PEDOMAN PENGELOLAANsiakad.univetbantara.ac.id/led/0. BUKU PEDOMAN... · Pedoman pengelolaan sarana...

ii

PEDOMAN PENGELOLAAN

SARANA DAN PRASARANA

Unggul Berkarakter Mandiri dan Memiliki

Nilai Kejuangan

UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA

SUKOHARJO

UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA SUKOHARJO Alamat : Jl. Letjend S Humardani No. 1 Jombor Sukoharjo

Telepon. 0271 593156; Faksimili 0271 591065 Website: http://www.veteranbantara.ac.id

e-mail : [email protected]

http://www.veteranbantara.ac.id/

mailto:[email protected]

iii

UNIVERSITAS VETERAN

BANGUN NUSANTARA

Kode/No:

Tanggal: 10 September 2017

PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

Revisi ke: 2

Halaman:


UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA SUKOHARJO

Revisi : 2

Tanggal : 10 September 2017

Dirumuskan

oleh :

1. Dra. Dewi Susilowati, M.Pd. 2. Drs. Agus Purwanto, M.Pd. 3. Para Mitta Purbosari, M.Pd. 4. Darsini, S.T, M.Si. 5. Ahimsa Kandi Sariri, S.P, M.Sc. 6. Dra. Betty Gama, M.Si. 7. Purwanto, SE, MM. 8. Wartini, S.KM, M.Sc.

Tanda Tangan

Diperiksa

oleh :

Ketua Tim Penyusun Dokumen SPMI Dra. Nuryani Tri Rahayu, M.Si.

Tanda Tangan

Ditetapkan

oleh :

Rektor

Prof. Dr. Ir. Ali Mursyid W.M., MP

Tanda Tangan

Dikendalikan

oleh :

Ketua Badan Penjaminan Mutu Internal

(BPMI)

Drs. Sri Harsono, M.Si.

Tanda Tangan


SUKOHARJO

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Syukur Alhamdulillah ke hadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, dan hidayah-Nya

sehingga penyusunan pedoman pengelolaan sarana prasarana dapat diselesaikan sesuai yang

direncanakan. Pengelolaan sarana dan prasarana (sarpras) merupakan kegiatan yang sangat

penting dan krusial dalam manajemen Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo

(Univet Bantara) sehingga diperlukan pedoman yang dapat memberikan arahan bagi

pelaksanaan dan penggunaan dalam bidang sarpras di Univet Bantara. Pedoman pengelolaan

ini dimaksudkan untuk dapat memberikan kontribusi bagi Univet Bantara dalam upaya

mewujudkan visi sebagai Perguruan Tinggi Swasta yang unggul, mandiri, berkarakter, dan

memiliki nilai kejuangan.

Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini dapat digunakan sebagai petunjuk dan

arahan guna memberikan layanan yang berkualitas kepada civitas akademika. Demikian

semoga pedoman ini dapat digunakan sebagaimana mestinya dan kepada semua pihak yang

telah berpartisipasi aktif dalam penyusunannya diucapkan banyak terimakasih.

Wassalammu’alikum Wr. Wb.

Sukoharjo, 10 September 2017

Rektor

Prof. Dr. Ir. Ali Mursyid W.M., MP.

vii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN VALIDASI ................................................................................ ii

SURAT KEPUTUSAN REKTOR .................................................................. iii

KATA PENGANTAR .................................................................................... v

DAFTAR ISI .................................................................................................... vi

PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA ................... 1 A. BATASAN ISTILAH ................................................................................... 1

B. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN ................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 4 A. Dasar Pemikiran ..................................................................................... 4

B. Maksud dan Tujuan ...................................................................... 5

C. Dasar Hukum ....................................................................................... 5

D. Mekanisme Penetapan Pedoman ............................................................ 6

E. Alur Penyusunan Pedoman .................................................................... 8

BAB II RUANG LINGKUP PENGELOLAAN SARANA DAN

PRASARANA .............................................................................. 9

A. Sistem Perencanaan Sarpras ........................................................ 10

B. Pengadaan .................................................................................... 11

C. Pemanfaatan ................................................................................. 12

D. Pemeliharaan ................................................................................ 12

E. Penghapusan ................................................................................ 12

BAB III STANDAR MUTU PENGELOLAAN SARPRAS ..................... 13

A. Perencanaan ................................................................................. 13

B. Pengadaan .................................................................................... 13

C. Pemanfaatan ................................................................................. 14

D. Pemeliharaan ................................................................................ 14

E. Penghapusan ................................................................................ 15

F. Evaluasi / Pengendalian ............................................................... 15

BAB IV STRATEGI PENCAPAIAN STANDAT SARPRAS ................. 16

A. Sosialisasi ..................................................................................... 16

B. Pemanfaatan Sumber Daya ........................................................... 16

C. Koordinasi .................................................................................... 17

D. Mekanisme Kontrol ...................................................................... 17

BAB V INDIKATOR KINERJA ............................................................... 19

A. Indikator Kinerja Utama ............................................................... 19

B. Indikator Kinerja Tambahan ........................................................ 19

viii

BAB VI MONITORING DAN EVALUASI KINERJA ........................... 20

A. Tujuan Monitoring dan Evaluasi ................................................. 20

B. Ruang Lingkup ............................................................................ 20

C. Penanggungjawab dan Pelaksana ................................................ 20

D. Prosedur Monev ........................................................................... 20

E. Metode Monev ............................................................................. 21

F. Perangkat dan Instrumen ............................................................. 21

G. Periodisasi .................................................................................... 21

BAB VII MANAJEMEN RESIKO ........................................................... 22

BAB VIII PENUTUP .................................................................................... 23

DAFTAR REFERENSI

LAMPIRAN

1



A. Batasan Istilah

Dalam pedoman ini, yang dimaksud dengan :

1. Yayasan adalah Yayasan Pembina Pendidikan Perguruan Veteran Sukoharjo.

2. Universitas adalah Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo;

3. Fakultas adalah unit kerja pelaksana akademik di lingkungan Universitas dan

dipimpin oleh Dekan ;

4. Biro adalah unit kerja pelaksana administrasi di lingkungan Universitas dan

dipimpin oleh Kepala;

5. Mutu atau kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan

produk berupa sarana dan prasarana yang memenuhi dan melebihi harapan

pengguna.

6. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai secara langsung sebagai alat

dalam mencapai maksud dan tujuan pelaksanaan tridarma, yang meliputi:

sarana belajar mengajar, sarana penelitian dan pengabdian, sarana

administrasi dan sarana penunjang.

7. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama atau yang

secara tidak langsung digunakan dalam pennyelenggaraan tridarma yang

meliputi prasarana belajar mengajar, penelitian dan pengabdian, administrasi

dan penunjang.

8. Mahasiswa adalah seluruh peserta didik yang secara formal tercatat di

pangkalan data Universitas pada semester yang sedang berlangsung.

9. Dosen adalah seluruh tenaga pendidik yang secara syah terdaftar di

Universitas pangkalan data pada semester yang sedangberlangsung.

10. Tenaga kependidikan yaitu seluruh tenaga penunjang proses belajar

mengajar yang terdiri dari tenaga administrasi, laboran, pustakawan, dan

tenaga lain yang relefan di lingkungan Universitas;

11. Pembelajaran adalah proses interaksi mahasiswa dengan dosen dan sumber

belajar pada suatu lingkunganbelajar;

12. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang

2

memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis

pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi yang

ada di Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo pada semester

yang sedangberlangsung.

B. Visi, Misi, Tujuan Dan Sasaran Univet Bantara

1. Visi

Terwujudnya Universitas yang unggul, berkarakter, Mandiri, dan memiliki

nilai kejuangan.

2. Misi

a. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis pada nilai kejuangan;

b. Menjalankan penelitian untuk mengembangkan ipteks dan sosbud;

c. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat di bidang ipteks dan

sosbud;

d. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan sesuai dengan kebutuhan

pembangunan.

3. Tujuan

a. menghasilkan lulusan yang unggul, berkarakter, mandiri dan memiliki

nilai kejuangan;

b. menghasilkan karya penelitian yang berguna untuk pengembangan

ipteks dan sosbud;

c. menghasilkan karya pengabdian masyarakat yang memberikan manfaat

bagi pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, sosial

danbudaya;

d. menjadi mitra unggulan dalam kerjasama dengan berbagai pihak dalam

pengembangan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta

perencanaan dan pelaksanaan kebijakan publik;

4. Sasaran

a. Sejalan dengan misi pertama yaitu menyelenggarakan pendidikan yang

bermutu dan menghasilkan lulusan yang memiliki moral/etika/akhlak

dan integritas yang tinggi dan memiliki nilai kejuangan Univet Bantara

menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran secara efektif dan efisien,

3

agar mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas dan berdaya saing

yang dilandasi oleh nilai-nilai kejuangan, dan memiliki kompetensi

tinggi yang diakui secara nasional maupun internasional.

b. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi kedua, Univet

Bantara menyelenggarakan penelitian untuk menghasilkan berbagai

inovasi dalam bidang IPTEKS, pendidikan dan pengajaran yang sesuai

dengan nilai-nilai kejuangan.

c. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi ketiga, Univet

Bantara menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat untuk

mengimplementasikan hasil penelitian yang inovatif dalam bidang

IPTEKS kepada masyarakat sesuai dengan nilai-nilai.

d. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi yang keempat,

Univet Bantara menyelenggarakan kerjasama dengan pemerintah,

maupun masyarakat luas, serta kerjasama dengan berbagai perguruan

tinggi, serta instansi lain yang terkait demi menyukseskan pendidikan di

Indonesia.

4

BAB I

PENDAHULUAN

A. Dasar pemikiran

1. Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional

Pendidikan Tinggi Bagian ketujuh tentang standar Sarana dan Prasarana

Pembelajaran telah memberikan arahan tentang pentingnya peningkatan mutu

yang berkelanjutan. Prasarana dan sarana adalah salah satu standar dalam

sistem penjaminan mutu PT.

2. Paradigma baru dalam pendidikan menghendaki lulusannya mampu bersaing

di dunia internasional, dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan

kebutuhan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), seni

serta kebutuhan dunia kerja. Untuk itu diperlukan perencanaan kebutuhan

prasarana dan sarana yang sesuai dengan perencanaan kurikulum, penelitian,

pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat sehingga proses pembelajaran

berjalan secara efisien, efektif dan berkelanjutan. Keberadaan dan pilihan

jenis, jumlah, mutu dari sarana dan prasarana ini tergantung dari kebutuhan

dan kondisi masing-masing program studi (karakteristik bidang ilmu),

Fakultas, serta arah kebijakan Universitas.

3. Implementasi dan pengembangan penjaminan mutu merupakan aspek yang

tidak dapat dihindari untuk meningkatkan daya saing Perguruan Tinggi. Hal

ini sesuai dengan ketentuan pada peraturan menteri Pendidikan dan

Kebudayaan nomor 410 tahun 2014 tentang standar nasional pendidikan

tinggi dan peraturan menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 tahun 2014

tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini dimaksudkan

untuk menyamakan persepsi dalam melaksanakan Tridharma Perguruan

tinggi khususnya dalam penyediaan sarana dan prasarana pendidikan. Selain

itu juga dimaksudkan sebagai pedoman agar penatalaksanaan bidang sarana

5

dan prasarana dapat lebih terarah, terencana, dan terkendali sehingga

kepuasan sasaran atau pengguna dapat dipenuhi secara maksimal.

2. Tujuan penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini untuk :

a. Mendukung pencapaian visi dan misi universitas sebagaimana yang

telah ditetapkan.

b. Merwujudkan acuan dalam pengelolaan sarana dan prasarana yang

efektif dan efisien.

c. Membangun budaya mutu yang berkelanjutan dalam perencanaan,

penggunaan, dan pertanggungjawaban sarana dan prasarana.

d. Meningkatkan kesadaran dalam memanfaatkan sarana dan prasarana

secara efektif dan efisien oleh semua sivitas akademika dan tenaga

kependidikan;

e. Meningkatkan kepatuhan sivitas akademika dan tenaga kependidikan

dalam implementasi kebijakan mutu internal berkaitan dengan

pengelolaan sarana dan prasarana.

C. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan

Penjelasannya, pasal 31 tentang sarana dan prasarana.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 110 tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan.

4. Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal

Perguruan Tinggi”, Bahan Pelatihan, Dirjen Dikti , 2010.

5. Rancangan Sarana dan Prasarana Perguruan Tinggi Pasca Sarjana dan

Profesi, BNSP 2014.

6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan

Tinggi

7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti,

Permenristekdikti no 62 tahun 2016.

8. Statuta Universitas Veteran Bangun Nusantara Tahun 2017.

6

9. Rencana Strategis Pengembangan Universitas Veteran Bangun Nusantara

Sukoharjo Tahun2013-2017.

10. Kebijakan SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun

2016.

11. Manual SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun

2016.

12. Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan

barang/jasa bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran

Sukoharjo 2005.

D. Mekanisme Penetapan Pedoman

1. Tim penyusun

Ketua : Dra. Dewi Susilowati, M.Pd.

Sekretaris : Drs. Agus Purwanto, M.Pd.

Anggota : 1. Para Mitta Purbosari, M.Pd.

2. Darsini, S.T, M.Si.

3. Ahimsa Kandi Sariri, S.P, M.Sc.

4. Dra. Betty Gama, M.Si.

5. Purwanto, SE, MM.

6. Wartini, SKM, M.Sc.

2. Deskripsi TugasTim

No Nama Deskripsi Tugas

1. Dra. Dewi Susilowati, M.Pd. a. Mengkoordinasikan pelaksanaan

tugas anggota tim penyusun buku

Pedoman pengelolaanSarana dan

Prasaran.

b. Menyiapkan Draft buku Pedoman

pengelolaanSarana dan Prasaran.

c. Mempimpin pembahasan draft

buku Pedoman pengelolaanSarana

dan Prasaran dalamtim

d. Mengkoordinasikan revisi draft

Buku Pedoman pengelolaan Sarana

dan Prasaran dalam tim.

e. Mempresentasikan hasil kerja tim

7

dalam lokakarya penyusunan

dokumen SPMI tingkatUniversitas

f. Mengkoordinasikan revisi Buku

Pedoman pengelolaan Sarana dan

Prasarana sesuai hasil lokakarya.

2. Drs. Agus Purwanto, M.Pd. a. Menyiapkan draft pedoman penge-

lolaan sarana dan prasarana.

b. Merevisi draft pedoman penge-

lolaansarana dan prasarana.

3. Para Mitta Purbosari, M.Pd. a. Menyiapkan draft pedoman

pengelolaansarana dan prasarana.

b. Merevisi draft pedoman


4. Darsini, S.T, M.Si. a. Menyiapkan draft pedoman




5. Ahimsa Kandi Sariri, S.P,

M.Sc. a. Menyiapkan draft pedoman




6. Dra. Betty Gama, M.Si. a. Menyiapkan draft pedoman




7. Purwanto, SE, MM. a. Menyiapkan draft pedoman




8. Wartini, SKM, M.Sc. a. Menyiapkan draft pedoman




8

E. Alur Penyusunan Pedoman

Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana disusun dengan mengikuti prosedur

sesuai alur berikut.

a. Rektor membentuk tim penyusun draft buku pedoman pengelolaansarana

dan prasarana yang terdiri dari 1 orang koordinator dan 8 orang anggota

melalui SK Rektor.

b. Tim melaksanakan tugas:

1) Menyiapkan bahan dan referensi.

2) Menyusun draft pedoman pengelolaan sarana dan prasarana

3) Membahas draft pedoman pengelolaan sarana dan prasarana dalamtim.

c. Presentasi draft oleh tim dalam lokakarya penyusunan dokumen mutu

tingkat universitas.

d. Revisi draft buku pedoman pengelolaan sarana dan prasarana sesuai

hasillokakarya.

e. Penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana oleh Rektor melalui

SK

f. Buku pedoman pengelolaan sarana dan prasarana siap disosialisasikan.

9

BAB II

RUANG LINGKUP PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana adalah salah satu pedoman yang

ditetapkan dalam rangka mewujudkan Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan

(Continous quality improvement). Sistem ini perlu dilakukan oleh Univet Bantara.

Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana terdiri dari:

No Bidang Prasarana Sarana

1 Belajar

Mengajar

Lahan dan bangunan

gedung untuk:

a. Ruang kuliah, Meja; Kursi; Komputer; AC, ppapan tulis,

penghapus, spidol, LCD, LED, dan

peralatan pembelajaran lainnya. b. Ruang kantor (TU) Meja; Kursi; Komputer; Printer; ATK,

almari, intercom, dan peralatan administrasi

lainnya.

c. Ruang dosen,

Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC,

almari, intercom, dan peralatan

pembelajaran lainnya.

d. Ruang seminar,

Meja; Kursi; Komputer; Printer; LCD,

LED, dan peralatan presentasi lainnya.

e. Ruang rapat,

Meja; Kursi; AC; ATK, dan peralatan

administrasi lainnya.

f. Ruang laboratorium,

bengkel, studio, tempat

praktek lainnya,

Meja; Kursi; Alat-alat laboratorium;

intercom, dan peralatan administrasi

lainnya.

g. ruang perpustakaan Pustaka, meja; Kursi; Komputer; Printer;

AC, almari, ATK, dan peralatan akses

informasi lainnya.

2 Penelitian

dan

Pengabdian

a. ruang kantor pelayanan

penelitian dan

pengabdian,

Meja; Kursi; Komputer; Printer; ATK,

almari, box file, rak, AC, dan peralatan


b. ruang seminar, Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, LCD,

LED, dan peralatan presentasi lainnya.

c. ruang rapat, Meja; Kursi; AC; papan tulis, ATK, dan

peralatan pertemuan/rapat lainnya.

d. ruang laboratorium,

bengkel, studio, tempat

penelitian lainnya,

Meja; Kursi; Alat-alat laboratorium; AC,

papan tulis, ATK, intercom, dan peralatan


3 Administrasi a. ruang kantor pimpinan Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, ATK,

papantulis, almari, intercom dan peralatan


b. ruang tata usaha Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, ATK,

papantulis, almari, intercom, dan peralatan

10


c. ruang arsip Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC,

almari, rak, box file, filing cabinet, dan

peralatan administrasi lainnya.

4 Penunjang a. Tempat ibadah Peralatan ibadah, AC, Karpet, Almari, rak,

Mimbar, Pengeras suara, peralatan ibadah

lainnya.

b. Poliklinik Meja; Kursi; Komputer; Printer; almari

obat, rak, tabung oksigen, alat pemadang

kebakaran, tempat tidur set, intercom, dan

peralatan medis lainnya.

c. Ruang konseling Meja; Kursi; Komputer; Printer; almari dan


d. Sarpras olahraga, Peralatan olah raga

e. Kamar mandi, Peralatan MCK

f. Gudang Peralatan kebersihan, ATK,dll

g. Lahan parkir, Tempat motor dan mobil

h. Ruang HMP, Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari

dan peralatan administrasi lainnya.

i. Kantin, Meja, Kursi, tempat jualan

j. Ruang UKM Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari


k. Pos satpam, Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari


l. Gazebo, Meja kursi, Internet

m. Taman, Tanaman

n. Rusunawa, Meja; Kursi; tempat tidur; Lemari dan


Sasaran utama sarpras ditujukan agar mendapatkan hasil optimal pemanfaatan

sarana dan prasarana yang ada, serta kemungkinan penambahan sarana yang baru.

A. Sistem Perencanaan Sarpras

1. Perencanaan sarpras meliputi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

pendidikan, penelitian, PkM, administrasi, dan penunjang;

2. Perencanaan sarpras diarahkan untuk meningkatkan kualitas kinerja bidang

tridarma dan penunjang;

3. Perencanaan sarpras berbasis kebutuhan unit-unit kerja;

4. Perencanaan sarpras dibuat setiap awal tahun akademik;

5. Perencanaan dibuat secara berjenjang oleh unit kerja mulai dari unit kerja terkecil

hingga universitas;

11

6. Perencanaan sarpras diusulkan oleh pimpinan unit kerja kepada Rektor secara

tertulis dan dilegalisasi oleh atasan langsung pimpinan unit kerja yang

bersangkutan.

B. Pengadaan

Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, penelitian, PkM, administrasi,

dan penunjang dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

1. Setiap bangunan fisik yang berupa bangunan yang ada, perluasannya, atau

pembangunan baru dilakukan atas pemohonan dari Universitas atau sebagai

program yayasan untuk Univet Bantara.

2. Bentuk bangunan, letak bangunan, ukuran bangunan, dan bahan pokok bangunan

terlebih dahulu dibicarakan dan ditetapkan bersama Univet dengan Yayasan.

3. Pengadaan sarpras termasuk rehabilitasi bangunan fisik yang sudah ada

pelaksanaannya menjadi tangungjawab pimpinan universitas, pengawasannya

melibatkan Yayasan, serta anggaran yang digunakan harus jelas masuk di dalam

APBU.

4. Pengadaan sarpras dengan nilai di bawah Rp. 15.000.000,- (limabelas juta rupiah)

dapat dilaksanakan oleh pejabat pengadaan sesuai dengan ketentuan pengadaan

barang dan jasa yang berlaku.

5. Pengadaan sarpras dengan nilai Rp. 15.000.000,- atau lebih dilaksanakan oleh

panitia pengadaan yang dibentuk oleh pimpinan universitas.

6. Pembangunan fisik baru sebagai program yayasan, dilaksanakan oleh Yayasan.

7. Sarpras yang telah dibeli kemudian diserahkan kepada pimpinan universitas

untuk selanjutnya didistribusikan kepada unit kerja yang mengusulkan. Serah

terima pengadaan sarpras harus dituangkan dalam berita acara yang

ditandatangani pihak yang menyerahkan dan yang menerima.

8. Pelaksanaan kegiatan pengadaan sarpras yang tidak dapat diswakelola oleh

Lembaga atau yayasan dilaksanakan dengan ketentuan yang berlaku sebagaimana

ketentuan yang dikeluarkan oleh Pemerintah dalam pengelolaan Anggran

Pendapatan dan Belanja Negara yang berlaku saat ini.

9. Pengadaan sarpras yang berasal dari hibah, dilaksanakan oleh pemberi hibah.

12

C. Pemanfaatan

1. Setiap unit atau satuan kerja yang menerima sarpras wajib memanfaatkan sesuai

dengan peruntukan sarpras yang bersangkutan.

2. Pemanfaatan sarpras harus berdasar azas efektif dan efisien.

3. Pemanfaatan sarpras diarahkan untuk meningkatkan kualitas atau capaian kinerja

Tri Darma Perguruan Tinggi.

4. Pimpinan unit atau satuan kerja bertanggung jawab terhadap pemanfaatan sarpras

pada unit kerjanya.

5. Pemanfaatan sarpras dievaluasi dan dikendalikan oleh pimpinan unit atau satuan

kerja yang bersangkutan.

D. Pemeliharaan

1. Seluruh sarpras yang ada di Univet Bantara, dipelihara secara rutin dan periodik

sesuai karakteristik sarpras yang bersangkutan.

2. Pemeliharaan seluruh sarpras yang ada diarahkan untuk menjamin ketersediaan

dan keberfungsian untuk mendukung kegiatan tridarma dan penunjangnya.

3. Pemeliharaan sarpras dilakukan di dalam lingkungan kampus (pada tempat

dimana sarpras berada) atau di luar kampus sesuai kebutuhan.

4. Pemeliharaan sarpras menjadi tanggungjawab pimpinan unit kerja di bawah

koordinasi atasan langsung pimpinan unit kerja yang bersangkutan.

5. Pimpinan unit atau satuan kerja melaporkan keberfungsian sarpras pada unit

kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan universitas.

E. Penghapusan

1. Sarpras yang sudah tidak dimanfaatkan lagi dapat dilelang atau dihapus.

2. Penghapusan dilakukan berdasarkan hasil evaluasi keberfungsian sarpras oleh

pimpinan unit atau satuan kerja.

3. Pimpinan universitas mengevaluasi laporan keberfungsian sarpras dan

menentukan rencana tindak lanjut.

4. Penghapusan sarpras dilaksanakan oleh Biro administrasi umum dan keuangan di

bawah koordinasi wakil rektor II Universitas.

13

BAB III

STANDAR MUTU PENGELOLAAN SARPRAS

A. Perencanaan

1. Perencanaan sarpras harus meliputi sarana dan prasarana pendidikan, penelitian,

PkM, administrasi, dan penunjang;

2. Perencanaan sarpras harus diarahkan untuk meningkatkan kualitas kinerja bidang

tridarma dan penunjang;

3. Perencanaan sarpras harus berbasis kebutuhan unit-unit kerja;

4. Perencanaan sarpras harus dibuat setiap awal tahun akademik;

5. Perencanaan sarpras harus dibuat secara berjenjang oleh unit kerja mulai dari unit

kerja terkecil hingga universitas;

6. Perencanaan sarpras harus diusulkan oleh pimpinan unit kerja kepada Rektor

secara tertulis dan dilegalisasi oleh atasan langsung pimpinan unit kerja yang

bersangkutan.

B. Pengadaan

Pengadaan sarpras di atur dalam Pedoman pengelolaan dan pertanggung

jawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa bagi lembaga pendidikan dibawah

naungan YPPP Veteran Sukoharjo. Selain itu prosedurnya sebagai berikut:

1. Setiap bangunan fisik yang berupa perluasan/ bangunan yang ada, pembangunan

baru atas pemohonan dari lembaga maupun dari program yayasan yang berlokasi

di Lembaga harus dilakasanakan oleh Yayasan.

2. Bentuk bangunan, letak bangunan harus dibicarakan bersama antara Yayasan

dengan Lembaga yang terkait dengan pembangunan dimaksud.

3. Pengadaan sarpras dengan nilai di bawah Rp. 15.000.000,- (limabelas juta rupiah)

dapat dilaksanakan oleh pejabat pengadaan dengan kualitas pembayaran dengan

materai secukupnya.

4. Pengadaan sarpras dengan nilai Rp. 15.000.000,- ke atas harus dilaksanakan

dengan membentuk kepanitiaan sebagaimana ketentuan umum.

5. Pelaksanaan pembangunan fisik baru yang dilaksanakan Yayasan dibentuk panitia

pelaksana pembangunan oleh Yayasan.

14

6. Panitia pengadaan sarpras membelanjakan sarpras yang telah di setujui kemudian

menyerahkan kepada pimpinan Universitas untuk didistribusikan kepada unit atau

satker yang mengusulkan.

7. Pelaksanaan pengadaan sarpras yang tidak dapat diswakelola oleh Lembaga atau

yayasan dilaksanakan dengan ketentuan yang berlaku sebagaimana ketentuan

yang dikeluarkan oleh Pemerintah dalam pengelolaan Anggran Pendapatan dan

Belanja Negara yang berlaku saat ini.

C. Pemanfaatan

1. Setiap unit atau satuan kerja yang menerima sarpras harus menggunakan sesuai

dengan peruntukannya.

2. Pemanfaatan sarpras harus efektif dan efisien.

3. Pemanfaatan sarpras harus diarahkan untuk meningkatkan kualitas atau capaian

kinerja Tri Darma Perguruan Tinggi.

4. Pimpinan unit/atau satuan kerja harus bertanggung jawab terhadap pemanfaatan

sarpras pada unit kerjanya.

5. Pemanfaatan sarpras dievaluasi dan dikendalikan oleh atasan langsung pimpinan

unit atau satuan kerja.

D. Pemeliharaan

1. Pemeliharaan sarpras wajib dilaksanakan oleh setiap unit atau satuan kerja.

2. Pemeliharaan sarpras dilakasanakan secara periodik sesuai dengan karakteristik

sarana dan prasarana yang bersangkutan.

3. Mekanisme pemeliharaan wajib diarahkan untuk menjamin keberfungsian sarpras

secara maksimal sesuai dengan karakteristik sarana dan prasarana masing-masing.

4. Pimpinan unit atau satuan kerja harus melaporkan keberfungsian sarpras pada unit

kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan universitas.

5. Perbaikan fasilitas fisik

a) Kegiatan pemeliharaan/perbaikan/pembersihan harus dilaksanakan secara rutin

dan berkala, sesuaik dengan kepadatan beban pengoperasian sarana/prasarana

yang bersangkutan.

b) Pengelolaan, pemanfaatan, dan pemeliharaan sarpras harus dilakukan guna

mendukung pelaksanaan TriDharma PT dan kegiatan penunjangnya.

6. Perbaikan fasilitas teknologi informasi

15

a) Perbaikan dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi harus dilaksanakan

secara rutin dan periodik oleh unit kerja yang bersangkutan.

b) Mekanisme pemeliharaan wajib diarahkan untuk menjamin keberfungsian

fasilias teknologi informasi secara maksimal sesuai dengan karakteristik yang

ada di bagian teknologi informasi.

c) Pimpinan unit pengelola informasi harus melaporkan keberfungsian sarpras

pada unit kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan

universitas.

E. Penghapusan

1. Sarpras yang sudah tidak dimanfaatkan lagi dapat dilelang atau dihapus.

2. Penghapusan harus dilakukan berdasarkan hasil evaluasi keberfungsian sarpras

oleh pimpinan unit atau satuan kerja yang bersangkutan.

3. Pimpinan universitas wajib mengevaluasi laporan keberfungsian sarpras dan

menentukan rencana tindak lanjut.

4. Penghapusan sarpras dilaksanakan oleh Biro administrasi umum dan keuangan di

bawah koordinasi Wakil Rektor II Universitas.

F. Evaluasi/pengendalian

1. Ketercukupan, ketersediaan, dan keberfungsian sarpras harus dievaluasi secara

rutin dan periodik minimal setiap akhir tahun akademik oleh pimpinan unit kerja

dibawah koordinasi atasan langsung pimpinan unit kerja yang bersangkutan.

2. Evaluasi ketercukupan harus didasarkan pada rasio ideal antara sarpras dengan

jumlah pengguna.

3. Evaluasi ketersediaan harus didasarkan kepada pemenuhan kebutuhan minimal

belajar mengajar, penelitian, pengabdian, administrasi dan penunjang.

4. Evaluasi keberfungsian harus didasarkan pada pemanfaatan sesuai dengan kondisi

kesiap pakaian sarpras untuk mendukung kegiatan belajar mengajar, penelitian,

pengabdian, administrasi dan penunjang.

5. Hasil evaluasi harus dilaporkan secara berjenjang kepada pimpinan universitas.

6. Hasil evaluasi harus digunakan pimpinan universitas untuk menetapkan rencana

tindak lanjut.

16

BAB IV

STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR SARPRAS

A. Sosialisasi

Guna membangun pemahaman seluruh pemangku kepentingan mengenai

penatalaksanaan sarpras maka pedoman ini perlu sosialisasikan oleh pimpinan

universitas kepada seluruh stakeholder internal Univet Bantara. Sosialisasi akan

dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, sehingga langkah-langkah dalam

pengelolaan sarpras diketahui oleh seluruh stakeholder internal. Sosialisasi

dilaksanakan dengan dukungan data empiris yang dapat dipertanggungjawabkan

(akuntabel).

Sosialisasi dilakukan dengan berbagai cara, melalui forum pertemuan formal

secara berjenjang (Raker Universitas, Raker Fakultas, dan Unit-unit kerja lainnya).

Sosialisasi juga dilakukan dengan bantuan teknologi informasi, melalui media online

(website universitas, fakultas, prodi). Selain itu juga dilakukan melalui distribusi

dokumen tercetak ke unit-unit kerja di lingkungan Univet Bantara.

B. Pemanfaatan Sumber Daya

1. Sumber Daya Manusia

Implementasi pedoman pengelolaan sarpras perlu didukung oleh pemberdayaan

SDM di lingkungan Univet Bantara sesuai dengan kualifikasi dan bidang tugas

masing-masing (pejabat struktural, tenaga pendidik, tenaga kependidikan,

mahasiswa, dan penyelenggara).

2. Pendanaan

Implementasi pedoman pengelolaan sarpras di Univet Bantara didukung oleh

sistem pendanaan Perguruan Tinggi swasta yang mengacu pada asas efisiensi. Hal

tersebut diwujudkan dalam proses penganggaran dengan menggunakan

pendekatan penganggaran terpadu, penganggaran berbasis kinerja dan

penganggaran seimbang antara pemasukan dan pengeluaran.

3. Tata Kelola

a. Pemeliharaan Sarpras

Pemeliharaan sarpras mengikuti prinsip 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan

Shitsuke) atau disebut juga 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin).

b. Meminimalisir Pemborosan

17

Pengelolaan sarpras mengikuti prinsip efisiensi dengan cara meminimalisir

pemborosan.

c. Standarisasi

Guna mencapai efektivitas dan efisiensi implementasi pedoman pengelolaan

sarpras, Univet Bantara mengembangkan standar mutu pengelolaan sarpras.

4. Sistem Informasi

Sistem Informasi yang dikembangkan untuk mendukung implementasi

Pedoman Pengelolaan Sarpras Univet Bantara meliputi Sistem Informasi Manual

dan Sistem Informasi Digital.

a. Sistem Informasi Manual terdiri dari: buku gudang, buku inventaris, dan buku

kendali.

b. Sistem Informasi digital yaitu Sistem Informasi Aset dan Sistem Informasi

Inventory.

C. Koordinasi

Implementasi pedoman pengelolaan sarpras Univet Bantara dilakukan melalui

koordinasi dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Pada tahap

perencanaan, koordinasi dilakukan tingkat universitas hingga unit kerja terkecil

dibawahnya. Hal ini dimaksudkan untuk menampung aspirasi seluruh unsur tersebut

serta memperoleh perencanaan yang matang sesuai kebutuhan, pengadaan, dan

pengembangan sarana prasarana. Pada tahap implementasi, koordinasi dilakukan

secara terus menerus oleh masing-masing pimpinan Unit kerja melalui berbagai

forum. Pada tahap evaluasi, koordinasi dilakukan melalui rapat kerja universitas

dengan melibatkan seluruh unsur pimpinan universitas dan unit-unit kerja di

bawahnya. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketercukupan, ketersediaan dan

keberfungsian sarpras dalam mendukung proses pembelajaran, peneltiian, PkM,

administrasi dan penunjang lainnya.

D. Mekanisme Kontrol

Mekanisme kontrol diperlukan dalam implementasi pedoman pengelolaan

sarpras yang dilakukan melalui :

1. Masukan/kontrol dari mahasiswa, tendik dan dosen melalui rapat koordinasi atau

media sosial.

2. Laporan hasil evaluasi secara periodik oleh pimpinan unit kerja.

18

3. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh satuan pengawas internal.

4. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh pimpinan universitas.

5. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh badan penyelenggara /YPPP Veteran.

19

BAB V

INDIKATOR KINERJA

A. Indikator Kinerja Utama

1. Implementasi pedoman pengelolaan sarpras di ukur dari 4 indikator yaitu, standar

mutu, ketercukupan, aksesabilitas, dan kemutakhiran.

2. Kecukupan sarpras didasarkan pada rasio ideal antara sarpras dengan jumlah

pengguna dalam kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada

masyarakat, administrasi dan penunjang.

3. Sarpras untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada

masyarakat, administrasi dan penunjang di Universitas di arahkan agar dapat

dengan mudah dan cepat diakses oleh seluruh stakeholder.

4. Sarpras untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada

masyarakat, administrasi dan penunjang di Universitas sedapat mungkin adalah

sarpras dengan kualifikasi mutakhir.

5. Pengelolaan sarpras di Universitas diarahkan untuk mewujudkan dukungan

terhadap kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat,

administrasi dan penunjang yang memenuhi standar mutu, ketercukupan,

aksesabilitas dan kemutakhiran.

B. Indikator Kinerja Tambahan

Keberhasilan implementasi pengelolaan Sarpras dapat juga diarahkan untuk

melampaui indikator utama sebagaimana dalam butir (a).

20

BAB VI

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA

A. Tujuan Monitoring dan Evaluasi

1. Untuk menjamin bahwa pedoman pengelolaan sarpras dilaksanakan secara

konsisten oleh seluruh pihak terkait.

2. Untuk mendapatkan informasi objektif mengenai kondisi sarpras yang meliputi

ketercukupan, ketersediaan, keberfungsian, aksesabilitas, mutu dan kemutahiran.

3. Memantau perubahan serta penyimpangan yang mungkin terjadi dalam

pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana.

4. Untuk mencegah sejak dini terjadinya kerugian yang lebih besar dalam

pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana.

B. Ruang Lingkup

Ruang lingkup monitoring dan evaluasi sarpras dilakukan terhadap perencanaan,

pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, pemutakhiran dan penghapusan.

C. Penanggungjawab dan Pelaksana

Penanggungjawab monitoring dan evaluasi pengelolaan sarpras adalah Rektor.

Pelaksana monitoring dan evaluasi pengelolaan sarpras adalah pimpinan unit kerja

dan Satuan Pengawas Internal (SPI).

D. Prosedur Monev

1. Pimpinan Universitas menetapkan standar pengelolaan sarpras.

2. Satuan Pengawas Internal merancang sistem informasi umpan balik.

3. Pemonev membandingkan kegiatan nyata dengan standar.

4. Pemonev menentukan atau mengukur ada tidaknya penyimpangan.

5. Pemonev merumuskan rekomendasi atau pengendalian.

6. Pemonev melaporkan hasil monev dan rekomendasi secara berjenjang kepada

pimpinan Universitas.

7. Pimpinan Universitas menetapkan rencana tindak lanjut pengelolaan sarpras

sesuai temuan hasil monev dan rekomendasi pemonev.

21

E. Metode Monev

1. Metode pengamatan langsung oleh pemonev dengan menggunakan instrumen

observasi.

2. Metode tidak langsung dengan menggunakan kuesioner.

3. Metode pengawasan informal melalui umpan balik pengguna.

4. Metode pengawasan administratif dengan menggunakan lembar monev

administratif.

5. Metode pengawasan teknis dengan menggunakan lembar monev teknis.

F. Perangkat dan Instrumen

Monev pengelolaan sarpras dilakukan dengan menggunakan perangkat yang terdiri

dari:

1. Standar atau parameter (fisik, biaya, program).

2. Informasi atau data.

3. Pelaksana atau pemonev.

4. Tindakan memonitor dan mengevaluasi.

Pelaksanaan monev pengelolaan sarpras menggunakan instrumen yang disesuaikan

dengan objek yang dimonev. Instrumen yang dapat digunakan adalah:

1. Kuisioner.

2. Panduan observasi

3. Panduan interview

4. Lembar coding.

5. Formulir atau lembar monev

6. Alat bantu dokumentasi

7. Instrumen lain yang relevan.

G. Periodisasi

Kegiatan monev pengelolaan sarpras dilaksanakan secara rutin dan periodik pada

awal tahun akademik dan akhir tahun akademik. Monev yang dilakukan pada awal

tahun akademik dimaksudkan untuk mengukur kesesuaian dan ketepatan

perencanaan sarpras. Monev akhir tahun akademik dimaksudkan untuk mengukur

kesesuaian dan ketepatan pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan,

kecukupan, aksesabilitas, keberfungsian, mutu dan pemutakhiran.

22

BAB VII

MANAJEMEN RESIKO

Untuk mengantisipasi potensi munculnya resiko dalam pengelolaan sarpras maka

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis dan mengurangi potensi resiko yang mungkin terjadi.

2. Meningkatkan intensitas pengawasan sejak proses perencanaan.

3. Penempatan personalia yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan bidang tugas

pengelolaan sarpras.

Apabila terjadi ketidak sesuaian antara perencanaan dengan pengadaan,

pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, kecukupan, aksesabilitas, keberfungsian, mutu

dan pemutakhiran yang tidak terdeteksi sejak dini, maka dilakukan langkah sebagai

berikut:

1. Mengidentifikasi penyebab resiko yang terjadi.

2. Menyusun prioritas penanganan resiko.

3. Menganalisis dan mengatasi resiko yang terjadi.

23

BAB VIII

PENUTUP

1. Pedoman ini wajib digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan sarpras oleh seluruh

personalia yang terlibat.

2. Untuk menjamin pengelolaan sarpras yang berkualitas dan berkelanjutan maka

pedoman ini akan ditinjau ulang sesuai dengan perkembangan yang terjadi pada

lingkungan internal dan eksternal univet.

24

DAFTAR REFERENSI

Kebijakan SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun 2016.

Manual SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun 2016. Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa

bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran Sukoharjo.

Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran Sukoharjo 2005.

Peraturan Pemerintah nomor 110 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor

44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan Tinggi

Rancangan Sarana dan Prasarana Perguruan Tinggi Pasca Sarjana dan Profesi, BSNP 2014.

Rencana Strategis Pengembangan Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun2013.

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti, Permenristekdikti no 62 tahun 2016.

Statuta Universitas Veteran Bangun Nusantara Tahun 2013.

Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi”, Bahan Pelatihan, Dirjen Dikti , 2010.

Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem PendidikanNasional.

Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Penjelasannya, pasal 31 tentang sarana dan prasarana.

25

LAMPIRAN

SK TIM PENYUSUN

BUKU PEDOMAN SARANA DAN PRASARANA

PEDOMAN PENGELOLAANsiakad.univetbantara.ac.id/led/0. BUKU PEDOMAN... · Pedoman pengelolaan sarana...

Documents

Transcript of PEDOMAN PENGELOLAANsiakad.univetbantara.ac.id/led/0. BUKU PEDOMAN... · Pedoman pengelolaan sarana...