Pengelolaan Arsip Pada Bagian Sekretariat Dinas Pariwisata ...

27 | P a g e LIBRIA, Vol. 13, No.1, Juni 2021

Pengelolaan Arsip Pada Bagian Sekretariat Dinas Pariwisata,Kepemudaan dan Olaraga Kabupaten Magelang

Oleh: Winda Yuli Indaryani1, Ghina Fitri Ariesta Susilo2

Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Tidar,Magelang, Jawa Tengah

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis pengelolaan,arsip padaBagian,Sekretariat, Dinas, Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatifdan pengumpulan data dengan metode wawancara dan observasi. Objekpenelitian ini dilakukan di Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga Kabupaten Magelang. Hasil penelitian menunjukkan bahwapengendalian pada Bagian Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan,dan Olahraga Kabupaten Magelang yang masih perlu ditingkatkan.Kurangnya ruangan dan arsip paris menjadi kendala dalam pengelolaanarsip. Kendala tersebut diatasi dengan penggunaan ruangan kosong danbantuan dari karyawan yang sudah pernah mengikuti pelatihan arsip.

Kata kunci : Pengelolaan arsip, pengendalian internal, SekretariatDinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang

ABSTRACT

The purpose of this study was to analyze the management of archives inthe Seretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang. This research is a qualitative research and datacollection by interview and observation methods. The object of thisresearch is located at the Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan,dan Olahraga Kabupaten Magelang. The results showed that thecontrol in the Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga Kabupaten Magelang still needed to be improved. The lackof space and archives in Paris became an obstacle in managingrecords. These constraints are overcome by using empty rooms andassistance from employees who have attended archival training.

Pengelolaan Arsip pada Sekretariat Dinas Parawisata…..


Keywords: Records management, internal control, Sekretariat DinasPariwisata Kepemudaan, dan Olahraga KabupatenMagelang

A. PENDAHULUAN

Kebutuhan arsip sangat dibutuhkan oleh setiap institusisebagai bukti dan sumber informasi di era saat ini. Menurutpenelitian yang telah dilakukan oleh Damalita (2009) arsip adalahsuatu catatan yang dijadikan sebagai ingatan keberadaan darisuatu institusi. Seluruh kegiatan membutuhkan informasi, makadari itu arsip sangat penting untuk mendukung administrasi.Arsip merupakan bukti dari terselenggaranya kegiatan yangdilakukan setiap institusi dan harus disesuaikan sesuai kebutuhaninstansi. Namun, pengelolaan arsip juga harus berlandaskankaidah-kaidah kearsipan yang telah ditentukan.

Pada kegiatan administrasi sangat dibutuhkan pengelolaanarsip yang baik untuk menunjangnya. Namun, masih banyakyang mengabaikan dengan berbagai alasan. Sesuai denganUndang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009Tentang Kearsipan menimbang bahwa untuk menjaminketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjaminpelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat,serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukanpenyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah,dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistempenyelenggaraan kearsipan nasional yang andal. Tingkatkonsisten yang tepat dalam pengelolaan,arsip akanmempermudah pengarsipan dan tentunya tidak banyak waktuyang terkuras.

Berbagai permasalahan yang terjadi seperti belum adanyaarsip paris sebagai orang yang mempunyai keahlian khusus padabidang kearsipan dan kurangnya kebutuhan kelengkapan satausarana-prasarana yang menujang. Hal ini memunculkanpemikiran jika penyimpanan arsip pada depo arsip, maka arsipakan hilang karena tidak ada yang mengawasi. Kondisi ini

Winda Yuli Indaryan dan Ghina Fitri Ariesta Susilo

P a g e | 29 LIBRIA, Vol. 14, No.1, Juni 2021

membuat karyawan tidak yakin dengan keamanan arsip padadepo arsip. Pada penelitian sebelumnya Sanora (2016)mengungkapkan bahwa dengan adanya orang yang sudahmengetahui informasi tentang kearsipan maka pengelolaan arsipakan mudah. Dengan tidak tersedianya Arsip Paris danbertambahnya volume pekerjaan harus dilakukannyapenambahan pegawai yang mampu dan mengerti dibidangnyadan bukan hanya sekedar tenaga pembantu biasa, karena jikadipaksakan dengan volume pekerjaan yang terus bertambah parapegawai akan mencapai titik jenuh sehingga berkurangnyakemampuan dalam pengelolaan kearsipan secara baik dan benarmenurut prosedur yang berlaku.

Pimpinan dinas pun wajib mengetahui tentang bagaimanapengelolaan arsip tersebut. Tujuan tersebut, agar dapat diketahuikesesuaiannya dengan kaidah kearsipan. Dalam mewujudkannya,maka perlu dilakukan pencatatan, pemindahan, serta pengawasan.Pengendalian internal sangat berguna dalam melindungi arsip-arsip hilang, rusak, terselip, dan dalam kecepatan pencariankembali arsip yang ada di dinas. Dalam pengelolaan arsipdiperlukan sistem pengendalian internal yang baik, sepertipemisahan tugas atau tanggungjawab dalam pencatatan,pemindahan serta pengawasan yang disetujui oleh pihak yangmempunyai wewenang.

Pengelolaan, arsip yang dilakukan baik akan berimbaspada pencarian arsip kembali yang telah disimpan. Dari beberapapembahasan tersebut, faktor yang mempengaruhi yaitukurangnya ruangan yang digunakan sebagai ruangan khususpeyimpanan arsip dan belum adanya orang yang khususmengurusi arsip. Dari beberapa kendala yang dihadapi mengenaipengelolaan arsip pada Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga terutama bagian Sekretariat, maka tujuan dilakukannyapenelitian ini adalah untuk menganalisis pengelolaan, arsip diSekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang.

B. TINJAUAN PUSTAKA



1. Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterimaoleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara (UU RI No. 43, 2009). Menurutpenelitian Gie (2000) arsip merupakan kumpulan arsip yangmempunyai nilai guna yang telah disimpan agar dapat ditemukankembali dengan cepat yaitu secara sistematis. Dalam KamusBesar Bahasa Indonesia (KBBI) Online, arsip merupakandokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari waktu yang lampau,disimpan dalam media tulis, elektronik, biasanya dikeluarkanoleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khususuntuk referensi.

2. Pengelolaan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2008), pengelolaan arsip memiliki tujuanyaitu:

a) Informasi yang dihimpunb) Pencatatan dan pengklasifikasian informasic) Penginterpretasian informasid) Pengolahan informasie) Untuk akuntabilitas dan auditingf) Menyimpan dan pengambilan kembali informasi dari

tempat pemnyimpanan, mendistribusikan informasig) Penggunaan informasi yang tetap

Menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, Pengelolaan arsipdinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan danpemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statisadalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dansistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistemkearsipan nasional.



3. Jenis-jenis Arsip

Menurut Wursanto (2004) jenis arsip dapat dibagi berdasarkanbeberapa segi, yaitu:

a. Menurut subjek atau isinya:1) Arsip keuangan merupakan jenis arsip yang mempunyai

hubungan dalam hal keuangan2) Arsip kepegawaian, merupakan jenis arsip dimana

terdapat hubungan dengan bagian pegawai3) Arsip pemasaran , merupakan jenis arsip dimana terdapat

hubungan dengan pemasaran4) Arsip pendidikan , merupakan arsip dimana arsip tersebut

memiliki hubungan dengan pendidikanb. Menurut bentuk dan wujudnya :

1)Surat adalah2)Pita rekaman.3)Piringan hitam.4)Mikro film

c. Menurut sifat kepentingannya:1) Yang tidak diperlukan (nonessensial archives)2) Yang diperlukan (useful archives)3) Penting (important archieves)4) Vital (vital archieves)

d. Menurut fungsinya:1) Dinamis, yaitu dalam hal kegiatan kantor masih dipakai2) Statis, yaitu dalam hal kegiatan kantor tidak dipakai lagi

Menurut, Nuraida (2014), jenis-jenis arsip secara umum yaitu:

a) Arsip DinamisArtinya dalam perenanaan, pelaksanaan, dan pengendalian

kegiatan operasional kantor sehari-hari arsip masih digunakan.Jenisnya:1) Arsip aktif.

Arsip yang digunakan sebagai kebutuhan entitas secaraterus menerus dan dalam waktu digukannnya masih lamakarena dibutuhkan oleh entitas untuk sehari-hari.

2)Arsip in aktifPenggunaan yang jarang untuk operasional entitas.



b) Arsip statisMerupakan dokumen yang diguanakan sebagai perencanaan,pelaksanaan,.dan dalam pengendalian kegiatan kantor dalamsehari-hari meskipun tidak langsung, tetapi tetap disimpanselamanya dengan alasan historis Bersarkan dari bahasantersebut, maka dokumen arsip ada dua jenis, yaitu dinamis danstatis.

4. Kegunaan Arsip

Menurut Sukoco (2007), manfaat pasti ada pada setiap arsipyang dimiliki suatu organisasi. Penggunaan arsip dalam suatuorganisasi didasarkan pada manfaat arsip tersebut merupakan artinilai guna arsip. Dilihat dari kebutuhannya, pembagian nilaiguna:

a. Nilai guna premier, itu menjadi dasar kegunaan untukkepentingan setiap lembaga pembuat arsip.1) Nilai, guna administratif adalah dokumen yang sudah

tidak aktif yang dibutuhkan untuk, membuat kebijakandalam sebuah organisasi yang dijadikan syaratadministratif. Maka suatu perkembangan organisasi jugaberguna untuk pemakai di masa depan.

2) Nilai guna,fiskal, merupakan manfaat dari sebuah arsipyang bersangkutan dengan keuangan, yang digunakandalam mengaudit kegiatan operasional. Untuk data yangdibutuhkan dalam penyusunan sebuah pelaporan pertahun, penyelesaian penginputan data pajak, sertadokumen perdagangan.

3) Nilai guna,hukum, merupakan manfaat suatu arsip dalamsuatu entitas yang berhubungan dengan aturan. Beberapadokumennya yaitu arsip yang dimiliki, dokumenpersetujuan, dokumen transaksi, dokumen kontrak,dokumen bukti dalam penyelesaian kewajiban sesuaiperaturan.

4) Nilai guna, historis, merupakan manfaat dari suatu arsipsebab ada historis pada dokumen tersebut. Dokumenyang memiliki historis dalam kegiatan akan disimpan dandijadikan sebagai pertimbangan untuk masa mendatang.



b. Nilai guna, sekunder, merupakan suatu arsip bernilaimenurut kegunaannya dijadikan sebagai dasar untukkepentingan umum, yang ada di luar lembaga pembuat arsip.Dokumen ini dijadikan sebagai bukti dan suatupertanggungjawaban.

1) Nilai guna, sebagai bukti, berkaitan dengan seperti apasuatu entitas tersebut berdiri, berkembang, dan bagaimanadalam melaksanakan tugasnya.

2) Nilai guna, informasional, berkaitan dengan suatu datadalam rangka sebagai alat dalam mendapat bukti saatobservasi serta dijadikan sebagai sejarah tapi tidakdihubungkan oleh entitas pembentukan. Data yang dapatdijadikan sebagai sumber data mengenai tempat,fenomena, manusia, masal, barang.

Menurut Wardah (2016) manfaat warkat dinamis dibedakanoleh dua nilai guna, yaitu primer dan sekunder. Manfaat primerarsip terdiri dari manfaat hukum, manfaat administratif, manfaatfiskal, manfaat historis. Untuk manfaat sekundernya terdiri darimanfaat informasional serta manfaat untuk bukti. Mafaat dariwarkat yang dinamis dalam entitas menjadikan kegunaan sebagaidasarnya. Berdasarkan pendapat tersebut, manfaat dari suatuwarkat dibedakan dalam dua manfat, antara lain primer dansekunder.

5. Peralatan Kearsipan

Menurut Wursanto (2003) alat-alat kelengkapan untukpengarsipan , yaitu :

a. Mapb. Almari Arsipc. Folderd. Filing cabinete. Berkas Kotak (Box File)f. Rak Arsipg. Guideh. Berkas Penyekat (Tickler File)i. Kardek (Dataplan Tray Filling System)j. File yang dapat dilihat (Visible Rb eference Record File)



6. Pencatatan Arsip

Menurut Amsyah (2003), ada tiga macam prosedur yangdigunakan dalam pencatatan

a. Prosedur Buku AgendaSetiap halaman dalam buku agenda isinya ada beberapakotak hal yang harus ditulis. Kegunaannya adalah sebagaipembantu dalam pecarian arsip yang sudah diarsipkan.

b. Prosedur Buku EkspedisiKegunaan buku ekspedisis adalah untuk bukti saatpenerimaan atau pengiriman surat atau barang. Dan bisadijadikan sebagai bukti jika ada kehilangan ketika barangatau surat telah diterima atau dikirim.

c. Prosedur Tata NaskahDijadikan sebagai pengawasan dan pencarian data saatdisajikan dan diolah. Tata naskah yang benar akanmempermudak suatu pekerjaan.

7. Penyimpanan Arsip

Menurut Amsyah (2003) terdapat dua jenis penyimpananarsip antara lain :

a. Penyimpanan Sementara (File Pending)Merupakan arsip yang disimpan dalam map yang diberitulisan tanggal untuk masa tiga bulan dalam penyimpanansementara. Jika sudah ganti bulan map juga diganti sesuaidengan prosedur.

b. Penyimpanan Tetap (Permanent File)Beberapa entitas masih sering tidak megamati, prosedurdalam menyimpan arsip. Beberapa kejadian membuktikanbahwa masih banyak dokumen atau arsip yang hillangpada awalnya, tetapi saat arsip sudah disimpan, tingkatkecepatan penemuan kembali dokumen yang telahdisimpan menjadi peran penting. Suatu kecepatanpenemuan kembali arsip yang telah dimpan tergantungpada sistem yang digunakan, petugas dan alat yangdigunakan. Sedangkan filling hanya dilakukan oleh satuorang saja



8. Pemeliharaan Arsip

Menurut Amsyah (2003) dalam memelihara arsip tujuannyauntuk menjaga, menaklukkan serta membuat upaya dalammenyelamatkan data dari suatu arsip. sistem pemeliharaan upayauntuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk. Jika menurutSedarmayanti (2003), memelihara arsip merupakan suatutindakan membersihkan dari beberapa hal yang mampu merusakarsip yang dilakukan rutin. Dari pendapat yang telah dijabarkantersebut, maka dilakukan pemeliharaan arsip denganmembersihkan arsip, yang dilakukan secara rutin supayakerusakan tidak terjadi.

9. Pemindahan Arsip

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 37 Tahun2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Pasal 5 pemindahanArsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk danmedia arsip. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), rumus yangdigunakan untuk mengetahui berapa tingkat pemekaian arsip:

= ℎℎ × 100%Saat rasio < 5%, maka arsip tersebut disebut inaktif. Arsipdisebut arsip jika rasio sekitar 15 – 20. Pemindahan dapatdilakukan ke media lain yaitu, CD ROOM, CD WROM,microfilm.

Berdasarkan pendapat tersebut maka, pemindahan arsipinaktif harus memperhatikan bentuk dan medianya yang sudahdihitung berdasarkan rasio pemakaian arsip.

10. Pemusnahan Arsip

Menurut Sukoco, (2006), ada empat cara pemusnahan arsip,yaitu “Pencacahan, Pembakaran, Pemusnahan kimiawi, danPembuburan”. Cara pemusnahan arsip antara lain:

a. Pembakaran



Pembakaran adalah cara pemusnahan arsip yang palingterkenal. Tetapi dianggap kurang aman karena masih adaarsip yang belum terbakar, dan masih ada arsip yangmasih bisa dikenali, pembakaran juga tidak mungkindilakukan di dalam ruangan. Para petugas, dahulumenggunakan cara ini untuk memusnahkan arsip.

b. PencacahanPencacahan dilakukan dengan menggunakan alat khusus.Terdapat alat yang bisa digunakan secara manual dan adajuga yang menggunakan mesin penghancur kertas.Pencacahan ini akan membuat dokumen terpotong dantidak dapat dikenali lagi. Pencacahan ini dirasa lebihpraktis sehingga para petugas bisa menggunakannya.

c. Proses kimiawiPenggunaan bahan kimia dalam pemusnahan arsip akanmembuat arsip menjadi lunak dan tulisan bisa lenyap.Pemusnahan dengan cara ini menjadi salah satu carapemusnahan yang efektif.

d. Puloping

Pemusnahan dengan cara pembuburan arsip sangatlahekonomis. Cara ini aman digunakan dan tentunya tidakakan terulangkan. Karena dokumen yang dicampurdengan air akan menjadi lunak. Setelah lunak dilakukanpencacahan dan menghasilkan bubur kertas. Sehinggawujud asli kertas tidak lagi dapat dikenali.

11. Sistem Pengendalian Internal

Menurut Rahayu dan Suhayati (2009), pengendalian internalmerupakan proses yang dirancang untuk memberikan suatukeyakinan dalam mencapi tujuan yang dipengaruhi oleh personelsuatu entitas. Tujuan tersebut adalah:

a. Pelaporan keuangan yang andalb. Penjagaan catatan dan kekayaan organisasic. Peraturan yang harus dipatuhid. Operasi yang efektif dan efisien



Menurut Mulyadi (2008), sistem pengendalian internalterdiri dari metode, struktur organisasi, dan ukuran yangdimaksudkan untuk melindungi kekayaan dari suatu organisasi,pengecekan ketelitiannya, pelaporan keuangan yang andalterhadap ata akuntansi, mendorong operasi yang efisien danefektif dan pemenuhan manajemen. Berdasarkan pendapattersebut, maka sistem pengendalian internal adalah suatu prosesyang dipengaruhi oleh beberapa sumber daya manusia yangdigunakan untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. Makapengendalian internal penting untuk setiap entitas. Setiap entitasatau lembaga pemerintahan harus menerapkan pengenalianinternal, agar setiap tanggungjawab bisa dipisahkan dan bisameningkatkan mutu setiap karyawan.

C. METODE PENELITIAN

Pada penenelitian yang dilakukan, merupakan penelitiankualitatif dimana informasi yang didapat dari informan lebihberarti dari pada banyaknya informan yang diwawancarai.

Tabel 1. Informan Penelitian

Kode Informan JabatanInforman 1 Pengadministrasian UmumInforman 2 Kepala Sub Bag Umum dan

KepegawaianInforman 3 Staf Sub Bag Keuangan

Orang yang dijadikan sebagai sumber pencarian informasitersebut dianggap cukup bagus dalam bidang arsip, selainmemiliki posisi strategis dalam bagiannya juga terlibat dalampengelolaan arsip. Pada penelitian ini menggunakan jenispenelitian deskriptif. Penelitian deskriptif menurut Sukmadinata(2006) merupakan suatu tindakan peninjauan dalam rangakamenemuka suatu kejadian yang alami maupun dari manusia,

Pada penelitian ini menggunakan teknik wawancara yaitudilakukan kegiatan tanya jawab dengan informan untuk



“Saya yang menangani khusus yang administrasiberdasarkan tahun”. (informan 1)

“Klasifikasi itu per tahun,”. (informan 3)

“Ya di buku agenda mbak, yang masuk juga yangkeluar, lalu tunggu dispo dari P.Kadin, teruskepentinganya sama bidang apa dst”. (informan 1)

memperoleh hasil dan observasi, yaitu dilakukan prosesmengamati secara langsung pada objek yang dituju untukmendapatkan hasil berupa data.

D. HASIL

1. Pencatatan Arsip

Berdasarkan observasi yang dilakukan terkait denganpencatatan arsip di Sekretariat Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelang arsip yangdisimpan banyak salah satunya adalah surat. Pencatatan suratmenggunakan prosedur buku agenda. Proses pencatatan suratdi Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang yaitu surat masuk dicatat ke dalambuku agenda surat masuk atau buku agenda surat undangan,sedangkan surat keluar dicatat di buku agenda surat keluar.Setelah dicatat di buku agenda lalu di ajukan ke KepalaDinas untuk mendapatkan disposisi. Hal tersebut sesuaidengan hasil wawancara pada Bapak Muh Silauchudin(Pengadministrasian Umum) yaitu :

Selanjutnya penulis juga menanyakan berdasarkan apaklasifikasi arsip. Hasil wawancara bersama informan 1 daninforman 3 yaitu :



“10 menit udah paling lama”(informan 1)“Yaaa, sebenernya nggk lama, kira-kira 10 menit“(informan 3)

“Senel heter aja”.

2. Penyimpanan Arsip

Bedasarkan observasi pada Bagian Tata Usaha DinasPariwisata Kepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelangmenggunakan jenis penyimpanan tetap. Sebelumdipindahkan ke depo arsip, arsip diperiksa setiap lembarnyayang sudah inaktif, lalu di tata sesuai tahun. Sarana prasaranayang digunakan adalah almari, kardus, senel heter. Tetapikarena ruangan yang kurang ada juga arsip yang tidak masukalmari. Untuk menemukan beberapa arsip yang sudahdimasukkan ke depo arsip, membutuhkan waktu 10 menit.Hal ini didukung dengan wawancara mengenai peralatanyang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip dengan BapakMuh Silauchudin (Pengadministrasian Umum) yaitu:

Selanjutnya penulis juga menanyakan berapa lama untukmenemukan beberapa arsip di depo arsip dengan informan 1dan informan 3 yaitu:

Berdasarkan observasi, dalam Dinas PariwisataKepemudaan, dan Keolahragaan Kabupaten Magelang belumtersedia arsip paris atau orang yang sudah memiliki keahliankhusus mengurusi arsip. Sehingga terjadi penumpukan arsippada masing-masing bidang karena tidak percaya dengankeamanannya. Lalu arsip masih disimpan di masing-masingbidang. Sesuai dengan hasil wawancara mengenai siapa yangbertugas sebagai arsip paris atau seseorang yang telah mahirdalam hal arsip dengan informan 1 dan informan 3 yaitu:



“Perawatan yang surat masuk sendiri yang keluarsendiri di masukkan otner simpan, ya udah beres.Perawatannya juga rapi, dibandel 1 tahun 1 tahun”.(informan 1)

“Di tu saya sama bu tri, di 4 bidang yg lain ya adayang ngurusi”. (informan 1)

” Kalau arsip itu kan sebenernya dibagian umumdan kepegawaian, tapi karena tidak ada stafnyayang ada dibidang itu, saya membantu”. (informan3)

“Karyawan kurang banyak, pada pensiun pengisianyg baru belum ada”. (informan 1)

“Belum mbak”. (informan 1)

“Belum ada di Dinas Pariwisata. He’em, saya punjuga bukan arsip paris”. (informan 3)

Dengan alasannya yaitu:

Selanjutnya penulis juga menyanyakan siapa yang mengurusiarsip selama ini :

3. Pemeliharaan Arsip

Berdasarkan observasi di Dinas Pariwisata Kepemudaan,dan Olahraga Kabupaten Magelang menggunakan kamperatau kapur barus sebagai pengharum ruangan dan untukmengusir serangga yang ada di dalam ruangan. Pembersihanruangan juga dilakukan 2 kali dalam sebulan. Penggunaankamper dan pembersihan dilakukan untuk mencegahterjadinya kerusakan pada arsip. Hal ini sesuai denganwawancara bersama Bapak Muh Silauchudin(Pengadministrasian Umum) yaitu:



“kadang-kadang 2 tahun/ 3 tahun diarsipkan nantisetelah itu terus digudangkan”. (informan 1)

“kalau sudah jadi arsip inaktif yang harus kitasimpan di depo arsip, nanti kita sortir i mana yangsudah inaktif yang harus musnah”. (informan 3)

“Iya sebulan 2x”. (informan 1)“Ada, diantaranya kamper/kapur barus”. (informan 1)“Ruangan kan harusnya AC. Harus yang tersendirilah.Kalau di kita kan masih ya itu tadi.”(informan 3)

Kemudian penulis menanyakan apakah dilakukanpembersihan ruangan dan apa yang digunakan untukmengurangi kelembapan ruangan, yaitu:

4. Pemindahan Arsip

Berdasarkan observasi pemindahan arsip dilakukan 2 atau 3tahun dan dipindahkan ke depo arsip. Jadi arsip yang masih aktifdisimpan sendiri-sendiri seperti ditumpuk dimeja. Kalau arsipsudah inaktif baru dipindah ke depo arsip. Di depo arsip juga disortir mana yang masih harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan. Seuai dengan wawancara bersama informan 1 daninforman 3 yaitu:

5. Pemusnahan Arsip

Berdasarkan observasi, pemusanahan pada Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga belum dilakukan. Sementara arsipinaktif masih di simpan di depo arsip. Karena pemusanahan arsipharus harus koodinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan



“nanti ketika laporan disini melalui saya juga jadikoordinasi. Jadi dari pengelola arsip juga lapor, kemudiansebelum mengirimkan laporan juga kita diskusikanbersama”. (informan 2)

“Pemusnahan belum”. (informan 1)

“Seharusnya, yang sudah 15 tahun kebawah seharusnya sudahada. Tapi untuk pemusnahan arsip itu sendiri kan kita harusmengadakan tim. Timnya dari berbagai pihak, repot. Jadi arsip masihada di depo arsip disini.” (informan 3)

“Pemusnahan belum pernah mbak, ya masuk arsip gudang aja,tapi saya kurang paham berapa tahun sekali”.(informan 1)

dan mempunyai tim sendiri. Sesuai dengan wawancara denganinforman 1 dan informan 3, yaitu:

6. Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian InternUntuk Pengelolaan Arsip Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelang

a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan Olahraga KabupatenMagelang memiliki komitmen yang tinggi terhadap nilai etikadalam melakukan pekerjaannya. Kesadaran karyawan untukmengarsipkan dokumen-dokumen yang sudah inaktif yanglangsung diarsipkan pada masing-masing bidang. Dalam srtukturorganisasi berjalan secara fungsional, berdasarkan dari hasilwawancara bersama Ibu Ita Kusmawati (Kepala Sub Bag Umumdan Kepegawaian) yaitu:

Setiap arsip yang dihasilkan menunjukkan informasi yangakurat. Dalam wawancara mengenai apakah karyawan sudahmelaksanakan tugas sesuai tupoksinya bersama informan 2,yaitu:



“ruangan yang tidak tersedia. Ruangan kanharusnya AC. Harus yang tersendirilah. Kalau dikita kan masih ya itu tadi”. (informan 3)

“Tempat kurang, yang dibelakang sudah penuh.Bidang Kepemudaan, dipindah ke promosi,promosi pindah TIC. Kepemudaan, jadi gudang.Rak-rak juga kurang”. (informan 1)

“Sudah, sudah diatur sesuai tuposinya masing-masing dan sudah dilaksanakan”.(informan 2)

“Yaaaa, sementara ini sudah teratasi, itu ada sebuahruangan kosong ya bisa kita pakai sebagai, yakatakanlah sebagai depo arsiplah tapi ya tetep belummaksimal karena belum ada AC. Ya didalemnya masihada berbagai macam benda selain arsip gitu”.(informan 3)

b. Penilaian Risiko (risk assestment)

Penilaian resiko arsip Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga Kabupaten Magelang yaitu kekurangan ruangan yangdibutuhkan untuk penyimpanan arsip.

Langkah yang diambil dalam hal tersebut sudah baik.Penggunaan ruangan kosong sebagai depo arsip dijadikan sebagaialernatif untuk mengatasi penumpukan arsip, dan juga arsip bisalebih terawat meskipun fasilitas AC belum ada.

c. Aktivitas Pengendalian (control activities)

Aktivitas pengendalian arsip di Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelang masih kurang



“Belum” (informan 3).

“Sementara ini, arsip masih dipegang di masing-masing bidang. Jadi kalau sebenernya kan bikin suratmasuk, arsip harus disimpan di Tu, tapi sampai saat inikarena belum ada arsip paris yang benar-benar arsipparis, semua arsip ada di semua masing-masing penerbitarsip. Yang buat surat surat keluar, surat masuk, bikinSK jadi disimpan di masing-masing” (informan 3)

baik karena belum ada pemisahan fungsi atau tugas pada arsip.Sesuai dengan hasil wawancara bersama informan 3 ketikaditanya pemisahan tanggungjawab yaitu:

Keberadaan arsip paris sebagai pengendali dalam kerasipansangat dibutuhkan. Arsip paris bisa mengontrol siapa saja yangmenggunakan arsip. Dengan prosedur yang sudah dikantonginya,arsip tidak akan ada yang terselip atau hilang. Kepercayaan untukmemindahkan arsip inaktif yang disimpan oleh masing-masingbidang pun akan berjalan jika ada arsip paris. Dalam pencatatanarsip pun masih manual.

d. Informasi dan komunikasi

Suatu hasil yang diperoleh melalui pengolahan dahulu dapatdijadikan sumber untuk mengambil keputusan. Makna darimendapat keputusan tersebut bertujuan untuk penyelenggaraanfungsi entitas. Sedangkan proses pencatatan arsip masihmenggunakan buku atau secara manual, belum mengunakansistem komputerisasi. Informasi yang didapat sudah akurat. Jadiuntuk pembuatan keputusan dari informasi pada arsip sudah baik.Namun, jika dalam pencatatannya menggunakan sistemkomputerisasi akan lebih baik.

Komunikasi yang tejadi antar bidang di Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelang kurangbaik menurut wawancara dengan informan 3. Karena masihterjadi miskom antar bidang. Namun untuk komunikasi



“Selama ini pengawasan khusus tidak ada,cuman kalau sudah jadi arsip inaktif yang haruskita simpan di depo arsip, nanti kita sortir i manayang sudah inaktif yang harus musnah” (informan3).

“Sebenernya bagian arsip, kalau seperti pakyono kan membantu saya, kalau penataan samapak anung. Kalau dari dinas kan tim nya pakyono, pak anung, saya. Tapi kayak gudang gitu,kadang siapa saja masuk mencari yang merekanyimpen apa disitu, titip itu”.(informan 3).

“Sebenernya ya ada, kadang kalau saya minta mau simpantapi kadang sana “ah jangan nanti kalau hilang” padahaldisini kita juga menyimpan, juga ada bukunya yang kita buat,kalau nyari kan ada di kotak apa”. (informan 3)

“Ya, selalu ada laporan, kalau untuk sosialisasi aturan-aturanpenataan arsip itu kan dari dinas perpustakaan dan arsip ya,nanti ketika laporan disini melalui saya juga jadi koordinasi.Jadi dari pengelola arsip juga lapor, kemudian sebelummengirimkan laporan juga kita diskusikan bersama”(informan 2)

antara pimpinan dan karyawan sudah baik sesuai denganwawancara bersama informan 2.

e. Pengawasan

Pengawasan merupakan bentuk pengendalian internal yangdigunakan untuk menentukan kualitas dari kinerja yang telahdilaksanakan. Pada Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang, pengawasan masih kurang baik. Sebabbelum memiliki orang yang khusus untuk mengawasi arsip. Danpengawasan arsip selama ini hanya dengan penutupan depo arsipatau depo arsip dikunci dan kuncinya di sekretariat.



“He’em, tapi terkunci. Jadi siapa yangmasuk sana siapa,dikunci” (informan 3)

Dan depo arsip belum ada yang mengawasi sendiri,seperti hasil wawancara dengan informan 3 yaitu:

E. PENUTUP

1. Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian-uraian yang telah penuliskemukakan, mendapat kesimpulan bahwa Pengelolaan Arsippada Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan OlahragaKabupaten Magelang :

a. Pencatatan arsip pada Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga Kabupaten Magelang menggunakan BukuAgenda dan Buku Ekspedisi. Penyimpanan arsip dikelolaoleh masing-masing bidang, sedangkan penyimpanan arsipdalam depo arsip diklasifikasikan berdasarkan tahun.Pemeliharaan arsip dengan melakukan pembersihanruangan 2 kali dalam sebulan bulan. Pemindahan arsipdilakukan pada arsip yang memiliki usia satu 2 tahun atau 3tahun kemudiam arsip tersebut dipindahkan ke depo arsip.Pemusnahan arsip inaktif belum dilakukan dan masihdisimpan dalam depo arsip.

b. Lingkungan pengendalian di Dinas PariwisataKepemudaan, dan Olahraga Kabupaten Magelang sudahdilakukan dengan baik. Pada struktur organisasinya sudahberjalan sesuai dengan fungsinya. Penilaian resiko padadinas juga sudah baik, karena telah dilakukan antisipasioleh dinas untuk menangani resikonya, sehingga penilaianresikonya dianggap cukup baik. Sedangkan aktivitaspengendalian pengelolaan arsip yang dilakukan kurang baikkarena belum ada pemisahan tanggungjawab, dan dokumenyang ada diarsipkan masih menggunakan sistem manual.

c. Dinas Pariwisata Kepemudaan, dan Olahraga KabupatenMagelang pada pencatatan arsip di dinas dilakukan secara



manual namun data yang didapat sudah akurat. Kegiatanpengawasan yang ada masih kurang baik, karena belummemiliki orang yang khusus untuk mengawasi arsip.

2. Saran

Dari beberapa kendala yang telah dijabarkan dalam babsebelumnya, maka penulis memberikan saran:

a. Pengoptimalan pada perbaikan fisik, dan penambahansarana untuk arsip yang masih kurang, seperti kurangnyaruangan, rak-rak untuk menyimpan arsip inaktif sertapengoptimalan instalasi, udara dalam ruangan sertapenambahan peralatan yang cukup sebagai alat untukmemelihara arsip. Sehinnga terdapat PengelolaanKearsipan yang sesuai dengan kaidah.

b. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa agarpegawai lebih terampil dalam Pengelolaan Arsip, makahendaknya Sekretariat Dinas Pariwisata Kepemudaan, danOlahraga Kabupaten Magelang melakukan pengoptimalanpelatihan dalam hal arsip, kemudian hendaknya SekretariatDinas Pariwisata Kepemudaan, dan Olahraga KabupatenMagelang dapat menyediakan orang yang mempunyaikeahlian khusus dalam bidang kearsipan (arsip paris).

c. Pengguanaan sistem pencatatan arsip denganmenggunakan sistem komputerisasi sangat dibutuhkan.Dengan sistem ini data yang dicari akan lebih cepat dandata lebih akurat.

A. D. Daftar PustakaAgus Sugiarto & Teguh Wahyono. (2015). Manajemen

Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.

Aprilia Makisurat, Jenny Morasa,& Inggriani Elim. (2014).Penerapan sistem pengendalian intern untuk persediaanbarang dagangan pada cv. Multi media persada manado.Jurnal EMBA.



Auliawati, T. (2004). Peranan Pengendalian Internal PersediaanBarang Dagangan pada PT.Pupuk Sriwidjaja KantorPemasaran Daerah Sumatera Utara.

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa, Kemendikbud RI.(2016). Diambil kembali dari KBBI Daring:kbbi.kemendikbud.go.id

Damalita, S. (2009). Pentingnya Manajemen Arsip diLingkungan Perguruan Tinggi. Jurnal EkonomiManajemen.

Haryati, N. S. (2013). Pengelolaan Arsip dalam MendukungTertib Administrasi di Program Pascasarjana UniversitasNegeri Semarang. (Doctoral dissertation, UniversitasNegeri Semarang).

Ida, N. (2013). Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta: PT.Kanisius.

Laili, M. (2014). Pengelolaan Arsip Dinamis pada KantorPerpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang.Ekonomic Education Analysis Journal.

Lukas Murdiharjo & Marwan Effendy. (2013). PerananPengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan DalamMenunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan. JurnalIlmiah Akuntansi Kesatuan.

PERKA ARSIP NASIONAL RI No.37. (2016). Dalam PeraturanKepala Arsip Nasional RI No. 37 Tahun 2016 tentangPedoman Penyusutan Arsip (hal. 4).

Putri, D. (2018). Pengelolaan Arsip di Kantor BadanPengendalian Dampak Lingkungan Daerah Kota Padang.Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan.

Sanora, N. A. (2016). Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata UsahaBiro Umum Kantor Gubernur Provinsi KalimantanTimur. Jurnal Administrasi Negara , 4(2).

Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan Dengan MemanfaatkanTeknologi Modern. Bandung.



Sedarmayanti. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia,Reformasi Birokrasi dan Manajemen Pegawai NegeriSipil. Bandung: Mandar Maju.

Sedarmayanti. (2015). TATA KEARSIPAN DenganMemanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: CV MandarMaju.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi PerkantoranModern. Jakarta: Erlangga.

Sulistiyani, E., & Dwihartanti, M. (2017). Pengelolaan Arsip diTata Usaha Direktorat Pascasarjana PendidikanUniversitas Sarjanawiyata Tamansiswa. JurnalPendidikan Administrasi Perkantoran-S1, 6(3), 272-283.

The Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty.

The Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran Modern, JilidIII. Yogyakarta: PD. Percetakan Radya Indria, 1972, p.6.

UU RI No. 43. (2009). Dalam UNDANG-UNDANG REPUBLIKINDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANGKEARSIPAN (hal. 4).

UU RI No. 43. (2009). Dalam UNDANG-UNDANG REPUBLIKINDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANGKEARSIPAN (hal. 6).

Wardah, M. (2016). Pengelolaan Arsip Dinamis. LIBRIA.

Widya Virsefni & Elva Rahmah. (2012). Pengelolaan Arsipinaktif di Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat.Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.

Wursanto. (2003). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Wursanto. (2004). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Zulkifli , A. (1995). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PTGramedia Pustaka.

Zulkifli, A. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: GramediaPustaka Utama.

mengingat salah satu tugas yang harus diseslesaikan oleh

Pengelolaan Arsip Pada Bagian Sekretariat Dinas Pariwisata ...

Documents

Transcript of Pengelolaan Arsip Pada Bagian Sekretariat Dinas Pariwisata ...