Pengantar_Kearsipan .pptx

download Pengantar_Kearsipan .pptx

of 32

Transcript of Pengantar_Kearsipan .pptx

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    1/32

    ebagai Simpul Pemersatu Bangsa"

    EBIJA AN DAN PENGANTAR EARSIPAN

    ip Nasional Republik Indonesia

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    2/32

    DANG-UNDANGAN TENTANG EARSIPAN DI I

    NDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESINOMOR 4 !A"UN #$$%

    !EN!ANG KEARSIPAN

    UNDANG-UNDANG NOMOR & !A"UN '%&'!EN!ANG KE!EN!UAN-KE!EN!UAN POKOK

    KEARSIPAN(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32,

    Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964

    (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2!!9 Nomor 1"2, Tambahan Lembaran Negara Nomor "!71

    MENGGAN!IKAN

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    3/32

    STANDAR NASIONAL & INTERNASIONALDI BIDANG EARSIPAN

    '( ISO ')4*%-#$$'+ Re,ords Mana e.en/(0SNI '%-1%1#('-#$$ + Doku.en/asi dan

    In2or.asi-Mana3e.en Reka.an#( ISO # $*' 5 #$$4 + Me/ada/a 2or Re,ords(( I6A S/andard+ ISAAD7 ISAAR7 ISD87 ISDIA"(4( S/andar-s/andar /eknis lainn9a(

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    4/32

    Berdasarkan UU No( 4 /a:un #$$%Arsip adala: reka.an ke ia/an a/au peris/i;a dala.berba ai ben/uk dan .edia sesuai den an perke.ban an/eknolo i in2or.asi dan ko.unikasi 9an dibua/ dandi/eri.a ole: le.ba a ne ara7 pe.erin/a:an daera:7le.ba a pendidikan7 perusa:aan7 or anisasi poli/ik7or anisasi ke.as9araka/an7 dan perseoran an dala.pelaksanaan ke:idupan ber.as9araka/7 berban sa7 danberne ara(

    Berdasarkan ISO ')4*% < SNI '%-1%1#('-#$$In2or.asi 9an di,ip/akan7 di/eri.a7 dan dipeli:ara ole:or anisasi a/au peroran an seba ai buk/i dan in2or.asiun/uk .e.enu:i ke;a3iban :uku. a/au /ransaksi ker3an9a(

    PENGERTIAN ARSIP

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    5/32

    LEMBAGA

    8UNGSI

    KEGIA!AN

    !RANSAKSI

    SERI ARSIP

    BERKAS ARSIP

    I!EM ARSIPmenghasilkan

    PENCIPTAAN DAN PENATAAN ARSIP

    Sis/e. Pena/aan Arsip

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    6/32

    ARA TERISTI ARSIP'( AU!EN!IK #emiliki s$ruk$ur, isi, dan kon$eks, %ang sesuai dengankondisi pada saa$ per$ama kali arsip $ersebu$ di&ip$akan dandi&ip$akan oleh orang a$au lembaga %ang memiliki o$ori$as a$auke'enangan sesuai dengan isi in ormasi arsip)

    #( U!U" Ter*agan%a kelengkapan arsip dari upa%a pengurangan,penambahan, dan pengubahan in ormasi maupun isikn%a %angdapa$ mengganggu keau$en$ikan dan ke$erper&a%aan arsip)

    ( !ERPER6A=AIsin%a dapa$ diper&a%a penuh dan akura$ karena merepresen$asikanse&ara lengkap dari sua$u $indakan, kegia$an a$au ak$a, sehinggadapa$ diandalkan un$uk kegia$an selan*u$n%a)

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    7/32

    OMPONEN ARSIP

    '( S!RUK!UR+en$uk ( orma$ isik dan susunan ( orma$ in$elek$ual arsip %angdi&ip$akan dalam media sehingga memungkinkan isi arsipdikomunikasikan)

    #( ISIa$a, ak$a, a$au in ormasi %ang direkam dalam rangka pelaksanaankegia$an organisasi a$aupun perseorangan)

    ( KON!EKSLingkungan adminis$rasi dan sis$em %ang digunakan dalam

    pen&ip$aanarsip)

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    8/32

    UU No( * /a:un '%%&+ Doku.en Perusa:aan

    DOKUMEN PERUSA"AANDa/a7 ,a/a/an7 dan a/au ke/eran an 9an dibua/ dan a/audi/eri.a ole: perusa:aan dala. ran ka pelaksanaanke ia/ann9a7 baik /er/ulis di a/as ker/as a/au sarana lain.aupun /ereka. dala. ben/uk ,orak apapun 9an dapa/dili:a/7 diba,a7 a/au diden ar(

    PENGERTIAN LAIN YANG TER AIT

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    9/32

    PENGERTIAN LAIN YANG TER AITUU No( '' /a:un #$$*+ In2or.asi dan !ransaksi Elek/ronik -

    I!EIN8ORMASI ELEK!RONIK -a$u a$au sekumpulan da$a elek$ronik, $ermasuk $e$api $idak $erba$as pada$ulisan, suara, gambar, pe$a, ran&angan, o$o, electronic data interchange(EDI , sura$ elek$ronik ( electronic mail) , $elegram, $eleks, telecopy a$au

    se*enisn%a, huru , $anda, angka, .ode /kses, simbol, a$au per orasi %ang$elah diolah %ang memiliki ar$i a$au dapa$ dipahami oleh orang %ang mampumemahamin%a)

    DOKUMEN ELEK!RONIK -e$iap In ormasi 0lek$ronik %ang dibua$, di$eruskan, dikirimkan, di$erima,

    a$au disimpan dalam ben$uk analog, digi$al, elek$romagne$ik, op$ikal, a$ause*enisn%a, %ang dapa$ diliha$, di$ampilkan, dan a$au didengar melalui.ompu$er a$au -is$em 0lek$ronik, $ermasuk $e$api $idak $erba$as pada$ulisan, suara, gambar, pe$a, ran&angan, o$o a$au se*enisn%a, huru , $anda,angka, .ode /kses, simbol a$au per orasi %ang memiliki makna a$au ar$i a$audapa$ dipahami oleh orang %ang mampu memahamin%a)

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    10/32

    UU No( '4 /a:un #$$*+ Ke/erbukaan In2or.asi Publik - KIP

    IN8ORMASI.e$erangan, pern%a$aan, gagasan, dan $anda $anda %angmengandung nilai, makna, dan pesan, baik da$a, ak$a maupunpen*elasann%a %angdapa$ diliha$, didengar, dan diba&a %ang disa*ikan dalam berbagaikemasan dan orma$ sesuai dengan perkembangan $eknologiin ormasi dan komunikasi se&ara elek$ronik a$aupun nonelek$ronik)

    IN8ORMASI PUBLIK In ormasi ublik adalah in ormasi %ang dihasilkan, disimpan,dikelola, dikirim, dan a$au di$erima oleh sua$u badan publik %angberkai$an dengan pen%elenggara dan pen%elenggaraan negaradan a$au pen%elenggara dan pen%elenggaraan badan publik lainn%a%ang sesuai dengan ndang ndang ini ser$a in ormasi lain %angberkai$an dengan kepen$ingan publik)

    PENGERTIAN LAIN YANG TER AIT

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    11/32

    ApaPerbedaan

    ARSIPdan

    Bentu In!"r#a$%La%nn a'

    BA"AN PERPUS!AKAAN(kar%a $ulis, kar%a &e$ak, kar%a rekam

    MEDIA MASSABA"AN PUBLIKASI DLL(

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    12/32

    5al hal %ang berkenaan dengan arsip)EARSIPAN

    .eseluruhan kegia$an melipu$i kebi*akan, pembinaan kearsipan, danpengelolaan arsip dalam sua$u sis$em kearsipan nasional %angdidukung oleh sumber da%a manusia, prasarana dan sarana, ser$asumber da%a lainn%a)

    PENYELENGGARAAN EARSIPAN

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

    roses pengendalian arsip dinamis se&ara e isien, e ek$i , dansis$ema$is melipu$i pen&ip$aan, penggunaan dan pemeliharaan, ser$apen%usu$an arsip)

    PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    roses pengendalian arsip s$a$is se&ara e isien, e ek$i , dan sis$ema$ismelipu$i akuisisi, pengolahan, preser asi, peman aa$an,penda%agunaan, dan pela%anan publik dalam sua$u sis$em kearsipannasional)

    PENGELOLAAN ARSIP STATIS

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    13/32

    -is$em in ormasi arsip se&ara nasional %ang dikelola oleh /NRI %angmenggunakan sarana *aringan in ormasi kearsipan nasional)

    -is$em *aringan in ormasi dan sarana pela%anan arsip se&ara nasional %angdikelola oleh /NRI)

    Sistem yang digunakan untuk mengelola arsip.

    -is$em %ang memben$uk pola hubungan berkelan*u$an an$arberbagaikomponen %ang memiliki ungsi dan $ugas $er$en$u, in$eraksi an$arpelakuser$a unsur lain %ang saling mempengaruhi dalam pen%elenggaraan kearsipanse&ara nasional)

    SISTEM EARSIPAN NASIONAL (S N)

    SISTEM IN*ORMASI EARSIPAN NASIONAL (S

    JARINGAN IN*ORMASI EARSIPAN NASIONAL

    SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

    UU N 43 T h 2009 K i

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    14/32

    TUJUAN PENYELENGGARAAN EARSIPAa( Men3a.in /er,ip/an9a arsip dari ke ia/an 9an dilakukan

    ole: le.ba a ne ara7 pe.erin/a:an daera:7 le.ba apendidikan7 perusa:aan7 or anisasi poli/ik7 or anisasike.as9araka/an7 dan perseoran an7 ser/a ANRI seba aipen9elen ara kearsipan nasional>

    b( Men3a.in ke/ersediaan arsip 9an au/en/ik dan

    /erper,a9a seba ai ala/ buk/i 9an sa: >,( Men3a.in /er;u3udn9a pen elolaan arsip 9an andal

    dan pe.an2aa/an arsip sesuai den an ke/en/uanpera/uran perundan -undan an>

    d( Men3a.in pelindun an kepen/in an ne ara dan :ak-:ak

    keperda/aan rak9a/ .elalui pen elolaan danpe.an2aa/an arsip 9an au/en/ik dan /erper,a9a>

    e( ??(

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    15/32

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    16/32

    UU YANG TER AIT DENGAN PELA SANAUU NO+ , T. /001 TTG EARSIPAN

    '( UU No( * !:( '%%& /en/an Doku.en Perusa:aan>#( UU No( '' !:( #$$* /en/an In2or.asi dan !ransaksi

    Elek/ronik 0I!E >( UU No( '4 !:( #$$* /en/an Ke/erbukaan In2or.asi

    Publik 0KIP >4( UU No( #) !:( #$$% /en/an Pela9anan Publik>)( UU lain 9an se,ara subs/an/i2 berkai/an den an

    pen9elen araan kearsipan nasional(

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    17/32

    MEDIAPELAKU

    KOMUNIKASI

    PESAN

    SALURAN

    PELAKUKOMUNIKASI

    KONTEKS TEKNOLOGI

    KONTEKS ADMINISTRASI

    DIMENSI RUANG

    Berbasis !IK+ UU ''

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    18/32

    a( Kepas/ian :uku.>

    b( Keau/en/ikan dan ke/erper,a9aan>,( Keu/u:an>d( Asal usul 0 principle of provenance >e( A/uran asli 0 principle of original order >2( Kea.anan dan kesela.a/an>

    ( Kepro2esionalan>:( Keresponsi2an>i( Kean/isipa/i2an>

    3( Kepar/isipa/i2an>k( Akun/abili/as>l( Ke.an2aa/an>.( Aksesibili/as>n( Kepen/in an u.u.(

    ASAS PENYELENGGARAAN EARSIPAN

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    19/32

    elipu/i>Pene/apan kebi3akanPe.binaan kearsipanPen elolaan arsip

    ala. sua/u SIS!EM KEARSIPAN NASIONAL 9an didukun ole:>

    ( Su.ber da9a .anusia( Prasarana dan sarana( Su.ber da9a lain

    Ruan lin kup di a/as .elipu/i ke ia/an 9an dilakukanole: le.ba a ne ara7 pe.erin/a:an daera:7 le.ba apendidikan7 perusa:aan7 or anisasi poli/ik7 or anisasike.as9araka/an7 dan perseoran an7 ser/a le.ba akearsipan(

    RUANG LING UPPENYELENGGARAAN EARSIPAN

    PELA U PENYELENGGARAAN EARSIPAN

    p

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    20/32

    !an un 3a;ab+ Nasional /rsip Nasional RI (/NRI ro insi pemerin$ahan daerah pro insi .abupa$en .o$a pemerin$ahan daerah kabupa$en

    ko$a

    erguruan Tinggi perguruan $inggi!an un 3a;ab ANRI+

    pene$apan kebi*akan pembinaan kearsipan

    pengelolaan arsipUpa9a .e.per/in i .u/u ole: ANRI+

    peneli$ian dan pengembangan kearsipan pendidikan dan pela$ihan kearsipan)

    TANGGUNG JA3ABPENYELENGGARAAN EARSIPAN

    p

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    21/32

    Sebagian besar arsipdimusnahkankarena sudah

    tidak digunakan

    Arsip diciptakan &digunakan untuk

    pelaksanaanTUPOKSI organisasi

    ( ARSIP AKTIF

    Arsip disimpanuntuk re!erensi dan

    memori lembaga

    ( ARSIP I"AKTIF

    Sebagian kecil arsipdisimpan sebagai

    bahan pertanggung#a$abannasional & memori kolekti!

    ( ARSIP STATIS

    PROSES UMUMPENGELOLAAN ARSIP

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    22/32

    PENGELOLAAN ARSIP

    ARSIP DINAMIS ARSIP S!A!IS

    '( Arsip @i/al#( Arsip Ak/i2 ( Arsip Inak/i2

    Dilakukan /er:adap

    PEN6IP!A ARSIP LEMBAGAKEARSIPAN

    menjaditanggung jawab

    menjaditanggung jawab

    meliputi

    ARSIP DINAMIS adala: arsip 9andi unakan se,ara lan sun dala.ke ia/an pen,ip/a arsip dan disi.pansela.a 3an ka ;ak/u /er/en/u(

    ARSIP S!A!IS adala: arsip 9andi:asilkan ole: pen,ip/a arsip karena.e.iliki nilai una kese3ara:an7 /ela::abis re/ensin9a7 dan berke/eran andiper.anenkan 9an /ela: di eri2ikasibaik se,ara lan sun .aupun /idaklan sun ole: Arsip Nasional RepublikIndonesia dan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    23/32

    ARSIP @I!AL

    Arsip 9an keberadaann9a .erupakan pers9ara/an dasarba i kelan sun an operasional pen,ip/a arsip7 /idak dapa/diperbarui7 dan /idak /er an/ikan apabila rusak a/au:ilan (

    ARSIP AK!I8Arsip 9an 2rekuensi pen unaann9a /in i dan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    24/32

    ORGANISASI EARSIPAN

    PEN IPTA ARSIP!Lembaga Nega"a# Peme"inta$an Dae"a$#

    PTN# %UMN# dan %UMD&

    UNIT KEARSIPANUNIT PENGOLA'

    Peme"inta$ !Pu(at&

    A"(ip Na(i)nal R*I*

    !Lembaga Kea"(ipan Na(i)nal&

    Peme"inta$ Dae"a$ P")+in(i

    A"(ip Dae"a$ P")+in(i

    Peme"inta$ Dae"a$ Kab*,K)ta

    A"(ip Dae"a$ Kab*,K)ta

    Pe"gu"uan Tinggi Nege"i

    A"(ip Pe"gu"uan Tinggi

    PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

    LEM%AGA KEARSIPAN

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    25/32

    RUANG LING UP PENGELOLAAN ARSIP

    menjamin -ete"(ediaan a"(ip dalampen.elengga"aan -egiatan (ebagai ba$ana-untabilita( -ine"ja dan alat bu-ti .ang(a$

    a* pen/iptaan a"(ip0b* penggunaan dan pemeli$a"aan

    a"(ip0/* pen.u(utan a"(ip*

    menjamin -e(elamatan a"(ip (ebagaipe"tanggungjawaban na(i)nal bagi-e$idupan be"ma(.a"a-at# be"bang(a#dan be"nega"a*

    a* a-ui(i(i a"(ip (tati(0b* peng)la$an a"(ip (tati(0/* p"e(e"+a(i a"(ip (tati(0d* a-(e( a"(ip (tati(*

    PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

    PEN IPTA ARSIP1a* lembaga nega"a0b* peme"inta$an dae"a$0/* pe"gu"uan tinggi nege"i0d* %UMN dan,atau %UMD*

    LEM%AGA KEARSIPAN1a* ANRI0b* a"(ip dae"a$ p")+in(i0/* a"(ip dae"a$ -abupaten,-)ta0d* a"(ip pe"gu"uan tinggi*

    melakukan

    untuk

    melakukan

    untuk

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    26/32

    RUANG LING UPPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

    menjamin -ete"(ediaana"(ip dalam pen.eleng2ga"aan -egiatan (ebagaiba$an a-untabilita( -ine"jadan alat bu-ti .ang (a$

    a* pen/iptaan a"(ip0b* penggunaan dan

    pemeli$a"aan a"(ip0/* pen.u(utan a"(ip0

    dalam SKN

    PEN IPTA ARSIP1

    a* lembaga nega"a0b* peme"inta$an dae"a$0/* pe"gu"uan tinggi nege"i0d* %UMN dan,atau %UMD*

    melakukan

    untuk

    a* andal0b* (i(temati(0

    /* utu$0d* men.elu"u$0e* (e(uai dengan

    n)"ma# (tanda"#p")(edu"# dan-"ite"ia*

    berdasarkansistem yang

    mendukung

    a*tata na(-a$dina(0

    b*-la(i3i-a(i a"(ip0

    /* jadwal "eten(ia"(ip0

    d*(i(tem -la(i3i-a(i-eamanan dana-(e( a"(ip*

    a*autenti-0b*utu$0/* aman0d*(elamat*

    agararsip tetap

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    27/32

    PERAN SERTA MASYARA AT1 #as%araka$ dapa$ berperan ser$a dalam kearsipan %ang melipu$i

    peran ser$a perseorangan, organisasi poli$ik, dan organisasikemas%araka$an dalam pen%elenggaraan kearsipan)

    2 eran ser$a mas%araka$ dapa$ di'u*udkan dalam ruang lingkuppengelolaan, pen%elama$an, penggunaan arsip, dan pen%ediaansumber da%a pendukung, ser$a pen%elenggaraan pendidikan danpela$ihan kearsipan)

    3 Lembaga kearsipan dapa$ mengiku$ser$akan mas%araka$ dalamkegia$an pelindungan, pen%elama$an, penga'asan, ser$a sosialisasikearsipan)

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    28/32

    PERAN SERTA MASYARA AT4 eran ser$a mas%araka$ dalam pengelolaan arsip dilaksanakan

    dengan &ara8a) men&ip$akan arsip a$as kegia$an %ang dapa$ mengakiba$kan

    mun&uln%a hak dan ke'a*iban dalam rangka men*aminpelindungan

    hak hak keperda$aan dan hak a$as keka%aan in$elek$ual ser$amendukung ke$er$iban kegia$an pen%elenggaraan negara dan

    b) men%impan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga,organisasi

    poli$ik, dan organisasi kemas%araka$an masing masing sesuaidengan s$andar dan ke$en$uan pera$uran

    perundangundangan)

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    29/32

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    30/32

    PERAN SERTA MASYARA AT: eran ser$a mas%araka$ dalam penggunaan arsip dilaksanakan

    melalui pembuda%aan penggunaan dan peman aa$an arsip sesuaidengan prosedur %ang benar)

    9 eran ser$a mas%araka$ dalam pen%ediaan sumber da%a pendukungdilaksanakan dengan &ara8

    a) menggalang dan a$au men%umbangkan dana un$ukpen%elenggaraan kearsipan

    b) melakukan penga'asan pen%elenggaraan kearsipan sesuaidengan

    ke$en$uan pera$uran perundang undangan dan&) men*adi sukarela'an dalam pengelolaan dan pen%elama$an

    arsip

    sesuai dengan kompe$ensi %ang dimilikin%a)12 #as%araka$ dapa$ men%elenggarakan pendidikan dan pela$ihan

    kearsipan sesuai dengan ke$en$uan pera$uran perundangundangan)

    UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    31/32

    PERAN SERTA MASYARA AT11 ;rganisasi poli$ik, organisasi kemas%araka$an, dan perseorangan

    men%erahkan arsip s$a$is dari kegia$an %ang didanai dari anggarannegara dan a$au ban$uan luar negeri kepada lembaga kearsipansesuai dengan ke$en$uan pera$uran perundang undangan)

  • 8/14/2019 Pengantar_Kearsipan .pptx

    32/32

    Terima Kasihsemoga bermanfaat ...