Pedoman Pengorganisasian Simrs Rsia Ypk Mandiri 2015 Fix

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam perkembangannya, rumah sakit masa kini bukan lagi berfungsi sebagai lembaga sosial

semata, tetapi merupakan lembaga bisnis yang patut diperhitungkan keberadaanya. Perubahan fungsi

ini terjadi dengan banyak ditemukannya penyakit-penyakit baru maupun teknologi pengobatan yang

makin maju. Sehingga rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan

usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan

kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam (organisasi, manajemen, serta SDM) serta

harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada

masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan.

Dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Departemen Kesehatan RI

telah mengeluarkan kebijakan yang menjadi pedoman bagi penyelenggaraan pembangunan kesehatan

yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun swasta. Teknologi informasi telah mempengaruhi pula

pelayanan rumah sakit, antara lain dibutuhkan dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan

ketepatan dan kecepatan pelayanannya.

Teknologi yang dirancang khusus untuk membantu proses pengolahan data di rumah sakit

adalah teknologi informasi berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) rumah sakit. Informasi

merupakan aktivita (asset) penting suatu rumah sakit dalam meningkatkan efesiensi dan efektifitas

pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang

sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit. Sistem informasi

rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan upaya peningkatan

mutu tersebut. Sistem informasi rumah sakit secara umum bertujuan untuk mengintegrasikan sistem

informasi dari berbagai subsistem dan mengolah informasi yang diperlukan sebagai pengambilan

keputusan. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem komputerisasi

yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk

jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk mendukung kinerja dan memperoleh

informasi secara cepat, tepat dan akurat.

B. TUJUAN

Tersusunnya pedoman penyelenggaraan program Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit

sebagai dasar acuan seluruh kebijakan, prosedur dan program kerja yang terkait dengan kegiatan SIM-

RS di Rumah Sakit Ibu dan Anak YPK Mandiri.

Pedoman Pengorganisasian SIMRS YPK Mandiri 2015 1

C. RUANG LINGKUP

Pedoman Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan

sistem informasi secara keseluruhan.

1. Planning

a. Penyusunan Pedoman Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.

b. Penyusunan berbagai Kebijakan dan Prosedur.

c. Penyusunan berbagai program kerja SIM.

d. Pengorganisasian kegiatan dan aktivitas.

2. Action

a. Pelaksanaan penggunaan aplikasi SIM-RS di semua unit pelayanan RSIA YPK Mandiri.

b. Pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan SIM-RS bagi staf SIM-RS.

c. Pelatihan penggunaan aplikasi SIM-RS di tiap unit pelayanan yang menggunakan aplikasi

tersebut.

3. Monitoring dan Evaluation

SIM-RS RSIA YPK Mandiri me-monitoring penggunaan aplikasi SIM, me-maintenance aplikasi SIM,

dan mendiskusikan dengan pihak ketiga apabila ada permintaan yang berkaitan dengan fungsi-

fungsi pada aplikasi SIM.

4. Analysis and Recommendation

Pada prinsipnya menganalisis data dan upaya pengolahan data hasil monitoring yang dilakukan oleh

SIM-RS. Hasil analisis data tersebut kemudian berdiskusi dengan seluruh instalasi/unit kerja terkait

untuk mencari solusi dan rekomendasi perbaikan sistem pelayanan.

3. Continuous Improvement Plan

Adalah monitoring rencana pelaksanaan tindak lanjut atau kegiatan perbaikan agar sesuai dengan

perencanaan untuk mengarah pada kemajuan yang lebih baik atau unggul.

D. BATASAN OPERASIONAL (DEFINISI OPERASIONAL)

1. Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable yang

teroganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.


2. Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan

dalam proses pengambilan keputusan.

3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial

dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu

dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal

suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi

manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi

bisnis.

5. Website

Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau

subdomain, yang tepatnya berada di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet.

6. Jaringan

Jaringan adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat

berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi, dan dapat mengakses informasi.

E. LANDASAN HUKUM (REFERENSI)

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Rumah Sakit Bab I Pasal 1

ayat 4 berisi tentang Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik,

optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau

Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto

atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau

arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.


ayat 5 berisi tentang Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang

berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan,

mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik.


http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_internal

http://id.wikipedia.org/wiki/Strategi_bisnis

http://id.wikipedia.org/wiki/Strategi_bisnis

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Biaya_produk&action=edit&redlink=1

http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi_manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Akuntansi_manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur

http://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi

http://id.wikipedia.org/wiki/Dokumen

http://id.wikipedia.org/wiki/Manusia


ayat 6 berisi tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik

oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat.

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Bab XI Pasal 52

ayat 1 berisi tentang Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang

semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit.

BAB II


PENGORGANISASIAN UNIT KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

A. GAMBARAN UMUM UNIT KERJA

SIM RS adalah sebuah Unit Kerja yang berguna untuk menata manajemen RS yang baik dan

dapat dipertanggungjawabkan. Tiga poin penting dari sebuah Rumah Sakit adalah pasien dan pegawai

sebagai subjek, serta segala aktivitas di Rumah Sakit.

Pasien yang datang memiliki data pasien, seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan

seterusnya.Pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat, dan seterusnya.

Informasi-informasi yang demikian itu harus valid dan konsisten. Karena itulah diperlukan sebuah sistem

untuk menjaga kondisi yang demikian itu.

Informasi ini bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan tapi juga kepada tagihan pasien,

Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus dikelola dengan rapi dan baik

agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional.

1. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSIA YPK Mandiri bertanggung jawab dalam

pengelolaan aplikasi SIM RS, MyHospital, seperti yang berhubungan dengan hak akses user, data

pasien, tarif rumah sakit, dan pemasangan SIM pada unit pelayanan terkait.

2. Unit kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSIA YPK Mandiri bertanggung jawab pengelolaan

dan pengembangan website RSIA YPK Mandiri. Website merupakan sarana untuk berbagi

informasi. Informasi-informasi yang dibagikan tersebut ada yang bersifat statis dan dinamis.

B. VISI

Menjadi pelopor terpercaya dalam penerapan sistem teknologi informasi dalam mendukung pelayanan

rumah sakit.

C. MISI

1. Memberikan dukungan pengelolaan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian,

dan pemeliharaan kesehatan.

2. Mempelopori inovasi pengembangan sistem teknologi informasi rumah sakit.

3. Menciptakan lingkungan akademik sebagai pusat pembelajaran pengembangan sistem teknologi

informasi rumah sakit.


D. FALSAFAH UNIT

Falsafah SIM RS:

Memberikan pelayanan SIM RS yang paripurna, guna mendukung dan menunjang pelayanan unit-unit

terkait di rumah sakit, agar pelayanan medis dan non-medis yang diberikan kepada pasien dapat

dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.

E. NILAI UNIT

Untuk mendukung perawatan pasien dan administrasinya, SIMRS mendukung penyediaan informasi,

terutama tentang pasien, dalam cara yang benar, relevan terbarukan, mudah diakses oleh orang yang

tepat pada tempat/lokasi yang berbeda dan dalam format yang dapat digunakan. Transaksi data

pelayanan dikumpulkan, disimpan, diproses, dan didokumentasikan untuk menghasilkan informasi

tentang kualitas perawatan pasien dan tentang kinerja rumah sakit serta biaya. Ini mengisyaratkan

bahwa sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkomunikasikan data berkualitas tinggi antara

berbagai unit di rumah sakit.

F. BUDAYA UNIT

‘Tulus Melayani’ sebagai tagline dari RSIA YPK Mandiri mendasari budaya unit yang berlaku di SIM RS.

Meskipun posisi SIM RS berada di belakang layar, SIM RS harus memahami bahwa keberadaannya

merupakan salah satu penegak tiang keberhasilan rumah sakit dalam memberikan pelayanan

kesehatan yang efektif, efisien, cepat dan tepat kepada pasien. Di sisi yang lain, SIM RS sebagai pusat

informasi dan manajemen juga menjadi salah satu penentu keberhasilan manajemen rumah sakit dalam

mengelola tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain. Sumber informasi ini harus

dikelola dengan rapi dan baik agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit

yang unggul dan profesional.

G. TUJUAN

Menciptakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang akurat, tepat waktu, serta terintegrasi untuk

mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan di Rumah Sakit Unhas.

H. STRUKTUR ORGANISASI UNIT


I. TUPOKSI DAN URAIAN TUGAS

1. Kepala Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSIA YPK Mandiri

a. Tupoksi

Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS

b. Uraian Tugas

1. Membuat perencanaan kegiatan SIM RS RSIA YPK Mandiri.

2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di unit kerja SIM RS RSIA YPK Mandiri.

3. Melakukan monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan kegitan di unit kerja SIM RS RSIA

YPK Mandiri.

2. Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSIA YPK Mandiri

a. Tupoksi

1. Mengelola aplikasi SIM RS


2. Mengelola dan mengembangkan website RSIA YPK Mandiri

b. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RSIA YPK Mandiri

1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan

(pada Gedung Eye Center)

2. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIMRS (pada gedung Eye Center)

3. Update master data Kelurahan, Kecamatan, dan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia pada

aplikasi SIM RS

4. Melakukan upgrade versi aplikasi SIMRS pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung Eye

Center

5. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap

unit pelayanan di gedung Eye Center

6. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan di gedung Eye Center

7. Update defenition Anti Virus Microsoft Security Essential pada komputer/PC pada tiap-tiap

unit pelayanan di Gedung Eye Center

8. Mengikuti rapat

9. Melakukan registrasi sidik jari pada mesin absensi untuk karyawan di gedung Eye Center

c. Uraian Tugas Staf Unit Kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) RS Unhas Gedung EF

1. Melakukan proses Input, Edit, dan Void tindakan pada aplikasi SIM RS jika diperlukan

2. Melakukan penanganan komplain / keluhan penggunaan aplikasi SIM RS pada tiap-tiap

unit pelayanan

3. Melakukan void obat pada aplikasi SIM RS jika diperlukan

4. Training On the Job pada tiap-tiap unit pelayanan

5. Mengikuti rapat

Ahmad Zaenuri

1. Perancangan dan Development Website RSIA YPK Mandiri

2. Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri

3. Maintenance dan Service Upgrade untuk Sistem Informasi Antrian Poli Rawat Jalan

4. Maintenance dan Repair PC Sistem Operasi serta Update defenition Anti Virus Microsoft

Security pada Komputer Unit RSIA YPK MAndiri

5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri


6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS

Aiman Albantani


2. Perancangan dan Development Aplikasi RSIA YPK Mandiri

Bambang Wijianarko


2. Maintenance dan Update Data Website RSIA YPK Mandiri

3. Penyediaan data laporan fingerprint pada aplikasi fingerprint

4. Menangani kuitansi pembayaran yang salah dari kasir

5. Setup dan Maintenance Internet Information di Instalasi SIM RSIA YPK Mandiri

6. Input master tarif tindakan pada aplikasi SIM RS

J. TATA HUBUNGAN KERJA

a. Tata Hubungan Kerja Internal

Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan

tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat

untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang

harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-

tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari

masing-masing unit kerja.

Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah :

1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-benar memerlukan

pengaturan kerja sama.

2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas.

3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas.

4. Menetapkan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk melaksanakan/menyelesaikan

setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing unit.

b. Tata Hubungan Kerja Eksternal


Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu

organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain

tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor.

Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk:

1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua

atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama.

2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan

unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama.

K. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU)

a. KPI UNIT

A. INDIKATOR INPUT

1. Ketersedian SOP Unit SIM

Judul Ketersediaan SOP Unit Kerja SIMDimensi mutu Efektivitas, Efisiensi PelayananTujuan Tersedianya Standard Operational Prosedure (SOP) unit SIM

Definisi operasional Standard Operational Prosedure (SOP) adalah Standar prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit

Frekuensi pengumpulan data 1 TahunPeriode analisis 1 TahunNumerator Jumlah SOP unit SIM yang tersediaDenominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standarSumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety

Standar 100%Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM

Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIMDimensi mutu AkuntabilitasTujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM

Definisi operasional Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya.

Frekuensi pengumpulan data 3 BulanPeriode analisis 2 MingguNumerator 1Denominator 1Sumber data Unit Kerja SIMStandar Tersedianya Laporan TriwulanPenanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM


B. INDIKATOR PROSES

3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM

Judul Persentase pengumpulan laporanDimensi mutu Ketepatan

Tujuan Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu.

Definisi operasional Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun

Frekuensi pengumpulan data 1 TahunPeriode analisis 2 Minggu

Numerator Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya

Denominator Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4 buah)Sumber data Unit Kerja SIMStandar 100%Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Unhas Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint

Judul Ketidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprintDimensi mutu Efektivitas

Tujuan Mengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya

Definisi operasional Ketidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturanFrekuensi pengumpulan data Setiap BulanPeriode analisis Setiap Bulan

NumeratorJumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan

Denominator Jumlah seluruh staf RS UnhasSumber data Unit Kerja SIMTarget ≤ 10%Penanggung jawab Kepala Instalasi SDM

5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Unhas

Judul Penanganan Keluhan penginputan SIMDimensi mutu Kenyamanan

Tujuan Terselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu.


Definisi operasionalWaktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

Frekuensi pengumpulan data Setiap BulanPeriode analisis 1 Minggu

Numerator Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan

Denominator Jumlah seluruh keluhan yang masukSumber data SIMStandar <15 MenitPenanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

6. Memperbaharui konten website Rumah Sakit Unhas

Judul Konten website Rumah Sakit UnhasDimensi mutu KetepatanTujuan Memberikan informasi terkini mengenai Rumah Sakit Unhas

Definisi operasional Pembaharuan konten website adalah memperbaharui konten-konten di dalam website dalam jangka waktu tertentu

Frekuensi pengumpulan data 2 kali sepekanPeriode analisis 1 BulanNumerator Jumlah konten yang terupdate

Denominator Konten terupdate 2 kali sepekanSumber data Dari setiap instalasi/unit kerja RS UnhasTarget Minimal 2 konten artikel sepekanPenanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

C. INDIKATOR OUTPUT

7. Kepuasan pengguna SIM RS

Judul Kepuasan Pengguna SIM RSDimensi mutu Kenyamanan

Tujuan Terselenggaranya penggunaan SIM RS yang mampu memberikan kepuasan pelanggan

Definisi operasional Kepuasan adalah pernyataan puas oleh pengguna terhadap SIM RSFrekuensi pengumpulan data Setiap BulanPeriode analisis 1 MingguNumerator Jumlah kumulatif rerata penilaian kepuasan pengguna SIMDenominator Jumlah seluruh pengguna SIM RSSumber data SurveiStandar 100%Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM

b. KPI INDIVIDU


L. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT

Rumah Sakit Universitas Hasanuddin senantiasa mengembangkan manajemen sumber daya

manusia yang baik, agar terwujud kuantitas dan kualitas pegawai yang mampu melaksanakan tugas

dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RS Unhas adalah

program orientasi baik untuk pegawai baru atau pegawai lama. Program ini dapat dilakukan

manakala rumah sakit memperoleh pegawai baru ataupun tidak.

Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara non teknis,

terutama memahami company profile dan team work building. Kegiatan tersebut dilaksanakan oleh

Bagian SDM bekerjasama dengan Bagian Diklat dan Instalasi Diklat. Sedangkan orientasi khusus

berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan dilaksanakan oleh unit

kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan.

Melalui program orientasi umum, pegawai baru diperkenalkan dengan struktur organisasi, visi, misi,

falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RSIA YPK Mandiri

. Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali pemahaman tentang produk layanan,

sistem keselamatan pasien dan prinsip-prinsip kerjasama tim.

M. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL)

Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan

memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat

dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIMRS YPK

Mandiri , rapat internal dilakukan setiap bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi

kerja staf SIMRS. Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang terjadi

selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya. Rapat internal tersebut dihadiri oleh

kepala unit kerja SIM-RS , staf SIM-RS, maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan

pembahasan pada saat rapat.

N. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN)

Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun

pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai

dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara

mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS YPK Mandiri, yakni pelaporan bulanan. Pelaporan

bulanan ini berupa laporan triwulan KPI (Key Performance Indikator). Laporan KPI merupakan


laporan yang berisi pencapaian indikator-indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini

memperlihatkan jumlah persentase pencapaian tiap indikator per bulannya.

BAB III

STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SDM


1. Pendidikan : Diploma III / Sarjana Komputer

2. Mampu mengoperasikan SIM RS baik Front end maupun back end

3. Dutamakan menguasai jaringan komputer

4. Menguasai database MySQL-SQL Server

5. Familiar/terbiasa dengan bahasa pemrograman HTML/PHP/Visual Basiq/Java

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Distribusi ketenagaan mengenai jumlah staf di unit SIM-RS menujukkan bahwa jumlah staf yang ada di

unit SIM-RS sudah cukup dalam menunjang proses pengelolaan SIM-RS YPK Mandiri dan tugas-tugas

yang dilakukan oleh petugas SIM-RS YPK Mandiri. Hal ini dapat dilihat dari jumlah staf SIM-RS yang

saat ini berjumlah 3 orang dengan jadwal kerja shift yang telah ditetapkan.

C. JADWAL KERJA/SHIFT

Shift pagi : 07.30 – 14.30

Shift siang : 14.30 – 20.30

Jadwal Normal : Senin – Jumat: 07.30 – 16.00

BAB IV

STANDAR FASILITAS

A. STANDAR RUANGAN DAN DENAH

Ruangan operator


Ruangan operator adalah ruang khusus bagi pegawai SIM RS untuk memonitoring berjalannya aplikasi

My Hospital di seluruh area Rumah Sakit yang menggunakannya. Melalui ruangan ini, pegawai SIM RS

selain memonitoring, juga melakukan maintenance, perbaikan data, dan seluruh tugas pokok dan fungsi

yang telah diuraikan sebelumnya.

Karena di ruangan ini terdapat data-data penting dan rahasia bagi Rumah Sakit, maka letaknya

seharusnya tidak berdekatan dengan area publik yang bias diakses dengan mudah oleh siapa saja,

bahkan bagi yang tidak berkepentingan. Biasanya ruangan SIM RS berdekatan dengan ruang direksi

ataupun tempat-tempat yang tidak terlalu strategis lainnya.

Lebih detil tentang standard ruangan untuk SIM RS, karena ruangan ini harus terus berada dalam

pengawasan selama 24 jam, itu berarti seharusnya pegawai SIM RS bertugas 24 jam penuh dalam

sistem shift. Dengan keadaan seperti ini, ruangan SIM RS harus memiliki kenyamanan dan fasilitas

yang memadai.

Server

Ruang server tentu saja menyimpan komputer server yang menyimpan seluruh data milik rumah sakit.

Ruangan ini sebaiknya berdekatan dengan ruang SIM RS agar lebih mudah dimonitoring dan dijangkau

bila terjadi masalah. Selain itu, di dalam ruangan server perangkat elektronik yang ada harus tetap

menyala 24 jam. Karena itu untuk mencegah kerusakan perangkat akibat suhu yang panas, ruangan

harus tertutup dan dingin.

B. STANDAR SARANA DAN PRASARANA

Standar sarana dan prasarana SIM RS adalah memiliki komponen-komponen berikut ini:

a. Komponen input dan output

Komponen input adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam sistem,

seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.

b. Komponen teknologi

Teknologi merupakan aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk

menerima input, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan

membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

c. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu

dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan

informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk


efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan

perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

d. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu,

kecurangankecurangan, kegagalankegagalan sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan

lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan

dapat langsung cepat diatasi.

BAB V

TATA LAKSANA PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PENELITIAN SERTA

PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) RS

A. TATA LAKSANA DIKLAT & PENELITIAN DI INSTALASI SIM-RS

Pelatihan dan pendidikan bagi pegawai RSIA YPK Mandiri secara keseluruhan dilakukan secara

bertahap dengan berbagai kualifikasi. Sebelum mulai bekerja, pegawai RSIA YPK Mandiri yang baru


wajib mengikuti orientasi selama 3 hari. Orientasi Pegawai Baru ini diberikan sebagai pengenalan awal

mengenai rumah sakit, mulai dari orientasi ruangan, budaya rumah sakit, direksi dan staf rumah sakit

dan tentu saja sesama pegawai rumah sakit yang baru.

Selanjutnya pegawai rumah sakit secara berkala diberikan berbagai jenis pelatihan. Materi-materi

pelatihan yang harus diikuti merupakan kualifikasi standar yang harus dimiliki oleh seseorang yang

bekerja di area rumah sakit, seperti pelatihan Fire Fighting, Pencegahan Infeksi dan sebagainya.

BAB VI

LOGISTIK

Logistik di rumah sakit adalah konsep yang kurang dipahami dan sering tidak dihargai, meskipun meliputi

bagian penting dari anggaran operasional rumah sakit. Studi menunjukkan bahwa sekitar 30% sampai 45%

dari pengeluaran rumah sakit didedikasikan untuk kegiatan logistik. Logistik di rumah sakit tidak hanya

layanan yang berhubungan dengan pembelian, toko dan farmasi, tetapi juga mencakup layanan kesehatan

seperti unit operasi dan ruang perawatan pasien.

Pengertian

Secara tidak sadar sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita telah melaksanakan fungsi logistik baik itu di

rumah kita atau di kantor, meskipun kenyataannya tidak selalu mempergunakan istilahnya. Logistik adalah

bagian dari instantsi yang tugasnya adalah menyediakan barang atau bahan yang dibutuhkan untuk kegiatan


operasionalnya instansi tersebut dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat dengan harga serendah

mungkin.

Tujuan

Kegiatan logistik sebenarnya punya tiga tujuan, Tujuan operasional agar tersedianya barang yang bermutu,

Tujuan keuangan, operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dan Tujuan

keamanan yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pencurian, penyusutan, dll.

Logistik SIM RS YPK Mandiri

1. Komponen Input dan Output

Komponen input dan output adalah media untuk menangkap data yang akan dimasukkan ke dalam

sistem, seperti seperangkat komputer, printer, dan scanner.

2. Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu

dengan yang lain, tersimpan di peranagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan

informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk

efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan

perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

3. Komponen Penunjang

Komponen penunjang adalah komponen pelengkap yang membantu teknis tugas-tugas SIM RS

seperti alat tulis menulis, kertas, dan jenis alat tulis kantor yang standar.

BAB VII

KESELAMATAN PASIEN DAN MANAJEMEN RISIKO

A. PENGERTIAN

Keselamatan pasien rumah sakit adalah suatu sistem dimana rumah sakit membuat asuhan

pasien lebih aman yang meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan

dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak

lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko dan mencegah terjadinya


cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil

tindakan yang seharusnya diambil (Kemenkes RI, 2011).

Manajemen risiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan menyusun

prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko

rumah sakit adalah kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan

kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri.

B. TUJUAN

Tujuan keselamatan pasien, yaitu membangun kesadaran terhadap keselamatan pasien serta

terlaksananya implementasi keselamatan pasien dalam setiap kegiatan pelayanan di Rumah Sakit.

Tujuan adanya manajemen resiko, yaitu untuk menciptakan budaya keselamatan pasien di

rumah sakit, untuk mengurangi kejadian yang tidak diharapkan (KTD), serta untuk melaksanakan

program-program pencegahan sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian yang tidak diharapkan.

BAB VIII

KESELAMATAN KERJA

Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya perlu diperhatikan.

Demikian pula penanganan faktor potensi berbahaya yang ada di rumah sakit serta metode pengembangan

program keselamatan dan kesehatan kerja di sana perlu dilaksanakan, misalnya perlindungan baik terhadap

penyakit infeksi maupun non-infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain

sebagainya. Selain terhadap pekerja di fasilitas medis/klinik maupun rumah sakit, Keselamatan dan

Kesehatan Kerja di rumah sakit juga ‘concern’ keselamatan dan hak-hak pasien yang masuk kedalam

program patient safety.

Merujuk kepada peraturan pemerintah berkenaan dengan keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja,

pedoman ini juga mengambil dari beberapa sumber “best practices” yang berlaku secara Internasional,


seperti National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH), the Centers for Disease Control (CDC),

the Occupational Safety and Health Administration (OSHA), the US Environmental Protection Agency (EPA),

dan lainnya. Data tahun 1988, 4% pekerja di USA adalah petugas medis. Dari laporan yang dibuat oleh The

National Safety Council (NSC), 41% petugas medis mengalami absenteism yang diakibatkan oleh penyakit

akibat kerja dan injury dan angka ini jauh lebih besar dibandingkan dengan sektor industri lainnya. Survei

yangdilakukan terhadap 165 laboratorium klinis di Minnesota memperlihatkan bahwa injury yang terbanyak

adalah needle sticks injury (63%) diikuti oleh kejadian lain seperti luka dan tergores (21%). Selain itu pekerja

di rumah sakit sering mengalami stres, yang merupakan faktor predisposisi untuk mendapatkan kecelakaan.

Ketegangan otot dan keseleo merupakan representasi dari low back injury yang banyak didapatkan di

kalangan petugas rumah sakit.

Keselamatan Kerja pada Unit Kerja SIM RS

Keselamatan kerja pada unit kerja SIM RS berfokus kepada peralatan-peralatan utama dan penunjang yang

digunakan oleh staf SIM RS selama melaksanakan tugasnya. Selain dari perangkat teknis, budaya kerja staf

SIM RS juga turut memengaruhi keselamatan staf tidak hanya dari sisi fisik tapi juga dari sisi psikologis.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Instalasi Peralatan Kerja

Dari segi instalasi peralatan kerja di unit SIM RS, penggunaan dan peletakan kabel-kabel

yang tidak tepat beresiko mencelakakan staf. Misalnya kabel-kabel yang tidak rapi dan

dibiarkan berserakan begitu saja.

Selain itu penempatan pemancar sinyal WiFi yang terlalu dekat dengan staf juga beresiko

bagi kesehatan staf yang efeknya terlihat beberapa tahun yang akan datang.

Penggunaan PC yang terlalu lama juga memengaruhi kesehatan staf dari sisi penglihatan

dan paparan radiasi komputer dalam jangka waktu yang lama.

- Keselamatan Kerja ditinjau dari Budaya dan Perilaku Kerja

Budaya dan perilaku staf SIM RS memengaruhi keselamatan psikologis staf. Pengaturan jadwal shift

dan jam kerja yang tidak tepat akan mengganggu kenyamanan staf dalam bekerja.


BAB IX

PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu pada unit SIM RS Unhas akan mengarah pada keakuratan data atau informasi yang ada

di dalam sistem. Informasi yang terdaoat dalam sistem meliputi data pasien, seperti nama, alamat, tempat

tanggal lahir, dan seterusnya. Juga data pegawai RS juga memiliki data, seperti nama, unit kerja, pangkat,

serta tagihan pasien, Rekam Medis, pembukuan RS dan lain-lain.

A. Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai

informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :

1. Mudahnya dapat diperoleh


Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan

memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit

mengukurnya.

1. Sifat luas dan lengkapnya

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya,

akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan oleh karena itu sulit

mengukurnya.

2. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam

hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan, yakni

kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

3. Kecocokan

Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para

pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang dihadapi. Semua keluaran

lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.

4. Ketepatan waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat

diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para pemakai.

Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi. Dalam beberapa hal

ketepatan waktu dapat diukur.

5. Kejelasan

Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.

Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

6. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih

dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini

sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

7. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan

sampai pada kesimpulan yang sama.

8. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan

kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

9. Dapat diukur


Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. meskipun kabar

angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi,

hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan

optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk

menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna

karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah sebagai berikut :

1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan

sebelumnya.

2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.

3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.

4. Sampel

5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

B. Mutu Informasi

Informasi berbeda dalam mutunya disebagiankan oleh penyimpangan atau kesalahan. Menurut Gordon

B. Davis kesalahan dapat disebagiankan oleh :

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

3. Hilang atau tidak terolahnya data.

4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah

5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah)

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)

7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur untuk

menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi

dengan :

1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan

2. Pemeriksaan intern dan extern


3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,

4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai

kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

BAB X

PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit kerja SIM-RS RSIA YPK Mandiri diharapkan dapat memberikan kejelasan

peran, fungsi dan kewenangan unit kerja SIM-RS sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini.


Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah mengikuti perubahan peraturan

yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi

lingkungan . Untuk itu pedoman ini harus dievaluasi secara berkala.

Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait dalam melaksanakan tugas pokok

dan fungsi khususnya dalam penyusunan rencana kebijakan dan program di lingkungan RSIA YPK Mandiri.

BAB XIV

DAFTAR PUSTAKA

Proposal hospital information system Pin.net 2007

Pengembangan sistem informasi Basuki Suhardiman 2008


Pedoman Pengorganisasian Simrs Rsia Ypk Mandiri 2015 Fix

Documents

Transcript of Pedoman Pengorganisasian Simrs Rsia Ypk Mandiri 2015 Fix