PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana...

62
PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Oleh: Gevi Andriana Pujiningtyas 1313011 PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2016

Transcript of PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana...

Page 1: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS

DI RUMAH SAKIT BETHESDA YOGYAKARTA

TAHUN 2016

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta

Oleh:

Gevi Andriana Pujiningtyas

1313011

PROGRAM STUDI DIPLOMA 3

REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2016

Page 2: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

ii

Page 3: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

iii

Page 4: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT atas

berkah dan rahmat-Nya-lah peneliti dapat menyelesaikan laporan Karya Tulis

Ilmiah ini.

Peneliti mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah

mendukung dan membantu peneliti, yaitu :

1. dr. KuswantoHardjo, M.Kes. selaku KetuaSekolah Tinggi Ilmu

Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM.,MPH selaku Ketua Prodi

Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi

3. Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta sekaligus

sebagai penguji Karya Tulis Ilmiah;

4. Dwi Margawati, A.Md.,SKM selaku pembimbing akademik Karya

Tulis Ilmiah;

5. Agung Dwi Saputra, A.Md, SKM selaku Kepala Rekam Medis

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta;

6. Seluruh Staf dan pegawai Rumah Sakit Bethesda sebagai

pembimbing lahan yang telah membimbing peneliti selama

melakukan Penelitian Karya Tulis Ilmiah dan menyusun laporan

Karya Tulis Ilmiah;

7. Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang yang telah memberi doa dan

semangat kepada peneliti;

Page 5: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

v

8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, yang telah mendukung

dan membantu dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah.

Peneliti menyadari masih banyak kekurangan dalam laporan ini. Oleh sebab

itu, peneliti mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat

membangun untuk penyempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.

Yogyakarta, Agustus 2016

Page 6: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

vi

DAFTAR ISI

Halaman Pengesahan ............................................. Error! Bookmark not defined.

Halaman Pernyataan............................................... Error! Bookmark not defined.

Kata Pengantar ....................................................................................................... iii

Daftar Isi................................................................................................................. vi

Daftar Tabel ......................................................................................................... viii

Daftar Gambar................... ..................................................................................... ix

Daftar Lampiran ...................................................................................................... x

Daftar Singkatan..................................................................................................... xi

Intisari ................................................................................................................... xii

Abstrack ............................................................................................................... xiii

BAB I Pendahuluan ................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 4

C. Tujuan .......................................................................................................... 4

D. Manfaat ........................................................................................................ 4

E. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 5

BAB II Tinjauan Pustaka ........................................................................................ 9

A. Tinjauan Teori .............................................................................................. 9

1. Pengertian Rekam Medis .......................................................................... 9

2. Kegunaan Rekam Medis .......................................................................... 9

3. Tujuan Rekam Medis ............................................................................. 13

4. Rekam Medis Rawat Inap ...................................................................... 14

5. Retensi Rekam Medis ............................................................................. 16

6. Penyusutan Rekam Medis ...................................................................... 19

7. Pemusnahan Rekam Medis .................................................................... 19

8. Scan Rekam Medis ................................................................................. 20

9. Rekam Medis Elektronik ........................................................................ 21

10. Unsur-unsur Manajemen..................................................................... 23

B. Landasan Teori ........................................................................................... 25

Page 7: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

vii

C. Kerangka Teori........................................................................................... 26

D. Daftar Pertanyaan ....................................................................................... 26

BAB III Metode Penelitian ................................................................................... 27

A. Desain Penelitian ........................................................................................ 27

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................................... 28

C. Data dan Sumber Data ............................................................................... 28

D. Definisi Operasional................................................................................... 29

E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 30

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ........................................................ 32

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 32

H. Urutan Analisis .......................................................................................... 35

I. Etika Penelitian .......................................................................................... 35

BAB IV Hasil dan Pembahasan ............................................................................ 37

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................................. 37

1. Sejarah Rumah Sakit Bethesda ............................................................... 37

2. Performance Rumah Sakit ...................................................................... 38

3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda ........................................... 40

4. Sruktur Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda ......... 41

B. Hasil ........................................................................................................... 42

1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 42

2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 50

3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 55

C. Pembahasan ................................................................................................ 59

1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif ....................... 59

2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner............ 63

3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis ........................... 67

BAB V Kesimpulan dan Saran .............................................................................. 74

A. Kesimpulan ................................................................................................ 74

B. Saran ........................................................................................................... 74

Daftar Pustaka ...................................................................................................... xiv

Page 8: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

viii

Daftar Tabel

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis...............................................17

Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda.................37

Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Bethesda................38

Page 9: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

ix

Daftar Gambar

Gambar 2.1 Kerangka Teori Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis...................26

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda.......................................39

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda................40

Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis...................................................47

Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis.................................................48

Page 10: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

x

Daftar Lampiran

Lampiran 1. Inform Consent Subjek Penelitian

Lampiran 2. Chek List Panduan Observasi

Lampiran 3. Pedoman Wawancara

Lampiran 4. Hasil Wawancara

Lampiran 5. Gambar Ruang Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Lampiran 6. Gambar Ruang Scan Rekam Medis

Lampiran 7. Gambar Mesin Scan Rekam Medis

Lampiran 8. Surat Izin Studi Pendahuluan

Lampiran 9. Surat Izin Penelitian

Lampiran 10. Daftar Hadir Mengikuti Ujian Karya Tulis Ilmiah

Lampiran 11. Daftar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah

Page 11: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

xi

Daftar Singkatan

CT: Computerized Tomography

CTG: Cardio Topography

ECG: Electrocardiogram

EDI: Electronic Data Interchange

EEG: Electro Encephalography

EKG: Electro Kardiography

EMR:Electronic Medical Record

ID: Identitas Diri

IT: Information and Technologi

Kasi: Kepala Seksi

KSP: Kepala Staf Pelaksana

MRI: Magnetic Resonance Imaging

RM: Rekam Medis

RMIK: Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

SDM: Sumber Daya Manusia

SK: Surat Keputusan

SP: Staf Pelaksana

SPO: Standar Prosedur Operasional

TDF: Terminal Dygit Filing

USG: Ultrasonography

VIP: Very Important Person

VVIP: Very Very Important Person

YAKKUM: Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum

Page 12: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

xii

Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis

Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

Tahun 2016

Oleh

Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati²

Intisari

Latar Belakang. Pada bulan Maret tahun 2016 Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan

mesin scan. Pelaksanaan scan rekam medis belum sepenuhnya dilaksanakan, hal

ini membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang

penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam

medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis yang

bernilai guna tersebut rusak.

Tujuan Penelitian. Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Metode Penelitian. Metode yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek

penelitian terdiri dari petugas filing dan kepala instalasi rekam medis. Objek

penelitian adalah SPO terkait retensi dan penyusutan rekam medis serta buku

panduan aplikasi e-rekam medis. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini

adalah observasi, wawancara dan studi dokumen.

Hasil. Pelaksanaan penyusutan rekam medis belum dilakukan secara rutin.

Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal karena hasil

scan rekam medis belum terhubung ke sistem rumah sakit. Hambatan dalam

Pelaksanaan scan rekam medis yaitu kurangnya sumber daya manusia (SDM),

belum dikeluarkannya standar prosedur operasional (SPO) scan rekam medis,

belum terdapat jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan rekam medis.

Dengan penggunaan scan rekam medis, rumah sakit mempunyai backup data

terhadap berkas yang sudah mengalami penyusutan, tidak ada rasa khawatir akan

kehilangan data medis apabila sewaktu-waktu diperlukan, penyimpanan data

medis pasien menjadi lebih aman.

Kata Kunci: penyusutan rekam medis, scan rekam medis.

¹Mahasiswa Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

²Pembimbing Akademik Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Page 13: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

xiii

Implementation of Medical Records Depreciation

in Bethesda Yogyakarta Hospital 2016

Author

Gevi Andriana Pujiningtyas¹, Dwi Margawati²

Abstract

Background: In March 2016 Bethesda Hospital in Yogyakarta began to

implement medical records file depreciation using a scan machine.The

implementation of the medical recordsscan has not been fully implemented. This

makes useful files accumulate and onlyinactive medical records files are stored in

thestorage space. The longer useful medicalrecordsfilesare stored, the easier it is

for them to be damaged.

Research Purposes. Know the implementation of medical records depreciationin

BethesdaHospital inYogyakarta.

Research Methods. The method used in this research is descriptive research

using a qualitative approach. The subjectsof the research werea filing officer and

the head of the medical recordss department. The objects of this study are SOP

related retention and electronic medical records deprecitation along with a

guidebook for e-medical records application. The methods of data collection were

enacted through observation, interviews, and documentation.

Result. Implementation of the depreciation of medical records has not been done

routinely. Medical records scans have not been implemented optimallybecause the

medical records scans have not been connected to the hospital system. The

obstacles facing the implementation of medical records scansare the lack of

human resources, standard operating procedures (SOPs) for medical records

scanning, and no special maintenance schedule for the medical records scan

machine. Through the use of medical records scans the hospital can back up data

to for depreciating files, there is no sense to worry about losing medical data at

any time when necessary, and the patient's medical data storage becomes more

secure.

Keywords: medical records, depreciation, medical records scanning

¹Diploma III Medical Records and Health Information student at Achmad Yani

College of Health Science Yogyakarta.

²Diploma III Medical Records and Health Information lecturer at Achmad Yani

College of Health Science Yogyakarta.

Page 14: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Berdasarkan UU No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, pada

hakekatnya Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan berkas

rekam medis yang berfungsi sebagai pendokumentasian kesehatan pasien

yang harus dijaga oleh bagian rekam medis. Berdasarkan PerMenKes No.

269/MENKES/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Berdasarkan Ismainar dalam buku Manajemen Unit Kerja tahun 2015,

suatu berkas rekam medis sebagai bukti tertulis atas segala tindakan

pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan pasien selama pasien

berkunjung atau dirawat di rumah sakit. Rekam medis juga melindungi

kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga

kesehatan lainnya. Maka dari itu rekam medis menjadi sumber ingatan yang

harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan

laporan rumah sakit.

Page 15: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

2

Berkas rekam medis mempunyai masa simpan sehingga berkas rekam

medis harus mengalami penyusutan rekam medis. Menurut Rustiyanto dan

Rahayu (2011), penyusutan rekam medis merupakan suatu proses

pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen

rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana

dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai

nilai guna.

Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mempunyai beberapa

tahap, yaitu dimulai dari pemindahan rekam medis aktif ke inaktif, penilaian

rekam medis bernilai guna dan tidak ada nilai guna, rekam medis yang tidak

bernilai guna serta rekam medis rusak / tidak terbaca dimusnahkan.

Sedangkan untuk rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu

disimpan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). Seiring perkembangan zaman,

pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis mengikuti kemajuan teknologi

elektronik dengan dilaksanakannya transaksi elektronik dengan sistem

elektronik sehingga menghasilkan dokumen elektronik.

Berdasarkan UU No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi

Elektronik, teknologi elektronik adalah suatu teknik untuk mengumpulkan,

menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis,

dan/atau menyebarkan informasi. sedangkan transaksi elektronik adalah

perbuatan hukum yang dilakukan dengan komputer, jaringan komputer,

dan/atau media elektronik lainnya. Dokumen elektronik adalah setiap

informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau

Page 16: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

3

disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau

sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui

komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,

suara, peta, gambar, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,

kode akses, simbol atau perforasi, yang memiliki makna atau arti atau dapat

dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah sakit yang sudah

terakreditasi paripurna. Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 6-11

Juni 2016 penyusutan di rumah sakit Bethesda belum sepenuhnya

dilaksanakan, sehingga terdapat berkas inaktif yang menumpuk di ruang

penyimpanan berkas inaktif. Pada bulan Maret tahun 2016 rumah sakit

Bethesda mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan

scanner. Pelaksanaan scan belum sepenuhnya dilaksanakan, hal ini membuat

berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan di ruang

penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan berkas rekam

medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam medis

yang bernilai guna tersebut rusak.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka peneliti tertarik untuk membuat

penelitian dengan judul “Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah

Sakit Bethesda Tahun 2016”.

Page 17: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

4

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah

yang ingin penulis kemukakan adalah “Bagaimana pelaksanaan penyusutan

berkas rekam medis di rumah sakit Bethesda?”

C. Tujuan

1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis di

rumah sakit Bethesda Yogyakarta.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif.

b. Mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif

menggunakan scanner.

c. Mengidentifikasi masalah penggunaan scan rekam medis.

D. Manfaat

1. Bagi Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Sebagai bahan evaluasi untuk rumah sakit dalam pelaksanaan

penyusutan dan pemusnahan rekam medis.

2. Bagi Peneliti

a. Menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan sehingga

peneliti memperoleh perbedaan apa yang dipelajari di kampus

dengan apa yang dipelajari di lapangan kerja mengenai dunia kerja

rekam medis dan informasi kesehatan.

Page 18: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

5

b. Meningkatkan kemampuan dalam bersosialisasi dengan lingkungan

kerja.

3. Bagi Perguruan Tinggi

Sebagai sarana untuk memperoleh informasi dan menambah

referensi mengenai keadaan umum usaha di bidang rekam medis dan

informasi kesehatan.

4. Bagi Peneliti lain

Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk

pengembangan penelitian lain yang relevan.

E. Keaslian Penelitian

1. Kartono (2010) dengan judul “Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif

di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan”

Latar belakang: Berkas rekam medis inaktif pada rak penyimpanan

tidak selamanya akan disimpan, karena jumlah rekam medis di rumah

sakit terus bertambah. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu

upaya yang dilakukan pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi

penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Rumah sakit

Panti Rini mempunyai dua ruang penyimpanan rekam medis aktif. Karena

ruang tersebut sudah penuh ada sebagian rekam medis inaktif yang

disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai dekat rak

penyimpanan. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut

rumah sakit melakukan pemusnahan. Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui persiapan pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif

Page 19: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

6

di rumah sakit Panti Rini Kalasan dari segi SDM dan Fasilitasnya dan

mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas rekam medis rawat

inap inaktif yang akan dimusnahkan.

Perbedaan penelitian adalah terdapat pada tujuan penelitian. Pada

penelitian Kartono (2010), tujuannya adalah untuk mengetahui persiapan

pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif dari segi SDM dan

Fasilitasnya serta mengetahui pelaksanaan penilaian terhadap berkas

rekam medis rawat inap inaktif yang akan dimusnahkan. Sedangkan tujuan

dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui pelaksanaan

penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di rumah sakit

Bethesda Yogyakarta.

Persamaan dari penelitian ini adalah terletak pada jenis penelitian

yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif dan metode

pengambilan data yaitu wawancara dan observasi.

2. Dewi Rahayu (2012) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan

Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk”

Latar Belakang: Pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif

mempunyai beberapa tahap, yaitu dimulai dari pemilahan dan

pemindahan, penilaian, menscan, dan pemusnahan. Peneliti melakukan

observasi dengan tujuan mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan

rekam medis inaktif, mengidentifikasi pelaksanaan penilaian rekam medis

inaktif, mengamati pengalih media rekam medis inaktif dengan

Page 20: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

7

menggunakan scanner, mengidentifikasi pelaksanaan pemusnahan rekam

medis inaktif. Dalam melakukan pemindahan rekam medis inaktif, belum

tersedianya ruangan khusus untuk rekam medis inaktif.

Perbedaan penelitian adalah terletak pada tujuan penelitian. Pada

penelitian Dewi Rahayu (2012), tujuan penelitian adalah untuk

mengidentifikasi SOP pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif dan

penilaian rekam medis inaktif. Pada penelitian Dewi Rahayu (2012) belum

terdapat ruangan khusus untuk penyimpanan rekam medis inaktif.

Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah peneliti ingin mengetahui

pelaksanaan penyusutan rekam medis dengan menggunakan scanner di

rumah sakit Bethesda Yogyakarta.

Persamaan penelitian ini adalah terdapat pada metode pengambilan

data yaitu wawancara dan observasi. Penelitian ini juga mengamati

pelaksanaan penyusutan menggunakan scanner sebagai pengalih media

rekam medis.

3. Siti Soleha (2014) dengan judul “Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi

Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta”

Latar belakang: Penelitian ini membahas mengenai kegiatan

penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Haji Jakarta. Tujuan

penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses

penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit

Haji Jakarta. Metode penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif

Page 21: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

8

berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini

menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai jadwal

retensi arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak

Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.

Perbedaan penelitian adalah pada penelitian Siti Soleha (2014)

membahas tentang kegiatan penyusutan arsip rekam medis, sedangakan

penelitian ini, peneliti ingin mengetahui pelaksanaan penyusutan rekam

medis dengan menggunakan scanner di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta.

Persamaan penelitian adalah terdapat pada metode penelitian yaitu

metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini

membahas tentang penyusutan berkas rekam medis.

Page 22: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

37

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah Rumah Sakit Bethesda

Rumah sakit Bethesda diresmikan pada tanggal 20 Mei 1899 oleh

Dr. J. Gerrit Scheurer dengan nama PETRONELLA ZIENKENHUIS.

Pada tanggal 28 Juni 1950 diganti dengan nama Rumah Sakit Bethesda

(kolam penyembuhan).

Rumah Sakit Bethesda tergabung dalam suatu yayasan yang

menaungi rumah sakit-rumah sakit Kristen, yang bernamaYAKKUM

(Yayasan Kristen Untuk Kesehatan Umum). Yayasan ini resmi berdiri

pada tanggal 1 Februari 1950. Rumah Sakit Bethesda merupakan rumah

sakit swasta terbesar di Yogyakarta dengan tipe B non

pendidikan.Rumah sakit dengan fasilitas layanan kesehatan yang

lengkap. Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah terakreditasi KARS

versi 2012 dan lulus paripurna.. Rumah Sakit Bethesda memiliki

kapasitas tempat tidur sebanyak 445 tempat tidur.

Page 23: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

38

2. Performance Rumah Sakit

a. Rawat Inap

Tabel 4.1 Performance Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Bethesda

Tahun 2011 2012 2013 2014 2015

BOR (%) 67,65 70,62 75,94 64,75 62,03

LOS (Hari) 5,0 5,1 5,0 4,7 4,3

TOI (Hari) 2,66 2,36 1,74 2,79 2,98

BTO (Kali) 44,35 45,64 50,51 46,13 46,54

Jumlah pasien

dirawat (orang)

19.513 20.262 22.425 20.526 20.709

Hari Perawatan

(hari)

108.639 114.763 123.063 105.168 100.755

GDR (%) 51,15 53,99 51,10 54,56 57,66

NDR (%) 26,70 26,11 29,74 34,79 34,19

Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Page 24: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

39

b. Rawat Jalan

Tabel 4.2 Performance Pelayanan Rawat JalanRumah Sakit Bethesda

Tahun 2011 2012 2013 2014 2015

Kunjungan Poliklinik

(Orang)

223.347 144.129 176.519 191.586 215.529

Kunjungan IGD

(Orang)

35.101 33.439 35.407 34.388 35.270

Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Page 25: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

40

3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Bethesda

PE

NG

UR

US

YA

KK

UM

DIR

EK

TUR

RU

MA

H S

AK

IT B

ETH

ES

DA

WA

KIL

DIR

EK

TUR

PE

LAY

AN

AN

ME

DIK

WA

KIL

DIR

EK

TUR

PE

NU

NJA

NG

ME

DIK

WA

KIL

DIR

EK

TUR

PE

RS

ON

ALI

A &

UM

UM

WA

KIL

DIR

EK

TUR

KE

UN

GA

N

BID

AN

G

PE

RA

WA

TAN

BID

AN

G

RE

KA

M M

ED

IK &

INFO

RM

AS

I

KE

SE

HA

TAN

SE

KS

I

PE

LAY

AN

AN

PA

SIE

N

SE

KS

I

PE

NG

OLA

HA

N

RE

KA

M M

ED

IK &

STA

TIS

TIK

SE

KS

I AS

UH

AN

KE

PE

RA

WA

TAN

SE

KS

I

ETI

KA

MU

TU &

PR

OFE

SIO

NA

LIS

ME

KE

PE

RA

WA

TAN

SE

KS

I

LOG

ISTI

K

KE

PE

RA

WA

TAN

INS

TALA

SI R

AW

AT

INTE

NS

IF

INS

TALA

SI G

AW

AT

DA

RU

RA

T

INS

TALA

SI B

ED

AH

SE

NTR

AL

INS

TALA

SI R

AW

AT

JALA

N

INS

TALA

SI R

AW

AT

INA

P

INS

TALA

SI F

AR

MA

SI

INS

TALA

SI G

IZI

INS

TALA

SI L

AB

OR

ATO

RIU

M

INS

TALA

SI R

AD

IOLO

GI

INS

TALA

SI R

EH

AB

ILIT

AS

I ME

DIK

INS

TALA

SI P

US

AT

STE

RIL

ISA

SI

PE

RLE

NG

KA

PA

N M

ED

IK

BA

GIA

N

SE

KR

ETA

RIA

T

BA

GIA

N

PE

ME

LIH

AR

AA

N

SA

RA

NA

&

PR

AS

AR

AN

A

BA

GIA

N

SU

MB

ER

DA

YA

MA

NU

SIA

BID

AN

G

PE

NG

ELO

LAA

N

LIN

EN

TE

RP

AD

U

BA

GIA

N

RU

MA

H T

AN

GG

A

INS

TALA

SI

KE

SE

HA

TAN

LIN

GK

UN

GA

N

BA

GIA

N

INFO

RM

AS

I DA

N

TEK

NO

LOG

I

BA

GIA

N

KE

UA

NG

AN

BA

GIA

N

AK

UN

TAN

SI

BA

GIA

N

HU

BU

NG

AN

MA

SY

AR

AK

AT&

MA

RK

ETI

NG

SU

B B

AG

IAN

PE

RE

NC

AN

AN

&P

EN

GE

ND

ALI

AN

KE

UA

NG

AN

SU

B B

AG

IAN

AD

MIN

ISTR

AS

I

KE

UA

NG

AN

PA

SIE

N

NG

INA

P

SU

B B

AG

IAN

PIU

TAN

G

PA

STO

RA

LK

OM

ITE

ME

DIK

SA

TUA

N

PE

NG

AW

AS

INTE

RN

UN

IT U

SA

HA

PE

NIN

GK

ATA

N

KE

SE

HA

TAN

MA

SY

AR

AK

AT

PU

SA

T S

TUD

I

MA

NA

JEM

EN

RU

MA

H S

AK

IT

TIM

MU

TU

RU

MA

H S

AK

IT

Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Page 26: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

41

4. Sruktur Organisasi Bidang Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda

WAKIL DIREKTUR

PELAYANAN MEDIS

Dr. Dijah P. Sekarmeranti, M.Kes, Sp.An

Pjs. KEPALA BIDANG RM

Agung Dwi Saputro, AMd

KASA PENERIMAAN PASIEN DAN

FILLING

Darsono, AMdPerKes, S.ST

KASI PENGOLAHAN RM DAN

STATISTIK

Rahmawati Kwawi L, AMdPerKes

KSP Penerimaan Pasien

Yulia Maria Yuliestina

KSP SKM dan Pelaporan

Zakarias K, Amd, S.SosKSP PENGOLAHAN RM

Nugrohowati S.

Staf Pelaksana Assembling

Amin Satmoko

SP. Distribusi Form RM

Cecilia Suhartati

SP Kelengkapan RM

Giman Iswanto

Staf Pelaksana Koding

- Ranny A, AmdPerKes

- Vidyawati, SKM

Staf Pelaksana Admisi

- Avin Puspajati

- Brigita Yuli

- Suji Lestari

- Ratnaning Tri Utami

- Yayuk OK, AMdPerKes

- Kristina S, AMdPerKes

- Koko

- Christian Budi

- Rina

Staf Pelaksana TPP Rajal

- Puji Lestari

- Eliya Christanti

- Eliya Heni S

- Christina Suci W

Staf Pelaksana SKM

- Eliana Hartanti

- Jesica

SP. Sensus Harian RI

Philipus Edy P

Staf Pel. Sensus Harian RJ

Daniel Suharta

KSP Filling

Yuliari Enda P

Staf Pelaksana Filling

- Emannuel Limanto

- Sumariyah

- Sri Rahayuningsih

- Margaretha Dyah S

- Slamet Riyadi

Distribusi RM

- Jumini

- Sumardi

- Theresia Tining

- Suprihatin

STRUKTUR ORGANISASI BIDANG REKAM MEDIS

RS BETHESDA YOGYAKARTA

TAHUN 2016

SP. P. Klaim Jamkesmas

Bunga

Sumber : Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Page 27: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

42

B. Hasil

1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta mempunyai 4 ruang

penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan I dan II untuk

menyimpan rekam medis aktif, ruang penyimpanan III dan IV untuk

menyimpan rekam medis inaktif. Sistem penyimpanan berkas rekam

medis yang digunakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah

menggunakan sistem Terminal Digit Filling (TDF), tetapi

penggunaannya berbeda karena bukan menggunakan dua nomor digit,

tetapi satu nomor digit yang digunakan sebagai kunci pengambilan

berkas rekam medis di rak penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam

medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta adalah sentralisasi, yaitu

penyimpanan berkas rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu

lokasi dan dalam satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga

digunakan sistem warna penomoran berkas rekam medis agar mudah

mengidentifikasi apabila ada berkas rekam medis yang berada tidak pada

rak penyimpanan yang semestinya.

Rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta setiap hari

selalu bertambah. Tempat penyimpanan rekam medis terbatas, sehingga

dengan bertambahnya rekam medis setiap hari membuat tempat

penyimpanan rekam medis menjadi tidak rapi sehingga pelayanan rekam

medis menjadi terhambat. Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta telah dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003,

Page 28: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

43

2002, 2001, 2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai

dengan kebijakan rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali.

Tetapi pelaksanaan penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

dilakukan dalam waktu 11 tahun sekali, yaitu dilakukan pada tahun 2004

dan tahun 1993. Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun 2004,

perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di tahun 2016.

Hal tersebut diperkuat dengan wawancara yang dilakukan oleh peneliti

kepada responden 1, yaitu:

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

Berdasarkan pengamatan dan studi dokumen pada Standar

Prosedur Operasional Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah

Kalau yang sudah kita lakukan itu untuk berkas 2004 kebawah, 2003,

2002, 2001, 2000, sama 90an akhir itu mbak, heem. Kalau terakhir ya

2004 itu. Kalau yang saya ketahui baru satu kalau untuk tahun

periode yang sebelumnya saya saya tidak tahu.

Agustus,2016 Responden 1

Itu selama saya disini sudah, tahun 1993 sudah pernah dan 2003

pernah ya pemusnahannya

Agustus,2016 Responden 2

Page 29: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

44

Sakit Bethesda Yogyakarta, prosedur penyusutan dimulai dengan retensi,

yaitu petugas akan memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas

rekam medis aktif yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal

kunjungan terakhir. Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal

selama 2 tahun baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan

penyusutan/pemusnahan.

Setelah pelaksanaan retensi, petugas melakukan pemilahan-

pemilahan lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi.

Berkas yang dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian,

pendidikan, administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah)

sesuai dengan kasus khusus atau kasus umum. Kasus khusus yaitu berkas

yang berhubungan dengan kasus hukum, misal kasus kriminal,

pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran kandungan.

Kasus tertentu yang bernilai tinggi keilmuan kedokteran, misal kasus

HIV/AIDS; operasi pemisahan kembar siam; operasi penyesuaian organ

kelamin; operasi plastik; kasus pelayanan sterilisasi; SARS; flu burung;

dan sebagainya.

Pemilahan berkas yang harus dipertahankan untuk kasus khusus

semua berkas akan disimpan selamanya. Sedangkan untuk kasus umum,

lembar yang harus dilestarikan adalah lembar ringkasan masuk keluar,

resume, laporan operasi, persetujuan atau penolakan tindakan

kedokteran, surat pernyataan pulang paksa, identitas bayi baru lahir, hasil

pemeriksaan laboratorium/ radiologi, sisanya dimusnahkan. Setelah

Page 30: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

45

dilakukan pemilahan, petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah

kedalam formulir pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang

RMIK selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal

Digyt Filing.

Prosedur pelaksanaan pemusnahan rekam medis yaitu Kepala

Bidang RMIK mengusulkan kepada direktur untuk pembentukan tim

pemusnahan rekam medis dalam bentuk SK (Surat Keputusan), yang

terdiri dari unsur bidang RMIK, Sekretariat, dan bagian lain yang terkait.

Tim pemusnah akan menentukan jadwal pemusnahan, membuat daftar

pertelaan dalam bentuk tabulasi data yang berisi (No, No RM, tahun,

tanggal terakhir berkunjung, diagnosa akhir). Pemusnahan rekam medis

dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak ketiga dan

disaksikan tim pemusnahan. Untuk rekam medis yang sudah rusak atau

tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan cara terlebih dahulu

membuat pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur. Petugas akan

membuat berita acara pemusnahan berkas RM . Berita acara yang asli

akan disimpan oleh rumah sakit, lembar kedua akan dikirm kepada

yayasan.

Sebelum dilaksanakan penyusutan harus ada perencanaan dengan

membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif

rawat inap yang sudah disimpan selama 2 tahun dipilah supaya diketahui

mana yang harus disimpan dan mana yang harus dimusnahkan. Untuk

lembar inaktif rawat jalan akan dimusnahkan.Pelaksanaan penyusutan

Page 31: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

46

dari tahun 2004 hingga sekarang belum pernah dilaksanakan kembali

karena adanya kendala keterbatasan tenaga. Hal tersebut diperkuat

dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada responden

1,yaitu:

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

Prosedur? Kalau prosedurnya kalau sebenarnya kita harusnya

penyusutan kan e setelah dari pemilihan berkas inaktif terus kita

simpan selama 2 tahun itu nanti harusnya dilakukan penyusutan,

karena kita kendala untuk tenaga jadi selama bera berapa tahun ya?

2004 sampai sekarang tidak dilakukan penyusutan karena kendala di

tenaga. Kalau prosedurnya ya setelah dari inaktif itu nanti ya dipilah

jadi mana yang harus di disimpan mana yang bisa dihancurkan.

Kalau yang rawat jalan kan otomatis dihancurkan, yang rawat inap ya

dipilih nanti yang resume, ringkasan masuk keluar seperti yang

discan itu kan udah ada daftarnya, heeh kalau ada tindakan operasi ya

disimpen lembar laporan operasinya, hasil pemeriksaan lab, ya itu

kalau bayi lahir ya e ada cap apa namanya cap kaki bayi kalau kasus

e perkosaan memang itu harus kita simpen semuanya.

Agustus,2016 Responden 1

Ya prosedur detailnya kan harus buat tim dulu penyebab pemusnahan

setelah itu nanti itu ada timnya, ada dari rekam medis ada dari Ipal,

ada dari e pimpinan rumah sakit, udah buat tim nanti buat schedulnya

terus ke pusmarsa. Biasanya tenaga khusus untuk penyusutan setelah

itu baru dijalankan, itu kalau e sudah sampai ke tahap pemusnahan

nanti akan dipenuhi dengan pihak ketiga dibuat berita acara. Jadi

mesti ada perencanaan.

Agustus,2016 Responden 2

Page 32: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

47

Prosedur pelaksanaan penyusutan berdasarkan SOP Retensi dan

Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda tergambar dalam

diagram Penyusutan Rekam Medis sebagai berikut:

Page 33: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

48

Gambar 4.3 Diagram Penyusutan Rekam Medis

IYA iya

tidak

iya

tidak

iya tidak

tidak iya

Sumber: SPO Retensi dan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit

Bethesda Yogyakarta.

Mulai

Apakah RM inaktif masih

bernilai guna?

Pemilahan BRM oleh

Petugas Penyusutan

Selesai

Apakah RM inaktif bernilai

guna rusak?

Apakah isi RM inaktif merupakan

kasus khusus?

Apakah BRM

Aktif?

Penyimpanan ke rak

penyimpanan aktif

Pemusnahan RM inaktif

Penyimpanan ke rak

penyimpanan inaktif

Page 34: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

49

Gambar 4.4 Diagram Pemusnahan Rekam Medis

Sumber: SPO Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta.

Mulai

Pembuatan daftar pertelaan pemusnahan rekam

medis

(No, No. RM, Tahun, Tgl terakhir berkunjung,

Diagnosa akhir )

Pembuatan berita acara

pemusnahan Rekam Medis

Pemusnahan rekam medis dengan

cara dibakar atau dicacah

Pembentukan tim

pemusnahan rekam medis

Selesai

Penentuan jadwal pemusnahan

rekam medis

Page 35: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

50

2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner

Rekam medis yang sudah mengalami penyusutan di Rumah Sakit

Bethesda Yogyakarta disimpan menggunakan mesinscan yang digunakan

untuk mengscan berkas rekam medis inaktif yang sudah disusutkan pada

tahun 1993 dan tahun 2004. Pelaksanaan scan belum terdapat petugas

khusus yang bertanggung jawab untukscan berkas rekam medis sehingga

berkas rekam medis inaktif yang bernilai guna tinggi masih menumpuk di

ruang penyiimpanan berkas rekam medis inaktif.

Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumen pada buku

panduan aplikasi e-rekam medisyang terdapat di ruang scan, prosedur scan

berkas rekam medisyaitu:

a. Petugas akan log in user name dan password,

b. Petugas memilih icon dokumen baru dan mengklik icon external

lookup untuk mencari data dari berkas rekam medis yang akan di

scan. Apabila dalam pencarian tidak ditemukan data pasien yang

dicari, maka petugas akan membuat dokumen baru dengan mengisi

data pasien sesuai dengan kolom yang ada,

Page 36: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

51

c. Petugas akan menyimpan dokumen lalu klik arsip baru dan masukkan

nama file pada kolom nama file (diisi dengan nomer register pasien)

setelah itu klik tombol scan dan tunggu proses scan berjalan,

Page 37: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

52

d. Sesudah proses scan berjalan lalu petugas mengklik tombol simpan

setelah itu isi tanggal kunjungan pasien, kode diagnosis pasien dan

jenis kunjungan pasien setelah itu simpan data kembali.

Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih dahulu

melakukan penyusutan dengan melakukan pemilahan lembar rekam medis.

Sehingga tidak semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses

scan. Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap

inaktif yang akan dipilah yaitu:

Kasus Umum:

a. Ringkasan masuk dan keluar;

b. Resume medis;

c. Identifikasi bayi baru lahir;

d. Laporan operasi;

e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;

Page 38: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

53

f. Surat pernyataan pulang paksa;

g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,

MRI);

h. Persetujuan rawat inap;

i. Pengantar jenazah;

j. Surat kematian;

k. Visum.

Kasus Khusus:

a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb

b. Pasien orang asing

c. Operasi plastik

d. Penyakit jiwa

e. Sterilisasi

Sistem pelaksanaan scan rekam medis belum terintegrasi dengan

sistem rumah sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat

inap inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat

inap aktif yang setelah selesai dirawat inap. Pelaksanaan scan untuk rawat

jalan belum dilaksanakan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta

dikarenakan keterbatasan tenaga dalam melakukan scan rekam medis. Hal

tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti

kepada responden 1, yaitu:

Page 39: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

54

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

Berkas rekam medis yang sudah discan akan tetap disimpan

semampu rumah sakit. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara

yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

Kalau yang sudah dilakasanakan disini itu semuanya. Jadi yang

inaktif sama yang aktif. Jadi kalau yang inaktif kita ambil dari

gudang belakang yang tipis-tipis itu, itu kan sudah dipilah-pilah jadi

sudah disusut tinggal discan aja, tapi kalau yang aktif itu yang habis

rawat inap setelah proses indeks selesai itu nanti kita scan untuk yang

rawat inap sementara untuk yang rawat inap dulu yang rawat jalan

belum.

Agustus,2016 Responden 1

Masih aktif juga kita scan, itu kan e pasien yang paska rawat inap

setelah dicoding e di assembling, coding, index sebelum disimpan

kan discan dulu. Jadi didapat dari dua sisi. Dari yang sudah lama

sama yang sekarang masih aktif.

Agustus,2016 Responden 2

Tetap disimpan, selamanya, kalau untuk yang udah disusut itu tetap

disimpan kalau yang tidak terpakai memang harus disendirikan terus

dihancurkan bisa.

Agustus,2016 Responden 1

Page 40: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

55

3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis

a. Manusia (Sumber Daya Manusia)

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, bahwa tidak

terdapat petugas khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai

petugas pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang

khusus untuk melaksanakanscan rekam medis. Hal tersebut diperkuat

dengan hasil wawancara yang dilaksanakan oleh peneliti kepada

responden 1, yaitu:

Tetap kita simpan, kalau yang kita scan lembar-lembar penting yang

kita scan tetap masih kita simpan sampai e semampunya. Jadi

memang peraturan Permenkes 269 2008 itu 5 tahun terus bisa

dimusnahkan tapi e kalau kita ya itu minimal lah ya minimal 5 tahun,

tapi kalau kita bisa menyimpan lebih lama itu lebih baik, jadi

meskipun lembar-lembar lain kita musnahkan, tapi itu yang sudah

kita scan sebagai rekap data, tetap kita simpan semampu kita. Yang

sudah discan itu bisa saja dimusnahkan tapi selama masih bisa

disimpan kita simpan, karena sebetulnya kan kita musnahkan juga

gak papa, kita kan sudah punya scannya tapi kita masih simpan.

Agustus,2016 Responden 2

Belum ada, itu cuman kontrak. Heem belum ada besok mungkjin kita

rencanakan, karena kan selanjutnya e semua berkas rekam medis itu

kan e kita nganu kita scan jadi data-datanya semaksimal mungkin

nanti kita backup dengan scan untuk rencana kedepan, tapi untuk saat

ini masih jalan e yang inaktif sama yang habis mondok sementara itu.

Yang kontrak Cuma satu.

Agustus,2016 Responden 1

Page 41: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

56

b. Metode

Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi di

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO retensi dan

penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat SPO Scan

Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja dibuat jadi

belum diperlihatkan. Hal tersebut diperkuat dengan hasil wawancara

yang dilakukan oleh peneliti kepada responden 1, yaitu:

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan hasil wawancara

yang dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

c. Mesin

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti, alat-alat

yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam medis sudah cukup

untuk untuk mendukung proses pelaksanaan scan rekam medis.

Terdapatprint scan yang dapat melakukan scanning pada lembar

SOPnya sudah ada. SOPnya kan baru, kita baru ketik belum di belum

di share kan. Karna ya itu tadi, kita masih baru, itu baru berapa bulan

yang make scan itu, baru berapa bulan ya, 3-4 bulan lah itu. Baru kok

itu, jadi kita masih proses, istilahnya proses untuk mencari backupan

data.

Agustus,2016 Responden 1

Sudah.

Agustus,2016 Responden 2

Page 42: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

57

rekam medis dalam jumlah banyak dalam satu kali scan.Mesin scan

mengalami error apabila digunakan untuk scan lembar rekam medis

yang telah lama sehingga harus mengulang proses scan dari

awal.Jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat,

tetapi sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT. Hal tersebut

diperkuat dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti

kepada responden 1, yaitu:

Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

d. Uang

Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan

untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan

rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan dan

Kalau selama ini belum si, harusnya ada tapi selama ini kalau gak ada

keluhan gak ada yang itu. Kalau ada keluhan baru kita lapor.

Agustus,2016 Responden 1

Mesin scan itu e pemeliharaan ada sesuai dengan jadwal

pemeliharaan dari IT, satu bulan sekali. Ya errornya kan masih dalam

batas terorir itu wajar, alat error tapi error kan langsung bisa

diperbaiki tidak sampai berhari-hari atau error penggunaan, biasanya

kertas yang kita scan kan banyak kertas berdebu, tapi kalu apa

kertasnya kertas yang masih baru ya tidak. Tapi ya itu masih

istilahnya errornya masih dalam batas toleransi, artinya ya masih

dalam batas wajar, alat bisa saja error-error.

Agustus,2016 Responden 2

Page 43: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

58

dua komputer. Hal tersebut dikuatkan dengan hasil wawancara yang

dilakukan peneliti kepada responden 2, yaitu:

e. Material

Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari

yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat

terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak

penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record(EMR) yaitu

dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki

kemampuan untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data

medis pasien.Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat

sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual, apabila rumah

sakit mengimplementasikan EMR maka rumah sakit tidak perlu

tempat khusus untuk menyimpan rekam medis dalam bentuk kertas.

Penyusutan rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak

keuntungan, yaitu: tidak memerlukan tempat khusus untuk

penyimpanan rekam medis; mudah dalam retrieval jika dibutuhkan

bentuk form asli; pelaksanaan scan rekam medis juga mudah

dioperasikan.

Iya...

Agustus,2016 Responden 2

Page 44: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

59

C. Pembahasan

1. Prosedur Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan oleh

peneliti, prosedur penyusutan sebelum dilaksanakan penyusutan harus

ada perencanaan dengan membuat Tim Pemusnahan. Pemusnahan

dilakukan pada berkas inaktif rawat inap yang sudah disimpan selama

2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang harus disimpan dan mana

yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif rawat jalan akan

dihancurkan.

Hal tersebut diperkuat dengan hasil pengamatan dan studi

dokumentasi pada Standar Prosedur Operasional Retensi dan

Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta,

prosedur penyusutan dimulai dengan retensi, yaitu petugas akan

memilah berkas rekam medis inaktif dari berkas rekam medis aktif

yang sudah disimpan minimal 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir.

Berkas rekam medis inaktif akan disimpan minimal selama 2 tahun

baik rawat jalan maupun rawat inap setelah itu dilakukan

penyusutan/pemusnahan. Petugas melakukan pemilahan-pemilahan

lembaran rekam medis yang sudah sesuai jadwal retensi. Berkas yang

dipilah adalah berkas yang memiliki nilai guna (penelitian, pendidikan,

administrasi, hukum, keuangan, iptek, pembuktian, sejarah) sesuai

dengan kasus khusus atau kasus umum. Setelah dilakukan pemilahan,

petugas akan mencatat berkas yang sudah dipilah kedalam formulir

Page 45: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

60

pertelaan kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang RMIK

selanjutnya untuk disimpan kembali dengan sistem Terminal Digyt

Filing.Berkas yang tidak bernilai guna dimusnahkan, pemusnahan

rekam medis dilakukan dengan cara dicacah atau dibakar oleh pihak

ketiga dan disaksikan tim pemusnahan.

Hal tersebut sesuai dengan buku Rustiyanto dan Rahayu

(2011), alur dari penyusutan berkas rekam medis dimulai dari

pemindahan berkas rekam medis aktif ke berkas rekam medis inaktif,

TIM pemusnahan akan melaksanakan penilaian berkas rekam medis,

berkas rekam medis yang bernilai guna dan rekam medis tertentu akan

disimpan, sedangkan berkas rekam medis yang tidak ada nilai guna

dan rekam medis rusak / tidak terbaca akan dimusnahkan.

Lembar rekam medis yang bernilai guna yaitu:

Kasus Umum:

a. Ringkasan masuk dan keluar;

b. Resume medis;

c. Identifikasi bayi baru lahir;

d. Laporan operasi;

e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;

f. Surat pernyataan pulang paksa;

g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,

MRI);

Page 46: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

61

h. Persetujuan rawat inap;

i. Pengantar jenazah;

j. Surat kematian;

k. Visum.

Kasus Khusus:

a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb

b. Pasien orang asing

c. Operasi plastik

d. Penyakit jiwa

e. Sterilisasi

Hal tersebut sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan

Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis

Pengadaan Formulir Rekam Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam

Medis Di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas

rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai

berikut:

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang

telah 2 tahun inaktif.

b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis

inaktif:

1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan

penelitian;

Page 47: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

62

2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan,

dan iptek;

3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.

c. Lembar rekam medis yang dipilah:

1) Ringkasan masuk dan keluar

2) Resume

3) Lembar operasi

4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup

5) Lembar persetujuan

6) Lembar kematian

d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam

medis inaktif;

e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau

tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan;

f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite

rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat

senior dan petugas lain yang terkait.

Penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta telah

dilakukan pada berkas rekam medis tahun 2004, 2003, 2002, 2001,

2000, dan tahun 1990an. Penyusutan dilaksanakan sesuai kebijakan

rumah sakit yaitu dalam kurun waktu 10 tahun sekali. Pelaksanaan

penyusutan di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta dilakukan dalam

waktu 11 tahun sekali, penyusutan sudah pernah dilakukan pada tahun

Page 48: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

63

2004 dan tahun 1993. Penyusutan belum dilakukan lagi dari tahun

2004, perencanaan penyusutan baru akan dilaksanakan kembali di

tahun 2016.

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) periode waktu yang

harus dilalui sebelum suatu record dapat dihapus atau dihilangkan

berdasarkan pada jenis penyakit pasien dan jenis kunjungan pasien

berbeda-beda, tidak semua penyakit disusutkan dalam waktu 10 tahun.

2. Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis Menggunakan Scanner

Berdasarkan hasil pengamatan dan studi dokumentasi pada

buku panduan aplikasi e-rekam medis yang terdapat di ruang scan,

prosedur scan rekam medis merupakan penerapan EMR, dengan scan

rekam medis membuat lembar rekam medis dapat disimpan kedalam

software. Sesuai dengan pendapat (Amsyah,2005), bahwa sistem

penyimpanan pencintraan (imaging) adalah suatu proses mengubah

atau mentransfer gambar dalam bentuk kertas atau film (radiolog)

ataupun gambar medis (radiology) ataupun gambar medis

(EKG,EEG,CTG,USG, dan lain-lain) kedalam software melalui data

digital seperti scanner/ pencitraan.

Scan rekam medis yang dilaksanakan di Rumah Sakit

Bethesda Yogyakarta membuat penyimpanan data berbasis komputer

menjadi lebih aman. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), salah

satu kemudahan yang diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis

komputer tersebut yaitu keamanan data. Keamanan dokumen akan

Page 49: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

64

lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat yang

menggunakan ID pengguna dan password. Demikian juga penggunaan

komputer memungkinkan kita mengatur autentifikasi pengguna dan

blok proteksi sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit

dimasuki akses-akses yang ilegal. Kemudahan dalam melakukan back

up data kedalam disket atau Compact Disc (CD) juga akan membuat

data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer,

data masih bisa diselamatkan melalui back up tersebut.

Sebelum melaksanakan scan rekam medis, petugas terlebih

dahulu melakukan pemilahan lembar rekam medis. Sehingga tidak

semua lembar dalam berkas rekam medis dilakukan proses scan.

Lembar-lembar rekam medis pada berkas rekam medis rawat inap

aktif dan inaktif yang akan dipilah yaitu:

Kasus Umum:

a. Ringkasan masuk dan keluar;

b. Resume medis;

c. Identifikasi bayi baru lahir;

d. Laporan operasi;

e. Persetujuan atau penolakan tindakan medis;

f. Surat pernyataan pulang paksa;

g. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi (Hasil PA, Ct. Scan,

MRI);

Page 50: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

65

h. Persetujuan rawat inap;

i. Pengantar jenazah;

j. Surat kematian;

k. Visum.

Kasus Khusus:

a. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan, dsb

b. Pasien orang asing

c. Operasi plastik

d. Penyakit jiwa

e. Sterilisasi

Sistem scan rekam medis belum terintegrasi sistem rumah

sakit. Pelaksanaan scan dilakukan untuk rekam medis rawat inap

inaktif yang sudah mengalami penyusutan dan rekam medis rawat

inap aktif yang baru selesai dirawat inap.

Pelaksanaan penyusutan menggunakan scan, lembar rekam

medis yang dipilah sudah mengacu padaSurat Edaran Dirjen

Pelayanan Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang

Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan

Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, lembar medis yang dipilah pada

tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan

sebagai berikut:

a. Ringkasan masuk dan keluar;

Page 51: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

66

b. Resume;

c. Lembar operasi;

d. Lembar identifikasi bayi lahir hidup;

e. Lembar persetujuan; dan

f. Lembar kematian.

Menurut Permenkes No. 269 tahun 2008 pasal 8 ayat (2)

disebutkan bahwa setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis

dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan

tindakan medis.

Lembar-lembar yang dipilah di Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta telah mengacu pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan

Medik tahun 1995 No. HK. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis

Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam

Medis di Rumah Sakit.

Sebelum menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan

rekam medis, dampak yang ada untuk berkas rekam medis, yaitu:

terbatasnya ruang penyimpanan untuk berkas rekam medis,

terbatasnya rak penyimpanan untuk berkas rekam medis, adanya

kekhawatiran akan kehilangan informasi medis yang berdampak pada

aspek hukum.

Setelah menggunakan scan untuk pelaksanaan penyusutan

rekam medis mempunyai beberapa manfaat, yaitu: rumah sakit

mempunyai backupdata terhadap berkas yang sudah mengalami

Page 52: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

67

penyusutan, tidak memerlukan banyak ruang penyimpanan berkas

rekam medis, tidak menyita banyak rak penyimpanan berkas rekam

medis,tidak ada rasa khawatir akan kehilangan data medis apabila

sewaktu-waktu diperlukan. Dengan scan rekam medis membuat

penyimpanan data medis menjadi lebih aman.

3. Identifikasi Masalah Penggunaan Scan Rekam Medis

a. Man (Sumber Daya Manusia)

Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36

Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), tenaga

kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam

bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau

keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk

jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya

kesehatan.

Menurut Hariandja (2007), sumber daya manusia (SDM)

merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu

perusahaan di samping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena

itu, SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan

efektivitas dan efisiensi organisasi, sebagai salah satu fungsi

dalam perubahan yang dikenal dengan sumber daya manusia.

Manajemen SDM didefisinikan dengan penentuan dan

pelaksanaan berbagai aktifitas, policy, dan program yang bertujuan

untuk mendapatkan tenaga kerja, pengembangan, dan

Page 53: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

68

pemeliharaan dalam meningkatkan dukungannya terhadap

peningkatan efektifitas organisasi dengan cara yang secara etis dan

sosial dapat dipertanggungjawabkan. Aktifitas berarti melakukan

berbagai kegiatan, misalnya perencanaan, pengorganisasian,

pengawasan, pengarahan, dan lain-lain. Menentukan berbagai

policy sebagai arah tindakan seperti lebih mengutamakan sumber

dari dalam untuk mengisis jabatan yang kosong, memberikan

kesempatan pada setiap orang untuk mengisi jabatan dan lain-lain.

Tujuan SDM adalah untuk meningkatkan produktifitas pegawai,

mengurangi tingkat absensi, mengurangi tingkat perputaran kerja,

atau meningkatkan loyalitas para pegawai pada organisasi.

Berdasarkan wawancara dengan petugas rekam medis serta

observasi yang dilakukan peneliti, bahwa tidak terdapat petugas

khusus pada bagian filing yang sekaligus sebagai petugas

pelaksana proses scan. Terdapat satu petugas kontrak yang khusus

untuk melaksanakan scan rekam medis. Sehingga dengan

bertambahnya rekam medis baru setiap hari yang tidak seimbang

dengan pelaksanaan scan rekam medis karena kurangnya petugas

membuat rekam medis inaktif menumpuk.

b. Metode

Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36

Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan pasal 1 (satu), SPO adalah

suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk

Page 54: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

69

menyelesaikan proses kerja rutin tertentu dengan memberi langkah

yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk

melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat

oleh Fasilitas Pelayanan Kesehatan berdasarkan Standar Profesi.

Menurut Sabarguna dan Listiani (2008), pelayanan yang

dijalankan harus mempunyai aturan tertentu, baik secara lisan atau

secara tulisan, aturan operasional sehari-hari, penting dibuat secara

tertulis kepentingan berikut:

1) Kejelasan tindakan, dalam rangka latihan pegawai dan

pembinaan pegawai,

2) Pegawai jelas hak dan kewajiban minimal yang harus

dikerjakan,

3) Akan merupakan salah satu unsur dalam rangka menilai proses

pelayanan,

4) Secara berkelanjutan bisa dievaluasi dan ditingkatkan.

Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan dan studi

dokumentasi di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta terdapat SPO

retensi dan penyusutan, terdapat SPO Pemusnahan, serta terdapat

SPO Scan Rekam Medis. SPO Scan Rekam Medis yang baru saja

dibuat jadi belum diperlihatkan..

c. Mesin

Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan

peneliti, alat-alat yang diperlukan untuk pelaksanaan scan rekam

Page 55: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

70

medis sudah cukup untuk untuk mendukung proses pelaksanaan

scan rekam medis. Terdapat print scanneryang dapat melakukan

scanning pada lembar rekam medis dalam jumlah banyak dalam

satu kali scan.Mesin scan mengalami error apabila digunakan

untuk scan lembar rekam medis yang telah lama. Jadwal

pemeliharaan khusus untuk mesin scan belum terdapat, tetapi

sudah terdapat jadwal pemeliharan dari IT.

Rumah Sakit Bethesda sudah menerapkan penggunaan scan

rekam medis, dengan begitu Rumah Sakit Bethesda memanfaatkan

tekhnologi yang ada sesuai dengan perkembangan zaman. Hal

tersebut telah mengacu pada Undang-undang Republik Indonesia

Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik,

Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan

dengan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik

lainnya.Teknologi informasi adalah suatu teknik untuk

mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses,

mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi.

Suatu system informasi terdiri data, manusia, dan proses

serta kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak dan

teknologi komunikasi atau yang dikenal dengan teknologi

informasi (IT). Pengguna systeminformasi terlibat dengan tiga

tahap yaitu pemasukan data, pemrosesan dan pengeluaran

informasi. Para pengguna akan memanfaatkan systemuntuk

Page 56: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

71

berbagai kebutuhan, karena itu systemharus bisa memenuhi

berbagai kebutuhan tersebut. (Hatta,2013)

Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta menerapkan EMR

dengan media scan rekam medis. Scan rekam medis di Rumah

Sakit Bethesda Yogyakarta dilaksanakan untuk rekam medis rawat

inap inaktif maupun aktif. Dengan menerapkan EMR media scan,

penyimpanan rekam medis menjadi lebih aman juga tidak menyita

banyak tempat untuk menyimpan rekam medis. Meskipun Rumah

Sakit Bethesda sudah menerapkan EMR tetapi Rumah Sakit

Bethesda masih tetap mempertahankan rekam medis manual.

d. Uang

Rumah Sakit Bethesda memiliki anggaran yang dibutuhkan

untuk membeli peralatan yang mendukung dalam pelaksanaan scan

rekam medis. Anggaran tersebut dapat membeli dua mesin scan

dan dua komputer.

Program yang sudah disusun harus disertai anggaran yang

dibutuhkan. Anggaran digitalisasi harus disesuaikan dengananalisis

kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan.

Peralatan menjadi sangat penting karenamenjadi faktor utama

penyedot terbanyakalokasi anggaran (Sugiharto, 2010) pada jurnal

Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015).

Page 57: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

72

e. Material

Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai

cara diantaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya

preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan

yang memadai dan memenuhi syarat/standar gedung

penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungn fisik dan nilai

informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya,

upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/ arsip melalui

pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif.

Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan

jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya

dengan restorasi, duplikasi atau digitalisasi (Sugiharto, 2010) pada

jurnal Citra, B.S dan Khasanah, Z (2015).

Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru setiap hari

yang tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif membuat

terbatasnya ruang penyimpanan rekam medis dan terbatasnya rak

penyimpanan rekam medis sehingga Rumah Sakit Bethesda

Yogyakarta menerapkan Electronic Medical Record (EMR) yaitu

dengan pelaksanaan scan rekam medis pasien. EMR memiliki

kemampuan untuk menghasilkan catatan elektronik lengkap data

medis pasien. Dengan dilaksanakannya scan rekam medis dapat

sebagai pengganti rekam medis kertas atau manual. Penyimpanan

rekam medis menggunakan scan mempunyai banyak keuntungan,

Page 58: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

73

yaitu: mudah dalam retrieval jika dibutuhkan bentuk form asli;

pelaksanaan scan rekam medis juga mudah dioperasikan,

penyimpanan data medis pasien menjadi lebih aman.

Page 59: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

74

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pelaksanaan penyusutan belum optimal. Jadwal penyusutan rekam medis

belum sesuai dengan jadwal retensi berdasarkan jenis penyakit pasien.

Pelaksanaan penyusutan rekam medis dilakukan dalam jangka waktu 11

tahun yaitu pada tahun 2004 dan tahun 1993. Pelaksanaan perencanaan

penyusutan dengan scanning belum terencana dengan baik pada tenaga

maupun target penyelesaian scan rekam medis.

2. Pelaksanaan scan rekam medis belum dilaksanakan dengan optimal,

karena sistem scan rekam medis belum terintegrasi dengan Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

3. SPO Scan Rekam Medis belum diperlihatkan atau belum dicantumkan

pada SPO rumah sakit. Mesin scan sering error tetapi belum terdapat

jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan.

B. Saran

1. Mengingat keterbatasan rak dan ruang penyimpanan rekam medis,

sebaiknya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan rekam medis

dilakukan secara rutin sesuai dengan jenis penyakit pasien yang terdapat di

jadwal retensi dan direncanakan dengan baik termasuk tenaga dan target

penyelesaian scan rekam medis sehingga dapat menunjang kualitas

pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta.

Page 60: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

75

2. Pelaksanaan scan sebaiknya tidak hanya untuk rekam medis rawat inap

tetapi juga rawat jalan. Hasil rekam medis yang telah di scan sebaiknya

dapat diakses atau bisa terintegrasi di Sistem Informasi Manajemen

Rumah Sakit (SIMRS). Dengan begitu dokter atau perawat dapat dengan

mudah melihat rekam medis pasien.

3. Sebaiknya SPO Scan Rekam Medis segera dikeluarkan supaya sudah

terdapat acuan untuk pelaksanaan scan rekam medis. Sebaiknya dibuat

jadwal pemeliharaan khusus untuk mesin scan walaupun terjadinya error

pada mesin scan masih dalam tahap wajar.

Page 61: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

xiv

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Z. (2005). Manajmenen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Basuki, L.S. (2005). Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius

[Diakses melalui google books tanggal 20 Juli 2016]

Bungin, B. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana

Citra, B.S dan Khasanah, Z. (2015). Pencitraan (Imaging) Berkas Rekam Medis

Pada Kegiatan Penyusutan Di RSUD Kota Yogyakarta. Manajemen

Informasi Kesehatan Indonesia, Volume 3, No. 1, Hal. 71-72.

Departemen Kesehatan RI. (1995). Surat Edaran Dirjen Yanmed

No.Hk.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir

Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta:

Departemen Kesehatan RI.

Hariandja, Marihot T.E. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT

Grasindo.

Hatta, R.G. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Herujito, M.Y. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta : PT Grasindo.

Ismainar, H. (2015). Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: Budi Utama

[Diakses melalui google books tanggal 21 Juni 2016]

Margret, K.A. (2004). Electronic Health Records. American Health Information

Management Association.

Moleong, L.J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja

Rosdakarya.

Notoatmodjo, S. (2010). MetodologiPenelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.

PeraturanMenteriKesehatanRepublik Indonesia Nomor269/MENKES/Per/III/

2008 tentangRekamMedis.

Rustiyanto, E dan Rahayu, W.A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia.

Sabarguna, B.S dan Listiani, N. (2008). Organisasi dan Manajemen Rumah Sakit.

Yogyakarta: Konsorsium RS Islam Jawa Tengah.

Page 62: PELAKSANAAN PENYUSUTAN REKAM MEDIS DI RUMAH …repository.unjaya.ac.id/560/1/Gevi Andriana Pujiningtyas_1313011... · v 8. Semua teman mahasiswa Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

xv

Sudra, R.I. (2014). Sistem Retensi Rekam Medis. Diakses melalui

http://ranocenter.weebly.com/blog-ranocenter/sistem-retensi-rekam-medis.

[Diakses tanggal 08 Juni 2016].

Sugiarto, A dan Wahyono, T. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Sugiyono. (2015). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.

Undang- Undangnomor 44 tahun 2009 tentangRumahSakit.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentag Tenaga

Kesehatan.

Varsha et al. (2015). “Fishbone Diagram”. World Journal of Pharmaceutical

Research. Amrutvahini College of pharmacy.