Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSMENarasumber Unit Manajemen Mutu (UMM)Universitas Sumatera UtaraJl. Dr. Mansur 68 MedanTELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.comPENGANTAR PROGRAM AUDIT MUTU (AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SPMIPelatihan Audit Mutu Internal Bagi Pengelola Penjaminan Mutu STTH3-4 Oktober 2013

SCHEDULEKamis, 3 Oktober 201309.00-10.40 Modul 1: Pengantar Program Audit Mutu (Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME)10.40-12.10 Modul 2: Perencanaan dan Unsur Audit Mutu (Dr.-Ing.Ir. Ikhwansyah Isranuri)14.00-15.40 Modul 3: Teknik Audit Mutu (Dr.-Ing.Ir. Ikhwansyah Isranuri)16.00-17.40 Modul 4: Rumusan UtiKor dan Laporan Audit Mutu Internal (Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME) Jum'at, 4 Oktober 201308.30-08.50 Pengarahan Latihan/praktek Audit Mutu (instruktur: BST) 08.50-10.00 Kerja kelompok Auditor.(instruktur: BST) 10.00-10.30 Presentasi hasil kerja kelompok.(instruktur: IKH)10.30-11.00 Post Test (IKH)

GAP THEORY IN SERVICE MANAGEMENT

GAP MODEL THEORY IN SERVICE MANAGEMENT

GAP MODEL THEORY IN SERVICE MANAGEMENTPELANGGANINSTITUSI/ORGANISASI

AUDIT

456789101112131412315SAKeabsahan (eligibility), intergritas, visi,misi, tujuan, sasaranTata pamongSDMPrasarana dan SaranaKeuanganKemahasiswaanKurikulumSistem PembelajaranPenelitian, PPM, KerjasamaSistem PengelolaanSPMISuasana AkademikSistem InformasiMutu ProdiLulusan

456789101112131412315SAPnAPnAPnAPnAPnAPnAPnAPAPnAPnAPnAPnAPnAPnAPnAKA

Kebijakan PembiayaanKebijakan PengelolaanKebijakan Sarana dan PrasaranaKebijakan Keamanan dan Kesehatan Lingkungan

KEGIATAN 1 - NMONITORINGEVALUASI DIRIAUDIT INTERNALCHECKDOPLANDOK AKADKA SA PAKL SP PK GBPP RAPAT TINJAUAN MANAJEMENACTIONUTiKorRUMUSAN KOREKSIby management review teamPERBAIKAN/PENINGKATAN MUTUBMSMM USU SIKLUS 3EoC: Dec 2009Jan 2009Oct 2008Nov 2009Dec 2009EoC: Dec 2009Dok MutuDok Mutuby managementof resp unitby certifiedint auditorby managementof resp unit

AUDITPROSES SISTEMATIS, MANDIRI, TERDOKUMENTASI UNTUK MEMPEROLEH BUKTI OBJEKTIF DAN MENILAINYA SECARA OBJEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT TELAH TERPENUHI

ISO 19011AUDIT SMMSMM INSTITUSI:Apakah sudah dijalankan secara efektif?Kondisi saat ini seperti apa?Apakah diterapkan dan dipelihara sesuai dengan KEBIJAKAN, SASARAN, dan RENCANA yang ditetapkan?

LAKUKAN PENILAIAN SECARA OBJEKTIF DAN BERKALA

*PenentuanStandar MutuAuditButir MutuAda Gap antaraStandar Mutu danHasil Audit?Identifikasi action untuk memenuhi Standar MutuLaksanakanactionEvaluasi untuk PeningkatanStandar MutuYaTidakIntegrasikan padaproses SDCAberikutnyaProses Benchmarking untuk PeningkatanStandar Mutu

AUDIT SMM memberikan keuntungan, a.l:Membantu mengembangkan SMM terpadu yang efektifMenyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemenMembantu pembagian sumber daya yang optimalMembantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangguMemungkinkan tindakan koreksi tepat waktuMengurangi biaya-biaya umum tambahanMeningkatkan produktifitasMeningkatkan kepuasan pelanggan

AUDIT MUTU INTERNALDEFINISI: Audit mutu yang dilakukan untuk menentukan efektifitas dariPenerapan sistem mutu yang digunakan.TUJUAN: Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikanSASARAN: memenuhi persyaratan SMM yang ditetapkan memonitor perkembangan dan penerapan SM mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindak koreksidalam rangka persiapan Audit Eksternal (mis. BAN, Vendor, dls) memonitor pemeliharaan dan efektifitas SM (setelah penerapan) mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.

Audit Mutu InternalMMMPIK, DP, BO1. AUDIT SISTEM (Desk Evaluation/Online Eva)Dokumen AkademikTujuan untuk menentukan apakah perusahaan/institusi sudah memelikiSISTEM dalam melakukan operasinya

SISTEMPERSYARATAN STANDAR TERTENTUKESESUAIAN

MMMPIK, DP, BODokumen AkademikFUNGSI MANAJEMEN YANG DIAUDIT: Kebijakan Sasaran Program Rencana Prosedur KomitmenDOKUMEN Dokumen Akademik Spesifikasi Kontrak standar nasional, industri, institusi/perusahaanDokumen Mutu

Audit Mutu InternalMMMPIK, DP, BO2. AUDIT KESESUAIAN (KEPATUHAN)Jenis Audit ini lebih dalam dari Audit Sistem.Audit ini dilakukan untuk melihat apakahProsedur, IK, dan rencana Diimplementasikan, atau tidak.WRITE WHAT YOU DODO WHAT YOU WRITEDi tempat teraudit perlu dicek:Ketersediaan dokumen pada personil yang membutuhkannyaKelengkapan prosedur pada yang menggunakannyaKecukupan dokumen untuk dapat digunakan dalam melaksanakan tugas secara efisien dan efektif.Untuk mendapatkan hasil audit secara kuantitatif, audit kepatuhan jugamenggunakan sistem skoring online (web base)

Audit Mutu Internal3. AUDIT PRODUKJenis audit ini dilakukan untuk menentukan apakahPRODUK sesuai SPESIFIKASI, atau tidak!Audit menentukan kepuasan pelanggan mengukur kefektifan sistem mutu dengan melakukanpemeriksaan pada produk yang merupakan outputdari proses

TUJUAN AUDIT SMMUNTUK INTERNAL: Melihat kekurangan SMM Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi Menilai kesiapan untuk audit eksternal Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu.UNTUK EKSTERNAL: Memenuhi persyaratan standard SMM Memenuhi persyaratan badan sertifikasi atau akreditasi Memenuhi persyaratan pelanggan (kontrak) Memenuhi UU, PP, dll

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklistMelaksanakan Audit LapanganMPAMISiklus Audit Mutu InternalMANAJEMEN12345678910Tim Audit

Ketua Dep/ProdiGKM-DGKM-FGJMPD-IDEKANDPFTAu-FPR-IREKTORDGBMWATAu-UUMMSADEWAN AUDITUnit Manajemen MutuGugus Jaminan MutuGugus Kendali MutuOrganisasi SMM USU: tingkat Fakultas dan Departemen

QUALITY IS NEVER AN ACCIDENTIT IS A RESULT OF PLANNING, TEAM WORK, AND COMMITMENT TO EXCELLENTTERIMA KASIH

***GAP 1: Riset pasar tidak memadai; aliran informasi ke manajemen level atas tdk akurat; terlalu banyak layar birokrasiGAP 2:*GAP 1: Riset pasar tidak memadai; aliran informasi ke manajemen level atas tdk akurat; terlalu banyak layar birokrasiGAP 2:*GAP 1: Riset pasar tidak memadai; aliran informasi ke manajemen level atas tdk akurat; terlalu banyak layar birokrasiGAP 2:**GAP 1: Riset pasar tidak memadai; aliran informasi ke manajemen level atas tdk akurat; terlalu banyak layar birokrasiGAP 2:*GAP 1: Riset pasar tidak memadai; aliran informasi ke manajemen level atas tdk akurat; terlalu banyak layar birokrasiGAP 2:***************