PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN...

43
PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm

Transcript of PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN...

PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT

Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm

Aktivitas administratif dan klinis yang

dilakukan untuk mendeteksi, mengevaluasi dan mengurangi risiko cedera pada pasien, pegawai, pengunjung dan institusi itu sendiri

(Joint Commission)

➢Pasien

➢Pegawai

➢Rumah Sakit

➢Lingkungan

SIAPA YANG PERLU DILINDUNGI ?

Mengapa perlu manajemen risiko?

➢ Meningkatkan mutu

➢Meningkatkan keselamatan

➢ Meminimalkan kerugian

Manfaat Manajemen Risiko

Bagi Pasien:

- Mendapatkan pelayanan yang bermutu

- Meningkatnya keselamatan

Bagi Rumah Sakit:

- Perlindungan reputasi dan kepercayaan

- Mengurangi komplain, tuntutan

- Menghindari/meminimalkan kerugian

finansial

Manajemen Risiko dalam Standar NasionalAkreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1

Standar PMKP.12.

Program manajemen risiko berkelanjutan digunakan

untuk melakukan identifikasi dan mengurangi cedera

serta mengurangi risiko lain terhadap keselamatan

pasien dan staf.

Standar PKPO 1 EP 3

Ada bukti pelaksanaan sekurang-kurangnya satu

kajian pelayanan kefarmasian dan penggunaan obat

yang didokumentasikan selama 12 bulan terakhir.

7

SIKLUS

MANAJEMEN RISIKO

ASESMEN

PENGENDALIAN

EVALUASI

IDENTIFIKASI

Identifikasi Risiko

Sumber Data:

Laporan medication error

Komplain

Hasil audit

Hasil survei

Capaian indikator

Medical Record review

Hasil ronde/tracer

FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)

RCA (Root Cause Analysis)

Identifikasi Risiko (…lanjutan)

➢ Lakukan process mapping: proses, subproses

➢ Dampak risiko: Finansial, Keselamatan, Properti,

Bisnis

➢ Risiko dikelompokkan : risiko eksternal, internal

(Perspektif : RS? Instalasi Farmasi ?)

Risiko internal: dapat dikendalikan

- Organisasi

- SDM

- Fasilitas dan sarana

- Komunikasi

Risiko eksternal: sulit/ tidak dapat dikendalikan

11

PROSES RISIKO TINDAK LANJUT PIC

Seleksi

Perencanaan

Pengadaan

Penerimaan

Penyimpanan

Pendistribusian

Peresepan

Penyalinan

Penyiapan

Pemberian

Pemantauan

IDENTIFIKASI RISIKO DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN

DAN PENGGUNAAN OBAT

Identifikasi Risiko (…lanjutan)

13

PROSES RISIKO

Seleksi

Seleksi Obat dilakukan dengan

mempertimbangkan aspek safety,

efficacy, quality

Seleksi obat hanya mempertimbangkan

harga

Tidak ada verifikasi dokumen mutu

(Surat Izin Edar, CPOB, CoA, batch QC,

BA/BE

Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung

Tidak mempertimbangkan produk LASA

dengan obat yang sudah distok oleh RS

Merek obat berganti-ganti untuk zat aktif

yang sama

IDENTIFIKASI RISIKO

14

PROSES RISIKO

Pengadaan

Obat diadakan sesuai kebutuhan

pasien dan dilakukan sesuai

peraturan.

Obat tidak selalu tersedia ketika

diperlukan

Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi

Anggaran untuk pembelian obat tidak

mencukupi

Tidak ada prosedur baku untuk

menangani kekosongan obat

Pengadaan obat non formularium tidak

dibatasi

Obat yang dibutuhkan belum memiliki

surat izin edar dari BPOM

Prosedur pengadaan obat melalui

Special Access Scheme (SAS) tidak

mudah

IDENTIFIKASI RISIKO

15

PROSES RISIKO

Penyimpanan

Penyimpanan obat yang menjamin

stabilitas,keamanan, mudah dicari

Penyimpanan Obat LASA (NORUM)

tidak dipisah/ tidak ditandai

Penyimpanan obat high alert tidak

dipisah / tidak di tandai

Lokasi Penyimpanan elektrolit pekat

tidak dibatasi

Penyimpanan obat tidak FEFO

Kekuatan obat dengan zat aktif sama

sangat bervariasi

Suhu tempat penyimpanan obat tidak

sesuai dengan stabilitas obat

Stok obat di ruang perawatan tidak

disimpan dengan aman, misal: tidak

dikunci pada area publik

IDENTIFIKASI RISIKO

16

PROSES RISIKO

Penyimpanan (.. Lanjutan)

Penyimpanan obat yang menjamin

stabilitas,keamanan, mudah dicari

Tempat penyimpanan obat tidak

diinspeksi secara berkala

Obat di troli emergensi tidak lengkap

Obat di troli emergensi tidak diinspeksi

secara berkala

Obat mendekati kadaluarsa tidak diberi

tanda

Obat kadaluarsa masih tersimpan

Obat yang dibawa pasien dari luar RS

tidak diperiksa mutunya

IDENTIFIKASI RISIKO

17

PROSES RISIKO

Pendistribusian

Pendistribusian obat menjamin

kualitas dan kuantitas obat sampai di

tujuan

Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum

obat diambil dari tempat penyimpanan

Peralatan transport obat (troli, cool box)

tidak memadai

Pengantaran obat dilakukan oleh

petugas yang tidak berwenang

Obat diterima oleh petugas yang tidak

berwenang

Obat recall belum ditarik

Pencatatan stok tidak dilakukan dengan

benar

IDENTIFIKASI RISIKO

18

PROSES RISIKO

Peresepan

Resep/ Instruksi Pengobatan dibuat

dengan lengkap dan benar oleh

dokter yang berwenang

Resep/ Instruksi Pengobatan tidak

terbaca

Resep/ Instruksi Pengobatan tidak

lengkap sesuai kebijakan RS

Cara penulisan belum benar (singkatan,

istilah tidak baku)

Rekonsiliasi obat tidak dilakukan

Resep/ Instruksi pengobatan ditulis oleh

petugas yang tidak berwenang

Instruksi pengobatan dengan catatan

pemberian obat berbeda

IDENTIFIKASI RISIKO

19

PROSES RISIKO

Penyalinan

Penyalinan dilakukan dari rekam

medik ke lembar resep dan/atau ke

catatan pemberian obat secara akurat

Penulisan antara di rekam medik dan di

catatan pemberian obat berbeda

Petugas yang melaksanakan instruksi

pengobatan (farmasi untuk dispensing,

perawat untuk pemberian obat tidak

dapat mengakses instruksi asli)

IDENTIFIKASI RISIKO

20

PROSES RISIKO

Penyiapan

Penyiapan obat dilakukan di tempat

yang bersih, aman.

Dilakukan sesuai persyaratan oleh

petugas yang kompeten.

Obat disiapkan akurat dan tepat

waktu.

Tempat penyiapan obat belum sesuai

standar

Petugas yang menyiapkan obat tidak

kompeten

Pengkajian resep tidak dilakukan

Pelabelan obat tidak lengkap/ tidak jelas

Terjadi keterlambatan penyiapan obat

Obat yang disiapkan tidak sesuai

dengan yang diminta/ dibutuhkan

IDENTIFIKASI RISIKO

21

PROSES RISIKO

Pemberian

Pemberian obat dilakukan oleh

petugas yang berwenang.

Petugas melakukan verifikasi

sebelum obat diberikan ke pasien.

Pencatatan dilakukan untuk setiap

pemberian obat.

Pasien diberikan edukasi tentang cara

menggunakan obat yang benar.

Petugas yang memberikan obat tidak

berwenang

Verifikasi sebelum pemberian obat tidak

dilakukan

Pencatatan pemberian obat tidak

dilakukan dengan jelas dan benar

Pasien tidak diberi edukasi tentang cara

penggunaan obat yang benar

Perawat tidak dilatih mengenali

peralatan untuk pemberian obat (infusion

pump, alat infus)

Obat yang diberikan tidak sesuai

instruksi dokter

IDENTIFIKASI RISIKO

22

PROSES RISIKO

Pemantauan

Pemantauan respons pasien terhadap

efek obat (efek terapi dan efek

samping)

Pencatatan dan pelaporan efek

samping obat

Pelaporan kesalahan obat

Pemantauan efek samping obat tidak

dilakukan

Pelaporan efek samping obat tidak

dilakukan

Belum ada prosedur baku dalam

pemantauan terapi obat

Tenaga kesehatan yang melakukan

pemantauan belum terlatih

Sumber informasi obat tidak tersedia

Kesalahan obat (KNC, KTC, KTD) tidak

dilaporkan

Laporan kesalahan obat tidak dianalisis

Hasil analisis laporan obat tidak

ditindaklanjuti

IDENTIFIKASI RISIKO

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

Menganalisis proses dan outcome sebelum masalahmuncul.

Mengidentifikasi secara proaktif di titik mana danbagaimana suatu proses dapat gagal, mengapa dapatgagal, bagaimana mencegah kegagalan tersebut

Failure Mode and Effects Analysis

Deteksimodus

kegagalan

Tingkat Keparahan

(Severity)

Probabilitas

(Occurrence)

Controllability

RPN

Redesainproses

FMEA

Tahapan FMEA …(1)

1. Pilih proses yang akan dianalisis

2. Bentuk Tim Multidisipliner

3. Buat alur proses

4. Tentukan modus kegagalan (apa yang mungkingagal)

5. Tentukan dampak dari kegagalan

Tahapan FMEA …(2)

6. Untuk tiap modus kegagalan tentukan RPN (Risk Priority Number) dengan mengalikan: keparahan (severity), probabilitas kejadian (occurrence) dan Controllability RPN= S X O X C

7. Tentukan penyebab timbulnya tiap modus kegagalandengan RPN tinggi

8. Redesain (rancang ulang) proses untuk tindakan perbaikanberdasarkan peringkat RPN

9. Implementasikan proses baru

10. Evaluasi kembali RPN setelah proses barudiimplementasikan

Tips Memilih Proses Yang Akan Dianalisis

Proses yang berisiko tinggi (kompleks, prosedur tidakstandar, tergantung pada SDM)

Proses berisiko rendah berulang yang dapatmenimbulkan cedera berat.

Proses jarang terjadi tetapi menimbulkan dampakyang sangat besar

Pelayanan/Peralatan/Gedung baru

Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya

No Proses Modus Kegagalan Dampak

1 Peresepan 1a Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

Pasien berisiko mendapatkan obat yang tidak tepat

1b Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien

1c Obat terlewat diresepkan

CONTOH KASUS

Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya

No Proses Modus Kegagalan Dampak

2 Penyiapan 2a Obat yang disiapkan tidak memenuhi prinsip 5 tepat (pasien, obat, dosis, rute, waktu)

Pasien berisiko mendapatkan obat yang tidak tepat

2b Salah mengambil obat

2c Obat terlewat disiapkan

2d Salah memasang etiket/ label

2e Salah kuantitas obat

Identifikasi modus kegagalan

No Proses Modus Kegagalan Dampak

3 Pemberian Pemberian obat kepada pasien tidak sesuai instruksipengobatan

Munculnya insiden keselamatan pasien: pasien mendapat obat yang tidak sesuai

Prioritas modus kegagalan

No Modus Kegagalan S O C RPN Ranking

1aDokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

5 5 4 100 1

1bDosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien

5 5 3 75 3

1c Obat terlewat diresepkan 5 4 4 80 2

2aObat yang disiapkan tidak memenuhi prinsip 5 benar (benar pasien, benar obat, benar dosis, benar rute, dan benar cara pemberian obat)

5 3 2 30 6

2b Kesalahan pengambilan obat 5 4 2 40 5

2c Obat terlewat disiapkan 5 5 2 50 4

2d Salah memasang etiket/ label 5 3 1 15 9

2e Salah kuantitas obat 4 4 1 16 8

3 Penyerahan obat kepada pasien tidak sesuai 5 2 2 20 7

KategoriTingkat Keparahan

Level DESKRIPSI CONTOH DESKRIPSI

1 Insignificant Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil

2 Minor • Cedera ringan

• Dapat diatasi dengan pertolongan pertama,kerugian keuangan

sedang

3 Moderate • Cedera sedang

• Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual

secara reversibel dan tidak berhubungan dengan penyakit yang

mendasarinya

• Setiap kasus yang memperpanjang perawatan

4 Major • Cedera luas/berat

• Kehilangan fungsi utama permanen(motorik,sensorik, psikologis,

intelektual)/irreversibel, tidak berhubungan dengan penyakit

yang mendasarinya

• Kerugian keuangan besar

5 Cathastropic • Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit

yang mendasarinya

Kategori Probabilitas

Level Frekuensi Kejadian Aktual

1 Sangat Jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun

2 Jarang Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun

3 Mungkin Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun

4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun

5 Sangat Sering Terjadi dalam minggu/bulan

Kategori Controllability

Level Controllability Keterangan

1 Easy Mudah untuk dikontrol

2 Moderate Easy Agak mudah untuk dikontrol

3 Moderate Difficult Agak sulit untuk dikontrol

4 Difficult Sulit untuk dikontrol

RISIKODAMPAK (D) PROBABILITAS (P) CONTROLLABILITY (C) SKORING

(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)

TABEL ASESMEN RISIKO

Identifikasi akar masalah dari modus kegagalan

No Modus Kegagalan Penyebab Potensial

1 Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

a. Edukasi belum optimal b. Kurangnya kepatuhan dokter

terhadap prosedur penulisan resep

2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien

Kurangnya pemantauan

3 Obat terlewat diresepkan Kurangnya ketelitian terutama pada jam sibuk

Penanganan Risiko

Menghindari risiko

Mitigasi/modifikasi risiko

Menerima risiko

Berbagi/memindahkan risiko

Pharmaceutical Care

E-prescribing, Clinical

Decision Support

System (CDSS),

barcode, “forcing

function”, “Poke yoke”

Edukasi

Mitigasi/Modifikasi Risiko

39

Sumber: Institute for Safe Medication Practice

Rancang Ulang

No OutputRank RPN

Upaya perbaikan

1 Dokter menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)

1 ● Pembuatan electronic prescribing

● Sosialisasi dan edukasi ketentuan penulisan resep kepada para dokter melalui Tim Farmasi dan Terapi

● Pelatihan penulisan resep yang benar bagi para dokter

2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/ kecepatan pemberian yang ditulis sesuai dengan kebutuhan pasien

3 Melakukan umpan balik dan konfirmasi kepada dokter yang melakukan penulisan resep yang tidak sesuai kebutuhan pasien

3 Tidak ada kejadian obat terlewat diresepkan

2 Meningkatkan pengkajian resep dan pelaporannya oleh apoteker

Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru

dengan Siklus PDSA

Plan

Do

Study

Act

• Desain proses baru atau re-desain

• Tetapkan indikator keberhasilan

• Cara pengumpulan data

• Tim untuk pengembangan dan evaluasi

sistem

• Implementasikan proses

baru

• Amati apa yang terjadi

• Evaluasi hasil implementasi

• Tentukan apakah perubahan berhasil

• pelajaran apa yang bisa dipetik

• Tindaklanjut hasil

evaluasi

• Modifikasi

• Tinggalkan

Contoh Formulir Risk Register