PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · 2014. 12. 2. · 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis...

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL

MODUL

UNTUK SMK KELAS X

NAMA :…………………………………………………….

KELAS :…………………………………………………….

NO. ABSENSI :…………………………………………………….

SEMESTER I

MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR

PENERBIT : DEPRI RATNAWATI

MODUL

“Menguraikan Pekerjaan Kantor”

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar ADP

yang dibina oleh Bapak Moh. Arief

Oleh:

Depri Ratnawati (120412423484)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

November 2014

1

Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rahmat dan karunia-Nya, maka

penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” dengan

baik berdasarkan batas waktu yang ditentukan. Modul ini disusun agar pembaca dapat

menguraikan pekerjaan kantor dengan baik.

Modul ini membahas tentang penguraian pekerjaan kantor. Di dalamnya terdapat

jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan

kantor.

Penulis menyadari bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan yang

tidak disengaja. Oleh karena itu, diharapkan para pembaca bersedia memberi kritik dan saran

sebagai motivasi dan perbaikan dalam pembuatan modul selanjutnya.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing matakuliah

Pengembangan Bahan Ajar ADP, Bapak Mohammad Arief yang telah membimbing serta

mengarahkan dalam pembuatan modul ini sehingga modul ini dapat diselesaikan

sebagaimana mestinya.

Malang, 15 November 2014

Penulis

KATA PENGANTAR

2


Halaman Judul

Kata Pengantar 1

Daftar Isi 2

KI-KD 3

Peta Kedudukan Modul 4

Pendahuluan 5

Uraian Materi :

A. Pengertian Pekerjaan Kantor 8

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor 12

C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor 25

D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor 30

Penugasan 37

Rangkuman Materi 38

Soal Uji Kompetensi 42

Penilaian Kognitif 49

Kunci Jawaban 49

Penilaian Psikomotor 54

Penilaian Afektif 56

Daftar Pustaka 57

Glosarium 58

Penutup 59

DAFTAR ISI

3


Satuan Pendidikan : SMK

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Kelas : X

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli

(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam

berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam

bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR: Menguraikan Pekerjaan Kantor

KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR

1. Mengetahui tentang pengertian dan jenis-jenis pekerjaan kantor 2. Mengetahui tentang cirri-ciri pekerjaan kantor 3. Mengetahui tentang hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

4


Pekerjaan Kantor

Ciri-Ciri

Peralatan Kantor

Peranan

Faktor-Faktor

Jenis-Jenis

Menurut Para Ahli

Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor

Hasil Jasa atau Produk

PETA KEDUDUKAN MODUL

5


A. Prasyarat

Prasyarat mempelajari modul “Menyajikan Penguraian Pekerjaan Kantor” ini adalah :

1. Siswa telah dapat mendiskripsikan pekerjaan kantor.

2. Siswa telah dapat menguraikan pekerjaan kantor.

3. Siswa telah dapat menerapkan tahapan pekerjaan kantor.

B. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Penjelasan Bagi Peserta didik

Modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” ini membahas mengenai pengertian

pekerjaan kantor, jenis-jenis pekerjaan kantor serta hasil jasa atau produk pekerjaan

kantor. Lebih jelasnya modul ini akan membahas tentang bagaimana tentang

mengelola pekerjaan kantor yang baik.

Modul ini terdiri atas dua kegiatan belajar. Kegiatan 1 terdiri dari lembar

informasi, rangkuman, dan lembar latihan. Kegitan 2 terdiri atas lembar informasi,

rangkuman, lembar lembar latihan dan lembar kerja.

Langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk mempelajari modul ini adalah sebagai

berikut:

1. Pelajari dengan saksama lembar informasi

2. Diskusikan dengan teman kalian hal-hal yang belum dikuasai

3. Jika masih ada kesulitan yang belum bisa dipecahkan, silahkan tanyakan kepada

guru/instruktur

4. Kerjakan soal-soal atau pertanyaan pada lembar latihan

5. Tunjukkan hasilnya kepada guru/instruktur

6. Khusus pada kegiatan belajar 2 setelah mengerjakan lembar latihan lanjutkan

dengan Lembar Kerja

2. Peran Guru

Guru adalah faktor penentu keberhasilan proses pembelajaran yang berkualitas. Sehingga

berhasil tidaknya pendidikan mencapai tujuan selalu dihubungkan dengan kiprah para guru. Oleh

PENDAHULUAN

6


karena itu, usaha-usaha yang dilakukan dalam meningkatkan mutu pendidikan hendaknya dimulai

dari peningkatan kualitas guru. Guru yang berkualitas diantaranya adalah mengetahui dan

mengerti peran dan fungsinya dalam proses pembelajaran.

Menurut Sardiman (1992), peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai

Informator, Organisator, Motivator, Pengarah/Direktor, Inisiator,Transmiter, Fasilitator, Mediator,

dan Evaluator. Sedangkan Pullias dan Young, Manan, Yelon dan Weinstein seperti yang dikutip

oleh E. Mulyasa (2007), mengatakan bahwa peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai

Pendidik, Pengajar, Pembimbing, Pelatih, Penasehat, Pembaharu (Inovator), Model dan Teladan,

Pribadi, Peneliti, Pendorong Kretivitas, Pembangkit Pandangan, Pekerja Rutin, Pemindah Kemah,

Pembawa Cerita, Aktor, Emansipator, Emansipator, Pengawet, dan sebagai Kulminaor. Berikut

akan dibahas peran-peran guru tersebut.

C. Tujuan Akhir

Setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan:

1. Pembaca dapat memahami jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor serta

hasil jasa atau produk pekerjaan kantor.

2. Pembaca dapat mengenal pekerjaan kantor.

3. Pembaca dapat mengetahui penguraian pekerjaan kantor serta dapat menerapkan

dalam dunia kerja.

4. Pembaca dapat menjalankan proses pekerjaan kantor.

5. Pembaca dapat melakukan pekerjaan kantor dengan baik.

7


Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang

dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan

tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau

metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti

bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan

dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

MMMEEENNNGGGUUURRRAAAIIIKKKAAANNN PPPEEEKKKEEERRRJJJAAAAAANNN KKKAAANNNTTTOOORRR

Tujuan Kegiatan Pembelajaran :

1. Siswa dapat mengetahui pengertian pekerjaan kantor

2. Siswa dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor

3. Siswa dapat mengetahui cirri-ciri pekerjaan kantor

4. Siswa dapat mengetahui hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

URUAIAN MATERI

A. Pengertian Pekerjaan Kantor

PETUNJUK BELAJAR:

1. Baca dan pahamilah materi di bawah ini dengan seksama

2. Kerjakan tugas individu dan tugas kelompok yang telah tersedia

3. Kerjakan soal uji kompetensi pada buku tugas

4. Tugas dikumpulkan

8


Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian

keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk

meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan

kontrol pimpinan.

Dalam bahasa Inggris, pekerjaan kantor disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis

(clerical work) dan pekerjaan kertas (paper work). Disebut pekerjaan tulis karena dalam

setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis. Sedangkan disebut pekerjaan kertas karena

dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas, baik dalam bentuk surat, nota, formulir,

arsip, sertifikat, maupun dokumen-dokumen lainnya. Kertas-kertas tersebut memuat data,

fakta, atau informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga agar lebih lancar melaksanakan

aktivitas pokoknya. Pekerjaan kertas merupakan bagian integral dan penting dari kehidupan

manusia modern. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang

terdiri :

a. Penerimaan

b. Pencatatan, melalui regristasi, aganderen, penomoran dan sebagainya.

c. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyandian, interpretasi, transformasi,

menjadi diagram, grafik, statistik, tabel, ikhtisar vademekum, buku pintar, dan

sebagainya.

d. Penyimpangan, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi,

radiografi, telexing,

dinas, kurir, dan

sebagainya.

Selain dari

pengertian di atas,

pekerjaan kantor

dapat diambil dari

pengertian beberapa

ahli yaitu:

1. George R.

Terry, pekerjaan

kantor meliputi

penyampaian

keterangan secara

lisan dan Gambar: Suasana Pekerjaan Kantor

9


pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk

meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi

tindakan pengawasan pimpinan.

2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari

badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan

mencari keterangan di kemudian hari.

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu

menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain

menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta

kekayaan.

Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin- mesin maupun

manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat

biaya, tenaga, dan waktu. Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat

dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya

guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin

merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana

digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-

surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha

pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai

untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah

daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa

pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas

utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis

menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan

kertas,maupun pelayanan.

10


daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-

laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Sasaran analisis pekerjaan kantor adalah:

1. Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak

pembayaran internal dan eksternal.

2. Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan

yang sama.

3. Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab

untuk masing-masing pekerja.

4. Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam

kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.

5. Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk

membuat keputusan pekerja.

6. Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi

karyawan.

7. Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari

mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat

memuaskan pekerjaan.

Gambar : Bertemu Client Untuk Mitra Kerja

11


Dari kedua rumusan di atas, kita bisa mengetahui bahwa pekerjaan kantor bertalian

dengan warkat-warkat dan bahan keterangan atau informasi, meskipun pekerjaan kantor itu

berhubungan dengan warkat-warkat, tetapi juga ada tugas-tugas lain yang termasuk dalam

istilah pekerjaan kantor.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan

organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan

dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang

memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasi, peranan

pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam

merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan

dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan

dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani

segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern

maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan

yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana

data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan

pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian

segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan

pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk

menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

12


G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat

untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan

masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu

dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :

Typing (mengetik) = 24,6%

Calculating (menghitung) = 19,5%

Checking (memeriksa) = 12,3%

Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

Telephoning (menelepon) = 8,8%

Duplicating (menggandakan) = 6,4%

Mailing (mengirim surat) = 5,5%

Other (lain-lain) = 12.5%

Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor

senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut :

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

Mengetik – Menyalin

Menghitung – Memilah-milah ( sortir )

Memeriksa – Melekatkan

Menstensil – Menandai

Membubuhkan cap/stempel – Menyampul

Menelepon – Membagi-bagi

2. Bahan baku

Abjad/huruf – Tanda baca

Angka – Tanda hitung

Garis – Tulisan

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan

kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan/menghimpun

B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

13


Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang

tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila

mana diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, dll.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan

perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan,

sehingga wujudnya langsung siap pakai.

Contoh : Membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3. Mengolah

Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan

dalam bentuk yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi datam membuat laporan tertulis, membuat laporan

keuangan,

dll.

4. Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang

diperlukan.

Contoh : memfotocopy surat, mencetak informasi, dll.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak

kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat

tertentu sehingga sistematis dan aman.

Contoh : menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke computer, menyususn

buku di perpustakaan.

7. Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung

ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting.

8. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

14


Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9. Pengelompokan Pekerjaan Kantor

Yaitu tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara

sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik,

menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),

dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan

bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor33 tersebut adalah warkat yang setiap catatan

tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual

(hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap

hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar

kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat

yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu

harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan

kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik

merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah

relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis- menulis adalah kegiatan

mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang

diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang

diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan

neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan pekerjaan mengetik antara lain:

a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

15


d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e. Praktis.

Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah

uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti

terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber

itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan

uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti

sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin

setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan

rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan

Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan

bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri

dari:

a. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan

sebagainya.

b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan

sebagainya.

d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya

penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran

tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata

buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian,

yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau

perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil

uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku

pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

16


Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku

A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. Berikut diberikan satu contoh seerhana

tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri

diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama

Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :

1. Sisi Debet di bagi atas :

a. Lajur tanggal

b. Lajur uraian penerimaan

c. Lajur jumlah uang yang diterima

2. Sisi Kredit dibagi atas :

a. Lajur tanggal

b. Lajur uraian pengeluaran

c. Lajur jumlah

3. Menutup dan membuku kembali buku kas :

a. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

b. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih

jumlahnya.

c. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan

pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

d. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua

tersebut harus terletak pada satu garis lurus.

e. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia

dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis

pada kolom Debet.

Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya

organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan

yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang

harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat

dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka

diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya

dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

17


Gambar: Pelaksanaan Pekerjaan Kantor

Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut:

1. Catatan (records)

Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang

harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data

penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan

pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.

Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai

pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah

berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.

2. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan

Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan

trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar

sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan

membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi

hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.

3. Penyimpanan produk-produknya sendiri

Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada

masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering

digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan

aktivitas masa kini atau masa lampau.

18


4. Komunikasi intern dan ekstern

Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam

lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern

merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan

dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.

Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan

menjadi 4 macam yaitu :

1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi

Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi,

korespondensi.

2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi

Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,

perekaman tape.

3. Segala macam pekerjaan komputasi

Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik,

statistik, penyusunan laporan.

4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi

Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi,

pemberian keterangan.

Selain dari fungsi ada juga macam-macam pekerjaan kantor,yaitu :

1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang

berhubungan langsung dengan tulis-menulis, seperti :

a. Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

b. Penyimpanan surat (kearsipan)

c. Pengetikan

d. Pengurusan kepegawaian

e. Penguruan keuangan

f. Pengurusan perlengkapan

g. Penggandaan

h. Pembuatan laporan

2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang tidak

berhubungan dengan tulis-menulis, seperti :

19


a. Menelepon

b. Menerima tamu

c. Memelihara Gedung kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan

berikut:

1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

2. Membuat rekening.

3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.

4. Menyimpan warkat.

5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum

diselesaikan.

6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan

Ada banyak elemen yang harus penuhi untuk menunjang performa dari perusahaan

seperti sumber daya manusia,

kualitas produk, mesin, peralatan

kantor, sebagainya. Dari elemen-

elemen tersebut, hal yang paling

sering dianggap remeh oleh banyak

orang adalah kegunaan dari

peralatan kanto. Sebelum

dijelaskan manfaat dari peralatan

kantor bagi suatu perusahaan,

seharusnya mengetahui kegunaan

dari macam-macam peralatan

kantor yang diperlukan oleh setiap

Gambar ; Proses Pekerjaan Kantor

http://www.pusatkantor.com/

http://www.pusatkantor.com/

20


perusahaan. Peralatan kantor yang biasa digunakan oleh setiap perusahaan adalah komputer,

mesin fotocopy, meja kantor, kursi kantor, scanner, mesin fax, mesin penghancur kertas,

mesin hitung uang, cash box, pemotong kertas, mesin tik dan sebagainya. Kualitas dari

macam-macam peralatan kantor ini juga menentukan kegiatan dari para karyawan yang

menggunakan peralatan kantor ini. Semakin bagus kualitas dari peralatan kantor, semakin

bagus pula kinerja dari karyawan itu sendiri..

Kegunaan utama dari peralatan kantor guna menunjang performa karyawan juga akan

berpengaruh pada perfoma dari perusahaan itu sendiri. Saat memiliki peralatan kantor yang

mumpuni seperti komputer dengan spesifikasi yang tinggi, kursi dan meja kantor yang

nyaman, dan ditunjang dengan kualitas sumber daya manusia yang baik akan menambah

performa baik dari perusahaan. Itulah sebabnya mengapa sebisa mungkin kita harus

melengkapi karyawan kita dengan peralatan kantor yang memadai. Melengkapi karyawan

dengan peralatan kantor yang memadai juga harus dilakukan dengan pertimbangan pada

keuangan perusahaan. Dari berbagai macam peralatan kantor, dapat diklasifikasikan peralatan

kantor yaitu:

1. Habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak

tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai

berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk

memproses

4. Pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan

komunikasi

6. Baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom,

telepon,

7. Fax, dsb.

8. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias

ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas

bunga, dsb.

Sekarang zaman sudah semakin canggih dan kebutuhan dalam kantor juga semakin

meningkat. Peralatan kantor harus mengikuti zaman untuk menyelesaikan pekerjaan kantor

21


dengan cepat harus dilengkapi juga peralatan yang modern. Apa saja peralatan kantor yang

tersedia di gedung perkantoran modern jaman sekarang? Berikut beberapa peralatan kantor

yang sering kita jumpai di kantor-kantor, baik di kantor pemerintah maupun swasta. Peralatan

kantor ini bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari di kantor.

1. Komputer

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah

diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang

sangat jarang kita jumpai.

Gambar : Komputer

Tetapi sekarang komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib

di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan surat-menyurat,

pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan computer.

2. Printer

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks,

gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer

dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri.

Gambar : Printer

http://2.bp.blogspot.com/-5uakooCbu6s/UxbeSywupyI/AAAAAAAAA8A/MPToaA9BAYk/s1600/komputer.jpg

http://4.bp.blogspot.com/-jyGgliIaAKc/UxbeSqHj0pI/AAAAAAAAA78/KuKfLVruCRQ/s1600/Printer.jpg

22


Setiap kantor membutuhkan paling tidak satu unit printer untuk mendukung

pekerjaan cetak mencetak di kantor. Segala macam dokumen perlu dicetak , misalnya faktur,

slip, selebaran, nota dan surat-surat lainnya.

3. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali

dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum

diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat

salinan dokumen.

Gambar : Mesin Fotocopy

Satu-satunya cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan

tangan atau diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang dilapisi kertas karbon.

Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk menggandakannya.

Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan dokumen setiap hari.

Beberapa kantor melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan

penggandaan dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable.

Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah dikombinasi

dengan printer dan scanner dalam satu unit.

4. Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.

Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya

ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah atau

dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan

sebagai file text, dokumen dan gambar.

http://3.bp.blogspot.com/-NpXWoyyTl5Q/UxbeQ-gF5VI/AAAAAAAAA7o/7rWYl-SBncU/s1600/MesinFotocopy.jpg

23


Gambar : Scanner

Hasil salinannya dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah

satu cara pengarsipan modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor

yang sebagai bagian yang tidak terpisahkan.

5. Mesin Laminating

Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik

atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali

kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan

pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan sebagainya.

Gambar : Mesin Laminating

Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan

plastik menggunakan alat ini.

http://3.bp.blogspot.com/-cQtCqT05ypk/UxbeSkYVzlI/AAAAAAAAA8E/ULNnAGtrJ54/s1600/Scanner.jpg

http://4.bp.blogspot.com/-QnPNiqwNIo8/UxbeRfhpBoI/AAAAAAAAA7s/DPGTXercOyI/s1600/MesinLaminating.jpg

24


6. Mesin Ketik

Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set

tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

Gambar : Mesin Ketik

Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap

menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai

jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan

komputer.

7. Modem + Jaringan Internet

Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan

internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem

berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.

Gambar : Modem

http://blog-pns.blogspot.com/2014/01/kenapa-saya-membuat-blog-ini.html


http://1.bp.blogspot.com/-GpFGqecDJPo/UxbeRXb2i3I/AAAAAAAAA7w/Ft_b1xKDRJI/s1600/Mesin_ketik.JPG

http://4.bp.blogspot.com/-gJJrvSBP7D0/UxfTnijL-tI/AAAAAAAAA8U/_EkviIYWnHE/s1600/Modem.jpg

25


Informasi apa saja yang berhubungan dengan tugas-tugas di kantor dapat di cari

dengan mudah melalui internet. Misalnya tentang peraturan-peraturan kepegawaian terbaru

bisa diunduh lewat situs-situs resmi pemerintah.

Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas

menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Gambar : Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor Yang Efektif

C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

http://3.bp.blogspot.com/-hq0Z7mRQH2A/VCdqqDo8z2I/AAAAAAAACVw/B7RytzOhtGU/s1600/office.jpg

26


Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama. Ciri-ciri pekerjaan

kantor terdiri dari tiga aspek yakni : bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi

dan dilakukan semua pihak

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana

pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R.

Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).

Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu

pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai

satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada

bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana

dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.

Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila

pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh

bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua

pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan

perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga

dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat

pula diluar kantor itu sendiri.

3. Dilakukan Semua Pihak

Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau

semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan

perkantoran. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka

pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun

pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha),

27


akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan

kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah

kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain

untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon

dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak

masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang

pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan

mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang

telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya

merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat

nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas

manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.

Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi

tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, selalu ada kendala baik itu kendala dalam

ruangan kerja atau dari pekerjaan yang dilakukannya. Melaksanakan pekerjaan kantor harus

Gambar: Faktor Kerja Yang Tidak Efektif

28


dikerjakan seefisien mungkin agar menghasilkan pekerjaan yang maksimal dan tujuan kerja

dapat tercapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil

yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan

dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu

sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan

susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja

tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan

hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Factor – factor yang mempengaruhi efisiensi kerja :

1. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi

kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat

kesalahan, dan mata tidak mudah lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha

disebabkan oleh pencahayaan yang buruk. Pada umumnya kantor – kantor di Indonesia

bekerja dengan cahaya matahari. Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna

menurut keinginan orang. Lebih – lebih dalam gedung luas dan kurang jendelanya, cahaya

alarm itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari 6 hingga 7,5 dari jendela.

Cahaya penerangan buatan manusia ada 4 macam:

a. Cahaya langsung

Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja.

b. Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat

dari gelas dari plastic.

c. Cahaya setengah tak langsung

Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari

langit – langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca.

d. Cahaya tak langsung

Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit – langit ruangan, dari situlah dipantulkan

ke arah permukaan meja.

29


2. Warna

Warna yang tepat akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang

berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu merah, biru dan kuning. Merah

adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Biru adalah

warna adem. Sebagai warna langit dan samudra, warna biru menggambarkan keluasan dan

ketentraman. Sedangkan yang kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat

merangsang mata dan syaraf.

3. Udara

Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap

air pada udara itu. Suhu yang disarankan yaitu kira – kira 25,6 derajat celcius dengan

kelembapan sebesar 45 %.

4. Suara

Untuk mengatasi factor suara yang sering mengurangi tingkat efisiensi kerja para

pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat – alat gaduh. Usaha – usaha lain yang dapat

dijalankan dalam kamar yang memakai alat – alat gaduh ialah pada langit – langit atau

dinding dipakai lapisan penyerap suara. Seperti karton tebal dan permukaannya berlubang –

lubang.

5. Asas – Asas Efisiensi Perkantoran

a. Asas perencanaan (segala sesuatu perlu direncanakan)

b. Asas penyederhanaan (usaha yang digunakan baik pikiran, tenaga, waktu, ruang

maupun benda administrasi)

c. Asas penghapusan (bidang – bidang ataupun tahapan yang kurang bermakna dapat

dihilangkan)

d. Asas penggabungan (bidang kerja yang satu tipe atau mempunyai kesamaan tugas

dapat digabungkan)

30


Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita

apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang

sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen

yang dihasilkan pekerjaan kantor.

Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut

dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit

perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut:

1. Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang

disampaikan kepada pihak lain

untuk mendapatkan tanggapan.

Surat mempunyai beberapa

kegunaan, yaitu :

a. Sebagai alat komunikasi

secara tertulis

b. Sebagai alat pengingat jika

sewaktu-waktu diperlukan

c. Sebagai alat bukti tertulis

yang sangat otentik

d. Dapat menjadi nilai

historis

e. Sebagai duta organisasi

f. Sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan

pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan

dalam membuat surat adalah :

D. Hasil Jasa Atau Produk Pekerjaan Kantor

Gambar: Contoh surat

31


a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio

(F4) untuk pemerintahan

b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang

dipilih

c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara

lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan yang dilakukan yaitu:

a. Pencatatan

b. Pengumpulan

c. Pemeriksaan

d. Pengetikan

e. Pengolahan data

Fungsi laporan:

a. Sebagai bahan

pertanggungjawaban

b. Alat menyampaikan

informasi

c. Alat pengawasan

d. Bahan penilaian

e. Bahan pengambilan

keputusan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam membuat laporan:

a. Harus jelas dan cermat

b. Mengandung kebenaran dan

objektifitas

c. Lengkap

Gambar: Contoh Laporan

32


d. Tegas dan konsisten

e. Langsung mengenai sasaran

f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

g. Disertai dengan saran-saran

h. Tepat waktu

Jenis-jenis laporan:

a. Laporan berdasarkan waktu

Laporan berkala: laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka

waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh :

laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

Laporan insidental: laporan yang dibuat apabila diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

Laporan berbentuk surat: laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat,

isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang

keluar dari suatu sekolah

Laporan berbentuk naskah: laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik

naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau

notulen rapat.

Laporan berbentuk memo: laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya

isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

Laporan lisan: laporan yang disampaikan secara langsung

Laporan tertulis: contoh: surat, naskah dan memo

Laporan visual: laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh:

disampaikan melalui media presentasi (power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

Laporan biasa: laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika

laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

Laporan penting: laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya

orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

33


Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya

pembahasan lebih lanjut

Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan

atau pemilihan mana yang terbaik

Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas

seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

Langkah-langkah membuat laporan

a. Menentukan masalah yang akan dilaporkan

b. Mengumpulkan bahan, data dan fakta

c. Mengklasifikasi data

d. Mengevaluasi dan mengolah data

e. Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan

Maksud dan tujuan penulisan laporan

Masalah pokok yang dilaporkan

Sistematika laporan

b. Batang tubuh

Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

Masalah yang terjadi

Pembahasan masalah

c. Penutup

Kesimpulan,

Saran

3. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya

terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi

dengan informasi yang tidak tetap. Keuntungan membuat formulir adalah:

34


a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal

penggunaan kertas

b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c. Adanya keseragaman

d. Mengurangi kegiatan fotocopi

Fungsi formulir adalah :

a. Mencari suatu keterangan

b. Menghimpun data yang sama

c. Menyampaikan informasi yang sama

Gambar: Contoh Formulir

35


d. Sebagai bukti fisik

e. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

a. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

b. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

c. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

d. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

e. Dibuat secara sederhana

f. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

g. Harus ada judul nama formulir

h. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

i. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

j. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan

secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Selain surat, laporan, dan

formulir, masih banyak macam

dokumen tertulis lainnya yang

dihasilkan dalam pekerjaan

kantor. Macam dokumen tertulis

selain ketiga dokumen tersebut

dapat berupa jadwal, peta, table,

grafik, gambar, buku atau

makalah. Hasil jasa pekerjaan

kantor: kegiatan melayani tamu

atau kegiatan memberikan

informasi secara langsung.

Gambar: Contoh dokumen tertulis

36


5. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu

cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi,

dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan,

sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

Gambar: Contoh Arsip

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, maka harus diiringi dengan suasana yang

nyaman dan tempat yang indah, selain itu antar karyawan harus saling

bertegur sapa, saling membantu dalam menyelesaikan pekerjaannya serta

setiap sebulan sekali diadakan liburan bersama untuk menunjang kesetresan

dalam penat saat bekerja serta menjalin tali silaturahmi.

37


PENUGASAN

1. Bentuklah anggota kelompok yang terdiri dari 4-5 siswa 2. Lakukan observasi di suatu perusahaan atau kantor 3. Laporan berbentuk makalah 4. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil observasi di

pertemuan selanjutnya.

TUGAS KELOMPOK

Petunjuk Pengerjaan :

Amatilah kantor di dekat rumah

mu, lalu identifikasikan

pekerjaan kantornya secara

efesien, setelah mengidentifikasi

buatlah perbedaan dan kesimpulan

dari pekerjaan kantor tiap kantor

yang anda identifikasi.

Tugas dikumpulkan pertemuan

selanjutnya

TUGAS INDIVIDU

38


1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan

pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan

kertas,maupun pelayanan.

2. Peranan pekerjaan kantor adalah:



b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk

menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.


keseluruhan.

3. Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai

berikut:

a. Catatan (records)


harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan

dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau

meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.

TUGAS KELOMPOK

Setelah anda melakukan observasi di salah satu kantor, coba identifikasikan jenis-jenis administrasi kantor, ciri-ciri administrasi kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan dalam bentuk laporan hasil observasi.

RANGKUMAN MATERI

39


b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan


trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas

dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-

tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan

mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.

c. Penyimpanan produk-produknya sendiri


masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau

sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk

membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.

d. Komunikasi intern dan ekstern


lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi

ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam

perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat,

order, telegram, dll.

4. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor

dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a. Mengumpulkan/menghimpun

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Mengirim

f. Menyimpan

g. Melakuan Komunikasi

h. Menghitung

i. Pengelompokan Pekerjaan Kantor

5. Peralatan kantor bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari

di kantor yaitu:

a. Komputer

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah

diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor

yang sangat jarang kita jumpai.

40


b. Printer

Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks,

gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk

printer dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri.

c. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali

dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum

diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk

membuat salinan dokumen.

d. Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.

Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner

hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah

atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru

disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

e. Mesin Laminating

Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik

atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.

Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang

berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP

dan sebagainya.

f. Mesin Ketik

Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set

tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.

g. Modem + Jaringan Internet

Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan

internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan

sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan

dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan

intenet.

6. Ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni :

a. Bersifat melayani

b. Merembes segenap bagian organisasi



41


c. Dilakukan semua pihak

7. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil

produk dokumen sebagai berikut;

a. Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang

disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

b. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara

lisan maupun tertulis.

c. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya

terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang

akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

d. Berbagai macam dokumen tertulis

e. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya

yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga

dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau

makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan

memberikan informasi secara langsung.

f. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut

suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik

dan lebih lama.

42


A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberi tanda silang (x) pada

jawaban yang paling tepat !

1. Di bawah ini termasuk sumber pengertian dari pekerjaan kantor, kecuali…

a. Bahasa Inggris

b. Bahasa Mandarin

c. George R Terry

d. Willian Leffingwell

e. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford

2. Apakah fungsi dari pekerjaan kantor?

a. Untuk membantu pimpinan

b. Mengendalikan kegiatan organisasi

c. Sebagai pusat ingatan

d. Untuk mempermudah mengambil keputusan

e. Melayani kegiatan operatif

3. Apakah peranan dari pekerjaan kantor?

a. Bantuan bagi pimpinan dan pelayanan bagi masyarakat

b. Mengembangkan organisasi

c. Memberikan pengetahuan kepada karyawan

d. Mempermudah mengambil keputusan

e. Melayani pimpinan

4. Di bawah termasuk jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali…

a. Mengumpulkan

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menyampaikan

e. Mengirim

5. Apa contoh dari mengumpulkan?

a. Membuat notula

SOAL UJI KOMPETENSI

43


b. Mencatat kegiatan

c. Membuat surat

d. Membuat rekapitulasi

e. Mengumpulkan data

6. Apa contoh dari mencatat?

a. Mencari informasi

b. Membuat notula

c. Membuat kliping

d. Membuat laporan keuangan

e. Mengumpulkan data

7. Apakah contoh dari menggandakan?

a. Mengirim file

b. Faksimili

c. Memfotocopy surat

d. Menyimpan surat

e. Mengirim surat

8. Apakah contoh dari menyimpan?

a. Mencetak informasi

b. Mengirim file

c. Menyimpan surat

d. Memfotocopy surat

e. Membuat laporan keuangan

9. Apakah contoh dari melakukan komunikasi?

a. Menyimpan data

b. Mengirim email

c. Mengirim faksimili

d. Mengumpulkan informasi

e. Correspondence

10. Sebenarnya apa dari dasar pekerjaan kantor? Kecuali….

a. Tata kerja

b. Prosedur kerja

c. System kerja

d. Tulis menulis

e. Bertelepon

44


11. Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu

hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen dalam

jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa

menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan….

a. Mesin tik

b. Mesin fotocopy

c. Mesin stensil

d. Risograph

e. Printer

12. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan

terhadap tamu atau pelanggan, yaitu….

a. Kontak mata secara langsung

b. Tatapan mata bersahabat

c. Tatapan mata kosong

d. Tatapan mata disertai senyuman

e. Tatapan mata berbinar

13. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi

adalah….

a. Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan

b. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

c. Mempercepat perkembangan organisasi

d. Memberikan pelayanan terhadap staf

e. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif

14. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?

a. Printer

b. Scanner

http://3.bp.blogspot.com/-cQtCqT05ypk/UxbeSkYVzlI/AAAAAAAAA8E/ULNnAGtrJ54/s1600/Scanner.jpg

45


c. Mesin fotocopy

d. Komputer

e. Mesin laminating

15. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?

a. Mesin laminating

b. Komputer

c. Scanner

d. Printer

e. Mesin fotocopy

16. Apakah cirri-ciri pekerjaan kantor?

a. Menghimpun

b. Menyimpan

c. Menggandakan

d. Merembes segenap bagian organisasi

e. Menghitung

17. Di bawah ini termasuk macam dari factor cahaya, kecuali

a. Cahaya langsung

b. Cahaya setengah langsung

c. Cahaya setengah tak langsung

d. Cahaya tak langsung

e. Cahaya berwarna

18. Di bawah ini yang bukan termasuk macam dari factor azas adalah

a. Azas perencanaan

b. Azas penulisan

c. Azas penyederhanaan

d. Azas penghapusan

e. Azas penggabungan

http://4.bp.blogspot.com/-QnPNiqwNIo8/UxbeRfhpBoI/AAAAAAAAA7s/DPGTXercOyI/s1600/MesinLaminating.jpg

46


19. Apakah hasil produk dokumen?

a. Surat

b. Stop map

c. Akta

d. Surat perjanjian

e. Sertifikat

20. Di bawah ini yang bukan termasuk jenis-jenis laporan adalah

a. Laporan berdasarkan waktu

b. Laporan berdasarkan bentuk

c. Laporan berdasarkan kegiatan

d. Laporan berdasarkan penyampaian

e. Laporan berdasarkan sifat

21. Laporan berdasarkan sifat Apakah tujuan dari pekerjaan mengetik?

a. Memperlambat pekerjaan tulis menulis

b. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat

c. Tersedianya arsip warkat yang berantakan

d. Lebih menjeli

e. Berkas atau warkat menjadi berantakan

22. Apakah kegunaan utama dari peralatan kantor?

a. Guna menunjang performa karyawan

b. Menentukan kegiatan karyawan

c. Menambah performa baik dari perusahaan

d. Sebagai pertimbangan dalam bekerja

e. Penyeimbang perlengkapan kantor

23. Manakah yang bukan contoh dari barang habis pakai?

a. Kertas, amplop dan penggaris

b. Tinta, intercom dan klip

c. Kertas, tinta dan amplop

d. Computer, gunting dan stensil

e. Stepler, karbon dan gunting

24. Di bawah ini yang bukan terasuk kegiatan yang terdapat pada laporan adalah

a. Pencatatan

b. Pengumpulan

c. Pemeriksaan

47


d. Pengetikan

e. Penggandaan

25. Apakah contoh dari laporan tertulis?

a. Surat

b. Laporan kegiatan kepanitiaan

c. Power point

d. Notula

e. rekaman

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat !

1. Apakah yang dimksud dengan pekerjaan kantor?

Jawab:…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….....

2. Apa sajakah peran dari pekerjaan kantor?

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………….............

3. Sebutkan jenis-jenis dari pekerjaan kantor!

Jawab:…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

4. Sebut dan jelaskan macam-macam dari pekerjaan kantor!

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

5. Sebutkan dan jelaskan cirri-ciri dari pekerjaan kantor!

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

6. Sebutkan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor!

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

7. Mengapa kantor menyediakan peralatan kantor?

Jawab:…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

48


8. Apakah yang dimaksud dengan scanner dan apa perbedaan scanner dengan mesin

fotocopy?

Jawab:…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………....................

9. Hal-hal apa saja yang diperlukan dalam membuat surat?

Jawab:…………………………………………………………………………………

…….....................................................................................................................

10. Apakah hal-hal yang diperlukan dalam membuat laporan?

Jawab:…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

11. Apakah yang termasuk dari laporan berdasarkan isinya?

Jawab:………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….

12. Apakah yang dimaksud dari formulir?

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

13. Sebutkan keuntungan dari formulir!

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

14. Apakah yang dimaksud dengan arsip? Jelaskan!

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………....

15. Sebutkan apa saja dokumen tertulis dari hasil jasa atau produk pekerjaan kantor?

Jawab:…………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………….

49


A. Jawaban pilihan ganda.

1. B. Bahasa Mandarin

2. C. Sebagai pusat ingatan

3. A. Bantuan bagi pimpinan dari pelayanan bagi masyarakat

1. D. Menyampaikan

2. E. Mengumpulkan data

3. B. Membuat notula

4. C. Memfotocopy surat

5. C. Menyimpan surat

KUNCI JAWABAN

LEMBAR PENILAIAN

Standar keberhasilan : Siswa memperoleh ≥ 75% dari skor

Skor Total HASIL

LULUS TIDAK

LULUS

TINDAK LANJUT

Perbaikan Pengayaan

PENILAIAN KOGNITIF

50


6. E. Correspondence

7. E. Bertelepon

8. D. Risograph

9. C. Tatapan mata kosong

10. D. Memberikan pelayanan terhadap staf

11. B. Scanner

12. A. Mesin laminating

13. D. Merembes segenap bagian organisasi

14. E. Cahaya berwarna

15. B. Azas penulisan

16. A. Surat

17. C. Laporan berdasarkan kegiatan

18. B. Penulisan

19. A. Surat

20. D. Laporan berdasarkan kegiatan

21. B. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat

22. A. Guna menunjang performa karyawan

23. C. Kertas, tinta dan amplop

24. E. Penggandaan

25. A. Surat

B. Jawaban essay

1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan

dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan

pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

2. Peran pekerjaan kantor adalah:



b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi

untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.


keseluruhan

3. Jenis-jenis pekerjaan kantor:

a. Mengumpulkan/menghimpun

b. Mencatat

51


c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Mengirim

f. Menyimpan

g. Melakuan Komunikasi

h. Menghitung

i. Pengelompokan Pekerjaan Kantor

4. Macam-macam pekerjaan kantor

a. Catatan (records)


harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan

dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau

meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.

b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan


trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas

dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-

tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan

mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.

c. Penyimpanan produk-produknya sendiri


masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau

sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk

membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.

d. Komunikasi intern dan ekstern


lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi

ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam

perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat,

order, telegram, dll.

5. Cirri-ciri pekerjaan kantor:

a. Bersifat Pelayanan

52


Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang

bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana

dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau

penjualan.

b. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh

bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua

pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi

pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan

perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di

kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.

c. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka

pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.

Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya

bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok

pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi

(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang

direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang

diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain.

6. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor:

a. Surat

b. Laporan

c. Formulir

d. Berbagai macam dokumen tertulis

e. Arsip

7. Karena untuk memperjuangkan pekerjaannya agar cepat terselesaikan dengan

peralatan yang modern dan mendukung pekerjaan karyawan.

8. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.

Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner

hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat

diubah atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang

kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

53


9. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat adalah :

a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran

folio (F4) untuk pemerintahan

b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk

yang dipilih

c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

10. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

a. Harus jelas dan cermat

b. Mengandung kebenaran dan objektifitas

c. Lengkap

d. Tegas dan konsisten

e. Langsung mengenai sasaran

f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

g. Disertai dengan saran-saran

h. Tepat waktu

11. Laporan berdasarkan isinya

Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa

adanya pembahasan lebih lanjut

Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan

kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas

seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

12. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya

terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang

akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

13. Keuntungan membuat formulir adalah:

a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal

penggunaan kertas

b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c. Adanya keseragaman

d. Mengurangi kegiatan foto kopi

54


14. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut

suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik

dan lebih lama

15. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya

yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga

dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau

makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan

memberikan informasi secara langsung.

Unsur Sangat Baik

(4)

Baik (3) Cukup (2) Kurang

Relevan (1)

Skor

Berpedapat Langsung pada

intinya, jawaban

mudah

dipahami dan

tidak bertele-

tele atau

singkat.

Langsung pada

intinya, jawaban

berbelit-belit sulit

untuk dipahami.

Pendapat yang

disampaikan

menyimpang

dari materi

yang

disampaikan

dan jawaban

sulit dipahami.

Pendapat yang

disampaikan

tidak sesuai

dengan materi

yang telah

dipelajari.

Komposisi Subjek

dinyatakan

dengan sangat

jelas. Terdapat

respon yang

sangat baik

ketika sehingga

materi cepat

selesai.

Subjek jelas,

komposisi gambar

dan tulisan baik,

perpaduan suara

seimbang, dan

cukup variatif.

Subjek jelas,

komposisi

gambar dan

tulisan cukup

baik tetapi

terjadi

pengulangan

dan kurang

variatif.

.

Tidak ada

subjek

jelas,

komposisi

gambar dan

tulisan kurang

baik, dan tidak

seimbang.

Belum ada

fokus yang

jelas mengenai

pekerjaan

kantor.

PENILAIAN PSIKOMOTORIK

55


Rubrik Pekerjaan Kantor

Unsur Sangat Baik

(4)

Baik (3) Cukup (2) Kurang

Relevan (1)

Skor

Visual Menunjukkan

orisinalitas,

komposisinya

efektif,

menciptakan

respons

emosional atau

intelektual yang

kuat, artistik

yang

ditimbulkan

sangat baik .

Menggunaan

komposisi yang

efektif,

menciptakan

respons emosional

atau intelektual.

Terdapat unsur

artistik yang baik.

Menunjukkan

usaha

penggunaan

komposisi yang

cukup baik,

memberi pesan

emosional yang

cukup.

Tidak

memperhatikan

komposisi,

tidak

menimbulkan

kesan

emosional atau

intelektual

Kesesuaian Gambar

Berkualitas

tinggi, fokus

sangat efektif,

dapat

dimengerti dan

mengandung

unsur artistik.

Gambar fokus,

diperjelas

dengan teknik

yang baik. Objek

yang diacu jelas

dan tidak

membingungkan.

Gambar sedikit

tidak fokus dan

mengganggu,

objek yang

diacu masih

membingungka

n

Gambar tidak

fokus, objek

yang diacu

tidak jelas.

56


Unsur Sangat Baik

(4)

Baik (3) Cukup (2) Kurang (1) Skor

Kehadiran

Jika tingkat

kehadiran siswa

tinggi antara 85-

100%.

Kehadiran siswa

baik, dengan

tingkat

kehadiran antara

75-85%.

Kehadiran

siswa cukup

baik, dengan

tingkat

kehadiran 65-

75%.

Kehadiran siswa

kurang baik,

dengan tingkat

kehadiran dibawah

65

% dan tanpa ada

alasan yang jelas.

Tanggung

Jawab

Siswa selalu

mengerjakan

tugas yang

diberikan guru

dengan baik.

Siswa

mengerjakan

tugas yang

diberikan pada

siswa

Siswa jarang

mengerjakan

tugas yang

diberikan oleh

guru.

Siswa tidak pernah

mengerjakan tugas

yang diberikan

oleh guru.

Keaktifan Siswa bertanya

dengan

mengangkat

tangan terlebih

dahulu,

mengungkapkan

pertanyaan dan

tanggapan

mengenai materi

dengan bahasa

yang sopan.

Siswa

mengungkapkan

pertanyaan dan

tanggapan

mengenai materi

dengan bahasa

yang sopan.

Siswa

mengungkapkan

pertanyaan dan

tanggapan

dengan bahasa

yang kurang

sopan.

Siswa

mengungkapkan

pertanyaan dan

tanggapan dengan

bahasa kurang

sopan, jika guru

memberi jawaban

siswa tidak

memperhatikannya.

PENILAIAN AFEKTIF

57


Eko, Putro W. 1999. Pengetahuan Mesin-mesin Kantor. Yogyakarta : Adicita Karya Nusa.

Manajemen dan Administrasi.2011.Pekerjaan Kantor dan Peralatan Kantor, (Online),

(http://perkantoran-leo-administrasi.com), diakses pada 15 November 2014)

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Yogyakarta:

Liberty.

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.

DAFTAR PUSTAKA

http://perkantoran-leo-administrasi.com),/

58


Harfiah

Arti kata sebagaimana aslinya atau asalnya

Warkat

Suatu catatan tertulis, terekam, tergambar,

tercetak yang dibuat orang dalam rangka

untuk membantu ingatan.

Supervisor

Seseorang yang diberikan tugas dalam

sebuah perhimpunan perusahaan

sebagaimana ia mempunyai kuasa dan

wewenang untuk mengeluarkan perintah

kepada rekan kerja bawahannya.

Correnpondence

Penyampaian maksud melalui surat dari

satu pihak kepada pihak lain dapat atas

nama jabatan dalam suatu perusahaan dan

dapat atas nama perseorangan.

Pekerjaan administrative

Pekerjaan yang membutuhkan kemampuan

analisadan tanggung jawab pegawai dalam

penerapan prinsip dan konsep pengetahuan

yang dapat diterapkan pada bidang

pekerjaan administrative.

Performa

per-for-ma 1. Melakukan; hal

menyelenggarakan; 2 hal memainkan (dl

seni drama, music, dan seni tari); 3.

penampilan

Interior kantor

Semua jenis barang/fasilitas yang

berfungsi untuk menghias ruangan kantor

sehingga tercipta ruangan yang serasi.

Pekerjaan operasional

Pekerjaan yang dikerjakan sesuai batasan

pengertian yang dijadikan pedoman untuk

melakukan suatu kegiatan.

Pekerjaan operatif

Pekerjaan yang dicapai tujuan dari suatu

organisasi, misalnya bagian produksi atau

penjualan.

Efisiensi kerja

Perbandingan terbaik antara suatu kerja

dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.

GLOSARIUM

59


Kegiatan belajar dalam modul telah terselesaikan. Sesuai dengan tujuan

pembelajaran yang telah dirumuskan diawal, materi yang telah disampaikan mampu

membuat peserta didik memahami hal-hal mengenai pekerjaan kantor. Disamping itu,

pembelajaran dengan menggunakan modul ini peserta didik akan mengingat mengenai

hal yang disampaikan karena tahapan-tahapan yang disajikan sangat jelas dan

mendetail. Bahkan sedikit demi sedikit peserta didik dibimbing dalam mengenal

pekerjaan kantor yang akhirnya mereka mampu menyusun pekerjaan kantor yang ada

di lingkungan sekitarnya.

Terdapat beberapa hal penting dalam modul ini, diantaranya:

1. Pekerjaan kantor sangat dibutuhkan dalam proses pencapaian suatu tujuan

perusahaan

2. Pekerjaan kantor menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan

pekerjaan satu dengan pekerjaan yang lainnya dan bagaimana hubungan

aktivitas dan fungsi yang dibatasi.

3. Pembentukan pekerjaan kantor dalam suatu perusahaan dapat dibentuk

berdasarkan pertimbangan jenis-jenisnya, cirri-ciri pekerjaan kantor, hasil

jasa atau produk yang dihasilkan, dan lingkungan pada organisasi yang

berdiri

Dengan keberhasilan dalam menguasai modul ini, penyusun berharap bahwa

peserta didik akan lebih termotivasi kembali untuk mengetahui lebih detail mengenai

pekerjaan kantor. Peserta didik beserta pembimbingnya disarankan tetap mencari

referensi lain baik referensi dari internet, bahan ajar yang lain maupun buku-buku

yang masih berkaitan dengan materi pengantar administrasi perkantoran khususnya

pekerjaan kantor.

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · 2014. 12. 2. · 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis...

Documents

Transcript of PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN · 2014. 12. 2. · 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis...