PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK

DISAMPAIKAN PADA BIMTEK TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI

Di lingkungan Universitas Airlangga

DRA. SULISTYOWATI,MM

Surabaya, 13 September 2019

PENGERTIAN

⚫ Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan nomor dan angka sebagai kode dari masalah, lokasi, nama orang atau identitas lain

⚫ Umum digunakan :- Kepolisian Negara RI- Batan- ANRI- LAN- Kementerian Pertanian,- Kementerian Luar Negeri dll

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip2. Sekat/Guide

Alat pembatas yang keras dan kaku biasaynyaterbuat dari karton, berfungsi sebagai petunjuklokasi dari arsip yang dicari.Guide mempunyai tab/tonjolan yang letaknyabervariasi, berfungsi untuk mencantumkanidentitas arsip.a. Sekat/guide primer

untuk memberikan petunjuk padamasalah utama/primer.

b. Sekat/guide sekunderuntuk memberikan petunjuk pada sub masalah/sekunder

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

c. Sekat/guide tertierGuide yang berfungsi untuk memberikan petunjuk pada sub sub masalah/tertier.

3. FOLDERMap yang terbuat dari kertas manila, berfungsi untuk menempatkan arsip.a. Folder Individual

Memuat arsip dari satu koresponden (perorangan, instansi).

b. Folder KhususMemuat arsip yang dianggap khusus

c. Folder Beragam/MiscellaneousBerisi arsip-arsip dari berbagai koresponden yang dijadikan satu kelompok karena arsipnya masih sedikit.

3. Kertas label

4. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam

a. Out Guide: mengganti folder yang diambil / dipinjam

b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil / dipinjam, diletakkan

di folder dimana arsip itu diambil

PERALATAN YANG DIGUNAKAN

OUT INDIKATOR

NO NAMA

PEMINJAM

KODE

ARSIP

TANGGAL

PINJAM

TANGGAL

KEMBALI

PARAF

PINJAM

PARAF

KEMBALI

SOFTWARE

1. INDEKS

Adalah kata tangkap arsip untukmemudahkan dalam penemuan kembaliarsip

Angka → angka urut, tanggal, tahun

Kepegawaian (KP)

Mutasi (KP.30)

Kenaikan Gaji Berkala (KP.30.2)

1994, 1995, 1996, dst

KP. 00

1994

KP. 00

1995

KP. 00

1996

KP. 00

ANALISA

KEBUTUHAN

KP.

KEPEGAWAIAN

(INDEKS ANGKA – TAHUN)

SOFTWARE

• Nama Organisasi

Kepegawaian (KP)

Mutasi (KP.30)

Tenaga Perbantuan(KP.30.5)

LAN, LIPI, DDN, dst

KP. 03.05

LAN

KP. 03.05

LIPI

KP. 03.05

KP. 03.05

TENAGA

PERBANTUAN

KP. 03

MUTASI

KP.

KEPEGAWAIAN

(INDEKS NAMA ORGANISASI)

Indeks berupa : nama wilayah/geografi

Kepegawaian (KP)

Pengangkatan (KP.02)

Bandung, Jakarta, Serang

KP. 02

BANDUNG

KP. 02

JAKARTA

KP. 02

SEMARANG

KP. 02

PENGANGKATAN

KP.

KEPEGAWAIAN

(INDEKS GEOGRAFI)

– Masalah/SubyekKepegawaian (KP)

Kesejahteraan (KP.06)

Cuti (KP.06.01)

Tahunan, Besar, Bersalin, CLTN

KP. 06.01

BESAR

KP. 06.01

BERSALIN

KP. 06.01

DILUAR

TANGGUNGAN

NEGARA

KP. 06.01

CUTI

KP. 06

KESEJAHTERAAN

KP.

KEPEGAWAIAN

(INDEKS MASALAH)

Indeks berupa : Nama Orang

Kepegawaian (KP)

Kesejahteraan (KP.06.01)

Aminah, Chatarina, dewiyah

KP. 06.01

HAMIL - AMINAH

KP. 06.01

HAMIL - CHATARINA

KP. 06.01

HAMIL - DEWIYANI

KP. 06.01

CUTI

KP. 06.01

KESEJAHTERAAN

KP.

KEPEGAWAIAN

(INDEKS NAMA ORANG)

Index RelatifSuatu daftar masalah yang disusun secara alpabetis yangditentukan kode klasifikasinya.AAnggaran

- Rutin KU.20.01- Pembangunan KU.20.02

Absensi Pegawai KP. 00.01

2. KODEAdalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan dalampenemuan kembali arsip. Dapat berupa :

Angka Murni01 umum

01.10 Urusan Dalam01.02 Gedung Kantor01.03 Rumah Dinas

02 Peralatan02.01 ATK02.02 Mesin Kantor

03 pemerintahan03.01 Pemerintah Pusat03.02 Presiden03.03 Wapres

Abjad✓Tunggal

A - Masalah OrganisasiB - Masalah KepegawaianC - Masalah Keuangan, dst

✓ GandaAA - Masalah AdministrasiKP - Masalah KepegawaianKU - Masalah Keuangan

Gabungan Abjad dan Angka

AK Perkeretaapian00 Pembinaan10 Stasiun

101 Tanah/Lokasi102 bangunan/Gedung/Desain103 Perlengkapan104 Status/Jenis105 Retribusi

003 Angkutan Penumpang004 Angkutan Barang

3. POLA KLASIFIKASIAdalah Pengelompokkan arsip berdasarkan permasalahan

a. Klasifikasi Fasilitatif

Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan penunjang/fasilitatif (kepegawaian, Keuangan, Perencanaan, Kehumasan, Hukum, Pengawasan dll)

b. Klasifikasi Substantif

Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan pokok/substantif (Angkutan Jalan, Perkeretaapian, Angkutan Sungai, Danau dan Penyebrangan , Angkutan Laut, dll).

POLA KLASIFIKASI SUBYEK

Pola/bagian yang berupa daftar pengelompokan subyek/masalah yang dibuat secara berjenjang dan dibuat berdasar tugas dan fungsi organisasi secara logis dan sistematis.

PROSEDUR PENATAAN

1. Pemeriksaan/Inspecting- tanda siap file- kelengkapan- kondisi fisik

2. Penentuan indeksmenentukan kata tangkap dapat berupa subyek, lokasi, nama orang, atau identitas lainnya. Indeks berkas harus :- singkat, jelas, mudah diingat- berupa kata benda/pengertian kebendaan- berorientasi pada kebutuhan pemakai- harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi

(kalau sudah ada)

PROSEDUR PENATAAN

3. Penentuan kode untuk subyek merupakan penggabungan antara huruf dan angka (lihat skema klasifikasi);- Subyek utama/sub subyek diberi kode

- jika jumlah kurang dari 5 surat maka diberi kode M (misscelaneaus)

- jika jumlah sudah lebih dari 5 surat maka dikode sesuai dengan kode klasifikasi;

PROSEDUR PENATAAN

4. Tunjuk silang (cross reference);- Digunakan apabila dalam satu berkas

mengandung 2 atau lebih informasi;

- Bagian dari berkas disimpan ditempat yang berbeda;

- Adanya pergantian nama dari organisasi, orang dll.

PROSEDUR PENATAAN

5. Penyortiran, yaitu mengelompokkan : subyek utama,sub subyek dansub sub subyek sesuai dengan rinciannya;

6. Pembuatan label (labeling);

7. Penyimpanan pada lemari penyimpanan arsip.

KEUNTUNGAN 1. Efisiensi dalam pelayanan, karena

penemuan kembali secara langsung;

2. Mendukung program penyusutan;

3. Subjek yang saling berkaitandikelompokkan dalam satu kegiatan(informasi utuh);

4. Dapat menggambarkan proseskegiatan sejak awal sampai akhir;

KERUGIAN1. Indeks yang kurang tepat akan

menyulitkan penemuan kembali;

2. Memerlukan biaya besar, karena banyak menggunakan sekat dan folder;

3. Subyektifitas penentuan indeks dapat terjadi, memungkinkan satu berkas diberi indeks yang lain oleh petugas yang berbeda;

4. Perlu SDM berpengalaman dan memahami tugas dan fungsi organisasi serta dasar kearsipan

1. Adanya permintaan peminjaman arsip, lewattelepon atau datang langsung;

2. Petugas melakukan pencatatan padabuku/lembar peminjaman;

3. Petugas mencari arsip pada tempatpenyimpananya (lemari);

4. Petugas mengambil arsip sesuai denganpermintaan dan menempatkan out indikatorpada tempat arsip yang dipinjam;

5. Petugas memasukkan arsip pada map peminjaman arsip, dengan terlebih dahulumemberikan batasan waktu peminjaman.

PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP

Peminjam Arsip

Penemuan Kembali & Peminjaman Arsip di Unit Pengolahan

Prosedur

Retrieval

Penentuan

Kode Masalah

Pencarian pada

Daftar Isi Berkas

Lokasi Simpan

Penentuan

Indeks Berkas

Pencatatan pada

Daftar Isi Berkas

atau Bon Pinjam

Prosedur

Peminjaman

Prosedur

Pengembalian

Pencatatan

Pengembalian pada

Daftar Isi Berkas

atau Bon Pinjam

Lokasi Simpan

1

2

3

4

57

8

9

10

11

12

6 13