PEMBENTUKAN DAN PENGEMBANGAN GAPOKTAN

Seri 01

BALAI PENGKAJIAN TEKNOLOGI PERTANIAN KEPULAUAN RIAU

2016

Penyusun:

Robinson Putra

PEMBENTUKAN DAN PENGEMBANGAN

GABUNGAN KELOMPOK TANI (GAPOKTAN)

TIM PENYUSUN

Robinson Putra

Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Kepulauan Riau

Badan Penelitian Dan Pengembangan Pertanian Kementerian Pertanian

2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Tuhan Yang Maha Kuasa, karena hanya dengan ridho dan Karunia-Nya maka Petunjuk Teknis

Pembentukan dan Pengembangan Gapoktan (Gabungan Kelompok Tani)

ini dapat diselesaikan.

Petunjuk Teknis ini merupakan salah satu pedoman yang bisa digunakan oleh berbagai pihak dalam proses pembentukan hingga

pengembangan Gabungan Kelompok Tani. Buku ini berisi tentang

bagaimana Kita melakukan pendampingan mulai dari identifikasi dan

inisiasi pembentukan Gapoktan hingga proses pemandirian Gapoktan.

Kami sadari masih terdapat kekurangan dalam Buku ini, namun demikian inilah salah satu wujud kontribusi nyata dari Balai Pengkajian Teknologi

Pertanian (BPTP) Kepulauan Riau dalam sumbangsihnya membangun

pertanian Indonesia yang maju, khususnya di Kepulauan Riau.

Akhirnya, saya menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada Tim Penyusun yang telah menyelesaikan Buku Petunjuk Teknis

mengenai Pembentukan dan Pengembangan Gapoktan. Semoga Buku ini

dapat memberikan manfaat kepada seluruh khalayak pembaca dan

penggunanya.

iii

Kepala

BPTP Kepulauan Riau

Dr. Ir. Mizu Istianto, M.S

D A F T A R I S I

Kata Pengantar ......................................................................................... iii

Daftar Isi ...................................................................................................... iv

Daftar Gambar .......................................................................................... v

I. PENDAHULUAN ......................................................... 1

II. DEFINISI OPERASIONAL .......................................... 12

III. MEKANISME PEMBENTUKAN DAN PENUMBUH

KEMBANGANGAPOKTAN .......................................... 20

3.1 Tahap Identifikasi .................................................................... 20

3.2 Tahap Inisiasi Gapoktan ........................................................ 22 3.3 Tahap Pendirian Gapoktan ................................................... 27

3.4 Tahap Penumbuh kembangan .............................................. 35

3.5 Tahap Pemandirian ................................................................. 43

IV MANAJEMEN ORGANISASI DAN ADMINISTRASI GAPOKTAN ...................................... 49

4.1 Manajemen Organisasi Gapoktan ....................................... 50

4.2 Administrasi Gapoktan .......................................................... 55

V PANDUAN PENDAMPINGAN ................................... 65

5.1 Pendekatan Pendampingan ................................................... 69

5.2 Metode Pendampingan .......................................................... 70

5.3 Pendampingan Fase

Penumbuhkembangan Gapoktan ........................................ 74 5.4 Pemandirian Gapoktan .......................................................... 77

VI PENUTUP ....................................................................... 80

iv

DAFTAR TABEL

v

Gambar Keterangan Halaman

1 Skema Gabungan Kelompok Tani

(GAPOKTAN)

17

2 Struktur Organisasi Kelompok Tani 49

3 Struktur Pengurus Gapoktan 54

vi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG Sebagai upaya dalam mengikuti tuntutan modernisasi

kelembagaan, maka dibutuhkan suatu pedoman untuk

mendirikan dan mengembangkan kelembagaan tersebut.

Kelembagaan yang ada di tingkat petani merupakan bagian dari

sistem pembangunan pertanian yang tidak bisa dipisahkan.

Modernisasi kelembagaan di tingkat petani perlu dilakukan guna

menunjang kinerja petani, sehingga petani mampu mengikuti

perkembangan zaman dan berdaya saing. Namun, tentunya

dalam melakukan modernisasi kelembagaan di tingkat petani

juga harus memperhatikan karakteristik kearifan Balail. Dengan

menyertakan karakteristik kearifan Balail diharapkan mampu

terbetuk suatu sistem kelembagaan yang khas dan berdaya

saing.

Evaluasi terhadap keberadaan Kelembagaan petani

khususnya kelompok tani yang ada sekarang, secara umum bisa

dikatakan belum mampu menjembatani kepentingan petani

dalam upaya memperbaiki kinerja usahataninya. Permasalahan

pemenuhan sarana produksi dan pemasaran hasil usahatani,

masih belum mampu dipecahkan oleh kelembagaan kelompok

tani.

1

Hal tersebut bisa dimaklumi, dikarenakan kepemilikan rata-rata

lahan yang masih kecil dan posisi tawar kelompok yang ada

kurang memberikan pengaruh kepada pasar dan kepada

pengambil kebijakan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu

lembaga yang lebih kuat dan memiliki skala yang lebih luas,

yaitu dengan menggabungkan kelompok-kelompok tani dengan

menyesuaikan karakteristik yang dimilikinya. Dengan

penggabungan kelompok tani tersebut, diharapkan efisiensi

usahatani dan peningkatan tingkat pendapatan per individu

petani bisa diwujudkan.

Mengacu pada arahan Menteri Pertanian tentang konsep

kelembagaan petani, peternak, dan pekebun, pembentukan

Gabungan kelompok tani (Gapoktan) merupakan gabungan atau

kumpulan dari kelompok-kelompok tani yang sejenis bidang

usahanya. Dari penguatan kelembagaan yang didasarkan pada

homogenitas komoditi yang dikumpulkan dalam satu wadah

tertentu diharapkan akan mampu mengendalikan fluktuasi harga

dan meningkatkan nilai tawar bagi petani.

Pada prinsipnya kerja Gapoktan adalah mengakomodasi

kepentingan petani dari masing-masing kelompok tani. Selain

itu, Gapoktan merupakan media komunikasi untuk saling

bertukar informasi antar kelompok tani. Keberadaan Gapoktan

merupakan sebuah modal sosial yang cukup besar guna

membangun kekuatan di tingkat petani.

2

Dalam arahan jangka panjang, Gapoktan diharapkan

mampu memiliki unit usaha sendiri, seperti : unit usaha

saprotan, unit usaha pengolahan pasca panen, unit usaha

pembiayaan, unit usaha perdagangan produk dan unit-unit usaha

lainnya. Jadi pada prinsipnya, kinerja Gapoktan ke depan

diharapkan membentuk suatu koperasi. Namun, kelebihan dari

proses yang dibentuk melalui Gapoktan ini adalah masing-

masing berangkat dari permasalahan yang sama, relatif memiliki

homogenitas usaha dan sudah memiliki rasa kebersamaan serta

kesederajatan, karena di dalam Gapoktan yang lebih ditekankan

adalah bentuk komunikasi horizontal yang terjadi antara

kelompok tani. Gerakan pembentukan Gapoktan ini sebenarnya

secara substansi adalah mengembalikan semangat koperasi yang

selama ini telah tereduksi. Pembentukan Gapoktan ini

merupakan sebuah gerakan yang dimunculkan dari petani secara

terbuka dan transparan, sehingga dengan keberadaan Gapoktan

ini maka keberpihakan akan kembali kepada petani.

Misi selanjutnya dari dibentuknya Gapoktan ini adalah

terbangunnya sistem dan mekanisme pasar yang terbuka dan

adil bagi petani. Keberadaan Gapoktan ini tentunya akan

mampu memberikan informasi pasar yang tepat kepada petani.

Selain itu, dengan adanya Gapoktan maka keberadaan tengkulak

akan semakin berkurang, karena dengan adanya informasi pasar

3

yang jelas dan terbuka maka petani akan memilih Gapoktan

sebagai media bersama dalam memasarkan hasil panennya.

Pendekatan dengan penguatan kelompok dan dari sisi

pendapatan usahatani diharapkan akan mampu memberikan

daya tarik bagi petani untuk lebih memperkuat kelembagaan

yang dimilikinya. Dengan keberadaan kelembagaan yang kokoh

maka petani diharapkan mampu mewujudkan kemandirian

dalam berusahatani, sehingga konsepsi agribisnis dan

agroindustri yang sesungguhnya akan dapat diterapkan.

Pembentukan dan pengembangan Gapoktan menjadi

sebuah kekuatan ekonomi baru bukanlah sebuah pekerjaan yang

mudah. Dari sisi eksternal petani, keberadaan tengkulak dan

pedagang lainnya yang sebelumnya menjadi sebuah kekuatan

tersendiri dalam sistem usaha tentunya tidak mau kehilangan

pendapatan. Dari sisi internal petani, tidak bisa dipungkiri

bahwa dalam suatu kelompok biasanya masih terdapat conflict

of interest dan apabila hal ini dibiarkan akan membawa dampak

pada menurunnya kinerja.

Sebuah perangkat/sistem yang komprehensif dan terpadu

merupakan kunci utama bagi keberlangsungan Gapoktan. Sistem

yang dibangun dalam Gapoktan tersebut haruslah memegang

prinsip-prinsip kesederajatan, kesamaan, kekompakan dan

keadilan.

4

1.2 TUJUAN

Tujuan dibentuknya Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan)

yang beranggotakan kelompok-kelompok tani adalah:

1. Untuk meningkatkan posisi tawar petani terhadap

stakeholder dalam rangka meningkatkan daya saing

usaha tani.

2. Mempermudah petani dalam menggalang kerjasama dan

kemitraan untuk membantu kepentingan ekonomi

anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

3. Memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan

masyarakat pada umumnya serta ikut meningkatkan

perekonomian masyarakat.

1.3 SASARAN

Sasaran pembentukan Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan)

adalah petani yang telah memiliki embrio kelompok tani

maupun kelompok tani yang sudah mapan dan memiliki

keterkaitan komoditas maupun kedekatan geografis.

5

1.4 RUANG LINGKUP KEGIATAN

Ruang lingkup pembentukan dan pengembangan

kelembagaan Gapoktan yang dituangkan dalam Petunjuk

Teknis (Juknis) ini mencakup beberapa tahap :

1. Mekanisme pembentukan, serta penumbuhkembangan

Gapoktan

Mekanisme pembentukan dan penumbuhkembangan

Gapoktan menjelaskan tentang tahap-tahap identifikasi,

inisiasi, pembentukan, serta usaha pemandirian dalam

rangka menumbuhkembangkan potensi yang dimiliki

gapoktan.

2. Manajemen dan kelembagaan Gapoktan

Manajemen dan kelembagaan Gapoktan adalah panduan

untuk pengelolaan organisasi Gapoktan secara baik dan

sesuai dengan aturan dalam menjalankan organisasi legal.

Aspek-aspek yang dijelaskan dalam manajemen

kelembagaan antara lain: (i) Perangkat legalitas lembaga,

(ii) Mekanisme penataan struktur organisasi dan

personalia, (iii) Pembagian tugas personalia, dan (iv)

Pengembangan usaha-usaha ekonomi produktif, sosial,

dan budaya lembaga.

6

3. Pengembangan Usaha Gapoktan

Pengembangan usaha Gapoktan meliputi: (i) Usaha

penyediaan Saprodi, (ii) Penyediaan jasa alsintan panen

dan pasca panen, (iii) Fasilitasi pemasaran dengan

kemitraan, (iv) Fasilitasi pemodalan dengan Usaha

Simpan Pinjam, serta (v) Pelatihan teknologi.

4. Pendampingan Gapoktan

Juknis pendampingan Gapoktan mencakup model dan

teknis pengembangan gapoktan yang dapat dilakukan

oleh stakeholder

terkait, antara lain: (i) Pemerintah, (ii) Perguruan

Tinggi/LSM, (iii) Swasta, serta (iv) Pihak-pihak yang

berkomitmen untuk mengembangkan Gapoktan.

Pendampingan yang dilakukan untuk memfasilitasi

terbentuknya Gapoktan yang kuat antara lain dalam: (i)

Pengembangan manajemen dan kelembagaan, (ii)

Perluasan jaringan pasar dan kemitraan, (iii) Penguatan

pemodalan, (iv) Peningkatan kapasitas Sumberdaya

Manusia, (v) Pelatihan teknologi, serta (vi) Asistensi

pengendalian mutu produk.

7

MEKANISME PELAKSANAAN KEGIATAN

Mekanisme kegiatan pembentukan dan pengembangan

Gabungan Kelompok Tani (Gapoktan) terdiri dari tahap-tahap

berikut:

1. Tahap Identifikasi Identifikasi dilakukan untuk menentukan Balaisi dan petani

yang akan menjadi sasaran pembentukan Gapoktan.

Identifikasi tersebut dilakukan dengan menggunakan metode

CP/CL. Untuk mengantisipasi perbedaan interpretasi

terhadap masing-masing istilah dijelaskan dalam definisi

operasional.

2. Tahap Inisiasi Tahap inisiasi adalah tahap untuk mempersiapkan pendirian

Gapoktan khususnya pada calon anggota Gapoktan maupun

stakeholder terkait. Kegiatan yang dilaksanakan akan lebih

terfokus pada upaya sosialisasi, transformasi gagasan, dan

penumbuhan semangat dalam pembentukan Gapoktan

dengan fasilitator pendamping.

Pendampingan dalam tahap inisiasi lebih menekankan pada

kegiatan informal untuk mengetahui permasalahan riil yang

dihadapi petani, harapan, serta pendekatan terhadap

pemuka masyarakat (tokoh berpengaruh).

8

3. Tahap Pendirian Tahap pendirian adalah kegiatan aksi untuk mendirikan

Gapoktan melalui prosedur legal formal termasuk

pelengkapan infrastruktur organisasi dan kelembagaan. Pela-

ku utama pada fase pendirian adalah anggota dan pengurus

Gapoktan sendiri.

4. Tahap Penumbuhkembangan Tahap penumbuhkembangan adalah program fasilitasi dari

Departemen Pertanian, Pemerintah daerah, serta pihak lain

sebagai pendamping untuk memperkuat Gapoktan yang telah

terbentuk sebelumnya sehingga siap untuk menjadi Gapoktan

yang mandiri. Kegiatan yang dilakukan pada fase

penumbuhkembangan adalah memperkuat infrastruktur

organisasi dan kelembagaan yang telah dirintis pada tahap

pendirian serta mengembangkan usaha ekonomi produktif

Gapoktan.

5. Tahap Pemandirian Tahap pemandirian adalah kegiatan aksi untuk memfasilitasi

Gapoktan sehingga dapat mengelola kelembagaan serta

pengembangan Gapoktan yang secara mandiri. Kemandirian

termasuk dalam peningkatan pemodalan, kemitraan, serta

pengembangan unit usaha. Melalui tahap pemandirian ini

pengurus Gapoktan memiliki kemampuan serta kepercayaan

diri untuk mengelola potensi dan peluang yang dimiliki untuk

meningkatkan kesejahteraan anggota maupun masyarakat.

9

1.6 INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Indikator Input Indikator keberhasilan program dari segi masukan antara lain:

(i) Jumlah petani yang terlibat, (2) Dukungan nyata

stakeholder (Pemerintah Daerah, swasta, dan masyarakat),

(iii) Kualitas lembaga dan pelaksana pendamping, dan (iv)

Peran aktif petani maupun masyarakat.

2. Indikator Proses Indikator keberhasilan dari segi proses antara lain: (i)

Pelaksanaan sosialisasi, (ii) Pelaksanaan pendampingan, (iii)

Pelaksanaan fasilitasi dan realisasi kemitraan, serta (iv)

Pelaksanaan pendampingan lanjutan pasca kontrak

pendampingan.

3. Indikator Output Indikator keluaran untuk menilai keberhasilan program

antara lain: (i) Realisasi terbentuknya Gapoktan, (ii)

Kelengkapan organisasi, (iii) Perjanjian kerjasama kemitraan,

(iv) Realisasi kemitraan, (v) Pemanfaatan sarana dan

prasarana Gapoktan oleh anggota, dan (vi) Kuantitas serta

kualitas produksi.

4. Indikator Outcome Indikator untuk menilai keberhasilan pendirian Gapoktan

dalam rentang jangka panjang antara lain: (i) Pengembangan

bidang usaha Gapoktan, (ii) Peningkatan sarana dan

prasarana produksi dan pasca panen,

10

(iii) Peningkatan kerjasama/kemitraan, (iv) Peningkatan

produksi dan produktivitas, (v) Peningkatan pendapatan,

serta (vi) Penurunan angka kemiskinan.

11

BAB II D E F I N I S I O P E R A S I O N A L

2.1. PENGERTIAN PETANI

Petani adalah orang atau individu manusia yang

melakukan upaya bercocok tanam atau yang mengelola lahan

untuk mengusahakan komoditas berbasis makhluk hidup

khususnya tumbuhan, guna pemenuhan kebutuhan hidupnya.

Memahami pengertian petani ini sebenarnya tidak terbatas pada

pemahaman artikulasi kata saja. Secara lebih terperinci petani

bisa digolongkan menjadi beberapa golongan berdasarkan

beberapa perbedaan karakteristik yang dimiliki, diantaranya

mengenai penguasaan lahan dan basis komoditas yang

diusahakan. Berdasarkan penguasaan lahan petani bisa

digolongkan sebagai petani pemilik, petani penggarap, dan juga

buruh tani. Sementara itu berdasarkan komoditas yang

diusahakan biasanya disebutkan berdasarkan jenis komoditas

yang rutin diusahakannya.

12

2.2 KELOMPOK TANI

Kelompok tani adalah kumpulan petani yang punya

kepentingan dan tujuan yang sama atas dasar kemauan bersama

untuk meningkatkan kinerja usahataninya. Pembentukan

kelompok tani didasarkan pada pendekatan geografis posisi

lahan yang saling berdekatan, pendekatan wilayah administratif

tempat tinggal dan pendekatan komoditas yang diusahakan.

Salah satu atau lebih dari pendekatan tersebut yang biasanya

menjadi landasan para petani dalam membentuk kelompok tani.

Melihat karakteristik/ciri petani Indonesia yang memiliki

lahan sempit, dan kondisi kultur kekerabatan yang masih kuat

dalam satu lingkungan masyarakatnya, maka pembentukan

kelompok tani perlu didekati menggabungkan ketiga pendekatan

tersebut di atas. Alasan yang bisa disampaikan dengan

menggabungkan ketiga pendekatan tersebut adalah :

1. Dengan menggabungkan petani yang memiliki posisi geografis

lahan yang berdekatan, diharapkan proses usahatani bisa

dimobilisasi secara lebih besar secara bersama-sama,

sehingga volume produksi bisa ditingkatkan dan mampu

mengurangi tingkat serangan hama.

2.Dengan menggabungkan petani dalam satu kelompok tani

yang memiliki tempat tinggal yang berdekatan, diharapkan

akan mempermudah koordinasi antar anggota kelompok dan

meminimalkan konflik.

13

3. Dengan menggabungkan petani dengan pendekatan komoditas

yang sama diharapkan akan mempermudah dalam koordinasi

proses kegiatan agribisnisnya, mulai dari penyiapan saprodi

sampai pada pemasaran hasil panen.

Dengan mengkombinasikan ketiga pendekatan di atas, ke

depannya diharapkan akan muncul suatu usahatani bersama

dengan menggunakan manajemen satu atap, yaitu satu atap

dalam kelompok tani.

Berbagai macam manfaat bagi para petani anggota

kelompok maupun masyarakat di lingkungannya, baik manfaat

ekonomi maupun sosial. Ada sejumlah manfaat ekonomi sebagai

berikut. Pertama, efisiensi produksi; akan meningkatkan

efisiensi khususnya dalam penggunaan tenaga kerja dan mesin

pertanian. Kedua, meningkatkan negotiation power; Dengan

model ini baik dalam pemasaran hasil komoditas maupun

pembelian bermacam saprotan dan barang investasi,

negotiation power petani akan meningkat karena dilakukan

secara kelompok. Ketiga, terciptanya efisiensi dan efektifitas

manejemen; pengelolaan hamparan secara umum dilakukan

oleh seorang manajer profesional yang dalam prakteknya semua

kegiatan dimusyawarahkan sebelumnya dengan para anggota.

14

Keempat, aktivitas nonfarm; bila efisiensi dari tenaga

kerja tercapai, maka curahan waktu tenaga kerja yang berlebih

dapat dialihkan untuk berbagai macam kegiatan nonfarm guna

memperoleh tambahan penghasilan. Kelima, peningkatan

pendapatan; Dengan berbagai macam keuntungan yang

diperoleh diharapkan pendapatan petani meningkat.

Manfaat sosial yang diperoleh dari model ini antara lain

sebagai berikut. Pertama, pendidikan bagi masyarakat

pedesaan; model ini dapat menjadi ajang pendidikan organisasi

kerakyatan bagi masyarakat pedesaan dalam usaha mencapai

tujuan bersama. Kedua, menghidupkan kembali semangat

ekonomi kerakyatan; dengan terbentuknya sentra-sentra

ekonomi pertanian yang tangguh kegiatan agribisnis akan

berjalan, pasar akan terbentuk, Ketiga, gairah gotong royong

dan demokratisasi; model ini akan memberikan efek positif

berupa perasaan memiliki dari para anggota, yang akan

berlanjut pada komitmen mereka untuk bekerja bersama

melalui kelompok.

2.3. GABUNGAN KELOMPOK TANI (GAPOKTAN)

Berdasarkan pada arahan Menteri Pertanian tentang konsep

kelembagaan petani, peternak, dan pekebun, pembentukan

Gabungan kelompok tani (Gapoktan) merupakan proses peng-

gabungan dari kelompok-kelompok tani yang sejenis bidang usa-

hanya.

15

Berdasarkan definisi di atas, dapat dirumuskan bahwa

gabungan kelompok tani (Gapoktan adalah gabungan /kumpulan

dari kelompok tani yang mengusahakan komoditas pertanian.

Pembentukan Gapoktan pada kegiatan pengembangan

model kemitraan agroindustri dilakukan berdasarkan beberapa

kriteria, yaitu :

1) Antar kelompok tani dalam suatu wilayah (Desa/

Kecamatan) sudah mempunyai media komunikasi, mes-

kipun bersifat informal.

2) Adanya kelompok tani yang siap diinisiasi menjadi Gabungan

Kelompok tani.

3) Antar kelompok tani dalam satu Gapoktan memiliki kedeka-

tan secara Sosiologi dan Geografis.

4) Kelompok tani yang tergabung dalam Gapoktan, memiliki

kontinuitas dalam berusahatani.

Keberadaan gabungan kelompok tani ini diharapkan mampu

meningkatkan kinerja usahatani dan mampu meningkatkan vol-

ume produksi yang lebih besar dan lebih efisien dalam pengaBa-

laisian sumberdaya input produksi. Dengan adanya Gapoktan

diharapkan informasi pasar dan harga akan lebih mudah diakses

petani. Secara skematis pembentukan gabungan kelompok tani

dapat digambarkan sebagai berikut :

16

Gambar 1. Skema gabungan kelompok tani (GAPOKTAN)

Beberapa prasyarat utama yang harus dipenuhi sebagai upaya

untuk menginisiasi Gapoktan antara lain :

1) Gapoktan yang dibentuk harus berbadan hukum.

2) Memiliki alat kelengkapan organisasi modern, seperti AD/

ART, kepengurusan, program kerja, serta manejemen organ-

isasi dan keuangan yang transparan.

3) Memiliki konsultan dan atau pendamping yang mampu mem-

berikan solusi bagi setiap permasalahan yang dihadapi.

17

GAPOKTAN (>5 Kelompok tani)

Kelompok Tani:

25-50 anggota > 50 ha

Kelompok Tani:

25-50 anggota > 50 ha

Kelompok Tani:

25-50 anggota > 50 ha

Kelompok Tani:

25-50 anggota > 50 ha

Kelompok Tani:

25-50 anggota > 50 ha

PETANI

4) Terdiri dari 5 – 10 kelompok tani, yang berada pada wilayah

administratif desa/kecamatan yang sama.

5) Terdiri dari kelompok tani yang memilih komoditas pertanian

yang sama sebagai komoditas utama yang diusahakannya.

TIM ASISTENSI ATAU PENDAMPING

Tim asistensi atau pendamping adalah suatu tim yang

bekerja untuk mendampingi petani, kelompok tani dan Gapok-

tan guna meningkatkan kinerja usahataninya. Secara lebih ter-

perinci tugas dari tim asistensi atau pendamping ini adalah :

1) Melakukan inisiasi pembentukan kelompok tani dan Gapok-

tan, apabila belum ada kelompok tani dan Gapoktan.

2) Melakukan penguatan kelembagaan kelompok tani dan

Gapoktan.

3) Secara partisipatif, membantu petani, kelompok tani dan

Gapoktan dalam menghadapi setiap permasalahan yang

dihadapi.

4) Memantau perkembangan petani, kelompok tani dan Gapok-

tan secara periodik, guna memperoleh laporan kemajuan

dari organisasi yang didampingi.

5) Memfasilitasi dalam perluasan jaringan baik dalam hal

saprodi, teknologi, pemasaran, dan pemodalan.

6) Melakukan penilaian kinerja petani, kelompok tani dan

Gapoktan.

.

18

Kegiatan pendampingan perlu dilaksanakan secara

optimal, khususnya guna memfasilitasi program sehingga dapat

berjalan secara optimal sesuai dengan mekanisme kegiatan

mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan sampai

pertanggungjawaban.

Tim asistensi ini bisa berasal dari kalangan pemerintah

(khususnya departemen yang terkait), kalangan akademisi

(perguruan tinggi), dan juga lembaga/pihak lain (LSM) sebagai

tenaga pendamping. Tim asistensi dari perguruan tinggi

maupun lembaga swadaya masyarakat (LSM) harus melibatkan

ahli di bidang terkait serta pendamping lapang dari mahasiswa

dan lulusan perguruan tinggi yang memiliki keahlian yang

sesuai. Tim asistensi/pendamping diprioritaskan berasal dari

daerah yang akan didampingi.

19

BAB III MEKANISME PEMBENTUKAN DAN

PENUMBUHKEMBANGAN GAPOKTAN

Mekanisme dan pembentukan Gabungan Kelompok Tani

(Gapoktan) dilakukan melalui beberapa tahap, antara lain:

(i) Tahap Identifikasi, (ii) Tahap Inisiasi, (iii) tahap

Pendirian/Pembentukan, (iv) Tahap Penumbuhan/

pengembangan, dan (v) Tahap Pemandirian.

Hal yang perlu ditekankan dalam pelaksanaan setiap tahap

kegiatan adalah pelibatan aktif petani melalui optimalisasi

peran kelompok tani dalam menyerap aspirasi petani serta

upaya untuk membangun komitmen berbagai pihak untuk

menguatkan kelembagaan maupun program Gapoktan dalam

rangka meningkatkan kesejahteraan petani.

3.1. TAHAP IDENTIFIKASI

Tahap identifikasi dilakukan untuk penetapan Balaisi dan

petani/ kelompok tani sasaran (CP/CL), serta mengidenti-

fikasi stakeholder yang terkait dengan pelaksanaan pro-

gram.

Tahap identifikasi dilakukan oleh dinas pertanian dan ins-

tansi terkait lainnya dengan melibatkan PPL dan atau pergu-

ruan tinggi/LSM yang memiliki kemampuan di bidang terse-

but.

20

A. Analisis CP/CL

Analisis CP/CL adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengi-

dentifikasi serta menganalisa secara ilmiah tentang calon

petani dan calon Balaisi yang akan menjadi alternatif sasa-

ran program. Melalui analisis yang tepat akan mengefektifkan

pelaksanaan program, serta memperoleh sasaran yang tepat.

Kriteria umum dalam penentuan calon Balaisi antara lain

berdasarkan: (i) potensi SDM, (ii) potensi kelembagaan,

(iii) kondisi infrastruktur dan program yang telah dila-

kukan, (iv) potensi sumberdaya alam, (v) tata letak wila-

yah.

Kriteria umum dalam menentukan calon petani/kelompok

tani antara lain: (i) Tingkat keaktifan kelompok tani, (ii)

Jumlah optimum anggota dalam kelompok tani, (iii) Ting-

kat pendidikan dan usia petani, dan (iv) Keberadaan

kelembagaan pendukung.

B. FGD Finalisasi CP/CL

Hasil analisis CP/CL dilakukan oleh Tenaga Ahli yang

kompeten dan hasil akhirnya ditetapkan melalui Focus

Group Discussion (FGD) dengan melibatkan partisipasi

stakeholder.

FGD finalisasi CP/CL bertujuan untuk menentukan CP/CL

yang akan menjadi sasaran program berdasarkan hasil

kajian (analisis) dengan mempertimbangkan saran dan

masukan dari stakeholder terkait.

21

Peserta FGD adalah stakeholder terkait, antara lain: pakar

(tenaga ahli), dinas pertanian, PPL, instansi lain yang

dimungkinkan terlibat, dan tenaga pendamping lapang.

Materi yang dibahas dalam FGD adalah (i) pengkajian hasil

analisis CP/CL, (ii) pembahasan kondisi dan situasi terkini,

(iii) Perencanaan sinergi program dengan stakeholder

terkait, serta (iv) Penetapan CP/CL terpilih dan rencana

tindak lanjut.

3.2 TAHAP INISIASI GAPOKTAN

Tahap inisiasi adalah tahap untuk merintis

mempersiapkan pembentukan Gabungan Kelompok Tani

(Gapoktan) yang kuat dan melibatkan partisipasi

masyarakat khususnya petani/kelompok tani anggota.

Mekanisme yang dilaksanakan dalam tahap inisiasi antara

lain: (i) Sosialisasi stakeholder, (ii) Identifikasi dan

penjaringan aspirasi petani, dan (iii) Sosialisasi petani

dan kelompok tani.

A. Sosialisasi Stakeholder

Dalam tahap inisiasi, lembaga yang ditunjuk oleh

Departemen Pertanian untuk memfasilitasi pendirian

dan pengembangan Gapoktan harus proaktif

melakukan komunikasi dan pendekatan ke

stakeholder terkait, antara lain:

22

Pemerintah daerah, pemerintahan Balail, PPL, tokoh

masyarakat, serta tokoh agama.

Materi yang disampaikan dan dibahas dalam sosialisasi

stakeholder yaitu: (i) Tentang program yang akan dilakukan

(ii) Konsepsi kegiatan, serta (iii) Rencana Tindak Lanjut

Program.

Keluaran dari kegiatan sosialisasi stakeholder adalah

komitmen dan dukungan secara nyata dalam Kegiatan

Pengembangan Komoditas Strategis Nasional melalui

Pembentukan Gabungan Kelompok Tani yang berdaya saing.

Dukungan stakeholder dapat dilakukan dalam bentuk

material maupun imaterial, antara lain: bantuan fasilitasi

pertemuan dengan petani/kelompok tani, pemberian

informasi kondisi sosial ekonomi dan budaya calon petani

sasaran, serta pelestarian keberadaan Gapoktan.

B. Identifikasi dan Penjaringan Aspirasi Petani

Kegiatan identifikasi dan penjaringan aspirasi dimaksudkan

untuk memverifikasi data dan informasi yang diperoleh

dari kegiatan sebelumnya dengan metode komunikasi

langsung dengan petani serta turun ke lapang.

Keluaran dari kegiatan tersebut antara lain: (i)

tersedianya informasi yang akurat tentang kondisi sosial

ekonomi, budaya, serta usahatani petani sasaran,

23

(ii) Terinventarisirnya permasalahan yang dihadapi petani

khususnya yang terkait dengan program yang akan

dilaksanakan, (iii) terinventarisirnya masukan dari petani/

kelompok tani tentang program yang akan dijalankan, serta

(iv) meningkatnya pengetahuan dan komitmen dari petani/

kelompok tani untuk bersama-sama membentuk Gapoktan.

Kegiatan identifikasi dan penjaringan aspirasi dilakukan oleh

Tim Pendamping Lapang yang diterjunkan oleh Instansi

terkait, pendamping bersama dengan PPL yang bertugas di

Balaisi tersebut.

C. Sosialisasi Petani dan Kelompok Tani

Kegiatan sosialisasi dimaksudkan agar beberapa

kelompok tani yang akan dikumpulkan dalam satu

Gapoktan memahami pentingnya kekuatan dari

kelompok yang semakin besar. Disamping itu, kelompok

tani juga harus semakin memahami tingkat efisiensi

yang lebih besar apabila suatu usahatani dilakukan

dalam skala yang lebih besar.

Kegiatan sosialisasi difasilitasi oleh Lembaga

pendamping dibantu oleh pemerintah daerah serta PPL.

Bentuk kegiatan sosialisasi adalah rapat/musyawarah

umum yang dilaksanakan di ruang pertemuan formal

maupun tempat lain menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi.

24

Peserta sosialisasi minimal adalah: (i) perwakilan kelompok

tani sasaran, (ii) perwakilan kelompok tani, (iii) KTNA, (iv)

Dinas terkait dan atau Pemerintah Balail, (v) PPL, (vi) Tokoh

Masyarakat, (vii) Tokoh Agama, (viii) Tokoh Pemuda, dan

(ix) masyarakat lain yang dianggap perlu.

Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan bersamaan dengan

agenda kelompok tani dengan tempat menyesuaikan dengan

yang telah disepakati kelompok tani.

Kegiatan untuk mensosialisasikan program ditunjang dengan

Focus Group Discussion (FGD), silaturrahmi, maupun rapat/

pertemuan umum secara formal maupun informal dengan

disesuaikan agenda petani/kelompok tani serta PPL dan

pemerintahan Balail.

Hasil kegiatan sosialisasi dituangkan dalam berita acara

yang dilampiri dengan Daftar Hadir peserta rapat/

musyawarah.

25

D. Pelatihan Petani/Kelompok Tani

Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan

pengalaman petani/kelompok tani dalam rangka

mempersiapkan pendirian Gapoktan yang kuat dan

sustainable (berkelanjutan).

Kegiatan pelatihan difasilitasi oleh Instansi terkait sebagai

pendamping.

Peserta pelatihan adalah perwakilan kelompok tani dan

PPL yang berada di Balaisi Gapoktan.

Materi pelatihan terdiri dari: (i) Konsepsi, manajemen dan

kelembagaan Gapoktan, (ii) Kemitraaan agroindustri, (iii)

Penanganan pasca panen, (iv) praktek pengolahan, dan (v)

pengetahuan mesin dan peralatan.

Pemateri pelatihan adalah pakar di bidang yang sesuai

dengan materi, calon mitra petani, atau dari tokoh yang

dinilai memiliki kompetensi.

Metode pelatihan menggunakan teknik pendidikan orang

dewasa dan lebih ditekankan pada diskusi serta elaborasi

terhadap permasalahan maupun solusi yang muncul dari

peserta.

26

3.3 TAHAP PENDIRIAN GAPOKTAN

Tahap pendirian Gapoktan adalah kegiatan untuk

melanjutkan tahap inisiasi yang telah dilaksanakan

dengan tujuan merealisasikan keberadaan Gapoktan yang

kuat dan sustainable beserta perangkat organisasinya.

Hal yang ditekankan dalam pendirian Gapoktan adalah

optimalisasi peran masyarakat dan pemerintah daerah

melalui PPL atau pemerintah Balail.

Pendirian Gapoktan dilakukan oleh petani/kelompok tani

secara mandiri dengan didampingi oleh pendamping

dengan tahapan-tahapan, yaitu: (i) Penyamaan Visi Misi,

(ii) Penyusunan Akta Deklarasi, (iii) Deklarasi Pendirian,

(iv) Penyusunan dan Penetapan AD/ART, (v) Penataan

Struktur dan Personalia, (vi) Penyusunan Program Kerja,

(vii) Realisasi Program Kerja untuk Peningkatan legalitas,

Sarpras (sarana & prasarana), dan Unit Usaha.

A. Penyamaan Visi dan Misi

Penyamaan visi dan misi bertujuan untuk mempersatukan

cita-cita, ide, dan gagasan sebagai landasan berjalannya

organisasi serta dalam rangka mempertegas komitmen

anggota terhadap Gapoktan yang akan didirikan termasuk

dalam keberlanjutannya.

27

Bentuk kegiatan untuk menghasilkan visi dan misi adalah

pertemuan/diskusi antara petani/kelompok tani pendiri

dengan difasilitasi oleh Dinas terkait dan pendamping.

Visi dan misi Gapoktan dituangkan dalam Anggaran

Dasar/ Anggaran Rumah Tangga.

B. Penyusunan Akta Deklarasi

Akta deklarasi adalah dokumen yang berisi pernyataan

pendirian Gapoktan oleh kelompok-kelompok tani pendiri

dan ditandatangani oleh seorang yang ditunjuk perwakilan

kelompok tani.

Materi akta deklarasi dibuat oleh perwakilan kelompok

pendiri dengan dibantu secara teknis oleh pendamping.

Materi akta deklarasi paling tidak memuat pernyataan

kelompok-kelompok tani pendiri yang bersama-sama dan

berkomitmen mendirikan serta mengembangkan

Gapoktan.

C. Deklarasi Pendirian Gapoktan

Deklarasi pendirian Gapoktan merupakan tonggak awal

berdirinya kelembagaan Gapoktan oleh kelompok-

kelompok tani pendiri.

Deklarasi Gapoktan dilaksanakan oleh kelompok-kelompok

tani dengan minimal difasilitasi oleh PPL dan pendamping.

28

Naskah yang dibacakan dan ditandatangani dalam deklarasi

adalah akta deklarasi yang telah disusun serta disepakati

oleh anggota sebelumnya.

Deklarasi Gapoktan dibacakan oleh perwakilan pendiri serta

ditandatangani oleh perwakilan pendiri dengan disaksikan

pendamping, Pemerintah daerah, serta Departemen

Pertanian.

D. Penyusunan dan Penetapan AD/ART

Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga berisi kumpulan

aturan-aturan tertulis yang dibuat dari, oleh dan untuk

anggota sebagai pedoman/landasan kerja bagi Gapoktan,

bersifat mengikat dan berlaku pada suatu tempat dan

waktu tertentu.

Pembuatan AD/ART dilakukan dengan langkah-langkah se-

bagai berikut: (i) Penetapan tim perumus, (ii) Rapat tim

perumus, dan (iii) penetapan AD/ART melalui rapat umum

anggota.

Tim perumus terdiri dari perwakilan kelompok tani yang

memiliki kompetensi dalam penyusunan AD/ART.

Draft AD/ART disusun oleh tim perumus yang terdiri per-

wakilan kelompok tani yang secara teknis difasilitasi PPL

dan pendamping dalam bentuk rapat tim perumus.

29

Draft AD/ART ditetapkan menjadi AD/ART melalui rapat

umum anggota yang dihadiri pengurus kelompok tani ang-

gota setelah dipresentasikan tim perumus dan dilakukan

pembahasan.

AD/ART yang telah ditetapkan selanjutnya akan menjadi

acuan peningkatan status hukum Gapoktan.

E. Penataan Struktur dan Personalia Organisasi

Penataan struktur dan personalia organisasi bertujuan

untuk memilih ketua serta personalia yang akan

membantu menjalankan Gapoktan.

Struktur kepengurusan paling tidak terdiri dari Ketua,

Sekretaris, Bendahara, dan Ketua-ketua bidang.

Pengawas Gapoktan sekurang-kurangnya berjumlah 3

(tiga) orang terdiri dari: (i) 1 orang PPL, dan (ii) 2

orang dari wakil kelompok tani yang dipilih dalam rapat

anggota.

Kriteria Pengurus Gapoktan, antara lain:

1. Anggota kelompok tani yang tergabung dalam

keanggotaan Gapoktan.

2. Memiliki lahan pertanian yang diusahakan.

3. Berumur minimal 20 tahun dan maksimal 50 tahun.

4. Pendidikan minimal SLTP/Sederajat.

5. Bukan dari PPL atau Pegawai Dinas/Departemen

Pertanian.

30

6. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan organisasi

Pengurus Gapoktan dipilih dari dan oleh anggota

dalam Rapat Anggota.

Pengurus dipilih untuk jabatan 2 tahun dan dapat

dipilih kembali.

Langkah-langkah pemilihan pengurus Gapoktan:

1. Tahap Pendaftaran

- Pendaftaran dilakukan oleh panitia pemilihan yang

terdiri dari wakil masing-masing kelompok tani.

- Waktu pendaftaran dilakukan selama 1 (satu) minggu

terhitung dari pengumuman pendaftaran pengurus.

- Pendaftaran dilakukan dengan mengisi Formulir

pendaftaran serta dilampiri Fotokopi KTP dan Ijazah.

- Pendaftar yang memenuhi persyaratan dituangkan

Daftar Calon Pengurus dengan ditandatangani oleh

Ketua Panitia Pemilihan.

2. Tahap Pemilihan

Pemilihan pengurus dilakukan dalam rapat anggota.

Pemilihan pengurus bertujuan untuk memilih Ketua

Gapoktan, Formatur, dan Pengawas.

Formatur terdiri dari 5 orang yang bertugas

membantu Ketua untuk menyusun personalia

pengurus.

Pemilihan dilakukan dengan musyawarah mufakat.

31

Apabila musyawarah mufakat tidak tercapai dilakukan

pemungutan suara (voting).

Struktur kepengurusan harus sudah terbentuk paling

lambat 14 hari setelah pemilihan.

F. Penyusunan Program

Penyusunan program bertujuan untuk menyusun rencana

kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu periode

kepengurusan ke depan.

Penyusunan program dilakukan oleh pengurus dan

ditetapkan melalui rapat anggota Gapoktan yang dihadiri

oleh seluruh pengurus serta perwakilan anggota

Gapoktan.

Program kepengurusan memprioritaskan pada (i)

penataan internal, (ii) peningkatan status badan hukum,

(iii) penyiapan fasilitasi pemasaran hasil produksi

anggota dengan menjalin kemitraan, serta (iv)

Peningkatan kuantitas dan kualitas produksi melalui

sistem usaha tani serta penanganan pasca panen yang

baik.

Program kerja yang dibuat paling tidak memuat: (i)

Bentuk kegiatan, (ii) Jadwal kegiatan, (iii) Target/

sasaran, (iv) Anggaran dana, (v) penanggungjawab

pelaksanaan, serta (vi) sumber pendanaan.

32

Program kerja yang dibuat, dikirim ke Dinas Pertanian

sebagai laporan dan ditempel di sekretariat/kantor

Gapoktan.

G. Peningkatan Legalitas (Badan Hukum) Gapoktan

Peningkatan legalitas lembaga bertujuan untuk

meningkatkan posisi tawar Gapoktan dari sisi hukum serta

untuk melengkapi persyaratan memperoleh bantuan

permodalan maupun peralatan dalam bentuk hibah

maupun kredit lunak.

Kegiatan peningkatan legalitas Gapoktan dapat dilakukan

oleh pengurus atau dengan membentuk Tim peningkatan

status kelembagaan Gapoktan.

Peningkatan Legalitas kelembagaan Gapoktan dilakukan

melalui pengajuan status hukum ke akta notaris.

Bentuk badan hukum Gapoktan tahun pertama dapat

berupa perkumpulan dan untuk selanjutnya dapat

mengajukan ke bentuk Persekutuan Komanditer (CV),

Perseroan Terbatas (PT), atau koperasi apabila memiliki

program mendirikan unit usaha/ koperasi.

Untuk melengkapi persyaratan unit usaha komersil,

Gapoktan dapat mengajukan SIUP dan TDP ke Dinas

Perindustrian Perdagangan serta Dinas Perijinan.

33

H. Penataan Kelengkapan Sarana Dan Prasarana Gapoktan

Sarana dan prasarana tahap awal yang perlu dilengkapi

Gapoktan adalah kelengkapan administrasi yaitu: (i)

Notulensi rapat, (ii) Buku Agenda, (iii) Buku Kas, serta

(iv) Buku Tabungan dan rekening Gapoktan.

Gapoktan memiliki sekretariat sendiri yang menjadi

pusat informasi Gapoktan. Sekretariat dapat difasilitasi

di Kantor Kelurahan/Desa/Kecamatan, di rumah salah

satu pengurus, atau memiliki gedung sendiri sebagai

kantor.

Pendamping berkewajiban mendampingi operasionalisasi

sarana prasarana khususnya yang berupa peralatan

produksi dalam hal: (i) pengenalan teknis

pengoperasian, (ii) Teknis perawatan, serta (iii)

manajemen pengelolaan.

I. Pengembangan Usaha Gapoktan

Pengembangan usaha bertujuan untuk mengembangkan

usaha ekonomi produktif sesuai dengan potensi yang

dimiliki oleh Gapoktan. Keuntungan yang diperoleh

dipergunakan untuk meningkatkan kinerja Gapoktan serta

produktivitas dan kesejahteraan petani khususnya anggota.

34

Usaha Gapoktan harus dikelola secara lestari, sungguh-

sungguh dan berkelanjutan. Dalam menjalankan usahanya,

pengurus gapoktan harus pandai dan cermat dalam

menseleksi serta memilih jenis usaha yang akan dibiayai

maupun usaha yang akan dimitrakan dengan pihak lain

dalam rangka mendukung pengembangan potensi yang

dimiliki anggota Gapoktan.

Ruang lingkup pengembangan usaha Gapoktan antara lain

Pengembangan usaha di bidang: (i) Saprodi, (ii) Alsintan,

(iii) Jasa penanganan dan pengolahan pasca panen produk

pertanian, (iv) Jasa penguatan permodalan, serta (v) Jasa

fasilitasi pemasaran hasil pertanian melalui sistem

kemitraan.

3.4 TAHAP PENUMBUH KEMBANGAN

Penumbuhkembangan adalah tahapan yang dilakukan

untuk meningkatkan kinerja serta posisi tawar Gapoktan

yang telah didirikan sebelumnya sehingga tidak hanya

menjadi wadah petani, tetapi juga mampu memfasilitasi

kebutuhan petani dalam meningkatkan perkembangan

usahataninya (on farm maupun off farm).

35

Melalui kegiatan penumbuhkembangan diharapkan

Gapoktan juga dapat mengembangkan unit usaha

sebagai sumber pendanaan lembaga sekaligus media

peningkatan produktifitas, kualitas, serta pemasaran

usahatani anggota khususnya dan masyarakat pada

umumnya.

Tahap penumbuhkembangan dilakukan oleh Gapoktan

yang ditunjukkan dengan surat pernyataan komitmen

untuk mengembangkan Gapoktan dan dibubuhi

materei yang ditandatangani ketua Gapoktan.

Kegiatan penumbuhkembangan difasilitasi oleh

Departemen Pertanian dan atau Pemerintah Daerah

dengan melibatkan pendamping.

Tahap penumbuhkembangan dilaksanakan terhadap

Gapoktan yang telah berdiri serta memiliki

kelengkapan organisasi yang memadai, yaitu paling

tidak telah mempunyai: (i) Akta pendirian, (ii) AD/ART

dan legalitas lembaga, (iii) Kepengurusan, (iv)

Program, serta (v) sarana prasarana organisasi.

Gapoktan yang memenuhi syarat untuk memperoleh

program penumbuhkembangan ditetapkan dengan

Surat Keputusan Dinas terkait.

36

Ruang lingkup tahap penumbuhkembangan Gapoktan

antara lain (i) Penguatan Kelembagaan, (ii)

Pengembangan Permodalan, (iii) Pengembangan usaha,

(iv) Peningkatan sarana prasarana, serta (v)

Pengembangan Jaringan.

1. Penguatan Kelembagaan

Penguatan kelembagaan Gapoktan meliputi: (i) Peningkatan

status hukum Gapoktan sesuai bidang usaha, (ii) peningkatan

manajemen organisasi dan sumberdaya manusia, dan (ii)

peningkatan sarana prasarana organisasi.

i. Peningkatan Status Hukum Gapoktan

Bagi Gapoktan yang telah memiliki legalitas kelembagaan

dapat ditingkatkan ke bentuk status hukum baik sebagai

lembaga profit (PT, CV) maupun nirlaba (Koperasi,

Yayasan).

Gapoktan yang akan menjalankan usaha bersifat profit

perlu dilengkapi dengan SIUP dan TDP.

Dokumen legalitas yang dimiliki Gapoktan adalah aset

Gapoktan yang tidak boleh dimiliki perseorangan.

Ii. Pengembangan Manajemen Organisasi dan sumberdaya

Manusia

37

Program pengembangan manajemen organisasi bertujuan

agar Gapoktan yang telah didirikan beserta kelengkapan

organisasi yang telah dibentuk dapat berjalan optimal

sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi).

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini antara lain: (i)

Peningkatan tertib organisasi, (ii) Peningkatan efektifitas

pengurus dalam rapat dan pelaksanaan program kerja, (iii)

Pelatihan manajemen pengelolaan Gapoktan, (iv)

Perbaikan dalam pengelolaan keuangan yang transparan

dan akuntabel, dan (v) Teknologi Informasi/komputerisasi.

Iii. Peningkatan Sarana dan Prasarana Organisasi

Sarana prasarana yang diperlukan adalah sarana prasarana

yang diperlukan untuk menunjang kinerja organisasi

modern, misalnya: komputer, brankas, meja kerja, dan

lain-lain.

Sarana prasarana yang telah dipenuhi pada tahap

pembentukan, misalnya buku administrasi, papan nama,

papan struktur, dan lain-lain tidak boleh dibuat lagi dari

anggaran bantuan pemerintah, tetapi hanya dapat dibuat

atas partisispasi anggota atau Sisa hasil Usaha (SHU).

Sarana dan prasarana organisasi diletakkan di kantor/

sekretariat Gapoktan.

38

2. Pengembangan Permodalan

Pengembangan permodalan bertujuan meningkatkan

keuangan yang dipergunakan untuk; (i) Pengelolaan

Gapoktan, (ii) Meningkatkan permodalan usaha Gapoktan,

serta (iii) fasilitasi kebutuhan permodalan petani melalui

unit usaha simpan pinjam Gapoktan.

Pengembangan permodalan diperoleh dari pemerintah,

perbankan, maupun pihak swasta dengan sistem hibah,

kredit lunak, maupun kemitraan.

Permodalan di Gapoktan yang berasal dari pemerintah

harus bersifat dana bergulir (revolving fund) dengan

pengelolaan yang transparan dan akuntabel.

Untuk mendapatkan bantuan permodalan gapoktan harus

membuat proposal pengembangan usaha Gapoktan dengan

dilengkapi: (i) Analisis kelayakan usaha, (ii) Rencana

pengelolaan usaha, (iii) Daftar pemanfaat, (iv) Surat

pengajuan dan pernyataan kesanggupan pengelolaan,

serta (v) Surat pengantar dari Dinas dan Instansi/Lembaga

pendamping.

Dalam rangka meningkatkan profesionalitas menajemen

pengelolaan, Gapoktan bersama dengan pendamping

membuat petunjuk teknis pengelolaan permodalan serta

pelatihan manajemen keuangan sebagai panduan dan

bekal bagi pengelola.

39

Pengelola keuangan Gapoktan melaporkan perkembangan

keuangan setiap bulan kepada ketua dan tembusan Kepala

Dinas pertanian, serta melaksanakan laporan

pertanggungjawaban di akhir tahun setelah dilakukan

tutup buku.

Apabila dipandang perlu pengelolaan keuangan/modal

Gapoktan dilakukan dengan membentuk payung hukum

koperasi/lembaga keuangan yang lain.

3. Pengembangan Usaha Gapoktan

Pengembangan usaha Gapoktan terdiri dari usaha yang

dapat menguntungkan Gapoktan maupun petani.

Bentuk usahanya diutamakan yang bergerak di bidang

pemasaran agrobisnis yang dihasilkan petani serta

meningkatkan ketersediaan saprodi.

Gapoktan dapat mengembangkan usahanya menjadi

beberapa unit usaha yang dikelola secara profesional dan

transparan.

Langkah-langkah dalam pengembangan usaha Gapoktan: (i)

Identifikasi jenis usaha, (ii) Studi analisis kelayakan usaha,

(iii) Persiapan perintisan usaha, (iv) Realisasi, dan (v)

Laporan kemajuan usaha.

40

4. Peningkatan Sarana Produksi dan Pasca Panen

Peningkatan sarana prasarana Gapoktan terdiri dari: (i)

Peralatan usaha tani, (ii) Mesin peralatan pasca panen,

serta (iii) Sarana prasarana yang mendukung

pengembangan usaha Gapoktan.

Sarana prasarana produksi/pasca panen yang dilengkapi

lebih diprioritaskan pada mesin peralatan yang benar-

benar diperlukan anggota untuk meningkatkan kualitas

dan kuantitas produksi.

Langkah yang dilakukan untuk mengajukan bantuan sarana

prasarana pertanian antara lain: (i) Identifikasi kebutuhan

mesin peralatan, (ii) Studi analisis kelayakan usaha, (iii)

Pembuatan proposal, (iv) Verifikasi proposal oleh Dinas

terkait, (v) Realisasi, dan (vi) Laporan penggunaan mesin

peralatan serta manfaat.

Dalam pengadaan peralatan tertentu dengan nilai yang

besar, misalkan: dryer, silo, dan lain-lain, Gapoktan harus

ikut berpartisipasi/sharing dalam bentuk penyediaan

lahan serta tenaga kerja.

Sarana dan prasarana yang dimiliki Gapoktan dikelola

secara profesional yang dibuktikan dengan penataan

manajemen dan pembukuan keuangan.

41

5. Pengembangan Jaringan

Pengembangan jaringan dimaksudkan untuk meningkatkan

jaringan komunikasi antar gapoktan serta dengan asosiasi

petani yang terkait. Jaringan ini merupakan embrio

terbentuknya Asosiasi Gapoktan.

Perintisan pengembangan jaringan difasilitasi oleh Dinas

Pertanian dan tenaga pendamping.

Dokumen kesepakatan pembentukan jaringan antar

Gapoktan dituangkan dalam pernyataan yang ditandatangi

oleh setiap wakil Gapoktan di kabupaten/Kota.

Pengelola awal jaringan adalah: Koordinator, sekretaris,

dan bendahara yang ditunjuk melalui pemilihan antar

gapoktan.

Pengelola awal jaringan bertugas untuk menyiapkan

pembentukan asosiasi gapoktan beserta kelengkapan

organisasinya.

Bentuk kegiatan yang dilakukan dalam

penumbuhkembangan antara lain: (i) Pelatihan, (ii)

Fasilitasi pengajuan bantuan permodalan, (iii) Fasilitasi

pengembangan unit usaha Gapoktan, (iv) Asistensi

pengendalian kualitas produk, (v) Fasilitasi pengajuan

bantuan dan pengadaan mesin, (vi) fasilitasi terwujudnya

kerjasama/kemitraan antara Gapoktan dengan industri

maupun pihak-pihak terkait,

42

serta (vii) Pengembangan Jaringan antar Gapoktan.

Mekanisme kegiatan pada tahap penumbuhkembangan

antara lain: (i) Rembug Gapoktan, (ii) Rapat Identifikasi

Potensi Gapoktan, (iii) Penyusunan RDKK (Rencana Dasar

Kebutuhan Kelompok) (iv) Verifikasi RDKK, (v)

Pelaksanaan kegiatan, dan (v) Pelaporan.

Dalam setiap agenda kegiatan yang dilakukan harus

dilengkapi dengan dokumen yang dapat menjadi bukti

proses dan hasil pelaksanaan. Bukti dapat berupa: (i)

daftar hadir, (ii) Berita acara, serta (iii) Laporan.

3.5 TAHAP PEMANDIRIAN

Tahap pemandirian adalah kegiatan yang bertujuan untuk

mendorong Gapoktan supaya memiliki kemampuan dan

kepercayaan diri untuk dapat mengelola organisasi

Gapoktan, unit usaha, pengembangan jaringan usaha

maupun kemitraan secara mandiri, serta berperan dalam

kebijakan pembangunan pertanian.

Tahap pemandirian diprogramkan pada Gapoktan yang

telah memperoleh program penumbuhkembangan dengan

difasilitasi oleh Pemerintah Daerah dan atau melibatkan

pendamping.

43

Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap pemandirian lebih

ditekankan pada: (i) Pengembangan jaringan usaha, (ii)

Peningkatan fungsi Gapoktan untuk mendorong unit usaha

di petani/masyarakat, (iii) Meningkatkan peranan

Gapoktan dalam pengambilan kebijakan di Bidang

pertanian di tingkat Pemerintah Daerah, Propinsi,

maupun Nasional, serta (iv) Inisiasi kemitraan Gapoktan

untuk pengembangan unit agroindustri.

Ruang Lingkup kegiatan yang dilaksanakan pada tahap

pemandirian antara lain: (i) Pengembangan Unit

Agroindustri, (ii) Pengembangan unit permodalan, (iii)

Pengembangan kemitraan terpadu, serta (iv)

Pembentukan Asosiasi gapoktan.

1. Pengembangan Unit Agroindustri Gapoktan

Pengembangan unit agroindustri bertujuan meningkatkan

kinerja infrastruktur alsintan baik on farm maupun off

farm secara terpadu.

Peningkatan kinerja ditekankan pada: (i) Manajemen

pengelolaan usaha dan aset, (ii) Profesionalitas SDM

pengelola, serta (iii) Peningkatan keuntungan.

Pengembangan agroindustri juga didorong untuk

menumbuhkan unit usaha yang bergerak di bidang

pengolahan jagung sebagai bahan makanan maupun

bahan baku pakan ternak dengan sistem

44

swakelola maupun kemitraan dengan UKM di wilayah kerja

Gapoktan.

Mekanisme pengembangan unit agroindustri diatur dalam

petunjuk teknis khusus yang dibuat oleh Dinas bersama dengan

Gapoktan dan lembaga/tenaga pendamping.

2. Pengembangan Unit Permodalan

Pengembangan unit permodalan ditekankan pada upaya

untuk meningkatkan: (i) Manajemen pengelolaan aset,

(ii) Sistem dan prosedur peminjaman, serta (iii)

Peningkatan modal melalui simpanan, pinjaman,

maupun investasi.

Pengelolaan aset ditekankan pada usaha untuk

menggunakan aset yang dimiliki secara profesional,

tertib, dan bermanfaat bagi petani.

Pengembangan permodalan berasal dari petani/

kelompok tani/ pihak lain dengan sistem peyertaan

modal (saham) maupun simpanan.

Dalam sistem penyertaan modal (saham), komposisi

kepemilikan saham Gapoktan harus yang terbesar,

minimal 51%, selebihnya untuk petani/kelompok tani/

pihak lain.

45

Pengelola menawarkan jasa simpanan dan reward

(penghargaan) lain yang menarik untuk meningkatkan

penggalangan tabungan petani maupun masyarakat.

Dalam pembagian sisa hasil usaha, minimal 5 %

diaBalaisikan untuk kegiatan sosial dan peningkatan

pendidkan bagi Rumah Tangga Miskin (RTM).

Dapat dilakukan audit terhadap keuangan yang dilakukan

oleh lembaga profesional.

3. Pengembangan Unit Usaha Pemasaran

Pengembangan usaha pemasaran dilakukan dengan

melakukan kontrak kerjasama dengan kuantitas lebih besar

dan rentang waktu lebih lama. Kerjasama dapat dilakukan

secara terpadu baik dengan industri maupun peternak.

Bentuk unit pemasaran dapat berupa Pusat Informasi

maupun Agen Pemasaran Produk pertanian.

Gapoktan sudah mengembangkan sistem kerjasama melalui

teknologi informasi misalkan website maupun media

informasi lain.

Unit pemasaran gapoktan dapat dikelola oleh pihak

profesional.

46

4. Pembentukan Asosiasi Gapoktan

Asosiasi Gapoktan adalah wadah yang berfungsi sebagai

media komunikasi dan pertukaran informasi antar

Gapoktan di lingkungan kabupaten/kota.

Pembentukan asosiasi Gapoktan diharapkan dapat : (i)

memperkuat posisi tawar Gapoktan untuk

mempengaruhi kebijakan Pembangunan Pertanian, dan

(ii) mempercepat terbentuknya aliansi strategis antar

petani untuk saling menunjang usaha.

Pengurus asosiasi Gapoktan paling tidak terdiri dari:

Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.

Pengawas asosiasi terdiri dari: (i) 1 perwakilan

pemerintah Kabupaten/Kota, (ii) 1 perwakilan Dinas

Pertanian, dan (iii) 2 wakil Gapoktan.

Pengurus asosiasi tidak boleh merangkap jabatan

sebagai pengurus partai politik.

Pengurus asosiasi harus dari petani yang tergabung

dalam keanggotaan kelompok tani dan Gapoktan.

Pengurus Asosiasi Gapoktan dipilih setiap 3 tahun sekali

melalui sistem pemungutan suara (voting).

47

Program kerja asosiasi Gapoktan lebih ditekankan pada

upaya memfasilitasi pola komunikasi yang baik antar

gapoktan serta perluasan jaringan.

Asosiasi dapat menjalin kerjasama dengan pihak luar

dengan syarat harus bermanfaat bagi kepentingan

Gapoktan.

48

BAB IV MANAJEMEN ORGANISASI DAN

ADMINISTRASI GAPOKTAN

Gapoktan adalah wadah kelompok-kelompok tani yang

memiliki organisasi formal berbadan hukum dan memiliki

perangkat atau alat kelengkapan organisasi yang

memadahi yang secara lengkap telah dijelaskan pada Bab

Definisi Operasional.

Gapoktan harus memiliki bentuk struktur organisasi yang

jelas serta sistem administrasi dan keuangan yang

transparan.

Dalam setiap kelompok tani anggota Gapoktan minimal

terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara. Secara struktur

organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :

Ketua Kelompok tani

Sekretaris Bendahara

Anggota

Rapat Anggota

Kelompok tani

Tim Asistensi / Pendamping

49

Ket. : = garis instruktif

----------- = garis koordinatif

Gambar 2. Struktur Organisasi Kelompok Tani

4.1. Manajemen Organisasi Gapoktan

Dalam struktur organisasi gapoktan terdiri dari: (i)

Ketua, (ii) Sekretaris, (iii) Bendahara, dan (iv) Ketua-

ketua bidang yang tugas-tugasnya secara rinci

dijelaskan sebagai berikut.

Ketua adalah penanggungjawab dan koordinator

umum dalam pelaksanaan tugas-tugas di dalam dan

luar organisasi yang bersifat umum.

Sekretaris adalah penanggungjawab dan koordinator

kegiatan dalam bidang tata usaha dan administrasi

kesekretariatan bertindak sebagai penghubung

dengan pihak luar serta mewakili ketua jika

berhalangan hadir.

Bendahara adalah penanggungjawab dan koordinator

kegiatan dalam bidang keuangan dan perlengkapan

organisasi.

50

Kepala Unit Usaha Produksi adalah penanggungjawab dan

koordinator kegiatan bidang budidaya pertanian,

diantaranya melakukan perencanaan produksi dan

kebutuhan saprotan, menyediakan saprodi (pengadaan

pupuk, bibit, alat-alat pertanian, dan lain-lain) serta

pendistribusiannya bagi kelompok tani. Melakukan

pengawasan terhadap aktifitas usahatani anggota agar

hasil/panen sesuai dengan yang diinginkan.

Kepala Unit Usaha Pengolahan Pasca Panen adalah

penanggungjawab dan koordinator dalam pengelolaan

pasca panen dari komoditi pertanian yang diusahakan agar

bermanfaat bagi kepentingan anggota maupun organisasi.

Kepala Unit Pengelola Keuangan (UPK) adalah

penanggungjawab dan koordinator dalam pemupukan

modal Gapoktan, menggulirkan bantuan modal, evaluasi

kelayakan usulan usaha serta pelaporan penggunaan

keuangan Gapoktan.

Kepala Unit Pemasaran dan Jasa Penunjang adalah

penanggungjawab dan koordinator kegiatan pemasaran

produk hasil pertanian dan pasca panennya serta sebagai

pusat informasi

51

pasar (komoditas, harga, volume, kualitas, dan kuantitas

produk). Mengembangkan jaringan kerjasama dengan

Gapoktan serta adanya pelatihan/sekolah lapang maupun

magang petani juga menjadi salah satu tugas dan fungsi

dari jasa penunjang lainnya.

Kekuasaan tertinggi berdasarkan garis instruksi adalah dari

Rapat Anggota Kelompok tani yang dihadiri oleh anggota

kelompok tani dan dilakukan setahun sekali. Ketua

kelompok tani dalam menjalankan organisasi kelompok

tani, bisa melakukan koordinasi dan atau konsultasi pada

tim asistensi atau pendamping.

Dalam rapat anggota kelompok tani, ketua kelompok

memberikan laporan pertanggungjawaban selama masa

periode 1 tahun. Setiap anggota kelompok memiliki hak

yang sama untuk memilih dan dipilih sebagai ketua

kelompok tani. Setiap anggota memiliki hak untuk menjadi

ketua kelompok selama 2 periode kepengurusan.

Namun yang perlu diperhatikan adalah, bahwa batasan

periodisasi di atas tidaklah baku dan bisa dirubah sesuai

kebutuhan untuk mencapai efektifitas dan efisiensi.

Penentuan tentang mekanisme organisasi yang baku

ditentukan di rapat anggota kelompok tani dan dituangkan

dalam AD/ART kelompok tani.

52

Mekanisme pengambilan keputusan di kepengurusan

Gapoktan melalui beberapa cara:

1. Rapat pengurus

Rapat yang mengundang seluruh pengurus untuk

membahas kondisi serta perencanaan kerja Gapoktan

secara umum.

Rapat dilaksanakan minimal 2 bulan sekali.

Rapat pengurus juga dapat dilaksanakan untuk

menentukan PJ Ketua jika sedang berhalangan/non

aktif.

2. Rapat Bidang

Rapat yang dilaksanakan untuk mengevaluasi program

setiap bidang serta perencanaan kerja ke depan.

Rapat bidang minimal dilaksanakan 2 bulan sekali.

3. Rapat Pokja

Rapat yang dilaksanakan oleh ketua, sekretaris,

bendahara, dan bidang terkait dengan pokja yang

dibentuk untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja serta

merencanakan kegiatan ke depan.

Gambaran struktur organisasi gapoktan adalah sebagai

berikut:

53

Rapat Anggota

Ketua

Sekretaris Bendahara

Kepala Unit Usaha

Produksi

Kepala Unit Usaha

Pengolahan

Pascapanen

Kepala Unit

Pengelola

Keuangan

(UPK)

Kepala Unit

Pemasaran

dan Jasa

Penunjang

Pendamping Pengawas

K E L O M P O K T A N I

Ket. : = Garis instruktif

= Garis Pengawasan

----------- = Garis koordinatif

Gambar 3. Struktur Pengurus Gapoktan

54

4.2 Administrasi Gapoktan

Administrasi adalah salah satu alat kelengkapan Gapoktan

yang penting dalam menjalankan organisasi.

Yang paling bertanggungjawab dalam mengelola

administrasi adalah sekretaris Gapoktan.

1. Administrasi Surat Menyurat

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu

bidang yang penting dari lapangan pekerjaan

administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya

adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang

dalam bentuk tulisan.

Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai

berikut:

1.1. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada

orang lain melalui tulisan (talk in writing).

1.2. Bentuk suatu media pencurahan perasaan,

kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk

dapat diketahui oleh orang lain.

1.3. Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang

suatu keadaan yang dituangkan dalam bentuk

tulisan.

55

Surat-surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi

jelas dan tegas. bahasa yang dipakai haruslah mudah

dimengerti, sederhana dan teratur.

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan

istilah lain "administrasi" surat menyurat adalah suatu

proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan

adanya ide pemugarannya sampai penyelesaian dan

penyimpanan sebagaimana mestinya.

Administrasi surat meliputi 3 (tiga) hal :

a. Bentuk dan isi Surat

b. Sirkulasi Surat (Surat keluar masuk)

c. Penyimpanan (Pengarsipan)

Bentuk dan Isi Surat

Surat-surat Gapoktan adalah termasuk surat resmi/dinas,

sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan-

ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut

meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan,

bentuk surat, macam dan isi surat. Contoh beberapa jenis dan

bentuk surat, akan dijelaskan lebih lanjut.

Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat:

1. Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih.

2. Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (F-

4) 229 mm - 330 mm.

56

2. Pengarsipan

Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan

secara sistematis, karena mempunyai suatu manfaat apabila

dibutuhkan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali.

Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan

warkat/surat-surat.

Tata kearsipan yang sempurna apabila semua surat dan

dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat

tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali

mudah ditemui, walaupun surat-surat tersebut telah

tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna,

terutama membantu kelancaran dan kerapian organisasi pada

khususnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan

pada umumnya.

Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di

sekretariat/kantor. Adalah sangat tidak benar dan dilarang

apabila penyimpanan surat-surat organisasi diluar arsip

organisasi ataupun oleh orang-perorang pengurus. Tepat

apabila kita mengenal beberapa sistem penyimpanan surat-

surat antara lain :

1. Sistem abjad (Alphabetic Filing)

2. Sistem perihal (subject Filing)

3. Sistem nomor (Numerical filing)

4. Sistem tanggal (Chronological filing)

57

5. Sistem daerah (Geografhical Filing)

Untuk lebih memudahkan dokumentasi, record, serta

pencarian arsip, surat-surat organisasi diletakkan pada

map-map atau tempat-tempat tertentu dengan mem-

bedakan kode KA untuk surat keluar internal dan kode

KB untuk surat-surat keluar eksternal. Sedangkan surat-

surat masuk internal berkode MA dan surat masuk

eksternal dengan kode MB. Untuk memperoleh

kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar tersebut

diatas (surat-surat masuk internal maupun eksternal)

dibagi lagi sesuai dengan kebutuhan/wilayah/bidang,

misalnya :

CONTOH Kode Map/Arsip:

Arsip surat masuk

MA I : Institusi Pemerintah Tingkat Pusat

MA II : Institusi Pemerintah Tingkat Propinsi

MA III : Institusi Pemerintah Tingkat Kab./

Kota

MA IV : Institusi Pemerintah Kec dan Desa

MA V : Ormas dan Lembaga Lain

MA VI : Anggota/Kelompok tani

MA VII : Perseorangan bukan anggota

58

Map Surat Keluar

KA I : Institusi Pemerintah Tingkat Pusat

KA II : Institusi Pemerintah Tingkat

Propinsi

KA III : Institusi Pemerintah Tingkat Kab./Kota

KA IV : Institusi Pemerintah Kec dan Desa

KA V a : Kelompok tani

KA V b : Anggota perseorangan

KA V c : Perseorangan bukan anggota

KA VI : Surat Mandat, Surat Keterangan, Surat

Tugas

KA VII : Surat Keputusan Pengurus

Map Dokumentasi

DA 1 : Kebijaksanaan Pengurus (Laporan, Keputusan Pengurus,

Surat-surat penting, dan lain-lain)

DA 2 : Dokumen dari Lembaga Pendamping

Ada satu faktor lagi yang harus diperhatikan sehubungan

dengan pengarsipan yakni pengawetan arsip. Pengawetan

ini dapat ditempuh dengan beberapa jalan antara lain :

- Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip dari bahan-

bahan yang baik dan tahan oleh kerusakan.

- Tempat penyimpanan dijauhkan dari api, air dan

kelembaban serta mudah diawasi dari ancaman binatang

yang merusak ke dalam arsip.

59

3. Dokumentasi dan Administrasi Keanggotaan

Anggota merupakan sasaran kerja, pembinaan dan aset

Gapoktan sehingga perlu ada administrasi yang rapi

tentang anggota dalam rangka terciptanya aktifitas

organisasi yang konkrit dan terarah.

Setiap tahun seharusnya diadakan pendaftaran ulang

(herregistrasi) anggota Gapoktan dengan tujuan

pemutakhiran data.

4. Inventarisasi Organisasi

Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi

milik organisasi berupa kekayaan organisasi.

Inventaris organisasi pada pokoknya dapat kita bagi

menjadi dua yaitu:

• Inventarisasi yang permanen.

• Inventarisasi organisasi yang tidak permanen.

Yang digolongkan inventaris permanen adalah milik

organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami

perubahan misalnya:

A. Gedung sekretariat/Kantor

B. Mesin dan peralatan produksi

C. Alat-alat tulis kantor

D. Dan sebagainya

60

Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat

daftar inventaris. Sesuai dengan penggolongan diatas, maka

kita dapat membuat daftar inventaris 2 macam:

- Daftar inventaris organisasi yang permanen.

- Daftar inventaris organisasi yang tidak permanen (habis

pakai) dalam waktu relatif pendek yang bisa disebut

Buku Stok.

Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi ialah:

- Menunjukkan kekayaan organisasi.

- Untuk menghindari adanya pemborosan.

- Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan

perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila

terjadi kekurangan).

Peyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan

baik oleh orang-orang yang bertanggung jawab.

Peyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di

sekretariat, tidak diperkenankan dibawa atau disimpan di

rumah pengurus/anggota.

61

5. Dokumen Organisasi

Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang

menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan,

penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen

organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah

menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau suatu

kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya

semua arsip organisasi adalah Dokumen.

Bentuk-bentuk Dokumen :

- Gambar-gambar dan foto-foto

- Tulisan-tulisan dan surat-surat penting

- Benda-benda berharga dan bernilai

- Foto copy atau salinan surat

- Surat kabar, Majalah dan lain sebagainya

Dokumentasi itu selain dipergunakan untuk kepentingan

tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan tahunan

organisasi (LPJ) serta tanda bukti yang sah.

Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya

barang-barang inventaris dan arsip hendaknya disusun

dengan rapi dan teratur dalam map-map dan tempat-

tempat tertentu dengan mengelompokkan menurut

kebutuhan.

Aktivitas dokumentasi juga sangat penting dalam

menyusun sejarah organisasi.

62

6. Buku Agenda

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan

kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat

menyurat, surat masuk maupun surat keluar,

pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan

sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat

perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting

untuk dicatat adalah :

1. Nomor Urut Surat

2. Nomor Kode Arsip

3. Nomor Surat

4. Tanggal Terima

5. Nomor dan Tanggal surat - Isi surat

6. Asal Surat

Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk

mengemukakan kehendak, pikiran dan maksud kita

kepada pihak lain.

Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan clearence

kepada pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi

perbedaan-perbedaan antara muatan, isi dan redaksi

surat tersebut.

63

Konsep surat yang telah mendapat clearence, kemudian

diberi nomor verbal.

Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :

A. Nomor urut dan kode arsip surat.

B. Nomor surat

C. Tanggal surat (penanggalan nasional dan hijriah)

D. Perihal isi surat

E. Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyimpanan).

64

BAB 5 P A N D U A N P E N D A M P I N G A N

Gapoktan dapat diartikan sebagai suatu wadah

masyarakat untuk berkumpul dan bekerjasama dalam

mencapai tujuan mereka. Pengembangan Kelompok

merupakan serangkaian proses kegiatan memberdayakan

kumpulan anggota masyarakat yang mempunyai tujuan

bersama.

Proses Pengembangan Kelompok dimulai dari proses

pengenalan akan program, berlanjut pada Kajian

Keadaan Pedesaan secara Partisipatif dan diperkuat

ketika masyarakat merasa mereka perlu berbagi tugas

dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan yang

dibutuhkan untuk menjawab permasalahan yang mereka

hadapi.

Proses pendampingan dilakukan untuk jangka waktu

tertentu dan tidak untuk selamanya, dengan

mempertimbangkan berbagai hal terutama upaya

kemandirian masyarakat dan kemampuan lembaga.

Alangkah baiknya jika pendampingan suatu kelompok

dilakukan lebih dari satu orang dan merupakan suatu tim

multidisiplin sehingga bisa saling melengkapi termasuk

pendamping pria dan perempuan.

.

65

Pendekatan khusus dan informal mungkin perlu dilakukan

kepada mereka, karena mungkin sekian lama, mereka

tersisih dari proses pembangunan yang ada di desa.

Anggota-anggota yang lain juga perlu didorong untuk

memikirkan bagaimana kelompok ini dapat berpartisipasi

dalam pengembangan kelompok dengan segala potensi

dan keterbatasan yang mereka miliki. Keputusan untuk

ikut atau tidak sebagai anggota kelompok ada ditangan

mereka, karena mereka perlu waktu untuk menilai apakah

program ini akan membantu atau memberatkan mereka.

Perlu pula diingat bahwa, tokoh masyarakat yang

berminat bisa saja menjadi anggota kelompok yang tentu

saja dalam perjalanan kelompok, para tokoh masyarakat

perlu mempunyai peran yang setara dengan anggota

lainnya, dalam arti tidak mendominasi kegiatan.

Kesetaraan dalam kelompok tidaklah mudah dicapai.

Seringkali, tokoh masyarakat menganggap dirinya lebih

tinggi daripada anggota masyarakat biasa, tetapi bisa juga

terjadi masyarakat yang menempatkan tokoh tersebut

dalam posisi yang lebih tinggi, padahal tokoh tersebut

tidak berkehendak demikian.

Dalam pendampingan dan fasilitasi Gapoktan,

memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

66

Keanggotaan tidak terikat oleh jumlah.

Perlu memperhatikan keterlibatan kaum perempuan

Berpihak pada mereka yang miskin sumberdaya, tidak ber-

pendidikan dan 'kelompok terabaikan' lainnya.

Orientasi kegiatan berdasarkan kebutuhan; bukan diten-

tukan komoditasnya oleh pihak luar

Aspek keswadayaan tercermin dalam setiap kegiatan, ter-

masuk pembiayaan

Kelompok sebagai pelaku utama pengambilan keputusan

Demokratis, terbuka/transparan

Berwawasan lingkungan dan budaya

Mengoptimalkan sumberdaya Balail

Peran masyarakat semakin meningkat, peran pendamping se-

makin berkurang.

Peran pendamping

Mendampingi masyarakat mendiskusikan mengenai berbagai

hal di atas (pada peran masyarakat)

Melakukan kunjungan informal kepada berbagai warga

masyarakat

Mendampingi masyarakat dalam administrasi kelompok

Memberikan masukan kepada kelompok tentang berbagai

model pemupukan modal kelompok

67

Memberikan pemahaman akan makna berkelompok dan

keswadayaan

Melatih masyarakat dalam Manajemen Kelompok

Peran masyarakat

Dalam proses pendampingan, masyarakat diharapkan

berperan aktif dalam setiap kegiatan, memberikan masukan

-masukan kepada pendamping tentang :

Bagaimana kegiatan, pertemuan dilakukan, misalnya: apa

perlu diperjelas dengan bahasa Balail keterangan yang

diberikan pendamping, kapan sebaiknya pertemuan dan

kegiatan dilakukan (tindak lanjut dari Perencanaan

Partisipatif)

Hal-hal apa yang perlu diperhatikan pendamping (misalnya:

norma-norma setempat, proses pengambilan keputusan

yang biasa dilakukan, dan sebagainya)

Memberikan masukan akan harapan mereka terhadap

pendamping

Bagaimana melibatkan 'mereka yang terabaikan'

Jika ingin dibuat kelompok, memutuskan pengurus dan

bagaimana kepengurusan kelompok dilakukan (hak dan

tanggung jawab anggota, proses pengambilan keputusan

dan berbagai hal terkait lainnya)

Menyepakati pengumpulan modal swadaya kelompok

68

Peran yang diinginkan masyarakat 5.1 PENDEKATAN PENDAMPINGAN

Pendekatan yang digunakan dalam pendampingan antara

lain: (i) pendekatan budaya, (ii) pendekatan soaial, (iii)

pendekatan agama, serta (iv) pendekatan birokrasi.

Pendekatan Budaya Pendampingan dapat dilakukan dengan

memanfaatkan budaya yang berkembang di daerah

tersebut. Misalnya daerah yang masyarakatnya senang

dengan seni, pesan-pesan pendampingan dan

pengembangan gapoktan dapat disisipkan pada gelar

seni. Masyarakat yang sangat menghormati adat, maka

tokoh adat dilibatkan dalam pemikiran dan pelaksanaan

program. Sanksi adat biasanya lebih disegani dibanding

dengan sanksi hukum.

Pendekatan Sosial Pendampingan terhadap masyarakat petani perlu

memperhatikan kondisi sosial ekonomi. Bila dalam

masyarakat ada tokoh yang disegani dan bisa menjadi

panutan, maka tokoh ini perlu dilibatkan dalam

sosialisasi. Tokoh masyarakat ini berasal dari tokoh

formal, maupun tokoh non formal.

Melalui pendekatan terhadap tokoh yang disegani secara

sosial akan membantu transformasi program

pengembangan petani melalui Gapoktan.

69

Pendekatan Agama Daerah tertentu masyarakatnya sangat agamis, beriman,

dan memiliki ketaqwaan yang tinggi. Mereka sangat

mentaati firman-firman Allah. Untuk daerah ini peran

para Ulama sangat sesuai.

Pendekatan Birokrasi Pendekatan ini memanfaatkan sistem pemerintahan baik

di tingkat pusat maupun daerah. Pendekatan birokrasi

ditempuh karena dengan pendekatan ini lebih gampang

diperoleh berbagai faktor penunjang baik tenaga sarana,

maupun dana. Namun demikian pendekatan ini akan

lebih berhasil bila digabungkan dengan pendekatan yang

lain.

5.2 METODE PENDAMPINGAN

Proses pengembangan Gapoktan dimulai dengan melihat minat

yang tumbuh dari warga masyarakat sejak awal proses

Sosialisasi Program, Kajian Keadaan Pedesaan secara

Partisipatif, Perencanaan Partisipatif dimana kegiatan yang

direncanakan sudah dihasilkan bersama. Dari situ mungkin

timbul keinginan untuk membentuk suatu kelompok dalam

menjalankan kegiatan-kegiatan lainnya.

70

Selama menjalankan kegiatan baik pada Kajian Keadaan

Pedesaan secara Partisipatif maupun pada perencanaan

partisipatif perlu diamati apakah mereka yang terabaikan

berperan serta. Jika tidak, hal ini bisa dibicarakan

bersama warga bagaimana cara melibatkan mereka, dan

perlu mengunjungi mereka secara informal. Kunjungan ini

bermaksud menjawab keragu-raguan mereka dan dimana

kita mengharapkan keikutsertaan mereka.

Setelah melakukan pendekatan kepada 'kelompok yang

terabaikan' dan mengetahui anggota masyarakat yang

berminat, didiskusikan bersama apakah masyarakat perlu

membentuk suatu kelompok. Selain itu perlu

dipertimbangkan keberadaan kelompok yang sudah ada.

Ada baiknya hal ini bisa disepakati bersama dalam suatu

pertemuan baik formal dan informal pada saat yang sesuai

apakah saat setelah Kajian secara Partisipatif, ataukah

saat rencana dalam proses Perencanaan Partisipatif

dilakukan.

71

Topik yang bisa didiskusikan antara lain:

A. siapakah yang berminat akan kegiatan yang direncanakan

(apakah ada warga lain yang berminat)

B. apakah perlu membentuk suatu kelompok

C. ataukah bergiat dengan kelompok yang sudah ada

D. ataukah kombinasi antara warga baru dan kelompok lama

E. ataukah masyarakat lebih suka bekerjasama tidak dalam ke-

lompok

Kesepakatan ini penting untuk menghindari hal-hal yang

tidak diinginkan dikemudian hari. Karena bisa saja timbul

rasa kecemburuan sebagian warga akan kelompok yang

sudah berjalan jika pada awal proses tidak ada kesepaka-

tan dari sebagian besar warga dusun/desa.

a. Mendampingi kelompok Baru

Jika masyarakat berpendapat bahwa lebih baik jika mereka

bergiat dalam suatu kelompok yang baru dalam menjalankan

kegiatan-kegiatan, maka alternatif kegiatan antara lain:

pendamping dapat memfasilitasi pemahaman akan makna

berkelompok, kesepakatan akan aturan main kelompok

(termasuk hak dan kewajiban anggota dan pengurus,

bagaimana proses pengambilan keputusan), kepengurusan

(apa perlu bendahara, sekretaris dan ketua) dan juga

perencanaan kelompok lainnya. Jika disepakati,

72

pemilihan pengurus bisa dimulai, setelah kriteria pengurus

disetujui bersama. Makna keswadayaan juga perlu

dibicarakan sejak awal proses bersama masyarakat.

Pelatihan Manajemen Kelompok kepada pengurus kelompok

bisa diberikan di tahap ini (diasumsikan petugas lapang

sudah mendapatkan pelatihan ini sebelumnya).

Perlu dicermati, program pelatihan dari lembaga dengan

menyediakan uang saku, biaya transport kepada peserta

sehingga bisa menimbulkan partisipasi "semu" dari

masyarakat. Untuk memfasilitasi pembentukan kelompok

baru, biasanya dilakukan beberapa kali pertemuan

tergantung pada pencapaian kesepakatan-kesepakatan

kelompok.

b. Pengembangan kelompok yang sudah ada

Dalam kenyataan, biasanya suatu dusun/desa sudah

mempunyai kelompok baik berfungsi secara tradisional,

kelompok agama ataupun kegiatan dengan sektor lainnya.

Jika hasil diskusi dinyatakan bahwa kelompok yang sudah

ada saja yang digiatkan, maka proses selanjutnya tidak

perlu lagi membentuk kelompok yang baru. Aturan main,

dan kepengurusan perlu didiskusikan kembali apakah akan

ada perubahan ataukah tidak. Alternatif kegiatan pada

point 1 bisa dilakukan.

73

c. Pendampingan Kelompok Campuran

Alternatif lain bisa saja merupakan kombinasi dari yang

di atas, yaitu sebagian anggota merupakan anggota

kelompok lama ditambah dengan anggota baru. Selain

itu ada kemungkinan masyarakat ingin bekerjasama

tidak mau terikat dalam suatu kelompok. Apapun

bentuknya, semua perlu dibicarakan bersama. Mungkin

saja masyarakat ingin bergiat jika ada suatu kebutuhan

tetapi tidak merasakan perlu adanya pertemuan dan

kegiatan rutin.

5.3 PENDAMPINGAN FASE PENUMBUHKEMBANGAN GAPOKTAN

Pada tahap Gapoktan, anggota kelompok bisa merasa bosan. Hal

ini dapat disebabkan oleh belum adanya manfaat yang

dirasakan, kegiatan hanya berupa mengikuti pertemuan-

pertemuan saja, atau terlalu banyak kunjungan ke kelompok

yang diluar jadwal pertemuan.

Upaya mengatasinya dapat dilakukan dengan cara sedapat

mungkin menggali keswadayaan kelompok untuk melakukan

kegiatan yang bisa memberi manfaat, baik manfaat sosial

maupun manfaat ekonomi kepada anggota kelompok, dan

atau mengatur jadwal kunjungan disesuaikan dengan jadwal

pertemuan kelompok.

74

Tujuan tahap penumbuhkembangan adalah untuk menumbuhkan

kemampuan kelompok dalam mengelola permasalahan

organisasinya, mengidentifikasi permasalahan dan mencari

jalan keluar serta segala hal yang diperlukan agar kelompok

bisa mulai mandiri.

Dalam tahap ini, pelatihan dan segala kegiatan untuk

meningkatkan pengetahuan, wawasan, ketrampilan teknis

dan non teknis diberikan. Juga, jika dibutuhkan, kegiatan-

kegiatan untuk menggali keswadayaan kelompok, seperti

pemupukan modal bersama (dari simpan pinjam, arisan

kelompok, serta usaha-usaha kelompok lainnya) bisa

dilakukan. Kegiatan usaha kelompok bisa dimulai dalam

skala kecil dimana terjadi proses pembelajaran bagaimana

mengelola kegiatan dan keuangan.

Dalam tahap ini bisa juga dimulai dilibatkan instansi lain jika

kebutuhan kelompok menghendaki informasi atau bimbingan

teknis dari instansi lain, misalnya Dinas Perkebunan, Dinas

Koperasi, Dinas PMD.

Peran Masyarakat dalam tahap penumbuhkembangan

Gapoktan :

Berperan aktif dalam menjalankan kegiatan kelompok,

memonitor dan mengevaluasinya.

75

Memikirkan bentuk-bentuk keswadayaan yang bisa

disediakan dalam menjalankan kegiatan (seperti

menyediakan tempat dan sarana pertemuan, membeli

vaksin,dan sebagainya) atau pemupukan modal (membuat

simpan pinjam, arisan) serta usaha usaha informal antara

lain: mengusahakan kebutuhan masyarakat dan menjualnya

misalnya pembelian dan penjualan dedak ke masyarakat,

menyewakan peralatan pesta, dan sebagainya.

Mengikuti pelatihan dan studi banding serta

mensosialisasikan kepada anggota lain ilmu dan

pengalaman yang didapat.

Memfasilitasi kegiatan kelompok sendiri.

Membagi pengalaman di antara sesama kelompok. Memberikan masukan kepada pendamping akan

pendapat mereka mengenai pendamping.

Peran Pendamping antara lain :

Memfasilitasi kebutuhan masyarakat kaitannya dengan

instansi lain.

Mulai mengalihkan peran ke masyarakat.

Memfasilitasi pemecahan konflik internal yang

mempengaruhi perkembangan kelompok.

76

Memfasilitasi pelatihan tematik yang diperlukan (misalnya

pelatihan teknis atau kewirausahaan dan sebagainya).

Memfasilitasi kegiatan yang disebutkan dalam peran

masyarakat.

5.4 PEMANDIRIAN GAPOKTAN

Tujuan tahap Pemandirian Gapoktan yaitu:

Mampu menjalankan kegiatannya sendiri.

Mampu memanfaatkan SDM dan SDA setempat seoptimal

mungkin.

Mampu mengakses pihak-pihak yang dibutuhkan pelayanan

ataupun usahanya oleh masyarakat (seperti bank, pihak

swasta, dan sebagainya).

Mampu memahami proses-proses perencanaan pemerintah

dan berperan serta didalamnya, misalnya proses

Musyawarah Pembangunan Desa (Musbangdes).

Pelatihan Kemitraan, tehnik bernegosiasi, membuat

proposal dan mempresentasikan ide bisa diberikan. Kegiatan

-kegiatan dalam tahap ini:

Mendiskusikan bagaimana berbagai kemungkinan

perkembangan kegiatan kelompok kaitannya dengan pihak

lain.

77

Mempelajari bagaimana bisa mengakses informasi,

pelayanan dan sumberdaya lain (uang, nara sumber) yang

dibutuhkan dari pihak lain.

Kegiatan pendampingan petugas sudah digantikan oleh

anggota masyarakat.

Mengkaji kegiatan kelompok yang sudah berjalan dimana prinsip keswadayaan dan kemandirian sudah mulai diterapkan.

Mempelajari bagaimana bernegosiasi, mempresentasikan

ide ke pihak lain.

Peran Masyarakat antara lain :

Membiayai pertemuan-pertemuan kelompok.

Memfasilitasi pertemuan kelompok.

Belajar merencanakan kegiatan dan melakukan kegiatan

kelompok tanpa dampingan.

Belajar dan mencoba mengakses informasi dan sumberdaya

yang diperlukan ke pihak lain.

Mulai melakukan negosiasi, membuat proposal dan mem-presentasikan ide ke pihak lain.

Menjalin hubungan kerjasama dengan lembaga lain atau

antar kelompok.

78

Peran pendamping pada saat pemandirian Gapoktan: per-

tama, menyiapkan kelompok agar mampu menggunakan

berbagai hal yang dibutuhkan dari sumber daya sendiri dan

percaya diri serta mampu mengakses sumber daya yang

diperlukan dari pihak luar. Untuk mendukung kemampuan

masyarakat, pendamping perlu memfasilitasi masyarakat

dengan berbagai ilmu yang akan menunjang seperti:

bagaimana membuat proposal, bagaimana analisa ke-

layakan usaha, bagaimana bernegosiasi dan mempresenta-

sikan ide. Dalam tahap penguatan kelompok, pendamping

dan masyarakat bisa mencoba mengikuti program

'perencanaan dari bawah' seperti proses Musyawarah Pem-

bangunan Desa, dimana proposal kelompok bisa disam-

paikan (walaupun perlu siap mental bahwa ini mungkin

akan gagal). Kedua, pendamping mulai 'memberikan

tongkat' ke masyarakat, apa yang menjadi peran pendamp-

ing selama ini diberikan ke masyarakat.

79

P E N U T U P

Demikian petunjuk teknis fasilitasi, pembentukan, dan

pengelolaan Gapoktan sebagai alat bantu untuk meningkatkan

peranan kelompok-kelompok tani dalam kelembagaan yang

lebih kuat dan sustainable. Melalui komitmen serta dukungan

dari berbagai pihak akan dapat meningkatkan produksi,

produktivitas, serta kesejahteraan petani khususnya dan

masyarakat pada umumnya.

80

D A F T A R P U S T A K A

Anonim. 2006. Konsep dan Kondisi Gapoktan Tahun 2006. Badan Pengembangan SDM Pertanian. Departemen Pertanian. Jakarta.

Anonim. 2006. Standar Prosedur Operasional Pengembangan

Gapoktan. Dirjen P2HP dan Universitas Brawijaya. Malang.

Tim Teknis Pusat Prima Tani. 2006. Petunjuk Teknis

Kelembagaan. Departemen Pertanian. Jakarta. Warya, Adang. 2006. Konsep Pengembangan Kelembagaan

Petani. Badan Pengembangan SDM Pertanian. Departemen Pertanian. Jakarta.

81

82

Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Kepulauan Riau

Jl. Pelabuhan Sungai Jang No. 38 Tanjung Pinang Telepon (0771) 22153; Faksimili (0771) 26285

WEBSITE : www.kepri.litbang.deptan.go.id E-MAIL : bptp_kepri@yahoo.com; bptp-kepri@litbang.deptan.go.id