Pendahuluan

Istilah organisasi memang tidak berasal dari Islam, tetapi bukan berarti Islam tidak

mengandung ajaran bagaimana cara berorganisasi. Bahkan kalau kita perhatikan banyak

sekali prinsip-prinsip organisasi modern telah dipraktekan oleh umat Islam generasi pertama

baik dalam kehidupan sehari-hari pada waktu damai maupun dalam bidang kemiliteran

ketika bertempur menghadapi musuh. Surat Ash Shaf seperti yang dikutip di awal tulisan ini

mengajarkan bahwa pengaturan pasukan atau barisan secara baik akan mengokohkan

kekuatan sehingga lebih mudah dalam mencapai tujuan dan kemenangan. Dalam setiap

peperangan Nabi mengatur pasukannya baik posisi maupun tugas-tugasnya sedemikian

rupa sehingga bisa memenangkan peperangan. Hal itu merupakan contoh yang sangat baik

bagaimana prinsip berorganisasi dijalankan di zaman Nabi. Demikian pula di bidang

da’wah,   ekonomi, politik dan sebagainya termasuk kegiatan yang bersifat ritual.

Shalat jamaah, sebagaimana yang berulang-ulang diserukan oleh Nabi merupakan contoh

terbaik bagaimana organisasi dilaksanakan. Dengan shalat berjamaah kita memperoleh

hasil berlipat ganda (disimbolkan dengan perolehan pahala dua puluh tujuh kali lipat

dibanding dengan shalat munfarid), walaupun waktu dan energi yang dipergunakan sama.

Demikian pula dengan organisasi, kita mampu menghimpun kekuatan yang lebih besar

melebihi jumlah dari kekuatan masing-masing individu yang terga bung. Dalam shalat

berjamaah telah diatur siapa yang menjadi imam, siapa yang menjadi makmum, apa tugas

imam, apa tugas makmum, dimana posisi imam, dimana posisi makmum.

Organisasi yang pada awalnya dibentuk untuk mempermudah dan mempercepat

pencapaian tujuan, jangan sampai berubah menjadi penghambat karena prosedur dan

mekanisme yang berbelit belit. Untuk menghindari hal tersebut kita perlu memperhatikan

beberapa prinsip organisasi seperti penentuan tujuan yang jelas, penyusunan Disain

organisasi, penempatan personal, perencanaan dan lain-lain. Apa yang tersaji dalam tulisan

ini hanyalah pengantar sehingga perlu pendalaman lebih lanjut baik secara teoritis maupun

praktis.

 

Tujuan Organisasi

Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan tentang keadaan masa depan yang diinginkan

dan diusahakan pencapaiannya oleh organisasi melalui berbagai kegiatan-kegiatan yang

direncanakan Tujuan organisasi sering dibedakan menjadi tujuan umum dan tujuan khusus

atau tujuan akhir dan tujuan antara. Rumusan tujuan organisasi biasanya dicantumkan

sebagai salah satu pasal dalam Anggaran Dasar Organisasi.

Tujuan organisasi berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran

usaha-usaha dan kegiatan anggota organisasi. Dalam hal ini tujuan berfungsi memberi arah

dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan harus tidak dilakukan.

Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran

kegiatan-kegiatannya dan keberadaannya di kalangan pihak lain. Pengakuan atas legitimasi

ini akan meningkatkan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan

dari lingkungan sekitarnya. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, akan

memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.

Tujuan organisasi berfungsi sebagai sumber motivasi bagi anggota.

Secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi.

Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang

diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, implementasi berbagai

unsur perancangan organisasi, pola komunikasi, mekanisme kerja, departementalisasi dan

lain-lain.

 

Desain Organisasi

Desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal

pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola

tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang

berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,

standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu san dan

besaran satuan kerja

Desain organisasi sangat dipengaruhi oleh : (1) Strategi organisasi yaitu seperangkat

kebijakan organisasi yang dirumuskan dan dipilih melalui pertimbangan dan penelitian

sebagai jembatan  antara realitas kekinian dan kedisinian organisasi dengan tujuan yang

ingin dicapai. Desain organisasi mengikuti strategi organisasi sehingga bila strategi berubah

maka desain organisasi juga harus berubah.

Dalam organisasi yang memproduksi barang-barang manufaktur atau jasa, desain

organisasi dipengaruhi oleh teknologi yang digunakan. Sebagai contoh sebuah perusahan

yang memproduksi mobil yang menggunakan teknologi industri massal memerlukan tingkat

standardisasi dan spesialisasi lebih tinggi dibanding perusahaan industri pakaian yang

mengikuti perubahan mode.

Desain organisasi sangat tergantung pada anggota dan orang-orang yang terlibat dalam

organisasi, baik kemampuan, cara berpikir maupun kebutuhan-kebutuhannya. Desain

organisasi yang anggotanya terdiri dari para sarjana tentu berbeda dengan disain organisasi

yang anggotanya hanya terdiri dari para lulusan sekolah dasar meskipun tujuan dan

kegiatannya sama, karena kemampuan dan cara berpikirnya anggota kedua organisasi 

berbeda.

Desain organisasi juga sangat dipengaruhi oleh besarnya organisasi secara keseluruhan

maupun satuan-satuan kerjanya. Semakin besar ukuran organisasi akan semakin kompleks

dan harus dipilih bentuk desain yang tepat.

Desain organisasi terlalu rumit untuk diuraikan secara verbal sehingga perlu sebuah bagan

untuk menggambarkannya. Bagan ini memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-

departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di

antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-

kotak dan dihubungkan satu sama lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan

jalur komunikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu disain organisasi yang secara

ringkas dapat diuraikan sebagai berikut:

 

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi yang

bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang

digunakan.

2. Rantai Perintah. Bagan organisasi menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang

menghubungkan atasan dan bawah dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari

jenjang organisasi yang tertinggi sampai yang paling bawah.

3. Tipe Pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi dalam setiap kotak menunjukkan

pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda. Misalnya dalam disain

kepengurusan IMM Cabang Jember kita lihat ada bidang Organisasi, bidang Kader, bidang

Keilmuan, bidang Hikmah, dsb.

4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar

apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau dasar devisional atau lainnya.

5. Tingkat Manajemen. Suatu bagan organisasi menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen

organisasi.

 

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi sudah lama menjadi perdebatan di kalangan

ahli organisasi. Salah satu keuntungan bagan organisasi adalah anggota mendapat

gambaran bagaimana organisasi disusun. Pimpinan dan Staf digambarkan dengan jelas. Bila

seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat

dimana orang yang bersangkutan dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga

memungkinkan pimpinan mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi,

seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi

yang tidak diperlukan terjadi.

Kelemahan atau kekurangan utama bagan organisasi adalah masih banyak hal-hal yang

tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, tidak menunjukkan seberapa

besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak

menunjukkan hubungan-hubungan informal dan keseluruhan komunikasi, dimana organisasi

tidak dapat berfungsi secara efisi en tanpa hal itu. Kelemahan bagan ini biasanya diatasi

dengan cara membuat deskripsi dan job spesifikasi.

 

Fungsi Fungsi Manajemen Organisasi

Meskipun manajemen banyak dikembangkan dan diterapkan dalam dunia usaha, dalam

organisasi yang mengejar profit, manajemen sebenarnya dibutuhkan oleh semua tipe

kegiatan dan dalam semua tipe organisasi. Manajemen sering didefinisikan sebagai cara

bekerja dengan orang lain dan melalui orang lain untuk menentu kan, menginterpretasikan,

dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen

berorganisasi. Dalam pelaksanaannya manajemen juga membutuhkan sentuhan artistik

(seni) terutama yang berkaitan dengan perencanaan, komunikasi dan fungsi-fungsi lain

yang men yangkut manusia. Atas dasar inilah manajemen selain disebut sebagai ilmu juga

disebut sebagai seni. Berikut akan kita lihat beberapa fungsi manajemen yang sudah kita

sebutkan tadi.

Setidaknya ada tiga hal yang merupakan prinsip pokok dalam manajemen,

yakni planning,actuating, dan controlling. Akan tetapi ada beberapa sub tambahan untuk

melengkapi pokok-pokok dalam manajemen organisasi yaitu planning, organizing,

actuating, controlling, dan Evaluating. Prinsip-prinsip pokok ini harus dilakukan dengan

melibatkan organ-organ dalam organisasi.

1. Planning

Perencanaan adalah pemilihan dan penetapan target dan sasaran organisasi serta

menyusun langkah-langkah pencapaiannya dengan menentukan strategi, kebijaksanaan,

proyek-proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan

untuk mencapai target dan sasaran tadi. Fungsi-fungsi manajemen lainnya sebenarnya

merupakan pelaksanaan dari hasil perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses yang

tidak berakhir  bila rencana organisasi telah ditetapkan, tetapi terus berlanjut selama

rencana dilaksanakan yang mungkin dalam pelaksanaan   membutuhkan beberapa

modifikasi agar tetap berguna. Perencanaan kembali (perencanaan yang dilakukan ketika

rencana sedang dilaksanakan sebagai upaya penyesuaian) kadang menjadi faktor kunci

pencapaian sukses. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan

fleksibelitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat

mungkin.

Planning/perencanaan adalah hal utama yang harus dilakukan dalam manajemen.

Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang “begin from the end”. Kita tetapkan

tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan adalah pelita yang menunjukkan jalan bahkan di

kegelapan malam. Tetapkan visi dan misi organisasi. Yang penting adalah penetapan tujuan,

visi, dan misi organisasi ini harus dilakukan bersama-sama. Minimal tidak dilakukan

sendirian. Memang pada umumnya sebuah organisasi didirikan dengan seorang/beberapa

tokoh kunci sebagai pemberi konsep. Tetapi konsep itu mutlak harus diketahui oleh tiap

orang dalam organisasi agar terdapat kesamaan persepsi.

Konseptor tidak mungkin berjalan sendirian dalam perjalanan organisasi. Jangan ragu dalam

menetapkan tujuan, visi, dan misi. Seorang yang bermimpi besar dan berusaha keras

mewujudkannya namun tidak bisa lebih baik daripada orang yang bermimpi kecil dan bisa

mewujudkannya. Walaupun tidak dicapai, dengan bermimpi besar maka langkah kita pun

akan besar. Lagipula orang yang bermimpi besar dalam pencapaiannya melebihi orang yang

bermimpi kecil.

Perencanaan memiliki banyak manfaat diantaranya membantu organisasi untuk

menyesuaikan diri ketika terjadi perubahan lingkungan, membantu pengurus organisasi

memahami keseluruhan operasi atau kegiatan organisasi, membantu penempatan tanggung

jawab lebih tepat, memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian

dalam organisasi, membuat target lebih khusus, lebih terinci dan lebih mudah dipahami,

meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti dan menghemat waktu, usaha, dan dana.

Ada empat tahap dalam menyusun perencanaan, yaitu :

Menetapkan target atau serangkaian target.

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang  keinginan atau kebutuhan

organisasi. Tanpa rumusan target yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya,

waktu secara tidak efektif dan tidak efisien.

Merumuskan keadaan saat ini.

Pemahaman akan posisi organisasi saat ini dari keseluruhan tujuan yang hendak kita capai

sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya

setelah keadaan waktu saat ini dianalisa, rencana baru dapat kita rumuskan. Tahap ini

membutuhkan informasi tentang kuantitas anggota, kualitasnya, sumber daya, dana yang

dimiliki dll.

Mengindentifikasi segala kemudahan, hambatan dan ancaman yang mungkin akan kita

hadapi di masa yang akan datang.

Segala kelemahan dan kekuatan organisasi perlu kita identifikasi untuk mengukur

kemampuan organisasi dalam   mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-

faktor intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan, atau yang

mungkin menimbulkan masalah. Walaupun dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan

kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi masa yang akan datang merupakan

essensi dari proses perencanaan.

Mengembangkan rencana dan serangkaian kegiatan pencapaian tujuan.

Tahap akhir dari proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif yang ada.

2. Organizing

Organizing sebenarnya merupakan salah satu tahapan dari planning (perencanaan) akan

tetapi perlu kiranya organizing disendirikan menjadi sebuah tahapan dalam manajemen

oraganisasi. Organizing disini dimaksudkan untuk mengatur sebuah penempatan person

yang melaksanakan suatu konsep yang telah dibuat dalam planning sehingga job

description-nya jelas dan tidak terjadi tumpang tindih tugas dalam sebuah oragnisasi atau

sebuah kegiatan.

Setelah kita menetapkan misi dan tujuan organisasi, menyusun rencana, menentukan

program pelaksanaannya, selanjutnlya kita perlu merancang dan mengembangkan

organisasi sebagai instrumen pencapaian kesemuanya. Inilah yang disebut sebagai

organizing, yaitu penentuan sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi, perancangan kelompok kerja tertentu yang akan menjadi pelaksana

program, penugasan tanggung jawab dan pendelegasian wewenang yang diperlukan

kepada individu untuk melaksanakan tugasnya.

Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi-bagikan,

dikoordinasikan atau dengan kata lain fungsi ini bertugas menciptakan disain organisasi.

Penempatan orang yang tepat untuk sebuah jabatan yang tepat akan banyak membantu

kelancaran jalannya kegiatan organisasi. Dalam organisasi profit (perusahaan) penyusunan

personalia diawali dengan berbagai tes kemampuan yang rumit dan kadang berjenjang.

3. Actuating

Actuating/pelaksanaan adalah roh dari organisasi. Hanya omong kosong jika perencanaan

tidak diikuti dengan aksi yang sesuai. Implementasi adalah sama pentingnya dengan

perencanaan. Tanpa pelaksanaan yang baik rencana akan hancur berantakan tanpa sempat

mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu adanya pendelegasian yang tepat untuk suatu tugas

tertentu. Serahkanlah suatu hal pada ahlinya. Jika ditangani ahlinya tentu suatu persoalan

akan selesai lebih cepat dan hasilnya pun baik.

Untuk menunjuk orang yang tepat di tempat yang tepat perlu adanaya komunikasai terus

menerus antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi dan silaturahmi,

kompetensi seseorang seringkali akan dapat diketahui. Selain itu komunikasi sangat penting

dilakukan antara planner dan actuator. Komunikasi penting untuk menyelaraskan antara

keinginan perencana dengan pelaksana. Agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat

mengganggu jalannya organisasi Rencana bisa berubah di tengah jalan jika ternyata pada

pelaksanaannya terdapat situasi yang mendesak.

Oleh karena itu pelaksanaan haruslah bersifat fleksibel tanpa keluar dari jalur tujuan yang

hendak dicapai. Orang mengatakan ‘banyak jalan menuju ke Roma’. Begitupun

dengan action(pelaksanaan), ia harus bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Bukan

mengalir dengan arus bukan pula melawan arus tetapi berusaha membelokkan arus

perlahan-lahan ke arah yang kita kehendaki.

4. Controlling

Controlling adalah kunci dalam manajemen. Walaupun pendelegasian adalah hal yang

mutlak dalam organisasi, tetapi pendelegasian bukanlah berarti menyerahkan segala urusan

tanpa kendali. Seorang yang buta niscaya akan dapat berjalan dengan normal jika

diberitahu jalan yang harus dilewatinya. Begitupun orang-orang dalam organisasi, seburuk-

buruknya sistem manajemen jika ada kontrol dan umpan balik yang rutin dilakukan maka

hasilnya masih dapat diterima. Haruslah ada sistem reward and punishment dalam

manajemen organisasi.

Pelaksanaan controlling memerlukan sebuah pengarahan atau leading yang merupakan

usaha pimpinan organisasi untuk membuat semua individu dalam organisasi untuk bergerak

menjalankan tugas-tugasnya sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya masing-

masing. Fungsi pengarahan melibatkan kualitas, gaya dan kekuasaan pemimpin serta

kemampuan pemimpin untuk berkomunikasi, dan memberi motivasi. Pengarahan dalam

manajemen sering digunakan istilah yang berbeda tetapi sebenarnya maksudnya sama,

yaitu leading, actuating, directting, motivating dll. Yang jelas fungsi manajemen yang satu

ini bersentuhan langsung dengan manusia.

Semua fungsi manajemen terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan

(Controlling). Penga wasan adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk

menjamin semua rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

 

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu:

1. Penetapan standar pelaksanaan.

2. Penetapan ukuran-ukuran pelaksanaan.

3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah

ditetapkan.

4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

 

Orang yang berprestasi patut diberi penghargaan dan sebaliknya orang yang melakukan

kesalahan sebaiknya diingatkan untuk tidak mengulangi kesalahannya. Ini penting sebab

sistem ini akan memacu orang-orang dalam organisasi untuk mengeluarkan kemampuan

terbaiknya karena merasa dihargai. Hargai prestasi sekecil apapun dan jangan biarkan

kesalahan sekecil apapun. Segala sesuatu yang besar dimulai dari yang kecil. Kita harus

tegas dalam hal ini. Ini semua dilakukan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang

telah ditetapkan. Tidak melenceng dari sasaran apalagi menetapkan sasaran seenaknya.

5. Evaluating

Hal yang tak kalah penting dari sebuah organisasi adalah evaluasi. Evaluasi dibutuhkan

sebagai bahan renungan dan sebagai penilaian perjalanan sebuah organisasi sehingga

organisasi ini bisa menghindari terjadinya kesalahan organisasi. Dengan adanya evaluasi

dapat meminimalisir kesalahan dalam berorganisasi dan menjadikan kesalahan untuk tidak

terulang pada masa mendatang. Tetapi ada hal yang penting namun seringkali terlewatkan

oleh banyak manajer (pimpinan) organisasi. Yakni pentingnya menyentuh hati manusia

dengan hati lagi.

Ya, cinta seringkali dilupakan dalam manajemen organisasi. Ada dua hal yang bisa membuat

orang total dalam suatu hal, yakni adanya keuntungan dan cinta. Orang bilang cinta itu

buta. Jika orang telah merasakan cinta dia akan melupakan kelelahan, kesusahan,

penderitaan yang diperoleh dan akan mencurahkan segenap waktunya untuk hal yang

dicintainya. Jangan ragu-ragu bagi semua elemen untuk melakukan pendekatan personal

untuk orang-orang dalam organisasi seperti menjenguk jika ada yang sakit, menanyakan

kabar, memberi hadiah, melontarkan pujian, dan sebagainya. Perhatikan kebutuhannya dan

berempatilah terhadap kesusahannya. Hal-hal ini mungkin kedengarannya remeh tetapi

sebenarnya ini solusi yang jitu bagi manajemen organisasi. Cinta akan menjadi perekat yang

sangat kuat bagi keutuhan organisasi.

 

Penutup

Semua fungsi manajemen telah kita bicarakan harus dilaksana kan kapan saja dan dimana

saja kelompok-kelompok diorganisasikan, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe

organisasi, jabatan-jabatan fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda. Satu atau

lebih fungsi mungkin lebih mendapat tekanan dari fungsi-fungsi yang lain dengan adanya

perbedaan tingkat manajemen. Sebagai contoh, fungsi perencanaan adalah fungsi yang

lebih mendapat perhatian untuk manajemen atas, sementara tingkat manajemen lini

pertama lebih memperhatikan fungsi pengarahan dll.

Keahlian berorganisasi tidak cukup hanya dengan penguasaan teori, tetapi yang lebih

penting sebenarnya adalah pengalaman di lapangan. Itulah sebabnya organisasi-organisasi

Mahasiswa semacam HMI, PMII, IMM, dan lain sebagainya dinilai sangat besar peranannya

melahirkan orang-orang yang pandai berorganisasi.