Pengadaan Karyawan

Modul 3Pengadaan Karyawan

TIK :Mahasiswa mampu memahami proses penggunaan Karyawan

Peran sumber daya manusia dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat

diabaikan, meskipun dewasa ini berada di era teknologi canggih. Sumber daya

manusia dapat bertahan karena memiliki kompetensi manajerial, yaitu kemampuan

untuk merumuskan visi dan strategi perusahaan serta kemampuan untuk

memperoleh dan mengarahkan sumber daya-sumber daya lain dalam rangka

mewujudkan visi dan menerapkan strategi perusahaan (Lado et. al., 1992).

Pengadaan pegawai meliputi penarikan, seleksi dan penempatan. Rekrutmen pada

dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang

terdapat di dalam organisasi. Pelamar harus memenuhi kualifikasi yang telah

ditetapkan sehingga manajemen sumber daya manusia memiliki alternatif pilihan

yang layak. Setelah kumpulan pelamar sesuai telah diperoleh, maka aktivitas

selanjutnya yang perlu dilakukan adalah seleksi, yaitu memilih calon yang paling

berkualitas diantara para pelamar. Aktivitas berikutnya adalah penempatan pelamar

yang terpilih di posisi masing-masing.

Pengertian Pengadaan

Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.

Pengadaankaryawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk

mendapatkan danmenempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif

tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin.Karyawan adalah asset utama

perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi.

Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status danlatar belakang

pendidikan, usia, dan jeni kelamin yang heterogen yang di bawa ke dalamorganisasi

perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang dan material yang sifatnya pasif

dandapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya tujuan

perusahaan.Karyawan yang cakap, mampu, dan terampil belum menjamin

produktivitas keja ygnabaik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka

baru bermanfaat dan mendukungterwujudnya tujuan perusahaan jika mereka

berkeinginan tinggi untuk berprestasi.Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap,

dan tidak terampil mengakibatkanpekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.

Islahulben, SE. MM. MSDM 1

Pengadaan SDM adalah proses pencarian dan ‘pemikatan’ para calon

karyawan (pelamar). (Handoko, 2000). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan

bahwa pengadaan SDM adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang

sesuai dengan rencana SDM untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan

tertentu.

Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut

1. Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.

2. Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya.

3. Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.

4. Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.

5. Cara-cara penempatan calon pegawai yang akan dilakukan.

Adapun pilihan-pilihan strategis dalam melaksanakan pengadaan pegawai adalah

sebagai berikut :

1. Apakah perlu dipertimbangkan masalah “Affirmative Action”.

2. Apakah organisasi akan “memakai” tenaga baru atau “membeli” tenaga

profesional yang sudah matang.

3. Bagaimana strategi pembiayaan untuk pengadaan dan seleksi pegawai baru.

4. Apakah organisasi mempertimbangkan kepedulian sosial.

5. Apakah strategi tentang pengadaan dan seleksi perlu menggunakan teknologi

tinggi guna menjamin obyektivitas.

6. Apakah pilihan organisasi dalam pelaksanaan pengadaan.

Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau

melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.

Ada dua macam pengadaan, yaitu :


1. Pengadaan internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan jabatan yang

lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam organisasi. Penarikan

dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal (promosi-

demosi) maupun horizontal (rotasi).

Kebaikan dan keburukan pengadaan internal ini adalah sebagai berikut :

a. Kebaikan :

- Biaya-biaya penarikan relatif lebih kecil;

- Prilaku karyawannya telah diketahui;

- Karyawannya telah berpengalaman;

- Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi;

- Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi;

- Memotivasi semangat kerja karyawan;

- Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik.

b. Keburukan :

- Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan

menimbulkan lowongan yang kosong kembali;

- Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja;

- Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang;

- Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.

2. Pengadaan eksternal, artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong di

tarik orang-orang dari luar organisasi, yaitu :

- Lembaga-lembaga pendidikan

- Dinas Tenaga Kerja


- Pasar Tenaga Kerja (Umum)

- Nepotisme atau kawan-kawan pegawai

Penarikan tenaga kerja atau sumber daya manusia ini dilakukan melalui iklan pada

media massa, seperti pada surat kabar, radio, dan televisi. Kebaikan dan keburukan

pengadaan eksternal ini adalah sebagai berikut:

Kebaikan :

- Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka;

- Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada;

- Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap;

- Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan

lain.

Keburukan :

- Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada;

- Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat;

- Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan;

- Orientasi dan induksi untuk pejabat baru harus dilakukan;

- Kedisiplinan dan kecakapan masih diragukan.

Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau

yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.

Sistem seleksi dikenal atas :

1. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan

testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh

mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan lulus.


2. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta

mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah

mencapai standar atau tidak peserta yang mencapai nilai standar dinyatakan

lulus, sedang peserta yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur.

Seleksi ada tiga tingkat yang dikenal dengan seleksi tingkat pertama, seleksi tingkat

kedua, dan seleksi tingkat ketiga.

Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah

ditetapkan perusahaan yang bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan

diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg).

Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan

(capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan

kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Jika

seleksi tingkat kedua ini lulus maka calon pegawai tersebut mengikuti seleksi tingkat

ketiga. Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau

pelatihan, jika lulus maka calon karyawan (calon pegawai) diangkat menjadi pegawai

tetap.

Penempatan (Placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang

telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan

klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya.

Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip: “Apa dan Siapa”

Apa

artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan

uraian pekerjaan (jobdescription)

Siapa

artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk mendudukijabatan tersebut

sesuai spesifikasi pekerjaan (job specification).

Pengadaan karyawan berdasarkan siapa, kemudian baru apa, akan menimbulkan

mismanajemen dalam penempatannya. Penempatan karyawan yang jauh di

bawahkemampuannya ataupun diluar kemampuannya mengakibatkan moral kerja

dan kedisiplinankaryawan rendah. Jadi, kita harus menugaskan seorang karyawan

sesuai dengan kemampuanyang dimilikinya dan memberikan pekerjaan yang

disenanginya.


Berdasarkan uraian diatas, kita mendapat gambaran bagaimana pentingnya

pengadaan karyawan.

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi

untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan

perusahaan.Perekrutan calon karyawan hendaknya dilakukan dengan baik, agar

karyawan yangditerima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan.

Analisis Pekerjaan (job analysis).

Dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan,

spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Merupakan kegiatan menganalisis

dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana

mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan

akan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan

evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan

pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.

1. Analisis Pekerjaan.

Adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam

suatu perushaan agar mencapai tujuan yang dicapai. Manfaat analisis pekerjaan

akan memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks

pekerjaan, persyaratan personalia, ( personnel requirment ), perilaku manusia dan

lat-alat yang akan dipergunakan.

2. Langkah – Langkah Analisis Pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.

Artinya Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi

analisis pekerjaannya. Sebab hasil itu akan digunakan untuk menentukan jenis data

yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis

pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job description, job specification, dan job

evaluation dalam pengadaan pegawai.

b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.

Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau

informasi latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan uraian

pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian deskriptif

analisis, survei, sensus, dan sampel, sedangkan teknik pengumpulan data dapat

dengan cara wawancara, observasi, kuisioner dan angket. Data yang terkumpul

dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.


c. Menyeleksi muwakal ( orang yang akan diserahi )jabatan yang akan dinalisis.

Penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Ini dilakukan

untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.

d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.

Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun

data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku kaaryawan yang diperlukan, kondisi kerja,

dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.

Informasi hendaknya diversifikasikan dengan pekerja yang akan melaksanakan

pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi

informasi itu akan membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya

secara faktual serta dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang

berkepentingan. Ini juga akan membantu perolehan penerimaan seseorang atas data

analisis pekerjaan yang telah dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang

tersebut untuk memodifikasi uraian tentang aktivitas yang akan dilaksanakannya.

f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan

evaluasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian

pekerjaan, perluasan pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan

pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

Hal ini perlu guna mengetahui kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa

depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada

pemakaian teknikrat canggih dan reorganisasi perusahaan.

3. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job

evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:

Perekrutan dan seleksi (Recruitment and selection)

Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat

karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Merupakan dasar seleksi

untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

Kompensasi (Compensation)

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar

belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan menduduki jabatan

itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.


Evaluasi jabatan (job evaluation)

Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman tentang berat/ringannya

pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi, sulit/mudahnya mendapatkan

personil. Dengan demikian perusahaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan

tersebut.

Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal)

Adalah upaya membandingkan pretasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang

diharapkan darinya.

Latihan (Training)

Informasi analisis pekerjaan dilakukan untuk merangsang program latihan dan

pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis ketrampilan pekerja

digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.

Promosi dan Pemindahan

Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membnatu menentukan promosi

ataupun pemindahan keryawan.

Organisasi

Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan

petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada

suatu jabatan tetentu.

Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplication)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk penyederhanaan atau spesialisasi

pekerjaan.

Penempatan (Placement)

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada

pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka bekerja

secara efektif.

Peramalan dan Perekrutan

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga

kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

Orientasi dan Induksi

Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan

baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dll.

C. Uraian Pekerjaan.

Uraian pekerjaan (Job Description) dan uraian jabatan (job position) disusun


berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Biasa

digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan

untuk tenaga kerja manajerial. Keduanya harus ditetapkan secara jelas untuk setiap

jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dantanggung jawab yang harus

dilakukan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang

harus dicapai ole seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian

pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi

pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan adalah

informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi, pkerjaan,

hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam

organisasi. Urarian pekerjaan menguraikan hal-hal sebagai berikut:

1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti

rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.

2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab

secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan

hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain didalam

maupun diluar organisasi.

3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus

dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan

bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum

pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.

6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan

dari mana si petugas dipromosi dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.

D. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan ( job spesification ) disusun berdasarkan uraian pekerjaan

dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman,

dan yang lainya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Spesifikasi

pekerjaan adalah uraian pesyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar

dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya

spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai berikut:

1. Tingkat pendidikan pekerja

2. Jenis kelamin pekerja

3. Keadaan fisik pekerja

4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja


5. Batas umur pekerja

6. Nikah atau belum

7. Minat Pekerja

8. Emosi dan temperamen pekerja

9. Pengalaman pekerja

Spesifikasi bagi setiap pekerjaan tidaklah sama karena spesifikasi disusun dari

uraian pekerjaan sedangkan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan tidaklah

sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata

atau tidak, serta cantik atau tidak.

Contoh spesifikasi pekerjaan

PERUSAHAAN CV TIMOR SEJATI

Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer

Kode Jabatan : R-239

Tanggal : 2 Oktober 1980

Penyusun : Andi Andika

Departemen : Divisi Administrasi

Lokasi : Fatululi 22 Kupang

Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer, mempunyai ketrampilan

dalam menggunakan komputer, dan program komputer.

Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer

Persyaratan fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai

stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-tugas berat.

Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan secara

cepat; mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi yang bermutu

tinggi.

Supervisi : Rentang kendali 3 – 9 orang lulusan SMTA. Mampu berkomunikasi efektif

Lisan maupun tetulis, vertikal dan horisontal dalam perusahaan.

Kondisi kerja : Baik, 75% duduk diatas kurai yang nyaman, tenang, dan dalam

ruangan berAC.

Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan: job content, job definition, job depth,

job enlargement, job enrichment, job range, job relationship, job rotation, and job


order technology.

Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan pertama dalam mengorganisasi

keputusan. Menyangkut penetapan persyaratan tugas atas tiap-tiap pekerjaan dalam

organisasi.

Job depth (kedalaman pekerjaan) menunjukan kepada jumlah pengendalian yang

dimiliki oleh seseorang untuk mengubah atau mempengaruhi pekerjaan dan

lingkungan sekelilingnya.

Job range (jajaran pekerjaan) menunjukan jumlah operasional yang dilakukan oleh

pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Job relationship (hubungan pekerjaan) menunjukan hubungan interpersonal yang

diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.

Job rotation (rotasi pekerjaan) sebuah bentuk latihan yang menyangkut pemindahan

seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada pekerjaan lainnya. Disamping

sasaran latihan, juga untuk mengurangi kebosanan.

Job order technology (teknologi pekerjaan menurut pesanan)adalah suatu bentuk

produksi dimana produk disesuaikan menurut spesifikasi pelanggan.

E. Evaluasi Pekerjaan

Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah atau

sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking

( peringkat ), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar,

beresiko besar dan ranking (peringkat) jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji

semakin besar, tetapi sebaliknya jika pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil,

tanggung jawab kecil, dan ranking (peringkat) jabatan rendah, maka harga atau gaji

jabatannya semakin kecil.

F. Penyederhanaan Pekerjaan

Work-simplification is applying sense of finding the most economica use of human

effort, materials, machines, time and spaces so that easier and better ways of doing

work can be employed. (Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika

untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi,

mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah

dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan). Prinsip penyederhanaan pekerjaan

ialah meniadakan pemborosan pekerjaan dengan jalan penyederhanaan-

penyederhanaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap

komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehat yang

terutama di bantu oleh partisipasi pengetahuan para pekerja. Penyederhanaan


pekerjaan atau simplifikasi pekerjaan mengakibatkan hal-hal sebagai berikut:

1. Struktur organisasi pekerjaan semakin melebar

2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga menimbulkan

kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau

permintaan keluar.

3. Pekerjaan semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi

akan di peroleh.

G. Pengayaan Pekerjaan

Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara

vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Merupakan

suatu perubahan yang direncanakan (planned-change) untuk memberikan variasi

yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang mempunyai pengetahuan dan

ketrampilan lebih. Perluasan secara vertikal diterapkan untuk memberikan kepada

karyawan kepuasan yang lebih besar dan kesempatan bagi pengembangan

pribadinya.

H. Persyaratan Pekerjaan

Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang ketrampilan

yang dikehendaki. Misalnya: sopir mempunyai SIM B Umum. Usia tidak lebih dari 45

tahun, jujur, penyabar, dll. Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan,

evaluasi pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainya barulah dilakukan penarikan

karyawan yang akan mengisi lowongan-lowongan yang kosong dalam perusahaan

tersebut. Pengadaan (perekrutan) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan,

dan orientasi serta induksi dengan maksud untuk memperoleh karyawan yang

kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

I. Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan

1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja

Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga

kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, peramalan

kebutuhan tenaga kerja didasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal

perusahaan.

Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Jumlah produksi.

b. Ramalan-ramalan usaha

c. Perluasan perusahaan


d. Perkembangan teknologi

e. Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja / pasaran tenaga kerja

f. Perencanaan karier pegawai

2. Penarikan Tenaga Kerja

Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja.

Penarikan tenaga kerja adalah (pelamar) dipengaruhi oleh hal-hal sebagai berikut :

a. Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa besar maka pelamar banyak,

sebaliknya jika pelamar sedikit maka balas jasa kecil maka pelamar sedikit.

b. Status karyawan. Jika status karyawan tetap maka pelamar relatif banyak, tetapi

apabila status karyawan honorer, pelamar sedikit.

c. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar, jumlah pelamar

banyak, begitu juga sebaliknya.

d. Job spesification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, pelamar akan banyak, begitu

juga sebaliknya.

e. Metode penarikan. Jika penarikan terbuka luar melalui media massa maka

pelamar banyak , begitu juga sebaliknya, misalnya dengan iklan.

f. Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka pelamar

banyak, begitu juga sebaliknya.

g. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar, pelamar banyak begitu

juga sebaliknya, misalnya usia tenaga kerja.

h. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, pelamar akan

banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya banyak penganggur.

Edwin B. Flippo.

Recruitmnet is the process of searching for porspective employees and stimulating

them to applay for job in the organizational. (Penarikan adalah proses pencarian dan

pemikatan para calon pegawai yang mampu bekerja didalam organisasi).

Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau

melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.

Menurut pasal 1 UU No.14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang mampu

melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, guna

menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Tenaga

kerja harus memenuhi persyaratan peraturan pemerintah, seperti batas usia tertentu.

UU No. 14 Tahun 1969 dan peraturan pelaksanaannya tidak boleh diadakan

diskriminasi. Dalam pasal 4 dikemukakan bahwa tiap tenaga kerja berhak mendapat

perlindungan atas keselamatan, kesehatan, kesulitan, pemeliharaan moral kerja,


serta perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama.

a. Kerja.

Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan seseorang untuk

mengerjakan suatu pekerjaan.

b. Buruh/Kuli

Buruh/Kuli adalah seorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah

perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya tertentu.

c. Karyawan/Pegawai

Karyawan/Pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di bawah perintah

orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.

Proses Penarikan Karyawan

Proses penarikan karayawan yang baik adalah sebagai berikut:

1) Penentuan Dasar Penarikan.

Dasar penarikan calon karyawan ditetapkan dahulu agar para pelamar yang

memasukan lamarannya sesuai dengan pekerjaan yang di minatinya. Dasar

penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk

menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus di uraikan secara rinci dan jelas

agar pelamar mengetahui kualifikasi yang di butuhkan, misal: batas usia, pendidikan,

jenis kelamin, dan kesehatan.

2) Penentuan Sumber-Sumber Penarikan

Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari sumber internal dan sumber

eksternal.

a). Sumber Internal: karyawan yang mengisi lowongan kerja yang lowong diambil

dengan cara memutasikan / memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi

pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan bersifat vertikal (promosi dan demosi)

maupun horizontal.

Kebaikan-kebaikan sumber internal:

1. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan

promosi.

2. Perilaku dan loyalitas karyawn semakin besar terhadap perusahaan.

3. Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.

4. Waktu penarikan relatif singkat.

5. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.

6. Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan-kelemahan sumber internal:


1. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.

2. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.

b). Sumber Eksternal: Karyawan yang mengisi jabatan yang lowong dilakukan

penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan.

Kebaikan-kebaikan sumber eksternal:

1. Kewibawaan pejabat relatif baik.

2. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:

1. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan untuk

promosi.

2. Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi.

3. Waktu penarikan relatif lama.

4. Orientasi dan induksi harus dilakukan.

5. Turnover cenderung akan meningkat.

6. Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

3). Metode-metode penarikan.

Metode Penarikan calon karyawan baru adalah ”metode tertutup dan metode

terbuka”

4). Kendala-kendala penarikan.

Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidaklah sama. Pada umumnya

kendala-kendala itu meliputi:

a) Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi; kebijaksanaan organisasi yang

mempengaruhi penarikan karyawan adalah:

• Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan

• Kebijaksanaan promosi

• Kebijaksanaan status karyawan.

• Kebijaksanaan sumber tenaga kerja

b). Persyaratan jabatan.

c). Metode pelaksanaan penarikan

d). Kondisi pasar tenaga kerja

e). Solidaritas perusahaan

f). Kondisi-kondisi lingkungan eksternal


3. Seleksi Penerimaan Karyawan

a. Pentingnya seleksi.

Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan untuk memperoleh karyawan yang

berkualitas dan kompeten. Pengertian atau definisi seleksi yang dikemukakan oleh

beberapa para ahli antara lain:

1. Malayu Hasibuan ; Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar

yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.seleksi ini

didasarkan pada spesifikasi tertentu dari setiap perusahaan bersangkutan.

2. Dale Yolder (1981 – p 291); Selection is the process by with candidates for

employment are divided into two those who be affered employed and who will not.

(Seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian, yaitu yang

akan diterima dan yang ditolak).

3. R.S. Dwivedi (1979 – p 236); The entire concept of selection and placement has

proved to be effective in reducing turnover. (Seluruh konsep dari seleksi dan

penempatan karyawan yang efektif dapat diharapkan mengurangi tingkat perputaran

atau keluar masuknya karyawan).

4. Mitton M. Mande ; The carefull selection and placement of employees to make

sure that they are physically, mentally and temperamentally fitted to the jobs the are

expected to do, to make sure that the new employees can reasonally be expected to

develop into desireable employees, and so that there will be a minimum number of

square pigs in round holes. (Seleksi atau pemilihan yang cermat dan penempatan

karyawan membuat mereka secara fisik, mental dan temperamen sesuai dengan

pekerjaan yang mereka harapkan, membuat karyawan baru dapat berkembang

sesuai keinginan mereka sehingga akan memperkecil jumlah karyawan yang tidak

pada tempatnya).

5. James A. F. Stoner (1978 – p 497); The Selection process involved evaluating and

closing among job candidates. Application form resumes, interview, and referance

checks are commonly uses selection decrees. (proses seleksi meliputi penilaian dan

penetapan diantara calon-calon pengisi jabatan. Aplikasi dari penilaian, wawancara,

dan pengecekan referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan

seleksi).

Kesimpulan: Seleksi setiap penerimaan karyawan dilakukan secara cermat, jujur,

dan obyektif supaya diperoleh karyawan yang qualified dan penempatannya yang

tepat sehingga pembinaan, pengembangan, pengendalian, dan pengaturan

karyawan relatif mudah dalam mencapai sasaran yang diinginkan.


b. Dasar dan Tujuan Seleksi.

1. Dasar-dasar itu antara lain:

1). Kebijaksanaan perburuhan pemerintah

2). Job Specificatuion atau jabatan

3). Ekonomis, rasional, dan

4). Etika sosial

2. Tujuan seleksi penerimaan karyawan.

Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal sebagai

berikut:

1) Karyawan yang qualified dan potensial.

2) Karyawan yang jujur dan berdisiplin.

3) Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.

4) Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.

5) Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan.

6) Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun horizontal.

7) Karyawan yang dinamis dan efektif.

8) Karyawan yang inovarif dan bertanggung jawab sepenuhnya.

9) Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.

10) Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.

11) Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan.

12) Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.

13) Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.

c. Penetapan Jumlah Karyawan.

Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan dengan metode nonilmiah dan

metode ilmiah. Penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode nonilmiah

hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja bukan atas perhitungan yang cermat

dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja. Sebaliknya penetapan karyawan

yang dilakukan dengan metode ilmiah didasarkan atas perhitungan dan analisis

beban kerja (work load analysis) serta standar prestasi kerja.

d. Cara Seleksi.

Ada dua cara/metode seleksi yaitu metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode

ilmiah adalah seleksi yang dilaksanakan hanya didasarkan pada perkiraan dan

pengalaman saja tidak berpedoman pada uraian pekerjaan dan job specification dari

jabatan yang akan diisi. Sedangkan metode ilmiah adalah seleksi yang didasarkan

pada job specification ( ilmu pengetahuan ) dan kebutuhan nyata jabatan yang akan


diisi dan berpedoman pada kriteria dan standar-standar tertentu. Seleksi ilmiah

hendaknya dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

Metode kerja yang jelas dan sistematis

Berorientasi kepada prestasi kerja

Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan

Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya

Berpedoman pada undang-undang perburuhan

e. Kualifikasi Seleksi

Kualifikasi seleksi meliputi:

1. Umur

2. Keahlian

3. Kesehatan fisik

4. Pendidikan

5. Jenis kelamin

6. Tampang

7. Bakat

8. Temperamen

9. Karakter

10. Pengalaman kerja

11. Kerja sama

12. Kejujuran

13. Kedisiplinan

14. Inisiatif dan kreatif

f. Sistem dan prosedur seleksi

Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi ( uang, waktu, tenaga ) dan

bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang

tepat. Sistim seleksi menurut Andrew F. Sikula adalah Succesive-Hurdles dan

Compensatory-Approach.

Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan testing

( jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti testing

berikutnya ). Compensatory-Approach adalah sistim seleksi yang dilakukan dengan

cara pelamar mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai rata-rata apakah mencapai

standar atau tidak.

Prosedur atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi harus ditetapkan dengan

cermat dan sesuai dengan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified


dengan penempatan yang tepat.

g. Langkah-Langkah seleksi.

Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Seleksi surat-surat lamaran

2. Pengisian blangko lamaran

3. Pemeriksaan referensi

4. Wawancara pendahuluan

5. Tes penerimaan

6. Tes psikologi

Jenis-jenis tes psikologi, antara lain:

Tes kecerdasan ( intelligence test ).

Tes kepribadian ( personality test )

Tes bakat ( aptitude test )

Tes minat ( interest test )

Tes prestasi

7. Tes kesehatan

8. Wawancara akhir atasan langsung

9. Memutuskan diterima atau ditolak

Pendekatan Seleksi

1. Successive Hurdles Selection Approach.

Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan testing

(jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti testing

berikutnya ).

2. Compensatory Selection Approach.

Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dengan cara pelamar

mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai rata-rata apakah mencapai standar atau

tidak.

h. Tingkat-Tingkat Seleksi

Untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan penempatan yang tepat perlu

dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh

perusahaan ada 3 ( tiga ) tingkat, yaitu sebagai berikut:

1. Seleksi tingkat pertama

2. Seleksi tingkat kedua

3. Seleksi tingkat ketiga


i. Kendala-Kendala Seleksi

Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan seleksi antara lain:

1. Tolok ukur

2. Penyeleksi

3. Pelamar

4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan

a. Penempatan Karyawan

Penempatan ( placement ) didasarkan pada job description dan job specification

yang telah ditentukan dan berpedoman pada prinsip “ Penempatan orang-orang

tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang

tepat.

b. Orientasi karyawan

Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru dilaksanakan sebagai

pernyataan bahwa mereka diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang

akan bekerjasama dengan karyawan lain dalam perusahaan tersebut. Orientasi

bertujuan mengatasi keragu-raguan, kecanggungan, dan timbul rasa percaya diri

karyawan baru dalam melakukan pekerjaannya.

c. Induksi Karyawan

Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya

menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan


Pengadaan Karyawan

Documents

Transcript of Pengadaan Karyawan