Layananku Ibadahku

KERANGKA ACUAN RAPAT PANITIA REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ’AISYIYAH PONOROGO

I. PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum ’Aisyiyah Ponorogo adalah sebuah instansi swasta mana

rumah sakit merupakan suatu sistem yang di dalamnya saling berkaitan dan

mempunyai fungsi masing – masing. Oleh karena itu komunikasi dan kerjasama

harus selalu dilakukan baik melalui pengumuman lisan, pengumuman tertulis,

telephon, rapat/pertemuan dan lain – lain.

Selain dibentuk jadwal rutin/pertemuan induk rumah sakit, perlu pula dibentuk

jadwal pertemuan bagian yang mengacu pada jadwal induk rumah sakit, agar

jadwal pertemuan tersebut dapat dilakukan sesuai waktunya maka kami dari seksi

rekam medis menyusun jadwal pertemuan di lingkup rekam medis . Jadwal

pertemuan ini dibuat oleh seksi rekam medis untuk mengatur dan menentukan

dilakukannya rapat di jajaran rekam medis dan unit kerja lain dalam

waktu/periode tertentu.

Dengan adanya jadwal pertemuan diharapkan tercipta komunikasi dan

kerjasama yang baik sehingga mutu pelayanan dan kinerja di Rumah Sakit Umum

’Aisyiyah Ponorogo semakin meningkat dari waktu ke waktu, oleh karenanya di

butuhkan suatu pedoman rapat, sehingga tujuan dari komunikasi bisa terwujud.

II. TUJUAN

a. Tujuan Umum :

Untuk meningkatkan mutu pelayanan di Panitia Rekam Medis Rumah Sakit

Umum ’Aisyiyah Ponorogo.

Kerangka acuan rapat Panitia Rekam MedisRSU’Aisyiyah Ponorogo

Layananku Ibadahku

b. Tujuan Khusus :

1. Terjadwalnya rencana rapat/pertemuan di lingkup Panitia rekam medis

2. Tersedianya persiapan agenda dan pembahasan dalam rapat/pertemuan

yang akan dilaksanakan

3. Meningkatnya silaturahim antar semua bagian

4. Mempercepat penyelesaian terhadap masalah/problem yang timbul

5. Terwujudnya komunikasi dan informasi yang akurat baik secara

bottom up, top down maupun secara horisontal.

6. Dapat dimonitor dan di evaluasi jika ada hambatan serta kemajuan dari

kegiatan operasional rekam medis.

III. SASARAN

Sasaran rapat/pertemuan di lingkup panitia rekam medis adalah sebagai berikut :

1. Di Statistik Pelayanan rekam Medis / Pengolahan data rekam medis

2. Semua Unit yang terkait (sesuai dengan masalah yang akan dibahas dalam

rapat)

IV. TARGET

1. Rutin rapat tiap bulan dilaksanakan sesuai dengan waktu yang ditentukan.

2. Peserta hadir semua, minimal 70% yang hadir dari peserta yang diundang

3. Hasil rapat/pertemuan dapat diketahui dan dimengerti oleh petugas panitia

rekam medis dan unit yang terkait untuk dilaksanakan dengan baik.

V. PELAKSANAAN

a. Jenis Rapat :

1. Rapat rutin

2. Rapat koordinasi dengan unit yang terkait.

b.Waktu pelaksaanaan :

1. Sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan ( bisa berubah sesuai dengan

situasi dan kondisi saat itu )

Kerangka acuan rapat Panitia Rekam MedisRSU’Aisyiyah Ponorogo

Layananku Ibadahku

2. Rapat/pertemuan yang bersifat rutinitas / berkala menggunakan undangan

tertulis yang di kirim minimal 2 hari sebelum hari H dengan menggunakan

buku ekspedisi.

3. Rapat / pertemuan insidentil undangannya bisa menggunakan pemberitahuan

lisan lewat telephone atau di tulis di papan pengumuman.

4. Pertemuan yang di adakan di ruangan / unit undangannya cukup ditulis di

papan pengumuman atau per tilphon.

a. Administrasi

1. Undangan rapat berisi tentang peserta, hari, tanggal, jam, tempat, agenda

permasalahan yang akan dibahas.

2. Daftar hadir dan berkas lain yang diperlukan dalam rapat harus disiapkan

terlebih dahulu

3. Format notulensi rapat sesuai dengan yang ditetapkan

4. Hasil rapat yang menyangkut kebijakan strategis harus diajukan kepada

Direktur untuk mendapat disposisi/rekomendasi dari hasil tersebut kemudian

disebarluaskan kepada unit terkait.

5. Laporan hasil rapat dapat berupa :

Laporan kegiatan

Laporan kegiatan dan evaluasi

6. Semua berkas rapat harus didokumentasikan dengan baik.

b. Tempat

Ada beberapa tempat yang bisa digunakan untuk rapat/pertemuan (penentuan

tempat disesuaikan dengan situasi/kondisi saat itu).

Adapun ruangan yang dapat digunakan untuk rapat adalah sebagai berikut :

1. Ruang Direktur

2. Ruang Rekam Medis

3. Ruang Komite Medis

4. Aula Lantai III

5. Mungkin tempat lain.

Kerangka acuan rapat Panitia Rekam MedisRSU’Aisyiyah Ponorogo

Layananku Ibadahku

Catatan:

Demi kelancaran rapat sebelum pelaksanaan penanggung jawab rapat memesan

ruang pertemuan kepada sekretariat / pihak terkait sesuai dengan protap rapat RS.

VI. JADWAL RAPAT/PERTEMUAN

Terlampir.

VII. ANGGARAN

Untuk anggaran pertemuan/rapat tidak semua mendapat konsumsi (snak,

minuman, nasi) tetapi hanya rapat / pertemuan tertentu saja (rapat struktural, rapat

akreditasi, rapat pleno, rapat dengan staf) sesuai protap rapat yang berlaku.

VIII. PENUTUP

Demikian pedoman rencana pertemuan / rapat rutin di panitia rekam medis kami

sampaikan dengan harapan semoga dapat dilaksanakan oleh unit terkait sehingga

tercipta sistem komunikasi dan penyebaran informasi yang up to date.

Mengetahui dan Menyrtujui

Ketua Panitia Rekam Medis

Dr. WEGIG WIDJANARKO

NIK: 179 04 04

Ponorogo, 01 Desember 2008

Sekretaris Panitia Rekam Medis

SURYAMTI

NIK: 020 08 90

Kerangka acuan rapat Panitia Rekam MedisRSU’Aisyiyah Ponorogo