PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL

“PONDOK DIGITAL” BELITANG

Skripsi

Disusun oleh:

Askuri

07.12.2418

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

MAKING INFORMATION SYSTEM OF DIGITAL PRINTING AT “PONDOK DIGITAL”

BELITANG

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA PERCETAKAN DIGITAL “PONDOK

DIGITAL” BELITANG

Askuri

Jurusan Sistem Infornasi

STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Good service in a service company is important, therefore speed and accuracy in

providing services and highly influential records in a service company. For that, the thesis that I

will make is about the creation of a system of information on a company's digital printing services

are PONDOK DIGITAL.

This paper discusses the making of the system to support activities in PONDOK DIGITAL

include transaction recording job acceptance, purchase of raw materials, report the transaction

and the amount of stocks of raw materials. In addition to this system helps the company in receipt

records of orders and transactions quickly and appropriately, this system can also provide a

monthly transaction reports and the availability of raw materials so that admins and owners of

companies do not have difficulty in monitoring the company.

Keywords : Information System, Information System Of Digital Printing

1. Pendahuluan

Seiring berkembangnya teknologi kita ketahui bahwa ternyata

teknologi sangat mempengaruhi kebutuhan kita. Pada saat ini kita mengenal

banyak teknologi yang semakin maju dan berperan mempermudah manusia

melakukan kegiatan dalam kehidupan sehari-hari. Kemajuan di bidang

teknologi informasi di bidang pendidikan, transportasi, penjualan, perbankan

dan lain-lain merupakan contoh bahwa kita semakin memerlukan teknologi

informasi dalam kehidupan kita.

Di era globalisasi pelayanan dan informasi yang cepat dan akurat serta

sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bisa bersaing

dalam dunia bisnis. Percetakan digital Pondok Digital adalah sebuah

perusahaan percetakan yang bergerak dibidang jasa pembuatan merchandise

foto. Selama ini Pondok Digital masih menggunakan cara-cara manual dalam

mencatat, menyusun dan menyimpan data-data informasi perusahaan, seperti

menulis pada selembar nota sebagai bukti order dan bukti transaksi dan

mencatat laporan bulanan pada sebuah buku. Cara-cara seperti ini sudah tidak

efektif lagi untuk digunakan karena menjadikan pemborosan waktu, tenaga

dan biaya dengan adanya penggunaan kertas yang lebih banyak.

Terkait masalah di atas, dalam skripsi ini penulis akan membuat

sebuah program sistem informasi yang terkomputerisasi untuk percetakan

Pondok Digital sehingga dengan adanya sistem otomatis diharapkan dapat

membantu perusahaan dalam mengolah data-data informasi perusahaan

menjadi lebih cepat, tepat dan akurat dengan tingkat kesalahan yang minimal

serta dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

2. Landasan Teori

2.1. Konsep Dasar Sistem

Definisi sebuah sistem dapat dibedakan melalui dua pendekatan,

yaitu : pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan

yang menekankan pada komponen-komponen/ elemen-elemennya.

Melalui pendekatan prosedurnya sistem didefinisikan sebagai

berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (John Willey,

1981).

Sedangkan definisi sistem melalui pendekatan komponen/

elemennya sistem didefinisikan sebagai berikut:

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling bereaksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005).

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi

adalah data. Data merupakan sebuah fakta dari suatu kejadian.

Sedangkan kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat

tertentu.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sebuah informasi adalah suatu sistemdi dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

2.4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management nformation system

atau MIS) merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi

manajemen dalam sebuah organisasi untuk mendukung pengambilan

keputusan agar tercapai tujuan, serta membantu dalam pengambilan

keputusan.

2.5. Java

Java adalah suatu teknologi di dunia software komputer, yang

merupakan suatu bahasa pemrograman, dan sekaligus suatu platform.

Sebagai bahasa pemrograman, Java dikenal sebagai bahasa pemrograman

tingkat tinggi. Java mudah dipelajari, terutama bagi programmer yang

telah mengenal C/C++. Java merupakan bahasa pemrograman

berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman masa

depan. Sebagai bahasa pemrograman, Java dirancang menjadi handal dan

aman. Java juga dirancang agar dapat dijalankan disemua platform, dan

juga dirancang untuk menghasilkan aplikasi-aplikasi dengan performansi

yang terbaik, seperti aplikasi database Oracle 8i/ 9i yang core-nya

dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java. Sedangkan

Java bersifat neutral architecture perangkat keras yang disebut sebagai

Java Bytecode.

3. Konsep Dasar Database

Basis data sendiri terdiri dari dua suku kata, yaitu basis dan data.

Basis dapat diartikan sebagai tempat atau gudang. Sedangkan data adalah

representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu obyek seperti barang,

hewan, konsep, peristiwa, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam

bentuk angka, teks, huruf, simbol atau kombinasinya.

Menurut Fathansyah dalam bukunya yang berjudul basis data

mendefinisikan basis data kedalam beberapa sudut pandang, yaitu :

a. Kumpulan file/ table/ arsip yang saling berhubungan yang disimpan

dalam media penyimpanan elektronis.

b. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

saling diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan

kembali dengan cepat dan mudah.

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,

untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

4. Perangkat Lunak Yang Digunakan

4.1. NetBeans IDE 6.7

Netbeans adalah IDE yang dikembangkan menggunakan

teknologi swing, teknologi yang sama yang digunakan Borland untuk

mengembangkan JBuilder. Dimana swing merupakan sebuah

teknologi Java yang standar yang mengikuti spesifikasi yang

diciptakan Sun. Netbeans IDE standar memungkingkan untuk

membuat proyek-proyek Java dengan cepat dan gratis, karena

Netbeans adalah IDE Open Source

(http://ilmukomputer.org/2007/02/27/netbeans-open-source-java-ide-

berbasiskan-swing).

Netbeans dibuat dengan teknologi Swing, yaitu teknologi

Java untuk pengembangan aplikasi desktop. Tim Sun mengeluarkan

dua versi dari Netbeans yaitu Netbeans Platform dan Netbeans IDE,

dimana Netbeans IDE adalah Netbeans Platform dengan module

IDE. Netbeans memiliki kemampuan yang tidak dimiliki Eclipse

standar, yaitu adanya GUI Designer yang membuat pembuatan

aplikasi Java desktop menjadi lebih cepat.

4.2. My SQL

MySQL adalah Relational Database Management System

(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL

(General Public License). Dimana setiap orang bebas menggunakan

MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat

komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep

utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query

Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database,

terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang

memunginkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara

otomatis. Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui

dari cara kerjaoptimizer-nya dalam melakukan proses perintah-

perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program

aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih

unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal

ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh singgle user, kecepatan

query MySQL bisa sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL.

5. Gambaran Umum Perusahaan

Pondok Digital adalah sebuah usaha percetakan digital yang

didirikan pada tanggal 18 Februari 2009 di Kecamatan Belitang

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Provinsi Sumatera Selatan.

Letaknya cukup stategis di pinggir jalan menuju pusat pasar yang menjadi

tujuan utama masyarakat ketika berbelanja juga dekat dengan tempat-

tempat pendidikan formal tingkat dasar, menengah dan perguruan-

perguruan tinggi swasta, sehingga percetakan Pondok Digital mudah

dikenal oleh masyarakat.

Nama Pondok Digital sendiri adalah nama yang diberikan oleh

owner/ pendiri usaha percetakan ini yaitu Marlina Susyanti, SE.

Percetakan digital ini melayani pembuatan merchandise atau cetak foto

pada media selain kertas seperti cetak foto di mug/ gelas, piring, keramik,

pin, gantungan kunci, topi, kaos, tas dan lain-lain. Berawal dari sebuah

kegemaran mengolah/ meng-edit foto, Marlina Susyanti (pemilik) ingin

mempunyai usaha yang berkaitan dengan hobinya tersebut, kemudian

muncullah ide di benaknya untuk mendirikan sebuah usaha percetakan

digital. Percetakan digital yang dimaksud adalah percetakan merchandise

atau sebuah kreasi mencetak foto pada media selain kertas seperti mug/

gelas, piring, keramik, pin, gantungan kunci, topi, kaos dan lain-lain.

Dari sejak berdiri sampai sekarang percetakan Pondok Digital

sudah banyak mengalami perkembangan baik dari segi tempat yang

awalnya tidak begitu baik dan kurang maksimal, sekarang sudah

mengalami perbaikan, begitupun juga dari segi manajemen.

6. Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud mengidentifikasikannya dan mengevaluasi permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi

dan kebutuha- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005).

6.1. Identifikasi Masalah

Informasi yang tepat dan cepat sangat dibutuhkan dalam sebuah

usaha agar bisa tetap bersaing dalam usaha jasa dan lainnya. Peningkatan

pelayanan sangat dipengaruhi oleh sistem atau cara kerja dalam sebuah

usaha, misalnya dalam pemrosesan data-data yang dilakukan secara

manual, hal ini akan memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak, dan

akan menjadikan pelayanan kurang maksimal. Maka dari itu dalam

penulis akan berusaha membantu menyelesaikan masalah-masalah yang

ada dalam percetakan Pondok Digital agar dapat meningkatkan

pelayanan.

Dari hasil penelitian pada percetakan Pondok Digital Belitang

dapat diidentifikasikan berbagai permasalahan sebagai berikut :

1. Kesulitan memeriksa stok bahan baku

Hal ini terjadi karena admin tidak dapat mengetahui stok bahan

baku secara cepat karena harus memeriksa di gudang untuk

menghitung jumlah bahan baku yang tersisa. Tidak adanya catatan

otomatis yang dapat menghitung bahan baku yang sudah terpakai

dan yang belum terpakai sehingga dapat memperlambat proses

pemesanan dan pemrosesan order.

2. Kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan laporan

Laporan dibuat berdasarkan data-data yang ada, karena data masih

berupa arsip yang tidak tersusun, penyusunan laporan

membutuhkan waktu yang relatif lama dan apabila terjadi

kesalahan harus mengulang dari awal. Sehingga pada saat pemilik

perusahaan membutuhkan informasi secara cepat, admin tidak bisa

memenuhinya.

6.2. Analisis PIECES

Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem yang akan

dibangun adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic,

Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini, maka akan diperoleh

beberapa masalah yang akhirnya dapat diketahui masalah utamanya

dengan jelas dan lebih spesifik, sehingga dapat disimpulkan beberapa

usulan yang akan membantu dalam perancangan sistem baru yang lebih

baik.

1. Analisis Kinerja (Performance)

Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem

dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena

berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran

hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada

waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke

pekerjaan yang lain.

Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional

diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan.

Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan

waktu tanggap (response time) dari sistem (Hanif Al Fatta, 2007).

Kelemahan :

Pencarian dan pencatatan data pemesanan dan transaksi membutuhkan

waktu 4-5 menit setiap transaksi dan apabila terjadi kesalahan

pencatatan, front office akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk

melakukan koreksi data sehingga akan terjadi penundaan pelayanan

terhadap pelanggan berikutnya.

2. Analisi Informasi (Information)

Informasi merupakan sesuatu yang tidak kalah penting bagi

perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Karena informasi

tersebut yang akan dijadikan landasan bagi manajemen perusahaan

dalam pengambilan keputusan untuk menentukan rencana

berikutnya.

Kelemahan :

1. Informasi yang dihasilkan belum akurat karena masih sering

terjadi kesalahan dalam penginputan jumlah uang, keamanan

data juga belum terjamin, karena belum ada keamanan hak akses

antara front office, manajer maupun pemilik perusahaan

sehingga apabila ada orang yang tidak bertanggung jawab

menyalah gunakan laporan keuangan maka bisa berakibat fatal

bagi perusahaan.

2. Informasi yang dihasilkan belum bisa tepat pada waktunya, front

office atau manajer tidak dapat melakukan laporan pemesanan,

transaksi, dan laporan bahan baku secara cepat apabila sewaktu-

waktu pemilik perusahaan membutuhkan laporan, informasi

yang sudah usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik

bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar

dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.

3. Informasi yang dihasilkan belum mempunyai manfaat yang

berbeda, antara pengguna satu dengan yang lain misalnya front

office bisa mengetahui semua transaksi dan informasi yang

dihasilkan oleh sistem dalam arti tidak ada batasan. Sehingga

informasi yang dihasilkan menjadi tidak relevan atau sesuai

dengan yang dibutuhkan.

3. Analisi Ekonomi (Economy)

Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan

keuntungan, dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada

sistem lama maka mungkin terjadi penambahan biaya yang tidak

dapat diramal.

Kelemahan :

Pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang

rusak dan perlu diganti akan menambah biaya operasional.

4. Analisi Pengendalian (Control)

Pengendalian diterapkan untuk meningkatkan kinerja sistem,

mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan

data, informasi dan persyaratan.

Kelemahan :

Sistem pemesanan dan transaksi secara manual akan sulit

melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia

sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar tanpa

sistem perhitungan yang pasti. Misalnya kesalahan dalam

memasukan jumlah uang muka pemesanan, total pembayaran, sisa

kembalian, dan lain-lain.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-

banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Efisiensi dari sistem

yang dibangun adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya

yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan,

ruang dan keterlambatan pengolahan data.

Kelemahan :

Sistem pemesanan dan transaksi secara manual tidak efisien karena

perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan

ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya,

waktu, dan penggunaan kertas.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Analisis pelayanan merupakan analisis yang bertujuan

mengoreksi atau memperbaiki pelayanan kepada pelanggan, rekan

kerja maupun atasan. Dengan adanya analisis ini diharapkan bisa

meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Kelemahan :

Pelayanan kepada pelanggan akan membutuhkan banyak waktu

karena harus menunggu informasi ketersediaan bahan baku dari

bagian gudang ketika pelanggan melakukan pemesanan dan

menghitung secara manual ketika pelanggan melakukan

pembayaran.

7. Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus

pengembangan sistem dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan

ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar

pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang

telah di tetapkan pada perancagan program.

8. Hasil dan Pembahasan

1. Tampilan Menu Login

Sebelum masuk pada menu utama atau program diharuskan untuk

mengisi user id dan password sebagai kata kunci untuk kerahasiaan file

dan dokumen yang dibuat.

2. Tampilan Menu Utama

Tampilan menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan menu

yang akan disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan. Tujuan dari

pembuatan menu utama adalah untuk mengumpulkan perintah-perintah

yang menunjukan letak dari form berdasarkan rancangan sesuai dengan

permasalahan dan kebutuhan.

Adapun menu yang ditampilkan adalah berbentuk puul down

terdapat menu input dengan berbagai sub-subnya, antara lain file, data,

transaksi dan laporan-laporan.

3. Tampilan Menu Transaksi Pemesanan

9. Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Sistem Informasi percetakan Pondok Digital Belitang masih mengunakan

cara manual, sehingga masih ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam

pencatatan dan perhitungan. Dengan sistem baru ini yang sudah

terkomputerisasi akan mempercepat proses pengolahan data percetakan

Pondok Digital Belitang dan menghasilkan laporan yang lebih akurat.

2. Penerapan Sistem Informasi Percetakan Pondok Digital Belitang yang baru

akan memungkinkan sistem lebih menarik dan interaktif serta dapat

menjadi solusi dalam penyimpanan data yang jauh lebih besar.

3. Pembuatan fasilitas password bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak

yang tidak berkepentingan.

10. Saran

Demi kelancaran operasional di dalam perusahaan, penulis mengajukan

beberapa pemikiran dan saran antara lain :

1. Agar kegiatan pengolahan data yang dilakukan mendapatka hasil yang

maksimal perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari

terjadinya kesalahan dalam sistem, untuk itu perlu sekali adanya tenaga

ahli yang menguasai bidang computer yang telah dikembangkan.

2. Demi kelancaran operasional secara umum di Percetakan Digital Pondok

Digital Belitang maka perlu diterapkan suatu aplikasi computer secara

terarah, terpadu dan menyeluruh.

3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk

memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera

dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk

masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang

baik.

DAFTAR PUSTAKA

Jerry FitzGerald, “Fundamentals of Systems Analysis”, 1981.

Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999.

Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern ; Yogyakarta : Andi Offset, 2007.