Pedoman Pengorganisasian Rm

BAB I

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

(PERHATIAN !!!!!! Jangan di copy Paste, dapat dijadikan contoh setelah di kritisi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing masing rumah sakit)

BAB I

PENDAHULUANUraian tentang sedikit saja sejarah rekam medis di rumah sakit, mengapa harus ada pedoman rekam medis dllBAB II

GAMBARAN UMUM

II.1. Sejarah Rumah Sakit II.2. Permasalahan

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit

BAB III

VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

RUMAH SAKIT XBAB IVStruktur Organisasi Rumah Sakit X

BAB VVISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

BAB VISTRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Contoh: Instalasi Rekam Medis x dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.

Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).

Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.

URAIAN JABATAN

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis

Ikhtisar Jabatan:

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. x.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.Hasil Kerja :

1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

2. Uraian tugas bawahan.3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.4. Petunjuk kerja bawahan.5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.

7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

9. Laporan dan informasi kinerja RS. x

Bahan Kerja :

1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.

2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. x

3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

5. Surat tugas dari manajemen.6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis. 7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.Perangkat Kerja :

1. Komputer & ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

Senin Jumat: jam 08.00 - 16.00

Sabtu

: jam 08.00 13.00.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan rekam medis.

Pengelolaan data medis.

Penyimpanan berkas rekam medis.

Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.

3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.

5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.

6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.

7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.

8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.

11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.

12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. x.15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.

16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab :

1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.

2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:

Admission Dan Registrasi

Assembling dan indeks kode penyakit.

Statistik dan pelaporan rumah sakit.

Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan

3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.

4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.Wewenang :

1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.

2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf

2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan :

NOJABATANUNIT ORGANISASIDALAM HAL

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan

Pengarahan

2Penanggung jawab Managemen Rekam MedisInstalasi Rekam Medis Penugasan

Pengkoordinasian kegiatan

3Penanggung jawab Admission Dan RegistrasiInstalasi Rekam MedisPenugasan


6Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

8

Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

9

Karu Instalasi Gawat DaruratBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

10Karu LogistikBagian UmumPengadaan ATK

11Kepala Unit lain yang terkaitBagian lain yang terkaitKoordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam medisDiruang tertutup dan berAC

2Tempat kerja : Admission Dan RegistasiDiruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

NOJENIS PENDIDIKANPELATIHANPENGALAMAN

1Minimal DIII Rekam Medis.- Pelatihan ICD 10

Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

Pelatihan manajerial rumah sakit- Pengalaman di Rekam Medis min 5 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 22 tahun

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan: Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan:

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi. Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :

1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.

3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.

4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.

6. Uraian tugas, petunjuk tugas.

7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.

3. Daftar tarif yang berlaku.

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :

Senin Sabtu: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.

2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa.3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.

5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :

1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.

2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.


4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.



1. Staf Admission.

2. Staf Registrasi

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2Penanggung jawab Managemen Rekam MedisInstalasi Rekam Medis Pengkoordinasian kegiatan

3Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi RI

4Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi RJ

5Karu Intalasi Gawat DaruratBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi IGD

6Unit lain yang terkaitBagian yang terkaitKoordinasi tugas


NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Admission dan RegistrasiDiruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR


Syarat Jabatan :


1DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.-Pengalaman di Admission dan Registrasi min 2 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

Kondisi Fisik :




VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan: Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.


Ikhtisar Jabatan :

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis. Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja :

1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.

3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.5. Uraian tugas.Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis

3. Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :




Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

Statistik Dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.

9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.

2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan rekam medis.

3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.Wewenang :

1. Memotivasi petugas rekam medis.

2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.

3. Meminta arahan dari atasan.4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.



1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

3. Staf Statistik Dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2Penanggung jawab Admission Dan RegistrasiInstalasi Rekam Medis Penugasan


3Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis RI

4Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis RJ

5Karu Intalasi Gawat DaruratBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis IGD

6Unit lain yang terkaitBagian yang terkaitKoordinasi tugas


NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Ruang Rekam MedisDiruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR


Syarat Jabatan :


1DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.-Pengalaman di rekam medis min 2 tahun.

Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

Kondisi Fisik :




VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan: Staf Admission.


Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. x.

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.

2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit X.

3. Formulir isian pasien.

4. Daftar tarif yang berlaku.

5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.

Perangkat Kerja :

1. Komputer

2. ATK.

Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :

Senin Minggu: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Minggu: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin Minggu: jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.

2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.

7. Mengambil berkas rekam medis.

8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.

4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.3. Memberikan masukan kepada atasan langsungKorelasi Jabatan :



Pengarahan

2Staff AdmissionInstalasi Rekam Medis Penugasan



NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : AdmissionDiruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :


1

DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.

Upaya Fisik :

1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: jarang

3. Berjalan

: jarang

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :


2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani


VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan: Staf Registrasi


Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik

Memberikan informasi pelayanan medis RS. x.

Memberikan informasi produk RS. x.

Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.

4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter RS x3. Daftar fasilitas RS. x4. Formulir isian pasien.

5. Daftar tarif yang berlaku.6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

Perangkat Kerja :

1. Perangkat SIRS ( komputer ).

2. ATK.

Sifat Jabatan :




Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan

2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.5. Membuat slip pembayaran.

6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.

10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke managemen rekam medis.

11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai berobat.

5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.

7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :

1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya.2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.3. Memberikan masukan kepada atasan langsungKorelasi Jabatan :



Pengarahan

2Staff RegistrasiInstalasi Rekam Medis Penugasan



NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : RegistrasiDiruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :


1

DIII Rekam Medis/

SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.

Upaya Fisik :

1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :


2. Berbadan



VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan: Staf Assembling dan indeks kode penyakit


Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.Hasil Kerja :

1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.

2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.

2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan belum dikoding.

Perangkat kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK

2. Telepon.

Sifat Jabatan :



Senin Sabtu: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab berkas rekam medis.

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis.

Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

Mengentry kode penyakit.

Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.Tanggung jawab :

1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.

2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :


2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerjaKorelasi Jabatan :


1Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang MedisPelaporan

Pengarahan

2Penanggung jawab Assembling dan indeks kode penyakitInstalasi Rekam Medis Penugasan


Kondisi Lingkungan Kerja :NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Managemen Rekam MedisDiruang tertutup dan terbuka

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan :


1

DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

Upaya Fisik :

1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :




VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan: Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis


Ikhtisar Jabatan :

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan.

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

Hasil Kerja :

1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.

2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.

3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.

4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :

1. Berkas rekam medis.

2. Tracer

3. Buku ekspedisi.

4. A T K 5. Berkas rekam medis.6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :


Senin Sabtu: jam 14.00 jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :

Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.

Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.

Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan Admission.

Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.

4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.

5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.

6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.

7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.

Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.

3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.

4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien.

5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.

7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya. Wewenang :

1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.

2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.

3. Koordinasi dengan petugas IGD4. Koordinasi dengan petugas IRNA.

5. Meminta arahan dari atasan.6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :


1

Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan

Pengarahan

2Staf Penyimpanan dan Pendistribusian berkas RMPenunjang MedisPenugasan



NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

2Tempat kerja : Lingkungan rumah sakitDiruang terbuka

Resiko Bahaya :NOASPEKFAKTOR


Syarat Jabatan :


1DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

Kondisi Fisik :

1 Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2 Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3 Umur minimal: 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan: Staf statistik dan pelaporan


Ikhtisar Jabatan :

Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.3. Laporan intern x4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.

2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :

1. SIRS (Komputer) dan ATK.

2. Telepon.

Sifat Jabatan :


Senin Sabtu: jam 07.00 jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu: jam 07.00 jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:

Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.

Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya.

Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang. Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.

Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.

2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.

2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.

3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.

4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.

Wewenang :

1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan


3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.


Korelasi Jabatan :



Pengarahan

2Penanggung jawab Statistik dan PelaporanInstalasi Rekam MedisPenugasan



NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC

2Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC

Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR


Syarat Jabatan :


1

DIII Rekam Medis/SLTA Plus.- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

Upaya Fisik :

1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :


2. Berbadan



BAB VIIITATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

INTERN

EKSTERN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :

Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:

Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.

Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan Pemerintah.

BAB IXPOLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis x adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1

POLA KETENAGAAN

INSTALASI REKAM MEDIS RS. XNAMA JABATANKUALIFIKASI

FORMAL & INFORMALTENAGA YANG DIBUTUHKAN

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 5 tahun )1

Penanggung jawab Admission Dan RegistrasiDIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)1

Penanggung jawab Managemen Rekam MedisDIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)1

Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)5

Staf RegistrasiDIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)6

Staf Assembling dan Indeks Kode PenyakitDIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan ICD 10)1

Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RMDIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan Rekam Medis)2

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah SakitDIII Rekam Medis / SLTA Plus

(Pelatihan Pelaporan RS)1

Jumlah18

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) KaryawanPenarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1.Dari dalam RS. x sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS x sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RS x. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui : Informasi dari mulut ke mulut Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.

Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.2.Dari luar RS. x (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. x ini dapat dilakukan dengan cara :

Dari mulut ke mulut.

Iklan media cetak.

Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) KaryawanSeleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.

B. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :

1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :

Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.

Proses Problem solving

Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit

Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

Sistem Pelaporan Rekam Medis

3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :

Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.

Informed consent.

Keterangan Medis untuk asuransi.

Visum et repertum.

Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.

Kode etik profesi.

4. Statistik Kesehatan

Dasar-dasar statistik kesehatan.

Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6. Sistem informasi kesehatan

Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn

Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)

Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.

Menjaga keamanan data dan informasi

Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung

Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.

Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.

7. Sumber daya pelayanan kesehatan

Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi

Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya

Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

8. Manajemen mutu pelayanan

Penyusunan dan penyajian indikator

Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.

Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.

Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.

Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.

9. Teknologi informasi

Kemampuan jalankan komputer

Internet dan berbagai akses LAN

Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2. Tes Keterampilan

Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling

Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar

Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.

3. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

Sehat, tidak buta warna.

Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

BAB XPENILAIAN KINERJA SDMX. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai dengan Buruk angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.

Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :

Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.

Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.

Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

B. Sasaran ( < 1 tahun )

Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :

1. Penilaian Staf Pelaksana

2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi / Sederajat

3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja

1. Kecepatan

Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih cepat5

BaikLebih cepat4

CukupSusuai3

KurangLebih lama2

BurukJauh lebih lama1

Catatan :

Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

2. Ketepatan

Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional)

PenilaianCepatNilai

Sangat Baik 99 %5

Baik96 % - 98 %4

Cukup95 %3

Kurang93 % - 94 %2

Buruk 92 %1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.

PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih banyak5

BaikLebih banyak4

CukupSusuai3

KurangLebih sedikit2

BurukJauh lebih sedikit1

Catatan :

Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih banyak5

BaikLebih banyak4

CukupSusuai3

KurangLebih sedikit2

BurukJauh lebih sedikit1

Catatan :

Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama

1. Komunikasi

Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

PenilaianPendengar

Yang baikJelasLugasTepat WaktuNilai

Sangat BaikSelaluSelaluSelaluSelalu5

BaikSelaluSelaluSelaluKadang-kadang4

SelaluSelaluKadang-kadangSelalu4

CukupSelaluSelaluKadang-kadangKadang-kadang3

KurangKadang-kadangSelaluKadang-kadangKadang-kadang2

SelaluKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang2

BurukKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang1

2. Keterbukaan.

Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

PenilaianMenerima kritik

Menerima saranMemberi pemikiran konstruktifNilai

Sangat baikSelaluSelaluSelalu5

BaikHampir SelaluSelaluHampir Selalu4

CukupKadang-kadangSelaluKadang-kadang3

KurangSesekaliHampir SelaluSesekali2

BurukSesekaliKadang-kadangSesekali1

3. Kebanggaan

Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.

PenilaianBangga

Jaga citra perusahaanMembela perusahaanNilai

Sangat baikSelaluSelaluSelalu5

BaikSelaluHampir SelaluHampir Selalu4

CukupSelaluKadang-kadangKadang-kadang3

KurangKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang2

BurukKadang-kadangSesekaliSesekali1

4. KepercayaanYakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

PenilaianYakinNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

5. KeadilanBertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.

PenilaianBertindak AdilNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

C. Kepribadian

1. Keramahan

Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

PenilaianMurah SenyumNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

2. Kerapihan

Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.

PenilaianRapiNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

3. Disiplin

Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

PenilaianPelanggaran & Tata tertibNilai

Sangat BaikO x5

Baik3x4

Cukup5 x3

Kurang7 x2

Buruk>7x1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.

PenilaianBerpikir dan berperilakuNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

5. Inisiatif

Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

PenilaianMemberikan

GagasanNilai

Sangat Baik> 3 x5

Baik3 x4

Cukup2 x3

Kurang1 x2

BurukTidak pernah1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.Pendidikan

- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S3 Manajemen Rumah Sakit.

PelatihanPelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:

Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit x, meliputi:

Pelatihan Manajemen Umum

Pelatihan Sistem Dokumentasi

Pelatihan Manajemen Mutu

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

Pelatihan Evaluasi Kinerja

Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

BAB XI

PROGRAM ORIENTASIProgram orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :

1. Penerimaan pasien

2. Pencatatan

3. Pengolahan data medis

4. Penyimpanan

5. Pengambilan kembali

6. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1

Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARIMATERIWAKTUPENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDISKa. IRM

IPengenalan personil60

Orientasi ruangan dan produk RS. x60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM60

IISosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja60

Sosialisasi pedoman kerja60

Sosialisasi keselamatan kerja60

Sosialisasi indikator kinerja60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja60

IIISosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan60

Tabel 11.2

Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis


B. ADMISSION & REGISTRASIPj.Admission & Registrasi

ISosialisasi dasar-dasar berkomunikasi60

Penerimaan pasien rawat jalan60

Penerimaan pasien rawat inap60

Penerimaan pasien TTKP60

Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam60

Penerimaan pasien perusahaan rekanan60

IIMenyiapkan berka RM pasien baru60

Entry data pasien ke dalam komputer60

IIIPencatatan data/registrasi pasien rawat jalan60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap60

IVPenerimaan telpon singkat60

Penerimaan telpon panjang60

Penerimaan telpon pendaftaran60

Tabel 11.3

Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Instalasi Rekam Medis


C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKITPj. Manaj. RM

ISosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis60

Assembling berkas RM rawat jalan60

Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, kebidanan, bayi, ODC )60

Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )60

IIPemilahan berkas RM yang belum lengkap60

IIISosialisasi buku ICD X dan Ikopim60

Tabel 11.4

Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis


D. STATISTIK DAN PELAPORANPj. Manaj. RM

ICara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.20

IIRekapitulasi sensus harian rawat jalan60

Rekapitulasi sensus harian rawat inap60

Rekapitulasi sensus harian penunjang medis60

IIIPengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form perusahaan rekanan20

IVPengetikan Surat Keterangan Lahir20

Pengetikan Resume Medis20

Tabel 11.5

Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

Instalasi Rekam Medis


E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDISPj. Manaj. RM

ISosialisasi penerimaan berkas rekam medis.15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM15

IISosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran40

IIISosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XII

RAPAT

XII.1Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan

Jam: 12.00 s.d selesai

Tempat: Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi:

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis

3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis

4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.

Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam: Sesuai undangan

Tempat: Sesuai undangan

Peserta: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIII

PELAPORANXIII.1Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :

1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan

3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang

4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.

Laporan intern meliputi :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit

2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah Sakit

3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi

4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern

Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal

Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.

c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.

d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.

f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.

g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. x, antara lain:

Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.

7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil

Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. x secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :

Laporan Asuransi

Laporan Visum Et Repertum

Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIRKODEPERIODE LAPORANJADWAL LAPORAN

1234

Data Kegiatan Rumah SakitRL1Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap RSRL2aTriwulanTanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan RSRL2bTriwulanTanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat InapRumah SakitRL2a1BulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah SakitRL2b1BulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Status ImmunisasiRL2cBulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

Pasien Umum

Pasien Obstetri

Bayi Baru Lahir/Lahir MatiRL2.1

RL2.2

RL2.3TriwulanTanggal 25 Bulan Sampling

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah SakitRL.3Tahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Individual Ketenagaan Rumah SakitRL4aTahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Peralatan Medik Rumah SakitRL5Tahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Infeksi Nosokomial Rumah SakitRL6Bulanan

Tanggal 15 Bulan Berikut

Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

AssMen JangMed

Pj. Admission & Registrasi

Pj. Managemen Rekam Medis

Penerimaan Pasien RI (Admission)

Penerimaan Pasien RJ (Registrasi)

Assembling &Indeks Kode Pengyakit

Penyimpanan & Distribusi RM

Statistik & Pelaporan

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Keuangan

Manajemen

IRNA

IRJ

DOKTER

PASIEN

INSTALASI REKAM MEDIS

REKANAN

Dep.Kes/Pem

LAIN-LAIN

ASURANSI

PAGE 60

Pedoman Pengorganisasian Rm

Documents

Transcript of Pedoman Pengorganisasian Rm

207. Pedoman Pengorganisasian IPAL

Pedoman Pengorganisasian HPK Noname

PEDOMAN PENGORGANISASIAN SARPRAS

173. Pedoman Pengorganisasian SPI

Pedoman Pelayanan Rm

Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja

Pedoman Pengorganisasian Igd

Pedoman Pengorganisasian Komite Pastoral

Pedoman Pengorganisasian Pelayanan Ppirs

PEDOMAN PENGORGANISASIAN RM (New).doc

Pedoman Pengorganisasian HPK

Buku Pedoman Pengorganisasian Ipsrs

PEDOMAN PENGORGANISASIAN HEMODIALISA.doc

pedoman pengorganisasian

175. Pedoman Pengorganisasian PONEK

Pedoman Pengorganisasian PONEK RSDK

Pedoman Pengorganisasian Unit Hrd

Pedoman Pengorganisasian Gizi

Pedoman Pengorganisasian Rs 2016

PEDOMAN PENGORGANISASIAN P2K3