PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH...

BAPPENAS

Transparansi, Keselarasan, Kepemilikan,Harmonisasi dan Akuntabilitas

PMIG

2009

PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP

PROJECT MANAGEMENT IMPLEMENTATION GUIDELINE

PEDOMAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP

(Project Management Implementation Guideline - PMIG)

Versi 1

2009

Disusun bersama oleh

Kementerian Negara PPN/ Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

(BAPPENAS)

dan

United Nations Development Programme

Indonesia

Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral

Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional (BAPPENAS)

“Transparansi, Keselarasan, Kepemilikan,

Harmonisasi dan Akuntabilitas”

PEDOMAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH UNDP

(Project Management Implementation Guideline – PMIG)

Diterbitkan oleh Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral Bappenas

ISBN: 978-602-95100-0-3

Cetakan pertama September 2009

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang

Penanggung Jawab : Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan

Koordinator : Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral

Tim Penyusun :

Ade Kuswoyo, Justin Shone,AgustinArry Yanna, Indra Maizir, LukasAdhyakso, Saito Nainggolan, Miranda

Tahalele, Gi-Soon Song, Handoko,Angger Wibowo, Bakhtiyor Kamraev.

Kontributor :

Bappenas: Syafril Basir, Yan P. Pangaribuan, Zaenal Arifin, Kuswiyanto,Samsul Widodo, Tati Lies Aryati,

Sugeng Wahyu Hendarto. Departemen Keuangan: Rinardi Rusman, Zandy Akbar, Naseer, Adrian Coto,

Dodi Rahdiana, Yusdhani Siregar, Muhamad Yusuf, Sudarmanto, Hageng Suryo Nugroho, Sumaryanti,

Masyar Resmawan, Ferry Irawan, Sofyan Helmi. Sekretariat Negara: Widi Prasetyo, Netty

Trenggonowati. Departemen Luar Negeri: Sutadi. Departemen Hukum dan HAM: Bambang S,

Prabowo, Iwan Rustiawan. LKPP: Ikak Patriastomo. UNDP: Kristanto Sinandang, David Smith, Teuku

Rahmatsyah, Imelda, Aris Harnanto, Florentina Madar,Ali Sani Uyara, May Hendarmini.

Editor dan Layout :

Egi B. Suarga


Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional / Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional (BAPPENAS)

Jl. Taman Suropati no. 2

Jakarta Pusat 10310

Telp : (021) 3160159

Fax : (021) 31934203

http://www.bappenas.go.id

KATA PENGANTAR

Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Kegiatan Hibah UNDP (Project

Management Implementation Guideline-PMIG) disusun dibawah koordinasi

Kementerian Negara PPN/ Bappenas bekerjasama dengan UNDP. PMIG

berisi penjelasan mengenai mekanisme dan kebutuhan minimal yang

diperlukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan hibah UNDP. PMIG

merupakan adaptasi peraturan yang berlaku di Indonesia dengan prosedur

dan kebijakan yang berlaku di UNDP (UNDP Programme and Operations

Policies and Procedures-POPP).

Penyusunan PMIG merupakan salah satu langkah Pemerintah dalam

melaksanakan agenda Komitmen Jakarta yang telah ditandatangani pada

tanggal 12 Januari 2009 dengan mengikuti prinsip-prinsip dan semangat

Deklarasi Paris, yaitu: Kepemilikan, Harmonisasi, Efisiensi, Efektivitas,

Keterbukaan, Kompetisi, Transparansi, Kesetaraan dan Akuntabilitas. PMIG

akan menjadi sarana bagi Pemerintah Indonesia dan UNDP untuk

mengoptimalkan pelaksanaan kerjasama dalam rangka pengurangan

kemiskinan, pembangunan kapasitas sumber daya manusia dan

kelembagaan, penguatan tata pemerintahan, serta percepatan pencapaian

target MDGs.

PMIG diharapkan dapat menjadi pedoman bagi pelaksanan program

dan kegiatan serta memastikan seluruh aktivitas dapat dilaksanakan secara

efisien dan efektif. Ruang lingkup PMIG melingkupi mekanisme

perencanaan dan pengusulan kegiatan, organisasi dan kelembagaan,

pengadministrasian dana hibah, pelaporan, pemantauan dan evaluasi serta

audit, dan penutupan kegiatan.

Bappenas dan UNDP akan membentuk tim review yang bertugas

melakukan review terhadap PMIG secara berkala, untuk mengakomodasi

perubahan kebijakan dan prosedur baik dari Pemerintah Indonesia maupun

UNDP. Proses review akan melibatkan seluruh pihak yang terkait melalui

suatu proses partisipatif. Dengan demikian, diharapkan PMIG dapat

menjadi living document yang akan mengakomodasi perubahan kondisi dan

kebijakan terkait pengelolaan hibah luar negeri Pemerintah.

Pedoman Pelaksanaan Manajemen Proyek (PMIG)

i

Bappenas dan UNDP mengharapkan agar PMIG ini dapat

memberikan manfaat terutama dalam mendukung pelaksanaan kegiatan

dan meningkatkan kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan UNDP. Kami

mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi

dalam proses penyusunan PMIG, terutama perwakilan dari Departemen

Keuangan, Departemen Luar Negeri, Sekretariat Negara, Departemen

Hukum dan HAM, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah (LKPP) serta pihak-pihak lain yang tidak dapat kami sebutkan

satu persatu. Kami menanti proses review selanjutnya yang akan

dilaksanakan oleh tim review PMIG setiap tahun untuk memperbaharui

dokumen ini.

Lukita Dinarsyah Tuwo

Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan

Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/

Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS)

Håkan Björkman

Country Director

United Nations Development Programme (UNDP)

Indonesia


ii

DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH

APBN Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

ATLAS Piranti lunak (software) yang digunakan oleh UNDP,

memuat data-data resmi UNDP

AWP Annual Work Plan

BAPPENAS Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

BPKP Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

BUMN Badan Usaha Milik Negara

BUN Bendaharan Umum Negara – dalam hal ini Menteri

Keuangan

CCF Country Cooperation Framework

CDR Combined Delivery Report

CPAP Country Programme Action Plan

CPD Country Programme Document

DIM Direct Implementation Modality

DIPA Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran

DIPK Daftar Isian Pengusulan Kegiatan

DRPHLN-JM Daftar Rencana Pinjaman dan/atau Hibah Luar

Negeri–Jangka Menengah

DRPPHLN Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah

Luar Negeri

DSA UN Daily Subsistence Allowance

FACE Funding Authorization and Certificate of Expenditure

FS Feasibility Study / Dokumen Studi Kelayakan Proyek

HACT UN Harmonized Approach for Cash Transfer

IMTA Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing

IP Implementing Partner (sebelumnya dinamakan

Executing Agency)

Keppres Keputusan Presiden

KPPN Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

LoA Letter of Agreement – Nota kesepahaman mengenai

daftar dukungan yang akan diberikan UNDP

MDGs Millennium Development Goals – Tujuan Pembangunan

Milenium

MOSS UN Minimum Operating Security Standards

MYFF Multi Year Funding Framework


iii

NIM National Implementation Modality

NoD Notice of Disbursement

NPD National Project Director

NPPHLN Naskah Perjanjian Pinjaman dan/atau Hibah Luar

Negeri

OAI UNDP Office of Audit and Investigation (sebelumnya

dinamakan OAPR)

PA/KPA Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran

PAC Project Appraisal Committee

PB Project Board (sebelumnya dinamakan Steering

Committee atau Biro Kerjasama UNDP)

PBB Perserikatan Bangsa-Bangsa

Permenneg Peraturan Menteri Negara

PHLN Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri

PIP Project Initiation Plan

Pipeline Daftar indikatif kegiatan yang akan mendapat

pembiayaan berupa pinjaman dan/atau hibah

PM Project Manager

PMIG Project Management Implementation Guideline

PMU Project Management Unit

POPP Project and Operations Policies and Procedures

PP Peraturan Pemerintah

PPK Pejabat Pembuat Komitmen

PPN Pajak Pertambahan Nilai

PSC Project Steering Committee

QWP Quarterly Work Plan

RKA-KL Rencana Kerja Anggaran – Kementerian Lembaga

RPJMD Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah

RPJMN Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional

RRF Project Result and Resource Framework

SHD Sustainable Human Development

SKPD Satuan Kerja Pemerintah Daerah

SMART Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-

Bound

SNPK Strategi Nasional Penanggulangan Kemiskinan

SOP Standard Operating Procedure

SP3 Surat Perintah Pembukuan / Pengesahan

ToR Terms of Reference

UNBOA United Nations Board of Auditors


iv

UNDAF United Nations Development Framework

UNDG United Nations Development Group

UNDP United Nations Development Programme

WA Withdrawal Application


v

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................. iDAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH ........................................................ iiiDAFTAR ISI ............................................................................................ viDAFTAR GAMBAR ..................................................................................viii

BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................... 1

BAB 2 TAHAP PERENCANAAN KEGIATAN ............................................. 9

BAB 3 PELAKSANAAN KEGIATAN HIBAH UNDP ....................................23

1.1. Sekilas mengenai UNDP .............................................................. 21.2. Permasalahan ............................................................................. 41.3. Tujuan ........................................................................................ 51.4. Ruang Lingkup ............................................................................ 51.5. Mekanisme Review PMIG ............................................................. 61.6. Sekilas Gambaran Dokumen Pendukung .................................... 7

2.1. Pendahuluan ............................................................................... 92.2. Penyusunan Concept Note dan PIP Berdasarkan Country

Programme (CPD dan CPAP) ........................................................ 102.3. Tahap Pengusulan dan Penilaian Kegiatan ..................................112.4. Tahap Persiapan ......................................................................... 12

2.4.1. Struktur Organisasi Kegiatan ............................................132.4.2. Rencana Keuangan Kegiatan .............................................17

2.5. Harmonized Approach for Cash Transfer (HACT) ...........................182.5.1. Pelaporan untuk Kegiatan, Monitoring dan Evaluasi HACT.19

2.6. Standar Minimum Operasi Keamanan (MOSS) ............................ 202.7. UNDP Country Office Cost Recovery ............................................. 20

3.1. Start up Workshop .......................................................................233.2. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ................................... 23

3.2.1. Ruang Lingkup dan Landasan Peraturan ...........................233.2.2. Prinsip-Prinsip Umum .......................................................243.2.3. Mekanisme Pencantuman Dana Hibah UNDP dalam DIPA..253.2.4. Pengelolaan Rekening Kegiatan ......................................... 263.2.5. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ..........................293.2.6. Pengeluaran Kegiatan yang Tidak Dapat Dibiayai Hibah UNDP ................................................................................323.2.7. Mekanisme Pengesahan atas Realisasi Dana Hibah ...........323.2.8. UNDP Country Office Support Services ................................35

3.3. Pengadaan Barang dan Jasa ....................................................... 363.3.1. Prinsip Dasar .................................................................... 363.3.2. Pemilihan Mekanisme Pengadaan ......................................36

3.4. Mekanisme Perubahan/ Revisi Dokumen Kegiatan ......................373.5. Lain-Lain .................................................................................... 39

3.5.1. Perjalanan Dinas ...............................................................393.5.2. Permohonan Visa dan Perizinan Bagi Tenaga Ahli Asing.....393.5.3. Perpajakan ........................................................................40


vi

BAB 4 MONITORING, PELAPORAN, EVALUASI, DAN AUDIT

BAB 5 ASET DAN PENUTUPAN PROYEK

LAMPIRAN-LAMPIRAN

................... 43

................................................ 53

4.1. Gambaran Umum ........................................................................ 434.2. Monitoring ................................................................................... 43

4.2.1. Pelaporan Triwulanan ........................................................ 454.2.2. Laporan Tahunan .............................................................. 474.2.3. Laporan Akhir .................................................................... 47

4.3. Evaluasi Kegiatan ........................................................................ 484.4. Audit ........................................................................................... 50

4.4.1. Audit Terhadap Pelaksanaan Proyek .................................. 504.4.2. Audit Internal (Internal Audit) ............................................. 514.4.3. Audit Eksternal (External Audit) ......................................... 514.4.4. HACT Assessment .............................................................. 52

5.1. Aset Kegiatan ............................................................................... 535.2. Penutupan Kegiatan .................................................................... 53

Lampiran A1. Jakarta Commitment .......................................................... 55Lampiran A2. Dokumen-Dokumen Pendukung dalam Peraturan

Pemerintah ....................................................................... 63Lampiran A3. Check List on POPP Project Management ............................ 73Lampiran A4. Example of UNDP Country Office Support Services .............. 83Lampiran A5. Daftar Lampiran B Dalam Bentuk Soft Copy (CD) .............. 87


vii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 2.1.GAMBAR 2.2.GAMBAR 3.1.

GAMBAR 3.2.GAMBAR 3.3.GAMBAR 3.4.

GAMBAR 3.5. GAMBAR 3.6.

GAMBAR 3.7.GAMBAR 3.8.

Tahapan Perencanaan Kegiatan Hibah UNDP ..................... 10Struktur Organisasi Kegiatan .............................................. 17Mekanisme Pencantuman Kegiatan Hibah UNDP dalamDIPA ................................................................................... 25Pengelolaan Rekening Kegiatan ........................................... 26Mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer) ................. 30Mekanisme Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (Reimbursement) ................................................................. 30Mekanisme Pembayaran Langsung (Direct Payment) ............ 31Mekanisme Pelaksanaan Langsung (Direct Agency Implementation) .................................................................. 32Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP ........................... 33Mekanisme Pengesahan Realisasi Hibah UNDP ................... 35


viii

Pemerintah Indonesia dan mitra kerja pembangunan telah

menandatangani dokumen Komitmen Jakarta pada tanggal 12

Januari 2009 (Jakarta Commitment- Lampiran A1). Komitmen

Jakarta berisi kesepakatan untuk melaksanakan langkah-langkah bersama

bagi peningkatan efektifitas dalam pemanfaatan pinjaman/hibah luar negeri

menuju tercapainya efektifitas pembangunan nasional di Indonesia.

Penandatanganan ini menunjukkan bahwa pengelolaan pinjaman dan hibah

luar negeri (PHLN) di Indonesia semakin diperkuat sejalan dengan

kepentingan nasional. Dokumen Komitmen Jakarta ditandatangani oleh 26

mitra kerja sama pembangunan baik multilateral maupun bilateral, salah

satunya adalah UNDP yang merupakan bagian dari PBB di Indonesia.

UNDP adalah salah satu mitra Pemerintah yang menyalurkan pendanaan

dalam bentuk hibah. Sesuai dengan Country Programme Document (CPD)

periode 2006-2010, UNDP mempunyai fokus kerjasama dalam bidang tata

pemerintahan dan demokratisasi, pembangunan sumber daya manusia dan

upaya pencapaian Millennium Development Goals (MDGs), pengurangan

kerentanan terhadap krisis, rehabilitasi dan rekonstruksi Aceh dan Nias

pasca tsunami, serta pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan dan

pemanfaatan energi yang lebih efisien dan efektif.

Sebagai tindak lanjut dari penandatangan Komitmen Jakarta, Pemerintah

dan UNDP akan terus melakukan upaya bersama untuk meningkatkan

efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kerjasama dalam pembangunan. Salah

satunya adalah melalui penyusunan Project Management Implementation

Guideline (PMIG). Penyusunan PMIG bertujuan untuk meningkatkan

transparansi dan akuntabilitas dengan mengutamakan harmonisasi,

kepemilikan nasional, dan penggunaan sistem pemerintah dalam

pelaksanaan kegiatan hibah UNDP di Indonesia.

BAB

PENDAHULUAN1

Bab 1 - Pendahuluan

1

1.1. Sekilas Mengenai UNDP

UNDP adalah salah satu lembaga pembangunan dan pendanaan dibawah

PBB. Tujuan utama UNDP adalah pengembangan sumberdaya manusia

berkelanjutan (Sustainable Human Development/SHD). Melalui SHD, UNDP

mendukung kesempatan masyarakat dalam memanfaatkan potensi yang

dimilikinya. Penekanan konsep ini adalah kesetaraan dan persamaan

distribusi pembangunan, integritas sosial, dan perlindungan lingkungan

hidup bagi generasi yang akan datang. Deklarasi Milenium (Lampiran B52)

adalah landasan yang menjadi fokus UNDP dan pengembangan rencana

strategisnya (Lampiran B47).

Kantor perwakilan UNDP di Indonesia dikepalai oleh Resident

Resepresentative yang pada saat ini juga menjabat sebagai UN Resident

Coordinator. Resident Representative dibantu oleh seorang Country Director

yang bertanggungjawab terhadap urusan kerjasama program

pembangunan, seorang Deputy Resident Representative yang bertanggung

jawab dalam operasional dan seorang Deputy Country Director yang

bertanggung jawab dalam program.

Sebagai mitra pembangunan dan lembaga pemberi hibah, UNDP

melaksanakan kerjasama kegiatan dengan Pemerintah Indonesia tidak saja

melalui pendanaan proyek hibah, namun juga melalui beberapa bentuk

kerjasama antara lain:

a. Technical Advisory Services/Development Services;

b. Advokasi Kebijakan;

c. Memfasilitasi Kerjasama Multi-stakeholders (UN-Donor Coordination);

d. Funding for Catalytic Intervention ;

e. Producing and Sharing of Knowledge.

UNDP adalah salah satu inisiator dan pengemban (caretaker) dari MDGs.

MDGs merupakan basis dan landasan kerjasama antara UNDP dengan

pemerintah di seluruh dunia. Berdasarkan dokumen ini, UNDP

mengembangkan rencana strategis dan rencana kerja untuk masing-masing

negara.


2

Dalam lingkup nasional di Indonesia, kerjasama UNDP fokus pada Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2004-2009 dan

dokumen lainnya yang merefleksikan strategi sektoral dan kondisi nasional,

seperti Strategi Nasional Penanggulangan Kemiskinan (SNPK) dan hasil

laporan pencapaian MDGs di Indonesia. Rencana jangka menengah UNDP di

Indonesia tercermin dalam UNDP Country Programme Document (CPD)

(Lampiran B54) yang sebelumnya disebut UNDP Country Cooperation

Framework (CCF). CPD terdiri dari rencana prioritas kerja yang akan

dilaksanakan dalam jangka menengah selama 5 tahun. CPD dalam bentuk

yang lebih operasional tercermin dalam UNDP Country Programme Action

Plan (CPAP) (Lampiran B28). CPAP mengakomodasikan program-program

UNDP, output dan indikator serta rencana pendanaan untuk jangka

menengah. Dokumen CPD dan CPAP yang berlaku saat ini adalah untuk

periode 2006-2010. Pengembangan dan finalisasi dokumen CPD dan CPAP

dilaksanakan secara bersama oleh UNDP dan Pemerintah Indonesia.

Fokus utama UNDP di Indonesia periode 2006-2010 didetailkan dalam UNDP

Country Programme Document (CPD). Untuk periode saat ini, fokus utama

UNDP tersebut mengikuti prinsip-prinsip dalam Deklarasi Paris dan

Komitmen Jakarta, yakni Pengembangan Kapasitas dan Kepemilikan.

UNDP-Country Programme Document (CPD) periode 2006-2010 difokuskan

pada:

a. Pengembangan sumberdaya manusia dan upaya pencapaian MDGs;

b. Pengelolaan lingkungan hidup yang berkelanjutan dan penggunaan

energi yang efektif;

c. Mendukung pelaksanaan pemerintahaan yang demokratis;

d. Pengurangan potensi krisis;

e. Rehabilitasi dan rekonstruksi Aceh dan Nias.

Detail kerja dan fokus UNDP termasuk pelaksanaan proyek dan inisiatif

kegiatan dapat dilihat di situs resmi UNDP : http://www.undp.org,

sedangkan untuk spesifik Indonesia dapat dilihat di situs

http://www.undp.or.id.

Daftar Istilah yang digunakan UNDP baik dalam dokumen ini maupun

dokumen terkait lainnya dapat dilihat pada Lampiran B24.

Bab 1 - Pendahuluan

3

1.2. Permasalahan

Pelaksanaan kerjasama antara Pemerintah Indonesia dan UNDP masih

menghadapi beberapa permasalahan, antara lain:

�Hibah yang diberikan melalui kegiatan yang dilaksanakan belum

seluruhnya tercatat secara resmi dalam APBN sebagai pendapatan

negara. Hal ini disebabkan sistem keuangan dan penyaluran dana

hibah UNDP belum sepenuhnya sesuai dengan sistem keuangan dan

anggaran Pemerintah;

�Permasalahan dalam teknis pelaksanaan kerjasama disebabkan

adanya kendala teknis maupun administrasi.

Salah satu penyebab kedua permasalahan di atas adalah adanya perbedaan

dan kekurang-pahaman pengelola proyek terhadap peraturan dan

mekanisme Pemerintah dan UNDP. Contoh permasalahan tersebut misalnya

dalam hal perencanaan dan pengusulan proyek hibah luar negeri,

mekanisme penyaluran dana hibah, prosedur pengadaan barang dan jasa,

serta monitoring dan evaluasi.

Permasalahan-permasalahan tersebut di atas perlu segera diatasi agar

pelaksanaan kerjasama semakin memberikan manfaat yang lebih optimal di

masa yang akan datang. Pada saat ini Pemerintah Indonesia sedang

berupaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan hibah

luar negeri. Pada tahun 2006, Pemerintah telah mengesahkan beberapa

ketentuan yang berkaitan dengan teknis pengelolaan hibah luar negeri

antara lain:

a. Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 2006 Tentang Tata Cara

Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah serta Penerusan

Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri; dan

b. Peraturan Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas Nomor:

PER.005/M.PPN/06/2006 Tentang Tata Cara Perencanaan dan

Pengajuan Usulan Serta Penilaian Kegiatan yang Dibiayai dari

Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri.

Adanya ketentuan-ketentuan di atas perlu diikuti dengan upaya

sinkronisasi dengan sistem yang berlaku di UNDP untuk pelaksanaan

program dan kegiatan secara efektif. Berkaitan dengan hal ini, Pemerintah


4

dan UNDP bekerjasama untuk menyusun Pedoman Pelaksanaan

Pengelolaan Kegiatan atau Project Management Implementation Guideline

(PMIG).

Tujuan penyusunan Pedoman ini adalah:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan hibah

UNDP;

2. Menjadi acuan bagi staf pemerintah yang mempunyai tugas mengelola

hibah luar negeri dan staf pemerintah yang menjadi pelaksana

kegiatan hibah UNDP; dan

3. Menjadi acuan bagi staf dan konsultan UNDP yang bertugas di

Indonesia agar lebih memahami kondisi dan ketentuan pemerintah

mengenai pengelolaan hibah luar negeri yang berlaku.

Pedoman ini disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku di internal

Pemerintah Indonesia dan UNDP yang berkaitan dengan hibah luar negeri

Pemerintah. Pedoman ini mengatur kegiatan yang dibiayai oleh hibah dari

UNDP yang pelaksanaannya menggunakan Modalitas Implementasi

Nasional (National Implementation Modality/NIM). Adapun untuk

program/kegiatan yang menggunakan Modalitas Implementasi Langsung

(Direct Implementation Modality/DIM), pelaksanaannya mengacu pada

Project and Operations Policies and Procedures (POPP).

Pedoman ini menjabarkan tahap pelaksanaan proyek sebagai berikut:

a. Perencanaan, persiapan kegiatan dan penandatanganan Dokumen

Kegiatan (Project Document); terdiri dari proses pengusulan,

penilaian dan pencatuman dalam dokumen perencanaan

pinjaman/hibah luar negeri, penyiapan kegiatan, sampai dengan

tahap penandatanganan dokumen kegiatan.

b. Pelaksanaan; terdiri dari penjabaran mengenai mekanisme

penyaluran/pencairan dan pengadministrasian dana hibah, prinsip-

prinsip umum dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa,

perubahan/revisi dokumen kegiatan, dan mekanisme lain yang

mencakup perihal perjalanan dinas, izin tinggal dan visa untuk tenaga

ahli asing, bea masuk untuk barang import, dan perpajakan;

1.3. Tujuan

1.4. Ruang Lingkup

Bab 1 - Pendahuluan

5

c. Pelaporan, pemantauan dan evaluasi, serta audit; terdiri dari

penjabaran tentang mekanise pelaporan, pemantauan, evaluasi, serta

mekanisme audit yang dilaksanakan terhadap kegiatan yang dibiayai

hibah UNDP; dan

d. Mekanisme penutupan kegiatan; berupa penjabaran mengenai tata

cara penutupan kegiatan secara ringkas baik secara substansi

maupun administrasi keuangan termasuk pemindahan aset kegiatan.

Pengaturan untuk hal-hal yang bersifat lebih teknis sesuai dengan kondisi

dan karakteristik proyek dituangkan dalam Project Document dan Standard

Operating Procedures (SOP).

Penting untuk diketahui, bahwa dalam kondisi khusus seperti bencana alam

dan krisis, mekanisme pelaksanaan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP

tidak perlu mengikuti prosedur reguler yang dijabarkan dalam dokumen

PMIG ini. UNDP memberikan fleksibilitas berdasarkan kondisi dan1

kebutuhan darurat . UNDP akan menginformasikan kepada Bappenas

perihal mekanisme yang diterapkan.

PMIG merupakan living document yang akan dimutakhirkan secara rutin

sesuai dengan situasi dan kondisi nasional. Berkaitan dengan hal tersebut,

Pemerintah Indonesia dan UNDP akan membentuk Tim Review yang akan

melaksanakan proses review terhadap PMIG. Proses ini akan dilakukan

setidaknya satu kali dalam satu tahun atau lebih jika diperlukan.

Tim review PMIG setidaknya akan beranggotakan perwakilan dari Bappenas,

Departemen Keuangan, dan UNDP.

1.5. Mekanisme Review PMIG

1Kebijakan mengenai kondisi khusus ini secara internal UNDP dapat di kategorikan berdasarkan

waktu dan mekanisme pengambilan keputusan sebagai berikut:

Country Office Self Designation : Mekanisme penanganan krisis ini tidak dapat dilaksanakan lebih

dari kurun waktu 3 bulan di tingkat Country Office UNDP Indonesia.

Biro Regional untuk Asia Pasifik (RBAP) : Mekanisme penanganan krisis ini tidak dapat

dilaksanakan melebihi batas kurun waktu 6 bulan di tingkat regional Asia Pasifik.

UNDP Associate Administrator : Mekanisme penanganan krisis ini membutuhkan review tengah

tahunan oleh Associate Administrator, yang akan menghasilkan keputusan apakah memperpanjang

atau membatalkan penentuan jenis krisis berdasarkan status terakhir, rekomendasi dan justifikasi

dari UNDP Resident Representative Indonesia.


6

1.6. Sekilas Gambaran Dokumen Pendukung

Lampiran-lampiran pada PMIG adalah dokumen-dokumen rujukan yang

sangat penting bagi pelaksanaan kegiatan. Lampiran PMIG dibagi menjadi

dua bagian; Lampiran A memuat dokumen-dokumen yang menjadi kunci

pelaksanaan kegiatan bagi NPD, Executive Boards dan Project Manager.

Lampiran A tersebut memuat : Komitmen jakarta, kutipan Peraturan-

Peraturan utama Pemerintah, Checklist POPP, dan deskripsi mengenai

Country Office Support Service UNDP.

Sedangkan lampiran B disertakan dalam bentuk soft copy (CD) dalam

dokumen ini dan menyediakan dokumen-dokumen tambahan (silakan

merujuk kepada lampiran A5 untuk seluruh isi lampiran B). Lampiran B

akan sangat bermanfaat bagi Project Manager, karena memuat contoh-

contoh template detail yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.

Bab 1 - Pendahuluan

7

Halaman ini sengaja dikosongkan


8

2.1. Pendahuluan

Bagian ini disusun untuk meningkatkan efektivitas proses

perencanaan untuk kegiatan-kegiatan yang akan didanai hibah

UNDP. Kegiatan yang dibiayai dari hibah luar negeri merupakan

bagian dari upaya untuk mencapai sasaran RPJMN. Sumber daya yang

bersumber dari luar negeri, termasuk hibah UNDP diarahkan untuk

mencapai sasaran prioritas yang telah ditetapkan dalam RPJMN.

Tahap perencanaan kegiatan yang akan didanai hibah UNDP secara umum

adalah sebagai berikut:

1. Penyusunan Concept Note dan PIP berdasarkan Country Programme

(CPD dan CPAP);

2. Pengusulan kegiatan secara resmi kepada Bappenas oleh calon

implementing partner;

3. Persiapan substansi, kelembagaan dan administrasi;

4. Finalisasi dokumen kegiatan (project document) dan pertemuan Project

Appraisal Committee (PAC); dan

5. Penandatanganan Project Document.

Gambar berikut ini mengilustrasikan tahapan perencanaan kegiatan:

TAHAP

PERENCANAAN

KEGIATAN

BAB

2

Bab 2 - Tahap Perencanaan Kegiatan

9

UNDP Indonesia telah menyusun daftar checklist detail untuk manajemen

kegiatan berdasarkan POPP. Daftar ini melingkupi siklus proyek secara

lengkap untuk menjustifikasi proses mulai dari perencanaan, pelaksanaan,

sampai dengan penutupan kegiatan. Diharapkan daftar checklist ini dapat

digunakan oleh pelaksana kegiatan dan staf UNDP di Country Office. Daftar

checklist dapat dilihat pada lampiran A3 pada dokumen ini.

Untuk menerjemahkan CPD dan CPAP kedalam bentuk usulan kegiatan,

UNDP menyusun concept note yang akan menjadi dasar komunikasi dengan

pemerintah mengenai kegiatan yang akan dikerjasamakan kedepan. Usulan

kegiatan dalam bentuk concept note kemudian dibahas secara internal UNDP

untuk mendapatkan persetujuan dari pihak Senior Manager. Apabila

disetujui, concept note akan menjadi masukan dalam penyusunan pipeline

proyek dan akan dibahas lebih lanjut dengan Bappenas, calon Implementing

Partner dan para pihak terkait lainnya dalam rangka penyusunan project

result framework, dan draft dokumen kegiatan secara keseluruhan.

2.2. Penyusunan Concept Note dan PIP Berdasarkan Country

Programme (CPD dan CPAP)

Kementerian /

PemdaBAPPENAS DEPKEU UNDPTAHAPAN

Penyusunan Country

Programme dan

Identifikasi

Pengusulan Kegiatan

Persiapan

Finalisasi

Penandatanganan

Renstra/ RPJMD RPJMN

Usulan Kegiatan Penilaian

DRPHLN-JM/ Blue

Book

CPDRencana

Strategis

CPAP

Pipeline Kegiatan

Penyiapan Readiness Criteria melalui PIP secara substansi, keuangan, organisasi,

kelembagaan, dll

DRPPHLN/ Green

Book

Finalisasi Dokumen Kegiatan dan PAC Meeting

Penandatanganan

Dokumen Kegiatan

dengan UNDP

Penandatanganan

Dokumen Kegiatan

IPAC

ya

Sinkronisasi

Gambar 2.1. Tahapan Perencanaan Kegiatan Hibah UNDP


10

Dalam mendukung proses persiapan dan penyusunan dokumen kegiatan,

UNDP dapat melaksanakan Project Initiation Plan (PIP). Hasil dari proses ini

adalah konsep Dokumen Kegiatan yang sudah memenuhi semua aspek

kesiapan proyek.

Sesuai dengan PP No. 2/2006 dan Permenneg PPN No.5/2006, Kementerian

Negara/Lembaga/ Pemerintah Daerah/BUMN dapat menyampaikan usulan

kegiatan untuk dibiayai dari hibah luar negeri kepada Kementerian Negara

Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional (Bappenas).

Berkaitan dengan ketentuan diatas, dalam hal kerjasama dengan UNDP,

konsep Dokumen Kegiatan yang sudah disusun oleh instansi calon

pelaksana kegiatan dan UNDP harus diusulkan secara resmi kepada

Bappenas. Usulan disampaikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala

Pemerintah Daerah kepada Menteri Negara PPN/Kepala Bappenas c.q.

Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan. Kegiatan yang diusulkan harus

sesuai dengan Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga, Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), dan pagu indikatif untuk

Kementerian Negara/Lembaga tersebut yang ditetapkan bersama oleh

Bappenas dan Departemen Keuangan.

Dalam mengajukan usulan kegiatan, terdapat beberapa kriteria dan

persyaratan yang harus dipenuhi. Kriteria umum pengajuan hibah luar

negeri adalah:

a. Kegiatan sesuai dengan arahan dan sasaran RPJMN;

b. Kegiatan dalam rangka pencapaian sasaran program yang merupakan

prioritas pembangunan nasional;

c. Harus mempertimbangkan kemampuan pelaksana proyek dalam

melaksanakan kegiatan;

d. Secara teknis dan pembiayaan kegiatan tersebut lebih efisien untuk

dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri; dan

e. Hasil kegiatan dapat dioperasikan oleh sumberdaya dalam negeri dan

dapat diperluas untuk kegiatan lainnya.

Persyaratan umum pengajuan usulan kegiatan untuk dibiayai dari hibah

luar negeri adalah:

2.3. Tahap Pengusulan dan Penilaian Kegiatan


11

a. Pengisian Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK) dan Ringkasan

Kegiatan (Project Digest);

b. Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan (Feasibility Study Report/FS), dan

c. Kerangka Acuan Kegiatan (Terms of Reference/ToR).

Untuk UNDP, Dokumen Kegiatan mencakup hasil studi kelayakan dan

kerangka acuan kegiatan. Dengan demikian, persyaratan pengusulan

kegiatan adalah dengan menyertakan Dokumen Kegiatan, DIPK dan project

digest. Format DIPK dan project digest telah disediakan oleh Bappenas

sebagaimana dapat dilihat pada Lampiran A2 pada pedoman ini. DIPK dan

project digest disusun oleh implementing partner sebagai bagian dokumen

yang menjadi lampiran surat pengusulan kegiatan ke Bappenas.

Bappenas akan menilai usulan kegiatan tersebut. Usulan kegiatan yang

dinilai layak akan dimasukkan dalam Daftar Rencana Pinjaman dan/atau

Hibah Luar Negeri-Jangka Menengah (DRPHLN-JM) atau Blue Book.

DRPHLN-JM berlaku dalam jangka menengah sesuai dengan masa berlaku

RPJMN serta dapat diperbaharui dan disempurnakan setiap tahun sesuai

dengan kondisi nasional.

DRPHLN-JM selanjutnya akan diinformasikan kepada semua

lembaga/negara donor. Kegiatan yang telah diidentifikasi dan persiapannya

sudah dilaksanakan dapat dituangkan dalam UNDP Pipeline Projects.

Pipeline projects ini masih merupakan daftar indikatif yang akan

mendapatkan pembiayaan hibah dari UNDP dalam jangka menengah.

Untuk kegiatan yang sudah mendapatkan indikasi pendanaan berdasarkan

pipeline projects, dilaksanakan proses persiapan. Apabila dinilai sudah

cukup layak, maka kegiatan tersebut akan dicantumkan dalam Daftar

Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri (DRPPHLN) atau

Green Book. DRPPHLN adalah daftar kegiatan indikatif yang telah mendapat

indikasi komitmen pendanaan dari donor. Menteri Negara PPN/Kepala

Bappenas menetapkan DRPPHLN paling lambat pada bulan Oktober

setiap tahun.

Setelah kegiatan masuk dalam DRPHLN-JM dan UNDP Pipeline Projects,

selanjutnya dilakukan upaya untuk mempersiapkan kegiatan yang

2.4. Tahap Persiapan


12

bersangkutan melalui PIP. PIP dilaksanakan dengan melibatkan berbagai

pihak terkait utamanya Bappenas, Departemen Keuangan, UNDP dan calon

implementing partner.

Hal-hal yang harus dicantumkan dalam Dokumen Kegiatan secara jelas

antara lain adalah sebagai berikut:

1. Latar belakang (background) mengenai permasalahan yang dihadapi;

2. Analisis mengenai situasi (situation analysis) dan justifikasi mengenai

pentingnya pelaksanaan kegiatan;

3. Tujuan dan ruang lingkup kegiatan;

4. Strategi yang akan dilaksanakan melalui kegiatan ini untuk mencapai

tujuan yang diharapkan;

5. Struktur organisasi dan kelembagaan kegiatan yang akan dibentuk

beserta tugas, fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing;

6. Matriks Project Results and Resource Framework (RRF);

7. Rencana kerja tahunan (Annual Work Plan/AWP), yaitu rencana

pelaksanaan komponen kegiatan yang akan dilakukan pada tahun

yang bersangkutan;

8. Tabel rencana keuangan (financial plan atau cost table) baik yang

berasal dari pendanaan hibah maupun rupiah pendamping, beserta

sistem penarikan (cash transfer) yang akan digunakan;

9. Matriks rencana penggunaan sistem pengadaan untuk berbagai

komponen yang menjadi tanggung jawab NPD dan UNDP;

10. Draft Terms of Reference (ToR) untuk komponen konsultan yang akan

direkrut untuk membantu pelaksanaan kegiatan;

11. Nota Kesepahaman mengenai Daftar Dukungan yang akan diberikan

oleh UNDP melalui kegiatan yang bersangkutan (Letter of Agreement

mengenai UNDP Country Support Services). Letter of Agreement (LoA) ini

berisi matriks mengenai komponen kegiatan;

12. Signature page dan Lembar Ringkasan (Project Summary) pada bagian

depan dokumen proyek tersebut;

13. Cost Recovery dan MOSS Compliance untuk pembentukan proyek;

14. Rencana penyerahan aset; dan

15. Parameter harmonisasi biaya.

Dalam rangka menjamin agar kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik,

struktur organisasi minimal yang harus ada dalam setiap kegiatan yang

akan dibiayai hibah UNDP adalah sebagai berikut:

2.4.1. Struktur Organisasi Kegiatan


13

a. Project Board

Project Board (PB) adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam

pelaksanaan kegiatan yang dibiayai UNDP. Keanggotaan PB minimum terdiri

dari pihak/lembaga yang menjadi pelaksana dan/atau penanggung jawab

kegiatan, penerima manfaat (senior beneficiary), dan UNDP atau donor yang

lain (jika ada) yang berperan sebagai senior supplier. Komposisi PB akan

menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi proyek. Untuk kegiatan di

daerah, keanggotaan PB juga akan melibatkan pimpinan daerah setempat.

Tugas dan tanggung jawab dari PB adalah memberikan arahan kebijakan

terkait pelaksanaan proyek, melakukan review dan memberikan

persetujuan atas usulan AWP dan laporan pelaksanaan kegiatan. Jika

diperlukan, dalam rangka memperkuat koordinasi kelembagaan dan

sinkronisasi kebijakan dengan pelaksanaan kegiatan, dapat dibentuk Project

Steering Committee (PSC) yang mempunyai tugas memberi arahan kebijakan

dengan keanggotaan stakeholder yang lebih luas.

b. Implementing Partner

Implementing Partner (IP) adalah instansi yang menjadi pelaksana dan

penanggung jawab kegiatan yang akan dibiayai UNDP. Dengan demikian,

sesuai dengan mekanisme UNDP, IP menjadi salah satu pihak yang

menandatangani Dokumen Kegiatan bersama-sama dengan UNDP setelah

mendapatkan persetujuan dari Pemerintah. IP mempunyai tugas untuk

menunjuk pihak pelaksana proyek baik ditingkat pusat maupun daerah

(untuk kegiatan yang sebagian kegiatannya dilaksanakan di daerah).

c. Project Executive

Project Executive dalam kegiatan yang dibiayai hibah UNDP disebut National

Project Director (NPD). NPD adalah pelaksana kegiatan dan bertanggung

jawab atas pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan. NPD ditunjuk oleh IP

dan menjadi anggota dari Project Board atau Steering Committee. NPD harus

mempertanggung jawabkan pelaksanaan kegiatan dan menandatangani

Combined Delivery Report (CDR), Annual Work Plan (AWP) dan formulir FACE.

Untuk kegiatan yang sebagian kegiatannya dilaksanakan di daerah, IP dapat

menunjuk pelaksana kegiatan didaerah setelah berkoordinasi dan atas

dasar penetapan dari pimpinan daerah yang bersangkutan. Tata

kelembagaan dan hubungan kerja antara pelaksana proyek di pusat dan

daerah di jelaskan secara lebih detail dalam SOP proyek.


14

Penunjukan NPD dilaksanakan secara resmi melalui Surat Keputusan

Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama kementerian/lembaga yang menjadi

Implementing Agency kegiatan bersangkutan. Dalam rangka sinkronisasi

dengan sistem nasional, NPD diharapkan menetapkan pengaturan dan

hubungan kerja dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). NPD dapat

sekaligus menjabat sebagai PPK, atau Kementerian/Lembaga dapat

menunjuk pihak lain sebagai PPK sebagai bagian dari organisasi proyek. PPK

untuk kegiatan yang dibiayai UNDP dapat dipisahkan dengan PPK untuk

kegiatan lainnya sesuai dengan mekanisme yang berlaku. Hal ini dilakukan

agar proses administrasi dan pertanggungjawaban proyek lebih fokus dan

akuntabel.

Pejabat yang menjadi NPD tidak harus merupakan pejabat setingkat

Eselon II, melainkan dapat dari pejabat Eselon III atau pejabat fungsional.

Untuk membantu pelaksanaan kegiatan, NPD dapat menunjuk Deputi NPD

(DNPD) sesuai dengan kebutuhan. Tugas pokok dan tanggung jawab NPD,

DNPD, dan hubungan kerja dengan PPK dituangkan secara ringkas dalam

ToR. Struktur organisasi secara detail dapat ditetapkan sesuai dengan

karakteristik kegiatan yang bersangkutan.

d. Project Management Unit (PMU)

Project Management Unit (PMU) atau Project Support Unit dapat dibentuk jika

diperlukan dalam membantu pelaksanaan kegiatan dalam hal administrasi

dan dokumentasi. Daftar checklist untuk melihat kapasitas pelaksana

kegiatan yang akan menentukan bentuk dukungan yang diperlukan dalam

PMU termasuk outline program dan tugas manajemen proyek terdapat dalam

Lampiran B15 dan B14. Jika diperlukan, PMU akan dibentuk tidak sebagai

struktur yang paralel dari kelembagaan pemerintah yang sudah ada, namun

hanya memperkuat organisasi tersebut dalam rangka pelaksanaan kegiatan

yang dibiayai UNDP. PMU tersebut dijalankan dengan mengedepankan

kepemimpinan dan mendukung peningkatan staf pemerintah.

PMU dapat terdiri dari personil kegiatan yang mempunyai tugas dan

tanggung jawab dalam hal keuangan, administrasi, dan sekretaris. PMU juga

dapat terdiri dari konsultan yang dikontrak dalam komponen manajerial

maupun output manager.Untuk menjaga agar tugas kesekretariatan dan

manajerial lainnya dapat dilaksanakan secara lebih baik diupayakan agar

PMU dapat menempati ruang tertentu sehingga memudahkan koordinasi

dan administrasi. Biaya untuk pengadaan tempat/kantor sebagai

sekretariat proyek dibahas bersama dengan UNDP.


15

PMU minimal terdiri dari Project Manager. Project Manager adalah konsultan

perorangan yang direkrut untuk membantu NPD dalam melaksanakan tugas

harian dalam hal perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan monitoring dan

evaluasi kegiatan. Project Manager membantu NPD dalam menyusun laporan

yang akan disampaikan kepada Project Board dan UNDP.

Pembagian tugas dan fungsi yang jelas antara NPD dan Project Manager

sangat penting sehingga masing-masing dapat menjalankan fungsinya

secara optimal. Tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab Project Manager

dijelaskan secara rinci dalam ToR dan SOP kegiatan.

f. ProjectAssurance

Project Assurance adalah fungsi yang dilaksanakan oleh UNDP agar Project

Board dapat melaksanakan fungsinya sesuai dengan yang seharusnya.

Konsultan atau staf UNDP yang menjalankan fungsi Project Assurance akan

memberikan masukan kepada anggota Project Board mengenai kinerja

pelaksanaan kegiatan secara umum untuk menjadi bahan bagi anggota

Project Board untuk memberikan masukan dan arahan kepada Project

Executive atau NPD dan Programme/Project Manager.

Tugas dan Fungsi Project Assurance adalah:

i. Memastikan rencana kerja kegiatan disusun dan dikembangkan

menurut standar dan kualitas prosedur manajemen yang berlaku;

ii. Memastikan output kegiatan didefinisikan dan definisi aktivitas

termasuk deskripsi dan kualitas kriteria telah tercatat dalam modul

manajemen proyek ATLAS untuk memfasilitasi monitoring dan

pelaporan;

iii. Memastikan bahwa dokumen kegiatan final memenuhi standar

berdasarkan status model operasi dari proyek bersangkutan; dan

iv. Memastikan rekomendasi Project Board dilaksanakan dan revisi dalam

dijalankan sesuai dengan prosedur yang diharapkan.


16

Gambar 2.2. Struktur Organisasi Kegiatan

Pada saat persiapan kegiatan, calon pelaksana kegiatan dan UNDP sudah

harus menyepakati mekanisme penarikan dan penyaluran dana. Beberapa

mekanisme yang dapat dilaksanakan adalah :

a. Pembayaran langsung (direct payment);

b. Rekening khusus;

c. Reimbursement; dan

d. Direct agency implementation untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh

UNDP.

Pembahasan mengenai mekanisme ini melibatkan perwakilan dari

Departemen Keuangan yaitu Ditjen Anggaran, Ditjen Perbendaharaan dan

Ditjen Pengelolaan Utang, pelaksana kegiatan dan UNDP. Mekanisme yang

disetujui akan dijabarkan secara lebih detail dalam dokumen kegiatan.

Dokumen Kegiatan mencantumkan dana total (komitmen) untuk membiayai

kegiatan secara keseluruhan. Sedangkan rencana penyerapan tahunan

dituangkan dalam Annual Work Plan (AWP) dengan mengacu kepada

lampiran B43. Rencana keuangan kegiatan yang menjadi landasan dalam

pemrosesan dokumen anggaran adalah rencana keuangan yang tertuang

dalam AWP.

Rencana anggaran kegiatan termasuk kontribusi pemerintah (jika ada)

sudah harus dimasukan kedalam Rancangan RKA-KL sehingga menjadi

bagian dalam anggaran Kementerian/Lembaga sesuai dengan mekanisme

yang berlaku.

2.4.2. Rencana Keuangan Kegiatan

Project Board / Project Steering Committee

Pemberi ManfaatImplementing Partner

Penerima Manfaat

Project Management

Unit (PMU)

Project Assurance

National Project Director (NPD)


17

Untuk dokumen kegiatan yang sudah ditandatangani namun proses

pengadministrasiannya dananya belum selesai sehingga rekening belum

dapat dibuka, implementing partner dapat melaksanakan kegiatan melalui

UNDP Direct Payment modality dan Country Office Support Services (COSS).

COSS dilaksanakan atas permintaan resmi NPD kepada UNDP.

Pengusulan dan penarikan dana dari UNDP menggunakan sistem Result

Oriented Budgeting dimana rencana penarikan dibuat dalam kurun waktu

triwulanan (quarterly basis) sesuai dengan FACE form (Lampiran B13).

Transfer dana hanya akan dilaksanakan setelah laporan pelaksanaan

kegiatan pada kuartal sebelumnya dianggap memadai.

Dana hibah UNDP tidak dapat dipergunakan untuk membiayai honor staf

pemerintah yang menjadi pelaksana kegiatan, maupun staf pemerintah yang

menjadi anggota dalam satu satu organ kegiatan termasuk panitia

pengadaan. Dana hibah juga tidak diperkenankan untuk membiayai

kegiatan diluar rencana sebelumnya, serta tidak dapat digunakan untuk

membayar pajak.

Pembayaran kepada pejabat Pemerintah akan mengikuti standar

harmonisasi biaya yang disusun oleh UN (Lampiran B27), yakni harga satuan

untuk per diem staf pemerintah dan biaya transportasi. Untuk honor

kegiatan tertentu seperti narasumber, moderator, dan notulen dapat

diberikan kepada staf pemerintah diluar pelaksana kegiatan terkait.

Pemerintah dan UN akan melakukan review harmonisasi biaya secara

berkala setidaknya satu kali dalam setahun.

Instansi pemerintah yang menjadi pelaksana kegiatan diarahkan untuk

berkontribusi baik melalui dana pendukung atau paralel funding melalui

kegiatan lain yang dibiayai oleh rupiah murni atau sumber pembiayaan

lainnya yang secara substansi saling memperkuat dengan kegiatan yang

dibiayai hibah UNDP.

Dalam rangka meningkatkan efesiensi dan efektivitas penyaluran hibah

UNDP melaksanakan Macro dan Micro Assesment dalam kerangka HACT

(Lampiran B11). HACT dilakukan dalam rangka menentukan kapasitas

2.5. Harmonized Approach for Cash Transfer (HACT)


18

manajemen proyek yang dilaksanakan dan model transfer pendanaan ke

proyek. Model transfer pendanaan terdiri dari empat metode yang

didasarkan pada persetujuan operasional serta dijelaskan dalam dokumen

kegiatan, antara lain:

· Direct cash transfer kepada pelaksana kegiatan, untuk kewajiban dan

pengeluaran yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan;

· Direct payment kepada vendor atau pihak ketiga, dilakukan atas

persetujuan pelaksana kegiatan;

· Reimbursement kepada pelaksana kegiatan untuk kegiatan yang

dilaksanakan dengan pembayaran pendahuluan dari pihak

pelaksana kegiatan;

· Direct agency implementation melalui lembaga UNDP atau lembaga

terkait lainnya untuk kewajiban dan pengeluaran dalam rangka

pelaksanaan kegiatan.

HACT dilakukan sekali untuk setiap implementing parter dalam kurun waktu

siklus program dan akan dilakukan ulang pada siklus program berikutnya.

Biaya HACT assessment akan ditanggung proyek.

Oleh sebab itu penting untuk melihat perkembangan kebutuhan kapasitas

dan mengidentifikasin isu selama pelaksanaan HACT micro assessment atau

bentuk review setingkat ini dari national implementing partner atau calon

penanggung jawab dari kegiatan UNDP. Hasil laporan review ini harus juga

mengidentifikasikan langkah-langkah terprogram yang harus diambil oleh

UNDP sehingga kapasitas dari pengelola proyek dapat diperkuat.

NPD dengan dukungan dari staf proyek (PMU) mempersiapkan quarterly and

annual work plan dan laporan perkembangan pencapaiannya untuk

selanjutnya disampaikan kepada UNDP. Dalam rangka menjaga agar

pelaksanaan kegiatan sesuai dengan yang direncanakan, UNDP

melaksanakan serangkaian kegiatan dalam konteks HACT sebagai berikut:

· Review/Spot check secara periodik terhadap laporan keuangan

mengenai transfer dana (hal ini perlu dilaksanakan dan

didokumentasikan secara rutin, atau dikaji berdasarkan kontrol

internal);

2.5.1. Pelaporan untuk Kegiatan, Monitoring dan Evaluasi HACT


19

· Monitoring program dari kegiatan yang didukung oleh transfer dana

UNDP dengan mengikuti standar UNDP serta melakukan kunjungan

dan monitoring lapangan.

Konsep standar minimum operasi keamanan dikembangkan untuk

merespon risiko-risiko bagi staf UNDP yang bekerja di lapangan. MOSS di

desain untuk memenuhi standar minimum untuk sistem keamanan di

lapangan, dengan menyiapkan mekanisme peningkatkan keamanan dari

masing-masing staf. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi risiko,

membentuk standar kriteria lapangan untuk meningkatkan tanggung jawab

dan akuntabilitas. MOSS dibagi menjadi empat bagian yaitu: perencanaan

keamanan, latihan bagi staf, telekomunikasi dan keamanan kantor.

Dalam pendanaan UNDP, seluruh proyek harus memasukkan komponen

kemanan agar memenuhi standar MOSS dan seluruh pendanaan UNDP

harus memenuhi standar MOSS tersebut. Informasi detail mengenai standar

harga perbaikan untuk MOSS dapat dilihat pada lampiran B53. Biaya cost

recovery harus diintegrasikan dalam semua pendanaan kegiatan.

Berdasarkan Keputusan UNDP Executive Board 98/2, kebijakan dan proses

pembiayaan Cost Recovery harus diletakkan dalam setiap proyek untuk

mempersiapkan dukungan operasional oleh kantor UNDP dan implementasi

proyek. Biaya cost recovery adalah panduan harga untuk mengawal proyek

dalam membuat perencanaan anggaran tahunan untuk proyek yang

berhubungan dengan biaya operasional.

Project budgetary provision akan melengkapi anggaran dari kantor UNDP

yang dimungkinkan untuk mendukung, termasuk biaya sewa ruangan di

kantor UNDP Jakarta dan biaya lainnya untuk mendapatkan dukungan dari

kantor pusat UNDP.

Cost recovery memiliki ketentuan hingga 5% dari total biaya barang dan jasa

yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan oleh rekanan yang dikontrak

secara langsung oleh UNDP, seperti kendaraan, jasa individu yang

diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan, konsultan, sewa ruangan,

2.6. Standar Minimum Operasi Keamanan (MOSS)

2.7. UNDP Country Office Cost Recovery


20

sambungan internet, jasa keamanan (security guard), penggunaan listrik,

biaya kebersihan, telekomunikasi, lembaga konsultan nasional dan

internasional atau NGO (Non Government Organization), peralatan untuk

keamanan dan sebagainya. Ketentuan mengenai cost recovery hingga 5%

tersebut harus dicantumkan dalam AWP.


21



22

Pelaksanaan kegiatan hibah UNDP meliputi: (i) Start up workshop; (ii)

mekanisme penarikan dana hibah; (iii) mekanisme pengadaan

barang/jasa; (iv) revisi dokumen kegiatan; dan (v) bagian lain-lain

yang mencakup perjalanan dinas, mekanisme pemrosesan visa dan izin

tinggal bagi tenaga ahli asing, serta pembebasan bea masuk dan perpajakan.

Dalam rangka mempersiapkan pelaksanaan kegiatan, setelah unit

pelaksana proyek dibentuk, perlu diselenggarakan start-up workshop yang

bertujuan untuk memberikan informasi pokok kepada para pelaksana

proyek mengenai pelaksanaan kegiatan, seperti proses registrasi,

pembukaan rekening dan pencatuman dalam DIPA, proses penyusunan

AWP dan pelaporan, mekanisme penarikan dan penyaluran dana hibah,

prosedur pengadaan barang dan jasa, monitoring dan evaluasi, pelaporan,

audit, serta HACT. Narasumber yang dilibatkan dalam proses ini berasal

dari Bappenas, Departemen Keuangan, BPKP dan UNDP.

Pada saat ini seluruh kegiatan yang dibiayai hibah UNDP adalah kegiatan

capacity building yang merupakan kewenangan dan tanggung jawab

pemerintah pusat. Dengan demikian, implementing partner proyek UNDP

adalah pemerintah pusat. Untuk itu, mekanisme penarikan dan penyaluran

dana yang akan dijabarkan dalam pedoman ini mengikuti sistem hibah

pemerintah pusat.

3.1. Start-up Workshop

3.2. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP

3.2.1. Ruang Lingkup dan Landasan Peraturan

PELAKSANAAN

KEGIATAN HIBAH UNDP

BAB

3

Bab 3 - Pelaksanaan Kegiatan Hibah UNDP

23

3.2.2. Prinsip-Prinsip Umum

Berdasarkan ketentuan dalam pengelolaan hibah luar negeri yang berlaku,

prinsip-prinsip umum yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

� Semua penerimaan negara yang menjadi hak dan pengeluaran yang

menjadi kewajiban negara dalam tahun anggaran yang bersangkutan

harus dimasukkan dalam APBN;

�Jumlah atau bagian dari jumlah pinjaman dan/atau hibah luar negeri

yang dimuat dalam naskah perjanjian pinjaman dan/atau hibah luar

negeri (NPPHLN) dicantumkan dalam DIPA;

�Dalam hal APBN telah ditetapkan, jumlah atau bagian dari jumlah

pinjaman dan/atau hibah luar negeri dituangkan dalam APBN-

Perubahan;

�Dalam hal kerjasama UNDP langsung dengan organisasi non

pemerintah maka dana hibah yang diberikan tidak melalui mekanisme

anggaran dan belanja negara melainkan secara langsung antara UNDP

dengan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian penyaluran

hibah kepada organisasi pemerintah tidak tercatat sebagai penerimaan

negara;

�Dalam hal kerjasama langsung antara UNDP dengan lembaga UN

lainnya (bukan dalam bentuk sub-kontrak), hibah harus dilaporkan

dalam APBN. Namun demikian, hibah tersebut dapat disalurkan

melalui mekanisme Pemerintah atau mekanisme lain berdasarkan

kebijakan dan prosedur lembaga UN yang bersangkutan.

Berdasarkan hal-hal tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan

pinjaman dan/atau hibah luar negeri pemerintah harus tercatat dalam

mekanisme APBN yang berlaku di Indonesia.

Keuntungan pencatatan tersebut antara lain:

�Fasilitas pembebasan pajak untuk pelaksanaan kegiatan pemerintah

yang seluruh atau sebagian dananya dibiayai hibah luar negeri;

�Hibah yang diberikan dapat tercatat dalam laporan penerimaan PHLN

Pemerintah Indonesia. Hal ini memberikan keuntungan tersendiri bagi

UNDP.


24

3.2.3. Mekanisme Pencatuman Dana Hibah UNDP dalam DIPA

Kegiatan yang dilaksanakan dengan menggunakan hibah UNDP harus

tercatat dalam dokumen penganggaran (DIPA) di instansi yang akan

melaksanakan kegiatan tersebut. Pencatatan hibah UNDP dapat dilakukan

di dua instansi atau lebih tergantung dari kebutuhan dan karakteristik

kegiatan. Mekanisme pencantuman kegiatan dalam dokumen DIPA dapat

dilihat pada gambar 3.1.

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 006/PMK.02/2009 mengenai

Mekanisme Perubahan APBN dan Perubahan DIPA 2009, revisi dapat

dilakukan setiap saat dan dilaporkan kepada DPR kemudian.

Departemen KeuanganImplementing

PartnerTAHAPAN UNDP

Dokumen Kegiatan

Penandatanganan

Prodoc/ AWP dan

Grant Agreement

Dokumen kegiatan disampaikan kepada Departemen Keuangan

Registrasi HibahPermohonan

Registrasi

Proses

Registrasi

Nomor

Registrasi

Permohonan

Pencatatan di

DIPA

Proses

Pencatatan

Hibah di DIPA

Koordinasi

Surat Tanda

Pencatatan Nomor

di DIPA

Pemasukan dalam

RKA

Proses Penerbitan

DIPAKoordinasi

DIPA

Pencatatan di DIPA

Permohonan

Pembukaan

Rekening

Evaluasi

Permohonan

Persetujuan

Pembukaan

Rekening

Pembukaan

Rekening

Pengelolaan Utang Anggaran Perbendaharaan

Gambar 3.1. Mekanisme Pencantuman Kegiatan Hibah UNDP dalam DIPA


25

3.2.4. Pengelolaan Rekening Kegiatan

Gambar dibawah menunjukkan skema proses persetujuan pembukaan

rekening, pengajuan pembukaan rekening dan pelaporan.

Gambar 3.2. Pengelolaan Rekening Kegiatan

TahapK/L/Kantor/Satker

(PA/ KPA)

Bendahara Umum

Negara / Kuasa BUN

Bank Sentral/ Bank

Umum/ Kantor Pos

Persetujuan

Pembukaan

Rekening

Permohonan

Pembukaan

Rekening

Terlampir :

1. Copy dokumen

anggaran

2. Surat Pernyataan

penggunaan

rekening

Evaluasi

Permohonan

Persetujuan

Pembukaan

Rekening

Pengajuan

Pembukaan

Rekening

Pengajuan

Pembukaan

Rekening

Terlampir :

Persetujuan

pembukaan

rekening

Evaluasi

Pengajuan

Rekening

Kegiatan

Pelaporan

Pembukaan

Rekening

Pelaporan

Pembukaan

Rekening

Laporan

Rekening

Pelaporan

Keuangan

Laporan

Keuangan

Terlampir:

Daftar Rekening

Laporan

Keuangan


26

3.2.4.1. Pembukaan Rekening

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, UNDP dapat melakukan transfer dana

ke rekening yang dibuka khusus untuk kegiatan sebagaimana tertuang

dalam dokumen kegiatan. Untuk keperluan ini Implementing Partner

(National Program/Project Director) dapat membuka rekening dengan

persetujuan Bendahara Umum Negara, dalam hal ini adalah Menteri

Keuangan. Persetujuan tersebut dapat dikuasakan kepada Kuasa

Bendahara Umum Negara Pusat dan Kuasa Bendahara Umum Negara di

Daerah. Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat adalah Direktur Jenderal

Perbendaharaan dan Kuasa Bendahara Umum Negara di Daerah adalah

Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).

Permohonan persetujuan pembukaan rekening dalam rangka pelaksanaan

penerimaan dan pengeluaran anggaran di lingkungan kementerian

negara/lembaga disampaikan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala

Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna

Anggaran (PA/KPA) kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara

Umum Negara, dengan menggunakan formulir yang tertuang dalam

Lampiran I Peraturan Menteri Keuangan Nomor 57 tahun 2007, dengan

dilampiri:

a. Fotokopi dokumen pelaksanaan anggaran; dan

b. Surat Pernyataan tentang Penggunaan Rekening, dengan

menggunakan formulir dalam Lampiran II Peraturan Menteri

Keuangan tersebut.

Dalam hal dana hibah belum tercantum dalam DIPA, implementing partner

dapat mengusulkan pembukaan rekening dengan melampirkan nomor

registrasi dan Letter of Agreement bahwa kegiatan akan didaftarkan pada

DIPA kementerian terkait.

Permohonan persetujuan pembukaan rekening lainnya di lingkungan

Kementerian Negara/Lembaga disampaikan oleh Menteri/Pimpinan

Lembaga kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum

Negara, dengan menggunakan formulir dan Surat Pernyataan tentang

Penggunaan Rekening dalam Lampiran Peraturan Menteri Keuangan

tersebut.

Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat

berwenang menolak permohonan persetujuan pembukaan rekening yang

diajukan apabila permohonan tersebut tidak memenuhi ketentuan yang


27

telah disebutkan diatas. Surat persetujuan atau penolakan Bendahara

Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara Pusat menggunakan

formulir dalam Lampiran III Peraturan Menteri Keuangan tersebut.

Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna

Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib melampirkan persetujuan

tertulis dari Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara

sebagai persyaratan dalam pembukaan rekening pada Bank Sentral/Bank

Umum/Kantor Pos.

3.2.4.2. Penutupan Rekening

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan secara substansi dan administrasi,

rekening kegiatan ditutup. Sisa dana dalam rekening tersebut, baik yang

berasal dari dana hibah yang ditrasfer dari UNDP atau akumulasi bunga di

transfer kembali kepada UNDP. Penutupan rekening kegiatan dilaporkan

kepada Departemen Keuangan sesuai dengan mekanisme yang berlaku.

3.2.4.3. Pelaporan Rekening dan Laporan Keuangan

Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Kantor/Satuan Kerja selaku Pengguna

Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran wajib melaporkan rekening

penerimaan dan/atau rekening pengeluaran serta rekening lainnya kepada

Bendahara Umum Negara/Kuasa Bendahara Umum Negara, dengan

menggunakan formulir dalam Lampiran IV Peraturan Menteri Keuangan

tersebut, paling lambat 5 (lima) hari kerja sejak tanggal pembukaan

rekening.

Rekening penerimaan dan/atau rekening pengeluaran serta rekening

lainnya harus dilaporkan dan disajikan dalam daftar lampiran pada Laporan

Keuangan Kementerian Negara/ Lembaga/ Kantor/ Satuan Kerja yang

bersangkutan dengan menggunakan formulir dalam Lampiran V Peraturan

Menteri Keuangan tersebut. Daftar rekening penerimaan dan/atau rekening

pengeluaran wajib disampaikan kepada Bendahara Umum Negara/Kuasa

Bendahara Umum Negara setiap akhir semester.

Berdasarkan Daftar Rekening tersebut, KPPN menggabungkan daftar

rekening seluruh Kantor/Satuan Kerja dengan menggunakan formulir

dalam lampiran V Peraturan Menteri Keuangan tersebut, dan dilampirkan

pada Laporan Keuangan Pemerintah Pusat Tingkat Kuasa Bendahara Umum

Negara KPPN setiap akhir semester.


28

3.2.5. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP

Penarikan atau pencairan dana hibah UNDP dapat dilakukan melalui

beberapa mekanisme sebagai berikut:

a. Penarikan melalui mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer)

o NPD mengajukan rencana kerja kegiatan triwulan pertama

(QWP ) beserta rencana dana yang diperlukan dengan formatn

FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditure).

FACE Form ditandatangani oleh NPD.

o UNDP melakukan evaluasi atas QWP tersebut. Setelah QWPn n

disetujui, UNDP mentransfer dana yang diperlukan ke Rekening

Kegiatan.

o NPD beserta pihak terkait lainnya melaksanakan kegiatan yang

telah direncanakan dalam QWP yang telah disetujui UNDPn

tersebut. Pada akhir waktu pelaksanaan QWP , NPD melaporkann

hasil pelaksanaan QWP dan mengajukan rencana kerja triwulann

berikutnya (QWP ) beserta rencana dana yang diperlukan. NPDn+1

baru dapat mengusulkan penarikan dana berikutnya bila

realisasi dari rencana penarikan sebelumnya sudah mencapai 90

persen atau lebih.

o UNDP selanjutnya melakukan evaluasi terhadap laporan

pelaksanaan QWP dan rencana QWP . Apabila UNDPn n+1

menyetujui laporan pelaksanaan QWP dan rencana kerja QWP ,n n+1

UNDP mentransfer dana yang diperlukan ke Rekening Kegiatan.

o Setiap FACE Form yang diajukan dilampiri dengan copy bank

statement yang memperlihatkan closing cash balance untuk

kuartal yang bersangkutan, rekonsiliasi pengeluaran keuangan

terhadap balance cash yang formatnya sesuai dengan FACE Form.

o NPD berkewajiban melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya

dan mengelola semua dokumen yang berkaitan dengan rekening

bank.

o Bunga bank merupakan bagian dari dana hibah yang

dicantumkan dalam FACE Form dan masuk dalam akun biaya

lain-lain (miscellaneous).

o Pada akhir kegiatan, NPD wajib mengembalikan sisa dana yang

tersisa sesuai dengan laporan FACE Form terakhir kepada UNDP.


29

Gambar 3.3. Mekanisme Setoran Tunai (Direct Cash Transfer)

b. Penarikan dengan Cara Penggantian Pembiayaan Pendahuluan

(Reimbursement).

NPD melaksanakan kegiatan berdasarkan Annual Work Plan (AWP)

yang telah disetujui dengan sumber pembiayaan dari pihak NPD

sendiri atau dana lainnya yang bukan merupakan dana hibah UNDP

yang telah dialokasikan untuk membiayai kegiatan yang telah

disepakati. Segala tagihan yang timbul akibat pelaksanaan kegiatan

tersebut dilaporkan kepada UNDP untuk mendapatkan penggantian.

UNDP melakukan evaluasi atas laporan tagihan NPD tersebut. Apabila

disetujui, UNDP melakukan transfer dana penggantian ke Rekening

Kegiatan.

Gambar 3.4. Mekanisme Penggantian Pembiayaan Pendahuluan (Reimbursement)

Jenis Penarikan

HibahUNDP

Indonesia

Implementing

Partner (NPD)

Responsible

PartiesVendor

Direct Cash

Transfer

(rekening)

Evaluasi

usulan QWPn

Transfer dana

Quarter

Working Plan

(QWPn)

Rekening

Kegiatan

Pelaksanaan QWPn

Laporan QWPn

dan Pengajuan

QWPn+1

Evaluasi

pelaksanaan

QWPn dan

Pengajuan

QWPn+1

Jenis Penarikan

HibahUNDP

Indonesia

Implementing

Partner (NPD)

Responsible

PartiesVendor

Reimbursement

Pembayaran

Pelaksanaan

Kegiatan

Tagihan

Rekening

Kegiatan

Evaluasi

Tagihan

Transfer Dana


30

c. Penarikan dengan Cara Pembayaran Langsung (Direct Payment).

NPD melaksanakan pelelangan untuk memilih pihak ketiga (vendor)

untuk melaksanakan kegiatan dalam hal pengadaan barang/jasa.

Pemilihan pihak ketiga berdasarkan mekanisme pengadaan yang telah

disetujui oleh NPD dan UNDP. Setelah terpilih, NPD melakukan

kontrak pelaksanaan dengan pihak ketiga. Pihak ketiga bertanggung

jawab melaksanakan kegiatan dan/atau menyediakan barang/jasa.

Tagihan yang timbul akibat pelaksanaan kegiatan tersebut diajukan

kepada UNDP. UNDP melakukan evaluasi atas tagihan yang

disampaikan pihak ketiga. Apabila disetujui, UNDP melakukan

transfer dana ke Rekening Pihak Ketiga atas permintaan resmi dari

NPD.

Gambar 3.5. Mekanisme Pembayaran Langsung (Direct Payment)

d. Penarikan dengan Cara Pelaksanaan Langsung (Direct Agency

Implementation)

UNDP melaksanakan sendiri kegiatan yang telah disepakati. Seluruh

dana yang telah dikeluarkan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut

disampaikan kepada NPD dalam bentuk Notice of Disbursement (NoD).

Jenis Penarikan

HibahUNDP

Indonesia

Implementing

Partner (NPD)

Responsible

PartiesVendor

Direct

Payment

PelelanganDokumen

Lelang

Kontrak Kontrak

Pelaksanaan

Kegiatan/

Pengadaan

TagihanTagihanEvaluasi

Tagihan

Transfer DanaRekening

Vandor


31

Gambar 3.6. Mekanisme Pelaksanaan Langsung (Direct Agency Implementation)

Dalam pelaksanaan kegiatan, terdapat beberapa komponen pengeluaran

yang tidak dapat dibiayai dengan dana hibah UNDP. Komponen-komponen

tersebut antara lain adalah:

�Pengeluaran yang tidak berhubungan secara langsung dengan

kegiatan yang dibiayai hibah UNDP;

�Biaya honor untuk staf pemerintah yang melaksanakan kegiatan yang

dibiayai hibah UNDP termasuk dalam hal pembiayaan panitia

pengadaan dan keanggotaan dalam lembaga pengawas, pengarah dan

pelaksana kegiatan.

Dengan mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan

Departemen Keuangan No. Per-67/PB/2006 tentang Tata Cara Pembukuan

dan Pengesahan atas Realisasi Hibah Luar Negeri Pemerintah yang

Dilaksanakan Secara Langsung, tata cara pengesahan atas realisasi dana

hibah adalah sebagai berikut:

a. Umum

· Kegiatan yang dilaksakan secara langsung oleh UNDP tercatat

sebagai penerimaan negara apabila kegiatan yang bersangkutan

tercatat dalam DIPA Kementerian Negara/Lembaga yang

bersangkutan;

· Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/Kuasa PA)

mencantumkan dana hibah yang diterima kedalam DIPA

Kementerian Negara/Lembaga sesuai dengan ketentuan yang

berlaku;

3.2.6. Pengeluaran Kegiatan yang Tidak Dapat Dibiayai Hibah UNDP

3.2.7. Mekanisme Pengesahan atas Realisasi Dana Hibah

Jenis Penarikan

HibahUNDP

Indonesia

Implementing

Partner (NPD)

Responsible

PartiesVendor

Direct Agency

Implementation

NoD

Pelaksanaan

kegiatan

Jumlah Biaya

Pelaksanaan


32

· Hibah yang sudah diterima namun belum masuk kedalam

DIPA/dokumen pelaksanaan anggaran dapat diproses untuk masuk

ke dalamnya melalui mekanisme revisi/perubahan.

b. Mekanisme Pengesahan

· UNDP menyampaikan laporan pencairan dana hibah kepada NPD;

· PA/Kuasa PA pada instansi NPD menyampaikan Surat Permintaan

Pengesahan atas realisasi hibah yang telah dicairkan sesuai dengan

Form 2 (terlampir pada Perdirjen Perbendaharaan No. 67/2006)

kepada KPPN Khusus;

· Permintaan pengesahan tersebut sekurang-kurangnya dilampiri

dengan: (i) bukti transfer dana (Notice of Disbursement/NoD) dari

UNDP, dan (ii) rekening koran hibah dari Bank yang disahkan oleh

PA/Kuasa PA;

· KPPN Khusus meneliti kesesuaian Surat Permintaan Pengesahan

tersebut dengan dana hibah yang tertuang dalam DIPA dan

mencocokan jumlah pada sisa rekening koran ditambah realisasi

harus sama dengan jumlah hibah pada bukti transfer;

· Atas dasar Surat Permintaan Pengesahan, KPPN Khusus

menerbitkan Surat Pengganti Withdrawal Aplication (WA) sebagai

dokumen pencatatan realisasi DIPA;

· Atas dasar Surat Pengganti WA, bukti transfer, dan rekening koran,

KPPN Khusus menerbitkan Surat Perintah Pembukuan/Pengesahan

(SP3) sebagai dasar pengeluaran dan penerimaan APBN sebesar nilai

equivalen rupiah.

Gambar 3.7. Mekanisme Penarikan Dana Hibah UNDP

2 NoD

UNDPImplementing

Partner

KPPN Khusus

Jakarta VI

3

RequestProject

Account

Supplier /

Consultant

SP3

4

WA1

Transfer

WA : Withdrawal Application

NoD : Notice of Disbursement

SP3 : Surat Perintah Pembukuan Pengesahan (Endorsement Letter)


33

Dalam pelaksanaan hibah luar negeri, Menteri/Pimpinan Lembaga atau

kuasanya yang bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran (PA/Kuasa

PA) pada Kementerian Negara/Lembaga yang bersangkutan wajib

mencantumkan dana hibah yang diterima ke dalam Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian Negara/Lembaga sesuai dengan

ketentuan yang berlaku. Hibah yang sudah diterima namun belum masuk ke

dalam DIPA/dokumen pelaksanaan anggaran harus segera diproses untuk

masuk kedalamnya melalui mekanisme revisi.

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Khusus merupakan

instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang berada dibawah

dan bertanggung jawab langsung kepada Kantor Wilayah Direktorat

Jenderal Perbendaharaan. Tugas pokok KPPN Khusus adalah melakukan

proses pembayaran yang menggunakan dana pinjaman dan/atau hibah luar

negeri, khususnya dalam bentuk valuta asing. KPPN Khusus menerima

Surat Permintaan Pengesahan atas realisasi hibah yang diterima PA/Kuasa

PA. Surat Permintaan Pengesahan tersebut sekurang-kurangnya dilampiri

dengan:

a. Bukti transfer dana (Notice of Disbursement/Debet Advice) dari pemberi

hibah luar negeri; dan

b. Rekening koran hibah dari Bank yang disahkan oleh PA/Kuasa PA.

KPPN Khusus meneliti kesesuaian antara Surat Permintaan Pengesahan

tersebut dengan dana hibah yang tertuang pada DIPA dan mencocokkan

dana pada sisa rekening koran ditambah realisasi harus sama dengan

jumlah hibah pada bukti transfer (NoD).

Atas dasar Surat Permintaan Pengesahan, KPPN Khusus menerbitkan Surat

Pengganti Withdrawal Application (WA) sebagai dokumen pencatatan

realisasi DIPA. Atas dasar Surat Pengganti WA, bukti transfer, dan rekening

koran, KPPN Khusus menerbitkan Surat Perintah Pembukuan/Pengesahan

(SP3) sebagai dasar pengeluaran dan penerimaan APBN sebesar ekuivalen

rupiah. Proses ini akan mengikuti Peraturan Menteri Keuangan Nomor

40/2009.


34

Gambar 3.8. Mekanisme Pengesahan Realisasi Hibah UNDP

Mekanisme administrasi dan/atau akuntansi hibah selanjutnya mengikuti

Peraturan Menteri Keuangan No. 40/PMK.05/2009 tentang Sistem

Akuntansi Hibah.

UNDP dapat menyediakan dukungan untuk melaksanakan kegiatan yang

menjadi bagian dari tanggung jawab Implementing Partner atau NPD seperti:

�Identifikasi dan rekrutmen personel kegiatan;

�Identifikasi dan pelaksanaan kegiatan training;

�Pengadaan barang dan jasa;

�Penyaluran dana hibah kepada organisasi non pemerintah sebagai

bagian proyek atas persetujuan NPD;

�Kesepakatan dengan lembaga UN yang lain atau pihak lainnya untuk

melaksanakan kegiatan yang sudah tertuang dalam Dokumen

Kegiatan.

Country support services tersebut di atas dilaksanakan sesuai dengan Direct

Agency Implementation (kegiatan yang dilaksanakan secara langsung oleh

UNDP), untuk sebagian kegiatan yang telah dituangkan dalam dokumen

kegiatan. Hal ini dapat dilaksanakan setelah adanya permintaan resmi dari

3.2.8. UNDP Country Office Support Services

UNDPImplementing

Partner (NPD+PPK)KPPN Khusus

NoD/ DA NoD/ DA

Rek. Koran

Surat

Permintaan

Pengesahan

�Dana hibah pada

DIPA

�Sisa Rekening Koran

+ realisasi

Evaluasi

Kesesuaian

Surat

Pengganti WA

Surat Perintah

Pembukuan/

Pengesahan (SP3)SP3SP3


35

NPD. Rencana ruang lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan melalui

country support services dituangkan secara detail dalam lampiran project

document/annual work plan. Standard Letter of Agreement antara UNDP dan

Pemerintah yang akan mendasari pelaksanaan country support services

dapat dilihat pada lampiran A4. Bagian kegiatan yang dilaksanakan melalui

country support service berada di bawah tanggung jawab UNDP Resident

Representative dan dilaksanakan dengan mengedepankan pengalaman,

keahlian dari lembaga PBB lainnya jika diperlukan. Kantor perwakilan

menyediakan dana untuk mendukung pelaksanaan country support services

hanya jika services tersebut membutuhkan dana tambahan pada biaya

operasional dari kantor perwakilan tersebut. Tambahan dana untuk

pelaksanaan country support services dibebankan pada proyek dan harus

mendapatkan persetujuan dari NPD. Biaya dan jadual pembayarannya

harus dijabarkan dalam dokumen kegiatan. Aspek adminsitratif, keuangan

dan teknis pelaksanaan dari country support services terintegrasi dalam

manajemen proyek secara keseluruhan.

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang dibiayai UNDP

harus mengedepankan prinsip-prinsip pengadaan yang efisien, efektif,

terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.

1. Mekanisme pengadaan barang dan jasa yang dapat digunakan dalam

pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut:

a. Mengikuti ketentuan pengadaan nasional sebagaimana tertuang

dalam Keppres no 80 Tahun 2003, atau

b. Mengikuti ketentuan pengadaan UNDP sebagaimana tertuang

dalam POPP.

2. Jika mekanisme yang digunakan adalah Keppres no 80/2003,

berdasarkan pasal 7 ayat 1b yang menyebutkan bahwa: “pengadaan

barang/jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari pinjaman

dan/atau hibah luar negeri (PHLN) yang sesuai atau tidak

bertentangan dengan pedoman dan ketentuan pengadaan barang/jasa

dari pemberi pinjaman/hibah bersangkutan”. Dengan demikian,

ketentuan-ketentuan dalam Keppres No 80 Tahun 2003 berlaku

3.3. Pengadaan Barang dan Jasa

3.3.1. Prinsip Dasar

3.3.2. Pemilihan Mekanisme Pengadaan


36

sepanjang sesuai dan tidak bertentangan dengan ketentuan-ketentuan

dari UNDP dan/atau ketentuan lain yang disepakati oleh Pemerintah

Indonesia dan UNDP yang tercantum dalam Dokumen Kegiatan.

Pemilihan mekanisme pengadaan dilakukan pada saat persiapan kegiatan

dengan mempertimbangkan beberapa hal, antara lain:

a. Kapasitas instansi calon pelaksana atau calon NPD, baik dalam hal

kapasitas sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam

bidang pengadaan, serta sumber daya keuangan (dari pembiayaan

APBN) untuk mendukung pelaksanaan pengadaan;

b. Urgensi kegiatan, waktu pelaksanaan pengadaan yang dibutuhkan

untuk masing-masing komponen kegiatan harus menjadi

pertimbangan dalam menentukan mekanisme yang akan digunakan.

c. Kesepakatan mengenai pemilihan mekanisme pengadaan yang akan

dilaksanakan dituangkan dalam Dokumen Kegiatan. Jika diperlukan,

mekanisme pengadaan yang telah disepakati, dituangkan dalam SOP

proyek, terutama untuk bagian yang sifatnya khusus terkait dengan

ketentuan UNDP.

d. Jika dengan alasan tertentu NPD tidak dapat melaksanakan

pengadaan barang untuk komponen kegiatan yang menjadi bagian dari

tanggungjawabnya, NPD dapat meminta UNDP untuk melaksanakan

pengadaan (dengan mengikuti ketentuan UNDP). Untuk kasus

tersebut, diperlukan adanya surat permintaan resmi dari NPD kepada

UNDP.

Dalam pelaksanaan kegiatan yang dibiayai hibah UNDP seringkali

dibutuhkan adanya perubahan rencana pelaksanaan. Perubahan rencana

kegiatan tersebut merupakan penyesuaian terhadap keadaan yang tidak

bisa sepenuhnya sesuai dengan yang direncanakan. Seringkali terjadi

perubahan yang disebabkan oleh beberapa hal antara lain:

a. Perubahan kebijakan, baik internal pemerintah maupun UNDP;

b. Perubahan kondisi sosial di sekitar lokasi kegiatan;

c. Adanya bencana alam dan bencana sosial dilokasi pelaksanaan

kegiatan;

d. Adanya gejolak ekonomi yang berakibat pada perubahan anggaran

biaya kegiatan; dan adanya kejadian tidak terduga lainnya.

3.4. Mekanisme Perubahan / Revisi Dokumen Kegiatan


37

Pedoman mengenai tata cara perubahan kegiatan adalah sebagai berikut:

a. Perubahan antar komponen yang akan dilaksanakan pada tahun yang

sama tanpa merubah jumlah hibah secara keseluruhan. Perubahan ini

tidak mengubah substansi kegiatan secara umum sehingga tidak

menimbulkan perubahan pada project document. Perubahan ini

cukup diputuskan dalam Project Board atau Project Steering Committee.

Usulan perubahan bisa berasal dari National Project Director (NPD) atau

Kepala Unit di UNDP yang membawahi kegiatan yang bersangkutan.

b. Perubahan substansi kegiatan, jumlah hibah dan kelembagaan

pelaksana untuk mendanai kegiatan yang bersangkutan; Mekanisme

perubahan yang menyangkut substansi, jumlah hibah dan

kelembagaan tersebut adalah sebagai berikut:

· National Project Director (NPD) menyampaikan usulan perubahan

kepada UNDP. Jika usulan perubahan tersebut disetujui, UNDP

mengirimkan surat usulan perubahan kepada Deputi Bidang

Pendanaan Pembangunan Bappenas dengan tembusan kepada

Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral Bappenas, Direktur

Pinjaman dan Hibah Departemen Keuangan, Unit Kerja Eselon I NPD

yang bersangkutan;

· Surat usulan perubahan disampaikan dengan menyertakan

justifikasi perubahan, dokumen kegiatan yang sudah mengalami

perubahan dan lembar ringkasan (summary) perubahannya;

· Berdasarkan usulan perubahan tersebut, Direktur Pendanaan Luar

Negeri Multilateral Bappenas menyampaikan memorandum kepada

Direktorat Sektor terkait di Bappenas. Memorandum ini berupa

permohonan tanggapan dan klarifikasi mengenai perubahan yang

diusulkan. Apabila dianggap perlu maka Direktorat Pendanaan Luar

Negeri Multilateral dapat melaksanakan pertemuan koordinasi untuk

membahas usulan perubahan dimaksud.

· Apabila usulan perubahan sudah dapat disetujui selanjutnya Deputi

Bidang Pendanan Pembangunan menyampaikan surat persetujuan

atas perubahan dokumen kegiatan yang ditujukan kepada UNDP

dengan tembusan kepada Direktur Pinjaman dan Hibah Departemen

Keuangan, Unit Kerja Eselon I NPD yang bersangkutan dan Kepala


38

SKPD yang menjadi koordinator proyek di daerah (untuk kegiatan

yang dilaksanakan di daerah).

Sub bagian ini menjabarkan secara ringkas mengenai mekanisme perjalanan

dinas, pemrosesan/permohonan visa dan izin tinggal bagi tenaga ahli asing

yang diperkerjakan baik di kantor perwakilan UNDP maupun dalam kegiatan

yang dibiayai hibah UNDP, serta pembebasan bea masuk untuk barang

impor dan perpajakan.

a. Biaya perjalanan dalam rangka pelaksanaan proyek sebagaimana

tertuang dalam dokumen kegiatan dapat dibiayai oleh UNDP.

b. Biaya yang ditanggung oleh UNDP adalah biaya tiket, uang harian

(daily subsistence allowance/DSA), biaya perjalanan dari- dan ke-

airport, dan biaya pajak perjalanan (misalnya airport tax). Besaran

satuan harga yang berkaitan untuk DSA untuk setiap daerah

ditentukan oleh UNDP berdasarkan assessment yang dilaksanakan

bersama dengan UN Agencies yang lain, sehingga harga satuan yang

ditetapkan sudah merupakan harga satuan hasil harmonisasi

(harmonized rate). Besaran DSA harmonized dapat dilihat pada

lampiran B27 .

c. UNDP bekerjasama dengan UN Agencies yang lain dan pemerintah

bersama-sama melaksanakan kaji ulang secara berkala setiap tahun

mengenai besaran DSA Harmonized.

d. Dalam kondisi tertentu, apabila pelaksana proyek menemui hambatan

dan kendala dalam penerapan DSA Harmonized, NPD dapat

berkonsultasi dengan UNDP untuk menentukan langkah operasional

yang dibutuhkan agar kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan

kebutuhan dan kondisi di lapangan tanpa melanggar ketentuan yang

berlaku di UNDP.

Landasan permohonan visa dan perijinan bagi tenaga kerja asing mengacu

pada beberapa peraturan terkait diantaranya Peraturan Pemerintah No.

3.5. Lain-Lain

3.5.1. Perjalanan Dinas

3.5.2. Permohonan Visa dan Perizinan bagi TenagaAhliAsing


39

32/1994 tentang Visa dan Ijin Masuk bagi Tenaga Kerja Diplomatik, Biasa

dan Konsuler, dan Peraturan Pemerintah No.19/2007 tentang Pembiayaan

untuk Ijin Tinggal, serta Buku Panduan mengenai Tenaga Ahli dan

Perjalanan Keluar Negeri yang disusun oleh Sekretariat Negara. Dalam

cakupan proyek yang diimplementasikan secara nasional (Proyek NIM), staf

internasional yang dikontrak untuk melaksanakan kegiatan proyek perlu

mendapatkan visa valid yang terdiri dari ijin tinggal, serta ijin masuk dan

keluar sebelum datang ke Indonesia. Bagi tenaga asing yang dikontrak

untuk mendukung pelaksanaan proyek, inisiasi untuk mengeluarkan surat

permintaan visa dan ijin tinggal tenaga asing tersebut atau Government

Administrative Formality (GAF) dilakukan oleh National Project Director (NPD)

langsung kepada Sekretaris Negara dan Departemen Luar Negeri dengan

melampirkan CV, TOR/Kerangka Acuan dan paspor/UNLP dalam

permintaan yang diajukan. Selain itu, UNDP akan meng-endorse

permintaan untuk GAF ini yang kemudian menjadi basis bagi Deplu untuk

mengeluarkan visa serta ijin tinggal bagi tenaga asing tersebut. Untuk

proses perpanjangan visa akan dilaksanakan dengan proses yang sama,

dengan diperlukan tambahan persetujuan dari Departemen

Ketenagakerjaan (surat IMTA).

Bagi tenaga asing yang dikontrak dan ditempatkan di kantor UNDP, proses

yang dilakukan adalah melalui mekanisme yang telah dilakukan yakni

dengan surat permohonan UNDP kepada Sekretaris Negara dan Departemen

Luar Negeri dengan melampirkan dokumen terkait yakni CV, TOR/Kerangka

Acuan, dan Paspor/UNLP.

Perlakuan perpajakan untuk UNDP dapat dibedakan menjadi dua yaitu:

a. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. PMK-215/PMK-

01/2008 tentang Penetapan Organisasi-Organisasi Internasional dan

Pejabat-Pejabat Perwakilan Organisasi Internasional yang Tidak

Termasuk Subjek Pajak Penghasilan; Perlakuannya adalah sebagai

berikut:

i. Untuk Pajak Penghasilan; penghasilan yang diterima oleh UNDP

bukan merupakan Objek Pajak Penghasilan sepanjang

memenuhi ketentuan dalam PMK tersebut di atas.

3.5.3. Perpajakan


40

ii. Untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN); pihak UNDP dapat

mengajukan permohonan pembebasan atau restitusi atas pajak-

pajak tersebut (apabila telah terlanjur dipungut) kepada Ditjen

Pajak c.q. Kantor Pelayanan Pajak Badan dan Orang Asing

dengan terlebih dahulu mengajukan surat rekomendasi ke

Sekretariat Negara.

b. Berdasarkan PP No. 42 Tahun 1995 tentang Bea Masuk, Bea Masuk

Tambahan, Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang

Mewah dan Pajak Penghasilan dalam Rangka Pelaksanaan Kegiatan

Pemerintah yang Dibiayai dengan Hibah atau Dana Pinjaman Luar

Negeri sebagaima telah diubah terakhir dengan PP No. 25 Tahun 2001,

perlakuan perpajakan bagi pelaksana pekerjaan proyek dari UNDP

dalam skema sebagai kontraktor/konsultan/pemasok utama dari

kegiatan pemerintah yang telah tercatat dalam DIPA atau yang

dipersamakan dengan DIPA adalah sebagai berikut:

i. Untuk pelaksanaan kegiatan pemerintah yang dibiayai hibah

luar negeri, Pajak Penghasilan yang terutang atas penghasilan

yang diterima atau diperoleh kontraktor, konsultan, dan

pemasok (supplier) utama dari pekerjaan yang dilakukan dalam

rangka pelaksana kegiatan pemerintah yang dibiayai dengan

hibah atau dana pinjaman luar negeri ditanggung oleh

pemerintah.

ii. Atas penghasilan yang diterima orang pribadi termasuk tenaga

ahli apabila merupakan kontraktor/konsultan/pemasok utama

dari kegiatan pemerintah yang dibiayai dengan hibah luar negeri

yang telah tercatat dalam DIPA atau yang dipersamakan dengan

DIPA, Pajak Penghasilan-nya ditanggung oleh pemerintah.

iii. Apabila UNDP meminta suatu badan dan/atau orang pribadi

untuk melakukan pekerjaan yang berasal dari dana hibah luar

negeri namun tidak tercatat dalam DIPA, maka Pajak

Penghasilan atas penghasilan yang diterima atau diperoleh

badan dan/atau orang pribadi tersebut tidak termasuk yang

ditanggung oleh pemerintah.


41


42


4.1 Gambaran Umum

4.2. Monitoring

Mekanisme pelaporan untuk kegiatan yang dibiayai hibah yang

disalurkan melalui UNDP terdiri dari pelaporan secara triwulanan

(quarterly), laporan tahunan, dan laporan akhir (project completion

report).

Tujuan dari monitoring dan evaluasi adalah untuk mengukur dan menilai

performa kegiatan agar output dan outcome dapat dikelola secara efektif.

Berdasarkan Komitmen Jakarta, Pemerintah dan UNDP akan

mengembangkan mekanisme untuk melaksakan kegiatan monitoring dan

evaluasi secara bersama-sama.

Dalam kerangka pencapaian program, Bappenas dan UNDP melaksanakan

kegiatan monitoring sebagai berikut:

- Country Programme Review, dilaksanakan pada pertengahan (Mid

Term Review) dan akhir pelaksanaan kegiatan (Final Review). Review

ini dilakukan secara terprogram dan berkala untuk membahas

mengenai hal-hal strategis dalam pelaksanaan kerjasama sesuai

dengan ruang lingkup dan indikator yang disepakati.

MONITORING,

PELAPORAN,

EVALUASI DAN AUDIT

BAB

4

Bab 4 - Monitoring, Pelaporan, Evaluasi dan Audit

43

- Review pelaksanaan Country Programme Action Plan (CPAP Review)

yang dilaksanakan paling sedikit sekali setiap tahun. Pelaksanaan

CPAP review disinkronkan dengan pelaksanaan Country Programme

Review. Review ini bersifat lebih teknis dengan membahas progres

pencapaian dan permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan

kegiatan.

Pada tingkat pelaksanaan kegiatan, indikator pencapaian output harus

digambarkan secara detail dalam dokumen kegiatan agar dapat dimonitor

pencapaiannya dengan baik. NPD dan UNDP harus sudah menyepakati

mekanisme monitoring kegiatan secara internal sebelum dokumen kegiatan

ditandatangani. Koordinasi pelaksanaan monitoring di tingkat pengelolaan

kegiatan menjadi tanggung jawab dari Programme/Project Manager. Jika

diperlukan dan disetujui oleh NPD dan UNDP, untuk penanganan

pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat mengangkat konsultan khusus

yang memiliki kemampuan di bidang monitoring dan evaluasi. Pelaksanaan

monitoring dan evaluasi dilakukan secara partisipatif dan berkala paling

tidak satu kali dalam tiga bulan.

Berdasarkan kalender monitoring & evaluasi CPAP (Lampiran B30), alat dan

mekanisme monitoring adalah termasuk kunjungan lapangan, laporan

kemajuan, serta laporan dan review berkala. Format dan pendekatan

monitoring yang digunakan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan

kondisi lokal dengan tetap mempertimbangkan standar minimum

monitoring sesuai ketentuan UNDP.

NPD dan UNDP harus menyepakati data baseline yang akan menjadi acuan

da lam pe laksanaan mon i t o r ing p royek/prog ram. Untuk

mengimplementasikan kegiatan secara efisien, baik secara substansi

maupun manajemen, acuan yang dapat dipakai adalah SMART (Specific –

spesifik, Measurable – terukur, Achievable – dapat dicapai, Relevant –

relevan, dan Time bound – Waktu pelaksanaan).


44

MATRIKS SMART

pecific (spesifik) : Hasil harus dapat melihat perubahan yang terjadi –

perlu menjelaskan kondisi di masa yang akan datang secara khusus

dari perspektif pengguna dan penerima manfaat kegiatan.

easurable (terukur) : Hasil, baik secara kualitatif maupun

kuantitatif, harus mempunyai indikator yang terukur, dan harus

mampu diakses untuk mengetahui apakah hasil dapat tercapai atau

tidak.

chievable (dapat dicapai) : Hasil yang ingin dicapai harus dibuat

sesuai kapasitas pelaksana kegiatan untuk diraih

elevant (berkesesuaian) : Hasil harus dapat berkontribusi terhadap

upaya pencapaian prioritas pembangunan nasional.

imebound (waktu) : Pencapaian hasil harus memiliki tenggang

waktu yang jelas untuk mencapai tujuan kegiatan.

S

M

A

R

T

4.2.1 Pelaporan Triwulanan

Kunjungan Lapangan

Jika kegiatan dilaksanakan di daerah, pihak NPD dan UNDP harus

mempunyai mekanisme kunjungan ke lapangan minimum satu kali dalam

satu tahun. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mencari masukan dan

validasi laporan kemajuan kegiatan yang telah disusun oleh project/program

manager. Kunjungan lapangan didokumentasikan dan menjadi salah satu

masukan dalam perencanaan kegiatan ke depan. Jika diperlukan, Bappenas

dan UNDP dapat melakukan joint field visit dalam rangka bagian dari

pelaksanaan CPAP dan/atau CPD Review atau sesuai dengan kesepakatan-

kesepakatan tertentu.

Pelaporan triwulanan terdiri dari beberapa isu antara lain:

· Pelaporan dalam rangka penilaian kualitas pelaksanaan kegiatan.

Pelaksana kegiatan diharapkan untuk mencatat dan melaporkan

progres atau kemajuan dari pencapaian output yang tertuang dalam

dokumen kegiatan. Laporan ini mencakup kerangka waktu dan

pemanfaatan sumber daya. Konsep laporan disusun oleh

Project/program manager, dan disetujui/disahkan oleh NPD.

Bab 4 - Evaluasi dan AuditMonitoring, Pelaporan,

45

· Informasi yang tertuang dalam laporan triwulanan, menjadi dasar bagi

program manager untuk melaksanakan:

o Update Issues Log. Pelaporan triwulanan yang disampaikan oleh

NPD akan menjadi input dalam sistem ATLAS dalam rangka

memutakhirkan Issues Log. Hal ini bertujuan untuk memantau

penyelesaian permasalahan (jika ada) yang terjadi dalam

pelaksanaan kegiatan.

o Update Risks Log. Pelaporan triwulanan juga harus disertai

dengan pemutakhiran terhadap Risks Log yang sudah tertuang

dalam Dokumen Kegiatan. Jika ada potensi risiko yang baru

ditemukenali dan mendapatkan kesepakatan dari Project Board

untuk dilaporkan ke UNDP karena akan sangat mempengaruhi

pelaksanaan kegiatan, perlu segera dicantumkan dalam sistem

ATLAS supaya bisa termonitor dengan baik.

o Lessons-learned Log. Hal ini dimaksudkan agar proses

pembelajaran yang didapat pada pelaksanaan kegiatan dapat

tercatat dengan baik sebagai bahan perbaikan dalam

pelaksanaan kegiatan selanjutnya serta penyiapan proyek di

masa yang akan datang.

Penyusunan laporan triwulanan dilaksanakan oleh Project/Programme

Manager berdasarkan arahan dari NPD untuk kemudian disampaikan

kepada Project/Programme Board melalui Project Assurance. Jika diperlukan

Project Board dapat melaksanakan pertemuan untuk membahas/me-review

laporan dimaksud. Format laporan triwulanan menggunakan struktur

seperti terlihat pada lampiran B17. Laporan ini harus diserahkan kepada

UNDP paling lambat 7 (tujuh) hari setelah berakhirnya triwulan yang

bersangkutan. Laporan triwulanan juga disampaikan kepada instansi yang

bersangkutan sebagai bahan penyusunan laporan kinerja. Format

pelaporan yang disampaikan kepada instansi harus disesuaikan dengan

format yang berlaku untuk kegiatan yang dibiayai APBN. Teknis

penyesuaian format dibahas antara pihak NPD, UNDP dan Biro Perencanaan

pada instansi yang bersangkutan.

Laporan triwulanan juga dapat disampaikan kepada semua pihak yang

terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Pada saat tahap perencanaan, para

pihak yang akan terlibat dalam pelaksanaan kegiatan harus sudah


46

menyepakati mengenai mekanisme komunikasi, dan teknis penyusunan

laporan termasuk jenis, jadual, ruang lingkup dan pihak-pihak yang harus

dilibatkan dalam penyusunan laporan.

Laporan tahunan disusun oleh project/programme manager atas dasar

arahan dari NPD dan disampaikan kepada project board untuk mendapatkan

pengesahan. Format laporan tahunan menggunakan format yang digunakan

dalam penyusunan laporan triwulanan. Hal ini dimaksudkan agar setiap

progres pencapaian kegiatan untuk setiap komponen pada setiap triwulan

dapat tercatat secara berlanjut dan dilaporkan, termasuk permasalahan dan

pembelajarannya.

Berdasarkan laporan tahunan, Project Board melakukan review atas

pelaksanaan kegiatan pada tahun yang bersangkutan. Hasil review dapat

menjadi bagian dari laporan akhir kegiatan. Laporan tahunan dan hasil

review-nya menjadi salah satu masukan dalam penyusunan rencana kerja

tahun berikutnya. Laporan tahunan tersebut selanjutnya disampaikan

kepada Bappenas, instansi yang bersangkutan dan UNDP.

Dalam hal keuangan kegiatan, seluruh pengeluaran kegiatan selama tahun

yang bersangkutan baik dari komponen yang menjadi tanggung jawab NPD

maupun UNDP harus dituangkan ke dalam Combined Delivery Report (CDR).

CDR bersumber dari sistem manajemen ATLAS dan mendapatkan

pengesahan dari NPD. Pembagian pencatatan bagian pendanaan yang

menjadi tanggung jawab NPD harus dipisahkan secara jelas dengan bagian

yang menjadi tanggung jawab UNDP. Demikian halnya jika dalam

pelaksanaan kegiatan terdapat komponen pembiayaan yang dilaksanakan

oleh instansi lain (sebagai responsible party), harus digambarkan secara

jelas dalam CDR. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan ketika

pelaksanaan audit.

Setelah kegiatan berakhir, Programme/Project Manager atas supervisi dari

NPD menyusun laporan akhir kegiatan. Ruang lingkup laporan ini

mencakup substansi pencapaian output kegiatan, permasalahan dan upaya

penyelesaian permasalahan tersebut, dan rekomendasi upaya yang harus

terus dilaksanakan untuk menjamin keberlangsungan program/proyek.

Laporan akhir kegiatan disampaikan kepada semua pihak yang terkait

4.2.2. Laporan Tahunan

4.2.3. LaporanAkhir


47

seperti Bappenas, UNDP, instansi yang bersangkutan dan Departemen

Keuangan.

Laporan Khusus kepada Negara/Lembaga pemberi hibah

Beberapa Negara/lembaga donor mensyaratkan beberapa hal spesifik dalam

laporan kemajuan proyek. Hal ini harus dijelaskan dalam perjanjian

kerjasama baik mengenai periode maupun format dan cakupan laporan.

Evaluasi proyek adalah upaya untuk mengukur dan menilai secara obyektif

keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya telah dilaksanakan.

Tujuan dari evaluasi proyek adalah untuk mengetahui keberhasilan,

kemajuan serta hambatan yang dihadapi dalam teknis pelaksanaan kegiatan

tersebut, serta untuk menilai dan menyusun upaya perbaikan dalam rangka

peningkatan pelaksanaan di masa yang akan datang.

Evaluasi proyek difokuskan pada penilaian terhadap efisiensi dan efektivitas,

relevansi dan kontribusi substansi terhadap pencapaian prioritas

pembangunan nasional, serta posisi strategis dan kemitraan kelembagaan

dalam pelaksanaan kegiatan. Evaluasi sangat penting untuk dilaksanakan

terutama untuk menjamin keberlangsungan dan penyusunan program

selanjutnya. Evaluasi harus dilaksanakan sebelum kegiatan tersebut

direplikasi dan/atau dikembangkan dengan cakupan yang lebih luas.

Mekanisme evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang dibiayai UNDP

terdiri dari dua jenis yaitu mekanisme eksternal dan internal. Evaluasi

eksternal hanya dilaksanakan untuk kegiatan yang memiliki durasi lima

tahun atau lebih. Evaluasi eksternal dilaksanakan paling tidak dua kali,

yaitu pada pertengahan dan akhir waktu pelaksanaan kegiatan. Sedangkan

evaluasi internal harus dilaksanakan oleh seluruh kegiatan. Mekanisme

evaluasi eksternal dan internal harus disepakati oleh NPD dan UNDP dan

tertuang dalam dokumen kegiatan.

Mekanisme evaluasi untuk kegiatan yang didanai oleh UNDP mengikuti

prinsip-prinsip sebagai berikut:

�Mengelola hasil (Managing for results). Mekanisme evaluasi yang

dilaksanakan dalam rangka meningkatkan kinerja pencapaian hasil

4.3. Evaluasi Kegiatan


48

kegiatan sesuai dengan yang direncanakan sehingga memberikan

dampak optimal bagi masyarakat. Dengan demikian, evaluasi dapat

dilaksanakan terhadap proses, produk atau hasil, pelayanan dan

dukungan yang dilaksanakan oleh UNDP. Evaluasi juga difokuskan

untuk memperbaiki desain program serta perencanaan strategis ke

depan.

�Meningkatkan pembangunan dan hak asasi manusia. Evaluasi yang

dilakukan diarahkan untuk meningkatkan efektivitas dalam rangka

pembangunan sumber daya manusia yang berupa pengembangan

kapasitas, peningkatkan alternatif pilihan dan persamaan hak antara

laki-laki dan perempuan. Evaluasi didasarkan pada nilai-nilai universal

seperti kesamaan hak, keadilan, persamaan gender, dan menghormati

perbedaan.

�Kepemilikan (ownership) nasional. Evaluasi harus diarahkan sejalan

dengan prioritas nasional, dan prosesnya dilakukan secara partisipatif

dan inklusif. Mekanisme dan proses evaluasi diharapkan

berkonstribusi pada peningkatan kapasitas nasional dan memperkuat

jalinan kerjasama kelembagaan antara instansi yang terlibat dalam

pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan.

�Sistem koordinasi PBB dan kemitraan global. Evaluasi yang

dilaksanakan diharapkan dapat mendukung sistem koordinasi dan

kerjasama UN Development Group (UNDG), dimana peran UNDP

diharapkan semakin meningkat dalam rangka memperkuat kemitraan

global.

Evaluasi harus menghasilkan rekomendasi mengenai langkah-langkah yang

harus dilaksanakan agar hasil evaluasi dapat dilaksanakan. Beberapa

langkah yang dapat dilaksanakan untuk menindaklanjuti hasil evaluasi

adalah perubahan/revisi dokumen kegiatan yang dikarenakan adanya

perubahan target dan rencana anggaran biaya kegiatan. Dalam kondisi

tertentu, dapat diusulkan adanya pembatalan atau penutupan sebagian

atau seluruh komponen kegiatan jika dianggap sudah tidak relevan dengan

kondisi dan kebutuhan saat ini.


49

4.4. Audit

4.4.1. Audit Terhadap Pelaksanaan Proyek

Audit adalah bagian integral dari manajemen administrasi dan keuangan,

serta bagian dari akuntabilitas UNDP. Program/proyek yang dibiayai oleh

UNDP akan diaudit secara berkala dan hasilnya akan dilaporkan kepada

UNDP Executive Board. Pada umumnya kegiatan yang didanai UNDP

mengenal empat bentuk audit dan assessment sebagai berikut:

�Audit terhadap pelaksanaan proyek yang umum dilaksanakan;

�Internal Audit;

�External Audit; dan

�HACT Assessment.

Untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan modalitas nasional (National

Implementation Modality/NIM) baik yang dilaksanakan oleh instansi

pemerintah atau non-pemerintah, audit dilaksanakan untuk menjamin

bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan sebagaimana mestinya sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang lingkup audit mencakup pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan,

meliputi:

i. Waktu pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit adalah untuk periode

satu tahun yaitu 1 Januari sampai dengan 31 Desember.

ii. Komponen yang akan di audit adalah bagian pengeluaran yang

menjadi tanggung jawab NPD.

iii. Hal-hal yang akan diaudit adalah sebagai berikut:

�Rencana kerja

�Laporan kemajuan kegiatan

�Manajemen keuangan termasuk pengalokasian dana dan

anggaran kegiatan

�Pengadaan barang/jasa

�Pengeluaran dan/atau penyerapan dana kegiatan

�Manajemen pengelolaan aset

�Organisasi proyek dan proses penerimaan/rekrutmen sumber

daya manusia (SDM)

�Biaya-biaya lain yang berhubungan dengan kegiatan misalnya

berkaitan dengan berakhirnya kegiatan dan proses pelepasan

serta transfer aset.


50

Standar TOR untuk audit dapat dilihat pada lampiran B32. Selanjutnya

auditor akan menyusun komentar dan rekomendasi berdasarkan audit yang

telah dilaksanakan. Hasil audit akan disampaikan kepada NPD dan UNDP.

Untuk kegiatan yang dilaksanakan secara langsung oleh UNDP (Direct

Implementation Modality/DIM), audit dilaksanakan oleh Kantor Audit dan

Investigasi (Office of Audit and Investigation/OAI) UNDP. Resident

Representative UNDP akan menyampaikan usulan kepada OAI mengenai

kegiatan mana yang akan di audit. Audit ini akan mencakup antara lain

sebagai berikut:

�Pengeluaran proyek yang tercantum dalam CDR;

�Sistem akuntansi proyek;

�Mekanisme kontrol dan dan pembagian tanggung jawab dalam

pelaksanaan proyek;

�Prosedur pembayaran dan monitoring pencapaian kinerja penyedia

barang/jasa (kontraktor);

�Pemenuhan ketentuan;

�Persetujuan dan prosedur penganggaran proyek.

Auditor internal UNDP dapat memilih proyek tertentu untuk di audit. Proses

audit akan mencakup beberapa aspek antara lain kesesuaian dengan

standar UNDP dan kebijakan UN lainnya termasuk UNDAF dan pengaturan

Program Bersama dimana UNDP menjadi salah satu komponennya.

Pedoman audit internal UNDP 2003 dapat dilihat pada website internal OAI.

Pelaksanaan audit eksternal dilaksanakan oleh UN Boards of Auditors

(UNBOA) yang telah berdiri pada tahun 1946 melalui Resolusi Sidang Umum

PBB No.74 (1). Anggota dari UNBOA adalah auditor eksternal dari negara

anggota yang secara bergilir dipilih pada Sidang Umum dan memiliki periode

jabatan selama enam tahun. Pada saat ini yang menjadi anggota UNBOA

adalah Filipina, Perancis dan Afrika Selatan. Untuk UNDP, penanganan

audit eksternal akan dilakukan oleh Afrika Selatan.

Tujuan audit eksternal adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas

dari UNDP baik secara kebijakan maupun teknis dan praksis. Lingkup audit

antara lain sebagai berikut:

4.4.2. Audit Internal (InternalAudit)

4.4.3. Audit Eksternal (ExternalAudit)


51

- Rekrutmen sumber daya manusia;

- Manajemen pengadaan dan kontrak;

- Manajemen pelaksanaan proyek;

- Result based management dan penganggaran;

- Biaya perjalanan;

- Manajemen Aset;

- Manajemen keuangan;

- Manajemen teknologi informasi dan komunikasi;

- Kerjasama kelembagaan dan koordinasi.

Audit eksternal dilaksanakan secara regular dengan cara mengunjungi

beberapa proyek yang menjadi sampel audit yang hasilnya akan

dilaporkan pada Sidang Umum PBB. Tidak ada jadwal tetap pelaksanaan

audit eksternal untuk setiap Negara, tetapi diharapkan audit ini dapat

dilaksanakan paling tidak satu kali dalam setiap 8-10 tahun.

Kebijakan dan prosedur untuk HACT Assessment didasarkan pada

dokumen yang dipublikasikan oleh UN Development Group (UNDG) pada

September 2005. Dokumen ini tersedia untuk publik di situs UNDG yaitu

http://www.undg.org dan dalam lampiran B11 dan lampiran B12.

Kerangka Acuan untuk HACT Assessment akan disetujui dan

dikonfirmasi oleh UNDP New York.

HACT bertujuan untuk menurunkan biaya transaksi (transaction cost)

dan meningkatkan harmonisasi dan efektivitas, serta peningkatan

kapasitas dalam pengelolaan keuangan agar dapat member manfaat yang

optimal. Hasil penilaian atau assessment akan menjadi dasar dalam

penentuan tingkat risiko dan frekuensi pelaksanaan cek ke lapangan (spot

check). Hasil HACT Assessment dan hasil audit akan saling melengkapi

dalam rangka penguatan dan peningkatan efektivitas pengelolaan proyek

ke depan.

Dalam rangka pelaksanaan dan/atau tindak lanjut dari HACT

Assessment, UNDP dapat melakukan spot check untuk memonitor

pelaksanaan administrasi proyek. Frekuensi pelaksanaan spot check

disesuaikan dengan hasil HACT Assessment terhadap instansi yang

bersangkutan.

4.4.4. HACT Assessment


52

5.1. Aset Kegiatan

5.2. Penutupan Kegiatan

Mekanisme pengalihan kepemilikan aset harus dibahas dan

disetujui pada saat persiapan kegiatan (sebelum dokumen

kegiatan ditandatangani). Proses pengalihan aset dapat dilakukan

pada saat pelaksanaan kegiatan atau diakhir pelaksanaan kegiatan. Untuk

aset yang kepemilikannya dialihkan kepada pemerintah pada saat kegiatan

masih berjalan, pemerintah harus menyediakan dana pemeliharaan aset

tersebut sampai dengan kegiatan selesai. Proses pengalihan dan pencatatan

dilakukan melalui mekanisme yang berlaku.

Suatu kegiatan dinyatakan selesai/ditutup secara operasional pada saat

seluruh aktivitas kegiatan telah selesai dilaksanakan dan output telah

tercapai. Sedangkan kegiatan dinyatakan selesai/ditutup secara finansial

pada saat seluruh transaksi keuangan telah dilaporkan dan seluruh

rekening telah ditutup. Suatu kegiatan harus ditutup secara finansial

sesegera mungkin, paling lama 12 bulan setelah kegiatan ditutup secara

operasional.

Dokumen Kegiatan akan memuat periode kegiatan dan jika ada kebutuhan

untuk memperpanjang kegiatan, harus dilakukan revisi Dokumen Kegiatan

atau persetujuan revisi rencana kerja untuk periode kegiatan selanjutnya.

Jika tidak ada perubahan besar terhadap substansi output dan

perpanjangan kegiatan. Proses penutupan kegiatan dimulai pada saat

kegiatan telah selesai mencapai output yang direncanakan, atau ketika

terdapat keputusan untuk membatalkan/menutup kegiatan.

ASET DAN PENUTUPAN

KEGIATAN

BAB

5

Bab 5 - Aset dan Penutupan Kegiatan

53

Proses penutupan kegiatan mencakup review tahap akhir kegiatan,

penutupan, dan rekomendasi untuk keberlanjutan di masa mendatang.

Proses ini dimulai ketika kegiatan telah berhasil mencapai output yang

direncanakan atau ketika Project Board memutuskan untuk menghentikan

kegiatan. Fokus dari proses ini adalah penyusunan bukti-bukti

penyelesaian kegiatan, proses pembelajaran, manfaat, dan teknis pengambil

alihan yang diperlukan.

Aset-aset proyek selama tahap penutupan kegiatan harus dialihkan secara

formal, dihapus atau ditransfer dari UNDP. Detail tahapan penutupan

kegiatan, dapat merujuk lampiran A 3.

Laporan CDR final disahkan oleh implementing partner dan auditor,

kemudian diterima oleh UNDP yang otomatis akan segera menutup

keuangan kegiatan.

Berikut ini adalah beberapa rekomendasi beberapa hal terkait dengan

penutupan kegiatan sebagai berikut:

a) Memastikan fungsi Project Manager berjalan dengan baik pada saat

proses penutupan kegiatan sehingga dapat melaksanakan proses

pelaporan dan penutupan kegiatan sebagaimana mestinya.

b) Memastikan bahwa semua laporan kegiatan yang dipersyaratkan

telah selesai disusun dan disampaikan kepada para pihak terkait.

c) Menyimpan dokumen dan arsip-arsip kegiatan untuk keperluan

audit dan evaluasi

d) Menyimpan dan menjaga agar output dan produk yang dihasilkan

kegiatan dapat disampaikan dan diketahui oleh seluruh pihak yang

membutuhkan.

e) Memastikan bahwa upaya peningkatan kapasitas telah selesai

dilaksanakan untuk mendukung upaya transfer pengetahuan dan

teknologi kepada para penerima manfaat. Proses transfer

pengetahuan dan teknologi harus menjadi bagian dalam laporan

akhir pelaksanaan kegiatan.


54

LAMPIRAN

LAMPIRAN A-1JAKARTA COMMITMENT:

AID FOR DEVELOPMENT EFFECTIVENESS

INDONESIA’S ROAD MAP TO 2014

Government of Indonesiaand its

Development Partners

Indonesia and the international aid architecture

Indonesia's development challenge

As a middle-income country with a population of around 230 million, Indonesia facesa distinctive set of challenges relating to aid, and more broadly to development effectiveness.The Government of Indonesia’s relationship with international aid agencies is changing; thefinancing mechanisms at its disposal are taking new forms; and its development cooperationwith other low and middle income countries is being further articulated. Given the country’sdevelopment successes and its position as a large Middle Income Country, Indonesia has astrong contribution to make efforts at improving the international aid architecture forall recipients including both Low Income Countries (LICs) and Middle Income Countries(MICs).

Indonesia is a signatory to the Paris Declaration onAid Effectiveness, and has committed to theaid effectiveness principles and commitments contained in the Declaration. Indonesia has beenan active participant in the regional preparations for the Third High Level Forum on AidEffectiveness, including through engaging with global mechanisms and through dialogue withother countries in the Asia region. The Government is committed to take forward the AccraAgenda for Action as well as the Monterrey Consensus, and the 2008 Doha Declaration onFinancing for Development.

Notwithstanding the progress made so far, Indonesia continues to face significantdevelopment challenges, especially in the areas of poverty reduction, service delivery anddecentralisation. Poverty rates have fallen to 15.4% in 2008, yet large numbers of Indonesiansremain poor (around 35 million). Regional disparities is a key feature of poverty in the country,given the vast size and varying conditions in different parts of the country, and pockets ofendemic poverty still remain. Further effort is still needed for Indonesia to meet all the MDGstargets. The implementation of decentralisation remains complex and continues to posechallenges. Improving public financial management and strengthening the accountability oflocal governments will be essential in order to increase the impact of public spending.

The main constraint facing Indonesia in addressing the challenges and achieving its planned development outcomes is not merely the lack of financial resources but rather the utilization ofthe resources. Further by taking into account of the global financial crises, Indonesia anddevelopment partners have no choice but need to utilize all resources more effectively. Hence,there is a need as well as a challenge to translate the existing resources into better developmentoutcomes. Indonesia’s overarching concern is to maximise the effectiveness of all itsresources committed to development, including external assistance. It is in this context

55

that the aid effectiveness agenda becomes particularly relevant. External assistance is notsimply a financial supplement to domestic resources, but complementary to these resources —playing a catalytic role in allowing Indonesia to access international knowledge and bestpractices, to enhance institutional capacity, and bring about strategic systems improvements.

We have therefore prepared a roadmap to strengthen our aid effectiveness agenda – moving towards improved development effectiveness. The roadmap will respond to the abovechallenges, and support Indonesia's efforts to maximise the effectiveness of its aid insupporting development.

This roadmap defines the policy direction towards development effectiveness up to 2014 and beyond, which includes priority actions that will be taken in the short term, by 2010, to moveforward on the implementation of the Paris Declaration based on the results of the ParisDeclaration Monitoring Survey, 2008. The principle of ownership implies that the policydirection will be in line with the national development strategies. We also recognize theimportance of addressing gender issues in our development activities and aid effectivenessprocess.

This roadmap sets out the strategic vision that we, along with our development partners, wishto commit, to based on the key pillars of our development effectiveness agenda. The agendais based on the Paris Declaration principles and the Accra Agenda for Action commitmentsand develops a model for delivering development effectiveness in a Middle Income context.

The need to develop effective capacity is at the heart of Indonesia's developmentchallenges, whether it be at the institutional, organizational or at the individual levels. TheGovernment and development partners are all deeply engaged with this agenda, butresults have so far been uneven. Indonesia looks to its development partners forcontinued capacity development support. Development partners share the view that alltheir interventions have some elements of capacity development embedded within them.In order to enhance capacity, the Government will articulate, and developmentpartners will support the achievement of, capacity development objectives andtargets within sector plans and thematic strategies, including skills and humanresources development, organisational level capacity development as well as the creationof an enabling environment. We also propose to make capacity development a resultsarea within different sectors to ensure adequate attention and follow-up.

Development partners will align themselves more fully with the Governmentprogrammes and systems. Development partners will align their programming cycleswith those of government, use the government format for reporting their assistance, andincreasingly use the Government's financial management and procurement systems.Where they do not make use of systems, development partners will transparentlystate their rationale for not using government systems and indicate how they willwork with the Government (including through capacity development) to align in thefuture. In the spirit of partnership, we will also encourage development partners to fully,sincerely and transparently untie their aid.

The Indonesia Roadmap to strengthen aid for development effectiveness

I. Strengthening Country Ownership over Developmenta) Strengthening capacities and using stronger government systems

56

The Government will establish a mechanism at country level to determine, and toreview, how effectively the Government and development partners can and docontribute to capacity development. This mechanism will be transparent and evidence-based, involving country level stakeholders, and covering the range of capacitydevelopment partners. The Government and development partners will make use of thismechanism to monitor, measure and potentially correct the effectiveness of their supportto capacity development.

Using its experience and its active participation in the governance of international aidorganizations, global foundations and funds, as well as its strong network of relationshipswith other countries in the region and globally, the Government commits to work tostrengthen the international aid architecture in ways that enhance its responsiveness to Indonesia’s needs as well as to those of other developing countries. Developmentpartners will support the Government in this endeavour.

As an emerging middle-income country with considerable development success,Indonesia has much to share with other countries in the region, and beyond, as well asopportunities to learn. Already involved in numerous elements of South-South cooperationfor capacity development, the Government of Indonesia and development partnerscommit to further strengthening regional processes and institutions facilitatingSouth-South cooperation. Efforts at South-South Cooperation will through time expandto include possibilities for financial assistance as well technical support from theGovernment of Indonesia.

Indonesia places a high value on the development resources that its partners contribute tothe development of the country. Today, the importance of external assistance forIndonesia is not only a function of its volume, but rather of its quality and effectiveness – development partners will continue to seek to find creative solutions to Indonesia’sdevelopment challenges, making new knowledge and international best practicesaccessible. Development partners will align their strategies for providing developmentassistance to Indonesia within this new paradigm. Development partners commit toproviding all their development assistance to Indonesia based on countrydemands. Development partners will review their implementation modalities and the mixof skills that they can make available at the country level in relation to these objectives ofknowledge transfer as well as financial transfer.

Multi-donor trust funds have emerged as an important vehicle for development partners tosupport Indonesia's development—ranging from large multi-donor trust funds establishedto implement reconstruction programmes, capacity building activities and targeteddevelopment interventions such as the Multi-Donor Fund for Aceh and Nias, theDecentralization Support Facility and the Indonesian Partnership Fund for HIV/AIDS, toquite small and ad hoc trust funds to support very specific activities. These trust fundshave enabled development partners to respond flexibly and rapidly to Indonesia’s priority needs including providing assistance at the sub national level, supporting policy andinstitutional reforms, effectively responding to unanticipated needs such as post-disaster

b) Improving the international governance of aid and strengthening south-south cooperation

II. Building More Effective and Inclusive Partnerships for Developmenta) Developing a new partnership paradigm

b) Strengthening existing aid instruments and shaping new ones

57

reconstruction and recovery efforts, and research and analysis. They have in somerespects supported a programme based approach to aid delivery.

While the Government supports the multi-donor support modality in principle, it recognizesthat in some cases it may not necessarily contribute to convergence of ideas on criticaldevelopment issues, nor even support the alignment and harmonisation agenda and thegovernment's own interventions. This is especially so if the activities are executed by the development partners and the funding is not incorporated in the government's budget. In using the multi-donor support modality, the Government and development partners willput higher priority on programme based approach, supporting government programs and linking the priorities of Bappenas, Ministry of Finance, and concerned line ministries.

Within existing multi-donor support such MDTFs, the Government anddevelopment partners will work together to strengthen alignment with governmentsystems, including as an immediate first step aligning with the Government reportingsystems. The Government and development partners commit to reducing thenumber of ad hoc freestanding trust funds. The Government will also issue clear -cut guidelines for the mobilisation and management of multi-donor funds, and forthe mainstreaming of multi-donor support program into government programmingprocesses.

Given the scale of Indonesia's development challenge its requirements for externalassistance, and particularly technical assistance, are likely to continue over the mediumterm. The government will also seek to supplement the resources available fordevelopment and Government will diversify its development resources to includealternative sources of financing for development—including public-privatepartnerships, corporate social responsibility, global and domestic foundations, and tradeand foreign investment.

As Indonesia continues to progress and consolidate its position as a Middle IncomeCountry it will be working closely with its development partners, including private sectorand civil society, to support its development efforts and to sustain and further consolidateits position. Partners such as those involved in public private partnerships, corporatesocial responsibility programming and Global Funds and Foundations, as well astraditional development partners, are expected to participate in a regular dialogue led bythe Government to discuss progress.

To this end, the Government will propose a regular dialogue mechanism to provide aplatform for discussing the development agenda in line with the JakartaCommitment. A spirit of genuine partnership, engagement and joint responsibility willguide the Government when inviting participants from civil society, private sector andtraditional development partners to participate in this dialogue. The proposed dialoguemechanism will be an opportunity to meet and discuss progress towards the achievementof the Paris Declaration indicators by 2010 and further to discuss the full implementationof the Jakarta Commitments by 2014. It is expected that regular meetings will take placeto take stock of the overall progress and challenges faced, but also that ad-hoc meetingscan be organized as necessary if particular challenges are faced requiring joint high-leveldiscussion.

c) Expanding dialogue to include new actors

58

Indonesia's need for external assistance will continue to decline through sustained andinclusive growth, the development of robust institutions, and the achievement of theMillennium Development Goals and other indicators of social and economic progress. Inthis context Indonesia will continue to have a strong relationship with its developmentpartners. The need for dialogue and partnership will continue in order to effectively andjointly address the challenges relating to global public goods, climate change, theenvironment, and strategic global security issues.

As Indonesia moves forward with the preparation of its new Medium Term DevelopmentPlan (RPJM), a focus on outcomes and results will be further strengthened. TheGovernment will further develop, and development partners will further support,strong frameworks for measuring and monitoring results within the RPJM andlinked sector plans, as well establishing social accountability mechanisms that solicit,monitor and ensure implementation of feedback on the government's performance.Results will be linked to performance measurement and organizational effectiveness.Effective monitoring and evaluation are key elements of managing for results. We willstrengthen our efforts to improve monitoring and evaluation (M and E), including basicdata collection. The Government will further clarify the institutional framework for Mand E and development partners will reduce parallel efforts at monitoring nationaldevelopment targets. A higher internal demand for M and E will be generated byinvolving national stakeholders in the review of implementation of the RPJM from a resultsperspective. Results-based M and E will be a powerful tool for ensuring the effectivenessof Indonesia’s development policies and the delivery of tangible results by thegovernment.

The Government and development partners will jointly carry out regular reviews onprogress in implementing the commitments on aid for development effectivenessand improved development outcomes through an objective country level mechanism. Tosupport the review of progress in the Jakarta Commitment and progress towardsassociated targets, the Government will establish an integrated Aid Information andManagement System.

III. Delivering and Accounting Development Resultsa) Strengthening a focus on, and capacity to manage by, development results

b) Working together to review progress across development partnershipsThe Government will seek supports from development partners based on theircomparative advantages in providing needed support, in the specific areas where theGovernment sees a critical need for that support, and establishing a clear correlation ofthe inputs with the expected results. To this end, development partners will also integrate results frameworks into their cooperation strategies and programs, shifting their internalincentives to focus on sustainable results (going beyond the project level) and developingresults based reporting systems.

59

The Jakarta CommitmentThe Government invites development partners to join this commitment towards developmenteffectiveness, to adopt the principles of aid effectiveness as articulated in the Paris Declarationas adapted to Indonesia's country context, and to adopt the Jakarta Commitment movingforward with the implementation of this roadmap. We will establish an Aid for DevelopmentEffectiveness Secretariat in BAPPENAS using our own resources and those of ourdevelopment partners—particularly tapping their technical support to help us move forwardtogether on this important agenda of enhancing development effectiveness in Indonesia.

The Jakarta Commitment is to be based on the spirit of mutual respect, support andaccountability. It represents a shared recognition between the Government and developmentpartners to enhance the effectiveness of external financing in Indonesia. It enjoins upon theGovernment and development partners to make available appropriate resources, knowledgeand capacity to implement the Jakarta Commitment. Whilst not legally binding, by adopting theJakarta Commitment, all below development partners aspire to achieve the strong aspirationsherein.

Jakarta, 12 January 2009

for the Government of Indonesia

60

List of Development Partners Adopting The Jakarta Commitment

1. Asian Development Bank (adopted on 12 January 2009)2. Government of Australia (adopted on 12 January 2009)3. Government of Japan (adopted on 12 January 2009)4. The Netherlands Government (adopted on 12 January 2009)5. Government of The Republic of Poland (adopted on 12 January 2009)6. World Bank (adopted on 12 January 2009)7. Austrian Embassy (adopted on 12 January 2009)8. Agence FranÇaise de Dévelopment (adopted on 12 January 2009)9. Canadian International Development Agency (adopted on 12 January 2009)10. Department for International Development of the United Kingdom (adopted on 12

January 2009)11. Delegation of the European Commission (adopted on 12 January 2009)12. Embassy of Finland (adopted on 12 January 2009)13. French Embassy (adopted on 12 January 2009)14. Embassy of the Federal Republic of Germany (adopted on 12 January 2009)15. Embassy of Italy (adopted on 12 January 2009)16. Japan International Cooperation Agency (adopted on 12 January 2009)17. Korea International Cooperation Agency (adopted on 12 January 2009)18. Royal Norwegian Embassy (adopted on 12 January 2009)19. New Zealand Agency for International Development (adopted on 12 January 2009)20. Embassy of Sweden (adopted on 12 January 2009)21. United States Agency for International Development/ Indonesia (adopted on 12

January 2009)22. United Nations System in Indonesia (adopted on 12 January 2009)

61


62

LAMPIRAN A-2DAFTAR ISIAN PENGUSULAN KEGIATAN

I. Umum

1. Judul Kegiatan

2. Bentuk KegiatanBantuan ProyekBantuan Teknik

3. Prioritas Bidang

4. Sasaran Prioritas Bidang

5. Instansi Penanggung JawabKementerian Negara / LembagaEselon IUsulan Kementerian Negara / Lembaga yang :

Seluruhnya digunakan untuk kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok danfungsi Kementerian Negara / Lembaga tersebut.Seluruhnya / sebagian diterushibahkan kepada :

Instansi Penerima Penerushibahana.

b.c.

Pemerintah Daerah :Sebagai Pinjaman Daerah

Inisiatif SendiriDiinisiasi oleh Kementerian Negara / Lembaga

Sebagai Hibah (hanya untuk usulan sumber dana hibah luar negeri)

BUMN

6. Instansi Pelaksanaa.b.c.d.

7. Durasi Pelaksanaan bulan

8. Latar Belakang dan Alasan Pelaksanaan Kegiatan (justification)Dalam Bahasa Indonesia :

Dalam Bahasa Inggris :

9. Tujuan Kegiatan

Dalam Bahasa Indonesia :


63

10. Keterkaitan dengan Kegiatan Lain

Judul Kegiatan Instansi Pelaksana LokasiSumber

DanaTahun

Pelaksanaan

II. Kegiatan11. Lingkup KegiatanDalam Bahasa Indonesia :


12. Rencana Alokasi Dana untuk Komponen Kegiatan

Komponen KegiatanKategori

Kegiatan*)Penggunaan Biaya (US$’000)

Lokal Luar Negeri

Nilai Tukar : US$ 1 - Rp ______*)Kategori Kegiatan :A. Jasa KonsultanB. Pekerjaan KonstruksiC. Pengadaan Barang dan PeralatanD. Pelatihan dan PendidikanE. Selain yang diatas (sebutkan)

13. Sebaran Kegiatan

Instansi Pelaksana LokasiProp Kota/Kab

Keterangan*)Pembiayaan

(US$’000)

*)Keterangan :A. Dikelola oleh Kementerian Negara / LembagaB. PenerushibahanC. Penerusan Pinjaman

III. Pembiayaan14. Bentuk Pinjaman dan / atau Hibah Luar Negeri

Bentuk Nilai (US$’000)�Pinjaman Lunak� Fasilitas Kredit Ekspor / Pinjaman Komersial� Hibah

Total

15. Nilai Pembiayaan

Instansi PelaksanaBiaya (US$’000)

Pinjaman Hibah

Dana Pendamping

Sumber*)Nilai

(US$’000)

Total Biaya(US$’000)

*)Sumber 1. APBN2. APBD3. Anggaran BUMN4. Lain-lain (sebutkan)

64

16. Rencana Pengeluaran Pembiayaan

Instansi PelaksanaTotal Biaya(US$’000)

Tahun Rencana Pengeluaran Pembiayaan

1 2 3 4 5

IV. Dokumen Persyaratan Pengusulan Kegiatan

17. Persyaratan Umum

�Kerangka Acuan Kerja�Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan

Ada Tidak Ya TidakDilampirkanDilampirkan

18. Studi Terkait yang Pernah DilakukanJudul Studi Yang Pernah Dilakukan Pelaksana Studi Tahun Pelaksanaan

19. Persyaratan Khusus

Usulan dari Kementerian Negara / Lembaga untuk :

Penerushibahan kepada Pemerintah Daeraha. Daerah Penerima Penerushibahan terdiri dari : Prop Kab / Kota

Lengkap Tidak Ya TidakDilampirkanb. Surat Persetujuan Pemerintah Daerah

Penerushibahan atau penyertaan modal negara kepada BUMN

a. Surat Persetujuan Direksi BUMN

b. Surat Persetujuan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pembinaan BUMN

Ada Tidak Ya TidakDilampirkan


Usulan dari Pemerintah Daerah yang diteruspinjamkan (baik atas inisiasi KementerianNegara / Lembaga maupun inisiatif Pemda sendiri)

Surat Persetujuan DPRDAda Tidak Ya Tidak

Dilampirkan


Usulan dari BUMN untuk penerusan pinjaman melalui Pemerintah

Surat Persetujuan Menteri yang bertanggungjawab di bidang pembinaan BUMN

20. Persiapan Kegiatan yang Telah Dilakukan

Sudah Belum

�Telah disusun rencana kegiatan rinci�Telah disusun indikator kinerja pelaksanaan kegiatan bersama dokumen ini�Telah ada pernyataan kesediaan dari Pemda / BUMN untuk menyiapkan dana pelaksanaan yang menjadi kewajiban Pemda / BUMN� Telah dialokasikan dana pendamping untuk tahun pertama pelaksanaan kegiatan� Telah ada rencana pengadaan tanah dan/atau pemukiman kembali, termasuk ketersediaan dana yang diperlukan� Telah disusun rancangan pembentukan Unit Manajemen Proyek dan Unit pelaksana proyek� Telah disusun rencana pengelolaan kegiatan

KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA/PEMERINTAH DAERAH/BUMN

Cap(Tanda tangan)

Nama dan Jabatan)

65

SURAT PERMINTAAN PENGESAHAN

Pemberi Hibah : ..................................................................................

Tanggal dan No. Financing Agreement : ..................................................................................

No. Registrasi : ..................................................................................

Tanggal dan No. DIPA : ..................................................................................

Tahun Anggaran : ..................................................................................

Departemen / Lembaga : ..................................... Kode : .................................

Satuan Kerja : ..................................... Kode : .................................

Lokasi : ..................................... Kode : .................................

Fungsi : ..................................... Kode : .................................

Sub Fungsi : ..................................... Kode : .................................

Program : ..................................... Kode : .................................

Kegiatan : ..................................... Kode : .................................

Sub Kegiatan : ..................................... Kode : .................................

MAK : .....................................

Jumlah Pembayaran : .....................................

Uraian Pembayaran : .....................................

Terlampir bersama ini kami sampaikan dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan.

Demikian permintaan kami, atas kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, ..................................Pengguna Anggaran/ Kuasa PA

................................................NIP .........................................

LAMPIRAN IPERATURAN DIREKTUR JENDERALPERBENDAHARAANNOMOR PER- /PB/2006 TENTANG TATA CARAPEMBUKUAN DAN PENGESAHAN ATAS REALISASIH I B A H L U A R N E G E R I P E M E R I N TA H YA N GDILAKSANAKAN SECARA LANGSUNG

66

LAMPIRAN IPERATURAN DIREKTUR JENDERALPERBENDAHARAANNOMOR PER- /PB/2006 TENTANG TATA CARAPEMBUKUAN DAN PENGESAHAN ATAS REALISASIH I B A H L U A R N E G E R I P E M E R I N TA H YA N GDILAKSANAKAN SECARA LANGSUNG

SURAT PENGGANTI WITHDRAWAL APLICATION (WA)(Sehubungan pemberi hibah membayar langsung kepada penyedia jasa/memberikan dalam bentuk tunai)

Nomor : ........................................./ Tanggal : .......................................

1. Grant / Hibah : ...................................................................................

2. Nilai Aplikasi : ...................................................................................

3. Nomor dan Tanggal NoD : ...................................................................................

4. Nilai dalam SP3 : ...................................................................................

5. Cara Pembayaran : ...................................................................................

6. Kontraktor / Penyedia Jasa : ...................................................................................

7. Nomor Kontrak & Tanggal : ...................................................................................

8. Nilai Kontrak : ...................................................................................

9. Satker dan Kode Satker : ...................................................................................

10. Nomor dan Tanggal DIPA : ...................................................................................

11. Fungsi, Sub Fungsi, Program : ...................................................................................

12. Kode Kegiatan / Sub Kegiatan / MAK : ...................................................................................

13. MAP : ...................................................................................

Kepala KPPN Khusus

...................................NIP ............................

67

LAMPIRAN VIPERATURAN MENTERI KEUANGANNOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANGPENGELOLAAN REKENING MILIKKEMENTERIAN NEGARA/ LEMBAGA/KANTOR / SATUAN KERJA

MENTERI KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA

KOP SURAT

Nomor : S - ........................ / 2007 ...................., 2007Sifat : ......................................Lampiran : ......................................Hal : Permohonan Persetujuan atas

Rekening yang sudah dibuka

Yth. ............................................................. 1)

di

...................................... 2)

Menunjuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor : ................../ PMK.05 / 2007 tentang

Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja, dengan

ini dilaporkan bahwa sebelum berlakunya Peraturan Menteri Keuangan itu, kami telah

melakukan pembukaan rekening .................................... 3) pada ................................. 4) dengan

nomor rekening ................................. 5) untuk keperluan ..................................... 6).

Sehubungan dengan hal tersebut, dimohon agar pembukaan rekening dimaksud dapat

diterbitkan surat persetujuannya.

Demikian disampaikan untuk dapat ditindak lanjuti sebagaimana mestinya. Atas

kerjasamanya yang baik diucapkan terima kasih.

Kepala Kantor,

......................................... 7)NIP ......................................

68

LAMPIRAN IIPERATURAN MENTERI KEUANGANNOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANGPENGELOLAAN REKENING MILIKKEMENTERIAN NEGARA/ LEMBAGA/KANTOR / SATUAN KERJA

MENTERI KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA

KOP SURAT

Nomor : S - ........................ / 2007 ...................., 2007Sifat : ......................................Lampiran : ......................................Hal : Pernyataan Penggunaan Rekening

Yth. ............................................................. 1)

di

...................................... 2)



ini kami menyatakan dengan sungguh - sungguh, sesuai dengan surat kami tanggal

............................... 3) Nomor ....................................... 4) hal permintaan persetujuan pembukaan rekening,

u n t u k m e n g g u n a k a n r e k e n i n g y a n g d i b u k a a t a s n a m a j a b a t a n y a i t u r e k e n i n g

............................................. 5) pada ............................................ 6) hanya untuk keperluan

............................................................................... 7)

Demikian disampaikan untuk dapat dimaklumi.

Kepala Kantor,

......................................... 8)NIP ......................................

69

LAMPIRAN IIIPERATURAN MENTERI KEUANGANNOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANGPENGELOLAAN REKENING MILIKKEMENTERIAN NEGARA/ LEMBAGA/KANTOR / SATUAN KERJA

MENTERI KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA

KOP SURAT

Nomor : S - ........................ / 2007 ...................., 2007Sifat : ......................................Lampiran : ......................................Hal : ....................... 1) Pembukaan Rekening

Yth. ............................................................. 2)

di

...................................... 3)


Pengelolaan Rekening Milik Kementerian Negara / Lembaga / Kantor / Satuan Kerja dan surat

Saudara tanggal ............................... 4) Nomor .................................. 5) hal Permohonan Pembukaan Rekening,

dengan ini kami .................................... 6) pembukaan rekening : ...................................... 7) pada

.......................................... 8) untuk keperluan ................................................................... 9) karena

............................................................................ 10)


...................................... 11)

....................................... 12)NIP .....................................

70

LAMPIRAN IVPERATURAN MENTERI KEUANGANNOMOR 57 / PMK 05 / 2007 TENTANGPENGELOLAAN REKENING MILIKKEMENTERIAN NEGARA/ LEMBAGA/KANTOR / SATUAN KERJA

MENTERI KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA

KOP SURAT

Nomor : S - ........................ / 2007 ...................., 2007Sifat : ......................................Lampiran : ......................................Hal : Laporan Pembukaan Rekening

Yth. ............................................................. 1)

di

...................................... 2)



ini dilaporkan bahwa berdasarkan surat persetujuan Menteri Keuangan tanggal ............................ 3)

Nomor ................................... 4), kami telah melakukan pembukaan rekening ........................................ 5) pada

............................................... 6) dengan nomor rekening ............................................ 7) untuk keperluan

................................................................ 8)


Kepala Kantor,

......................................... 9)NIP ......................................

71

DA

FT

AR

RE

KE

NIN

GK

EM

EN

TE

RIA

NN

EG

AR

A/

LE

MB

AG

A/

KA

NT

OR

/S

AT

UA

NK

ER

JA

NO

Kan

tor

/S

atu

an

Ker

ja

Kem

ente

rian

Neg

ara

/L

bg

BA

–E

s.I

Jen

isR

eken

ing

(gir

o/d

eposi

to)

Nom

or

Rek

enin

gN

am

aR

eken

ing

Rek

.

Ata

sN

am

a

Ban

k/

Kan

tor

Pos

Ju

mla

hU

an

g

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10

)

LA

MP

IRA

NV

PE

RA

TU

RA

NM

EN

TE

RI

KE

UA

NG

AN

NO

MO

R5

7/P

MK

05

/2

00

7T

EN

TA

NG

PE

NG

EL

OL

AA

NR

EK

EN

ING

MIL

IKK

EM

EN

TE

RIA

NN

EG

AR

A/L

EM

BA

GA

/K

AN

TO

R/S

AT

UA

NK

ER

JA

ME

NT

ER

IK

EU

AN

GA

N

RE

PU

BL

IK

IN

DO

NE

SIA

.....................................................................

.....................................................................

.....................................................................

NIP

..............................................................

72

LAMPIRAN A-3CHECK LIST ON POPP PROJECT MANAGEMENT

Project Name :

Award ID :

Project Time Frame (yyyy – yyyy) :

Current Project Status (select one) : Justifying / Defining / Initiating / Running / Closing

Project Registered in DIPA : YES / NO, date if YES: ___/___/______

Project Account approved by MoF : YES / NO, date if YES: ___/___/______

Programme Staff :

Unit :

This checklist solicits information on UNDP Indonesia’s requirement to implement the

Project Management Section as regulated in the Programme and Operations Policies and

Procedures (POPP), previously known as the User Guide1 and relevant Government

regulations.

This checklist is a tool for (1) self-assessment by programme officer/manager; (2) monitoring

and selective checks by Programme Unit Head across projects; and (3) quality assurance and

strategic monitoring by the business leaders (HR, Procurement, Finance, Planning and M&E)

for identifying further improvement. Ultimately, it is to help all people involved in the project

management and assurance in understanding the requirements for good project

implementation.

For all on-going projects and projects in hard pipeline (a draft project document is ready),

responsible Programme Officers should fill the relevant parts of this checklist (Justifying,

Defining, Initiating, Running, Closing Stages) and update it every 6 months.

A copy of filled checklist per project will be kept in project file (M&E section) and another

copy will be sent to M&E focal point in each unit for unit level filing.

Operations Units (Resource Management, Procurement, Admin and HR) and PMEU will

review the filled checklists for monitoring and planning for briefing / training necessary for

further internalizing the POPP.

1http://content.undp.org/go/userguide/ for POPP.

http://content.undp.org/go/userguide/results/project/?lang=en#top for project cycle.

Annotated version of March 2009

73

CHECK LIST ON POPP PROJECT MANAGEMENT

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS

(Please provide explanation if the

key processes are NOT

implemented/compliance or N.A.)YES NO N.A.

1. JUSTIFYING STAGE

1.1. Develop a Project Proposal / Concept Paper

Is the proposed concept for a new project in line with

UNDAF, Strategic Plan (2007 – 2011) CPD, and

CPAP?

Is the proposed concept is in line with the

government priority and addressing policy

/regulatory as well as implementation gap in the

current government policy and was there any request

/ expressed demand from government?

Has there been any assessment or research done to

substantiate the proposed proposal or concept?

Has there been any consultation with relevant

government agency and potential donors for the

development of this proposal?

Any potential synergy with other programme unit

within UNDP and any possibility of developing UN

Joint Programme?

How the capacity development theme is

incorporated in the proposal?

Any cross cutting issues that have significant

implication to strengthen the proposal were

addressed? (gender, aid effectiveness, south-south

cooperation, disaster risk reduction, rights based

approach, etc. – please specify in the remark how any

of these issues were addressed)

1.2. Submit an ATLAS Proposal to receive a Proposal IDi

1.3. Acquire approval from Country Director to proceed

with the Project Proposal / Concept Paper

1.4. Secure capacity enough to develop (and implement

project) at Unit level and identify resources that can

be tapped from HQs, Regional Centers, CO and

externally.

1.5. Project Status in the Atlas Project Management

Module (PMM) updated from Justifying Stage to

Defining Stageii

74

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




2. DEFINING STAGE

2.1. Define the project Results and Resources Framework

(RRF) including outputs, activity results/deliverables,

and resources.

2.2. Undertake the “HACT Financial Management

Capacity (Micro) Assessment” on potential

Implementing Partner that will receive at least an

annual amount of USD 100,000.iii

2.3. Undertake the “Capacity Assessment for Project

Implementation”, using the latest template available

in the POPP.iv

2.4. Determine implementation modality

(NIM/DIM/NGO):

Options of implementation modality are discussed with

implementing partner and arrangement for internal

capacity is devised accordingly (e.g. country office

support service agreement requires more capacity at

CO side)

2.5. Prepare Initiation Plan (optional / if budget required) v

2.6. Convene IPAC/PAC on the Initiation Plan.

2.7. Entering project annual work plan into Atlas in line

with RRF and generate award in Atlas by manager

level 1 or above

2.8. Activate the Atlas PMM by entering output

definition, risks, budget and product description for

initiation to Atlasvi and linking to relevant outcome in

the project tree

2.9. Review and approval of Initiation Plan by Country

Director and budget sent to KK

2.10. Project Status in the Atlas updated from Defining

Stage to Initiating Stagevii

3. INITIATING STAGE

3.1. Refine output indicators, baseline and targets in the

draft Project Document.

3.2. Develop deliverable descriptions for each activities,

as well as quality criteria, in the draft Project

Document.

Please refer to the Quality Management for Project

Activity Results provided in the Project Document

Template.viii

75

76

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




3.3. Finalize implementation arrangements with

Implementing Partner, i.e. cash transfer modality,

based on the outcome of the HACT / capacity

assessment.

3.4. Sign Letter of Agreement between UNDP and the

Implementing Partner for the Provision of Country

Office Support Services (including Description of

Support Services), if required.

3.5. Finalize project management organization structures

and project roles and responsibilities:ix

- Composition of Project Board is confirmed and

functional for the IPAC and PAC.

- Each role has been clearly understood by all

parties (implementing agency, potential NPD,

other project board members).

3.6. Negotiation on cost recovery with Donors:

- GMS (minimum 7%)

- ISS (following existing policy at CO)

3.7. Finalize project funding (signed contribution

agreements, fund allocations from regular resources,

CS/TF, etc.) and create budget (considering GMS, ISS

and other costs as well as project / activity cost)

3.8. Prepare and monitoring the contribution schedule

3.9. Prepare Recruitment Plan in line with SOP.

3.10. Prepare Procurement Plan including

- Identification of capitalized and non-capitalized

assets to be procured, and security (MOSS)

related equipment.

- Specify assets disposal strategy including the

timeline for the implementation of the strategy,

as part of a Project Document.

3.11. Create Project Monitoring Plan in the draft Project

Document (example: launching, project board

meetings for regular review, publications and public

events, reporting, HACT assurance activities including

scheduled audit).

3.12. Open Initial Project Issues Log and Lessons Learned

Log in the draft Project Document.x

3.13. Open and update Project Risk Log in the draft Project

Document.

3.14. Convene IPAC on the draft Project Document and

AWP.

77

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




3.15. Convene PAC on the revised draft Project Document

and AWP and approve Project Document during the

PAC meeting (in principle, conditional to some

proposed revisions). PAC minutes should be signed

by the chairperson

3.16. Bappenas provides technical clearance on the

approved Project Document and AWP and the

Ministry of Finance is informed.

3.17. Project Document with AWP for first year approved

and signed by UNDP and Implementing Partner.

3.18. (PP2/2006) Implementing Partner to register the

project at Ministry of Finance

3.19. (PP2/2006) Implementing Partner to include the

project to their DIPA.

3.20. (PP2/2006) Implementing Partner request and obtain

the approval of Ministry of Finance for opening a

project bank account

3.21. Atlas PMM is populated on:

- Output indicators, baseline and targets

- Deliverable description & quality description

- Plan Budget, as indicated in the AWP

- Project Communication and Monitoring Schedule

Plan

- Project Issues Log and Lessons Learned Log

- Project Risk Log

3.22. Project Status in the Atlas updated from Initiating

Stage to Running Stage

4. RUNNING STAGE

4.1. Project Board meets on quarterly basis to discuss /

approve workplan, progress against workplan and

challenges/lessons learned and to provide guidance

to the project manager. (Project Board can convene

for important decision as necessary)xi

4.2. Funds made available by ensuring the Authorized

Spending Limit (ASL) availability through monitoring

on the contribution schedule upon the receipt of

funds: resources made available through direct cash

transfer, direct payment, and/or reimbursement.

4.3. Ensure cost recovery against cost sharing agreement

(GMS) and services provided (ISS and other support

service at cost such as IT) reflected in the project

budget and implemented in timely manner

78

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




4.4. Mobilise inputs to initiate activities, according to the

TORs and specifications of goods and services

Monitoring and Evaluation

4.5. Monitor progress of project deliverables as defined

by the Deliverable Descriptions as scheduled in the

Monitoring Plan.

4.6. Monitoring the foreign exchange gain/loss on

contribution receipt against project budget, perform

project budget revision due to any differences.

4.7. Update the Monitoring Plan in Atlas PMM.

4.8. Update Issues Log on a quarterly basis in Atlas PMM.

4.9. Monitor Risks and update Risk Log on a quarterly

basis in Atlas PMM.

4.10. Update Lessons Learned log in Atlas PMM.

4.11. Prepare Project Quarterly Progress Report from Atlas

PMM and review it.

4.12. Update output status

4.13. Prepare Annual Review Report

4.14. Conducted regular Project Review (annually), when

necessary

4.15. Plan and sign next year’s AWP

4.16. Commission project evaluation in accordance with

evaluation plan

Harmonized Approach to Cash Transfer (HACT)

4.17. Prepare FACE Form and signed by UNDP & IP.

4.18. All cash transfer comply with FACE form

4.19. Schedule and implement Spot Checks.

4.20. Schedule and implement Programmatic Monitoring

(Field Visit).

4.21. Schedule and implement regular / scheduled audits.

4.22. Schedule and implement Special Audit, if needed.

Human Resources

4.23. Quarterly update Recruitment Plan

4.24. Create Request for Personnel Action / RPA when

submitting request for recruitment/contract issuance

/ extension

79

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




4.25. Provide clear TOR, updated organization chart and

get confirmation on job specification from HR

4.26. Ensure budget availability at least on medium range

or step 5 for particular level based on job

classification from HR

4.27. Conduct short listing process based on long listed

candidate from HR

4.28. Proper documentation on following documents:

- Advertisement

- interview report

- CAPC minutes for recruitment of NOC post under

SC modality, approval of APP/ Ad hoc for FT / ALD

post

- CV , P11, birth certificate , last certificate of

education for staff

- Reference check process

- Medical clearance

- Medical insurance & pension for SC

- Copy of contract

- Other documentation in line check list

4.29. Ensure proper induction for new recruit (HR staff in

respective duty station will have a schedule of

induction programme ) & ensure entrance procedure

implemented

4.30. Ensure proper implementation of service evaluation

for SC holder and RCA for FT / ALD holder

- for SC holders, personal workplan for service

evaluation form to be completed in consultation

with supervisor within 30 days from contract

starting date

- for SC holders, service evaluation to be done 2

months before contract expires

- for FT/ALD holders to follow the RCA cycle

4.31. Ensure prior notification to HR for extension or any

needs to bring to CAPC / ACP for SC holder with

amount of contract up to USD 30,000 / USD 100,000.

Submission should follow procurement manual.

NEX Finances & NGO Execution Finances (POPP)

4.32. Cash Transfer Modalities discussed or reviewed and

agreed (for revision) between IP and UNDP, based on

inputs and findings from the HACT Micro

Assessment. (see item 3.3)

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




4.33. Bank account opened by the Implementing Partner

(not UNDP) under the name of the project, only for

receiving UNDP funds and making payments related

to the project.

4.34. NEX advance aging monitoring for advance

management compliance

4.35. Settlement of 90% previous advance for new

advance request.

4.36. Bank account managed with double signature. UNDP

contract holder is not in any case a signatory of these

accounts.

4.37. Prepare and certify FACE Form, at least on a

quarterly basis.

4.38. Any interest earned on the project bank account

from the advances is included by the IP in the

FR/FACE and credited to the project, recording it as

miscellaneous income.

4.39. Prepare CDR quarterly basis for review and take

necessary action to correct any irregularities.

4.40. Prepare CDR for NPD to certify at the end of the

year.

Internal Control Framework (POPP)

4.41. Segregation of duties of the following post:

i) Authorization to execute transactions,

ii) Transactions recording,

iii) Asset Custody, and

iv) Reconciliation

The first-three duties performed by different

persons.

4.42. Segregation of duties of the following post:

i) Ordering goods or services,

ii) Receiving goods or services,

iii) Transaction recording, and

iv) Payment of goods and services

The all four duties performed by different persons.

Procurement

4.43. Consistently implement and regularly update

Procurement Plan (PP)

4.44. Create on time e-requisition in line with PP

4.45. Provide clear TOR/Spec/SOWs

80

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




4.46. Contribute to the shortlisting/evaluation stage

4.47. Submission of good quality CAP case

4.48. Submission of good quality SSA case

4.49. Follow up on CAP recommendation

4.50. Follow up on ACP recommendation

4.51. Contract management – monitoring deliverables and

making payments against pre-set milestones

4.52. Submit on-time extension for Contracts

amendments

4.53. If project ended, Project Status in the Atlas PMM

updated from Running Stage to Closing Stage.

5. CLOSING STAGE

5.1. Prepare Final Project Review report by Project

Manager, including Lesson Learned Report.xii

5.2. Conduct Final Project Review by Project Board.

5.3. Commission Project Evaluation.

5.4. Identify follow-on actions, as discussed in the final

review meeting.

5.5. NDP notifies operational completion of the project

5.6. Operationally close the project. (no further project

activities initiated after operational closure)

5.7. Process payments for outstanding obligations.

Human Resources

5.8. Exit procedure implemented for staff resigning or

whose contract ending

5.9. Exit questionnaire for each staff who completed

assignment.

5.10. Proper notification in line with requirement under

each contract modality.

5.11. Submission of all HR related documentation with

accompanied list to track the document. Record

management policy should be followed.

81

KEY PROCESSES

COMPLIANCE REMARKS




Procurement

5.12. Follow up on contract/PO closure and payments,

where applicable.

5.13. Submission of Performance Evaluation of a vendor

(at the end of contract)

5.14. Transfer project assets and documents.xiii

5.15. Arrange the final audit if required.

NEX Finances & NGO Execution Finances (POPP)

5.16. Prepare and submit final FACE Form.

5.17. Ensure that all financial transactions are in Atlas.

5.18. Remaining balance reimbursed to UNDP.

5.19. Ensure project accounts are closed by IP.

5.20. Review final CDR and sign by NPD.

5.21. Change project status in Atlas as “Closed” once no

more financial transaction required (meaning

financially closed) and upon uploading signed final

CDR, asset transfer document (CAPC minutes) and

final project review report

END NOTES (for more details and references, please refer to POPP)iIn Atlas financial module: grant>proposals>maintain proposal. Click on “add a new value” tap to create a new proposal

iiIn Atlas financial module: grants>awards>award profile. Set the “Status” to “defining”.

iiiFor HACT micro assessment, consult with the CO focal point – Pak Sirman Purba (PMEU) and Pak Handoko (Admin)

iv Checklist is available from http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-Content-

Documents/download/?d_id=1360370&.

Also refer to the http://content.undp.org/go/userguide/results/ppm-overview/implementing-partner/ for more

information on implementing partner selection.

v If immediate resources are required to help finalize the project design or begin certain activities of the project itself, an

Initiation Plan should be prepared to supplement the draft Project Document, and should be submitted to the PAC. The

Initiation Plan contains three elements (1) a standard cover page (2) a description of the activities/key deliverables and

how they will be managed; and (3) a standard budget in the form of an Annual Work Plan (AWP). The Initiation Plan

template can be found at http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-Content-

Documents/download/?d_id=1352127.vi

In Atlas: grants>project management>award summary. Fill the risk and issue logs and create monitoring plan.vii

In Atlas financial module: grants>awards>award profile. Set the “Status” to “initiating”.viii

For project document template, http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---Prescriptive-Content-

Documents/download/?d_id=1360364&ix

For a standard project management organizational setup and explanation please see

http://content.undp.org/go/userguide/results/ppm-overview/management-structure. A standard organizational structure

is also given in the project document template.x

Lessons learned log template can be found at http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---

Prescriptive-Content-Documents/download/?d_id=1384630&xi

For detailed role of the Project Board, please refer to http://content.undp.org/go/userguide/results/ppm-

overview/management-structure.xii

For template for lessons learned project, please see http://content.undp.org/go/prescriptive/Project-Management---

Prescriptive-Content-Documents/download/?d_id=1358955xiii

For asset transfer policy, please refer to http://content.undp.org/go/userguide/cap/aset-mgmt/aset-dspl/

82

LAMPIRAN A-4Template of UNDP Country Office Support Services Agreement

STANDARD LETTER OF AGREEMENT BETWEEN UNDP AND THE GOVERNMENT FOR

THE PROVISION OF SUPPORT SERVICES

Dear Sir,

1. Reference is made to consultations between officials of the Government of Indonesia / Bappenas

(Implementing Partner) (hereinafter referred to as “the Government”) and officials of UNDP with

respect to the provision of support services by the UNDP country office for nationally managed

programmes and projects. UNDP and the Government hereby agree that the UNDP country

office may provide such support services at the request of the Government through its institution

designated in the relevant programme support document, as described below.

2. The UNDP country office may provide support services for assistance with reporting

requirements and direct payment. In providing such support services, the UNDP country office

shall ensure that the capacity of the Government-designated institution is strengthened to enable

it to carry out such activities directly. The costs incurred by the UNDP country office in providing

such support services shall be recovered from the administrative budget of the office.

3. The UNDP country office may provide, at the request of the designated institution, the following

support services for the activities of the programme:

a. Identification and/or recruitment of project and programme personnel and technical

expertise;

b. Procurement of goods and services to undertake agreed activities;

c. Administration of the donor basket fund;

d. Management of grant agreements and related disbursements for project-related

activities.

(to be specified by each project)

4. The procurement of goods and services and the recruitment of programme personnel by the

UNDP country office shall be in accordance with the UNDP regulations, rules, policies and

procedures. Support services described in paragraph 3 above shall be detailed in an annex to the

programme support document or project document, in the form provided in the Attachment

hereto. If the requirements for support services by the country office change during the life of a

programme, the annex to the programme support document is revised with the mutual agreement

of the UNDP Country Director and the designated institution.

5. The relevant provisions of the Revised Basic Agreement for Technical Assistance signed 29

October 1954 between the United Nations, the International Labour Organisation, the Food and

Agriculture Organisation of the United Nations, the United Nations Educational, Scientific and

Cultural Organisation, the International Civil Aviation Organisation, and the World Health

Organisation and the Government of the Republic of Indonesia, the Standard Agreement on

Operational Assistance signed 12 June 1969 between the United Nations, the International

Labour Organisation, the Food and Agriculture Organisation of the United Nations, the United

83

Nations Educational, Scientific and Cultural Organisation, the International Civil Aviation

Organisation, the World Health Organisation, the International Telecommunication Union, the

World Meteorological Organisation, the International Atomic Energy Agency, the Universal

Postal Union, the Inter-Governmental Maritime Consultative Organisation and the United

Nations Industrial Development Organisation and the Government of the Republic of Indonesia

and the Agreement signed 7 October 1960 between the United Nations Special Fund and the

Government of the Republic of Indonesia including the provisions on liability and privileges and

immunities, shall apply to the provision of such support services. The Government shall retain

overall responsibility for the nationally managed programme through its designated institution.

The responsibility of the UNDP country office for the provision of the support services described

herein shall be limited to the provision of such support services detailed in the annex to the

programme support document.

6. Any claim or dispute arising under or in connection with the provision of support services by the

UNDP country office in accordance with this letter shall be handled pursuant to the relevant

provisions of the above mentioned agreements.

7. The manner and method of cost-recovery by the UNDP country office in providing the support

services described in paragraph 3 above shall be specified in the annex to the programme

support document.

8. The UNDP country office shall submit progress reports on the support services provided and

shall report on the costs reimbursed in providing such services, as may be required.

9. Any modification of the present arrangements shall be effected by mutual written agreement of

the parties hereto.

10. If you are in agreement with the provisions set forth above, please sign and return to this office two

signed copies of this letter. Upon your signature, this letter shall constitute an agreement between

your Government and UNDP on the terms and conditions for the provision of support services by

the UNDP country office for nationally managed projects.

Yours sincerely,

________________________

Signed on behalf of UNDP

_____________________

For the Government

84

DESCRIPTION OF UNDP COUNTRY OFFICE SUPPORT SERVICES

UNDP COUNTRY OFFICE SUPPORT SERVICES

1. Reference is made to consultations between BAPPENAS, the institution designated by

the Government of Indonesia and officials of UNDP with respect to the provision of support

services by the UNDP country office for the nationally managed

2. In accordance with the provisions of the letter of agreement signed on and the

project document, the UNDP country office shall provide support services for the Project

as described below.

3. Support services to be provided:

4. Description of functions and responsibilities of the parties involved:

Functions and responsibilities of the parties involved shall be in accordance with the

provisions of the project document of PROJECT TITLE and in particular section 5

ManagementArrangements.

project PROJECT TITLE,

“the Project”.

DATE

85

Support servicesSchedule for theprovision of the

support services

Cost to UNDP ofproviding such

support services(where

appropriate)

Amount andmethod of

reimbursementof UNDP(where

appropriate)

1. Identification and recruitment ofall project and programmepersonnel, including national andinternational consultants

June 2008 – April 2011 According toUniversal PriceList

Using ISSmechanism andUniversal PriceList

2.Procurement of goods andservices



3.Administration of the projectbasket fund



4.Administration and managementof the CSO grant scheme,including grant agreements withCSOs.




86

87

LAMPIRAN A-5DAFTAR LAMPIRAN B

DOKUMEN-DOKUMEN PENDUKUNG PELAKSANAAN KEGIATAN HIBAH

UNDP DALAM BENTUK SOFT COPY (CD)

Lampiran B1 : Peraturan Pemerintah (PP) No.2/2006

Lampiran B2 : Keppres No 80/2003

Lampiran B3 : Peraturan Menteri Negara PPN No.005/2006

Lampiran B4 : Peraturan Menteri Keuangan No.143/2006




Lampiran B8 : Peraturan Dirjen Perbendaharaan No.67/2006

Lampiran B9 : Paris Declaration onAid Effectiveness 2005

Lampiran B10 : EnhancedAnnual Work Plan

Lampiran B11 : HACTAssessment in Brief

Lampiran B12 : Guidelines for Assessing the Financial Management Capacity of

Implementing Partners Receiving Cash from an Agency (Micro

Assessment) and Frame Work for Cash Transfer to Implementing

Partner

Lampiran B13 : FACE Form

Lampiran B14 : Programme and Project Management Roles

Lampiran B15 : Check List of CapacityAssessment of Implementing Partner

Lampiran B16 : UNDAF Results Matrix

Lampiran B17 : Quarterly Progress Report Form

Lampiran B18 : Field Visit Form

Lampiran B19 :Annual Review Report

Lampiran B20 : LPAC Check List

Lampiran B21 :Get to know PRINCE 2 in 5 minutes

Lampiran B22 :Glossary of Key Terms in Evaluation and Results-Based

Management Harmonized Terminology

Lampiran B23 : Project Brief Compositions

Lampiran B24 : Glossary of Terms

Lampiran B25 : Capacity Diagnostic Methodology User’s Guide

Lampiran B26 :AccraAgenda Document

Lampiran B27 :UN Indonesia Harmonised Rate Scale for per diem/ cost parameters

for Government Officials

Lampiran B28 :Country ProgrammeAction Plan (CPAP)

88

Lampiran B29 : Millennium Development Goals Report

Lampiran B30 : Indonesia CPAP Monitoring and Evaluation Plan 2006-2010

Lampiran B31 :Audit Check List

Lampiran B32 :Audit Plan/Audit Scope

Lampiran B33 : Form ofAudit follow upAction Plan

Lampiran B34 : TOR for Project Positions and Responsibilities

Lampiran B35 : StandardAgreements 1954, 1960, 1969,1971

Lampiran B36 : Quarterly Work Plan Template

Lampiran B37 : NIM/ NEX ProjectAssets Register (updated quarterly)

Lampiran B38 : CDR Report

Lampiran B39 :Annual Statement of Cash Position

Lampiran B40 : International Travel Expenses Claim

Lampiran B41 : In-country TravelAuthorization Template

Lampiran B42 : Forms to Request for Validation of Grant Disbursement

Lampiran B43 :Annual Work Plan Template

Lampiran B44 :Annual Recruitment and Procurement Plan Template

Lampiran B45 : UNDPApproach to Capacity Development

Lampiran B46 : UNDP Multi Year Funding Framework (MYFF)

Lampiran B47 : UNDP Executive Board Strategic Plan

Lampiran B48 : DIPK Format

Lampiran B49 : Draft of GOI Contract Template (for project staff/ consultants)

Lampiran B50 : Draft Project Document Template

Lampiran B51 : Draft Comparison of Chart ofAccounts Between UNDP and GOI

Lampiran B52 : Millennium Declaration

Lampiran B53 : UNDP Cost Recovery Guidelines

Lampiran B54 : UNDP Country Programme Document (CPD)


Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional /

Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS)

Jl. Taman Suropati no. 2

Jakarta Pusat 10310

Telp : (021) 3160159

Fax : (021) 31934203

http://www.bappenas.go.id

ISBN: 978-602-95100-0-3

PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH...

Documents

Transcript of PEDOMAN PENGELOLAAN KEGIATAN HIBAH...