Pemenuhan Kebutuhan Informasi Di Perpustakaan SekolahOleh : M. Harfano A, S. Sos

Pada masa sekarang ini telah diketahui secara umum bahwa kebutuhan informasi telah menjadi

satu kebutuhan yang mendasar. Adapun kebutuhan informasi dari tiap orang tidaklah sama. Baik

disadari ataupun tidak, setiap orang yang hidup ataupun pernah hidup di dunia ini selalu membawa

informasi di dalam dirinya, hal ini dapat dipahami dengan keberadaan rantai DNA pada tiap makhluk

hidup.

Begitu banyaknya jumlah dan variasi informasi yang tersedia telah menyebabkan sebagian orang

menjadi bingung bagaimana cara untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya.

Dikarenakan hal ini juga maka telah tercipta satu lapangan pekerjaan yang baru untuk orang-orang

yang tanggap dengan ketidaktahuan orang lain. Satu lapangan pekerjaan yang menuntut

kemampuan untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan

untuk disusun berdasarkan sistem penyusunan tertentu sehingga informasi tersebut dapat dengan

mudah ditemukan kembali.

Kemampuan untuk mendapatkan dan menata informasi tidaklah semudah seperti yang

diperkirakan orang secara umum. Kesulitan baru akan dirasakan pada saat seseorang yang

membutuhkan informasi ternyata tidak dapat melakukan tindakan agar dapat memenuhi

kebutuhannya tersebut. Ada beberapa hal yang menjadi hambatan, yaitu :

1. Terbatasnya waktu.

2. Terbatasnya dana.

3. Terbatasnya fasilitas.

4. Ketidaktahuan si pencari informasi.

Empat hal di atas dapat dikategorikan sebagai penghambat yang umum terjadi dalam

pemenuhan kebutuhan informasi. Dan diketahui bahwa ada hubungan antara tiap-tiap hambatan

tersebut. Berikut ini penulis mencoba untuk mendeskripsikan pemahaman terhadap hambatan-

hambatan tersebut.

1. Terbatasnya Waktu

Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya waktu adalah suatu keadaan di mana seseorang

ataupun sekelompok orang yang tidak memiliki banyak kesempatan untuk dapat menyelesaikan

suatu pekerjaan agar dapat memenuhi kebutuhannya. Terbatasnya waktu disebabkan oleh

tingkat kesibukan yang dimiliki oleh orang-orang tertentu yang telah menghambat orang

tersebut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasinya. Sebagai contoh dapat kita gambarkan

kehidupan seorang guru swasta yang mengajar di sekolah menengah tingkat atas. Untuk dapat

memenuhi kebutuhan hidupnya sehari-hari maka guru tersebut harus dapat memanfaatkan

waktu yang dimilikinya sebaik mungkin dengan memberikan jam pelajaran sebanyaknya, yang

mungkin tidak hanya dilakukannya pada satu sekolah saja. Dan akan meningkat kesibukan

tersebut jika guru harus menyiapkan soal, memeriksa hasil ujian siswanya, dan menduduki suatu

jabatan di sekolah tempat dia mengajar.

Selain memberikan pelajaran pada pendidikan formal, maka kemungkinan guru tersebut

akan memberikan pendidikan tambahan yang bersifat pribadi (less private) atau mengajar di

bimbingan belajar. Jika guru yang bersangkutan telah memiliki isteri dan anak, maka dia juga

harus bertanggung jawab untuk menafkahi lahir dan batin isteri dan anaknya. Nafkah lahir yang

diberikan berupa pemenuhan kebutuhan sandang, pangan, dan papannya, sedangkan

kebutuhan batin hanya dapat diberikannya dengan meluangkan waktu agar dapat

berkomunikasi dengan isteri dan anaknya. Selain lingkungan dalam keluarga, guru tersebut juga

harus melakukan sosialisasi dengan kerabat dan sahabatnya.

Setelah melihat gambaran tersebut di atas maka dapat kita lihat betapa sibuknya seorang

guru menghadapi pekerjaannya. Kesibukan yang dijalani telah memungkinkan seorang guru

menjadi tertutup dengan perkembangan yang terjadi di luar dunianya, yang menyebabkan guru

tersebut akan mengalami pengembangan diri yang terhenti.

Informasi yang diperlukannya tidak hanya terbatas pada pengembangan dirinya yang dapat

mempengaruhi pola fikir dan cara mengajarnya, tetapi juga guru tersebut memerlukan informasi

yang bermanfaat sebagai bahan tambahan mengajarnya. Dalam gambaran di atas maka guru

tersebut memerlukan sumber-sumber informasi yang dapat dipercayainya.

Dengan banyak mengikuti berita harian dari televisi, koran atau radio, maka guru tersebut

dapat menghindari kemungkinan tertutup dari pengembangan diri tetapi jika guru tersebut ingin

dapat meningkatkan dan mengembangkan bahan mutu pengajarannya maka ia memerlukan

sumber informasi yang cukup luas. Hal ini dapat diatasinya dengan melakukan kontak dengan

pusat informasi terdekat, seperti perpustakaan sekolah.

2. Terbatasnya Dana

Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya dana adalah suatu keadaan dimana seseorang

atau sekelompok orang tidak memiliki kecukupan anggaran yang berupa uang agar dapat

memenuhi kebutuhannya. Keterbatasan dana yang dimiliki merupakan hal yang paling umum

dijumpai dan keterbatasan ini mempengaruhi fasilitas yang didapat. Keterbatasan dana dapat

disebabkan karena penghasilan yang kurang memadai, tingkat pengeluaran yang tinggi atau

tidak menyediakan anggaran khusus untuk mendapatkan informasi.

Sebagai contoh dapat kita gambarkan pada seorang guru yang memiliki penghasilan hanya

cukup untuk memnuhi kebutuhan pokok sehari-harinya. Dengan penghasilan yang pas-pasan

maka pemenuhan informasi hanya menjadi kebutuhan tambahan baginya.

Untuk dapat mengatasinya maka guru tersebut memerlukan sumber informasi yang dapat

memberikan informasi dengan murah atau bahkan gratis. Sumber informasi yang dibutuhkannya

jika mungkin jangan membuat guru itu harus mengeluarkan dana ekstra berupa biaya

tranportasi ataupun dana ”terimakasih” kepada yang dapat menyediakan informasi. Untuk

dapat memenuhinya maka sumber informasi yang paling murah atau gratis dan tanpa biaya

ekstra adalah tersedianya perpustakaan sekolah yang memadai.

3. Terbatasnya Fasilitas

Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya fasilitas adalah suatu keadaan yang dihadapi

seseorang atau sekelompok orang dengan perangkat kerja yang minim ataupun tidak memiliki

perangkat kerja sama sekali, baik itu berupa perangkat keras (seperti televisi, radio, atau satu set

komputer) maupun perangkat lunak (seperti sistem operasi yang digunakan untuk menjalankan

perangkat keras), dan jaringan yang menghubungkan semua perangkat lunak dan perangkat

keras dengan jaringan komunikasi. Keterbatasan fasilitas biasanya disebabkan karena kurangnya

dana yang dimiliki atau tidak adanya anggaran yang khusus disediakan untuk menyediakan

fasilitas agar dapat memenuhi kebutuhan informasi. Pada contoh gambaran yang dijabarkan

pada poin 2 untuk mengatasi permasalahan adalah dengan memanfaatkan perpustakaan

sekolah. Tetapi pada kenyataannya secara umum diketahui bahwa perpustakaan sekolah

hanyalah ruangan yang berguna untuk menyimpan buku paket ajar sedangkan pegawainya

adalah pegawai yang diperbantukan untuk mengurusi pekerjaan tata usaha dari sekolah

bersangkutan atau yang lebih menyedihkan mungkin merangkap sebagai pesuruh sekolah.

Untuk dapat mengatasi permasalahan ini adalah dengan bersedianya sekolah

mengalokasikan dana untuk mendukung unit yang bersifat pengajaran seumur hidup ini.

4. Ketidaktahuan si pencari informasi

Adapun yang dimaksud dengan ketidaktahuan si pencari informasi adalah suatu keadaan di

mana seseorang atau sekelompok orang tidak memahami atau bahkan tidak mengetahui sama

sekali ”apa”, ”di mana”, ”siapa”, dan ”bagaimana” cara agar dapat memenuhi kebutuhannya

yang berhubungan dengan informasi. Maksud ”apa” adalah terkadang si pencari informasi tidak

mengetahui dengan jelas apa yang sebenarnya dibutuhkan sehingga dalam mencari informasi

sering si pencari informasi mengumpulkan semua bahan tanpa menyadari bahwa dengan

melakukan hal tersebut dia telah melakukan pemborosan waktu dan bahkan uang. Untuk dapat

mengatasinya bahwa sebelum melakukan pencaharian si pencari informasi sebaiknya

merumuskan ke dalam satu catatan informasi apa sebenarnya yang dibutuhkannya.

Pengertian ”di mana” adalah masalah kedua dari ketidak tahuan si pencari informasi yang

muncul setelah si pencari informasi dapat mengetahui informasi apa yang dibutuhkannya.

Setelah mengetahui informasi apa yang dibutuhkannya, maka sering si pencari informasi

menjadi bingung kemana dia akan melakukan pencarian informasi. Andaikata si pencari

informasi memiliki fasilitas yang mendukung seperti komputer yang dilengkapi dengan jaringan

internet dan ia ingin melakukan pencarian tentang suatu subjek maka ia akan mulai melakukan

penelusuran di internet, tetapi meskipun punya fasilitas yang memadai jika ia tidak mengetahui

situs apa yang akan dibukanya agar dapat memenuhi kebutuhan informasinya maka yang

terjadi hanyalah pemborosan waktu dan uang (untuk membayar listrik dan sambungan internet

selama melakukan penelusuran).

Setelah mengalami permasalahan ”apa” dan ”di mana”, maka ketidaktahuan yang sering

datang adalah ketidaktahuan akan ”siapa” yang harus dihubungi agar dapat mengatasi dan

memenuhi kebutuhan yang dicari. Untuk mengatasi semua permasalahan ini adalah tersedianya

sumber-sumber informasi. Dalam ukuran kecil setidaknya tersedia perpustakaan sekolah yang

didukung dengan fasilitas yang memadai sehingga ketidaktahuan akan ”siapa” dan ”bagaimana”

dapat terjawab dan setelah dua hal ini terjawab maka ketidaktahuan akan ”apa” dan ”di mana”

juga dapat diatasi. Jika si pencari informasi menyampaikan kebutuhannya akan informasi ke

perpustakaan yang terdekat dengannya berdomisili maka menjadi kewajiban untuk

perpustakaan tersebut melakukan pelayanan pendidikan pemakai kepadanya.

Setelah melihat penjabaran di atas yang telah dilakukan penulis, maka dapat diketahui bahwa

dalam melakukan pemenuhan kebutuhan akan informasi tidaklah selamanya semudah yang

dibayangkan. Hambatan-hambatan selalu membayangi orang-orang yang memerlukan informasi.

Untuk dapat mengatasi permasalahan yang sering muncul tersebut maka saat ini telah banyak hadir

sumber-sumber informasi yang bersedia melayani untuk memenuhi kebutuhan informasi.

Secara komersialisasi maka sumber-sumber informasi tersebut dapat dikategorikan dua, yaitu

sumber informasi yang bertujuan mencari keuntungan dan sumber informasi yang tidak mencari

keuntungan (nirlaba). Sumber informasi yang mencari keuntungan dalam melakukan pekerjaan

harus secara efektif dan efisien, hal ini dikarenakan untuk mendapatkan informasi dari mereka maka

si pencari informasi harus membayar. Sedangkan sumber informasi yang nirlaba dalam melakukan

pencarian informasi sama sekali tidak melakukan pungutan kepada si pencari informasi, adapun

pungutan yang diberikan yaitu berupa pengganti biaya cetak informasi yang disediakan.

Sedangkan secara kepemilikan diketahui bahwa sumber informasi terbagi atas sumber informasi

yamg menjadi milik pemerintah dan sumber informasi milik swasta. Sumber informasi milik

pemerintah adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga-lembaga milik

pemerintah, seperti Perpustakaan Daerah dan Badan Pusat Statistik. Sedangkan sumber informasi

milik swasta adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga swasta.

Meskipun sumber-sumber informasi ada yang bertujuan mencari keuntungan ataupun tidak,

milik pemerintah atau swasta, tetapi secara intinya adalah bergantung bagaimana cara

melaksanakan pemenuhan kebutuhan informasi agar menghasilkan kinerja yang baik. Agar dapat

melakukan fungsinya dengan baik maka sumber-sumber informasi harus memberikan pelayanan

yang prima, yang bergantung dari cara kerja dan mental kerja orang yang melaksanakannya.

Sebagai gambaran yang dapat diambil adalah sebuah perpustakaan sekolah yang berfungsi

sebagai sumber informasi dengan ruang lingkup terbatas. Pada dasarnya perpustakaan sekolah

meskipun milik swasta tidak seharusnya melakukan pemungutan biaya kepada pengguna yang

mencari informasi. Perpustakaan sekolah harus dapat dijalankan sesuai dengan tujuan dan

fungsinya. Untuk dapat menjalankan perpustakaan sekolah maka diperlukan sumber daya manusia

yang memahami akan pentingnya perpustakaan sekolah sebagai sumber informasi.

Sumber daya manusia yang dapat melaksanakan kegiatan ini adalah yang memiliki kemampuan

untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan untuk disusun

berdasarkan sistem penyusunan tertentu sehingga informasi tersebut dapat dengan mudah

ditemukan kembali. Untuk dapat melaksanakan kegiatannya ini maka perlu mendapat dukungan

dari sekolah yang menjadi lembaga induknya.

Sumber daya manusia yang dapat digunakan adalah pustakawan yang minimal telah mendapat

pelatihan untuk mengelola perpustakaan sekolah. Dalam mencari informasi maka pustakawan harus

bersifat aktif dengan terus memantau perkembangan dunia pendidikan dan menyesuaikan layanan

yang diberikan dengan keadaan sekolah. Suatu kewajiban untuk terus menyediakan sumber

informasi baik cetak ataupun tidak. Kemampuan mencari informasi ini harus terus diasah karena

perkembangan pendidikan akan terus mengalami peningkatan. Sistem pengajaran dan tingkat

kemampuan siswa harus menjadi acuan dalam menyediakan dan menyebarkan informasi. Hal ini

dikarenakan secara umum diketahui bahwa informasi tidak semuanya tersedia dalam keadaan siap

pakai tetapi banyak yang tersedia dalam keadaan mentah ataupun setengah jadi.

Informasi dalam keadaan jadi yaitu informasi yang tinggal digunakan oleh pencari informasi

sehingga tidak lagi perlu diolah. Informasi setengah jadi yaitu informasi yang masih harus diolah

sebagiannya agar dapat sesuai dengan kebutuhan si pencari informasi. Sedangkan informasi mentah

adalah informasi yang masih harus diolah dari awal agar dapat digunakan oleh si pencari informasi.

Sebagai gambaran yang menunjukkan peranan perpustakaan sekolah dalam menyediakan

informasi dapat dilihat pada diagram berikut,

Ada banyak cara untuk mendapatkan informasi. Cara yang paling umum diketahui adalah

dengan melakukan penyediaan dalam media cetak seperti buku, majalah, dan koran yang dapat

diadakan melalui pembelian, pertukaran ataupun melalui penerimaan sumbangan. Selain

penyediaan bahan dalam media cetak sebagai sumber informasi maka perlu juga disediakan bahan

dalam media rekam sebagai tambahan ataupun menjadi sumber utama seperti kaset, CD, VCD, atau

DVD. Sedangkan sumber lain adalah menyediakan sumber informasi dalam bentuk media elektronik

seperti jurnal elektronik dan media-media elektronik lainnya. Penyediaan informasi melalui media

cetak dapat berupa penyediaan buku ajar yang berfungsi sebagai koleksi inti lalu ditambahakan

dengan buku lainnya sebagai penunjang. Untuk dapat lebih mencukupi kebutuhan informasi

pengguna maka lebih baik jika koleksi penunjang lebih banyak disediakan, hal ini disebabkan

biasanya murid telah memiliki buku pegangan sendiri sehingga jika perpustakaan sekolah

menyediakan buku yang sama dalam jumlah yang berlebihan akan menyebabkan pemborosan uang

dan tempat.

Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media rekam pada saat ini sudah umum dijumpai.

Hal ini dikarenakan media rekam lebih banyak menyebabkan penghematan. Penghematan yang

paling utama adalah penghematan uang. Dibandingkan membeli sumber informasi dalam bentuk

buku maka akan jauh lebih hemat membeli sumber informasi dalam bentuk rekam. Penghematan

lainnya adalah penghematan tempat. Sebagai contoh, jika satu buku memiliki 1.000 halaman

dengan ukuran yang umum dijumpai maka diperkirakan ruang yang harus disediakan untuk

penyimpanannya adalah sekitar ± 17 x 25 x 21 cm yang perinciannya 17 cm adalah lebar buku, 25

cm adalah tinggi, dan 21 cm adalah tebal buku, maka dapat diperkirakan berapa banyak rak yang

Informasi mentah Informasi setengah jadi Informasi jadi

Perpustakaan Sekolah

Informasi siap pakai

Pengguna informasi

Pengadaan Pengelompokkan Klassifikasi

PenyimpananTemu balik

Masukan (in put)

Mediator (processing)

Hasil (out put)

Pengguna informasi (end user)

harus disediakan untuk 100 buku dengan ukuran yang sama. Sedangkan jika buku tersebut telah

diubah ke dalam media rekam DVD maka ruang yang perlu disediakan adalah ± 0,5 x 12 cm, yang

perinciannya 0,5 cm adalah tebal DVD dan 12 cm adalah diameter DVD. Dan yang perlu diperhatikan

lagi adalah daya tampung DVD tersebut, diperkirakan satu keping DVD dapat menampung ± 5 buku

dengan gambaran seperti contoh di atas. Maka dari perkiraan kasar di atas dapat kita hitung

penghematan yang telah dilakukan.

Contoh gambar koleksi perpustakaan dalam bentuk cakram padat (VCD) yang satu kepingnya

dapat menampung sekitar 7 buka dengan besar file 100 mb. Sehingga pada gambar sebelah yang

memperlihatkan deretan rak koleksi buku akan dapat dilakukan penghematan tempat.

Sedangkan pengadaan sumber informasi dalam bentuk media elektronik pada saat ini juga

sudah umum dijumpai dan digunakan. Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media elektronik

lebih menghemat tempat yang harus disediakan. Tetapi meskipun media rekam dan elektronik

menjanjikan banyak penghematan, perlu untuk dipertimbangkan media pendukung agar informasi

dalam media rekam dan elektronik dapat digunakan. Sebagai contoh, untuk dapat membaca

informasi dalam media rekam berupa DVD diperlukan seperangkat alat pemutar DVD dan untuk

dapat memasuki sumber informasi dalam bentuk elektronik maka diperlukan seperangkat komputer

yang telah disambungkan ke jaringan komunikasi.

Setelah melakukan pengadaan dan mampu meyediakan sumber informasi maka langkah

selanjutnya yang diperlukan adalah kemampuan untuk menyusun informasi yang telah dikumpulkan

tersebut. Penyusunan informasi ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, sesuai dengan

kemampuan dan kebutuhan perpustakaan sekolah yang bersangkutan.

Untuk sumber informasi dalam bentuk cetak dan rekam telah banyak sistem penyusunan yang

dibuat. Secara umum diketahui sistem penyusunan menurut DDC, LC, atau UDC. Sistem penyusunan

ini haruslah konsisten dan mudah untuk digunakan (baik untuk pustakawan yang melakukan

penyusunan maupun untuk si pencari informasi). Sebagai contoh adalah sistem penyusunan yang

telah digunakan oleh penulis dalam menata sumber informasi di perpustakaan sekolah tempat

penulis berkerja.

Sistem yang digunakan penulis adalah DDC (Dewey Decimal Classification). Dengan

menggunakan sistem ini maka penulis dapat mengelompokkan sumber informasi yang dimiliki

berdasarkan subjek ilmu pengetahuan, sesuai dengan pembagian yang telah ditetapkan dalam buku

pedoman DDC (sebanyak 4 volume). Selain itu penulis juga dapat melakukan susunan sesuai dengan

media penyimpanannya. Dalam sistem ini setiap subjek diwakili beberapa angka yang akan

disematkan pada sumber informasi yang dimiliki sehingga pada saat diperlukan telah mudah untuk

ditemukan kembali. Untuk mendukung penemuan kembali maka penulis juga telah melakukan

pendataan terhadap sumber informasi yang dimiliki sehingga dalam melakukan pencarian informasi

dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Sedangkan penyusunan untuk sumber informasi dalam media elektronik maka sebagai contoh

penulis harus menyimpannya terlebih dahulu ke dalam media rekam. Hal ini disebabkan tempat

penyimpanan sumber informasi dalam media elektronik tidak dimiliki secara nyata oleh penulis atau

pencari informasi lainnya. Tetapi penulis juga dengan dukungan sekolah yang menjadi lembaga

induk telah menyediakan perangkat untuk pencari informasi agar dapat secara langsung memasuki

sumber-sumber informasi elektronik. Dalam keadaan seperti ini maka penulis berfungsi sebagai

mediator untuk pencari informasi dan sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan sekolah yang

tidak mencari keuntungan maka penulis tidak pernah menerima imbalan untuk setiap informasi

yang diminta oleh si pencari informasi. Dan penulis juga harus bersedia memberikan pendidikan

kepada si pencari informasi agar ia tidak mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhannya akan

informasi.

Dengan adanya komitmen dari pihak sekolah sebagai lembaga induk tempat perpustakaan

sekolah bernaung, maka hambatan-hambatan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan akan

dapat dengan mudah dan murah untuk ditemukan. Seperti terlihat pada gambar contoh di atas yang

diambil dari salah satu perpustakaan sekolah yang ada di kota Medan, jika perpustakaan

mendapatkan perhatian yang laik maka pengguna yang merupakan sivitas akademika sekolah akan

dengan senang hati memanfaatkan fasilitas perpustakaan.

Inspirasi Penulisan :

Berbagai sumber

Herring, J. E. Teaching Information Skill in School. London. Library Association Publishing : 1996

Information Literacy Competency Standards for Higher Education. Illinois : ACRL. 2000

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. 1994