Pustekkom Kemdikbud 2012

Permasalahan Umum Layanan Publik Konsep Reformasi Layanan Pendidikan Model Pengembangan e-Layanan Jardiknas dan Implementasinya

1 | Permasalahan Umum Layanan Publik

Kurang responsif terhadap berbagai keluhan dan tidak sensitif terhadap harapan masyarakat sehingga layanan dilaksanakan dengan apa adanya, tanpa ada perbaikan layanan.

Kurang informatif yakni berbagai informasi yang lambat atau tidak sampai kepada masyarakat.

Kurang accessible yakni unit pelaksana layanan jauh dari jangkauan masyarakat sehingga menyulitkan bagi penerima layanan.

Kurang koordinasi menyebabkan pertentangan kebijakan antar instansi layanan sejenis.

Kurangnya keterbukaan sehingga sulit dipantau perkembangan pengajuan yang aktual.

Birokratis berjenjang dan rumit menyebabkan penyelesaian permalahan yang lama.

Kurang efisien yakni beberapa persyaratan yang sama diperlukan dalam proses yang berbeda karena tidak ada sharing data dalam satu kementerian.

Kurang responsifKurang informatifKurang accessibleKurang koordinasi

Kurang terbukaKurang efisien

ProfesionalismeKompetensi

Permasalahan utama layanan publik berkaitan dengan peningkatan kualitas layanan. Kualitas layanan sangat tergantung pada berbagai aspek, yaitu pola penyelenggaraan (tata laksana), dukungan SDM, dan kelembagaan. Dari aspek

penyelenggaraan, layanan konvensional memiliki kelemahan antara lain kurang responsif, kurang informatif, kurang accessible, kurang koordinasi, kurang keterbukaan dan kurang efisien. Dari aspek SDM, layanan konvensional masih

kurang dalam hal: profesionalisme, kompetensi, empati dan etika. Dari aspek kelembagaan, desain organisasi yang tidak dirancang khusus untuk pemberian layanan kepada masyarakat diwarnai dengan kekakuan hirarki yang membuat

layanan menjadi rumit (birokratis) dan tidak terkoordinasi.

Permasalahan utama layanan publik berkaitan dengan peningkatan kualitas layanan. Kualitas layanan sangat tergantung pada berbagai aspek, yaitu pola penyelenggaraan (tata laksana), dukungan SDM, dan kelembagaan. Dari aspek

penyelenggaraan, layanan konvensional memiliki kelemahan antara lain kurang responsif, kurang informatif, kurang accessible, kurang koordinasi, kurang keterbukaan dan kurang efisien. Dari aspek SDM, layanan konvensional masih

kurang dalam hal: profesionalisme, kompetensi, empati dan etika. Dari aspek kelembagaan, desain organisasi yang tidak dirancang khusus untuk pemberian layanan kepada masyarakat diwarnai dengan kekakuan hirarki yang membuat

layanan menjadi rumit (birokratis) dan tidak terkoordinasi.

Empati dan Etika

calo

advisor

pengacara

advisorAplikasi e-Layanan

Kurang informasi

Kurang informasi

Kurang aksesKurang akses

Kurang kepastian

Kurang kepastian

Pegawai

Selama ini, publik cukup disulitkan dengan sistem layanan yang ada. Publik harus menunggu lama untuk mendapatkan layanan, namun mereka juga tidak mendapatkan kepastian mengenai status layanan tersebut, hingga publik dapat

membawa ke dalam jalur hukum. Selain itu, di sisi lain, kurangnya informasi dan akses ke Kemdiknas, memungkinkan munculnya pihak-pihak ketiga yang memanfaatkan situasi. Padahal masyarakat sangat mengharapkan layanan yang

dapat mengatasi semua permasalahan di atas, yakni tanpa menunggu lama, mendapatkan kepastian, akses dan informasi yang mudah dari Kemdiknas.

Selama ini, publik cukup disulitkan dengan sistem layanan yang ada. Publik harus menunggu lama untuk mendapatkan layanan, namun mereka juga tidak mendapatkan kepastian mengenai status layanan tersebut, hingga publik dapat

membawa ke dalam jalur hukum. Selain itu, di sisi lain, kurangnya informasi dan akses ke Kemdiknas, memungkinkan munculnya pihak-pihak ketiga yang memanfaatkan situasi. Padahal masyarakat sangat mengharapkan layanan yang

dapat mengatasi semua permasalahan di atas, yakni tanpa menunggu lama, mendapatkan kepastian, akses dan informasi yang mudah dari Kemdiknas.

KemdikbudPublik

Layanan PrimaLayanan Prima

Layanan KonvensionalLayanan Konvensional

2 | Konsep Reformasi Layanan Pendidikan

G2C: Government to Citizen

G2B: Government to Business

G2G: Government to Government

Solusi TIK dengan e-Layanan

Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan

Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota).

Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan

Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota).

+ Standar Pelayanan Publik(UU No 25 Tahun 2009)

+ Kriteria standar TIK

Fungsi Pengawasan Eksternal & Internal

Berdasarkan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, maka asas standar layanan publik adalah sebagai berikut :

Sistem

Penataan Sistem: Efisien, Transparan, Akuntabel Penataan Sistem: Efisien, Transparan, Akuntabel

KondisiSaat IniKondisiSaat Ini

KondisiIdeal

KondisiIdeal

Manajemen Perubahan:Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak

Manajemen Perubahan:Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak

Pemanfaatan TIK

Untuk mewujudkan kondisi Kemdikbud yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu: • Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis, • Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan • Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja.

Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak

Untuk mewujudkan kondisi Kemdikbud yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu: • Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis, • Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan • Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja.

Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak

SDM yang Kompeten

Biro

kra

si

Kon

ven

sio

nal

Sistem berbasis TIK(Efisien, Transparan, Akuntabel)

FokusFokus

Birokrasi

Publik

OrientasiOrientasi

Unit kerja

Fungsi

BasisBasis

Dokumen

Informasi

SifatSifat

Ekslusif

Flow & Share

Biro

kra

si Id

eal

Lembaga yang Kokoh-Mandiri

Pendekatan yang dipergunakan dalam Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Kemdikbud dari birokrasi konvensional menuju birokrasi yang ideal adalah sebagai berikut: •Setiap proses dirancang untuk memudahkan yang menerima layanan, bukan yang memberikan layanan (public centric). •Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi/unit kerja (function based). •Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based). •Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (information sharing).•SDM yang kompeten di bidangnya dan mempunyai kinerja terukur.•Setiap layanan didukung oleh:

Pemanfaatan TIK sehingga lebih transparan, akuntabel, dan efisien. Lembaga yang kokoh, mandiri, dan mempunyai kinerja terukur (performance-based organization).

Pendekatan yang dipergunakan dalam Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Kemdikbud dari birokrasi konvensional menuju birokrasi yang ideal adalah sebagai berikut: •Setiap proses dirancang untuk memudahkan yang menerima layanan, bukan yang memberikan layanan (public centric). •Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi/unit kerja (function based). •Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based). •Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (information sharing).•SDM yang kompeten di bidangnya dan mempunyai kinerja terukur.•Setiap layanan didukung oleh:

Pemanfaatan TIK sehingga lebih transparan, akuntabel, dan efisien. Lembaga yang kokoh, mandiri, dan mempunyai kinerja terukur (performance-based organization).

ManfaatManfaat

Kemudahan User

Kemudahan User

Flow and ShareFlow and Share

KeamananKeamanan

KonsistensiKonsistensi

SustainabilitySustainability

Integrasi dan Arsitektur

Integrasi dan Arsitektur

Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendapatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat.

Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik).

Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database.

Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE).

Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang.

Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan.

Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi.

Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendapatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat.

Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik).

Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database.

Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE).

Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang.

Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan.

Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi.

PartisipatifPartisipatif

3 | Model Pengembangan e-Layanan

Portal Layanan Prima Kemdikbud Pendataan Pendidikan Manajemen Persuratan On-Line (e-Office) PPDB Online Rumah Belajar TVE Streaming

Situs web “kemdikbud.go.id” secara terintegrasi dapat: Menampilkan informasi dan layanan Kemdiknas yang dibutuhkan oleh semua pemangku kepentingan. Memudahkan publik untuk mendapatkan layanan dan menyampaikan keluhan/permasalahan Rancangan situs berorientasi pada “penerima layanan” bukan “pemberi layanan”

Situs web “kemdikbud.go.id” secara terintegrasi dapat: Menampilkan informasi dan layanan Kemdiknas yang dibutuhkan oleh semua pemangku kepentingan. Memudahkan publik untuk mendapatkan layanan dan menyampaikan keluhan/permasalahan Rancangan situs berorientasi pada “penerima layanan” bukan “pemberi layanan”

Kondisi Sebelumnya Kondisi Saat Ini

Unit II

Unit IVUnit I

Unit III Unit I Unit III

Unit II Unit IVPusat Layanan

Prima Pendidikan

Nasional

Informasi

Layanan

Publik

Publik

Mengintegrasikan sumber data-sumber data ke portal yang menjadi “jalan masuk” utama. Mengintegrasikan layanan-layanan yang diberikan unit utama melalui portal utama. Mengintegrasikan sumber data-sumber data ke portal yang menjadi “jalan masuk” utama. Mengintegrasikan layanan-layanan yang diberikan unit utama melalui portal utama.

Sekolah di data berkali-kali (PSP, UN, QITEP, TRIMS,...)Sekolah di data berkali-kali (PSP, UN, QITEP, TRIMS,...)Fakta

Mahalnya biaya pengumpulan dataMahalnya biaya pengumpulan data

DampakJenuhnya unit sekolah dalam melayaniJenuhnya unit sekolah dalam melayani

Rendahnya ketelitian dan konsistensi dataRendahnya ketelitian dan konsistensi dataTerjadi pengulangan data (mungkin nilainya berbeda)Terjadi pengulangan data (mungkin nilainya berbeda)

Banyaknya sumber dataBanyaknya sumber data

Sekolah di data hanya sekali untuk semua kebutuhanSekolah di data hanya sekali untuk semua kebutuhanSolusi

Instruksi MenteriInstruksi MenteriPerangkatHukum

C

Setiap Anak Indonesia Dipastikan Mendapat Pelayanan Pendidikan Yang Baik dan Bermutu, tanpa membedakan geografis, sosial budaya, dan

ekonomi.

Sistem Pendataan Pendidikan

Data Warehouse

PDSP

Kondisi Sekolah, Peserta Didik, Kondisi & Penugasan PTKSekolah

Snapshot Multi-Snapshot(Periodik)

Star / Hypercube

(incremental)

Mobile Client

Kondisi Sekolah

Surveyor

Data NISN

Data NPSN,

NSSData awalData awal

Data NUPTK

Data BOS

KK-DATADIK

PASICT Based

School Management

SistemPendataanDitjenDikmen

Service Interface

Service Interface

Service Interface

Online

OnlineRestore

Backup

ICT Center

Offline

Sekolah

SekolahSekolah

SekolahSekolah

RumahRumah

Pusat Pusat Sumber Sumber BelajarBelajarPortal

belajar.kemdikbud.go.id

4 | Jardiknas dan Implementasinya

No. Zona JardiknasRealisasi Target

2009 2010 2011 2012

1. Kantor 939 titik 942 titik 910 titik 910 titik

2. Perguruan Tinggi (Inherent) 363 titik 363 titik 56 titik 56 titik

3. Sekolah (SchoolNet) 17.500 titik 25.565 titik 23.017 titik 20.000 titik

4. Personal (TeacherNet) 2.875 Titik 4. 520 titik - titik -Titik

Total 21.677 titik 31.390 titik 23.983 titik 20.966 titik

orang tua

• Mendampingi siswa dalam mencari bahan belajar

• Memperoleh informasi sekolah

• Mencari peraturan, informasi dan panduan pendidikan

• Bimbingan belajar on-line

• Sarana uji-coba / try-out ke Bank Soal

• Akses ke buku2 standard BSE

murid

lembagapendidikan

• Mendapat data terbaru statistik pendidikan

• Memudahkan perencanaan

• Transparansi pendidikan

guru

• Mendapat bahan yang standar secara nasional

• Meningkatkan kompetensi

• Mendapat informasi pendidikan