Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan...
Transcript of Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan...
i
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PADA KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA
SKRIPSI
Disusun dan diajukan Kepada Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Kristen Satya Wacana Untuk Memenuhi Persyaratan
Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan
Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi
Oleh
Wahyuni Sinaga
162009081
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2014
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa oleh
karena segala berkat, anugerah, kasih dan penyertaan-Nya, penulis dapat
menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi yang berjudul “Pengelolaan
arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga” dengan
baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan
dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan
Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya
Wacana Salatiga.
Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis
banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari
banyak pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula
perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah
memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.
2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas
Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik
untuk penulis.
3. Dra. Sri Muryani, MM. selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi
yang telah memberikan banyak masukkan dan motivasi bagi para
mahasiswa Progdi Pendidikan Ekonomi.
iii
4. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.si sebagai dosen pembimbing skripsidan
Sebagai wali studi di Progdi Pendidikan Ekonomi yang banyak
memberikan pengarahan,waktu, tenaga pikiran serta bimbingan kepada
penulis dalam penyusunan skripsi dan selama studi di Progdi Pendidikan
Ekonomi.
5. Seluruh dosen Pendidikan Ekonomi beserta staff Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan yang telah mendidik, memberikan bekal ilmu pengetahuan
kepada penulis selama studi di Universitas Kristen Satya Wacana Progdi
Pendidikan Ekonomi.
6. Kepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang
memberikan ijin penelitian kepada penulis dalam memperlancar
penyusunan skripsi.
7. Orang tua tercinta yang telah mendukung dalam doa, motivasi dan biaya
selama penulis mengenyam pendidikan di Pendidikan Ekonomi serta yang
selalu memberikan perhatian dan kasih sayang, “I love You ...”
8. Suami tercinta Harry Seaga Hutagaol dan putri tercinta Audrey Anabel
Romauli Hutagaol kalian segalaya dalam saat duka dan suka saat menyusun
skripsi ini, “I Love You...”
9. Seluruh keluarga yang selalu memberi semangat dan motivasi dalam
penyelesaian skripsi ini, terkhusus kak Mona Sinaga beserta keluarga,
abang Herwin Sinaga beserta keluarga, kak Leni sinaga, adik tersayang
Sandi Sinaga, Inang Simanjuntak, bang Hardi Hutagaol,Ryan Hutagaol,
Hana Hutagaol, “I Love You....”
iv
10. Keluarga Besar Batak Salatiga , bang Petrus Pulungan, kak Ora Manik, Cia
Pulungan, Lili Pulungan, kak Ribka Munthe, Ester Sirait, Tio Simarmata,
Frengki Sinaga, Melvia Manik, Imanuel Sinaga, kak Hendayana
Sinabariba, Ando Sinaga, Agung Limbong, Rocky Sigiro, Rara Purba, Rani
Manjorang, Lamhot Sinaga, bang Raymond Sipayung, tulang Nimrod
Saragih, kak Velany Tobing, kak Stevanie Lestari, kak Issaura, Merry
Sembiring, Rani Sihombing, Sadrah Barus, Endang Naibaho, bang Eben
Butar-butar, bang Andreas Butar-butar, bang Martin Butar-butar, bang Saut
Hutahean, kalian semua keluarga kecilku di Salatiga terima kasih buat
semuanya.
11. Teman dan sahabat terdekatku, Eka Murniasih, Riana Krama Dewi, Slamet
Setyaningsih, terima kasih atas kebersamaan di kampus tercinta UKSW
Salatiga.
v
Penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan berkat dan
anugerah-Nya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga
skripsi ini dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan
sumber informasi. Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari
bahwa masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat
mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam
rangka penyempurnaan skripsi ini. Tuhan memberkati kita semua dari dulu,
sampai sekarang dan selama-lamanya.
Salatiga,September 2014
Penulis
vi
Persembahan
Bapak dan Mama yang selalu ada untuk ku ......
Keluaraga besar yang selalu ada untuk ku.....
Orang-orang yang selalu berada didekatku, teman-teman
sahabatku........
Semua yang mencintaiku dan menyayangiku.......
Semoga ini akan menjadi awal yang indah dalam perjalanan
dan karirku ke depan
DOA ku menyertaimu.......................
Wahyuni Sinaga
vii
Motto
“Ku bersyukur selalu pada-Mu ya Tuhan...
Karna ku tau semua akan indah pada waktunya
Dan setiap pencobaan yang ada tak akan melebihi
Kekuatanku... ”
“ Berbahagialah orang, yang menaruh
kepercayaannya pada Tuhan”
“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-
Nya, sebab Ia yang memelihara kamu”
viii
ABSTRAK
Setiap kantor baik Pemerintah maupun Swasta memerlukan suatu sistem
kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan
administrasi, dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu
organisasi.Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna
memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah “Pengelolaan arsip dinamis
pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga”. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, dan mengetahui faktor-faktor
yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Penelitian ini dilakukan di Kantor
perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Teknik yang digunakan dalam
pengumpulan data menggunakan metode wawancara, observasi, dokumentasi.
Hasil penelitian pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kota Salatiga meliputi : sistem penyimpanan, filling sistem
penyimpanan arsip dinamis, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis,
peralatan dan perlengkapan, penemuaan kembali arsip dinamis, syarat-syarat
pegawai kearsipan, dan sistem kearsipan yang baik.
Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam
pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga belum secara maksimal. Hal ini dibuktikan karena belum tersedianya
sumber daya manusia yang memadai, peralatan penyimpanan arsip yang kurang,
dan belum adanya pelaporan secara teratur.
Saran yang bisa penulis berikan adalah peralatan penyimpanan arsip
ditambah. Sumber daya manusia perlu diperhatikan karena menyangkut
pemeliharaan arsip, serta perlu pelaporan kegiatan kearsipan secara teratur
sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan lebih baik.
Kata kunci: Arsip, Pengelolaan arsip .
ix
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xii
ABSTRAK ........................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...................................................................................... 1
1.2. Rumusan masalah.................................................................................. 4
1.3.Tujuan penelitian .................................................................................... 5
1.4.Signifikansi penelitian ............................................................................ 5
1.4.1. Signifikansi Teoritis ...................................................................... 5
1.4.2. SignifikansiPraktis ......................................................................... 5
1.5.Keterbatasan .......................................................................................... 6
BAB II LANDASANTEORI
2.1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................................ 7
2.1.1. Pengertian Arsip ............................................................................ 7
2.1.2.Pengertian Kearsipan ...................................................................... 8
2.2. Pengertian Arsip Dinamis ..................................................................... 9
2.3. Kegunaan Arsip Dinamis .................................................................... 10
2.4.Pengelolaan Arsip Dinamis .................................................................. 13
2.4.1.Sistem Penciptaan ........................................................................ 13
2.4.2.Filling sistem penyimpanan arsip ................................................. 15
2.5.Pemeliharaan arsip dinamis.................................................................. 16
2.6.Penemuan kembali arsip dinamis ......................................................... 17
2.7. Penyusutan arsip dinamis .................................................................... 19
2.8. Sistem kearsipan yang baik ................................................................. 20
2.9. Kerangka dasar penelitian ................................................................... 24
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian .................................................................................... 26
3.2.Metode Penelitian................................................................................. 26
3.3.Lokasi Penelitian .................................................................................. 28
x
3.4. Metode pengumpulan Data ................................................................. 27
3.4.1. Wawancara .................................................................................. 27
3.4.2. Observasi ..................................................................................... 27
3.4.3.Dokumentasi ................................................................................. 28
3.4.4.Matode Trianggulasi Data ............................................................ 28
3.5.Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis.............................................. 28
3.6. Metode Analisis Data .......................................................................... 29
3.7.Instrumen Penelitian............................................................................. 31
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian ................................................................................... 33
4.1.1. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Salatiga ...................................................................................... 33
1. Visi ......................................................................................... 33
2. Misi ........................................................................................ 33
4.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Salatiga .............................................................................. 34
1. Tugas pokok ........................................................................... 34
2. Fungsi .................................................................................... 34
4.1.3. Struktur Organisas ..................................................................... 34
4.1.4. Tugas Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga .......................... 35
4.1.5. Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga .... 36
4.1.6. Pengelolaan arsip dinamis ......................................................... 38
4.1.7. Sistem Penciptaan Arsip dinamis .............................................. 38
4.1.8. Filling sistem kearsipan yang digunakan dalam menyimpan
arsip dinamis .............................................................................. 38
4.1.9. Pemeliharaan arsip dinamis ....................................................... 39
4.1.10. Penemuan kembali arsip dinamis ............................................ 40
4.1.11. Penyusutan arsip dinamis pada Kantor perpustakaan dan Arsip
Daerah Kota Salatiga ................................................................. 40
4.2. Pembahasan ......................................................................................... 42
xi
4.2.1. Sistem pengelolaan arsip dinamis ............................................. 69
4.2.1.1. Filling sistem penyimpanan arsip dinamis ................... 42
4.2.2. Penemuan kembali arsip dinamis .............................................. 44
4.2.3. Penyusutan arsip dinamis .......................................................... 45
4.2.4. Syarat-syarat pegawai kearsipan ............................................... 46
4.2.5. Sistem kearsipan yang baik ....................................................... 47
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan.......................................................................................... 49
5.2. Saran .................................................................................................... 51
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
xi
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Kerangka Dasar Penelitian ............................................................. 24
Gambar 3.1 Komponen analisis Data Model Miller dan Hubermman ............. 29
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kota Salatiga ........................................................... 34
xii
Daftar Lampiran
Lampiran 1 Wawancara…………………………………………………...53
Lampiran 2 Data Collection……………………………………………...54
Lampiran 3 Reduksi Data………………………………………………... 62
Lampiran 4 Data Display…………………………………………………66
Lampiran 5 Coding……………………………………………………….69
Lampiran 6 Kuesioner…………………………………………………….73
Lampiran 7 Foto……………………………………………….………….76