PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA …...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

(SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Memperoleh

Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Perpustakaan

Oleh

MEY TRI HANDAYANI

D1809038

PROGRAM STUDI DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

PERSETUJUAN

TugasAkhirberjudul:

PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

Karya:

Nama : Mey Tri Handayani

NIM : D1809038

Konsentrasi : Perpustakaan

TelahdisetujuiolehDosenPembimbinguntukdipertahankan di

hadapanDewanPengujiTugasAkhir Program Diploma III

PerpustakaanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret

Surakarta.

Hari : Jumat

Tanggal : 25 Mei 2012

Surakarta, 15 Mei 2012

Pembimbing

Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si NIP. 19500926 198503 1 001


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Sayamahasiswa Program Studi Diploma III

PerpustakaanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret

Surakarta yang bertandatangandibawahini,

NAMA : Mey Tri Handayani

NIM : D1809038

MenyatakandengansesungguhnyabahwaTugasAkhir

JUDUL : PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE

PADA SOFTWARE MANAJEMEN

PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

SARJANAWIYATA TAMANSISWA

YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si

TANGGAL DIUJI : 25 Mei 2012

MenyatakanbahwaTugasAkhir (TA) yang sayasusunadalahbenar-

benarkaryasayasendiri.Apabilakemudianterbuktibahwasayaternyatamelakukantind

akanmenyalinataumenirutulisan orang lainseolah-olahhasilpemikiransayasendiri,

sayabersediamenerimasanksisesuaiperaturan yang berlaku di

Fakultastermasukpencabutangelarvokasi yang telahsayaperoleh.

Demikiansuratpernyataaninisayabuatdengansebenar-

benarnyadanapabiladikemudianhariterbuktimelakukankebohonganmakasayasangg

upmenanggungsegalakonsekuensinya.


Mey Tri Handayani NIM. D1809038


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

SebagaiSivitasAkademikUniversitasSebelasMaret Surakarta, Saya yang bertandatangandibawahini : NAMA : Mey Tri Handayani

NIM : D1809038

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : IlmuSosialdanIlmuPolitik

JenisKarya : TugasAkhir

Demi pengembanganilmupengetahuan, menyetujuiuntukmemberikankepadaUniversitasSebelasMaret Surakarta HakBebasRoyaltiNoneksklusif (Non -ekslusive Royalty Free Right) atasTugasAkhirsaya yang berjudul: PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jikaada ). Berhakmenyimpan, mengalihbentuk, mengalihmediakan, mengeloladalambentukpangkalan data (data base), merawatsertamempublikasikanTugasAkhirsayaselamatetapmencantumkannamasayasebagaipenulis (Author) danPembimbingsebagaico AuthorataupenciptadanjugasebagaipemilikHakCipta. Demikianpernyataaninisayabuatdengansesungguhnyasecarasadartanpapaksaandaripihakmanapun.

Dibuat di : Surakarta

PadaTanggal : 25 Mei 2012

Yang membuatpernyataan

Mey Tri Handayani

NIM. D1809038


commit to user

v

PENGESAHAN

TelahdipertahankandihadapanDewanPengujiTugasAkhir Program Diploma III

PerpustakaanFakultasIlmuSosial Dan IlmuPolitikUniversitasSebelasMaret

Surakarta

danditerimauntukmemenuhipersyaratandalammemperolehsebutanvokasiAhliMad

ya (A.Md), pada :

Hari : Jumat

Tanggal : 25 Mei 2012

DewanPenguji


Penguji I

Endang Martini, S.Pd., M.Si NIDN. 001110735

Mengesahkan FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitik

UniversitasSebelasMaret Surakarta

Dekan

Prof. Drs. Pawito, Ph. D NIP. 195408051985031002

Penguji II

Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si NIP. 19500926 198503 1 001


commit to user

vi

MOTTO

Kesalahanadalahpengalamanhidup, belajarlahdarinya, Janganmencobatukmenjadisempurna, Cobalahmenjaditeladanbagisesama.

Ambilpelajarandarimasalalu, tinggalkansisanya.Janganbiarkanbelenggukesedihanmenutupjalanmumenujumasa

depan.

Sahabatadalahmerekaygtahuketikakamubersedihatauterluka, bahkanjikakamumenyembunyikansemua di baliksebuahsenyuman.

Sahabatslaluadauntukmu, ketikakamupunyamasalah.Bahkanterkadangmemberi saran yang bodohhanyatuklihatkamutertawa.

Tiada doa yg lebih indah, selain doa agar TA ini cepat selesai


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

KupersembahkanTugasAkhiriniuntuk :

BapakdanIbutercinta yang selalu memberikan motivasi, uang

saku, kasih sayang, perhatian serta doa. Beliau adalah The

power of love in my life

Kakak-kakakku (mas purwadi, mbak santi, mas agus, mbak

ning) danadik-adikku (Disha, Detra, Ella) yang

selalumemberidukungan dan kasih sayang untukku.

Sahabat-sahabatku (Aditt kecil, Agetha, Atin, penyu,

, Katul)

Terimakasih buat persahabatan yang kalian berikan,

Terimakasih selalu ada untuk ku, Terimakasih buat

motivasinya berkat kalian TA ku jadi.

Teman-teman D3 Perpustakaanangkatan 2009

Almamaterku tercinta

Keluarga besar UST Yogyakarta terimakasih untuk dukungan

dan bimbingannya

Semuapihak yang

telahmembantudalampenyusunanTugasAkhiriniyang tidak

bisa penulissebutkansatu per satu


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Pujisyukurpenulispanjatkankehadirat Allah SWT

atassegalarahmatdanhidayah-Nya,

sehinggapenulisdapatmenyelesaikanTugasAkhirinidengansegenapkemampuan

yang penulismiliki, sehinggadapatselesaisampaibataswaktu yang telahditentukan.

PenulisanTugasAkhirinidisusunsebagaisalahsatusyaratuntukmenyelesaikans

tudipada Program Studi Diploma III

Perpustakaan.Penulismenyadaritanpaadanyabantuandariberbagaipihak,

penulisanTugasAkhirinitidakdapatterselesaikan.AtastersusunnyaTugasAkhirinitid

aklupapenulismengucapkanterimakasihkepada:

1. Allah SWT, yang

telahmemberikanrahmatdanhidayahselamapenulismengerjakanTugasAkhir.

2. BapakProf. Drs. Pawito, Ph. D.,

selakuDekanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret

Surakarta.

3. BapakDrs. Haryanto, M. Lib., selakuKetua Program Diploma III

FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaret Surakarta.

4. BapakDrs. SurisnoSatriyoUtomo, M.Si.,

selakupembimbingdalampenulisanTugasAkhir

5. Ibu Endang Martini, S.Pd., M.Si., selakupengujiTugasAkhir.

6. BapakDaryono, S.Sosselakupembimbingakademik.


commit to user

ix

7. BapakdanIbuDosenjurusan DIII IlmuPerpustakaan FISIP

UniversitasSebelasMaret Surakarta yang

telahmemberikanbanyakilmudanpengetahuankepadapenulis.

8. IbuDra. V.Rubiyah.selakuPimpinanPerpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta yang

telahmemberikanijinkepadapenulisuntukmelakukanPraktekKerjaPUSDOKI

NFO.

9. SeluruhstafdankaryawanPerpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta.

10. Semuapihak yang tidakdapatpenulissebutsatupersatu,

baiksecaralangsungmaupuntidaklangsung yang

telahmembantupenulismenyelesaikantugasakhirini.

Selainitusegalakritikdan saran yang

sifatnyapositifterhadapTugasAkhiriniakansayaterimadengansenanghati.

Akhir kata,

PenulisberharapTugasAkhirinidapatbermanfaaatbagisemuapihakkhususnyauntukp

erkembanganIlmuPengetahuan di duniaPerpustakaan

WassalamualaikumWr. Wb.

Surakarta, 2012

Penulis


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN....................................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................. iv

HALAMAN PENGESAHAN ..................... .................................................... v

MOTTO........................................................................................................ vi

PERSEMBAHAN ......................................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................. viii

DAFTAR ISI ............................................................................................... x

DAFTAR TABEL ........................................................... ............................... xii

DAFTAR BAGAN........................................................................................... xiii

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................. 1

1.2 RumusanMasalah ........................................................................... 5

1.3 Tujuan ........................................................................................... 5

1.4 Pelaksanaan ................................................................................... 6

1.5 Metode Pengumpulan Data ............................................................ 7


commit to user

xi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan ................................................................................. 8

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi ..................................................... 13

2.3 Pengertian Sirkulasi ...................................................................... 16

2.4 Fungsi Sirkulasi ............................................................................ 17

2.5 Tujuan Sirkulasi ............................................................................ 18

2.6 Syarat Sirkulasi ............................................................................. 19

2.7 Sistem Peminjaman ....................................................................... 19

2.8 Sistem Peminjaman (Charging System)......................................... 22

2.9 Senayan Library Management System ... ......................................... 25

2.10 Open Source Software...................................................................... 30

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

SARJANAWIYATA TAMANSISWA YOGYAKARTA

3.1 SejarahSingkat .............................................................................. 31

3.2 Perubahan Penempatan Ruang ...................................................... 32

3.3 Visi, Misi, Tujuan ......................................................................... 34

3.4 Jaringan Kerjasama Perpustakaan ................................................. 36

3.5 Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan ....................................... 37

3.6 Letak Geografi Perpustakaan ........................................................ 37

3.7 Estafet Kepemimpinan .................................................................. 38

3.8 Pengelolaan dan Kepemimpinan ................................................... 39

3.9 Luas Gedung Perpustakaan ........................................................... 41

3.10 Susunan Organisasi......................................................................... . 42


commit to user

xii

3.11 Rencana Strategi Perpustakaan....................................................... . 43

3.12 Peraturan Perpustakaan................................................................... . 44

3.13 Keanggotaan..................................................................................... 45

3.14 Layanan............................................................................................ 47

3.15 Sangsi............................................................................................... 51

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 AnalisaMasalah............................................................................. 52

4.2 Hambatan..................................................................................... .... 63

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan .................................................................................... 65

5.2 Saran ............................................................................................. 66

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan Terhadap Seluruh Civitas Akademika,

Jumlah Fakultas dan Program Studi Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta. .......................................................... 33

Tabel 2 Pembagian Ruang. ................................................................... 34

Tabel 3 Koleksi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta ............................................................................... 39

Tabel 4 Kepemilikan Data Inventarisasi. .............................................. 40

Tabel 5 Tenaga Pustakawan. ................................................................ 41

Tabel 6 Jam Kunjungan........................................................................ 44


commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1StrukturOrganisasiPerpustakaanUniversitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta. ....................................................... 42


commit to user

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.Menu OPAC ........................................................................ 54

Gambar 2.Login Senayan ..................................................................... 55

Gambar 3.Start Transaction .................................................................. 55

Gambar 4.Menu ID Anggota ................................................................ 56

Gambar 5.Menu Selesai Transaksi ....................................................... 57

Gambar 6.Menu Start Transaction ........................................................ 58

Gambar 7.Menu Pengembalian ............................................................ 59

Gambar 8.Finish Transaction ............................................................... 59

Gambar 9.Menu Penagihan Denda ....................................................... 60

Gambar 10.Menu ID Anggota .............................................................. 61


commit to user

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 SuratTugas

Lampiran 2 SuratKeterangan

Lampiran 3 Form PenilaianKuliahKerjaMagang Perpustakaan Mitra

Lampiran 4 Laporan Periodik

Lampiran 5 Sertivikat

Lampiran 6 Formulir Pemesanan Fotokopi

Lampiran 7 Kartu Rekomendasi

Lampiran 8 Kartu Kritik dan Saran

Lampiran 9 Kartu Anggota Perpustakaan

Lampiran 10 Form Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Lampiran 11 Surat Keterangan Bebas Pinjam

Lampiran 12 LaporanPortofolio


commit to user

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peran perpustakaan semakin hari semakin penting, terutama

dengan adanya abad 21 atau yang lebih dikenal dengan sebutan

teknologi informasi (TI). Ledakan informasi semakin membuat

perpustakaan harus memasang strategi yang tepat guna untuk menjadi

penyedia informasi yang tidak ditinggalkan pengguna.

Kondisi kehadiran dan perkembangan teknologi informasi

yang menjadikan masyarakat informasi, cenderung menuntut

perpustakaan untuk siap menerima dengan segala kemampuan yang

ada.

Dengan demikian transparannya batas antara negara dan

wilayah, maka siap atau tidak siap, perpustakaan harus bisa menerima

perkembangan teknologi informasi ini dengan segala implementasinya

dari rembesan teknologi informasi, pemahaman penuh tentang

perkembangan teknologi informasi dan aplikasinya di dalam layanan

perpustakaan.

Perpustakaan menerima teknologi informasi dengan alasan :

tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan di perpustakaan, pengguna

perpustakaan tidak hanya tercukupi dengan layanan baca dan


commit to user

2

peminjaman buku, tetapi membutuhkan jenis layanan lain misal

OPAC (Online Public Acces Catalog), CD-ROM, kliping artikel, dan

lain-lain. Kebutuhan efektif akan sumber daya manusia : dengan

adanya komputer di perpustakaan berbagai macam pekerjaan dapat

diselesaikan secara maksimal, Efisiensi waktu : pengguna berharap

layanan yang diterima tidak lama. Keragaman informasi yang

dikelola, Keragaman informasi yang dikelola sangat membantu

pengguna di dalam mencari sumber informasi yang dibutuhkan.

Ketetapan layanan informasi, dengan bantuan komputer ketepatan

dalam pencarian informasi bisa dilakukan dengan cepat dan akurat.

Kehadirannya di perpustakaan tidak bisa ditawar lagi.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sumber informasi

atau sumber ilmu yang sangat bermanfaat bagi seluruh sivitas

akademika di universitas. Pada suatu peguruan tinggi, perpustakaan

merupakan sarana yang penting sebagai pusat belajar dan mengajar,

pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Pada perpustakaan perguruan tinggi terdapat beberapa kegiatan

yang sangat penting yang dapat mempengaruhi perkembangan dan

kemajuan suatu perpustakaan. Beberapa kegiatan itu antara lain

pengembangan koleksi, pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan

pustaka, perawatan bahan pustaka, evaluasi koleksi dan berbagai jenis

pelayanan.


commit to user

3

Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan

dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan

penyebaran informasi ilmu pengetahuan, tempat rujukan bagi para

pencari ilmu, dan pengembangan karya-karya ilmiah.

Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memberikan

kemudahan bagi para pengguna dalam mencari informasi dan

mendapatkan bahan pustaka yang diinginkan. Kelengkapan bahan

pustaka, penataan buku yang benar, pelayanan sirkulasi yang baik

akan menjadikan kegiatan diperpustakaan berjalan dengan baik dan

lancar.

Kegiatan perpustakaan secara garis besar dibagi menjadi tiga

yaitu: pengadaan, pengolahan dan pelayanan. Semua kegiatan tersebut

bertujuan untuk melaksanakan fungsi perpustakaan dalam

menyediakan dan menyampaikan informasi.

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu pelayanan

perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan

pemakai. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra

perpustakaan. Baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan

bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta sebagai perpustakaan universitas dapat menjadi

pendukung yang secara langsung membantu dalam proses belajar

mengajar sesuai dengan bidang-bidang yang ada.


commit to user

4

Layanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta telah menggunakan sistem komputerisasi

yang menggunakan software senayan, dengan adanya software

senayan di dalam pelayanan sirkulasi memberikan kemudahan kepada

petugas dan pengunjung perpustakaan.

Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web

untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library

automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang

lengkap, Senayan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang

memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan,

baik itu jaringan lokal (intranet) maupun internet.

Open source software adalah istilah yang digunakan untuk

software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat

oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja

software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan

yang ada pada software tersebut.

Berdasarkan Latar Belakang yang telah penulis paparkan

diatas. Penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam mengenai layanan

sirkulasi khususnya di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta dan menuangkannya dalam laporan Tugas

Akhir dengan judul OPEN

SOURCE PADA SOFTWARE MANAJEMEN PERPUSTAKAAN


commit to user

5

(SENAYAN) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis mengambil

beberapa rumusan masalah mengenai layanan sirkulasi via open

sourch software senayan di Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta.

1. Bagaimana Langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open source

pada software manajemen perpustakaan (senayan) di

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta?

2. Hambatan apa saja yang dihadapi dalam penerapan pelayanan

sirkulasi via open source pada software manajemen perpustakaan

(senayan) di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis :

1. Untuk mengetahui langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open

source pada software manajemen perpustakaan (senayan) di

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta


commit to user

6

dalam pelayanan sirkulasi via open source pada software

manajemen perpustakaan (senayan).

3. Menambah wawasan baik secara teori maupun dalam praktek

kerja lapangan.

4. Memenuhi tugas akhir sebagai syarat kelulusan dalam menempuh

pendidikan Program Studi D III Perpustakaan di Universitas

Sebelas Maret (UNS) Surakarta.

1.4 Pelaksanaan

Kuliah Kerja Magang (KKM) dilakukan di Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa (UST), yang berada di Jl.

Batikan Tempel Wirogunan UH. 111/No. 2 Umbulharjo Yogyakarta.

Nomor telepon. (0274) 387841, 550570, 551387. Alamat web :

http://pustakaustjogja.ac.id. Adapun KKM dilaksanakan selama 9

minggu dari hari senin sampai jumat dilaksanakan pada :

Tanggal : 13 Februari s/d 13 April 2012

Tempat : Unit 1 Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa

Waktu : Pukul 08.00 15.30 WIB

1.5 Metode Pengumpulan Data

Adapun metode pengumpulan data yang penulis gunakan

adalah sebagai berikut :

1. Metode Observasi


commit to user

7

Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan

cara melakukan pengamatan langsung pada suatu objek yang akan

diteliti (Arikunto, 1996 : 27). Penulis melakukan pengamatan

langsung yang terjadi dilapangan dan ikut bekerja membantu staf

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.

2. Metode Studi Pustaka

Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan

dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat

kepustakaan serta mengolah bahan penelitian (Zed, 2004 : 3).

Penulis mencari bahan bacaan yang sesuai dengan pokok bahasan

yang dibuat, sehingga dapat digunakan sebagai landasan teori.

3. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal

atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar,

majalah, prasasti, notulen rapat, legger, agenda, dan sebagainya

(Arikunto, 1996 : 234). Penulis menggunakan metode dokumentasi

agar memperoleh data dokumentasi seperti struktur organisasi,

profil perpustakaan dan lain sebagainya.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Perpustakaan

2.1.1. Pengertian Perpustakaan

Sulistyo-Basuki (1993:3) menyatakan bahwa,

Perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau

gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku serta

terbitan lain dan biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu

untuk digunakan pembaca, bukanny

Syihabuddin Qalyubi (2003:4) menyatakan bahwa,

bangunan fisik tempat buku dikumpulkan, disusun menurut sistem

ter

Rahayuningsih (2007:1) menyatakan bahwa :

Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana prasarana

Menurut Milburga (1992:18) menyatakan bahwa,

perpustakaan memberi tempat untuk mengumpulkan , menyimpan

serta memelihara koleksi bahan pustaka yaitu sebagai berikut :

1. Tempat mengumpulkan dalam arti yang aktif, maksudnya

adalah ditempat tersebut ada usaha terus menerus untuk


commit to user

9

mengumpulkan sebanyak mungkin bahan bahan untuk

koleksi.

2. Tempat menyimpan dan memelihara, artinya bahwa ada suatu

kegiatan mengatur, mengelola, dengan memakai suatu sistem.

3. Memberi pelayanan bagi para pemakai. Dengan sistem yang

diadakan dimaksudkan agar dapat memberikan pelayanan

yang memadai bagi pemakai perpustakaan.

4. Membangun bank ilmu pengetahuan. Dengan berbagai

macam-macam buku- buku ilmu pengetahuan, perpustakaan

siap sedia setiap saat untuk dimanfaatkan, digali dan

menyumbangkan informasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau

akomodasi fisik tempat menyimpan buku semata, akan tetapi

secara sederhana dapat dinyatakan bahwa perpustakaan adalah

suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia, ruangan

khusus, tempat menyimpan dan memelihara koleksi sesuai dengan

jenis perpustakaannya serta memberikan pelayanan kepada

pemakai yang membutuhkan informasi.


commit to user

10

2.1.2. Tujuan Perpustakaan

Soetminah (1992:60) menyatakan bahwa perpustakaan

mempunyai tujuan pokok yaitu memberikan layanan informasi

literer kepada masyarakat, maka tugas pokoknya adalah :

1. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan non buku

sebagai sumber informasi, dapat dilakukan dengan membeli,

meminta/menerima sebagai hadiah, tukar menukar, atau titipan.

2. Mengolah dan merawat pustaka yang meliputi tugas-tugas :

mencatat pustaka buku-buku induk, mengklasifikasi pustaka,

membuat katalog atau alat telusur, membeli label buku sebagai

sandi tempat, menyimpannya, mengatur buku di rak/lemari,

menyusun kartu-kartu katalog, merawat buku agar tidak mudah

rusak atau hilang.

3. Menyediakan koleksi pustaka yang sudah selesai diolah dan

memberi pelayanan kepada masyarakat yang akan

memanfaatkannya.

Sutarno NS (2003:7) menyatakan bahwa tujuan dari

perpustakaan adalah :

1. Tempat mengumpulkan dalam arti aktif, maksudnya

perpustakaan tersebut mempunyai kegiatan yang terus menerus

untuk menghimpun sebanyak mungkin sumber informasi untuk

dikoleksi.


commit to user

11

2. Tempat mengolah atau memproses semua bahan pustaka,

dengan metode atau system tertentu seperti registrasi,

klasifikasi, katalogisasi, baik secara manual maupun

menggunakan sarana teknologi informasi, pembuatan

perlengkapan lain agar semua koleksi mudah digunakan.

3. Tempat menyimpan dan memelihara. Artinya ada kegiatan

mengatur, menyusun, menata, memlihara, merawat, agar koleksi

rapi, bersih, utuh, awet, lengkap, mudah diakses, tidak mudah

rusak, hilang, dan berkurang.

4. Sebagai salah satu pusat informasi, sumber belajar, penelitian,

dan rekreasi, preservasi serta kegiatan ilmiah lainnya.

Memberikan layanan kepada pemakai, seperti membaca,

meminjam, meneliti, dengan cara cepat, tepat mudah dan murah.

5. up to date

bagi pengembangan pengetahuan (knowledge), ketrampilan

(skill), dan perilaku / sikap (attitude).

6. Merupakan agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa

lalu, sekarang dan masa depan.


commit to user

12

2.1.3. Fungsi Perpustakaan

Fungsi perpustakaan sangatlah vital, semakin banyaknya

pengguna, mengindikasikan bahwa perpustakaan dapat memenuhi

peran dan fungsinya. Menurut Abdul Rahman Saleh ( 2009:1.12

1.13 ), fungsi perpustakaan adalah :

1. Fungsi Edukatif

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat untuk

belajar secara mandiri. Di perpustakaan pengguna dapat

mencari bahan bahan yang dibutuhkan untuk menambah

ilmu dan wawasan.

2. Fungsi Informatif

Artinya bahwa informasi yang dibutuhkan oleh

pengguna dapat dicari di perpustakaan.

3. Fungsi Penelitian

Artinya bahwa sumber sumber informasi yang ada

di dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai

bahan rujukan untuk melakukan penelitian.

4. Fungsi Kultural

Perpustakaan memiliki dan menyediakan bahan

pustaka baik tercetak maupun elektronik yang menyajikan

kebudayaan.


commit to user

13

5. Fungsi Rekreasi

Artinya bahwa di dalam perpustakaan, pengguna

dapat mencari koleksi yang bersifat popular dan menghibur.

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi

2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Syihabuddin Qalyubi (2003:4) menyatakan bahwa:

perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada

Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara,

administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan

sebuah perpustakaan. Yang disebut dengan perguruan tinggi ialah

meliputi universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik,

dan perguruan tinggi lain yang sederajat.

2.2.2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah

membantu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni

pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat.


commit to user

14

Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003:11), tujuan

perpustakaan perguruan tinggi adalah :

1. Memenuhi keperluan informasi pengajar dan mahasiswa

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat

akademis

3. Menyediakan ruangan untuk pemakai

4. Menyediakan jasa peminjaman serta menyediakan jasa

informasi aktif bagi pemakai

Sulistyo Basuki (1993:52) tujuan dari perpustakaan

perguruan tinggi adalah :

1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan

tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Mencakup

pula tenaga administrasi Perguruan Tinggi.

2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada

semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa

tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca

sarjana dan pengajar.

3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai

perpustakaan.

4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi

berbagai jenis pemakai.


commit to user

15

5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas

pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga

industri lokal.

2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi bersifat

fungsional. Maksudnya, keberadaannya di suatu perguruan tinggi

memiliki sejumlah fungsi. Fungsi tersebut mengarah kepada

tanggung jawab, kewajiban, dan tugas yang diemban para

pustakawan dan staf pendukung yang bekerja di perpustakaan

perguruan tinggi.

Fungsi perpustakaan perguruan tinggi terdiri dari fungsi

umum dan fungsi khusus. Fungsi umum mencangkup fungsi-fungsi

yang pada dasarnya dimiliki sebuah perpustakaan yaitu fungsi

pelestarian, pelayanan informasi, pendidikan, penelitian dan

pembudayaan. Fungsi khusus perpustakaan perguruan tinggi terkait

dengan konsekuensi keberadaannya sebagai penunjang

penyelenggaraan pendidikan di kampus. Fungsi khusus ini

pengarah pada tujuan perpustakaan perguruan tinggi secara rinci,

yakni memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,

menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis,

menyediakan ruangan belajar untuk pemakainya, menyediakan jasa

peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai, dan


commit to user

16

menyediakan jasa informasi aktif yang tidak terbatas lingkungan

perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.

2.3. Pengertian Sirkulasi

circulation

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan

peminjaman. Namun dengan demikian pengertian pelayanan sirkulasi

sebenarnya adalah mencangkup semua bentuk kegiatan pencatatan yang

berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan

tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa

perpustakaan (Lasa Hs, 1995 : 1).

Dengan pengertian tersebut dapat dipahami bahwa bagian ini

merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan

dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain

meliputi : syarat keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman

dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan

maupun statistik pengunjung.

Syihabuddin Qalyubi dkk, (2003:221) menyatakan bahwa,

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang

pertama kali berhubungan langsung dengan


commit to user

17

2.4. Fungsi Sirkulasi

Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003:11), fungsi sirkulasi

adalah:

1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.

2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan

pengunduran diri anggota perpustakaan.

3. Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu

peminjaman.

4. Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang

dipinjam, seperti denda.

5. Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum

dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka.

6. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku,

khususnya buku hilang atau rusak.

7. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman.

8. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang

memperbarui keanggotaannya, anggota baru, anggota yang

mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik

peminjaman, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik

peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang

masuk daftar tandon.

9. Peminjaman antar perpustakaan.


commit to user

18

10. Pengawasan urusan penitipan tas, jas, atau mantel milik

pengunjung perpustakaan.

11. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan

peminjaman.

2.5. Tujuan Sirkulasi

Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), tujuan sirkulasi adalah :

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut

semaksimal mungkin.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koeleksi tertentu,

dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali.

Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain,

akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan

pada waktu pengembalian.

3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

Dengan demikian keamanan bahan pustaka terjaga.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan

dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.


commit to user

19

2.6. Syarat Sirkulasi

Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), syarat sirkulasi adalah :

1. Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab

keteraturan ini akan sangat membantu kelancaran tugas-tugas

kepustakawanan.

2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak

banyak menimbulkan masalah.

3. Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan

mudah. Sebab peminjam akan lebih senang apabila dapat

segera dilayani dalam waktu yang singkat.

4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan

bahan pustaka lain berisi rekaman hasil pemikiran manusia

yang harus dijaga kelestarian dan keamanannya.

2.7. Sistem Peminjaman

Menurut Syihabuddin Qalyubi dkk (2003 : 11), sistem peminjaman

sirkulasi adalah :

1. Sistem Pelayanan

Pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem, yaitu

sebagai berikut :

a. Sistem Terbuka/Open Access

Sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi

perpustakaan dijajarkan. Mereka dapat melakukan browsing atau


commit to user

20

membuka-buka, melihat-lihat buku, mengambil sendiri. Ketika

bahan tersebut tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang

hampir sama atau bahkan yang berbeda.

1) Keuntungan sistem terbuka :

a) Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi

sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam)

b) Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak

2) Kelemahan sistem terbuka :

a) Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada

tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk

b) Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk

mengetahui buku yang salah letak

c) Kehilangan koleksi relatif besar.

b. Sistem Tertutup/Closed Access

Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenakan

masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri

koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau

meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan

pustaka untuk para pengunjung.

1) Kelebihan Sistem Tertutup :

a) Koleksi akan tetap terjaga kerapiannya

b) Koleksi yang hilang dapat diminimalkan


commit to user

21

2) Kelemahan Sistem Terbuka :

a) Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan

pelayanan

b) Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan

menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka

c) Pemakai tidak dapat browsing.

2. Pemungutan Denda

Pemungutan denda merupakan sanksi atas kelalaian atau

ketidakdisiplinan pemakai yang dapat merugikan pembaca lainnya.

Penggunaan sistem denda pada dasarnya merupakan pekerjaan yang

meropotkan dan dapat mengakibatkan merenggangnya hubungan

(ketidakharmonisan) antara petugas perpustakaan dengan pemakainya.

Namun, sistem denda dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para

pemakai dan petugas perpustakaan sehingga peredaran koleksi dapat

dilaksanakan seadil-adilnya di antara para pemakai, terutama pada

perpustakaan yang koleksinya sedikit.

3. Pengawasan Buku Tandon

Buku yang hanya boleh dibaca ditempat karena jumlah

eksemplarnya sedikit (mungkin hanya satu eksemplar) atau merupakan

buku wajib untuk mata pelajaran tertentu. Sementara itu, banyak

pemakai yang membutuhkan buku tersebut. Buku tandon hanya boleh


commit to user

22

dipinjam biasanya dalam jangka waktu, misalnya 2 jam atau 24 jam

pada waktu hari libur. Buku-buku tersebut diletakkan diruangan

tersendiri yang mudah dijangkau oleh pemakai perpustakaan. Untuk

buku tandon yang akan dipinjam oleh pemakai, petugas perpustakaan

harus menyediakan blangko pemesanan yang berisi data-data nama

pengarang, judul buku, pemesan, alamat, tanggal pesan, tanggal

pemanggilan, tanggal diberikan, tanggal kembali, dan paraf.

Untuk perpustakaan, koleksi buku tandon masih belum

merupakan prioritas utama dalam memberikan layanan kepada para

pemakai perpustakaan. Karena koleksi yang ada di perpustakaan

sebagian besar adalah koleksi buku-buku mata pelajaran yang jumlah

eksemplarnya banyak, koleksi buku tandon belum diperlukan.

2.8. Sistem Peminjaman (Charging System)

Peminjaman merupakan salah satu dari berbagai kegiatan

pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai. Di dalam

peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam

mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pemakai ko leksi

mudah diketahui, dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi.

Sistem peminjaman koleksi tidak dapat lepas dari sistem

pelayanan perpustakaan. Dua sistem pelayanan perpustakaan (terbuka dan

tertutup) ada hubungannya dengan bagaimana cara perpustakaan

memberikan kesempatan kepada pemakai untuk meminjam koleksi. Di


commit to user

23

dalam sistem pelayanan tertutup, petugas akan mengambilkan buku di rak

dan pembaca mengisi sebuah slip atau formulir untuk menuliskan judul

buku, pengarang, dan nomor panggil buku yang dipinjam. Di dalam

sistem pelayanan terbuka, peminjaman dapat dilakukan dengan berbagai

macam cara sesuai dengan kebutuhan yang ada di perpustakaan.

Menurut Lasa Hs (1995 : 1-2), dalam sirkulasi terdapat sejumlah

tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu

antara lain :

1. Peminjaman

Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada

sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan

jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi misalnya:

a. Jangka lama: setahun, semester, sekuartal, sebulan.

b. Jangka menengah: setengah bulan, sepuluh hari, seminggu.

c. Jangka waktu pendek: tiga hari, dua hari, sehari.

d. Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam.

2. Pengembalian

Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering

dijadikan satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi bagi

perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri.

Petugas dibagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi

pelanggaran misalnya: keterlambatan dalam pengembalian,


commit to user

24

penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal

kembali.

3. Penagihan

Jika terjadi keterlambatan pengambalian yang melebihi batas

kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan

dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok masyarakat

tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan

koleksi.

4. Sanksi

Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat

mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga

diperlukan oleh orang lain.

Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya.

Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian

maupun sanksi administrasi.

5. Bebas pinjam

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka

tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk

keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas

pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua

atau belum.


commit to user

25

6. Statistik

Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui

perkembangan perpustakan. Statistik ini dapat dibuat untuk

mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang

dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).

2.9. Senayan Library Management System

Senayan, atau nama lengkapnya Senayan Library Management

System (SLIMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan

(library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah

GPL. v3. Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web

untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation)

skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang lengkap, Senayan sangat

cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan

staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet)

maupun internet. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari pusat

informasi dan humas Departemen Pendidikan Nasional Republik

Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL,

dan pengontrol versi Git.

Senayan berukuran kecil dan sangat mudah dipasang dikomputer,

seluruh file program, termasuk progr

menurut Ari saat menjaga gerai senayan di pameran Global Conference on


commit to user

26

Open Source. Meski dibangun di atas platform GNU/Linux, Senayan bisa

berjalan hampir di semua sistem operasi komputer, termasuk Windows

dan Unix. Untuk memudahkan interaktivitas pengguna, aplikasi ini juga

memakai teknologi AJAX (Asynchronous JavaScrip and XML) untuk

tampilannya diperamban. Beberapa software bersumber terbuka lain juga

dipasang di senayan untuk memperkaya fiturnya, seperti genbarcode

untuk pembuatan barcode, PhpThump untuk menampilkan gambar, dan

tinyMCE untuk penyuntingan teks berbasis web.

Yang terpenting Senayan dirancang sesuai dengan standar

pengelolaan koleksi perpustakaan, misalnya standar pengkatalogan yang

memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules. Standar ini umum

pustakawan, kami berani menjamin bahwa aplikasi ini sesuai dengan

standar yang dibutuhkan pu Hendro.

(http://kamerad69.blogspot.com/2012/17/04senayan-library-management-

system-slims.html)

Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat

kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan

suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin

dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Berikut

ini menu-menu yang disediakan Senayan, lengkap dengan penjelasan

dari fungsi yang dimiliki setiap menu :


commit to user

27

1. Online Public Access Catalog(OPAC)

Ketika membuka atau mengoperasikan perangkat lunak ini,

maka pertama kali pengguna akan dibawa ke halaman depan

perangkat lunak yang berfungsi sebagai OPAC (Online Public

Access Catalog). OPAC merupakan menu atau fasilitas yang

disediakan untuk pengguna atau pengunjung perpustakaan. OPAC

berfungsi sebagai alat bantu bagi pengguna perpustakaan untuk

menulusur koleksi yang dimiliki perpustakaan. OPAC sama maknanya

dengan katalog online.

2. Bibliography

Bibliografi merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan pengelolahan koleksi perpustakaan. Melalui menu ini,

pustakawan dapat melakukan kegiatan memasukkan data bibliografi

koleksi, memasukkan nomor barcode koleksi, editing data

bibliografi koleksi, cetak label koleksi, cetak barcode koleksi dan

fasilitas impor dan ekspor data yang sangat bermanfaat dalam kegiatan

backup dan migrasi data.

3. Circulation

Circulation merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan layanan sirkulasi seperti peminjaman, pengembalian,

perpanjangan dan memesan koleksi yang sedang dipinjaman oleh

penguna lain. Selain itu melalui menu ini pustakawan juga


commit to user

28

dapat menetapkan aturan peminjaman, sejarah peminjaman dan

daftar anggota yang terlambat mengembalikan koleksi yang

dipinjam.

4. Membership

Membership merupakan menu yang digunakan untuk

melakukan manajemen anggota perpustakaan. Melalui menu itu

pustakawan dapat melakukan input data anggota, mengatur tipe

anggota, cetak kartu anggota perpustakaan serta ekspor dan impor data

anggota perpsutakaan.

5. Master File

Master File merupakan menu yang digunakan untuk

manajamen data master seperti data penerbit, pengarang, kota terbit

dan subject. Apabila pengguna Senayan telah mengisi data

pengarang, penerbit, kota terbit dan subject maka ketika pengguna

tersebut memasukkan data bibliografi koleksi melalui bibliografi,

pengguna tersebut tidak perlu mengetikan nama pengarang, subject,

penerbit dan kota terbit. Pengguna tersebut cukup memilih nama

pengarang, penerbit, kota terbit atau subject.

6. Stock Take

Stock take merupakan menu yang digunakan untuk melakukan

kegiatan stock opname. Dengan menggunakan menu ini pengelola


commit to user

29

perpustakaan berusaha untuk mencocokkan data koleksi yang ada di

dalam database Senayan dengan kondisi riil koleksi di rak.

7. System

Menu system merupakan menu yang disediakan oleh

pengembangan Senayan untuk melakukan kegiatan mengaturan

terhadap perangkat lunak secara umum. Dengan memanfaatkan menu

ini penggunakan dapat membubuhkan identitas perpustakaan,

mengatur bahasa pengantar dan melakukan backup database Senayan.

8. Reporting

Reporting merupakan menu yang menyediakan berbagai

laporan terkait dengan aktivitas perpustakaan dalam memanfaatkan

Senayan sebagai perangkat lunak otomasi. Berbagai laporan yang

disajikan dalam menu reporting antara lain adalah laporan jumlah

koleksi yang dimiliki perpustakaan, laporan transaksi peminjaman,

laporan anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku

dan laporan pengunjung perpustakaan.

9. Serial Control

Serial Control merupakan menu yang disediakan untuk

melakukan kegiatan pengelolaan koleksi terbitan berkala.

10. Union Catalog Server


commit to user

30

Union Catalog Server merupakan fasilitas atau menu yang

disediakan Senayan untuk membangun katalog induk antar

pengguna Senayan.

11. Counter Visitor

Counter Visitor merupakan menu atau fasilitas yang fungsinya

sama dengan presensi. Dengan menu atau fasilitas ini pengelola

perpustakaan dapat memantau jumlah pengunjung yang masuk ke

dalam perpustakaan. Fasilitas menu Counter Visitor yang disediakan

Senayan ini sangat membantu dalam manajemen perpstakaan. data

jumlah pengunjungyang mengunjungi perpustakaan dapat tercatat atau

terdeteksi di dalam menu Contunter Visitor, sehingga menu ini sangat

berperan penting di dalam kebutuhan informasi mengenai pengunjung

perpustakaan. Sebagai perangkat lunak yang termasuk dalam kategori

free open source software.

2.10. Pengertian Open Source Software

Open source software adalah istilah yang digunakan untuk

software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat

oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja

software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan

yang ada pada software tersebut. Dan yang menarik dan salah satu

keunggulannya adalah bahwa Open source software dapat diperoleh

dan digunakan secara gratis tanpa perlu membayar lisensi. Biasanya

orang mendapatkan software ini dari internet.


commit to user

31

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta

Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa berdiri sejak

tahun 1956 seiring dengan berdirinya Perguruan Tinggi Tamansiswa yang

semula bernama Taman Prasarjana yang didirikan oleh Ki Hajar

Dewantara. Semula perpustakaan bernaung dibawah urusan Bagian

Pendidikan Majelis Luhur persatuan Tamansiswa yang pengelolanya saat

itu masih bersamaan dengan perpustakaan Dewantara Kirti griya yang

sekarang menjadi Museum Pribadi Ki Hajar Dewantara Kirti Griya.

Seiring dengan berkembangnya fakultas dan program studi Taman

Prasarjana tersebut maka perpustakaan kemudian dipisahkan menjadi dua

yaitu Perpustakaan Dewantara Kirti Griya yang berlokasi di Jalan

Tamansiswa 121 di komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah utara dan

yang satu masih bernama Taman Pustaka Prasarjana yang berlokasi di

komplek Pendopo Tamansiswa di sebelah selatan yang pada jaman

dahulu masih bersebelahan dan berdekatan dengan sekolahan Fakultas

Hukum dan Sejarah Taman Prasarjana yang dalam perkembangannya

menjadi Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa.


commit to user

32

Dari awal berdirinya Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa hingga saat ini tahun 2012 telah mengalami perubahan dan

perkembangan sangat pesat seiring dengan berkembangnya dan

bertambahnya program studi yang ada. Dalam melayani pengguna atau

pencari Informasi kini telah menggunakan aplikasi Teknologi Informasi

yaitu dengan menggunakan program aplikasi software open sourse

berbasis web sehingga akan mempermudah dalam penelusuran dan

pelayanan informasi. Dengan penggunaan program yang akan

dikembangkan melalui jaringan antar unit maka mahasiswa dapat mencari

informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan dari unit satu ke unit

yang lain, sedangkan informasi yang berkaitan dengan laporan-laporan

pun menjadi lebih mudah dipantau oleh pimpinan yang berwenang

sebagai yang memiliki hak acsses di perpustakaan.

3.2. Perubahan Penempatan Ruang Perpustakaan UST :

1. Dari awal th. 1956 -... di jalan Tamansiswa 121 sebelah selatan

Pendopo Agung Tamansiswa

2. Tahun 1976 1990 menempati gedung baru lantai 2 sebelah selatan

Pendopo Agung Tamansiswa

3. Tahun 1990 2000 menempati ruang kuliah lantai 1 di kompleks

kampus FKIP Tuntungan

4. Tahun 2000 sekarang menempati ruang kuliah lantai 1 dan 2 di

komplek kampus Tempel Wirogunan.


commit to user

33

Tabel 1 Pelayanan Perpustakaan terhadap Seluruh Civitas Akademika,

Jumlah Fakultas dan Program Studi UniversitasSarjanawiyataTamansiswaTahun 2012

Fakultas Program Studi Unit/Ruang Alamat FKIP 1. Program Studi

Pendidikan Bahasa Indonesia

2. Pendidikan Bahasa Inggris

3. Pendidikan Seni Rupa

4. Pendidikan Matematika

5. Pendidikan Fisika 6. Pendidikan Teknik

Mesin 7. Pendidikan PKK 8. Pendidikan IPA 9. Pendidikan PGSD

Unit I Lantai I : 5 orang Lantai II : 2 orang

UPT Perpustakaan Pusat Unit I Jl. Batikan No. 2 Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-387841

Fakultas Ekonomi

10. Manajemen Ekonomi

11. Akuntansi 12. Magister

Management

Unit II Lantai I : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 121 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-550570

Fakultas Pertanian

13. Agroteknologi 14. Agrobisnis

Fakultas Teknik

15. Teknik Industri 16. Teknik Sipil

Unit III Lantai III : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 yogyakarta Nomor Telepon : 0271-553187

Fakultas Psikologi

17. Psikologi


commit to user

34

Pasca Sarjana

18. Magister Bahasa Inggris

19. Magister Pendidikan 20. Magister Evaluasi

Penelitian

Unit III Lantai III : 1 orang

UPT Perpustakaan Unit II Jl. Kusumanegara 157 Yogyakarta Nomor Telepon : 0274-553187

Sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Tabel 2 Pembagian Ruang

No Keterangan Jumlah Petugas Unit 1 1. Ruang Sirkulasi

2. Ruang Ketamansiswaan 3. Ruang Kepala 4. Ruang Pengolahan 5. Ruang Gudang 6. Ruang Referensi 7. Ruang Skripsi

2 - 1 2 - 2 1

Unit II 1. Ruang Sikulasi 2. Ruang Skripsi 3. Ruang Gudang

1 - -

Unit III 1. Ruang Sirkulasi 2. Ruang Skripsi

1 -

Jumlah 10 Sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

3.3. Visi, Misi, Tujuan

Agar langkah-langkah kegiatan yang dilaksanakan dapat terarah

maka perpustakaan menggunakan arah kebijakan yang telah ditentukan

dengan mempunyai Visi dan Misi perpustakaan, sebagai berikut :


commit to user

35

1. Visi :

Mewujudkan Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa sebagai sumber Infomasi Berbasis Teknologi,

Pengembangan Ilmu Pengetahuan, dan melestarikan terhadap ajaran

hidup Tamansiswa.

2. Misi :

a. Menyediakan berbagai informasi yang lengkap, uptudate, akurat

dan terpercaya untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan

membangun manusia berjiwa Tamansiswa sesuai dengan

AzasTamansiswa.

b. Meningkatkan minat akses mahasiswa, dosen dan masyarakat

luas terhadap koleksi dan informasi Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa.

c. Selalu berusaha meningkatkan kompetensi Sumber Daya

Manusia Perpustakaan.

3. Tujuan :

Guna mengimplementasikan visi dan misi, Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa memiliki tujuan Sbb. :

a. Meningkatkan sumber daya informasi perpustakaan yaitu buku-

buku teks, buku-buku referensi dan ketamansiswaan dan

sumber-sumber informasi lain sebagai rujukan untuk

mengembangkan ilmu pengetahuan 3% pertahun.


commit to user

36

b. Meningkatkan Pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10 %

pertahun dan peningkatan akses anggota sebesar 2 % perbulan.

c. Menyediakan fasilitas sarana dan prasaana serta perangkat

komputer untuk menunjang informasi berbasis teknologi.

d. Tersedianya tenaga pustakawan profesional, dan trampil

dibidangnya untuk melaksanakan tugas kepustakawanan.

3.4. Jaringan Kerjasama Perpustakaan

Jaringan kerja sama yang telah ada di UST adalah :

1. Jaringan Kerjasama :

a. Jogja library for all alamat Web http://jogjalib.ac.id

(sebagai anggota)

b. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Propinsi DIY

2. Alamat : Web side perpustakaan UST :

http://pustakaustjogja.ac.id

3. Alamat akses jurnal elektronik oleh dosen dan mahasiswa :

a. Proquest (religion, agronomi, sosiologi, biologi, art),

Username: 08WBPRQ2HK, password: pqdikti

b. Gale-Cengange (Mipa, Humaniora, dan Pendidikan),

Username : kpt05002, password: advance

c. EBSO (seluruh bidang ilmu, ekonomi, bisnis dan

kedokteran/midline) username: ns003859, password.


commit to user

37

3.5. Usaha Peningkatan Kualitas Pustakawan :

1. Mengikut sertakan kegiatan pada seminar-seminar baik yang di

dalam kota maupun diluar kota.

2. Mengadakan kegiatan pelatihan-pelatihan teknologi informasi

dengan aplikasi TI software open source senayan pada bulan Maret

2011 diikuti oleh seluruh pustakawan, pelatihan bersama dengan

komunitas SLIMS (Software Library Information Manajemen

System) dan akan dilaksanakan pelatihan penyegaran kembali pada

bulan April 2012 yang akan datang.

3. Kerjasama dengan yayasan Damandiri dengan alamat web :

http://damandiri.ac.id

4. Tahun 2008 2012 sebagai pengurus aktif dalam Forum

Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) Propinsi DIY

alamat webhttp://fpptidiy.ac.id

3.6. Letak Geografi Perpustakaan

Dikarenakan lokasi kampus yang tidak terpadu maka dalam

perkembangannya perpustakaan di kembangkan menjadi unit atau tiga

lokasi yang terpisah dengan koleksi menyesuaikan dengan program studi

yang bersangkutan. Hal ini dilakukan karena untuk memberikan

kemudahan bagi para mahasiswa yang mencari informasi guna kebutuhan

studinya, tiga unit tersebut adalah sebagai berikut :


commit to user

38

1. Perpustakaan unit 1 (sebagai unit pusat) berlokasi di Jl. Batikan No. 2

Tempel Wirogunan, Umbulharjo Yogyakarta (berdekatan dengan

kampus FKIP dengan 9 program studi)

2. Perpustakaan unit 2 berlokasi dikomplek kampus 2 Jl. Kusumanegara

121 melayani fakultas ekonomi 2 program studi dan fakultas pertanian

2 program studi dan program pasca sarjana Magister Manajemen

dengan 1 program studi

3. Perpustakaan unit 3 di komplek kampus pusat Jl. Kusumanegara 157

menempati lantai 3 melayani fakultas teknik dengan 2 program studi,

fakultas psikologi 1 program studi dan pasca sarjana magister

pendidikan 3 program studi.

3.7. Estafet Kepemimpinan :

1. Tahun 1956 - ... Nyi Hajar Dewantara

2. Tahun 1975 1979 Ki Djunari (Tenaga dari Staf Majelis Luhur

Persatuan Tamansiswa)

3. Tahun 1980 1990 Nyi Sutarti, BA.

4. Tahun 1991 1993 Nyi Da. Sukarni

5. Tahun 1994 2008 Nyi Dra. V. Rubiyah

6. Tahun 2008 2011 Nyi Mintarsih, S.Pd.

7. Tahun 2011 sekarang Dra. V. Rubiyah


commit to user

39

3.8. PengelolaanDan Kepemilikan

1. Pengelolaan

Perkembangan penggunaan aplikasi program teknologi informasi

perpustakaan :

a. Awal 1978 pelayanan manual

b. Tahun 1979 2006 penggunaan manual dengan mengacu

aturan klasifikasi ilmu perpustakaan DDC (Decimal Dewey

Clasification) dari edisi 20 ke edisi 21.

c. Tahun 2007 2011 (bulan maret) menggunakan program

CDS/ISIS (Winisis Under Window)

d. Tahun 2011 (bulan april sekarang) menggunakan Software

Opensourse Senayan berbasis web.

2. Kepemilikan

a. Kepemilikan Data Koleksi

Tabel 3. Koleksi di Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta

No. Jenis Judul Eksemplar

1. Buku Teks wajib 7.216 9.833

2. Buku Teks anjuran 10.824 14.824

3. Jurnal Nasional 52 102

4. Jurnal Internasional 21 74

5. Terbitan pemerintah 115 115

6. Majalah dan surat kabar 11 14


commit to user

40

7. Skripsi S1 16.843 16.843

8. Sarjana Muda 1001 1001

9. Thesis 31 31

10. Penelitian 50 50

11. Karya mahasiswa 158 158

12. Buku-buku

Ketamansiswaan 28 29


Tabel 4.

Kepemilikan data inventarisasi No Jenis Jumlah 1 Speedy 3 2 Komputer (CPU monitor,

kibord) 8

3 Printer 6 4 Scanner 1 5 Laptop (thosiba) 2 6 Handycam 1 7 TV 2 8 DVD 1 9 Rak buku kayu 88

10 Rak buku dari besi 12 11 Meja kantor 14 12 Meja kursi tamu 1 13 Almari kaca untuk display 4 14 Kursi kayu 73 15 Kursi putar 4 16 Kursi dari besi 16 17 Meja baca portable 45 18 Meja kayu panjang 41 19 Filling kabinet 1 20 Almari kaca 17

Sumber : UPT Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012


commit to user

41

3.9. Luas Gedung Perpustakaan

1. Unit 1 : 698,5 m2

2. Unit 3 : 70 m2

3. Unit 3 : 68,5 m2

Tabel.5 TenagaPustakawan 2012

No Nama/NIY Pangkat/Golong

an Pendidikan Lama Tugas di

Perpustakaan Tempat

Bertugas 1 Dra. V.

Rubiyah NIY : 5878019

Penata / III b Studi S2 Perpustakaan

13 tahun Pusat/Ketua UPT.Perpustakaan

2 Sudarwanto NIY :

Pengatur Tk.I/Iid SLTA + Kursus D1 Perpustakaan

17 tahun Tenaga Teknis (Unit 1)

3 Dwi Retno Marheni

Pengatur Tk. I/Iid

Sarjana Muda Administrasi

18 tahun Pelayanan Referensi (Unit 1)

4 Joko Yuwono Penata/IIIa SLTA 15 tahun Pelayanan Skripsi (Unit 1)

5 Dori Ambogo Pengatur Muda/Iib

D3 Perpustakaan

3 tahun Sirkulasi (Unit 1)

6 Herlan Pengatur Muda/Iic

SLTA 25 tahun Sirkulasi dan Umum (Unit 1)

7 Rudi Istanta Pengatur Tk. I/Iid

SLTA 1 tahun Bidang Administrasi Umum (Unit 1)

8 Dwi Nur Tantri

Penata/IIIa SLTA 3 tahun Sirkulasi (Unit 3)

9 Enik Setyowati

Pengatur Tk.I/Iid SLTA 25 tahun Sirkulasi (Unit 2)

10 Mintarsih Dewarini Apriati

Penata/IIIa SarjanaEkonomi

3 tahun Refeensi (Unit 1)



commit to user

42

3.10. SusunanOrganisasi

Bagan 1 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan

Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

sumber : Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Bendahara Sekretaris Pelaksana

REKTOR

Kepala UPT Perpustakaan

PR I

Bidang Pengadaan

Bidang Pengolahan

Bidang PelayananSirkulasi

Administrasi & Dokumen

Layanan Umum

Jaringan Sistem


commit to user

43

3.11. Rencana Strategi Perpustakaan

UniversitasSarjanawiyataTamansiswa 5 Ttahun

1. Tahun 2012 2013 (2 Tahun Pertama)

a. Peningkatan koleksi, SDM, dan kerja sama

b. Menambah dan melengkapi sarana dan prasarana

c. Melaksanakan promosi keluar dan kedalam

d. Menambah tenaga SDM Perpustakaan/TenagaKontrak

e. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik

2. Tahun 2014 2015 Menuju Perpustakaan Digital

a. Perencanaanperpustakaan digital

b. Peningkatankoleksisumberinformasi digital

c. Peningkatankompetensikepustakawanan

d. Melakukanevaluasisecarabertahap/periodik

3. Tahun 2016 Menuju Perpustakaan Yang Mandiri

a. Meningkatkan jaringan kerjasama

b. Mewujudkan SDM yang handal

c. Peningkatkan koleksi aumber daya informasi

d. Melakukan evaluasi secara bertahap/periodik


commit to user

44

3.12. Peraturan Perpustakaan UniversitasSarjanawiyataTamansiswa

Yogyakarta NO. 20/UST/PERP/III/2012

Tabel.6 Jam Kunjungan2012

Perpustakaan Unit Layanan Kunjungan Biasa Layanan Kunjungan Piket

Unit I

1. Senin : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

5. Jumat : 08.00 11.30 wib 13.00 15.30 wib ( 12.00 13.00 wib : istirahat)

1. Sabtu : 08.00 15.00 wib

2. Minggu : 11.00 15.00 wib

Unit II

1. Senin : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib


1. Senin : 18.00 21.00 wib

2. Selasa : 18.00 21.00 wib

3. Rabu : 18.00 21.00 wib

4. Kamis : 18.00 21.00 wib

5. Jumat : 15.30 19.00 wib

6. Sabtu : 14.00 19.00 wib

7. Minggu : 09.00 14.00 wib


commit to user

45

Unit III

1. Senin : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

2. Selasa : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

3. Rabu : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib

4. Kamis : 08.00 12.00 wib 13.00 15.30 wib


1. Senin : 16.00 20.00 wib

2. Selasa : 16.00 20.00 wib

3. Rabu : 16.00 20.00 wib

4. Kamis : 16.00 20.00 wib

5. Jumat : 16.00 20.00 wib

6. Sabtu : 12.00 18.00 wib

7. Minggu : 11.00 15.00 wib


3.13. Keanggotaan

1. Anggota Biasa : Mahasiswa UST, Dosen, dan Karyawan

a. Bagi anggota baru, mengisi formulir anggota biasa dan

menyerahkan pas foto warna ukuran 3x4 cm sebanyak 2

lembar dan membayar biaya kartu anggota Rp.10.000,-

(sepuluh ribu rupiah).

b. Masa keanggotaan untuk mahasiswa adalah jangka waktu satu

semester yang bersangkutan telah tercatat secara resmi sebagai

mahasiswa UST, dan melakukan heregistrasi kembali setiap

semester dengan membayar Rp.5.000,-.


commit to user

46

c. Masa keanggotaan untuk dosen dan karyawan tetap adalah

jangka waktu dosen dan karyawan tersebut menjadi pegawai

tetap UST.

d. Program program khusus yang diselenggarakan oleh UST

membayar kartu anggota biasa perpustakaan sebesar Rp.

15.000,- dengan menunjukan kartu mahasiswa, mengisi

formulir aktif anggota biasa, menyerahkan pas foto warna

ukuran 3x4 cm sebanyak 2 lembar.

2. Anggota Alumni: Mahasiswa yang telah lulus.

a. Alumni mengisi formulir aktivasi anggota baca.

b. Menyerahkan fotokopi kartu alumni UST.

c. Kartu alumni berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.

3. Anggota Baca

a. Menyerahkan fotocopy kartu mahasiswa atau identitas lain

yang masih berlaku sebanyak 1 lembar.

b. Menyerahkan pas foto berwarna terbaru ukuran 3x4 cm

sebanyak 1 lembar.

c. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,00 dengan

masa keanggotaan 1 semester.

d. Anggota baca dibuatkan kartu anggota perpustakaan, dan

selanjutnya disebut sebagai kartu anggota baca.


commit to user

47

3.14. Layanan :

1. Ketentuan Umum

a. Pengunjung yang dapat masuk ke perpustakaan adalah anggota

biasa, anggota alumni dan anggota baca.

b. Sebelum masuk ke perpustakaan pengunjung wajib menitipkan

tas termasuk tas laptop, jaket, topi, dan sweater di rak tas yang

telah disediakan kecuali laptop, alat tulis dan barang barang

berharga.

c. Pengunjung wajib berpakaian rapi, tidak boleh memakai kaos

oblong, celana pendek dan sandal jepit.

d. Pengunjung wajib memperlihatkan kartu anggota biasa, kartu

alumni atau kartu anggota baca yang berlaku.

e. Kartu anggota biasa, kartu alumni dan kartu anggota baca tidak

dapat dipergunakan oleh orang lain.

f. Pengunjung diwajibkan memindai kartu anggota biasa, anggota

alumni, dan anggota baca pada alat yang disediakan di pelayanan

pintu pengunjung (mengisi presensi).

g. Pengunjung diizinkan membawa masuk buku buku cetak,

fotokopian, atau bahan bacaan lainnya milik sendiri dengan

melaporkan kepada petugas.

h. Pengunjung dimohon menjaga kerapian, keutuhan koleksi,

menjaga ketenangan dan ketertiban.


commit to user

48

i. Pengunjung tidak diperbolehkan merokok, membawa alat

pemotong, makan dan minum selama di perpustakaan.

j. Pengunjung dimohon mematikan dering handphone selama di

perpustakaan.

2. Layanan Sirkulasi

Koleksi sirkulasi adalah koleksi bahan pustaka buku yang

diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran koleksi,

peminjaman dan pengembalian.

a. Ketentuan Peminjaman :

1) Buku yang dipinjam adalah buku koleksi sirkulasi.

2) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 3 eksemplar

untuk mahasiswa dan 6 eksemplar untuk dosen dan karyawan

dengan judul yang berbeda.

3) Jangka waktu peminjaman selama 1 minggu untuk

mahasiswa dan dapat diperpanjang satu kali masa

peminjaman, 2 minggu untuk dosen dan karyawan, dan dapat

diperpanjang 1 kali masa peminjamannya.

4) Peminjaman buku menggunakan kartu anggota perpustakaan

b. Ketentuan Perpanjangan dan Pengembalian

1) Peminjaman yang akan memperpanjang masa pinjamannya

harus membawa buku dan kartu anggota biasa.


commit to user

49

2) Peminjaman atau perpanjangan koleksi tidak dilayani apabila

pengguna belum mengembalikan koleksi yang terlambat dan

belum membayar denda.

3) Buku buku yang telah habis masa peminjamannya harus

segera dikembalikan.

c. Layanan Referensi dan Skripsi.

1) Kolekesi Ruang Referensi :

a) Koleksi cadangan.

b) Koleksi jurnal.

c) Koleksi referensi.

2) Koleksi terbitan berkala.

a) Skripsi.

b) Thesis.

c) Penelitian penelitian dosen.

d. Ketentuan Pelayanan Koleksi Referensi dan Skripsi.

1) Koleksi referensi hanya dapat dibaca di tempat dan yang boleh

difotocopy hanya koleksi buku teks saja dengan membayar

biaya perawatan per buku Rp. 3000,- dan biaya fotocopy Rp.

200 rupiah perlembar.

2) Koleksi yang selesai dibaca diletakkan di rak transit.

3) Koleksi skripsi, thesis dan penelitian hanya diperbolehkan

dibaca ditempat dan tidak diperbolehkan difotocopy.


commit to user

50

e. Layanan Komputer dan Multimedia.

1) Pelayanan Komputer dan Multimedia

Pelayanan komputer dan multimedia berupa

penyediaan fasilitas komputer, TV dan DVD yang dapat

digunakan untuk mengakses koleksi CD yang disediakan oleh

perpustakaan.

2) Ketentuan Pelayanan Komputer dan Multimedia.

a) Pemakai komputer dan multimedia adalah anggota

perpustakaan.

b) Pemakai dapat menggunakan komputer dan multimedia

maksimal selama 2 jam dan dapat diperpanjang jika tidak

ada pengguna berikutnya.

f. Layanan Khusus Ketamansiswaan.

1) Pelayanan khusus ketamansiswaan adalah berupa ruang

yang berupa ruangan yang menggunakan tempat duduk

karpet dan disediakan meja meja kecil untuk menulis.

2) Ketentuan pelayanan khusus koleksi ketamansiswaan.

a) Pemakai adalah anggota biasa dan alumni serta anggota

baca yang dapat digunakan untuk kegiatan rapat diskusi

dan sarasehan tentang ketamansiswaan dll.

b) Pengguna ruang ketamansiswaan untuk keperluan

kegiatan anggota tidak dikenakan biaya, hanya

diharapkan menjaga tata tertib dan peraturan


commit to user

51

perpustakaan, dan ketentuan hari dan waktu diharap

memberitahukan terlebih dahulu kepada petugas.

c) UPT. Perpustakaan menerima sumbangan koleksi

untuk pengembangan ketamansiswaan.

3.15. Sangsi

1. Dikenakan denda buku atas keterlambatan pengembalian buku per

hari Rp. 300,-/ buku.

2. Peminjaman yang menghilangkan buku yang dipinjam diharuskan

mengganti buku yang sama atau memfotocopy buku teks rangkap 2.

3. Bila buku pinjaman robek sampul atau hilang halamannya atau kotor,

peminjam diharuskan memperbaiki seperti semula atau mengganti

buku yang sama.

4. Pelanggaran pada koleksi skripsi dan penelitian berupa memotret,

mengkopy atau merobek dikenakan proses dan sanksi akademis.


commit to user

52

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Analisa Masalah

Adanya tuntutan masyarakat yang semakin meningkat dalam hal

pola perolehan informasi disatu sisi, arus globalisasi yang menyebabkan

melimpahnya informasi dalam perbagai jenis maupun bentuk media, serta

tersedianya perangkat yang mampu menunjang kegiatan yang sulit

dilakukan di masa-masa lalu, mau tak mau memberikan peluang besar

bagi perpustakaan untuk melakukan perubahan dalam pola layanan

maupun peranan yang diberikan, antara lain sebagai mediator informasi,

penunjuk jalan, fasiliator, pendamping pendidik dan sebagainya.

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu pelayanan perpustakaan

yang pertama kali berhubungan langsung dengan pemakai. Kegitan

sirkulasi ini sering dianggap sebagai ujung tombak perpustakaan, karena

bagian ini yang paling sering dimanfaatkan oleh pemakai. Dengan

demikian baik tidaknya suatu perpustakaan sering ditentukan oleh

bagaimana dengan pelayanan sirkulasi yang diberikan.

Dalam pelayanan sirkulasi, kegiatan yang dilakukan antara lain

peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, perpanjang

kartu anggota, pembuatan kartu anggota, bebas pustaka dan statistik

sirkulasi. Kegiatan di pelayanan sirkulasi bersifat rutin dan membutuhkan

sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan layanan.


commit to user

53

Pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa telah menggunakan sistem komputerisasi dengan

menggunakan software senayan. Senayan merupakan program aplikasi

untuk pengolahan antara lain perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

Pengguna perpustakaan yang berstatus mahasiswa, dosen dan karyawan

yang telah mendaftar menjadi anggota perpustakaan, secara otomatis

sudah menjadi anggota perpustakaan namun jika kartu perpustakaan

belum jadi maka pengguna perpustakaan hanya boleh membaca ditempat.

Dalam peminjaman terdapat fasilitas untuk mendefinisikan aturan

peminjaman yang didasarkan pada member type, colection type dan

GMD. Peraturan yang dditetapkan dalam fasilitas ini adalah batas jumlah

peminjaman (loan limit), periode peminjaman (loan period), batas

perpanjangan (reborrow limit), denda per hari (fine each day) dan

toleransi keterlambatan (overdue grace periode). Ada tiga tipe

peminjaman yaitu dosen, karyawan, mahasiswa. Dalam peminjaman

memiliki perbedaan jumlah koleksi yang dipinjam dan periode

peminjaman. Ketentuan aturan peminjaman sebagai berikut :

a. Jumlah pinjaman untuk dosen sebanyak 3 buku dalam jangka

waktu pengembalian satu minggu.

b. Jumlah pinjaman untuk karyawan sebanyak 3 buku dalam jangka


c. Jumlah pinjaman untuk mahasiswa sebanyak 2 buku dalam jangka



commit to user

54

Jika terjadi keterlambatan untuk mahasiswa dikenakan sanksi

berupa denda setiap satu buku untuk perhari dikenakan denda Rp. 300,

bisa perpanjang satu kali perpanjangan. Untuk dosen dan karyawan jika

terjadi keterlambatan dikenakan sanksi berupa denda setiap satu buku

untuk perhari dikenakan denda Rp.500, bisa perpanjang dua kali. Untuk

pendaftaran anggota perpustakaan dikenakan biaya Rp.5000.

4.1.1. Langkah-langkah Prosedur peminjaman

1. Langkah pertama adalah menelusuri koleksi yang akan dipinjam

melalui OPAC.

Gambar 1 Menu OPAC

Sumber: Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 20012

2. Langkah kedua adalah peminjaman mencatat nomor klasifikasi

buku yang diinginkan.

3. Langkah ketiga adalah peminjaman membawa buku yang telah

ditemukan ke bagian sirkulasi.


commit to user

55

4. Langkah selanjutnya adalah buku yang telah ditemukan diserahkan

ke petugas dengan menunjukan Kartu Anggota Perpustakaan untuk

diproses. Untuk melakukan prosedur peminjaman ini, dalam

program senayan terdapat beberapa langkah:

a. Login ke program senayan

Gambar 2 Login Senayan

Sumber: Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

b. Memilih menu sirkulasi

Gambar 3 Start Transaction

Sumber:Perpustakaan Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

c. Setelah muncul menu start transaction petugas

memasukkan nomor ID anggota dengan menyorot nomor

barcode anggota. Setelah memasukkan nomor barcode


commit to user

56

anggota ke dalam sistem, kemudian akan muncul data

anggota peminjam.

Gambar 4 Menu ID Anggota

Sumber: Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

d. Kemudian muncul data peminjaman, pilih menu loan untuk

selanjutnya memasukan barcode buku yang akan dipinjam.

e. Setelah memasukkan kode barcode buku yang akan di

pinjam maka secara otomatis data buku yang dipinjam akan

masuk kedalam sistem peminjaman pada nama anggota

peminjam.


commit to user

57

Gambar 5 Menu selesai transaksi

Sumber:Perpustakaan Unniversitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

f. Untuk mengakhiri proses peminjaman klik menu finish

transaction

g. Kemudian diberi cap tanggal kembalian pada kartu buku.

Selain menggunakan komputer pada pelayanan sirkulasi

juga menggunakan peminjaman secara manual. Peminjaman

secara manual hanya dilakukan bila terjadi mati lampu. Adapun

langkah-langkah peminjaman secara manual sebagai berikut :

a. Peminjaman menyerahkan buku buku yang akan dipinjam

beserta kartu anggota perpustakaan kepada petugas.

b. Kemudian petugas memberi cap tanggal kembalian pada

kartu buku dan date due slip.

c. Setelah itu petugas mengambil kartu buku dan kartu

anggota perpustakaan peminjam.


commit to user

58

4.1.2. Langkah-langkah prosedur pengembalian

1. Langkah pertama, peminjam menyerahkan buku yang akan

dikembalikan kepada petugas dan menyebutkan nama serta

jurusannya.

2. Langkah kedua, pilih menu sirkulasi

Gambar 6 Menu Start Transaction

Sumber: Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

3. Kemudian petugas memasukkan nomor ID anggota dengan

menyorot nomor barcode pada kartu anggota perpustakaan.

4. Setelah memasukkan kode barcode anggota kedalam

sistem, kemudian muncul data anggota peminjam beserta

data buku yang dipinjam.

5. Kemudian klik tanda panah kebawah untuk proses

pengembalian buku.


commit to user

59

Gambar 7 Menu Pengembalian


6. Untuk mengakhiri proses pengembalian klik finish

transaction.

Gambar 8 Finish Transaction


4.1.3. Penagihan Denda

Dalam program senayan, layanan penagihan denda dapat

dilakukan pada saat pengembalian dengan keterangan

keterlambatan yang tertera pada daftar pinjaman koleksi yang

terlambat, tepatnya dibawah judul buku yang dipinjam. Denda

keterlambatan akan secara otomatis muncul jika peminjam

terlambat mengembalikan pinjaman.


commit to user

60

Fasilitas untuk mengetahui anggota-anggota dengan status

terlambat. Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah

member ID, member name, title, lama keterlambatan, loan date,

due date. Dengan menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan

dan pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan

dilakukan berdasarkan kategori member ID/member name, loan

date from, loan date until.

Gambar 9 Menu Penagihan Denda

Sumber : Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa 2012

Pada gambar diatas terdapat tulisan berwarna merah

(Overdued for 1 days(s) with fines value 300) terlihat bahwa

peminjam terlambat dalam mengembalikan buku dengan jumlah

dua buku dan lama keterlambatan selama satu hari dengan denda

Rp. 600 dengan ketentuan denda sebesar Rp. 300. Kemudian

setelah petugas memberitahukan kepada peminjam bahwa

terlambat dalam pengembalian maka peminjam harus mencatat

Nama, Member ID, jumlah buku yang dipinjam, lama

keterlambatan, besar denda yang harus dibayar pada buku denda


commit to user

61

yang sudah tersedia. Selanjutnya petugas melakukan proses

pengembalian.

4.1.4. Perpanjangan Kartu Anggota

Kartu anggota Perpustakaan di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta masa berlakunya hanya 1

semester bila masa berlakunya sudah habis kartu anggota harus

diperpanjang.

Gambar 10 Menu ID Anggota


Dalam gambar diatas tulisan Membership Already Expired

yang berwarna merah menunjukkan bahwa kartu anggota tersebut

masa berlakunya sudah habis. Kartu anggota yang masa

berlakunya sudah habis tidak bisa meminjam buku jika ingin

meminjam harus memperpanjang kartu anggota terlebih dulu

dengan membayar Rp. 5000.


commit to user

62

4.1.5. Manfaat Menggunakan Senayan.

1. Praktis dan Cepat

Senayan dapat mempercepat proses sirkulasi, pencarian dan

peminjaman, penelusuran serta pemasukan dan penyunting

data koleksi, penelusur dengan menggunakan kunci

penelusuran.

2. Fleksibel

Senayan memberikan fleksibilitas dibidang aplikasi dan

pemilihan hardware. Senayan dapat dioperasikan

menyesuaikan dengan kemampuan perpustakaan dan dapat

mengembangkan secara bertahap.

3. Fungsional dan Akurat

Tampilan data Senayan sangat akurat dalam menunjang

pengelolaan perpustakaan terutama di bagian sirkulasi dan

penelusuran

4. Terpadu dan Akurat

Senayan dirancang dengan menggunakan dua bahasa yaitu

bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, memberikan daftar menu

pilihan yang memudahkan operator untuk menjalankan

program.

5. Pengguna akan mendapatkan peluang lebih banyak untuk

menelusuri dan menemukan informasi dari pangkalan data

yang ada.


commit to user

63

4.2. Hambatan Yang Dihadapi Dalam Penerapan Pelayanan Sirkulasi Via

Open Source Software Senayan di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

4.2.1. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam layanan sirkulasi via

open source software senayan adalah :

1. Ketika aliran listrik terputus maka kegiatan peminjaman dan

pengembalian tidak bisa berjalan.

2. Ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara

otomatis juga tidak bisa berjalan.

3. Dengan menggunakan sistem layanan terbuka sehingga

sering kali koleksi buku yang terdapat pada rak-rak sering

berantakan kurang tertata dengan baik.

4. Bila membutuhkan data riwayat peminjaman dan

pengembalian belum bisa langsung print karena formatnya

hanya bisa excel, belum bisa langsung word

4.2.2. Pemecahan Masalah

Dengan adanya hambatan-hambatan tersebut banyak upaya

yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata

Tamansiswa Yogyakarta antara lain, sebagai berikut :

1. Untuk mengatasi permasalahan aliran listrik dan server

jaringan yang terputus, perlu disediakan genset untuk

menambah daya listrik, sehingga saat listrik mati pelayanan


commit to user

64

masih tetap berjalan, namun di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa belum memiliki genset, sehingga

bila terjadi aliran listrik maupun server jaringan terputus proses

pelayanan dilakukan secara manual.

2. Untuk mengatasi permasalahan koleksi buku yang berantakan

diadakan shelving, sebelum perpustakaan dibuka petugas

perpustakaan hendaknya melakukan reshelving dengan tujuan

supaya buku tetap tertata rapi sebelum pengunjung masuk

keperpustakaan.

3. Untuk mengatasi permasalahan bila membutuhkan data

riwayat peminjaman dan pengembalian belum bisa langsung

print karena formatnya hanya bisa excel, belum bisa langsung

word untuk mengatasi permasalahan tersebut hendaknya

dilakukan pengeditan terlebih dahulu dari excel ke microsoft

word.


commit to user

65

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang diuraikan pada bab IV, maka

penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Langkah-langkah pelayanan sirkulasi via open source software

senayan di Perpustakaan Universitas Sarjanawiyata Tamansiswa

Yogyakarta.

Langkah-langkah peminjaman yaitu : pertama login ke program

senayan, setelah itu muncul menu sirkulasi kemudian klik icon start

transaction (masukkan nomor ID anggota dengan menyorot nomor

barcode anggota). Setelah muncul data peminjaman, pilih menu loan

(pinjam) kemudian masukan barcode buku yang akan dipinjam setelah

itu klik menu finish transaction, lalu diberi cap tanggal kembalian pada

kartu buku.

Langkah-langkah pengembalian yaitu : peminjam menyerahkan

buku yang akan dikembalikan kepada petugas (menyebutkan nama

jurusan), petugas memilih menu sirkulasi lalu memasukkan nomor ID

anggota, kemudian muncul data anggota peminjam beserta data buku

yang dipinjam, setelah itu klik tanda panah kebawah untuk proses

pengembalian buku lalu klik finish transaction untuk mengakhiri proses

pengembalian.


commit to user

66

Dalam program senayan, layanan penagihan denda dapat dilakukan

pada saat pengembalian dengan keterangan keterlambatan yang tertera

pada daftar pinjaman koleksi yang terlambat, tepatnya dibawah judul

buku yang dipinjam. Denda keterlambatan akan secara otomatis muncul

jika peminjam terlambat mengembalikan pinjaman.

Anggota perpustakaan dapat melakukan perpanjangan kartu

anggota apabila masa berlakunya sudah habis.

2. Hambatan yang dihadapi dalam penerapan pelayanan sirkulasi

via open source software senayan di Perpustakaan Universitas

Sarjanawiyata Tamansiswa Yogyakarta.

Hambatan yang dihadapi dalam penerapan pelayanan sirkulasi

via open source software senayan yaitu : ketika aliran listrik terputus

maka kegiatan peminjaman dan pengembalian tidak bisa berjalan,

ketika server jaringan internet terputus maka kegiatan secara otomatis

juga tidak bisa berjalan, dengan menggunakan sistem layanan terbuka

sehingga sering kali koleksi buku yang terdapat pada rak-rak sering

berantakan kurang tertata dengan baik, bila membutuhkan data

riwayat peminjaman dan pengembalian belum bisa langsung print

karena formatnya hanya bisa excel, belum bisa langsung word.

5.2. Saran

1. Untuk kegiatan shelving perlu diperhatikan karena banyak buku yang

terletak tidak pada rak nomor klasifikasinya, oleh karena itu hendaknya

petugas lebih teliti lagi dalam kegiatan shelving.


commit to user

67

2. Untuk segi kebersihan bahan pustaka lebih diperhatiakan karena banyak

buku yang berdebu.

3. Perlu adanya tenaga listrik cadangan atau genset agar sewaktu-waktu

terjadi pemadaman listrik tidak mengganggu proses pelayanan sirkulasi.

PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA …...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to...

Documents

Transcript of PELAYANAN SIRKULASI VIA OPEN SOURCE PADA …...perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to...