PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS LINGKUNGAN HIDUP …
Transcript of PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DINAS LINGKUNGAN HIDUP …
Hal : 1 / 2
Nomor SOP / SOP / 100.14
Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2017
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 24 Agustus 2017
PEMERINTAH KOTA SAMARINDA
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SAMARINDA
Disahkan Oleh Kepala Dinas
NURRAHMANI,SIP,MM
NIP. 19690301 199003 2 003
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Surat Masuk
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-
undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Permendagri Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
3. Peraturan Daerah Kota Samarinda nomor 06 Tahun 2016 Tentang
pembentukan dan susunan Perangkat Daerah Kota Samarinda
4. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang susunan
organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda
5. Peraturan Walikota Samarinda No. 26 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata
Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda.
6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 17 Tahun 2011 tentang Tata Naskah
Dinas dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda
1. Memahami tentang proses Penanganan Surat Masuk
2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Surat Masuk
3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait
Penanganan Surat Masuk
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. Data-data pendukung
2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Keterlambatan Distribusi menyebabkan terlambatnya informasi
2. Pengadministrasian surat masuk dan keluar tidak tertib yang mengakibatkan
informasi tidak bisa ditindaklanjuti tepat waktu
1. Surat Masuk
2. Buku Agenda
3. Kartu Kendali
Hal : 2 / 2
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Kete
rangan JFU Kasub
bag
Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output
1 JFU mengecek jenis surat masuk dari
instansi /masyarakat (Lengkap,
Tertutup, Rahasia)
Berkas Surat
masuk
10 menit Surat masuk
2 JFU Menentukan kode Klasifikasi,
Indeks dan memilah Surat
(Penting/Tidak Penting)
Berkas Surat
masuk
5 Menit Kode Klasifikasi , Jenis
Surat
3 JFU Memverifikasi surat dan mengisi
keterangan pada lembar disposisi
Berkas Surat
masuk,Lembar
disposisi
2 menit Penyaluran Surat
4 JFU Menyampaikan surat kepada
Sekretaris kemudian di paraf dan
diteruskan kepada Kepala Dinas
Berkas Surat
masuk,Lembar
disposisi
10 menit Lembar Disposisi dan
Tanda Terima dan paraf
Sekretaris
5 Kepala Dinas membuat disposisi
sesuai bidang yang di tunjukan dan
diberikan kembali kepada JFU
Berkas Surat
masuk,Lembar
disposisi
5 menit Disposisi Surat
6 JFU Menerima Surat yang telah di
disposisi dan memberikan kode unit
pengolah sesuai disposisi, nomor
urut, kartu kendali, mencatat dalam
lembar pengantar
Berkas Surat
masuk,Lembar
disposisi
5 menit Kode Pengarsipan Surat
7 Kasubbag memverifikasi berkas surat
masuk, jika tidak sesuai maka
dikemabalikan, jika sudah benar maka
dilanjutkan ke JFU
Berkas Surat
masuk,Lembar
disposisi
10 Menit Verifikasi Surat
8 JFU mengarsip dan menyampaikan
Surat sesuai dengan disposisi dan
Surat diterima unit pengolah
Surat masuk 10 Menit Arsip surat masuk
Ya
Tidak
Hal : 1 / 3
Nomor SOP / SOP / 100.14
Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2017
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 24 Agustus 2017
PEMERINTAH KOTA SAMARINDA
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SAMARINDA
Disahkan Oleh Kepala Dinas
NURRAHMANI,SIP,MM
NIP. 19690301 199003 2 003
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan
Dinas (SPD)
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang susunan
organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda.
2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perubahan
kedua atas Peraturan walikota Samarinda Nomor 03 Tahun 2011 tentang
Pedoman pelaksanaan Perjalanan Dinas bagi Pejabat/Pegawai Negeri sipil dan
Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda.
3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 31 Tahun 2013 tentang Perubahan
atas peraturan Menteri keuangan Nomor 37 Tahun 2012 tentang Standar
biaya Tahun anggaran 2013.
4. Peraturan Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor 22 Tahun 2013 tentang
Ketentuan Lebih lanjut pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi
Pejabat Negara dan Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap.
5. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 39 Tahun 2013 tentang perjalanan
Dinas Dalam negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak
Tetap di Lingkungan Pemerintah Kota Samarinda.
6. Peraturan Walikota Samarinda No.08 Tahun 2014 tentang Perubahan atas
Peraturan Walikota Samarinda No.40 Thn 2013 Tentang Perjalanan Dinas Luar
negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap
1. Memahami tentang proses Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat
Perjalanan Dinas (SPD)
2. Memiliki kemampuan dalam Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat
Perjalanan Dinas (SPD)
3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait
Pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD)
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
Hal : 2 / 3
1. Data-data pendukung
2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Apabila tidak diterbitkan ST dan SPPD , Perjalanan dinas tidak dapat
Dilaksanakan
1. Telahan Staf
Hal : 3 / 3
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Kete
rangan
JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output
1 JFU menerima disposisi/telahan staf
yang telah disetujui Kepala Dinas
tentang adanya pegawai yang akan
dinas keluar atau akan diperintahkan
tugas.
Surat dan lembar
disposisi/
Telahan Staf
5 Menit Perintah
Tugas
2 JFU membuat surat perintah tugas/
surat perjalanan dinas sesuai disposisi
dari kepala badan
Berkas/
SPT/SPD
10 Menit ST/SPD
3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi
maka dikembalikan, jika benar surat
diparaf kemudian dilanjutkan ke
Sekretaris
Berkas SPT/SPD 20 Menit ST/SPD
4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi
maka dikembalikan,jika benar surat di
paraf kemudian diteruskan ke Kepala
Badan
Berkas SPT/SPD 15 menit ST/SPD
5
Kepala Dinas memeriksa jika ada revisi
maka dikembalikan,jika benar surat di
tanda tangani kemudian dilanjutkan
JFU untuk diteruskan ke pegawa yang
bersangkutan
Berkas SPT/SPD 5 menit ST/SPD
6 JFU mengarsip berkas surat perjalanan
dinas dan memberikan ke pegawai
yang ditujukan
Surat Perjalan
dinas
10 menit Arsip
Surat
Perjalan
dinas
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Hal : 1 / 2
Nomor SOP / SOP / 100.14
Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2017
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 24 Agustus 2017
PEMERINTAH KOTA SAMARINDA
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SAMARINDA
Disahkan Oleh Kepala Dinas
NURRAHMANI,SIP,MM
NIP. 19690301 199003 2 003
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Penerbitan Surat Kenaikan Gaji Berkala
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang susunan
organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota Samarinda
2. Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai
Negeri sipil
1. Memahami tentang proses Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala
2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala
3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait
Penanganan Usulan Kenaikan Gaji Berkala
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. Data-data pendukung
2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Tertundanya Penerbitan Kenaikan Gaji Berkala PNS mengakibatkan
tertundanya hak-hak Kenaikan Gaji Berkala PNS
1. Berkas Kenaikan gaji berkala
2. Penjagaaan KGB
Hal : 2 / 2
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Kete
rangan JFU Kasubbag Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output
1 JFU memeriksa buku penjagaan
pegawai diusulkan untuk Kenaikan
Gaji Berkala (KGB)
Buku
Penjagaan
5
menit
Pegawai yg
KGB
2 JFU Meneliti / mengecek berkas
usulan sesuai syarat-syarat
kenaikan gaji berkala
Berkas
kenaikan gaji
berkala
15 Menit Pegawai yg
KGB
3 JFU Membuat Surat Keputusan
Kenaikan Gaji Berkala dan
dilanjutkan ke kasubbag
Data pegawai
(PNS)
15 menit Rancangan
Keputusan KGB
4 Kasubbag memverifikasi berkas
Surat Usulan jika tidak sesuai
maka dikembalikan, jika sudah
benar maka dilanjutkan ke
Sekretaris
Data pegawai
(PNS)
10 menit Rancangan
Keputusan KGB
5 Sekretaris memverifikasi berkas
surat usulan jika tidak sesuai
maka dikembalikan, jika sudah
benar maka diparaf dan
diserahkan ke Kepala Badan
Data pegawai
(PNS)
10 menit Keputusan KGB
6 Kepala Dinas memverifikasi
berkas surat usulan jika tidak
sesuai maka dikembalikan, jika
sudah benar maka ditanda
tangani dan diserahkan ke JFU
Data pegawai
(PNS)
5 menit Keputusan KGB
7 JFU Mengirim Surat pengantar
kenaikan gaji berkala kepada BKD
untuk diproses.
Data pegawai
(PNS)
10 menit Tanda Terima
penerimaan
berkas
8 JFU mengarsip surat pengantar
dan mengrimkan berkas kenaikan
gaji berkala
Surat
Kenaikan gaji
berkala
5 menit Arsip KGB dan
Tanda Terima
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Hal : 1 / 3
Nomor SOP / SOP / 100.14
Tanggal Pembuatan 16 Agustus 2017
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 24 Agustus 2017
PEMERINTAH KOTA SAMARINDA
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SAMARINDA
Disahkan Oleh Kepala Dinas
NURRAHMANI,SIP,MM
NIP. 19690301 199003 2 003
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN Judul SOP Pelayanan Usulan SK Kenaikan Pangkat PNS
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian,
sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 43 Tahun 1999
2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri
Sipil, sebagaimana talah beberapa kali diubah terakhir dengan PP
Nomor 12 Tahun 2002
3. PP Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai, sebagaimana
telah beberapa kali diubah terakhir dengan PP Nomor 22 Tahun 2013
4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002
tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang
Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana telah beberapa
kali diubah terakhir dengan PP No 12 Tahun 2002
5. Peraturan Pemerintah No.12 Tahun 2002 tentang perubahan Peraturan
Pemerintah No.99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai
Negeri Sipil.
6. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 034 Tahun 2016 tentang
susunan organisasi dan tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Kota
Samarinda
1. Memahami tentang proses Pembuatan Penanganan Usulan Kenaikan
Pangkat
2. Memiliki kemampuan dalam Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat
3. Mampu melaksanakan koordinasi dengan internal dan ekternal terkait
Penanganan Usulan Kenaikan Pangkat
Hal : 2 / 3
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. Data-data pendukung
2. Komputer / printer / Alat Tulis Kantor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. Tidak tertibnya administrasi Kepangkatan akan mengakibatkan
tertundanya hak pegawai
1. Surat Kenaikan Pangkat
Hal : 3 / 3
No Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Kete
rangan
JFU Kasubbag Sekretaris Kepala
Dinas
Kelengkapan Waktu Output
1 JFU memeriksa penjagaaan pegawai akan
kenaikan pangkat
Buku
Penjagaan
Kenpa
5 Menit Pegawai
akan KENPA
2 JFU Membuat surat pemberitahuan mengenai
pegawai yang akan naik pangkat
Data pegawai
(PNS)
10 Menit Surat
3 Kasubbag memeriksa jika ada revisi maka
dikembalikan, jika benar surat diparaf kemudian
dilanjutkan ke kabag
Data pegawai
(PNS)
15 Menit Surat
4 Sekretaris memeriksa jika ada revisi maka
dikembalikan,jika benar surat di tandatangani
kemudian dilanjutkan ke kepala Badan
Data pegawai
(PNS)
15 menit Surat
5 Kepala Dinas memeriksa jika ada revisi maka
dikembalikan,jika benar surat di tandatangani
kemudian dilanjutkan JFU (SOP Surat Keluar)
Data pegawai
(PNS)
15 menit Surat
6 JFU menerima berkas kekurangan kenaikan
pangkat mengirim Surat Pemberitahuan kepada
pegawai yang akan naik pangkat pengantar
beserta Berkas kenaikan pangkat ke Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Samarinda
Surat dan
Kelengkapan
KENPA
10Menit Surat
Kenaikan
pangkat
7 JFU membuat dan mengirim Surat Pengantar
lengkap dengan berkas KENPA ke BKD dan
meminta tanda terima
Dokumen
Kenpa
10 Menit Tanda
terima
Tidak
Tidak
Ya
Ya