PELAKSANAAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

Oleh : Nova Zanda

KOMINFO

STRUKTUR ORGANISASI

PERKA LKPP NO. 18/2012

• Metode e-Tendering :– E-Lelang untuk Pemilihan Penyedia

barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya– E-Seleksi untuk pemilihan penyedia jasa

konsultansi

PERSIAPAN PEMILIHAN

Pejabat Pembuat Komitmen•Menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa terdiri dari spesifikasi teknis, HPS, rancangan umum kontrak

Pokja ULP/Panitia pengadaan• Menerima dan menyimpan surat/dokumen rencana pelaksanaan pengadaan yang

disampaikan oleh PPK • Melaksanakan pemilihan

Penyedia Barang/jasa•Melakukan pendaftaran pada SPSE•Melaksanakan verifikasi pada LPSE

LPSE•Menerbitkan kode akses pengguna•Menyimpan dokumen pendukung proses registasi dan verifikasi pengguna

PELAKSANAAN PEMILIHAN

• Pembuatan Paket dan Pendaftaran– Merupakan paket pemilihan baru atau paket

pemilihan ulang– Pembuatan paket lengkap dengan informasi paket

dan sistem pengadaan berdasarkan informasi PA/KPA/PPK maupun keputusan internal Pokja ULP

– Memasukkan nomer surat/dokumen rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang diserahkan PPK

• Penyusunan jadwal pemilihan berdasarkan hari kalender dengan alokasi waktu mengacu pada ketetapan waktu yang diatur dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya

• Memperhatikan jam kerja dan hari kerja pada tahapan :– Pemberian penjelasan– Batas akhir pemasukan penawaran– Pembukaan penawaran– Pembuktian kualifikasi– Batas akhir sanggah/sanggah banding

• Menyediakan paling kurang 2 hari kerja untuk tahapan :– Pemasukan dokumen penawaran untuk paket yang mensyaratkan

jaminan penawaran– Sanggah banding

• Penyusunan dokumen pengadaan secara elektronik– Mengikuti standar dokumen pengadaan secara

elektronik yang melekat pada aplikasi SPSE dan di unggah pada aplikasi SPSE

– Menggunakan form isian elektronik dokumen pengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE

• Sesuai dengan syarat dan ketentuan dalam aplikasi SPSE/user guide

DOKUMEN PENGADAAN

PEMBERIAN PENJELASAN• Dilakukan secara online tanpa tatap muka• Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap penting

terkait dokumen pengadaan• Menjawab setiap pertanyaan yang masuk kecuali untuk substansi

pertanyaan yang telah dijawab• Dapat memberikan penambahan waktu sesuai kebutuhan• Dilarang menjawab pertanyaan dengan cara mengumpulkan

pertanyaan• Kumpulan tanya jawab merupakan Berita Acara Pemberian

Penjelasan• Jika diperlukan dapat dilanjutkan dengan peninjauan

lapangan/lokasi pekerjaan

• Hasil penjelasan lanjutan dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan Lanjutan dan di unggah pada SPSE

• Addendum dokumen pengadaan dapat dilakukan berulang dengan menggunggah pada SPSE paling kurang 2 (dua) hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran

• Memperpanjang waktu pemasukan penawaran apabila addendum mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu penyiapan dokumen penawaran

PEMASUKAN DOKUMEN KUALIFIKASI

• Disampaikan melalui form isian elektronik kualifikasi pada SPSE• Jika SPSE belum mengakomodir persyaratan kualifikasi, maka

data diunggah pada fasilitas lain yang tersedia di SPSE• Pokja ULP wajib meminta penyedia melengkapi data kualifikasi

dengan memanfaatkan fasilitas komunikasi yang tersedia pada SPSE atau lainnya.

• Dengan mengirim data kualifikasi secara elektronik penyedia barang/jasa menyetujui ketentuan yang telah atur dalam perpres 54/2010 beserta perubahannya

• Untuk penyedia yang berbentuk konsorsium/kemitraan, pemasukan dilakukan oleh badan usaha yang mewakili

PEMASUKAN PENAWARAN

• Disampaikan dalam bentuk file yang diunggah melalui aplikasi SPSE

• Penyampaian dokumen :– Satu file– Dua file – Dua Tahap

• Enkripsi menggunakan apendo/spamkodok

• Penyedia tidak perlu menggunggah hasil pemindai dokumen asli yang bertandatangan basah dan stempel kecuali surat lain yang memerlukan tandatangan basah dari pihak lain

• Pokja ULP dapat merubah jadwal pemasukan dokumen penawaran dan memberikan penjelasan alasan perubahan

• Penyedia barang/jasa yang berbentuk konsorsium /kemitraan, pemasukan penawaran dilakukan oleh Badan Usaha yang ditunjuk mewakili konsorsium

• Berdasarkan keterangan dari LPSE atau LKPP, apabila file penawaran tidak dapat dibuka/didekripsi maka Pokja ULP dapat menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak memenuhi syarat sebagai penawaran dan penyedia barang/jasa yang mengirimkan file penawaran tersebut dianggap tidak memasukkan penawaran.

• Apabila dapat dibuka, maka Pokja ULP akan melanjutkan proses atas penawaran yang bersangkutan

• Penawaran masuk adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan sekurang-kurangnya memuat

SATU FILE DUA FILE

- HARGA PENAWARAN- DAFTAR KUANTITAS & HARGA

(KONTRAK HARGA SATUAN/GAB)- JANGKA WAKTU PENAWARAN- DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG

YANG DITAWARKAN

- DAFTAR KUANTITAS DAN HARGA (KONTRAK HARGA SATUAN/GAB)

- JANGKA WAKTU PENAWARAN- DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG/

JASA YANG DITAWARKAN- HARGA PENAWARAN- JANGKA WAKTU PENAWARAN- DESKRIPSI BARANG/JASA YANG

DITAWARAN

*) Standar Dokumen Pengadaan

PEMBUKAAN PENAWARAN DAN EVALUASI

• Pokja ULP mengunduh dan melakukan dekripsi file penawaran dengan menggunakan Apendo/Spamkodok

• Harga penawaran dan hasil koreksi aritmatik dimasukkan pada fasilitas yang tersedia di aplikasi SPSE

• File penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka (dekripsi), Pokja ULP wajib menyampaikan file penawaran kepada LPSE dan bila dianggap perlu LPSE dapat menyampaikan ke LKPP

• Terhadap file penawaran terenkripsi tidak dapat dibuka yang disampaikan LPSE atau LKPP, maka LPSE atau LKPP dapat memberikan keterangan kondisi file penawaran kepada Pokja

• Apabila file penawaran tidak dapat dibuka Pokja ULP dapat menetapkan bahwa file penawaran tidak memenuhi syarat

• File yang dianggap sebagai penawaran adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan dapat dievaluasi.

• Pokja ULP dapat melakukan penyesuaian jadwal evaluasi dan tahapan selanjutnya, apabila adanya file yang tidak dapat dibuka (dekripsi)

• Pokja ULP wajib melakukan klarifikasi kepada penerbit surat jaminan tentang keabsahan dan substansi jaminan penawaran

• Ketidakabsahan mengakibatkan gugurnya syarat administrasi

• Pembuktian kualifikasi dilakukan secara offline• Pokja ULP tidak perlu meminta seluruh

dokumen kualifikasi apabila penyedia barang/jasa sudah pernah melakukan pekerjaan sejenis, sama kompleksitasnya pada instansi yang bersangkutan

• Pokja ULP memasukkan hasil evaluasi penawaran dan hasil evaluasi kualifikasi pada aplikasi SPSE

SANGGAHAN

• Dilakukan oleh penyedia barang/jasa yang telah memasukkan penawaran

• Peserta pemilihan hanya dapat menyampaikan 1 kali sanggahan kepada Pokja ULP melalui aplikasi SPSE

• Pokja ULP menjawab sanggahan melalui SPSE• Sanggahan dapat disampaikan secara offline apabila terjadi

keadaan kahar atau gangguan teknis• Peserta pemilihan memberitahukan sanggahan banding

kepada Pokja ULP melalui fasilitas yang tersedia di SPSE• Kealpaan atau kelalaian pemberitahuan sanggahan banding

tidak menggugurkan proses sanggah banding

SPPBJ

• Dilakukan diluar aplikasi SPSE (offline)• Menggunggah hasil pemindai SPPBJ pada

aplikasi SPSE

PENANDATANGANAN KONTRAK

• Dilakukan diluar aplikasi SPSE• PPK memasukkan informasi dan mengunggah

hasil pemindai dokumen kontrak pada SPSE

LAIN LAIN

• Aplikasi SPSE secara otomatis akan menampilkan pengumuman pemilihan dan pengumuman pemenang paket pekerjaan

• Pokja ULP harus memasukkan alasan penyebab pemilihan ulang, penyampaian penawaran ulang dokumen penawaran atau pemilihan ulang

• Surat Jaminan penawaran– Tidak diperlukan untuk pengadaan yang memiliki nilai paling

tinggi Rp. 2.500.000.000 atau tidak menimbulkan resiko apabila pemenang mengundurkan diri menyebabkan pekerjaan tidak dapat diselesaikan tepat pada waktunya

– Disampaikan dalam bentuk softcopy hasil pemindai – Jaminan asli (pascakualifikasi) disampaikan pada pembuktian

kualifikasi– Jaminan asli (prakualifikasi) disampaikan pada Pokja ULP

sebelum penetapan pemenang.– Apabila calon pemenang tidak memberikan jaminan penawaran

asli atau tidak dapat dicairkan maka akun SPSE penyedia dinonaktifkan dan dapat dimasukkan dalam daftar hitam

• Perubahan Jadwal – Perubahan jadwal tahapan pemilihan wajib

mengisi alasan perubahan yang dapat dipertanggung jawabkan

• Pengenaan Sanksi– Pelanggaran terhadap persyaratan dan ketentuan

dalam SPSE, LPSE dapat me nonaktifkan kode akses pengguna SPSE

• Dalam hal terjadi gangguan daya listrik, gangguan jaringan, gangguan aplikasi yang mengakibatkan proses pemilihan tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna, maka ULP dapat melakukan :– Pembatalan proses pemilihan– Melakukan penyesuaian jadwal– Membuat dan melaksanakan solusi alternatif

terhadap hal yang tidak dapat diakomodir dalam aplikasi SPSE, wajib menuangkan hal tersebut dalam BAHP/BAHS/berita acara lainnya

DAFTAR HITAM PERUSAHAAN

E-PURCHASING

• PERKA LKPP NO. 17 TAHUN 2012 TENTANG E-PURCHASING

e-PURCHASING – e-CATALOG