Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi

8/15/2019 Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi

1/44

PEDOMAN PELAYANAN

BAGIAN ADMINISTRASI

RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO – BATU


2/44

ii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ...................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................... ii

BAB I. PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1

1.2. Tujuan Pedoman ............................................................................................ 2

1.3. Ruang Lingkup Pelayanan ............................................................................. 2

1.4. Batasan Operasional ...................................................................................... 3

1.5. Landasan Hukum ........................................................................................... 3

BAB II. STANDAR KETENAGAAN ................................................................. 4

2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ................................................................ 4

2.2. Distribusi Ketenagaan ................................................................................... 4

BAB III. STANDAR FASILITAS ....................................................................... 6

3.1. Denah Ruangan ............................................................................................. 6

3.2. Standar Fasilitas ............................................................................................. 6

BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN....................................................... 10

4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi .................................................... 104.2. Pelayanan Tamu ............................................................................................ 22

BAB V. LOGISTIK .............................................................................................. 25

BAB VI. KESELAMATAN PASIEN .................................................................. 28

BAB VII. KESELAMATAN KERJA .................................................................. 29

BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU ................................................................ 32

BAB IX. PENUTUP ............................................................................................. 42


3/44

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG.

Tata usaha sebagai pusat administrasi mulai sirkulasi administrasi,

penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian

Administrasi sebagai salah satu bagian di RS Baptis Batu memiliki kedudukan yang

sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi, direncanakan, diproses, dan

dilaksanakan oleh bagian Administrasi.

Pengertian Administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit,

yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis

belaka. Administrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama

yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan

pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan

melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu

keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah

atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang

dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas,tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang

bersangkutan. Administrasi perkantoran adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin,

metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas

pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini

yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau

memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknyaAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan,

kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan

kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat

dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada

administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha

penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian

tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan


4/44

2

administratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan

perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,

menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan

tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping

itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam

pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Administrasi adalah

memberikan pelayanan administrasi baik di kantor maupun di Komite Medik RS

Baptis Batu

1.2. TUJUAN PEDOMAN.

Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi

dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain

itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi dalam melakukan pekerjaan

sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.

1.3. RUANG LINGKUP PELAYANAN.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan

Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut

:

1. Administrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran

Administrasi perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua

kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat

yang diadakan di lingkungan kantor.

2.

Administrasi Komite MedikAdministrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu

sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala

keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.


5/44

3

1.4. BATASAN OPERASIONAL.

Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok

yaitu Administrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite

Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut :

1. Administrasi Perkantoran / Sekretaris Direksi Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi Pelayanan tamu Pelayanan untuk Direksi Melakukan perjanjian Memfasilitasi pertemuan

Memberikan laporan (rapat dan notulen) Menyusun dan menyimpan dokumen

2. Administrasi Komite Medik Kelengkapan dokumen dokter Kebutuhan Komite Medik sehari-hari Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah

1.5. LANDASAN HUKUM.Landasan hukum bagian Adminstrasi di RS Baptis Batu diantaranya :

1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit

2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentang Kesehatan

3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor

014/SK/YBI/VIII/2009 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu

4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor

047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu


6/44

4

BAB II

STANDAR KETENAGAAN

2.1. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA.

Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian Administrasi diantaranya :

NAMA JABATAN KUALIFIKASI

FORMAL & INFORMAL

TENAGA YANG

DIBUTUHKAN

Ka. Bag. Administrasi D3 Sekretaris

Administrasi Kantor/ Sekretaris

Direksi

D3 Sekretaris

Administrasi Komite Medik D3 Sekretaris / Komputer

Jumlah

2.2. DISTRIBUSI KETENAGAAN.

SDM bagian Administrasi RS Baptis Batu berjumlah 2 orang dan sesuai

dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu

Administrasi Kantor/Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite Medik.

Bagian Administrasi RS Baptis Batu dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman minimal 3

tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian Administrasi adalah

sebagai berikut :


7/44

5

NAMA JABATAN KUALIFIKASI

FORMAL & INFORMAL

Waktu

Kerja

JML

SDM

Kepala BagianAdministrasi

DIII Sekretaris (Pengalaman

minimal 2 tahun + Pelatihan

Customer Service)

1 Shift

07.00 –

15.30

1

Administrasi Kantor /

Sekretaris DireksiDIII

1 Shift

07.00 –

15.30

1

Administrasi Komite

MedikDIII

1 Shift

07.00 –

15.30

1

Jumlah 3


8/44

6

BAB III

STANDAR FASILITAS

3.1. DENAH RUANGAN.

(Terlampir)

3.2. STANDAR FASILITAS.

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Kantor :

No Nama Alat Jumlah Keterangan

1 Lemari Arsip 2 set

2 Lemari Kotak Surat 1 set

3 Maket RS Baptis Batu 1 set

4 Sofa Tamu 2 set

5 Meja Komputer 1 buah

6 Meja kerja 2 buah

7 Vas Bunga 3 buah

8 Lemari kayu 1 buah

9 Rak besi susun 3 1 buah

10 kursi 4 buah

11 Komputer 1 set

12 Printer Epson L100 1 buah EPSON

13 Scanner 1 buah Canon

14 Tempat sampah 2 buah

15 Mesin Fax 1 buah Panasonic

16 Pemotong Kertas 1 buah

17 Telpon 1buah

18 Meja kotak 1 buah

19 Meja bundar 1 buah

20 Jam Dinding 2 buah Seiko

21 Whiteboard 2 buah

22 Penghapus board 1 buah


9/44

7

23 Laci kecil 1 buah

24 Mesin fotokopi 1 buah

25 Salib 2 buah

26 lukisan 2 buah

27 LCD 1 buah Toshiba

28 UPS 2 buah

29 Struktur organisasi RSBB 1 buah

Kebersihan & Rumah

Tangga

1

Peralatan kebersihan Lantai &

Ruangan 1 set

2 Dispenser 1 buah Miyako

3 Kulkas 1 buah

4 Tempat Tissue 1 buah

ATK Jumlah Keterangan

1 Rak kecil 1 buah

2 Tempat Isolasi 1 buah

3 Perfurator 1 buah

4 Kalkulator 1 buah

5 Steples / Hecter 1 buah

6 Tempat pensil 1 buah

7 Stempel 2 buah RS / Nama Direktur

8 Cutter 1 buah Joyko

9 Gunting 1 buah

10 Penggaris plastik 1 buah


10/44

8

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Komite Medik:

No Nama Alat Jumlah Keterangan

1 Bufet Ruang Dokter 22 Kaca Washtafel 4

3 Lampu X-Ray R. Dokter 1

4 Meja Pasien Besar R. Dokter 1

5 Meja Pasien Kecil R. Dokter 1

6 Meja Rapat R. Dokter 2

7Struktur Organisasi Komite

Medik

1

8 Wireless R. Dokter 1

9 TV LG R. Dokter 1

10 Meja Kaca bentuk L R. Dokter 1

11 Komputer 1 set

12 Printer Epson T11 1 buah EPSON

13 Rak Besi ss 5 1 buah Canon

14 Tempat sampah 1 buah15 Lemari buku laci 3 2 buah

16 Lemari kaca arsip 1 buah

17 Telpon 1buah

18 Meja kotak 1 buah

19 Meja bundar 1 buah

20 Jam Dinding 1 buah Seiko

21 Whiteboard 2 buah22 Penghapus board 1 buah

23 Salib 2 buah

24 Fan Regency 1

Kebersihan & Rumah

Tangga

1Peralatan kebersihan Lantai &

Ruangan 1 set


11/44

9

2 Dispenser 1 buah Miyako

3 Kulkas 1 buah

4 Tempat Tissue 1 buah

5 Gorden 4 set

ATK Jumlah Keterangan

1 Tempat Isolasi 1 buah

2 Kalkulator 1 buah

3 Steples / Hecter 1 buah

4 Tempat pensil 1 buah

5 Cutter 1 buah Joyko

6 Gunting 1 buah

7 Penggaris plastik 1 buah


12/44

10

BAB IV

TATA LAKSANA PELAYANAN

Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi

diantaranya :

4.1. PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.

Pelayanan surat menyurat Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya :

a. Kebijakan Direktur

Kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu adalah penetapan

Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang

mengikat.

b. Keputusan Direktur;

Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat

kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan

penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam

rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan

pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja UnitPelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja

dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.

c. Surat Edaran Direktur;

Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal

tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang

dianggap penting dan mendesak.

d.

Pedoman / PanduanPedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah

bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal

pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan

kegiatan.

Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan


13/44

11

e. Standar Prosedur Operasional;

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat

serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan

operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu

pejabat atau unit kerja.

f. Perjanjian.

Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama

tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih

untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah

disepakati bersama.

g. Surat Biasa;Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi

pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan

sebagainya.

h. Surat Keterangan;

Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal

atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

i. Surat Perintah/Tugas;Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada

bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

j. Surat Izin;

Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin

kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan

sesuatu.

k.

Surat Kuasa;Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari

pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna

bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum

mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

l. Surat Undangan;

Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada

pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara


14/44

12

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan

yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit,

maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah

folio.

m. Memo Internal;

Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang

pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan

pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo

Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang

tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung

dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal

dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.

n. Pengumuman;

Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang

ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.

o. Laporan;

Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung

jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungandengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.

Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang

diserahi tugas

p. Berita Acara;

Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat

pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan

lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.

q. Rekomendasi;

Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan

atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan

yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.


15/44

13

r. Notulen.

Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan

sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah

sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

Prosedur surat menyurat :

a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat

1) Surat Dinas

a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen

dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia

Gunakan kata-kata yang nyata dan positif Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk

yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir

Untuk keperluan intern dalam RS Baptis Batu agar

menggunakan nota dinas Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan

kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak

diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”

Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu

SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi “SDR” atau

“BP” asal diikuti deng an nama pejabat tersebut

Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimisurat) yaitu “KAMI”

Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan

penandatanganan surat dan namanya

b) Bagian-bagian Surat Dinas

Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :

Kepala Surat


16/44

14

Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan

dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal

pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan

pula logo instansinya (dalam hal ini RS Baptis Batu)

Kepala surat terdiri dari :

Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan

instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman

surat ybs

Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan

angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.

Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan

angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut

Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan

maksud singkat surat tersebut

Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan

alamat yang dituju.

Isi Surat

Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk

menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung

dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup

Penutup Surat

Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat

yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk

penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan

bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui

isi surat tersebut.

c) Bentuk Surat Dinas

Bentuk surat dinas dalam lingkungan RS Baptis Batu yaitu

berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4

d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan

Penyusunan Konsep


17/44

15

Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan

menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite)

atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau

idenya sendiri yang kemudian diajukan kepada

pimpinannya untuk memperoleh persetujuan

Pembuatan Konsep

Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai

berikut :

Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri

dapat langsung diproses di bag. Administrasi untuk

diketik Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar

diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk

mendapat persetujuan

Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas

bekas disebaliknya

Pengetikan Surat

Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk

arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah

sesuai kebutuhan

Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama

tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang

sama sampai dengan surat selesai

Pengetikan surat dinas menggunakan jenis hurufTimes New Roman dengan ukuran 12

Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan

atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri

Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal

surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas

bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm


18/44

16

Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama

penandatanganan surat merupakan satu garis lurus

dari atas ke bawah

Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas.

Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris

dibawah nama pejabat penandatangan surat

Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal

diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada

diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak

antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik

3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan

yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.

Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan

hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan

agar diatur supaya serasi

2) Surat Keputusan

a) Kepentingan

Surat keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untukmemutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas

b) Ketentuan Umum Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat,

memperhatikan dan memutuskan

Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi

alasan diterbitkannya surat keputusan

Kons iderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan

Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi

ketentuan sebagai berikut :

Memperhatikan hirarki perundang-undangan Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi

Surat Keputusan

Mencantumkan perundang-undangan yang masih

berlaku


19/44

17

Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung

surat keputusan tersebut

Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat

keputusan tersebut

c) Macam surat keputusan

Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan

Surat Keputusan bukan Kepegawaian

3) Surat Perintah Dinas (SPD)

Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk

menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas

4) Surat Perjanjian Kerjasama

Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan

/ Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan

kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang

keuangan dan hukum

5) Surat Lainnya

Surat-surat lain misalnya pengumuman, suratketerangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan

format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RS Baptis Batu

b. Sistem Penomoran Surat

Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RS Baptis Batu yaitu

sebagai berikut :

1) Surat Keputusan

2) Surat Peraturan

3) Surat Kebijakan

4) SOP

5) Edaran

6) PKS

7) Surat keluar


20/44

18

c. Stempel Dinas

1) Bentuk

Stempel dinas RS Baptis Batu berbentuk bulat Logo Rumah Sakit

Baptis Batu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter

lingkaran luar 28,2 mm, diameter lingkaran dalam 18,7 mm, tebal

garis luar 0,5 mm, tebal garis dalam 0,3 mm. ukuran logo tengah

13 x 14 mm, dan ukuran salib 4 x 6 mm . Rumah Sakit Baptis Batu

ditulis dengan ukuran huruf 8,45pt dan jenis huruf Arial; Rumah

Sakit diposisikan mengelilingi logo dengan penulisan rumah sakit

di baris pertama dan Baptis Batu di baris ke dua.

2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti

diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya

boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya

diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait

dengan kedinasan RS Baptis Batu

3) Penyimpanan dan tanggung jawab

Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat,sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada

kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada

bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan

menjadi tanggung jawab bagian keuangan

4) Cara pemakaian

Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :


21/44

19

a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan

sedikit pada tanda tangan)

b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan

pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda

tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan

tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.

d. Wewenang penandatanganan surat

1) Surat Dinas Rutin

Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila

surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan

atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani

perwakilan Manajer.

2) Surat Keputusan

Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun

yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani oleh

Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum

Keuangan dan Kepala Bagian SDM3) Surat Perintah Dinas

Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai

dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan

dinas

4) Surat Perjanjian

Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih

dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajer terkait.

e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian

Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh

Direktur dan Wakil Direktur. Apabila Direktur berhalangan,

penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan

menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur.

Misalnya :


22/44

20

a.n Direktur RSBB

Wakil Direktur Umum Keuangan,

Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari

pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan

kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya :

Kepada

Yth. Direktur RS Baptis Batu

u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan

di

tempat

f. Pengelolaan surat – menyurat

1) Pengurusan Surat Masuk

a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian

administrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya.

Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya

atau Kantor Pos

b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut : Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat

masuk

Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan

kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan

masuk)

Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai

arahan lebih lanjut Lembar disposisi dan surat asli dikopi Administrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan

bagian yang dituju

Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli

akan dikopi sebanyak jumlah disposisi


23/44

21

Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan

setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing

penerima

2) Pengurusan Surat Keluar

a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang

sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya,

kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat

yaitu sebagai berikut :

Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013

Keterangan :

01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam duadigit kecuali lebih dari 99

19 : tanggal dibuatnya surat XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi RSBB : singkatan dari RS Baptis Batu DIR : Singkatan dari Direktur Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum

Keuangan Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan 2013 : adalah tahun pembuatan surat

b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi

stempel RS Baptis Batu

c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan

fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang

disimpan pada bagian Administrasi

g. Mengirim surat/ ekspedisi

Sistem pengiriman surat yang ada di RS Baptis Batu ada beberapa

macam, diantaranya :

Melalui pos/kiriman kilat Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi


24/44

22

Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS

yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara

tersebut diatas

h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen

Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian

Administrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian

Administrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi

menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.

i. Revisi dan Penghapusan dokumenRevisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal

yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan

dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak

sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RS Baptis

Batu.

4.2. PELAYANAN TAMU.Tamu di RS Baptis Batu dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke

bagian Admnistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi

buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke

tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi :

a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke

RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi

b.

Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang

berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi.

Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag.

Administrasi, akan diarahkan oleh bag. Administrasi ke Direksi.

1. Pelayanan untuk Direksi


25/44

23

Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi

(alat tulis, dst). Selain itu bag. Administrasi juga bertanggung jawab untuk

keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat

2. Melakukan perjanjian

Bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk

Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Administrasi akan

menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk

kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian

3. Memfasilitasi pertemuan

Sama dengan perjanjian, maka bag. Administrasi memiliki wewenang untuk

mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang

terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RS Baptis Batu terpusat pada

bag. Administrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan pertemuan,

harus mengatur jadwal melalui bag. Administrasi, terutama pertemuan diluar

pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh

Direktur RS Baptis Batu.

Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak

luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Administrasiakan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi.

Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus

berkorrdinasi dengan bag. Administrasi.

4. Memberikan laporan (rapat dan notulen)

Bagian Administrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan

yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan

kegiatan bag. Administrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanandinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS).

Selain itu bag. Administrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain

dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Rumah Sakit Baptis

Indonesia (YRSBI) yang dikoordinir oleh Wakil Direktur Umum Keuangan

5. Menyusun dan menyimpan dokumen

Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya.

Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun


26/44

24

prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis

dokumennya.

Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Komite Medik diantaranya :

1. Kelengkapan dokumen dokter

Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas administrasi bagi dokter

yang praktek di RS Baptis Batu. Diantaranya pengurusan SIP, STR, keanggotaan

IDI/PDGI, dst. Administrasi Komite Medik bekewajiban untuk mengecek dan

melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM untuk pengurusan

dan penyimpanannya.

2. Kebutuhan Komite Medik sehari-hari

Administrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan

Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, Administrasi Komite Medik

melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah

Tangga & Kebersihan).

3. Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah

Selain itu Administrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi

dokter RS Baptis Batu yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari informasi

kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut. Yangkemudian akan dicatat dalam laporan Administrasi Komite Medik.


27/44

25

BAB V

LOGISTIK

NOPERSEDIAAN

BARANG

JUMLAH

BARANG

HARGA

SATUAN

HARGA

SATUAN

+ 10%

TOTAL

HARGA

ATK

1 Bolpoin standart 12 917 1.008,7 12.104,4

2 Kertas Foto copy 70 g 115 26.100 28.710 3.301.650

3 Materai 70 6.000 6.600 462.000

4 Lakban hitam 3 11.000 12.100 36.300

5 Spidol Board Marker

hitam 10 5.750 6.325 63.250

6 Stipo Kiriko 4 4.000 4.400 17.600

7 Isolasi 2 cm 4 4.400 4.840 19.360

8 Isi staples 10 1.500 1.650 16.500

9 Binder Clip 200 10 708,33 779,16 7.791,63

10 Spidol Marker hitam 3 4.750 5.225 15.675

11 Penghapus pensil 1 1.500 1.650 1.650

12 Clear Holder 20 12.000 13.200 264.000

13 Klip besar 6 2.350 2.585 15.510

14 Klip kecil 15 800 880 13.200

15 Buku ekspedisi 5 4.800 5.280 26.400

17 Kertas fax 22 13.000 14.300 314.600

18 Otner Folio 50 11.000 12.100 605.000

19 Tinta stempel 1 5.500 6.050 6.050

20 Tinta printer Epson

L100 hitam 4 69.000 75.900 303.600


L100 biru 3 69.000 75.900 227.700


28/44

26


L100 kuning 3 69.000 75.900 227.700


L100 merah 3 69.000 75.900 227.700

24 Stabilo 1 5.200 5.720 5.720

25 Kertas A4 6 31.000 34.100 204.600

27 Spidol Board Marker

Merah 3 5.750 6.325 18.975

29 Map Kertas Bufalo 50 1.100 1.210 60.500

30 CD Blank 15 2.500 2.750 41.250

31 DVD Blank 15 2.500 2.750 41.250

35 Amplop Kosongan

Kecil 1 7.000 7.700 7.700

36 Program filling 1 4.000.000 4.400.000 4.400.000

TOTAL 10.965.336,03

RUMAH TANGGA

1 Sedotan bengkok 10 700 770 7.700

2 Baterai abc kecil 12 1.500 1.650 19.800

3 Wash Hand 10 3.500 3.850 38.500

4 Tissue kotak Reff

NB 10 10.000 11.000 110.000

7 Sunlight 5 6.000 6.600 33.000

8 Kresek Hitam Besar 10 pak 19.000 20.900 209.000

TOTAL 418.000

CETAKAN

1 Amplop kop RSBB

besar 6 45.000 49.500 297.000

2 Kertas Kop RSBB 10 125.000 137.500 1.375.000


29/44

27

TOTAL 1.672.000

BENGKEL

TOTAL 13.055.336,03


30/44

28

BAB VI

KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien di Bagian Administrasi yakni dengan Peningkatan

Komunikasi Efektif.


31/44

29

BAB VII

KESELAMATAN KERJA

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan

upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,

mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit

adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib

menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan

kesehatan kerja di bagian Administrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan

dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.

Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap

warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.

Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang

memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan

dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.

Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari

perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan

perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit.Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai

dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.

Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-

usaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para

pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan

keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang

Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin:a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam

keadaan sehat dan selamat.

b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.

c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.

Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat

digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :

a. Kondisi dan lingkungan kerja


32/44

30

b. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan

c. Peranan dan kualitas manajemen

Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat

kerja dapat terjadi bila :

- Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;

- Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;

- Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu

panas atau terlalu dingin;

- Tidak tersedia alat-alat pengaman;

- Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:

- Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas

ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas.

Harus tersedia tangga anti tergelincir.

- Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak

penyimpanan.

- Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan

petugas.Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan

pencegahan bahaya kebakaran.

Sedangkan untuk petugas bagian administrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus :

1. Didalam bekerja bagian Administrasi harus memakai sepatu kerja untuk

menghindari terkena sengatan listrik

2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari

mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yan g telahdisediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk

mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api”

3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang

aman melewati pintu keluar

4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api atau listrik

5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi

sebelum meninggalkan ruangan


33/44

31

6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja


34/44

32

BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek

yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang

digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :

Definisi Indikator adalah :

Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator

merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator

yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.

Kriteria :

Adalah spesifikasi dari indikator.

Standar :

Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang

berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab

untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.

Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.

Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan

prinsip dasar sebagai berikut:

1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan

Keprofesian Efisiensi Keamanan pasien

Kepuasan pasien Sarana dan lingkungan fisik

2. Indikator yang dipilih

a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses

b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada

untuk perorangan.

c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit


35/44

33

d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk

dimonitor

e. Didasarkan pada data yang ada.

3. Kriteria yang digunakan

Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai

indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan

mutu tidak baik.

4. Standar yang digunakan

Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :

a. Acuan dari berbagai sumber

b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setarac. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan

Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan

ketentuan :

1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit

Judul Peraturan Internal Rumah Sakit

Dimensi mutu Efektivitas

Tujuan Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan

hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis

Definisi operasional Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh

pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan

praktisi medis di rumah sakit

frekuensi pengumpulan data

6 bulan

Periode analisis 6 bulan

Numerator Peraturan Internal Rumah Sakit

Denominator Tidak ada

Sumber data Sekretariat


36/44

34

Standar Ada ditetapkan oleh pemilik

Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit

2. Adanya Perencanaan Strategis RS

Judul Perencanaan Strategis Rumah Sakit


Tujuan Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan

misi

Definisi operasional Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit

untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk

mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi

frekuensi

pengumpulan data

6 bulan


Numerator Perencanaan Strategi

Denominator Tidak ada

Sumber data Sekretariat

Standar Ada dokumen rencana strategis


3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi

Judul Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi



37/44

35

Tujuan Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan

di rumahsakit

Definisi operasional Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah

pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan

terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam

pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing-

masing.

frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu

bulan

Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan

Sumber data Notulen rapat

Standar 100 %



38/44

36

4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Judul Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Dimensi mutu efektivitas, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumahsakit dalam

menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan

Definisi operasional Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk

mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi

organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitaskinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain

indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal),

indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit,

dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh

pemerintah daerah.

Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali

Frekuensi

pengumpulan data

1 tahun

Periode analisis 1 tahun

Numerator Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3

bulan dalam satu tahun

Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun

Sumber data Bagian Tata Usaha

Standar 100 %

Penanggung jawab Direktur


39/44

37

5. Memelihara arsip korespondensi

Judul Memelihara Arsip Korespondensi

Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian

Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara

arsip korespondensi

Definisi operasional Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban

bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk

dokumen yang beredar .

Frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan

Denominator Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data Bagian Administrasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat


40/44

38

6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Judul Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Dimensi mutu Ketertiban dan Keteraturan

Tujuan Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan

RS

Definisi operasional Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang

dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam

pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan

perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yangdibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi

Frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan

Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan


Standar 100 %



41/44

39

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS.

Judul Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS

Dimensi mutu ketertiban

Tujuan Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib

Definisi operasional Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu

akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi

alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah

menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan

tamu

Frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan

Denominator Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan

Sumber data Informasi

Standar 100 %



42/44

40

8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Judul Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian

Tujuan Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS

Definisi operasional Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala

ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel

RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS

Frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan

Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun


Standar 100 %



43/44

41

9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Dimensi mutu efektivitas, efisiensi

Tujuan Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di

lingkungan RS

Definisi operasional Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala

bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di

lingkungan RS

Frekuensi

pengumpulan data

1 bulan


Numerator Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan

Denominator Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan


Standar 100 %



44/44

BAB IX

PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar

untuk pelayanan.

Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya

penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi ini.

Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi

Documents

Transcript of Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi