PEDOMAN PENYUSUNAN

ROAD MAP REFORMASI BIROKRASIK/L DAN PEMDA

Mengacu pada Permeneg PAN & RB No. 9/2011

Draf Presentasi

Oleh:N o v i y a r t i

N O V I Y A R T I Personil yang menjadi bagian dari Tim

Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/ Bappenas, terlibat dalam penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas Tahun 2009 (Gelombang Pertama)

Tim Independen memberikan nilai 3,87 dari skala 4,00 untuk Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi Kementerian PPN/Bappenas Tahun 2009, sehingga Kementerian PPN/Bappenas mendapatkan predikat “K/L Terbaik” dalam penyusunan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi pada Gelombang Pertama

noviyarti.badri@yahoo.com noviyarti.badri@gmail.com

LATAR BELAKANG

Ditegaskan bahwa pada tahun 2011 diharapkan seluruh instansi pusat telah berproses melaksanakan reformasi birokrasi instansi dan secara bertahap mencapai peningkatan kinerja yang sesuai dengan indikator keberhasilan yang telah digariskan pada tahun 2014

Tonggak pentingnya adalah, tersdianyan dokumen usulan, yang didalamnya terdapat roadmap reformasi birokrasi K/L/Pemda, sebagai langkah awal bagi K/L/Pemda dalam melaksanakan reformasi birokrasi

Road map adalah rencana kerja rinci dan berkelanjutan yang menggambarkan pelaksanaan reformasi birokrasi sampai dengan tahun 2014, menjelaskan informasi penting al mencakup: penanggungjawab, pelaksana, dukungan yang diperlukan, anggaran yang diperlukan, serta target atau indikator pencapaian

Dengan pdoman ini diharapkan akan mempermudah K/L/Pemda untuk merancang roadmap dan melaksanakan reformasi birokrasi sesuai dengan kesiapan, tahapan, dan karakteristik masing2 K/L/Pemda

TUJUAN

Memberikan kesamaan pemahaman mengenai roadmap reformasi birokrasi

Memberikan panduan peyusunan roadmap reformasi birokrasi bagi K/L/Pemda

1

2

PENGERTIAN

Secara hafiah, roadmap diartikan sebagai peta penentu atau penunjuk arah

Dalam konteks upaya pencapaian hasil, roadmap adalah sebuah dokumen rncana kerja rinci yang mengintegrasikan seluruh rncana dan pelaksanaan program serta kegiatan dalam rentang waktu tertentu

Roadmap Adalah tahapan aktivtas-aktivitas yang harus dilakukan untuk setiap program dan kegiatan, target capaian/hasil, pelaksanan, penanggungjawab, dukungan yang dibutuhkan, dan anggaran yang diperlukan

Roadmap dapat digunakan sebagai alat bantu dalam pengukuran pencapaian kinerja serta monitoring dan evaluasi

1

2

3

4

PRINSIP DASAR

ROADMAP

JELAS

RINGKAS

TERUKURADJUS

TABLE

TERINCI

KOMITMEN

DOKUMEN

RESMI

mudah dipahami dan dapat dilaksanakan

disajikan secara ringkas, padat sesuai format yg ditentukan

program, kegiatan, target, waktu, outputs, outcomes, harus dapat diukur

dapat mengakomodasikasi umpan balik dan perbaikan2 yg diperlukan

merupakan rincian dari pelaksanaan kegiatan dan

hasil dari kegiatan tersebut

menjadi dokumen resmi K/L/Pemda

bersangkutan

merupakan kesepakatan

bersama yg memberikan

gambaran kesadaran

akan tanggung jawab yg

harus dislesaikan

1

2

36

7

45

Kelengkapan yang mendukung isi dari road map yang disampaikan

Pencapaian, rencana, kriteria keberhasilan, agenda prioritas, waktu pelaksanaan dan tahapan kerja, penanggungjawab, rencana anggaran

Paparan kondisi nyata birokrasi padaK/L/Pemda yg mencakup maslah2 yg dihadapi dan langkah2 pembenahan yg akan dilakukan

Mencakup gambaran kondisi saat ini, kondisi yang diharapkan, program, kegiatan, anggaran, rencana penghematan yg diharapkan, rencana waktu pelaksanaan , dan kriteria keberhasilan yg ditetapkan

SISTEMATIKA ROAD MAP RB

RINGKASAN EKSEKUTIF

PENDAHULUAN

KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN RB

LAMPIRAN

1

2

3

4

SISTEMATIKA KONSOLIDASI

PENCAPAIAN. Paparan program dan kegiatan RB yang sudah dicapai ole K/L/Pemda

RENCANA. Berisi paparan program dan kegiatan RB yg sedang dan akan dilaksanakan oleh K/L/Pemda termasuk Quick wins yg ditetapkan

KRITERIA KEBERHASILAN. Berisi paparan mengenai hasil yg akan dicapai untuk setiap program dan kegiatan RB masing2 K/L/Pemda, mengacu pd Kriteria dan Ukuran Keberhasilan dr Kemeneg PAN & RB

AGENDA PROIRITAS. Berisi paparan mengenai program dan aktivitas RB yg sedang dan akan dilaksanakan berdasarkan skala prioritas masing2 K/L/Pemda

WAKTU PELAKSANAAN DAN TAHAPAN KERJA. Berisi paparan jk waktu pelaksanaan program dan aktivitas RB yg sedang dan akan dilaksanakan oleh K/L/Pemda beserta tahap2 pelaksanaan program da kegiatannya

PENANGGUNGJAWAB. Berisi informasi tentang unt kerja atau sdm yg menjadi penanggungjawab setiap pelaksanaan program dan kegiatan RB K/L/Pemda terkait

RENCANA ANGGARAN. Berisi informasi mengenai rencana besaran anggaran yg akan dialokasikan untuk mendukung pelaksanaan setiap program dan kegiatan RB.

1

2

3

4

5

6

7

LANGKAH KONSOLIDASI RENCANA AKSI

PROGRAM DAN KEGIATAN RB

Memahami substansi outcomes dan outputs setiap program dan kegiatan RB

Memahami keterkaitan antar program dan kegiatan RB

Menetapkan tingkat penyelesaian program dan kegiatan RB

Membuat rencana aksi untuk setiap program dan kegiatan RB yg sudah, sedang, dan akan dilaksanakan dgn jk waktu yg jelas oleh K/L/Pemda

Mengkoordinasikan semua rencana aksi program dan kegiatan RB menjadi roadmap RB K/L/Pemda

1

4

2

3

5

RINCIAN KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN

KEGIATAN RB

Memahami substansi outcomes dan outputs setiap program dan kegiatan RB

Substansi, outcomes, dan outputs dari setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi dapat dilihat dalan Permeneg PAN dan RB No. 20/2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 20110-2014 pada Bab III Tabel 4.

Akan membantu tim reformasi birokrasi K/L/Pemda untuk mengidentifikasikan tahapan program dan kegiatan reformasi

1LANGKAH KE-

RINCIAN KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN

KEGIATAN RB

Memahami keterkaitan antar program dan kegiatan RB

Seluruh program dan kegiatan reformasi birokrasi memiliki keterkaitan satu dengan lainnya 2

LANGKAH KE-

RINCIAN KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN

KEGIATAN RB

Menetapkan tingkat penyelesaian program dan kegiatan RB

Menginventarisir setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi

Mengumpulkan dokumen yang telah ditulis dalam formulir inventarisasi

Memahami substansi dokumen yang telah dikumpulkan

Menilai kondisi setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi

3LANGKAH KE-

RINCIAN KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN

KEGIATAN RB

Membuat rencana aksi untuk setiap program dan kegiatan RB yg sudah, sedang, dan akan dilaksanakan dgn jk waktu yg jelas oleh K/L/Pemda

Roadmap berisi kegiatan2 RB yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan

Dalam penyusunannya Roadmap harus memperhatikan keterkaitan antar kegiatan beserta outcomesnya, perkiraan waktu penyelesaian setiap kegiatan, anggaran atau biaya yang dibutuhkan dan sumber daya manusia yang tersedia untuk melaksanakan kegiatan2 tersebut

Maka, dikembangkanlah target yang akan dilaksanakan serta hasil yang akan dicapai K/L/Pemda

4LANGKAH KE-

RINCIAN KONSOLIDASI RENCANA AKSI PROGRAM DAN

KEGIATAN RB

Mengkoordinasikan semua rencana aksi program dan kegiatan RB menjadi roadmap RB K/L/Pemda

Akan memperlihatkan keterkaitan kegiatan, prioritas pelaksanaan dan target penyelesaian program dan kegiatan RB pada K/L/Pmda hingga tahun 2014

5LANGKAH KE-

LANGKAH PENETAPAN TINGKAT PENYELESAIAN

PROGRAM DAN KEGIATAN RB

Menginventarisasi setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi.

Mengumpulkan dokumen yang telah ditulis dalam formulir inventarisasi

Memahami substansi dokumen yang telah dikumpulkan

Menilai kondisi setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi.

1

4

2

3

KETERKAITAN KEGIATAN PROGRAM REFORMASI BIROKRASI

INVENTARISASI DOKUMEN

TAHAPAN JENIS DOKUMEN JUDUL DOKUMENTAHUN

DITERBITKAN/ DILAKSANAKAN

STATUS

KETERANGANPENANGGUNG

JAWAB ADA TIDAK ADA

PERENCANAAN Peraturan/ Rencana 1. ...2. ...3. Dst.

PENGEMBANGAN SISTEM Konsep/Sistem/Metodologi

1. ...2. ...3. Dst.

Unsur Pelaksana 1. ...2. ...3. Dst.

Hasil/ Outcomes 1. ...2. ...3. Dst.

Sosialisasi 1. ...2. ...3. Dst.

IMPLEMENTASI Peraturan 1. ...2. ...3. Dst.

Unsur Pelaksana 1. ...2. ...3. Dst.

Sosialisasi 1. ...2. ...3. Dst.

Penerapan 1. ...2. ...3. Dst.

NAMA PROGRAM

NAMA KEGIATAN

KETERANGAN KOLOM INVENTARISASI DOKUMEN

Kolom 1. Tahapan yan dilakukan dalam proses Reformasi Birokrasi

Kolom 2. Jenis dokumen yang dibutuhkan dari tahapan yang dimaksud

Kolom 3. Daftar judul dokumen/data untuk setiap jenis dokumen yang dimaksud

Kolom 4. Tahun dikeluarkan/diterbitkannya dokumen yang dimaksud

Kolom 5. Penanggungjawab dari setiap dokumen yang dimaksud

Kolom 6 dan 7. Untuk menunjukkan apakah dokumen yang dimaksud ada/ tersedia atau tidak ada (pilih salah satu)

Kolom 8. Untuk memberikan keterangan tentang hal2 yang perlu lebih dijelaskan

1. Dokumen peraturan/rencana kerja adalah dokumen yang berisi informasi perencanaan seperti aktivitas, tujuan, cara, penanggung jawab, periode, dan anggaran.

2. Dokumen juga harus diterbitkan oleh pejabat yang berwenang. 3. Dokumen konsep/sistem/metodologi adalah dokumen yang menjadi acuan pelaksanaan

seperti pedoman, kurikulum, dan juklak.4. Dokumen unsur pelaksana adalah dokumen yang menjelaskan unit kerja/unit

organisasi/tim yang ditunjuk melaksanakan program/kegiatan reformasi birokrasi. Dokumen dapat berupa Surat Keputusan (SK) pembentukan/penunjukan tim pelaksana program/kegiatan reformasi birokrasi.

5. Dokumen keluaran/outputs, hasil/outcomes memuat keluaran/outputs dan hasil/outcomes program/kegiatan reformasi birokrasi.

6. Dokumen sosialisasi adalah dokumen mengenai kegiatan beserta media yang digunakan untuk memberikan informasi terkait kegiatan reformasi birokrasi yang dilaksanakan.

7. Dokumen peraturan adalah dokumen yang menjadi acuan pelaksanaan seperti SK, pedoman, juklak, dan juknis.

8. Dokumen penerapan adalah seluruh dokumen yang merupakan bukti telah diterapkannya sistem perbaikan yang dimandatkan oleh reformasi birokrasi. Bentuk: Laporan kegiatan (bulanan, triwulan dan tahunan), dan hasil monitoring dan evaluasi.

CATATAN JENIS DOKUMEN

STATUS DOKUMEN

TAHAPAN ASPEK PENILAIAN

INDIKATOR PENILAIAN

POSISI/BENTUK

DOKUMENPENILAIAN DOKUMEN STATUS

PERENCANAAN

PENGEMBANGAN SISTEM Konsep/ Sistem/ Metodologi

Unsur Pelaksana

Hasil/ Outcomes

Sosialisasi

IMPLEMENTASI Aturan Penerapan

Unsur Pelaksana

Sosialisasi

Penerapan

NAMA PROGRAMNAMA KEGIATAN

KETERANGAN KOLOM STATUS DOKUMEN

Kolom 1. Tahapan yang dilakukan dalam proses reformasi birokrasi.

Kolom 2. Unsur-unsur aktivitas yang akan menjadi obyek penilaian.

Kolom 3. Kriteria dan ukuran untuk menilai dokumen.

Kolom 4. Keberadaan dokumen dalam bentuk laporan, foto atau dokumentasi lain, yang terekam dalam bentuk hard copy atau soft copy

Kolom 5. Nilai dokumen yang didapat dari membandingkan indikator penilaian dengan kondisi/keadaan dokumen.

Kolom 6. Status akhir dari dokumen yang ditandai dengan warna hijau, kuning dan merah.• Warna Hijau berarti program dan kegiatan yang dinilai sudah selesai dilaksanakan, dengan hasil

yang sesuai dengan yang dimandatkan dalam program dan kegiatan reformasi birokrasi.• Warna Kuning berarti program dan kegiatan yang dinilai masih berlangsung atau sedang

dilaksanakan• Warna Merah berarti bahwa program dan kegiatan yang dinilai belum atau akan dilaksanakan.

RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN

REFORMASI BIROKRASINO KEGIATAN HASIL YANG

DIHARAPKANPENANGGUNG

JAWABALOKASI WAKTU 2011 2012 2013 2014 HAL YANG

DIPERLUKANESTIMASI

ANGGARAN

A PENGEMBANGAN SISTEM

1. PERSIAPAN

1.1. Pembentukan Tim

1.2. Penyusunan Tugas dan Tanggungjawab

1.3. Penyusunan Rencanan Kerja dan Anggaran

1.4. Proses Pemilihan Konsultan (Jika Diperlukan)

2. PELAKSANAAN (PERANCANGAN SISTEM)

2.1. PENGUMPULAN NALISA DATA (BASELINE)

2.1.1. Mempelajari Strategi Organisasi

2.1.2. Wawancara Pimpinan atau Riset Dokumen

2.1.3. Workshop

2.2. PENGEMBANGAN SISTEM

2.2.1. Menyusun Sistem/Model

2.2.2. Finalisasi

B. IMPLEMENTASI

3. PERSIAPAN

3.1. Koordinasi dengan Tim Manajemen Perubahan

3.2. Penyusunan Strategi, Proses, dan Instrumen Sistem/Model

4. IMPLEMENTASI SISTEM

4.1. Pembentukan dan Pembekalan Champion

4.2. Implementasi Sistem/Model

4.3. Sosialisasi dan Internalisasi

C. MONITORING & EVALUASI

6. PELAKSANAAN MONEV

7. PELAPORAN HASIL MONEV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

PROGRAMKEGIATAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

KETERANGAN KOLOM RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI

BIROKRASIKolom 1. Nomor urut aktivitas.

Kolom 2. Tahapan program dan kegiatan yang harus dilakukan

Kolom 3. Hasil yang diharapkan dari setiap aktivitas yang dilakukan

Kolom 4. Pihak yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan aktivitas yang dimaksud

Kolom 5. Waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan menyelesaikan setiap aktivitas (dalam bulan).

Kolom 6. Detil waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan menyelesaikan setiap aktivitas

Kolom 7. Dukungan sumber daya dan teknis lainnya untuk melaksanakan dan menyelesaikan setiap aktivitas ,

Kolom 8. Anggaran/dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan menyelesaikan setiap aktivitas.

Dukungan sd dan teknis lainnya a.l berupa : komitmen pimpinan, SK pimpinan organisasi, tim dengan anggota yang kompeten, 20% alokasi waktu kerja dari setiap anggota tim.

CATATAN KOLOM RENCANA AKSI PROGRAM DAN KEGIATAN REFORMASI

BIROKRASI

1. Bila suatu kegiatan membutuhkan bantuan/asistensi pihak ketiga, maka perlu mengalokasi waktu untuk proses pengadaan.

2. Sebelum masuk ke langkah berikutnya, kenali kegiatan-kegiatan yang independen (tidak bergantung pada kegiatan lain) dan kegiatan-kegiatan yang dependen (bergantung pada kegiatan lain). Contoh kegiatan yang independen, antara lain program penataan peraturan perundang-undangan, program penguatan pengawasan beserta kegiatan-kegiatan yang ada di dalamnya. Contoh kegiatan yang dependen adalah: hampir seluruh kegiatan pada program penataan sistem manajemen SDM aparatur, bergantung pada ketersediaan profil kompetensi. Demikian pula analisa beban kerja akan sempurna dilakukan setelah uraian jabatan selesai dilaksanakan.

3. Untuk kegiatan-kegiatan yang independen akan dapat dilaksanakan secara bersamaan (paralel) sejauh dukungan yang diperlukan tersedia.

4. Untuk kegiatan-kegiatan yang dependen harus dilaksanakan secara berurutan (sekuensional).

HASIL KONSOLIDASI RENCANA AKSI

Konsolidasi rencana aksi ini akan memperlihatkan keterkaitan kegiatan, prioritas pelaksanaan dan target penyelesaian program dan kegiatan reformasi birokrasi pada K/l/Pemda hingga tahun 2014.

TERIMA KASIH