pencatatan dan pelaporan

34
PENCATATAN DAN PELAPORAN POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG JURUSAN KEBIDANAN PROGRAM STUDI DIII KEBIDANAN KEDIRI TAHUN 2014

Transcript of pencatatan dan pelaporan

Page 1: pencatatan dan pelaporan

PENCATATAN DAN PELAPORAN

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANGJURUSAN KEBIDANAN

PROGRAM STUDI DIII KEBIDANAN KEDIRITAHUN 2014

Page 2: pencatatan dan pelaporan

Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut (syahlan : 256).

Definisi

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253).

Page 3: pencatatan dan pelaporan

Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan,Keuntungan : sederhana.Kelemahan : adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntassulit dilakukan.

Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record /POR).Keuntungan system ini adalah kerjasama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh.

Sistem pencataan

secara umum

Page 4: pencatatan dan pelaporan

1.  Memberi informasi tentang  keadaan masalah atau kegiatan

2.  Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa

3.  Bahan proses belajar dan bahan penelitian

4.  Sebagai pertanggungjawaban

5.  Bahan pembuatan laporan

6.  Perencanaan, pelaksaan, dan evaluasi

7.  Bukti hukum

8.  Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.

Manfaat Pencatatan

Page 5: pencatatan dan pelaporan

1.      Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara tidak sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan harian.

2.      Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan masalah.

Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut :

Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Bentuk pencatatan

berdasarkan isi :

Page 6: pencatatan dan pelaporan

Jenis formulir standar yang digunakan

dalam pencatatan • Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga• Kartu rawat jalanpencatatan identitas dan status pasien rawat jalan • Kartu indeks penyakit• Kartu Ibu (mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.)•kartu anak (untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah)

• KMS balita, anak sekolah (untuk mencatat identitas pelayanan  dan pertumbuhan yang di peroleh balita dan sekolah)• KMS ibu hamil (untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil) • KMS usia lanjut(USILA)fisik maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA.• Register (untuk mencatat dan merekap data kegiatan)

Page 7: pencatatan dan pelaporan

Jenis register sebagai berikut:1. Nomor indeks pengunjung puskesmas2. Rawat jalan3. Register kunjungan4. Register rawat inap5. Register KIA dan KB6. Register kohort ibu dan balita7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi8. Register penimbangan balita9. Register imunisasi10. Register gizi11. Register kapsul beryodium12. Register anak sekolah13. Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

Page 8: pencatatan dan pelaporan

Adapun kriteria system pencatatan data

kesehatan yang baik mencakup hal – hal di

bawah ini:

a. Pencatatan Harus sistematis,

jelas,ringkas dan mengacu pada respon

pasien terhadap kejadian penyakit atau

intervensi yang diberikan.

b. Ditulis dengan Baik dan menghindari

kesalahan.

c. Tepat Waktu, ditulis segera setelah

tindakan/kegiatan dilakukan.

d. Ditulis secaraTerperinci mencakup What,

Why, When, Where, Who and How

e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur

f. Mencantumkan nama jelas

dantandatangan setelah melakukan

pencatatan.

 

Page 9: pencatatan dan pelaporan

Pelaporan  Laporan Lisan1)      Kelemahan: Kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan bersifat subyektif2)      Keuntungan: Hasil dari kegiatan/intervensi yang telah dilakukandan data yang telah terkumpul dapat segera ditindak lanjuti dalam waktu yang lebih cepat.

Laporan Tertulis1)      Kelemahan: memakan waktu dan biaya yang lebih.2)      Keuntungan: bisa lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci serta pelaporan dapat bersifat positif maupun negative

Page 10: pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :1. Komunikasi2. Pendidikan3. Pengalokasian Dana4. Evaluasi5. Dokumen yang Sah6. Jaminan Mutu7. Penelitian8. Analisis9. Feed Back

Page 11: pencatatan dan pelaporan

Pelaksanaan

 Pencatatan dengan menggunakan formata.       Family folderb.      Buku register

1)      Rawat jalan dan rawat inap2)      Penimbangan3)      Kohort ibu.4)      Kohort anak5)      Persalinan6)      Laboratorium7)      Pengamatan penyakit memar8)      Imunisasi9)      PKM

c.       Kartu indeks penyakit ( kelompok penyakit )d.      Kartu perusahaane.       Kartu muridf.       Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas mempermudah pembuatan laporan

Page 12: pencatatan dan pelaporan

a.       Bulanan

1)      Data kesakitan

2)      Data kematian

3)      Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb)

4)      Data managemen obat

 

Jenis dan periode laporan

b.      Triwulan 1)  Data kegiatan puskesmas c. Tahunan1)      Umum dan fasilitas2)      Saran3)      Tenaga

Page 13: pencatatan dan pelaporan

Pengertian

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP).

Pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.

Page 14: pencatatan dan pelaporan

Tujuan

Umum

Khusus

Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan

Page 15: pencatatan dan pelaporan

Tujuan Umum

SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta

dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan

secara benar, berkala, dan teratur, guna

menunjang pengelolaan upaya kesehatan

masyarakat.

Page 16: pencatatan dan pelaporan

Tujuan khusus

• Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu, dan mutakhir secara teratur.• Terlaksananya pelaporan data secara teratur di berbagai jenjang administrasi, sesuai dengan aturan yang berlaku. • Digunakannya data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas do berbagai tingkat administrasi.

Page 17: pencatatan dan pelaporan

Ruang Lingkup

1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling.

2. Pencatatan dan pelaporan mencakup:a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas.b. Data ketenagaan di puskesmas.c. Data sarana yang dimiliki puskesmasd. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam gedung maupun diluar gedung

3. Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan, tribulanan, semester, tahunan).

Page 18: pencatatan dan pelaporan

Pelaksanaan

1. Pencatatan dengan menggunakan formata. Family folderb. Buku registerc. Kartu indeks penyakitd. Kartu perusahane. Kartu muridf. Sensus harian (penyakit dan kegiatan puskesmas) untuk mempermudah pembuatan laporan

Page 19: pencatatan dan pelaporan

2. PelaporanJenis dan periode laporan:a. Bulanan

Data kesakitan Data kematian Data operasional (gizi, imunisasi,

KIA, KB) Data manajemen obat

b. Triwulan Data kegiatan puskesmas

c. Tahunan Umum dan fasilitas Sarana Tenaga

Page 20: pencatatan dan pelaporan

Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima.

Page 21: pencatatan dan pelaporan

Pengelolaan Laporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Page 22: pencatatan dan pelaporan

Formulir Laporan dari Puskesmas

ke Dati II

1. Laporan BulananData Kesakitan (LB 1)Data obat-obatan (LB 2)Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

Page 23: pencatatan dan pelaporan

2. Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel :Laporan bulan sentinel (LB 1S)Laporan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).Laporan bulanan sentinel (LB 2S)Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I

Page 24: pencatatan dan pelaporan

3. Laporan TahunanLaporan tahunan meliputi :Data dasar puskesmas (LT-1)Data kepegawaian (LT-2)Data peralatan (LT-3)

Page 25: pencatatan dan pelaporan

Alur Laporan

Laporan Dati II dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :1. Laporan TriwulanHasil entri data / rekapitulasi laporan LB1Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB42. Laporan TahunanHasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

Page 26: pencatatan dan pelaporan

Frekuensi Laporan

1. Laporan TriwulanLaporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah inio Kepala Dinas Kesehatan Dati Io Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsio Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

2. Laporan TahunanLaporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini :1. Kepala Dinas Kesehatan Dati I2. Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi3. Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas

Page 27: pencatatan dan pelaporan

Mekanisme Laporan

1. Tingkat puskesmasLaporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmasPelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TPHasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

Page 28: pencatatan dan pelaporan

2. Tingkat Dati IIPengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh depkesLaporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Departemen Kesehatan.

Page 29: pencatatan dan pelaporan

3. Tingkat Dati IPengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dati IILaporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.

Page 30: pencatatan dan pelaporan

4. Tingkat PusatHasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil Depkes Provinsi.

Page 31: pencatatan dan pelaporan

Metode Penelitian Dalam Pencatatan dan

Pelaporan

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.

Page 32: pencatatan dan pelaporan

Hasil Penelitian Pencatatan dan

PelaporanProses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak.

Page 33: pencatatan dan pelaporan

1.      Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bisa dibaca dan dipahami isinya.2.      Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.3.      Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

Kesimpulan

Page 34: pencatatan dan pelaporan

TERIMA KASIHSEMOGA BERMANFAAT