Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi...
114
Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan) Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) oleh Reza Nawafella Alya Parangu NIM: 1112025100016 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H/ 2016 M
Transcript of Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi...
Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana
(Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh
Reza Nawafella Alya Parangu
NIM: 1112025100016
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1438 H/ 2016 M
i
ABSTRAK
Reza Nawafella Alya Parangu (NIM: 1112025100016). Pengelolaan Arsip
Dinamis Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Di
bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta. 2016.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis
inaktif perkara pidana dan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
tersebut, serta mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Jenis penelitian yang
digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan
dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka, dan
dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data
dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan
bahwa Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif
perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan
kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi.
Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana
pada PN Jaksel masih tergolong sederhana,yaitu terdiri atas lemari baja, rak besi,
filing cabinet, beberapa peralatan atk, map, dan plastik pembungkus map, dan untuk
menjaga suhu agar tetap lembab menggunakan kipas angin, namun demikian
peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. Dalam pengelolaan arsip
pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu:
beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif belum dilakukan secara
sistematis, khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, belum adanya
jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, dan terbatasnya fasilitas
penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan.
Kata kunci: pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip dinamis inaktif, arsip pidana
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah
SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta
Selatan)”. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku
Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya.
Semoga segala kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan
hidup kita. Aamiin YRA.
Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam
peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi
ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih
kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan dan
Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu perpustakaan
dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan
waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
iii
5. Bapak Nuryudi, M.LIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.
6. Ibu Nurul Hayati, M.Hum, selaku Dosen Penguji I dan Bapak M. Azwar,
M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran yang
bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu
menyelesaikan skripsi ini.
7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan yang telah memberikan ilmu
pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial, dan keagamaan.
8. Koordinator Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang sudah
mengijinkan penulis melakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan.
9. Bapak Jul Rizal, SH.MH dan Bapak Dadang, sebagai narasumber yang telah
banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di Arsip Pidana
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
10. Kedua Orangtua ku, Bapak Ali Maksum dan Ibu Sulistyowati tercinta,
terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan
moril dan materil serta untaian do’a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian,
dan memberikan semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan
skripsi ini.
11. Kakak ku Kaukabilla Alya Parangu, dan Adik ku Nabil Bintang Ananda yang
telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar
penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
12. Sahabatku Endorse Sosialita: Pupu Ressy Lusita, Maria Tunggal, Nurfitriani
Arfah, Putri Novia Hartanti, Nur Halimah, Atikah Fajriati Mudrikah dan Rahmi
iv
Izzati. Terimakasih telah memberikan semangat, saran serta selalu memberikan
keceriaan disela-sela kepenatan.
13. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2012
khususnya IPI A: Alfi, Mae, Cesilia, Berliani, Lulu, Lala, Ratu, Stephanie,
Almas, Mardiah, Diva, Dewi, Astrid, Luthfia, Reni, Ifah, Panggih, Roni, Ihsan,
Ari, Djalinus, Braja, Sufaili, Adit, Farhan, Joese, yang sama-sama berjuang
untuk menyelesaikan skripsinya, semoga kita semua menjadi orang-orang yang
bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA.
14. Teman-teman BMC: Eli Karlina, Eni Haryanti, Pupu Reslus, Nur Kumala,
Wulan Purnamasari, Febrilia Syifa, Yayah Asiyah dan semuanya yang tidak
dapat disebutkan satu persatu, yang telah tinggal bersama selama beberapa
tahun terakhir, terimakasih sudah mau berbagi suka, duka, canda, tawa dan
bahagia. Dan terimakasih karena telah sama-sama mengingatkan untuk
menyelesaikan skripsi secepatnya.
15. Teman-teman KKN LENTERA 2015 yang memberikan banyak pengalaman
selama pelaksanaan KKN di Desa Leuwisadeng, Bogor.
16. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan
terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas
segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu
menyelesaikan skripsi ini, Aamiin.
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’,
demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah
kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan
v
berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat
mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun,
penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 3 Oktober 2016
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................... iix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................................ 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ................................................... 7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................. 8
D. Definisi Istilah ......................................................................................... 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip ....................................................................................................... 11
1. Definisi Arsip ................................................................................... 11
2. Nilai Arsip ........................................................................................ 13
3. Jenis Arsip ........................................................................................ 14
B. Peralatan Arsip Dinamis ...................................................................... 19
C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .................................................... 20
1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip ................................................. 24
2. Penyimpanan Arsip ......................................................................... 25
3. Pemeliharaan Arsip ......................................................................... 30
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip .............................................. 33
D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis .................................. 36
E. Arsip Perkara Pidana ............................................................................ 37
vii
F. Penelitian Terdahulu ............................................................................. 39
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ......................................................... 42
B. Pemilihan Informan .............................................................................. 42
C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 43
1. Data Primer ...................................................................................... 43
2. Data Sekunder .................................................................................. 46
D. Teknik Analisis Data ............................................................................ 47
1. Reduksi Data .................................................................................... 47
2. Penyajian Data ................................................................................. 47
3. Penarikan Kesimpulan .................................................................... 48
E. Teknik Penguji Keabsahan Data ......................................................... 48
1. Perpanjangan pengamatan .............................................................. 49
2. Trianggulasi ...................................................................................... 49
F. Tempat dan Waktu Penelitian .............................................................. 49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan .......................................... 51
1. Struktur Organisasi .......................................................................... 53
2. Wilayah Yuridiksi ........................................................................... 55
3. Waktu Kerja ..................................................................................... 56
4. Letak Geografis ............................................................................... 56
B. Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ................... 56
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan ....................................................... 59
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan .................................................................... 59
viii
2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan .................................................................... 69
3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan ................................................................................. 70
BAB V KESIMPULAN
A. Kesimpulan ............................................................................................ 72
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 75
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Informan ................................................................................... 42
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ...................................................................... 49
Tabel 4.3 Struktur Organisasi ................................................................... 54
Tabel 4.4 SDM ......................................................................................... 57
Tabel 4.5 Peralatan Arsip Pidana ............................................................ 57
Tabel 4.6 Jenis Berkas Perkara ................................................................ 58
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Jenis Arsip Secara Fungsional ........................................... 15
Gambar 2.2 Arsip Dinamis .................................................................... 20
Gambar 2.3 Daur Hidup Arsip .............................................................. 23
Gambar 4.4 Struktur Organisasi ............................................................. 54
Gambar 4.5 Wilayah Yuridiksi PN Jaksel .............................................. 55
Gambar 4.6 Letak Geografis PN Jaksel .................................................. 56
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini, di era globalisasi terlihat bahwa pentingnya suatu informasi
semakin meningkat yang menjadikan kebutuhan informasi menjadi sangat
penting di rumah, di masyarakat luas dan terutama di instansi/organisasi,
khususnya dalam instansi/organisasi arsip berperan untuk mendukung proses
administrasi serta pelaksanaan fungsi manajemennya. Arsip adalah salah satu
sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi di sebuah
instansi/organisasi, setiap kegiatan administrasi yang terjadi akan selalu
menghasilkan arsip.
Dalam surat Al-Qalam (68: 1)
Artinya: “Nùn. Demi pena dan apa yang mereka tuliskan.”1
Dalam tafsir Al Qurthubi, Al Walid bin Muslim meriwayatkan, dia
berkata: Malik bin Anas menceritakan kepada kami dari Sumay budak Abu
Bakar, dari Abu Shalih As-Saman, dari Abu Hurairah, dia berkata: Aku pernah
mendengar Rasulullah SAW bersabda, yang artinya:2
“Hal pertama yang Allah ciptakan adalah qalam (pena), lalu dia
menciptakan Nun yaitu wadah tinta. Itulah firman Allah Ta’ala: ‘Nun, demi
Qalam.’ (Al-Qalam [68]:1). Setelah itu Allah berfirman kepada Qalam
(pena): ‘Tulislah!’ Qalam (pena) berkata ‘Apa yang akan saya tulis?’ Allah
berfirman, ‘Apa yang telah dan akan terjadi sampai hari kiamat, baik itu
1 Pustaka ALFATIH, Al-Qur’an & Terjemahannya, Al-Qalam (68: 1). 2 Syaikh Imam Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahmad Khatib, dkk (Jakarta:
Pustaka Azzam, 2009), h.56-57.
2
amal perbuatan, ajal, rezeki, atau pun jejak.’ Maka Qalam (pena) pun
menulis apa yang akan terjadi sampai hari kiamat. Setelah itu mulut Qalam
(pena) ditutup, sehingga ia tidak dapat berbicara, dan ia tidak akan
berbicara sampai hari kiamat.”
Setelah itu Allah berfirman, والقلم “Demi Qalam,” yakni Aku bersumpah
dengan Qalam, sebab ia dapat memerikan penjelasan seperti lidah. Sumpah itu
mengenai semua Qalam yang digunakan menulis oleh makhluk yang ada di
langit dan makhluk yang ada di bumi. Termasuk ke dalam pengertian itulah
ucapan seorang penyair Abu Al Fath Al Busti:3
يومابسيفهم المجدإذاأقسماألبطال ايكسب مم ه والكرموعد و
هللاأقسمبالقلمكفى اورفعةمدىالدهرأن الكتابعز قلم
Artinya: “ Jika suatu hari para ksatria bersumpah dengan pedangnya
terhadap musuhnya yang mendatangkan kemuliaan dan penghormatan,
maka (sesungguhnya) pena kitab dapat memberikan kemuliaan dan
keluhuran di sepanjang masa, karena Allah telah bersumpah dengan
pena.”
Para penyair memilki banyak bait yang lebih mengistimewakan pena
daripada pedang. Seorang penyair arab masa Abbasiyah, Ibnu al-Muqaffa
berkata:
“Ungkapan lidah itu terasa hanya pada sesuatu yang dekat dan hadir,
sedangkap ungkapan tulisan itu berguna bagi yang menyaksikan dan yang
tidak menyaksikan, bagi orang yang dulu dan yang akan datang. Ia seperti
orang yang berdiri sepanjang waktu.”
Tulisan merupakan bukti yang dapat diterima, penulisan untuk urusan
kecil maupun besar tidak boleh diremehkan sehingga tidak hilang. Hal ini akan
3 Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi, h. 60-61
3
menjadi adil, karena kesaksian yang tertulis lebih adil dan lebih dapat
membantu menjelaskan kebenaran. Memang tidak ada yang abadi di dunia ini,
tapi ada yang tetap ada setelah manusia itu tiada, inilah yang disebut dengan
menulis untuk keabadian.4
Arsip adalah salah satu bentuk tulisan yang abadi, disimpan untuk bukti di
masa yang akan datang, disebutkan bahwa arsip adalah sebuah rekaman baik
itu berupa tulisan, foto, film, mikro film, rekaman suara, dan lain sebagainya
dalam segala macam bentuk dan sifatnya.
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi karena arsip
menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna, jika arsip yang
dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan
mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang
bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip
akan terus tumbuh dan berkembang sejalan dengan semakin kompleksnya
fungsi dari organisasi, dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak
terkontrol.5 Oleh sebab itu diperlukan adanya pengelolaan arsip, dengan
melaksanakan dan menyelenggarakan pengelolaan arsip yang konsisten dan
sistematis dari mulai terciptanya arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip,
penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan
arsip, tahap-tahap ini disebut dengan lingkar hidup suatu arsip .
4 Bahron Ansori, Menulis untuk ‘Keabadian’. Mi’raj Islamic News Agency (MINA) 26
March 2016. Diakses pada 25 November 2016 dari www.mirajnews.com 5 Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan” Suara Badar
I , 2001, h.10.
4
Adalah mustahil bila suatu instansi/organisasi dapat memberikan data dan
informasi yang baik, lengkap dan akurat, apabila instansi/organisasi tersebut
tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-
ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Berdasarkan UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta
sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh
negara. Oleh sebab itu, instansi/organisasi perlu untuk meningkatkan dan
menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi
dengan baik, dan dapat berguna dalam mencapai tujuan.
Agar kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi menjadi lancar
diperlukan pengelolaan arsip yang baik, namun hal ini sering kali diabaikan,
sering kali didapati bahwa bidang kerasipan belum mendapat perhatian yang
baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya SDM,
hal ini terjadi hampir di sebagian instansi/organisasi baik itu pemerintah
maupun swasta. Demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu
ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan
profesional serta peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan
arsip terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat
dan tepat.
Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila arsip yang
diperlukan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, sehingga diperlukan
5
pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip
tidak lepas dari kegiatan pengelolaan arsip dan penemuan kembali.
Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah
arsip dinamis baik itu bersifat aktif maupun inaktif. Dikatakan penting karena
arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi,
masih digunakan dalam kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan
mengelola arsip dinamis aktif secara konsisten dan sistematis maka akan
memudahkan dalam tindak kerja administrasi.
Selain itu, arsip dinamis inaktif adalah mulanya arsip dinamis aktif di mana
arsip tersebut frekuensi penggunaanya telah menurun namun keberadaanya
harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau
untuk memenuhi persyaratan retensi arsip sesuai dengan ketentuan undang-
undang.6
Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai
kegunaanya. Retensi arsip harus dijadwalkan agar pengelolaan arsip dapat
berjalan dengan baik. Jadwal retensi arsip disusun untuk menentukan jangka
waktu pengelolaan dan pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), hal ini penting dalam pelaksanaan
tugas suatu instansi/organisasi. Pentingnya jadwal retensi arsip (JRA) berkaitan
dengan amanat Pasal 17 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang
berbunyi “Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
6 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola
informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)
6
Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.”
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan (yang kemudian di singkat PN Jakarta
Selatan) merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum
yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama,
PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan
perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta
Selatan. Pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan
memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau
kurang jelas melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.7
Sehubungan dengan tugas tersebut maka Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
memegang peranan penting dalam rangka menegakkan keadilan. Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah
arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip
perkara perdata.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia no. 25 tahun
2012 Pasal 1 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta
penyusutan dan pemusnahan arsip.
7 Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan” Diakses 2
Februari 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id.
7
Namun, observasi awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perkara
pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan belum mengikuti ketentuan tentang
kearsipan, hal itu dikarenakan belum adanya kebijakan tertulis mengenai jadwal
retensi arsip sehingga salah satu kegiatan dari pengelolaan arsip yaitu
penyusutan dan pemusnahan arsip belum berjalan sebagaimana mestinya, hal
ini mengakibatkan volume penumpukan arsip dari tahun ke tahun semakin
bertambah. Selain itu, peralatan pun tampaknya masih terbatas dalam
pengelolaan arsip. Namun, arsip Pengadilan Negeri Jakarta Selatan khususnya
arsip perkara pidana telah sistematis dalam penyimpanan arsipnya, disimpan
dalam rak-rak baja dan lemari arsip sesuai dengan subjek dan kronologi.
Sejalan dengan hal tersebut, maka peneliti memutuskan untuk meninjau dan
mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Penelitian ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara
Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
1. Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, serta untuk memperjelas
arah penelitian, maka peneliti perlu memberikan batasan masalah dalam
penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dan
hambatan dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
8
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka
rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
b. Apa saja peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
c. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan dari penelitian ini, yaitu :
a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
b. Untuk mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
c. Untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif
perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain:
a. Manfaat Akademis
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengembangkan kajian
keilmuan di bidang kearsipan, digunakan sebagai bahan pertimbangan
penelitian yang sejenis dan pengembangan studi kearsipan, selain itu
dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun
lagsung ke dunia kerja.
9
b. Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan memberikan
kontribusi yang berguna bagi unit kearsipan pidana di Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis
inaktif perkara pidana.
D. Definisi Istilah
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Arsip
dinamis yang di maksud di sini adalah arsip pidana.
2. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun, namun sesekali masih dipergunakan sebagai referensi dalam
penyelenggaraan administrasi pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
3. Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan dimulai dari
penciptaan dan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan,
penyusutan, dan pemusnahan arsip.
4. Arsip pidana adalah arsip dinamis inaktif yang bernilai hukum pidana yang
tercipta di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar
belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
10
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori mengenai definisi arsip,
jenis arsip, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis, pengelolaan arsip dinamis, hambatan dalam pengelolaan
arsip dinamis, arsip perkara pidana dan penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian,
pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data,
keabsahan data dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan
pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis perkara pidana studi
kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari
keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari
penelitian yang telah dilakukan.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records
dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan
arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip
statis.8 Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang
tumpukan/kumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh
debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja,
tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu
organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur
pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan,
8 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 4.
12
perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.9 Dengan kata lain arsip adalah sebuah rekaman dari suatu
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang berfungsi
sebagai sumber informasi.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip bahwa arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.10 Sedangkan
menurut Basir Bartos Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang secara langsung
digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, dan penyelenggaraan administrasi negara.11
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang
berbeda dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju
ke arah pengabadian sesuai dengan fungsi, usia, dan nilainya. Dengan kata
lain, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil
keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai
rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.12
9 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 10 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pemusnahan Arsip 11 Bartos, Manajemen Kearsipan, h.109. 12 Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h. 36.
13
2. Nilai Arsip
Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie
mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan
ALFRED, yaitu:13
a. Nilai administrasi (administrative value)
b. Nilai hukum (legal value)
c. Nilai keuangan (fiscal value)
d. Niali penelitian (research value)
e. Nilai pendidikan (education value), dan
f. Nilai dokumentasi (documentary value)
Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah
persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 (empat)
penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:14
a. Arsip vital (persentase nilai 90-100)
Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang
bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan.
b. Arsip penting (persentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya
tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima tahun dan di
file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.
13 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed.4 (Yogyakrta: Liberty,2000),
h.117. 14 Saiman, Manajemen Sekertaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.), h.105.
14
c. Arsip berguna (persentase nilai 10-49)
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun.
Contoh: surat pesanan
d. Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9)
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama
arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan dan
memo
3. Jenis Arsip
a. Jenis-jenis arsip menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan adalah
sebagai berikut :
1) Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara terus
menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit
pengolahan dari suatu organisasi /kantor. Jenis arsip ini disebut pula
dengan active record(s) yang frekuensi penggunaannya paling
sedikit 10 kali setahun.
2) Arsip Inaktif
Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami
penurunan kegunaan, karena nilai informasi yang terkandung telah
selesai digunakan sehingga arsip tidak digunakan secara terus
menerus tetapi hanya digunakan sesekali sebagai referensi atau
alasan non operasional lainnya, arsip inilah yang kemudian disebut
dengan arsip inaktif.
15
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun, yang tidak secara
langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat
Arsip. Arsip inaktif dikenal juga dengan nama non-current record(s)
atau inactive record(s) di mana frekuensi penggunaanya kurang dari
10 kali dalam setahun.
3) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
4) Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
5) Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
16
6) Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori
arsip terjaga.
b. Jenis arsip secara fungsional menurut Boedi Martono15
1) Arsip dinamis atau records adalah arsip yang masih berada pada
setiap organisasi yang dipelihara karena secara fungsional berlaku
untuk menyelesaikan berbagai urusan.
Arsip dinamis (records) bila ditinjau dari tingkat dan lingkup
kepentingan dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis
aktif dan arsip dinamis inaktif.
a) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya
untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi, masih sering
digunakan sebagai berkas kerja.
b) Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak lagi digunakan
secara terus-menerus sebagai berkas kerja karena urusanya telah
selesai. Tetapi masih digunakan sekali waktu sebagai bahan
referensi atau alasan non-operasional lainnya.
15 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.22
ARSIP
Dinamis
(records)
Aktif
(Current Records)
Inakif
(Dormant Records)Statis
(Archives)
Gambar 2. 1 Jenis Arsip Secara Fungsional
17
2) Bagi arsip yang tidak memiliki informasi penting baik sebagai bahan
pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan
lainnya, arsip tersebut dimusnahkan. Namun, bagi arsip yang
memiliki nilai informasi yang cukup penting, dipertahankan
kelangsungan hidupnya dan disimpan permanen, jenis arsip inilah
yang disebut arsip statis (archives).
Arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak digunakan
lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi,
masih memiliki nilai berkelanjutan (setelah nilai kegunaanya bagi
manajemen telah selesai) maka arsip tersebut masih tetap disimpan
dan dipelihara
c. Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan16
1) Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip yang terdapat tanda tangan asli
dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip tersebut (bukan
fotokopi/film)
2) Arsip tidak otentik
Arsip yang berupa fotokopi, salinan dan sebagainya di mana di
atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
16 Saiman, Manajemen Sekretaris, h.103.
18
d. Menurut Penn dalam Enemute Basil Iwhiwhu membagi record dalam 3
bentuk, yaitu: 17
1) Aktif (active or current)
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan sehari-hari dalam pelaksanaan fungsi administrasi dan
untuk membantu dalam mengambil keputusan, record dapat
diklasifikasikan sebagai rahasia atau tidak rahasia tergantung
dengan jenis informasi yang dikandungnya. Arsip aktif ini perlu
dikelola secara efektif untuk penggunaan yang efisien.
2) Semi aktif (semi-active or semi-current)
Arsip inaktif adalah termasuk jenis arsip yang tidak sering
digunakan namun, sesekali masih digunakan menjadi referensi.
Arsip semi akif ini harus dipindahkan atau disimpan di record centre.
3) Inaktif (inactive or non-current)
Arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak diperlukan dalam
kegiatan sehari-hari, namun memiliki nilai abadi yang berharga di
mana berisi informasi mengenai kegiatan dan fungsi dari suatu
lembaga/organisasi yaitu nilai sejarah/ nilai penelitian.
Pemusnahan/penghancuran arsip inaktif ini harus dilakukan dengan
hati-hati.
17 Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems
and Prospects,” The Electronic Library, vol.23, no.3, (2005), h. 348.
19
B. Peralatan Arsip Dinamis
Peralatan kearsipan adalah salah satu faktor pendukung keberhasilan
dalam pengelolaan suatu arsip. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan
harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat
menyimpan dan menemukan kembali arsip secara cepat dan tepat. Berikut
beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan
arsip:18
1. Anggaran yang tersedia.
2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan
3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan
sebagainya).
4. Frekuensi penggunaan arsip.
5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
Beberapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:19
1. Ordner
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung
banyak arsip, di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah
diperforator atau dilubangi pinggirnya.
2. Rak Buku (Lemari Terbuka)
Rak buku seperti di perpustakaan yang terbuat dari kayu atau besi
baja, digunakan untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
18 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung:
Mandar Maju, 2003), h. 43. 19 Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h. 44.
20
3. Boks Arsip
Menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No.
11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip, boks arsip adalah sarana
tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas
yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas
medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan
pelapisnya. Boks arsip disarankan berwarna coklat, coklat muda, biru
muda, dan warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap.
Kertas bergelombang adalah karton yang dibuat dari satu atau
beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer
sebagai penyekat. Kertas medium adalah kertas yang dipakai
sebagai lapisan bergelombang pada karton gelombang. Kertas lainer
adalah kertas yang dipakai sebagai penyekat dan pelapis pada karton
gelombang.
Beberapa jenis fasilitas lain yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif antara lain:20
1. Lemari tahan api
2. Sistem sembur air
3. Alarm pencuri dan api
4. Jasa fotokopi, facsimile, dll.
C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima
dan pemakainya. Pengelolaan arsip dinamis dalam bahasa asing dikenal
20 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.96.
21
dengan record(s) management. Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri
dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan masih tinggi
dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan sudah
menurun. 21
Gambar 2.2 Arsip Dinamis
Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan
dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
teknis/substantive dan administrasi/fasilitatif. Manajemen arsip dinamis
inaktif adalah suatu pengelolaan dan penyimpanan arsip yang sudah tidak
sering dipergunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih
disimpan sebagai bahan refrensi, untuk memenuhi ketentuan refrensi,
bernilai guna hukum atau alasan lainnya.
Manajemen arsip bertujuan untuk mempermudah pengguna arsip
menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak
terlalu lama. Selain itu, pengelolaan arsip juga memungkinkan upaya
pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat digunakan
selama masih diperlukan.
Menurut Lundgren and Lundgren dalam Mustari Irawan
“Manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup
arsip (life cycle of record), pegelolaan arsip dinamis bertujuan untuk
21 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.22
Arsip
Dinamis
Aktif
Inaktif
22
mengontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak arsip
tersebut diciptakan, disimpan, dipelihara, disusutkan dan
dimusnahkan.”22
Dapat disimpulkan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu
siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang
tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting akan disimpan
selama-lamanya di lembaga yang bersangkutan sebagai arsip abadi.
Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di suatu lembaga
tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya,
harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.
Manajemen kearsipan meliputi suatu siklus arsip sejak lahir sampai
mati, hal tersebut juga diungkapkan oleh Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo
dalam bukunya Managing Records: A Handbook of Principles and Practice
“The records lifecycle is a concept in common use. It indicates that
records are not static, but have a life similar to that of biological
organisms: they are born, live through youth and old age and then
die.”23
Hal senada juga diungkapkan oleh Rhoads dalam Enemute Basil Iwhiwhu
“The Life-cycle concept of records is based on the fact that records
have simiar to a biological organism – it is born (creation), it lives
(use and maintenance) and it dies (disposition).”24
Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa siklus hidup arsip
mirip dengan organisme biologis, mereka lahir, hidup (digunakan dan
dipelihara), dan kemudian mati (disusutkan dan dimusnahkan).
22 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 12. 23 Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles
and Practice, (London: Facet Publishing, 2003), h.5. 24 Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems
and Prospects,” The Electronic Library, vol.23, no.3, (2005), h. 347.
23
Menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan (life span of records)
atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi
menjadi tujuh yaitu: 25
1. Tahap penciptaan arsip, tahap awal dari proses kehidupan arsip. Arsip
dapat tercipta karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan
misal; peraturan-peraturan, pemberian ijin, pemberian informasi ke
pihak lain dan sebagainya atau arsip tercipta karena organisasi
menerima dari pihak lain misal; surat permohonan, saran-saran,
informasi, dan sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat
masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna
pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem
tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, di mana arsip yang sudah
menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah
25 Sedarmayati, Tata Kearsipan, h.20.
24
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau
sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah.
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Namun, daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan menjadi
tiga fase yaitu fase penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan,
pemeliharaan dan penyimpanan arsip, dan fase penyusutan dan pemusnahan
arsip sebagai masa istirahat arsip.26
1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip
Arsip dinamis dimulai dengan penciptaan dokumen yang menjadi
awal dari siklus arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip akan
menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah
sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak.
Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase
penciptaan ini.
Dewasa ini, penciptaan arsip semakin berkembang dengan adanya
mesin produksi yang lebih modern sehingga dengan mudah
menciptakan arsip tanpa pembatasan. Semakin tinggi kegiatan dalam
26 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.13.
Gambar 2.3 Daur Hidup Arsip
25
suatu organisasi maka semakin cepat pertambahan jumlah arsip
sehingga diperlukan adanya kegiatan pemeliharaan, penyusutan, dan
pemusnahan arsip untuk menanggulangi pertambahan volume arsip
yang telah tercipta.
2. Penyimpanan Arsip
Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip - arsip yang
sudah dikelompokkan. Kegiatan penataan berkas ini merupakan
kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis
arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat
ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat.
Arsip dinamis aktif dan inaktif disimpan secara terpisah, arsip
dinamis aktif disimpan pada unit pencipta rekod (central file),
sedangkan arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat rekod (record
center). Arsip dinamis dapat disimpan menggunakan 3 azas
penyimpanan, yaitu:27
a. Azas Sentralisasi
Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi
untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara
terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.28
Azas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi
seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat
penyimpanan arsip.29
27 Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h.21. 28 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 29 Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h. 21
26
Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila
diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya
pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan
lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan
menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang
digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan
prosedur.30
b. Azas Desentralisasi
Arsip dinamis akan disimpan di bagian unit yang bersangkutan,
sehingga menghemat waktu ketika akan mencari informasi yang
relevan.31
Azas desentralisasi adalah azas yang digunakan suatu organisasi
dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masing-
masing.32 Azas desentralisasi lebih efektif dan efisien jika diterapkan
pada organisasi yang relatif besar, dalam azas ini semua unit kerja
diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya
masing-masing. Azas ini dapat diterapkan jika organisasi
mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan
lingkup kerjanya tidak berada dalam satu gedung atau satu atap
melainkan berpencar dan berjauhan, mempunyai kantor cabang atau
kantor perwakilan di beberapa tempat.33
30 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. 31 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62. 32 Saiman, Manajemen Sekretaris, h.106. 33 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.
27
c. Gabungan
Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas
desentralisigasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,
sistem, peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja
diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan
arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh
suatu unit khusus di dalam organisasi.34
Dalam menyimpan arsip dinamis dapat menggunakan beberapa
sistem penyimpanan, yaitu:35
a. Alphabetic filing system
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut
sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang
dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu
kantor/lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama
orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama
pokok soal yang disimpan menurut tata urutan susunan abjad.
Dengan demikian kode yang dipergunakan dalam penyimpanan
arsip adalah abjad.36
b. Subject filing system
Dalam filing sistem subjek yang dimaksud dengan subjek ialah
judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang lebih
34 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. 35 E.Martono, Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern,
(Jakarta: Karya Utama, 1997), h. 78. 36 Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.49.
28
populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.37
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok
soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.38
Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang
terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat
masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam
berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun
dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian arsip-
arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang
dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok
masalah.39
c. Numerical filing system
Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip
dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut
sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluh atau
decimal numeric, misal; 00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100,
200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang
dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.40
Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah
ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.
37 Wursanto, Kearsipan 2, h. 101. 38 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan (Jakarta: Rajawali Press,1986), h. 106. 39 Wursanto, Kearsipan 2, h.102. 40 Wursanto, Kearsipan 2, h. 121.
29
d. Geographic filing system
Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan
berdasarkan nama wilayah atau derah dari alamat surat. Arsip-arsip
yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun
dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut
urutan abjad, abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama
nama masing-masing wilayah atau daerah.41 Umumnya sistem ini
digunakan oleh kantor-kantor yang mempunyai cabang, atau
perwakilan kantor di wilayah tertentu.42
e. Chronological filing system
Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip
berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat
ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan
tahun.43
Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu
instansi/lembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip
adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu
jenis arsip.44
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat dengan JRA
merupakan alat yang sangat mendukung dalam pengelolaan arsip,
karena dengan adanya JRA dengan mudah akan mengetahui arsip mana
41 Wursanto, Kearsipan 2, h. 184. 42 Gina Madiana dan Iwan Setiawan, Kearsipan (Bandung: Armico, 1994), h. 159. 43 Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165. 44 Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor
Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3
30
yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu
pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan
kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.45
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan menjelaskan bahwa jadwal retensi arsip (JRA) adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.46
3. Pemeliharaan Arsip
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk
menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok,
pertama faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik
arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga
dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua,
faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang dapat
merusak arsip secara tidak langsung.
45 Oktarino Arizola dan Eva Rahmah. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor
Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan,
Vol.2, No. 2, Seri A, Maret 2014, h.1. 46 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, h.6.
31
Berikut faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip yang
disebabkan dari dalam antara lain :47
a. Kertas
Kertas mempunyai kandungan baik itu bersifat pengawet
maupun bersifat penghancur terhadap kertas itu sendiri, bahan-
bahan yang digunakan untuk lapisan atas kertas terbuat dari kanji,
cuka, garam mineral, yang merupakan bahan-bahan makanan yang
menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berbagai bakteri.
Namun, sebaik apapun kertas yang kita gunakan, apabila perawatan
dan penyimpaannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan
bertahan lama.
b. Tinta
Sebaiknya tinta yang digunakan tidak menimbulkan aksi-aksi
kimia yang menyebabkan kerusakan kertas yaitu tinta karbon yang
terbuat dari arang hitam (langes), karena tinta yang terbuat dari getah
kayu oak akan menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang akan merusak
kertas. Sekarang banyak percetakan yang menggunakan tinta
karbon.
c. Pasta/Lem
Dalam menggunakan perekat harus dicarikan yang baik, jangan
menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce
tape dan sejenisnya karena akan merusak kertas.
47 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, h.50-53.
32
Sedangkan kerusakan dari faktor ekstern, yang dapat merusak arsip
secara tidak langsung, diakibatkan dari serangan luar antara lain :48
a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan mengakibatkan
timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan
merusak kulit.
b. Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau kering akan merusak kertas, kertas akan
menjadi kering, kesat dan mudah patas. Kelembaban udara harus
diatur sedemikian rupa, tidak melampaui 75º dan temperatur udara
diantara 65º F dan 85º F.
c. Sinar matahari
Sinar matahari yang jatuh langsung di atas bundel-bundel kertas,
karena sinar ultraviolet dapat membahayakan kertas-kertas,
mengancam struktur molekul kertas dan kulit, yang mengakibatkan
kertas menjadi buruk, coklat, dan tinta luntur.
d. Debu dan Serangga
Walaupun debu kecil, tetap dapat merusak kertas dan kulit.
Sebaiknya pasang jaring kawat yang halus (wire mesh) pda pintu-
pintu dan jendela-jendela, hal ini berguna untuk menyaring udara
masuk dan menahan masuknya jenis-jenis serangga di dalam ruang
penyimpanan arsip.
48 Bartos, Manajemen Kearsipan, h.52-55.
33
e. Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan temperatur
udara yang tidak terkontrol.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus
dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan
menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.49
Arsip - arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya
oleh organisasi atau digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun
dikatakan sebagai arsip inaktif. Arsip inaktif tersebut disimpan di pusat
arsip (Record Centres). Menurut Mabbs dalam Peterson dan Nathan
“ The need to establish records centres stems from the very large
quantities of records which are produced by modern administrative
organizations and the necessity to keep them as economically as
possible before they can be destroyed or transferred to the National
Archives.”50
Record centre digunakan untuk menjaga atau menyimpan arsip inaktif
dengan jumlah yang sangat besar yang dihasilkan oleh organisasi
administrasi secara ekonomis sebelum record inaktif tersebut
dihancurkan atau dipindakan ke Arsip Nasional karena arsip inaktif
tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Centre), tetapi
sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak
bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan
49 Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah
Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi
Jawa Tengah, 26 April 2011. 50 Peterson Dewah and Nathan Mnjama, “An Assessment Of The National Archives Of
Zimbabwe’s Gweru Records Centre,” Esarbica Journal, vol.32, (1 February 2013), h.55.
34
dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai
guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI
sebagai arsip statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui
prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip
meliputi :
a. Penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya.
b. Penyisihan dan seleksi arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan
dan yang akan disimpan.
c. Pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan
penyerahan arsip.
Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam
fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan
atau disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya
tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada
masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya
akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan
penataan arsip pada masa statis.
35
Pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak
diperlukan lagi bagi instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip
meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan
pembuburan.51
a. Pencacahan
Pencacahan adalah metode yang sering digunakan di Indonesia
dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm, yaitu menyobek
menjadi potongan-potongan kecil menggunakan alat pencacah.
Berbagai macam jenis alat pencacah yaitu: Shredders, sebuah alat
pemotong yang menggunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, menyobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.
Disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga
menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil, alat
jenis ini cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula berbagai
alat pemotong lainnya, mulai dari mesin kecil yang dapat diletakkan
di atas meja, sampai mesin besar yang mampu mencacah 2 ton kertas
per jam, dan ada pula mesin pencacah yang dapat memotong kertas
datar maupun gumpalan kertas.
b. Pembakaran
Pembakaran adalah metode yang telah lama dikenal, metode ini
pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman
lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali
terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen
51 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 105.
36
rahasia yang dapat diketahui lawan, dan kini metode pembakaran
dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.
c. Pemusnahan Kimiawi
Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimiawi guna melunakkan kertas dan
melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi
lebih hemat daripada pencacahan.
d. Pembuburan
Pembuburan atau pulping adalah metode pemusnahan dokumen
rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan takterulangkan.
Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur air kemudian dicacah
lalu dialirkan melalui saringan, hasil pembuburan berupa residu
kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga
hasilnya adalah lapisan bubur, lapisan ini kemudian disiram air lagi
lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan instansi/
lembaga yang menuntut pengamanan yang tinggi. Metodei ini
belum populer di Indonesia.52
D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis
menurut Ig Wursanto :53
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
52 Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h.106. 53 Ig.Wursanto. Kearsipan 2, h.29.
37
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang
kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang
sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan.
3. Bertambahnya arsip dinamis inaktif tanpa diikuti dengan penyusutan
dan pemusnahan yang kemudian akan mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya
bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan,
pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang
semestinya
E. Arsip Perkara Pidana
Berkas kasus adalah file yang berisi dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan hal yang spesifik, dan peristiwa dengan waktu yang
terbatas.
“A case file is a file that contains documents that relate to a
specific, time-limited entity or event, such as person, event, project,
or organization. A case file series is a set of files that deal with
similar types of cases.” 54
54 PWS Corporate Information Management, “Record Management Tip: Record
management advice prepared for GNWT records professionals by the Records management Unit,”
Northwest Territories. no.12, february 2004, h.1.
38
Berkas kasus dengan waktu yang terbatas (time-limited) berarti bahwa suatu
peristiwa atau tindakan harus berlangsung sebelum berkas kasus dibuka
(dibuat), sebagai contoh; sebuah file proyek tidak akan dibuat sampai
proyek tersebut direncanakan, file klien tidak akan dibuat sampai klien
tersebut muncul. Serangkaian berkas kasus adalah satu set file yang
berhubungan dengan jenis kasus yang sama.
Arsip berkas perkara adalah arsip yang memiliki nilai referensi dan
dibutuhkan oleh pengacara untuk mengingatkan kembali apa yang sudah
terjadi, dan juga digunakan untuk bahan penelitian sebagai perbandingan
jika ada perkara yang mirip dengan perkara yang sudah ada sebelumnya.
Salah satu jenis arsip berkas perkara adalah arsip perkara pidana. Arsip
perkara pidana tercipta dari setiap kasus hukum pidana yang terjadi, tindak
pidana dapat dibagi menjadi 2, yaitu tindak pidana umum dan tindak pidana
khusus. Tindak pidana umum adalah tindak pidana yang termasuk dan
diatur dalam KUHP (kitab undang-undang hukum pidana) dan belum diatur
secara tersendiri dalam Undang-undang khusus, yang termasuk dalam
tindak pidana umum meliputi; kejahatan terhadap martabat presiden dan
wakil presiden, pemalsuan, penghinaan, kejahatan asusila, membuka
rahasia, pembunuhan, penganiayaan, pencurian, penggelapan, pelanggaran
ketertiban umum dan lain sebagainya. Sedangkan tindak pidana khusus
adalah tindak pidana yang pengaturannya berada diluar KUHP, dan telah
diatur secara khusus pada Undang-undang Khusus, yang termasuk dalam
39
tindak pidana khusus meliputi; narkotika/psikotropika, korupsi, pencucian
uang, kejahatan HAM dan lain sebagainya.55
F. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diambil dari dua
judul skripsi. Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Widaryono
Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab
dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, pada tahun 2010
dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta”. Skripsi ini diperoleh dari
repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Tujuan dari penelitian yang
dilakukan tersebut adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip
dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota
Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif
dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara,
observasi dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data
adalah dengan menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan
pengambilan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian yang diperoleh
menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilaksanakan
sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Perbedaan dengan
penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti
terdahulu bertempat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD)
55 Hukum Prodeo, “Jenis-jenis Perbuatan yang Termasuk Tindak Pidana.” Diakses 18
Agustus 2016 dari www.hukumprodeo.com
40
Kota Yogyakarta sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian,
peneliti terdahulu hanya bertujuan untuk mengetahui bagaimana
pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
(KAPD) Kota Yogyakarta, sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan
untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan peralatan yang digunakan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif serta hambatan yang ada dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Persamaan dengan penelitian yang
penulis lakukan yang pertama adalah pada salah satu tujuan yaitu untuk
mengetahui bagaimana pengelolaan arsip, persamaan kedua terletak pada
metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif kualitatif, persamaan
ketiga terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara,
kajian pustaka dan dokumentasi, selain itu persamaan juga terletak pada
teknik analisa data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
Penelitian kedua ditulis oleh Rinda Ayunda Mahasiswi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora, Jurusan Ilmu
Perpustakaan pada tahun 2014 dalam skripsi yang berjudul “ Pengelolaan
Rekod Pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan
Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan Pariwisata”. Skripsi ini
diperoleh dari repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod, jenis
rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya.
41
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dan pendekatannya ialah
kualitatif. Hasil penelitian adalah pengelolaan rekod di PPPPTK Bisnis dan
Pariwisata Kebijakan pengelolaan rekod, belum ada secara tertulis akan
tetapi menggunakan peraturan pemerintah. Jenis rekod yang tercipta di
PPPPTK Bisnis dan Pariwisata ialah rekod aktif dan rekod inaktif. Sistem
penyimpanan rekod berdasarkan subjek/masalah dan disusun berdasarkan
tanggal surat datang. Proses penyimpanan rekodnya adalah azas gabung.
Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada
studi kasus, peneliti terdahulu bertempat pada Pusat Pengembangan dan
Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan
Pariwisata sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian,
peneliti terdahulu bertujuan untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod,
jenis rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya
sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan untuk mengetahui
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis
inaktif dan hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.
Persamaan dengan penelitian yang penulis lakukan yang pertama adalah
pada tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dan
kendala yang dihadapi. Persamaan kedua terletak pada jenis penelitian yang
menggunakan deskriptif kualitatif.
42
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian
deskriptif. Penelitian deskriptif adalah metode penelitian yang menuturkan dan
menafsirkan data yang berkenaan dengan fakta, keadaan, variabel, dan
fenomena yang didapatkan di lapangan saat penelitian dan menyajikan dan
mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.56 Metode
penelitian ini dipilih untuk mendeskripsikan atau menggambarkan secara umum
bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan
kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksudkan untuk
menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari
orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.57 Dengan pendekatan
ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian dan memperoleh
pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan.
B. Pemilihan Informan
Informan adalah orang yang memberi informasi atau orang yang menjadi
sumber data, bisa juga disebut orang yang diwawancarai.58 Informan adalah
orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data , informasi, ataupun
fakta dari suatu objek penelitian.59
56 Subana M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah (Bandung: Pustaka Setia, 2005), h. 89. 57 Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007), h.4. 58 Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisa Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), h.53. 59 M. Burhan Bungin. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan
Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.
43
Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang
memahami tentang pengelolaan arsip yaitu kepala arsip dan staf/pegawai arsip
pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Dalam melakukan penelitian kualitatif,
penulis harus cermat dalam memilih narasumber (informan) yang akan di
wawancarai, penulis megambil informan sebanyak 2 orang, yaitu:
Tabel 3.1 Informan
No. Nama Jabatan
1. Jul Rizal, SH.MH.
NIP. 19610731 198303 1 004
Panitera Muda Hukum &
Koordinator Arsip Pidana
2. Dadang
NIP. 19620505 201408 1 001
Juru 1/c dan Staf Arsip Pidana
Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana, peralatan yang digunakan dan hambatan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana serta pengalaman yang beliau
miliki.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan merupakan langkah awal yang penting dalam penelitian. Data
yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu,
pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah, dan sesuai
dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang
digunakan antara lain:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, atau
langsung dari sumbernya. Seorang penulis bisa mendapatkan data-data
44
primer dengan cara menyebarkan kuisioner, melakukan wawancara, atau
melakukan pengamatan langsung terhadap suatu aktifitas pada
masyarakat.60 Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari hasil
observasi lokasi penelitian yaitu arsip pidana Pengadilan Negeri Jakarta
Selatan dan hasil wawancara dengan koordinator dan staff arsip pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
a. Observasi
Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta
pencatatan secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi faktual,
cermat dan terinci mengenai keadaan lapangan, kegiatan manusia dan
situasi sosial, serta konteks di mana kegiatan-kegiatan itu terjadi. Data
itu diperoleh berkat adanya peneliti di lapangan dengan mengadakan
pengamatan secara langsung.61 Observasi merupakan metode
pengumpulan data yang sangat diperlukan dalam penelitian, apalagi
dengan pendekatan kualitatif. Objek dari observasi ini adalah Unit
Kearsipan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, penelitian yang dilakukan
pada teknik observasi ini dengan cara melihat dan mengamati langsung
kegiatan pengelolaan arsip, mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-
pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam
hasil penelitian. Teknik observasi ini dilakukan untuk menjawab
60 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan
praktispenelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86-87. 61 S. Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif ( Bandung: Tarsito, 2003), h.59.
45
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip perkara pidana, peralatan
yang digunakan serta hambatan dalam pengelolaan arsip.
b. Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan
atau tanpa menggunakan pedoman wawancara, di mana pewawancara
dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.62
Wawancara ini merupakan pembicaraan yang mempunyai tujuan dan
didahului beberapa pertanyaan berkisar dari pertanyaan informal ke
formal, untuk mendapatkan kejelasan mengenai permasalahan yang ada,
khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Bentuk wawancara yang digunakan
adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara tidak terstruktur
merupakan cara untuk memperoleh data bila subjek sulit
mengekspresikan diri, pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan
yang akan diajukan. Dengan menggunakan wawancara tidak terstruktur
diharapkan dapat memperoleh data yang lebih mendalam, lebih khusus
dan lebih tepat dengan mengajukan pertanyaan tambahan untuk
mengurangi respon-respon yang tidak jelas.63 Teknik wawancara ini
dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan menjawab
62 Bungin. Penelitian Kualitatif, h.108. 63 Moleong. Metode Penelitian Kualitatif, h.190.
46
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dan hambatan dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di PN Jaksel.
2. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan dari
sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder biasanya diambil dari
dokumen-dokumen antara lain dari laporan, karya tulis, koran dan
majalah.64 Data sekunder dalam penelitian ini bersumber dari dokumentasi
dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel yang
berkaitan dengan masalah yang diteliti.
a. Kajian Pustaka
Kajian Pustaka merupakan suatu teknik mengumpulkan dan
mempelajari dari perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang
penulis bahas.
b. Dokumentasi
Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data yang
digunakan untuk menelusuri data historis. Secara detail bahan
dokumenter terbagi beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Surat-
surat pribadi, buku-buku catatan harian, memorial, 3). Kliping, 4).
Dokumen pemerintah maupun swasta, 5). Cerita roman dan cerita
rakyat, 6). Data di server atau di flashdisk, 7). Data tersimpan di web
site, 8). Foto-foto.65 Data dokumenter yang penulis peroleh di kantor
64 Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87 65 Bungin. Penelitian Kualitatif, h.121.
47
Arsip Pidana berupa foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah
meminta izin dari pihak PN Jaksel dengan tujuan sebagai bukti yang
diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
D. Teknik Analisis Data
Dalam teknik analisa data kualitatif yaitu peneliti menguraikan dan
menginterpretasikan data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari
narasumber (informan). Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan
dalam bentuk deskriptif untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan
solusi di sertai dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data berupa
fakta-fakta yang terkait dengan objek penelitian. Data akan dianalisis melalui
tiga tahapan yaitu :
1. Reduksi Data
Data yang diperoleh dari lapagan ditulis/diketik dalam bentuk uraian
atau laporan terinci. Kemudian data tersebut dirangkum, dipilih hal-hal yang
pokok, difokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema atau polanya, dan
dijadikan susunan yang lebih sistematis, sehingga lebih mudah untuk
dikendalikan. Data yang direduksi memberi gambaran yang lebih tajam
tentang hasil pengamatan, juga mempermudah peneliti untuk menemukan
kembali data yang diperoleh bila diperlukan.66
2. Penyajian Data
Agar dapat melihat gambaran keseluruhannya untuk mengambil
kesimpulan yang tepat peneliti harus menguasai data dengan membuat
66 Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif , h.129.
48
“display” data,67 setelah data direduksi maka penulis melakukan penyajian
dalam bentuk teks yang bersifat naratif versi peneliti.
3. Penarikan Kesimpulan
Data yang diperoleh dicoba untuk mengambil kesimpulan, mulanya
kesimpulan masih kabur, diragukan, namun dengan bertambahnya data
kesimpulan tersebut menjadi lebih jelas dan bulat.68 Data-data telah
dijabarkan dalam bentuk naratif tadi, kemudian penulis membuat
kesimpulanya. Sedangkan kesimpulan tersebut untuk menjawab rumusan
masalah pokok yang telah dijabarkan sebelumnya.
E. Teknik Penguji Keabsahan Data
Penelitian ilmiah tidak lepas dari kepercayaan terhadap proses penelitian
dan hasilnya. Suatu penelitian dikatakan ilmiah apabila mengandung tingkat
objektifitas yang tinggi. Data dapat dikatakan valid apabila antara data yang
dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek
penelitian tidak ada perbedaan.69
Mempertanggungjawabkan keabsahan suatu penelitian dapat ditelusuri dari
cara-cara memperoleh kepercayaan, pertanggung jawaban penelitian kualitatif
terletak pada cara memperoleh kepercayaan suatu peneitian dengan penerapan
beberapa metode yang tepat dengan prosedur yang konsisten.
67 Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif, h.129 68 Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif, h.130. 69 Djama’an Satori dan Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung:
Alfabeta, 2013), h.161-162
49
Teknik yang digunakan untuk menguji keabsahan terhadap data hasil
penelitian kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan meningkatkan
kredibilitas atau validitas internal, dengan beberapa cara sebagai berikut:70
1. Perpanjangan pengamatan
Perpanjangan pengamatan memungkinkan terjadinya hubungan antara
peneliti dengan informan semakin terbuka dan saling mempercayai. Dengan
memperpanjang pengamatan memperoleh informasi yang sebenarnya.
Lama dari perpanjangan pengamatan tergantung pada ke dalaman, keluasan
dan kepastian data.
2. Trianggulasi
Tidak mustahil akan terjadi perbedaan antara yang dibicarakan dengan
kenyataan sesungguhnya, maka diperlukan trianggulasi yang berarti
pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan waktu.
F. Tempat dan Waktu Penelitian
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah
satunya adalah arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara
pidana dan arsip perkara perdata.
Alasan penelitian ini lebih difokuskan terhadap arsip perkara pidana adalah
karena arsip perkara pidana dan arsip perkara perdata di PN Jakarta Selatan
terletak pada ruangan yang berbeda ( arsip perdata terletak di lantai 1 dan arsip
pidana terletak di lantai 2) hal ini dikarenakan keterbatasan ruangan di lantai
bawah. Selain itu, juga terdapat beberapa perbedaan fasilitas antara arsip pidana
70 Satori dan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif , h..168-170
50
dan arsip perdata, observasi awal menunjukkan bahwa arsip perkara perdata
memiliki fasilitas dan tata ruang yang lebih baik, sedangkan arsip perkara
pidana bisa dikatakan memiliki fasilitas yang sederhana namun masih layak
untuk digunakan.
Sehingga penelitian ini dilaksanakan pada Arsip Pidana Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan yang terletak di Jalan Ampera Raya, Nomor 133, Jakarta
Selatan.
Penelitian dilaksanakan selama 8 bulan (Maret- Oktober 2016) dengan
perincian sebagai berikut:
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian
No. Jenis Kegiatan
Tahun 2016
Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov
1. Observasi awal
2.
Penyerahan
Proposal
Skripsi dan
Mendapatkan
Dosen
Pembimbing
3. Bimbingan
Skripsi
4. Observasi dan
wawancara
kedua
5. Pergantian
Judul
6. Observasi dan
wawancara
ketiga
7. Analisis data
8. Penyusunan
Skripsi
51
9. Sidang Skripsi
51
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan atau yang biasa disingkat dengan PN
Jaksel merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum
yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama,
PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan
perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta
Selatan.
Secara detail, kewajiban dan kewenangan Pengadilan Negeri tersebut dapat
kita lihat dalam Pasal 84 ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), Pasal 85, dan
Pasal 86 Undang-undang nomor 8 Tahun 1981 tentang Kitab Undang-undang
Hukum Acara Pidana.
Berdasarkan Pasal 84 ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) menyatakan
bahwa:71
1. Pengadilan Negeri berwenang mengadili segala perkara mengenai tindak
pidana yang dilakukan dalam daerah hukumnya.
2. Pengadilan Negeri yang di dalam daerah hukumnya terdakwa bertempat
tinggal, berdiam terakhir, di tempat ia diketemukan atau ditahan, hanya
berwenang mengadili perkara terdakwa tersebut apabila tempat kediaman
sebagian besar saksi yang dipanggil lebih dekat pada tempat pengadilan
71 Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.” Diakses
pada 14 September 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id
52
negeri itu dari pada tempat kedudukan pengadilan negeri yang di dalam
daerahnya tindak pidana itu dilakukan.
3. Apabila seseorang terdakwa melakukan beberapa tindak pidana dalam
daerah hukum pelbagai pengadilan negeri, maka tiap pengadilan negeri itu
masing-masing berwenang mengadili perkara pidana itu.
4. Terhadap beberapa perkara pidana yang satu sama lain ada sangkut pautnya
dan dilakukan oleh seseorang dalam daerah hukum pelbagai pengadilan
negeri, diadili oleh masing-masing pengadilan negeri dengan ketentuan
dibuka kemungkinan penggabungan perkara tersebut.
Berdasarkan Pasal 85 KUHAP menyatakan bahwa dalam hal keadaan
daerah tidak mengizinkan suatu pengadilan negeri untuk mengadili suatu
perkara, maka atas usul ketua pengadilan negeri atau kepala kejaksaan negeri
yang bersangkutan. Mahkamah Agung mengusulkan kepada Menteri
Kehakiman untuk menetapkan atau menunjuk pengadilan negeri lain dari pada
yang tersebut pada pasal 84 untuk mengadili perkara yang dimaksud.
Berdasarkan Pasal 86 KUHAP menyatakan bahwa apabila seorang
melakukan tindak pidana di luar negeri yang dapat diadili menurut hukum
Republik Indonesia, maka Pengadilan Negeri Jakarta Pusat yang berwenang
mengadilinya.
Berdasarkan Pasal 10 ayat (1) Undang-undang Nomor 48 Tahun 2009
Tentang Kekuasaan Kehakiman, menyebutkan bahwa pengadilan dilarang
menolak untuk memeriksa, mengadili, dan memutus suatu perkara yang
diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau kurang jelas, melainkan
wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.
53
Di sini dapat dikatakan bahwa letak pilar hukum adalah pengadilan,
pengadilan sebagai benteng keadilan dijalankan oleh para hakim. Untuk itu
hakim sebagai organ pengadilan di anggap memahami hokum, pencari keadilan
datang padanya untuk mohon keadilan. Andaikata ia tidak menemukan hukum
tertulis, ia wajib menggali hukum tidak tertulis untuk memutus perkara
berdasarkan hukum sebagai seorang yang bijaksana dan bertanggung jawab
penuh kepada Tuhan Yang Maha Esa, diri sendiri, masyarakat, bangsa dan
negara.
Meskipun kekuasaan kehakiman adalah kekuasaan negara yang merdeka,
tetapi tidak menutup kerja sama atau koordinasi antar pengadilan. Dinyatakan,
untuk kepentingan peradilan semua pengadilan wajib saling memberi bantuan
yang di minta.
1. Struktur Organisasi
Berikut merupakan susunan struktur organisasi Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan:
a. Ketua Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
b. Wakil Ketua Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
c. Para Hakim
d. Panitera Sekretaris
e. Wakil Panitera
f. Wakil Sekretaris
g. PanMud Pidana
h. PanMud Perdata
i. PanMud Hukum
54
j. Kasub. Umum
k. Kasub. Keuangan
l. Kasub. Kepegawaian
m. Panitera Pengganti
n. Juru Sita
Tabel 4.3 Struktur Organisasi
Gambar 4.4 Struktur Organisasi
(sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
Jabatan Nama
Ketua H. Prim Haryadi, SH.,M.H.
Wakil Ketua Wayan Karya, SH.,M.Hum
Panitera I Gde Ngurah Arya Winaya, SH. MH
Sekretaris H. Ahmad Hakir, S.H., M.H.
Kabag. Umum H.M Taufik, SH.,MH
PanMud Hukum Jul Rizal, SH.MH
55
2. Wilayah Yuridiksi
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan membawahi wilayah hukum
Jakarta Selatan yang terdiri dari:
a. Kebayoran Baru
b. Kebayoran Lama
c. Pesanggrahan
d. Cilandak
e. Pasar Minggu
f. Jagakarsa
g. Mampang
h. Prapatan
i. Pancoran
j. Tebet
k. Setiabudi
Gambar 4.5 Wilayah Yuridiksi PN Jaksel
(sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
56
3. Waktu Kerja
Waktu kerja Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah pada hari
Senin s/d Kamis pukul 08.00 WIB s/d 16.30 WIB dan hari Jum’at pukul
08.00 WIB s/d 17.00 WIB dengan jam istirahat hari Senin s/d Jum’at
pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB.
4. Letak Geografis
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan terletak di Jl. Ampera Raya, No.
133, Jakarta Selatan, Kode Pos 12550.
Gambar 4.6 Letak Geografis PN Jaksel
(sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
B. Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
Arsip pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan berada di bawah naungan
divisi bagian hukum. Letak ruangan arsip pidana berada di lantai atas bagian
belakang gedung pengadilan, memiliki ruangan yang disekat-sekat oleh lemari-
lemari arsip.
57
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM yang bertugas di arsip pidana bukan dari bidang kearsipan, namun
memiliki pengalaman yang cukup mumpuni dalam hal pengelolaan arsip.
Terdapat 2 orang SDM pada arsip pidana PN Jaksel:
Tabel 4.4 SDM
No. Nama Jabatan
1. Jul Rizal, SH.MH.
NIP. 19610731 198303 1 004
Panitera Muda Hukum &
Koordinator Arsip Pidana
2. Dadang
NIP. 19620505 201408 1 001
Juru 1/c dan Staf Arsip Pidana
2. Peralatan Arsip Pidana
Berikut beberapa peralatan penunjang pengelolaan arsip yang dimiliki
oleh arsip pidana PN Jaksel:
Tabel 4.5 Peralatan Arsip Pidana
No. Jenis Barang
1. Meja Kerja
2. Lemari Baja
3. Rak Besi
4. Filing Cabinet
5. Kipas Angin
6. ATK
7. Meja Tamu
8. Buku Register 7 Subjek
9. Buku Pintar
10. Plastik Pembungkus Arsip
11. Tali Rafia
58
peralatan yang dimiliki arsip pidana PN Jaksel dapat dikataan sederhana
namun masih layak untuk digunakan.
3. Isi Arsip
Setiap berkas perkara yang akan masuk ke ruang arsip, sebelumnya akan
di cek dahulu kelengkapannya. Dalam satu bundel arsip terdiri dari 3-8 map
(tergantung seberapa tebal map tersebut) dengan nama terdakwa yang
berbeda, kemudian dalam satu map atas satu nama terdakwa terdiri dari
beberapa jenis berkas, yaitu:
Tabel 4.6 Jenis Berkas Perkara
Jenis Berkas Perkara
1. Sampul 14. Berita acara penangkapan
2. Daftar isi berkas perkara 15. Berita acara penahanan
3. Identitas terdakwa 16. Berita acara penyitaan
4. Resume 17. Surat perintah penangkapan
5. Surat laporan Polisi 18. Surat perintah tugas
6. Surat perintah penyelidikan 19. Surat perintah penahanan
7. Surat pemberitahuan kepada
Kejaksaan Negeri
20. Surat perintah penyitaan
8. Photo KTP 21. Surat kepada Pengadilan
Negeri untuk permintaan
persetujuan penyitaan
barang bukti
9. BAP di TKP 22. Photo barang bukti
10. BAP saksi-saksi 23. Daftar tersangka
11. BAP terdakwa 24. Daftar saksi
59
12. Surat penyataan jika
menolak di dampingi kuasa
hukum
25. Daftar barang bukti
13. Berita acara penolakan
kuasa hukum
26. Lampiran (surat perintah
penahanan dari kejaksaan
negeri, berita acara
pelaksanaan penahanan,
surat pengiriman berkas)
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah
diperoleh melalui hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan pengelolaan
arsip dinamis inaktif.. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan
a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip
1) Terjadinya arsip
Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan dan
penerimaan arsip, pada arsip pidana PN Jaksel, penciptaan arsip
terjadi karena adanya penerimaan berkas-berkas dari berbagai pihak.
Seperti hasil wawancara sebagai berikut :
“Ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke
kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek
kelengkapannya baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim
untuk tata cara pidana terus sampai sidang kan. Ya setelah
sidang selesai di cek lagi kelengkapannya kalo sudah lengkap
langsung dikirim ke arsip pidana.”72
72 Wawancara Pribadi dengan Dadang, Jakarta Selatan, 15 September 2016.
60
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf arsip pidana,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“..... berkas dari panitera yang udah di putus kemudian diminit
ke bagian hukum, lalu di cek ke absahannya, udah lengkap apa
belum, kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.”73
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan tersebut,
penciptaan arsip pidana PN Jaksel terjadi saat adanya penerimaan
berkas masuk dari terdakwa kasus pidana, yang telah selesai sidang
perkara dan sudah di cek kelengkapannya.
Hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Penn
dalam Sri Kusniawati bahwa arsip diciptakan/diterima dalam bentuk
apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform,
maupun input/ouput computer.74
2) Jumlah arsip masuk
Selain itu, penulis mengajukan pertanyaan mengenai jumlah
arsip pidana yang diterima dalam setahun, hasil wawancara yang
diperoleh adalah sebagai berikut:
“Banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya
benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang
mau banding atau kasasi.”
Dari hasil wawancara dengan informan, di dapat bahwa arsip yang
masuk berjumlah 800-1500 perkara namun dari jumlah tersebut
tidak semua berkas tersebut langsung masuk ke arsip pidana, karena
73 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH., Jakarta Selatan, 15 September 2016. 74 Kustianawati, Peranan Manajmen Arsip Dinamis, h. 2.
61
beberapa berkas perkara tersebut masih diperlukan untuk banding
dan kasasi.
Berdasarkan hasil di atas, arsip pidana tercipta karena adanya
penerimaan berkas masuk dari terdakwa, berkas-berkas tersebut
akan memasuki ruangan arsip apabila telah dicek kelengkapannya
setelah sidang selesai.
3) Buku agenda masuk
Dengan demikian, apabila ada berkas masuk maka akan ada
penulisan untuk data berkas masuk Maka selanjutnya penulis
mengajukan pertanyaan mengenai buku agenda arsip masuk, dan
hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut:
“Ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan
klasifikasi. Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin
sesuai subjek ada narkotika, penipuan dan penggelapan,
pencurian, penadahan, pembunuhan, lingkungan hidup dan
imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu nanti ribet,
jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang
mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin
arsip yang dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya.
Formatnya itu ada, nomor urut,nomor perkara, nama terdakwa,
pasal, keterangan box sesuai klasifikasinya, keterangan lain.”75
Berdasarkan hasil wawancara tersebut Arsip Pidana PN Jaksel
memiliki buku registrasi arsip masuk berjumlah tujuh jenis
berdasarkan subjek, yaitu: Narkotika, Penipuan dan Penggelapan,
Pencurian, Penadahan, Pembunuhan, Lingkungan Hidup dan
Imigrasi. Namun, di permudah dengan satu buku registrasi yang
75 Wawancara Pribadi dengan Dadang.
62
telah mencakup tujuh subjek tersebut yang disebut dengan buku
pintar.
Buku pintar dibuat dengan alasan untuk mempermudah
pencatatan, buku pintar telah mencakup semua subjek dalam kurun
satu tahun.
b. Penggunaan Arsip
1) Penggunaan
Dalam penggunaan arsip pidana di PN Jaksel, diperoleh hasil
wawancara sebagai berikut:
“Hakim atau staf di sini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga
bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis.
Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat
pengantar.”76
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut,
penggunaan arsip pidana tidak dibatasi, boleh digunakan oleh
siapapun baik itu pegawai atau staf PN Jaksel maupun dari
masyarakat umum untuk tujuan akademis dengan disertai surat
pengantar atau surat izin akses.
Hal tersebut sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh
Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan
seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi,
jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu
tuntutan hukum.77 Arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN
Jaksel digunakan oleh hakim, atau staf PN Jaksel untuk mengambil
76 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 77 Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan,h. 36.
63
keputusan dalam membantu tuntutan hukum, selain itu dapat pula
digunakan dalam keperluan akademis, dan keperluan dokumentasi.
2) Buku agenda keluar
Penggunaan arsip pidana tidak lepas dari buku agenda arsip keluar,
sehingga penulis mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut, dan
diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
“Ada, namanya register pengebon. Formatnya sama kaya buku
register tadi.”78
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, Arsip Pidana PN
Jaksel memiliki buku agenda untuk arsip keluar yaitu buku register
keluar, di mana untuk formatnya sama dengan format buku register
arsip masuk atau buku pintar, yaitu: nomor urut, nomor perkara,
nama terdakwa, pasal, keterangan putusan, box dan klasifikasinya,
dan keterangan.
c. Penyimpanan Arsip
1) Pedoman penyimpanan
Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat
mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk
tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali
dengan cepat, tepat, dan akurat. Mengenai pedoman yang mengatur
dalam pengelolaan arsip khususnya dalam kegiatan penyimpanan
arsip diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
78 Wawancara Pribadi dengan Dadang.
64
“Kalo pedoman tertulis untuk pengelolaan arsip sih belum ada,
di sini arsip saya kelola sesuai dengan pemikiran saya jadi
bagaimana nanti arsip bisa gampang ditemukan.”79
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pedoman untuk
mengatur penyimpanan arsip belum ada sehingga dalam menyimpan
arsip mengunakan pemikiran pribadi bagaimana arsip agar mudah
untuk ditemukan kembali.
Agar dapat dengan mudah ditemukan kembali, arsip disimpan
dengan menggunakan sistem penyimpanan, yaitu disimpan
perkelompok sesuai dengan subjek, nomor, tanggal, geografi dan
kronologi.
2) Sistem penyimpanan
Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara
pidana pada PN Jaksel di dapat hasil wawancara sebagai berikut:
“Arsip disimpan sesuai subjek kejadian, per-tanggal arsip
masuk dan di kelompokkan pertahun.”
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan,
sistem penyimpanan yang digunakan dalam penngelolaan arsip
dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel menggunakan sistem
penyimpanan ganda yaitu berdasarkan subjek dan kronologi.
Subjek yang dijadikan sebagai pedoman penyimpanan diambil
dari pokok masalah berkas terdakwa, misal; narkotika, pencurian,
penipuan. Sedangkan, sistem kronologi yang digunakan adalah
79 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
65
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun berkas-berkas terdakwa
masuk ke arsip pidana.
Hal tersebut sesuai dengan teori menurut A.W.Widjaja yang
menyebutkan bahwa sistem subjek adalah sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman
untuk mengaturnya.80 Dan sesuai dengan teori yang diutarakan oleh
Madiana dan Setiawan, Sistem kronologis adalah sistem yang
menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan
menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari,
tanggal, bulan, dan tahun.81
Sistem penyimpanan yang diterapkan oleh Arsip Pidana PN
Jaksel sudah sistematis, dengan sistem penyimpanan ini arsip
dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel dapat dengan mudah
ditemukan.
3) Azas penyimpanan
Berdasarkan observasi, Pengadilan Negeri Jakarta Selatan
merupakan lembaga negara yang memiliki lingkup kerja berada
dalam satu gedung, sehingga seluruh arsip mengenai perkara pidana
disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga, azas penyimpanan
yang digunakan pada PN Jaksel adalah azas sentralisasi, Arsip
Pidana PN Jaksel sebagai pusat penyimpanan seluruh arsip dinamis
inaktif perkara pidana di lingkup kerja PN Jaksel.
80 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan, h. 106. 81 Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165.
66
Hal ini sesuai dengan teori menurut Basuki, Azas sentralisasi
adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip
dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis
disimpan di pusat penyimpanan.82
4) Isi map
Saat observasi penulis melihat dalam satu box plastik arsip terdapat
beberapa map arsip, sehingga penulis mengajukan pertanyaan
mengenai hal tersebut, dan hasil wawancara yang diperoleh adalah
sebagai berikut:
“Satu bundel misalkan satu bundel itu ada dari 3 sampai 8,
karena apa? Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar
jadi ya sesuai dengan tebal arsip nya yaa.... ada juga yang satu
itu tebel banget.“83
Dari hasil wawancara tersebut, dalam satu box plastik terdapat
3 sampai 8 map (tergantung sberapa tebal map) yang berisi arsip,
map-map tersebut memiliki subjek yang sama namun dengan nama
terdakwa yang berbeda.
d. Pemeliharaan Arsip
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk
menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin
kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan, dalam aspek pemeliharaan
ini arsip pidana PN Jaksel mengelola arsip dinamis inaktif perkara
pidana sebagaimana hasil wawancara berikut:
82 Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 83 Wawancara Pribadi dengan Dadang.
67
“... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu
di plastikin arsipnya.”84
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, usaha-usaha yang dilakukan
oleh arsip pidana PN Jaksel tergolong masih sederhana.
Adapun usaha-usaha yang telah dilakukan oleh arsip pidana PN
Jaksel dalam pemeliharaan arsip dinamis inaktif perkara pidana adalah
dengan menggunakan kamper agar arsip tetap wangi dan serangga tidak
merusak kertas-kertas arsip, menggunakan plastik untuk membungkus
map yang berisi arsip yang bertujuan agar map-map berisi arsip tersebut
tidak cepat berdebu.
Usaha-usaha yang dilakukan oleh Arsip Pidana PN Jaksel tersebut
untuk mencegah keruskan arsip dari faktor ekstern atau kerusakan dari
luar, sesuai dengan beberapa faktor yang telah disebutkan oleh Basir
Barthos yaitu kerusakan akibat debu dan serangga.
e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1) Jangka penyimpanan arsip
Tahap penyusutan dan pemusnahan arsip adalah tahap terakhir
dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak selamanya arsip akan
disimpan, oleh sebab itu instansi/lembaga harus merumuskan jadwal
retensi asip. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang
wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.85 Jangka penyimpanan
arsip pada PN Jaksel menurut hasil wawancara yang diperoleh
adalah sebagai beikut:
84 Wawancara Pribadi dengan Dadang. 85 Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor
Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3
68
“Sekitar 30 tahun.”
Menurut hasil observasi dan wawancara dengan informan, arsip
pidana pada PN Jaksel disimpan selama sekitar 30 tahun dan belum
ada Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga kegiatan penyusutan
belum sepenuhnya terlaksana, hal ini tidak sesuai dengan pernyataan
yang tercantum dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor
43 Tahun 2009 yang berbunyi “ Lembaga negara, pemerintahan
daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib
memiliki JRA.”
2) Pemusnahan arsip
Mengenai kegiatan pemusnahan arsip perkara pidana pada PN
Jaksel hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut :
“Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya,
seharusnya sih ya pemusnahan itu harus dilakukan.”
“Karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di
bakar.”
“kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan
kita belum ada pemusnahan.”86
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, kegiatan
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif perkara pidana
pada PN Jaksel belum pernah dilaksanakan.
Hal tersebut tidak sesuai dengan penrnyataan dalam Undang-
undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan di mana disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah
86 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
69
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
Selain itu, hal tersebut juga tidak sesuai dengan teori yang telah
di sebutkan oleh Sulistyo Basuki bahwa pemusnahan arsip inaktif
artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi
instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip meliputi pencacahan,
pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.87
2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan
Sesuai dengan tujuan yang kedua dari skripsi ini, yaitu untuk
mengetahui peralatan yang digunakan pada pengelolaan arsip dinamis
perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil
wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut:
“Yaa seperti yang dilihat sekarang nih ada lemari arsip, filing
cabinet, rak-rak besi terus ada plastik buat nyimpen arsipnya biar gak
berdebu, buku, pulpen, ya alat-alat tulis yang mendukung.”88
Jawaban yang tidak jauh beda juga diungkapkan oleh staff arsip pidana,
berikut hasil wawancaranya:
“Ada peralatan atk (pulpen, pensil), ordner, buku registrasi untuk
mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena
ini daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi,
kipas anginjadi ya masih sederhana gitulah.”89
87 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 105. 88 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 89 Wawancara Pribadi dengan Dadang.
70
Berdasarkan jawaban dari wawacara dengan para informan,
perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan dinamis inaktif perkara
pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, yaitu: lemari baja, rak besi,
filing cabinet, alat administrasi/peralatan atk, kipas angin, map, dan
plastik pembungkus map.
Arsip Pidana PN Jaksel telah menggunakan peralatan arsip dinamis
inaktif sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sedarmayati
yaitu bebrapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam
pengelolaan arsip inaktif antara lain: ordner, rak buku (lemari terbuka),
box file.90 Begitu pula teori menurut Sulistyo Basuki yang menyebutkan
beberapa jenis fasilitas dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif salah
satunya adalah lemari tahan api, atau lemari baja.91
3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana di Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan
Tujuan yang ketiga dari skripsi ini, yaitu untuk mengidentifikasi
hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana di
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil wawancara yang
diperoleh adalah sebagai berikut:
“Kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum
terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini,
seharusnya sih dibesarin lagi ruangannya.”92
90 Sedarmayati, Tata Kearsipan, h. 44. 91 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.96. 92 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
71
Pernyataan yang sama diungkapkan oleh staff arsip pidana, hasil
wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut:
“Ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum
komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan
arsip mah harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet
rusak.”93
Berdasarkan hasil observasi dan jawaban dari wawancara di atas, maka
hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis
perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang
arsip pidana yang tidak terlalu luas dan terbatasnya fasilitas seperti
komputer dan AC.
Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip oleh Ig. Wursanto
yaitu penemuan kembali, hilangnya arsip karena tidak dikembalikan lagi
oleh peminjam karena jangka waktu peminjamannya lama, peralatan
kearsipan yang tidak memadai, sistem keamanan yang kurang sempurna,
dan bertambahnya arsip tanpa disertai dengan kegiatan penyusutan dan
pemusnahan. 94
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah diperoleh,
hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis
perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang
arsip pidana yang tidak terlalu luas, fasilitas yang masih sederhana dan
terbatasnya fasilitas yaitu AC dan komputer, sistem keamanan yang
kurang sempurna, belum terlaksananya kegiatan pemusnahan arsip, dan
tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA).
93 Wawancara Pribadi dengan Dadang. 94 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h.29.
72
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarlan hasil penelitian, mengenai pengelolaan arsip yang telah
dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah penyimpanan.
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif
perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut
subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah
azas sentralisasi. Dengan begitu, aspek penyimpanan pada arsip pidana PN
Jaksel sudah bisa dikatakan sistematis. Namun, akan lebih sempurna lagi
apabila jadwal retensi arsip (JRA) tersedia, karena dengan adanya JRA akan
lebih mudah untuk mengontrol arsip mana yang tetap disimpan atau akan
dimusnahkan.
2. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara
pidana pada Arsip Pindana PN Jaksel masih tergolong sederhana, antara
lain: lemari baja, rak besi, filing cabinet, alat administrasi/peralatan atk,
kipas angin, map, dan plastik pembungkus map. Namun demikian, peralatan
tersebut terbilang masih layak untuk digunakan.
3. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau
kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip
dinamis yang belum dilakukan secara sistematis khususnya dalam aspek
penyusutan dan pemusnahan, tidak tersedianya pedoman pengelolaan arsip
73
dan jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, terbatasnya
fasilitas penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitan yang telah dilakukan, penulis ingin
memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan guna memaksimalkan
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri
Jakarta Selatann. Adapun saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut:
1. Dengan penyimpanan arsip yang sudah terbilang sistematis, ada baiknya
untuk melengkapi dengan salah satu aspek dalam memudahkan saat
mengontrol arsip mana yang tetap disimpan atau akan dimusnahkan yaitu
dengan dibuatkan jadwal retensi arsip (JRA). Sehingga, sangat disarankan
PN Jakarta Selatan untuk merencanakan jadwal retensi arsip (JRA) sesuai
dengan Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor
002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang
Berada di Bawahnya.
2. Peralatan yang terbilang sederhana namun masih layak untuk digunakan,
sebaiknya menambah beberapa peralatan lain seperti; box arsip untuk
tempat arsip yang belum disusun sehingga tidak berserakan, menambah
pendingin ruangan (AC/Kipas Angin) agar suhu ruangan tidak teralu panas.
3. Sebaiknya dalam waktu dekat dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip
supaya kedepannya tidak terjadi penumpukan arsip, dan dibuatkan JRA
seperti tercantum pada saran sebelumnya. Dalam hal fasilitas, sebaiknya
Arsip Pidana PN Jaksel merencanakan untuk menata ulang ruangan arsip
74
serta menambah beberapa fasilitas arsip seperti komputer, AC, jasa fotokopi
dan sistem pengamanan seperti sistem sembur air dan alarm pencuri dan api.
75
DAFTAR PUSTAKA
Al Qurthubi, Syaikh Imam. Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahad Khatib, dkk
(Jakarta: Pustaka Azzam, 2009)
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 2003.
Arizola, Oktarino dan Rahmah, Elva. “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di
Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.” Jurnal Ilmu
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, v.2, no.2, Seri A (Maret 2014): h.
1-8.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
______. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 11 Tahun 2000
tentang Standar Boks Arsip.
______. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun
2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.
Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif:Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,
dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.
Dewah, Peterson and Mnjama, Nathan. “An Assessment Of The National Archives
Of Zimbabwe’s Gweru Records Centre.” ESARBICA Journal, v.32, (1
February 2013): h.55-67.
Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011.
Effendi, Machmoed. “Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas
Gadjah Mada.” Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di
Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011.
Emzir. Analisa Data: Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2010.
Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern, ed.4. Yogyakarta: Liberty,
2000.
Holverstott, Lyle J. “Records Management.” The American Archivist, v.3, no.14,
(Juli 1951): h. 261-264.
Hukum Prodeo. “Jenis-jenis Perbuatan yang Termasuk Tindak Pidana”. Diakses
pada 18 Agustus 2016 dari http://www.hukumprodeo.com
76
Irawan, Mustari. “Manajemen Arsip Dinamis : Suatu Pendekatan Kearsipan” .
Suara Badar I, (2001): h. 10-16.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan
praktispenelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula. Jakarta:
STIA-LAN, 1999.
Iwhiwhu, Enemute Basil. “Management of Records in Nigerian Universities:
Problems and prospects.” The Electronic Library, v.23, no.3, (2005): h. 345-
355.
Kennedy, Jay and Scauder, Cherryl. Record Management : a guide to corporate
records keeping. Australia : Longman Australia, 1998.
M, Subana. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia, 2005.
Madiana, Gina dan Setiawan, Iwan. Kearsipan. Bandung: Armico, 1994.
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990.
Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern.
Jakarta: Karya Utama, 1997.
Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007.
Muljono, Pudji. “Pengelolaan Arsip Secara Modern.” Pelatihan Otomasi Arsip
Berbasis Teks Lengkap dalam Menyongsong Otonomi Daerah / Lembaga
Angkatan V. Bogor: Perpustakaan IPB, 2001.
Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif . Bandung: Tarsito, 2003.
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.”
diakses pada 2 februari 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id
PWS Corporate Information Management. “Record Management Tip: Record
management advice prepared for GNWT records professionals by the
Records management Unit.” Northwest Territories. no.12 (February 2004):
h. 1-2.
Republik Indonesia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
77
Riels Grafika dan Indiva Media Kreasi, Al-Qur’an & Terjemahannya, Al-Qalam (68: 1).
Klaten.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Satori, Djam’an dan Komariah, Aan. Metodologi Penelitian Kulitatif. Bandung:
Alfabeta, 2013.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju, 2003.
Shepherd, Elizabeth dan Yeo, Geoffery. Managing Records: A Handbook of
Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola
informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003.
______. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996.
Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006.
UIN Syarif Hidayatullah. Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN)
Sarif Hidayatullah Jakarta 2012/2013. Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta, 2012.
Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
1. Ruangan Arsip Pidana PN Jaksel
2. Arsip-arsip pidana PN Jaksel
3. Buku Register Arsip Masuk / Buku Pintar
4. Failitas Arsip Pidana PN Jaksel
Lampiran 2
Wawancara
Lampiran 3
TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PERKARA PIDANA STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA
SELATAN
Nama Informan : Bpk. Jul Rizal, SH.MH
Jabatan : Sub. Kepaniteraan Hukum
Tempat Wawancara : Ruang Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jaksel
Waktu Wawancara : 15 – September – 2016
1. Divisi apa yang menaungi arsip pidana ?
Jawab: arsip pidana ini ada di divisi Bagian Hukum
2. Berapa staff yang bekerja pada bagian arsip pidana PN Jaksel ? apa latar
belakang pendidikannya dan apa tugasnya?
Jawab: Ada 3 orang, latar belakang pendidikannya tidak ada maksudnya
pendidikannya bukan dari bidang kearsipan tetapi mereka memiliki
pengalaman dalam bidang kearsipan.
3. Bagaimana alur kerja arsip pidana PN Jaksel ?
Jawab:...... berkas dari panitera yang udah di putus kemudian diminit ke
bagian hukum, lalu di cek ke absahannya, udah lengkap apa belum, kalo
sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.
4. Pedoman apa yang dipakai dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ?
Jawab: kalo pedoman tertulis untuk pengelolaan arsip sih belum ada, disini
arsip saya kelola sesuai dengan pemikiran saya jadi bagaimana nanti arsip
bisa gampang ditemukan.
5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip pidana ?
Jawab: arsip disimpan sesuai subjek kejadian, per-tanggal arsip masuk dan
di kelompokkan pertahun.
6. Perlengkapan apa saja yang menunjang dalam pengelolaan arsip pidana ?
Jawab: Yaa seperti yang dilihat sekarang nih ada lemari arsip, filing
cabinet, rak-rak besi terus ada plastik buat nyimpen arsipnya biar gak
berdebu, buku, pulpen, ya alat-alat tulis yang mendukung.
7. Berapa lama jangka waktu arsip pidana disimpan ?
Jawab: kira-kira sekitar 30 Tahun
8. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip pidana pada PN Jaksel ?
Jawab: kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum
terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini, seharusnya sih
dibesarin lagi ruangannya.
9. Dalam satu tahun, berapa banyak arsip pidana yang di terima bagian arsip
pidana PN Jaksel ?
Jawab: banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya
benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang mau banding
atau kasasi.
10. Siapa saja yang dapat mengakses arsip pidana PN Jaksel ? dan bagaimana
ketentuannya ?
Jawab: Hakim atau staf disini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga bisa,
buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya
kalau dari luar disertai dengan surat pengantar.
11. Apakah arsip pidanan PN Jaksel telah mengadakan kegiatan pemusnahan
arsip? berikan alasannya.
Jawab: Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya, seharusnya sih
ya pemusnahan itu harus dilakukan.
12. Bagaimana cara pemusnahan arsip pidana PN Jaksel? (cara pemusnahan
sesuai standar: dibakar, dilebur, dicacah)
Jawab: karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di bakar
13. Apakah ada saksi dalam pemusnahan arsip pidana ?
Jawab: kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan kita
belum ada pemusnahan.
Jakarta Selatan, 15 September 2016
TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PERKARA PIDANA STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA
SELATAN
Nama Informan : Bpk. Dadang
Jabatan : Staff Arsip Pidana
Tempat Wawancara : Ruang Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jaksel
Waktu Wawancara : 15 – September – 2016
1. Dalam salah satu bundel arsip pidana, berkas-berkas apa saja yang ada di
dalamnya?
Jawab: 1 bundel misalkan 1 bundel itu ada dari 3 sampai 8, karena apa?
Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar jadi ya sesuai dengan tebal
arsip nya yaa.... ada juga yang 1 itu tebel banget.
2. Bagaimana prosesnya sehingga berkas-berkas tersebut dapat menjadi arsip
?
Jawab: ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke
kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek kelengkapannya
baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim untuk tata cara pidana terus
sampai sidang kan. Ya setelah sidang selesai di cek lagi kelengkapannya
kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.
3. Apakah ada buku agenda arsip masuk ? Jika ada, bagaimana formatnya?
Jawab: ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan klasifikasi.
Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin sesuai subjek ada
narkotika, penipuan dan penggelapan, pencurian, penadahan, pembunuhan,
lingkungan hidup dan imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu
nanti ribet, jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang
mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin arsip yang
dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya. Formatnya itu ada, nomor
urut,nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan box sesuai
klasifikasinya, keterangan lain.
4. Apakah ada buku agenda arsip keluar ? Jika ada, bagaimana formatnya?
Jawab: ada, namanya register keluar. Formatnya sama kaya buku register
tadi.
5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip pidana PN Jaksel ?
Jawab: penyimpanannya pertahun, di susun di rak atau lemari sesuai
dengan jenis perkara, setiap perkara itu di susun sesuai tanggal arsip perkara
itu masuk ke sini.
6. Berapa lama arsip pidana ini disimpan ?
Jawab: sekitar 30 tahun.
7. Perlengkapan apa saja yang menunjang dalam pengelolaan arsip pidana ?
Jawab: Ada peralatan atk (pulpen, pensil), ordner, buku registrasi untuk
mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena ini
daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi,, kipas jadi
ya masih sederhana gitulah
8. Apa yang dilakukan untuk pemeliharaan arsip pidana ?
Jawab: ... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu di
plastikin arsipnya.
9. Apakah ada kendala dalam pengelolaan arsip pidana?
Jawab: ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum
komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan arsip mah
harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet rusak.
Jakarta Selatan, 15 September 2016
LEMBAR OBSERVASI
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PERKARA PIDANA
(STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA SELATAN)
No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan
1. 01 Maret 2016 Arsip Pidana
Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan
1. Penulis melakukan pengamatan
terhadap SDM pada arsip
pidana, didapati bahwa SDM
berlatar belakang bukan dari
bidang kearsipan, namun
memiliki pengalaman yang
cukup mumpuni dalam hal
pengelolaan arsip.
2. 05 September 2016 Arsip Pidana
Pengadilan Negeri
Jakarta Selatan
1. Penulis melakukan pengamatan
terhadap penyimpanan arsip,
penulis menyimpulkan bahwa
sistem yang digunakan dalam
penyimpanan arsip pidana
adalah sistem subjek, karena
tertera dengan jelas setiap lemari
terdapat papan nama subjek.
2. Selain itu, penulis juga
melakukan pengamatan
terhadap peralatan yang
menunjang dalam pegelolaan
arsip dinamis inaktif perkara
pidana, terlihat bahwa peralatan
yang digunakan dalam
pengelolaan tergolong masih
sederhana, yaitu terdiri dari:
lemari baja, rak besi, filing
cabinet, beberapa peralatan atk,
kipas angin, map dan plastik
pembungkus arsip.
BIODATA PENULIS
Reza Nawafella Alya Parangu. Lahir di Metro, Lampung
pada tanggal 4 Juli 1995. Anak kedua dari tiga bersaudara
dari pasangan Drs. Ali Maksum, Mz. M.Pd.I dan Dra.
Sulistyowati, M.Pd.I. Penulis beralamat di Jl. Bukhori
Muslim, Mojopahit RT/RW 012/006, Kecamatan Punggur,
Lampung Tengah. Pendidikan yang telah ditempuh oleh
penulis, antara lain: TK Pertiwi, Mojopahit (1999),
kemudian penulis melanjutkan pendidikan di MI An-nur
Guppi Mojopahit (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di
MTs Guppi 03 Astomulyo (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di
TKA/TPA Babussalam (2006-2009). Kemudian setelah menamatkan pendidikan di
MTs, pendidikan dilanjutkan ke MAN 1 Metro, Lampung (2009-2012). Pada tahun
2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dengan mengambil program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab
dan Humaniora (FAH), dan menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Selama menempuh pendidikan, penulis mendapatkan prestasi di bidang akademik
juara II Matematika tingkat SD/MI Kecamatan Punggur, Lampung Tengah (2006).
Anggota Pencak Silat Satria Muda Indonesia (2009-2011). Pada tahun 2015
melakukan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Komisi Pemberantasan
Korupsi (KPK), dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa Leuwisadeng,
Bogor (2015).
