Pedoman Tata Kelola KIOS 3in1

63
i

Transcript of Pedoman Tata Kelola KIOS 3in1

i

i

KATA PENGANTAR Dalam rangka meningkatkan pemberian pelayanan kepada masyarakat,

khususnya pencari kerja/penganggur dan pengusaha dalam satu sistem manajemen pengelolaan kegiatan pelatihan, sertifikasi dan penempatan kerja, Kementerian Ketenagakerjaan R.I. melalui Direktorat Jenderal

Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas telah membangun website www.kios3in1.net

Website www.kios3in1.net ini dirancang khusus untuk membantu masyarakat dalam mencari informasi pelatihan, sertifikasi dan lowongan

kerja dengan cepat, mudah dan murah serta dapat terdistribusi atau di akses dari jaringan internet baik dalam lingkup internal, maupun dari luar unit kerja melalui internet.

Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 ini dibuat sebagai bahan referensi dan

petunjuk dalam pengelolaan Kios 3 in 1, mekanisme pengelolaan kios 3 in 1, persyaratan SDM dan perangkat Kios 3 in 1 serta Aplikasi Kios 3 in 1. Sehingga setelah memenuhi standar tersebut lembaga yang telah

mengaplikasikan website www.kios3in1.net dapat memberikan informasi terkait pelatihan, sertifikasi dan lowongan kerja terhadap masyarakat

dan pengambil kebijakan/keputusan bagi pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.

Jakarta, Juni 2015

Direktur,

TTD

Drs. Aris Wahyudi, M.Si

NIP 19660910 199103 1 001

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR ................................................................................ i DAFTAR ISI ................................................................................ ii BAB I PENDAHULUAN ...................................................... 1

1.1 Latar Belakang .............................................. 1 1.2 Maksud, Tujuan, Sasaran dan Manfaat ......... 4

1.3 Dasar Hukum ................................................ 5 1.4 Ruang Lingkup .............................................. 5 1.5 Pengertian ..................................................... 5

BAB II PENGELOLAAN KIOS 3 IN 1 .................................... 6 2.1 Pengelola Kios 3 in 1 ...................................... 6

2.2 Mekanisme Pengelolaan Kios 3 in 1................ 10

BAB III PERSYARATAN ....................................................... 12 3.1 Kualifikasi SDM ............................................. 12 3.2 Persyaratan Perangkat Keras ......................... 12

3.3 Persyaratan Perangkat Lunak ........................ 12 3.4 Prosedur Pengajuan Aktivasi Kios 3 in 1 ........ 13

BAB IV APLIKASI Kios 3 in 1 ( kios3in1.net ) ....................... 15 4.1 Klasifikasi menu ............................................ 15

4.2 Masuk website kios 3 in 1 .............................. 18 4.3 Menu utama (home) ....................................... 19 4.4 Menu perusahaan .......................................... 20

4.5 Menu bursa kerja .......................................... 25 4.6 Menu utama .................................................. 27

4.7 Menu administrator ....................................... 32 BAB V PENUTUP ................................................................ 60

1

BAB I PENDAHULUAN

Website www.kios3in1.net Kementerian Ketenagakerjaan R.I. dalam

dokumen ini (yang selanjutnya disebut sebagai Buku Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1), adalah paket program aplikasi komputer yang

dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam sistem manajemen pengelolaan kegiatan pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja berbasis internet atau disebut juga sebagai aplikasi Kios 3

in 1 berbasis web.

Program aplikasi ini merupakan bagian terintegrasi dalam sistem manajemen pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja Kementerian Ketenagakerjaan R.I. yang diharapkan dapat mendukung

pelayanan kepada masyarakat luas, terutama kepada para pencari kerja/penganggur dan kepada para pengusaha yang membutuhkan

tenaga kerja. Program ini dirancang khusus untuk membantu masyarakat sebagai bagian dari infrastruktur manajemen ketenagakerjaan dengan tingkat kebutuhan pertukaran data dan

informasi (data and information exchanged) yang sangat cepat dan akurat serta dapat terdistribusi atau di akses dari jaringan internet baik

dalam lingkup internal, maupun dari luar unit kerja melalui internet atau intranet.

Buku Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 Kementerian Ketenagakerjaan R.I. merupakan petunjuk penggunaan secara umum untuk membantu pengguna dalam rangka mengaktifkan dan mengoperasikan Kios 3 in 1

sebagai bagian dalam infrastruktur sistem manajemen ketenagakerjaan yang mencakup pelatihan, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja.

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini Indonesia sedang dihadapkan pada permasalahan besar dibidang ketenagakerjaan yaitu bahwa jumlah penganggur menurut angka Badan Pusat Statistik, pada bulan Februari tahun 2014 jumlah

penganggur mencapai 7,14 juta orang atau mencapai angka 5.70 % Dengan jumlah penganggur sebanyak ini, selain berpengaruh terhadap

masalah ketenagakerjaan, tentu juga berdampak pada semakin besar jumlah penduduk miskin yang diduga dapat menimbulkan kerawanan sosial, dan dapat mengganggu keamanan dan ketertiban masyarakat.

2

Apabila diperhatikan secara rinci, profil tenaga kerja Indonesia menunjukkan angka yang tidak menggembirakan yaitu: dari 125,3 juta angkatan kerja, 118,2 juta orang yang bekerja, terdiri dari 40,19 %

bekerja di sektor formal, dan sisanya 59,81 % bekerja di sektor non formal. Jika dilihat dari pendidikan yang ditamatkan, maka tenaga kerja Indonesia didominasi oleh tenaga kerja berpendidikan SD kebawah

sebanyak 46,81 %, tamat SMP sebanyak 17,82 %, tamat SMA sebanyak 16 %, tamat SMK sebanyak 9,23 % tamat Diploma sebanyak 2,65 % dan

tamat Perguruan Tinggi sebanyak 7,49 %.

Dari data tersebut, dapat dilihat bahwa kualitas tenaga kerja Indonesia

memang masih jauh dibawah standar kualitas minimum (bila diukur dari tingkat pendidikan), di mana secara nasional jumlah orang yang bekerja didominasi oleh tenaga kerja dengan pendidikan sampai dengan

tamat SD kebawah yaitu sebesar 46,81 % Selain itu, banyak lowongan pekerjaan yang tidak dapat terisi akibat ketidak sesuaian antara

kompetensi yang dimiliki tenaga kerja dengan kompetensi yang disyaratkan untuk bisa melakukan suatu pekerjaan, yang umumnya ditetapkan oleh para pengguna tenaga kerja. Dengan demikian dapat

dikatakan bahwa besarnya angka penganggur selain sebagai akibat dari pertumbuhan ekonomi yang belum mampu menyerap angkatan kerja

secara optimal, juga disebabkan karena kualitas dan kompetensi angkatan kerja yang relatif rendah.

Meskipun demikian kondisi tersebut di atas dapat diubah, dengan meningkatkan kualitas dan produktivitas tenaga kerja melalui berbagai pelatihan dan pemagangan agar memiliki daya saing yang tinggi di pasar

kerja. Salah satu upaya yang dilakukan oleh Pemerintah melalui kegiatan Kementerian Ketenagakerjaan R.I. adalah dengan kebijakan pembinaan pelatihan dan produktivitas melalui Program Three In One,

yaitu program yang mengintegrasikan pelatihan, sertifikasi dan penempatan (baik di dalam maupun di luar negeri) dalam satu

koordinasi yang terpadu, agar dapat meningkatkan kompetensi dan daya saing tenaga kerja dalam rangka penanggulangan pengangguran

dan pada saatnya dapat mengentaskan kemiskinan. 1.1.1 Program Pelatihan

Rendahnya tingkat pendidikan dan kompetensi tenaga kerja Indonesia, serta tingginya tingkat pengangguran menuntut reorientasi program

pelatihan kerja dari supply driven menjadi demand driven yang disesuaikan dengan kebutuhan pasar atau pelatihan berbasis

kompetensi. Untuk menjamin kuantitas dan kualitas lulusan pelatihan kerja serta terselenggaranya pelatihan dengan efektif, maka pelatihan

3

kerja nasional harus didukung oleh sistem dan kelembagaan dalam Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI). Mengingat kondisi lembaga pelatihan yang belum optimal dalam menciptakan tenaga kerja

kompeten, maka diperlukan penguatan dan sinergitas dengan unsur lain sehingga dapat termanfaatkan secara optimal untuk penanggulangan pengangguran melalui Program Three in one.

1.1.2 Program Sertifikasi Sertifikat kompetensi kerja merupakan bentuk pengakuan secara formal

terhadap kompetensi kerja yang telah dikuasai oleh lulusan pelatihan kerja atau tenaga kerja setelah yang bersangkutan mengikuti proses uji kompetensi. Namun penyelenggara pelatihan kerja selama ini belum

menjamin kelulusan uji kompetensi, karena program pelatihan kerja yang diselenggarakan belum seluruhnya mengacu kepada standar

kompetensi kerja. Sertifikat pelatihan yang merupakan pengakuan kualifikasi setelah menyelesaikan program pelatihan masih dianggap sebagai formalitas. Disamping itu, sertifikasi profesi selama ini berjalan

sangat lamban karena jumlah dan sebaran pelayanan yang sangat terbatas, sehingga perlu disinergikan dengan aktivitas lain seperti dengan program pelatihan dan program penempatan.

1.1.3 Program Penempatan

Program Penempatan tenaga kerja dilaksanakan melalui penempatan tenaga kerja di dalam dan di luar negeri, yang dimaksudkan untuk

memberikan pelayanan penempatan tenaga kerja melalui mekanisme sistem antar kerja yang didukung oleh sistem implementasi informasi

pasar kerja dan bursa kerja secara terpadu. Program penempatan tersebut dapat dilakukan melalui lembaga atau instansi pemerintah dan/atau bursa kerja swasta.

Selama ini terdapat pemisahan manajemen penempatan dan program pelatihan kerja, lembaga pelatihan kerja tidak menyentuh dan tidak

berhubungan langsung dengan lembaga penempatan tenaga kerja. Sampai saat ini fasilitas bursa kerja masih belum mampu memberikan

layanan informasi yang dibutuhkan oleh pencari kerja dan perusahaan (pengguna tenaga kerja), sehingga pengusaha memilih menggunakan media lain sebagai sarana untuk mencari tenaga kerja. Dengan

demikian dapat dikatakan pelayanan bursa kerja belum maksimal dalam pelayanan informasi ketenagakerjaan kepada pencari kerja dan

pengusaha. Untuk memaksimalkan fungsi penempatan, maka diperlukan penguatan program penempatan melalui sinergitas dengan program pelatihan dan program sertifikasi.

4

1.2 Maksud, Tujuan, Sasaran dan Manfaat 1.2.1 Maksud

Maksud disusunnya Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 adalah sebagai acuan dalam penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan

bagi pengguna (user), masyarakat (pencari kerja dan pengusaha) maupun bagi pengambil kebijakan dibidang ketenagakerjaan dalam

upaya optimalisasi penanggulangan pengangguran. 1.2.2 Tujuan

a. Meningkatkan efisiensi, efektivitas dan relevansi penyelenggaraan

pelatihan, sertifikasi dan penempatan sesuai dengan kebutuhan pasar kerja;

b. Mewujudkan sinergitas dan keterpaduan antara penyelenggaraan

pelatihan, sertifikasi dan penempatan dalam rangka optimalisasi penanggulangan pengangguran;

c. Sebagai wadah untuk menghimpun, mengelola dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan pelatihan, sertifikasi/uji kompetensi dan kesempatan kerja;

d. Untuk mendukung Gerakan Nasional Penanggulangan Pengangguran melalui wadah media informasi yang interaktif.

1.2.3 Sasaran

Terwujudnya penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan penempatan yang terkoordinasi, terpadu dan bersinergi melalui wadah media informasi Kios 3 in 1 dalam rangka optimalisasi penanggulangan

pengangguran. 1.2.4 Manfaat

Manfaat bagi Pencari Kerja:

1. Tersedianya informasi yang aktual dan terkini tentang kegiatan

pelatihan, sertifikasi dan penempatan kerja yang mudah untuk diakses;

2. Mendapatkan pekerjaan lebih mudah, cepat dan murah.

Manfaat bagi Perusahaan:

1. Mendapatkan tenaga kerja yang kompeten, sesuai dengan

kebutuhan perusahaan dengan mudah, cepat dan murah;

5

2. Tersedianya informasi tentang pelatihan, sertifikasi dan lowongan kerja yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai sumber penyediaan dan pengembangan SDM perusahaan.

Manfaat bagi Pemerintah:

1. Kios 3 in 1 dapat digunakan sebagai sumber informasi dan bahan masukan bagi perumusan kebijakan di bidang peningkatan dan

pengendalian kualitas SDM serta perluasan kesempatan kerja dalam rangka penanggulangan pengangguran;

2. Mempermudah melakukan pemetaan kebutuhan (demand) dan persediaan (supply) tenaga kerja.

1.3 Dasar Hukum

1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 29 ;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem

Pelatihan Kerja Nasional Pasal 15 ; 3. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik

Indonesia Nomor : 2 Tahun 2013 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor : PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Pasal 143; 4. Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik

Indonesia Nomor KEP. 112/MEN/IV/2009 tentang pedoman pembangunan sarana dan sistem Kios 3 In 1.

1.4 Ruang Lingkup Ruang Lingkup pedoman tata kelola Kios 3 in 1 meliputi pengelolaan

Kios 3 in 1, mekanisme pengelolaan kios, persyaratan SDM dan perangkat Kios 3 in 1, serta Aplikasi Kios 3 in 1.

1.5 Pengertian

1. Konsep 3 in 1 adalah satu keterpaduan tugas dan fungsi yang tidak terpisahkan antara lembaga pelatihan, lembaga sertifikasi dan lembaga penempatan. Output dari masing-masing lembaga menjadi

input bagi lembaga lainnya. 2. SDM adalah Sumber Daya Manusia.

3. UJK adalah Uji Kompetensi. 4. SOP adalah Standar Operasional Prosedur.

6

BAB II PENGELOLAAN KIOS 3 IN 1

2.1 Pengelola Kios 3 in 1

2.1.1 Koordinator

Kios 3 in 1 dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu Pejabat Struktural yang membidangi kerjasama BLK dengan pihak ketiga. Koordinator mempunyai tugas sebagai penanggung jawab Kios yang berfungsi

mengendalikan seluruh kegiatan didalam Kios 3 in 1, termasuk melaksanakan pengelolaan sistem secara keseluruhan, menganalisis kebutuhan pelatihan berdasarkan informasi pasar kerja, menentukan

jenis kompetensi yang dibutuhkan tenaga kerja dan menentukan kebutuhan uji kompetensi untuk menghasilkan sertifikat bagi pengguna

Kios 3 in 1, serta menjembatani permintaan atau kebutuhan tenaga kerja dari para calon pengguna tenaga kerja atau perusahaan di pasar kerja.

2.1.2 Administrator

Secara hirarki Koordinator Kios 3 in 1 mempunyai seorang pelaksana teknis yang berfungsi sebagai Administrator. Tugas Administrator adalah

menjalankan Program Aplikasi Kios 3 in 1 secara terintegrasi, mengawasi administrasi lalu lintas kegiatan Pelatihan, Sertifikasi dan Penempatan secara teknis; dan mengendalikan secara teknis

operasionalisasi Kios 3 in 1 dari waktu kewaktu.

Tanggung Jawab Administrator Kios 3 in 1 adalah : a. Memberikan informasi kegiatan Kios 3 in 1 kepada Customer Service

Officer (CSO); b. Menginformasikan kegiatan Kios 3 in 1 ke Petugas Penempatan;

c. Mensuplai informasi tentang pelatihan ke Petugas Pelatihan; d. Memberikan informasi tentang sertifikasi ke Petugas Sertifikasi; e. Memberikan informasi jadwal dan biaya pelatihan ke Petugas

Pelatihan; f. Memberikan ketentuan Jadwal dan Biaya Uji Ketrampilan - UJK ke

Petugas Sertifikasi; g. Menyediakan blangko SKB yang dibutuhkan oleh Petugas

Pelatihan;

h. Memberikan data hasil UJK dan sertifikat ke Petugas Sertifikasi;

7

i. Memberikan FeedBack Keluhan Pelanggan yang diterima dari/ke Customer Service Officer (CSO);

j. Menyampaikan informasi Keluhan Pelanggan ke Manajemen;

k. Menyampaikan Laporan Keuangan ke Manajemen; l. Menyampaikan Laporan Kegiatan Kios 3 in 1 Ke Manajemen.

2.1.3 Customer Service Officer (CSO)

Koordinator dan Administrator dibantu oleh Customer Service Officer yang secara umum mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Menginformasikan kegiatan Kios 3 in 1 kepada seluruh pengguna

Kios.

b. Memeriksa Kartu Identitas User, untuk memastikan tidak terjadi penggandaan data dalam database.

c. Memberikan User Id kepada pengguna Kios 3 in 1 baru atau kepada anggota lama yang kehilangan user id.

d. Menerima dan menyelesaikan Keluhan Pelanggan setelah berkonsultasi pada Administrator.

2.1.4 Petugas Petugas merupakan pelaksana teknis yang langsung mengoperasikan

Kios 3 in 1 dan berhubungan dengan para pengguna. Petugas dapat terdiri dari 3 orang, atau dapat dilakukan oleh satu orang, dimana harus

mampu melaksanakan 3 fungsi yang berbeda yaitu sebagai :

Petugas Pelatihan : bertugas menganalisis kebutuhan pelatihan bagi

si pencari kerja, apabila kualitas pencari kerja /tidak sesuai dengan yang dikehendaki perusahaan. Analisis dilaksanakan dengan melihat

kondisi pasar kerja dan perkembangan teknologi pada saat itu. Jenis dan tingkat pelatihan yang disarankan dapat bersifat pelatihan untuk

jangka pendek (3 s.d 12 bulan), maupun pelatihan untuk jangka panjang (lebih dari satu tahun). Jenis dan tingkat pelatihan yang disarankan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku, dan

termasuk dalam Sistem Pelatihan Kerja Nasional (SISLATKERNAS);

Data yang masuk ke Komponen Pelatihan berasal dari dan menuju ke

Administrasi dan User. Tanggung jawab petugas pada komponen pelatihan adalah sebagai berikut:

a. Memberikan semua informasi pelatihan yang dibutuhkan user. b. Menginformasikan Jadwal dan Biaya Pelatihan kepada user.

8

c. Menerima Formulir Pendaftaran yang diberikan User. User yang telah mendaftar pada bagian pelatihan akan melakukan pencetakan formulir, yang kemudian formulir tersebut diberikan

kepada Petugas Pelatihan. d. Mengedit data User berdasarkan Id yang diberikan User.

Berdasarkan data yang diberikan User, Petugas Pelatihan akan mengedit data user yang ada di database.

e. Menerima biaya administrasi dan biaya pelatihan dari User. Bagian Pelatihan bertanggung jawab atas seluruh penerimaan keuangan yang berhubungan dengan pelatihan dan memberikan

laporan keuangan pada Bagian Administrasi. f. Memberikan Kuitansi atau bukti pembayaran kepada user. g. Memberikan SKB kepada user yang akan mengikuti pelatihan. h. Membuat Laporan Keuangan dan melaporkannya ke Bagian

Administrasi. i. Mengumpulkan data calon peserta pelatihan dan memberikan

laporan kegiatan Bagian Pelatihan ke Bagian Administrasi.

Petugas Sertifikasi : bertugas menganalisis jenis dan tingkat

kompetensi yang diperlukan para pencari kerja. Analisis dan tingkat kompetensi harus didasarkan pada standar yang telah dikeluarkan oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) dan dapat di ketahui

masyarakat secara luas.

Petugas Sertifikasi mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Memberikan informasi kegiatan sertifikasi.

b. Memberikan informasi tentang jadwal dan biaya UJK. c. Menginformasikan Hasil Uji Kompetensi dan Memberikan

Sertifikat kepada user. d. Memberikan formulir keikutsertaan kepada user yang telah

mendaftar sebagai peserta UJK.

e. Menerima Biaya UJK dari user yang akan mengikuti Uji Kompetensi dan memberikan kuitansi sebagai bukti pembayaran.

f. Memeriksa Surat Keterangan Bebas Tanggungan untuk user yang akan mengambil sertifikat.

g. Membuat dan menyerahkan Laporan Keuangan ke Bagian Administrasi.

h. Memberikan laporan tentang kegiatan sertifikai ke Bagian

Administrasi.

Petugas Penempatan : bertugas melaksanakan semua fungsi yang tercakup dalam kegiatan bursa kerja. Fungsi dari petugas

Penempatan didasarkan pada Panduan Pendirian Bursa Kerja

9

Khusus – BKK yang diberikan oleh pihak berwenang setempat (misalnya dari Dinas Tenaga Kerja Propinsi Jawa Barat). Proses Penempatan mempunyai beberapa sub proses sesuai Struktur

Organisasi BKK, antara lain mencakup :

Analisa Jabatan, termasuk:

a. Melakukan prosedur analisis terhadap data lowongan pekerjaan dan data pencari kerja yang diterima dari CSO sehingga tercapai kesesuaian;

b. Melaporkan data pencari kerja yang sesuai dengan kebutuhan lowongan pekerjaan kepada Bagian Administasi.

Pendaftaran Lowongan Pekerjaan termasuk:

a. Memberikan data lowongan dan data perusahaan yang sudah valid ke Bagian Administrasi.

b. Melakukan validasi informasi lowongan pekerjaan dan data perusahaan yang diterima dari Bagian Administrasi ke perusahaan yang bersangkutan.

Informasi Pasar Kerja termasuk:

a. Mengumpulkan berbagai informasi tentang lowongan pekerjaan dan memberikannya ke Bagian Administrasi;

b. Mensosialisasikan kegiatan Kios 3 in 1 Perusahaan.

Interview termasuk:

a. Melakukan pemanggilan pencari kerja yang telah disesuaikan dengan persyaratan lowongan;

b. Menyelenggarakan atau memfasilitasi proses rekrutmen dan

seleksi tenaga kerja; c. Memberikan Jadwal Rekrutmen dan Hasil Rekrutmen perusahaan

ke Bagian Administrasi dan user;

Penempatan Tenaga Kerja termasuk:

a. Menyampaikan hasil tes dan rekrutmen atau interview di Kios

3 in 1 ke perusahaan.

10

2.2 Mekanisme Pengelolaan Kios 3 In 1 2.2.1 Alur Pelayanan Kios 3 in 1

11

2.2.2 SOP Pengelolaan Kios 3 in 1

12

BAB III PERSYARATAN

3.1 Kualifikasi SDM Pengelola Kios 3 in 1 adalah orang yang bertanggung jawab terhadap

operasional Kios 3 in 1 baik itu dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau Honorer.

3.2 Persyaratan Perangkat Keras

Untuk mengakses Aplikasi Kios 3 in 1 pada Website http://kios3in1.net

pengguna tidak membutuhkan Database Server, karena Kios 3 in 1 menggunakan fasilitas server di Jakarta. Pengguna aplikasi hanya bertindak sebagai user/client sehingga tidak perlu menyediakan

komputer dengan spesifikasi tinggi. Kebutuhan perangkat komputer (minimal) termasuk perlengkapan pendukungnya adalah sebagai

berikut :

- Prosesor : pentium core 2 duo (minimal) - Memori : 1gb ddr2 - Harddisk : 320gb hdd sata

- Optical Disc : dvd±rw - Display : vga 1 gb (shared) - Monitor : lcd 15"

- Sound : sound card & speaker - Web Camera : 5 megapixels

- LAN Card : standar - Mouse / keyboard : standar - PC Speaker : standar

- Switch Hub : 16 port - Kabel UTP : standar - LAN connector : rj- 45

- Modem ADSL : standar + internet connection - LAN tools : 1 paket

3.3 Persyaratan Perangkat Lunak

- Sistem Operasi : MS. Windows 7 - Browser : Internet Explorer with Flash Player - Program : Kios 3 in 1 (Online System)

- Software Support : Adobe Photoshop, Office 2007, PDF Reader.

13

3.4 Prosedur Pengajuan Aktivasi Kios 3 in 1

--CONTOH--

.................2014

Nomor : .....................2014 Lampiran : .....

Perihal : Aktivasi Kios 3 in 1 BLK/Disnakertrans ....................................

Kepada Yth. Direktur Bina Lembaga dan Sarana Pelatihan Kerja

Kementerian Ketenagakerjaan R.I. di- JAKARTA

Dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pelatihan, sertifikasi dan

penempatan berbasis website di BLK/Disnakertrans..................... dengan ini kami sampaikan bahwa saat ini BLK/ Disnakertrans........... telah memenuhi persyaratan untuk pengaktifan Kios 3 in 1 antara lain :

1. Mempunyai Hardware/Perangkat Keras sebanyak ............. unit. 2. Mempunyai SDM Pengelola Kios 3 in 1.

3. Ada Jaringan internet menggunakan Speedy/Modem.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami mohon bantuan dari Direktorat Bina Lembaga dan Sarana Pelatihan Kerja Kementerian Ketenagakerjaan R.I. untuk mengaktifkan dan memberikan pelatihan

atau bimbingan teknis terkait website Kios 3 in 1. Adapun biaya yang ditimbulkan akibat kegiatan ini dibebankan pada Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA)...............................

KOP SURAT ( LEMBAGA PEMOHON )

14

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala BLK/Disnakertans ......................................

................................

NIP.............................

STEMPEL

15

BAB IV APLIKASI KIOS 3 IN 1 ( kios3in1.net )

4.1 Klasifikasi Menu

Pada sistem database online Kios 3 in 1 terdapat banyak halaman yang digunakan oleh pengguna. Pengguna aplikasi Kios 3 in 1 dapat

diklasifikasikan antara lain ; masyarakat umum, calon peserta pelatihan, calon peserta uji kompetensi, pencari kerja, perusahaan dan petugas Kios 3 in 1 yang pada aplikasi ini disebut Administrator. Fungsi dari

masing-masing menu dijelaskan sebagai berikut :

3.1.1 Halaman Utama (Home)

Halaman utama adalah halaman awal yang diakses pengunjung Kios 3

in 1 saat membuka website kios3in1.net. Pada halaman ini dapat ditemukan informasi-informasi antara lain :

a. Link Kios 3 in 1

Link ini disediakan untuk mengarahkan pengunjung kepada Kios 3

in 1 yang ada untuk mendapatkan informasi pelatihan, sertifikasi

atau lowongan kerja yang terdapat di Kios 3 in 1. Pada saat buku

petunjuk ini dicetak, tercatat 58 Kios 3 in 1 yang sudah beroperasi

dan berfungsi melayani masyarakat baik secara langsung maupun

secara online.

b. Berita dan Informasi Kios 3 in 1

Halaman ini berisi tentang berita dan informasi dari seluruh Kios

3 in 1. Berita dan informasi yang diinput oleh petugas Kios 3 in 1 ini

bertujuan agar masyarakat dapat mengetahui informasi-informasi

dari Kios 3 in 1. Pada halaman ini digunakan oleh petugas Kios

3 in 1 sebagai sarana komunikasi antara anggota Kios 3 in 1 atau

perusahaan.

c. Foto Kegiatan

Halaman ini menampilkan foto-foto kegiatan baik pelatihan, uji

kompetensi atau bursa kerja yang dilaksanakan di Kios 3 in 1.

16

d. Link Website

Halaman ini menampilkan alamat-alamat website lain yang

berhubungan dengan informasi ketenagakerjaan.

3.1.2 Halaman Perusahaan

Halaman Perusahaan adalah halaman yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengirim lowongan kerja dan melihat data pelamar.

Berdasarkan status pendaftarannya perusahaan diklasifikasikan menjadi : a. Perusahaan Terdaftar

Perusahaan yang sudah terdaftar pada salah satu Kios 3 in 1 dan

account -nya yang berisi informasi username dan password sudah

diaktifkan oleh petugas Kios 3 in 1 maka dapat melakukan login.

b. Perusahaan Belum Terdaftar

Perusahaan yang belum terdaftar, harus melakukan pendaftaran

terlebih dahulu dengan memilih salah satu Kios 3 in 1 yang akan

menjadi mitranya. Petugas Kios 3 in 1 akan melakukan verifikasi

data terlebih dahulu sebelum mengaktifkan username dan password

perusahaan tersebut.

3.1.3 Halaman Bursa Kerja

Halaman Bursa Kerja ditujukan untuk pencari kerja. Pada halaman ini pencari kerja dapat mengakses informasi-informasi sebagai berikut : a. Mencari Lowongan Kerja.

b. Mengirim surat lamaran.

c. Menerima informasi Job Matching yang dilakukan dari sistem

aplikasi.

d. Mengganti informasi profil data pribadi.

4.1.4 Halaman Kios 3 in 1

Halaman Kios 3 in 1 adalah halaman khusus dari masing-masing Kios 3 in 1 yang telah beroperasi. Masing – masing Kios 3 in 1 diberikan hak

17

penuh untuk mengakses dan mengelola halaman Kios 3 in 1 ini. Menu-menu yang tersedia pada halaman Kios 3 in 1 ini sebagai berikut :

a. Menu Berita.

Pada menu ini ditampilkan berita dan informasi tentang Kios 3 in 1

yang sedang diakses pengunjung.

b. Menu Profil BLK

Pada menu ini pengunjung dapat melihat profil dari BLK sebagai

instansi yang mengelola Kios 3 in 1.

c. Menu Pelatihan

Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari informasi

pelatihan dan dapat mendaftar pelatihan secara online.

d. Menu Uji Kompetensi

Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari informasi

uji kompetensi dan dapat mendaftar UJK secara online.

e. Menu Bursa Kerja

Menu ini ditujukan untuk pengunjung yang ingin mencari lowongan

kerja dan dapat mengirim lamaran kerja secara online.

f. Menu Perusahaan

Menu ini ditujukan untuk perusahaan yang ingin mengirim

lowongan kerja dan dapat menerima pelamar kerja secara online.

g. Menu Home

Menu ini untuk kembali ke halaman utama.

4.1.5 Halaman Administrator

Halaman Administrator adalah halaman untuk petugas Kios 3 in 1.

Semua data-data KIOS di kelola melalui Administrator.

18

4.2 Masuk Website Kios 3 in 1

Untuk masuk ke sistem online Kios 3 in 1 Kementerian Ketenagakerjaan

R.I. dapat menggunakan web browser (rekomendasikan menggunakan internet explorer) dengan alamat : www.kios3in1.net. Tampilan awal

sistem online Pada versi tahun 2011 sangat berbeda dengan tampilan versi tahun 2007. Perubahan tampilan, beberapa menu-menu dan juga penambahan database pada website Kios 3 in 1 merupakan kebutuhan

mengingat perkembangan informasi dalam pemberian kebutuhan three in one (Informasi pelatihan, Informasi sertifikasi, penempatan). Berikut

tampilan awal Kios 3 in 1 versi 2011 :

19

4.3 Menu Utama (Home)

Tampilan menu home pada halaman Kios 3 in 1 setelah tampil halaman

awal www.kios3in1.net adalah seperti dibawah ini.

Gambar 4.3 : Halaman Home Aplikasi Kios 3 in 1

Tampilah halaman ini merupakan secara default (standar) halaman Home sebagaimana gambar diatas yang memberikan menu yang dapat kita akses secara langsung antara lain : Perusahaan, Bursa Kerja, Link

Kios 3 in 1 Seluruh Indonesia, dan Informasi/ Pengumuman dari berbagai Kios 3 in 1 berbagai daerah di seluruh Indonesia.

Untuk memudahkan pencari informasi di tiap Kios 3 in 1, dalam sistem ini menu HOME juga terdapat link ke masing-masing Kios 3 in 1, jika

pengunjung memilih salah satu link Kios 3 in 1, tampilannya sebagai berikut :

20

Gambar 4.3.1 : Halaman Masing-Masing Kios 3 in 1

Menu ini dibuat dalam tiap Kios 3 in 1 agar mempermudah pengguna jika ingin mencari informasi dari Kios 3 in 1 daerah berbeda dan dengan

mudah pengguna akan langsung dibawa terutama ke menu pilihan Kios 3 in 1 mana yang akan diakses.

4.4 Menu Perusahaan

Prosedur registrasi bagi Perusahaan untuk dapat mengakses Sistem online Kios 3 in 1 adalah sebagai berikut :

Gambar 4.4 : Alur Prosedur Registrasi Perusahaan

Untuk masuk ke menu registrasi maka terlebih dahulu harus memilih

Kios 3 in 1 mana akan didaftarkan. Dan untuk masuk ke halaman

21

registrasi dapat diakses melalui halaman : MENU HOME PILIH KIOS 3 IN 1 PERUSAHAAN atau MENU HOME PERUSAHAAN PILIH KIOS 3 IN 1. Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini :

Gambar 4.4.1 : Gambar menu halaman Registrasi dan login Perusahaan

Sebagaimana di sebutkan pada alur registrasi perusahaan diatas, bahwa

untuk masuk ke Menu Halaman Perusahaan maka Perusahaan harus terlebih dahulu membuat User name dan password pada saat registrasi

pertama kali. Setelah pendaftaran dinyatakan berhasil, maka account Perusahaan dapat digunakan untuk login dengan memasukkan username dan password ke tempat yang sudah disediakan (lihat

gambar 4.4.1 diatas) setelah petugas memverifikasi keabsahan data dan perusahaan tersebut.

22

Gambar 4.4.2 : Gambar menu halaman Registrasi dan login Perusahaan

Setelah “login Perusahaan” berhasil, maka akan muncul menu-menu yang dapat digunakan oleh perusahaan antara lain : 1. Menu Profil

Memberikan informasi tentang data perusahaan. Data dapat di edit/

update secara langsung oleh pihak perusahaan tanpa harus melalui

petugas Kios 3 in 1.

Gambar 4.4.3 : Gambar menu Profil Perusahaan

23

2. Menu Lowongan Kerja

Memberikan informasi tentang daftar lowongan kerja yang yang dimuat

oleh perusahaan. Pada halaman menu lowongan kerja disiapkan juga

beberapa menu untuk mempermudah petugas perusahaan dalam

mengedit data-data lowongan yang sudah dimuat diantaranya; Melihat

daftar lowongan yang ada, menambahkan lowongan yang baru, melihat

secara detail tiap lowongan, mengedit lowongan, menghapus lowongan.

Perhatikan gambar 4.4.4 dibawah.

Gambar 4.4.4 : Gambar menu Halaman Data Lowongan Kerja

Gambar 4.4.5 : Gambar menu Halaman Tambah Lowongan Baru

24

3. Menu Pelamar

Dalam menu Lowongan terdapat “MENU PELAMAR” yang mana akan

memberikan informasi tentang data pelamar yang sudah mengirimkan

lamaran ke perusahaan.

Pada halaman ini, sistem ini akan memberikan keleluasaan bagi

perusahaan karena dapat langsung menghubungi pelamar kerja tanpa

harus melalui petugas admin Kios 3 in 1 sebagaimana versi sebelumnya

dimana perusahaan tidak dapat kontak secara kepada pengirim lamaran

tanpa melalui petugas Kios 3 in 1. Perhatikan gambar 4.4.6 dibawah

ini

Gambar 4.4.6 : Gambar menu Halaman Tambah Lowongan Baru

Pada menu “Pelamar”, perusahaan juga dapat mencari data pelamar

yang sudah mengirimkan lamaran ke perusahaan yang terdapat pada

halaman menu “Pelamar” “CARI DATA PELAMAR” termasuk melihat

“DATA REKRUITMEN”.

25

Gambar 4.4.7 : Gambar menu Halaman Cari Data Pelamar

4. Menu Alumni BLK

Pada menu ini, akan memberikan informasi tentang data-data peserta

alumni peserta yang pelatihan dari BLK.

5. Log Out

Merupakan proses untuk menghentikan pekerjaan. Dilakukan jika ingin

keluar atau selesai menggunakan sistem Kios 3 in 1. Hal ini perlu

dilakukan agar account anggota Kios 3 in 1 dalam hal ini perusahaan

tidak disalahgunakan oleh pihak lain.

4.5 Menu Bursa Kerja

Menu yang dikhususkan bagi mereka yang ingin mencari informasi

tentang lowongan kerja akan memberikan kemudahan bagi para pencari kerja (pencaker) karena memberikan informasi antara lain : 1. Edit Profil

2. Lowongan

3. Job Matching

4. Logout

26

1. Edit Profil

Memberikan informasi tentang data si pencari kerja (pencaker)

dimana data pencaker dapat di edit untuk up-date dan dapat

mengganti foto termasuk memasukkan daftar riwayat hidup dalam

format : doc atau pdf.

Gambar 4.5 : Tampilan halaman Edit Profil dari halaman menu Pencaker

2. Lowongan Kerja

Menu lowongan kerja akan memberikan informasi lowongan

pekerjaan yang sedang dibutuhkan antara lain:

- Kios 3 in 1 menginformasikan bahwa perusahaan

mengirimkan lowongan kerja dari Kios 3 in 1 daerah mana.

- Nama Perusahaan menginformasikan Nama Perusahaan

yang memuat Lowongan Kerja.

- Posisi Pekerjaan Menginformasikan Posisi kerja yang sedang

di butuhkan

- Pendidikan Menginformasikan minimal pendidikan yang

dibutuhkan

- Detail Memberikan informasi detail tentang perusahaan

pembuat lowongan sebelum mengirimkan lamaran

27

- Pilih Memberikan informasi untuk menanyakan pencaker

apakah lamaran akan dikirimkan atau di batalkan kepada

perusahaan

Gambar 4.5.1 : Tampilan informasi lowongan kerja

3. Log Out

Merupakan proses untuk menghentikan pekerjaan. Dilakukan

jika ingin keluar atau selesai menggunakan sistem Kios 3 in 1.

Hal ini perlu dilakukan agar account anggota Kios 3 in 1 dalam hal

ini pencari kerja tidak disalahgunakan oleh pihak lain.

4.6 Menu Utama

Dari halaman Kios 3 in 1 kita dapat masuk ke pusat informasi setelah

memilih salah satu Kios 3 in 1 yang sudah Online antara lain: 1. Berita

Menu ini akan memberikan informasi mulai dari Nama Kios 3 in 1,

Berita dan pengumuman yang dapat diunduh juga informasi dalam

bentuk file doc / pdf. Dan pada halaman ini terdapat juga foto kegiatan

dari kegiatan yang sudah berlangsung dari masing-masing Kios 3 in 1

(Lihat gambar 4.6.1).

28

Gambar 4.6.1 menu informasi berita

2. Profil BLK

Menu ini memberikan informasi tentang profil BLK, foto BLK dan dari

halaman menu informasi Profil BLK itu sendiri dapat juga di unduh

profil dalam bentuk file doc.(lihat gambar 4.6.2)

Gambar 4.6.2 : Halaman Menu Profil BLK

Profil Balai

Latihan

Kerja

29

3. Pelatihan

Menu ini memberikan informasi mulai dari profil kejuruan yang ada di

BLK (Gambar 4.6.2), formulir untuk registrasi mengikuti pelatihan dan

pengumuman informasi yang berkaitan dengan pelatihan (Gambar 4.6.3)

Gambar 4.6.3 : Tampilan menu Kejuruan & Program Pelatihan

Gambar 4.6.4 : Tampilan menu Pelatihan yang memberikan form data isian pencaker

30

4. Sertifikasi

Pada prinsipnya tampilan Menu Informasi Sertifikasi sama dengan menu

Informasi Pelatihan, hanya perbedaannya untuk menu Sertifikasi

memberikan informasi tentang materi Uji Kompetensi, formulir untuk

registrasi mengikuti Sertifikasi dan informasi pengumuman yang

berkaitan dengan uji kompetensi (Gambar 4.6.5)

Gambar 4.6.4 : Tampilan Menu Sertifikasi

Gambar 4.6.5 : Tampilan Menu Sertifikasi

31

5. Bursa Kerja

Pada halaman menu ini akan memberikan informasi lowongan kerja.

Untuk memunculkan lowongan kerja yang sudah ada dalam Kios 3 in 1

maka pencaker harus terlebih dahulu mendaftar/ registrasi melalui form

yang sudah disediakan dan login sebagai pencari kerja untuk melihat

semua jenis lowongan kerja.

Perhatikan prosedur untuk dapat mengakses informasi lowongan kerja;

Gambar 4.6.6 : Prosedur untuk mengakses Informasi lowongan

kerja

Gambar 4.6.7 : Tampilan Menu Bursa Kerja

32

6. Perusahaan

merupakan halaman yang khusus diperuntukkan bagi perusahaan yang

akan kerjasama dengan Kios 3 in 1 untuk memberikan informasi

lowongan kerja kepada masyarakat secara online melalui

www.kios3in1.net.

4.7 Menu Administrator

Sistem online Kios 3 in 1 dirancang juga untuk memudahkan para

petugas Kios 3 in 1 yang ada di setiap BLK baik UPTP maupun UPTD dalam pengelolaan data setiap hari diantaranya mulai rekap data sampai

ke pelaporan. Pada bab ini akan dibahas bagaimana cara mengoperasikan sistem Kios 3 in 1 oleh petugas administrator ataupun petugas lainnya berkaitan

layanan bagi masyarakat. 1. Mendaftar Sebagai Admin

Untuk masuk dalam halaman menu admin yang merupakan sebagai

petugas Kios 3 in 1, terlebih dahulu si administrator harus didaftarkan

melalui “Pintu Gerbang Admin” untuk mendapatkan user name dan

password. Untuk masuk kehalaman registrasi administrator adalah

ketikkan www.kios3in1.net/0admin (lihat gambar 4.7.1 dibawah), lalu

33

akan muncul tampilan isian username dan password pertama berwarna

merah yang kita sebut sebagai “gerbang admin Kios 3 in 1” (lihat juga

gambar 4.7.2 dibawah ini).

Gambar 4.7.1 : Alamat untuk masuk ke halaman gerbang admin

Gambar 4.7.2 : Tampilan setelah masuk ke halaman gerbang admin

Lalu isikan username dan password dalam kotak putih yang sudah dibuatkan oleh petugas Kios 3 in 1 Pusat. Perhatikan gambar 4.7.3

dibawah ini.

Gambar 4.7.3 : Tampilan sebelum masuk ke halaman menu administrator Jika username dan password dimasukkan dengan benar, maka akan

muncul halaman admin berikutnya berwarna hijau sebagai menu untuk login sebagai administrator dan sekaligus menu untuk mendaftarkan

sebagai administrator (lihat gambar 4.7.4 dibawah ini).

34

Gambar 4.7.4 : Tampilan untuk mendaftar administrator dan

sekaligus untuk login

Untuk mendaftarkan administrator, maka form yang ada dalam menu administrator harus di isikan dengan lengkap. Untuk menampilkan form untuk registrasi administrator, maka dari menu administrator pilih Klik

Disini sebagai mana disebutkan pada gambar 4.7.4 diatas. Dan tampilan berikutnya akan muncul seperti gambar 4.7.5 dibawah ini. Setiap Kios 3 in 1 hanya dapat mendaftarkan seorang admin utama yang

disebut SUPERADMIN. Pendaftaran admin lainnya pada kios yang sama dilakukan oleh SUPERADMIN.

Gambar 4.7.5 : Tampilan form untuk registrasi administrator

Setelah formulir registrasi terkirim dan dinyatakan berhasil oleh sistem, maka Petugas Kios 3 in 1 Pusat akan melakukan verifikasi data dan akan mengaktifkan username dan password agar dapat digunakan

untuk masuk ke halaman utama menu administrator dengan terlebih dahulu melakukan login.

35

Cara melakukan login Admin dapat dilihat pada gambar 4.7.6 untuk cara pengisian username dan passord dan selanjutnya akan muncul

halaman utama menu administrator seperti gambar 4.7.7 dibawah ini jika pengisian username dan password benar.

Gambar 4.7.6 : Tampilan untuk pengisian username dan password

administrator

Gambar 4.7.7 : Tampilan Awal Halaman utama Menu Administrator

2. Logout

Menu LOGOUT adalah menu yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi. Saat menu LOGOUT di klik maka semua memori yang berisi informasi

username dan password dari pengguna yang mengakses database akan di hapus dari memori computer. Karena sangat pentingnya menu LOGOUT ini maka setiap pengguna wajib melakukannya setelah selesai

bekerja dengan database ini. Jika LOGOUT dilakukan dengan benar maka tampil seperti pada gambar 4.7.8 di bawah ini.

36

Gambar 4.7.8 : Tampilan menu logout

Gambar 4.7.9 : Pesan disampaikan jika logout berhasil dilakukan

3. Home

Menu home dalam halaman admin adalah kembali ke halaman standar

(default) namun masih halaman petugas administrator

Gambar 4.7.10 : Tampilan Menu Home

4. Edit Profil

Pada menu edit profil terdapat dua menu yang dapat di edit antara lain

Profil Admin dan Profil Lembaga dan untuk masuk pada halaman ini,

klik pada menu Edit Profil maka akan muncul dua pilihan seperti

gambar 4.7.11 dibawah ini.

37

Gambar 4.7.11 : Tampilan Menu Edit Profil

5. Profil Pribadi Admin

Profil Pribadi Admin dapat ditampilkan dan di edit melalui menu admin

Edit Profil dan admin pun dapat memasukkan photo. Untuk masuk

kehalaman ini silahkan klik Edit Profil Profil Administrator dari

menu administrator lalu akan muncul profil petugas admin sesuai data-

data yang di isi sewaktu registrasi pertama kali. Profile admin ini dapat

di edit sesuai kebutuhan. Perhatikan tampilan Edit Profil Administrator

dibawah ini.

Gambar 4.7.12 : Tampilan Menu Edit Profil Administrator

6. Profil Petugas Kios 3 in 1

Pada menu ini petugas juga dapat mengedit Petugas Kios 3 in 1

diantaranya mengedit status hak akses dan password. Untuk masuk ke

halaman ini klik pada halaman Edit Profil Petugas Kios 3 in 1.

Lihat Gambar 4.7.13 dibawah ini.

38

Gambar 4.7.13 : Tampilan Menu Edit Profil Administrator

7. Profil BLK/ Lembaga

Untuk informasi tentang BLK/Lembaga, petugas dapat menambahkan,

mengedit dan menampilkan foto BLK/Lembaga melalui menu Profil

BLK/ Lembaga. Bahkan dalam menu ini, sistem Kios 3 in 1 juga

menyiapkan link Unduh File agar masyarakat umum dapat mengunduh

informasi/ pengumuman/ profil dengan format file doc atau pdf melalui

menu Profil BLK/ Lembaga. Perhatikan gambar 4.7.14 dibawah ini.

Gambar 4.7.14 : Tampilan Halaman Profil

8. Admin KIOS

Halaman Admin KIOS pada menu administrator Kios 3 in 1 merupakan

halaman yang dibuat khusus bagi para petugas yang mengelola Kios 3

39

in 1 sebagaimana dijelaskan setiap menu. Pada halaman menu Admin

KIOS terdapat menu untuk membuat password petugas kios yang baru

dan juga menu yang memungkinkan antar petugas dapat

berkomunikasi melalui forum komunikasi dalam sistem online Kios 3 in

1.net.

9. Password Petugas

Halaman menu password petugas akan memberi informasi tentang

nama para petugas kios yang sudah didaftarkan untuk dapat login

sebagai petugas / administrator. Pada halaman ini juga, Admin KIOS

(SUPERADMIN) dapat menambah petugas lainnya dengan

mendaftarkannya dan memberikan data-data dengan mengisi formulir

yang sudah disiapkan. Berikut gambar halaman untuk melihat data

petugas / administrator dan untuk mendafrtar petugas baru.

Gambar 4.7.15 : Tampilan Halaman Petugas KIOS

Setelah menu Tambah Petugas Kios di pilih dan di klik, maka akan

tampil form isian dan silahkan isikan data-data calon petugas dengan

lengkap dan benar.

40

Gambar 4.7.16 : Tampilan formulir calon petugas

Setelah selesai registrasi dan dinyatakan berhasil, maka petugas dapa

login menggunakan username dan password yang baru dibuat pada

halaman admin (halaman login berwarna Hijau) seperti dibawah ini ;

Gambar 4.7.17 : Tampilan Halaman Login sebagai Petugas /

Admin

Setelah username dan password dimasukkan dengan benar dan login,

maka Sistem akan memverifikasi data login, Jika benar maka menu

database akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.

41

Gambar 4.7.18 : Tampilan Halaman administrator

10. Forum Admin

Pada halaman Menu Admin terdapat menu untuk bertukar informasi

yang di khususkan hanya dalam lingkup petugas Kios 3 in 1 baik

berdiskusi, memberikan informasi ataupun pertanyaan. Perhatikan

gambar tampilan berikut.

Gambar 4.7.19 : Tampilan Halaman Forum antar Admin

Gambar 4.7.20 : Tampilan Halaman Pengisian Informasi

42

11. Pelatihan

Pada menu pelatihan, terdapat lima menu yang disediakan dalam

mengelola data berkaitan dengan kegiatan pelatihan sebagaimana

halaman dibawah ini.

Gambar 4.7.21 : Tampilan Halaman Menu Pelatihan

12. Kejuruan/ Program

Pada menu Kejuruan/Program ini menampilkan informasi antara lain

nama Kejuruan dan nama Program pelatihan yang ada di BLK termasuk

fasilitas untuk mencari suatu data dari kejuruan atau Program

Pelatihan. Pada halaman menu ini, petugas dapat secara langsung

menambahkan nama kejuruan dan nama program pelatihan yang ada

pada BLK. Pada menu ini juga, petugas pelatihan dapat melihat secara

detail program pelatihan yang sudah di masukkan dalam sistem Kios 3

in 1 termasuk mengeditnya. Perhatikan gambar 4.7.22 dibawah ini.

Gambar 4.7.22 : Tampilan Halaman Menu Kejuruan &Program

Pelatihan

43

13. Input Peserta Pelatihan

Menu input peserta pelatihan dapat dilakukan dari halaman menu

admin dan secara otomatis akan masuk pada data rekap data pelatihan

pendaftar.

Gambar 4.7.23 : Tampilan Halaman Input Data Peserta

Pelatihan

14. Data Pendaftar/Pelatihan Halaman ini menampilkan beberapa menu untuk melihat informasi ,

Pencarian yang berkaitan dengan pelatihan termasuk menyimpan file

dalam bentuk softcopy file excel dan ms word. Lihat tampilan menu

pada gambar 4.7.24 seperti dibawah ini

Gambar 4.7.24 : Tampilan Halaman Data Pendaftar/ Pelatihan

44

15. Edit Status Pelatihan

Edit status pelatihan dilakukan agar status seluruh yang terdaftar

dalam sistem Kios 3 in 1 dapat dimonitor oleh petugas pelatihan yang

mana merupakan data penting buat pelaporan.

Gambar 4.7.25 : Tampilan Halaman Edit Status Pelatihan

Gambar 4.7.26 : Tampilan Halaman Edit Status Pelatihan

16. Data Peserta (Nominatif)

Untuk memudahkan dalam pelaporan, Sistem ini menyediakan agar

data peserta dapat di simpan dalam bentuk ms. Exel atau ms.word.

Dalam halaman menu ini juga petugas dapat mengedit data dari para

peserta pelatihan.

45

Gambar 4.7.27 : Tampilan Halaman Data Peserta (Nominatif)

17. Sertifikasi

Pada halaman sertifikasi ini terdapat lima sub menu yang dapat

digunakan dalam mengelola data informasi sebagaimana halnya pada

menu Pelatihan.

Gambar 4.7.28 : Tampilan Halaman Menu Sertifikasi

18. Kejuruan & UJK

Pada Menu Kejuruan & UJK dalam menu Sertifikasi terdapat informasi

tentang kejuruan dan materi yang akan diujikan dan juga tersedia

tombol / icon untuk melihat secara detail tentang program UJK,

mengedit dan menghapus data. Untuk memudahkan pencarian,

disediakan juga menu untuk mencari data secara langsung/searching.

46

Gambar 4.7.29 : Tampilan Halaman Menu Kejuruan dan Uji

Kompetensi

19. Input peserta UJK

Menu input peserta UJK dapat dilakukan dari halaman menu admin

Sertifikasi Input Peserta UJK dan secara otomatis akan masuk pada

data rekap data peserta UJK yang mendaftar.

Gambar 4.7.30 : Tampilan Halaman Menu Input peserta UJK

20. Data Pendaftar UJK

Halaman ini menampilkan beberapa menu untuk melihat informasi ,

Pencarian yang berkaitan dengan Sertifikasi / UJK termasuk

menyimpan file dalam bentuk softcopy file exel dan ms word.

47

Gambar 4.7.31 : Tampilan Halaman Menu Data Pendaftar UJK

21. Edit Status UJK

Edit status UJK dilakukan agar status seluruh yang terdaftar dalam

sistem Kios 3 in 1 dapat dimonitor oleh petugas sertifikasi yang mana

merupakan data penting buat pelaporan.

Gambar 4.7.32 : Tampilan Halaman Menu Edit Status UJK

22. Data Peserta (Nominatif)

Untuk memudahkan dalam pelaporan, Sistem ini menyediakan agar

data peserta dapat di simpan dalam bentuk Ms. Exel atau Ms.word.

Dalam halaman menu ini juga petugas dapat mengedit data dari para

peserta Uji Kompetensi.

48

Gambar 4.7.33 : Tampilan Halaman Menu Data Peserta

(Nominatif)

23. Penempatan

Pada menu Penempatan terdapat menu Data Perusahaan & Aktivasi

yang di dalam menu tersebut terdapat Cari Data, Nama Perusahaan,

Bidang Usaha, Alamat, Penanggung Jawab, Status Perusahaan, Tgl

Daftar dan menu untuk EDIT dan Hapus. Ada juga menu untuk Input

Data Perusahaan artinya bahwa dari halaman menu petugas

administrator dapat juga data perusahaan di input tanpa harus melalui

registrasi dari menu PERUSAHAAN.

24. Data Perusahaan & Aktivasi Pada menu data perusahaan & Aktivasi, terdapat beberapa menu untuk

memudahkan petugas dalam pencarian informasi sebagaimana telah disebutkan di 23 tentang Penempatan. Perhatikan gambar 4.7.34 dibawah ini.

49

Gambar 4.7.34 : Tampilan Halaman Menu Data Perusahaan & Aktivasi

25. Input Perusahaan

Untuk menu ini, menyiapkan bahwa petugas administrator dapat

menginput data perusahaan lewat menu administrator. Hal ini didesain

karena terkadang perusahaan mempercayakan sepenuhnya kepada

pihak petugas perusahaan untuk mendaftarkan perusahaan agar

memiliki account dalam sistem Kios 3 in 1. Karena jika petugas

meregistrasikan perusahaan, maka petugas tidak perlu keluar masuk

ke menu administrator untuk verifikasi data perusahaan tersebut.

Adapun data-data yang harus di isi dalam form isian input data

perusahaan adalah sebagai berikut :

USERNAME PASSWORD

Konfirmasi PASSWORD

NAMA PERUSAHAAN

JENIS PERUSAHAAN

SEKTOR INDUSTRI

BIDANG USAHA

ALAMAT

PROPINSI

KAB/KOTA

TELEPON / FAX

EMAIL / WEBSITE

50

PROFIL PERUSAHAAN

LOGO PERUSAHAAN

PENANGGUNG JAWAB

JABATAN

TELEPON / HP

KETERANGAN LAIN

Perhatikan gambar halaman input Perusahaan dibawah ini.

Gambar 4.7.35 : Tampilan Halaman Menu Input Perusahaan

26. Data Lowongan Kerja

Setiap lowongan kerja yang diinput oleh perusahaan dapat dikelola juga

oleh petugas Kios 3 in 1. Tampilan menu data lowongan kerja adalah

sebagai berikut :

Gambar 4.7.36 : Tampilan Halaman Data Lowongan Kerja

detail

edit

hapus

51

- Detail Lowongan Kerja

Detail setiap lowongan kerja dapat dilihat dengan klik pada icon detail,

seperti tampak pada gambar 4.7.37 di bawah ini :

KIOS 3 IN 1 BBLKI MEDAN

PERUSAHAAN

PT.SWAKARYA INSAN MANDIRI

POSISI PEKERJAAN

ADMINISTRATION

JENIS PEKERJAAN

Administrasi

SYARAT

JENIS KELAMIN

PEREMPUAN

SYARAT PENDIDIKAN

SMA, Administrasi Bisnis (Manajemen)

SYARAT

PENGALAMAN KERJA

Pengalaman Kerja Tidak Dipersyaratkan

DESKRIPSI PEKERJAAN

ADMINISTRATOR DI PERUSAHAAN PEMBIAYAAN NASIONAL

PENEMPATA

N DALAM NEGERI

DAERAH

PENEMPATAN

SUMATERA UTARA

STATUS TERBUKA

KETERANGAN

,-

TGL UPDATE

LOWONGAN 08/10/2011

BATAS LOWONGAN

30/05/2011

Gambar 4.7.37 : Tampilan Detail Lowongan Kerja

52

- Edit Lowongan Kerja

Untuk melakukan perubahan (edit) pada lowongan kerja tidak hanya

dapat dilakukan oleh perusahaan tapi setiap petugas Kios 3 in 1 dapat

mengedit lowongan kerja, seperti yang tampak pada gambar 4.7.38 :

Gambar 4.7.38: Edit Lowongan Kerja

- Hapus Lowongan Kerja

Petugas Kios 3 in 1 dapat juga menghapus setiap lowongan kerja yang

ada pada database. Dalam penghapusan harus hati-hati karena akan

hilang pula pada database lowongan dari perusahaan. Karena

pentingnya data ini maka sebelum menghapus akan dikonfirmasi untuk

penghapusan data ini.

- Input Lowongan Kerja

Pada kenyataan pelaksanaan kegiatan Kios 3 in 1 selama ini, banyak

perusahaan yang belum terkoneksi ke internet, biasanya perusahaan

home industri ataupun bengkel-bengkel kecil. Oleh karena itu

perusahaan tersebut tidak dapat langsung menggunakan Aplikasi Kios 3

in 1 secara online.

53

Pada versi 2011 ini Petugas KIOS dapat membantu perusahaan

menginformasikan lowongan melalui Menu Penempatan Input

Lowongan Kerja seperti pada gambar 4.7.39 di bawah ini :

Gambar 4.7.39 : Tambah Data Lowongan Kerja oleh Petugas

Kios 3 in 1

27. Data Pelamar Kerja

Setiap pencaker yang melamar kerja dapat dilihat juga oleh petugas Kios

3 in 1. Tampilan menu data pelamat kerja adalah sebagai berikut :

Gambar 4.7.40 : Tampilan Halaman Data Lowongan Kerja

status profil

54

- Profil Pelamar

Data pribadi setiap pelamar kerja dapat dilihat melalui icon profil,

tampilan profil pelamar kerja seperti gambar 4.7.41 :

Gambar 4.7.41 : Tampilan Profil Pelamar Kerja

- Status

Status adalah informasi dari perusahaan tentang status pelamar. Saat

ini hanya ada 2 status yaitu BELUM DIPROSES dan REKRUITMEN.

28. Data Penempatan

Sesuai kondisi pelaksanaan operasional Kios 3 in 1, sangatlah sulit

memantau data penempatan secara otomatis sesuai update data pada

aplikasi Kios 3 in 1 disebabkan beberapa hal, antara lain :

- Perusahaan tidak melakukan update data saat pelamar kerja yang

diseleksi dinyatakan diterima oleh perusahaan tersebut. Oleh

karena itu pada aplikasi ini perusahaan dapat melihat data profil

pelamar kerja jika sudah mengubah status menjadi REKRUITMEN

sehingga minimal petugas Kios 3 in 1 dapat memantau berapa

orang yang direkruit / diseleksi oleh perusahaan tersebut.

- Pelamar kerja itu sendiri tidak mengupdate atau tidak

menginformasikan kepada petugas Kios 3 in 1 saat dirinya diterima

bekerja oleh perusahaan.

55

Oleh karena itu pada versi ini, untuk memperoleh data penempatan yang lebih akurat maka data penempatan diisi secara manual oleh

petugas Kios 3 in 1 berdasarkan hasil monitoring lulusan Balai Latihan Kerja atau pelamar kerja yang memanfaatkan fasilitas Kios 3 in 1, seperti yang ditampilkan pada gambar 4.7.42 di bawah ini :

Gambar 4.7.42 : Tampilan Data Penempatan

Berikut adalah tampilan detail data penempatan

KIOS 3 IN 1 BBLKI MEDAN

PERUSAHAAN ANANDA PONSEL

POSISI PEKERJAAN TEKNISI HANDPHONE

JENIS PEKERJAAN Teknik, Elektro

JUMLAH DITERIMA

3 orang

* Lulusan BLK atau pencaker yang melamar melalui Kios 3 in 1

JENIS

KELAMIN LAKI-LAKI

PENDIDIKAN SMA

PENEMPATAN DALAM NEGERI

DAERAH PENEMPATAN SUMATERA UTARA

Gambar 4.7.43 : Detail Data Penempatan

56

29. Input Data Penempatan

Data penempatan tersebut di atas, diinput oleh petugas Kios 3 in 1,

pada menu Penempatan Input Data Penempatan seperti yang

ditampilkan pada gambar 4.7.44 di bawah ini :

Gambar 4.7.44 : Input Data Penempatan

30. Berita Kios 3 in 1

Menu berita Kios 3 in 1 pada versi 2011 ini lebih memudahkan petugas

dalam mengelola berita dibanding dengan versi sebelumnya. Pada

halaman menu berita Kios 3 in 1 versi terbaru 2011 ini petugas Kios 3

in 1 dapat memasukkan berbagai berita melalui satu halaman. karena

pada menu Berita Kios 3 in 1 ini terdapat empat pilihan apakah berita

yang kita masukkan kita tempatkan pada Halaman Menu Pelatihan,

Sertifikasi, Bursa Kerja atau pada halaman utama Kios 3 in 1

Jaringan Luas.

- Input & Edit Berita

Untuk memasukkan berita, kita dapat masuk melalui halaman

administrator Berita Kios Input & Edit Berita Kios.

Pada halaman menu ini kita dapat menentukan masuk dalam jenis

berita apa, judul berita, isi berita, batas tayang berita, upload file, edit

berita dan hapus berita.

57

Gambar 4.7.45 : Tampilan Halaman Menu Input & Edit Berita

31. Upload Foto

Untuk masuk ke halaman menu Upload Foto dapat dilakukan oleh

petugas melalui halaman admin Upload Foto. Pada halaman menu

Upload foto disediakan satu halaman untuk meng edit mulai dari edit

berita hapus foto, atau mengganti foto yang sudah pernah di upload.

Lihat gambar 4.7.46 dibawah ini.

Gambar 4.7.46 : Tampilan Halaman Menu Upload Foto

32. Data Rekap

Data rekap adalah ringkasan data / rincian data dalam suatu sistem

yang dikelompokkan berdasarkan ketentuan tertentu yang bekerja

58

secara otomatis sesuai input data dari petugas Kios 3 in 1, berikut

ditampilkan contoh-contoh data rekap .

- Rekap Per Kejuruan

Dalam sistem online Kios 3 in 1 disediakan rekap data yangg sudah

ditentukan berdasarkan kebutuhan BLK tentunya yang berkaitan

dengan tugas pokok dan fungsi.

Rekap Per Kejuruan merupakan rincian data secara global yang terdiri

dari angka-angka yang mewakili kegiatan dalam suatu kejuruan. Pada

halaman menu Rekap Data per-Kejuruan, data dapat di simpan dalam

bentuk soft Copy sebagai lampiran buat laporan. Dana pada halaman

ini juga, rekap data dapat dengan perkejuruan. (gambar 4.7.47)

Gambar 4.7.47 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Kejuruan

Gambar 4.7.48 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Kejuruan

59

- Rekap Per Pelatihan

Pada Rekap Per Pelatihan akan menampilkan seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 4.7.49 : Tampilan Halaman Menu Rekap Per Pelatihan

60

BAB V PENUTUP

Demikian Pedoman Tata Kelola Kios 3 in 1 ini dibuat sebagai acuan bagi pengelola Kios 3 in 1 pada BLK UPTP dan UPTD, agar kegiatan pelatihan

dapat disinergikan dengan sertifikasi dan penempatan kerja melalui aplikasi berbasis internet, sehingga tujuan pelatihan dapat terlaksana

dengan baik.

Jakarta, Juni 2015

Direktur,

Drs. Aris Wahyudi, M.Si

NIP 19660910 199103 1 001