pencarian Dokumen ………………………. 43

Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima …………………………….. 44

Gambar IV.7 Contoh Formulir Permohonan ……………………………… 44

Gambar IV.8 Contoh Label Agenda ………………………………………. 45


commit to user

ABSTRAK

Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011, 54 halaman.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktivitas, dokumen dan arsip.

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh pengamat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperoleh bahwa pengelolaan dokumen Akta Kelahiran yaitu mulai dari dokumen masuk sampai dengan dokumen keluar. Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Sedangkan dokumen keluar adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bidang dokumentasi dan informasi karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib.

Proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan komputer, terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen. terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya sehingga dalam pencarian dokumen tidak cepat ditemukan.


commit to user

ABSTRACT

Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, THE BIRTH DEED DOCUMENT MANAGEMENT IN DOCUMENTATION AND INFORMATION DIVISION OF DEMOGRAPHIC AND CIVIL REGISTRATION SERVICE OF SURAKARTA CITY, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011, 54 pages.

The objectives of research are to find out how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City as well as to find out the various obstacles frequently occurring in the implementation of Birth Deed document management, in order to be guidelines in looking for the solution to the problems and obstacles in implementing the birth deed document management.

The type of observation used was a descriptive qualitative namely to describe how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City poured into the sentences and based on the facts. Technique of collecting data obtained through interview with the employee, Observation and document or other supporting archive. The data source was obtained based on informant, event or activity, document and archive.

Considering the result of observation done by the observer, in the Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City, it can be found that the management of Birth Deed document starts from the coming in document to the coming out document. The coming document in Documentation and Information Division is the document received from the Civil Registration Division to the Documentation and Information Division to be stored and used consistent with its function. Meanwhile, the coming out document is the document issued by the documentation and information division because the applicant wants to make the second copy, namely the Civil Registration copy published by Civil Registration Office because the original deed copy is lost, damage or vanished after the authentication by the recommendation from the authorized party.

The process of coming-in document to archiving process in Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City is said ordered enough but there are still


commit to user

many obstacles encountered because the cover writing in the birth deed bundle label is still not uniform, many writings are done manually and many other are typed using computer, some colors of bundle cover are not consistent with the predetermined one, so that it make the personnel finding difficulty in searching for document, there are some non-sequenced documents in its placement so that it cannot be found in the searching process.


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Anak adalah amanah sekaligus karunia Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa

harus dijaga. Dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara, anak adalah masa depan

bangsa generasi penerus cita-cita bangsa, sehingga setiap anak berhak atas

kelangsungan hidup dan identitas dirinya sebagai upaya perlindungan hukum. Upaya

perlindungan hukum terhadap anak perlu dilakukan sedini mungkin, yaitu dengan

memberikan identitas diri sejak lahir. Pemberian identitas anak dilakukan dengan cara

pencatatan setiap kelahiran anak yang dilakukan oleh pemerintah, kepentingan yang

terbaik bagi anak, hak untuk hidup, kelangsungan hidup dan perkembangan.

Pencatatan kelahiran Undang-Undang nomor 23 Tahun 2006 Pasal 27

ditegaskan bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi

Pelaksana di Tempat terjadinya peristiwa Kelahiran. Undang-Undang Nomor 23

Tahun 2002 Pasal 27 juga menegaskan bahwa identitas diri setiap anak harus

diberikan sejak kelahirannya. Identitas diri setiap anak dituangkan dalam akta

kelahiran. Sedangkan dalam Undang-Undang Tahun 2002 Pasal 28, dinyatakan

pembuatan akta kelahiran menjadi tanggung jawab Pemerintah.

Kota Surakarta merupakan Kota yang sedang berkembang dengan jumlah

penduduk yang padat. Untuk melindungi hak-hak penduduk di bidang hukum, dan

tertib administrasi setiap peristiwa kelahiran harus dilaporkan oleh instansi terkait

melalui penerbitan akta kelahiran. Akta kelahiran adalah akta Catatan Sipil hasil

pencatatan terhadap peristiwa kelahiran seseorang. Kelahiran merupakan peristiwa

penting yang dialami setiap penduduk dan hasil pencatatannya merupakan dokumen

resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang merupakan bukti kuat atas

lahirnya seseorang. selain itu akta kelahiran juga berfungsi untuk kepentingan anak

seperti mendaftar sekolah, mengurus KTP, serta untuk memperoleh hak waris dan

keturunan.


commit to user

Peranan dokumen kependudukan sangatlah penting dan tidak dapat kita

abaikan begitu saja dalam membantu dan melancarkan kegiatan pengelolaan dokumen

sehingga pemeliharaannya harus dikelola dengan baik dan benar. Dengan adanya

penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan dokumen yang baik dan benar,

secara tidak langsung telah membantu tercapainya tertib administrasi kependudukan

oleh suatu daerah sehingga memberikan pertanggungjawaban akan informasi yang

cepat, tepat dan akurat.

Namun, dalam kenyataannya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan

kerja, belum sepenuhnya dilaksanakan dengan tertib. Hal ini dapat mengakibatkan

kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Adapun tidak

tertibnya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja tersebut antara lain

karena adanya hal-hal sebagai berikut, masih lemahnya kesadaran mengenai

pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja. Alasan dari kesibukan kerja

sampai dengan alergi debu yang membuat dokumen tersebut kurang tertangani

dengan baik. Sikap sebagian pegawai yang merendahkan pekerjaan arsip atau

dokumen. Opini yang terbentuk, seringnya menganggap pekerjaan arsip sebagai

pekerjaan yang rutin, mudah dan tidak memerlukan pemikiran dan dapat dijadikan

pekerjaan sembilan yang menimbulkan sikap mental kurang menghargai arsip.

Dokumen juga sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Terkadang

tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu Dokumen tertentu. Jika sudah tahu

harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh

informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Sehingga untuk mengoptimalkan suatu

dokumen penting, sudah saatnya Dokumen dikelola dengan memanfaatkan kemajuan

teknologi informasi.

Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang pengelolaan Dokumen

untuk Penyimpanan dan Pemelihaan yang lebih baik dan benar. Di era globalisasi dan

kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi

informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dengan adanya arsip

elektronik, pelestarian Dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik,

arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip

elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.


commit to user

Oleh karena itu untuk dapat memberikan pertanggungjawaban akan informasi

yang cepat, tepat dan akurat, maka perlu didukung oleh adanya pengelolaan dokumen

dan arsip yang tertib oleh instansi yang terkait sehingga dalam pelaksanaan tugasnya

dapat mencapai keberhasilan tujuan organisasi secara maksimal. Dokumen yang

dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuannya

yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai.

Dokumen akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai

sumber informasi. Pengelolaan dokumen yang baik dan benar, tidak akan

menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak

bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa.

Dokumen masa lalu yang merupakan informasi yang berharga di masa

sekarang maupun masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu

berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah dokumen. Dokumen sebagai

sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber

informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-

aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap

pengelolaan dokumen akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi

masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan

aturan-aturan yang berlaku.

Berdasarkan uraian tersebut diatas penulis tertarik untuk mengamati lebih

mendalam tentang pengelolaan Dokumen serta mengadakan pengamatan langsung

pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan judul

“PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN

DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN

PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA”

B. Rumusan Masalah

Melihat dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka penulis

dapat merumuskan masalah sebagai berikut :


commit to user

“ Bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi

dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta”?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Obyektif

Ingin mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada

bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil pengamatan ini dapat dijadikan sebagai suatu masukan dan bahan

pertimbangan bagi kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

dalam melaksanakan pengelolaan dokumen Akta Kelahiran.

3. Tujuan Subyektif

Pengamatan ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk menyusun Tugas

Akhir pada Program Studi Manajemen Administrasi Progam Diploma III Fakultas

Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberikan gambaran tentang bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran di

kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

2. Dapat menambah jumlah pembendaharaan referensi di perpustakaan FISIP dan juga

referensi bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

3. Merupakan media pembelajaran atau untuk menambah pengetahuan dan informasi

bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah pengelolaan

dokumen Akta Kelahiran.


commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODOLOGI PENGAMATAN

A. DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

Istilah dokumen dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Ig. Wursanto,

1995:42-43) memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau

document adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai

bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dijelaskan lebih lanjut bahwa istilah

document dalam dunia pengusaha di luar negeri, misalnya Amerika Serikat,

dimengerti sama dengan record atau warkat. Dalam perkembangan selanjutnya, istilah

document berarti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah dan menurut

ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

Dalam buku Pengantar Ilmu Ekonomi dalam Ig. Wursanto (1995:42), yang

dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka baik yang berbentuk tulisan, cetakan,

maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau cassets, video tapes,

film, slide, microfilm, gambar, dan foto.

Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya

(keaslian dokumen). Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang

luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak

terbetas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam

bentuk rekaman, gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa

keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materilnya (recorded material ).

Badri Munir Sukoco (2007:81-84)

Menurut The Georgia Archives (2004) Dokumen adalah informasi yang

dikumpulkan dan diakses serta digunakan. Adapun The International Standard

Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) Dokumen adalah informasi

yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh

organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan


commit to user

transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang

mempunai nilai histori atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Penggolongan Dokumen

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut

(Deserno dan Kynaston, 2005):

1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali

dalam setahun.

2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokume

disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen

jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan

dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.

Ciri-Ciri Dokumen

Sulistyo-Basuki (1992:12-13) Ciri dokumen dapat dikelompokkan menjadi

dua kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok

berdasarkan ciri intelektualnya. Ciri fisik mencakup berat, tinggi, tata letak, proses

pembuatan, frekuensi waktu, dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria

seperti tujuan dokumen, isi, subjek, jenis kepengarangan, sumber, metode

penyebaran, keaslian karya, ancaman, dan lain - lainnya

DOKUMENTASI

Ig. Wursanto (1995:43-47) Arti dokumentasi bermacam-macam. Tergantung

dari segi peminjamannya. Ada orang yang memberikan definisi dokumentasi dari segi

materialnya, dan di lain pihak memberikan definisi dokumentasi sebagai kegiatan atau

pekerjaan yang aktif.

Kamus Administrasi Perkantoran memberikan definisi tentang dokumentasi

dan pendokumenan atau documentation dengan mempergunakan dua sumber sebagai

berikut:


commit to user

a. International Federation for Dokumentation memberikan pengertian bahwa

dokumentasi (documentation) adalah pengumpulan, penyusunan dan pengelolaan

berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.

b. Seminar Dokumentasi/ Arsip Kementerian-kementerian

Seminar ini diadakan di Jakarta, berlangsung dari tanggal 28 Februari sampai dengan

2 Maret 1957, memberikan perumusan bahwa Dokumentasi adalah suatu usaha aktif

bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan

bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi

tersebut.

Dua definisi ini jelas memberikan suatu pengertian bahwa dokumentasi

merupakan kegiatan atau aktivitas atau pekerjaan aktif.

Pengantar Ilmu Dokumentasi (Trimo, 1987), dalam buku Ig. Wursanto

(1995:43-47), terdapat beberapa definisi tentang dokumentasi, yang dapat kami

kutipkan sebagai berikut :

a. Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan

maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi,

pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun

spesifikasi-spesifikasi, hasil-hasil karya terbaru di bidang-bidang tertentu yang

dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan

mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya.

b. Dokumentasi merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercatat dan

memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen,

termasuk didalamnya: seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun

keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem

(pembinaan, pengembangan sistem informasi manajemen).

Berdasarkan beberapa pengertian di atas selanjutnya dapat diambil kesmpulan

bahwa pengertian definisi dapat ditafsirkan dalam dua versi, yaitu :


commit to user

Versi pertama, dokumentasi sebagai kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam

bentuk tulisan, cetakan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukan secara

selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan.

Sebagai kumpulan dokumen, maka titik beratnya terletak pada segi pembinaan han

pengembangan kumpulan dokumen tersebut.

Versi yang kedua, dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan

proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen

tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para

pemakai jasa informasi.

Dalam buku ini pengertian dokumentasi diartikan menurut versi kedua,

sedangkan dalam versi yang pertama kita artikan sebagai dokumen. Dengan demikian

dapat dikatakan bahwa dokumen menunjukkan segi materialnya (recorded material),

sedangkan dokumentaasi menunjukkan kegiatannya, suatu pekerjaan aktif yang

berhubungan dengan pengumpulan, penyusunan, pengolahan, mempersatukan, dan

menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk

memenuhi pihak-pihak yang memerlukan.

Bidang dan Sumber Dokumentasi

Setelah kita memperhatikan pengertian dokumentasi tersebut, dapatlah

diketahui bahwa bidang gerak dokumentasi lebih luas daripada kearsipan. Kearsipan

merupakan bagian dari dokumentasi, bidang dokumentasi dapat dibagi menjadi 3

bidang, yaitu :

1. Dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka.

2. Dokumentasi kolporil ( corporeanl ) atau dokumentasi benda, uang merupakan

bahan-bahan bagi dokumentasi museum-museum.

3. Dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan.

· Dengan demikian dokumentasi meliputi tugas kearsipan, perpustakaan dan

kemuseuman, sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun.


commit to user

- Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan mengumpulkan bahan-

bahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan menyeleksi bahan-bahan/ informasi.

- Mengolah bahan-bahan, data-data/fakta serta sumber informasi yang relevan.

- Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data/ fakta-fakta tersebut secara sistematis.

- Mempersatukan/ mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang berkaitan satu

sama lain.

- Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta, dokumen tersebut untuk memenuhi kebutuhan

bagi pihak yang memerlukan.

- Menyiapkan dan memelihara bahan-bahan, data, dokumen secara sistematis.

- Menyebarluaskan bahan-bahan, data, fakta, dokumen secara selektif kepada pemakai

jasa atau kepada pihak yang memerlukan, baik yang diminta yang tidak meminta.

Tujuan Dokumentasi

Dalam Pasal 2 ayat (1) Peraturan presiden Nomor 20 Tahun 1961, ditetapkan

bahwa tugas kewajiban dokumentasi ialah menyediakan keterangan-keterangan dalam

bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil

kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-

keterangan tersebut. Ditegaskan lebih lanjut bahwa dokumentasi menjalankan

pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut (pasal 3)

a. Menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring,

difotokopi atau direkam dari segala dokumen pustaka.

b. Memberitahukan perihal tersedianya keterangan-keterangan itu,

c. Atas permintan menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari usaha dimaksud

pada angka/butir I.

· Sumber dokumentasi dapat mencakup bahan-bahan seperti:


commit to user

a. Buku, yang mencakup buku-buku seperti :

- Buku-buku referensi

- Buku pelajaran elementar

- Buku petunjuk atau buku pegangan atau handbook

- Buku laporan ( laporan yang telah dijilid)

- Buku monografi

- Disertasi

- Buku kamus (kamus perdagangan)

- Buku table-tabel

- Buku bibliografi

- Buku petunjuk telepon

b. Majalah-majalah yang memuat artikel-artikel hasil penelitian.

c. Surat kabar (Koran-koran)

d. Manuskrip/ naskah

e. Brosur, pamlet,leaflet.

f. Film

g. Slide, microfilm, microfiche

h. Foto, gambar, peta, grafik

i. Tape/video-tape

j. Catalog

k. Surat-surat, dan lain-lain


commit to user

B. PENGELOLAAN

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan

tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan

dan pencapaian tujuan.

Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang

dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan usaha-usaha

para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (T Hani Handoko, 1997:8)

Pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli Amsyah (1998:6)

pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan

dengan aman dan mudah ditemukan dengan cepat bilaman ditemukan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:444), Pengelolaan diartikan sebagai

berikut:

- Proses cara pembuatan mengelola.

- Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.

- Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.

- Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam

pelaksanaan dan mencapai tujuan.

Bank Dunia (2005) dalam buku Badri Munir Sukoco (2007:82)

menjelaskan bahwa tujuan Pengelolaan Dokumen yang terintegrasi adalah :

1. Untuk menjaga dokumen atau arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada

nilai kegunaannya

2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat,

digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

Sistem Penyimpanan Dokumen

Badri Munir Sukoco (2007: 96-99)

1. Sistem Sentralisasi

Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin

menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan

sesuai dengan keperluan yang dimaksud.


commit to user

Keuntungan

a. Mencegah duplikasi

Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan

subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau

pengguna akan terekam dengan baik.

b. Layanan yang lebih baik

Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan

layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri

kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen.

c. Adanya keseragaman

Semua dokumen yang terpusat pada pengelolaan dan penyimpanannya akan

dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawas.

d. Menghemat waktu

Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada suatu tempat

menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi.

e. Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor

Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen

beserta perlengkapan penyimpanannya.

f. Jasa kepada bagian lain

Sistem ini akan membebaskan bagian atau departemen lain dari masalah pemeliharaan

dokumen, dan sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas

mereka.

g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. Sistem ini juga akan menjadikan

keamanan dokumen lebih terjamin, karena sistem dokumen yang terpusat sehingga

lebih mudah dalam pengawasannya.


commit to user

h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer

dokumen.

i. Pelayanan dokumen dibawah satu atap.

Kerugian

a. Tidak semua departemen berdekatan dengan pusat document, sehingga terjadinya

penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen.

b. Kebocoran informasi.

c. Berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda.

d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

2. Sistem Desentralisasi

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-

masing unit.

Keuntungan

a. Dekat dengan pemakai.

b. Penggunaan dokumen dapat langsung diawasi.

c. Sistem ini sangant cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian

disimpan dibagian yang bersangkutan.

Kerugian

a. Pengawasan relative sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar dimasing-

masing bagian.

b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama.

c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan hanya menjadi salah satu fungsi dari

tenaga administrasi, kegiatan ini mengakibatkan layanan yang diterima kurang

memuaskan.

d. Sistem ini mengakibatkan kesulitan pemberkasan dengan dokumen yang relevan dan

berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namuan apabila telah ditetapkan aturan main

yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.


commit to user

e. Dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.

3. Sistem Kombinasi

Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah control

sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya

adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan

penjualan. Pada sistem kombinasi tangguang jawab sistem berada di pundak Manajer

Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan

dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan mnyususn dan mengembangkan

jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini

lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan

sekaligus anak perusahaan.

Keuntungan

a. Adanya sistem penyimpanan dan temu kembali yang seragam.

b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.

c. Menekan duplikasi dokumen.

d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang

lebih baik.

e. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan

pemusnahan.

Kerugian

a. Sulitnya pengguanaan dokumen yang dimaksud

b. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.

c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem

kombinasi walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara

cermat dan tepat.

Model Siklus Hidup Dokumen


commit to user

Badri Munir Sukoco, (2007: 95)

1. Penciptaan


commit to user

Tujuan pengindeksan ialah menjawab pertanyaan pemakai mengenai tujuan

sebuah dokumen serta apa manfaatnya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut biasanya

pengindeks mengingat tajuk umum berupa subjek, ancngan, cara, waktu, dan ruang.

- Subjek mengacu pada subjek atau topik yang dicakuo oleh dokumen atau pertanyaan.

- Ancangan memberitahukan pengindeks berbagai cara penyajianatau penataan subjek.

- Cara berarti pengindeks menjelaskan konteks tindakan, sebab musabab, akibat atau

sasaran.

- Waktu mengharuskan mengindeks menyatakan tahun atau periode kajian, karena

periode ini biasanya berbeda dengan tahun dokumen.

- Tempat memerlukan perhatian pengindeks, karena tempat ini berkaitan dengan

subjek.

Penyebab Kerusakan Dokumen

Sulistyo Basuki (1992:40-41)

a. Waktu menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin menguning,

serta warnanya pudar. Dokumen kuno serta bernilai tinggi hendaknya diusahan agar

dipegang sedikit mungkin.

b. Perbedaan iklim menyebabkan unit informasi didaerah tropis memerlukan mesin

pendingin udara. Adanya pengatur suhu ini bukannya suatu kemewahan melainkan

untuk menjaga agar perlengkapan yang peka dan canggih tidak cepat rusak.

c. Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap dokumen. Tingkat

kelembaban hendalnnya tetap konstan pada tingkat 40-45 %. Keadaan udara yang

sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen.

Kadang-kadang air lebih merusak daripada api, karena itu hendaknya jangan

memasang pipa air ditempat penyimpanan koleksi dokumen.

d. Ventilasi yang tidak memadai menyebabkan debu menumpuk serta merusak

dokumen. Hendaknya dilakukan tindakan pencegahan namun jangan sampai ventilasi

terbuka lebar-lebar karena aliran air yang kencang akan merusak dokumen.


commit to user

e. Sinar matahari dapat membuat kuning dan merusak dokumen disamping juga dapat

membuat pemakai cepat lelah. Hendaknya unit informasi dilengkapi dengan kaca

khusus dan tirai matahari.

f. Gangguan magnetis dapat merusak dokumen yang mengandung magnit seperti disket

dan pita magnetis. Dokumen semacam itu hendaknya tidak ditempatkan didekat

medan magnit seperti misalnya motor listrik.

g. Perantara kimia dapat juga merusak dokumen. Kertas mengalami kerusakan berat

akibat keasaman selulosa, juga akibat terjadinya polusi.

h. Perusak melalui tumbuh-tumbuhan mencakup lumut, jamur. Tumbuhan akibat dari

kelembaban tinggi.

i. Perusak berupa binatang berupa parasit kertas seperti ulat kayu dan binatang pengerat.

Salah satu pencegah ialah mengusahakan agar gedung unit informasi tetap bersih.

j. Perusak melalui manusia juga menyebabkan kerusakan pada dokumen. Koyaknya

dokumen dapat dicegah dengan menjilid atau menyimpannya dalam kotak.

Fasilitas dan Perlengkapan

Program atau telaah awal mencakup :

Pertimbangan umum : sumber daya keuangan: letak/lokasi luas yang tersedia

dan luasyang diperlukan, jumlah staff serta kualifikasi mereka, tujuan dan fungsi unit

informasi, kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tujuan dan fungsi unit, pemakai,

keperluan pemakai, serta perilaku cari informasi, infrasruktur yang ada, fasilitas

informasi yang berdekatan dengan unit informasi, dan kemajuan dalam teknologi

informasi.

Pertimbangan teknis. Telaah awal hendaknya menentukan kondisi optimal bagi

pemanfaatan ruang dan perlengkepan, pangewatan dokumen, dan kenyamanan

pemakai, serta pertimbangan faktor :

1. Cuaca

Kekeringan dan kelembaban yang tinggi akan menyebabkan kerusakan.


commit to user

2. Penerangan

Sinar matahari langsung dapat merusak dokumen.

3. Akustik

Ruang kerja harus dipisah dari sumber kebisingan seperti koridor, ruang mesin, dan

ruang dokumen suara.

4. Masalah khusus

Penggunaan dokumen audio-visual dan mikro bentu memerlukan teknik pengawetan

tertentu.

5. Keamanan

Pencegahan kebakaran dengan menggunakan bahan tahan api, gawai pengamanan dan

alat pengamanan dan alat pemadam kebakaran.

Sulistyo Basuki (1992:114)

C. METODOLOGI PENGAMATAN

a. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta. Jln. Bhayangkara No. 3, Telp. (0271) 714886 Fax. (0271) 731093

Surakarta 57141.

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan sebagai

berikut:

o Terdapat masalah yang ingin dikaji dan diamati sesuai dengan judul pengamatan,

karena kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan

professional dalam pelayanan yang mempunyai tujuan agar terwujudnya masyarakat

kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik. Maka

dari itu penulis mengambil judul “Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada Bagian


commit to user

Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta”

o Di lokasi, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang

memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan

permasalahan yang diamati.

o Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.

b. Jenis Pengamatan

Observasi berperan aktif, sehingga jenis laporan ini adalah deskriptif kualitatif.

Observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus, dan penulis tidak bersikap pasif

sebagai pengamat, melainkan berbagai peran dimungkinkan dalam suatu situasi yang

berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa

diperolehnya yang bisa bermanfaat bagi pengumpulan data. pengamat bahkan

berperan yang tidak hanya dalam bentuk berdialog atau bercakap yang mengarahkan

pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-

peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya.

c. Sumber Data

Sumber Data merupakan hal yang sangat penting bagi pengamat karena

ketetapan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketetapan dan

kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh (H.B Sutopo, 2002:49).

1. Informan

Jenis sumber data yang berupa manusia yang sering dikenal sebagai nara sumber

dengan pengertian bahwa pengamat dan nara sumber memiliki posisi yang sama dan

nara sumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang memberikan pengamat,

tetapi ia lebih bisa memilih arah dan selera dengan menyajikan informasi yang ia

miliki. Yang dapat dijadikan sebagai Nara sumber/informan dalam pengamatan ini

adalah :


commit to user

o Bagian Dokumentasi dan Informasi yang mengelola semua jenis dokumen-dokumen.

o Seksi Pengelolaan Dokumen yang mengelola dokumen, menghimpun, dan

merencanakan penggunaan dokumen.

o Seksi Pelayanan Dokumen yang melaksanakan pelayanan dokumen serta menyiapkan

bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi pelayanan dokumen.

o Bagian umum yang mengurusi segala kegiatan kantor.

2. Sumber Tertulis

Sumber tertulis merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu

peristiwa tertentu, namun dapat diartikan pula sebagai catatan rekaman yang lebih

bersifat formal dan terencana dalam organisasi sebagai bagian dari mekanisme

kegiatannya. Dalam penelitian ini yang dapat dijadikan sebagai sumber data adalah :

o Sumber Dokumen : Dengan cara mencari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan

sejarah dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dan informasi

tentang berbagai macam kegiatan yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta tersebut.

o Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang berbagai

pengelolaan dokumen Akta Kelahiran di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta.

d. Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, penulis menggunakan cara metode sebagai

berikut:

o Wawancara

Merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta dilapangan

yang prosesnya dilakukan secara langsung dengan bertatap muka langsung (face to

face) dengan nara sumber. Langkah ini termasuk salah satu teknik untuk memperoleh

informasi dengan cara mewawancarai langsung dengan pihak-pihak yang

bersangkutan di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

untuk memperoleh data penunjang yang relevan.

o Observasi


commit to user

Metode dengan cara-cara pengumpulan data dengan mengamati, melihat,

mendengarkan dan menganalisis serta mengadakan pencatatan secara sistematis

mengenai tingkah laku dengan melihat dan mengamati individu atau kelompok secara

langsung terhadap kondisi dan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran

nyata kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

o Metode Kepustakaan

Yaitu segala usaha dan cara yang dilakukan oleh pengamat untuk

menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau

sedang diamati dengan membaca, menelusuri serta menelaah buku pedoman, buku-

buku ilmiah, daftar atau table, ensiklopedia, perundang-undangan dan sumber-

sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain serta dengan buku-buku lainnya

sebagai referensi dan menggali teori-teori yang berkembang yang ada hubungannya

denga materi pengamatan, sehingga dapat dipercaya kebenarannya. ( H.B Sutopo,

2002:58 )

e. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam pengamatan ini menggunakan model data analisis interaktif ( H.B

Sutopo, 2002:91-96 ). Di dalam model ini ada tiga komponen analisis, yaitu reduksi

data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasinya. Kegiatan dilakukan

bersamaan dengan proses pengumpulan data dalam bentuk siklus interaksi. Adapun

tiga komponen tersebut adalah:

o Reduksi data

Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis dari laporan.

o Penyajian data

Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa yang akan

terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain.

o Penarikan kesimpulan

Pada awalnya kesimpulan tersebut kurang jelas, kemudian meningkat dan

mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses

pengumpulan data berakhir.


commit to user

Model Analisis Interaktif

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintah Daerah (menggantikan UU No. 22/1999). Pemerintah kota disamping

dituntut lebih professional didalam memberikan keleluasaan kepada Pemerintah

Daerah untuk menyelenggarakan otonomi guna untuk menentukan dan melaksanakan

kebijakan atas prakarsa sendiri berdasarkan dengan potensi daerah.

Hal tersebut membawa konsekuen dalam sistem penyelenggaraan

pemerintahan dimana asas dekonsentrasi yang dahulu terdapat dipemerintah Pusat,

dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah

Daerah ( menggantikan UU No 22 Tahun 1999) terjadi perubahan, dimana daerah

terbentuk berdasarkan asas desentralisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari Peraturan

Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998 Tentang Penyerahan Sebagian Urusan Pemerintah

di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah

Reduksi Data

Pengumpulan Data

Sajian Data

Penarikan simpulan/ Verifikasi


commit to user

Kota Surakarta mengeluarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang

Susunan Organisasi dan tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk

didalamnya mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota

Surakartaini, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan urusan Pusat

sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Surakarta.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ini berdiri pada

tanggal 1 januari 2001, dimana 1 (satu) hari sebelumnya yaitu pada tanggal 31

desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya. Dengan demikian mulai 1

januari 2001 segala hal yang berkaitan dengan administrasi kependudukan dan

pencatatan sipil menjadi tugas dan wewenag Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta.

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi

Menurut perda Nomor 6 Tahun 2001, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta memiliki tugas pokok, visi, dan misi sebagai berikut :

1. Tugas Pokok

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mempunyai tugas

menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan

sipil.

2. Visi

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah professional

dalam pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas

serta mempunyai alat bukti yang otentik.

3. Misi


commit to user

Adapun misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Surakarta adalah,

a. mewujudkan pelayanan masyarakat dibidang tertib administrasi kependudukan yang

mudah, tepat, cepat, dan pasti.

b. Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara professional

c. Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif

d. Melaksanakan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima

e. Memberikn kontribusi kepada Pendapatan Asli Daerah (PAD) dalam rangka

pelaksanaan otonomi daerah

C. Susunan Organisasi

Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Surakarta berdasarkan

perda Nomor 6 tahun 2001, terdiri dari:

1. Kepala dinas

2. Bagian Tata Usaha, terdiri dari :

a. Sub Bagian umum

b. Sub Bagian Kepegawaian

c. Sub Bagian keuangan

3. Sub Dinas program, terdiri dari :

a. Seksi Perencanaan

b. Seksi Pengendalian

4. Sub dinas Kependudukan, terdiri dari :

a. Seksi pendaftaran Penduduk

b. Seksi mutasi Penduduk


commit to user

5. Sub Dinas Catatan Sipil, terdiri dari:

a. Seksi perkawinan dan perceraian

b. Seksi kelahiran, kematian, pengakuan,dan pengesahan anak

6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi, terdiri dari :

a. Seksi pengelolaan dokumen

b. Seksi pelayanan dokumen

c. Sekdi penyuluhan

7. Kelompok Jabatan Fungsional,terdiri dari :

a. Pranata komputer

b. Aspirasi

c. Pustakawan

Untuk lebih jelas susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Kota Surakarta tersebut akan digambarkan (gambar III.1) bentuk bagan organisasi

sebagai berikut


commit to user

Gambar III.1

Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

KEPALA

KELOMPOK JABATAN

FUNGSIONAL

BIDANG DATA DAN STATISTIK

BIDANG PENDAFTARAN

PENDUDUK

BIDANG PENCATATAN

SIPIL

BIDANG DOKUMENTASI

DAN INFORMASI

SEKRETARIAT

SUB BAGIAN UMUM

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

SUB BAGIAN KEUANGAN

SEKSI PENGOLAHAN

DATA DAN STATISTIK

SEKSI SISTEM

TEKNOLOGI INFORMASI

SEKSI PENDAFTARAN

PENDUDUK

SEKSI MUTASI PENDUDUK

SEKSI PERKAWINAN

DAN PERCERAIAN

SEKSI KELAHIRAN KEMATIAN

PENGAKUAN ANAK DAN

PENGESAHAN ANAK

SEKSI PENGELOLAAN DOKUMENTASI

SEKSI PENYULUHAN

DAN PELAYANAN INFORMASI


commit to user

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural

Berdasarkan Keputusan Walikota Nomor 26 tahun 2001 tentang pedoman

uraian tugas dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta, maka uraian

tugas jabatan structural Dinas Kendudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta adalah

sebagai berikut :

1. Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di bidang

kependudukan dan catatan sipil, meliputi :

a. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas sesuai dengan program

pembangunan daerah ( Propeda ).

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk/arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi, memeriksa, dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan

peningkatan kerja.

e. Merumuskan kebijakan teknis pemberian bimbingan, dan pembinaan di bidang bina

program, kependudukan, catatan sipil, serta dokumentasi dan informasi.

f. Menyelenggarakan penyuluhan serta dokumentasi kependudukan dan catatan sipil.

g. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional.

h. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna kelancaran pelaksanaan tugas.

2. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,

kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh

kepala Dinas, meliputi:

a. Sub Bagian Umum

Sub bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat,

kearsipan, pengadaan, perjalanan dinas, rumah tangga, pengelolaan inventaris,

pengaturan penggunaan kendaraan dinas serta perlengkapanya, hubungan masyarakat

dan system jaringan Dokumentasi dan informasi Hukum.

b. Sub Bagian Kepegawaian

Sub bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi

kepegawaian, antara lain meliputi :

1) Menyimpan dan mengelola bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai.


commit to user

2) Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikkan

pangkat, perpindahan, pemberhentian, pension, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.

3) Mengelola data dan dokumentasi pegawai.

4) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan calon

peserta ujian dinas pegawai.

5) Mengusulkan Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )

6) Menyiapkan dan memproses Daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan

Laporan Pajak-Pajak Pribadi ( LP2P )

c. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi

keuangan, antara lain meliputi :

1) Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Daftar Usulan

Kegiatan daerah ( DUKDA ) dan Daftar Usulan Proyek Daerah

( DUPDA ).

2) Menyusun Daftar Isian Kegiatan Daerah ( DIKDA ) dan Daftar Isian Proyek Daerah (

DIPDA ) atas anggaran yang telah ditetapkan.

3) Melakukan pengawasan laporan keuangan bendahara rutin dan pembangunan.

4) Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran dan bahan perhitungan anggaran.

5) Menyelenggarakan teknis dan tertib administrasi pembukuan, pertanggung jawaban

dan laporan keuangan.

6) Menyelenggarakan pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji pegawai.

3. Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana

strategis dan program kerja tahunan dinas, monitoring dan pengendalian serta evaluasi

dan pelaporan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala dinas,

meliputi :

a. Seksi Perencanaan

Seksi Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menganalisa,

dan menyajikan data sebagai bahan penyusunan rencana strategis dan program kerja

tahunan Dinas.


commit to user

b. Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan

Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan

monitoring dan pengendalian, analisa, dan evaluasi data, serta menyusun laporan hasil

pelaksanaan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas.

4. Sub Dinas Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan

pendaftaran dan mutasi penduduk sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh

Kepala Dinas, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan teknis di bidang pendaftaran dan

mutasi penduduk.

2) Mengumpulkan dan mengolah data dan informasi kependudukan.

3) Menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan

4) Melaksanakan administrasi kependudukan.

Sub Dinas Kependudukan ini, terdiri dari :

a. Seksi Pendaftaran Penduduk

Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan

pelaksanaan pendaftaran penduduk, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan pendaftaran penduduk.

2) Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK).

3) Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu

Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).

4) Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam penerbitan Kartu

Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan

Kartu Identitas Tamu (KIT).


commit to user

b. Seksi Mutasi Penduduk

Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan

palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan mutasi penduduk.

2) Melaksanakan pelayanan transmigrasi.

3) Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke daerah asal.

5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan, penertiban,

dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan

oleh Kepala Dinas, meliputi :

1) Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran,

perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan pengesahan anak diluar kawin serta

kematian beserta pendukungnya.

2) Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan perubahan akta catatan sipil.

3) Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang mengalami kesulitan.

4) Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan administrasi penyelenggaraan

pencatatan dan penerbitan akta catatan sipil.

Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari :

a. Seksi Perkawinan dan perceraian

Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas melaksanakan pelayanan

pencatatan perkawinan dan perceraian, termasuk penerbitan salinan kutipan dan

perubahan.

b. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak

Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian,


commit to user

pengakuan dan pengesahan anak dan adobsi,serta memprosesnya beserta administrasi

pendukungnya.

6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas menyelenggarakan

pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen dan informasi,

serta melaksanakan penyuluhan sesuai denagan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh

Kepala Dinas

Sub Dinas Dokomentasi dan Informasi ini terdiri dari :

a. Seksi Pengelolaan Dokumen

Seksi Pengelolaan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan

dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan penggunaan dokumen sesuai

dengan peruntukannya, dan melaksanakan tugas dokumentasi.

b. Seksi Pelayanan Dokumen

Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pelayanan

dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi

pelayanan dokumen.

c. Seksi Penyuluhan

Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan serta

menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan

JENIS PELAYANAN

Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan pendaftaran

penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk yaitu mencakup

kegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta perubahannya yang

meliputi:

1. Kartu Tanda Penduduk

2. Kartu Keluarga


commit to user

3. Kartu Identitas Anak

4. Kartu Identitas Tamu

5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara

Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi pelayanan akta

otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu:

1. Akta Kelahiran

2. Akta Perkawinan

3. Akta Perceraian

4. Akta Kematian

5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak

6. Akta Pengangkatan Anak

7. Akta Perubahan Nama

Selain pendafatarn penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayana yaitu Kutipan Akta dan

Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan pokok yang dikutip

dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang sah bagi diri yang

bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran, perkawinan, perceraian,

kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nama.

Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan lengkap akta

catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil.

Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat digunakan demi

kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang digunakan dalam menyelenggarakan

pemerintahan dan pemberian pelayanan di bidang kependudukan dan catatan sipil.


commit to user

Lebih lanjut pada tabel I akan disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu sebagai berikut:

Tabel I

Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Tahun 2011

No Jenis Inventaris Jumlah

1 Ruangan 9

2 Meja 61

3 Kursi 160

4 Almari Besi 15

5 Almari Kayu 5

6 Filling Kabinet 15

7 Mesin Ketik 12

8 Komputer 30

9 Printer 30

10 Mesin Fax 1

11 Pesawat Telepon 3

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan yang dimiliki Dinas

Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu:

1. Ruang Kepala Dinas

2. Ruang Tata Usaha (Bagian Umum)

3. Ruang Tata Usaha (Bagian Kepegawaian)

4. Ruang Rapat

5. Ruang Bina Program

6. Ruang Perkawinan

7. Ruang Kependudukan


commit to user

8. Ruang Catatan Sipil

9. Ruang Komputer

DASAR HUKUM

a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa.

b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang Pencatatan Sipil

Golongan Tionghoa.

c. Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad 1927 No. 564 tentang Pencatatan Sipil

bagi orang Indonesia.

d. Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang Pencatatan Sipil bagi

golongan Indonesia, Jawa, Madura dan Minahasa.

e. KUH Perdata ( BW )

f. UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.

g. UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

h. Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 Tahun 1974.

i. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang Pendaftaran Penduduk

dan Akta Catatan Sipil.

j. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Perda

No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan

Sipil.

k. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan

Informasi Administrasi Kependudukan.

l. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo No 470 / 151/1/2005 tentang

Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.

m. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanan

Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002.

n. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Di Daerah.


commit to user

BAB IV

PEMBAHASAN

Pada pembahasan ini, penulis akan menguraikan bagaimana pengelolaan

Dokumen Akta Kelahiran pada bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

Menurut Kepmendagri nomor 90 Tahun 1987 Pasal 1 :

a. Akta pencatatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap seseorang

mengenai kelahiran, perkawinan, percaraian, kematian, pengakuan dan pengesahan

anak, pengangkatan anak dan perubahan nomor yang diterbitkan dan disimpan oleh

Kantor Catatan Sipil sebagai dokumen Negara.

b. Kutipan akta adalah catatan pokok tanggal dikutip dari akta pencatatan sipil dan

merupakan alat bukti sah bagi yang bersangkutan maupun pihak ke III mengenai

kelahiran, perkawinan, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan

anak dan perubahan nama.

c. Kutipan akta II dan seterusnya adalah kutipan Catatan Sipil yang kedua dan

seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil karena kutipan akta asli

hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang

berwajib.

d. Salinan akta adalah salinan lengkap isi akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Kantor

Pencacatan Sipil atas permintaan pemohon.

· Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan dokumen pada Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil mencakup dokumen masuk sampai dokumen

keluar.


commit to user

A. Dokumen Masuk

Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang diterima dari Bidang

Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan

digunakan sebagaimana fungsinya.

Adapun instruksi kerja penyerahan dokumen dari Bidang Pencatatan Sipil ke

Bidang Dokumentasi dan Informasi adalah sebagai berikut :

Gambar IV.1 Insruksi Kerja Penyerahan Dokumen

Mulai

Permohonan

Verifikasi

Validasi

penyerahan

PENGARSIPAN

Selesai


commit to user

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi

A.1 Mulai

A.2 Permohonan

Permohonan penyerahan dokumen pencatatan sipil dari bidang pencatatan sipil ke

bidang dokumentasi dan informasi:

1. Mengisi formulir Permohonan yang diisi oleh Bidang Pencatatan Sipil

2. Membuat daftar Dokumen yang diserahkan

- Daftar dokumen terdiri(Nomor,Jenis Dokumen,Tahun, Nomor urut, Jumlah)

Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen

No Jenis Akta Nomor Tahun Jumlah

1.

2.


3. Menyiapkan Dokumen yang diserahkan

- Dokumen Bidang Pencatatan Sipil berupa (berkas, register, agenda)

A.3 Verifikasi

1. Mencocokan daftar dokumen yang akan diserahkan yang dilakukan oleh bidang

dokumentasi dan informasi.

- Ada petugas khusus verifikasi, mengetahui tentang dokumen yang akan diserahkan

yang telah dibekali ketrampilan dan telah praktek.

- Ada daftar dokumen yang diserahkan


commit to user

- Melakukan pencocokkan daftar dengan dokumennya dari Bidang pencatatan sipil ke

bidang dokumentasi dan informasi, setiap dokumen yang diterima wajib dicocokkan

kebenarannya.

2. Menghitung kesesuaian daftar dengan dokumennya.

- Menghitung jumlah dokumen disesuaikan dengan daftar.

- Melakukan Pengecekan Jumlah dan kelengkapan Daftar dan dokumen yang akan

diserahkan

3. Mengisi formulir serah terima dan tanda tangan.

A.4 Validasi

1. Bidang dokumentasi dan informasi menyiapkan formulir serah terima

- Ada petugas khusus yang menangani.

- Ada daftar Dokumen yang diserahkan

2. Membubuhkan tanda pada formulir

- Memberikan tanda khusus pada formulir daftar dokumen yang telah cocok.

3. Membubuhkan paraf jika daftar telah sesuai dengan Dokumen yang diserahkan.

A.5 Penyerahan

1. Menyiapkan Berita Acara Penyerahan Dokumen

Berita Acara Penyerahan Dokumen dibuat rangkap 2 (dua), berita acara

merupakan perjanjian atau bukti outentik yang didalamnya menjelaskan tentang

terjadinya penyerahan dokumen akta kelahiran berupa berkas, register, dan agenda,

oleh Bidang pencatatan sipil dan di terima oleh Bidang dokumentasi dan informasi.

2. Memberikan Persetujuan

Membubuhkan paraf (dilakukan oleh seksi pengelolaan dokumentasi)


commit to user

3. Menandatangani Berita Acara Penyerahan Dokumen

- Bidang Pencatatan Sipil dan Bidang Dokumentasi dan informasi menandatangani

Berita Acara Penyerahan Dokumentasi, diketahui Kepala Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil.

- Dokumen-dokumen bidang pencatatan sipil diserahkan ke Bidang dokumentasi dan

informasi diklasifikasi berdasarkan jenis , nomer, dan tahun akta.

4. Setiap tiga bulan sekali, dari bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan

informasi khususnya seksi pengelolaan dokumentasi, melakukan pemeriksaan jumlah

berkas berita acara penyerahan yang telah diserahkan

A.6 Pengarsipan dokumen

1. Mengklasifikasikan Dokumen

- Ada petugas khusus yang mengetahui Jenis-jenis Dokumen Pencatatan Sipil dan

tentang pengelolaan dokumen.

- Menentukan berdasarkan berdasarkan jenis ,nomer ,dan tahun akta.

- Melihat secara detail kelengkapan dokumen tersebut.

2. Menjilid dokumen (berkas dan register)

- Register dijilid berdasarkan klasifikasi tahun pembuatan, jenis, dan nomor urut akta.

- Berkas akta pencatatan sipil sebagai data pendukung pembuatan akta pencatatan sipil

dijilid dan diklasifikasikan berdasarkan tahun pembuatan, jenis dan nomor urut akta.

- Setiap 50 berkas dijilid menjadi 1 buku

- 2 register dijilid menjadi 1 buku register (1 register terdiri dari 50 akta)

- Berkas dan register diberikan Cover Warna disesuaikan dengan kebutuhan

- Cover sampul Dokumen kelahiran (berkas dan register)

LB (Lahir Baru) : Warna Merah muda


commit to user

DIS (Dispensasi) : Warna Biru Muda

TP (Terlambat Pencatatan) : Warna Kuning Muda

3. Memberikan Label

- Membuat label yang ditempel pada Dokumen yang terdiri Jenis Dokumen, tahun

pembuatan, Nomor Urut. Dengan posisi label discover depan dan sisi kiri atas.

Gambar IV.3 Contoh Label

LB TAHUN 1985 301-400 (BK) L


Tujuan pemberian label yang berisikan nomor urut adalah agar pencarian

dokumen bisa mudah dilakukan memakai nomor urut dan mengklasifikasikan

berdasarkan jenis akta. Nomor urut dokumen juga merupakan nomor control. Pihak

pengelola bisa melacak setiap dokumen sehingga hilangnya dokumen dapat dicegah

atau disalah gunakan.

4. Mengurutkan dan Meletakan pada Rak / Lemari arsip / Roll O pact

- Membuat Bagan/Denah/Peta Dokumen diruangan Penyimpanan Dokumen Pencatatan

Sipil.

- Menata dan mengurutkan sesuai klasifikasi yang telah disepakati

5. Komputerisasi

- Cara menyimpan data selain dalam register dan berkas sebagai dokumen tertulis juga

dilaksanakan secara komputerisasi, dikembangkan oleh Software yang deprogram

sebagai Back Up data yang berfungsi :

1. sebagai pengaman data jika dokumen dalam bentuk register karena kerusakan, hilang

atau terbakar.

2. mempermudah penemuan data kembali guna penerbitan salinan atau kutipan akta.


commit to user

3. proses perubahan untuk pembetulan data lebih cepat.

4. mempercepat pelayanan.

6. Pemeliharaan

- memberi kipas angin karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk

terhadap dokumen. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena

juga mempercepat kerusakan dokumen.

- dengan menggunakan sedot debu (vacuum cleaner)

- memberi pengharum ruangan dan camper

- penyediaan masker dan sarung tangan

- melakukan pemegangan sedikit mungkin karena dokumen yang sudah sangat lama

tersimpan menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin

menguning, serta warnanya pudar.

- ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan dokumen cukup memadai

karena ventilasi yang sempit dapat mengakibatkan debu menumpuk dan dapat

merusak dokumen.

- membersihkan ruangan dilakukan setiap hari hal itu dapat mencegah datangnya ulat

kayu dan binatang pengerat yang dapat dengan mudah merusak dokumen.

- menjauhkan air dari dalam ruangan dokumen, karena air dapat mempercepat

kerusakan pada dokumen.

- menambal dokumen yang robek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang

baik.

- menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat yang menempel pada

dokumen.

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan salah satu petugas pengarsipan

dokumen akta kelahiran di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta, ibu Endah Murdiyah yang menyatakan bahwa proses dokumen masuk


commit to user

sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang

ditemui dikarenakan :

- Dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam,

banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan

computer.

- Terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah

ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen.

- Terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya.

(sumber : hasil wawancara, 24 februari 2011)

A.7 Selesai

B. Dokumen Keluar

Dokumen keluar dari Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang dikeluarkan karena

pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat

diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau

musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. setelah

pemohon mengajukan kutipan ke II, petugas pengelola dokumen melakukan

pencarian dokumen yang dibutuhkan pemohon.

Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan Akta ke-II

pemohon

Mengisi Permohonan

Kutipan


commit to user


B.1 Pemohon

Mendatangi bidang pencatatan sipil

B.2 Mengisi permohonan kutipan dengan melampiri :

- Laporan Polisi

- Fotocopy akta

- Kutipan Akta yang rusak (bila akta rusak)

- Fotocopy KTP pemohon

- Surat kuasa + Fotocopy KTP bila tidak hadir sendiri

B.3 Ke bidang dokumentasi dan informasi

Ke bidang dokumentasi dan

informasi

Ke bidang pencatatan sipil untuk di proses

Kutipan Akta

Diberikan pada


commit to user

Pada seksi Pengelolaan dokumen dengan membawa formulir permohonan

kutipan yang diberikan oleh Bidang Pencatatan Sipil, petugas pengelolaan dokumen

akan melakukan pencarian dokumen dan diserahkan kepada Bidang Pencatatan Sipil

untuk diproses.

Adapun instruksi kerja pencarian dokumen dari Bidang dokumentasi dan

informasi yang akan diserahkan ke Bidang pencatatan sipil untuk diproses adalah

sebagai berikut :

Gambar IV.5 Instruksi Kerja Pencarian Dokumen


mulai

Menerima Berkas

mengagenda

Verifikasi

ditemukan

selesai


commit to user

k. mulai

l. Menerima berkas

1. Petugas pengelola dokumen menerima Pengajuan Permohonan dari Bidang

Pencatatan Sipil yang dibawa langsung oleh pemohon. Pemohon mengisi formulir

tanda terima yang diberikan oleh petugas.

Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima

TANDA TERIMA

Telah terima berkas permohonan Pencarian Dokumen Akta Kelahiran / Perkawinan /Perceraian dan Kematian :

Nama : ………………………………………………………………………………………

No Akta : ……………………………………………………………………………………….

Surakarta , ……………….

Yang Menerima

(……………………………………)

Catatan :

Apabila dalam jangka waktu 2 minggu permohonan masuk yang telah memenuhi persyaratan tidak diurus ( yang bersangkutan ) maka harus memperbaharui permohonan awal.


commit to user


2. Disertakan formulir permohonan pencarian dokumen.

Gambar IV.7 Contoh Formulir Permohonan Pencarian Dokumen

FORMULIR ISIAN PENCARIAN DOKUMEN

Nama Pemohon :

Atas Nama :

Nomor Akta :

Tanggal Penerbitan :

Keterangan : Hadir sendiri / Dikuasakan

Lampiran-lampiran : - Fotocopy akta

Surat bukti kehilangan Fotocopy KTP/KK SBKRI/Ganti nama

Surakarta,………………

Pemohon

(Nama Pemohon)


3. Formulir Permohonan ditanda tangani pemohon dan Berkas Kelengkapan :

- Laporan Kehilangan

- Fotocopi dokumen yang dicari

- Fotocopi KTP pemohon


commit to user

- Surat kuasa bagi yang menguasakan disertai Fotocopi KTP yang diberi kuasa

- Formulir di tandatangani kasie di bidang Pencatatan Sipil untuk di antar ke Bidang

Dokumentasi dan Informasi.

m. Mengagenda

- Mencatat dalam buku agenda penerimaan permohonan pencarian dokumen, buku

agenda tersebut berisi rekap semua nama pemohon. 1 buku egenda digunakan untuk 1

tahun. Sehingga setiap buku agenda diberi cover untuk membedakan dan

mempermudah mengamati jumlah pemohon setiap tahunnya.

Gambar IV.8 Contoh Label Agenda

BUKU PENCARIAN DAN PENEMUAN DOKUMEN TAHUN 2011


n. Memverifikasi

- Memcocokkan permohonan pencarian dokumen dengan berkas yang dilampirkan

- Pencarian Dokumen

- Petugas mencari dokumen di ruang arsip dan memberikan keterangan ditemukan atau

tidak ditemukan.

- membubuhkan paraf seksi pengelolaan dokumen dan ketua bidang dokumentasi dan

informasi.

e. Ditemukan

- Bila telah ditemukan diserahkan bersama dokumen yang dicari

(register/berkas/agenda)

- Penyerahan dilakukan sendiri oleh pemohon Ke Bidang Pencatatan Sipil, disertai

dengan buku agenda penyerahan, dan formulir. berkas permohonan dapat proses atau

tidak akan diputuskan oleh Petugas Pencatatan Sipil. Sebelum menyerahkan dokumen


commit to user

akta kepada pemohon, dilakukan pengecekan ulang, agar tidak adanya kesalahan pada

kepemilikan dokumen tersebut berupa :

1. melihat nama pemohon

2. koreksi berkas (formulir permohonan, kelengkapan persyaratan)

3. catat dalam buku agenda (nama pemohon, nama kuasa, alamat pemohon)

4. berikan bukti tanda terima .

B.4 Dokumen diserahkan oleh Bidang Dokumentasi dan informasi ke Bidang Pencatatn

sipil untuk diproses.

B.5 Kutipan akta telah selesai, pihak Bidang pencatatan Sipil akan menghubungi

pemohon. Bidang pencatatan sipil mengembalikan dokumen asli ke bidang

dokumentasi dan informasi.

- Mengisi formulir tanda terima.

- Mencatat di buku Agenda dan tanda tangan sebagai tanda Dokumen Pencatatan sipil

telah diproses dan dikembalikan ke Bidang Dokumentasi dan Informasi berupa :

Berkas, Register dan Agenda.

Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil mengendalikan dokumen sesuai

dengan Prosedur Pengendalian Dokumen, meliputi:

- Pengesahan dokumen sebelum didistribusi

- Pengkajian dan pembaruan dokumen serta pengesahan ulang, jika ada

- Perubahan dan status revisi teridentifikasi dengan baik

- Dokumen dengan revisi terakhir tersedia pada lokasi kerja

- Dokumen teridentifikasi dan mudah diakses

- Dokumen eksternal teridentifikasi, serta terkendali pendistribusiannya

- Pencegahan terhadap penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku


commit to user

C. Pemusnahan dokumen

Pemusnahan atau penyusutan dokumen tidak dilakukan oleh Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil dikarenakan semua jenis dokumen yang

disimpan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen

asli yang akan digunakan sampai batas waktu yang tidak ditentukan, karena

merupakan dokumen resmi yang diterbitkan yang merupakan bukti kuat atas lahirnya

seseorang. (sumber : hasil wawancara, 4 Maret 2011).

D. Program pengawasan

Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil juga memiliki program

pengawasan. Kerahasiaan dokumen dan cara melindungi dokumen agar tidak

disalahgunakan. Metode dan teknik yang akan digunakan untuk menjaga agar

salinan/akta tidak disalahgunakan atau bahkan di pakai untuk tindak kejahatan.

Dokumen kelahiran yang paling banyak disalahgunakan karena banyak lembaga yang

mengakuinya sebagai dokumen yang menunjukkan jati diri. Karena itulah dokumen

penting sebaiknya tidak digunakan sebagai dokumen umum. Cara ini juga dapat

mencegah seseorang untuk menyalahgunakan dokumen penting. Akta hanya boleh

dikeluarkan bagi mereka yang berhak memintanya.

Penggunaan kertas pengamanan khusus untuk mencetak akta juga dapat

mencegah pemalsuan dokumen.

Menyelenggarakan program pengawasan yang efektif adalah bagaimana

caranya membuat dokumen aman tapi pada saat yang sama harus memberikan

pelayanan yang baik bagi masyarakat. pemohon yang berhak dan membutuhkan akta

kelahiran mereka biasanya ingin bisa mendapatkan secepat mungkin. Kantor

pencatatan sipil menerima permohonan dari pemohon yang datang langsung, ada juga

pemohon yang menelepon. Satu metode yang berhasil dijalankan selama bertahun-

tahun agar dokumen tersebut tidak jatuh kepada orang yang salah adalah dengan


commit to user

meminta pemohon menjawab sejumlah pertanyaan pada formulir permohonan yang

biasanya hanya diketahui oleh pemohon atau orang lain yang dekat dengan pemohon.

Jika pemohon tidak menjawab pertanyaan tersebut atau informasi yang disampaikan

tidak benar atau tidak sesuai maka petugas akan bertanya lebih banyak kepada

pemohon. Petugas berhak meminta bukti identitas lain jika pemohon dianggap

mencurigakan. (sumber : hasil wawancara 4 Maret 2011)

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan Dokumen di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

1. Tata ruang kearsipan

Salah satu faktor yang mempengaruhi pengelolaan dokumen di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah tata ruang. Penataan ruang penyimpanan

dokumen, sudah cukup baik dengan memperhatikan factor-faktor sebagai berikut :

- Pengaturan suhu ruangan

- Cahaya yang cukup, yaitu ruangan tidak langsung terkena sinar matahari.

- Ruang penyimpanan dokumen yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.

(sumber: hasil wawancara, 4 Maret 2011)

2. Menggunakan fasilitas yang tepat

Dalam rangka menunjang pelaksanaan pengelolaan dokumen di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperlukan adanya sarana

maupun prasarana yang memadai. Dalam hal ini Kantor Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil menggunakan fasilitas-fasilitas yang dipergunakan dalam

Pengelolaan Dokumen, diantaranya yaitu :

a. Alat penerimaan

- Meja Kerja

Dalam menerima dokumen sampai keluarnya dokumen menggunakan fasilitas ini

tepat untuk memilah-milah dokumen yang akan diterima maupun yang akan di

keluarkan.


commit to user

- Time stamp

Adalah alat yang digunakan untuk menandai dokumen saat datang.

b. Alat penyimpanan dokumen

- Roll o’Pact

Yaitu lemari besi tempat untuk menyimpan dokumen.

c. Alat pelaksanaan korespondensi

- komputer

alat ini digunakan untuk memproses segala yang berkaitan dengan kegiatan didalam

perkantoran.

- Stempel

Alat untuk menandakan dokumen dengan tanda yang dapat berupa logo instansi,

tanggal, tanda tangan, tulisan singkat lainnya yang sering digunakan didalam kantor

guna mempercepat penyelesaian pekerjaan.

3. Petugas pengelolaan dokumen

Setiap hari kerja, organisasi menciptakan dokumen yang dapat menjadi data

yang melatarbelakangi pengambilan keputusan dan perencanaan dimasa depan, guna

mendukung proses tersebut dibutuhkannya pegawai yang dapat mengelola dokumen-

dokumen tersebut secara tertib sehingga mudah dalam penemuan kembali.

Di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

menetapkan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh petugas pengelolaan

dokumen :

- Ketelitian

Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil

- Kecerdasan

Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk

membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang

tercantum pada dokumen-dokumen.

- Kecekatan


commit to user

Memiliki sifat kecermatan

Memiliki pertimbangan yang baik

- Kerapian

(sumber : hasil wawancara 4 Maret 2011)


commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh pengamat dari pembahasan

sebelumnya, maka pengamat dapat mengambil kesimpulan tentang pengelolaan

dokumen akta kelahiran adalah :

a. Dokumen Masuk

Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang diterima dari Bidang

Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan

digunakan sebagaimana fungsinya.

· Permohonan

Permohonan penyerahan dokumen pencatatan sipil dari bidang pencatatan

sipil ke bidang dokumentasi dan informasi, dengan mengisi formulir Permohonan

yang diisi oleh Bidang Pencatatan Sipil, membuat daftar Dokumen yang diserahkan,

menyiapkan Dokumen yang diserahkan.

· Verifikasi

Mencocokan daftar dokumen yang akan diserahkan yang dilakukan oleh

bidang dokumentasi dan informasi, menghitung kesesuaian daftar dengan

dokumennya, mengisi form serah terima dan tanda tangan.

· Validasi

Bidang dokumentasi dan informasi menyiapkan formulir serah terima,

membubuhkan tanda pada formulir, membubuhkan paraf jika daftar telah sesuai

dengan Dokumen yang diserahkan.

· Penyerahan

Menyiapkan Berita Acara Penyerahan Dokumen, memberikan Persetujuan,

menanda tangani Berita Acara Penyerahan Dokumen, setiap tiga bulan sekali, dari


commit to user

bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi khususnya seksi

pengelolaan dokuemntasi, melakukan pemeriksaan jumlah berkas berita acara

penyerahan yang telah diserahkan

· Pengarsipan dokumen

Mengklasifikasikan Dokumen, menjilid dokumen (berkas dan register),

memberikan Label, mengurutkan dan Meletakan pada Rak / Lemari arsip / Roll O

pact

1. Komputerisasi

Cara menyimpan data selain dalam register dan berkas sebagai dokumen

tertulis juga dilaksanakan secara komputerisasi

2. Pemeliharaan

- memberi kipas angin karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk

terhadap dokumen. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena

juga mempercepat kerusakan dokumen.

- melakukan pemegangan sedikit mungkin karena dokumen yang sudah sangat lama

tersimpan menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin

menguning, serta warnanya pudar.

- ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan dokumen cukup memadai

karena ventilasi yang sempit dapat mengakibatkan debu menumpuk dan dapat

merusak dokumen.

- membersihkan ruangan dilakukan setiap hari hal itu dapat mencegah datangnya ulat

kayu dan binatang pengerat yang apat denngan mudah merusak dokumen.

- menjauhkan air dari dalam ruangan dokumen, karena air dapat mempercepat

kerusakan pada dokumen.

- menambal dokumen yang robek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang

baik.


commit to user

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan salah satu petugas pengarsipan

dokumen akta kelahiran di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta, ibu Endah Murdiyah yang menyatakan bahwa proses dokumen masuk

sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang

ditemui dikarenakan :

- Dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam,

banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan

computer.

- Terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah

ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen.

- Terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya.

(sumber : hasil wawancara, 24 februari 2011)

b. Dokumen keluar

Dokumen keluar dari Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang dikeluarkan karena

pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat

diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau

musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib.

· Menerima berkas

Petugas pengelola dokumen menerima Pengajuan Permohonan dari Bidang

Pencatatan Sipil yang dibawa langsung oleh pemohon, disertakan formulir

permohonan pencarian dokumen, formulir Permohonan ditanda tangani pemohon dan

Berkas Kelengkapan

· Mengagenda

Mencatat dalam buku agenda penerimaan permohonan pencarian dokumen,

buku agenda tersebut berisi rekap semua nama pemohon.

· Memverifikasian


commit to user

Memcocokkan permohonan pencarian dokumen dengan berkas yang

dilampirkan, pencarian Dokumen, membubuhkan paraf seksi pengelolaan dokumen

dan ketua bidang dokumentasi dan informasi.

· Ditemukan

Penyerahan dilakukan sendiri oleh pemohon Ke Bidang Pencatatan Sipil,

disertai dengan buku agenda penyerahan, dan formulir. Jika kutipan akta telah selesai,

pihak Bidang pencatatan Sipil akan menghubungi pemohon. Bidang pencatatan sipil

mengembalikan dokumen asli ke bidang dokumentasi dan informasi

B. Saran

Dari kesimpulan penulis menyarankan beberapa hal tentang pengelolaan

dokumen akta kelahiran yaitu antara lain sebagai berikut :

1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) dan sarana prasarana dalam

menunjang dan memperlancar pelaksanaan tugas dengan cara menyelenggarakan

pelatihan computer bagi petugas pengelola dokumen, pelayanan dokumen pada

bidang dokumentasi dan informasi.

2. Pemberdayaan dan peningkatan kinerja pelayanan dokumen pada masyarakat.

3. Melakukan penataan arsip secara lebih teratur sehingga pencarian dokumen dapat

dilakukan secara cepat.

4. Meningkatkan ketrampilan petugas pengelolaan dokumen dengan mengadakan

bimbingan teknis berupa pelatihan komputer, penataan dokumen, dan pelayanan

masyarakat dalam pencarian dokumen agar dapat terpenuhi pelayanan dokumen

secara tertib, cepat, dan tepat.

PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN … · kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )...

Documents

Transcript of PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN … · kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )...