PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI DINAS TENAGA …... · (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin; 1985 :5 )...

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN

DI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI, DAN

KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh

Sebutan Ahli Madya (A. Md) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

LISA INDRIANA GAGARIN

D 1506091

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2009

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini

membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi,

baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan kegiatan

organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian

yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi

dan kondisi yang berkembang sangat pesat. Kebutuhan akan informasi dalam

organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Di dalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi,

berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi

menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus

dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan

pusat kegiatan administrasi dan proses menanggani informasi, mulai dari

menerima, mengumpulkan, mengolah, sampai menyalurkan atau

mendistribusikan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan

kegiatan organisasi. Oleh karena itu kantor diharapkan mampu menyediakan

informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi

pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan organisasi. Salah

satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang

meliputi arsip dan kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam

administrasi perkantoran yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi

dalam rangka administrasi melakukan perencanaan, penganalisisan,

pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian, penilaian dan

pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya.

Adapun tujuan dari sistem kearsipan adalah agar arsip dapat disimpan

dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya

administrasi perkantoran. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan

yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau

warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling

tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam

pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktifitas dan

efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi antar pegawai akan

semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang

rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali

warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena

itu, pemimpin tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan

demikian pemimpin mengharapkan para stafnya mampu mengurus,

memelihara, arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi

secara keseluruhan.

Walaupun kearsipan sangat penting peranannya, tetapi masih ada kantor

yang tidak melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik dan akurat.

Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak terurus dan menumpuk tanpa

adanya penataan dan perawatan yang baik. Sehingga arsip cepat rusak dan

sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Beberapa faktor

penyebab kantor belum melaksanakan penataan kearsipan sebagai mana

mestinya antara lain karena kurangnya kesadaran pegawai dan pimpinanya

terhadap pentingnya penataan kearsipan dalam kantor, tidak adanya staf ahli di

bidang tata kearsipan dan kurangnya fasilitas kantor yang menunjang proses

tata kearsipan tersebut dan terbatasnya anggaran dana kantor untuk kegiatan

pengolahan kearsipan.

Dalam penulisan ini, penulis mengambil lokasi di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi, dan Kependudukan Provinsi Jateng pada bagian tata usaha

khususnya sub bagian umum dan kepegawaian, karena sub bagian umum dan

kepegawaian adalah unit yang menanggani kearsipan secara umum di

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.

Dengan harapan memperoleh gambaran, informasi dan data yang

diperlukan penulis tentang pelaksanaan tata kearsipan, sehingga dapat

melaksanakan kuliah kerja dan menyelesaikan laporan tugas akhir program

diploma 3 jurusan manajemen administrasi dengan judul “Pelaksanaan Tata

Kearsipan Di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG”.

Pada Kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. arsip berfungsi

sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam

membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi

suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan

informasi yang terkandung didalam arsip, Oleh karena itu sistem pengelolaan

arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip

maupun pimpinan yang akan memakainya.

Dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha Kantor

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG masih ada kegiatan yang belum

dilaksanakan secara optimal dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin dalam

kegiatan penataan arsipnya, petugas arsip kurang teliti dalam menyortir surat,

sehingga sering dijumpai penempatan arsip tidak sesuai dengan subyeknya

sehingga arsip sulit dicari apabila diperlukan. Tidak hanya itu saja, para

petugas kearsipan yang kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting

bagi suatu kantor, biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak.

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG merupakan salah satu bagian

organisasi pemerintah yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan

penyelenggaraan pemerintah dan pembangunanya. khususnya di bidang

ketenagakerjaan, transmigrasi dan kependudukan di wilayah Provinsi Jateng.

Berdasarkan survey dan praktek kerja menunjukan bahwa

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG di dalam penyelenggaraan sistem

administrasi perkantorannya sudah melaksanakan tata kearsipan guna

mendukung kelancaran administrasi sehari-hari. Terbukti dengan

dilakukannya pencatatan ataupun pengklasifikasian dokumen atau surat atau

naskah dinas baik masuk maupun yang keluar. Untuk pemeliharaan arsip telah

dilakukan dengan jalan membersihkan ruang arsip dengan fasilitas dan

pegawai kearsipan yang ada. Sedangkan untuk penyimpanan arsip di

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG menggunakan azas campuran,

kombinasi atas azas sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing bagian

diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip masing-masing

untuk arsip yang masih aktif. Misalnya, untuk arsip yang memuat data pencari

kerja, suarat masuk maupun surat keluar dari atau ke instansi ataupun dari

perusahaan. Disimpan dan dihimpun menjadi berkas tersendiri.

Sedangkan untuk arsip-arsip yang sudah jarang dipakai (in aktif)

disimpan digudang atau ruang khusus kearsipan dan untuk penyusutan arsip

pernah dilakukan tetapi pelaksanaannya jarang dilakukan.

Jenis- jenis arsip yang terdapat di kantor DISNAKERTRANSDUK

PROV JATENG adalah sebagai berikut:

1. Surat masuk : 45 buah

2. Surat keluar : 20 buah

3. Kwitansi pembelian alat kantor : 5 buah

4. Undangan rapat dinas : 3 buah

5. Undangan rapat Pemda Jateng : 2 buah

6. Daftar pembelian belanja alat-alat kantor : 1 bendel

7. Lembar pengantar surat masuk : 10 buah

8. Daftar gaji pegawai : 1 buah

9. Daftar inventarisasi barang- barang kantor : 1 berkas

10. Daftar kekuatan pegawai di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG : 1

berkas

B. RUMUSAN MASALAH

Mengacu pada judul tugas akhir penulis yaitu “Pelaksanaan Tata

Kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG“. maka penulis

memaparkan rumusan masalah untuk dapat memperjelas tugas akhir. Adapun

rumusan masalah dalam penulisan ini adalah:

1. Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di DISNAKERTRANSDUK

PROV JATENG ?

2. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata kearsipan di

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG ?

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Untuk mengetahui pelaksanaan tata kearsipan di

DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.

2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam pengelolaan

arsip di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.

3. Untuk salah satu syarat meraih gelar profesional ahli madya program

studi manajemen administrasi program Diploma 3 Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan berasal dari kata “arsip” yang mendapat awalan ke dan

akhiran-an. Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa asing.

Orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk

menyimpan. Sering juga kata tersebut tertulis “Archeon” yanng berarti Balai

Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.

Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai

arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. (Sularso Mulyono,

Muhsin, Marimin; 1985 :5 )

1. Tempat untuk menyimpan catatan - catatan dan bukti - bukti kegiatan yang

lain.

2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik,

dan sebagainya.

3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah

kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Warkat tersebut harus masih mempunnyai kegunaan.

2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana.

3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan kembali.

Menurut The Liang Gie, (2000: 118) : arsip adalah suatu kumpulan

warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan

agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sementara

George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control”

mengatakan bahwa kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam

tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan

terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara yang ditulis oleh Ig.

Wursanto (1995 :18) pengertian arsip diartikan sebagai: Segala kertas naskah,

buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan, dan

dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifattnya, aslinya

atau salinannya, serta cara penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh

suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan-

kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan,

atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain, karena pentingnya informasi yang

terkandung di dalamnya.

Gina Mardiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) memaparkan bahwa arsip

dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan

bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.

Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah ( 2003 : 16) arsip adalah setiap catatan

yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar,

yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan

informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-

strip, micro film), media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.

Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok

kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun

sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan

“kearsipan”, maka dapat disimpulkan:

1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang

berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu

dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

2. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut

aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang

meliputi:

a. Penyimpanan (storing)

b. Penempatan (placing)

c. Penemuan kembali (finding)

B. TUJUAN KEARSIPAN

Tujuan dilaksanakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kehadiran arsip pada

dasarnya karena adanya kegiatan atau aktifitas organisasi atau individu. Tanpa

adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Dengan

demikian arsip merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi.

Oleh karenanya arsip memiliki beberapa tujuan yang dapat di manfaatkan

sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Seperti yang diungkapkan

Boedi Martono (1994), dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya

kearsipan mempunyai tujuan antara lain:

1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang

penting-penting saja.

2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya

biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang

secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan

mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas

akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di

tetapkan sebelumnya.

3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip

menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan

arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip

yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang

berwenang (ANRI).

Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain

dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian

tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai

jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya

ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN

Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi:

1. Penerimaan dan pencatatan.

Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit di bagian

umum yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh

penerima surat, harus segera diteruskan kepada pencatat surat kemudian

dicatat dala buku agenda. Untuk surat-surat penting pemberitahuannya

menggunakan kartu kendali.Cara dan sarana pencatatan surat disesuaikann

dengan sifat surat.

2. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena

mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber

informasi, untuk mengetahui kagagalan maupun keberhasilannya, dan

yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan

hidup organisasi.

3. Penggunaan

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kadang memerlukan arsip

yang sudah lama disimpan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Fungsi

arsip dibedakan menjadi 2:

1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.

2. Arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, berkembang, berubah

seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kehidupan

pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya 2 jenis

sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni:

a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan

artinya menurutkan fungsinya.

b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi

khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah.

4. Pemeliharaan

Menurut Ig. Wursanto pemeliharaan arsip adalah usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan

kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datangnya

dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai

berikut: (1991 : 220)

a. Pengaturan ruangan.

b. Menjaga kebersihan yang meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan

arsip-arsip itu sendiri.

c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.

5. Penyusutan

Dalam peraturan Pemerintah Nomor, 34 tahun 1979 tentang

penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan

arsip dengan cara - cara :

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan

pemerintahan masing-masing.

b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku.

c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip

Nasional (Ig. Wursanto, 1991 : 208).

Penyusutan arsip yang dipaparkan oleh Ig. Wursanto yaitu dapat

berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa

pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang ada pada suatu

arsip, yaitu warkat yang yang memiliki guna akan disimpan. Dan apabila

ada warkat yang tidak memiliki guna masih tetap disimpan, berarti

mengingkari pengertian arsip atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah

satu ciri arsip. Adapun beberapa tujuan penyusutan dilihat dari 2 segi

antara lain:

a. Dari segi Administrasi tujuan penyusutan arsip adalah:

1) Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif

dengan arsip yang tidak aktif (inaktif), antara arsip yang bernilai

penting (vital) dengan arsip yang tidak penting.

2) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu

diperlukan.

3) Menghemat biaya untuk membeli peralatan, pemeliharaan,

kepegawaian, dan lainnya.

4) Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi

longgar untuk menampung arsip baru.

5) Menetapkan jangka hidup arsip dengan menempatkan arsip inaktif

bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.

6) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen

terlindung dari segala faktor biaya.

7) Memudahkan pengiriman ke arsip nasional.

b. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para

ilmiawan dalam mengadakan penelitian, terutama jika arsip-arsip

sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol

kegunaannya di bidang penelitian ilmiah (1991 : 209).

6. Pemusnahan Arsip

Memusnahkan arsip menurur Drs. A. Wijaya adalah aktivitas

menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan

dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan

kimia sehingga arsip tidak bisa terbaca lagi sehingga tidak dapat

digunakan untuk tujuan tertentu. Untuk melakukan pemusnahan arsip

hendaknya dibuat beerita acara. Dalam berita acara harus disebutkan

golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip,

kepala satuan yang bertanggung jawab, dan atasan yang berkedudukan

setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.

Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :

a. membuat daftar arsip yang digunakan

b. membuat berita acara pemusnahan

c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.

Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu :

a. Pembakaran

Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan,

karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara

pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya

kalau pembakaran dengan jumlah banyak.

b. Pencacahan

Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang

sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan.

Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara

betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.

Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan

tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah

kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat

sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva.

c. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan

menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak

berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api)

dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian

apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu

lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.

(Sularso Mulyono, 2003: 102).

D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK

Mengingat betapa pentingnya arsip dalam suatu organisasi yaitu

sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka menurut Drs. A. Wijaya di

dalam penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan beberapa faktor,

antara lain:

1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.

2. Fasilitas kearsipan.

3. Petugas kearsipan.

1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip ataunyang sering

disebut Filling System adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

menurut suatu pedoman untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat

sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat, cepat

atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya

ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan

setiap benda arsip. Menurut Amsyah (2003 : 72) ada 5 (lima) jenis-jenis

sistem penyimpanan arsip, yaitu:

a. Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

berdasarkan abjad. Dalam sistem semua arsip atau dokumen diatur

berdasarkan abjad nama orang atau instansi, yang dijadikan dasar kode

adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul.

Judul atau nama-nama itu pada umumnya dibagi atas:

1) Nama perorangan.

2) Nama perusahaan.

3) Nama organisasi atau perhimpunan.

Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad

adalah:

i. Mudah menggolongkan surat – surat.

ii. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks.

iii. Sederhana dan mudah dimengerti.

Kerugian – kerugiannya penggolongan menurut abjad adalah :

1) Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk

menemukan surat – surat

2) Sulit mengenai nama – nama yang sama

3) Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok

surat yang berlainan.

b. Sistem Pokok Soal

Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok

masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Penyelenggaraan sistem

penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar, beberapa langkah

dibawah ini perlu diikuti:

1) Pengkajian surat atau berkas yaitu untuk mengetahui persoalan

yang terkandung di dalamnya.

2) Memberikan kode surat.

Setelah isi atau maksud surat diketahui, misalnya masalah

kenaikan pangkat maka petugas penata arsip melihat daftar indeks.

Apabila masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama

masalah yang berjudul “PERSONALIA” maka pada surat tersebut

diberikan kode:

PERSONALIA

Kenaikan pangkat

3) Mencatat surat ke dalam kartu indeks.

4) Menyimpan surat.

c. Sistem Nomor atau Angka

Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi

persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang

ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut

nomor adalah :

1) Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan

2) Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi

3) Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.

4) Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat

dipergunakan untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai

Indeks alamat.

Kerugian–kerugiannya adalah :

1) Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks

2) Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah

menyusunnya

d. Sistem Wilayah atau Daerah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama

wilayah atau daerah. Dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem

wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau

sistem tanggal.

Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang

sama disimpan pada tepat yang sama pula, contoh: surat yang berasal

dari Cilacap diletakkan pada laci yang berjudul Cilacap, surat yang

berasal dari Karanganyar ditempatkan pada laci yang berjudul

Karanganyar.

e. Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti

tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah

tahun, kemudian bulan dan tanggal.

2. Fasilitas Kearsipan

Dalam kamus Administrasi, “Fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan

yang diperlukan untuk menunjang terselesaikannya pekerjaan-pekerjaan

dalam organisasi atau sebuah bentuk usaha kerjasama manusia. Fasilitas

kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Alat-alat Korespodensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, karton,

bolpoin dan sebagainya.

b. Alat-alat peneimaan surat, seperti box atau kotak surat, meja tulis, rak,

dan sebagainya.

c. Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti:

1) Folder

Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai

daun penutup. Biasanya pada folder dilengkapi dengan tab, yaitu

bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file

yang bersangkutan. Lipatan pada atas folder dibuat sedemikian

rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah arsip

atau dokumen-dokumen. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip

atau dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klaifikasi

suatu masalah.

2) Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip

yang disimpan, dan juga berfungsi sebagai pemisah antara berkas-

berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab diatasnya dengan

ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk

menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan

disusun secara vertical (berdiri). Jumlah guide yang diperlukan

adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main

subjek, sub subjek, sub-sub subjek). Bentuk daripada guide adalah

persegi empat panjang dengan ukuran:

Panjang : 33-35 cm.

Lebar : 23-24 cm.

3) Tickler file (berkas pengikat)

Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk

menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.

4) Filling cabinet (lemari arsip)

Filling cabinet digunakan untuk menempatkan folder yang

telah berisi naskah-naskah atau dokumen beserta guide-guidenya.

Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari

logam. Umumnya filling cabinet berlaci tiga atau empat.

5) Rak arsip

Rak untuk menyimpa berkas atau dokumem tidak berbeda

dengan untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran

tingginya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan

dengan keadaan ruang yang tersedia. Cara penataan berkas sama

dengan cara penataan pada filling cabinet, hanya pada rak

susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk dan

folder yang akan ditempatkan di rak petunjuknya dipasang di sisi

samping.

6) Kartu kendali

Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran

10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom, antara lain:

1) Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan

kolom M/K (masuk atau keluar)

2) Hal.

3) Isi ringkasan.

4) Lampiran.

5) Dari.

6) Kepada.

7) Tanggal, nomor surat.

8) Nama pengolah.

9) Paraf (tanda tangan).

10) Catatan.

7) Kartu pinjam

Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat

atau yang berkepentingan yang memerlukan arsip harus diberi

kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangakap tiga yaitu:

1) Disertakan pada surat yang dipinjam.

2) Ditinggalkan pada penata arsip sebagai penganti sementara

arsip yang dipinjam.

8) Ruang arsip

Ruangan arsip mempunyai peranan yang begitu penting

didalam setiap kegiatan suatu organisasi. Untuk itu ruang arsip

harus benar-benar dipersiapkan dengan baikagar penyelenggaraan

kerja tidak terhambat. Agar ruangan arsip itu dapat memperlancar

penyelesaian pekerjaaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan

efektifitas pegawai, maka ruangan arsip harus memperhatikan

beberapa faktor, antara lain:

a. Cahaya

Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat

akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka

dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat

kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Hendaknya jendela-

jendela, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar

matahari.

b. Warna

Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting

untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan

mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna

yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya.

kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan

terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah

kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih-

lebihan.

c. Udara

Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali adalah suhu

udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Sebaiknya ruangan

arsip atau ruang kerja mengunakan AC (air conditioning) dan

juga memperhatikan temperatur ideal yaitu berkisar antara 65-

75 F serta keleembaban udara sekitar 50 dan 65 %.

d. Suara

untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi

kerja para pengawa, para pegawai hendaknya memperhatikan

letak alat-alat gaduh dan menggunakan lapisan-lapisan

penyerap suara pada dinding dan langit-langit ruangan. Cara

lain untuk mengurahi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik

dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon,

ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat.

Dengan demikian pembicaraan tidak akan terganggu oleh suara

mesin tik atau menganggu pegawai-pegawai yang sedang

bekerja.

Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas diharapkan

penataan ruangan arsip yangg lebih efisien dapat membantu

para pegawainya bekerja lebih baik, lebih efisien, lancar dan

sedikit menemukan hambatan.

3. Pegawai Kearsipan

Seorang petugas kearsipan untuk dapat melaksanakan tugasnya

dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana

persyaratan menjadi seorang petuagas Tata Usaha umumnya yaitu:

a. Memiliki pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah

surat menyurat dan arsip.

b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya misalnya yaitu

organisai beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.

c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang

sedang dijalankan.

e. Berkepribadian, yakni memiliki, ketekunan, kesabaran, ketelitian,

keterampilan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan

rahasia organisasi.

Sedangkan petugas kearsipan menurut The Liang Gie diperlukan 4

syarat yaitu:

a. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai agar pegawai yang

bersangkutan dapat memmbedakan perkataan-perkataan, nama-nama,

atau angka-angka yang sepintas tampak sama. Untuk itu di samping

jiwa yang cermat, ia harus juga mempunyai mata sempurna.

b. Kecerdasan

Pegawai kearsipan juga harus mempunyai tingkat pemahaman yang

sesuai dengan porsinya. Sekurang-kurangnya harus dapat

menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-

kata untuk suatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya harus cukup

tajam sehingga dia tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada

kartu arsipnya.

c. Kecekatan

Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan

dalamm melakukann pekerjaan. Pegawai arsip harus mempunyai

kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit.

Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan

leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.

d. Kerapian

Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan

warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih

mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet,

karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan

sobek.

E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP

Prinsip yang harus dianut oleh sebuah kantor atau organisasi dalam

penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah awet, efisien, dan luwes. Untuk

itu penyelenggaraan penyimpanan arsip harus disesuaikan kebutuhan dan

kondisi masing-masing kantor. Menurut Zulkifli Amzah (1989 : 16-19) ada

tiga asas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu:

1. Asas Sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi bagi

semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.

Keuntungannya adalah:

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsetrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.

c. Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugiannya adalah:

a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih untuk

memperoleh arsip yang diperlukan.

2. Asas Desentralisasi

Penyimpanan arsip yang tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan

kearsipan sendiri-sendiri.

Keuntungannya adalah:

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-

masing.

b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja

industri.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

Kerugiannya adalah:

a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menyebabkan

duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit

kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan

sukar diwujudkan.

c. Penataran dan pelatihan kearsipan diadakan karena petugas-petugas

pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang

kearsipan.

d. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan setiap unit kerja dan ini

merupakan pemborosan.

3. Asas Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada

penyelenggaraan penyimpanan kedua asas tersebut dapat ditiadakan.

Penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi sedangkan

untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan

menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan

arsipnya.

Di dalam penangganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih

aktif dipergunakan disebut arsip aktif dan dikelola di unitkerja masing-

masing pengolah, sedangkan arsip yang kurang dipergunakan disebut arsip

inaktif dan dikelola disentral arsip.

F. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan.

Lokasi penelitian di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan di JL. Pahlawan

no. 16 Semarang.

2. Jenis Pengamatan.

Penelitian ini berbentuk Deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan

untuk mengambarkan, memaparkan, menentukan, dan menganalisa

datayang ada secara mendalam. Menurut Moelong penelitian Deskriptif

kualitatif adalah “penelitian yan datanya berupa kata-kata, gambar, bukan

angka”. ( 2001 : 6 )

3. Sumber data.

a. Data Primer.

Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya baik melalui

wawancara maupun observasi yang kemudian diolah sendiri oleh

peneliti.

b. Data Sekunder.

Yaitu data yang diperoleh secara langsung melalui buku-buku,

perpustakan, dokumen-dokumen dan keterangan-keterangan lain yang

berhubungan dengan masalah pengamatan yanga digunakan sebagai

pelengkap dan pendukung data primer.

4. Teknik Pengumpulan Data.

a. Observasi

Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung

dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan

dijumpai secara sistematis.

b. Wawancara

Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk

mendapatkan keterangan-keterangan lisan maupun komunikasi

langsung dan bertatap muka dengan responden yang dapat

memberikan keterangan.

c. Dokumen

Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen,

peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur lainnya.

5. Teknik Analisis Data

Pengamatan ini menggunakan teknik analisa data diskriptif. Menurut

Winarno Surachman ( 1994 : 133 ) bahwa, teknik analisa diskiptif adalah

teknik analisa yang didapat dari seorang penyelidik yang terlebih dahulu

mempunyai cara berfikir, cara pengupasan dengan refrensi atau titik tolak

tertentu.

BAB III

DISKRIPSI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI

DAN KEPENDUDUKAN

A. SEJARAH SINGKAT

Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah di bentuk berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah No.7 Tahun 2001.

Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah di bidang tenaga kerja dan

transmigrasi yang dipimpin oleh kepala dinas yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Gubernur melalui sekretaris daerah.

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi

Jawa Tengah merupakan institusi / lembaga gabungan dari :

1. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Dati I Jawa Tengah.

2. Kanwil Departemen Tenaga Kerja Jawa Tengah.

3. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah.

Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP No.84 Tahun

2000 tentang Pedoman Perangkat Daerah.

1. Bidang Kegiatan

Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga

kerja, transmigrasi dan kependudukan, yang memiliki fungsi antara lain :

a. Perumusan kebijakan teknis bidang tenaga kerja, transmigrasi,

kependudukan dan catatan sipil.

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang

tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil.

c. Pembinaan dan fasilitas bidang tenaga kerja, transmigrasi,

kependudukan dan catatan sipil lingkup provinsi dan kabupaten / kota.

d. Pelaksanaan tugas di bidang penempatan tenaga kerja dan

transmigrasi, pelatihan kerja dan produktivitas, pengawasan

ketenagakerjaan, hubungan industrial dan jaminan sosial, serta

ketransmigrasian, kependudukan dan catatan sipil.

e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang tenaga kerja, transmigrasi


f. Pelaksanaan kesekretarisan dinas.

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesusi dengan

tugas dan fungsinya.

2. Visi dan Misi

Visi dan misi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :

a. Visi

Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah mempunyai visi yaitu menciptakan tenaga kerja, transmigrasi

dan penduduk yang terbudayakan, produktif, mandiri, berdaya saing,

berdaya tahan terhadap pengaruh globalisasi, berkesejahteraan dan

terlindungi hak-haknya dalam iklim hubungan industrial yang

harmononis, produktif dan berkeadilan dalam kerangka Wawasan

Negara Kesatuan Republik Indonesia.

b. Misi

1) Membangun sistem informasi dan perencanaan tenaga kerja,

transmigrasi dan kependudukan.

2) Membina dan menempatkan tenaga kerja untuk memperluas

kesempatan kerja di dalam dan di luar negri dengan

mempertahankan pendataan yang layak.

3) Membina tenaga kerja dan transmigrasi melalui pembinaan

pelatihan dan pengembagan produktivitas kerja.

4) Menempatkan, membina dan mengawasi pelaksanaan upah

minimum.

5) Mengembangkan kemampuan aparatur yang beretos kerja tinggi

dan professional.

B. STUKTUR ORGANISASI

Susunan organisasi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan

Kependudukan adalah:

1. Kepala Dinas

Kepala Dinas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah.

Kepala Dinas membawahkan :

a. Sekretariat

b. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil

c. Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi

d. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas

e. Bidang Hubungan Industrial Dan Jaminan Sosial

f. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

g. UPTD

h. Kelompok Jabatan Fungsional

2. Sekretaris

Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan, koordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, dan

kepegawaian.

Untuk menyelenggarakan tugasnya sekretaris mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,

pengkoordinasian penyalenggaran tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi, dan pelaksanaan di bidang program.

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,

pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan.

c. Penyiapan bahan perimusan kebijakan teknis, pembinaan,

pengkoordinasian tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan

pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian.

d. Pelaksanaan yugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesusi

dengan tugas dan fungsinya.

Sekretaris membawahkan :

a. Sub bagian Program

Seksi ini bertugas menyiapkan bahan perumusan teknis, pembinaan,

pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan

administrasi dan pelaksanaan di bidang program meliputi : koordinasi

perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan

system Informasi di lingkungan Dinas.

b. Sub bagian Keuangan

Seksi ini bartugas menyediakan bahan rencana dan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu,

pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang keungan, meliputi :

pengelolaan keungan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di

lingkungan Dinas.

c. Sub bagian Umum dan Kepegawaian

Sub bagian umum dan kepegawaian bertugas melakukan penyiapan

bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasi

penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan

pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian , meliputi ; pengelolaan

administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana,

rumah tangga dan perlengkapan di bidang lingkungan Dinas.

3. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil,

Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan

catatan sipil dan informasi administrasi kependudukan.

Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil

mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil.

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan.

c. Pelaksanaan tugas lain diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mambawahkan :

a. Seksi Pembinaan Kependudukan dan Catatan Sipil

Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan


b. Seksi Informasi Administrasi Kependudukan

Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakn

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang informasi administrasi

kependudukan.

4. Bidang Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Bertugas penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri,

perluasan dan pengembangan tenaga kerja dan transmigrasi.

Untuk meyelenggarakan tugasnya Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi mempunyai fungsi :


pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri.

b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja.

c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang transmigrasi.

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai


Bidang penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi membawahkan :

a. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam dan Luar Negri


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja

dalam dan luar negri.

b. Seksi Perluasan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perluasan dan

pengembangan tenaga kerja.

c. Seksi Transmigrasi

Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi.

5. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas.

Bidang Pelatihan Dan Produktivitas mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang standarisasi dan sertifikasi, pelatihan dan pemagangan, dan

produktivitas.

Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Pelatihan Dan Produktivitas

mempunyai fungsi :


pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi.


bidang pelatihan dan pemagangan.


pelaksanaan di bidang produktivitas.



Bidang Pelatihan Kerja Dan Produktivitas, membawahi :

a. Seksi Standarisasi dan Sertifikasi


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan

sertifikasi.

b. Seksi Pelatihan dan Pemagangan


teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan

pemagangan.

c. Seksi Produktivitas


teknis pembinan dan pelaksanaan di bidang produktivitas.

6. Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial

Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial, kelembagaan

hubungan industrial, dan pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja.

Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan

Sosial mempunyai fungsi :


pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial.


bidang kelembagaan hubungan industrial.


pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja.



Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial membawahi :

a. Seksi Syarat Kerja dan Jaminin Sosial


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan

sosial.

b. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial


teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan

industrial.

c. Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja


teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan

kesejahteraan tenaga kerja.

7. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di

bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja,

pengawasan norma keselamatan kerja, kesehatan kerja, pengawasan norma

keselamatan kerja dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar

negeri.

Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan

mempunyai fungsi :


pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial

tenaga kerja


bidang pengawasan norma keselamatan kerja dan kesehatan kerja.


pelaksanaan di bidang pengawasan hukum tenaga kerja dalam dan dan

perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negri.


dengan tugas dan fungsinya

Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan, membawahi :

a. Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja

dan jaminan sosial tenaga kerja.

b. Seksi Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma

keselamatan kerja dan kesehatan kerja.

c. Seksi Pengawasan dan Perlindungan Hukum Tenaga Kerja Dalam dan

Luar Negeri


teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasaan dan

perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri

8. UPTD

9. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok ini terdiri dari sejumlah fungsional yabg terbagi dalam berbagai

kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan keterampilan.

Dari bagan organisasi Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah, bagian yang menangani tentang

pengurusan surat menyurat adalah Sub Begian Umum dan Kepegawaian. Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian ini di bawah perintah Sekretariat serta

bertaggungjawab kepada Kepala Dinas. Di Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian ini penanganan surat menyurat dikerjakan oleh dua orang

pegawai yang mengurusi surat masuk yaitu pegawai yang bertugas sebagai

penyortir surat dan pegawai yang bertugas sebagai pencatat surat sebelum

surat tersebut di naikkan ke sekertaris, serta empat orang pegawai yang

mengurus surat keluar yaitu pegawai yang bertugas membuat konsep surat,

pegawai yang bertugas mengetik surat dan pegawai yang bertugas

mengagedakan surat sebelum surat tersebut dikirim, serta kurir yang bertugas

mengantar surat ke alamat yang dituju, sedangkan untuk pengurusan surat

keluar rahasia ditangani oleh pegawai yang diberi kepercayaan oleh Kepala

Dinas. Tugas setiap orang yang menangani surat menyurat ini saling

berhubungan sehingga dibutuhkan kerjasama yang baik agar dalam

pengurusan dan pendistribusian surat dapat berjalan secara efektif dan efisien.

1

KEPALA

DINAS

SEKRETARIAT

SUB BAG

PROGRAM

SUB BAG

KEUANGAN

BIDANG

KEPENDUDUKAN

& CATATAN SIPIL

BIDANG

PENEMPATAN

TENAGA KERJA&

TRANSMIGRASI

7

BIDANG

PELATIHAN

KERJA&

PRODUKTIVITAS

BIDANG

HUBUNGAN

INDUSTRIAL&

JAMINAN SOSIAL

SEKSI PEMBINAAN

KEPENDUDUKAN&

CATATAN SIPIL

SEKSI PENEMPATAN

TENAGA KERJA

DALAM& LUAR NEGRI

SEKSI INFORMASI

ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN

SEKSI

PERLUASAN& PENGEMBANGAN

TENAGA KERJA

SEKSI

PELATIHAN&

PEMAGANGAN

SEKSI SYARAT

KERJA&JAMINAN

SOSIAL

SEKSI

KELEMBAGAAN HUBUNGAN

INDUSTRAL

SEKSI STANDARISASI

DAN SERTIFIKASI

Gambar III.1 BAGAN ORGANISASI

DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN

PROVINSI JAWA TENGAH

KELOMPOK

JABATAN

FUNGSIONAL

SEKSI

TRANSMIGRASI

SEKSI

PRODUKTIVITAS

SEKSI PENGAWASAN7PERLIN

DUNGAN HUKUM

TENAGA KERJA DALAM&LUAR NEGRI

SEKSI

PENGUPAHAN&KE

SEJAHTERAAN

TENAGA KERJA

SUB BAG

UMUM &

KEPEGAWAIAN

UPTD

SEKSI PENGAWASAN NORMA

KESELAMATAN&

KESEHATAN KERJA

SEKSI PENGAWASAN NORMA

KERJA&JAMINAN

SOSIAL TENAGA KERJA

BIDANG

PENGAWASAN

KETENAGAKERJAAN

Sumber : Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Prov Jateng

35

2

BAB IV

PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN

A. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN PADA DINAS TENAGA KERJA

TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA

TENGAH

Hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kearsipan adalah :

1. Prosedur kerja kearsipan

2. Fasilitas kearsipan

3. Ruang kearsipan

4. Petugas kearsipan

Untuk selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Prosedur kerja kearsipan

Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat tahapan kegiatan sebagai

berikut :

a. Penerimaan dan pencatatan

Dalam melaksanakan kegiatannya Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah selalu

berhubungan dengan instansi lain maupun pihak yang berkepentingan

dengan Disnakertransduk Provinsi Jawa Tengah. Salah satu sarana

yang mendukung adalah adanya surat. Dalam penyusunan surat masuk

dan surat keluar Disnakertransduk menganut kebijaksanaan satu pintu,

dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain

dilaksanakan oleh satu unit verja yaitu sub bagian umum. Surat yang

telah diterima maupun yang akan dikirim dicatat dalam buku agenda

surat masuk maupun buku agenda surat keluar.

3

Gambar IV.1 bagan Pengurusan surat masuk

Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG

1) Proses Pengurusan Surat masuk :

a) Penerimaan dan penyortiran

Surat masuk diterima oleh salah satu staff di bagian Tata Usaha

kemudian surat-saurat masuk tersebut dikelompokan menjadi dua

menurut jenisnya yaitu surat dinas dan surat pribadi. Untuk surat

pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan dan surat dinas

dilanjutkan untuk pengagendaan.

b) Pengagendaan

Setelah surat-surat tersebut dikelompokan, Agendaris Umum

membuka surat dan membaca isinya serta memberi lembar disposisi,

kemudian mengagendakan surat-surat masuk tersebut ke dalam buku

agenda surat masuk dan memberi nomor urut agenda. Setelah itu surat-

surat tersebut diserahkan kepada Kepala Dinas atau Kepala Bagian

Tata Usaha melalui sekretaris. Kemudian oleh sekretaris surat-surat

tersebut dikelompokan menjadi dua bagian yaitu surat yang

membutuhkan kebijakan pimpinan atau surat rutin biasa. Untuk surat

yang membutuhkan kebijakan pimpinan diserahkan langsung kepada

pimpinan sedangkan surat rutin diserahkan kepada Kepala Bagian Tata

Usaha untuk pendisposisian.

PENERIMAAN DAN

PENYORTIRAN

PENGAGENDAAN

PENDISPOSISIAN

PENYALURAN

PENYIMPANAN

4

Tabel IV.1 Buku Agenda surat masuk

No.

Urut

No.

Surat

Masuk

Pengirim No.

Surat

Tgl.

Surat Isi Surat

Ditujukan

Kepada Ket.

1 01 Kantor Tenaga

Kerja dan

Transmigrasi

Kota Kedal

01/TN

21/2005

19

Maret

2005

Pengembalian

TKI

Kepala Dinas

Tenaga Kerja

Provinsi Jateng


c) Pendisposisian

Kapala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha membaca isi surat dan

menentukan isi disposisi. Kemudian mengisi alamat disposisi sesuai

dengan isi surat dan membubuhi paraf serta tanggal pada lembar

disposisi. Setelah itu surat tersebut dikembalikan kepada Sekretaris

mengagendakan isi disposisi kedalam buku agenda disposisi, setelah

selesai surat-surat tersebut diserahkan ke bagian penyaluran atau

kembali kepada Agendaris Umum.

d) Penyaluran

Agendaris Umum memasukkan alamat ke dalam buku ekspedisi intern

sesuai dengan alamat disposisi. Kemudian surat tersebut dikirim sesuai

dengan alamat disposisi dan diterima oleh agendaris Subdin. Oleh

Agendaris Subdin surat tersebut diserahkan kepada Kasubdin

menentukan isi disposisi yang kedua untuk para Kasi yang sesuai

dengan isi surat. Setelah surat tersebut didisposisi, dikembalikan lagi

ke Agendaris Subdin. Agendaris Subdin mengagenda surat dan isi

disposisi yang kedua kedalam buku agenda dan kemudian surat

diserahkan langsung kepada Kasi yang sesuai dengan alamat disposisi

kedua. Setelah Kasi menerima surat tersebut dan membaca surat serta

isi disposisi kemudian menyalurkannya kepada staff yang sesuai

dengan isi surat untuk dilaksanakan. Dan terakhir surat-surat tersebut

disimpan oleh Agendaris Subdin.

5

Gambar IV.2

Gambar Lembar Disposisi

KEPALA LEMBAR DISPOSISI

DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN

PROVINSI JAWA TENGAH AGENDA SEKRETARIS DISPOSISI

No. Urut : ..................................................................................

No. Surat : ..................................................................................

Tanggal : ..................................................................................

Dari : ..................................................................................

Perihal : ..................................................................................

Paraf/Tgl.

Ketemu Saya

Didampingi Saya

Diteruskan kepada Yth. DISPOSISI

SEKRETARIS

Sub. Bag. Program

Sub. Bag. Keuangan

Sub. Bag. Umum dan Kepeg

Kepala Bidang

Kependik. & Capil

Pentatrans

Pel. Kerja & Produktivitas

H.I dan Jamsoso

Wasnaker

UPTD

BLKLN

BPKK dan Hiperkes

Balatrans dan Penca

BP2TK

BP3TK

BLKP Klampok

BLKI Cilacap

UDS

Untuk Ditindak Lanjuti

Saran

Lapor

UMP

UDK / Pedomani

Hasir / mewakili

Paraf/Tgl.

Dharma Wanita Persatuan

Korpri

Koperasi

B.A.I


e) Penyimpanan

Agendaris subdin menyimpan surat-surat yang telah didisposisi

tersebut ke dalam snelhecter map sesuai dengan bulan penerimaan

surat. Kemudian setelah satu bulan snelhecter yang berisi surat-surat

tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet yang bertuliskan tahun

dari penerimaan surat tersebut.

2) Proses Pengurusan Surat Keluar

Surat yang sudah keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,

bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang

CATATAN

6

berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain. Surat

adalah media komunikasi instansi, kantor atau lembaga yang sangat

penting.

Gambar IV.3

Bagan pengurusan surat keluar


Prosedur pengurusan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut :

a) Perintah Pembuatan Surat

Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kasubdin atau Kepala bagian,

baik karena adanya kegiatan untuk membalas surat yang masuk

maupun kehendak Dinas itu sendiri. Kasi yang membidangi tugas

tersebut kemudian membuat konsep surat.

b) Pembuatan konsep dan Pengetikan

Konsep tersebut dibuat diatas HVS ataupun CD. Setelah selesai dibuat

konsep tersebut diserahkan kepada salah satu staff untuk diketik baik

surat asli, tembusan, dan tindasaannya (bila diperlukan). Setelah itu

surat tersebut diserahkan kembali kepada Kasi yang bersangkutan

PEMBUATAN KONSEP DAN

PENGETIKAN

PENELITIAN

PENANDATANGANAN

PENGGENDAAN &

PENYIMPANAN

PERINTAH PEMBUATAN

SURAT

PENGIRIMAN

7

untuk diperiksa apakah surat yang telah diketik tersebut sudah benar

atau belum.

Tabel IV.2

Blanko konsep surat

Unit Pengolah Paraf Tanggal

Sekretaris

Ka. Bid / Ka. UPT

Ka. SubBag / Ka. Sie


c) Penelitian

Apabila ternyata ketikan surat banyak ada banyak kekeliruan maka

diserahkan kembali kepada staff tersebut untuk diketik ulang. Dan

apabila ketikan tersebut sudah benar maka dibubuhi taklik atau paraf

kecil disamping kanan nama jabatan penandatanganan. Dan kemudian

diserahkan ke Kasubdin.

d) Penandatanganan

Kepala Dinas atau Ksubdin menandatangani surat yang telah diberi

tanda taklik dan kemudian surat-surat tersebut diserahkan kembali ke

bagian yang membuat surat. Oleh staff, surat tersebut diserahkan

kepada Agendaris Umum surat keluar bagian Tata Usaha untuk

diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar.

e) Pengagendaan dan Penyimpanan

Agendaris Umum Surat keluar mengagendakan surat yang akan

dikirim dan menuliskan nomor agenda sesuai dengan perihal surat dan

memberi nomor surat agenda sesuai dengan nomor urut buku agenda

keluar. Sebelum dikembalikan kepada staff yang bersangkutan surat

tersebut diberi stempel dinas maupun stempel tanggal dan sebelumnya

Agendaris mengambil satu lembar surat (tembusan / tindasan) unuk

disimpan ke dalam snelhecter map yang berisi surat-surat tersebut

disimpan kedalam filling cabinet sesuai dengan tahun tersebut. Dan

baru kemudian diserahkan kepada staff yang membuat surat tersebut.

8

Oleh staff, surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop coklat yang

berkop dinas dan hanya menuliskan alamat surat pada amplop surat

kemudian surat-surat tersebut disalurkan ke bagian pengiriman.

f) Pengiriman

Surat-surat tersebut dibuka kembali ole ekspeditur untuk diteliti

apakah ada yang masih salah. Jika sudah dirasa cukup benar kemudian

diagendakan ke dalam buku ekspedisi, serta memberi stempel dinas

baik surat maupun pada amplop. Untuk surat yang dikirim langsung

diagenda ke dalam buku ekspedisi keluar kantor pos dan dikirim ke

alamat surat tersebut.

Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi & Kependudukan Provinsi Jateng sudah

dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya buku

agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar untuk mencatat

surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar juga pencatatan

surat yang diterima maupun yang yang keluar tiap bagian Sub Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng

sedangkan untuk penerimaannya sudah dilakukan sesuai dengan

prosedur kerja yang diterapkan.

b. Penyimpanan

1) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jateng untuk masing-masing bagian adalah

dengan sistem subjek (isinya) dan nomor. Arsip-arsip yang disimpan

disetiap bagian adalah arsip yang masih aktif. Misalnya untuk arsip yang

memuat data pencari kerja ditata secara kronologis menurut nomor urut

sedangkan penyimpanan arsip yang berada pada unit kearsipan adalah

berdasarkan jenis arsip yang diserahkan dari masing-masing bagian.

Arsip-arsip yang diimpan oleh unit kearsipan adalah arsip yang sudah

tidak aktif lagi. Kemudian arsip-arsip yang sudah tidak aktif

dikelompokan menurut jenisnya.

9

Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:

a) Mengelompokan arsip berdasarkan jenisnya yang diserahkan dari

masing-masing unit kerja.

b) Setelah masing-masing arsip dikelompokan menurut jenisnya,

kemudian ditempatkan ke dalam map, ordner maupun dijilid menjadi

buku.

c) Pada permukaan map atau buku diberi kode arsip yang disimpan di

dalamnya.

d) Untuk arsip yang disusun dalam ordner ataupun berupa buku

disimpan dalam almari arsip dan rak arsip secara vertikal lateral

(Vertikal berderet kesamping).

e) Sedangkan arsip yang dalam map dimasukkan dalam filling cabinet

secara berjajar dan berurutan.

2) Asas penyimpanan arsip yang dilaksanakan Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ádalah dengan

menggunakan asas campuran yaitu kombinasi antara asas desentralisasi

dan sentralisasi. Dalam asas campuran masing-masing bagian diberi

kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri untuk arsip-

arsip yang masih aktif. Sedangkan untuk arsip yang masih jarang

digunakan (inaktif) disimpan pada ruang arsip yang letaknya terpisah

dengan ruang kerja dan yang menanganinya adalah sub bagian umum.

Untuk jasa penyimpanan arsip pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan

asas penyimpanan arsip campuran dapat memudahkan pencarian. Arsip-

arsip sudah dipisahkan antara arsip-arsip aktif dan inaktif sehingga arsip

yang ada ditempat kerja merupakan arsip-arsip yang sering digunakan,

selain itu juga dapat menghemat tempat pada masing-masing unit kerja.

Dan penataan arsipnya sudah tertata dengan rapi.

c. Penggunaan

Arsip-arsip yang sering digunakan untuk melaksanakan kegiatan

sehari-hari adalah arsip-arsip yang masih aktif. Namun bukan berarti arsip

10

yang inaktif tidak berguna. Adakalanya arsip inaktif dibutuhkan oleh

seorang pegawai untuk keperluan tertentu.

Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan menjadi

tanggung jawabnya tidak dengan mudah menggunakan tanpa harus melalui

prosedur tertentu. Tetapi jika pegawai tersebut membutuhkan arsip yang

menjadi tanggung jawab bagian lain, maka harus minta ijin kepada pegawai

yang bertanggung jawab atas arsip tersebut terlebih dahulu.

Menurut staff sub bagian umum menyatakan bahwa :

“Untuk peminjaman arsip Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah harus disertai tanda bukti peminjaman

secara tertulis dengan batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara

kedua belah pihak yang bersangkutan.” (Wawancara: 23 maret 2009)

Dengan demikian peminjaman arsip disertai tanda bukti itu terdapat

kelebihan yaitu ada bukti yang kuat untuk mengurus arsip jika terjadi

kehilangan arsip. Sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap

disiplin dalam mengembalikan arsip yang telah dipinjamnya.

d. Pemeliharaan

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dan untuk menghindari

kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu pemeliharaan arsip,

supaya arsip tersebut terjaga dengan baik tahan lama, dan tidak hilang.

Pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah lebih ditekankan pada arsip-arsip yang

sudah jarang digunakan (inaktif) yang telah ditempatkan pada ruang

penyimpanan arsip inaktif. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas Tenaga

Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah rutin tetapi

secara berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antar 1-2 bulan sekali.

Pegawai Sub umum dan kepegawaian bagian kearsipan

mengemukakan bahwa “ Arsip perlu di perhatikan dalam pemeliharaan

mulai dari menjaga kebersihannya, suhu, dan kelembaban, serta

keamanannya”. (wawancara: 18 Maret 2009)

11

Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa lingkup

pemeliharaan arsip di Kantor tersebut meliputi kegiatan pemeliharaan fisik

arsip dan pemeliharaan lingkungan. Dan dapat di jabarkan sebagai berikut :

1) Pemeliharaan fisik arsip

Pemeliharaan arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik

maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk pemeliharaan

fisik arsip dilakukan dengan pemberiaan kapur barus atau obat anti

serangga lainnya. Sedangkan pemeliharaan informasi arsip berarti setiap

petugas wajib menjaga agar setiap informasi yang terkandung

didalamnya tidak sampai digunakan untuk hal-hal merugikan atau

disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan sehingga

kerahasiaan arsip terjamin keamanannya.

2) Pemeliharaan Lingkungan

Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan merawat dan menjaga

tempat penyimpanan arsip agar bersih, rapi, dan terhindar dari ganguan

serangga dan hal-hal yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan

utnuk pemeliharaan lingkungan yaitu dengan membersihkan ruangan

arsip yang dilakukan oleh petugas kebersihan setiap pagi.

Untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengahperlu lebih

ditingkatkan dengan menambah waktu pembersihan dan alat pembersih

arsip yang cukup memadai relevannya agar lebih terjaga kerapian dan

terjamin kebersihannya arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari

noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan dari clip logam dalam

pemberkasan arsip, untuk mencegah sebaiknya menggunakan clip dari

plastik. Sedangkan untuk mencegah dari adanya bahaya kebakaran,

kantor ini belum memiliki tabung pemadaman kebakaran karena

terbatasnya dana.

e. Penyusutan

Dengan meningkatkan kegiatan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut meningkatkan pula

12

jumlah arsip, yang baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang

dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut

memerlukan tempat penyimpanan yang memada. Sedangkan tempat tempat

penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah terbatas sehingga terjadi penumpukan

dokumen disetiap ruangan unit kerja.

Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu diadakan penyusunan

arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai

kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan.

Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum dan

kepegawaian menyatakan bahwa :

”Dalam jangka waktu 5 tahun sekali Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah melakukan

penyusutan, namun pelaksanaannya masih sederhana dan jarang dilakukan

yang meliputi : pemilihan arsip inaktif pada tiap-tiap bagian kemudian

diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat kegiatan pengelolaan

arsip, setelah itu ditempatkan di gudang.” (wawancara : 20 Maret 2009)

Dengan demikian pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Tenaga

Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup

sempurna dan teratur.

f. Pemusnahan

Setelah proses penyusutan selesailangkah selanjutnya dilakukan

pemusnahan arsipyang merupakan kegiatan menghancurkan, meniadaan

fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini menuntut

kesungguhan dan keterkaitan yang tinggi sehingga tidak terjadi

kesalahpahaman yang sekecil apapun.

Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum yaitu:

”Pemusnahan arsip di kantor ini dilakukan terhadap arsip inaktif

yang sudah lama disimpan minimal 5 tahun atau sudah berusia 10

tahun disertai dengan berita acara pemusnahan arsip.” (wawancara : 20

Maret 2009)

13

Untuk arsip khusus kepegawaian dalam memusnahkannya, menurut

hasil wawancara dengan sub bagian umum dan kepegawaian mengatakan

bahwa :

”Untuk arsip-arsip kepegawaian yang akan dimusnahkan terlebih

dahulu harus dikonsultasikan dengan badan Administrasi Kepegawaian

Negara yang mempunyai wewenang untuk menentukanya”. Sedangkan

untuk arsip-arsip mengenai keuangan, berdasarkan wawancara bahwa :

”Arsip keuangan yang akan dimusnahkan dikonsultasikan terlebih

dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan dan disertai dengan berita

acara dan daftar pertelaan arsip rangkap tujuh”. (wawancara : 21 Maret

2009)

Menurut pegawai bagian kearsipan di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebelum

melaksanakan pemusnahan arsip dilakukan prosedur seperti berikut:

”Pemeriksaan terhadap arsip apakah arsip tersebut benar-benar

telah habis jangka simpanannya, pemeriksaannya berpedoman pada

jadwal retensi arsip ( JRA ). Lalu melakukan pendaftaran pada arsip-

arsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui

secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan.

Kemudian pembentukan panitia pemusnahan (Pembentukan panitia

pemusnahan arsip dilaksanakan apabila arsip yang akan dimusnahkan

memiliki retensi lebih dari 10 tahun, jika arsip yang akan dimusnahkan

di bawah retensi 10 tahun maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup

di laksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip).

Selanjutnya, melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan.

Kemudian membuat berita acara. Dan akhirnya pelakasanaan

pemusnahan yang dilaksanakan dengan cara dibakar atau

dibubur”.(wawancara : 21 Maret 2009).

Berdasar uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa pemusnahan arsip

di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah jarang sekali dilakukan dengan alasan harus menunggu adanya

instruksi dari tingkat pusat atau wilayah, memerlukan koordinasi yang baik

dengan instansi yang terkait lainnya serta memerlukan biaya yang cukup

besar. Tetapi sudah cukup baik terlihat dengan adanya prosedur-proseur

yang harus dilaksanakan sebelumarsip dimusnahkan.

14

2. Fasilitas kearsipan

Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana

dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengelolaan

kearsipan juga membutuhkan fasilitas kearsipan.

Pegawai staff kearsipan menuturkan bahwa :

”fasilitas yang digunakan pada kantor Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam pelaksanaan

tata kearsipan terdapat bagian-bagiannya yaitu alat penerimaan surat, alat

penyimpanan surat, dan alat korespodensi”. (wawancara 22 Maret 2009)

Maka dari hasil wawancara tersebut dan pengamatan secara langsung

di kantor tersebut, dapat dijabarkan secara rinci oleh penulis tentang fasilitas

kearsipan yang tersedia di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut:

a. Alat-alat penerimaan surat

Alat penerimaan surat yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :

1) Baki surat, digunakan untuk meletakkan surat yang baru saja

diterima agar terpisah dan surat-surat yang sudah lama.

2) Pisau atau gunting, digunakan untuk membuka sampul surat agar

rapi dan tidak merusak isi surat.

3) Meja tulis, digunakan untuk menulis surat baik di kantor tersebut

maupun surat balasan untuk instansi lain.

4) Kursi, merupakan salah satu perabot kantor dan merupakan

perlengkapan meja yang digunakan sebagai tempat duduk pegawai

pada waktu membaca, menulis, mengetik juga sebagai tempat duduk

untuk tamu.

b. Alat Penyimpanan Arsip

Alat penyimpanan arsip yang dimiliki Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah antara lain :

1) Stopmap (map)

Adalah lipatan kertas karton (manila) yang dipergunakan untuk

menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang

15

bermacam-macam sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Di Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah menggunakan beberapa stopmap yaitu :

a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena

hanya dapat untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran

folio (21 cm x 34 cm). Kegunaannya untuk menyimpan

sementara arsip.

b) Stopmap jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan dari

logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak

mudah lepas.

c) Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan

memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga

disimpan secara vertikal atau berdiri tegak, map seperti ini sering

kali disebut dengan breinfodner atau ordner saja. Penyimpanan

ordner ini dai dalam rak-rak buku arsip.

2) Fillling Cabinet (lemari arsip)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan

secara vertikal untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling

cabinet initerdiri dari 3-4 laci.

3) Lemari

Berbentuk seperti lemari pada umumnya yang terdiri dari susunan

rak-rak untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip yang disimpan di dalam

lemari disusun secara vertikal lateral sehingga susunan arsip di

dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip dalam rak arsip.

4) Meja

Merupakan salah satu perabot yang mendominasi perlengkapan di

Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi

Jawa Tengah. Meja-meja yang ada di kantor tersebut dilengkapi

dengan laci-laci sehingga selain dapat digunakan untuk menulis dan

mengetik dapat juga dipergunakan untuk meyimpan arsip. Arsip-

arsip yang di simpan di dalam laci adalah arsip-arsip yang masih akif

16

sehingga memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang

dibutuhkan.

c. Alat Korespodensi

Alat korespodensi adalah alat-alat yang dipergunakan untuk

melaksanakan korespodensi atau surat-menyurat yang juga merupakan

arsip. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut:

1) Mesin ketik

Mesin ketik yang ada adalah mesin ketik biasa yang biasa

dipergunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya tidak

terlalu banyak. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah untuk tiap unit kerja

mempunyai mesin ketik sendiri dan biasanya lebih dari dua buah

sehingga dapat memperlancar proses kerja tiap harinya.

2) Buku agenda

Buku agenda yang ada adalah buku agenda surat masuk dan buku

agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk digunakan untuk

mencatat surat-surat yang masuk sedangkan buku agenda surat

keluar digunakan untuk mencatat surat-surat keluar.

3) Kertas

Kertas adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk

keperluan tulis-menulis atau dapat dipergunakan sebagai alat

pembungkus. Kertas yang ada di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah

ukuran folio, namun ada juga ukuran yang lainnya. Kertas

merupakan alat yang sangat vital dalam setiap kegiatan karena kertas

merupakan alat untuk menciptakan arsip sehingga perlu diperhatikan

kualitas kertas yang akan digunakan untuk menciptakan arsip agar

tidak mudah rusak.

17

4) Komputer beserta disket dan hardisknya

Komputer sebagai alat elektro yang mampu menerima data,

melaksanakan perhitungan aritmatika maupun pengambilan

kesimpulan untuk kemudian mengkajinya dalam bentuk pengeluaran

dan telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.

Demikian juga di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah komputer dipergunakan untuk

mengetik surat, membuat laporan, membuat daftar gaji dan lainnya.

Komputer yang ada berjumlah 4 buah sehingga dapat memperlancar

proses kerja dengan lebih cepat.

5) Stempel atau cap Dinas

Stempel dipergunakan untuk menyetempel surat-surat di Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah tersebut. Bagian yang menangani surat yang distempel

adalah bagian Umum dan Kepegawaian.

6) Pelubang kertas (perforator)

Pelubang kertas adalah alat tata usaha yang dipergunakan untuk

melubangi kertas atau warkat yang akan disimpan dalam map

jepitan.

Kesimpulan dari semua uraian diatas bahwa fasilitas kearsipan yang

terdapat di kantor tersebut dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan

pekerjaan, tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga

fasilitas tersebut tidak mudah rusak.

3. Ruang kearsipan

Dalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan

sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang maksudnya arsip dapat

terhindar dari bahaya pengerusakan baik akibat serangga, suhu, kebakaran,

bahkan manusia. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas dan

efisiensi arsip. Dalam tata ruang juga harus memperhitungkan pemasangan

pemasangan pilar atau tembok pembatas dibuat sedemikian rupa agar

memudahkan pemasangan rak arsip. Pemasangan lampu pun harus di

18

upayakan dapat menyangkup dan menerangi setiap sudut area kerja

penyimpanan arsip dan biasanya tata ruang arsip harus di tempatkan pada

ruang tersendiri atau gudang yang khusus menyimpan arsip.

Waktu penulis menanyakan kepada Pak Kasmuri pegawai bagian

kearsipan tentang Keadaan ruangan kerja di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menuturkan

bahwa :

“Keadaan ruangan kantor di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah belum adanya pemerataan dalam

arti untuk tiap-tiap bagian tidak selalu memenuhi persyaratan yaitu

mengenai penggunaan segenap ruangan masih ada ruang yang terlalu

longgar, namun juga ada ruang kerja yang agak sempit. Namun dalam

pemerataannya sudah memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara,

warna dan kebersihan ruangan”.(wawancara : 20 Maret 2009)

Dan beliau juga menambahkan keterangan mengenai keadaan tata

ruang kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan

Provinsi Jawa Tengah bahwa :

“Tata ruang kearsipan di kantor ini sudah cukup baik dan memenuhi

syarat kelayakan ruang tata kearsipan hanya saja belum tertata rapi karena

ruangan arsip baru saja pindah dari ruangan di lantai tiga pindah ke

ruangan di lantai satu jadi masih banyak arsip yang belum di tata di rak

arsip masih berada di dalam kardus”. (wawancara : 20 Maret 2009)

Setelah mendengar uraian dari pegawai kearsipan dan di tunjukan

lansung ruangan baru arsip yang dimaksud tadi maka penulis mengamati

dan dapat menguraikan keadaan ruangan arsip di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yaitu sebagai

berikut :

a. Mengenai cahaya

Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat

menerangi hampir seluruh ruangan secara tidak langsung. Sedangkan

untuk lampu digunakan untuk malam hari dan apabila keadaan cuaca

mendung sehingga tidak menjadi gelap.

19

b. Mengenai udara

Ventilasi dan jendela yang ada sudah cukup sehingga sirkulasi udara

berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap. Di ruangan tersebut

juga tidak di gunakan AC.

c. Mengenai warna

Warna atau cat pada dinding di ruangan arsip adalah warna putih

sehingga memberikan kesan tenang dan ruangan bersih.

d. Mengenai suara

Keadaan suara cukup tenang sehingga memudahkan pegawai untuk

berkonsentrasi pada pekerjaannya.

e. Mengenai kebersihan ruangan

Dalam menjaga kebersihan ruangan dilakukan dengan menyapu lantai

setiap pagi hari dan kadang-kadang membersihkan tempat

penyimpanan arsip seperti lemari, filling cabinet dan rak-rak arsip.

Dari penjabaran dan keterangan di atas penulis menarik kesimpulan

bahwa sistem penataan ruang arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi

Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya saja

kelemahannya di dalam penyimpanan arsip dan penataan berkas-berkas

dalam ruangan belum tersusun secara rapi. Masih banyak tumpukan arsip

di dalam kardus akibat proses pindah ruang dari ruang lama ke ruangan

yang baru, maka memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip-

arsipnya.

20

4. Petugas kearsipan

Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi

Jawa Tengah mempunyai pegawai khusus yang menangani pengelolaan

arsip in aktif yaitu bapak Kasmuri.

Dan menurut Ka sub umum dan kepegawaian menuturkan bahwa:

”untuk penanganan arsip yang masih aktif diserahkan kepada masing-

masing bagian sehingga tidak ada pegawai kearsipan yang khusus

menangani arsip aktif. Dan di sub bagian umum terdapat tiga pegawai

yang mengurusi surat masuk dan keluar, mengekspedisikan surat masuk ke

masing-masing bidang. Mengenai tingkat pendidikan pegawai Dinas

Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

sebagian besar adalah S1”.(wawancara : 21 Maret 2009)

Dari hasil pengamatan selama penulis magang, penulis dapat menilai

bahwa pegawai dinas tersebut telah menjalankan tugasnya yaitu sebagai

berikut :

a. Melaksanakan tugas sebaik-baiknya dengan mentaati jam kerja dinas

dari jam 07.00-16.00 WIB (Senin-Kamis) dan 07.00-1100 WIB

(Jumat)

b. Mengikuti apel pagi dan Jumat Senam

c. Berkepribadian yaitu memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapian, kejujuran, dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

d. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor pada jam-jam dinas

harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pimpinan unit kerja.

Dengan demikian petugas Kearsipan di Dinas Tenaga Kerja,

Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah perlu ditambah

dengan peningkatan pengetahuan yaitu melalui pendidikan dan latihan

kearsipan, seminar kearsipan dan lain sebagainya yang berhubungan

dengan masalah kearsipan. Jika pengetahuan kearsipan sudah dimiliki para

petugas dan dilaksanakan sesuai dengan aturan-aturan yang ada maka

kegiatan tata kearsipan yang baik akan dapat terwujud. Tapi sejauh ini

dapat disimpulkan bahwa pegawai kearsipan di kantor Dinas Tenaga

Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah

cukup baik itu terlihat dengan aktivitas tugas yang diselesaikan berjalan

tertib, teratur, dan baik sesuai jam kerja yang berlaku.

21

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bagian akhir dari keseluruhan Tugas akhir dan penulis

membahas mengenai kesimpulan dan saran yang diperoleh serta memberikan

usulan yang bisa dijadikan pertimbangan bagi lembaga atau instansi.

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data dan hasil pembahasan maka penulis

dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pelaksanaan tata kearsipan yang dilaksanakan di Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dimulai dari

penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku

agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Dalam proses tersebut

Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa

Tengah menganut kebijaksanaan satu pintu. Dimana surat instansi atau

surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit

kerjayaitu sub bagian umum dan kepegawaian.

2. Sistem penyimpanan arsip Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan

menggunakan asas campuran ( kombinasi asas desentralisasi dan

sentralisasi ). Arsip – arsip yang sudah di pisahkan antara arsip yang aktif

dan in aktif sehingga arsip yang ada di bagian –bagian unit kerja adalah

arsip – arsip yang masih di pakai dan arsip yang jarang di pakai ( in aktif )

di simpan pada ruangan yang terletak terpisah dengan ruang kerja dan hal

tersebut memudahkan pencarian kembali arsip jika sewaktu – waktu

dibutuhkan.

3. Sistem pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ditekankan pada arsip yang jarang di

pakai ( in aktif ). Kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara

22

rutin tetapi berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antara 1-2 bulan

sekali.

4. Sistem penyusutan dan pemusnahan di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi

dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan

teratur karena dalam penyusutan arsip yang disusutkan adalah arsip – arsip

yang nilai kegunaannya sudah menurun. Dilakukan dengan prosedur yaitu

pemilihan arsip in aktif pada setiap bagian unit kerja, setelah itu

diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat pengelolaan arsip,

kemudian ditempatkan di gudang dilakukan dalam jangka waktu 5 tahun

sekali. Untuk system pemusnahan arsip pemeliharaan arsip di Dinas

Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

dilakukan terhadap arsip in aktif yang sudah lama di simpan minimal 5

tahun atau sudah berusia 10 tahun disertai dengan berita acara pemusnahan

arsip, tetapi pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah jarang dilakukan dengan alasan

menunggu instruksi dari tingkat pusat atau wilayah.

5. Fasilitas arsip di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi

dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah meliputi fasilitas penerimaan,

fasilitas penyimpanan, dan fasilitas korespodensi yang masing – msaing

mempunyai alat – alat yang berbeda. Fasilitas arsip yang ada di

pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup memenuhi kebutuhan

pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut. Tetapi perlu adanya perawatan dan

pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak.

6. Tata ruang kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya

saja kelemahan di dalam menyimpan arsip dan penataan berkas dalam

ruangan belum tersusun secara rapi, masih banyak tumpukan akibat proses

pindah ruangan dari ruangan lama ke ruangan baru arsip. Maka

memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip – arsipnya.

23

7. Petugas kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik

terlihat dari aktifitas dan tugas yang di selesaikan berjalan dengan baik dan

tertib sesuai jadwal kerja yang berlaku. Di pemeliharaan arsip di Dinas

Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah

mempunyai pegawai khusus menangani kearsipan di bagian umum dan

kepegawaian yaitu bapak Kasmuri.

Akhirnya secara keseluruhan penulis dapat menyimpulkan bahwa

pelaksanaan tata kearsipan di Kantor Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan

Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik.

B. Saran-Saran

Berdasarkan data-data yang penulis peroleh dan kemudian

penulis simpulkan di atas maka penulis ingin menyampaikan saran yang

mungkin dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam rangka

meningkatkan pelaksanaan tata kearsipan yang baik yaitu Dinas Tenaga Kerja

Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah segera melakukan

penataan ulang ruangan arsip yang baru agar arsip – arsip tidak di biarkan

menumpuk tertumpuk terlalu lama yang bisa menyebabkan arsip rusak dan

arsip tertata lebih rapi. Dengan demikian arsip terhindar dari bahaya

kerusakan, tertata rapi, dan jika dibutuhkan kembali bisa segera di temukan

kembali dengan cepat dan tepat.

24

DAFTAR PUSTAKA

A.W. Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: CV.

Rajawali.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama.

IG. Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius

IG. Wursanto. 1991. Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius.

The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan, 1994. Kearsipan Kelompok Bisnis dan

Manajemen. Bandung: Armico

Martono, Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam

Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Mulyono Sularso, Muhsin, Marimin. 1985. Dasar – Dasar Kearsipan. Yogyakarta

: Liberty.

Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES

Winarni, Surachmad. 1994. Dasar-Dasar dan Teknik Research Pengantar Metode

Ilmiah. Bandung: Transito.

.

PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI DINAS TENAGA …... · (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin; 1985 :5 )...

Documents

Transcript of PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI DINAS TENAGA …... · (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin; 1985 :5 )...