AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi :

Hanya ada satu kels transaksi untuk penggajian. Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua

perusahaan, bahkan perusahaan yang kecil sekalipun.

AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIATujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk

mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERIKAT

Departemen sumber daya manusia merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah, termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan.

Catatan Personalia (personnel reords). Catatan ini meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, obligasi tabungan A.S., serta iuran serikat pekerja.

Formulir Otorisasi Pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan, 401(K) dan program tabungan pensiun lainnya, obligasi tabungan A.S., serta iuran serikat pekerja.

Formulir Otorisasi Tingkat Pembayaran. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran.

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban penggajian selama setiap periode . Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang memadai:

- Penyiapan kartu waktu oleh karyawan.- Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran

bersih.- Penyiapan cek gaji.- Penyiapan catatan gaji.

Kartu Waktu (time card) adalah dokumen yang mengidikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.

Tiket Waktu Pekerjaan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.

File Transaksi Penggajian. File yng dibuat oleh komputer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu hari, minggu, atau bulan.

Jurnal atau Daftar Penggajian. Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya menyantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi.

File Induk Penggajian (payroll master file) adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.

Dalam pembayaran penggajian, untuk meningkatkan pengendalian, cek pembayaran umumnya diproses secara terpisah dari pengeluaran lainnya.

Cek Gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya.

Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan.

Formulir W-2 adalah formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan FICA (Jaminan Sosial).

SPT Pajak Penggajian adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PEGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBTANTIF ATAS TRANSAKSI

Pengendalian merupakan kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian.

Pemisahan Tugas yang Memadai. Pemisahan tugas merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif.

Otorisasi yang Tepat. Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubaah tingkat upah potongan.

Dokumen dan Catatan Yang Memadai. Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian.

Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan. Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi.

Pengecekan Yang Independensi atas Kinerja. Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar.

Penyiapan Formulir Pajak Penggajian. Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien.

Pembayaran Potongan Pajak Penggajian dan Pemotongan lainnya secara Tepat Waktu. Pemotongan yang dimaksud dalam pengujian mencangkup pajak, 401(K) dan tabungan pensiun lainnya, iuran serikat pekerja, asuransi, dan tabungan penggajian.

Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan. Penilaian persediaan akan terpengaruh jika biaya tenaga kerja langsung setiap karyawan dibebankan secara tidak benar ke pekerjaan atau proses yang salah.

Pengujian Atas Karyawan yang Tidak Ada. Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan ( karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja.

Pengujian Atas Kecurangan Waktu. Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDODua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban

penggajian adalah :1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar ( keakuratan).2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telh dicatat pada periode yang benar

( pisah batas).

Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Berikut akun kewajiban utama dalam siklus penggajian dan personalia.

Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan. Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya.

Gaji dan Upah Akrual. Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan beelum menerima upah yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya.

Komisi Akrual. Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverivikasi karena perusahaan sering kali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya.

Bonus Akrual. Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar bagi para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang material.

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya. Akrual dari kewajiban-kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mngevaluasi kewajaran jumlahnya.

Pajak Penggajian Akrual. Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal, dapat diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

Pengujian atas Rincian Saldo Untuk Akun Beban. Di sini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenga kerja manufaktur langsung.

Kompensasi Pejabat. Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT pajak penghasilan federal.

Komisi. Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut.

Beban Pajak Penggajian. Beban pajak penghasilan untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula-mula merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun.

Total Penggajian. Pengujian yang berhubungan erat dengan penngujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2.

Tenaga Kerja Kontrak. Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. Individu yang menyediakan jasa dipekerjakan oleh organisasi luar

Tujuan Penyajian dan Pengungkapan. Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidak mendalam.akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleks, seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki.