PENGELOLAAN DAN JAMINAN KEAMANAN ARSIP VITAL Di...
133
i PENGELOLAAN DAN JAMINAN KEAMANAN ARSIP VITAL Di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakan (S.IP) Oleh: GITA DWI NOVIANI NIM: 1112025100089 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439 H / 2018 M
Transcript of PENGELOLAAN DAN JAMINAN KEAMANAN ARSIP VITAL Di...
i
PENGELOLAAN DAN JAMINAN KEAMANAN ARSIP VITAL
Di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakan (S.IP)
Oleh:
GITA DWI NOVIANI
NIM: 1112025100089
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H / 2018 M
ii
iii
iv
i
ABSTRAK
Gita Dwi Noviani (1112025100089). Pengelolaan dan Jaminan Keamanan Arsip
Vital.di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H. Di bawah bimbingan Nurul
Hayati M.Hum. Program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pengelolaan arsip vital dan jaminan
keamanan arsip vital. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH dalam penyimpanan arsip vital menggunakan sistem
tanggal atau urutan waktu (chronological filing system). Dalam pengelolaan arsip
vital pada Notaris Mintarsih Natamihardja, SH ini belum terdapat jadwal retensi
arsip (JRA) dan menemukan kembali arsipnya yang cukup lama karena dilakukan
dengan cara manual yaitu dengan buku besar. Jaminan keamanan pada arsip vital
di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH dengan cara menggunakan lemari besi dan
menggunakan kamper untuk melindungi arsip dari serangga atau yang lainnya,
juga memberlakukan aturan yang hanya notaris dan pegawainya yang bisa
mengakses arsip tersebut. Dan dalam sistem jaminan keamanan arsip ada baiknya
didukung oleh fasilitas keamanan arsip seperti CCTV dan alarm kebakaran.
Kata kunci: pengelolaan arsip, arsip vital, jaminan keamanan arsip. Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH.
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil‘alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada
Allah SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan
rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul ―Pengelolaan dan
Jaminan Keamanan Arsip Vital (Studi Kasus Notaris Mintarsih Natamihardja,
SH)‖. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku Baginda
Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala
kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita.
Aamiin YRA.
Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam
peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga
skripsi ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan dan
Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu perpustakaan
dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
iii
5. Ibu Nurul Hayati M.Hum selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah
berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan
pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
6. Ibu Alfida MLIS, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
memberikan pengarahan dan serta masukan atas penelitian penulis.
7. Seluruh Bapak/Ibu Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas
Adab dan Humaniora UIN Syarif Hdayatullah Jakarta, yang telah memberikan
ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial, dan
keagamaan.
8. Ibu Hj. Mintarsih Natamihardja, SH, selaku Notaris yang telah memberikan
izin serta memberikan dukungan kepada penulis dalam melaksanakan
penelitian.
9. Kedua Orangtua ku, Bapak H Kasiyo dan Ibu Suhartini tercinta, terimakasih
bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan
materil serta untaian do‘a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian, dan
memberikan semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan skripsi
ini.
10. Kakak Ika Yuliastuti Handayani, dan Adik Silvia Nuur Hasannah yang telah
memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar
penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
11. Suamiku Ridwan Soleh dan ananda Ar Sakha Balad yang telah memberikan
dukungan, semangat dan kasih sayang dalam penyusunan skripsi ini.
12. Julyane Putri, Muhammad Gunawan, Berlin Rizky Indra Permata Sari, Arina
Elmadina, Adelia Rachma,Santy Puspita Dewi, Anita Aditya, Uluhiyah
iv
Mahmudah, Rury Agnesia, Ma‘rifatul Cholifah, Laga Al ahli, M. Braja, Ihsan
Rolis, Putra Arsy, Ahmad Subhan, Terimakasih telah memberikan semangat,
saran serta selalu memberikan keceriaan disela-sela kepenatan.
13. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan Milla, Ka Muthia, Ka puti, Ka
Annisya, Abdul Hafiz, Mohamad Nur (Cumi), M hidayat, Kibar, Tipung, Eko,
dan seluruh teman- teman Jurusan ilmu Perpustakaan yang lainnya yang tidak
bisa penulis sebutkan satu per satu semoga kita semua menjadi orang-orang
yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA.
14. Teman-teman KKN SENJA 2015 yang memberikan banyak pengalaman
selama pelaksanaan KKN di Desa Girimulya, Cibungbulang, Bogor.
15. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do‘a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan..
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‗tiada gading yang tak retak‘,
demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan
sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh
masukan berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan
skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk
sekecil apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca.
Jakarta, 10 Desember 2017
Gita Dwi Noviani
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................ iv
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ........................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah.................................................... 6 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................. 6 D. Definisi Istilah ....................................................................................... 7 E. Sistematika Penulisan ........................................................................... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 10 A. Arsip .................................................................................................... 10
1. Definisi Arsip ...................................................................................... 10 2. Jenis-Jenis Arsip ................................................................................. 11 3. Arsip Dinamis ..................................................................................... 12
4. Arsip Vital ........................................................................................... 14 5. Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital ........................................ 23
B. Pengelolaan Arsip ............................................................................... 28 1. Pengertian Pengelolaan Arsip ............................................................. 28 2. Aspek Pengelolaan Arsip .................................................................... 30
C. Jaminan Keamanan Arsip ................................................................... 56 1. Kerahasiaan Arsip ............................................................................... 59 2. Dasar Hukum Keterbukaan Dan Ketertutupan Arsip Di Indonesia .... 60 3. Sanksi Dalam Pelanggaran Kerahasiaan Arsip ................................... 61
D. Notaris ................................................................................................. 63 1. Profesi Hukum .................................................................................... 63
2. Kode Etik Notaris ................................................................................ 63
E. Penelitian Terdahulu ........................................................................... 64
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 67 A. Pendekatan dan Jenis Penelitian.......................................................... 67 B. Sumber Data ........................................................................................ 67 C. Pemilihan Informan ............................................................................. 68
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 68 E. Teknik Analisis Data ........................................................................... 70 F. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................................. 71
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 73 A. Profil Notaris Mintarsih Natamihardja................................................ 73
1. Struktur Organisasi ............................................................................. 73
2. Waktu Kerja ........................................................................................ 74
vii
3. Letak Geografis ................................................................................... 74 B. Hasil Penelitian dan Pembahasan........................................................ 74
1. Pengelolaan Arsip Vital Di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H ..... 74 2. Jaminan Keamanan Arsip Vital Di Notaris Mintarsih Natamihardja,
SH. ....................................................................................................... 82
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 86 A. Kesimpulan ......................................................................................... 86 B. Saran .................................................................................................... 87
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 92
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR TABEL
Table 2.1 Metode perlindungan arsip vital ........................................................... 27
Table 2.2 Daftar indeks ......................................................................................... 41
Table 2.3 Pola klasifikasi arsip ............................................................................. 42
Table 2.4 Jenis- jenis sanksi terhadap pelanggaran mengenai kerahasiaan arsip. 62
Table 3.1 Pemilihan Informan............................................................................... 68
Table 3.2 Tabel Jadwal Penelitian ........................................................................ 71
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 73
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan hal yang sangat
penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai
macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan dalam
menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi. Begitu juga dengan
kumpulan infomasi yang sering kita sebut dengan arsip.
Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain
media informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya. Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi
manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang melandasi pengambilan
tindakan, melakukan kegiatan sehari-hari, dan memori organisasi. Selain itu
juga merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan penyelenggaraan
administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola dengan baik pentingnya arsip.1
Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), 13.
2
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2
Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang saling
berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam
menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan dalam
menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan proses
administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip apapun jenisnya baik
yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan
diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit
kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip
biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu pada arsip
tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital
yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang
akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan
mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.3 Contoh
dari arsip vital ini antara lain Akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi,
kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.
Arsip dalam sebuah kantor diperlukan untuk memberikan pelayanan
kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal maupun eksternal
dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh
2 Republik Indonesia, ―Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan‖
(http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU432009Kearsipan.pdf, n.d.), di akses 10 Januari 2017. 3 Arma association of records and management administrations, arsip vital suatu garis
pedoman (yogyakarta: kantor arsip daerah, 1991), 1.
3
kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat
di sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan di sebuah kantor,
dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki
kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai
dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang
diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi,
mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi
pekerjaan.4
Arsip sebagai salah satu produk yang dihasilkan dalam kegiatan Notaris
merupakan suatu alat yang memberikan kontribusi dalam penyajian data dan
informasi untuk menunjang, mempengaruhi dan melandasi kebijakan
pengambilan keputusan bagi Notaris. Teknologi yang membantu tercapainya
tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi di suatu instansi
menjadi efektif dan efisien. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap
aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang
menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas
organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan
tersebut. Serta disisi lain, menjadi suatu tantangan untuk mengelola arsip itu
sendiri.
Notaris sebagai pejabat umum berwenang untuk membuat akta otentik
sebagaimana yang dimaksud dengan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004
tentang Jabatan Notaris. Akta otentik pada hakikatnya memuat kebenaran
4 Aditya Yudha Primantoro dan Muhsin Mushsin, ―Sistem Pengelolaan Arsip di kantor
Perum Perhutani divisi regional Jawa Tengah,‖ Economic Education Analysis Journal 4, no. 2
(2015): 365.
4
formal sesuai dengan apa yang diberitahukan klien kepada notaris.5 Oleh
karena itu dibutuhkan perlindungan hukum terhadap notaris dalam
menjalankan jabatannya selaku pejabat umum.
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program
yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur
penyimpanan dan prosedur perlindungan.6 Melalui program ini dapat dibuat
suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan
kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya
organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan
lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapat perhatian dan
perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini
memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan
dengan melakukan pengelolaan arsip, khususnya penataan dan perlindungan
arsip vital.
Proses penataan inilah akan menjadikan arsip vital di notaris Mintarsih
Natamihardja S.H dengan kurun waktu hampir 28 tahun dibuka dan pejabat
umum yang sudah senior dan sangat berpengalaman ini yang nantinya bisa
menemukan kembali arsipnya apabila arsip tersebut sewaktu –waktu
dibutuhkan oleh klien.
5 Republik Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004
tentang Jabatan Notaris‖
(http://www.hukumonline.com/pusatdata/downloadfile/lt4ecb7b47014/parent/19754, n.d.), diakses
12 Februaru 2017. 6 Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinams (Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama, 2013), 229.
5
Berdasarkan observasi awal dan wawancara dengan staff notaris Mintarsih
dikatakan adanya masalah dalam penyimpanan arsip vital. Arsip dengan kurun
waktu yang lama dalam penyimpanan akan berpengaruh dengan penataan
arsip dan pemeliharaan fisik arsip yang terlalu lama disimpan dan tentunya
berpengaruh pada proses temu kembali yang memakan waktu cukup lama
untuk menemukan arsipnya. Selain penataan, harus ada perlindungan
terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan
yang dimaksudkan meliputi perlindungan hukum, fisik arsip dan juga
informasi arsip.
Berdasarkan uraian di atas untuk mengetahui proses pengelolaan arsip
vital klien secara efisien dan efektif melalui pemberkasan, penataan dan serta
sumber daya lainnya. Salah satu upaya untuk mendukung upaya pengelolaan
dan jaminan keamanan arsip vital klien di lingkungan Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH. yaitu dengan pengelolaan arsip yang benar dan sistematis
dengan maksud untuk meningkatkan proses pemeliharaan serta proses layanan
pencarian suatu arsip vital. Arsip Vital di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH.
belum memaksimalkan penataan dan pendataan Arsip Vital Notaris, sehingga
tidak tersusun dengan rapih mengakibatkan lamanya menemukan kembali
arsip.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik untuk
melakukan penelitian skripsi yang berjudul “Pengelolaan dan Jaminan
Keamanan Arsip Vital di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H.”.
6
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah
yang telah dipaparkan di atas, maka penelitian ini hanya dibatasi pada
Pengelolaan Arsip Vital serta Jaminan Keamanan Arsip Vital yang
dilakukan di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut,
maka perumusan masalah penelitian ini yaitu:
a. Bagaimana proses pengelolaan arsip vital di Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH.?
b. Bagaimana jaminan keamanan arsip di Notaris Mintarsih
Natamihardja, S.H.?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan dari Penelitian ini adalah:
a. Untuk mengetahui gambaran pengelolaan arsip vital di Notaris
Mintarsih Natamihardja, S.H.
b. Untuk mengetahui bagaimana jaminan keamanan arsip vital di Notaris
Mintarsih Natamihardja, S.H.
2. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk:
a. Memberikan masukan tentang suatu metode pengelolaan Arsip Vital
yang sitematis dan spesifik, khususnya di Notaris Mintarsih
7
Natamihardja, S.H, mengingat pentingnya pengelolaan arsip vital yang
baik dan benar.
b. Penelitian ini bermanfaat untuk meningkatkan pemahaman dan
menambah khazanah ilmu pengetahuan bidang perpustakaan
khususnya yang terkait dengan pengelolaan arsip.
D. Definisi Istilah
1. Kearsipan
Kearsipan adalah suatu rekaman atau kegiatan dalam bentuk apapun yang
dapat di pertanggung jawabkan pelaksanaan kegiatan masyarakat.
2. Arsip
Arsip yaitu kegiatan atau peristiwa yang di rekam dan disusun agar mudah
ditemukan kembali.
3. Arsip Vital
Arsip Vital yaitu arsip yang sangat penting yang dibutuhkan oleh
organisasi atau pemerintah, karena jika arsip vital ini hilang maka
organisasi tidak bisa beroperasi dengan baik.
4. Pemberkasan
Permberkasan adalah pengumpulan arsip-arsip yang dimiliki oleh seluruh
pengguna untuk diberkaskan kedalam miliknya.
5. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip adalah aktivitas ataupun kegiatan yang dilakukan oleh
seluruh pengguna yang menciptakan arsip sesuai dengan kegunaannya
yang dikelola dan disimpan secara efektif dan efisien yang nantinya dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
8
6. Notaris
Notaris yaitu Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk
membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya.7
E. Sistematika Penulisan
Dalam sistematis penulisan ini akan menguraikan secara sistematis mulai
dari Bab I sampai Bab IV dengan rincian sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan pembatasan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika
penulisan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan dalam
kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi landasan teori yang
digunakan oleh peneliti untuk mendukung kegiatan penelitian dan penulisan
hasil penelitian. Sedangkan bagian kedua berisi penelitian terdahulu terkait
dengan subyek penelitian yang peneliti lakukan dengan berbagai referensi
tersebut.
7 Republik Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004
tentang Jabatan Notaris,‖
(http://www.hukumonline.com/pusatdata/downloadfile/lt4ecb7b47014/parent/19754) diakses 3
Januari 2017.
9
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini penulis membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian, sumber
data populasi dan sampel, teknik pengumpulan data.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan
tentang pengolahan dan jaminan keamanan Arsip Vital di Notaris Mintarsih
Natamihardja, S.H.
BAB V PENUTUP
Bab ini menjelaskan penelitian laporan yang dilengkapi dengan kesimpulan
dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar pustaka dan lampiran-lampiran
yang menjelaskan tentang penelitian ini.
10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip
adalah:8
a. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga
negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan Swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Sedangkan yang dimaksud dengan naskah – naskah dalam bentuk
corak bagaimanapun juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah
meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti
halnya hasil – hasil rekaman, film dan lain sebagainya.
8 Republik Indonesia, ―Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan‖ (http://hukum.unsrat.ac.id/uu/uu_7_71.htm, n.d.), Diakses 13
Februari 2017.
11
Yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah – naskah yang
berisikan hal – hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang
dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.9
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.10
2. Jenis-Jenis Arsip
Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis11
:
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara
langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip dinamis
9 Republik Indonesia, ―Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,‖
(http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU432009Kearsipan.pdf) 15 Oktober 2016. 10
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), 12. 11
Barthos, 11.
12
memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan,
keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan
ataupun membantu tuntutan hukum.12
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari.
Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan.13
a. Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan
tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip tersebut (bukan
fotokopi/film).
b. Arsip tidak otentik
Arsip yang berupa fotokopi, salinan dan sebagainya di mana di
atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
3. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yang diciptakan dan / atau diterima oleh organisasi
memiliki jenis yang beragam dan akan memiliki frekuensi penggunaan
yang berbeda apabila telah memasuki waktu tertentu. Menurut Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, jenis
arsip dinamis meliputi:14
12
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), 36. 13
Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), 103. 14
Republik Indonesia, ―Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,‖
diakses 10 Januari 2017 http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU432009Kearsipan.pdf.
13
a. Arsip Vital
Arsip Vital adalah rekod yang sangat penting organisasi, karena dapat
membantu organisasi/ individu dalam membangun organisasi
berdasarkan hukum yang berlaku. Contoh dari arsip vital antara lain :
SK berdirinya organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka
panjang dan sebagainya. Hal ini diungkapkan oleh Blake Richardson
sebagai berikut:
―Organizationally vital records are items such as articles of
incorporation, board of directors minutes, and by laws vital
records of this nature help an organization reestablish its
legal existence.”15
b. Arsip Dinamis Aktif
Seperti yang telah diketahui, bahwa arsip dinamis aktif adalah arsip
dinamis yang penggunaannya masih tinggi dalam penyelenggaraan
kegiatan organisasi.
c. Arsip Dinamis in-aktif
Arsip Dinamis in-aktif adalah arsip dinamis yang penggunaannya
sudah menurun dan menjadi referensi saja.
Dalam buku managing records, arsip dinamis dibedakan menjadi tiga
jenis berdasarkan frekuensi penggunaanya,16
yaitu:
15
Blake Richardson, Records & Unformation Management 2.0 For Dummies
(Indianapolis: Wiley Publishing, 2011), 5. 16
Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo, Managing Records : a handbook of
principlesand practice (London: Facet Publishing, 2003), 6.
14
a. Current Records
Current Records disebut juga sebagai arsip dinamis aktif yaitu arsip
yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan kerja masih
tinggi, masih sering digunakan sebagai berkas kerja.17
b. Semi-Current Records
Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang merupakan
rekod semi aktif yang frekuensi penggunaanya sudah menurun. Rekod
semi aktif berada diantara rekod aktif dengan rekod in-aktif yang
berasal dari tahun lalu, namun masih digunakan untuk kepentingan
tahun sekarang.18
c. Non –Current Records
Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi
dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang.
4. Arsip Vital
a. Definisi Arsip Vital
Arsip vital adalah rekod yang sangat penting yang memberikan
bukti status legal organisasi yang melindungi asset, kepentingan
organisasi, pegawai, pelanggan, para pemegang saham dan
masyarakat, seperti yang dikatakan Ira A. Penn bahwa:
“vital records are those records essential to the continued
functioning of an organization during and after an
17
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), 22. 18
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, 29.
15
emergency and those records which protect the rights and
interests of the organization, employees, stockholders,
customers and the public.”19
Selanjutnya arsip vital juga memiliki makna, arsip yang tidak
tergantikan dimana tanpa adanya itu sebuah organisasi tidak bisa
melanjutkan kegiatannya karena didalamnya terdapat informasi yang
dibutuhkan untuk membangun kembali organisasi dari kondisi bencana
yang menghancurkan semuanya. Sebagaimana yang dikatakan
Kennedy bahwa:
“Vital records are those records without which an
organization could not continue to operate. They are
records which contain information needed to re-establish
the organization in the event of a disaster which destroys
all other records.. Irreplaceable.”20
Dari dua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip vital
adalah rekod yang sangat penting yang memberikan bukti status legal
organisasi, pegawai, pelanggan, para pemegang saham dan
masyarakat, yang diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi
terutama dalam kondisi darurat, apabila hilang tidak dapat digantikan
dan diperbarui dan tanpa keberadaannya, sebuah organisasi tidak dapat
melanjutkan aktivitasnya.
19
Ira A Penn, Gail B Pennix, dan Jim Coulson, Record Management Handbook (2nd ed)
(England: Gower, 1998), 12. 20
Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management : A Guide to Corporates
Records Keeping 2nd ed (Australia: Longman Australia, 1998), 14.
16
b. Ciri – ciri Arsip Vital21
1) Harus Ada Demi Kelangsungan Hidup Organisasi
Setiap organisasi yang melaksanakan fungsi – fungsinya dalam
mencapai tujuan senantiasa menciptakan arsip. Informasi yang
terkandung dalam setiap arsip memiliki kegunaan yang berbeda-
beda. Ada arsip yang begitu selesai tidak perlu untuk disimpan
lagi. Artinya, kegunaan dari arsip itu hanya bersifat sementara dan
dapat langsung dimusnahkan. Ada pula arsip yang selesai
digunakan masih tetap perlu untuk disimpan karena dirasakan
informasinya akan digunakan kembali pada waktu yang akan
datang. Ada juga arsip yang infomasinya sudah tidak dipergunakan
lagi oleh organisasi, tetapi tetap masih perlu disimpan karena
informasinya dapat digunakan ole pihak lain diluar organisasi,
arsip ini disebut juga sebagai arsip statis. Sementara yang yang
tidak kalah pentingnya adalah arsip yang terus menerus
dipergunakan oleh organisasi sehingga arsip tersebut tetap perlu
disimpan selama organisasi masih berdiri. Itu artinya, arsip tetap
perlu disimpan selama organisasi itu ada, selama organisasi
melakukan aktivitas operasionalnya. Keberadaannya adalah mutlak
dan sangat diperlukan organisasi untuk melakukan aktivitas
operasionalnya.
21
Krihanta, Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital (Jakarta: Universitas Terbuka, 2008),
2.13.
17
2) Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan dan
Pengamanan
Sesuatu yang memerlukan perlindungan atau pengamanan
tentunya mempunyai alasan, yaitu bagaimana keberadaannya tidak
mengalami kerusakan ataupun musnah. Demikian pula pada arsip-
arsip yang perlu perlindungan maupun pengamanan. Setiap arsip
yang informasinya berdampak kepada kelangsungan hidup
organisasi sudah seharusnya diberikan perlindungan dan
pengamanan yang memadai sehingga terhindar dari ancaman
kerusakan ataupun kehilangan, baik yang disebabkan oleh bencana
alam ataupun bencana yang disebabkan oleh kelalaian manusia.
Seperti arsip-arsip yang berkaitan dengan gambar rancang bangun
(jembatan, gedung/bangunan dan yang sejenisnya), basanya
memerlukan perlindungan dan pengamanan secara tersendiri
karena informasi tersebut masih akan diperlukan selama bangunan
fisik yang dimaksud itu ada. Arsipnya akan disimpan dalam rangka
rencana pengembangan dari rancang bangun tersebut. Arsipnya ini
bagi organisasi yang membuat rancang bangun telah menjadi arsip
vital karena karena memang sangat dibutuhkan ketika organisasi
ingin mengembangkan rancang bangun yang sebelumnya.
3) Fisik Arsipnya Tidak Dapat Tergantikan
Yang dimaksud dengan fisik arsipnya tidak bisa tergantikan di
sini adalah keberadaan dari informasi arsip ini tidak terdapat pada
sumber atau organisasi lain sehingga arsipnya selain memuat
18
informasi yang dikategorikan vital perlu juga dilindungi dan
diamankan. Organisasi menyadari sepenuhnya bahwa ketiadaan
arsip ini akan berdampak kepada kelangsungan hidup organisasi.
Keabsahan dari arsip menjadi alasan utama kenapa arsip ini harus
dilindungi dan diamankan. Organisasi tidak mungkin hanya
menyimpan fotokopian, tetapi fisik arsip aslinya tetap harus
dismpan. Fisik arsip aslinya tersebut dipergunakan untuk legalitas
dari suatu organisasi. Dalam aspek legalitas maka keberadaan arsip
ini sangat terkait dengan status hukum dan keuangan. Dengan
demikian, arti dari fisik arsipnya tidak dapat tergantikan‘ meliputi
berikut ini:
a) Fisik arsip yang disimpan haruslah asli. Apabila arsip yang
disimpan itu hanya berupa fotokopian belum memberikan
jaminan bagi organisasi. Oleh sebab itu tidak ada alasan bagi
organisasi untuk menyimpan arsip selain fisik arsip aslinya.
b) Kehilangan fisik arsip aslinya berarti kehilangan segala bukti
yang diperlukan oleh organisasi karena seandainya ada
gantinya bukanlah yang asli.
4) Merupakan Aset bagi Organisasi
Setiap organisasi memiliki beberapa aset atau kekayaan, salah
satu diantaranya adalah arsip. Arsip yang dijadikan bukti kekayaan
organisasi inilah yang dinamakan dengan arsip vital. Sebagai suatu
aset maka arsip ini memuat informasi yang mampu
memperlihatkan data-data kepemilikan yang menjadi kekayaan
19
organisasi. Oleh karenanya, sebagai suatu kekayaan maka sudah
sepantasnyalah harus dipelihara, dilindungi serta diamankan dari
berbagai hal yang membuat arsip vital ini menjadi rusak, musnah
atau hilang. Dengan disimpannya arsip vital oleh organisasi, berarti
informasi dan fisik arsip tersebut menjadi bagian dari suatu aset
kekayaan organisasi. Aset ini selanjutnya dimanfaatkan organisasi
untuk keperluan strategis dan operasional, selain itu juga untuk
kegiatan rekontruksi mengenai asal usul lahir dan perkembangan
organisasi.
5) Memliki Fungsi Dinamis
Arsip vital memiliki fungsi dinamis karena informasinya masih
diperlukan sebagai alat dasar manajemen. Informasinya senantiasa
dipergunakan secara langsung oleh organisasi pencipta arsip, baik
itu secara terus-menerus (aktif) maupun jarang digunakan (inaktif).
Sebagai arsip dinamis maka arsip vital haruslah disimpan oleh
organisasi pencipta arsip (creating agency). Apabila arsip ini tidak
disimpan oleh organisasi meskipun informasinya sangat penting,
berarti dapat dikatakan bahwa arsip ini bukanlah dikategorikan
sebaga arsip vital, tetapi sebagai arsip statis, yaitu arsip yang
informasi sudah tidak digunakan secara langsung oleh organisasi
pencipta arsip.
Harus diakui bahwa selama ini beberapa organisasi masih
banyak yang salah menafsirkan arsip statis. Arsip statis selalu
selalu diidentikan dengan arsip vital karena hanya dibatasi oleh
20
informasi yang dikandungnya, dan bukan berdasarkan kemanfaatan
bagi organisasi sehingga tidak jarang banyak arsip yang tidak
diserahkan ke lembaga kearsipan statis atau masih disimpen oleh
organsasi pencipta arsip karena mereka menganggap arsipnya
memuat informasi yang sangat penting sehingga dikategorikan
sebagai arsip vital.
Penafsiran yang demikian, tentu saja akan menghambat proses
penyelamatan dan pelestarian arsip untuk disimpan menjadi arsip
statis (akuisisi arsip). Oleh karena itu, kita perlu memisahkan
antara arsip dinamis dengan arsip statis. Pemesahan dari segi
fungsi ini (arsip dinamis dan arsip statis) diyakini akan
mempermudah suatu organisasi untuk dapat mengenali arsip vital
yang dimilikinya.
Dengan demikian, arsip vital bisa dikategorikan sebagai arsip
dinamis, yang didalem organisasi harus memperoleh perlakuan
yang lebih khusus dibandingkan dengan arsip jenis lainnya karena
berfungsi sebagai alat dasar manajemen.
c. Fungsi Arsip Vital
Fungsi daripada arsip vital sangatlah kompleks dan sangat terkait
dengan ciri-ciri yang melekat pada arsip itu sendiri. Hal ini dapat
diketahui dari beberapa fungsi arsip vital22
berikut yaitu:
22
Krihanta, 2.18.
21
1) Arsip Vital sebagai Memori Organisasi
Arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis yang
menyimpan memori dari setiap organisasi pencipta arsip (instansi,
perusahaan, lembaga perorangan dan sebagainya). Segala aktivitas
yang dilakukan organisasi senantiasa akan terekam, sebagaian kecil
informasi yang terekam tersebut merupakan dasar kebijakan dan
strategi bagi organisasi pada masa-masa yang akan dateng selama
organisasi ada. Sebagai aset organisasi dalam rangka pengambilan
suatu kebijakan strategi, mulai dari penentuan masalah,
mengembangkan dan menilai alternatif serta memecahkan
masalah.
2) Arsip Vital sebagai Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi
Dalam kaitannya aspek hukum sering kali dibutuhkan legalitas
pengakuan terhadap keberadaan sesuatu. Legalitas pengakuan
salah satunya dapat dilihat dan dibuktikan dari arsip yang
diciptakan sebagai informasi yang terekam dalam bentuk atau
media apapun. Arsip yang dimaksud sangat dibutuhkan oleh
organisai terutama dalam proses pengadilan yang memperkarakan
pidana atau perdata. Semua organisasi memerlukan arsip dinamis
vital ini untuk membuktikan dan menunjang ketika melakukan
penuntutan ataupun pembelaan. Selain itu arsip dinamis vital yang
berada dalam organisasi, khususnya yang terkait dengan
pemerintah, harus mengacu kepada retensi maupun kriteria yang
ditentukan oleh perusahaan. Sementara semakin banyak arsp-arsip
22
ini diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum
terutama di pengadilan akan semakin jelaslah jika arsip vital yang
demikian dapat dipergunakan dalam menunjang litegasi.
3) Arsip Vital sebagai Aset untuk Melindungi Kepentingan Hak
Pribadi maupun Hak lainnya
Arsip vital sebagai aset organisasi berarti merupakan bagian
dari kekayaan organisasi. Informasinya mampu melindungi hak-
hak pribadi milik suatu organisasi maupun hak-hak lainnya.
Dengan adanya arsip vital maka akan menambah dan memperkaya
aktivitas suatu organisasi tidak terbatas kepada lingkungan internal
tetapi justru memberi dukungan bagi organisasi untuk memperluas
aktivitas dalam lingkungan eksternalnya. Artinya, arsip vital akan
mampu melindungi hak pribadi organisasi sekaligus menjamin
organisasi untuk memanfaatkan hak-hak lainnya, termasuk
diantaranya hak untuk memelihara aktivitas hubungannya dengan
pihak lain.
Mengenali arsip vital berarti membutuhkan pemahaman
tentang tujuan dan fungsi organisasi. Setiap organisasi memiliki
tujuan dan fungsi organisasi yang berbeda. Oleh karena itu, arsip
vital setiap organisasi juga berbeda. National Archives and
Records Administration menjelaskan arsip vital sebagai arsip yang
harus dikelola karena memiliki fungsi vital23
, yaitu:
23
association of records and management administrations, arsip vital suatu garis
pedoman, 2.
23
a) Memuat informasi tentang wewenang, hak, dan tanggung
jawab sebuah organisasi secara hukum.
b) Memuat informasi yang dengan informasi itu, sebuah
organisasi dapat memulai kembali atau melanjutkan
operasional dalam keadaan terkena bencana atau dalam situasi
darurat.
c) Memuat informasi tentang hak - hak individu (akte notaries,
surat gadai, dan dokumen – dokumen pengadilan).
5. Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
a. Pemusnah arsip vital24
Faktor-faktor pemusnah atau perusak arsip vital:
1) Faktor bencana alam
Kemusnahan atau kerusakan arsip vital yang disebabkan oleh
faktor bencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan
air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai dan lain-
lain.
2) Faktor manusia
Kemusnahan atau kerusakan dan kehilangan arsip vital yang
disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotase,
pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian
manusia.
24
Sumrahyadi dan Toto Widyarsono, Manual Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka,
2008), 6.11.
24
b. Pengamanan Arsip
1) Pengamanan fisik arsip25
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk
melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah atau
perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik arsip adalah:
a) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti
pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, pengguanaan
sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari
bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain- lain.
b) Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada
tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
c) Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang
tidak rawan gempa, angin topan dan badai.
d) Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta
dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam
kebakaran dan lain-lain.
2) Pengamanan informasi arsip26
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara:
a) Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk
menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang
berhak.
25
Sumrahyadi dan Widyarsono, 6.13. 26
Sumrahyadi dan Widyarsono, 6.13.
25
b) Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis
tanggal atau jam.
c) Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
d) Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang
tertentu yang punya hak akses.
e) Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas
yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik,
untuk itu dapat dilakukan indeks primer (tidak langsung) dan
indeks sekunder (langsung) untuk kontrol akses.
c. Metode perlindungan arsip vital27
Dengan memahami faktor-faktor pemusnah atau perusak arsip
akan dapat ditetapkan metode perlindungan arsip vital yang dilakukan
dengan cara duplikasi dan dispersal (pemencaran) serta penggunaan
peralatan khusus.
1) Duplikasi dan dispersal (pemencaran)
Metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat
atau Salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil
penduplikasian tersebut ditempat lain. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat
bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan (copy kertas, microfilm,
microfisch, rekaman magnetic, elektronic records dan sebagainya)
dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia
atau biaya yang mampu disediakan.
27
Sumrahyadi dan Widyarsono, 6.1.
26
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi
bahawa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau
lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektifitas metode ini maka
jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang
lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman
dari bencana.
Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara
alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM.
CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up, dokumen atau
arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara
CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip vital yang
dirancang secara khusus.
2) Dengan peralatan khusus (vouting)
Perlindungan arsip vital dari musibah atau bencana dapat
dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus,
seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah dan
lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis,
media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum peralatan
tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat
mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam
kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip
berbasis magnetik atau elektronik.
27
Perlindungan dan pengamanan sebaiknya dimantapkan untuk
penanganan arsip dalam situasi normal, selama kondisi dalam bencana,
dan dalam kondisi setelah bencana.
Bentuk perlindungan yang lain terhadap arsip vital adalah melakukan
pencegahan terhadap kerusakan arsip jika perlu dibuatkan prosedur
mengenai hal tersebut, sebagaimana yang dikemukakan oleh Patricia E.
Wallace didalam bukunya Krihanta ketika mengemukakan bentuk –
bentuk yang dianjurkan dalam melakukan perlindungan arsip, seperti
berikut ini.28
Table 2.1 Metode perlindungan arsip vital
No Ancaman Bahaya Perlindungan yang Dianjurkan
1. Pencurian Penggunaan sistem keamanan
2. Penempatan yang
salah
Membatasi jalan masuk arsip ke penyimpanan
arsip yang asli.
3. Kebocoran Informasi Membatasi pengguna yang mengakses arsip
4. Air Janagan menyimpan arsip vital di area lantai
dasar serta memeriksa secara rutin kebocoran
gedung.
5. Serangga dan Hewan
Pengerat
Memelihara dan mengoptimalkan sarana
pembasmi hewan.
6. Jamur, lumut dan
kelembaban yang
berlebihan
Memberikan temperature yang layak berjarak 65
sampai 57 derajat fahrenheit serta menjaga
kelembaban sekitar 40% - 50%.
7. Debu Menggunakan pembersih udara untuk
mengurangi debu
8. Cahaya Membatasi pintu dan jendela yang mengarah ke
ruang penyimpanan arsip vital.
9. Bahan kimia yang
berbahaya
Hanya digunakan untuk duplikasi arsip vital.
28
Krihanta, Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital, 7.8.
28
B. Pengelolaan Arsip
1. Pengertian Pengelolaan Arsip
Pengelolaan adalah penyelenggarakan atau pengurusan agar sesuatu
yang dikelola dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
Menurut Winarno Hamiseno di dalam bukunya Suharsimi Arikunto
dinyatakan bahwa ―pengelolaan adalah substantif dari mengelola.
Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai penyusunan
data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan
pengawasan dan penilaian.‖29
Pada awalnya, pengelolaan arsip dinamis lebih dititikberatkan pada
tahap penggunaan dan penyusutan arsip. Sedangkan tahap penciptaan
belum dipandang sebagai bagian dari manajemen kearsipan secara
keseluruhan. Namun dari sekian banyak pendapat mengenai manajemen
arsip dinamis, ternyata hanya satu pendapat yang menyinggung arsip vital.
Pendapat tersebut dikemukakan oleh Michael Ropper dalam Boedi
Martono; 1997, 15-16), secara lengkap30
, seperti berikut ini :
a. Records Creation (penciptaan arsip) yang meliputi:
1) forms design (desain formulir);
2) forms management (manajemen formulir);
3) preparation and management of correspondence (persiapan dan
manajemen korespondensi);
4) reports management (manajemen pelaporan);
29
Suharsimi Arikunto, Pengelolaan Kelas dan Siswa (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,
1996), 8. 30
Krihanta, Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital, modul 1.12.
29
b. management of information system (sistem informasi manajemen).
Records Use and Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip),
dengan komponennya:
1) filing and retrieval systems (pemberkasan dan penemuan kembali
arsip);
2) files management (manajemen pemberkasan);
3) mail and telecommunication management (manajemen surat dan
telekomunikasi);
4) selection and management of office copying machines (seleksi dan
manajemen mesin copy kantor);
5) system analysis (analisis sistem);
6) vital records program (program arsip vital);
7) records center (pusat arsip).
c. Records Disposal (Penyusutan arsip), dengan komponen:
1) identification and description of records series (identifikasi dan
deskripsi seri arsip);
2) development of records retention and disposal schedule
(pengembangan jangka simpan arsip dan jadwal penyusutan);
3) records appraisal (penilaian arsip); 4. records destruction
(pemusnahan arsip);
4) transfer of records to archives (pengalihan arsip menjadi arsip
statis).
Dari penjelasan di atas, program arsip vital merupakan komponen dari
Use and Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip). Pengelolaan
30
arsip vital tidak bisa dipisahkan dengan tahapan penggunaan dan
pemeliharaan arsip ketika arsipnya masih berfungsi sebagai arsip dinamis.
Arsip vital pada dasarnya berasal dari arsip dinamis yang memerlukan
pengamanan dan perlindungan secara khusus karena informasi dalam
arsipnya sangat menentukan kelangsungan bagi setiap organisasi. Itu
artinya di dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat arsip vital yang perlu
pengamanan dan perlindungan tersendiri. Dengan demikian, jelaslah
bahwa pengelolaan arsip vital merupakan bagian dari manajemen arsip
dinamis. Atau dengan kata lain, posisi arsip vital berada dalam lingkup
pengelolaan arsip dinamis.
2. Aspek Pengelolaan Arsip
a. Penggunaan Arsip
Penggunaan arsip ialah proses, menggunakan, pemaikaian arsip
untuk kepentingan organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang
sudah disimpan pada suatu organisasi tertentu, terkadang adanya
peminjaman oleh atasan dan pegawai dalam suatu organisasi ataupun
orang di luar organisasi. Arsip yang dipinjam juga harus dicari dan
diketemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman arsip
membutuhkan waktu untuk penememuan kembali arsip. Berikut ini
penjelasan mengenai cara peminjaman arsip dan proses penemuan
kembali arsip:
a) Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip ada prosesnya dan sebaiknya diatur
sehingga arsip tidak tercecer atau hilang dari tempat penyimpanan.
31
Menurut Zulkifli Amsyah, yang dimaksud dengan ―peminjaman
adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh
atasannya sendiri, teman se unit kerja, ataupun oleh kolega sekerja
dari unit lain dalam organisasi‖.31
Menurut Durotul Yatimah Kegiatan peminjaman arsip juga
harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:32
a) Peminjam arsip diharuskan mengisi daftar/formulir
peminjaman.
b) Menaruh kartu substitusi/kartu bukti pinjam arsip (out
guide/out folder) atau lembar peminjaman arsip dua (hijau) di
tempat arsip tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak
peminjaman sesuai dengan tanggal pengambilannya.
c) Hanya sekretaris dan petugas yang diserahi tugas untuk dapat
mengambil arsip.
d) Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam
peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang berlaku
dimasing-masing instansi atau dengan cara dicatat ke dalam buku
daftar peminjaman arsip dan disertakan kartu pinjam agar dapat
diketahui siapa yang mempergunakan, kapan waktu peminjaman,
berapa lama peminjamannya, dan kapan arsip tersebut akan
dikembalikan oleh pihak yang memimjam. Hal ini dilakukan
31
Amsyah, Manajemen Kearsipan, 202. 32
Dorotul Yatimah, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran (Bandung:
Pustaka Setia, 2009), 208.
32
supaya arsip tersebut tidak hilang dan arsip dapat dikembalikan
tepat waktu.
b) Penemuan kembali Arsip
Proses peminjaman arsip dibutuhkan waktu untuk menemukan
arsip yang diinginkan. Penemuan kembali arsip atau dokumen
adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan
mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan tepat. Penemuan
kembali dokumen atau arsip bukan hanya sekedar menemukan
berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih
penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat
diketemukan guna pengambilan keputusan dalam suatu
permasalahan, yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip
merupakan ―kegiatan memastikan dimana warkat atau arsip yang
akan dipergunakan disimpan dalam kelompok berkas apa disusun
menurut sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya‖.33
Penemuan kembali dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dapat
dilakukan dengan hal seperti yang diutarakkan oleh Ig. Wursanto
(2007:193) yang mengemukakan beberapa faktor yang perlu
diperhatikan, yaitu:
a) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila
disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem
penyimpanan dokumen.
33
Ingatius Wursanto, Kearsipan 2 (yogyakarta: Kanisius, 2007), 187.
33
b) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan
yang sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
c) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam
penemuan kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan
hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang terlatih mempunyai
daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja
secara detail tentang kearsipan.
Kecepatan dan ketepatan penemuan kembali arsip sangat
bergantung pada beberapa hal di antaranya:34
a) Kejelasan materi yang diminta
b) Ketepatan klasifikasi yang dipakai
c) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks
d) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan
keterampilan yang memadai.
Prosedur penemuan kembali dokumen melalui langkah-langkah
sebagai berikut:
a) Menemukan pokok masalahnya
Pokok masalah dokumen yang akan dikeluarkan (dipinjam)
dapat diketahui melalui kartu atau lembar pinjam dokumen.
b) Menentukan kode
Dengan diketahui kode arsipnya, selanjutnya dapat
diketahui didalam laci mana, dibelakang guide apa, dan
34
Yatimah, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, 209.
34
didalam folder kode apa, dokumen yang akan dipinjam untuk
disimpan.
c) Pengambilan dokumen
Setelah diketahui kodenya, selanjutnya dapat diketahui
dimana arsip yang diperlukan disimpan. Sebagai gantinya kita
masukkan lembar pinjem dokumen untuk mengetahui bahwa
dokumen sedang dipinjam.35
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam
penemuan kembali arsip yang akan digunakan sebaiknya
mengetahui terlebih dahulu cara-cara yang harus diperhatikan agar
penemuan kembali arsip dapat dengan cepat dan tepat.
b. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara
rutin intuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan
arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut36
:
1) Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
a) Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara 60o
-75oF,
dengan kelembaban antara 50-60%).
b) Terang (terkena sinar matahari tak langsung).
c) Mempunyai ventilasi yang merata.
35
Wursanto, Kearsipan 2, 114. 36
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi
(Bandung: Mandar Maju, 2015), 135.
35
d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan
sebagainya.
2) Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang,
agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban
yang diinginkan perlu dipenuhi.
3) Penggunaan Bahan-Bahan Pencegah Rusaknya Arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper)
ditempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan
bahan kimia, secara berkala.
4) Larangan –larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
a) Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan
arsip.
b) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena
percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
5) Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lan-
lain.Tujuan pemeliharaan arsip adalah:
a) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas
pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu
arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
36
b) Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan
mengawasi apakah sesuatu arsipmtelah diproses menurut
prosedur yang seharusnya.
Bermacam- macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara
lain dengan cara37
:
a) Penggunaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban
dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b) Fumigasi
Fumigasi yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk
mencegah/ membasmi serangga atau bakteri.
Fumigasi dapat dilakukan dengan dengan 4 cara yaitu:
1) Fumigasi untuk seluruh gudang.
2) Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.
3) Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.
4) Fumigasi rutin.
c) Restorasi Arsip
Restorasi arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak,
sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang
lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:
1) Tradisional
37
Sedarmayanti, 137.
37
Yaitu dengan cara melampiaskan kertas ―handmade‖ dan
―chiffon‖
2) Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar
plastik.
d) Mikrofilm
Mikrofilm adalah suatu proses fotografi, dimana arsip
direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Keuntungan pengguna mikrofilm:
1) Menghemat ruangan (microfilm dapat memperkecil arsip
sampai kurang lebih 2 % dari ukuran orisinilnya).
2) Melindungi arsip dari kerusakan (lebih tahan lama).
3) Memudahkan pengguna (karena bentuknys kecil)
4) Tampak lebih rapi.
Kerugian pengguna mikrofilm:
1) Biaya tinggi.
2) Untuk membuat mikrofilm, diperlukan keahlian khusus.
3) Kesukaran dalam memperbaharui/merubah isi mikrofilm
yang sudah tersusun.
4) Untuk membaca mikrofilm diperlukan microreader (alat
pembaca mikrofilm).
5) Proses pembuatan mikrofilm arsip sulit.
38
c. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan merupakan tahap kedua dalam pengelolaan arsip
dinamis. Tujuan dari penyimpanan arsip dinamis adalah:
1) Menyimpan arsip dinamis yang masih memiliki nilai guna
bertujuan untuk memecahkan persoalan yang terjadi pada
organisasi.
2) Memudahkan penemuan kembali secara cepat.
3) Menjaga dan memelihara fisik arsip dinamis agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
Arsip dinamis aktif, semi aktif, dan in-aktif akan disimpan secara
terpisah. Untuk arsip dinamis aktif dan semi aktif disimpan pada unit
pencipta rekod (cental file), sedangkan untuk arsip dinamis in-aktif
disimpan pada pusat rekod (record center). Penyimpanan arsip arsip
dinamis dapat menggunakan beberapa asas, yaitu:
1) Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah asas yang digunakan oleh organisasi
untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara
terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan,
bagi unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis, dapat
menghubungi pusat rekod (record center).38
2) Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu
organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja
38
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, 62.
39
masing-masing.39
Pada sistem desentralisasi, arsip dinamis akan
disimpan di bagian yang bersangkutan, sehingga akan menghemat
waktu ketika akan mencri informasi yang relevan.40
3) Kombinasi
Pada sistem ini, masing-masing bagian menyimpan arsip
dinamis dibawah kendali sistem terpusat.41
Biasanya, asas ini
biasanya digunakan pada beberapa perusahaan-perusahaan yang
memiliki cabang.
Setelah arsip dinamis diciptakan dan diterima, sebaiknya
organisasi melakukan penataan arsip dinamis yang mengarah
kepada penyimpanan rekod tersebut.42
Secara umum, prosedur
penyimpanan antara lain:43
1) Membuat indeks. Kegiatan mengindeks meliputi:44
a) Membaca secara cermat untuk menetukan inti arsip dinamis.
b) Menentukan judul/caption arsip dinamis secara tepat.
c) Memberikan tanda-tanda (keterangan-keterangan) lain yang
dapat menjadi petunjuk (indeks) dari arsip dinamis yang
bersangkutan.
d) Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya (sub
subjek) dar arsip dinamis.
39
Saiman, Manajemen Sekretaris, 106. 40
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, 62. 41
Sulistyo Basuki, 62. 42
A. W Widjaja, Administrasi Kearsipan : Suatu Penganter (Jakarta: Rajawali Pers,
1986), 104. 43
Malabay, ―Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip dalam rangka
tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer)‖ 10 No. 2 (Desember 2016):
76. 44
Wursanto, Kearsipan 2, 16.
40
2) Memberi kode
3) Menyortir
4) Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan
tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau
sistem penataan arsip.
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip45
yaitu:
1) Sistem abjad/alphabetical filing system
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang
umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari
A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan
mengindeks.
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad:
a) faham peraturan mengindeks.
b) menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c) menyiapkan peralatan arsip.
2) Sistem masalah/perihal/subject fiing system
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-
masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini.
45
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
95.
41
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem
masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang
pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek
yang disusun dalam suatu daftar yang bernama dokter indeks. Oleh
sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu
dipersiapkan lebih dulu daftar indeks. Daftar indeks: yaitu suatu
daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di
dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip
berdasarkan masalah.
Contoh: Masalah-masalah yang berkenaan dengan
―kepegawaian‖ dikelompokkan menjadi satu masalah pokok
(subyek) di dalam kelompok (masalah) ―kepegawaian‖.
Table 2.2 Daftar indeks
Kode Masalah
KP
01
02
03
04
05
06
07
08
KU
01
02
03
04
05
06
07
KEPEGAWAIAN
Pengadaan
Pengangkatan dan Mutasi
Kedudukan
Kesejahteraan Pegawai
Cuti
Penilaian
Pendidikan
Pemberhentian
KEUANGAN
Gaji
Biaya Perjalanan
Pendapatan
Pajak
Tagihan
Laporan Keuangan
Perbendaharaan
42
Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah:
a) menyusun daftar indeks.
b) menyiapkan kartu indeks.
c) menyiapkan peralatan indeks.
3) Sistem nomor/numerical filing system
Sistem nomor: adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kelompok permasalahn yang kemudian masing-
masing tau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a) menyusun pola klasifikasi arsip.
b) menyiapkan peralatan arsip.
Table 2.3 Pola klasifikasi arsip
Pola Klasifikasi Arsip
000 UMUM
010 Urusan dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah dinas
013 Lstrik dan telepon
020 Peralatan
030 Penelitian
040 Perencanaan
100 KEPEGAWAIAN
110 Pengadaan
120 Mutasi
130 Kedudukan
140 Kesejahteraan Pegawai
200 KEUANGAN
210 Gaji
220 Biaya Perjalanan
Nomor-nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi
pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok
masalah-masalah.
43
4) Sistem tanggal/urutan waktu/chronological filing system
Sistem tanggal: adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada
umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan
dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedomanpada cap
datangnya surat).
Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di
bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau
berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang difile tersebut
dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a) menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b) menyiapkan peralatan arsip
5) Sistem wilayah/daerah/regional/geographical filing system
Sistem wilayah: adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna
melaksanakan sistem wilayah ini maka dapat dipergunkan nama
daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok
permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-
masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah
yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat
dikembangkan lebih lanjut, misalnya dikembangkan untuk nama-
nama dari para langganan atau nasabah dari masing-masing tempat
44
(lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai
kebutuhan).
d. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan.
Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang
menunjukkan46
:
1) Lamanya masing- masing arsip disimpan pada file aktif (satuan
kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in
aktif).
2) Jangka waktu penyimpanan masing-masing / sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Guna jadwal retensi adalah47
:
1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif.
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.
5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)
ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga
46
Sedarmayanti, 128. 47
Sedarmayanti, 128.
45
obyektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi
arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan kantor/organisasinya
masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu
mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan,
sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan
Admistrasi Kepegawaian Negara, sepanjang mengenai masalah
kepegawaian.
e. Nilai Guna Arsip
Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau
kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga
setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan
perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan
tertentu.
Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The
Liang Gie bahwa arsip atau warkat mempunyai enam (6) nilai
keguanaan yang disingkat dengan istilah ―ALFRED‖ yaitu48
:
A: Administrasi Value (nilai administrasi)
L: Legal Value (nilai hukum)
F: Fiscal Value (nilai Keuangan)
R: Research Value (nilai penelitian)
48
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern Ed.4 (Yogyakarta: Liberty, 2000),
117.
46
E: Education Value (nilai pendidikan)
D: Documentary Value (nilai dokumentasi)
Senada dengan pendapat menurut Milton Reitzfeld didalam
bukunya The Liang Gie ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk
keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya49
, yaitu:
Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
1) Values for legal use ( nilai-nilai kegunaan hukum)
2) Values for fiscal use ( nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
3) Values for policy use ( nilai-nilai untuk kegunaan haluan
organisasi)
4) Values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan
kegiatan organisasi)
5) Values for historical use ( nilai-nilai untuk kegunaan sejarah )
6) Values for research use ( nilai-nilai untuk kegunaan penelitian)
Nilai guna arsip yaitu nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip
dibedakan menjadi50
:
1) Nilai guna primer, meliputi:
a) Nilai guna administrasi
b) Nilai guna hukum.
c) Nilai guna keuangan.
49
The Liang Gie, 117. 50
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
129.
47
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi.
2) Nilai guna sekunder, meliputi:
a) Nilai guna kebuktian.
b) Nilai guna informasional.
Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan
jumlah persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 (empat)
penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:51
1) Arsip vital (persentase nilai 90-100)
Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang
bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan.
2) Arsip penting (persentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan
biaya tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima
tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti
keuangan.
3) Arsip berguna (persentase nilai 10-49)
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya
rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10
tahun. Contoh: surat pesanan.
4) Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9)
51
Saiman, Manajemen Sekretaris, 105.
48
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara.
Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat
undangan dan memo.
Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman umum untuk
Menentukan nilai guna arsip, maka perlu diketahui bahwa:
Penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan
arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu52
:
1) Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan.
2) Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan
dengan segera atau dikemudian hari.
Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada:
1) Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan
bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya.
2) Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi
penggunaannya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai
bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional.
Jadi dengan demikian, yang dimaksud Penentuan Nilai Guna Arsip
adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu
penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap si
arsip, penatannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
52
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
129.
49
f. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
1) Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan
kembali arsip53
dapat dilakukan dengan cara :
a) Manual
Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dilakukan
dengan tangan/tidak dibantu tenaga listrik, contoh:
i. Penggunaan map.
ii. Penggunaan filling cabinet, dan lainnya.
b) Elektronis
Menyimpan dan menemukan kembali arsip yang dibantu
tenaga listrik, contoh:
i. Penggunaan komputer.
ii. Penggunaan microfilm, dan lain-lain.
2) Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan
kembali arsip antara lain:
a) Filling cabinet
Lemari arsip terdiri dari laci besar, untuk menyimpan arsip
vertical. Pada umumnya filling cabinet mempunyai 2 (dua), 3
(tiga), 4 (empat), atau 5 (lima) dengan ukuran untuk setiap laci:
i. Tinggi 26 cm.
ii. Lebar 35-36 cm.
iii. Dalam 65 cm.
53
Sedarmayanti, 68.
50
iv. Kapasitas lebih kurang 5000 lembar kertas hvs.
Filling cabinet dilengkapi dengan:
i. Tab:
Bagian yang menonjol disebelas atas guide/map dengan
ukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. letak
tab bermacam-macam, dari ujung kiri petunjuk (guide)
sampai ke kanan. Guna tab: untuk mencantumkan pokok
masalah, kode dan tanda penunjuk file lainnya.
ii. Sekat atau guide
Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok dan
masalah yang satu dengan masalah lain, sesuai
pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. Dibuat
dari karton tebal (supaya dapat tegak). Memiliki bagian
menonjol, dinamakan tab
Contoh pembuatan atau penggunaan sekat:
i) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri
digunakan untuk : menyekat kelompok primer (pokok
masalah).
ii) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih
kekanan atau di tengah digunakan untuk: menyekat
antara kelompok sekunder (sub masalah).
iii) Sekat ketiga untuk: menyekat kelompok tersier (sub-
sub masalah).
iii. Hang map (map gantung).
51
Sejenis map dilengkapi tembaga bagian atasnya, guna
menggantungkannya didalam laci filing cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan tab.
iv. Schnelhacter map
Map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator
(dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tidak lepas
dari kaitan.
v. Folder (sampul arsip)
Map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi
tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
vi. Tickler file (berkas penyekat)
Alat/kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15 cm,
digunakan untuk menyimpan kartu kendali dan atau kartu
pinjam arsip, dan cara penyusunan penyimpanannya sama
dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem
tanggal atau sistem lain.
vii. Ordner
Adalah semacam map dari karton tebal, dapat
menampung banyak arsip, dan didalamnya terdapat besi
untuk mengkait arsip yang telah diperforator/dilubangi
pinggirnya. Untuk mempermudah perhitungan kebutuhan
peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan
untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
52
menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui
beberapa istilah sebagai berikut:
i) Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan
untuk menyimpan media informasi.
ii) Axepantion space = bagian yang digunakan untuk
menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke
waktu.
iii) Paper phithickness = tebal media informasi.
iv) File thickness = tebal keseluruhan dari media,
informasi dan dengan folder secara keseluruhan.
v) Accessroom = jarak antara file yang satu dengan file
yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan
pengambilan file
viii. Lemari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau mental
berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip,
misalnya roll film, ordner dan lain-lain.
b) Memory writer (mesin tik elektronik)
Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan
data dengan kapasitas terbatas untuk menyimpan dan
menemukan kembali data, maka kunci tertentu ditekan.
c) Computer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan sistematis, berdasarkan instruksi/program yang
53
diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan
keterangan bilamana diperlukan.
g. Arsip Elektronik
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern,
maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan dibidang
kearsipan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang
elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas
kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang
cepat dan memiliki arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana
tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan
pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari
kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengirimana
dan penyampaiannya informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.
Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atas
masalah-masalah yang sangat mendesak segera diselesaikan.
Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus
dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpretasikan , disimpan dan
didistribusikan kepada pengguna, maka pada pada abad teknologi
modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi
akan lebih efisien bila silakukan dengan menggunakan alat-alat
elektronis.54
54
Sedarmayanti, 139.
54
1) Tata Kearsipan Otomatis
Mengelola informasi harus mempunyai keterampilan cukup
agar benar-benar dapat mengoperasikan sistem otomatisasi sesaui
dengan tuntutan yang ada. Otomatisasi adalah cara-cara
pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan
pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin atas mesin-
mesin, sehingga bahan-bahan dan sumber-sumber yang ada dapat
pula dimanfaatkan.
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penemuannya
kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang
bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan
dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi
kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat
diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar
maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis
informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem, dari sistem tangan
(manual) dapat diganti dengan sistem otomatisasi.
Tata kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang
menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Potensi yang
canggih melalui otomatisasi menyebabkan pengertian klasifikasi
atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik
dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam
berbagai format dan dalam berbagi media penyimpanan.
55
Di dalam otomatisasi, semua pengelompokkan dapat disatukan
kedalam satu database dan dapat ditempuh jalan pintas untuk
menngkatkan kecepatan dalam memeperoleh informasi.
Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai
macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna.
Otomatisasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi
yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan
canggih.
Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang, sehingga
mempunyai banyak variasi, dan membawa kemudahan dalam
melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang
memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang
tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau
mempermudah proses.55
Dokumen dalam bentuk kertas memiliki banyak kekurangan,
antara lain:56
a) Kemungkinan seorang karyawan/ sekretaris lupa mencetak dan
mengarsipkan dokumen;
b) Pesan e-mail/dokumen elektronik terhapus dari komputer tanpa
diarsipkan sebelumnya;
c) Dokumen elektronk dari situs web dan internet tidak terkontrol
versi dan perkembangannya secara efektif;
55
Sedarmayanti, 141. 56
Sedarmayanti, 147.
56
d) Tidak dapat mengella dokumen multimedia (teks, gambar dan
suara) secara terintegrasi.
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara
elektronik untuk mendapatkan manfaat maksimal, antara lain;57
a) Pengumpulan informasi yang lebih bak, konsisten dan mudah
dicari kembali;
b) Memudahkan pengguna dokumen secara bersama antar unit
organisasi dalam suatu kantor;
c) Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara
terstruktur;
d) Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan
akurat;
e) Menigkatkan kualitas layanan publik;
f) Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan
berkembang.
C. Jaminan Keamanan Arsip
Keamanan arsip yaitu menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan.
Dalam UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan- ketentuan pokok kearsipan
pasal 1 diutarakan ketentuan sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan;
57
Sedarmayanti, 147.
57
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Dalam UU no. 7 1971 Bab V Ketentuan- Ketentuan pidana pasal 11,
diutarakan ketentuan sebagai berikut:
1. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 th 1971 ini dapat di pidana
dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a UU No.7 th 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat
dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana
penjara seumur hidup.
Ketentuan diatas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi
informasi. Untuk arsip milik swasta atau peorangan, pengamanan dari segi
hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara58
:
1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin
bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.
58
Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia No 06 Tahun 2005 Pedoman Perlindungn, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/
Arsip Vital Negara,‖ n.d.
58
3. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu
yang punya hak akses.
5. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak
dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan
indeks primer ( tidak langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk
kontrol akses.
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh
pengamanan fisik Arsip adalah59
:
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan
akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat
digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase,
penyadapan dan lain-lain.
2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat
ketinggian yang bebas dari banjir.
3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan
gempa, angin topan dan badai.
4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi
dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
Secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor external.60
59
Arsip Nasional Republik Indonesia.
59
1. Faktor Internal
a. Kwalitas kertas.
b. Tinta.
c. Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas.
2. Faktor External
a. Lingkungan.
b. Sinar matahari.
c. Debu.
d. Serangga dank utu, serta sejenisnya
e. Jamur dan sejenisnya.
Pengamanan sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,
mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya. Keselamatan disini baik menyangkut kondisi fisik arsip
maupun informasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta
lingkungan penyimpanannya berarti menjamin kelestarian arsip selama-
lamanya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari
kerusakan, kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya.61
1. Kerahasiaan Arsip
Kerahasiaan arsip yaitu arsip yang tidak boleh diperlihatkan, dipelajari,
dan dipinjam oleh semua orang, kecuali orang tertentu yang berhak karena
ditunjuk oleh peraturan saja.
60
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
134. 61
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip vital dalam Manajemen Kearsipan
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), 81.
60
Kerahasian suatu naskah/dokumen dinyatakan secara tegas dan nyata
dengan membubuhkan kode tingkat kerahasiaan tertentu pada dokumen
tersebut. Menurut penjelasan UU No. 8 tahun 1974 Jo. Keputusan Menteri
Keuangan No. 505/km.1/1979, kualifikasi kerahasiaan secara berurutan
dari tingkat tertinggi adalah sebagai berikut:
a. Sangat Rahasia – Kode SR, top secret
b. Rahasia – kode R, secret
c. Terbatas/konfidensial- kode K,confidential.
Pelanggaran terhadap kerahasiaan dokumen dapat dikenakan ancaman
hukuman tertinggi 20 tahun hukuman penjara (pasal 11 ayat (2) UU No.7
Tahun 1971) dan pasal 554 serta pasal 417 KUHP.62
2. Dasar Hukum Keterbukaan Dan Ketertutupan Arsip Di Indonesia
Dasar hukum keterbukaan dapat dibaca dari pasal Archiefwet 1918 yang
berbunyi Arsip yang ditangani dan dipindahkan ke berbagai tempat yang
ditunjuk secara terpisah dimaksud dalam undang-undang ini, kecuali
pembatasan yang boleh dipersyaratkan pada saat pemindahan adalah
terbuka.63
Dasar hukum ketertutupan selain pasal 1 stb 1854-18, juga pasal 11 ayat
(2) UU No. 7 Tahun 1971 yang berbunyi dengan sengaja memberitahukan
62
Nandang Alamsah dan Deliar Noor, Materi Pokok Aspek Hukum dalam Kearsipan
(Jakarta: Universitas Terbuka, 2007), 5.2. 63
Alamsah dan Noor, 5.10.
61
hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang yang tidak berhak
mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut….64
Selanjutnya, dalam penjelasan Pasal 15 Peraturan Pemerintah No. 34
Tahun 1979 ditegaskan bahwa sifat arsip dinamis pada dasrnya tertutup, oleh
karena itu pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang
kerahasiaan surat-surat. Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka, namun
bilamana lembaga negara atau badan pemerintahan menganggap harus tetap
dipegang kerahasiaannya dapat tetap diberlakukan ketentuan tentang
kerahasian surat/dokumen.65
3. Sanksi Dalam Pelanggaran Kerahasiaan Arsip
Sanksi artinya ancaman yang akan diberlakukan apabila suatu pihak
melanggar atau tidak mematuhi ketetapan atau aturan. Menurut Bagir Manan
dan Kuntana Magnar, seperti yang dikutip oleh Nandang Alamsyah dan Deliar
noor bahwa perwujudan sanksi itu tidak hanya berupa sanksi sosial, sanksi
administrasi bahkan sanksi politik.66
Sanksi pidana berdasarkan pasal 10 kitab undang-undang hukum pidana
terdiri dari pidana pokok dan pidana tambahan.67
Pidana pokok terdiri dari
berikut ini:
a. Pidana mati
b. Pidana penjara
c. Kurungan
64
Alamsah dan Noor, 5.1. 65
Alamsah dan Noor, 5.10. 66
Alamsah dan Noor, 5.11. 67
Alamsah dan Noor, 5.11.
62
d. Denda
Sedangkan pidana tambahan terdiri dari berikut ini.
a. Pencabutan hak-hak tertentu
b. Perampasan barang-barang tertentu
c. Pengumuman putusan hakim
Dalam hukum dikenal adigum lex spesialis deragot legi generalis, artinya
peraturan khusus mengalahkan peraturan yang lebih umum. Jika aturan khusus
sudah mengatur sanksi pidana maka sanksi yang terdapat dalam Kitab
Undang-undang Hukum Pidana tidak akan diterapkan.68
Jenis –jenis sanksi terhadap pelanggaran mengenai kerahasiaan arsip,
meliputi berikut ini.69
Table 2.4 Jenis- jenis sanksi terhadap pelanggaran mengenai kerahasiaan arsip.
Jenis Pelanggaran Sanksi Dasar Hukum
Memiliki arsip
dengan sengaja dan
dengan melawan
Pidana penjara
selama-
lamanya 10
tahun
Pasal 11 ayat (1) UU
No.7 Tahun 1971
tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok
Kearsipan
Menyimpan arsip,
kemudian dengan
sengaja
memberitahukan hal-
hal tentang isi naskah
itu kepada pihak
ketiga yang tidak
berhak
mengetahuinya
sedang ia diwajibkan
merahasiakan hal-hal
Pidana penjara
seumur hidup
atau pidana
penjara selama-
lamanya 20
tahun
Pasal 11 ayat (2) UU
No. 7 Tahun 1971
68
Alamsah dan Noor, 5.11. 69
Alamsah dan Noor, 5.14.
63
tersebut
D. Notaris
1. Profesi Hukum
Apabila profesi itu berkenaan dengan bidang hukum, maka kelompok
profesi itu disebut kelompok profesi hukum.70
Pengemban profesi hukum
bekerja secara profesional dan fungsional mereka memiliki tingkat
ketelitian, kehati-hatian, ketekunan, kritis dan pengabdian yang tinggi
karena mereka bertanggung jawab kepada diri sendiri dan kepada sesama
anggota masyarakat, bahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa. Mereka
bekerja sesuai dengan kode etik profesinya. Apabila terjadi penyimpangan
atau pelanggaran kode etik mereka harus rela mempertanggung jawabkan
akibatnya sesuai dengan tuntutan kode etik. Biasanya dalam organisasi
profesi, ada Dewan Kehormatan yang akan pengoreksi pelanggaran kode
etik.
2. Kode Etik Notaris
Mengenai kode etik notaris meliputi:71
etika kepribadian notaris, etika
melakukan tugas jabatan, etika pelayanan terhadap klien
a. Etika kepribadian notaris
Sebagai pejabat umum, notaris:
1) Berjiwa Pancasila
2) Taat kepada hukum, sumpah jabatan, kode etik notaris
70
Abdulkadir Muhammad, Etika Profesi Hukum (Bandung: Citra Aditya Bhakti, 1997),
62. 71
Muhammad, 89.
64
3) Berbahasa Indonesia yang baik
Sebagai profesional, notaris:
1) Memiliki perilaku professional
2) Ikut serta pembangunan nasional dibidang hukum
3) Menjunjung tinggi kehormatan dan martabat notaris
b. Etika melakukan tugas jabatan
Sebagai pejabat umum dalam melakukan tugas jabatannya, notaris:
1) Menyadari kewajibannya, bekerja sendiri, jujur, tidak berpihak dan
penuh rasa tanggung jawab.
2) Menggunakan satu kantor yang telah ditetapkan sesuai dengan
undang-undang, tidak mengadakan kantor cabang perwakilan dan
tidak menggunakan perantara.
3) Tidak menggunakan media massa yang bersifat promosi.
4) Harus memasang tanda papan nama menurut ukuran yang berlaku.
E. Penelitian Terdahulu
1. Skripsi yang pertama yaitu Program Arsip Vital: Studi Kasus Lembaga
Pengembangan Perbankan Indonesia yang disusun oleh Weni Meilita
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Program Studi Ilmu Perpustakaan di
Universitas Indonesia 2012. Dengan tujuan mengidentifikasi jenis arsip
vital LPPI dan usulan perencanaan program arsip vital di LPPI berupa
panduan singkat.
Persamaan dari penelitian yang dibuat oleh Weni Meilita dengan
penelitian ini yaitu ingin mengetahui tentang arsip vital dan pendekatan
penelitian yang digunakan yaitu pendekatan penelitian kualitatif. Namun
65
perbedaannya yaitu tempat penelitian yang berbeda. Penelitian yang
disusun oleh Weni Meilita di lakukan di Lembaga Pengembangan
Perbankan Indonesia sedangkan penelitian ini dilakukan di Notaris
Mintarsih Natamihardja, S.H.
2. Skripsi yang kedua yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor
Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta yang disusun oleh Siwi
Indarwati Fakultas Ekonomi Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran di Universitas Negeri Yogyakarta 2014. Dengan tujuan
mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kecamatan
Gamping Sleman Yogyakarta.
Persamaan dari penelitian yang dibuat oleh Siwi Indarwati dengan
penelitian ini yaitu mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dan
pendekatan penelitian yang digunakan yaitu pendekatan penelitian
kualitatif. Namun perbedaannya yaitu tempat penelitian yang berbeda.
Penelitian yang disusun oleh Siwi Indarwati di lakukan di Kantor
Kecamatan Gamping Sleman Yogyakarta sedangkan penelitian ini
dilakukan di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H.
67
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis mengambil penelitian deskriptif dengan
tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari
pengelolaan dan jaminan keamanan arsip vital. Penelitian deskriptif
merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan
mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa adanya.72
Penelitian
deskriptif ini digunakan untuk mendeskripsikan mengenai pengelolaan arsip
vital dan jaminan keamanan arsip vital.
Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan yaitu pendekatan
penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan
untuk mengetahui ―makna‖ (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.73
B. Sumber Data
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari lokasi penelitian.
Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari
sumbernya tanpa melalui perantara.74
Dalam penelitian ini data primer
diperoleh langsung dari lapangan (tempat penelitian) yaitu Notaris, dan
Staff dari Notaris.
72
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 60. 73
Irawan, 32. 74
Irawan, 86.
68
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang
mendapat informan orang lain.75
Data sekunder merupakan data
mendukung data primer.
C. Pemilihan Informan
Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-
orang yang akan diwawancarai (informan).76
Berikut ini beberapa informan
beserta kriteria yang dimiliki, diantaranya:
Table 3.1 Pemilihan Informan
No. Informan Kriteria Informan
1. Ibu Hj. Mintarsih
Natamihardja, SH. Pejabat Notaris
Umur 66 tahun
Pejabat notaris yang berlatar
belakang Ilmu hukun dan
Kenotariatan.
2. Bapak H. Kasiyo Karyawan Notaris
Umur 58 tahun
Sudah 25 Tahun bekerja di
Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH.
D. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi
Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau
peristiwa yang terjadi dilapangan dan untuk menjawab pertanyaan.
Observasi adalah sebagai pengamatan dan pencatatan secara sistematik
75
Irawan, 87. 76
Emzir, Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011),
53.
69
terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian.77
Hal ini
dilakukan dengan harapan dapat memperoleh data yang lengkap dan dapat
membantu penelitian ini. Peneliti berperan sebagai pengamat yang
mencoba mempelajari dan memahami hal-hal yang terjadi dan berkenan
dengan objek penelitian. Observasi yang dilakukan oleh peneliti di
lapangan bertujuan untuk mengetahui atau menjawab rumusan masalah
mengenai pengelolaan arsip vital di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H.
Pengelolaan tersebut meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip, dan
temu kembali informasi.
2. Wawancara
Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan
untuk menemukan permasalahan penelitian dan mengetahui hal-hal dari
responden secara lebih mendalam.78
Dalam penelitian ini penulis
melakukan wawancara untuk mengetahui pengelolaan dan jaminan
keamanan arsip vital dengan mewawancarai para informan yang telah
disebutkan diatas.
3. Dokumentasi
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui dokumen-
dokumen yang ada di Notaris yang berupa laporan tahunan dan foto-foto
yang penulis ambil setelah meminta izin dari pihak Notaris Mintarsih
Natamihardja, S.H dengan tujuan sebagai bukti yang diperlukan dalam
penyusunan skripsi ini.
77
Emzir, 20. 78
Sugiono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), 72.
70
E. Teknik Analisis Data
Setelah melakukan teknik pengumpulan data, langkah selanjutnya adalah
menganalisis data. Analisis data adalah proses menyusun, mengkategorikan
data, mencari pola atau tema yang dengan maksud untuk memahami
maknanya. Dalam penelitan ini, peneliti mengguanakan teknik analisis data
kualitatif. Data-data dari hasil observasi, wawancara, maupun dari dokumen-
dokumen yang penulis peroleh, fakan diteliti dan dianalisa terlebih dahulu,
kemudian diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan untuk
mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi dengan disertai teori-
teori yang mendukung.
Analisis data yang dilakukan dengan 3 tahapan, yaitu: reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan.79
1. Reduksi data
Data yang diperoleh dari observasi, wawancara dan dokumentasi dicatat
dengan rinci dengan memfokuskan dan memilih hal-hal yang penting,
sehingga data yang diperoleh dapat memberikan gambaran yang jelas
mengenai topik yang sedang diteliti.
2. Penyajian data
Setelah melakukan reduksi data, penulis menyajikan data dalam bentuk
teks yang bersifat deskriptif.
79
Sugiono, 79.
71
3. Penarikan kesimpulan
Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat
kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan
masalah.
F. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada hari Jum‘at tanggal 23 dan 30 Juni 2017 di
Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH beralamat di jl Gandaria
Tengah IV No. 18, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Penulis mengambil
tema penelitian mengenai Pengelolaan dan Jaminan Keamanan Arsip Vital
di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH.
2. Jadwal Penelitian
Table 3.2 Tabel Jadwal Penelitian
No Jenis Kegitan Tahun 2016/2017
September Oktober November Desember Januari Februari Maret April
1 Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Dosen
Pembimbing
2 Pelaksanaan
Bimbingan
Skripsi
3 Pengumpulan
Literatur
mengenai
Skripsi
4 Melakukan
Penelitian
5 Analisis Data
6 Penyerahan
Laporan
Skripsi
7 Sidang
Skripsi
72
No Jenis Kegiatan Tahun 2017/2018
Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Januari
1 Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Dosen
Pembimbing
2 Pelaksanaan
Bimbingan
Skripsi
3 Pengumpulan
Literatur
mengenai
Skripsi
4 Melakukan
Penelitian
5 Analisis Data
6 Penyerahan
Laporan
Skripsi
7 Sidang
Skripsi
73
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Notaris Mintarsih Natamihardja
Notaris Mintarsih Natamihardja dibuka pada tahun 1985 di Bogor
kemudian berpindah kantor di Jakarta Agustus tahun 1991. Notaris Mintarsih
Natamihardja merupakan sebuah lembaga di bidang hukum yang
berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pejabat Umum Notaris berfungsi
untuk melayani masyarakat yang membutuhkan Akte Otentik atau Akte
Notaris yang berkekuatan Hukum.
1. Struktur Organisasi
Asisten Notaris
Bapak Dadang Suryadi
Pegawai
Ibu Hj. Siti Uunsiah
Pegawai
Bapak H. Kasiyo
Notaris
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
74
2. Waktu Kerja
Waktu kerja Notaris Mintarsih Natamihardja adalah pada hari Senin
s/d Jumat pukul 09.00 WIB s/d 17.00 WIB dengan jam istirahat hari Senin
s/d Jum‘at pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB.
3. Letak Geografis
Notaris Mintarsih Natamihardja terletak di Jl. Gandaria Tengah IV No
18, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12130, Indonesia.
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah
diperoleh melalui hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap
pengelolaan dan jaminan keamanan arsip vital di Notaris Mintarsih
Natamihardja, S.H. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Vital Di Notaris Mintarsih Natamihardja, S.H
a. Penggunaan Arsip
1) Penggunaan
Dalam penggunaan dan prosedur penggunaan arsip vital
Notaris Mintarsih.
Arsip pada Notaris Mintarsih hanya boleh digunakan oleh klien
yang bersangkutan. Arsip dibutuhkan bila terjadi sengketa perkara
pengadilan, arsip baru boleh dipinjamkan oleh klien dengan
disertai surat pengantar dari pengadilan, yang diketahui oleh
Majelis Kehormatan Notaris. Hal ini diperoleh dari hasil
wawancara sebagai berikut:
75
“tidak pernah boleh dipinjamkan arsip vital, terkecuali ada
perkara pengadilan yang mengharuskan dipinjam karena
selama ini tidak ada perkara jadi tidak ada yang
dipinjamkan, menyertakan surat dari pengadilan lalu saya
buatkan berita acara yang diketahui oleh majelis
kehormatan notaris”80
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“arsip vital notaris tidak boleh di pinjamkan kalau toh
terpaksa harus di pinjamkan harus di buktikan arsip apa
namanya lalu di cari dokumen-dokumen lainnya yang
sebagai pendukung,untuk keperluan ada perkara dari
sengketa antara pihak ke tiga.”81
Hal tersebut sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh
Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan
seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi,
jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu
tuntutan hukum. Arsip di Notaris Mintarsih digunakan oleh klien
untuk membantu tuntutan hukum dalam perkara pengadilan.
2) Menemukan kembali arsip
Dalam menemukan kembali arsip dan waktu yang dibutuhkan
untuk menemukan kembali arsip terjadi karena adanya
peminjaman dari klien.
Menemukan kembali arsip vital notaris membutuhkan waktu
yang cukup lama dan dengan cara sederhana yaitu menggunakan
buku besar atau disebut buku reportorium untuk mendata arsip
klien yang didalamnya terdapat nomer, tanggal, dan nama-nama
80
Mintarsih Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi (Kantor Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH, 2017). 81
Kasiyo, Wawancara Pribadi (Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH, 2017).
76
klien yang bersangkutan. Sebagaimana hasil wawancara berikut
ini:
“ya kalau disini menggunakan buku besar”82
Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali arsip
notaris cukup lama hingga menghabiskan banyak waktu berjam-
jam. Sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“berjam-jam”83
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“cara mencari dokumen yang lama disimpan di notaris,
kita mencari namanya buku gede yang sekarang namanya
reportorium notaris, jadi reportorium itu untuk menyalin
data-data jadi file-file klien dalam buku besar namanya
reportorium, termasuk nomor tanggal dan nama-nama
yang bersangkutan.”84
Menemukan kembali arsip notaris memakan waktu cukup lama
hingga berhari-hari seperti hasil wawancara berikut ini:
“ya kita tergantung waktu kita bisa dua hari bisa tiga
hari.”85
Menurut saya sabagai peneliti ada baiknya selain preoses temu
kembali secara manual ada baiknya penyimpanan arsip disimpan
secara elektronik agar lebih mudah dan cepat menemukan kembali
arsip di Notaris Mintarsih.
Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh
Sedarmayanti yaitu pengarsipan arsip elektronik perlu dikelola
82
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi. 83
Natamihardja, SH. 84
Kasiyo, Wawancara Pribadi. 85
Kasiyo.
77
secara elektronik untuk mendapatkan manfaat maksimal. Seperti
pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten, dan mudah
dicari kembali serta memudahkan penyusunan informasi secara
terstruktur.86
b. Pemeliharaan Arsip
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk
menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip vital Notaris Mintarsih adalah dengan
menggunakan kamper agar arsip tetap wangi dan serangga tidak
merusak kertas-kertas arsip, menjahit arsip dalam 1 budel yang isinya
50 arsip untuk 1 bundelnya yang memang sudah aturan dari notaris
yang bertujuan agar map-map berisi arsip tersebut tetap rapi dan tidak
berdebu. Dalam aspek pemeliharaan ini arsip vital Notaris Mintarsih
mengelola arsip vital sebagaimana hasil wawancara berikut:
“ya disimpan dilemari saja, kegiatan rutin sih ngga ada,
paling pake kamper, hehehe”87
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“selama arsip vital itu semua diberesin di betulin masing-
masing objek, masing-masing akte setelah itu di bundel
maksudnya dijahit, 1 buku gede menjadi maksimal 50 buku
atau 50 arsip dalam 1 buku, karena di jahit itu sudah
kesepakatan notaris, akte notaris tuh harus di simpan dan
di pelihara dalam bentuk buku yang isinya 50 buku atau 50
86
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
147. 87
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi.
78
file, tidak ada pembersihan khusus untuk membersihkan
arsip vital, kita sediakan untuk eeem.. menyimpan arsip
vital kita sediakan lemari besi, di taro disimpan didalam
lemari besi.”88
Cara- cara yang dilakukan Notaris Mintarsih untuk mencegah
kerusakan arsip, sesuai dengan beberapa faktor yang telah disebutkan
oleh Sedarmayanti yaitu tempat penyimpanan arsip, dan penggunanan
bahan-bahan pencegah rusaknya arsip.89
c. Penyimpanan Arsip
1) Penyimpanan
Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat
mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk
tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali
dengan cepat, tepat, dan akurat.
Penyimpanan yang dilakukan notaris Mintarsih dengan lemari
besi, dijahit dan kasih sampul lalu ditata rapih sesuai urutan
tanggal, bulan dan tahun. Penyimpanan arsip vital notaris diperoleh
hasil wawancara sebagai berikut:
“prosedurnya yaitu kita didalam penyimpanan akte notaris
didalam lemari ya itu dijahit terus di kasih sampul di tata
rapi mulai awal sampai akhir tahun, iya, berurutan.”90
Berdasarkan hasil observasi, sistem penyimpanan yang
digunakan dalam pengelolaan arsip vital di Notaris Mintarsih
Natamihardja menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan
sistem tanggal atau urutan waktu (chronological filing system).
88
Kasiyo, Wawancara Pribadi. 89
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
135. 90
Kasiyo, Wawancara Pribadi.
79
Sistem kronologi yang digunakan adalah berdasarkan hari, tanggal,
bulan dan tahun berkas-berkas Klien masuk ke arsip Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH.
Hal tersebut sesuai dengan teori menurut Sedarmayanti, sistem
tanggal atau sistem kronologi adalah salah satu sistem penataan
berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun.91
2) Azas penyimpanan
Organisasi atau lembaga atau instansi dapat menggunakan
beberapa azas penyimpanan arsip vital berdasarkan besar atau kecil
suatu organisasi / lembaga/ instansi tersebut. Azas penyimpanan
sebaiknya rapi dan tersusun dengan begitu arsip vital yang
disimpan tidak hilang atau tercecer sebaiknya dengan metode yang
benar dalam penyimpanan arsip vital notaris.
Berdasarkan observasi, Notaris Mintarsih Natamihardja, SH.
merupakan lembaga perseorangan yang memiliki lingkup kerja
berada dalam satu gedung kantor , sehingga seluruh arsip mengenai
Akta Notaris disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga, azas
penyimpanan yang digunakan pada Notaris mintarsih
Natamihardja, SH. adalah azas sentralisasi, Arsip Notaris Mintarsih
merupakan tempat penyimpanan seluruh arsip- arsip milik klien.
Hal ini sesuai dengan teori menurut Sulistyo Basuki, Azas
sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk
91
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi revisi,
95.
80
menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat.
Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.92
3) Alat dan ketentuan
Alat dan ketentuan dalam penyimpanan merupakan sarana
yang dapat menunjang dalam membantu atau memperlancar proses
penyimpanan arsip vital.
Alat untuk menyimpan arsip vita notaris dengan dengan
menggunakan lemari besi dan tidak ada ketentuan khusus dalam
penyimpanan arsip vital notaris di dapat hasil wawancara sebagi
berikut:
“untuk menyimpan arsip vital yaitu lemari besi, ketentuan
khusus tidak ada ketentuan khusus.”93
Berdasarkan hasil obsevasi alat untuk menyimpan arsip notaris
dengan lemari besi berjumlah 5 lemari besi dan 2 rak besi.
4) Jangka waktu dan jumlah
Mengenai jangka waktu dan jumlah arsip notaris dalam kurun
waktu berapa lama jangka waktu yang akan menyimpan arsip vital
notaris dan jumlah arsip vital di Notari Mintarsih.
Jangka waktu penyimpanan arsip di Notaris Mintarsih
selamanya akan masih tetap tersimpan selama Notaris yang
menjabat masih aktif, dan jumlah keseluruhan arsip di Notaris
Mintarsih selama masih aktif menjabat kurang lebih 100 bundel
92
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, 62. 93
Kasiyo, Wawancara Pribadi.
81
buku dengan 1 bundelnya berisi 50 arsip vital di dapat hasil
wawancara sebagai berikut:
“disimpan di notaris Mintarsih selama kita masih, masih
menjabat sebagai notaris, notaris Mintarsih dari dijakarta
tahun 1991 sampe sekarang kira-kira kurang lebih 100
bundel buku.”94
Berdasarkan hasil observasi jumlah arsip yang terdapat di
Notaris Mintarsih Natamihardja, SH sejak tahun 1991 berjumlah
3.575 atau 72 minuta arsip atau bundel arsip.
5) Penyimpanan arsip terpusat dan arsip-arsip klien
Penyimpanan arsip terpusat dan arsip-arsip klien dalam
melakukan penyimpanan arsip vital merupakan tempat atau wadah
untuk menyimpan semua arsip-arsip notaris.
Penyimpanan arsip terpusat dan arsip arsip klien masih
tersimpan di notaris arsip arsip klien dan akan terus disimpan
selamanya, selama notaris tersebut masih aktif menjabat.
Penyimpana arsip yang sudah berusia 30 tahun akan dipindahkan
ke pengadilan sebagai tempat penyimpanan arsip terpusat didapat
hasilwawancara sebagai berikut:
“ngga ada, ya disetiap kantor masing-masing, memang sih
peraturannya seperti itu notaris ke pengadilan, tempatnya
dimana ya kan hehe, seluruh Indonesia atau misalkan DKI
aja misalnya pengadilan Jakarta Selatan terus nyimpennya
dimana memang seharusnya seperti itu cuman kan
tempatnya ngga ada, tempatnya untuk nyimpan, he..eh
misalnya udah berapa puluh tahun yang arsip-arsip yang
udah tiga puluh tahun deh kalau ngga salah nah itu kan
harus diserahkan ke pengadilan mestinya tapi ternyata
ngga bisa tetap dipegang sama yang arsip ibu, terus
disimpan, tapi sekarang kan setiap notaris jarang mau
94
Kasiyo.
82
ngambil protokol karena notarisnya tempatnya sendiri saja
kan sempit untuk nampungnya dimana, ya pasti ditunjuk
dari kanwil karena kan waktu dia mengajukan jadi Notaris
kan ada pernyataan bahwa dia bersedia untuk mengambil
protokolnya Notaris yang pensiun yang apa gitu kan. Mau
tidak mau ya harus di tunjuk sama kanwil.”95
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“kita arsip-arsip yang kepunyaan klien yang meninggal
dunia arsip-arsip klien tersebut tetap masih disimpan di
notaris, masih selamanya di simpan, “penyimpanan arsip
notaris terpusat belum ada kecuali notaris sudah pensiun
yang menyimpan protokol yang masih aktif. Terpusatnya
kalo yang peraturannya di pengadilan negeri Jakarta.”96
2. Jaminan Keamanan Arsip Vital Di Notaris Mintarsih Natamihardja,
SH.
a. Kehilangan arsip
Arsip vital di Notaris Mintarsih akan sangat mudah kehilangan
arsip jika arsip vital tidak dikelola dengan baik dan sebagaimana
mestinya karena akan sangat sulit menjaga arsip yang vital dan
berkekuatan hukum seperti arsip notaris.
Belum pernah terjadi kehilangan arsip di Notaris Mintarsih jika hal
tersebut terjadi pihak notaris mintarsih akan melaporkan ke pihak yang
berwajib menurut hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai
berikut:
“belom pernah sih kalo yang arsip vital hilang tuh belom
pernah, nah apa dulu yang hilang kan banyak, hehehe.
Hilang sertifikat atau berkas-berkas penting ngga pernah
hilang sih ya, kalo hilang ya dicari sampe dapat, hehe..
karena ngga pernah hilang masalahnya. Ya kalo memang
sertifikat hilang ya kita laporan ke polisi dulu ya kan baru
95
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi. 96
Kasiyo, Wawancara Pribadi.
83
mengajukan permohonan untuk ganti sertifikat yang hilang
gitu paling tapi ga pernah hilang, hehe..”97
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“belum pernah, terjadi kehilangan ya harus lapor polisi”98
Menurut hasil observasi peneliti ada kualifikasi kerahasiaan arsip
secara berurutan yaitu:
1) Sangat Rahasia = Akta jual beli, Peusahaan Terbatas (PT), Akta
Notaris perjanjian jangka pendek atau panjang.
2) Rahasia = Perjanjian Nikah, Perjanjian kerja sama, perjanjian
pengikatan jual beli.
3) Terbatas = surat perkara pengadilan, surat kepolisian.
Hal ini sesuai dengan terori yang dikemukakan oleh Nandang Alamsah
dan Dekiar Noor yaitu kerahasiaan suatu arsip dinyatakan tegas dan
nyata dengan membubuhkan kode tingkat kerahasiaan tertentu pada
arsip tersebut.99
b. Jaminan keamanan arsip
Arsip vital merupakan arsip yang sangat penting dengan adanya
jaminan keamanan arsip vital pada notaris mintarsih dapat mencegah
kehilangan atau kebocoran informasi arsip vital.
97
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi. 98
Kasiyo, Wawancara Pribadi. 99
Alamsah dan Noor, Materi Pokok Aspek Hukum dalam Kearsipan, 5.2.
84
Arsip vital perlu adanya jaminan keamanan agar tidak terjadinya
kehilangan, notaris mintarsih membuat aturan untuk arsip-arsipnya dan
hanya notaris dan pegawai notaris mintarsih yang bisa mengakses arsip
tersebut dan klien yang tertera namanya di arsip tersebut yang bisa
melihat bahkan pihak ketiga harus memiliki surat kuasa untuk bisa
melihat arsip tersebut menurut hasil wawancara yang diperoleh sebagai
berikut:
“kan di itu dikasih tau sama pegawai ibu semua siapa yang
tidak ada namanya di akte tidak boleh dikasih apa
Salinan.”100
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“kita menjamin bahwa arsip vital itu selain yang punya
yang bersangkutan yang pernah bikin akte notaris, surat
otentik tidak boleh melihat, yang tidak bersangkutan tidak
boleh melihat apalagi meminta Salinan kecuali pihak
ketiga yang meminta Salinan tambahan harus minta kuasa
dari yang bersangkutan yaitu nama yang tercatat di dalam
arsip vital tersebut.”101
Hal tersebut sesuai dengan teori Boedi Martono yang mengatakan
menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan,
kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya.102
c. Seorang notaris pensiun
Seorang notaris yang pensiun akan mempengaruh penyimpanan
arsip vitalnya yang sangat penting karena penerus atau pemegang arsip
selanjutnya harus bisa mempertanggung jawabkan arsip-arsip dari
notaris yang sudah pensiun.
100
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi. 101
Kasiyo, Wawancara Pribadi. 102
Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip vital dalam Manajemen Kearsipan, 81.
85
Arsip vital yang tersimpan di notaris mintarsih akan diserahkan
kepada protokol yang sudah diutus oleh kementrian kehakiman,
protokol merupakan seorang notaris yang menyimpan arsip arsip dari
seorang notaris yang sudah berakhir masa jabatannya atau pensiun
menurut hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut:
“arsipnya kan kalo pensiun di itu ditunjuk dulu pengganti
yang mau ngambil arsip ibu siapa.. itu yang nunjuk bisa
ibu bisa dari kantor wilayah kehakiman (kanwil) bisa ibu
nunjuk sendiri siapa nanti dilaporkan ke kanwil yang ibu
tunjuk tapi tetep itunya surat keputusannya dari kementrian
kehakiman, siapa yang pegang protokol tapi misalnya
orangnya siapa bisa dari ibu diusulkan bisa dari kanwil di
usulkan tapi tetap keputusan SK keputusannya dari
Kementrian Kehakiman siapa yang pegang protokol
ibu.”103
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf Notaris Mintarsih,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“jika notaris meninggal dan semua arsip-arsip vital yang
di buat oleh notaris yang bersangkutan selanjutnya
disimpan di protokol.”
“protokol itu sendiri yaitu orang yang menyimpan arsip-
arsip yang bersangkutan sudah pensiun akan tetapi harus
diketahui oleh departemen kehakiman atau ikatan notaris
indonesia.”104
103
Natamihardja, SH, Wawancara Pribadi. 104
Kasiyo, Wawancara Pribadi.
86
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarlan hasil penelitian, mengenai pengelolaan arsip vital yang telah
dijalankan dalam pengelolaan arsip dan jaminan keamanan arsip vital Notaris
Mintarsih Natamihardja dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Pengelolaan arsip vital pada Notaris Mintarsih Natamihardja,SH. meliputi
aspek penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaan. Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH dalam penyimpanan arsip vital menggunakan sistem
tanggal atau urutan waktu (chronological filing system) yaitu sistem yang
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun. Selain itu azas penyimpanan
yang digunakan adalah azas sentralisasi yaitu penyimpanan secara
terpusat. Dengan begitu aspek penyimpanan pada arsip vital notaris bisa
dikatakan sistematis. Namun dalam pengelolaan arsip vital pada Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH. ini belum terdapat jadwal retensi arsip (JRA)
sehingga terjadinya penumpukan arsip vital di Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH. pemeliharaan di Notaris Mintarsih dilakukan dengan
cara sederhana yaitu menggunakan kamper. Dalam proses temu kembali
arsip vital di Notaris Mintarsih, SH. menghabiskan waktu yang cukup
lama karena proses pencarian secara manual dengan menggunakan buku
besar.
2. Jaminan keamanan arsip vital klien, baik dari segi keamanan fisik maupun
dari segi informasinya adalah salah satu satu aspek penting di Notaris
87
Mintarsih, SH. Dalam menjamin keamanan fisik arsip vital Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH. Melakukan dengan segala cara sesuai aturan,
Seperti menggunakan lemari tahan api, dan juga menggunakan kamper
untuk melindungi arsip dari serangga atau yang lainnya. Selain fisik arsip,
Notaris Mintarsih juga menjamin keamanan informasi arsip dengan
memberlakukan aturan bahwa hanya notaris dan pegawai Notaris
Mintarsih yang bisa mengakses arsip vital tersebut. Akan tetapi sistem
jaminan keamanan arsip vital di Notaris Mintarsih baru sekedar dilakukan
oleh petugasnya belum didukung oleh fasilitas keamanan arsip seperti
CCTV dan alarm kebakaran.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitan yang telah dilakukan, penulis ingin
memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan guna memaksimalkan
pengelolaan arsip dan jaminan keamanan arsip vital Notaris Mintarsih
Natamihardja. Adapun saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan di Notaris Mintarsih sudah bisa dikatakan sistematis,
Namun belum terdapat JRA sehingga terjadi penumpukan arsip. Oleh
karena itu sebaiknya dibuatkan JRA. Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip
(JRA) akan lebih mudah mengatur arsip-arsip mana yang akan tetap
tersimpan atau akan dipindahkan ke pengadilan Negeri Jakarta karena
yang seharusnya arsip tersebut disimpan di pengadilan setelah 30 tahun
tersimpan di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH. Selain itu Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH dalam memelihara arsip selain menggunakan
kamper perlu juga menggunakan obat anti serangga atau rayap dan
88
perlunya pemeriksaan atau pengecekan rutin pada arsip-arsip notaris yang
tersimpan. Dalam proses temu kembali yang secara manual perlu juga
didukung atau di back up dengan cara digital seperti penggunaan
Microscoft Excel dalam menyusun nomor-nomor punggung pada setiap
arsip yang akan dicari agar lebih cepat dan menghemat waktu.
2. Dalam menjamin keamanan arsip vital di Notaris Mintarsih baru dilakukan
oleh petugasnya saja, belum didukung oleh fasilitas keamanan. Oleh
karena itu sabaiknya perlu dilakukan penataan ulang ruang arsip vital
seperti pemakaian lemari tahan api, dan obat anti seragga serta
penambahan sistem pengamanan seperti CCTV dan alarm kebakaran.
3. Penyimpanana arsip selain dengan manual bisa juga menyimpan arsip
notaris secara elektronik, Penggunaan aplikasi arsip elektronik ini berbasis
web atau bisa disebut web based programing penggunaannya hampir sama
denga aplikasi Slims. Arsip elektronik juga mudah dioperasikan dan
memiliki keakuratan dalam keamanan dan mudah untuk ditemukan
kembali sangat membantu dalam menemukan kembali arsip notaris secara
manual.
DAFTAR PUSTAKA
administrations, Arma association of records and management. arsip vital suatu
garis pedoman. yogyakarta: kantor arsip daerah, 1991.
Alamsah, Nandang, dan Deliar Noor. Materi Pokok Aspek Hukum dalam
Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2007.
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Arikunto, Suharsimi. Pengelolaan Kelas dan Siswa. Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada, 1996.
Arsip Nasional Republik Indonesia. ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia No 06 Tahun 2005 Pedoman Perlindungn, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara,‖ n.d.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 1989.
Emzir. Analisis Data : Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers,
2011.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Kasiyo. Wawancara Pribadi. Kantor Notaris Mintarsih Natamihardja, SH, 2017.
Kennedy, Jay, dan Cherryl Schauder. Records Management : A Guide to
Corporates Records Keeping 2nd ed. Australia: Longman Australia, 1998.
Krihanta. Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka,
2008.
Malabay. ―Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip dalam
rangka tertib Administrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu
Komputer)‖ 10 No. 2 (Desember 2016): 76.
Martono, Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip vital dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.
———. Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1990.
Muhammad, Abdulkadir. Etika Profesi Hukum. Bandung: Citra Aditya Bhakti,
1997.
Natamihardja, SH, Mintarsih. Wawancara Pribadi. Kantor Notaris Mintarsih
Natamihardja, SH, 2017.
Penn, Ira A, Gail B Pennix, dan Jim Coulson. Record Management Handbook
(2nd ed). England: Gower, 1998.
Primantoro, Aditya Yudha, dan Muhsin Mushsin. ―Sistem Pengelolaan Arsip di
kantor Perum Perhutani divisi regional Jawa Tengah.‖ Economic
Education Analysis Journal 4, no. 2 (2015): 365.
Republik Indonesia. ―Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan.‖ http://hukum.unsrat.ac.id/uu/uu_7_71.htm,
n.d.
———. ―Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
http://luk.staff.ugm.ac.id/atur/UU432009Kearsipan.pdf, n.d.
———. ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2004 tentang
Jabatan Notaris.‖
http://www.hukumonline.com/pusatdata/downloadfile/lt4ecb7b47014/pare
nt/19754, n.d.
Richardson, Blake. Records & Unformation Management 2.0 For Dummies.
Indianapolis: Wiley Publishing, 2011.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern edisi
revisi. Bandung: Mandar Maju, 2015.
Shepherd, Elizabeth, dan Geoffrey Yeo. Managing Records : a handbook of
principlesand practice. London: Facet Publishing, 2003.
Sugiono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2010.
Sulistyo Basuki. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinams. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 2013.
———. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.
Sumrahyadi, dan Toto Widyarsono. Manual Kearsipan. Jakarta: Universitas
Terbuka, 2008.
The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern Ed.4. Yogyakarta: Liberty,
2000.
Widjaja, A. W. Administrasi Kearsipan : Suatu Penganter. Jakarta: Rajawali Pers,
1986.
Wursanto, Ingatius. Kearsipan 2. yogyakarta: Kanisius, 2007.
Yatimah, Dorotul. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia, 2009.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2
Surat Tugas Menjadi Dosen Pembimbing
Lampiran 3
Surat Pergantian Judul skripsi
Lampiran 4
Surat Izin Penelitian
Lampiran 5
Surat Keterangan Izin Penelitian
Lampiran 6
Struktur Kepegawaian
Lampiran 7
Sarana dan Prasarana Arsip vital Notaris Mintarsih Natamihardja, SH.
1. Ruang Arsip
2.Arsip-Arsip Notaris Mintarsih
3.Buku Agenda / Buku Besar
4. Fasilitas Arsip
5. Narasumber
Lampiran 8
Transkrip Wawancara Ibu Mintarsih Natamihardja, SH.
Transkrip Wawancara Bapak H. Kasiyo
lampiran 9
Lembar Observasi
BIODATA PENULIS
GITA DWI NOVIANI. Lahir di Tangerang, 6 November
1994. Anak kedua dari tiga bersaudara, ayahanda H. Kasiyo dan
ibunda Suhartini. Bertempat tinggal di Jalan Gang RT Pabuaran
Barat RT.07 RW.03 Pondok Karya, Pondok Aren, Tangerang
Selatan. Pendidikan yang pernah ditempuh penulis, antara lain:
TK Pertiwi, Jakarta Selatan 1999. Pendidikan sekolah dasar SD Kartika X-4,
Jakarta Selatan (2000-2006). Selanjutnya, penulis meneruskan sekolah ke SMP
Perwira Jakarta, Jakarta Selatan (2006-2009). Kemudian, penulis melanjutkan ke
SMAN 24 Jakarta Pusat (2009-2012). Pada tahun 2012 penulis melanjutkan
pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil program
studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH),
dan menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan dan Jaminan Keamana Arsip Vital
di Notaris Mintarsih Natamihardja, SH. Mempunyai hobi ,mendaki gunung dan
gemar makan. Dan sejak SMA tergabung dengan Organisasi Pecinta Alam yaitu
EXISPAL 24 Jakarta. Pengalaman kerja sebagai mahasiswa yaitu Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di Perpustakaan Kota Tangerang Selatan, Magang di Notaris
Mintarsih Natamihardja, SH, Bekerja di Notaris Eka Perwanti, SH, Kuliah Kerja
Nyata (KKN) di Desa Girimulya, Cibungbulang, Bogor.
