PEMANFAATAN GANESHA LIBRARY INFORMATION SYSTEM...

PEMANFAATAN GANESHA LIBRARY INFORMATION

SYSTEM (GLIS) DALAM MENUNJANG KEGIATAN

PUSTAKAWAN PADA LAYANAN SIRKULASI

DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRILOGI JAKARTA

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh :

ROHMATUL FATIMAH

NIM : 1112025100044

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1440H / 2019M

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIⅣ IBING SKRIPSI

PEⅣ臥 NFAATAN G∠ ALS″7 17BRИRy二ⅣFθR飛レ115θⅣ SISTE″r(GLIS)PADALAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRILOGIJAKARTA

Skripsi

Diaj ukan untuk Memenuhi P ersyaratan Mempero lehGelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

C)lch i

ROHⅣ臥 TUL FATIⅣ IAⅡ

NIⅣI:1112025100044

Di bqwah Bimbingan

Parmn Ⅱidavat,M.HumNIP.197806212011011004

PROGRANIISTUDIILⅣ IU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HUⅣ IANIORA

UNIVERSITAS ISLAPIINEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAICARTA 1440 11/2019 ⅣI

LEⅣIBARPENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI

Saya)a llビ bcl‐ sallじkしlta1l di ba、 rah illi:

Nを Hll a

N INl

Jし1(lul Skl‐ ipsi

Uji〔 11l Skl‐ ipsi

: Rohnratul Fatimah

: 111202510001-+

: Pernantaatar-r Garte.slttr Librtu't' lnlornrcLtion System (GLIS) Pada

I-a1,x11,1,-, Sjrkulasi Di Perrtr-rstitkaar-r LJniversitas Trilogi Jakarla

: Rabu. 8 Mei 2019

Skltpsi tcrsebut telair diperbaiki sesuai dengan saran clan kornentar Tim Penguji sebagai

s,rrat-at ut'ttul< urentpcroleh qelar sarjana Strata Satu (S-t) pada Program Studi Ilmu

Pcqrustai<aan Fakr.rltas Aclab clan Hurr-ianiora UIN Svarif Hiclavatullah Jakarta.

Jakarta,

Tanda Tangan Tanggal

1. 1(etua Sidang なル1/2ο lタ

2. Sckretaris SiclangO :NIuklη lll SLttrav墜「1・J』・SI

NIP.19692()301 199903 1

3. Pembimbing

.1. Penguji I

5. Penguji II

: Pungki Puirnorro. N4LISNIP. 19(t41215 199903 1 005

:Parhan Hidavat,M Huln

NIP 197806212011011 004

:I)「 Itla F[11‐ ida、 /ヽ11´ lS

XIP 1970()4072000032()()3

:E、 i Zakiva11、 4ヽ.H u111

NUP 9920112759

`摯

ん%7ゎり

Δ

■1ル d井

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bersangkutan di bawah ini :

Nama

NIM

Progrem Studi

: Rohmatul Fatimah

:1112025100044

: Ilmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang merupakanhasil penelitian pengolahan dan analisis data saya sendiri, serta bukan merupakan replikasimaupun saduran dari hasil karya atathasil penelitian orang lain.

Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi ini dianggap gugurdan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan kelulusan seftagelarnya dibatalkan.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjaditanggung jawab saya.

Jakarta.22 April20l9

Rohlllatlll Fat

|

i

ABSTRAK

Rohmatul Fatimah (1112025100044). Pemanfaatan Ganesha Library Information

System (Glis) Pada Layanan Sirkulasi Di Perpustakaan Universitas

Trilogi Jakarta. Di bawah bimbingan Parhan Hidayat, M.Hum.

Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2019.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan sistem otomasi GLIS

oleh pustakawan dan kendala yang hadapi oleh pustakawan dalam memanfaatkan

GLIS pada layanan sirkulasi di perpustakaan Universitas Trilogi. Penelitian ini

menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan pada

penelitian ini adalah sebanyak 3 pustakawan di perpustakaan Universitas Trilogi,

sedangkan teknik pengumpulan data adalah observasi, wawancara, studi pustaka,

dan dokumentasi. Teknis analisis data menggunakan reduksi data, penyajian data

dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pemanfaatan

sistem otomasi GLIS di Perpustakaan Universitas Trilogi sudah memanfaatkan

menu sirkulasi dengan sub menu ; peminjaman, pengembalian dan denda,

keanggotaan, absensi pengunjung. Beberapa kebijakan sirkulasi yang di tetapkan

mencakup ; laporan denda, rekap pendaftaran anggota, ketentuan peminjaman dan

pengembalian. Kendala yang di hadapi oleh pustakawan di layanan sirkulasi

adalah tidak ada scanner untuk membaca barcode buku. GLIS pernah di hack pada

tahun 2015 sehingga berdampak pada kerusakan sistem yang menyebabkan cetak

kartu anggota, statistik dan pemesanan buku tidak dapat di gunakan. Statistik

perpustakaan menggunakan database mysql.

Kata Kunci: GLIS, Menu, Layanan Sirkulasi, Perpustakan Perguruan Tinggi

ii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb

Alhamdulillahi rabbil’alamin. Puji syukur penulis sampaikan kehadirat

Allah SWT atas berkah, rahmat karunia dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam senantiasa disanjungkan kepada

Nabi Muhammad SAW yang dijadikan panutan dan suri tauladan bagi seluruh

umat manusia hingga akhir zaman. Adapun judul skripsi ini adalah ―Pemanfaatan

Ganesha Library Information System (GLIS) Pada Layanan Sirkulasi di

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta‖. Penulisan skripsi ini dilakukan untuk

memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Strata Satu (S-1) pada program

studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta. Skripsi ini berhasil diselesaikan oleh penulis berkat kerja keras dan do‘a

serta dukungan dari berbagai pihak yang terkait. Untuk itu penulis mengucapkan

terima kasih kepada pihak yang terkait yang telah memberikan bantuan, semangat

serta masukan kepada penulis, ucapan terima kasih tersebut diberikan kepada :

1. Dr. Saiful Umam, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Siti Maryam, S.Ag., S.S., M.Hum selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Amir Fadhilah, M.Si selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas

Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Parhan Hidayat, M.Hum selaku dosen pembimbing skripsi yang telah

meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, arahan dan masukan

kepada penulis.

5. Segenap dosen Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta yang telah memberikan ilmu yang bermanfaat untuk penulis.

iii

6. Kedua orang tua, Ayahanda H. Maman Raman dan Ibunda Hj. N. Uti yang

penuh keikhlasan dan kesabaran dalam mendidik dan membimbing penulis,

serta doa yang selalu dipanjatkan untuk penulis.

7. Suami Asep Rusyana dan kakak-kakakku Iiek, Fitri, Dine dan keluarga

besarku yang selalu memberikan semangat kepada penulis dalam

menyelesaikan skripsi ini.

8. Sahabat-sahabatku 7 mili : Hilda, Ai, Diaz, Linda, Jane dan Widia yang selalu

memberikan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

9. Adik-adikku Egi dan Ipeh yang selalu memberikan semangat kepada penulis

untuk menyelesaikan skripsi ini.

10. Teman-teman KKN Jemari 2015 dan kawan seperjuangan angkatan 2012

yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan,

semangat serta dukungannya kepada penulis. Semoga kita semua tetap terjaga

dalam tali silaturahmi.

Hanya kepada Allah SWT penulis serahkan segalanya. Semoga jasa dan

bantuan semua pihak dapat dibalas oleh Allah SWT. Penulis menyadari masih

terdapat kekurangan dalam penulisan skripsi ini, maka penulispun mengharapkan

kritik dan saran yang membangun. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat.

Wassalamu’alaikum wr.wb

Jakarta, 22 April 2019

Rohmatul Fatimah

iv

DAFTAR ISI

ABSTRAK ..................................................................................................... i

KATA PENGANTAR .................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL .......................................................................................... vi

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................ 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah.......................................... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 5

D. Definisi Istilah ............................................................................. 6

E. Sistematika Penulisan ................................................................. 7

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Pemanfaatan ............................................................................... 9

B. Otomasi Perpustakaan ................................................................. 9

1. Definisi Otomasi Perpustakaan ............................................... 9

2. Manfaat Otomasi Perpustakaan............................................... 10

3. Cakupan Otomasi Perpustakaan .............................................. 11

4. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan ........................................ 11

C. Ganesha Library Information System (GLIS)............................. 13

1. Beranda ................................................................................... 14

2. Koleksi .................................................................................... 15

3. Sirkulasi .................................................................................. 16

4. Anggota ................................................................................... 17

5. Administrasi ............................................................................ 18

6. Laporan ................................................................................... 19

7. Bantuan ................................................................................... 20

D. Pustakawan .................................................................................. 20

E. Layanan Sirkulasi ........................................................................ 21

1. Pengertian Layanan Sirkulasi .................................................. 21

2. Macam-macam Layanan ......................................................... 21

3. Tujuan Layanan Sirkulasi ....................................................... 22

4. Tugas Layanan Sirkulasi ......................................................... 23

F. Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................................. 25

1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................ 25

2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ............... 27

3. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi.................................... 29

G. Penelitian Terdahulu ................................................................... 30

v

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian.................................................. 33

B. Informan .................................................................................... 34

C. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 35

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ........................................ 35

1. Reduksi Data ......................................................................... 35

2. Penyajian Data ...................................................................... 35

3. Penarikan Kesimpulan .......................................................... 35

F. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................... 38

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta .......................... 39

1. Sejarah Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta ................. 39

2. Struktur Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta ................ 40

3. Koleksi Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta ................ 41

4. Jenis dan Waktu Layanan Perpustakaan ..............................

Universitas Trilogi Jakarta .................................................... 41

5. Keanggotaan .......................................................................... 42

6. Kewajiban Pemakai Perpustakaan ........................................ 42

7. Peraturan Pemakai ................................................................. 43

8. Sanksi .................................................................................... 44

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan................................................ 44

1. Pemanfaatan Menu Ganesha Library Information System ..

(GLIS) Dalam Menunjang Kegiatan Pustakawan Pada .......

Layanan Sirkulasi di Perpustakaan .......................................


2. Kendala Yang Dihadapi Oleh Pustakawan dalam ................

Memanfaatkan Menu Ganesha Library Information System

(GLIS) Pada Layanan Sirkulasi di Perpustakaan .................


BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................ 62

B. Saran .................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 65

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

vi

DAFTAR TABEL

1. Tabel 3.1 Daftar Informan .......................................................................... 35

2. Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ........................................................................ 38

3. Tabel 4.1 Waktu dan Layanan Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta ..... 42

4. Tabel 4.2 Sub-Menu Pada Menu Sirkulasi .................................................... 46

5. Tabel 4.3 Sub Menu Pada Keanggotaan ........................................................ 55

vii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 2.1 Homepage GLIS ................................................................... 13

2. Gambar 2.2 Menu Beranda GLIS ............................................................ 14

3. Gambar 2.3 Menu Koleksi ........................................................................ 15

4. Gambar 2.4 Menu Sirkulasi ...................................................................... 16

5. Gambar 2.5 Menu Anggota ....................................................................... 17

6. Gambar 2.6 Menu Administrasi ................................................................ 18

7. Gambar 2.7 Menu Laporan ....................................................................... 19

8. Gambar 2.8 Menu Bantuan ....................................................................... 20

9. Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Trilogi .......... 40

10. Gambar 4.2 Menu Peminjaman GLIS ....................................................... 47

11. Gambar 4.3 Kartu Buku ............................................................................ 48

12. Gambar 4.4 Sub Menu Pengembalian dan Tanda Jatuh Tempo ............... 50

13. Gambar 4.5 Peraturan rector tentang pembayaran di Perpustakaan ......... 52

14. Gambar 4.6 Formulir Penulisan Denda ..................................................... 52

15. Gambar 4.7 Formulir Pendaftaran Keanggotaan ...................................... 56

16. Gambar 4.8 Absensi Pengunjung .............................................................. 58

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perpustakaan merupakan suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga

yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa digital maupun non-digital

yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan

sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya. Keberadaan perpustakaan

ini sangatlah penting dalam menunjang proses meningkatnya pendidikan,

karena pendidikan merupakan akar dari peradaban suatu bangsa.

Perpustakaan sebagai pusat dan sumber informasi memiliki tugas dan

fungsi yang merupakan kegiatan rutin seperti kegiatan administrasi,

memberikan layanan teknis dengan menyediakan informasi dalam berbagai

bidang pengetahuan, serta memberikan layanan kepada para pemustaka yang

membutuhkan informasi tentang suatu bahan pustaka yang dimiliki oleh

perpustakaan. Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang

telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu

pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta

memberikan berbagai layanan jasa lainnya antara lain layanan sirkulasi.1

Terdapat banyak sekali jenis perpustakaan di Indonesia salah satunya

adalah perpustakaan perguruan tinggi, yang pengguna utamanya adalah seluruh

civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi. Tujuan

diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang

1 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat (Jakarta: Sagung Seto, 2006), 1.

2

terlaksananya program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada

masyarakat di perguruan tinggi yang dikenal sebagai Tri Dharma Perguruan

Tinggi.2 Sesuai dengan fungsinya tersebut, perpustakaan perguruan tinggi

sering disebut sebagai jantungnya universitas, karena merupakan sarana

sumber informasi yang menyediakan koleksi bagi pemustakanya yang terdiri

dari mahasiswa dan dosen.

Demi memudahkan layanan sirkulasi di perpustakaan, hadirnya aplikasi

open source seperti LONTAR, SLIMS, dan GLIS pada eksistensi perpustakaan

telah memberikan kemudahan bagi para pustakawan dan juga pemustaka.

Penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan sesungguhnya merupakan

bagian yang terintegrasi, saling mempengaruhi, berkaitan dengan

pemberdayaan perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan

teknologi informasi akan memberdayakan perpustakaan dan pustakawan,

begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan

mengoptimalkan kegunaan teknologi informasi.

Aplikasi Ganesha Library Information System (GLIS) adalah salah satu

dari beberapa aplikasi yang digunakan pada perpustakaan di perguruan tinggi

di Indonesia. GLIS itu sendiri di-develop pada tahun 2007 yang memiliki

tujuan untuk memudahkan kegiatan-kegiatan pada layanan di perpustakaan.

Pada layanan sirkulasi, GLIS sangat membantu pustakawan dalam melakukan

kegiatan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian, keanggotaan bahkan

pengurusan denda.

2 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), 36.

3

Perpustakaan Trilogi merupakan pusat informasi dan sumber belajar yang

mempunyai fungsi utamanya adalah menunjang pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian

masyarakat. Layanan-layanan pada perpustakaan Universitas Trilogi yaitu,

layanan sirkulasi, layanan refrerensi dan layanan koleksi.

Salah satu layanan pada perpustakaan Universitas Trilogi yang paling

sering berinteraksi dengan mahasiswa adalah layanan sirkulasi. Layanan

sirkulasi di perpustakaan Universitas Trilogi sudah menggunakan GLIS sejak

tahun 2007 hingga sekarang, penggunaan GLIS memberikan kemudahan bagi

pustakawan sirkulasi. Namun, pada prakteknya masih ada beberapa

kekurangan yang dihadapi oleh pustakawan dalam memanfaatkan GLIS.

Kekurangan yang ada ini menjadi hambatan bagi perpustakan Universitas

Trilogi seperti server yang mudah down sehingga mempengaruhi pada layanan

peminjaman dan pengembalian, settingan GLIS pada menu denda tidak sesuai

dengan surat keputusan denda yang awalnya Rp.1.000 menjadi Rp.2.000 yang

dikarenakan pada sistem GLIS tidak dapat di ubah.

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis inilah yang

menjadi daya tarik penulis untuk membahas penelitian yang berjudul

“Pemanfaatan Ganesha Library Information System (GLIS) Dalam

Menunjang Kegiatan Pustakawan Pada Layanan Sirkulasi di

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta”

4

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Untuk memperoleh data yang sesuai dengan tema yang diambil, maka

dalam hal ini penulis memberikan batasan dalam penelitian. Pembatasan

ini dibuat untuk memfokuskan penelitian sesuai dengan tema yang

diambil. Pokok bahasan dalam penelitian ini akan membahas mengenai :

a. Pemanfaatan Ganesha Library Information System (GLIS) dalam

menunjang kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas

Trilogi Jakarta.

b. Kendala yang dihadapi pustakawan dalam memanfaatkan Ganesha

Library Information System (GLIS) pada layanan sirkulasi di

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

2. Perumusan Masalah

Dari batasan masalah yang telah disebutkan di atas, maka penulis

merumuskan masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana pemanfaatan Ganesha Library Information System (GLIS)

dalam menunjang kegiatan pustakawan pada layanan sirkulasi di

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta?

b. Kendala apa yang dihadapi pustakawan dalam memanfaatkan Ganesha

Library Information System (GLIS) pada layanan sirkulasi di

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta?

5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulisan dalam penelitian skripsi ini adalah

sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui pemanfaatan Ganesha Library Information System

(GLIS) dalam menunjang kegiatan pustakawan pada layanan sirkulasi

di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi pustakawan dalam

memanfaatkan Ganesha Library Information System (GLIS) pada

layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

2. Manfaat Penelitian

a. Manfaat Bagi Penulis

Dengan adanya penelitian ini, manfaat yang didapat bagi penulis yaitu

dapat menambah pengetahuan mengenai pemanfaatan Ganesha Library

Information System (GLIS) dalam menunjang kegiatan pustakawan

pada layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

b. Manfaat Bagi Lembaga Terkait

Dengan adanya penelitian ini, maka dapat memberikan gambaran

mengenai pemanfaatan Ganesha Library Information System (GLIS)

dalam menunjang kegiatan pustakawan pada layanan sirkulasi di


c. Manfaat Bagi Universitas

Dengan adanya penelitian ini, maka dapat memberikan informasi dan

pengetahuan mengenai pemanfaatan Ganesha Library Information

6

System (GLIS) dalam menunjang kegiatan pustakawan pada layanan

sirkulasi sirkulasi dan dapat menjadi sumber rujukan bagi penulis

lainnya.

d. Manfaat Bagi Masyarakat

Dengan adanya penelitian ini, maka dapat dijadikan khazanah ilmu

pengetahuan mengenai pemanfaatan Ganesha Library Information

System (GLIS) dalam menunjang kegiatan pustakawan pada layanan

sirkulasi.

D. Definisi Istilah

1. Pemanfaatan

Suatu cara dalam memanfaatkan sesuatu yang memiliki hasil guna.

2. Pustakawan

Pustakawan adalah orang yang bertugas di perpustakaan, memiih,

mengoah, meminjamkan, merawat pustaka, menjaga dan mengawasi

perpustakaan, serta melayani pengguna.

3. Ganesha Library Information System (GLIS)

Aplikasi perpustakaan yang mampu mengelola manajemen perpustakaan

yang bersifat open source sehingga dapat dikembangkan oleh siapapun.

4. Menu

Karakteristik khusus yang terdapat pada suatu alat yang dapat memberikan

informasi lebih lanjut pada menu utama.

5. Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah layanan yang disediakan perpustakaan untuk

melayani peminjaman dan pengembalian koleksi. Layanan sirkulasi tidak

7

hanya melayani peminjaman dan pengembalian koleksi saja, akan tetapi

layanan sirkulasi juga sebagai layanan yang membantu pengguna dalam

pencarian koleksi yang dibutuhkan di perpustakaan.

6. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Merupakan Unit Pelayanan Teknis perguruan tinggi dalam melaksanakan

Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun,

mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga

induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya,

dalam penulisan ini yaitu Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

E. Sistematika Penulisan

Dalam sistematika penelitian ini, penulis akan menguraikan secara sistematis

mulai dari Bab I sampai Bab V dengan rincian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, pembatasan

dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,

definisi istilah dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN LITERATUR

Bab ini berisi literatur yang berkaitan dengan masalah yang

akan diteliti, tentang definisi Pemanfaatan, Otomasi

Perpustakaan, Ganesha library information system (GLIS),

Pustakawan, Layanan Sirkulasi, dan Perpustakaan

Perguruan Tinggi.

8

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini akan membahas metode apa saja yang dipakai

dalam melakukan penelitian ini, jenis pendekatan yang

dipakai, sumber data, pemilihan informan, teknik

pengolahan data dan analisis data, dan jadwal penelitian.

BAB IV HASIL PENULISAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi mengenai profil objek penelitian dan hasil

temuan penelitian dan pembahasan terkait pemanfaatan

Ganesha Library Information System (GLIS) dalam

menunjang kegiatan pustakawan pada layanan sirkulasi di


BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan

keseluruhan pembahasan di bab 1-4 serta saran yang terkait

dengan temuan-temuan hasil dari penelitian yang telah

dilakukan oleh penulis di lapangan.

9

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Otomasi Perpustakaan

1. Definisi Otomasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan adalah penggunaan teknologi informasi di

perpustakaan, yang di dalamnya terdapat peran teknologi informasi yang

lebih dominan daripada peran manusia.3 Sedangkan menurut Putu Laxman

Pendit otomasi perpustakaan atau library automation system adalah

seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan yang

terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar dengan

kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan fasilitas utama

dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi.4

Otomasi Perpustakaan merupakan suatu proses pengelolaan

perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi informasi (TI).

Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan bertujuan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan dan kualitas pelayanan

pada pengguna, berhubungan dengan peran maupun fungsi perpustakaan

sebagai kekuatan dalam pelestarian, penyebaran informasi ilmu

pengetahuan serta kebudayaan yang berkembang seiring dengan

kebutuhan manusia akan informasi.

Sebagai The Preservation of knowledge maka perpustakaan

melakukan kegiatan yang meliputi, mengumpulkan, mengidentifikasi,

3 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014),

9.22. 4 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital  : dari A sampai Z (Jakarta: Cita

Karyakarsa Mandiri, 2008), 222.

10

mengelola dan menyebarluaskan informasi kepada masyarakat umum,

yang dalam perkembangannya dapat dibantu oleh peralatan teknologi

komunikasi dan informasi (ICT).

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa, otomasi perpustakaan

adalah suatu perangkat lunak yang menunjang kegiatan pelayanan di

perpustakaan, dan otomasi perpustakaan mempunyai tujuan yaitu untuk

efesiensi dan efektifitas pelayanan sirkulasi.

2. Manfaat Otomasi Perpustakaan

Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi

informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut :5

a. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.

b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

perpustakaan.

c. Meningkatkan citra perpustakaan.

d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.

3. Cakupan Otomasi Perpustakaan

Bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan

menggunakan teknologi informasi untuk dapat menjalankan sistem

layanan secara otomatis mulai dari :6

a. Usulan koleksi

b. Inventarisasi

c. Katalogisasi

d. Sirkulasi

5 WahyuSupriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan (Yogyakarta:

Kanisius, 2008), 37. 6 WahyuSupriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan, 38.

11

e. Pengelolaan penerbitan berkala

f. Pengelolaan anggota

4. Unsur-unsur Otomasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa

unsur atau syarat-syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan

yang lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut yaitu sebagai berikut :7

a. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi

perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya

selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-

penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai

operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan.

Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai dari tahap

perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing

pustakawan harus dikumpulkan untuk menjamin kerja sama mereka.

Tenaga-tenaga ini yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi, dan

administrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang

yang akan dioperasikan.

b. Perangkat keras (hardware)

Merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data

menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program

untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras yaitu untuk

mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang

7 Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan,38–42.

12

dapat diproses oleh computer. Perangkat keras ottomasi perpustakaan

diantaranya yaitu : Komputer, Scanner, Digital Camera, dan CD

Writer.

c. Perangkat lunak (Software)

Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk

menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat

keras untuk melakukan tugas-tugas yang sesuai dengan perintah.

Perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur

untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan

pemakai baik multi-tasking maupun multi-user. Perangkat lunak untuk

otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dan UNESCO yang diperoleh

secara gratis melalui internet.

d. Jaringan (network)

Otomasi perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan

pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi.

e. Data

Merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alphabet,

angka, maupun simbol khusus.

f. Manual/panduan operasional

Biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,

menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat

lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi

perpustakaan. Melalui jaringan internet serta perkembangan teknologi

13

informasi saat ini, semua pekerjaan akan semakin mudah sehingga

memungkinkan seseorang mencari referensi dengan muda.

B. Pemanfaatan Ganesha Library Information System (GLIS)

Secara Bahasa, pemanfaatan berasal dari kata manfaatan yang memiliki

arti ‗faedah‘ atau ‗guna‘. Bermanfaat yaitu berguna. Kemanfaatan yaitu

kegunaan. Memanfaatkan yaitu memakai sesuatu agar bermanfaat atau

berguna. Pemanfaatan yaitu proses atau cara suatu perbuatan memanfaatkan

sesuatu agar menjadi bermanfaat atau berguna.8 Dalam konteks penelitian ini,

kata pemanfaatan digunakan pada konteks pemanfaatan otomasi

perpustakaan.

Secara garis besar, pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan

dibagi menjadi dua bagian sebagaimana yang diutarakan Supriyanto sebagai

berikut:

Teknologi informasi di perpustakaan digunakan sebagai system

informasi manajemen perpustakaan. Penerapan teknologi yang

demikinian ini lebih dikenal sebagai istilah otomasi perpustakaan

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan sebagai sarana

mendapatkan, menyimpan dan menyebarluaskan informasi dalam

bentuk digital. Bentuk penerapan inilah yang kita kenal dengan

perpustakaan digital.9

Dari kota kembang Bandung (tepatnya ITB) kembali lahir aplikasi otomasi

perpustakaan yang bersifat FOSS (Free Open Source Software), yaitu GLIS

8 Lukman Ali dan Hasan Alwi , Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Jakarta: Balai Pustaka,

1994) ed.2, h.626 9 Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi,

Perancangan Perpustakaan Digital. (Yogyakarta: Kanisius, 2008) h. 33

14

oleh Arif R. Dwiyanto dari ITB. GLIS yang kepanjangannya adalah Ganesha

Library Information System, sekilas terdengar seperti kata geulis yang berarti

cantik dalam bahasa Sunda. Bandung memang sejak dulu terkenal dengan

gadisnya yang cantik-cantik. Demikian pula dengan GLIS yang mampu

mengelola manajemen perpustakaan secara `cantik'.10

Gambar 2.1:

Home Page GLIS

1. Beranda

Pada menu beranda terdapat sub menu mengenai :

Informasi Perpustakaan, menu yang digunakan untuk mengetahui

profil perpustakaan.

Login, menu yang digunakan untuk masuk ke akun pustakawan

sebelum melakukan berbagai transaksi.

10

Perpustakaan Nasional RI, ―Peluang dan Tantangan Foss di Perpustakaan,‖ 2008,

https://www.perpusnas.go.id/magazine-detail.php?lang=en&id=8003. Diakses pada 31 Maret

2019.

15

Gambar 2.2:

Menu Beranda GLIS

2. Koleksi

Pada menu koleksi ini terdapat sub menu diantaranya :

Jenis, menu yang digunakan untuk mengetahui jenis koleksi yang

ada di perpustakaan.

Awan Tag, menu yang digunakan untuk melihat kumpulan subjek

buku.

Filter Koleksi, menu yang digunakan untuk mencari koleksi

berdasarkan judul dan pengarang.

Tambah Koleksi, menu yang digunakan untuk menambahkan data

buku baru yang ada di perpustakaan.

16

Gambar 2.3:

Menu Koleksi

3. Sirkulasi

Pada menu sirkulasi ini terdapat sub menu diantaranya :

Peminjaman, adalah menu untuk melakukan transaksi peminjaman

bahan pustaka melalui member ID yaitu KTM.

Pengembalian, adalah menu untuk melakukan transaksi

pengembalian bahan pustaka.

Pemesanan, adalah menu yang digunakan untuk melihat daftar

koleksi yang sedang di pesan.

Terlambat, adalah menu yang digunakan untuk melihat daftar yang

terlambat mengembalikan koleksi perpustakaan.

17

Statistik, adalah menu yang digunakan untuk mengetahui laporan

dari menu sirkulasi. Seperti data peminjaman dan pengembalian.

Gambar 2.4:

Menu Sirkulasi

4. Anggota

Pada menu anggota, terdapat sub menu diantaranya :

Pendaftaran, adalah menu yang digunakan untuk mengisi identitas

keanggotaan seperti nama, NIM/NIK, alamat, no.telp, email, dan

status.

Daftar, adalah menu yang digunakan untuk melihat list anggota

perpustakaan.

Cetak Kartu, adalah menu yang digunakan untuk mencetak kartu

anggota perpustakaan.

18

Statistik, adalah menu yang digunakan untuk mengetahui laporan

dari menu keanggotaan.

Gambar 2.5:

Menu Anggota

5. Administrasi

Pada menu administrasi, terdapat sub menu diantaranya :

Referensi, menu yang digunakan sebagai tambahan plug in untuk

pustakawan pengolahan.

Database, menu yang digunakan untuk mengintegrasikan basis data

dengan mysql.

Transaksi, menu yang digunakan untuk transaksi buku.

Manajemen Pengguna, menu yang digunakan untuk membuat akun

pustakawan.

Konfigurasi Sistem, menu yang digunakan untuk pengaturan.

19

Pembangkit Barcode, menu yang digunakan untuk memindai

barkod bahan pustaka.

Halaman Pengunjung, menu yang digunakan untuk pemustaka.

Ubah Sandi/Lewat, menu yang digunakan untuk mengubah sandi

pustakawan.

Gambar 2.6:

Menu Administrasi

6. Laporan

Pada menu laporan, terdapat sub menu diantaranya :

Statistik Pengunjung, menu yang digunakan untuk melihat jumlah

pengunjung.

Sirkulasi, menu yang digunakan untuk laporan mengenai

peminjaman dan pengembalian bahan pustaka

Koleksi, menu yang digunakan untuk mengetahui laporan

mengenai koleksi yang hilang atau rusak.

20

Gambar 2.7:

Menu Laporan

7. Bantuan

Pada menu bantuan, terdapat sub menu diantaranya :

Kamus, menu yang digunakan untuk memudahkan ketika

menginout buku, bila terjadi kekeliruan dalam redaksi kata.

Pernyataan Umum

Tentang, menu yang digunakan untuk mengetahui informasi

perpustakaan.

21

Gambar 2.8:

Menu Bantuan

C. Pustakawan

Pustakawan adalah orang yang bekerja di perpustakaan atau lembaga

sejenisnya dan memiliki pendidikan perpustakaan secara formal (di Indonesia

kriteria pendidikan minimal D2 dalam bidang ilmu perpustakaan,

dokumentasi, dan informasi).11

Pustakawan merupakan suatu profesi di mana dalam menjalankan profesi

dan menerapkan ilmu perpustakaan dalam kehidupan sehari-hari di

perpustakaan, menjalankan kegiatan pengadaan koleksi, pengolahan,

pendayagunaan, penyebaran informasi kepada pemakai atau pemustaka, dan

pelayanan kepada pemustaka.

Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa

pustakawan adalah seseorang yang bertugas di perpustakaan yang

11

Purwono dan Sri Suharmini Wahyuningsih, Perpustakaan dan Kepustakawanan

Indonesia (Jakarta: Universitas Terbuka, 2013), 1.3.

22

mempunyai tugas mengelola perpustakaan, mengolah bahan pustaka, serta

melayani kebutuhan informasi para pemustakanya.

D. Layanan Sirkulasi

1. Pengertian Layanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris, yaitu circulation yang

berarti perputaran atau peredaran. Sirkulasi juga sering disebut sebagai

bagian dari peminjaman, yaitu suatu pekerjaan, tugas, kegiatan yang

berhubungan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh pemustaka.

Menurut Ibrahim Bafadal pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja

yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam

proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.12

Sedangkan menurut Lisda Rahayu sirkulasi adalah kegiatan

layanan yang menangani urusan peminjaman, pengembalian, pendaftaran

keanggotaan perpustakaan, penentuan denda, pemesanan, peminjaman

bahan pustaka, penggerakan bahan pustaka yang selesai digunakan,

pencatatan pemanfaatan koleksi/pembuatan statistik keterpakaian bahan

pustaka.13

Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

layanan sirkulasi adalah layanan yang memfokuskan untuk melayani

pemustaka mulai dari peminjaman, pengembalian dan pada penelusuran

informasi bagi pemustaka. Selain itu, layanan sirkulasi juga menjadi salah

satu layanan yang paling sering berinteraksi dengan pemustaka.

12

Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), 24. 13

Lisda Rahayu, Layanan Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2015), 2.2.

23

2. Macam-macam Layanan

Ibrahim Bafadal menjelaskan ada tiga macam sistem layanan yang

biasa dilakukan oleh perpustakaan, yaitu :14

1) Sistem terbuka (Open Access)

Dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan

kepada pemustaka untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi

yang diinginkan. Oleh karena itu, penataan ruang koleksi perlu

diperhatikan.

2) Sistem layanan tertutup (Close Access)

Layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung

mengambil koleksi bahan pustaka yang diinginkan di rak, tetapi

harus melalui petugas perpustakaan. Pengguna dapat memilih

koleksi bahan pustaka yang diinginkan melalui katalog yang

disediakan.

3) Sistem layanan Campuran (Mixed Access)

Layanan campuran merupakan gabungan layanan terbuka dan

tertutup. Layanan campuran ini biasanya digunakan oleh

perpustakaan perguruan tinggi. Untuk koleksi skripsi, referensi dan

tesis dilayani secara tertutup melalui katalog, sedangkan untuk

koleksi yang bersifat umum menggunakan layanan terbuka.

14

Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, 2000, 40.

24

3. Tujuan Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi dimaksudkan untuk mengoptimalkan

keterpakaian bahan pustaka melalui kegiatan peminjaman bahan pustaka

kepada pemustaka. Bahan pustaka yang ada di perpustakaan memang

disediakan untuk pemustaka. Bukan sekadar disimpan, tetapi diusahakan

untuk dapat digunakan seoptimal mungkin. Salah satunya dengan layanan

peminjaman/sirkulasi. Untuk itu tujuan layanan sirkulasi adalah sebagai

berikut :15

a. Agar pemustaka dapat memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin.

b. Diketahuinya anggota yang meminjam koleksi tertentu dan waktu

pengembaliannya. Hal ini memudahkan penelusuran bahan pustaka

tersebut bila dibutuhkan oleh pemustaka lainnya.

c. Terjaganya keamanan bahan pustaka. Meski sedang dipinjam, tetapi

dapat diketahui siapa yang meminjam dan kapan batas waktu

pengembalian.

d. Diketahuinya tingkat keterpakaian koleksi yang dimiliki perpustakaan.

4. Tugas Layanan Sirkulasi

Menurut Sulistyo Basuki yang dikutip oleh Darmono bagian

layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pemustaka khususnya dalam

hal berikut ini :16

a. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan.

Pengawasan keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan

untuk dipinjam menjadi tanggung jawab bagian sirkulasi. Untuk itu

15

Lisda Rahayu, Layanan PerpustakaanLayanan Perpustakaan, 2.3. 16

Darmono, Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Grasindo, 2007), 174.

25

bagian sirkulasi harus bersikap tegas dengan mempertimbangkan

sikap sebagai unit layanan publik yaitu ramah, simpatik, lugas.

b. Pendaftaran anggota perpustakaan

Salah satu tugas sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota

perpustakaan. Selain pendaftaran juga menerima perpanjangan

keanggotaan perpustakaan. Banyak perpustakaan yang menerapkan

jangka waktu keanggotaan. Selain menerima pendaftaran dan

perpanjangan keanggotaan perpustakaan, bagian sirkulasi juga

bertanggung jawab terhadap pengeluaran surat bebas pinjam bahan

pustaka.

c. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka

Layanan sirkulasi bertanggung jawab untuk kegiatan peminjaman dan

pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka

perpustakaan. Sistem yang digunakan bermacam-macam tergantung

sistem layanan yang digunakan.

d. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan

pinjaman

Jika salah satu anggota terlambat mengembalikan bahan pustaka atau

merusak bahan pustaka yang dipinjam, maka bagian layanan sirkulasi

memberikan sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku. Sanksi yang

diberikan kepada anggota yang terlambat mengembalikan bahan

pustaka biasanya diberikan denda berupa uang. Denda yang diberika

kepada pemustaka itu diberikan dengan tujuan untuk mendisiplinkan

pemustaka jasa perpustakaan. Jika merusak bahan pusaka biasanya

26

pemustaka diminta untuk memperbaiki sampai buku atau koleksi yang

dipinjam dalam kondisi baik dan siap digunakan lagi.

e. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan

pinjaman

Peringatan yang dilakukan bagian sirkulasi terhadap anggota yang

belum mengembalikan pinjaman biasanya berupa surat peringatan.

Surat peringatan itu diberika dua kali dengan jangka waktu tertentu

dari surat peringatan pertama yang dikirimkan oleh perpustakaan

kepada pemustaka.

f. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota.

Jika anggota menghilangkan buku yang dipinjamnya maka bagian

sirkulasi meminta anggota untuk mengganti buku yang sama. Namun

jika buku yang dihilangkan oleh pemustaka adalah terbitan lama atau

sudah tidak dicetak kembali maka untuk mengatasi masalah ini

biasanya anggota hanya mengganti buku yang sejenis dengan buku

yang dihilangkannya.

g. Membuat statistik sirkulasi

Tugas sirkulasi yang lain adalah membuat statistik peminjaman.

Statistik terdiri dari jumlah dan kelompok buku yang dipinjam,

diperpanjang, dikembalikan. Statistik kelompok buku yang paling

banyak dipinjam, statistik kelompok pemustaka atau peminjam.

h. Penataan koleksi di jajaran/rak

Penataan koleksi atau shelfing buku dijajaran rak juga menjadi

tanggung jawab bagian sirkulasi. Buku-buku yang selesai dibaca

27

ditempat atau selesai dipinjamkan harus ditata kembali di rak agar

pemustaka lainnya segera dapat meminjam koleksi di rak tergantung

jenis koleksinya.

Selain itu Rahayuningsih juga menyatakan tugas layanan sirkulasi

sebagai berikut :17

a. Pendaftaran anggota perpustakaan, salah satu tugas di bagian sirkulasi

adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani

perpanjang anggota.

b. Peminjaman, peminjaman koleksi merupakan salah satu kegiatan

utama dalam sirkulasi.

c. Pengembalian dan perpanjangan, kegiatan pengembalian adalah

kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan

koleksi yang dipinjamnya.

Berdasarkan hasil penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa untuk dapat melayani pemustaka yang datang ke perpustakaan.

Perpustakaan dapat menyesuaikan kegiatan layanan sirkulasi yang tepat

dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka mereka.

E. Perpustakaan Perguruan Tinggi

1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan semakin terus berkembang dan dipergunakan sebagai

salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi,

pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan

17

Fransisca Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Graha Ilmu,

2007).

28

jasa lainnya. Ada beberapa jenis perpustakaan, salah satunya yaitu

perpustakaan perguruan tinggi.

Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi, disebutkan

bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang

perguruan tinggi dalam pendidikan, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan Tri Dharma tersebut, maka

perpustakaan diberi beberapa fungsi diantaranya adalah fungsi edukasi,

sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi dan interprestasi

informasi.18

Menurut Purwono, perpustakaan perguruan tinggi merupakan Unit

Pelaksanaan Teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan

unit lain, turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara

memilih, menghimpun, mengolah, merawat, serta melayangkan sumber

informasi kepada lembaga induknya dan masyarakat akademis.19

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

perguruan tinggi adalah unit kerja suatu lembaga universitas yang

mempunyai tujuan dan tugas untuk menyediakan berbagai informasi bagi

civitas akademika serta mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan

Tinggi yaitu, pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

18

Diknas RI, Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (Jakarta: Direktorat

Jendral Perguruan Tinggi, 2004), 6. 19

Purwono, Profesi Pustakawan dalam Menghadapi Perubahan (Yogyakarta: Graha

Ilmu, 2013), 18.

29

2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

a. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perguruan tinggi tentu memiliki alasan dan tujuan yang mendasar

untuk mendirikan perpustakaan di bawah naungannya. Tujuan dari

terselenggaranya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk

menunjang terlaksananya program pendidikan, penelitian dan

pengabdian masyarakat di perguruan tinggi atau disebut sebagai Tri

Dharma Perguruan Tinggi, dengan melalui pelayanan informasi, yaitu

pengumpulan informasi, penyeleksian informasi, pengolahan informasi,

pemanfaatan informasi, penyebarluasan informasi, dan

pemeliharaan/pelestarian informasi.20

Disebutkan bahwa sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan

Tinggi, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut :21

1. Dharma Pertama, yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan

dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan

dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai

dengan kurikulum yang berlaku.

2. Dharma kedua, yaitu penulisan melalui penyediaan bahan

perpustakaan baik primer maupun sekunder mutakhir sebagai

bahan untuk melakukan penelitian.

3. Dharma Ketiga, yaitu pengabdian kepada masyarakat yang

diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah,

20

Abdul Rahman Saleh dan Fahidin, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

(Jakarta: Universitas Terbuka, 2008), 17. 21

Darwanto, Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta:

Perpustakaan Nasional RI, 2015), 5.

30

menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi

masyarakat.


perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menunjang Tri Dharma

Perguruan Tinggi seperti menyajikan dan menyebarluaskan informasi

atau materi pembelajaran dari dosen kepada mahasiswanya, menyajikan

bahan referensi untuk para penulis dalam melakukan penelitian dan

untuk pengabdian masyarakat.

b. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Untuk mencapai tujuan yang sempurna harus didukung juga

dengan fungsinya. Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi

menurut Sutarno NS dapat ditinjau dari dua segi yaitu :22

1. Dari segi layanan, di mana perpustakaan mempunyai enam fungsi

yaitu pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan

informasi, penyebarluasan informasi, pemeliharaan serta

pelestarian informasi.

2. Dari segi program kegiatannya perpustakaan mempunyai tiga

macam fungsi yaitu sebagai pusat layanan informasi untuk program

pendidikan dan pengajaran, sebagai pusat layanan informasi untuk

program penelitian dan sebagai pusat layanan informasi untuk

program pengabdian masyarakat.

Menurut Kadek Rai Suwena fungsi perpustakaan perguruan tinggi

yang perlu dipahami oleh perpustakaan saat ini, yaitu :23

22

Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003),

162.

31

1. Pusat informasi di universitas atau institut yang bersangkutan, yaitu

perpustakaan mempunyai peran dalam kegiatan akademis lembaga

pendidikan.

2. Pusat pengumpulan atau penyimpanan bagi semua koleksi dalam

bidang ilmu pengetahuan. Ini sesuai dengan tugas dan pokok

perpustakaan

3. Pusat kegiatan budaya masyarakat setempat karena pengunjung

perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terdiri atas mahasiswa,

pengajar dan para pegawai lembaga yang bersangkutan (ingat pula

pada butir ketiga dari fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi),

melainkan termasuk pula orang-orang di luar lingkungan perguruan

tinggi yang bersangkutan.


fungsi sebuah perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana

penyedia fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi

kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh seluruh civitas akademika.

3. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas penting yang sudah

dibuat sesuai dengan tujuannya, tugas perpustakaan perguruan tinggi

secara umum adalah sebagai berikut:24

23

Kadek Rai Suwena, ―Menciptakan Layanan Perpustakaan yang Berkualitas sebagai

Pendukung Pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi,‖ Media Komunikasi FIS 1 1 (2012): 21–

22.https://ejournal.undiksha.ac.id/index.php/MKFIS/article/download/451/369 Diakses pada 20

Maret 2019.

24

Abdul Rahman Saleh dan Rita Komalasari, Manajemen Perpustakaan (Jakarta:

Universitas Terbuka, 2009), 18.

https://ejournal.undiksha.ac.id/index.php/MKFIS/article/download/451/369

32

a. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan

menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.

b. Menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-

tugas dalam rangka studinya.

c. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang

diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan

berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan

bagi para penulis.

d. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru

baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.

e. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pemustaka mengakses

perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan

lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan

kebutuhan informasi yang diperlukan.

F. Penelitian Terdahulu

1. Penelitian yang relevan pada penelitian ini adalah skripsi di Universitas

Islam Negeri Alauddin Makassar pada tahun 2016 oleh Santri dengan

judul ―Penerapan Ganesha Library Information System (Glis) dalam

Menunjang Kinerja Pustakawan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan

Dokumentasi Kabupaten Sinjai”.

Penelitian yang dilakukan oleh Santri ini memiliki fokus penelitan pada

peningkatan kinerja pustakawan dalam memanfaatkan Sistem otomasi

perpustakaan berbasis GLIS, penerapan GLIS di perpustakaan arsip dan

33

dokumentasi kabupaten Sinjai. Selain itu, penelitian yang dilakukan oleh

Santri ini melihat menu atau menu apa saja yang dimanfaatkan oleh

pustakawan. Pendekatan pada penelitian menggunakan kualitatif dengan

menggunakan metode deskriptif. Pengumpulan data pada penelitiannya

menggunakan riset kepustakaan dan riset lapangan dengan teknik

observasi, wawancara dan observasi.

Persamaan penelitian Santri dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti

adalah sama-sama meneliti pemanfaatan Ganesha Library Information

System oleh pustakawan. Pendekatan penelitian sama-sama menggunakan

kualitatif dengan metode deskriptif. Perbedaan penelitan yang dilakukan

peneliti dengan Santri adalah penelitian yang dilakukan peneliti ini

berfokus pada pemanfaatan GLIS oleh pustakawan pada layanan Sirkulasi.

Melihat bagaimana caranya peran GLIS pada kegiatan peminjaman,

pengembalian dan keanggotaan. Sedangkan penelitian Santri berfokus

kepada keseluruhan layanan di perpustakaan.

2. Penelitian selanjutnya yang relevan pada penelitian ini adalah skripsi di

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada tahun 2018 oleh

Sobri Yogi Bilowo dengan judul ―Pemanfaatan Sistem Otomasi Berbasis

Slims Oleh Pustakawan di Perpustakaan Fakultas Agama Islam

Universitas Muhammadiyah Jakarta”

Penelitian yang dilakukan oleh Sobri Yogi Bilowo ini menggunakan

pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Teknik pengumpulan

datanya menggunakan observasi, wawancara dan studi pustaka serta

dokumentasi. Penelitiannya memiliki focus pada pemanfaatan system

34

otomasi perpustakaan berbasis SLIMS oleh seluruh layanan di

perpustakaan. Selain itu, pada penelitiannya juga melihat kepada menu apa

saja yang ada pada slims yang dimanfaatkan oleh pustakawan.

Persamaan penelitian yang dilakukan dengan penelitian peneliti adalah

sama-sama menggunakan pendekatan kualitatif dan metode deskriptif.

Tujuan penelitian juga sama-sama memiliki keinginan untuk

meningkatkan kualitas layanan. Perbedaannya adalah penelitian yang

ditelti oleh peneliti ini meneliti sistem otomasi berbasis GLIS dan hanya

berfokus pada layanan sirkulasi pada perpustakaan.

35

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian merupakan suatu cara yang digunakan penulis untuk

mengungkap suatu kebenaran secara ilmiah dalam melakukan penelitian.

Dengan adanya metode ini penelitian yang dilakukan memiliki cara-cara

tersendiri untuk menemukan fakta atau kebenaran yang ada di lapangan. Dalam

banyak kasus, metodologi penelitian menjadi faktor pembeda paling penting

antara pengetahuan (science) dan pengetahuan biasa (knowledge) dan bahkan

dengan ilmu pengetahuan semu (pseudo science).25

A. Jenis dan Pendekatan Penulisan

Pada penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian dengan metode

deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan

mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.26

Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif.

Penulisan kualitatif adalah penelitian yang menekankan kepada analisis non

numerik dan analisis interpretatif terhadap fenomena sosial.27

Penelitian ini

bertujuan untuk menggambarkan, meringkaskan berbagai kondisi, berbagai

situasi atau berbagai fenomena realitas sosial yang ada di masyarakat yang

menjadi objek penulisan dan berupaya menarik realitas itu ke permukaan

sebagai suatu ciri, karakter, sifat, model, tanda atau gambaran tentang kondisi,

25

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 55. 26


Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula 60. 27

Sulistyaningsih, Metodologi Penelitian Kebidanan: Kuantitatif-Kualitatif (Yogyakarta:

Graha Ilmu, 2012), 107.

36

situasi ataupun fenomena tertentu.28

Dengan menggunakan metode ini penulis

ingin menjelaskan dan menggambarkan bagaimana pemanfaatan ganesha

library information system (GLIS) oleh pustakawan pada layanan sirkulasi di


B. Informan

Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data,

informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.29

Informan dalam

penelitian ini adalah pustakawan layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas

Trilogi Jakarta. Teknik pemilihan informan yang penulis pakai adalah purpose

sampling, yaitu menentukan sampel dengan pertimbangan tertentu yang

dipandang dapat memberikan data secara maksimal.30

Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah :

1. Bersedia menjadi informan

2. Pustakawan layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

3. Mampu berkomunikasi dengan baik dan memberikan informasi yang

relevan tentang objek penelitian yaitu komunikasi interpersonal dalam

citra layanan sirkulasi.

Berdasarkan kriteria informan tersebut, maka diperoleh sebanyak

informan yang merupakan pustakawan layanan sirkulasi di Perpustakaan

Universitas Trilogi Jakarta. Adapun nama-nama para informan tersebut di

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

28

Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan

Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), 68. 29

Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan

Ilmu Sosial Lainnya 108. 30

Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Rineka

Cipta, 2010), 33.

37

Tabel 3.1:

Daftar informan

No Nama Jabatan

1 Dra. Tiktik Sartikawati Kepala Perpustakaan

2 Egi Almaroghi, S.IP Pustakawan Sirkulasi

3 Katimo Staf Layanan Sirkulasi

C. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus tujuan

penelitian. Data yang dikumpulkan bersumber dari data primer dan data

sekunder.

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diambil langsung oleh penulis tanpa

perantara dari sumbernya.31

Data-data primer penulis dapatkan melalui :

a. Observasi

Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya

bertumpu pada pengamatan langsung pada objek penulisan.32

Observasi

bertujuan untuk menggambarkan keadaan yang dipelajari dan aktivitas-

aktivitas yang telah berlangsung. Kemudian hasil dari observasi

tersebut tercatat menjadi suatu catatan observasi yang berisi deskripsi

hal-hal yang diamati secara lengkap dengan keterangan tanggal dan

waktu. Observasi ini digunakan untuk mengetahui pemanfaatan

31


Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, 86. 32


Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, 63.

38

ganesha library information system (GLIS) oleh pustakawan pada

layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

b. Wawancara

Teknik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif

adalah wawancara. Wawancara adalah proses tanya-jawab dalam

penelitian yang berlangsung secara lisan dimana dua orang atau lebih

bertatap muka dan mendengarkan secara langsung informasi-informasi

atau keterangan-keterangan.33

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan dari

sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder biasanya diambil dari

dokumen-dokumen antara lain dari laporan, karya tulis, koran, dan

majalah.34

Dalam penelitian ini yang dijadikan sebagai data sekunder

adalah:

a. Kajian kepustakaan

Kajian pustaka atau penelusuran pustaka terutama dimaksudkan

sebagai langkah awal untuk menyiapkan kerangka penelitian dan/atau

proposal guna memperoleh informasi penelitian sejenis, memperdalam

kajian teoritis atau mempertajam metodologi.35

Kajian kepustakaan ini

merupakan sumber informasi yang bersumber dari buku, kamus, jurnal,

majalah, artikel baik dalam bentuk tercetak ataupun online. Informasi

33

Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,

2009), 83. 34


Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, 87. 35

Mestika Zed, Metode Penelitian Kepustakaan (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,

2008), 1.

39

kajian kepustakaan ini terkait dengan tema penelitian yaitu persepsi,

pemustaka, kualitas layanan, layanan sirkulasi, dan perguruan tinggi.

b. Dokumentasi

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.

Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental

dari seseorang. Hasil penelitian dari observasi atau wawancara akan

semakin kredibel apabila didukung foto-foto atau karya tulis akademik

dan seni yang telah ada.36

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data

dilaksanakan. Adapun teknik pengolahan data dilakukan melalui tiga tahapan,

yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.37

1. Reduksi Data

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan

demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih

jelas dan mempermudah penulis untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya, dan mencarinya bila perlu.

2. Penyajian Data

Menurut Miles dan Huberman didalam bukunya Sugiyono menyatakan

yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian

kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif. Penulis akan

36

Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D (Bandung: Alfabeta,

2014), 240. 37

Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, 92–99.

40

menerangkan atau menceritakan hasil penelitian dengan bentuk penjabaran

kata-kata.

3. Penarikan Kesimpulan

Data-data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif, penulis

buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk memberikan gambaran

yang jelas mengenai data yang didapat.

E. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta,

yang terletak di Jl. TMP Kalibata No.1 RT.4 RW.4, Duren Tiga, Pancoran,

Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12760. Penelitian ini dilaksanakan dari bulan Jan-

Februari 2016, Oktober 2017, dan Maret-Mei 2019 dengan perincian sebagai

berikut :

Tabel 3.2:

Jadwal Penelitian

No. Kegiatan Tahun 2016 Tahun

2017

Tahun 2019

Jan Feb Okt Jan Feb Mar Apr Mai

1 Penyusunan

Proposal

2 Pengajuan Proposal

dan Mendapatkan

Dosen Pembimbing

3 Bimbingan Skripsi

4 Penelitian

5 Penyusunan Skripsi

6 Pengajuan Sidang

7 Sidang Skripsi

41

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

1. Sejarah Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

Perpustakaan Universitas Trilogi berdiri bersamaan dengan

berdirinya kampus Universitas Trilogi yaitu pada tahun 1988 dengan nama

STEKPI (Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Keuangan dan Perbankan

Indonesia). Berdirinya perpustakaan Universitas Trilogi atas dasar refleksi

dari Tri Dharma Perguruan Tinggi. Universitas Trilogi sadar akan

pentingnya perpustakaan sebagai motor penggerak dalam sistem

pembelajaran di Universitas Trilogi.

Perpustakaan Universitas Trilogi merupakan Pusat Informasi dan

sumber belajar yang mempunyai fungsi utamanya adalah menunjang

pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan,

penelitian dan pengabdian masyarakat. Untuk melaksanakan fungsinya

perpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut :

a. Membantu terlaksananya pendidikan dan pengajaran yang menuju

suatu keahlian professional dalam bidang ekonomi, keuangan,

perbankan dan akuntansi.

b. Menyediakan koleksi yang memadai demi terlaksananya penelitian

terapan dalam rangka pengembangan bidang ekonomi, keuangan,

perbankan dan akuntansi.

42

c. Menjadikan koleksinya sebagai penunjang pelaksanaan pengabdian

kepada masyarakat.38

2. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

Perpustakaan Universitas Trilogi merupakan unit layanan yang ada

pada lingkunan civitas akademika Universitas Trilogi yang berada

dibawah arahan wakil rektor bidang Sumber Daya. Sebagaimana pada

gambar di bawah ini :

Gambar 4.1:

Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

38

http://trilogi.ac.id/universitas/pp-3/ Diakses pada 9 April 2019.

http://trilogi.ac.id/universitas/pp-3/

43

3. Koleksi Perpustakaan Universitas Trilogi

Perpustakaan Universitas Trilogi mempunyai koleksi buku dengan

keseluruhannya berjumlah 9443 judul dan 16.101 eksemplar. Perpustakaan

Universitas Trilogi memiliki berbagai macam koleksi, diantaranya yaitu :

a. Buku teks

b. Referensi

c. Jurnal dalam dan luar negeri

d. Majalah Popular

e. Skripsi, Tesis dan Disertasi

f. Laporan Tahunan

g. Kliping Keuangan & Perbankan

h. CD-Rom

i. Database JSX Public Companies

4. Jenis dan Waktu Pelayanan

Perpustakaan Universitas Trilogi merupakan perpustakan yang

melayani dengan sistem terbuka (Open Access) yang artinya pemustaka

dibebaskan untuk mencari informasi di perpustakaan. Layanan yang

tersedia di perpustakaan Universitas Trilogi, diantaranya sebagai berikut :

a. Sirkulasi

b. Referensi

c. CD-Rom

d. Layanan Informasi

e. Bimbingan Pemakai

f. Foto Copy

44

Waktu pelayanan di perpustakaan Universitas Trilogi yaitu selama enam

hari mulai dari hari senin hingga sabtu dengan jadwal sebagai berikut :

Tabel 4.1:

Waktu Layanan Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

Hari Jam Istirahat

Senin s/d Jumat 08.00 – 21.00 12.00-13.00

Sabtu 08.30 – 15.00 12.00 – 13.00

5. Keanggotaan

Anggota perpustakaan Universitas Trilogi adalah Mahasiswa dan

Dosen Universitas Triliogi yang masih aktif. Ketentuannya ialah sebagai

berikut:

a. Anggota Perpustakaan Trilogi

b. Seluruh civitas akademika, karyawan tetap Universitas Trilogi dan

dosen tidak tetap yang terdaftar pada semester berjalan

c. Keanggotaan dapat diperoleh dengan mengajukan permohonan,

dengan syarat :

1. Mengisi formulir

2. Foto copy KTP dan bukti pembayaran

6. Kewajiban Pemakai Perpustakaan

a. Tidak diperbolehkan membawa tas, map, makanan dan minuman ke

dalam ruang perpustakaan.

b. Kehilangan barang pribadi bukan tanggung jawab perpustakaan.

45

c. Sebelum masuk ke ruang perpustakaan, para pemakai diwajibkan

mengisi buku pengunjung yang disediakan.

d. Pemakai wajib ikut menjaga ketenangan, ketertiban, keamanan dan

memelihara kebersihan ruang perpustakaan.

e. Pemakai wajib memelihara koleksi perpustakaan.

f. Berpakaian rapi dan sopan.

7. Peraturan Peminjaman Koleksi

a. Jumlah koleksi dan jangka waktu:

Mahasiswa 3 judul (3 eks.) selama 2 minggu

Dosen tetap 3 judul (3 eks.) selama 1 bulan

Dosen tidak tetap 2 judul (2 eks) selama 2 minggu

Karyawan non dosen 2 judul (2 eks) selama 1 minggu

b. Bahan pustaka yang dipinjam diper-bolehkan diperpanjang sebanyak

1 (satu) kali dengan jangka waktu 1 (satu) minggu dengan catatan

tidak dipesan orang lain. Perpanjangan bisa melalui telpon (021)

7981336; 7981353 ext. 147.

c. Koleksi referensi hanya boleh dibaca di dalam ruangan referensi

dengan ketentuan sebagai berikut :

Koleksi referensi yang diperlukan atau hendak di foto copy dapat

menghubungi petugas referensi

Maksimum pemakaian koleksi referensi 2 judul sekaligus

Khusus disertasi, skripsi, laporan magang, dan skripsi minor hanya

boleh di baca di ruang referensi dan tidak boleh di foto copy

Jurnal hanya dapat dibaca di ruang referensi

46

d. Mahasiswa yang telah lulus wajib mem-buat surat bebas pinjam.

e. Pemakai dari luar yang ingin menggunakan layanan perpustakaan

diwajibkan membawa surat keterangan dari instansi yang

bersangkutan.

8. Sanksi

a. Denda dikenakan karena keterlambatan mengembalikan buku sebesar

Rp.1.000,- / hari.

b. Menghilangkan buku diharuskan meng-ganti dengan buku yang

sama/2x harga buku.

c. Menghilangkan nomor penitipan tas dikenakan biaya.

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Mengacu pada tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil

penelitian yang penulis peroleh dari hasil observasi dan wawancara. Adapun

hasil penelitian yang diperoleh sebagai berikut :

Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta sudah melakukan otomasi

perpustakaan sejak tahun 2007. Setelah lama mengkaji tentang otomasi yang

akan digunakan akhirnya perpustakaan Universitas Trilogi menggunakan GLIS

(Ganesha Library Information System). Adapun alasan perpustakaan

Universitas Trilogi menggunakan GLIS adalah :

a) Kesadaran bahwa pentingnya beralih dari konvensional menuju

perpustakaan berbasis otomasi.

b) GLIS menjadi salah satu sistem otomasi perpustakaan yang paling populer

dan banyak digunakan oleh perpustakaan pemerintah atau bahkan

universitas.

47

Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh Kepala Perpustakaan Universitas

Trilogi Jakarta yaitu Dra. Tiktik Sartikawati pada wawancara sebagai berikut :

“Dari awal berdirinya perpustakaan dulu memang masih konvensional,

namun pada tahun 2007, setelah lama kami mengkaji bahwa memang

harus diotomasikan. Dulu masih sangat sedikit sekali pilihan otomasi

perpus itu, tapi pihak IT disini menyarankan untuk menggunakan GLIS,

karena pada saat itu GLIS sudah banyak digunakan oleh instansi dan

universitas-universitas.”39

1. Pemanfaatan Menu-menu Ganesha Library Information System

(GLIS) dalam Menunjang Kegiatan Pustakawan pada Layanan

Sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

a) Sirkulasi

Menu sirkulasi pada GLIS memiliki beberapa sub menu di

dalamnya yang dapat dimanfaatkan oleh pustakawan. Sub menu

sirkulasi diantaranya yaitu peminjaman, pengembalian, pemesanan,

terlambat, dan statistik.

Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan, terdapat

beberapa sub menu yang dimanfaatkan oleh pustakawan yaitu sub

menu peminjaman dan pengembalian. Sedangkan, sub menu yang

belum dimanfaatkan oleh pustakawan adalah sub menu pemesanan,

terlambat dan statistik. Berikut adalah tabel sub menu yang sudah dan

belum dimanfaatkan oleh pustakawan sirkulasi.

39

―Wawancara Pribadi dengan Dra. Tiktik Sartikawati‖ 8 April 2019

48

Tabel 4.2

Sub Menu Pada Menu Sirkulasi

Sub Menu Sudah dimanfaatkan Belum dimanfaatkan

Peminjaman

Pengembalian

Pemesanan

Terlambat

Statistik

Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh pustakawan sirkulasi yaitu

Egi Almaroghi, S.IP tentang pemanfaatan menu sirkulasi pada

wawancara sebagai berikut :

“Pemanfaatan menu-menu yang ada di GLIS sudah dimanfaatkan,

khususnya di menu sirkulasi. Karena penting sekali untuk

memaksimalkan aktifitas sirkulasi. Menu peminjaman,

pengembalian, pemesanan, terlambat dan statistik kami sering

memanfaatkannya untuk efesiensi waktu”40

1) Peminjaman

Peminjaman merupakan sub menu yang ada pada menu

sirkulasi yang mana paling sering digunakan setelah sub menu

pengembalian. Sub menu peminjaman telah dimanfaatkan oleh

pustakawan untuk membantu kegiatan peminjaman bahan pustaka

para pemustaka di layanan sirkulasi.

Adapun mekanisme peminjaman yang dilakukan oleh

pemustaka terhadap pustakawannya adalah login sebagai

pustakawan lalu memasukan barkod buku yang akan dipinjam.

40

―Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, S.IP‖ 15 April 2019

49

Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh pustakawan sirkulasi

yaitu Egi Almaroghi, S.IP dalam wawancaranya terkait mekanisme

peminjaman buku pada menu sirkulasi sebagai berikut :

“Mekanisme bagi pustakawan ya biasa seperti otomasi pada

umumnya, login setelah itu menuju menu peminjaman lalu

memasukkan NIM dan barkod buku yang akan dipinjam.

Sedangkan untuk pemustakanya cukup menunjukkan ktm dan

melakukan absen di komputer absen.”41

Gambar 4.2

Menu peminjaman Glis

Sumber Data: Perpustakaan Universitas Trilogi

Selain itu, Katimo selaku staff bagian sirkulasi juga

menambahkan bahwa mahasiswa wajib mengisi kertas yang ada

pada kantong buku, itu sebagai bukti dan rekap peminjaman dan

mewajibkan untuk mengisi absen di komputer absen.

41


50

Hal tersebut sesuai yang diutarakan oleh Katimo tentang

mekanisme peminjaman harus mengisi absen dan mengisi kartu

buku :

“Mekanismenya harus absen, menunjukkan ktm, mengisi kartu

buku”42

Gambar 4.3

Kartu Buku


Pada sub menu peminjaman, masa peminjaman bagi

pemustaka berbeda-beda. Untuk dosen, masa peminjaman yaitu

hingga satu semester namun tidak dapat diperpanjang. Sedangkan

mahasiswa yaitu memiliki rentang waktu selama dua minggu untuk

42

―Wawancara Pribadi dengan Katimo‖ 22 April 2019

51

peminjaman. Dan pemustaka dari luar civitas akademika

Universitas Trilogi tidak diperkenankan untuk meminjam bahan

pustaka.

Berikut adalah hasil wawancara peneliti dengan Informan Egi

Almaroghi, S.IP tentang masa waktu peminjaman :

―Batas waktu untuk mahasiswa untuk peminjaman yaitu dua

minggu, setelah itu bisa diperpanjang sekali yaitu satu

minggu. Untuk dosen batas waktu peminjamannya adalah satu

semester. Umum tidak diperbolehkan untuk meminjam buku”43

Demi memudahkan pustakawan dalam meng-input data buku

yang akan dipinjam, perpustakaan Universitas Trilogi telah

menggunakan sistem barkod yang terintegrasi dengan sistem

otomasi GLIS. Fungsi barkod sangat memudahkan ketika

melakukan transaksi khususnya pada saat peminjaman dan

pengembalian. Barkod akan terbaca dengan menggunakan scanner,

namun sayangnya scanner perpustakaan Universitas Trilogi rusak

yang membuat pustakawan harus melakukan secara manual.

Berikut wawancara peneliti dengan pustakawan sirkulasi yaitu

Egi Almaroghi, S.IP tentang penggunaan barkod dan scanner :

“Ya. Kami sudah menggunakan barkod pada bukunya,namun

sedari tahun 2018 pemindai barkodnya (Scanner) rusak

hingga saat ini belum diperbaiki. Sehingga kami menggunakan

manual dan memasukkan barkod sendiri ke sistem yang akan

diinput.”44

Menu peminjaman yang terdapat pada menu sirkulasi sudah

dimanfaatkan oleh pustakawan Perpustakaan Universitas Trilogi

43

―Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, S.IP‖ 15 April 2019 44


52

Jakarta dalam membantu kegiatan transaksi peminjaman bahan

pustaka bagi para pemustaka pada layanan sirkulasi. Pemanfaatan

menu peminjaman

Seperti yang dikatakan Lisda Rahayu sirkulasi adalah kegiatan

layanan yang menangani urusan peminjaman, pengembalian,

pendaftaran keanggotaan perpustakaan, penentuan denda,

pemesanan, peminjaman bahan pustaka, penggerakan bahan

pustaka yang selesai digunakan, pencatatan pemanfaatan

koleksi/pembuatan statistik keterpakaian bahan pustaka.45

2) Pengembalian dan Denda

Pada menu sirkulasi, salah satu sub menu sirkulasi yang

dimanfaatkan oleh pustakawan adalah sub menu pengembalian.

Sub menu pengembalian sudah dimanfaatkan seperti sub menu

peminjaman. Sub menu peminjaman ini dirasa untuk efesiensi

waktu transaksi. Mekanisme pengembalian juga tidak terlalu

berbeda dengan peminjaman.

Sebagaimana hasil wawancara dengan Katimo tentang

mekanisme pengembalian :

“Sama dengan peminjaman, menunjukkan ktm dan absen”46

Egi Almaroghi, S.IP juga menambahkan terkait mekanisme

pengembalian yang menjelaskan tanda ketika terkena jatuh tempo

pengembalian, yaitu sebagai berikut :

45

Lisda Rahayu, Layanan Perpustakaan, Hal. 2.2. 46

―Wawancara Pribadi dengan Katimo‖ 22 April 2019

53

“Pemanfaatannya lancar seperti pemanfaatan peminjaman.

Mekanismenya juga tidak terlalu beda dengan peminjaman,

kita login sebagai pustakawan lalu masuk kebagian

pengembalian. Jika sudah melebihi jatuh tempo nanti akan

ada muncul tanda terlambatnya berwarna merah”47

Berikut di bawah ini gambar yang menjelaskan sub menu

pengembalian disertai dengan tanda jatuh tempo untuk pemustaka :

Gambar 4.4

Sub Menu Pengembalian dan Tanda Jatuh Tempo

Gambar di atas adalah gambar pada sub menu pengembalian

yang bila mana pemustaka telah jatuh tempo atau lebih tulisan pada

kolom fined (yang harus dibayar) berubah berwarna merah. Selain

itu, sanksi yang diberikan untuk pemustaka yang melakukan

keterlambatan mengembalikan buku sudah ditetapkan sanksinya

yaitu Rp. 2000 per-hari.

Sebagaimana hasil wawancara dengan Egi Almaroghi, S.IP

mengenai besaran sanksi untuk jatuh tempo pengembalian buku :

47


54

“Sanksinya adalah denda. Per-hari didenda 2 ribu rupiah.

Peraturan ini hanya berlaku untuk yang telat dari bulan

desember sampai sekarang, kalau yang dari sebelum desember

2018 masih diberlakukan seribu rupiah”48

Perubahan besaran denda ini atas dasar peraturan rektor yang

bertujuan untuk memberikan efek jera kepada pemustaka yang

terlambat. Kebijakan ini dibuat per-bulan desember 2018 hingga

selanjutnya.

Sebagaimana wawancara peneliti dengan Katimo terkait

penaikkan denda untuk memberikan efek jera bagi pemustaka.

Yaitu sebagai berikut :

―Kebijakannya ya kita menaikkan 2 ribu per hari itu agar

pemustaka tidak telat karena takut untuk denda”49

Sesuai dengan wawancara peneliti dengan Egi Almaroghi, S.IP

tentang kebijakan layanan sirkulasi terhadap denda pengembalian :

“Kebijakan disesuaikan dengan peraturan wakil rektor bidang

sumber daya tembusan dari rektor dengan nomor

05/TRILOGI/Rektor/PRTR/X/2018 tentang penyelenggaraan

perpustakaan Universitas Trilogi Khususnya terkait dengan

kewajiban pembayaran kegiatan di perpustakaan Universitas

Trilogi pada poin ke 3 dengan bunyi: peminjam yang

terlambat mengembalikan buku dikenakan denda sebesar Rp.

2000 (dua ribu rupiah) per hari per buku.”50

Dibawah ini adalah gambar tentang peraturan rektor mengenai

kebijakan pembayaran di perpustakaan Universitas Trilogi.

48


―Wawancara Pribadi dengan Katimo‖ 22 April 2019 50


55

Gambar 4.5

Peraturan rektor tentang pembayaran di perpustakaan


Gambar 4.6

Formulir penulisan denda

Selain itu, apabila pemustaka telah melalui batas jatuh tempo

ketika meminjam untuk yang pertama kali dan pemustaka ingin

memperpanjang, maka tidak bisa diperpanjang. Peraturan ini juga

diberikan untuk seluruh pemustaka agar disiplin.

Sebagaimana hasil wawancara peneliti dengan Egi Almaroghi

S.IP tentang perpanjangan peminjaman :

56

“Tidak bisa diperpanjang bila telat. Harus dikembalikan,

setelah 2 hari dan jika tidak ada yang meminjam maka

diperbolehkan untuk meminjam buku yang sama.”51

Peraturan tentang lama peminjaman juga hanya diberlakukan

dua minggu untuk mahasiswa lalu bisa perpanjang satu kali yaitu

selama seminggu, sedangkan untuk dosen berlaku hingga satu

semester namun tidak bisa diperpanjang.

Sebagaimana hasil wawancara peneliti dengan Egi Almaroghi

S.IP tentang lama peminjaman dan peraturan perpanjangan :

“Peminjaman untuk mahasiswa hanya 2 minggu pertama, lalu

perpanjang sekali perpanjangan dengan durasi satu minggu.

Sedangkan dosen meminjam buku satu semester, namun tidak

ada perpanjangan”52

Menu pengembalian yang terdapat pada menu sirkulasi sudah

dimanfaatkan oleh pustakawan Perpustakaan Universitas Trilogi

Jakarta dalam membantu kegiatan transaksi pengembalian bahan

pustaka bagi para pemustaka pada layanan sirkulasi.

Seperti yang dikatakan Lisda Rahayu sirkulasi adalah kegiatan

layanan yang menangani urusan peminjaman, pengembalian,

pendaftaran keanggotaan perpustakaan, penentuan denda,

pemesanan, peminjaman bahan pustaka, penggerakan bahan

pustaka yang selesai digunakan, pencatatan pemanfaatan

koleksi/pembuatan statistik keterpakaian bahan pustaka.53

51



Lisda Rahayu, Layanan Perpustakaan, Hal. 2.2.

57

Menu sirkulasi pada GLIS memiliki beberapa sub menu di


sirkulasi diantaranya yaitu :

1) Peminjaman, adalah menu untuk melakukan transaksi peminjaman

bahan pustaka melalui member ID yaitu KTM.

2) Pengembalian, adalah menu untuk melakukan transaksi

pengembalian bahan pustaka.

3) Pemesanan, adalah menu yang digunakan untuk melihat daftar

koleksi yang sedang di pesan.

4) Terlambat, adalah menu yang digunakan untuk melihat daftar yang

terlambat mengembalikan koleksi perpustakaan.

5) Statistik, adalah menu yang digunakan untuk mengetahui laporan

dari menu sirkulasi.

Menu-menu yang terdapat pada menu sirkulasi sudah

dimanfaatkan oleh Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta. Karena

dengan menu yang disediakan oleh GLIS dalam menu sirkulasi sangat

membantu dalam kegiatan transaksi pada layanan sirkulasi. Seperti

yang dikatakan Lisda Rahayu sirkulasi adalah kegiatan layanan yang

menangani urusan peminjaman, pengembalian, pendaftaran

keanggotaan perpustakaan, penentuan denda, pemesanan, peminjaman

bahan pustaka, penggerakan bahan pustaka yang selesai digunakan,

pencatatan pemanfaatan koleksi/pembuatan statistik keterpakaian

bahan pustaka.54

54

Lisda Rahayu, Layanan Perpustakaan, hal. 2.2.

58

Hanya saja menu pemesanan tidak digunakan karena sistem yang

telah dihack, fungsi pemesanan pada awalnya digunakan ketika

pemustaka ingin meminjam bahan pustaka namun berhalangan untuk

datang ke perpustakaan. Menu pemesanan dimanfaatkan ketika

pemustaka menghubungi pustakawan baik melalui telephone atau

melalui email dengan menyertakan NIM beserta judul buku yang akan

dipinjam. Kemudian pustakawan input data tersebut ke dalam menu

pemesanan. Menu terlambat yang tidak dapat diupdate untuk sistem

denda pengembalian buku, dan menu statistik yang terdapat pada

menu sirkulasi tidak dapat dimanfaatkan, fungsi menu statistik pada

awalnya digunakan untuk melihat laporan data mengenai jumlah

peminjam dan pengembalian buku yang terdapat pada menu sirkulasi,

namun setelah sistem GLIS dihack menu statistik ini tidak dapat

dimanfaatkan, sehingga jika ingin melihat atau mengambil datanya

harus menggunakan database mysql.

b) Keanggotaan

Pemanfaatan pada menu keanggotaan telah dimanfaatkan sesuai

dengan kebutuhan saja. Menu kenaggotaan dimanfaatkan karena

sangat membantu untuk memberikan data anggota yang sering

mengunjungi dan memudahkan peminjaman dan pengembalian buku.

Namun tidak semua sub menu dimanfaatkan. Di bawah ini adalah

tabel yang menjelaskan sub menu mana saja yang dimanfaatkan dan

belum dimanfaatkan.

59

Tabel 4.3

Sub menu pada keanggotaan

Sub Menu Sudah

dimanfaatkan

Belum

dimanfaatkan

Pendaftaran

Daftar

Cetak Kartu

Statistik

Pada tabel di atas ada dua sub menu yang dimanfaatkan dan ada

pula yang belum dimanfaatkan. Sub menu yang belum dimanfaatkan

salah satunya adalah cetak kartu. Alasan belum dimanfaatkannya

adalah karena perpustakaan Universitas Trilogi mengintegrasikan

kartu tanda mahasiswa (KTM) sebagai kartu anggota perpustakaan

juga.

Hal ini disampaikan oleh Egi Almaroghi, S.IP mengenai KTM

sebagai kartu anggota perpustakaan. yaitu sebagai berikut :

“Tidak memiliki kartu anggota sendiri, tapi diintegrasikan dengan

kartu tanda mahasiswa (ktm)”55

’

Berdasarkan hasil wawancara peneliti dengan Egi Almaroghi, S.IP

tentang pemanfaatan menu keanggotaan, yaitu :

55


60

“Pemanfaatan pada menu anggota kami manfaatkan semaksimal

mungkin. Untuk alur bagi pemustaka jika ingin mendaftar menjadi

anggota adalah cukup membawa potokopi KTP (kartu tanda

penduduk) dan mengisi formulir pendaftaran”

Pengisian pendaftaran hanya menggunakan fotokopi KTP dan

mengisi form pendaftaran. Form pendaftaran didapat dari pustakawan

sirkulasi. Berikut di bawah ini adalah contoh form pendaftaran

keanggotaan.

Gambar 4.7

Formulir pendafataran keanggotaan


Menu keanggotaan pada GLIS memiliki beberapa sub menu di


sirkulasi diantaranya yaitu :

1) Pendaftaran, adalah menu yang digunakan untuk mengisi identitas

keanggotaan seperti nama, NIM/NIK, alamat, no.telp, email, dan

status.

2) Daftar, adalah menu yang digunakan untuk melihat list anggota

perpustakaan.

61

3) Cetak Kartu, adalah menu yang digunakan untuk mencetak kartu

anggota perpustakaan.

4) Statistik, adalah menu yang digunakan untuk mengetahui laporan

dari menu keanggotaan.

Dalam menu keanggotaan sudah dimanfaatkan dengan baik dalam

mengelola keanggotaan perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta.

Menu yang disediakan dalam mengelola keanggotaan sudah sesuai

dengan kebutuhan perpustakaan. Sehingga perpustakaan Universitas

Trilogi dapat mendata dengan baik setiap anggota perpustakaan.

Namun, untuk menu cetak kartu anggota dan statistik masih belum

dapat dimanfaatkan. Karena untuk kartu anggota itu sendiri sudah

terintegrasi dengan KTM. Sedangkan dengan statistik tidak bisa

mengambil atau melihat datanya langsung pada menu statistik, fungsi

menu statistik pada awalnya digunakan untuk melihat laporan data

mengenai jumlah anggota perpustakaan yang terdapat pada menu

keanggotaan, namun setelah sistem GLIS dihack menu statistik ini

tidak dapat dimanfaatkan, sehingga jika ingin melihat atau mengambil

datanya harus menggunakan database mysql.

c) Absensi Pengunjung

Untuk mengetahui statistik pengunjung keanggotaan, perpustakaan

Universitas Trilogi meletakkan komputer yang dikhususkan untuk

digunakan sebagai absensi pengunjung. Komputer tersebut sudah

dimanfaatkan, namun belum digunakan secara maksimal. Terkadang

masih ada pengunjung perpustakaan khususnya pengunjung yang

62

belum mendaftar sebagai anggota yang tidak mengisi absen di

komputer absensi. Sebagaimana hasil wawancara penulis dengan Egi

Almaroghi, S.IP tentang komputer absensi :

“Pemanfaatan komputer absen itu tidak hanya untuk pemustaka

yang sudah menjadi anggota saja, akan tetapi berlaku juga untuk

pengunjung yang belum menjadi anggota. Namun karena masih

ada yang belum mendaftar sebagai anggota perpustakaan

mahasiswa keluar masuk dengan seenaknya. Jadi mereka yang

belum membuat dan mendaftar menjadi keanggotaan mengabaikan

komputer absen itu.”56

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis terlihat

bahwa pengunjung perpustakaan melakukan absensi dengan

memasukkan NIM mereka di komputer absensi yang telah disediakan

oleh perpustakaan. Akan tetapi terlihat juga beberapa pengunjung

perpustakaan yang tidak mengisi komputer absen tersebut.

Gambar 4.8

Absensi Pengunjung

56


63

Menu absensi pengunjung di perpustakaan Universitas Trilogi

masih belum dimanfaatkan dengan baik. Karena masih terlihat pada saat

beberapa pengunjung masuk ke perpustakaan mereka tidak melakukan

absensi di komputer absensi tersebut. Dengan alasan mereka hanya

berkunjung aja, padahal wajib bagi siapapun untuk melakukan absen di

komputer absensi. Karena dengan melakukan absen dapat

mempermudah pustakawan untuk mengetahui statistik pengunjung.

b) Kebijakan Sirkulasi

Dalam memanfaatkan GLIS pada layanan sirkulasi,

tentunya ada kebijakan-kebijakan yang harus dilaksanakan demi

tercapainya target dan tidak keluar daripada koridor-koridor divisi.

Dalam penentuan kebijakan yang paling memiliki pengaruh adalah

kepala perpustakaan.

Beberapa kebijakan yang dibuat memang pada umumnya

sama dengan perpustakaan universitas lainnya, namun pada

perpustakaan Universitas Trilogi, kepala perpustakaan membuat

kebijakan khususnya untuk layanan sirkulasi yaitu :

1) Laporan denda

2) Rekap pendaftaran anggota

3) Ketentuan peminjaman dan pengembalian

Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh Kepala Perpustakaan

Universitas Trilogi Jakarta yaitu Dra. Tiktik Sartikawati tentang adanya

kebijakan yang dibuat untuk layanan sirkulasi pada wawancara sebagai

berikut :

64

―Ada. Tidak hanya sirkulasi, semuanya juga saya membuat

kebijakan. Tapi kalau sirkulasi ya seperti membuat laporan denda per

bulan, merekap data pendaftaran anggota, sama ketentuan buku yang

boleh dipinjam oleh pemustaka.‖

2. Kendala Yang Dihadapi Oleh Pustakawan dalam Memanfaatkan

Menu-Menu Ganesha Library Information System (GLIS) Pada

Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Universitas Trilogi

Dalam menggunakan sistem otomasi perpustakaan GLIS pada

layanan sirkulasi, pustakawan perpustakaan Univeritas Trilogi Jakarta

mengalami berbagai kendala dalam memanfaatkannya. Sebagaimana hasil

wawancara yang dilakukan penulis dengan Tiktik Sartikawati mengenai

kebijakan yang terdapat di perpustakaan Universitas Trilogi adalah sebagai

berikut :

a) Kendala dalam Pemanfaatan GLIS

Dalam menggunakan sistem otomasi perpustakaan GLIS pada

layanan sirkulasi, pustakawan perpustakaan Univeritas Trilogi Jakarta

mengalami berbagai kendala dalam memanfaatkannya. Sebagaimana

hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan Tiktik Sartikawati

mengenai kendala dalam pemanfaatan GLIS di perpustakaan

Universitas Trilogi adalah sebagai berikut :

“Dari awal menggunakan GLIS yaitu pada tahun 2008 sebetulnya

baik-baik saja. Namun pada tahun 2015 sempat ada yang Hack

server kita. Dari setelah itu, banyak data yang hilang dan server

65

sampai saat ini suka down, sehingga membuat aktifitas pengolahan

dan sirkulasi jadi terhambat.”57

Terdapat beberapa kendala yang di hadapi pustakawan dalam

memanfaatkan GLIS diantaranya adalah kendala dalam memanfaatkan

menu sirkulasi. Sebagaimana hasil wawancara penulis dengan Egi

Almaroghi, S.IP adalah sebagai berikut :

“Kendalanya untuk saat ini hanya sering servernya down. Dan itu

tidak bisa diprediksi kapan akan downnya. Padahal, komputer

server pada tahun 2016 sudah di-upgrade hardwarenya, jadi kalau

mati sangat mempengaruhi kegiatan sirkulasi.”58

Selain itu terdapat kendala yang dihadapi pustakawan dalam

menggunakan menu peminjaman. Hal ini berdasarkan hasil wawancara

penulis dengan Egi Almaroghi, S.IP sebagai berikut :

“Kendalanya yang paling sering dialami server down yang

mengakibatkan buku yang akan dipinjam terkadang statusnya

masih dipinjam orang lain karena bukunya belum dicheckout dari

peminjamannya. Dan juga kadang ketika mahasiswa datang ingin

meminjam buku temannya yang sudah habis masa pinjamannya.

Walau sudah diberitahu bahwa tidak boleh langsung dipinjam, tapi

tetap ingin meminjam”59

Pada menu pengembalian pun terdapat kendala dalam

memanfaatkannya. Sebagaimana hasil wawancara penulis dengan Egi

Almaroghi, S.IP sebagai berikut :

“Kendala yang paling sering dialami saat pemustaka telat

mengembalikan buku, di dalam form denda buku dan di sistem

masih seribu, namun kami sudah menaikkan tarif menjadi dua ribu

per-hari. Karena dulu tahun 2016 sempat dihack servernya,

57

―Wawancara Pribadi dengan Dra. Tiktik Sartikawati‖ 8 April 2019 58

―Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, SIP‖ 15 April 2019 59

Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, SIP‖ 15 April 2019

66

banyak file yang ada di sistem bahkan di database pun sudah tidak

bisa diganti lagi. Seperti perubahan ketentuan denda.”60

Kemudian kendala pada kebijakan denda itu sendiri karena sistem

GLIS yang tidak bisa di ubah. Hal ini berdasarkan hasil wawancara penulis

dengan Egi Almaroghi, S.IP sebagai berikut :

“Kendalanya hanya pada sistem, sistem otomasi sudah tidak dapat

diganti sehingga denda pada sistem masih seribu rupiah. Selain

itu, formulir denda masih berbunyi seribu per hari sehingga sangat

disayankan karena kertas form masih sangat banyak”61

Hal yang sama pun juga diungkapkan oleh Katimo, sebagai berikut:

“Kendalanya ya di sistem beda dengan kebijakan kita”62

Selanjutnya kendala yang terdapat pada menu keanggotaan adalah

tidak dapat melihat menu statistik yaitu laporan pengunjung, Hal ini

diketahui penulis berdasarkan hasil wawancara dengan Egi Almaroghi,

S.IP sebagai berikut :

“Pada menu keanggotaan kendalanya adalah bentroknya ketika

kami ingin mempunyai kartu untuk anggota sendiri. Namun,

kebijakan dari rektor untuk memanfaatkan ktm dengan tujuan

efektifitas ktm dalam penggunaannya membuat kami tidak bisa

cetak kartu anggota perpustakaan sendiri. Selain itu, pada sistem

GLIS ini seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa tahun

2016 pernah dihack oleh orang yang tidak bertanggung jawab

sehingga membuat menu menu yang penting tidak berfungsi lagi.

Seperti menu statistik keanggotaan, yang mana ketika kami ingin

melihat statistik harus mengambil via Mysql dari database.”63

Sebagaimana hasil dari wawancara penulis dengan informan

tersebut, kendala yang dihadapi pustakawan dalam memanfaatkan GLIS

60

Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, SIP‖ 15 April 2019 61

Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, SIP‖ 15 April 2019 62

Wawancara Pribadi dengan Katimo‖ 22 April 2019 63

Wawancara Pribadi dengan Egi Almaroghi, SIP‖ 15 April 2019

67

pada layanan sirkulasi adalah sistem yang pernah di hack yang

mengakibatkan adanya beberapa sub pada menu GLIS tidak dapat

dimanfaatkan karna tidak dapat berfungsi, seperti ketentuan denda pada

menu terlambat dan laporan statistik, Server sering down yang

mengakibatkan terhambatnya pada layanan sirkulasi.

Dalam memanfaatkan menu GLIS masih terdapat beberapa kendala

yang dihadapi pustakawan perpustakaan Universitas Trilogi dalam

memanfaatkan menu GLIS pada layanan sirkulasi diantaranya adalah

dalam memanfaatkan menu sirkulasi sering terjadinya server down yang

dapat mempengaruhi kegiatan sirkulasi seperti peminjaman dan

pengembalian, sistem GLIS yang tidak dapat diupdate untuk ketentuan

denda pengembalian buku, statistik laporan pada menu sirkulasi dan pada

statistik keanggotaan tidak dapat digunakan, sehingga untuk melihat atau

mengambil datanya harus menggunakan database mysql, dan

pemanfaatan komputer absensi untuk pengunjung perpustakaan terkadang

belum digunakan secara maksimal, hal ini terlihat ketika beberapa

pengunjung yang tidak melakukan absensi di komputer absensi

68

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penelitian tentang pemanfaatan Ganesha Library Information System

(GLIS) dalam menunjang kegiatan layanan sirkulasi di Perpustakaan

Universitas Trilogi Jakarta dapat disimpulkan bahwa :

1. Menu-menu GLIS yang sudah dimanfaatkan oleh perpustakaan

Universitas Trilogi dalam menjalankan layanan sirkulasi diantaranya

adalah : Menu sirkulasi dan menu keanggotaan. Dari beberapa menu

tersebut, terdapat beberapa sub menu di dalam menu tersebut yang belum

digunakan dengan maksimal oleh perpustakaan Universitas Trilogi

Jakarta, seperti pada menu sirkulasi terdapat sub menu terlambat yang

tidak digunakan dengan maksimal, dikarenakan sistem yang tidak dapat

diupdate untuk denda pengembalian buku. Menu statistik tidak dapat

melihat ataupun ingin mengambil datanya harus menggunakan database

mysql.

Sedangkan sub menu yang belum digunakan dengan maksimal

pada menu anggota yaitu sub menu cetak kartu dan statistik. Pada menu

cetak kartu tidak digunakan karena untuk anggota perpustakaan sudah ter-

integrasi dengan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), untuk sub menu statistik

tidak dapat digunakan, sehingga untuk melihat ataupun mengambil

datanya harus menggunakan database mysql.

69

Pada komputer absensi juga belum digunakan dengan maksimal,

hal ini dikarenakan masih terdapat beberapa mahasiswa yang berkunjung

ke perpustakaan tanpa mengisi komputer absensi.

2. Kendala yang dihadapi oleh pustakawan perpustakaan Universitas Trilogi

dalam memanfaatkan GLIS pada layanan sirkulasi yaitu : Dalam

memanfaatkan menu sirkulasi sering terjadinya server down yang dapat

mempengaruhi kegiatan sirkulasi seperti peminjaman dan pengembalian,

sistem GLIS pada menu sirkulasi yang tidak dapat diupdate untuk

ketentuan denda pengembalian buku, statistik laporan pada menu sirkulasi

dan pada statistik keanggotaan tidak dapat digunakan, sehingga untuk

melihat atau mengambil datanya harus menggunakan database mysql, dan

pemanfaatan komputer absensi untuk pengunjung perpustakaan terkadang

belum digunakan secara maksimal, hal ini terlihat ketika beberapa

pengunjung yang tidak melakukan absensi di komputer absensi.

B. Saran

Dari kesimpulan di atas, ada beberapa saran dari penulis untuk perpustakaan

Universitas Trilogi khususnya pada otomasi perpustakaan.

1. Sebaiknya perpustakaan Universitas Trilogi segera melakukan migrasi

sistem otomasi perpustakaan ke sistem yang lebih mutakhir dan sedang

berkembang saat ini seperti SLiMS, INLISLite, Lontar. Karena dengan

melakukan migrasi, perpustakaan Universitas Trilogi bisa lebih menjamin

kemanan dan pengembangan sistem perpustakaannya. Namun, jika masih

ingin menggunakan GLIS sangat disarankan untuk mendiskusikan dengan

developer GLIS tentang menu menu yang sudah tidak berfungsi, karena

70

menu-menu yang tidak berfungsi itu sangat dibutuhkan untuk data di

perpustakaan Universitas Trilogi.

2. Sebaiknya perpustakaan Universitas Trilogi melakukan pengecekan

dengan waktu berkala terkait komputer server yang sering down.

Pengawasan terhadap komputer absen pun harus dikuatkan dengan

peraturan perpustakaan Universitas Trilogi secara tertulis agar pemustaka

sadar bahwa pentingnya memanfaatkan komputer absen. Untuk denda,

sebaiknya konsultasi dengan developer GLIS untuk dapat diubah sesuai

peraturan rektor Universitas Trilogi agar lebih tertib.

71

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Rahman Saleh, dan Fahidin. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi.

Jakarta: Universitas Terbuka, 2008.

Abdul Rahman Saleh, dan Rita Komalasari. Manajemen Perpustakaan. Jakarta:

Universitas Terbuka, 2009.

Burhan Bungin. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,

dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.

Cholid Narbuko, dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi

Aksara, 2009.

Darmono. Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Grasindo, 2007.

Darwanto. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta:

Perpustakaan Nasional RI, 2015.

Diknas RI. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Direktorat

Jendral Perguruan Tinggi, 2004.

Fransisca Rahayuningsih. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Graha

Ilmu, 2007.

Ibrahim Bafadal. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara,

2000.

Kadek Rai Suwena. ―Menciptakan Layanan Perpustakaan yang Berkualitas

sebagai Pendukung Pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.‖ Media

Komunikasi FIS 1 1 (2012).

Lisda Rahayu. Layanan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2015.

Mestika Zed. Metode Penelitian Kepustakaan. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,

2008.

Nurhayati. ―Peran Pustakawan dalam pendayagunaan Koleksi Perpustakaan.‖

Jurnal Perpustakaan, Informasi dan Komputer 1–3, no. 2 (2002): 51.

Perpustakaan Nasional RI. ―Peluang dan Tantangan Foss di Perpustakaan,‖ 2008.

https://www.perpusnas.go.id/magazine-detail.php?lang=en&id=8003.

Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian, Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula. Jakarta:

STIA-AN, 1999.

Purwono. Profesi Pustakawan dalam Menghadapi Perubahan. Yogyakarta: Graha

Ilmu, 2013.

72

Purwono, dan Sri Suharmini Wahyuningsih. Perpustakaan dan Kepustakawanan

Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013.

Putu Laxman Pendit. Perpustakaan Digital  : dari A sampai Z. Jakarta: Cita

Karyakarsa Mandiri, 2008.

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta,

2014.

Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta, 2010.

Sulistyaningsih. Metodologi Penelitian Kebidanan: Kuantitatif-Kualitatif.

Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.

Sulistyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka,

2014.

Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Samitra Media Utama, 2004.

———. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003.

———. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta: Sagung Seto, 2006.

Wahyu Supriyanto, dan Ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan.

Yogyakarta: Kanisius, 2008.

LAMPIRAN

TRANSKIP WAWANCARA

Nama Informan : Dra. Tiktik Sartikawati

Jabatan : Kepala Perpustakaan Universitas Trilogi Jakarta

Hari/Tanggal : Senin 8 April 2019

1. Alasan apa yang melatar belakangi Perpustakaan Universitas Trilogi

menggunakan Ganesha Library Information System (GLIS)?

Jawab : “Dari awal berdirinya perpustakaan dulu memang masih

konvensional, namun pada tahun 2007, setelah lama kami

mengkaji bahwa memang harus diotomasikan. Dulu masih sangat

sedikit sekali pilihan otomasi perpus itu, tapi pihak IT disini

menyarankan untuk menggunakan GLIS, karena pada saat itu

GLIS sudah banyak digunakan oleh instansi dan universitas-

universitas.”

2. Kendala apa saja yang dihadapi selama menggunakan GLIS?

Jawab : “Dari awal menggunakan GLIS yaitu pada tahun 2008

sebetulnya baik-baik saja. Namun pada tahun 2015 sempat ada

yang Hack server kita. Dari setelah itu, banyak data yang hilang

dan server sampai saat ini suka down, sehingga membuat aktifitas

pengolahan dan sirkulasi jadi terhambat.”

3. Adakah kebijakan khusus yang ditetapkan untuk layanan sirkulasi?

Jawab : “Ada. Tidak hanya sirkulasi, semuanya juga saya membuat

kebijakan. Tapi kalau sirkulasi ya seperti membuat laporan denda

per bulan, merekap data pendaftaran anggota, sama ketentuan

buku yang boleh dipinjam oleh pemustaka.”

4. Kendala apa saja yang dihadapi ketika menetapkan kebijakan untuk layanan

sirkulasi?

Jawab : “Kendalanya sih di dosen, ketika kami membuat kebijakan bahwa

dosen maksimal hanya 5 buku dan waktu peminjaman hanya satu

semester, kadang suka lebih dari satu semester dan bukunya

kadang pengen nambah.”

TRANSKIP WAWANCARA

Nama Informan : Katimo

Jabatan : Staf Layanan Sirkulasi

Hari / Tanggal : Senin 22 April 2019

1. Pada menu sirkulasi apakah menu-menu yang terdapat di dalamnya sudah

dimanfaatkan?

Jawab : “Sudah dimanfaatkan”

2. Kendala apa saja dalam memanfaatkan menu sirkulasi?

Jawab : “Kendalanya adalah denda per-bulan desember itu sudah

berubah dari 1000 menjadi 2000, tapi di sistem belum berubah.

Jadi kadang pemustaka suka komplen”

3. Pada menu sirkulasi terdapat menu peminjaman, bagaimana mekanisme untuk

pemanfaatan menu peminjamannya?

Jawab : “Mekanismenya harus absen, menunjukkan ktm, mengisi kartu

buku”

4. Kendala apa saja yang dihadapi pada saat melakukan peminjaman pada menu

peminjaman?

Jawab : “Biasanya pemustaka males buat absen, kadang males bawa ktm,

banyak alasan, terus juga kita walau pake barkode, tapi

scannernya rusak jadi harus manual tulis barkodenya”

5. Berapa lama batas waktu peminjaman untuk mahasiswa, dosen dan umum?

Jawab : ―Untuk mahasiswa 2 minggu, perpanjang setelah itu hanya sekali

perpanjang dengan durasi satu minggu. Setelah 2 hari boleh

pinjam buku yang sama lagi. Untuk dosen maksimal satu

semester”

6. Persyaratan apa saja yang harus dibawa ketika pemustaka meminjam buku?

Jawab : “Hanya bawa ktm saja”

7. Dalam peminjaman, apakah buku yang akan dipinjam sudah menggunakan

pemindai barkod?

Jawab : “Sudah”

8. Pada menu sirkulasi terdapat menu pengembalian, bagaimana mekanisme

untuk pemanfaatan menu pengembaliannya?

Jawab : “Sama dengan peminjaman, menunjukkan ktm dan absen”

9. Kendala apa saja yang dihadapi saat memanfaatkan menu pengembalian?

Jawab : “Kendalanya kadang mahasiswa suka nitip ke temennya, kadang

pas dicek denda, tapi temennya gamau bayar dengan alasan dia

gatau kalau denda”

10. Bila pemustaka telat mengembalikan buku, sanksi apa yang diberikan pada

pemustaka?

Jawab : “Sanksinya bayar 2 ribu perhari”

11. Bagaimana kebijakan layanan sirkulasi terhadap denda pemustaka?

Jawab : ―Kebijakannya ya kita menaikkan 2 ribu per hari itu agar

pemustaka tidak telat karena takut untuk denda”

12. Bagaimana mekanisme jika pemustaka ingin memperpanjang masa

peminjaman, namun pada peminjaman awal pemustaka telah melebihi batas

jatuh tempo?

Jawab : “Gaboleh pinjam dulu”

13. Berapa lama masa perpanjangan bagi pemustaka baik dosen atau mahasiswa?

Jawab : “Untuk mahasiswa hanya sekali perpanjangan, dosen sih

sebetulnya karena masa peminjamannya satu semester, jadi

bebas”

14. Kendala apa saja yang dihadapi pada kebijakan denda?

Jawab : “Kendalanya ya di sistem beda dengan kebijakan kita”

15. Pada menu keanggotaan apa sudah dimanfaatkan sub menu-menu yang ada di

dalamya?

Jawab : “Sudah, seperti pendaftaran anggota kan input di situ”

16. Bagaimana pemanfaatan dan alur pembuatan anggota pada menu pendaftaran?

Jawab : “Cuma pakai potokopi ktp saja dan isi formulir keanggotaan”

17. Kendala apa saja yang dihadapi dalam memanfaatkan menu keanggotaan?

Jawab : “Gabisa digunakan menunya, Cuma di pendaftaran keanggotaan,

itu saya juga bingung kenapa”

18. Apakah perpustakaan universitas trilogi memiliki kartu anggota perpustakaan

sendiri?

Jawab : “Tidak, kita pake ktm”

19. Jika ada pemustaka selain civitas akademika Universitas trilogi ada yang

berkunjung dan ingin meminjam koleksi, bagaimana mekanismenya?

Jawab : “Tidak boleh pinjam, hanya baca di tempat”

20. Pada bagian sirkulasi ada komputer yang hanya digunakan untuk absen

anggota perpustakaan, bagaimana pemanfaatan komputer absen tersebut?

Jawab : “Sudah berjalan sih”

TRANSKIP WAWANCARA

Nama Informan : Egi Almaroghi

Jabatan : Pustakawan Sirkulasi

Hari/Tanggal : 15 April 2019

1. Pada menu sirkulasi apakah menu-menu yang terdapat di dalamnya sudah

dimanfaatkan? Bagaimana cara pemanfaatannya?

Jawab : “Pemanfaatan menu-menu yang ada di GLIS sudah

dimanfaatkan, khususnya di menu sirkulasi. Karena penting

sekali untuk memaksimalkan aktifitas sirkulasi. Menu

peminjaman, pengembalian, pemesanan, terlambat dan statistik

kami sering memanfaatkannya untuk efesiensi waktu”

2. Kendala apa saja dalam memanfaatkan menu sirkulasi?

Jawab : “Kendalanya untuk saat ini hanya sering servernya down. Dan

itu tidak bisa diprediksi kapan akan downnya. Padahal, computer

server pada tahun 2016 sudah di-upgrade hardwarenya, jadi kalau

mati sangat mempengaruhi kegiatan sirkulasi.”

3. Pada menu sirkulasi terdapat menu peminjaman, bagaimana mekanisme untuk

pemanfaatan menu peminjamannya?

Jawab : “Mekanisme bagi pustakawan ya biasa seperti otomasi pada

umumnya, login setelah itu menuju menu peminjaman lalu

memasukkan NIM dan barkod buku yang akan dipinjam.

Sedangkan untuk pemustakanya cukup menunjukkan ktm dan

melakukan absen di computer absen.”

4. Kendala apa saja yang dihadapi pada saat melakukan peminjaman pada menu

peminjaman?

Jawab : “Kendalanya yang paling sering dialami server down yang

mengakibatkan buku yang akan dipinjam terkadang statusnya

masih dipinjam orang lain karena bukunya belum dicheckout dari

peminjamannya. Dan juga kadang ketika mahasiswa dating ingin

meminjam buku temannya yang sudah habis masa pinjamannya.

Walau sudah diberitahu bahwa tidak boleh langsung dipinjam, tapi

tetap ingin meminjam”

5. Berapa lama batas waktu peminjaman untuk mahasiswa, dosen dan umum?

Jawab : ―Batas waktu untuk mahasiswa untuk peminjaman yaitu dua

minggu, setelah itu bisa diperpanjang sekali yaitu satu minggu.

Untuk dosen batas waktu peminjamannya adalah satu semester.

Umum tidak diperbolehkan untuk meminjam buku”

6. Persyaratan apa saja yang harus dibawa ketika pemustaka meminjam buku?

Jawab : “Persyaratannya harus membawa ktm (kartu tanda mahasiswa),

mengisi absen di komputer absen, dan mengisi kartu buku

untuk data tulis bagi kita”

7. Dalam peminjaman, apakah buku yang akan dipinjam sudah menggunakan

pemindai barkode? Lalu bagaimana pemanfaatan dan kendalanya?

Jawab : “Ya. Kami sudah menggunakan barkod pada bukunya,namun

sedari tahun 2018 pemindai barcodenya (Scanner) rusak hingga

saat ini belum diperbaiki. Sehingga kami menggunakan manual

dan memasukkan barkod sendiri ke system yang akan diinput.”

8. Pada menu sirkulasi terdapat menu pengembalian, bagaimana mekanisme

untuk pemanfaatan menu pengembaliannya?

Jawab : “Pemanfaatannya lancar seperti pemanfaatan peminjaman.

Mekanismenya juga tidak terlalu beda dengan peminjaman, kita

login sebagai pustakawan lalu masuk kebagian pengembalian. Jika

sudah melebihi jatuh tempo nanti akan ada muncul tanda

terlambatnya berwarna merah”

9. Kendala apa saja yang dihadapi saat memanfaatkan menu pengembalian?

Jawab : “Kendala yang paling sering dialami saat pemustaka telat

mengembalikan buku, di dalam form denda buku dan di system

masih seribu, namun kami sudah menaikkan tariff menjadi dua

ribu per-hari. Karena dulu tahun 2016 sempat dihack servernya,

banyak file yang ada di sistem bahkan di database pun sudah tidak

bisa diganti lagi. Seperti perubahan ketentuan denda.”

10. Bila pemustaka telat mengembalikan buku, sanksi apa yang diberikan pada

pemustaka?

Jawab : “Sanksinya adalah denda. Per-hari didenda 2 ribu rupiah.

Peraturan ini hanya berlaku untuk yang telat dari bulan desember

sampai sekarang, kalau yang dari sebelum desesmber 2018 masih

diberlakukan seribu rupiah”

11. Bagaimana kebijakan layanan sirkulasi terhadap denda pemustaka?

Jawab : “Kebijakan disesuaikan dengan peraturan wakil rektor bidang

sumber daya tembusan dari rektor dengan nomor

05/TRILOGI/Rektor/PRTR/X/2018 tentang penyelenggaraan

perpustakaan Universitas Trilogi Khususnya terkait dengan

kewajiban pembayaran kegiatan di perpustakaan Universitas

Trilogi pada poin ke 3 dengan bunyi: peminjam yang terlambat

mengembalikan buku dikenakan denda sebesar Rp. 2000 (dua ribu

rupiah) per hari per buku.”

12. Bagaimana mekanisme jika pemustaka ingin memperpanjang masa

peminjaman, namun pada peminjaman awal pemustaka telah melebihi batas

jatuh tempo?

Jawab : “Tidak bisa diperpanjang bila telat. Harus dikembalikan, setelah

2 hari dan jika tidak ada yang meminjam maka diperbolehkan

untuk meminjam buku yang sama.”

13. Kendala apa saja yang dihadapi pada kebijakan denda?

Jawab : “Kendalanya hanya pada system, system otomasi sudah tidak

dapat diganti sehingga denda pada system masih seribu rupiah.

Selain itu, formulir denda masih berbunyi seribu per hari sehingga

sangat disayankan karena kertas form masih sangat banyak”

14. Berapa lama masa perpanjangan bagi pemustaka baik dosen atau mahasiswa?

Jawab : “Peminjaman untuk mahasiswa hanya 2 minggu pertama, lalu

perpanjang sekali perpanjangan dengan durasi satu minggu.

Sedangkan dosen meminjam buku satu semester, namun tidak ada

perpanjangan”

15. Pada menu keanggotaan apa sudah dimanfaatkan menu-menu yang ada di

dalamya?

Jawab : “Sudah dimanfaatkan, karena selain kami membuat formulir

untuk pendaftaran pemustaka, kami harus memiliki secara system

otomasi. Pada menu list anggota juga sangat membantu bagi kami

ketika ingin melaporkan anggota mana saja yang sering ke

perpustakan”

16. Bagaimana pemanfaatan dan alur pembuatan anggota pada menu pendaftaran?

Jawab : “Pemanfaatan pada menu anggota kami manfaatkan semaksimal

mungkin. Untuk alur bagi pemustaka jika ingin mendaftar menjadi

anggota adalah cukup membawa potokopi KTP (kartu tanda

penduduk) dan mengisi formulir pendaftaran”

17. Kendala apa saja yang dihadapi dalam memanfaatkan menu keanggotaan?

Jawab : “Pada menu keanggotaan kendalanya adalah bentroknya ketika

kami ingin mempunyai kartu untuk anggota sendiri. Namun,

kebijakan dari rektor untuk memanfaatkan KTM dengan tujuan

efektifitas ktm dalam penggunaannya membuat kami tidak bisa

cetak kartu anggota perpustakaan sendiri. Selain itu, pada sistem

GLIS ini seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa tahun

2016 pernah dihack oleh orang yang tidak bertanggung jawab

sehingga membuat menu menu yang penting tidak berfungsi lagi.

Seperti menu statistik keanggotaan, yang mana ketika kami ingin

melihat statistik harus mengambil via Mysql dari database.”

18. Apakah perpustakaan universitas trilogi memiliki kartu anggota perpustakaan

sendiri?

Jawab : “Tidak memiliki kartu anggota sendiri, tapi diintegrasikan

dengan kartu tanda mahasiswa (KTM)”

19. Jika ada pemustaka selain civitas akademika Universitas trilogi ada yang

berkunjung dan ingin meminjam koleksi, bagaimana mekanismenya?

Jawab : “Untuk pemustaka selain dari lingkungan civitas akademika

Universitas Trilogi tidak diperkenankan untuk meminjam buku”

20. Pada bagian sirkulasi ada komputer yang hanya digunakan untuk absen

anggota perpustakaan, bagaimana pemanfaatan komputer absen tersebut?

Jawab : “Pemanfaatan komputer absen itu hanya untuk pemustaka yang

sudah menjadi anggota, namun karena kami masih belum memiliki

security gate membuat mahasiswa keluar masuk dengan

seenaknya. Jadi mereka yang belum membuat dan mendaftar

menjadi keanggotaan mengabaikan komputer absen itu.”

LEMBAR OBSERVASI

No Aspek yang Diamati Deskripsi Hasil Pengamatan

1 Menu sirkulasi Pada menu sirkulasi sudah

dimanfaatkan seperti sub menu

peminjaman dan pengembalian.

2 Menu sirkulasi Pada menu sirkulasi terdapat sub

menu yang belum digunakan

dengan maksimal yaitu sub

menu terlambat yang digunakan

untuk denda pengembalian buku

dan sub menu statistik yang

digunakan untuk mengetahui

data laporan.

3 Menu anggota Pada menu anggota terdapat sub

menu cetak kartu dan statistik

yang tidak digunakan

dikarenakan keanggotaan yang

sudah terintegrasi dengan KTM

dan untuk mengambil atau

melihat data statistik harus

menggunakan database mysql.

4 Komputer Absensi Mahasiswa yang sudah menjadi

anggota perpustakaan mengisi

absen ketika mengunjungi

perpustakaan, namun terlihat

beberapa yang tidak mengisi

komputer absen.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Pintu Masuk Perpustakaan

Gambar 2 : Ruang Sirkulasi

Gambar 3 : Ruang Koleksi

Gambar 4 : Ruang koleksi dan ruang baca

Gambar 5 : Ruang Baca

Gambar 6 : Ruang Baca

Gambar 7 : Ruang Skripsi

Gambar 8 : Ruang Baca, Jurnal dan Majalah

BIODATA PENULIS

ROHMATUL FATIMAH lahir di Lebak pada 03 Oktober

1993 anak bungsu dari 4 bersaudara dari pasangan H.

Maman Raman dan Hj.N. Uti. Seorang yang keturunan

Banten asli ini yang tinggal di Cisalam Rangkasbitung

Lebak ini telah mengenyam pendidikan dari SD Negeri 03

Cijoro Pasir 03 pada tahun 1999–2005. Selanjutnya

melanjutkan sekolah di SMP Negeri 2 Rangkasbitung (2005-

2008) dan melanjutkan ke sekolah menengah atas di SMA Negeri 2

Rangkasbitung, dan meneruskan Strata Satu di Universitas Islam Negeri (UIN)

Syarif Hidayatullah Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH), Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi (JIP) (2012-sekarang). Banyak pengalaman yang

menarik yang ia ambil dan praktekkan di bidangnya ini yakni ilmu

perpustakaan. Pada setiap masa pendidikan selalu mengikuti kegiatan

keorganisasian seperti OSIS pada saat SMP-SMA dan kegiatan himpunan

mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN. Rohmatul Fatimah juga telah melaksanakan

Praktek kerja lapangan (PKL) di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Tangerang pada tahun 2015 dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) pada

tahun 2015 di Kabupaten Tangerang.

PEMANFAATAN GANESHA LIBRARY INFORMATION SYSTEM...

Documents

Transcript of PEMANFAATAN GANESHA LIBRARY INFORMATION SYSTEM...