PEMBUATAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI LPK (LEMBAGA PENDIDIKAN KURSUS) EFAST

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Efri Yulianto

08.12.3051

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

WEBSITE DEVELOPMENT AND PROMOTION AS A MEDIA INFORMATION INSTITUTE OF EDUCATION COURSE EFAST

PEMBUATAN WEBSITE SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI

LEMBAGA PENDIDIKAN KURSUS (LPK) EFAST

Efri Yulianto

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Education is one of the things that must be taken by every person, through

education one can obtain useful information for life. In the era of information and

telecommunications as now, a good method of education is necessary to increase HR

(Human Resources) quality and the many ways that can be used to improve the human

resource is one of them through the institutions of informal education courses. With the

increasing number of educational institutions of the course, then each institution courses

are in demand to be able to compete by providing information with information technology

and global communications network is the internet.

To the author is interested in creating a website Educational Institutions Course

EFAST as a means of information and promotion. And with the help of the internet is

expected that each person can access the webiste is so in the next period can be a

positive thing for the institution of informal education courses EFAST.

Keywords: Website, institute courses, php, mysql, media and promotional information.

1. Pendahuluan

Saat ini di dunia kerja membutuhkan tenaga-tenaga terampil dengan keahlian siap

kerja. Keahlian spesifik yang dibutuhkan di dunia kerja diantaranya adalah keahlian

komputer, akuntansi, dan bahasa asing. Yang menjadi permasalahan adalah lulusan

sekolah menengah maupun perguruan tinggi kurang dibekali oleh ilmu praktis atau

keahlian khusus yang dibutuhkan dunia kerja. Akibatnya mereka tidak siap untuk terjun

langsung ke dunia kerja. Dapat dipastikan angka pengangguran semakin meningkat.

Lembaga pendidikan nonformal atau kursus dapat dijadikan alternatif untuk

mempelajari keterampilan yang dibutuhkan dunia kerja. Karena itu banyak bermunculan

lembaga pendidikan kursus (LPK) yang menyelenggarakan pendidikan siap kerja guna

memenuhi kebutuhan dunia kerja.

Semakin meningkatnya tuntutan masyarakat pada lembaga-lembaga pendidikan

untuk dapat memberikan pelayanan yang prima, diperlukan suatu media informasi yang

menjawab kebutuhan tersebut. Dengan penerapan media informasi diharapkan sebuah

lembaga pendidikan dalam segala kegiatannya dapat menciptakan pelayanan kepada

semua pihak.

Dan hampir sebagian besar perusahaan dalam mempromosikan produknya dengan

cara mengadakan pameran atau memasang iklan dimedia cetak maupun elektronik,

bahkan sekarang pada berbondong – bondong untuk mempromosikan produknya melalui

internet karena semakin meningkatnya penguasaan jasa internet dan ini juga merupakan

media promosi dan penyampaian informasi yang potensial.

Teknologi internet sangat sesuai untuk memenuhi tuntutan kecepatan pelayanan

yang di inginkan, mengingat internet dapat diakses kapan saja, dimana saja serta

implementasinya relatif murah. Dengan melihat permasalahan yang ada dan keunggulan

- keunggulan internet, dapat diberikan solusi dengan dibangunnya sebuah sistem

informasi yang penyajian informasi dan visualisasinya dibuat sederhana namun

diharapkan dapat menarik pengunjung.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengambil judul “Pembuatan

Website Sebagai Media Informasi dan Promosi LPK ( Lembaga Pendidikan Kursus )

EFAST”.

2. Landasan Teori

2.1 Perancangan Sistem Mulyadi (1997) menjelaskan bahwa perancangan sistem adalah suatu proses

menterjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem

yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.

Sedangkan pengertian analisis dan perancangan sistem menurut MCLeod

adalah suatu proses pengindentifikasian proses-proses dan data yang diperlukan oleh

suatu sistem yang baru. Apabila sistem yang dirancang tersebut adalah suatu sistem

berbasis komputer, maka perancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan

yang digunakan.

2.2 Pengertian Promosi Promosi merupakan salah satu komponen bauran pemasaran. Willian J. Stanton

memberikan defenisi, “Promosi is an exercise in information, persuasion, and

communication” (Buchari Alma, 2002:135). Kegiatan yang tidak menyampaikan

informasi, membujuk, dan komunikasi adalah bukan promosi. Menurut Haper, “Promosi

adalah suatu program terkendali dan terpaku dari metode komunikasi material

perusahaan atau produk yang dapat memuaskan konsumen, mendorong penjualan serta

memberi kontribusi pada kinerja laba perusahaan” (2000:65). Berdasarkan pendapat

tersebut, promosi menunjukan adanya lalu lintas informasi dua arah meliputi informasi

mengenai produk, dan segenap aspek informasi organisasi yang memerlukan

pengelolahan dalam keberadaanya.

Tujuan promosi ialah memberikan informasi, menarik perhatian, dan selanjutnya

memberi pengaruh meningkatnya penjualan” (2002:137). Promosi dapat mempunyai

tujuan menyampaikan informasi, menerima informasi, dan mempengaruhi pihak-pihak

yang berkepentingan maupun belum terhadap organisasi. Dan pada segmen ini dimana

Lembaga kursus efast mengiklankan dan memberikan informasi tentang sebuah kualitas

pendidikan kepada masyarakat, terutama pada pendidikan bahasa inggris yang baru

akan diterapkan pada media internet melalui sebuah aplikasi website. Dalam melakukan

promosi atau iklan di internet ada beberapa strategi yang harus diketahui, yaitu sering

dikenal dengan 5 M yang terdiri dari:

• Penetapan tujuan (Mission)

• Penetapan anggaran (Money)

• Keputusan pesan (Message)

• Penetapan media (Media)

• Evaluasi (Measurement)

2.3 Website Sebagai Perangkat Lunak Website statis hanya terdiri dari kumpulan dokumen yang saling terhubung. Tetapi

pada perkembangannya, website mulai memiliki banyak fungsi-fungsi tambahan,

misalnya menerima masukkan data dari pengguna melalui form, terhubung dengan

database, menghasilkan halaman secara dinamis dan banyak lagi. website yang memiliki

fungsi-fungsi pengolahan data dapat dikatagorikan sebagai perangkat lunak.

2.4 Internet 2.4.1 Pengertian Internet

Internet merupakan singkatan dari Interconnection Networking. Menurut

Randal & Latulipe (Diana,2001) , secara sederhana Internet dapat diartikan sebagai

“a global network of computer network”. Dengan demikian pada dasarnya Internet

merupakan suatu jaringan komputer yang sangat besar, yang terbentuk dari

jaringan-jaringan kecil yang ada di seluruh dunia, yang selalu terhubung satu sama

lain.

2.4.2 Kegunaan Internet Banyak kegunaan yang menguntungkan yang didapatkan dari penggunaan

internet dalam semua bidang (bisnis, akademis, pemerintahan, organisasi, dan

sebagainya), antara lain:

1. Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah, yaitu dengan pengguna

aplikasi:

• email

• WWW

• News Group

• FTP

2. Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : Koran, brosur dan

majalah.

3. Sebagai media promosi online, contoh:

• Image company

• Pengenalan dan pemesanan produk

4. Komunikasi interaktif

• Email

• Dukungan pelanggan dengan feed back

• Internet phone

• Video conferencing

• Internet Relay Chatting

5. Sebagai alat riset dan pengembangan ( development )

3. Analisis 3.1 Latar Belakang Perusahaan

Lembaga yang menjadi penelitian untuk skripsi ini adalah LPK (Lembaga

Pendidikan Kursus) EFAST yang berkedudukan di Jl. Perumnas No.214 Yogyakarta.

Pada awalnya lembaga pendidikan kursus ini bernama spec english yogyakarta yang

didirikan oleh Hani Sutrisno, namun pada tahun 2010 kepemilikan sahamnya dimiliki oleh

Bapak Linta AP yang sekarang menjabat sebagai Direktur EFAST. Sebagai lembaga

pendidikan kursus yang berfokus pada pendidikan bahasa inggris, EFAST siap maju dan

bersaing dengan lembaga-lembaga kursus yang sejenis.

Terdapat dua program yang ditawarkan lembaga pendidikan kursus EFAST,

yaitu:

1. Bahasa Inggris Khusus

Pelajaran yang membahas Grammar, Conversation, dan Listening dengan

metode EGRA ( Exposure, Generalization, Reinforcement, Application ).

2. Inggris Mix BDP ( Brain Development Programme )

BDP adalah sebuah metode aktivasi otak dengan simulasi gelombang

brainware, untuk membangunkan sebagian potensi otak dalam rangka

meningkatkan kemampuan kapasitas otak peserta kursus.

3.2 Visi – Misi Perusahaan o Visi

Menjadi Pusat Pendidikan Bahasa Inggris yang terfavorit dalam pilihan,

tercepat dalam mendidik siswa, aktif berbahasa Inggris dan terdepan dalam

pelayanan.

o Misi Siswa : Mendidik siswa dengan metode tercepat aktif

berbahasa inggris dengan suasana belajar dan

pelayanan yang menyenangkan.

Karayawan : Menciptakan tempat bekerja yang nyaman, inovativ,

dan memberi hasil sesuai harapan karyawan.

Mitra Kerja : Menciptakan hubungan kerja sama yang saling

menguntungkan dan memberi manfaat bagi kedua

belah pihak.

Pemilik LPK : Menjadikan lembaga kursus sebagai institusi bisnis

yang menguntungkan dan bermanfaat bagi siswa,

karyawan dan mitra kerja.

3.3 Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Sistem LPK (Lembaga Pendidikan Kursus) efast bergerak dalam bidang pendidikan

informal yaitu pendidikan kursus bahasa inggris, namun hingga saat ini EFAST belum

memanfaatkan jaringan internet dengan menggunakan website dalam memberikan

informasi dan melakukan promosi. LPK (Lembaga Pendidikan Kursus) EFAST biasanya

menawarkan produk atau program-program mereka melalui selembaran brosur.

Permasalahannya adalah para pelajar maupun masyarakat tidak dapat secara langsung

dan cepat untuk mendapatkan informasi yang diinginkan karena keterbatasan tempat

dan selembaran brosur untuk media promosi sangat kecil untuk menampilkan semua

informasi tentang LPK EFAST.

3.4 Analisis PIECES Salah satu analisis yang digunakan dalam perancangan sistem informasi dan

promosi adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic, Control,

Efficiency, Service). Dan masalah-masalah yang teridentifikasi dalam tahap ini antara

lain:

3.4.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja pada sistem lama masih kurang efektif dan membutuhkan banyak

waktu untuk membuat dan mengelolah suatu data menjadi informasi. Kinerja dapat

diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan

yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu sedangkan Response time adalah

rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu

respon untuk menangani pekerjaan tersebut:

1. Throughput

Dalam memberikan informasi dan menawarkan produk atau program

kursus yang ada LPK EFAST masih menggunakan brosur dan spanduk.

Sehingga untuk publikasi informasi harus melalui beberapa tahap yang memakan

waktu lama, sehingga dengan waktu yang ada sistem hanya mampu

menyelesaikan sedikit pekerjaan.

2. Response time

Untuk dapat melakukan promosi dan menyampaikan informasi yang cukup,

cara yang sekarang masih membutuhkan waktu yang lama.

3.4.2 Analisi informasi (Information) Informasi merupakan hal yang krusial bagi pemakai akhir (end user). Analisis

pada sistem lama dinilai dari 3 hal sebagai berikut:

1. Akurat

Informasi yang tidak akurat sering terjadi dan akan sangat merugikan,

penyebabnya jika terjadi perubahan data, sementara brosur dan spanduk telah

selesai dicetak, dan sulit untuk melakukan penggantian informasi dari lembaga

kursus EFAST karena dibutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan brosur dan

spanduk.

2. Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima, jika informasi yang

disebarkan melalui media promosi yang ada sekarang, bisa tidak relevan jika

informasi tersebut diterima pada orang yang tidak membutuhkannya. Sedangkan

dengan media promosi seperti website informasi yang dipromosikan lebih

menyeluruh kesemua lapisan masyarakat.

3. Tepat waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi

yang diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.

Apabila penyampaian informasi dan promosi dengan media website yang

dinamis informasi yang diterima masyarakat tepat waktu dan terbaru.

3.4.3 nalisis Ekonomi (Economy) ASecara ekonomi sistem yang ada saat ini memerlukan biaya operasionalnya

tidak sedikit untuk setiap tahunnya. Sistem lama memerlukan biaya yang besar

karena setiap penyebaran brosur dilakukan di dalam serta diluar kota dan untuk

melakukan hal tersebut, pembuatan selebaran brosur memerlukan biaya yang tidak

sedikit karena dapat diprediksi bahwa setiap tahun biaya cetak brosur pasti

mengalami kenaikan. Hasil analisis dari biaya dan manfaat sebagai berikut:

1. Biaya

Biaya yang dikeluarkan untuk setiap pencetakan brosur dan sepanduk

diantara Rp. 3.000.000 – Rp. 4.000.000.

2. Manfaat

Manfaat yang dikeluarkan kurang maksimal, karena dinilai boros. Apabila

ada kesalahan dalam pencetakan brosur dan spanduk, pencetakan harus

diulang kembali.

3.4.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian atas sebuah sistem sangatlah dibutuhkan keberadaannya

untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau

kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan

adanya pengendalian maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan

bisa diatasi. Dari hasil analisis pengendalian adalah:

Pengendalian informasi

Proses promosi dan penyampaian informasi masih menggunakan surat,

brosur, maupun selebaran lainnya. Sehingga masyarakat yang memiliki

kepentingan dengan pihak lembaga seperti memperoleh informasi dan

berinteraksi dengan lembaga harus datang langsung ke lembaga. Hal ini dapat

diatasi dengan media website yang universal bisa diakses dimanapun dan

kapanpun juga.

3.4.5 Analisis Efisiensi (Effeciency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat

digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Hal

ini dapat dinaikan dan diturunkan dari segi efisiensi pihak lembaga kursus EFAST,

selama ini banyak mengeluarkan biaya untuk promosi melalui brosur dan iklan

dimedia cetak hal ini memerlukan biaya yang tidak sedikit.

3.5 Kebutuhan Sistem a. User bisa mendapatkan informasi tentang profil lembaga kursus.

b. User bisa mendapatkan informasi tentang berita terbaru seputar dunia

pendidikan.

c. User bisa melihat foto-foto dokumentasi kegitan lembaga kursus pada menu

galleri.

d. Siswa bisa mendownload materi dan artikel dengan login username dan

password yang di dapat dari lembaga kursus.

e. Masyarakat bisa mengirim saran dan kritiknya melalu form buku tamu.

f. Admin dapat mengelolah web melalui menu admin.

3.6 Analisis Biaya dan Manfaat Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost

Benefit Analysis atau Analisa Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisa biaya dan manfaat ini adalah : Memberikan gambaran kepada user apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru

“lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

Metode kuantitatif yang dapat digunakan adalah :

1. Analisa Payback (Payback Period).

2. Analisa Net Present Value.

3. Return Of investment (ROI)

Tabel 3.1 Rincian Biaya dan Manfaat

3.7 Perancangan Sistem Setelah analisis selesai dilakukan, maka analisis sistem memikirkan bagaimana

membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan sistem desain. menurut John

Burch dan Gary Grundnitski desain / perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai

“penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa

elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.

Tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan

gambaran yang jelas mengenai rancangan sistem yang diusulkan tersebut pada user

atau pemakai dan untuk memenuhi kebutuhan pemakai tersebut.

Perancangan sistem yang akan diusulkan meliputi tiga tahap yaitu:

1. Perancangan basis data / model data

2. Perancangan proses / model proses

3. Perancangan antar muka (interface)

3.7.1 ERD

Programmengambiln

1

Jadwal

Mempunyai

n

1nip

jktgl_lahir

nama

peserta

alamat

kd_program

 

kd_jadwal password

kd_program nm_program

kd_jadwalhari

jam

id_gbook

tgl

emailnama

gbook

pesan

id_kontak

emailtelpalamat

  fax

kontak

no_hp

 

id

date

ip

nama

shoutbox

hits

tanggal

ip

statistik

pesan

ipfiletimestamp

user_online

   

 

 online

 

 

 

 

   

 

Gambar 3.2  ERD 

Menampikan Informasiyang di pilih

WEB SITELPK eFast

Memilih informasi

Menampikan Informasi

Memilih informasi

Input Data

Pengolahan Data

Admin

Pesertakursus

Maysarakatumum

BeritaProfil

ProgramInfo

DownloadMitra

GalleryKontak

Ganti Password

BeritaProfil

ProgramInfo

DownloadMitra

GalleryKontak

Ganti Password

BeritaProfil

ProgramInfo

MitraGalleryKontak

BeritaProfil

ProgramInfo

MitraGalleryKontak

BeritaSlide show

InfoProgramGallery

MitraKontak

Upload FilePesertaBanne

Peserta

BeritaProgram

InfoMitra

GalleryKontak

Upload FilePesertaBanner

Slide showPeserta

3.7.2 DFD

 

 

 

 

 

Gambar 3.4 DFD Level 0 yang di usulkan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 3.5 DFD Level 1

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Database

Implementasi database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field

sekaligus pembuatan database. Berikut adalah implementasi dari database yang telah

direncanakan. Berikut merupakan daftar tabel database dbefast:

1) Admin

 

Gambar 4.3 Tabel admin 2) News

 

 

Gambar 4.4 Tabel news

3) Info

 

 

Gambar 4.5 Tabel info

4) Tabel_data

Gambar 4.6 Tabel tabel_data

5) Peserta

 

Gambar 4.7 Tabel peserta

6) Program

Gambar 4.8 Tabel program

7) Jadwal

Gambar 4.9 Tabel jadwal

8) Banner

Gambar 4.10 Tabel banner

9) Statistik

Gambar 4.11 Tabel statistik user

10) Foto

 

Gambar 4.12 Tabel foto

11) SlideSHow

 

 

Gambar 4.13  Tabel slide 

12) gbook

 

Gambar 4.14 Tabel gbook 

13) Kontak

Gambar 4.15 Tabel kontak

14) Mitra

Gambar 4.16 Tabel mitra

15) Shoutbox

Gambar 4.17 Tabel shoutbox

4.2 Implementasi Website 1. Halaman Utama

Ini adalah hasil capture setelah mengklik fungsi Home.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 4.1 Halaman utama

2 Halaman Login Admin

Ini adalah hasil capture halaman login Admin

 

 

 

Gambar 4.2 Halaman login admin

3 Halaman Admin

Ini adalah hasil capture halaman Admin

 

 

 

Gambar 4.3 Halaman login admin

4.3 Pelaksanaan Kegiatan Implementasi Proses pembuatan dari aplikasi yang akan diuji adalah langkah yang harus

dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan implementasi. Langkah

pembuatan aplikasi tersebut dimulai dari pengetikan program hingga uji coba program

terhadap kesalahankesalahan yang mungkin terjadi sebelum memasuki implementasi

sistem. Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah

sebagai berikut:

1. Pengetesan Program

2. Pengetesan Sistem

3. Program Pendukung Aplikasi

4. Upload Sistem

5. Pemilihan dan Pelatihan Personil

6. Konversi Sistem

7. Operasi dan Pemeliharaan Sistem

5. Kesimpulan Berdasarkan atas penjelasan serta pembahasan materi pada bab I, II, III, IV dan

dengan telah dilakukannya pengumpulan data, analisis, perancangan serta implementasi

pada “Pembuatan Website Sebagai Media Informasi Dan Promosi Lpk (Lembaga

Pendidikan Kursus) Efast”, diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

a. Sistem informasi dan promosi berbasis web ini di buat sebagai solusi bagi

pihak LPK EFAST untuk melakukan promosi dan menyampaikan informasi

bagi pengunjung dan peserta kursus.

alasis pieces.

b. Metode yang digunakan dalam membuat sistem informasi dan promosi

berbasis web ini penulis menggunakan metode studi kepustakaan dan metode

penemuan fakta.

c. Dalam pembuatan sistem informasi dan promosi berbasis web ini penulis

menggunakan bahasa pemrograman php dan MySQL sebagai database

administratornya.

d. Untuk membangun sistem informasi dan promosi berbasi web ini

menggunakan an

e. Dengan sistem informasi dan promosi ini dapat meningkatkan efektifitas kerja

dan efisiensi sumber daya yang ada pada LPK EFAST.

6. Saran Di dalam penelitian ini masih memiliki berbagai keterbatasan, maka perlu di

lakukan penyampaian saran untuk kesempurnaan pengembangan sistem bagi peneliti

selanjutnya di masa mendatang. Saran untuk pengembangan sistem antara lain:

1. Perlu adanya manajemen data yang lebih terstruktur dan ditampilkannya info

detail untuk profil para peserta.

2. Perlu adanya denah lokasi LPK EFAST di dalam website.

3. Perlu adanya fasilitas forum untuk para peserta kursus.

4. Adanya hak akses bagi para tutor atau pengajar untuk dapat mengupload

data.

5. Adanya fasilitas pencarian data bagi para perserta untuk mendownload file.

6. Perlunya tampilan yang lebih dinamis untuk info-info program dan profil LPK.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. 2009. Membuat Aplikasi Web dengan PHP+Database MySQL. Andi Offset.

Yogyakarta.

Bunafit Nugroho. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan

Dreamweaver. 2009. Yogyakarta.

Jugiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D. 1989. Analisis & Desain “Sistem Informasi pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”.

Komang Wiswakarma. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman CSS. Lokomedia.

Yogyakarta.

Lukmanul Hakim. 2010. Bikin Website Super Keren dengan PHP & jQuery. Lokomedia.

Yogyakarta.

Rulianto Kurniawan. 2008 . Membangun Situs dengan PHP Untuk Orang Awam.

Maxikom. Palembang.

Suyanto, M. 2005. Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Andi

Offset. Yogyakarta.

http://anakbinus.blogsome.com