PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM...

127
PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS: STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT DR. SUYOTO SKRIPSI Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) oleh: DIMAS SATRIO NIM: 1113025100088 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H / 2018 M

Transcript of PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM...

Page 1: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS:

STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT DR. SUYOTO

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan memperoleh

gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:

DIMAS SATRIO

NIM: 1113025100088

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438 H / 2018 M

Page 2: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Scanned by CamScanner

Page 3: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Scanned by CamScanner

Page 4: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Scanned by CamScanner

Page 5: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

i

ABSTRAK

Dimas Satrio (1113025100088). Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis:

Studi Kasus pada Rumah Sakit Dr. Suyoto. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi,

M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah

Sakit Dr. Suyoto. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis proses

kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto

dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis. Metode penelitian yang digunakan adalah

metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini

adalah wawancara, observasi dan studi pustaka. Informan dalam penelitian ini adalah

Koordinator Rekam Medis dan Staff Rekam Medis. Hasil penelitian ini meliputi 1). Penilaian

terhadap arsip rekam medis aktif belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) secara

spesifik hanya mengacu terhadap peraturan Kementrian Kesehatan RI secara umum. 2).

Kendala-kendala yang muncul dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis seperti

terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam medis, terbatasnya rak penyimpanan arsip serta

sumber daya manusia yang masih terbatas dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis.

Maka dari itu sangat disarankan untuk menggunakan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik

agar kegiatan penyusutan arsip rekam medis dapat berjalan lebih baik dan penambahan

sarana prasarana yang terkait dengan kegiatan penyusutan arsip rekam medis serta

pentingnya meningkatkan pemahaman akan penyusutan arsip rekam rekam medis terhadap

pegawai sehingga penerapannya lebih baik lagi.

Kata Kunci: Penyusutan, Rekam Medis, Jadwal Retensi Arsip

Page 6: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

ii

KATA PENGANTAR

Assalamu alaikum Wr. Wb

Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan

segala berkat, rahmat, taufik serta hidayah-Nya yang sangat besar, sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi dengan judul “Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis:

Studi Kasus pada Rumah Sakit Dr. Suyoto”. Penulisan skripsi ini guna memperoleh gelar

Sarjana Ilmu Perpustakaan Fakultas adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

Dalam proses penyusunan skripsi ini, penulis banyak sekali mendapatkan bantuan,

bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan

semua pihak yang meluangkan waktu dan ilmunya dalam membantu penulis. Pada

kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktunya untuk membantu,

mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah mencurahkan

ilmunya begitu banyak untuk masa depan penulis.

6. Pihak Rumah Sakit Dr. Suyoto Khususnya kepada Ibu Damayanti, Amd, selaku

pembimbing lapangan saya, Bapak Subana, Bapak M. Syahril, Ibu Erni dan Ibu Titin

yang telah berkenan memberikan informasinya kepada penulis.

Page 7: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

iii

7. Kepada kedua orang tua saya Bapak Satum dan Ibu Masudah serta adik saya Demas

Dwi Putra yang sangat sabar dan tidak henti memberikan dorongan dan semangat

serta tidak pernah lupa memanjatkan doa kepada Allah SWT.

8. Kepada para sahabat terbaik Dita Novia, Dhea Marsha, Rheza Alfian, Katamsi, Aris

Haryanto, Subhan Irfansyah, Arifin, Dewi Handayani, Ida Umi Haeni, Hasbi Putri

Pertiwi, Eka Wahyuni dan Susanto. Terima kasih banyak untuk bantuan, doa,

motivasi dan semangat yang kalian berikan selama proses penyusunan skripsi ini.

9. Kepada para sahabat di Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Jakarta, Ropi Ahmad,

Taufiqurrahman, Egi Almaroghi, Ahmad Sofyan, Muhammad Agustina, Fajar

Alamsyah, Apriyanto, Muhammad Reza Pahlepi, Laga Al Ahli, Hafiz Al Farisi,

Abdul Jalil, Mustahdi, Satrio Wibowo, Rifki Sahuri Ramadhan, Putra arsyi Anugrah,

Irham Maulana, Dea Aprilia, Alfi Mufidah Ahmad, Fathiyatul Rizkiyah, Dita

Irmayani dan May Nur Fatimah. Terima Kasih untuk do’a semangat, kebaikan dan

bantuan kalian selama proses penyelesaian ini.

10. Seluruh kawan-kawan di Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

terima kasih atas kebersamaan kita selama ini dalam menimba ilmu di Jurusan Ilmu

Perpustakan.

11. Kepada para sahabat di Vanaprastha. Terima kasih atas dukungan serta doanya selama

melakukan penyusunan skripsi ini.

12. Dan, beberapa pihak baik teman maupun saudara yang terlewatkan atau tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas dukungan dan kebaikan serta doa

yang sudah diberikan kepada penulis.

Page 8: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

iv

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh

dari sempurna. Untuk itu, penulis menerima kritik dan saran yang bersifat

membangun, dengan harapan dapat mencapai hasil yang lebih sempurna dan untuk

pengembangan diri penulis selanjutnya.

Jakarta, 20 November 2017

Dimas Satrio

Page 9: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK ........................................................................................................................ i

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ............................................................................................................ vii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ viii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ......................................................................... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..................................................... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 8

D. Definisi Istilah ......................................................................................... 8

E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 9

BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 11

A. Rekod dan Arsip .................................................................................... 11

1. Pengertian Rekod dan Arsip ............................................................ 11

2. Fungsi Arsip ..................................................................................... 12

3. Manajemen Arsip ............................................................................. 14

4. Daur Hidup Arsip ............................................................................. 15

B. Penyusutan Arsip ................................................................................... 17

1. Pengertian Penyusutan Arsip ........................................................... 17

2. Jadwal Retensi Arsip........................................................................ 19

3. Tahapan Penyusutan Arsip .............................................................. 22

4. Pemindahan Arsip ............................................................................ 25

5. Pemusnahan Arsip ........................................................................... 29

6. Penyerahan Arsip ............................................................................. 30

C. Rekam Medis ........................................................................................ 32

1. Pengertian Rekam Medis ................................................................. 32

2. Tujuan Rekam Medis ....................................................................... 33

3. Kegunaan Rekam Medis .................................................................. 35

4. Manajemen Arsip Rekam Medis ..................................................... 38

5. Penyimpanan Arsip Rekam Medis................................................... 40

6. Penyusutan Rekam Medis ................................................................ 42

7. Pemusnahan Rekam Medis .............................................................. 42

8. Penilaian Arsip Rekam Medis ......................................................... 45

9. Jadwal Retensi Arsip........................................................................ 46

Page 10: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

vi

BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 49

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 49

B. Kriteria Informan ................................................................................. 50

C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 52

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data .................................................. 53

E. Penelitian Terdahulu ............................................................................. 55

F. Variabel dan Indikator Penelitian ......................................................... 57

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ........................................ 59

A. Profil Objek Penelitian .......................................................................... 59

1. Sejarah Rumah Sakit Dr. Suyoto..................................................... 59

2. Visi dan Misi Rumah Sakit Dr. Suyoto ........................................... 61

3. Kelas Rumah Sakit Dr. Suyoto ....................................................... 62

4. Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto ..................................................... 62

5. Struktur Organisasi Rumah Sakit Dr. Suyoto ................................. 63

B. Hasil Penelitian ..................................................................................... 64

1. Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 64

a. Pemindahan Arsip Rekam Medis .............................................. 64

b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif .................................. 69

2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala

Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 72

C. Pembahasan ......................................................................................... 77

1. Penyusutan Arsip Rekam Medis ..................................................... 77

a. Pemindahan Arsip Rekam Medis .............................................. 77

b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif .................................. 80

2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala

Penyusutan Arsip Rekam Medis .................................................... 82

BAB V PENUTUP................................................................................................... 86

A. Kesimpulan ......................................................................................... 86

B. Saran .................................................................................................... 87

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 88

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

Page 11: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Contoh Jadwal Retensi Arsip ................................................................................ 22

Tabel 2 Contoh Daftar Pertelaan Rekam Medis ................................................................ 43

Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik .................................................... 46

Tabel 4 Jadwal Retensi arsip AHIMA ............................................................................... 46

Tabel 5 Informan ................................................................................................................ 50

Tabel 6 Variabel dan Indikator Penelitian ......................................................................... 57

Tabel 7 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik .................................................... 76

Page 12: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto .................... 63

Page 13: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Arsip tercipta seiring dengan tindakan yang dilakukan oleh suatu lembaga.

Tindakan yang dilakukan pada umumnya berkaitan dengan fungsi, kegiatan

dan transaksi. Fungsi yang dimaksud mencakup seluruh tanggung jawab yang

dibebankan pada suatu lembaga untuk menyelesaikan beberapa tujuan yang

melandasi pendirian lembaga yang bersangkutan.1 Dengan terus

berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada lembaga

tersebut mempunyai nilai guna jika dikelola dengan baik. Dengan demikian

diperlukan usaha untuk mengatur volume arsip tersebut.

Mengingat pentingnya arsip sebagai sumber informasi bagi lembaga maka

pemerintah memberlakukan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009 pada pasal 1 nomor 2 tentang Kearsipan yang menyebutkan

bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

1 Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), h.2.

Page 14: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

2

kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.2

Dari penjelasan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 nomor 2

tentang Kearsipan, adanya rekaman kegiatan atau peristiwa dari masa ke

masa yang disimpan guna menjaga keaslian dan nilai dari arsip tersebut. Hal

ini sejalan dengan pengumpulan Al Qur’an dari masa Nabi Muhammad saw

hingga pada masa kepemimpinan Utsman Ibn Affan ra. Karena Al Qur’an

harus dikumpulkan menjadi satu Mushaf (satu kesatuan) agar tidak terjadi

perbedaan nantinya di kalangan umat muslim ke depannya. Pada masa itu

banyaknya peperangan yang terjadi yang mengakibatkan para penghapal Al

Qur’an berguguran sehingga pendokumentasian Al Qur’an sangat diperlukan.

Hal ini dijelaskan dalam hadist Bukhari no 4311 tentang pendokumentasian

Al Qur’an3 :

د قال أخبزو ابه انسباق أن س ز ب عه انش حدثىا أبو انمان أخبزوا شع

به ثاب قال أرسم إن كتب انوح ه عى وكان مم الل رض ت الوصار

مامة وعىدي عمز فقال أبو بكز إن عمز أتاو فقال إن م ان أبو بكز مقتم أ

م وم ان اء ف انقتم قد استحز امة بانىاص وإو أخشي أن ستحز انقتم بانقز

ب كثز مه انقزآن إل أن تجمعوي وإو لرى أن تجمع انقزآن انمواطه فذ

Artinya :

Telah menceritakan kepada kami [Abu Al Yaman] Telah mengabarkan

kepada kami [Syu'aib] dari [Az Zuhri] dia berkata; Telah mengabarkan

kepadaku [Ibnu As Sabbaq] bahwa [Zaid bin Tsabit Al Anshari radliallahu

'anhu] salah seorang penulis wahyu- dia berkata; Abu Bakar As shiddiq

2 ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” 2009.

3 Muhammad Vandestra, Kitab Hadist Shahih Bukhari Ultimate (T.tp.: Dragon Promedia,

2017), h.3043.

Page 15: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

3

datang kepadaku pada waktu perang Yamamah, ketika itu Umar

disampingnya. Abu Bakar berkata bahwasanya Umar mendatangiku dan

mengatakan; "Sesungguhnya perang Yamamah telah berkecamuk (menimpa)

para sahabat, dan aku khawatir akan menimpa para penghafal Al Qur'an di

negeri-negeri lainnya sehingga banyak yang gugur dari mereka kecuali

engkau memerintahkan pengumpulan (pendokumentasian) Al Qur`an.

Rumah sakit merupakan salah satu lembaga pelayanan masyarakat yang

bergerak di bidang kesehatan. Hal ini memungkinkan banyaknya arsip yang

tercipta dikarenakan kebutuhan akan kesehatan masyarakat. Arsip yang

dimiliki oleh rumah sakit harus dikelola agar dapat melayani masyarakat

dengan baik. Menurut Amsyah kantor-kantor yang berhubungan dengan

pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan

dengan efektif dan efisien.4 Hal inilah yang akan memberikan nilai terhadap

pelayanan masyarakat tersebut apakah kurang baik atau sudah memuaskan.

Untuk mengantisipasi agar pelayanan memuaskan diperlukan pengelolaan

yang baik terhadap arsip. Pengelolaaan arsip merupakan sesuatu yang penting

bagi suatu institusi. Salah satu arsip yang dihasilkan rumah sakit yaitu rekam

medis. Rekam medis dikategorikan sebagai arsip apabila dilihat dari aspek

dokumentasi karena ia merupakan rekaman kegiatan pemberian layanan

kesehatan dari tenaga medis baik di rumah sakit maupun sarana layanan

lainnya.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/Menkes/Per/III/2008

tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan

4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998), h.7.

Page 16: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

4

dokumen tersebut sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat

memberikan informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan,

penanganan, tindakan medis dan yang lainnya5. Menurut Edna K. Huffman

dalam bukunya Health Information Management yang dimaksud rekam

medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana,

dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa

perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang

diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,

membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekamnya6. Arsip rekam

medis merupakan bagian dari bukti pertangungjawaban rumah sakit atas

pelayanannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit

harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan.

Penyusutan arsip menjadi hal yang perlu diperhatikan karena apabila

penambahan arsip rekam medis yang terus meningkat dan tidak diimbangi

dengan punyusutan yang baik maka akan menimbulkan penumpukan arsip dan

mengganggu aktivitas kerja sebagaimana dikatakan Wursanto7 bahwa

penyusutan merupakan salah satu sarana untuk mengatasi masalah

bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna

lagi.

5Kementrian Kesehatan RI. “Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam

Medis”. (Kementrian Kesehatan, 2008) 6Edna K. Huffman, Health Information Management (Illinois: Physician Record

Company, 1994), h. 47. 7Ig Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 208.

Page 17: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

5

Untuk melakukan penyusutan arsip, dibutuhkan Jadwal Retensi Arsip

(JRA). JRA merupakan pedoman kerja petugas arsip/arsiparis dalam

penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka

simpan, dan keterangan lainnya. Tujuan pengembangan jadwal retensi arsip

merupakan dasar atau pegangan dalam program penyusutan atau

pemusnahan arsip suatu instansi sehingga retensi arsip merupakan alat yang

digunakan suatu instansi untuk mencapai tujuannya. Untuk pedoman

penggunaan JRA terhadap arsip rekam medis telah diatur dalam Surat Edaran

Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang

Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan

arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.8

Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta merupakan institusi pelayanan

masyarakat di bidang kesehatan yang dinaungi oleh Kementrian Pertahanan

Republik Indonesia. Dari data yang dimiliki Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta

bahwa pasien yang berobat pada tahun 2016 mencapai 3.674 orang untuk

rawat inap, untuk pasien rawat jalan mencapai 79.267 orang dan pasien IGD

(Instalasi Gawat Darurat) mencapai 19.979 orang. Hal ini memungkinkan

terciptanya arsip rekam medis yang cukup banyak dan pelaksanaan

penyusutan arsip harus dijalankan dengan baik agar arsip rekam medis tidak

menumpuk.

8 Kementrian Kesehatan RI, “Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.

00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan

Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit,” 1995.

Page 18: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

6

Dari observasi yang penulis lakukan, penyusutan arsip rekam medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta dilakukan dengan bertahap yaitu mulai dari

pemilahan, pemindahan dan pemusnahan. Sebelum berkas rekam medis

tersebut dimusnahkan, berkas rekam medis tersebut melewati proses

pencatatan terlebih dahulu. Proses pencatatan meliputi nomor rekam medis,

tahun pertama pasien berobat, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir.

Rumah Sakit Dr. Suyoto sudah menempatkan arsip rekam medis dalam

ruangan khusus. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr.

Suyoto sudah menerapkan Peraturan Menteri Kesehatan RI

No.269/Menkes/Per/III/2008 dengan menyimpan arsip rekam medis sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari pasien berobat atau

dipulangkan. Setelah batas waktu lima tahun dilampaui, rekam medis dapat

dimusnahkan. Tetapi untuk penggunaan jadwal retensi arsip sebagaimana

diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.

00.06.1.5.01160 tahun 1995 rumah sakit Dr. Suyoto belum menerapkannya,

mengingat pentingnya pengolongan arsip rekam medis berdasarkan masa

simpan arsip tersebut.

Berdasarkan uraian di atas dan observasi awal pada Rumah Sakit Dr.

Suyoto, untuk penyusutan arsip rekam medis secara efektif dan efisien maka

harus didukung oleh sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang

kompeten di bidang pengelolaan arsip. Akan tetapi pada Rumah Sakit Dr.

Suyoto memiliki beberapa kekurangan dalam hal penyusutan arsip yaitu

sumber daya manusia yang dimiliki masih terbatas karena kegiatan ini

Page 19: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

7

dilakukan diluar jadwal pegawai rekam medis serta tidak adanya pegawai

berlatar belakang pendidikan dari ilmu kearsipan maupun perpustakaan

karena mayoritas berasal dari rekam medis.

Kemudian ruang penyimpanan arsip yang terbatas sehingga arsip rekam

medis rawat inap dan rawat jalan digabungkan dalam satu ruangan. Hal ini

juga membuat masa retensi arsip tidak dapat digolongkan berdasarkan

penyakitnya sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.

00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir

Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

Maka berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, penulis tertarik untuk

meneliti dan mengkaji lebih lanjut mengenai penyusutan arsip rekam medis

ini yang kemudian dituangkan dalam skripsi yang berjudul “Pelaksanaan

Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus pada Rumah

Sakit Dr. Suyoto”

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Agar pembahasan lebih terfokus dan terarah, maka peneliti membatasi

pada pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang

dihadapi dalam proses kegiatan penyusutan arsip rekam medis.

Dari batasan masalah tersebut, maka penulis merumuskan masalah

penelitian ini sebagai berikut:

1. Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyusutan Arsip Rekam Medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto?

Page 20: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

8

2. Apa saja upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto mengatasi kendala dalam

penyusutan arsip rekam medis?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penelitian ini

sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto.

2. Untuk mengetahui upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto mengatasi kendala

dalam penyusutan arsip rekam medis.

Berdasarkan tujuan di atas, manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian

ini adalah:

1. Sebagai bahan evaluasi dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis

pada Rumah Sakit Dr. Suyoto.

2. Hasil penelitian ini dapat memberikan pengetahuan dan memperluas

pengetahuan bagi mahasiswa ilmu perpustakaan lainya khususnya

dalam kegiatan penyusutan arsip rumah sakit.

3. Diajukan untuk mendapatkan gelar sarjana Ilmu Perpustakan.

D. Definisi Istilah

Arsip ialah suatu rekaman atau dokumen yang terdiri dari berbagai format

yang disimpan secara sistematis di Rumah sakit Dr. Suyoto.

Page 21: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

9

Penyusutan Arsip ialah kegiatan pemilahan, pemindahan, pencatatan dan

pemusnahan arsip yang dilakukan di Rumah Sakit Dr. Suyoto.

Rekam Medis ialah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini memuat latar belakang, pembatasan dan perumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini memuat literatur yang berkaitan dengan masalah

yang akan diteliti, dari definisi arsip, penyusutan arsip dan

rekam medis.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini memuat tentang jenis dan pedekatan penelitian

yang akan dilakukan, kriteria informan, teknik

pengumpulan data, teknik pengolahan dan analisis data

yang dilakukan pada Rumah Sakit Dr. Suyoto.

Page 22: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

10

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini memuat tentang profil objek penelitian dan

pembahasan dari hasil penelitian di Rumah Sakit Dr.

Suyoto.

Bab V Penutup

Bab ini memuat tentang kesimpulan dan saran dari peneliti

setelah melakukan penelitian

Page 23: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

11

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Rekod dan Arsip

1. Pengertian Rekod dan Arsip

Arsip dan Rekod merupakan dua kata yang sering dianggap sama

oleh sebagian orang. Tetapi pada dasarnya terdapat perbedaan antara

keduanya. Menurut Judith Read-Smith mendefinisikan bahwa yang

dimaksud rekod adalah informasi terekam, apapun media dan

karakteristiknya, yang diciptakan atau diterima oleh sebuah organisasi

yang menjadi sebuah bukti kegiatan organisasi tersebut dan memiliki nilai

yang membutuhkan retensi dalam jangka waktu tertentu.9 Menurut

Kennedy rekod merupakan informasi terekam, termasuk data dalam

sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau

perorangan dalam melakukan transaksi kegiatan atau sebagai bukti

aktivitas tersebut.10

Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No.43 tahun

2009 tentang kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

bebagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

9 Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management

(USA: South Western, 2002), h.2. 10

Jay Kennedy dan Cherryl Schauder, Records Management : A Guide to Corporates

Records Keeping, 2 ed. (Australia: Longman Australia, 1998), h.8.

Page 24: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

12

organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara.11

Menurut Suraja

menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskah atau

catatan yang dibuat atau diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan

atau perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya,

dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis, sehingga

apabila diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.12

Jadi, dapat diketahui bahwa arsip merupakan bagian dari rekod

yang disimpan karena nilai yang yang terdapat didalamnya. Selanjutnya

istilah yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah arsip dinamis atau

Record. Pengunaan istilah rekod dalam skripsi ini hanya dalam mengutip

sumber literatur karena sumber literatur menggunakan istilah rekod untuk

pengertian arsip dinamis.

2. Fungsi Arsip

Fungsi arsip menurut pasal 2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun

1971 dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaran Administrasi Negara.

2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

11

ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.” 12

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006), h.33.

Page 25: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

13

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi

Negara.13

Dengan demikian arsip dinamis atau rekod, adalah dokumen yang

masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara

fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Arsip tersebut

disimpan dan dipelihara oleh organisasi karena nilai kegunaannya. Nilai

kegunaan arsip meliputi:

1. Nilai kegunaan administrasi yaitu kebijakan dan prosedur yang

mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang

berlaku dari suatu organisasi pencipta arsip atau pemerintah secara

keseluruhan.

2. Nilai kegunaan hukum yaitu arsip yang memberikan informasi

yang digunkan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.

3. Nilai kegunaan fiskal yaitu arsip yang mengandung informasi

tentang bahan-bahan pembuktian dibidang keuangan.

4. Nilai kegunaan penelitian yaitu arsip yang mengandung informasi

tentang bahan penelitian ilmiah, baik untuk kepentingan penelitian

dibidang ekonomi, sosiologi, sejarah, kedokteran dan lain-lain.14

A.W. Widjaya menjelaskan dalam bukunya Administrasi

Kearsipan bahwa arsip dinamis dapat di rinci lagi menjadi:

13

ANRI, “Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan,” 1971. 14

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.21.

Page 26: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

14

1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus

bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan

dari suatu organisasi.

2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya

sudah mulai menurun.

3. Arsip in-Aktif yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara

terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang, atau

hanya dipergunakan sebagai referensi saja.15

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka

petugas penata arsip mempunyai kewajiban sebagai berikut:

1. Menyimpan arsip.

2. Memelihara arsip.

3. Memisahkan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.

4. Menunjukan arsip yang disimpan.16

3. Manajemen Arsip

Manajemen arsip atau record management menurut Smith

yaitu pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari

penciptaan atau penerimaan dan selanjutnya pemrosesan, distribusi,

organisasi, penyimpanan, temu kembali hingga disposisi.17

Sedangkan

menurut Penn manajemen arsip yaitu pendekatan logis dan praktis

15

A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali, 1986),

h.101. 16

Ibid., h.102. 17

Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,

h.121.

Page 27: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

15

terhadap penciptaan, pemeliharaan, pemanfaatan dan penyusutan atau

disposisi rekod serta informasi yang terkandung di dalamnya.18

Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi dalam setiap kegiatan

organisasi. Pada dasarnya manajemen kearsipan melaksanakan

fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip yang mengcakup proses

penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip, penyimpanan arsip

aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan dan

penyimpanan secara permanen.

Manajemen arsip juga dilakukan untuk menjaga keaslian

arsip sebagaimana dikatakan oleh Penn bahwa rekod harus dikelola

oleh organisasi yang menciptakan untuk menjaga keaslian rekod dari

saat rekod tersebut diciptakan.19

Dari pengertian manajemen arsip

yang sudah dijelaskan dari beberapa tokoh maka dapat disimpulkan

bahwa manajemen arsip merupakan poengawasan terhadap arsip

secara sistematis dari mulai penciptaan, penerimaan, penggunaan,

peyimpanan dan pemusnahan arsip untuk mewujudkan efektifitas dan

efisiensi kerja dalam suatu organisasi .

4. Daur Hidup Arsip

Manajemen arsip erat kaitannya dengan siklus hidup arsip.

Daur hidup arsip menggambarkan proses arsip dalam manajemen

arsip. Daur hidup arsip menjadi dasar pengembangan program

manajemen kerarsipan di suatu organisasi. Penn mengelompokan daur

18

Ira A. Penn, Gail Pennix, dan Jim Coulson, Records Management Handbook (United

States: Gower, 1994), h.7. 19

Ibid., h.4.

Page 28: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

16

hidup arsip menjadi tiga fase yaitu penciptaan, pemeliharaan &

penggunaan dan disposisi.

a. Tahap penciptaan

Menurut Penn banyak cara sebuah rekod diciptakan. Seseorang

menulis sebuah surat atau memo untuk seorang rekan bisnis,

mengirim surat lamaran kerja, mengopi rekod dengan mesin

fotocopy yang awalnya satu menjadi dua rekod dan seterusnya.

Sebelum rekod diciptakan beberapa gagasan akan diberikan untuk

keperluan agar rekod tetap ada. Sehingga, jika rekod dirasa tidak

berguna maka tidak akan diciptakan. Rekod sebagian besar sering

diciptakan di level personal dengan kontrol individu dan berada

diruang kerja seseorang.20

b. Pemeliharaan dan Penggunaan

Dalam pemeliharaan, semua pertanyaan yang berhubungan dengan

penyimpanan informasi dan sistem temu kembali harus dapat

terjawab. Pertanyaan tersebut harus terjawab sebelum rekod

diciptakan karena jawaban tersebut akan menentukan bagaimana

cara informasi diterima. Hal ini mnentukan bahwa ada hubungan

yang erat antara tahap penerimaan arsip, penyimpanan, temu

kembali arsip dan akses terhadap arsip.21

Agar arsip dapat

digunakan dan ditemukan dengan cepat sebagaimana dikatakan

20

Ibid., h.13. 21

Ibid., h.14.

Page 29: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

17

oleh Martono bahwa kemudahan menemukan kembali informasi

tergantung ketepatan mengorganisir informasi.22

c. Disposisi

Disposisi merupakan tahapan terakhir dalam siklus daur hidup

arsip. Smith mengatakan bahwa setelah sampai pada periode

waktu yang telah ditentukan, rekod akan di pindahkan untuk

mengurangi biaya tempat penyimpanan dalam perusahaan atau

fasilitas penyimpanan rekod eksternal. Kegiatan mengurangi

jumlah arsip ini bisa disebut dengan penyusutan arsip. Tujuannya

adalah untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan,

peralatan dan tenaga. Pada tahan penysutan ini, dilakukan

penilaian atas rekod dan pembuatan jadwal retensi arsip.23

B. Penyusutan Arsip

1. Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan

dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh

perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administratif.24

Dalam

Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip,

22

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.13. 23

Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,

h.15. 24

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern (Depok: FIB-

UI, 2007), h.233.

Page 30: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

18

yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

arsip dengan cara :

1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan dalam lembaga-lembaga negara atau badan-badan

pemerintahan masing-masing.

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip

Nasional.25

Penyusutuan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi

masalah bertumpuknya tau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak

mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai

kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan

dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang masih

mempunyai nilai kegunaan. Untuk lebih jelasnya menurut Ig Wursanto

tujuan penyusutan arsip adalah :

a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih

aktif dengan arsip inaktif (semi statis), serta antara arsip yang

bernilai penting dengan yang tidak penting.

b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu

diperlukan.

25

ANRI, “Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip,” 1979.

Page 31: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

19

c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain.

d. File aktif akan lebih luas untuk menampung bertambahnya

arsip yang baru.

e. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan

arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih

baik.

f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai

permanen, sehingga arsip tersebut dapat diperlukan dan diatur

dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya.

g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional.26

Jadi pada dasarnya penyusutan arsip merupakan tahapan terakhir

dalam daur hidup suatu arsip. Dalam melakukan tindakan penyusutan arsip

perlu dilakukan penilaian dahulu terhadap arsip dan pembuatan Jadwal

Retensi Arsip.

2. Jadwal Retensi Arsip

Lakmi dkk mengatakan bahwa untuk mengetahui arsip mana saja

yang sudah tidak berguna dan layak untuk dimusnahkan, diperlukan

adanya pedoman yang jelas. Pedoman tersebut biasa disebut Jadwal

Retensi Arsip.27

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat

26

Ig. Wursanto, Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.209. 27

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern (Jakarta:

Penaku, 2008), h.213.

Page 32: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

20

informasi ketentuan waktu lamanya arsip disimpan.28

Menurut Smith

Jadwal Retensi Rekod adalah suatu daftar rekod yang komprehensif,

menunjukkan berapa lama suatu rekod disimpan.29

Dalam undang-undang

No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip adalah daftar

yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,

jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan

suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang

dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Penn menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Rekod mempunyai tiga

tujuan besar yaitu :

a. Memusnahkan rekod yang masa retensinya telah berakhir

secara tepat.

b. Menyimpan rekod sementara setelah rekod tersebut lama tidak

digunakan dalam kegiatan bisnis.

c. Memelihara rekod yang mempunyai nilai jangka panjang.30

Perancangan Jadwal Retensi Arsip dilakukan oleh penitia khusus

yang mengerti mengenai kearsipan. Untuk menjaga objektivitas dalam

menentukan nilai kegunaan tersebut, JRA disusun oleh suatu panitia yang

terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan

kegiatan instansinya masing-masing. Rancangan JRA yang merupakan

28

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.145. 29

Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,

h.134. 30

Ira A. Penn, Gail Pennix, dan Jim Coulson, Records Management Handbook, h.116.

Page 33: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

21

hasil kerja panitia tersebut perlu mendapat persetujuan Kepala Arsip

Nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga

Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi

Arsip untuk lingkungan organisasi tersebut. Bagi instansi yang belum

memiliki Jadwal Retensi Arsip pelaksanaan kegiatan mengacu pada Surat

Edaran Kepala ANRI Nomor: SE/01/1981 dan SE/02/1983 (Peraturan

Kepala Arsip nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2005).31

Jadwal Retensi Arsip disusun dengan prosedur penyusunan JRA.

Adapun tahapan-tahapan dalam menyusun JRA sebagai berikut :

a. Memahami tugas, fungsi, struktur organisasi.

b. Memahami arsip-arsip yang dihasilkan organisasi.

c. Memahami kebijakan-kebijakan organisasi.

d. Inventarisasi arsip berdasarkan serinya. Seri dapat diidentifikasi

berdasarkan kesamaan masalah, kesatuan proses kegiatan,

bentuk fisik, fungsi/administrasi kegiatan.

e. Menentukan jangka simpan arsip berdasarkan kebutuhan

organisasi, produk hukum yang mengatur.

f. Mencermati nilai guna dominan pada setiap arsip. Nilai guna

administratif habis jika tanggung jawab administrasi/kedinasan

habis, nilai guna hukum habis jika tanggung jawab

kewenangan atau hak/kewajiban habis, nilai guna keuangan

habis jika bukti keuangan sudah dipertanggungjawabkan.

31

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.216.

Page 34: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

22

g. Menunjukan dan mediskusikan hasil inventarisasi ke dalam

JRA untuk menetapkan jangka simpan dan status akhir arsip

(musnah atau permanen).32

Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan memberikan

contoh bentuk jadwal retensi arsip sebagai berikut33

:

Tabel 1

Contoh Jadwal Retensi Arsip

3. Tahapan Penyusutan Arsip

Setelah penilaian dilakukan dan Jadwal Retensi Arsip disusun,

suatu arsip dapat dilakukan tindakan penyusutan sesuai dengan jadwal

retensi arsip yang telah disusun. Laksmi menjelaskan penyusutan arsip

sebagai suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa

simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan,

atau prosedur administratif.34

Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun

2009 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

32

Ibid., h.215. 33

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan

Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.122. 34

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.219.

Pokok

Masalah

Masalah Perincian Jangka

Waktu

Penyimpanan

Nilai

Sementara Permanen

Kepegawaian Pengadaan

Pegawai

Lamaran

Penyaringan

Aktif....th

Inaktif...th

Page 35: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

23

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke

unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.35

Peraturan pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 pasal 56

menyebutkan bahwa penyusutan arsip meliputi :

a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi dan yang tidak

memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan.36

Proses penyusutan terdiri dari tiga kegiatan utama yaitu

pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke

lembaga kearsipan.

Adapun proses penyusutan arsip menurut Wursanto antara lain :

1. Menyiangi (weeding) bertujuan memisahkan rekod yang telah

habis masa retensinya dan rekod yang tidak digunakan lagi

oleh pencipta rekod.

35

ANRI, “Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.” 36

Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” 2012.

Page 36: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

24

2. Mempersiapkan alat-alat berupa folder, filling cabinet, guide,

rak, boks, dan lain-lain yang berguna untuk menampung rekod

yang dipindahkan ke pusat rekod.

3. Menyisihkan rekod yang akan dipermanenkan atau

dimusnahkan, dengan disisihkan dari folder aktifnya.

4. Mensortir rekod yang telah disisihkan, kemudian di sortir untuk

memilih rekod yang akan dipermanenkan atau dimusnahkan.

5. Membuat dan menyiapkan daftar atau surat pemindahan rekod

dar unit ke pusat rekod.

6. Mendaftarkan rekod yang akan dipermanenkan atau

dimusnahkan.

7. Mempersiapkan berita acara pemindahan rekod yang berisi

tanggal, bulan, dan tahun berita acara dibuat, nama serta

jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima.

8. Memusnahkan rekod yang diketahui oleh pejabat yang

berwenang.37

Dari kegiatan penyusutan arsip secara keseluruhan memang tidak

berbeda jauh dengan negara lainnya, penulis mengambil contoh

penyusutan arsip dari negara Malaysia seperti berikut:

Penyusutan arsip tidak terlepas dari pengelolaan arsip pada negara

tersebut yang terdiri dari pewujudan (penciptaan), penggunaan,

37

Ig. Wursanto, Kearsipan, h.217.

Page 37: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

25

penyelenggaraan dan pelupusan (penyusutan) di semua kementerian,

jabatan dan agensi kerajaan termasuk syarikat kerajaan.

Dalam proses penyusutan arsip dinegara Malaysia terdiri dari

Penilaian dan pemisahan rekod, pemindahan rekod ke Arkib Negara dan

pemeliharaan arsip. Untuk proses pemusnahan arsip sendiri menjadi

bagian dari kegaitan penilaian dan pemisahan arsip karena arsip yang

masih memiliki nilai guna akan disimpan dan arsip yang tidak memiliki

nilai guna akan dimusnahkan.38

4. Pemindahan Arsip

Kegiatan penysutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,

yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (records

center) berdasarkan JRA secara teratur dan tetap, pelaksanaannya diatur

oleh masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang

bersangkutan.39

Menurut Wursanto Pemindahan arsip adalah kegiatan

memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif)

karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.40

Menurut Boedi Martono41

prosedur pemindahan arsip inaktif ke

pusat arsip dilakukan sebagai berikut:

38

Arkib Negara Malaysia, “Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan”, Artikel diakses pada

tanggal 6 Desember 2017 dari http://www.arkib.gov.my/web/guest/penilaian-dan-pemisahan-

rekod-elektronik.html 39

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2007, h.234. 40

Ig. Wursanto, Kearsipan, h.216. 41

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.61.

Page 38: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

26

a. Arsip yang akan dipindahkan dicatat pada daftar keterangan.

Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftarkan

sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang

memindahkan, judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas,

bentuk fisik arsip, jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.

b. Arsip yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari

pimpinan unit kerja.

c. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara

pemindahan arsip.

Menurut Smith42

pemindahan rekod dilakukan berdasarkan jadwal

retensi. Jika rekod dipindahkan, yang menjadi dasar dalam mengambil

keputusan adalah sering tidaknya rekod tersebut digunakan. Smith

menjelaskan beberapa alasan yang mempengaruhi pemindahan arsip :

a. Tidak ada tempat penyimpanan rekod aktif yang kosong.

b. Biaya fasilitas penyimpanan mengingat kebutuhan tempat

dikantor meningkat dan penyimpanan di area terdekat lebih

rendah.

c. Rekod yang disimpan sudah lama tidak ada permintaan atau

tidak digunakan oleh karena itu siap untuk dipindahkan.

d. Beban kerja berkurang dan ada waktu kosong untuk kegiatan

pemindahan rekod.

42

Judith Read-Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus, Records Management,

h.148.

Page 39: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

27

e. Rekod atas kasus atau project telah berakhir (kontrak telah

selesai, kasus hukum telah selesai).

f. Membuat peraturan organisasi yang mewajibkan setiap

departemen untuk memindahkan rekod pada waktu yang

ditentukan.

Menurut Smith43

terdapat dua metode pemindahan arsip yaitu :

a. Metode pemindahan terus menerus/berulang-ulang.

Pada metode ini rekod terus menerus dipindahkan dari

penyimpanan aktif ke penyimpanan inaktif jika sewaktu-waktu

arsip tidak dibutuhkan lagi sebagai referensi. Menurut suraja44

pemindahan berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang

dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak

ditentukan. Dalam hal ini petugas kearsipan dapat melakukan

pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat bila mana yang

bersangkutan memandang perlu untuk melakukan pemindahan

terhadap arsip-arsip. Contoh rekod yang dapat dipindahkan secara

terus menerus adalah rekod mahasiswa setelah wisuda, kasus

hukum yang telah selesai, proyek penelitian saat hasilnya telah

selesai, rekam medis, berkas perkara, dan pekerjaan konstruksi atau

arsitektur yang telah selesai.

43

Ibid., h.149. 44

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.194.

Page 40: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

28

b. Metode pemindahan berkala

Metode pemindahan berkala adalah metode pemindahan

rekod aktif yang waktunya telah dinyatakan berakhir, biasanya

satu tahun untuk penyimpanan inaktif. Menurut suraja45

pemindahan berkala menunjukkan pemindahan arsip yang

dilakukan satu kali atau lebih dalam suatu periode tertentu.

Kelebihan dari metode ini adalah mudah dilakukan sedangkan

kekurangan metode ini adalah sering terdapat permintaan terhadap

arsip yang berada di penyimpanan inaktif, sehingga membuat

petugas sering pergi ke penyimpanan inaktif jika dibutuhkan.

Contoh rekod yang dipindahkan secara berkala yaitu program

kerja, laporan hasil kerja, surat tugas, surat perjanjian.

Ada beberapa persiapan yang perlu diselenggarakan

sebelum pemindahan arsip itu dilaksanakan karena pemindahan

arsip memerlukan persiapan antara lain:

a. Menyiapkan peralatan seperti folder, boks, dan lain-

lain.

b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan

yang berisi tentang : nama unit pengolah yang

memindahkan, pokok masalah, submasalah, jenis fisik

45

Ibid., h.194.

Page 41: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

29

arsip (foto, peta dan lain-lain), keadaan fisik arsip (baik,

rusak, dan lain-lain).

c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.

5. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan akhir dari rangkaian

proses penyusutan arsip. Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan

penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang

bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.46

Menurut laksmi dkk47

pemusnahan arsip yaitu menghancurleburkan fisik arsip sehingga

informasi yang didalamnya tidak bisa dikenal lagi. Menurut suraja48

pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau melenyapkan

arsip yang dipandang telah habis nilai gunanya atau telah abis masa

penyimpanannya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan

peraturan Pemerintah RI No.28 tahun 2012 pasal 65, pemusnahan

arsip dilakukan terhadap arsip yang :

a. Tidak memiliki nilai guna.

b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnhakan

berdasarkan JRA.

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.

46

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan

Tinggi, h.8. 47

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.220. 48

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.196.

Page 42: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

30

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Menurut Suraja49

memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan

beberapa cara seperti dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau

dihancurkan dengan mesin penghancur kertas atau dengan

memakai bahan kimia. Menurut Sulistyo Basuki50

cara

pemusnahan arsip yaitu dengan pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Berbagai cara

pemusnahan arsip dilakukan, hal tersebut harus mengakibatkan

informasi yang terkandung didalam arsip tidak dapat dikenali

lagi. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan berbagai

ketentuan antara lain :

1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar

arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

2. Diketahui oleh pejabat berwenang.51

6. Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip bernilai

sekunder/bernilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional

tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan adminitrasi

49

Ibid., h.196. 50

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),

h.320. 51

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan

Tinggi, h.123.

Page 43: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

31

sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI).52

Menurut Suraja arsip yang diserahkan ke ANRI adalah arsip

yang terpilih saja yaitu yang mempunyai nilai permanen yang

dipindahkan. Untuk itu harus diadakan penyeleksian terhadap arsip

yang bertolak pada jadwal retensi arsip, dan nilai dari masing-masing

kelompok arsip, sementara arsip tidak permanen dimusnahkan.53

Prosedur penyerahan arsip menurut Boedi Martono dapat

dilakukan melalui prosedur sebagai berikut :

1. Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan

arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan

diserahkan.

2. Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional,

penyerahan dapat dilakukan dengan membuat berita acara

penyerahan arsip.

3. Arsip yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai

dengan sarana pengendaliannya.54

Arsip yang diserahkan kepada ANRI dibuatkan berita acara

dan daftar arsip yang dipindahkan, menurut Suraja isinya

mencakup tentang :

a. Nama departemen/instansi yang mengirimkan.

52

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, Manajemen Perkantoran Modern, 2008, h.220. 53

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.195. 54

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.62.

Page 44: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

32

b. Kode dan pokok masalah.

c. Kode dan masalah.55

C. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen tersebut

sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat memberikan

informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penangan,

tindakan medis dan yang lainnya.56

Berdasarkan keputusan Dirjen Pelayanan Medik No. 78 tahun 1991

dalam Sri Suwarti bahwa yang dimaksud rekam medis adalah informasi

pasien yang meliputi identitas pasien, pemeriksaan fisik, lab, diagnosis,

persetujuan pengobatan, catatan konsultasi, catatan perawat dan tenaga

kesehatan lain.57

Menurut Edna K. Huffman dalam bukunya Health Information

Management yang dimaksud rekam medis adalah rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang

diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat

pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat

55

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.195. 56

Kementrian Kesehatan, “Permenkes RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam

Medis” (Kementrian Kesehatan, 2008). 57

Sri Suwarti S. Koesna, Aplikasi Rekam Medis (Depok: Universitas Indonesia, 1999),

h.73.

Page 45: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

33

informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.58

Menurut MF Skurka tahun 1988 dalam Lily Wijaya menjelaskan

bahwa rekam medis adalah adanya dokter yang berpatisipasi dalam

mensupervisi pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dalam

institusi pelayanan kesehatan.59

2. Tujuan Rekam Medis

Rekam medis memiliki dua kelompok besar, yaitu tujuan primer

dan tujuan sekunder.

a. Tujuan Primer

Tujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal yang paling

berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer

terbagi dalam lima kepentingan, yaitu :

1) Pasien

Rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu

membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan

telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di

sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta

konsekuensi biayanya.

58

Edna K. Huffman, Health Information Management (Illinois: Physian Record

Company, 1994), h.47. 59

Lily Wijaya, Manajemen Informasi Kesehatan (Jakarta: Universitas Esa Unggul, 2009),

h.4.

Page 46: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

34

2) Pelayanan Pasien

Rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang diberikan

oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang

bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan

demikian rekaman itu membantu pengambilan keputusan

tentang terapi, tindakan, dan penentuan diagnosis pasien.

Rekam medis juga sebagai sarana komunikasi antartenaga lain

yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat

pasien. Rekaman yang rinci dan bermanfat menjadi alat

penting dalam menilai dan mengelola risiko manajemen.

Selain itu rekam medis setiap pasien juga berfungsi sebagai

tanda bukti sah yang dapat dipertanggung jawabkan secara

hukum. Oleh karena itu rekam medis yang lengkap harus

setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang

pemberian pelayanan kesehatan secara jelas.

3) Manajemen Pelayanan

Rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang

terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam

menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik,

serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.

4) Menunjang Pelayanan

Rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas

yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada

Page 47: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

35

pada organisasi pelayanan di Rumah Sakit, menganalisis

kecenderungan yang terjadi dan mengomunikasikan informasi

diantara klinik yang berbeda.

5) Pembiayaan Pelayanan

Rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian

pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini

menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar, baik

secara tunai atau melalui asuransi.

b. Tujuan Sekunder

Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan

dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak

berhubungan langsung secara spesifik, yitu untuk kepentingan

edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.60

3. Kegunaan Rekam Medis

Rekam medis memiliki kegunaan yang dapat dilihat dari

beberapa aspek antara lain yaitu :

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena

isi dari rekam medis menyangkut tindakan-tindakan berdasarkan

60

Gemala R. Hatta, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan (Jakarta: UI-Press, 2008), h.79.

Page 48: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

36

wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik

dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isi dari

rekam medis menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta

penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

Rekam medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit yang terdiri dari

Identitas Pesien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan

lain yang telah di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang

dapat di miliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-

undangan yang berlaku.

c. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isi dari

rekam medis mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan

sebagai aspek keuangan.

d. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya

menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan

dibidang kesehatan.

Page 49: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

37

e. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan

kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi

tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di

bidang profesi pendidikan kesehatan.

f. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan

digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban serta sebagai laporan

rumah sakit.

g. Kesehatan Publik

Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai bahan untuk

memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada

sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat

kesehatan nasional atau dunia.

h. Rencana Pemasaran

Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai dasar

pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan

mempromosikan pelayanan yang ada.61

61

Health Information Management, h.31.

Page 50: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

38

4. Manajemen Arsip Rekam Medis

Pengelolaan rekam medis menjadi indikator baik buruknya

pelayanan pada suatu rumah sakit. Menurut Edna K. Huffman bahwa

rekam medis yang baik mencerminkan baiknya pelayanan kesehatan,

sedangkan ketidaklengkapan rekam medis akan mencerminkan buruknya

pelayanan kesehatan.62

Dalam manajemen arsip rekam medis terdapat

asas pengurusan arsip yang menjadi pedoman dalam manajemen rekam

medis dalam suatu rumah sakit. Menurut Departemen Kesehatan RI tahun

2006 ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan

rekam medis yaitu :

a. Sentralisasi

Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu

kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama

seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian

rekam medis. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada

kekurangannya. Kebaikan dari sistem ini adalah dapat mengurangi

terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam

medis, dapat mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk

peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan

pencatatan medis mudah distandarisasikan, memungkinkan

peningkatan efisensi kerja petugas penyimpanan, mudah

menerapkan sistem unit record. Adapun kekurangannya adalah

62

Ibid., h.32.

Page 51: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

39

petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat

jalan dan unit rawat inap, serta tempat penerimaan pasien harus

bertugas selama 24 jam.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis

disimpan di satu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis

penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis. Kebaikan

dari sistem ini adalah efisiensi waktu sehingga pasien

mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban kerja yang

dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangannya

adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, biaya yang

diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada

pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit.

Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut

antara lain :

1) Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani

pengelolaan rekam medis.

2) Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh

pemerintah daerah.

Page 52: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

40

Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk

dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien.

Dalam mengelola rekam medis, terdapat unit khusus yang

disebut Unit Rekam Medis. Unit Rekam Medis merupakan unit terdepan

yang memberikan pelayanan terhadap pasien. Kegiatan yang dilakukan di

Unit Rekam Medis bukan sekedar proses pencatatan, tetapi merupakan

proses yang dimulai dari saat diterimanya pasien dirumah sakit, diteruskan

dengan proses pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan

pelayanan medis dirumah sakit, dan dilanjutkan dengan penggunaan berkas

medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan dan pengeluaran berkas

dari tempat penyimpanan. Sehingga rekam medis memerlukan pengelolaan

dengan baik dari mulai penciptaan, penggunaan, penyimpanan hingga

penyusutan arsip.63

5. Penyimpanan Arsip Rekam Medis

Rekam medis yang masih aktif disimpan di unit pengolah sedangkan

arsip rekam medis inaktif disimpan di unit rekam medis inaktif. Menurut

Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 rekam medis inaktif adalah

naskah/berkas yang telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja

rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada

sarana pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah meninggal dunia.64

63

Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis

Rumah Sakit di Indonesia, Revisi II (Jakarta: Departemen Kesehatan RI, 2006), h.80-82. 64

Dirjen Pelayanan Medik, “Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis”

(Kementrian Kesehatan RI, 1995).

Page 53: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

41

Menurut Depkes tahun 2006 suatu ruang penyimpanan rekam medis

perlu menerapkan alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik,

pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan dan perhatian terhadap faktor

keselamatan. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah65

:

a. Rak terbuka (open self file unit).

b. Lemari lima laci (five - drawer file cabinet).

Disamping itu masih ada alat-alat penyimpanan yang lebih modern,

misalnya roll o’pack. Akan tetapi, alat penyimpanan ini hanya mampu

dimiliki oleh rumah sakit tertentu saja mengingat harganya yang mahal.

Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya dengan alasan sebagai berikut :

1) Harganya lebih murah.

2) Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat.

3) Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan

tidak terlalu memakan tempat.66

Dalam penyimpanan arsip tersebut diperlukan juga adanya

pemeliharan untuk menjaga kerahasiaan isi rekam medis, serta menjaga

keamanan arsip rekam medis dari kehilangan dan kerusakan. Langkah yang

dilakukan antara lain mengganti map atau folder yang rusak, dilakukan

pengontrolan terhadap arsip rekam medis secara rutin terkait penggunaan

arsip rekam medis yang dilakukan secara terus menerus dan tidak

65

Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis

Rumah Sakit di Indonesia, h.88. 66

Ibid., h.88.

Page 54: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

42

membenarkan peminjaman arsip rekam medis tanpa sepengetahuan petugas

rekam medis.67

6. Penyusutan Rekam Medis

Menurut Depkes RI tahun 2006, penyusutan arsip adalah suatu

kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :

a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif

dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun

kunjungan.

b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang

berlaku.

c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan

cara tertentu sesuai ketentuan.

d. Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.

7. Pemusnahan Rekam Medis

Menurut Depkes RI tahun 2006 pemusnahan adalah suatu proses

kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir

fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan

cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat

dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk

kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang dimusnahkan.

67

Ikhsanuddin Asdiyantoro, Anas Rahmad Hidayat, dan Harpeni Siswatibudi, “Evaluasi

Penyelenggaraan Filing Rekam Medis Menggunakan RE-AIM FRAMEWORK Di Rumah Sakit

Cakra Husada Klaten” Jurnal Permata Indonesia, no.2 (November 2015): h.23-35.

Page 55: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

43

Dalam melakukan pemusnahan arsip rekam medis, harus disertai berita acara

pemusnahan arsip rekam medis.68

Pemusnahan terhadap arsip rekam medis diatur dalam Permenkes RI

Nomor 269 yang menyebutkan bahwa rekam medis dirumah sakit wajib

disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun dari tanggal

terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas lima tahun dilampaui

rekam medis dapat dimusnahkan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medik no. HK.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk Teknis

Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan arsip Rekam Medis di

Rumah Sakit, tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah

sebagai berikut:

a. Pembuatan tim pemusnah dari unsur rekam medis dan tata usaha

dengan SK direktur rumah sakit.

b. Tim membuat daftar pertelaan pemusnahan arsip.

c. Pelaksanaan pemusnahan dengan cara:

1) Dibakar menggunakan incinerator atau dibakar biasa.

2) Dicacah, dibuat bubur.

3) Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah.

d. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang

ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur

rumah sakit.

68

Departemen Kesehatan RI, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis

Rumah Sakit di Indonesia, h.100.

Page 56: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

44

e. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan dirumah

sakit. Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit.

f. Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat

langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan

diatas kertas segel oleh direktur rumah sakit.

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160

memberikan contoh daftar pertelaan rekam medis sebagai berikut :

Tabel 2

Contoh Daftar Pertelaan Rekam Medis

No Nomor RM Tahun Jangka Waktu

Penyimpanan

Diagnosis

Akhir

1 2 3 4 5

Petunjuk pengisian daftar petelaan rekam medis inaktif yang akan

dimusnahkan :

1. Nomor : nomor unit arsip rekam medis.

2. Nomor Rekam Medis : nomor arsip rekam medis yang akan

disimpan.

3. Tahun : tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien dirumah sakit.

4. Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka/tenggang waktu

yang ditentukan oleh komite rekam medis untuk penyimpanan

arsip rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu.

Page 57: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

45

5. Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir

dilayani di unit pelayanan rumah sakit atau diagnosa yang paling

dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu diagnosa.

8. Penilaian Arsip Rekam Medis

Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No.

HK.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam

Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, disebutkan

bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan

dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang

telah 2 tahun inaktif.

b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :

1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan

penelitian.

2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan,

dan iptek.

3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.

c. Lembar rekam medis yang dipilah adalah ringkasan masuk dan keluar,

resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar

persetujuan dan lembar kematian.

d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis

inaktif.

Page 58: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

46

e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak

terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.

f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam

medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan

petugas lain yang terkait.

Dalam tata cara pemusnahan arsip rekam medis yang sudah

memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada Direktur Rumah

Sakit, kemudian Direktur Rumah Sakit membuat surat keputusan tentang

pemusnahan arsip rekam medis untuk melaksanakan pemusnahan dan

membuat berita acara pemusnahan arsip rekam medis yang disahkan oleh

direktur rumah sakit.69

9. Jadwal Retensi Rekam Medis

Tujuan program penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi

memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi

penetapan jangka penyimpanan arsip (retensi arsip) beserta penetapan

simpan permanen dan musnah. Program tersebut perlu di tuangkan pada

jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut berwujud suatu daftar

yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan

simpan permanen dan musnah.70

69

Hafid Utama dan Erwin Santosa, “Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit PKU 1

Muhammadiyah Yogyakarta” Jurnal Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit, no. 5

(Januari 2016): h.25-34. 70

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.37.

Page 59: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

47

Permenkes RI No. 269 tentang rekam medis menyebutkan bahwa

rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu lima tahun dilampaui

rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan

tindakan medik.

Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan

Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di

Rumah Sakit, jadwal retensi arsip rekam medis ditetapkan dengan rincian

sebagai berikut :

Tabel 3

Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik

1 Umum 5th 5th 2th 2th

2 Mata 5th 10th 2th 2th

3 Jiwa 10th 5th 5th 5th

4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th

5 Kusta 15th 15th 2th 2th

6 Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th

7 Jantung 10th 10th 2th 2th

Rawat Inap

Aktif Inaktif

NO Kelompok PenyakitRawat jalan Rawat Inap Rawat Jalan

Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management

Association) dalam Huffman71

jadwal retensi minimal adalah :

71

Edna K. Huffman, Health Information Management, h.306.

Page 60: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

48

Tabel 4

Jadwal Retensi Arsip AHIMA

Patient health record (adults) 10 years after the most recent

encounter

Patient health record (minors) Age pf majority plus statute of

limitation

Diagnostic images (such as x-ray

fil)

5 years

Descase index 10 years

Fatal heart monitor records 10 years after infant reached age of

majority

Master patient index Permanently

Operative index 10 years

Registers of births Permanently

Registers of deaths Permanently

Register of emergency department

patients

Permanently

Register of surgical procedures Permanently

Page 61: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

49

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian adalah ilmu yang mempelajari cara-cara

melakukan pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu

melalui tahapan-tahapan yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk

menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu

pengetahuan72

. Jadi metode penelitian bertujuan untuk mencari dan

menemukan suatu permasalahan yang disusun dengan menggunakan

kerangka ilmiah.

Untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penelitian ini,

maka dalam penelitian ini meliputi jenis dan pendekatan penelitian, teknik

pengumpulan data, karakteristik informan, teknik pengolahan dan analisi

data.

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti mengambil jenis penelitian

deskriptif dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai

gambaran umum dari pengelolaan arsip. Penelitian deskriptif

merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberikan

penjelasan mengenai keadaan yang terjadi dilapangan seperti apa

adanya73

. Jenis penelitian deskriptif memusatkan kepada pemecahan

72

Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,

2009), h. 2. 73

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.60

Page 62: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

50

masalah-masalah aktual sebagaimana adanya pada saat penelitian

dilaksanakan74

.

Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif.

Penelitian kualitatif mengandalkan pengamatan atau wawancara

dalam pengumpulan data di lapangan. Metode kualitatif dapat

digunakan untuk mengungkap dan memahami apa yang terletak di

balik fenomena apa saja yang sedikit belum diketahui.75

B. Kriteria Informan

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan

informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.76

Penentuan

informan ditentukan dengan mencari tahu pihak yang paling memahami

objek penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive sampling.

Purposive sampling adalah metode penentuan informan dengan

cara sengaja memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan

informan lainnya, karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus

yang tidak dimiliki informan lain.77

Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang

memahami tentang penyusutan arsip yaitu Koordinator Rekam Medis,

Filling dan Pendistribusian Rekam Medis, dan Staff Rekam Medis pada

Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta. Dalam melakukan penelitian kualitatif,

74

Tjutju Soendari, “Metode Penelitian Deskriptif”, Artikel diakses pada 8 Februari 2017

dari file.upi.edu 75

Rulam Ahmadi, Metedologi Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2014),

h. 12. 76

Lexy J. Moleong. Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2001),

h.90. 77

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 183.

Page 63: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

51

penulis tidak sembarangan untuk memilih narasumber (Informan) yang

akan di wawancarai, penulis mengambil informan sebanyak 3 orang, yaitu:

Tabel 5

Informan

No. Nama Jabatan Inisial

1 Damayanti

NIP: 198701252010122003 Koordinator Rekam Medis

D

2 Subana

Filling dan Pendistribusian

Rekam Medis S

3 M. Syahril

Staff Rekam Medis

MS

Penulis memilih 1). Ibu Damayanti selaku Koordinator Rekam Medis

atau bisa disebut Kepala Bagian Unit Rekam Medis. Tugas dari Ibu

Damayanti ialah sebagai Perencana dan pengawas kegiatan rekam medis,

mengorganisasikan kegiatan rekam medis, menyiapkan orang yang akan

melakukan kegiatan, meningkatkan kemampuan dan kebutuhan SDM

rekam medis, dan membuat uraian tugas petugas rekam medis rumah sakit

Dr. Suyoto Jakarta. 2). Bapak Subana selaku Filing dan Pendistribusian

Rekam Medis. Tugas dari Bapak Subana ialah membuat pengadaan

berkas rekam medis, mengambil dan menyimpan berkas rekam medis,

Melayani peminjaman berkas rekam medis untuk kepentingan poliklinik

maupun pendidikan dan penelitian. 3). Bapak M. Syahril selaku Staff

Rekam Medis yaitu orang yang bertugas mengontrol, menyusun dan

mengelola rekam medis secara teknis.

Ketiga informan tersebut dipilih karena mereka yang memiliki

pengalaman dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Page 64: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

52

Dr. Suyoto Jakarta dan berharap dapat mendapatkan informasi mengenai

kegiatan penyusutan arsip rekam medis, dan hambatan dalam kegiatan

penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta.

C. Teknik Pengumpulan Data

Berdasarkan uraian jenis dan pendekatan penelitian di atas, peneliti

menggunakan teknik pengumpulan sumber data pada penelitian ini

diantaranya :

a. Sumber Data Primer

Sumber data primer adalah sumber data yang diperoleh langsung dari

sumbernya. Sumber data yang didapat ini berasal dari :

(1) Observasi

Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya

bertumpu pada pengamatan langsung pada objek penelitian.78

Objek dari observasi ini merupakan Unit Rekam Medis Rumah

Sakit Dr. Suyoto, penelitian yang dilakukan pada teknik observasi

ini dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan

penyusutan arsip rekam medis, mengumpulkan fakta-fakta,

pernyataan-pernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk

dibahas dalam penelitian. Observasi ini dilakukan untuk

mengetahui pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto.

78

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h.63.

Page 65: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

53

(2) Wawancara

Wawancara adalah proses Tanya-jawab dalam penelitian yang

berlangsung secara lisan antara dua orang atau lebih bertatap muka

mendengarkan secara langsung informasi atau keterangan yang

didapatkan. Wawancara ini digunakan untuk mengetahui kendala

dan cara mengatasi kendala tersebut serta memperdalam

pembahasan mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto.

(3) Dokumentasi

Peneliti mengumpulkan data-data dari buku-buku pedoman, foto,

gambar sebagai bahan untuk melengkapi data-data yang

dibutuhkan.

b. Sumber Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari

sumbernya. Data sekunder ini diperoleh dari dokumen (laporan, karya tulis

orang lain, koran dan majalah).

D. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Pengolahan data adalah kegiatan lanjutan setelah pengumpulan data

dilaksanakan. Pada penelitian kualitatif, pada umumnya dilakukan dengan

mengolah data yang telah diperoleh dari berbagai sumber dengan

menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam, dan

Page 66: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

54

dilakukan secara terus-menerus sampai datanya jenuh sehingga

mendapatkan sebuah informasi yang baik. Data akan dianalisis melalui

tiga tahapan yaitu:

a. Reduksi Data

Reduksi data dapat diartikan sebagai suatu proses pemilihan

data, pemusatan perhatian pada penyederhanaan data, pengabstrakan

data, dan transformasi data yang muncul dari catatan-catatan tertulis di

lapangan. Dalam kegiatan reduksi data dilakukan pemilahan-pemilahan

tentang: bagian data yang perlu diberi kode, bagian data yang harus

dibuang, dan pola yang harus dilakukan peringkasan. Jadi dalam

kegiatan reduksi data dilakukan: penajaman data, penggolongan data,

pengarahan data, pembuangan data yang tidak perlu, pengorganisasian

data untuk bahan menarik kesimpulan. Kegiatan reduksi data ini dapat

dilakukan melalui: seleksi data yang ketat, pembuatan ringkasan, dan

menggolongkan data menjadi suatu pola yang lebih luas dan mudah

dipahami.

b. Penyajian Data

Penyajian data dapat dijadikan sebagai kumpulan informasi

yang tersusun sehingga memberikan kemungkinan adanya penarikan

kesimpulan dan pengambilan tindakan. Penyajian yang sering

digunakan adalah dalam bentuk naratif, bentuk matriks, grafik, dan

bagan.

Page 67: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

55

c. Menarik Kesimpulan/Verifikasi

Sejak langkah awal dalam pengumpulan data, peneliti sudah

mulai mencari arti tentang segala hal yang telah dicatat atau disusun

menjadi suatu konfigurasi tertentu. Pengolahan data kualitatif tidak

akan menarik kesimpulan secara tergesa-gesa, tetapi secara bertahap

dengan tetap memperhatikan perkembangan perolehan data.79

E. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema penyusutan arsip

rekam medis yang penulis usung dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut:

1. Siti Soleha (2014). Mahasiswi Universitas Indonesia, jurusan Ilmu

Perpustakan, Fakultas Ilmu Budaya. Dengan judul penelitian

“Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit

Haji Jakarta”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan

kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Persamaan

penelitian Siti Soleha dengan penulis adalah melakukan penelitian

dengan tema penyusutan arsip rekam medis. Persamaan lainnya

yaitu pada metode penelitian yaitu deskriptif dengan pendekatan

kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini dapat dilihat dari lokasi

penelitian. Penulis melakukan penelitian pada Rumah Sakit Dr.

Suyoto sedangkan Siti Soleha melakukan penelitian pada Rumah

79

Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h.62.

Page 68: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

56

Sakit Haji Jakarta. Perbedaan lainnya adalah penelitian yang

dilakukan penulis menggambarkan apa adanya kegiatan penyusutan

arsip yang terjadi tetapi untuk Siti Soleha menggunakan buku

pedoman rumah sakit sebagai evaluasi dan pengumpulan data.

Kemudian pada penelitian ini penulis hanya memfokuskan pada

penyusutan arsip rekam medis tidak membahas pengelolaan arsip

recara keseluruhan seperti yang dilakukan Siti Soleha.

2. Dewi Rahayu (2012). Mahasiswi Universitas Esa Unggul, Jurusan

Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Fakultas Ilmu

Kesehatan. Dengan judul penelitian “Tinjauan Pelaksanaan

Penyusutan Berkas Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals

Kebon Jeruk”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

kegiatan penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Siloam

Kebon Jeruk. Persamaan penelitian Dewi Rahayu dengan penulis

adalah melakukan penelitian dengan tema penyusutan arsip rekam

medis. Persamaan lainnya pada metode penelitian yaitu deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini dapat

dilihat dari lokasi penelitian. Penulis melakukan penelitian pada

Rumah Sakit Dr. Suyoto sedangkan Dewi Rahayu melakukan

penelitian di Rumah Sakit Siloam Kebon Jeruk. Perbedaan lainnya

terletak pada pembatasan masalah penelitian yaitu penelitian Dewi

Rahayu hanya membahas mengenai arsip rekam medis inaktif

Page 69: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

57

sedangkan penelitian yang dilakukan penulis membahas arsip

rekam medis aktif sampai dengan inaktif.

F. Variabel dan Indikator Penelitian

Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk

penentuan indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971

tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, Peraturan Menteri Kesehatan

RI Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995 tentang

Pengadaan Formulir Rekam Medis serta beberapa literatur yang

diperoleh dari buku, skripsi, dan jurnal.

Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri

dari:

1. Penyusutan arsip rekam medis, yang meliputi: pemilahan,

pemindahan dan pemusnahan arsip.

2. Kendala-kendala penyusutan arsip rekam medis.

Sub Variabel Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel

tersebut ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut:

Page 70: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

58

Tabel 6

Variabel dan Indikator Penelitian

NO Variabel Sub Variabel Indikator

1. Pemindahan Arsip 1. Melakukan pemilahan

arsip sesuai masa

simpan

2. Melakukan penilaian

arsip

3. Menggolongkan arsip

sesuai jenis arsip rekam

medisnya

4. Menemukan arsip

dengan cepat dan tepat

5. Menyimpan arsip sesuai

dengan SOP

2. Pemusnahan Arsip 1. Menentukan jenis arsip

yang dimusnahkan

2. Memusnahkan arsip

dengan metode yang

baik dan benar

3. Membuat laporan

pemusnahan arsip rekam

medis

2. Upaya Rumah

Sakit dalam

menangani

kendala

Penyusutan Arsip

Rekam Medis

1. Tersedianya fasilitas

penunjang yang

memadai

2. Mengembangkan area

penyimpanan arsip

3. Merekrut pegawai yang

kompeten dalam

mengelola arsip

4. Mampu

mengoptimalkan SDM

yang tersedia untuk

mengelola arsip dengan

mengikuti kegiatan

pembinaan dan pelatihan

Page 71: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

59

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Rumah Sakit Dr. Suyoto

Sejarah berdirinya Rumah Sakit Dr. Suyoto tidak bisa

dipisahkan dari sejarah induk organisasinya yaitu Pusat Rehabilitasi

(Pusrehab) Departemen Pertahanan (Dephan). Diawali dengan sebuah

keinginan untuk memberikan penghargaan kepada penyandang cacat

(penca) ABRI/Veteran sekitar tahun 1960, beberapa tokoh Veteran

membuat gagasan membangun suatu fasilitas rehabilitasi bagi penca

dalam bentuk Rumah Sakit Veteran.

Pada tahun 1968 gagasan itu dihimpun dan dituangkan dalam

bentuk naskah tertulis sebagai Naskah Proyek Rehabilitation Center

(RC) ABRI/Veteran berupa rencana membangun R.C. ABRI/Veteran

secara lengkap (fullfledged) di Bintaro, Jakarta Selatan. Pada tahun

yang sama dikeluarkan Surat Keputusan Menkamham/Pangab Nomor

Kep/A/273/1968 tanggal 6 Juli 1968 tentang pelimpahan wewenang

wadah penyelenggaraan rehabilitasi cacat bagi Panca Prajurit

ABRI/Veteran tersebut dari Departemen Transmigrasi dan Veteran ke

Departemen Pertahanan dan Keamanan (sekarang Dephan). Sejak

itulah secara resmi mulai diselenggarakan Proyek R.C.ABRI/Veteran

Page 72: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

60

yang merupakan cikal bakal adanya Pusrehab seperti yang ada

sekarang ini.

Pusat Rehabilitasi tidak luput dari pasang surut organisasi yang

beberapa kali mengalami perubahan status dan juga perubahan nama,

sampai pada tahun 2005 organisasi yang sebelumnya disebut sebagai

Pusat Rehabilitasi Cacat (Pusrehabcat) dan statusnya sebagai eselon

pelaksanaan di bawah Mentri Pertahanan yang bertanggung jawab

kepada Sekjen Dephan berdasarkan Permenhan Nomor :

PER/01/M/VIII/2005 tanggal 25 agustus 2005. Pada akhirnya berubah

namanya menjadi Pusat Rehabilitasi (Pusrehab) yang ditetapkan

berdasarkan Peraturan Mentri Pertahanan (Permenhan) nomor

Per/01A/M/VIII/2005 tanggal 13 juni 2008 tentang Perubahan

Permenhan nomor Per/01/M/VIII/2005 tanggal 25 Agustus 2005

tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertahanan.

Pusat Rehabilitasi Dephan mempunyai tugas pokok

merehabilitasi penyandang cacat (penca) personel pertahanan dan

dalam penyelenggaraan rehabiltasi penca, salah satu diantaranya

adalah tugas pokok di Bidang Rehabilitasi Medik yaitu memberikan

pelayanan kesehatan umum dan kesehatan revalidasi bagi penca

personel pertahanan. Tugas pokok ini memerlukan dukungan

pelayanan kesehatan secara terpadu agar dapat memberikan pelayanan

paripurna terhadap penca yang pada akhirnya diharapkan penca tetap

mampu produktif walaupun sudah cacat.

Page 73: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

61

Sebagian pelayanan kesehatan paripurna dapat diwujudkan

pada kegiatan perumahsakitan yang diwadahi dalam organisasi

Rumah Sakit dalam hal ini adalah Rumah Sakit Dr. Suyoto. Seiring

dengan perubahan nama Pusrehacat menjadi Pusrehab pada tahun

2008, status dan kedudukan organisasi Rumah Sakit Dr. Suyoto juga

ditetapkan masuk dalam organisasi Dephan sebgai UPT Dephan yang

bertanggung jwab kepada Pusrehab Dephan, berdasarkan Peraturan

Menteri Pertahanan No. 12 Tahun 2008 tanggal 26 Juni 2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Dr. Suyoto.

2. Visi dan Misi Rumah Sakit Dr. Suyoto

Visi :

Mewujudkan rumah sakit dengan keunggulan Rehabilitasi

Medik menuju pelayanan kesehatan prima bagi Personel

Kementrian Pertahanan dan TNI serta masyarakat umum.

Misi :

- Menyelengaarakan pelayanan perumahsakitan serta

penelitian dan pengembangan di bidang Rehabilitasi Medik

komprehensif.

- Menyelenggarakan rujukan teknis Rehabilitasi Medik.

- Menyelenggarakan siaga kesehatan melalui program

pelayanan.

Page 74: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

62

- Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui

program pelayanan kesehatan bagi masyarakat umum

sebagai sub sistem Kesehatan Nasional.

3. Kelas Rumah Sakit Dr. Suyoto

Rumah Sakit Dr. Suyoto adalah rumah sakit kelas B berdasarkan

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

HK.03.051/721/11 tanggal 07 Juli 2011.

4. Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto

Alamat Rumah Sakit Dr. Suyoto terletak di Jl. RC Veteran No.

178, Bintaro, Jakarta Selatan, 12330, No. Telpon (021) 734012,

73884000, Fax (021) 7342581. Website :

www.suyotohospital.com, Email : [email protected]

Page 75: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

63

5. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

Gambar 1

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

Page 76: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

64

B. Hasil Penelitian

Hasil penelitian ini diperoleh penulis berdasarkan wawancara yang

dilakukan pada tanggal 25 September 2017. Penulis mewawancarai

informan yang menurut penulis dapat memberikan informasi yang sesuai

dengan apa yang penulis teliti. Selalin melakukan wawancara dengan

informan, penulis juga mendapatkan hasil penelitian dari obeservasi pada

Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto.

Berikut ini akan dijabarkan hasil penelitian mengenai

Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit

Dr. Suyoto:

1. Penyusutan Arsip Rekam Medis

Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Dr. Suyoto terdapat dua tahapan yaitu pemindahan dan pemusnahan

arsip.

a. Pemindahan Arsip Rekam Medis

Dalam kegiatan pemindahan arsip rekam medis yang pertama

dilakukan ialah pemilahan. Pemilahan arsip merupakan salah satu

proses yang dilakukan dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah

Sakit Dr. Suyoto Jakarta. Sebelum melakukan pemilahan arsip,

dilakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan masa simpan arsip.

Lama simpan suatu arsip ditentukan dalam suatu Jadwal Retensi Arsip.

Page 77: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

65

Berikut wawancara dengan informan S terkait dengan Jadwal Retensi

Arsip:

“Belum ada JRA secara spesifik ya, yang berdasarkan penyakitnya

harus berapa tahun disimpan, disini ya berdasarkan SOP rumah sakit

aja Cuma tetep mengacunya ya Permenkes itu”

Dari wawancara tersebut informan S menyatakan bahwa

belum adanya JRA berdasarkan jenis penyakit dalam penyusutan

arsip rekam medis melainkan hanya dengan peraturan umum rumah

sakit yakni penyimpanan arsip selama 5 tahun. Padahal arsip rekam

medis mempunyai masa simpan yang berbeda tergantung dengan jenis

penyakit dan jenis arsip rekam medisnya.

Hal ini sesuai dengan wawancara selanjutnya dengan informan

S sebagai berikut:

“Kalo jenis penyakitnya tidak, semua digolongkan berdasarkan

nomor rekam medisnya, jadi setiap pasien yang mendaftar akan

mendapat nomor rekam medisnya nah itu yang digolongkan”

Dari wawancara tersebut diketahui bahwa Rumah Sakit Dr.

Suyoto belum menggunakan JRA berdasarkan waktu simpan jenis

penyakitnya dalam kegiatan penyusutan arsip. Tetapi semua arsip

digabungkan menjadi satu masa simpan yaitu 5 tahun. Hal ini

sebagaimana diutarakan informan D sebagai berikut:

“Proses penyusutan itu kan sama aja kaya mensortir ya, harus kita

lihat lagi kunjungan terakhirnya tadi seperti yang 5 tahun itu, dan kalo

memang sudah 5 tahun dia tidak berobat, tidak berkunjung ke rumah

Page 78: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

66

sakit itu kita masukan kedalam rak penyimpanan status inaktif dan 5

tahun itu sudah mengikuti Permenkes No.269”

Dari wawancara tersebut penilaian arsip tersebut berdasarkan

SOP yang dibuat oleh Rumah Sakit yaitu penyimpan arsip selama 5

tahun. Retensi arsip rekam medis telah diatur dalam Surat Edaran

Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01.01160 tahun 1995

tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan

Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit dan American

Health Information Management Association seperti yang telah

dijelaskan di Bab 2. Sehingga, dapat menjadi acuan bagi Rumah Sakit

Dr. Suyoto dalam membuat JRA rekam medis.

Dalam melakukan pemilahan arsip Unit Rekam Medis

mempunyai prosedur, sebagaimana wawancara dengan informan S

sebagai berikut:

“Pemilahan berdasarkan tahunnya saja, contoh kemarin 2017 paling

tidak yang 2011, 2010 kita singkirkan, kalo toh kita mendapatkan

tahun yang lebih muda tetep kita singkirkan dulu tahun yang lebih tua.

Kalo ada 2012 kita pending dulu, syukur-syukur masih ada tahun

2010, 2009. Intinya 5 tahun dari kunjungan terakhir”

“Biasanya rawat inap dan yang meninggal masih dipending karena

kebutuhan-kebutuhan keluarga seperti klaim asuransi dan

sebagainya”

Dari wawancara tersebut, diketahui bahwa Unit Rekam Medis

telah melakukan pemilahan arsip rekam medis dengan memisahkan

arsip aktif menjadi inaktif berdasarkan masa simpan arsip rekam

medisnya. Dalam menilai arsip rekam medis mana yang dinyatakan

Page 79: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

67

inaktif, Unit Rekam Medis memisahkan arsip rekam medis pasien

yang telah mengalami proses penyimpanan selama 5 tahun untuk

kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip untuk diambil

data.

Dalam melakukan penilaian dan pemilahan arsip tersebut, maka

arsip rekam medis harus diperiksa satu persatu sebagaimana

wawancara dengan informan S sebagai berikut:

“Iya harus diperiksa satu persatu, karena disitu kan ada diagnosa.

Jadi yang jelas kita ambil dulu nama, nomer rekam medisnya dan

diagnosa dokter, itu yang kita amanin terlebih dahulu untuk rawat

inap dan meninggal”

Dari wawancara tersebut diketahui bahwa dalam pemilahan arsip

rekam medis harus dilakukan pemeriksaan yang teliti karena terkait

dengan diagnosa terhadap penyakit pasien. Untuk arsip rawat inap dan

meninggal menjadi prioritas terlebih dahulu dalam pemilahan arsip

karena terkait dengan kebutuhan-kebutuhan keluarga seperti klaim

asuransi dan sebagainya. Karena untuk memisahkan arsip rekam medis

memang memakan waktu yang lama karena harus memisahkan satu

persatu arsip rekam medis maka kegiatan ini dilakukan diluar jam

kerja pegawai sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai

berikut:

“Kendalanya ya paling pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame

kita kekurangan SDM, jadi tenaga kita masih kurang. Secara baku

memang tidak ada jadwal untuk melakukan kegiatan itu, ya sehabis

kita selesai shift nanti gantian aja tetapi memang semua petugas

merasa berkewajiban untuk melakukan kegiatan tersebut”

Page 80: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

68

Hal yang sama juga diutarakan oleh informan MS sebagai

berikut:

“Sebisanya aja pas abis shif, nanti kalo udah ada jadwal ya kita

kerjain”

Berdasarkan wawancara tersebut, diketahui bahwa kegiatan ini

dilakukan diluar jam kerja yaitu sehabis pegawai melakukan shift

nya dan tidak ada jadwal khusus untuk melakukannya, hal ini

dilakukan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

Setelah proses pemilahan dilakukan, selanjutnya adalah proses

pemindahan arsip rekam medis. Pemindahan arsip dilakukan setelah

arsip mengalami proses pemilahan. Hal ini sebagaimana wawancara

dengan informan D sebagai berikut:

“Untuk pemindahan itu si balik lagi si ke masa simpan arsip tersebut

dilihat dari 5 tahun penyimpanan, jadi abis dipilihin arsip mana yang

sudah inaktif, kita pindahin ke belakang tapi enggak semua dipindahin

sekaligus, semuanya bertahap”

“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya

kosong ya baru yang disini kita pindahin”

Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa

pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dilakukan proses pemilahan,

kemudian arsip tersebut dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip

inaktif. Untuk pemindahan arsip ini tidak ada waktu yang pasti, hal ini

dilakukan dengan menunggu kondisi tempat penyimpanan arsip inaktif

kosong. Jika ruangan tersebut masih dirasa penuh maka tidak

dilakukan pemindahan. Hal ini dikarenakan tidak terdapat jadwal yang

Page 81: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

69

pasti untuk kegiatan pemusnahan arsip rekam medis pada gudang

penyimpanan inaktif sehingga arsip rekam medis di gudang

penyimpanan inaktif mengalami penumpukan. Dalam melakukan

pemindahan arsip rekam medis inaktif, arsip rekam medis tersebut

dilakukan secara bertahap. Hal ini dilakukan karena melihat kembali

kepada terbatasnya ruang penyimpanan.

Dalam melakukan pemindahan arsip rekam medis inaktif dari

ruang pengolah ke gudang penyimpanan arsip inaktif tidak terdapat

berita acara pemindahan arsip. Hal ini sebagaimana pernyataan dari

informan D sebagai berikut:

“Untuk pemindahan si belum ada karena kan masih kita simpan, tidak

kita hilangkan jadi suatu saat pasien berobat masih ada, kalo

pemusnahan pasti ada berita acaranya”

Dari wawancara tersebut diketahui bahwa untuk pemindahan arsip

inaktif dari ruang pengolah ke gudang peyimpanan arsip inaktif tidak

terdapat berita acara pemindahan arsip.

b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Inaktif

Pemusnahan merupakan tahap terakhir dalam rangkaian daur

hidup arsip. Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai tugas

melakukan kegiatan pemusnahan rekam medis Rumah Sakit Dr.

Suyoto adalah Unit Rekam Medis. Mengenai pemusnahan arsip

rekam medis dijelaskan dalam wawancara dengan informan MS

sebagai berikut:

Page 82: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

70

“Jadi arsip aktif yang sudah disimpan selama 5 tahun itu menjadi

inaktif nah kita pindahin dulu kebelakang, kalo sudah dipisahin baru

kita bakar dan harus ada berita acara pemusnahan arsip rekam

medisnya”

“iya semua, tetapi untuk rawat inap dilihat dulu diagnosanya

takutnya berkelanjutan nanti kita simpan resume medisnya sama

nomer rekam medisnya, kalo berkas sudah dimusnahkan kita cek

dikomputer”

Dalam wawancara tersebut dapat diketahui bahwa arsip

mengalami proses pemusnahan setelah arsip rekam medis dipindahkan

ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif, disana arsip

diambil datanya (resume medis) sama nomor rekam medisnya. Proses

pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar. Resume medis

menjadi penting dan tidak boleh dimusnakan karena berisi data pasien,

diagnosa dan nomor rekam medis, hal ini sebagaimana wawancara

dengan informan D sebagai berikut:

“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam

rawat inap itu ada namanya resume medis, disitu ada surat tanda

kelahiran sama riwayat-riwayat penyakit yang penting itu, itu tidak

boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan pasien balik lagi

tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang tadi”

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa resume medis

menjadi back up data pasien apabila arsip rekam medis pasien tersebut

telah dimusnahkan. Karena resume medis yang menjadi data terakhir

pasien apabila terjadi masalah dikemudian hari.

Adapun arsip rekam medis yang mengalami pemusnahan

seperti pada wawancara dengan informan MS sebagai berikut:

Page 83: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

71

“Data pesiennya, data kunjungannya sama hasil laboratorium dengan

satu syarat resume medisnya disimpan takutnya ada hak waris yang

memerlukan. Untuk rawat inap saja yang dibuatkan resume

medisnya”

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa jenis arsip

rekam medis yang mengalami proses pemusnahan antara lain data

pasiennya, data kunjungannya dan hasil laboratorium dengan satu

syarat resume medisnya harus disimpan karena menyangkut

kebutuhan keluarga pasien.

Dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis,

Rumah Sakit Dr. Suyoto belum mempunyai standar waktu yang jelas,

hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai berikut:

“Belum ada si, belum ada ketentuan khusus biasanya si setahun

sekali, nunggu banyak dulu biar sekalian dimusnahinnya, soalnya kan

alatnya bisa sampai 1 ton untuk sekali bakar”

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam

melakukan pemusnahan arsip rekam medis, Rumah Sakit Dr. Suyoto

belum memiliki standar waktu yang jelas, kegiatan ini biasa pegawai

rekam medis lakukan setiap setahun sekali mengingat muatan alat

pembakaran yang menampung banyak mencapai 1 ton sekali

pembakaran. Berdasarkan observasi yang dilakukan, pemusnahan

arsip dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan pegawai rekam medis

yang bertugas untuk melakukan pemusnahan arsip yaitu Yuda dan

Muhammad Syahril.

Page 84: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

72

Dalam kegiatan pemusnahan arsip rekam medis terdapat

berita acara yang telah ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit hal

inilah yang mejadi dasar dalam pemusnahan arsip rekam medis.

Dalam pemusnahan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

melakukannya sendiri tanpa adanya pihak ketiga.

Hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai

berikut:

“Ada berita acaranya, jadi kita nunggu berita acara pemusnahannya,

kalo sudah ada, sudah ditandatangi dari atasan baru kita laksanain”

“iya disaksikan oleh pihak rumah sakit, biasanya kordinator rekam

medisnya”

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam

pemusnahan arsip rekam medis terdapat berita acara pemusnahan

arsip dan disaksikan oleh kordinator rekam medisnya.

2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala

Penyusutan Arsip Rekam Medis

Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis,

terdapat beberapa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto dan

upaya untuk mengatasinya antara lain :

1. Rumah Sakit Dr. Suyoto belum mempunyai JRA Rekam Medis

Spesifik

Dalam menentukan masa simpan arsip rekam medis, Rumah Sakit

Dr. Suyoto hanya mengacu kepada peraturan umum yaitu

Page 85: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

73

penyimpanan arsip selama 5 tahun. Tidak ada JRA rekam medis

yang mengatur masa simpan rekam medis secara spesifik. Hal ini

sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai berikut:

“Blm adanya JRA itu juga menjadi kendala karena acuannya ya 5

tahun simpan aja, akibatnya ya suka terjadi masalah kalo arsip

dipindahin dan dimusnahin karena masih diperlukan tapi sudah

dimusnahin”

Dari wawancara tersebut terlihat tidak adanya JRA yang

spesifik menjadi kendala karena arsip rekam medis yang masih

dibutuhkan sudah dipindahkan ke penyimpanan inaktif dan

dimusnahkan. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya masalah

dikemudian hari apabila arsip masih diperlukan baik dari rumah

sakit maupun pihak keluarga pasien

Upaya yang dilakukan oleh Rumah Sakit Dr. Suyoto dalam

dalam mengatasi kendala ini yaitu dengan membuat resume medis.

Sebagaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut:

“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam

rawat inap itu ada namanya resume medis, disitu ada surat tanda

kelahiran sama riwayat-riwayat penyakit yang penting itu, itu

tidak boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan pasien

balik lagi tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang

tadi”

Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa resume

medis disimpan untuk mengantisipasi apabila arsip rekam medis

pasien telah dimusnahkan sehingga terdapat back up data pasien.

Dalam resume medis terdapat surat tanda kelahiran dan riwayat

penyakit pasien.

Page 86: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

74

2. Kendala Sumber Daya Manusia

Dalam hal penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit

Dr. Suyoto, Sumber Daya Manusia mejadi salah satu kendala

yang harus dihadapi. Hal ini sebagaimana wawancara dengan

informan S sebagai berikut:

“Kendalanya ya tenaga kerja yang masih terbatas untuk kegiatan

penyusutan arsip”

“Kendalanya pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame kita

kekurangan SDM, jadi tenaga kita masih kurang”

Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui bahwa

SDM menjadi salah satu kendala dalam kegiatan penyusutan arsip

rekam medis karena pegawai rekam medis merasa kewalahan

dalam mengurusi arsip apabila pasien yang berobat ke Rumah Sakit

sedang ramai. Hal ini berkaitan dengan waktu dalam melakukan

kegiatan penyusutan arsip rekam medis yang diakibatkan oleh

kurangnya SDM pada Unit Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

sebagaimana wawancara dengan informan MS berikut:

“Waktu pegawainya si, kan harus bergantian, tergantung shif aja,

selesai shif baru bisa dikerjain”

Dari wawacara tersebut dapat diketahui bahwa untuk

melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis, pegawai rekam

medis harus bergantian setelah shift dikarenakan kurangnya SDM

yang di tugaskan khusus untuk melakukan kegiatan tersebut.

Page 87: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

75

Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pada

sumber daya manusia tersebut yaitu dengan cara bergantian shif

antar pegawai rekam medis, hal ini dilakukan untuk tetap menjaga

kegiatan penyusutan arsip tetap dilakukan meskipun kuantitas

pegawai terbatas.

Kemudian agar pegawai lebih memahami mengenai

kegiatan penyusutan arsip rekam medis dilakukan dilakukan

kegiatan pelatihan secara intern oleh pihak rumah sakit. Hal ini

seabgaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut:

“Kalo pelatihan secara resmi dari Kemenkes atau Instansi lain

kita enggak ada ya, tapi kalo dari intern kita aja si ada, tapi kalo

untuk ngundang orang si g ada”

3. Keterbatasan Sarana dan Prasarana

Pemindahahan arsip rekam medis inaktif diakui oleh

informan D juga menuggu kondisi tempat penyimpanan rekam

medis inaktif kosong. Jika ruang tersebut masih penuh maka tidak

dilakukan pemindahan arsip. Hal ini mengakibatkan tidak ada

standar waktu yang jelas dalam melakukan pemindahan arsip

rekam medis karena terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam

medis inaktif untuk menampung arsip rekam medis. Hal tersebut

sebagaimana dinyatakan oleh informan D:

“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya

kosong ya baru yang disini kita pindahin”

Page 88: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

76

Pemindahan arsip tidak dilakukan secara rutin karena

terbatasnya ruang penyimpanan untuk menampung arsip

sebagaimana wawancara selanjutnya dengan informan D sebagai

berikut:

“Kendala yang paling terasa si ya sama tempat penyimpananya

masih kurang”

Hal yang sama juga diutarakan oleh informan MS sebagai

berikut:

“Kemudian tempat penyimpanannya dan raknya juga masih

kurang”

Kemudian informan S juga menjelaskan hal sama seperti

berikut:

“kemudian ruang penyimpanan juga terbatas karena semakin hari

kan semakin bertambah, jadi ya sebisanya aja nampung”

Dari wawancara dengan ketiga informan tersebut, semua

menyatakan bahwa kendala yang dihadapi dalam kegiatan

penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto yaitu

kurangnya tempat penyimpanan arsip rekam medis kemudian juga

kurangnya rak penyimpanan arsip rekam medis.

Berdasarkan obrservasi yang dilakukan untuk mengatasi

kendala tersebut, unit rekam medis sudah mengajukan kepada

pihak rumah sakit untuk penambahan ruangan guna menghindari

terjadinya penumpukan arsip rekam medis, kemudian juga

Page 89: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

77

mengajukan penambahan rak serta lemari untuk menampung arsip

rekam medis.

C. Pembahasan

1. Penyusutan Arsip Rekam Medis

a. Pemindahan Arsip Rekam Medis

Dalam melakukan penilaian terhadap arsip rekam medis

Rumah Sakit DR. Suyoto belum menggunakan Jadwal Retensi

Arsip secara spesifik. Dalam menentukan masa simpan arsip

Rumah Sakit DR. Suyoto hanya mengacu kepada PERMENKES

No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis yaitu penyimpanan

arsip selama 5 tahun. Sedangkan Jadwal Retensi Arsip itu sendiri

telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor

HK.00.06.1..01160 tahun 1995 sebagaimana tabel berikut ini:

Tabel 7

Jadwal Retensi Arsip

1 Umum 5th 5th 2th 2th

2 Mata 5th 10th 2th 2th

3 Jiwa 10th 5th 5th 5th

4 Orthopedi 10th 10th 2th 2th

5 Kusta 15th 15th 2th 2th

6 Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th

7 Jantung 10th 10th 2th 2th

Rawat Inap

Aktif Inaktif

NO Kelompok PenyakitRawat jalan Rawat Inap Rawat Jalan

Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa Arsip Rekam

medis terdiri dari berbagai jenis penyakit dan setiap penyakit

memiliki masa simpan yang berbeda baik itu arsip rekam medis

Page 90: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

78

aktif maupun inaktif. Berdasarkan tabel tersebut Rumah Sakit Dr.

Suyoto belum menerapakan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana

Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan dalam Surat Edaran

Dirjen Pelayanan Medik.

Pemilahan arsip rekam medis di Unit Rekam Medis

dilakukan berdasarkan masa simpan arsip rekam medis. Arsip

rekam medis aktif yang telah melewati proses penyimpanan selama

5 tahun akan menjadi inaktif. Hal ini sesuai dengan PERMENKES

No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis bahwa rekam medis

wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun

terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan,

setelah batas waktu 5 tahun dilampaui rekam medis dapat

dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan

medik.

Dalam melakukan kegiatan pemilahan arsip rekam medis,

Unit Rekam Medis memilih arsip rekam medis yang telah dinilai

inaktif. Penilaian ini berasarkan masa simpan arsip rekam medis

yaitu selama 5 tahun. Hal ini sesuai dengan salah satu kegiatan

penyusutan arsip menurut Barthos yaitu penyusutan arsip adalah

proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip

Page 91: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

79

aktif dan inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak

berguna.80

Untuk pemindahan arsip yang dilakukan di Unit Rekam

Medis, pemindahan tersebut terlaksana setelah adanya proses

pemilahan arsip rekam medis aktif mejadi inaktif berdasarkan masa

simpan arsip rekam medisnya. Arsip rekam medis tersebut

kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip rekam medis

inaktif. Hal ini sesuai dengan pemindahan arsip menurut Wursanto

bahwa pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip

dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena atau jarang

dipergunakan dalam kegiatan sehari hari.81

Dalam pemindahan arsip yang dilakukan Unit Rekam

Medis, arsip rekam medis tersebut dipindahkan secara bertahap

dikarenakan terbatasnya ruang penyimpanan di gudang

penyimpanan arsip rekam medis inaktif dan kegiatan ini tidak

terdapat jadwal yang jelas. Jadi bisa dikatakan bahwa pemindahan

arsip dilakukan dengan metode pemindahan berulang-ulang. Hal

ini sebagaimana dikatakan oleh Suraja bahwa pemindahan yang

berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulang-

ulang dalam waktu yang tidak ditentukan. Dalam hal ini petugas

dapat melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat bila

80

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan

Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1990), h.8. 81

Ig. Wursanto, Kearsipan, h.216.

Page 92: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

80

mana yang bersangkutan memandang perlu untuk melakukan

pemindahan terhadap arsip. Contoh rekod yang dapat dipindahkan

secara terus menerus adalah rekod mahasiswa setelah wisuda,

kasus hukum yang telah selesai, rekam medis, berkas perkara, dan

pekerjaan konstruksi atau arsitektur yang telah selesai.82

Dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr.

Suyoto juga belum terdapat berita acara pemindahan arsip. Karena

berita acara penting dalam kegiatan pemindahan arsip karena

sebagai bentuk persetujuan dari pimpinan unit kerja dan

mengantisipasi terjadinya permasalahan karena arsip yang masih

digunakan tetapi telah dipindahkan ke penyimpanan inaktif.

Padahal menurut Suraja salah satu persiapan yang perlu

diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah mempersiapkan

berita acara pemindahan arsip.83

b. Pemusnahan Arsip Rekam Medis

Dalam pemusnahan arsip rekam medis, arsip rekam medis

yang mengalami pemusnahan adalah arsip rekam medis yang telah

inaktif. Dikatakan inaktif karena arsip rekam medis tersebut telah

melewati proses penyimpanan aktif selama 5 tahun. Dan sebelum

dimusnahakan harus dicatat atau pengambilan data pasiennya sebagai

resume medis. Hal ini sesuai dengan pemusnahan arsip yang telah

82

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.194. 83

Ibid., h.195.

Page 93: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

81

diatur dalam PERMENKES RI Nomor 269 Tahun 2008 bahwa rekam

medis di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk

jangka waktu 5 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat atau

dipulangkan. Setelah 5 tahun dilampaui, rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan tindakan medik.

Arsip rekam medis tersebut dimusnahkan dengan cara dibakar.

Hal ini sesuai dengan salah satu cara pemusnahan arsip menurut

Sulistyo Basuki yang menyebutkan cara pemusnahan arsip adalah

dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan

pembuburan.84

Hal yang sama juga dijelaskan oleh Suraja bahwa

memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti

dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan dengan mesin

penghancur kertas atau dengan memakai bahan kimia.85

Dalam pemusnahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr.

Suyoto telah menggunakan berita acara pemusnahan arsip yang telah

ditandatangi oleh pimpinan rumah sakit dan harus disaksikan oleh

kordinator rekam medis. hal ini sesuai dengan tata cara pemusnahan

arsip menurut Barthos yaitu pemusnahan arsip harus dilaksanakan

dengan ketentuan antara lain:

1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-

arsip yang akan dimusnahkan.

84

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h.320. 85

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, h.196.

Page 94: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

82

2. Diketahui oleh pejabat berwenang.

3. Terdapat berita acara.86

2. Upaya Rumah Sakit Dr. Suyoto Dalam Mengatasi Kendala

Penyusutan Arsip Rekam Medis

Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis,

terdapat beberapa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Dr. Suyoto dan

upaya rumah sakit untuk mengatasi kendala tersebut antara lain:

1. Rumah Sakit Dr. Suyoto belum Mempunyai JRA Rekam Medis

spesifik

Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis terdapat

beberapa kendala yang dihadapi , salah satunya adalah belum

adanya JRA spesifik dalam kegiatan penyusutan arsip.

Penyimpanan arsip rekam medis hanya berdasarkan

PERMENKES Nomer 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis

saja. Sehingga terjadinya pemasalahan dikemudian hari akibat

arsip telah dipindahkan ke penyimpanan inaktif dan bahkan

telah dimusnahkan.

Belum adanya JRA rekam medis ini diakibatkan

kurangnya ruang penyimpanan arsip rekam medis aktif

sehingga menyulitkan untuk menggolongkan arsip rekam

medis berdasarkan masa simpan. Hal ini tidak sesuai dengan

86

Basir Barthos, Manajemen Kearsipam : untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi, h.123.

Page 95: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

83

salah satu tujuan penyusutan arsip menurut Wursanto yaitu

tujuan arsip adalah menghindari pencampuradukan antara

arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif, serta arsip

yang bernilai penting dengan yang tidak penting.87

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi

pemasalahan tersebut adalah disimpannya resume medis untuk

mengantisipasi terjadinya permasalahan dikemudian hari yang

diakibatkan arsip rekam medis telah dimusnahkan.

2. Kendala Sumber Daya Manusia

Dalam hal penyusutan arsip rekam medis di Rumah

Sakit Dr. Suyoto SDM juga menjadi salah satu kendala

penyusutan arsip rekam medis. Ada dua kendala dalam Sumber

Daya Manusia, yaitu:

1. Kuantitas SDM

Hal ini dikarenakan terbatasnya tenaga rekam

medis yang bertugas untuk melakukan kegiatan

penyusutan arsip rekam medis. Pegawai rekam

medis harus bergantian dalam melakukan kegiatan

ini setelah pergantian shif, serta pegawai merasa

kewalahan dalam mengurusi arsip rekam medis

apabila pasien sedang ramai.

87

Ig. Wursanto, Kearsipan, h.209.

Page 96: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

84

2. Kualitas SDM

Tidak adanya SDM yang berlatar belakang

pendidikan dari Ilmu Perpustakaan maupun

Kearsiapan berpengaruh terhadap penyimpanan dan

penyusunan arsip rekam medis. Hal ini terlihat dari

penyimpanan dan penyusunan arsip yang tidak

sesuai terutama di Gudang Penyimpanan Inaktif

karena arsip rekam medis tidak ditempatkan pada

rak penyimpanan tetapi hanya ditumpuk dilantai.

Padahal salah satu tujuan utama dari rekam medis adalah

pelayanan pasien. Karena palayanan pasien yang baik tercermin

melalui pengelolaan rekam medis yang baik. Rekam medis

mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga

kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam

berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Oleh karena itu rekam

medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi

data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan secara

jelas.88

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala

tersebut dengan bergantian shif antar pegawai rekam medis

sehingga kegiatan penyusutan arsip tetap bisa terlaksana.

88

Gemala R. Hatta, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan, h.79.

Page 97: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

85

Kemudian untuk kualitas pegawai, upaya yang dilakukan adalah

memberikan pelatihan terhadap pegawai yang dilakukan oleh pihak

rumah sakit.

3. Keterbatasan Sarana Prasarana

Sarana dan prasarana juga menjadi kendala dalam kegiatan

penyusutan arsip. Sarana tersebut meliputi rak penyimpanan arsip

rekam medis aktif maupun inaktif. Kemudian untuk prasarana

meliputi ruang penyimpanan arsip rekam medis yang masih

terbatas. Karena dengan sarana dan prasarana yang memadai akan

membantu proses penyusutan. Proses penyusutan yang baik akan

mencerminkan pelayanan yang baik. Hal itulah yang harus

disesuaikan sebagaimana tujuan utama dari rekam medis itu

sendiri.

Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala

tersebut adalah dengan mengajukan penambahan ruangan

penyimpanan arsip rekam medis serta menambahkan rak dan

lemari arsip untuk menampung arsip rekam medis.

Page 98: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

86

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah

diuraikan pada bab IV, ada beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh

tetang Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis di

Rumah Sakit Dr. Suyoto, yaitu sebagai berikut:

1. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto belum

sepenuhnya baik karena dalam pelaksanaannya masih terdapat

beberapa kekurangan. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah

Sakit Dr. Suyoto meliputi pemindahan arsip dan pemusnahan arsip

rekam medis dengan berpedoman terhadap SOP Rumah Sakit Dr.

Suyoto. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr.

Suyoto belum menerapkan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik

sebagai penilaian arsip hanya berpedoman terhadap PERMENKES

No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis..

2. Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis, terdapat 3 kendala

yang dihadapi oleh Rumah Sakit Dr. Suyoto yaitu: Belum

terdapatnya Jadwal Retensi Arsip yang spesifik, terbatasnya sarana

dan prasarana dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip dan

Sumber Daya Manusia yang masih terbatas.

Page 99: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

87

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan

menyampaikan beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan

pertimbangan bagi Rumah Sakit Dr. Suyoto. Adapun saran-saran dari

penulis sebagai berikut:

1. Dalam melakukan penilaian arsip rekam medis sebaiknya Rumah

Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip yang spesifik

sebagaimana diatur oleh Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik

tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam

Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit

karena akan memudahkan dalam pemilahan dan pemindahan arsip

rekam medis sehingga tidak terjadi kembali permasalahan

dikemudian hari apabila arsip masih diperlukan karena arsip masih

disimpan di penyimpanan aktif maupun di penyimpanan inaktif.

2. Untuk memperlancar kegiatan penyusutan arsip rekam medis

sebaiknya Rumah Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip

yang spesifik , kemudian untuk sarana dan prasarana ditambahkan

perlengkapan untuk penyimpanan arsip serta penambahan ruangan

penyimpanan arsip dan untuk sumber daya manusia sebaiknya

Rumah Sakit Dr. Suyoto merekrut pegawai yang berlatar belakang

dari ilmu perpustakaan maupun kearsipan karena kompeten

dibidang pengelolaan arsip.

Page 100: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

88

DAFTAR PUSTAKA

Ahmadi, Rulam. Metedologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

2014.

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

1998.

Arkib Negara Malaysia, “Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan”, Artikel diakses

pada tanggal 6 Desember 2017 dari

http://www.arkib.gov.my/web/guest/penilaian-dan-pemisahan-rekod-

elektronik.html

Asdiyantoro, Ikhsanuddin.dkk. “Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam

Medis Menggunakan RE-AIM FRAMEWORK Di Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten.” no. 6 (November 2015): h.33.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 1990.

Basuki, Sulistyo. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 2005.

----------------. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

2003.

Departemen Kesehatan RI. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam

Medis Rumah Sakit di Indonesia, Revisi II. Jakarta: Departemen

Kesehatan RI. 2006.

Hatta, R. Gemala. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. 2008.

Huffman, K. Edna. Health Information Management. Illionis: Physician Record

Company. 1994.

Wursanto, Ig. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 1991.

Indonesia. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan.

ANRI. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Page 101: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

89

Penn, A. Ira, Gail Pennix, dan Jim Coulson. Records Management Handbook.

United States: Gower. 1994.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN. 1999.

Kementrian Kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008

Tentang Rekam Medis.

Kementrian Kesehatan RI. Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.

00.06.1.5.01160 Tahun 1995 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan

Formulir Rekam Medis.

Kennedy, Jay dan Cherryl Schauder. Records Management : A Guide to

Corporates Records Keeping, 2 ed. Australia: Longman Australia. 1998.

Koesna, Sri Suwarti S. Aplikasi Rekam Medis. Depok: Universitas Indonesia.

1999.

Laksmi. dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Depok: FIB UI. 2007.

--------------. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku. 2008.

Martono, Budi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1994.

------------. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990.

Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.

2001.

Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi

Aksara. 2009.

Read, Smith Judith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus. Records

Management USA: South Western. 2002.

Soendari, Tjutju.“Metode Penelitian Deskriptif”, Artikel diakses pada 8 Februari

2017 dari file.upi.edu.

Page 102: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

90

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:

ALFABETA. 2013.

Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma. 2006.

Utama, Hafid dan Erwin Santosa. “Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit

PKU 1 Muhammadiyah Yogyakarta.” no.5 (Januari 2016): h.32.

Vandestra, Muhammad , Kitab Hadist Shahih Bukhari Ultimate . Dragon

Promedia. 2017.

Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali.

1986.

Wijaya, Lily. Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta: Universitas Esa Unggul.

2009.

Page 103: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Page 104: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 1

1. Ruang penyimpanan Arsip Rekam Medis Aktif

Page 105: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 2

1. Contoh Klasifikasi Arsip Rekam Medis Aktif

Page 106: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 3

1. Gudang Penyimpanan Arsip Rekam Medis Inaktif

Page 107: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 4

1. Contoh Arsip Rekam Medis Pasien

Page 108: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

2. Contoh daftar pertelaan Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan

Page 109: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 5

1. Alat Pemusnah Arsip Rekam Medis Inaktif ( Incinerator)

Page 110: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Lampiran 6

1. Wawancara dengan Ibu Damayanti selaku Kepala Koordiator Rekam Medis

2. Wawancara dengan Bapak Subana bidang Filling dan Pendistribusian Arsip

Page 111: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

3. Wawancara dengan Bapak M. Syahril selaku staff Rekam Medis

Page 112: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

Nama Informan : Ibu Damayanti, Amd

Jabatan : Koordinator Rekam Medis

Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017

1. Apakah rumah sakit Dr. Suyoto sudah menerapkan kebijakan pengelolaan arsip rekam

medis?

“Sudah. Kebijakannya itu tertuang didalam SOP, udah ya gitu aja”

2. Bagaimana pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto dilaksanakan?

“Jadi pengelolaan arsip rekam medis di Rs.Suyoto itu meliputi Penciptaan arsip dari

pendaftaran pasien yang berobat, kemudian kita simpan, kita lakukan penataan disitu

, sampai dengan mengurangi arsip tersebut kita lakukan penyusutan arsip rekam

medisnya”

3. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di

rumah sakit Dr. Suyoto?

“Pedoman kita si biasanya BPPRM yaitu Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam

Medis dan biasanya itu ada disetiap rumah sakit tapi semuanya mengacu kepada

Permenkes No.269 tentang rekam medis, karena kegiatan di rekam medis tertuang di

Permenkes tersebut dan buku pedoman BPPRM mengacunya ke Permenkes”

4. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang

digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Sosialisasi si pasti ada karena kan apalagi bentuknya SOP, jadi pedomannya kan

dari itu permenkes tadi. Jadi kita tuangkan dalam SOP, SOP itu sesudah dibuat pasti

kita sosialisasikan kepada petugas atau pegawai rekam medis”

Page 113: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

5. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk mengelola arsip rekam medis?

“Kalo pelatihan secara resmi dari Kemenkes atau Instansi lain kita enggak ada ya,

tapi kalo dari intern kita aja si ada, tapi kalo untuk ngundang orang si g ada”

6. Berapa rata-rata arsip rekam medis yang disimpan dalam sehari di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Dalam satu hari sekitar 600-700 dari shif pagi, siang, malem untuk rawat inap dan

rawat jalan”

7. Bagaimana penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Kalau penyimpanan disini si semuanya digabung, dari rawat jalan, rawat inap,

meninggal karena memang tempatnya terbatas juga. Udah mengajukan kepimpinan

juga si untuk penambahan ruangan”

“Ya kalo digabung gini si ada susahnya juga karena banyak bagian yang mau

minjem, jadi kualahan aja dengan permintaan rekam medis yang banyak dari semua

unit”

8. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis yang disimpan di rumah

sakit Dr. Suyoto?

“Jadi untuk menentukan masa simpan dari aktif ke inaktif 5tahun setelah dia tidak

berkunjung lagi, tapi kalo dari inaktif sampai kepemusnahan itu kurang lebih 2 tahun

masa penyimpanan, jadi dalam 2 tahun dia tidak berobat ya dimusnahin. Tapi untuk

penyakit jiwa itu bisa sampai 5 tahun jadi ada perbedaannya sendiri, jadi kalo dia ke

dokter jiwa atau ada riwayat penyakit jiwa itu penyimpanannya lebih lama”

9. Adakah SOP untuk penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Ada, sudah menggunakan SOP penyusutan arsip rekam medis”

10. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di

rumah sakit Dr. Suyoto?

“Proses penyusutan itu kan sama aja kaya mensortir ya, harus kita lihat lagi

kunjungan terakhirnya tadi seperti yang 5 tahun itu, dan kalo memang sudah 5 tahun

Page 114: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

dia tidak berobat, tidak berkunjung ke rumah sakit itu kita masukan kedalam rak

penyimpanan status inaktif dan 5 tahun itu sudah mengikuti Permenkes No.269”

11. Apakah unit rekam medis sudah melakukan pemindahan arsip rekam medis?

“Sudah, sudah tertera dalam SOP penyusutan arsip rekam medis”

12. Bagaimana mekanisme pemindahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto

dilakukan?

“Untuk pemindahan itu si balik lagi si ke masa simpan arsip tersebut dilihat dari 5

tahun penyimpanan, jadi abis dipilihin arsip mana yang sudah inaktif, kita pindahin

ke belakang tapi enggak semua dipindahin sekaligus, semuanya bertahap”

“Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya kosong ya baru

yang disini kita pindahin”

13. Apakah dibuatkan berita acara dalam pemindahan arsip rekam medis tersebut?

“Untuk pemindahan si belum ada karena kan masih kita simpan, tidak kita hilangkan

jadi suatu saat pasien berobat masih ada, kalo pemusnahan pasti ada berita

acaranya”

14. Apakah semua arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto mengalami proses

pemusnahan?

“Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam rawat inap itu ada

namanya resume medis, disitu ada surat tanda kelahiran sama riwayat-riwayat

penyakit yang penting itu, itu tidak boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan

pasien balik lagi tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang tadi”

15. Apakah rumah sakit Dr. Suyoto wajib menyerahkan arsip rekam medis kepada

lembaga terkait seperti ANRI atau Kementrian kesehatan?

“Enggak ya, jadi rumah sakit Dr. Suyoto dibawah Kementrian Pertahanan di satuan

kerja Pusrehab Kemhan paling kita hanya sebatas ngasihnyake situ aja, kalo untuk

kesana si enggak ya”

Page 115: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

16. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Kendala yang paling terasa si ya sama tempat penyimpananya masih

kurang”

Damayanti, Amd

Page 116: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

Nama Informan : Bapak Subana

Jabatan : Filling dan Pendistribusian Arsip

Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017

1. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di

rumah sakit Dr. Suyoto?

“Secara umum memang untuk proses penyusutan arsip paling tidak kita harus

memilah dulu berdasarkan tahun yang selama disimpan minimal selama 5 tahun

untuk kemudian kita masukan ke ruangan tertentu untuk disimpan kurang lebih 2

tahun dan kemudian pengambilan data untuk dimusnahkan”

2. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam proses penyusutan arsip rekam

medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Pedoman tetap ada dirumah sakit rumah sakit, jadi ada SOP karena disitu sudah

ada standar-standar yang harus dilaksanakan termasuk disini sudah ada SOPnya”

3. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang

digunakan dalam mengelola arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Ada, jadi disini khusus untuk petugas rekam medis. Ini diinformasikan kepada

semua petugas rekam medis”

4. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk mengelola arsip rekam medis?

“Pelatihan khusus untuk rekam medis tidak ada, tapi kan disitu yang dijaring SDM

yang mempunyai skill seperti D3 rekam medis tetapi untuk non rekam medis diberi

kegiatan seperti itu secara berulang dan nantinya akan bisa sendiri”

Page 117: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

5. Berapa rata-rata arsip rekam medis yang dikeloa dan disimpan dalam sehari di rumah

sakit Dr. Suyoto?

“Kalo yang dikelola bisa sampai 600, tetapi untuk yang baru bisa sampai 300 tetapi

tetap mengacu ke pendaftaran”

6. Bagaimana penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Penyimpanannya tidak jauh berbeda dengan rumah sakit yang lain, arsip rekam

medis dikategorikan nerdasarkan nomer rekam medisnya agar mudah dicari oleh

semua petugas rekam medisnya”

7. Bagaimana pengklasifikasian arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Klasifikasi disini dibagi menjadi rawat inap, rawat jalan, meninggal dan pasien

rehabilitasi terpadu, yaitu pasien dari TNI yang kecelakaan dalam dinas, semua

penyimpanannya mengacu kepada nomer rekam medis”

8. Apa saja sarana & prasarana yang disediakan untuk penyimpanan arsip rekam medis

di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Sarana dan Prasarana ya biasa ya seperti rak tapi disini yang bisa didorong dan

ketinggianya setinggi manusia jadi lebih efektif disamping itu juga ada komputer

untuk entri dan mencari data pasien, apabila ada masalah bisa terdeteksi, kemudian

ya ruang penyimpanan dengan AC”

9. Berapa suhu ruangan pada penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Suhu ruangan memang tidak ada yang tertulis secara baku sempai saat ini, ya

mungkin yang di sosialisasikan dari dulu ya kisaran 20-23derajat celcius karena kalo

terlalu panas atau terlalu dingin akan berpengaruh terhadap kertasnya”

10. Apakah terdapat standar yang digunakan dalam mengatur suhu ruangan penyimpanan

arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Sampai saat ini standar itu belum diumumkan atau diinformasikan baik melalui

SOP maupun rumah sakit suyoto itu sendiri”

Page 118: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

11. Bagaimana penyusunan arsip rekam medis di gudang penyimpanan arsip rekam

medis?

“Jadi tetep penyusunannya berdasarkan nomer rekam medisnya, semua digabung

baru kemudian tahun arsip rekam medisnya, arsip itu dibuat”

“Tidak ada rak untuk digudang penyimpanan inaktif, jadi ya hanya ditaruh aja

dilantai”

“Untuk disana si pengaturan suhu g ada ya, yang penting g panas aja karena juga

arsip rekam medis disana setelah diambil data siap untuk dimusnahin”

12. Apakah dalam melakukan penyusutan arsip rekam medis sudah menggunakan JRA

(Jadwal Retensi Arsip)?

“Belum ada JRA secara spesifik ya, yang berdasarkan penyakitnya harus berapa

tahun disimpan, disini ya berdasarkan SOP rumah sakit aja cm tetep mengacunya ya

Permeskes itu”

13. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Jadi yang aktif kita simpan berdasarkan nomer rekam medisnya disitu akan

berurutan berdasarkan tahun masuk dan disimpan selama 5 tahun”

14. Apakah penyimpanan arsip rekam medis disesuaikan berdasarkan jenis penyakit dan

jenis rekam medisnya?

“Kalo jenis penyakitnya tidak, semua digolongkan berdasarkan nomor rekam

medisnya, jadi setiap pasien yang mendaftar akan mendapat nomor rekam medisnya

nah itu yang digolongkan”

15. Bagaimana proses pemilahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Pemilahan berdasarkan tahunnya saja, contoh kemarin 2017 paling tidak yang

2011, 2010 kita singkirkan, kalo toh kita mendapatkan tahun yang lebih muda tetep

Page 119: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

kita singkirkan dulu tahun yang lebih tua. Kalo ada 2012 kita pending dulu, syukur-

syukur masih ada tahun 2010, 2009. Intinya 5 tahun dari kunjungan terakhir”

“Biiasanya rawat inap dan meninggal masih dipending karena kebutuhan-kebutuhan

keluarga seperti klaim asuransi dan sebagainya”

16. Apakah dalam pemilahan arsip rekam medis tersebut harus di periksa satu persatu?

“Iya harus diperiksa satu persatu, karena disitu kan ada diagnosa. Jadi yang jelas

kita ambil dulu nama, nomer rekam medisnya dan diagnosa dokter, itu yang kita

amanin terlebih dahulu untuk rawat inap dan meninggal”

17. Apa saja kendala yang ditemui pada saat melakukan pemilahan arsip rekam medis?

“Kendalanya ya paling pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame kita kekurangan

SDM, jadi tenaga kita masih kurang. Secara baku memang tidak ada jadwal untuk

melakukan kegiatan itu, ya sehabis kita selesai shift nanti gantian aja tetapi memang

semua petugas merasa berkewajiban untuk melakukan kegiatan tersebut”

18. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip rekam medis?

“Kendalanya ya tenaga kerja yang masih terbatas untuk kegiatan penyusutan arsip”

“kemudian ruang penyimpanan juga terbatas karena semakin hari kan semakin

bertambah, jadi ya sebisanya aja nampung”

“Blm adanya JRA itu juga menjadi kendala karena acuannya ya 5 tahun simpan aja,

akibatnya ya suka terjadi masalah kalo arsip dipindahin dan dimusnahin karena

masih diperlukan tp sudah dimusnahin”

Subana

Page 120: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

Draft Wawancara Penyusutan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dr. Suyoto

Nama Informan : Bapak M. Syahril

Jabatan : Staff Rekam Medis

Waktu Wawancara : Kamis, 25 September 2017

1. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip rekam medis di

rumah sakit Dr. Suyoto?

“Pertama-tama kita memilah-milah dulu ya dari tahun kunjungan terakhirnya, kita

lihat nanti kalo sudah 5 tahun kunjungan terakhirnya, kita taruh dilemari inaktif.

Proses pemilahannya kita pilih satu persatu berdasarkan waktu kunjungan

terakhirnya”

2. Apakah terdapat pedoman yang digunakan dalam proses penyusutan arsip rekam

medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Ada pedomannya, SOP nya semua karyawan diberikan SOP tergantung bagiannya”

3. Apakah terdapat sosialisasi terhadap pegawai rekam medis terkait pedoman yang

digunakan dalam penyusutan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Ada paling breafing dari Datinnya ( Data dan Informasi) ke kordinator rekam

medis, nanti dijelasin lagi bagaimana teknisnya, nanti dikumpulin lagi semuanya”

4. Apakah terdapat pelatihan terhadap pegawai untuk melakukan kegiatan penyusutan

arsip rekam medis?

“Belum ada, tapu perlu si buat nambah wawasan juga”

5. Berapa arsip rekam medis yang dikeloa dan disimpan dalam sehari di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Kalo yang dikelola si bisa sampai 600 tapi untuk yang pendaftaran baru aja si bisa

300-400 arsip rekam medis perhari campur rawat inap dan rawat jalan”

Page 121: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

6. Bagaimana menentukan masa simpan dari arsip rekam medis di rumah sakit Dr.

Suyoto?

“Biasanya kalo selesai berobat kita ambil, kita catat, kita entri dulu diagnosanya

kemudian kita taruh belakang untuk jangka waktu 5 tahun”

7. Apakah ada waktu khusus untuk melakukan pemilahan arsip rekam medis?

“Sebisanya aja pas abis shif, nanti kalo udah ada jadwal ya kita kerjain”

8. Apakah semua arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto mengalami proses

pemusnahan?

“iya semua, tetapi untuk rawat inap dilihat dulu diagnosanya takutnya berkelanjutan

nanti kita simpan resume medisnya sama nomer rekam medisnya, kalo berkas sudah

dimusnahkan kita cek dikomputer”

9. Bagaimana proses pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit Dr. Suyoto?

“Jadi arsip aktif yang sudah disimpan selama 5 tahun itu menjadi inaktif nah kita

pindahin dulu kebelakang, kalo sudah dipisahin baru kita bakar dan harus ada berita

acara pemusnahan arsip rekam medisnya”

10. Apakah ada pembuatan berita acara dalam pemusnahan arsip rekam medis?

“Ada berita acaranya, jadi kita nunggu berita acara pemusnahannya, kalo

sudah ada, sudah ditandatangi dari atasan baru kita laksanain”

“iya disaksikan oleh pihak rumah sakit, biasanya kordinator rekam

medisnya”

11. Apa saja arsip rekam medis yang mengalami proses pemusnahan arsip?

“Data pesiennya, data kunjungannya sama hasil laboratorium dengan satu

syarat resume medisnya disimpan takutnya ada hak waris yang memerlukan.

Untuk rawat inap saja yang dibuatkan resume medisnya”

12. Apakah terdapat standar waktu yang jelas dalam kegiatan pemusnahan arsip?

“Belum ada si, belum ada ketentuan khusus biasanya si setahun sekali, nunggu

banyak dulu biar sekalian dimusnahinnya, soalnya kan alatnya bisa sampai 1 ton

untuk sekali bakar”

Page 122: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

13. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip rekam medis?

“Waktu pegawainya si, kan harus bergantian, tergantung shif aja, selesai shif baru

bisa dikerjain”

“Kemudian tempat penyimpanannya dan raknya juga masih kurang”

M. Syahril

Page 123: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.
Page 124: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.
Page 125: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

LEMBAR OBSERVASI

KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT Dr. SUYOTO

Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

19 Juli 2017

Ruang Penyimpanan Arsip

Rekam Medis Aktif &

Gudang Penyimpanan Arsip

Rekam Medis Inaktif

1. Penulis melakukan pengamatan

terhadap SDM pengelolaan arsip

rekam medis bahwa SDM masih

terbatas dan bukan berlatar belakang

dari bidang kearsipan. Walaupun

demikian SDM tersebut mempunyai

pengalaman karena sudah adanya

pengarahan yang berulang untuk

melakukan kegiatan tersebut.

2. Penulis melakukan pengamatan

terhadap penyimpanan arsip rekam

medis, penulis mengetahui bahwa

sistem penyimpanan yang digunakan

oleh rumah sakit Dr. Suyoto

berdasarkan nomer rekam medisnya.

Selain sistem penyimpanannya,

peneliti juga melihat bahwa azas

yang digunakan oleh rumah sakit Dr.

Suyoto adalah menggunakan azas

sentralisasi, karena arsip di simpan

satu unit yaitu unit rekam medis.

3. Dalam observasi yang dilakukan

penulis menanyakan tentang

penambahan sarana dan prasarana.

Dalam observasi ini penulis

mendapatkan informasi pengajuan

ruangan penyimpanan serta

penambahan alat penyimpanan arsip

rekam medis seperti rak dan lemari

arsip.

4. Penulis melakukan pengamatan

tehadap pemusnahan arsip rekam

medis, pemusnahan ini dilakukan

oleh pihak rumah sakit Dr. Suyoto

dengan pegawai yang melakukannya

yaitu Yuda dan Muhammad Syahril.

5. Perlengkapan penyusutan arsip

rekam medis

Satu unit computer dalam kondisi

baik dan layak pakai

Daftar petelaan Arsip Rekam

medis yang akan dimusnahkan

Lemari terbuka 8 unit, Rak

dorong 15 unit dalam kondisi

Page 126: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

baik.

Alat pemusnah arsip rekam medis

Incinerator 2 unit.

Jakarta, 18 Desember 2017

Damayanti, Amd

Page 127: PELAKSANAAN KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP REKAM …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS... · Tabel 3 Jadwal Retensi Arsip Dirjen Pelayanan Medik ... medis.

BIODATA PENULIS

DIMAS SATRIO. Lahir di Jakarta, 12 april 1994. Anak

pertama dari dua bersaudara dari pasangan ayahanda Satum dan

ibunda Masudah. Penulis beralamat di Jl. Mawar 2 No. 50

RT/RW 006/014, Kelurahan Bintaro, Kecamatan Pesanggrahan,

Jakarta Selatan. Pendidikan yang ditempuh oleh penulis, antara

lain: TK R.A Pembina Bintaro, kemudian penulis melanjutkan

pendidikan di SDN 08 PG Bintaro (2000-2006). Setelah lulus,

penulis, melanjutkan pendidikan di SMP N 19 Jakarta (2006-2009). Kemudian melajutkan

pendidikan di SMK N 18 Jakarta (2009-2012) mengambil jurusan akuntansi. Pada tahun

2013 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan mengambil Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaiora (FAH) Universitas Islam Negeri

(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan menulis skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Kegiatan

Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus pada Rumah sakit Dr. Suyoto”. Pada tahun

2016 penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di ExxonMobil Inc, melaksanakan

Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Legok Sukamaju, Kabupaten Tangerang (2016). Anggota

muda dari organisasi pecinta alam dan aktivis lingkungan Indonesia yaitu Vanaprastha. Pada

bulan Juli tahun 2017 mewakili Indonesia bersama dengan Pramuka dalam program Promosi

Indonesia Pada Puncak-Puncak Dunia mengibarkan bendera merah putih di Puncak Gn.

Kinabalu Malaysia.