PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. PENGERTIAN PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .

Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.

Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan

b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan

c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:

a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan

b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan

c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan.

2. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang

b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang

c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan menyesuaikan dana yang tersedia.

d. Meminta persetujuan kepada pimpinan

e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian

f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.

g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan buku penerimaan barang

h. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan

3. INVENTARISASI BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI

Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja, sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a. Buku induk barang inventaris

b. Buku golongan barang inventaris

c. Buku catatan barang non inventaris

a. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : …………………….. Alamat : ……………………..

No.

Urut

Tanggal

Pembukuan

Kode

Barang

Nama

Barang

Ket.Barang

(merk,

ukuran dsb)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Asal

Barang

Kelengkapan

dokumen dan

tanggal

penyerahan

barang

Keadaan

BarangHarga Ket.

b. BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : …………………….. Alamat : …………………….. Golongan Barang : …………………….. Kode Barang : ……………………..

No.

Urut

No. Urut

Buku

Induk

Kode

Barang

Nama

Barang

Ket. Barang

(Merk,

Nomor,

Ukuran)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Keadaan

BarangHarga Lokasi Ket.

c. BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..

Alamat : ……………………..

No.

Urut

Nama

Barang

No.

Kartu

Stock

Ket.

Barang

(Merk,

Nomor,

Ukuran)

JumlahNama

Satuan

Tahun

Pembuatan

Asal

Barang

Kelengkapan

dokumen

dan tanggal

penyerahan

dokumen

Keadaan

barang

Harga

Ket.

Satuan Jumlah

PERAWATAN PERALATAN KANTORDi dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:

a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi

b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.

c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang

e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

f. Pemakaian yang kasar

g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan

h. Kehilangan atas alat-alat kecil

i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya

j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh operator

k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin

l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian

m. Penghapusan barang sebelum waktunya.

TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN TATA RUANG KANTORMenurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 “office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in order to improve a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahansuatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati.

TUJUAN TATA RUANG KANTOR:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan

3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien

4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.

7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

AZAS TATA RUANG KANTORAsas jarak terpendek.

Jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri

Asas perubahan susunan tempat kerja

memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat

JENIS-JENIS TATA RUANG KANTORTata ruang kantor berkamar (cubicle type office)

Tata ruang kantor terbuka (open plan office)

Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)

Tata ruang kantor gabungan