KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah S.W.T atas segala rahmat,

taufiq, karunia, dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul

“PEMRPOSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTER”.

Penyusunan makalah ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu tugas sistem informasi

akuntansi II pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akutansi Universitas Pembangunan Nasional "Veteran"

JawaTimur. Penulis bahwa makalah ini dapat selesai berkat bantuan., bimbingan,

saran,dukungan,dan petunjuk dari berbagai pihak yang semuanya tidak dapat diukur dari materi

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan, karena itu kritik

dan saran yang bersifat membangun diterima dengan terbuka. Akhir kata semoga apa yang telan

tertuang dalam makalah ini memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan, amin

Surabaya, 30 September 2009

Penulis

PEMRPOSESAN TRANSAKSI BERBASIS KOMPUTER

Pemprosesan data adalah pelaksanaan prosedur tertentu, biasanya meliputi serangkaian

tugas. Jika satu atau lebih tugas dilakukan dengan komputer, kita menamakannya dengan “a

computer-based-system” , meskipun beberapa tugas masi dikerjakan secara manual.

Program komputer yang didesain untuk melakukan tugas spesifik disebut application

program. Aplikasi program dapat didesain untuk memperoleh data, memproses input,

memproses data yang tepat waktu dan memodifikasi data yang ada (dalam file database)

atau proses data untuk menghasilkan output (dalam bentuk laporan, listing, atau logs)

Media atau alat untuk Memperoleh Data

Data dapat dimasukkan dalam suatu sistem informasi akuntansi dengan beberapa cara

baik dengan formulir kertas (hard copy) atau pun dengan layar komputer (softcopy). Data

juga secara langsung dapat diinput dari sistem ataupun input komputer lain dari alat seperti

telephone keypad.

Jika data dimasukkan secara langsung pada saat terjadinya transaksidisebut dengan

online data entry. Alat-alat online adalah alat yang secara langsung dan dihubungkan secara

terus menerus dengan sistem komputer, contohnya optical character recognition (ocr)

scanner, image reader, dan magnetic disk. Sedangkan off-line data entry adalah entry data

dengan alat yang tidak dihubungkan langsung dengan komputer. Dalam pendekatan off-

line , data pertama kali diperoleh dari dokumen masukan atau dokumen sumber. Dokumen

sumber dikumpulkan dalam sebuah batch, kemudian bacth transaksi direkam dalam bentuk

yang dapat dibaca komputer, menggunakan sebuah alat off-line, seperti: key-to-tape

encoders.

Dokument Input

Dokument input adalah formulir-formulir atau dokumen sumber dari data yang

dikumpulkan dan dimasukkan dalam sebuah sistem informasi akuntansi. Dokumen input ini

dapat melakukan hal-hal berikut ini:

1. Otorisasi transaksi secara berurutan

2. Mendorong tindakan yang perlu dilakukan

3. Menunjukkan pertanggung jawawaban

4. Menyediakan data untuk output dan referensi.

Rancangan Dokumen Input

Lepas dari sumber datanya. Entry data sangat teliti dan kesalahan bisa terjadi kerena

faktor manusia. Proses entry dapat didesain dengan meminimalkan proses manual sehingga

kesalahan dapat diminimalkan.

Dokumen dan formulir hard copy. Dokumen dan formulir yang didesai dengan baik

seperti catatan akuntansi dan dokumen sumber secara khusus bermanfaat dalam

memperoleh data yang diinginkan . beberapa langkah yang dilakukan dalam

pendisainanformulir adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi tujuan formulir, penggunanya, dan penyedianya

2. Mengidentifikasi elemen data dan sumbernya

3. Memperhatikan masalah pengawasan seperti nomer formulir yang berurut atau

tanda tangan pembuat faktur.

Preformatted data entry scrreens. Transaksi yang meningkat dapat dimasukkan melalui

sistem komputerisasi via terminal displai vidio on line dan monitor komputer dalam banyak

transaksi dimasukkan ke layar entry data di computer. Biasanya dengan referensi ke

dokument sumbernya

Data entry screen komputer yang dirancang secara baik seharusnya:

1. Memungkinkan entry item data standard langsung dari sistemnya

2. Melakukan perhitungan yang dibutuhkan (menghitung total)

3. Merespon dengan mengklasifikasi data

4. Memindah kursor secara otomatis ke tempat elemen data yang akan dimasukkan

5. Menyorot tempat yang spesial, pesan eror, dan sebagainya

6. Menyediakan field pertanyaan untuk pengguna

7. Menyediakan fungsi help

Untuk mengurangi beban kerja, meningkatkan akurasi dan membantu mengingat entry

menggunakan layar komputer, tempat pendekatan yang digunakan dalam pendesainan data

entry screens adalah:

1. Menu, gambaran yang mencangkup daftar pilihan, dimana pengguna dapat secara

cepat mengidentifikasi dan secara jelas menetapkan langkah yang diinginkan.

2. Graphical user interfaces(guis), cara ini memungkinkan pengguna memilih perintah

dengan menandai ‘a pictorial view (icon)’ dengan sebuah alat seperti mause

3. Dialogue prompts. Pertanyaan atau saran yang ditujukan dengan aplikasi sofware

komputer membantu pengguna mencari informasi yang diperlukan tanpa pemakai

perlu megingat-ingat pertanyaan-pertanyaan berikutnya.

4. Preformatted screens adalah format tampilan atau formulir softcopy yang diisi oleh

pengguna yang relevan

Pemprosesan Input Pengumpulan data

Lepas dari data tersimpan dalam bentuk files atau databse. Setiap sistem informasi

akuntansi mengambil data secara terus-menerus dari aktivitas bisnis untuk diolah menjadi

informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan. Kebanyakan transaksi dimulai

dengan kejadian bisnis yang spesifik, seperti adanya pesanan dari pelanggan atau bukti

penerimaan barang. Transaksi juga bisa bervariasi dari sisi sumber dan waktu. Sifat input

yang muncul dari transaksi tertentu mempunyai aspek yang berbeda dalam hal:

1. Input terdiru dari data yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi tipe transaksi yang

spesifik.

2. Input dikomunikasikan dalam beberapa formulir yang bisa jadi bersumber dari hard

copy dan bisa juga dalam bentuk pesan lisan.

Pemprosesan input offline . dalam pendekatan offline untuk pemprosesan input data

transaksi pertama-tama diambil dari dokumen sumber . data tersebut dicatat sebagai kode-

kode. Umumnya dokument untuk sekelompok transaksi ini disatukan dalam bacth. Lalu

bacth transaksi ini diuraikan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer , dengan

peralatan offline

Pemprosesan input online. Pegambilan data online memungkinkan pemprosesan yang

segera terhadap input sehingga kita dapat melakukan edit data, koreksi kesalahan dan

mengumpulkan record transaksi. Entry data yang online memungkinkan variasi tertentu

dalam prosedur berikut ini:

1. Dokument sumber tidak selasu disiapkan sebelum data transaksi di entry.

2. Data bisa dimasukkan dengan alat selai dari entry melalui keyboard

3. Data bisa dimasukkan langsung oleh pihak dari luar perusahaan yang mengadakan

transaksi dengan perusahaan.

4. Data dapat diperoleh dan dimasukkan melalui lokasi yang jaraknya berjauhan

dengan komputer utama.

Pemprosesan Untuk Memperbaharui / Memedofikasi Data Pemeriharaan Data

Data yang terkumpul melalui proses input digunakan juga dalam tahap pemeliharaan

data. Aplikasi komputer menggunakan input untuk meng-up date data yang tersimpan.

Pemeliharaan data termasuk updating taks dan modifying taks. Dalam tahapan

pemeliharaan data, input mungkin diproses secara periodik atau segera dan secara

berurutan atau langsung.

Pemprosesan Output Menghasilkan Informasi

Aplikasi pemprosesan transaksi menghasilkan berbagai output untuk bermacam-macam

pemakai. Output ini mulai dari dokumen sampai dengan laporan. Selain dari informasi rinci,

jugadapat diperoleh informasi yang bersifat ikhtisar. Output disajikan dengan berbagai cara .

dapat disajikan dalam bentuk narasi ,tabel atau format grafik.

Dokumentasi Pemprosesan

Karena data dan pemprosesan yang bervariasi, maka kita perlu memahami tentang

pemprosesan. Hal yang sama , referensi terhadap data juga muncul dalam

pendokumentasian proses. Diagram alir adalah tampilan tampolan gambar dari sistem

pemprosesan transaksi dari alur kerjanya karena pemprosesan melibatkan arus data dalam

suatu sistem.

Pendekatan Pemprosesan Alternatif

Dalam setiap tugas perolehan data, pemprosesan data yang tersimpan dapat melakukan

dengan segera (on-line) atau periodik

Pendekaan Pemprosesan Periodik

Pemprosesan periodik, juga disebut dengan pemprosesan bacth atau ditunda ,

melibatkan pemprosesan data dari kelompok transaksi pada rentang waktu tertentu .

pendekatan ini banyak digunakan oleh perusahaan sumberdaya komputernya minimal.

Langkah penting dalam pemprosesan yang rutin adalah posting data dari bacth transaksi ke

satu atau lebih file .

Tahap ini dilakukan dari input yang sudah dibacth, berurutan dari input online atau

langsung dari file outputnya .

1. Updating berurutan dari input yang dibacth

2. Updating sequential setelah entry data online

Enterprise Resqurce Planning

Enterprise resource planning adalah software dengan seperangkat aplikasi yang

menyatu untuk perusahaan dibidang fungsional seperti keuangan dan akuntansi,

manajemen sumber daya manusia da pabrikasi dan logistik

Organisasi File dan Pemprosesan Data

Media Penyimpanan File

Ketika sistem informasi tadak berkomputerisasi, Perusahaan menyimpan banyak data

dalam map folder ,kotak, keranjang atau laci arsip. Banyak data diduplikasi dengan fotocopy

formulir dan dokumen dan disimpan dibeberapa tempat . data tertentu di urutkan atau

bahkan dihilangkan dalam formulir dengan maksud untuk memudahkan penyimpanan arsip.

Umumnya manajemen file lebih informal.

Pemeliharaan File

Fungsi yang dikenal sebagai pemeliharaan file termasuk kegiatan mengup date . updating

atau posting terdiri dari pembuatan kegiatan rutin dan perubahan yang relatif sementara

terhadap nilai data yang tersimpan direcord. Updating umumnya terjadi pada record yang

berada di file master. Pemeliharaan file termasuk tiga kegiatan berikut ini:

1. Menambah record baru ke file

2. Mengubah nilai tetap dalam record

3. Membatalkan record dari suatu file