PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI KANTOR ARSIP FULL WULAN.pdfdan alat pemadam kebakaran, ... pengelolaan...

download PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI KANTOR ARSIP FULL WULAN.pdfdan alat pemadam kebakaran, ... pengelolaan arsip dinamis terkendala pada sumber daya pengelola ... sehingga suhu ruangan terlalu

of 140

  • date post

    12-Feb-2018
  • Category

    Documents

  • view

    233
  • download

    2

Embed Size (px)

Transcript of PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI KANTOR ARSIP FULL WULAN.pdfdan alat pemadam kebakaran, ... pengelolaan...

  • PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAERAH

    KABUPATEN SLEMAN

    SKRIPSI

    Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta

    untuk memenuhi sebagian persyaratan guna memeroleh gelar Sarjana Pendidikan

    Disusun oleh: WULAN WAHYU ANJAR UTAMI

    NIM 09402241020

    PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

    FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

    2013

  • MOTTO

    Berdoalah kamu kepada-Ku, niscaya akan Kuperkenankan bagimu

    (QS. Al-Baqarah: 153)

    Terkadang hidup memang berat, membuat kita hampir menyerah.

    Tapi aku percaya Kau lah pelindungku, penciptaku, dan hidupku.

    Sabarkan hatiku, kuatkan imanku.

    Berkahi aku dan keluargaku dengan rahmatmu.

    Tuhan Kau Lah Cintaku..

    (Nidji, OST. Sang Pencerah)

    Tidak ada yang tidak mungkin apabila kita mau berusaha, bersabar dan

    berdoa

    (Penulis)

  • PERSEMBAHAN

    Karya sederhana ini saya persembahkan untuk:

    Papa Haji Maspur dan Mama Hajah Miatun tercinta, yang selalu

    memberikan dukungan, semangat, dan doa disetiap shalat, begitu banyak

    hal yang dilakukan untuk ananda, semoga karya kecil ini dapat

    memberikan kebanggaan untuk papa dan mama, Love you so much pah,

    mah.

    Almamaterku Universitas Negeri Yogyakarta

  • PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SLEMAN

    Oleh: Wulan Wahyu Anjar Utami

    NIM 09402241020

    ABSTRAK

    Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penyebab belum optimalnya pengelolaan arsip inaktif di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman yang meliputi sistem penyimpanan, fasilitas kearsipan, petugas kearsipan, pemeliharaan arsip inaktif, penyusutan arsip, penilaian serta penyusutan arsip.

    Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Subyek penelitian ini adalah petugas kearsipan yang menangani arsip inaktif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengorganisasian data, pengelolaan data, verifikasi data dan penafsiran data, serta pengambilan keputusan.

    Hasil penelitian menunjukan bahwa pengelolaan arsip inaktif di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman belum sepenuhnya optimal, yaitu (1) Fasilitas kearsipan seperti ruang penyimpanan arsip belum sesuai dengan standar karena suhu dan kelembaban udara belum sesuai, tidak tersedia AC, fire alarm system dan alat pemadam kebakaran, kurangnya rak untuk menyimpan arsip inaktif hal ini disebabkan karena belum dilaksanakannya pemusnahan asip, (2) Fasilitas pemeliharaan kurang maksimal hal ini disebabkan karena hanya menggunakan kemoceng sehingga debu tidak dapat dibersihkan secara menyeluruh, (3) Petugas kearsipan dalam aspek kecekatan masih kurang karena penemuan kembali arsip memerlukan waktu rata-rata 3 menit hal ini disebabkan karena masih mengunakan daftar penyimpanan manual, (4) Lingkungan kerja dilihat dari sisi kerapihan masih kurang karena semua peralatan kerja diletakan diatas meja dan berantakan hal ini disebabkan karena masing-masing petugas kearsipan tidak memiliki almari atau laci untuk menyimpan kertas dan peralatan kerja, (5) Peminjaman arsip, arsip yang dipinjam sering hilang, terselip dan tidak menggunakan kartu pinjam arsip hal ini disebabkan karena kurangnya pengawasan dan perhatian terhadap peminjaman arsip serta peminjaman untuk pihak luar instansi belum dapat dilaksanakan hal ini disebabkan karena belum mempunyai prosedur peminjaman untuk pihak luar instansi, (6) Pemusnahan arsip belum dilaksanakan hal ini disebabkan karena sebagian besar arsip belum dinilai sehingga arsip belum memiliki jadwal retensi arsip.

    Kata kunci: Pengelolaan, Arsip, Arsip Inaktif

  • KATA PENGANTAR

    Segala puji dan syukur penulis haturkan kepada Allah SWT, karena atas

    rahmat dan karunia-Nya dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul

    Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Penulis

    menyadari bahwa skripsi ini terselesaikan berkat bantuan dari berbagai pihak.

    Oleh karena itu, dengan kerendahan hati perkenankan penulis mengucapkan

    terima kasih kepada:

    1. Bapak Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd., M.A., Rektor Universitas Negeri

    Yogyakarta atas kesempatan untuk menimba ilmu di Universitas Negeri

    Yogyakarta.

    2. Bapak Dr. Sugiharsono, M.Si., dekan Fakultas Ekonomi atas izin yang

    diberikan untuk menyelesaikan skripsi ini.

    3. Bapak Joko Kumoro, M.Si., Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi

    Perkantoran sekaligus dosen pembimbing yang telah memberikan izin,

    bimbingan dan pengarahan untuk menyelesaikan skripsi ini.

    4. Bapak Sutirman, M.Pd narasumber skripsi atas bimbingan dan

    pengarahannya.

    5. Bapak Purwanto, M.Pd. M.M sebagai ketua penguji yang telah

    memberikan bimbingan dan pengarahannya.

  • 6. Ibu Dra. Sudarningsih, Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman

    yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan serangkaian

    penelitian .

    7. Ibu Nunik Pujiyati, Ibu Catur Heny Priana, Ibu Bety Indriyati yang telah

    memberikan informasi atau data yang diperlukan selama penelitian.

    8. Kakak-kakak saya, Mba Titin, Mas Tommy yang selalu mendoakan dan

    memberi semangat.

    9. My Lovely Widayat Setya Mandiri yang selalu memberi semangat, dan

    menemani disetiap waktu.

    10. Teman-teman yang telah membantu dan memberi dukungan dalam

    menyelesaikan penulisan skripsi ini khususnya Titin, Adel, dan Siwi.

    11. Teman-teman kost Jakal khususnya Galih, Abdillah danJekky.

    12. Teman-teman Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

    khususnya angkatan 2009.

    Penulis menyadari masih ada kekurangan dalam skripsi ini, oleh karena itu

    saran dan kritik yang membangun dari semua pihak untuk kebaikan skripsi sangat

    penulis harapkan.

    Yogyakarta, 20 Juni 2013

    Wulan Wahyu Anjar Utami

    NIM 09402241041

  • DAFTAR ISI

    HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

    HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................... ii

    HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

    PERNYATAAN ...................................................................................................... iv

    MOTO ...................................................................................................................... v

    PERSEMBAHAN ................................................................................................... vi

    ABSTRAK ............................................................................................................... vii

    KATA PENGANTAR ............................................................................................. viii

    DAFTAR ISI ........................................................................................................... x

    DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xiv

    DAFTAR TABEL ............................................................................................. xvi

    BAB I PENDAHULUAN ......... 1

    1. Latar Belakang Masalah ..... 1

    2. Identifikasi Masalah ........ 6

    3. Pembatasan Masalah ... 6

    4. Rumusan Masalah ... 7

    5. Tujuan Penelitian.. 7

    6. Manfaat Penelitian.... 7

  • BAB II KAJIAN TEORI ...................................... 9

    1. Landasan Teori ........... 9

    a. Pengertian Arsip dan Kearsipan ......... 9

    b. Fungsi Arsip .... 11

    c. Kegunaan Arsip ..... 11

    d. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif .. 12

    e. Faktor-faktor Pengelolaan Arsip Inaktif. 13

    a. Sistem Penyimpanan Arsip ........ 14

    b. Fasilitas Penyimpanan Arsip .. 17

    c. Petugas Kearsipan ...... 21

    d. Lingkungan Kerja Arsip ..... 23

    f. Penemuan Kembali Arsip ... 24

    g. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif ............. 25

    h. Pelayanan Arsip Inaktif ............... 28

    i. Penilaian dan Penyusutan Arsip Inaktif ...... 29

    j. Pemusnahan Arsip ... 31

    2. Pertanyaan Penelitian . 34

    BAB III METODE PENELITIAN .. 35

    1. Desain Penelitian ......... 35

    2. Tempat dan Waktu Penelitian ......... 35

    3. Subyek Penelitian ....... 35

    4. Definisi Operasional ....................... 36

  • 5. Teknik Pengumpulan Data ......... 36

    6. Teknik Analisis Data ........... 37

    BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 40

    A. Hasil Penelitian .... 40

    1. Deskripsi Obyek Penelitian .. 40

    a. Sejarah Obyek Penelitian . 40

    b. Visi dan Misi kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman...... 41

    c. Struktur Organisasi ...... 42

    d. Kedudukan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman . 46

    2. Pengelolaan Arsip Inaktif di kantor Arsip Daerah Kabupaten Slema . 47

    a. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif............................ 47

    b. Fasilitas Kearsipan ........................................................................... 48

    c. Petugas Kearsipan . 60

    d. Lingkungan Kerja 63

    e. Pemeliharaan Arsip Inaktif Kantor Arsip Daerah

    Kabupeten Sleman .....

    65

    f. Pelayanan Arsip Inaktif .. 67

    g. Penilaian dan Penyusutan Arsip Inaktif .. 68

  • B. Pembahasan . 71

    Pengelolaan Arsip Inaktif di Kanto