PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

PERTANYAAN DISKUSI18.1 Pendekatan perencanaan SIA untuk jangka panjang yang dijelaskan dalam bab ini penting

bagi organisasi besar dengan investasi besar dalam fasilitas komputer. Haruskah organisasi kecil dengan jauh lebih sedikit karyawan sistem informasi berusaha untuk menerapkan program perencanaan? Mengapa atau mengapa tidak? Persiapkan diri untuk mempertahankan posisi anda di depan kelas.

Untuk beberapa situasi, ya, perusahaan dengan beberapa karyawan SI harus berusaha untuk menerapkan program perencanaan. Hal ini benar, khususnya jika perusahaan berkembang atau penggunaan komputernya meningkat. Sejauh mana program perencanaan harus disepadankan dengan ukuran fasilitas computer, kepercayaan pada sistem informasi, dan nilai potensial dari sistem perusahaan.Keuntungan dari perencanaan yang dicapai bahkan dari investasi kecil dalam usaha perencanaan. Dalam fasilitas yang paling kecil, rencana mungkin mengandung beberapa halaman ide dan proyek sederhana dan ditinjau ulang secara periodik oleh orang yang bertanggungjawab atas sistem itu. Perusahaan yang lebih kecil biasanya akan memiliki sedikit dana dibandingkan perusahaan besar. Sehingga, perencanaan yang tidak memadai dapat menjadi lebih berbahaya dan secara finansial membuat bangkrut perusahaan kecil.

18.2 Asumsikan diri anda adalah seorang konsultan yang memberikan nasehat pada sebuah perusahaan dalam perancangan dan penerapan sistem baru. Manajemen telah memutuskan untuk mengeluarkan beberapa karyawan setelah sistem diterapkan. Beberapa karyawan telah bertahun-tahun melayani perusahaan. Bagaimana anda akan memberikan nasehat pada manajemen untuk mengkomunikasikan keputusan ini pada karyawan yang terkena PHK? Pada staf keseluruhan?

Dalam pertanyaan diatas dapat diketahui bahwa keputusan telah diambil, sehingga diskusi seharusnya tidak berkutat pada keputusan. Komunikasi harus dilakukan secara langsung, sehingga karyawanlah yang pertama mengetahuinya dan karyawan tidak perlu merasa bimbang karena adanya rumor serta ketidakpastian. Komunikasi seharusnya tidak boleh ditunda, dengan tujuan agar karyawan memiliki cukup waktu untuk mencari pekerjaan lain.

Manajemen juga harus terpacu untuk menawarkan bantuan apapun yang bisa mereka berikan pada karyawan-karyawan tersebut dalam mencari pekerjaan baru. Ini mungkin mencakup rekomendasi dari pengawas, pertimbangan untuk peluang kerja lain yang ada di perusahaan, peluang untuk menguji atau melatih karyawan untuk ditempatkan di posisi dalam sistem baru, serta waktu istirahat untuk pencarian kerja selama periode terminal kerja. Meskipun kegiatan-kegiatan ini mungkin mahal, namun kegiatan-kegiatan tersebut akan memberikan banyak keuntungan ( kerjasama, semangat karyawan yang tersisa, dll.) tyang dapat melampaui biaya yang telah dikeluarkan.

18.3 Ketika meninjau ulang daftar keuntungan dari computer proposal vendor, anda menemukan kalimat yang berbunyi “peningkatan dalam pembuatan keputusan manajemen - $ 50,000 per tahun”. Bagaimana anda akan menginterpretasikan kalimat ini? Pengaruh apa yang harus ada dalam kelayakan ekonomi dan keputusan perolehan komputer?

Kalimat tersebut tidak dapat diinterpretasikan tanpa informasi lebih lanjut dari komputer vendor. Keputusan apa, dibuat oleh manajer yang mana, yang dimaksud? Bagaimanakah keputusan dapat

1

ditingkatkan oleh komputer? Kecuali perlu ada jawaban yang sangat spesifik untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kalimat tersebut harus diabaikan dalam keputusan perolehan komputer.Sistem komputer biasanya akan membantu manajemen membuat keputusan lebih baik. Namun keputusan tersebut tidak selalu menghasilkan penghematan biaya langsung. Studi kelayakan ekonomi seharusnya hanya mencakup biaya-biaya yang dapat secara langsung ditentukan. Sebagai tambahan, untuk studi kelayakan ekonomi, faktor kualitatif, seperti pembuatan keputusan yang lebih baik, harus dipertimbangkan. Dalam banyak contoh, keuntungan tidak dapat diukur ini mungkin manfaat yang mayoritas. Meskipun hal-hal tersebut bersifat subjektif dan dikelilingi oleh berbagai ketidakpastian yang harus dipertimbangkan juga.

18.4 Bab ini menyarankan bahwa sebuah organisasi harus melakukan usaha yang khusus untuk meredakan ketakutan di antara karyawannya mengenai pekerjaan potensial atau hilangnya senioritas. Namun salah satu keuntungan memekanisasi sebuah sistem adalah mengurangi biaya administrasi, yang seringkali menghasilkan hilangnya pekerjaan. Apakah dua konsep ini tidak konsisten? Kebijakan apa yang harus konsisten dengan kedua konsep tersebut?

Meskipun dua konsep ini terlihat tidak konsisten, terdapat beberapa kebijakan yang konsisten dengan kedua konsep tersebut. - Satu kebijakan, yang cukup biasa, adalah penundaan untuk mempekerjakan bagian administrasi

selama penerapan sistem untuk mencapai penghematan biaya administrasi melalui pengurangan tenaga kerja normal.

- Program pensiun dini opsional untuk karyawan yang lebih tua.- Penempatan ulang karyawan dalam departemen atau divisi lain dalam perusahaan.- Melatih karyawan yang dipindahkan untuk posisi di sistem yang baru. Kebijakan-kebijakan tersebut harus merekonsiliasi ketidak-konsistenan yang tampak dalam dua konsep ini dengan diterapkan secara bersama-sama.

18.5 Presiden Monteer Signature Homes bingung dengan permintaan komputer dari tiga area berbeda dalam suatu perusahaan. Manajer EDP menginginkan $ 4.5 juta untuk memperbarui mainframe komputer. Wakil presiden teknis menginginkan $ 450,000 untuk membeli sistem client/server. Wakil presiden keuangan menginginkan $ 200,000 untuk membeli laptop. Pertumbuhan yang cepat menyebabkan ketegangan pada sumber daya komputer dan menyebakan keuntungan menurun. Fungsi penggajian, akuntansi, persediaan, dan teknisi telah terkomputerisasi, sementara beberapa tugas lainnya dikerjakan secara manual. Perusahaan tersebut diorganisasi oleh fungsi-fungsi bisnis, yaitu oleh wakil presiden produksi, pemasaran, teknisi, keuangan dan sumber daya manusia. Presiden bertanya-tanya apakah dibutuhkan suatu komite pengarah dalam perusahaan. Diskusikan tujuan, tanggung jawab, dan komposisi sebuah komite pengarah sistem informasi. Berikan rekomendasi anda terkait keanggotaan dan pemilihan ketuanya.

Karena rentang sistem informasi fungsional dan divisional terbatas, banyak organisasi (dalam beberapa studi mencapai 60-70%) mendirikan sebuah komite pengarah tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi SI. Komite biasanya terdiri atas manajemen dari departemen sistem, controller, dan manajemen lainnya yang dipengaruhi oleh fungsi SI. Komite pengarah ini bertanggung jawab untuk kebijakan yang luas dan rencana yang dibutuhkan dalam mengembangkan dan merawat sistem informasi perusahaan. Meskipun fungsi-fungsi berbeda-beda setiap perusahaan, aktifitas-aktiifitasnya mencakup aktifitas-aktifitas berikut ini :- Membuat rekomendasi terkait rencana strategis sistem perusahaan, proyek sistem, dan

pemilihan hardware and software- Mengkoordinasikan pengembangan proyek sistem .dan mengawasi perkembangannya.- Meninjau ulang kinerja keseluruhan fungsi sistem informasi,

2

Komite seharusnya tidak terlalu terlibat dalam detail teknis atau administrasi proyek spesifik. Komite seharusnya bertemu hanya ketika perlu untuk melaksanakan fungsinya. Komite pengarah membantu memastikan partisipasi, panduan dan pengendalian fungsi sistem informasi dari hak manajemen tingkat atas. Mereka juga memfasilitasi koordinasi dan integrasi kegiatan sistem informasi diantara departemen dan fungsi, Sehingga. meningkatkan kesamaan tujuan dan mengurangi konflik kepentingan.Jawaban rekomendasi terkait keanggotaan dan ketua akan sangat beragam. Komite pengarah harus mencakup keanggotaan lintas fungsi, dengan manajer dari seluruh bagian yang terpengaruh oleh fungsi sistem informasi. Ketua biasanya merupakan pimpinan depatemen sistem informasi atau influential vice-president lainnya dengan keahlian SI yang kuat dan tertarik dengan fungsi SI.

MASALAH18.1 Yuping Chai telah melihat masa depannya, dan sejauh ini dia tidak menginginkan satu

bagian pun dari ramalan tersebut. Kantornya di perusahaan Sierra Manufacturing, dimana Chai merupakan seorang wakil presiden, baru saja diotomatisasi. Duduk dimejanya dalam Sacramento, Chai dapat menekan tombol yang ada di komputer lalu memo staf akan tampak di layar komputer. Dia dapat merespon dengan menggunakan memonya sendiri, yang akan langsung dikirimkan kepada kolega, apakah untuk ditinjau ulang segera atau untuk disimpan dan digunakan nanti. Dengan menekan beberapa tombol lainnya, dia dapat meninjau data keuangan perusahaan yang disimpan di komputer perusahaan. Chai dapat melakukan semua itu dan bahkan lebih, tapi dia malah tidak memasangkan komputernya. “saya pikir kebanyakan manajer, termasuk saya, adalah pembicara,” ujarnya. “saya lebih banyak berbicara daripada mengirimkan pesan elektronik”. Perlawanan Chai memberikan contoh reaksi beberapa orang eksekutif dan professional yang dipaksa untuk membuat penyesuaian tingkah laku dan psikologi utama ketika mereka memulai untuk berpindah pada dunia tanpa kertas.Dimintaa. Apakah anda percaya pendapatnya Chai merupakan penyebab sebenarnya dari

perlawanan Chai terhadap komputer?b. Sebagai kolega dari Chai, bagaimana anda bisa membantunya menyadari manfaat

komputerisasi dan mengatasi fobia komputernya?

a. Reaksi karyawan terhadap instalasi sistem informasi baru sering berbeda dan tidak bisa diprediksi. Dalam banyak kasus, karyawan harus membuat penyesuaian tingkah laku yang signifikan untuk memastikan kesuksesan masa depan sistem baru. Penyesuaian ini beranjak elampaui kegelisahan permukaan seperti ketakutan yang tidak diketahui. Tingkah laku merugikan mungkin disebabkan beberapa alasan. Hal-hal untuk didiskusikan mencakup : - Apakah tingkah laku merugikan Chai karena kebutuhan untuk melindungi egonya? Apakah

dia takut bahwa dia tidak dapat menggunakan komputer dengan tepat dan akan terlihat bodoh?

- Apakah Chai tidak diikutsertakan dalam pengambilan keputusan untuk mengotomatisasi kantor? Sebagai akibatnya, apakah dia merasa keberatan dan menolak untuk menggunakan sistem yang tidak dia minta untuk membantu perancangan?

- Apakah dia ketakutan karena terkadang komputer menyebabkan orang-orang terlalu banyak berkomunikasi? (contoh, dengan menggunakan kemampuan surat elektronik, eksekutif dan karyawan dapat selalu terhubung dimanapun dan kapanpun, membuatnya sulit untuk lolos dari seluruh gangguan yang merupakan bagian dari putaran harian.)

- Apakah dia khawatir komputer akan membebankan struktur organisasi itu sendiri? Manajer dan profesional memiliki cara sendiri untuk memenuhi, membagi-bagikan tugas, dan membaca surat. Komputer dapat secara signifikan mempersempit kebebasan yang menyebabkan profesional melihat komputer sebagai suatu struktur dan kendala.

3

- Apakah dia memiliki pengalaman buruk dengan perubahan sebelumnya dalam lingkungan kerjanya dan mengakibatkan kecurigaan pada setiap sistem baru?

- Chai mungkin memiliki beberapa keprihatinan dan kita seharusnya tidak mengabaikan hal tersebut.

b. Untuk memastikan kesuksesan sistem baru, sangat penting bahwa Chai, sebagai anggota dari manajemen tingkat atas, secara penuh mendukung sistem baru dan meminta dukungan yang sama dari seluruh karyawan perusahaan. Hal ini paling baik dapat dicapai melalui metode-metode berikut ini :

- Menyediakan pelatihan, jika perlu secara pribadi, membolehkan eksekutif untuk melindungi ego mereka dan mempelajari kemampuan sistem yang akan membantu mereka dalam rutinitas harian mereka.

- Menjaga jalur komunikasi tetap terbuka untuk memastikan bahwa setiap orang yang terpengaruh oleh sistem, aktif dalam pembuatan keputusan dan proses perencanaan dan menjamin mereka secara penuh diberikan informasi dan pembaruan terkait perubahaan sistem.

- Mengklarifikasi tujuan sistem dan menekankan manfaat personal yang dapat berasal dari mempelajari dan menggunakan sistem baru. Manajer dan eksekutif seringkali tertarik dengan kemampuan sistem untuk mengurangi biaya operasi, operasi streamline, dan mengurangi tenaga kerja.

- Memanusiakan sistem untuk memfasilitasi ide berbagi kendali. Pengguna ingin merasa dalam kendali dan seringkali enggan untuk mengakui bahwa sistem komputer memberitahu mereka apa yang harus mereka lakukan.

- Mengikutsertakan Chai dalam keputusan komputer selanjutnya. Antusiasmenya terhadap sistem akan cenderung meningkat jika inputnya diikutsertakan dalam perubahan.

4