Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan 3 Tahun 2020

Jimmy Ludin

Perubahan sebagai satu keniscayaan

Bersama untuk menetapkan kebutuhan perubahan dan

menetapkan area perubahan

Peningkatan kualitas kinerja : standard, monitoring, dan jaminan

Metode pengukuran kualitas

Ukuran dan Kriteria keberhasilan

Ketepatan rencana aksi perubahan yaitu: Gagasan rencana aksi perubahan dilakukan berdasarkan analisa

permasalahan kinerja pelayanan dan kebutuhan stakeholder yang didukung dengan data (Materi Diagnosa Organisasi dan Perencanaan Kegiatan)

Terobosan inovatif sesuai dengan kriteria inovasi yaitu:

1. memberi nilai tambah bagi organisasi dan stakeholder, 2. memiliki unsur kebaharuan,3. bisa direplikasi, 4. dapat diterapkan secara berkelanjutan, 5. sesuai dengan nilai-nilai organisasi

(Materi Berfikir kreatif)

Tahapan rencana perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan: Keterkaitan tahapan rencana aksi perubahan dan pengendalian mutu

pekerjaan untuk mendapatkan hasil yang diharapkan tergambar dengan jelas

(Materi Perencanaan Kegiatan, Manajemen Mutu, Manajemen Pengawasan)

Kejelasan peta dan pemanfaatan sumber daya organisasi Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan rencana pemanfaatan sumber

daya organisasi yang terdiri atas:

1. tim kerja,

2. jejaring kerja,

3. pemanfaatan teknologi digital

(Materi Membangun Tim Efektif, Teknik Komunikasi Publik, Perencanaan Kegiatan, Pelayanan Publik Digital)

Topik/Judul

Deskripsi

Latar Belakang Kondisi saat ini, Kondisi yang diharapkan, identifikasi permasalahan

Tujuan dan Manfaat

Output dan Outcome

Tahapan Aksi Perubahan

Struktur Organisasi Aksi Perubahan

Identifikasi dan Pemetaan Stakeholder

Strategi Mempengaruhi Stakeholders

Menginspirasi dan Menggerakkan Stakeholder

Membentuk Tim Aksi Perubahan

Memantau dan Mengendalikan Kegiatan Aksi Perubahan

Mendokumentasikan Kegiatan Aksi Perubahan

Jenis stakeholder

Manfaat identifikasi dan analisis stakeholder

Cara mengelola stakeholder

Nilai pelibatan stakeholder

Konsep Tim Efektif

Karakteristik tim efektif

Strategi membangun tim efektif

Cek list pra pelaksanaan

Strategi pelaksanaan

Sistem pemantauan & pengendalian Aksi Perubahan

Manajemen Pengawasan

Teknik dan Rencana Monitoring

Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan

A.S.K.A.BRencana Aksi

Apa (Langkah/kegiatan)

• Administratif / teknis substantif

• Diskusi ?

• Perancangan sistem?

• Koordinasi / konsultasi ?

• Uji coba ?

• Dll

Siapa (+ dengan siapa)

• Tim inti (K/L/SKPD ybs)

• Pegawai / pejabat tertentu

• Pihak eksternal ? Siapa ?

• Peran masing masing

Kapan (Jadual / Urutan

• Kapan kegiatan dilakukan

• Berapa lama waktu pelaksanaan

Apa (Hasil / Target)

• Hasil kerja setiap tahap :

• Draft kebijakan ?

• Konsep / prototypesistem ?

• Strategi baru

• Bukti apa yang harus dimiliki :

• Dukungan stakeholder?

• Dokumentasi proses dan output?

Bagaimana (Cara / Metoda)

• FGD

• Survey terbatas

• Kerjasama

• kemitraan

• Dll sesuai kebutuhan

Jenis dokumen aksi perubahan

Dokumen utama dan pendukung

Penempatan dokumen sebagai evidence pada Laporan Aksi Perubahan

Mengumpulkan Data, Memvalidasi Capaian dan Testimoni Keberhasilan Perubahan

Menyusun Laporan Hasil Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi

Menyusun Bahan Tayang, Video, dan Testimonial Evidence

Mereview tujuan aksi perubahan dan melihat kembali indikator keberhasilan perubahan

Memastikan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah sesuai dan sejalan dengan indikator keberhasilan perubahan

Mengumpulkan data kegiatan, baik terkait proses maupun output serta outcome kegiatan

Membedakan antara proses dan output kegiatan. Hal hal yang terkait proses kegiatan dapat juga disebut sebagai dokumentasi sedangkan hal hal yang terkait output atau berfungsinya output (outcome) adalah evidence

Memastikan bahwa output dan outcome setiap kegiatan adalah aktualisasi dari indikator keberhasilan perubahan

Khusus untuk outcome kegiatan akan lebih bermakna bila disampaikan dalam bentuk testimoni dari para pihak yang menyaksikan dan atau merasakan manfaat dari outputkegiatan

Laporan Hasil Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi tidak secara spesifik mengikuti format tertentu.

Laporan mendeskripsikan proses dan hasil capaian dari setiap kegiatan yang ada dalam

rancangan aksi perubahan,

perubahan kondisi sesuai tujuan perubahan

menunjukkan bukti peningkatan kinerja berdasarkan indikator keberhasilan kegiatan

akan terjadi peningkatan kinerja organisasi secara terus menerus

Bahan tayang merupakan deskripsi singkat mengenai laporan hasil aksi perubahan

Video adalah deskripsi audio visual yang mendokumentasi proses pelaksanaan rencana aksi, secara kronologis untuk memberikan bukti dan penekanan otentisitas pelaksanaan kegiatan

Testimonial evidence adalah pembuktian dan atau pernyataan langsung maupun tak langsung melalui berbagai media untuk menyatakan bahwa output kegiatan telah berfungsi sebagaimana yang diharapkan dalam meningkatkan kinerja organisasi

Mempresentasikan Bukti Bukti Perubahan Peningkatan Kinerja Organisasi: Mendokumentasikan proses pelaksanaan kegiatan (input)

Mengumpulkan evidence capaian target kegiatan (output)

Mempresentasikan dalam seminar hasil aksi perubahan

Memvalidasi efektivitas dan efisiensi hasil perubahan peningkatan kinerja organisasi (Outcome): Menyampaikan testimoni hasil/dampak perubahan dari berbagai stakeholder

Menyampaikan hasil cost benefit analysis perubahan peningkatan kinerja

Memastikan terencananya peningkatan kinerja organisasi berkelanjutan: Memastikan terjadinya continuous improvementmelalui penyampaian pakta integritas

Menandatangani kesediaan untuk dievaluasi tingkat keberhasilan pada level 3 dan 4 penilaian Kirkpatrick (Tingkah Laku dan Evaluasi Hasil) setelah pelatihan