Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan...

17
i PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA SKRIPSI Disusun dan diajukan Kepada Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Oleh Wahyuni Sinaga 162009081 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014

Transcript of Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan...

Page 1: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

i

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PADA KANTOR PERPUSTAKAAN

DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA

SKRIPSI

Disusun dan diajukan Kepada Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan

Universitas Kristen Satya Wacana Untuk Memenuhi Persyaratan

Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi

Oleh

Wahyuni Sinaga

162009081

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

SALATIGA

2014

Page 2: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Page 5: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Page 6: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

ii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa oleh

karena segala berkat, anugerah, kasih dan penyertaan-Nya, penulis dapat

menyelesaikan penelitian dan penyusunan skripsi yang berjudul “Pengelolaan

arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga” dengan

baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan

dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan

Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya

Wacana Salatiga.

Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis

banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritik, saran, dan dukungan dari

banyak pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula

perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Segenap pimpinan Universitas Kristen Satya Wacana, yang telah

memberikan pelayanan akademik terbaik untuk penulis.

2. Segenap pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas

Kristen Satya Wacana, yang telah memberikan pelayanan akademik terbaik

untuk penulis.

3. Dra. Sri Muryani, MM. selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi

yang telah memberikan banyak masukkan dan motivasi bagi para

mahasiswa Progdi Pendidikan Ekonomi.

Page 7: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

iii

4. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.si sebagai dosen pembimbing skripsidan

Sebagai wali studi di Progdi Pendidikan Ekonomi yang banyak

memberikan pengarahan,waktu, tenaga pikiran serta bimbingan kepada

penulis dalam penyusunan skripsi dan selama studi di Progdi Pendidikan

Ekonomi.

5. Seluruh dosen Pendidikan Ekonomi beserta staff Fakultas Keguruan dan

Ilmu Pendidikan yang telah mendidik, memberikan bekal ilmu pengetahuan

kepada penulis selama studi di Universitas Kristen Satya Wacana Progdi

Pendidikan Ekonomi.

6. Kepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang

memberikan ijin penelitian kepada penulis dalam memperlancar

penyusunan skripsi.

7. Orang tua tercinta yang telah mendukung dalam doa, motivasi dan biaya

selama penulis mengenyam pendidikan di Pendidikan Ekonomi serta yang

selalu memberikan perhatian dan kasih sayang, “I love You ...”

8. Suami tercinta Harry Seaga Hutagaol dan putri tercinta Audrey Anabel

Romauli Hutagaol kalian segalaya dalam saat duka dan suka saat menyusun

skripsi ini, “I Love You...”

9. Seluruh keluarga yang selalu memberi semangat dan motivasi dalam

penyelesaian skripsi ini, terkhusus kak Mona Sinaga beserta keluarga,

abang Herwin Sinaga beserta keluarga, kak Leni sinaga, adik tersayang

Sandi Sinaga, Inang Simanjuntak, bang Hardi Hutagaol,Ryan Hutagaol,

Hana Hutagaol, “I Love You....”

Page 8: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

iv

10. Keluarga Besar Batak Salatiga , bang Petrus Pulungan, kak Ora Manik, Cia

Pulungan, Lili Pulungan, kak Ribka Munthe, Ester Sirait, Tio Simarmata,

Frengki Sinaga, Melvia Manik, Imanuel Sinaga, kak Hendayana

Sinabariba, Ando Sinaga, Agung Limbong, Rocky Sigiro, Rara Purba, Rani

Manjorang, Lamhot Sinaga, bang Raymond Sipayung, tulang Nimrod

Saragih, kak Velany Tobing, kak Stevanie Lestari, kak Issaura, Merry

Sembiring, Rani Sihombing, Sadrah Barus, Endang Naibaho, bang Eben

Butar-butar, bang Andreas Butar-butar, bang Martin Butar-butar, bang Saut

Hutahean, kalian semua keluarga kecilku di Salatiga terima kasih buat

semuanya.

11. Teman dan sahabat terdekatku, Eka Murniasih, Riana Krama Dewi, Slamet

Setyaningsih, terima kasih atas kebersamaan di kampus tercinta UKSW

Salatiga.

Page 9: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

v

Penulis berharap semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan berkat dan

anugerah-Nya kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis tersebut. Semoga

skripsi ini dapat berguna untuk pihak-pihak yang membutuhkan bahan dan

sumber informasi. Tak ada gading yang tak retak, begitu juga penulis menyadari

bahwa masih belum sempurnanya skripsi ini. Maka dari itu penulis sangat

mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak dalam

rangka penyempurnaan skripsi ini. Tuhan memberkati kita semua dari dulu,

sampai sekarang dan selama-lamanya.

Salatiga,September 2014

Penulis

Page 10: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

vi

Persembahan

Bapak dan Mama yang selalu ada untuk ku ......

Keluaraga besar yang selalu ada untuk ku.....

Orang-orang yang selalu berada didekatku, teman-teman

sahabatku........

Semua yang mencintaiku dan menyayangiku.......

Semoga ini akan menjadi awal yang indah dalam perjalanan

dan karirku ke depan

DOA ku menyertaimu.......................

Wahyuni Sinaga

Page 11: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

vii

Motto

“Ku bersyukur selalu pada-Mu ya Tuhan...

Karna ku tau semua akan indah pada waktunya

Dan setiap pencobaan yang ada tak akan melebihi

Kekuatanku... ”

“ Berbahagialah orang, yang menaruh

kepercayaannya pada Tuhan”

“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-

Nya, sebab Ia yang memelihara kamu”

Page 12: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

viii

ABSTRAK

Setiap kantor baik Pemerintah maupun Swasta memerlukan suatu sistem

kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan

administrasi, dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu

organisasi.Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna

memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan.

Permasalahan dalam penelitian ini adalah “Pengelolaan arsip dinamis

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga”. Penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, dan mengetahui faktor-faktor

yang menghambat pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Penelitian ini dilakukan di Kantor

perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Teknik yang digunakan dalam

pengumpulan data menggunakan metode wawancara, observasi, dokumentasi.

Hasil penelitian pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kota Salatiga meliputi : sistem penyimpanan, filling sistem

penyimpanan arsip dinamis, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis,

peralatan dan perlengkapan, penemuaan kembali arsip dinamis, syarat-syarat

pegawai kearsipan, dan sistem kearsipan yang baik.

Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam

pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Salatiga belum secara maksimal. Hal ini dibuktikan karena belum tersedianya

sumber daya manusia yang memadai, peralatan penyimpanan arsip yang kurang,

dan belum adanya pelaporan secara teratur.

Saran yang bisa penulis berikan adalah peralatan penyimpanan arsip

ditambah. Sumber daya manusia perlu diperhatikan karena menyangkut

pemeliharaan arsip, serta perlu pelaporan kegiatan kearsipan secara teratur

sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan lebih baik.

Kata kunci: Arsip, Pengelolaan arsip .

Page 13: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

ix

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xii

ABSTRAK ........................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2. Rumusan masalah.................................................................................. 4

1.3.Tujuan penelitian .................................................................................... 5

1.4.Signifikansi penelitian ............................................................................ 5

1.4.1. Signifikansi Teoritis ...................................................................... 5

1.4.2. SignifikansiPraktis ......................................................................... 5

1.5.Keterbatasan .......................................................................................... 6

BAB II LANDASANTEORI

2.1. Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................................ 7

2.1.1. Pengertian Arsip ............................................................................ 7

2.1.2.Pengertian Kearsipan ...................................................................... 8

2.2. Pengertian Arsip Dinamis ..................................................................... 9

2.3. Kegunaan Arsip Dinamis .................................................................... 10

2.4.Pengelolaan Arsip Dinamis .................................................................. 13

2.4.1.Sistem Penciptaan ........................................................................ 13

2.4.2.Filling sistem penyimpanan arsip ................................................. 15

2.5.Pemeliharaan arsip dinamis.................................................................. 16

2.6.Penemuan kembali arsip dinamis ......................................................... 17

2.7. Penyusutan arsip dinamis .................................................................... 19

2.8. Sistem kearsipan yang baik ................................................................. 20

2.9. Kerangka dasar penelitian ................................................................... 24

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian .................................................................................... 26

3.2.Metode Penelitian................................................................................. 26

3.3.Lokasi Penelitian .................................................................................. 28

Page 14: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

x

3.4. Metode pengumpulan Data ................................................................. 27

3.4.1. Wawancara .................................................................................. 27

3.4.2. Observasi ..................................................................................... 27

3.4.3.Dokumentasi ................................................................................. 28

3.4.4.Matode Trianggulasi Data ............................................................ 28

3.5.Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis.............................................. 28

3.6. Metode Analisis Data .......................................................................... 29

3.7.Instrumen Penelitian............................................................................. 31

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian ................................................................................... 33

4.1.1. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Salatiga ...................................................................................... 33

1. Visi ......................................................................................... 33

2. Misi ........................................................................................ 33

4.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Salatiga .............................................................................. 34

1. Tugas pokok ........................................................................... 34

2. Fungsi .................................................................................... 34

4.1.3. Struktur Organisas ..................................................................... 34

4.1.4. Tugas Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga .......................... 35

4.1.5. Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga .... 36

4.1.6. Pengelolaan arsip dinamis ......................................................... 38

4.1.7. Sistem Penciptaan Arsip dinamis .............................................. 38

4.1.8. Filling sistem kearsipan yang digunakan dalam menyimpan

arsip dinamis .............................................................................. 38

4.1.9. Pemeliharaan arsip dinamis ....................................................... 39

4.1.10. Penemuan kembali arsip dinamis ............................................ 40

4.1.11. Penyusutan arsip dinamis pada Kantor perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Salatiga ................................................................. 40

4.2. Pembahasan ......................................................................................... 42

Page 15: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

xi

4.2.1. Sistem pengelolaan arsip dinamis ............................................. 69

4.2.1.1. Filling sistem penyimpanan arsip dinamis ................... 42

4.2.2. Penemuan kembali arsip dinamis .............................................. 44

4.2.3. Penyusutan arsip dinamis .......................................................... 45

4.2.4. Syarat-syarat pegawai kearsipan ............................................... 46

4.2.5. Sistem kearsipan yang baik ....................................................... 47

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan.......................................................................................... 49

5.2. Saran .................................................................................................... 51

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Page 16: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

xi

Daftar Gambar

Gambar 2.1 Kerangka Dasar Penelitian ............................................................. 24

Gambar 3.1 Komponen analisis Data Model Miller dan Hubermman ............. 29

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kota Salatiga ........................................................... 34

Page 17: Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Perpustakaan dan ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5566/1/T1_162009081_Judul.pdfKepala Bagian Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

xii

Daftar Lampiran

Lampiran 1 Wawancara…………………………………………………...53

Lampiran 2 Data Collection……………………………………………...54

Lampiran 3 Reduksi Data………………………………………………... 62

Lampiran 4 Data Display…………………………………………………66

Lampiran 5 Coding……………………………………………………….69

Lampiran 6 Kuesioner…………………………………………………….73

Lampiran 7 Foto……………………………………………….………….76