PEDOMAN KOMUNIKASI

RSU ST. GABRIEL KEWAPANTE

I. PENDAHULUANRSU St. Gabriel Kewapante melakukan banyak fungsi komunikasi baik internal maupun eksternal untuk menunjang dan mensosialisasikan pelayanan yang dilaksanakan. Fungsi komunikasi tersebut tidak hanya dilakukan oleh salah satu bagian atau bagian tertentu saja, oleh karena itu perlu menetapkan sebuah pedoman agar semua komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kewenangan / kompetensi yang dimiliki.Direktur RSU St. Gabriel Kewapante ‘ bertanggungjawab memberikan komitmen dan dukungan untuk membangun system komunikasi internal maupun eksternal RSU St. Gabriel Kewapante ‘ agar dapat menunjang efektifitas pelayanan yang berorientasi implementasi system manajemen mutu.Kepala bagian tata usaha bertanggungjawab membangun system komunkasi RS Panti Wilasa “ Dr. cipto “ dan memastikan komunikasi terlaksana secara efektif dan efisien untuk mendukung pencapaian tujuan masing – masing maupun tujuan RSU St. Gabriel Kewapante secara keseluruhan.

II. PENGERTIAN1. Komunikasi internal adalah media edukasi , sosialisasi dan informasi internal RSU St.

Gabriel Kewapante .2. Komunikasi eksternal adalah media edukasi , klarifikasi dan informasi oleh RS Panti

Wilasa “ Dr. Cipto “ untuk masyarakat dan lembaga lain. III. TUJUAN

1. Membangun komunikasi internal sebagai media edukasi , sosialisasi dan informasi agar tercipta kerjasama yang solid sehingga aktifitas semua bagian dan RSU St. Gabriel Kewapante terlaksana secara efektif dan efisien.

2. Mengembangkan komunikasi eksternal sebagai media edukasi , klarifikasi , informasi dan pemasaran dalam rangka menciptakan kemitraan yang saling menguntungkan.

IV. BENTUK / MEDIA KOMUNIKASI1. Komunikasi antar personal ( lisan )

Dalam menjalin hubungan kerja dengan komunikasi antar personil baik pemimpin dengan bawahan , staf dengan staf maupun pelaksana degan pelaksana dalam satu bagian maupun antar bagian , harus tetap dalam hubungan yang saling menghormati dan tetap memperhatikan prinsip – prinsip komunikasi sebagai berikut :a. Komunikasi sebagai sebuah proses harus memperhatikan siapa yang menyampaikan

apa – kepada siapa – dengan maksud apa – menggunakan media apa – dan dengan dampak apa .

b. Pastikan tujuan komunikasi dapat dipahami dengan jelas sebelum melakukan komunikasi.

c. Komunikasi adalah menyampaikan pesan dengan menggunakan symbol – symbol verbal maupun non verbal.

d. Komunikasi dapat menimbulkan dampak seperti yang diinginkan maupun dampak yang tidak diinginkan.

e. Dalam komunikasi seringkali tiap orang memiliki arti yang berbeda untuk symbol yang sama , atau dengan kata lain tiap orang seringkali member arti yang berbeda dalam tindakan atau kata – kata yang sama.

f. Gunakan umpan balik yang timbul dalam komunikasi untuk membantu meningkatkan efektifitas dalam komunikasi.

g. Gunakan waktu secukupnya untuk komunikasi antar personal.h. Bersikaplah ramah , hormat kepada siapapun pada saat berkomunikasi.i. Hindari symbol – symbol yang dapat menyinggung perasaan orang lain.j. Setiap atasan bertanggungjawab untuk membina stafnya dalam melakukan

komunikasi internal agar proses interaksi dalam bekerja dapat berjalan secara efisien dan efektif.

2. Komunikasi menggunakan media ( cetak / tulisan )Selain komunikasi secara lisan dan antar personal , komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan media cetak, beberapa hal yang perlu diperhatikan :a. Komunikasi dengan media cetak dilakukan dengan beberapa pertimbangan ,

misalnya agar komunikasi dapat terekam dan bisa disimpan , materi komunikasi bisa disimpan , komunikasi bersifat formal , komunikasi dapat direncanakan dulu secara lebih seksama , komunikasi untuk menyampaikan hal – hal yang bersifat rinci / detail.

b. Komunikasi dengan media cetak dapat menggunakan antara lain : memo, leaflet , brosur , poster , buku , surat , papan pengumuman , dst.

c. Rencanakan komunikasi sebelum dilaksanakan , pertimbangkan aspek – aspek yang bersifat penting , kritis , etik dan kerahasiaan.

d. Gunakan kata – kata secukupnya , tidak bertele – tele dalam menyampaikan pesan / informasi / instruksi.

e. Untuk komunikasi secara internal bagian bisa menggunakan format memo.f. Komunikasi antar bagian atau rumah sakit kepada bagian yang menggunakan format

surat resmi , ber-kop rumah sakit dan stempel resmi.g. Penggunaan surat resmi harus memperhatikan atribut – atribut resmi rumah sakit

untuk digunakan secara tepat dan benar.h. Pemasangan pengumuman secara luas kepada seluruh karyawan , hanya boleh

dilakukan setelah mendapat persetujuan direktur.i. Pemasangan pengumuman internal bagian hanya boleh dilakukan setelah ada

persetujuan dari kepala bagian masing – masing.j. Surat – surat selebaran yang berisi pengumuman atau pemberitahuan / informasi /

undangan dsb yang ditempelkan di papan pengumuman harus mendapat persetujuan dari direktur atau kabag terkait.

3. Informasi / penjelasan ( lisan )Informasi / penjelasan langsung dapat dilaksanakan :a. Direktur RSU St. Gabriel Kewapante pada akhir pertemuan renungan pagi atau

rapat.b. Informasi / penjelasan yang disampaikan bisa berisi informasi kegiatan manajemen ,

evaluasi pelayanan, edukasi , ( penyegaran , transfer pengetahuan ) , pembinaan, pendampingan , informasi tentang rencana kegiatan dll.

c. Informasi / penjelasan dapat disampaikan oleh staf / karyawan lainnya yang ditunjuk oleh direktur.

4. Sosialisasi dokumena. Sosialisasi dokumen secara lisan bisa dilaksanakan oleh direktur , staf atau karyawan

pelaksana yang ditugaskan.b. Dokumen yang perlu disosialisasikan adalah dokumen yang harus diketahui dan

dilaksanakan / ditindaklanjuti.c. Peserta sosialisasi adalah staf , karyawan pada bagian yang harus mengetahui dan

melaksanakan / menindaklanjuti isi dokumen yang disosialisasikan.d. Sosialisasi dokumen bisa juga dilakukan dengan menempelkan dokumen pada

tempat tertentu yang mudah dibaca.e. Dokumen yang bisa ditempelkan adalah dokumen yang bukan rahasia dan harus

sudah ditentukan atau mendapat persetujuan dari direktur / manajemen.f. Selain sosialisasi dokumen yang disebut diatas, sosialisasi dokumen juga bisa

dilakukan dengan mendistribusikan dokumen kepada bagian / unit / pejabat terkait yang sudah ditentukan di dalam dokumen yang bersangkutan.

5. Rapat Salah satu media komunikasi formal yang diadakan di RSU St. Gabriel Kewapante yaitu rapat yang sudah diatur tersendiri di dalam pedoman penyelenggaraan rapat dan ditetapkan dengan Surat keputusan Direktur.

6. Komunikasi sebagai media edukasi dan informasi (SMS Pelanggan , )a. Studi kasus

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan studi kasus :1. Dilaksanakan dalam rangka menganalisa kasus tertentu misalnya kasus

kematian , KTD dll , bersama beberapa profesi terkait dengan tujuan edukasi ( transfer pengetahuan )untuk mencegah terjadinya kasus serupa atau lainnya.

2. Materi dipersiapkan dan dipresentasikan oleh dokter , perawat atau profesi lain yang dipandang memahami kasus yang terjadi.

3. Materi dan hasil studi kasus merupakan rahasia yang harus dijaga demi kepentingan rumah sakit , profesi terkait dan pasien yang bersangkutan.

4. Hasil studi kasus ( notula ) disimpan oleh ketua SMF atau kabag dimana kasus terjadi dan tidak didistribusikan.

b. Seminar

1. Seminar ilmiah dilakukan untuk profesi tertentu ( medic , perawatan , penunjang medic ) atau untuk karyawan non profesi / non medic , dilaksanakan secara terbatas (RSU St. Gabriel Kewapante ) atau tidak terbatas.

2. Seminar ilmiah ( kesehatan ) yang dilaksanakan untuk masyarakat umum.3. Seminar dipersiapkan oleh sebuah tim / panitia di bawah koordinasi bagian

diklat. c. PKMRS

1. PKMRS adalah kegiatan penyuluhan tentang hal – hal yang terkait dengan kesehatan yang dilaksanakan di dalam RSU St. Gabriel Kewapante “

2. PKMRS dilaksanakan oleh UPKM RSU St. Gabriel Kewapante “ 3. Kegiatan PKMRS dilaksanakan setiap hari Minggu

d. SMS Pelanggan1. SMS Pelanggan adalah sarana komunikasi masyarakat dengan RS melalui SMS.2. SMS Pelanggan dapat berisikan tentang informasi pelayanan kesehatan maupun

keluhan dari pelanggan.3. SMS Pelanggan dikelola oleh bagian marketing.

e. Penjelasan tentang hak dan kewajiban pasien 1. Penjelasan tentang hak – hak dan kewajiban pasien adalah salah satu bentuk

sosialisasi untuk memastikan pasien mengetahui hak dan kewajibannya.2. Proses pemenuhan hak pasien diatur tersendiri dalam Pedoman Pemenuhan

Hak Pasien di RSU St. Gabriel Kewapante yang ditetapkan dengan SK Direktur RSU St. Gabriel Kewapante “.

7. Media massaPenggunaan media massa harus sesuai ketentuan :a. Untuk memenuhi permintaan wartawan melalui wawancarayang akan dimuat /

ditayangkan di surat kabar.b. Untuk memenuhi penawaran iklan ucapan dari wartawan atau agen media cetak

dengan disposisi Direktur RSU St. Gabriel Kewapante “.c. Untuk peliputan kegiatan RSU St. Gabriel Kewapante “ atas permintaan maupun

tanpa permintaan RSU St. Gabriel Kewapante “d. Semua wawancara yang dilakukan di RSU St. Gabriel Kewapante harus diketahui

oleh Direktur.e. Wawancara tentang complain pasien yang sudah menjadi kasus hukum harus

dilayani oleh Direktur atau pejabat yang ditunjuk khusus ( hanya kasus tertentu).f. Semua rilis tentang rencana kegiatan / kegiatan RSU St. Gabriel Kewapante yang

dibuat oleh pejabat RSU St. Gabriel Kewapante akan dimuat di media massa harus diketahui dulu oleh Direktur. Pejabat yang bertugas melayani media massa adalah pejabat yang melaksanakan fungsi kehumasan yaitu kepala bagian humas dan marketing.

8. Pelayanan informasi per telepona. Melayani permintaan informasi tentang pelayanan medic baik rawat jalan maupun

rawat inap.

b. Melayani permintaan informasi tentang jadual praktek dokter.c. Melayani permintaan ambulance.d. Melayani permintaan pelayanan panggilan ( Call Service ).e. Melayani permintaan konsultasi dengan dokter yang sedang tidak berada di RSU St.

Gabriel Kewapante “.f. Melayani panggilan dokter untuk datang ke RSU St. Gabriel Kewapante “.g. Melayani permintaan informasi / pertanyaan tentang pasien yang dirawat di RSU St.

Gabriel Kewapante h. Melayani telepon masuk maupun keluar ( dinas ) untuk dihubungkan ke nomor atau

orang yang dituju.i. Pelayanan informasi pertelepon dilayani oleh bagian humas 24 jam.

V. PENUTUP1. Hal – hal yang belum cukup diatur di dalam Pedoman Komunikasi di RSU St. Gabriel

Kewapante ini bisa di atur lebih lanjut oleh masing – masing bagian terkait.2. Pedoman komunikasi di RSU St. Gabriel Kewapante ini dibuat untuk dapat dilaksanakan

dengan sebaik – baiknya.3. Pedoman Komunikasi di RSU St. Gabriel Kewapante ini dapat ditinjau sewaktu – waktu

untuk direvisi sesuai dengan kebutuhan.