JUDUL MATA KULIAH

: Automasi Perpustakaan

KODE MATA KULIAH / SKS

: DPI224 / 2 SKS

A. DESKRIPSI SINGKAT

: Mata kuliah ini membahas konsep-konsep dasar automasi perpustakaan, mencakup pokok-pokok bahasan seperti berikut: pengantar konsep Sistem Automasi Perpustakaan (SAP), komputer dan hubungannya dengan teknologi, pengorganisasian dan manajemen proyek SAP, evaluasi aplikasi automasi perpustakaan, persyaratan/kebutuhan untuk SAP, pengembangan sistem informasi manajemen, sistem kerumahtanggaan perpustakaan, kebutuhan sistem, dan desain sistem dan implementasi.

B. TUJUAN INSTRUKSIONAL

UMUM(Kompetensi Matakuliah)

: Setelah mengikuti matakuliah ini mahasiswa akan mampu: menjelaskan konsep dasar automasi perpustakaan, dan menjelaskan beberapa metode atau cara melakukan automasi perpustakaan

2 of 21

Pengantar Pengantar Konsep Sistem Automasi Konsep Sistem Automasi

Perpustakaan (SAP)Perpustakaan (SAP)

Modul-1

3 of 21

Pokok Bahasan

• Pendahuluan• Definisi/Pengertian SAP• Cakupan SAP• Unsur-Unsur SAP• Konsep SAP• Metode Pengembangan SAP• Efek Penggunaan SAP

4 of 21

Pendahuluan

• Perkembangan ilmu pengetahuan dan TI merupakan wujud nyata dr kebutuhan masyarakat utk memperoleh info dgn mudah dan cepat

• Perubahan ini membawa juga dampak yg besar thd pengelolaan perpustakaan sbg penyedia layanan jasa infor dgn tingkat kebutuhan pengguna yg beragam hrs dpt memberikan layanan yg maksimal sesuai dgn kebutuhan info yg diinginkan oleh pengguna

• Perkembangan suatu perpustakaan yg pesat dan dinamis, sistem manualnya dirasakan tdk lagi memadai utk penanganan beban kerja, khususnya kegiatan rutin yg bersifat klerikal/manual

5 of 21

…pendahuluan

• Penggunaan TI khususnya komputer di perpustakaan sudah dimuali sejak thn 1960-an di bbrp perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris

• Pd awalnya, komputer digunakan di perpustakaan hanya terbatas utk kegiatan pengatalogan dan sirkulasi saja

• Penggunaan komputer di perpustakaan semakin meningkat, karena menguntungkan perpustakaan juga penggunanya

6 of 21

…pendahuluan

• Pengaplikasian TI di perpustakaan dewasa ini, umumnya mencakup akses terpasang (online access), penggunaan pangakalan data (bibliographic database), penelusuran literatur terpasang (online literature searching), penggunaan PC utk keperluan pekerjaan kantor (Siddiqui, 1997:195)

• Penerapan teknologi komputer di perpustakaan dikenal sebagai sistem automasi perpustakaan (Hariyadi, 1992:252). Di Indonesia saat ini perpustakaan pada umumnya telah memanfaatkan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya

7 of 21

Definisi/Pengertian Sistem Automasi Perpustakaan (SAP)

• Automasi adalah pengorganisasian mesin utk mengerjakan tugas2 rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia (Harrod, 1990:47)

• Defenisi lain menurut Concise Oxford Dictionary (1982:59), bahwa automasi adalah penggunaan peralatan yg dioperasikan secara automasi, utk menghemat tenaga fisik dan mental manusia

• Dalam kamus ilmu perpustakaan Elsevier (Clason, 1976), automasi dinyatakan sbg proses atau kegiatan yg dihasilkan oleh mesin

8 of 21

…definisi

• Menurut Sulistyo-Basuki (1994:96), pengertian automasi adalah mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dgn menghilangkan campur tangan manusia dlm proses tsb

• Salim (1991:1067), automasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yg menggunakan peralatan utk menggantikan tenaga manusia dlm pekerjaan rutin.

9 of 21

…definisi

• Corbin (1995:3) Suatu perpustakaan meliputi sejumlah bagian terpisah tetapi saling berinteraksi dan saling berhubungan yg disebut sistem, satuan aktivitas yg diorganisir, tugas, atau pelayanan thdp info, material perpustakaan, atau materi lainnya utk mencapai suatu hasil akhir atau tujuan yg ditetapkan

Dari bbrp pengertian di atas dapat simpulkan secara sederhana, bahwa sistem automasi adalah suatu cara atau sistem yg digunakan utk menggantikan pekerjaan2 rutin yg bersifat manual dgn menggunakan bantuan mesin (komputer).

10 of 21

Cakupan SAP

Menurut Corbin, suatu perpustakaan yang besar memiliki sistem yang meliputi:

– Pengadaan (acquisition)– Pengatalogan (cataloging)– Sirkulasi (circulation), dan– Referensi (reference)

11 of 21

Level 3

Level 2

Level 1

Level 0Perpustakaan

secara keseluruhan

Sistem Pengadaan

Sistem Pengatalogan

Sistem Sirkulasi

Sistem Referensi

Sistem Registrasi Pengguna

Sistem Peminjaman

Sistem Pengembalian

Sistem Keterlambata

n (Denda)

Sistem Peminjaman

Biasa

Sistem Pemesanan Peminjaman

Sistem Pengembalian

Khusus

Sistem dan Sub Sistem Automasi Perpustakaan

12 of 21

Unsur-Unsur SAP

Sebuah SAP dgn mengabaikan segi ukuran atau jenis spt, perpustakaan umum, khusus, atau sekolah, akan terdiri dari sejumlah unsur2 yg saling berinteraksi dan saling berhubungan, termasuk:

– Tujuan sistem, – Proses dan alur kerja, – Sistem sumberdaya, – Manajemen dan kepemimpinan, dan – Lingkungan.

13 of 21

Tujuan Sistem

Proses dan Alur Kerja

input operation

operation

operation

output

Sistem Sumberdaya

komputer software SDM peralatan persediaan

komunikasi data

informasi dokumentasi sumberdaya keuangan

Sistem Manajemen & Kepemimpinan

Ling

kung

an S

iste

m

Diagram Unsur-Unsur SAP

14 of 21

Konsep SAP

Ada dua kecenderungan yg harus diperhatikan di dalam kegiatan automasi perpustakaan, berdasarkan hasil penelitian yg dilakukan oleh Kilgour (1990:218):

– pertama; kecenderungan penggunaan komputer untuk kepentingan pemakai.

– kedua; kecenderungan penggunaan komputer untuk melaksanakan pekerjaan rutin di perpustakaan

15 of 21

…konsep SAP

a) Memiliki suatu maksud dan tujuan, b) Adanya data untuk masukan (input) berupa

informasi atau objek fisik lainnya, c) Melakukan proses operasi spesifik dalam

melakukan masukan, d) Menghasilkan keluaran (output) data, e) Memerlukan suatu lingkungan yang pasti, f) Memerlukan dana, software, data, SDM dan

sumber2 lainnya utk pengoperasian komputer

Untuk menerapkan sistem automasi perpustakaan, ada bbrp hal yang harus dipertimbangkan, al:

16 of 21

Tujuan Penerapan SAP

Menurut Hariyadi bahwa penerapan sistem akuisisi, pengolahan, dan sirkulasi yang terautomasi pd awalnya dimaksudkan utk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan dan berorientasi kpd kepentingan pustakawan

Cochrane (1995:31) mengemukakan bahwa tujuan automasi perpustakaan adalah:

• Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan• Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan• Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan• Menghindari pekerjaan yg bersifat mengulang dan membosankan• Memperluas jasa perpustakaan• Memberi peluang utk memasarkan jasa perpustakaan, dan • Meningkatkan efisiensi

17 of 21

Metode Pengembangan SAP

Corbin (1985:9-14) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu:

1) Membeli sistem jadi (turnkey systems),

2) Mengadaptasi sistem dr perpustakaan lain (adapted systems),

3) Mengembangkan atau membangun sistem lokal (locally developed systems), dan

4) Memanfaatkan sistem secara bersama (shared systems).

Keempat metode atau cara tsb tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan, jadi perpustakaan harus dpt menggunakan hal itu sbg bahan pertimbangan, utk memilih dan menentukan metode mana yg sesuai dengan kondisinya.

18 of 21

Penerapan SAP

Allan (1986:46) mengungkapkan SAP dari segi penerapannya, dibagi atas 3 (tiga) macam yaitu:

1) Sistem automasi per bagian,

2) Sistem automasi semi terintegrasi, dan

3) Sistem terintegrasi secara penuh (fully integrated library systems).

19 of 21

Penerapan SAP (lanjutan)

• Sistem automasi per bagian yaitu, menggunakan fasilitas komputer utk melalukan pekerjaan atau tugas2 perpustakaan pd bagian per bagian, mis: bagian pengadaan terlebih dahulu, kemudian disusul pd bagian yg lain, seperti pengolahan, pengatalogan, dst. Masing2 bagian dikerjakan secara mandiri dan tidak terhubung secara on-line.

• Sistem automasi semi terintegrasi yaitu, menggunakan fasilitas komputer utk melakukan pekerjaan pd bbrp bagiannya, dan setiap bagian dpt dihubungkan secara on-line.

• Sedangkan sistem automasi terintegrasi penuh yaitu, menggunakan fasilitas komputer utk mengerjakan seluruh tugas2 perpustakaan, baik dlm bidang pengadaan, pengkatalogan, sirkulasi, maupun bagian yg lain berhubungan secara on-line.

20 of 21

Penerapan SAP (lanjutan)

• Menurut Ray (1993:128), dengan menerapkan sistem automasi terintegrasi akan memudahkan perawatan file, memudahkah pengiriman data, penghematan ekonomi, penyederhanaan dlm pengolahan, dan meningkatkan efisiensi waktu juga sinergi.

Dari uraian di atas, dpt disimpulkan bahwa sistem terintegrasi secara penuh (fully integrated library systems) adalah pilihan yg tepat untuk diterapkan dalam mengimplementasikan sistem automasi di suatu perpustakaan. Hal ini terlepas dr pilihan metode mana yg akan digunakan, tetapi yg jelas penerapan tsb akan memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, menghindari pekerjaan bersifat mengulang, dan tentunya akan meningkatkan efisiensi.

21 of 21

Efek Penggunaan SAP

Ketika merancang, diinstall, dioperasikan, dan diatur, suatu sistem automasi perpustakaan dapat menawarkan banyak manfaat kepada suatu perpustakaan, tetapi bbrp sistem akan mempunyai bbrp pembatasan, terutama sekali yg berkaitan dgn operasional, kepegawaian, pelayanan, tanggung-jawab, dan biaya.

22 of 21

Referensi

Corbin, John Boyd. 1985. Managing the Library Automation Project. Phoenix: Oryx Press.

Duval, Beverly K. and Linda Main. 1992. Automated Library Systems: A Librarian’s Guide and Teaching Manual. London: Meckler.