PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

BAB I

PENDAHULUAN

Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia.

Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang

diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini

mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI.

Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar.

Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI

baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangankan produk-

produknya.

Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan

pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara

aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan

seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan.

Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI

itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaan-

pekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian

khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi.

Untuk memahami lebih lanjut tentang manajemen proyek teknologi informasi

maka perlu diperkenalkan lebih dahulu tentang proyek, manajemen proyek versus

manajemen konvensional, proyek TI versus proyek non TI.

1.1. Pengertian Proyek

Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan

mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah

sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan

aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara

efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami

lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:

PPSI -1

Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana

dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah

proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi

pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan

untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.

Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan

selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh

proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera

dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan

sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.

Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT

charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.

Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu.

Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi

manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM

akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar

departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai

keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek

komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI,

hukum, politik dan sebagainya.

Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang

berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship

yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.

Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik

khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu

yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan.

Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan

apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.

1.2. Kerangka Manajemen proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

PPSI -2

1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan

internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang mencakup empat komponen

seperti telah dibicarakan diatas yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.

2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari

pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek,

pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang

diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan

yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu,

manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia,

manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan

menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

1.3. Komponen Proyek

Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup

(scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan

terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari

produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang

lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah

proyek yaitu:

1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.

2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara

pelaksana dan pemberi proyek

Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat

digambarkan dalam prisma segitiga.

PPSI -3

Gambar 1.1. Empat komponen proyek yang saling berpengaruh

Batasan waktu:

Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil

akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah

proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian

yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau

pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas

organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.

Batasan Ruang lingkup :

Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam

sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung

jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada

pemberi proyek.

Batasan Biaya :

Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko

tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang

harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus

memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana

dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah

direncanakan.

Batasan Kualitas.

PPSI -4

Ruang lingkup

Biaya

Waktu

Kualitas

Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima

proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang

dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-

target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling

mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka

perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu

penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.

1.4. Rangkaian Proses Manajemen Proyek

Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka

pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut

dilakukan dengan membagi beberapa fase:

1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan

faktor-faktor kesuksesan dari proyek.

2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan

untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.

3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya

yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar

menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.

4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas

proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah

direncanakan.

5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi

proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan

kesepakatan.

1.5. Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas.

Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek

manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu,

PPSI -5

manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai

efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi

manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan

manajemen pengadaan.

Gambar 1.2. Area Pengetahuan Manajemen Proyek

1.6 Manajemen Proyek

Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek

maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang

terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa

yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut

disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas

penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya

untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang

berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang

berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan

komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

PPSI -6

Manajemen scope Manajemen waktu

Manajemen biaya Manajemen kualitas

Manajemen SDM Manajemen komunikasi

Manajemen resiko

Manajemen pengadaan

Fungsi Utama

Fungsi pendukung

Fungsi pendukung

1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan

keterbatasan biaya dan waktu,

2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat

langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak

belakang,

3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu

yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible)

maupun yang tidak nyata (intangible).

1.7. Manager proyek

Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas

pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan,

mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu

dilakukan seorang manajer proyek adalah :

1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi

serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang

dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi

anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu

3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang

perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.

4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan

dampak terhadap penyelesaian proyek.

5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak

ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu

dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen,

suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak,

pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola

sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang

mungkin terjadi adalah:

PPSI -7

1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)

2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)

3. kesalahpahaman (Misunderstandings)

4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)

5. pemogokan kerja (Union strikes)

6. konflik pribadi (Personality conflicts)

7. manajemen yang tidak baik (Poor management)

8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)

Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan

proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi

seperti:

1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan

konsumen tidak terpenuhi.

2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek

3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya

4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.

Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan

sebuah proyek :

Faktor Prosentase (%)

Kebutuhan yang tidak jelas 13,1

Kurangnya keterlibatan user 12,4

Kurangnya ketersediaan sumber daya 10,6

Harapan yang tidak realistis 9,9

Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3

Perubahan kebutuhan dan spesifikasi 8,7

Kurangnya kualitas proses perencanaan 8,1

Kurangnya kebutuhan terhadap hasil proyek 7,5

Kurangnya kemampuan mengelola teknologi informasi

6,2

Rendahnya tingkat pemahaman teknologi 4,3

Lain-lain 9,9

PPSI -8

1.8 Proyek Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi

menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang

termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan

sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup

sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem

informasi.

Contoh-contoh proyek sistem informasi

Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu

Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah

Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada

di PT Garuda.

Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.

Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang pada PT. Jaya

Angkasa.

Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan

proyek bidang lain adalah sebagai berikut :

1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti

perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari

produk tersebut.

2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang

sangat cepat.

3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi

yang beragam

4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas

yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.

PPSI -9

BAB II

MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI

Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area

pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan

pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek

(kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).

Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart,

dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan

kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan,

pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang

lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan

maanajemen pengadaan.

Gambar 2.1. Manajemen proyek terintegrasi

Mendefinisikan proyek

Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan

faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak

yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi :

PPSI -10

Definisi Perencanaan Pelaksanaan Pengendalian Persetujuan

Manajemen Ruang Lingkup

Manajemen Biaya

Manajemen Kualitas

Manajemen Waktu

Manajemen SDM

Manaj. Komunikasi

Manaj. Resikoi

Manaj. Pengadaani

KualitasWaktuBiayaRuang Lingkup

Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan

dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang

berhubungan.

Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari

proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi

waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.

Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit

organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan

kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan

sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah

proyek adalah :

1. Pimpinan proyek

2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang

akan dibangun.

3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai

proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya

yang dibutuhkan proyek.

4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ),

dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.

Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder.

Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja

yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan

sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek,

karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah

kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:

1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat

memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci

sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar.

Sementara Direktur Keuangan hanya mampu mengalokasikan dana untuk

membangun sistem yang kecil.

PPSI -11

2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2

bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam

waktu 4 bulan.

3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi

perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang

mengelola transaksi pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan

sistem yang mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya.

Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek

perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di

dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya,

terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang

dikerjakan anggota tim lainnya.

Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan

proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang

perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab.

Perencanaan Proyek :

Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum

rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi

sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek,

waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek

sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan.

Pelaksanaan proyek :

Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan

cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan

proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-

masing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan

tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek,

menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.

Pengendalian proyek :

Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas

tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan

PPSI -12

mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi

jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi,

menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.

Proses penyerahan dan persetujuan :

Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi

proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada gambar 2.1

Level

Aktivitas

Tahap mulai Waktu Tahap akhir

Gambar 2.2. Siklus proses manajemen proyek

Gambar 2.2 menunjukkan kelompok proses manajemen proyek dan bagaimana

keterkaitan masing-masing proses dalam level aktivitas, kerangka waktu dan overlapping

dari proses-proses tersebut. Level aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses

berbeda-beda tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan

memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses perencanaan.

Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit memerlukan sumber daya dan

waktu.

Sedangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk setiap tahap dari sebuah

proyek berkaitan dengan area manajemen proyek terlihat seperti pada tabel 2.1

PPSI -13

Proses inisialisai

Proses persetujuan

Proses pelaksanaan

Proses pengendalian

Proses perencanaan

Area Pengetahuan

Proses Proyek

PPSI -14

Inisiasi Perencanaan Pelaksanaan Pengendalian PersetujuanRuang lingkup

Inisiasi ruang lingkup

Perencanaan ruang lingkup

Verifikasi ruang lingkup

Definisi ruang lingkup Pengendalian perubahan ruang lingkup

Waktu Definisi aktivitas Pengendalian jadwal

Urutan aktivitasEstimasi durasi aktivitasPengembangan jadwal

Biaya Perencanaan sumber daya

Pengendalian biaya

Estimasi biayaAnggaran biaya

Kualitas Perencanaan kualitas Jaminan kualitas

Pengendalian kualitas

SDM Perencanaan organisasi Pengembangan tim

Penyususnan stafKomunikasi Perencanaan

komunikasiDistribusi informasi

Pelaporan kinerja

Persetujuan administratif

Resiko Perencanaan manajemen resiko

Monitoring dan pengendalian resiko

Identifikasi resikoAnalisa resiko kualitatifAnalisa resiko kuantitatifPerencanaan respon resiko

Pengadaan Perencanaan pengadaan Permintaan Penyelesaian kontrak

Perencanaan permintaan

Seleksi sumber daya

Manajemen Ruang Lingkup

Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan

produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahan inisiasi,

perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen

ruang lingkup meliputi :

Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal

proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses

PPSI -15

initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen

formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari

proyek.

Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan

dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria –

kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan

lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen

ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.

Pendefinisian ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah

mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang

deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek membuat Work

Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.

Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan

persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama

proyek seperti pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan

menyetujui hasil proyek atau fase yang diserahkan.

Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah

perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran

yang bisa dipetik dari perubahan ini.

Manajemen Waktu

Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu

proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen

waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan

dalam manajemen waktu adalah :

1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian

ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian.

2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar

urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap

aktivitas.

3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas,

diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

PPSI -16

4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan

proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya.

5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap

aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari

solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.

Manajemen Biaya

Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat

diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap

perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya

adalah :

1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan

sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau

biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya)

2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar

dana yang diperlukan

3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk

menyelesaikan proyek.

4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama

pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya

dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah

pengendalian jika terdapat perubahan anggaran.

Manajemen Kualitas

Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan

menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen

kualitas diperlukan pada tahan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap

pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi:

1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan

ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus

dipenuhi

2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan

3. Pengendalian kualitas, yaitu

PPSI -17

Manajemen Sumber Daya Manusia

Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang

memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya

manusia diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses

manajemen sumberdaya manusia meliputi :

1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan

deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output

dari aktivitas ini adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi

pekerjaan dan proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).

2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan

sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun

3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi

pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.

Manajemen Komunikasi

Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi

termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan.

Manajemen komunikasi diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian

dan proses penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi:

1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan

informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang

dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya.

2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada

stakeholder tepat waktu.

3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan

pengukuran kemajuan proyek.

4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan laporan secara

menyeluruh pada penyerahan proyek.

Manajemen Resiko

Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya

resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen

PPSI -18

resiko diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang

tercakup dalam manjemen resiko adalah :

1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana

aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi

resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen

resiko.

2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan

memiliki pengaruh terhadap proyek dan mendokumentasikannya.

3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui,

mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang

pelaksanaan proyek.

Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang

maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan

pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari

manajemen pengadaan ini meliputi :

1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan

kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan

kerja.

2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi

permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial,

mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal(RFP) dan

mengembangkan kriteria evaluasi.

3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak

kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.

4. Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek

suplier dan negosiasi kontrak.

5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.

PPSI -19

BAB III

INISIASI PROYEK

Rencana strategi organisasi yang diwujudkan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran

dan strategi. Rencana strategi ini sebagai dasar untuk perencanaan strategi teknologi

informasi khususnya untuk mensuport fungsi-fungsi dalam organisasi, sehingga sangat

penting memunculkan inisiatif proyek teknologi informasi yang memahami bagaimana

proyek berkaitan dengan kebutuhan saat ini dan mendatang bagi organisasi.

Manajer proyek yang berhasil mampu melihat rencana strategi organisasi untuk

menetapkan seperti apa tipe proyek yang akan dikerjakan dalam menyumbangkan nilai

bagi organisasi. Dalam proses inisiasi mencakup identifikasi proyek potensial,

menyeleksi proyek, mendokumentasikan secara formal hasil inisiasi ke dalam diagram

proyek. Area pengetahuan yang terlibat dalam proses inisiasi proyek ini adalah

manajemen ruang lingkup. Hubungan proses, area pengetahuan dan ouput yang

dihasilkan pada proses inisiasi proyek terlihat seperti pada tabel 3.1.

Area Pengetahuan Proses OutputManajemen ruang lingkup Inisiasi Diagram proyek

Dokumen kesepakatanHambatan-hambatanAsumsi

Identifikasi Proyek Potensial

Tahap pertama dalam manajemen ruang lingkup adalah menentukan proyek

teknologi informasi mana yang pertama dilakukan. Langkah pertama adalah mengenali

perencanaan teknologi informasi yang didasarkan pada rencana strategi organisasi secara

menyeluruh. Termasuk dalam rencana strategi adalah tujuan jangka panjang dengan

menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari kesempatan dan hambatan

lingkungan bisnis, prediksi kecenderungan ke depan, dam memprediksi kebutuhan-

kebutuhan produk dan jasa baru. Sangat penting para manajer di luar departemen

teknologi informasi untuk membantu dalam proses perencanaan strategi teknologi

informasi sehingga personel teknologi informasi mengetahui strategi organisasi dan

mengidentifikasi area bisnis yang mendukungnya.

PPSI -20

Setelah mengenali area bisnis langkah selanjutnya dalam proses perencanaan

teknologi informasi adalah sebuah analisis bisnis area tersebut. Analisis area bisnis berisi

dokumen tentang proses bisnis dimana teknologi informasi dapat memberikan benefit.

Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan proyek potensial teknologi informasi, ruang

lingkup , benefit dan kendala-kendalanya. Dan langkah terakhir adalah memilih proyek

yang akan dikerjakan dan mengalokasikan sumber daya untuk mengerjakan proyek

tersebut.

Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial

terlihat pada gambar 2.2

Gambar 2.2. Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial

Metode Menyeleksi Proyek

Teknik dan pertimbangan yang dipakai dalam menyeleksi proyek antara lain:

1. Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas. Hal ini menunjukkan apakah

proyek memiliki tiga kriteria penting yaitu kebutuhan, keuangan dan keinginan.

Apakah orang-orang dalam organisasi setuju bahwa proyek perlu dikerjakan?

PPSI -21

PerencanaanStrategi TI

Analisis Area Bisnis

Perencanaan Proyek

Alokasi Sumber daya

Strategi teknologi informasi dalam mendukung visi dan misi perusahaan

Dokumen tentang proses bisnis dan dimana teknologi informasi memberi benefit

Mendefinisikan proyek potensial, ruang lingkup, benefit dan kendala

Seleksi proyek teknologi informasi dan pengalokasian sumber daya

Tahap Perencanaan Teknologi Informasi Yang Dihasilkan

apakah organisasi memiliki kemauan yang kuat untuk mendanai proyek? apakah

ada keinginan yang kuat agar proyek berhasil?

2. Mengkategorikan proyek teknologi informasi. Salah satu pertimbangan suatu

proyek untuk dilaksanakan adalah apakah proyek memberikan respon terhadap

masalah, kesempatan atau menunjukkan arah organisasi. (i) Masalah adalah

situasi yang tidak dikehendaki dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Masalah

ini perlu diantisipasi , misalnya masalah ketersediaan dan kecepatan penyediaan

informasi. Perusahaan dapat memilih proyek untuk meningkatkan sistem saat ini

dengan mengupgrade hardware, menambah memori dan sebagainya. (ii)

Kesempatan adalah sebuah perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Misalnya, organisasi meyakini bahwa untuk meningkatkan penjualan dapat

dilakukan dengan penjualan langsung ke pelanggan melalui internet. Organisasi

bisa memilih proyek pembuatan sistem penjualan langsung berupa Web site. (iii)

Arah organisasi mendukung manajemen berkaitan dengan proses bisnis organisasi

secara menyeluruh seperti hubungan antara relasi bisnis pemasok, konsumen dan

lainnya secara efisien. Organisasi bisa memilih proyek implementasi EDI

(Electronic Data Interchange)

3. Menunjukkan net present value atau analisis finansial lainnya. Masing-masing

proyek potensial dibuat aliran kas (aliran benefit yang diperoleh - biaya yang

dikeluarkan) semua diukur dalam nilai finansial pada tingkat bunga tertentu,

kemudian dihitung NPV dari masing-masing proyek. NPV yang paling besar

merupakan proyek yang paling fisibel untuk dikerjakan. Selain analisis NPV juga

bisa dilakukan analisis Return on Investmen (ROI) atau Payback Periode.

4. Menggunakan model penilaian tertimbang (weighted scoring). Teknik ini

dilakukan dengan cara mengidentifikasi kriteria untuk melakukan penilaian

sebuah proyek. Menurut Schwalbe (2002:94) kriteria ini meliputi :

Dukungan terhadap tujuan bisnis

Kekuatan sponsor internal

Kekuatan dukungan pelanggan

Tingkat pemakaian teknologi yang realistis

Kecepatan waktu implementasi

PPSI -22

Nilai Net Present Value

Resiko pencapaian ruang lingkup, waktu dan biaya

Masing – masing kriteria diberi bobot dan masing-masing proyek diberi

nilai untuk setiap kriteria di atas. Nilai tertimbang dari sebuah proyek adalah

jumlahan dari perkalian nilai dengan bobot dari setiap kriteria. Proyek yang

memiliki nilai tertimbang tertinggi adalah proyek yang paling fisibel

Diagram Proyek

Output dari proses inisiasi adalah diagram proyek (Project charter). Diagram

proyek berisi :

Judul proyek

Tanggal persetujuan dimulainya dan berakhirnya proyek

Nama manajer proyek dan informasi kontak yang bisa dihubungi

Statemen ruang lingkup secara jelas

Ringkasan pendekatan yang dipakai untuk mengelola proyek.

Matrik personel , jabatan dan tanggungjawab

Persetujuan Stakeholder utama

Catatan komentar penting dari stakeholder yang berkaitan dengan proyek

PPSI -23

Contoh diagram proyek:

Judul Proyek : Proyek upgrade teknologi informasiProyek dimuali : 4 Maret 2002 Proyek selesai : 4 desember 2002Manajer Proyek : Risang Aji Prayitno , (024)-7476859, prayitno@berkibar.comTujuan Proyek : Mengupgrade hardware dan software untuk semua bagian (sekitar 350 unit)

dalam waktu 9 bulan berdasarkan standard perusahaan yang baru. Upgrade akan mempengaruhi komputer server dan jaringan yang ada. Anggaran yang diperlukan adalah 1 milyard untuk biaya hardware dan software, dan 500 juta biaya tenaga kerja.

Pendekatan : Update database inventori teknologi informasi untuk menetapkan kebutuhan upgrade Mengembangkan estimasi biaya proyek secara detail dan melaporkan ke CIO Merencanakan pengadaan hardware dan software Menggunakan internal staff sebanyak mungkin untuk merencanakan, analisis dan instalasi

Nama personel, jabatan dan PertanggungjawabanNama Jabatan Tanggung jawabPT. Karya Usaha (Kardi) Sponsor proyek Memonitor proyekBambang Sutejo CIO Memonitor proyek, menyiapkan

staffRisang Aji P. Manajer proyek Merencanakan dan

melaksanakan proyekEko Sunaryo Direktur operasi teknologi

informasiMewakili Manjer proyek

Eri Lestari Manajer SDM Menyiapkan staff, mensosialisasikan proyek kepada semua karyawan

Joko Lukito Direktur pengadaan Menyediakan sarana untuk keperluan proyek

Tanda tangan semua stakeholder di atas.

Komentar : (komentar tulisan tangan dari stakeholder di atas)

PPSI -24

BAB IV

PERENCANAAN PROYEK

Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan merupakan proses

yang tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak orang memandang negatif

terhadap perencanaan karena rencana dibuat bukan fasilitas untuk action. Walaupun

demikian rencana proyek adalah memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai

arahan, rencana proyek harus realistis dan berdaya guna.

Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang diperlukan

dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area pengetahuan, proses

perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti pada tabel 4.1

4.1 Merencanakan ruang lingkup

Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi

guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke

depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:

1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas

antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam

proyek.

2. Mendiskripsikan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing

pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya

kriteria tersebut.

Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa pernyataan yang

berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya serta rencana pengelolaan yang

dilakukan.

Statemen Ruang Lingkup

Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan

kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen ini berisi justifikasi proyek,

diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan

statemen tentang apa yang menunjukkan keberhasilan proyek.

Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh dari

proyek. Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan untuk

PPSI -25

mendukung aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang dikembangkan pada PT.

KARYA MAKMUR.

Area Perencanaan OutputRuang lingkup Merencanaan ruang lingkup Pernyataan ruang lingkup

Rincian dukunganRencana manajemen ruang lingkup

Mendefinisikan ruang lingkup WBS, Update pernyataan ruang lingkup

Waktu Mendefinisikan aktivitas Daftar aktivitasDetail dukungan

Pengurutan aktivitas Diagram jaringan proyekUpdate daftar aktivitas

Mengestimasi durasi aktivitas Estimasi durasi aktivitasMengembangkan jadwal Jadwal proyek

Detail dukunganRencana pengelolaan jadwalUpdate kebutuhan sumber daya

Biaya Merencanakan sumber daya Kebutuhan sumber dayaMengestimasi biaya Estimasi biaya

Detail dukunganRencana manajemen biaya

Penganggaran biaya Acuan biayaKualitas Perencanaan kualitas Rencana manajemen kualitas

Definisi operasionalCheklist

SDM Perencanaan organisasi Aturan tugas dan pertanggungjawabanRencana manajemen penempatanStruktur organisasiDetail dukungan

Penyusunan staf Susunan personelDirektori tim proyek

Komunikasi Perencanaan komunikasi Rencana manajemen komunikasiResiko Perencanaan manajemen resiko Rencana manajemen resiko

Identifikasi resiko Resiko, Pemicu resikoAnalisa resiko kualitatif Daftar rangking resiko

Daftar prioritas resikoDaftar resiko untuk manajemen dan analisis tambahanKecenderungan hasil analisis resiko kualitatif

Analisa resiko kuantitatif Daftar prioritas resiko kuantitatifAnalisis probabilistic proyekProbabilitas pencapaian tujuan biaya dan waktuKecenderungan hasil analisis resiko kuantitatif

Perencanaan respon resiko Rencana respon resikoResiko residualResiko sekunderPernyataan secara kontrak

Pengadaan Perencanaan pengadaan Rencana manajemen pengadaanStatemen kerja

Solicitation planning Dokumen pengadaanKriteria evaluasiUpdate statemen kerja

PPSI -26

Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang

akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah:

Sebuah aplikasi bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online

dengan internet.

Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu

diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS,

rincian estimasi biaya, rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan

sebagainya. Dalam contoh upgrade teknologi informasi di atas termasuk

penyerahan persediaan semua hardware dan software yang diupdate.

Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau

kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk

mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan

sukses jika 90% pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan

sistem internet yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15

juta rupiah.

Pernyataan ruang lingkup bervariasi tergantung tipe proyek, semakin komplek

sebuah proyek maka semakin panjang pernyataan ruang lingkupnya.

4.2 Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan

proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-

mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi

pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang

lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu

meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran

kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja.

Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS)

proyek.

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang

tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini

PPSI -27

merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar

untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.

WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi

tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi

berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.

Contoh WBS proyek Pembangunan Intranet:

Gambar 4.1. Work Breakdown Struktur

Pendekatan Dalam Pengembangan WBS

Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS,

antara lain:

Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-

pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak

dipakai dan diakui secara umum.

Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman

atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.

Pendekatan top-down.

PPSI -28

Proyek Intranet

Perencanaan konsep kelayakan

Merancang web-site

Mengembangkan web-site kebutuhan user

Evaluasi sistem saat ini

Implementasi Penerapan dan evaluasi

Mendefinisikan kebutuhan

Mendefinisikan fungsi-fungsi yang diperlukan

Mengembangkan rencana proyek

Koordinasi tim proyek

Mendefinisikankebutuhan user

Mendefinisikan kebutuhan server

Mendefinisikan kebutuhan sistem

Mendefinisikan kebutuhan konten

4.3 Mendefinisikan Aktivitas

Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek

dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan

diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS

Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih

detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah

agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan

sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan

yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang

diharapkan.

4.4 Pengurutan Aktivitas

Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi

produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas.

Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-

tipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas

atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah

bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel? Apakah bisa beberapa aktivitas

sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki

pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.

Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja

Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara

skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan

kerja proyek ditunjukkan pada gambar 4.2

Gambar 4.2. Diagram jaringan kerja proyek

PPSI -29

1

2

3

4

5

6

7

8

A=1

B=2

C=3

D=4

E=5

F=4

G=6

H=6

I=2

J=3

Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap

dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan

sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh,

aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai

dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.

Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau

arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili

dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang

menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah

aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan

akhir proyek.

Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu

dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan

sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.

Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk

membuat diagram jaringan AOA adalah:

Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-

aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut. Gunakan huruf

untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian

aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan

waktu lainnya.

Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts)

atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan

jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju

node 2, 3, dan 4. Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.

Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram

Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang

dan merubah letak node.

Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode

lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM

PPSI -30

adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih

memperlihatkan hubungan waktu.

Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :

Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas

berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai

aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.

Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain

dimulai. Contoh

Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain

selesai.

Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain

selesai.

Pada gambar 4.3 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM.

Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan

relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal

selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.

Gambar.4.3 : Contoh Precedence Diagramming Method (PDM)

PPSI -31

AStart 2/6/05 ID:1Finish:

2/6/05 Dur: 1 dayRes :

DStart 3/6/05 ID: 4Finish:

6/6/05 Dur: 4 dayRes :

BStart 2/6/05 ID:2Finish:

3/6/05 Dur: 2 dayRes :

CStart 2/6/05 ID:3Finish:

4/6/05 Dur: 3 dayRes :

EStart 4/6/05 ID: 5Finish:

10/6/05 Dur: 5 dayRes :

FStart 4/6/05 ID: 6Finish:

9/6/05 Dur: 4 dayRes :

GStart 2/6/05 ID: 7Finish:

2/6/05 Dur: 6 dayRes :

HStart: 11/6/05 ID:8Finish:

18/6/05 Dur: 6 dayRes :

IStart 13/6/05 ID:9Finish:

16/6/05 Dur: 2 dayRes :

JStart 19/6/05

ID:10Finish: 2/3/05 Dur: 3

dayRes :

4.5. Mengestimasi Durasi Aktivitas

Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan

dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal

ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah

aktivitas.

4.6 Mengembangkan Jadwal

Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai

dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah

menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek

dipandang dari dimensi waktu.

Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:

A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan

informasi jadwal proyek,

Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu

proyek,

Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan

mengendalikan jadwal proyek,

Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan

sumberdaya

Gantt Charts

Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal

proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal

selesai dalam format kalender. Gambar 4.4 menunjukkan gantt chart sederhana dari

contoh proyek di atas.

PPSI -32

Akt Juni minggu ke1

30 Mei - 5 juni

Juni minggu ke 2

6 juni – 13 juni

Juni minggu ke 3

14 juni – 21 juni

S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S

ABCDEFGHIJ

Gambar 4.4. Gantt Chart

PPSI -33