Pedoman audit kinerja UKM "Paramakarya 2013"

PEDOMAN

AUDIT KINERJA

USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

DIREKTORAT PRODUKTIVITAS DAN KEWIRAUSAHAAN

2013

PENGANTAR

Keinginan untuk mengembangkan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang merupakan aset

bangsa yang telah terbukti sangat berperan bagi peningkatan pendapatan dan penanggulangan

pengangguran, sering tidak menjadi kenyataan karena berbagai hal, selain karena keterbatasan

anggaran pemerintah, juga disebabkan karena tidak adanya suatu konsep pengukuran kinerja

dan pembinaanya.

Sesuai konsep menejemen dan produktivitas masa kini disebutkan bahwa, apabila tidak bisa

mengukurnya maka tidak bisa memenejnya. Oleh karena itu Direktorat Produktivitas dan

Kewirausahaan Ditjen Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas Kementerian Tenaga Kerja dan

Transmigrasi sesuai fungsi dan tugasnya mengembangkan konsep audit untuk mengukur

kinerja UKM yang selanjutnya menindaklanjutinya dengan usaha perbaikan.

Buku Pedoman Audit Kinerja UKM merupakan pengembangan atau penyempurnaan dari

konsep yang sudah ada, berdasarkan masukan dari usaha kecil yang menginginkan agar

konsep yang telah di uji coba pada tahun 2005 yang mengadopsi 7 Kriteria Malcolm Baldrige,

lebih disederhanakan sehingga mudah bagi usaha kecil dan menengah menerapkannya.

Tentu saja tidak ada yang terbaik, melainkan selalu ada yang lebih baik. Perbaikan adalah

perubahan untuk menyempurnakan, maka untuk itu harus sering dilakukan perubahan.

Perubahan datangnya dari usulan pemakai, pemakai adalah pelanggan kami, maka kami

berusaha memuaskan mereka.

Kepada UKM yang menunjukkan produktivitas dan kualitasnya unggul, akan diberikan

penghargaan Produktivitas dan Kualitas Indonesia “SIDDHAKARYA” untuk tingkat provinsi yang

diserahkan oleh Gubernur setiap tahun genap dan penghargaan “PARAMAKARYA” untuk

tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden RI setiap tahun ganjil.

Kiranya dengan tersusunnya buku Pedoman Audit UKM ini pelaksanaan pemberian

penghargaan produktivitas “PARAMAKARYA” dan “SIDDHAKARYA” dapat berjalan lancar

sebagaimana yang diharapkan.

Jakarta, Maret 2013

Direktur Produktivitas dan Kewirausahaan

Ir. D A R W A N T ONIP. 19590801 198603 1 001

i

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar i

Daftar Isi ii

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1

B. Maksud dan Tujuan 2

C. Dasar Pelaksanaan 3

D. Pengertian 3

BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL 5

A. Tujuh Kategori 5

B. Delapan Kelas Kualifikasi 7

BAB III AUDIT KINERJA 9

A. Daftar Pertanyaan 9

B. Petunjuk Pengisian 12

BAB IV PEDOMAN VERIFIKASI BAGI AUDITOR 19

A. Kategori 1 s/d 6 19

B. Kategori 7 21

BAB V PENUTUP 22

Lampiran:

A. Daftar Pertanyaan dan Isian

B. Petunjuk Pengisian

ii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Produktivitas merupakan tenaga penggerak (driving force) ekonomi nasional yang telah dibuktikan oleh negara-negara yang sudah maju. Walaupun miskin sumber daya alam, tetapi mereka kaya akan kreativitas yang bermuara kepada produktivitas karena sumber-sumber terbatas, tetapi kreativitas tidak terbatas.

Sesungguhnya yang menciptakan nilai tambah dalam suatu negara adalah perusahaan, tanpa berkembangnya perusahaan niscaya perluasan kesempatan kerja akan dapat tersedia. Oleh karena itu, pemerintah mendorong dan memfasilitasi peningkatan produktivitas perusahaan. Peran pemerintah adalah sebagai promoter, catalyst, regulator. dan capacity building lembaga produktivitas.

1. Sebagai promoter, pemerintah melakukan penyadaran (awareness) tentang pentingnya peningkatan produktivitas, menanamkan sikap produktif dalam berbagai aspek kehidupan, melakukan kampanye dan gerakan produktivitas melalui pemberian penghargaan produktivitas dan kualitas dan berbagai promosi lainnya.

2. Sebagai catalyst, pemerintah menghadirkan tenaga-tenaga ahli produktivitas dengan memanfaatkan keanggotaannya di Asian Productivity Organization (APO) yang bermarkas di Tokyo, memfasilitasi benchmarking dan bestpractice, mengirim SDM mengikuti program dan kegiatan yang dilaksanakan APO.

3. Sebagai regulator, pemerintah menciptakan kemudahan-kemudahan bagi perusahaan yang sudah ada dan bagi investor baru.

4. Sebagai capacity builder, pemerintah membentuk dan memberdayakan lembaga-lembaga produktivitas di tingkat pusat dan di 33 provinsi. Lembaga Produktivitas di tingkat Nasional (National Productivity Organization) disingkat NPO dibentuk oleh pemerintah melalui Instruksi Presiden Nomor 15 tahun 1968 yang berperan juga sebagai Liason Institution APO di Indonesia. Implementasi peran pemerintah sebagai capacity builder, pemerintah telah membentuk Lembaga Produktivitas Nasional (LPN) yang beranggotakan 17 Departemen, melalui Peraturan Presiden Nomor 50 tahun 2005. Pembentukan tersebut dilakukan karena pemerintah meyakini bahwa berdasarkan pengalaman negara lain produktivitas dan kualitas merupakan daya pengungkit (leverage) bagi pertumbuhan dan perkembangan ekonomi nasional.

1

Untuk mendorong gerakan peningkatan produktivitas di kalangan perusahaan-perusahaan, pemerintah dalam hal ini NPO, melakukan audit produktivitas dan kualitas perusahaan dalam rangka mengetahui kekuatan dan kelemahan. Selanjutnya secara berkala NPO melakukan pembinaan melalui ke-empat peran pemerintah sebagaimana telah diuraikan di atas. Bagi perusahaan yang menunjukkan kinerja produktiivitas dan kualitas unggul diberi penghargaan dan dijadikan benchmark bagi perusahaan lain yang belum berhasil.

”Paramakarya” merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tertinggi di tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden Republik Indonesia pada tahun ganjil. Penghargaan produktivitas dan kualitas ”Paramakarya” di Indonesia telah dimulai sejak tahun 1994. ”Paramakarya” diartikan ”Karya Unggul” yang merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden Republik Indonesia pada tahun ganjil, sedangkan ”Siddhakarya” berarti Karya Prima” yang merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tingkat provinsi dan diserahkan oleh Gubernur pada tahun genap.

Pemberian penghargaan dan dan sertifikat bukanlah tujuan akhir. Pemberian penghargaan hanya merupakan media bagi pemerintah untuk mempromosikan peningkatan produktivitas serta untuk media penyampaian kebijakan peningkatan produktivitas nasional.

Yang menjadi tujuan akhir adalah dampaknya dalam mendorong kesadaran arti pentingnya peningkatan produktivitas secara nasional.

Sebagai promoter produktivitas, pemerintah sangat menyadari bahwa peningkatan

produktivitas perusahaan sangat penting, karena perusahaanlah yang

menciptakan nilai tambah untuk kesejahteraan bangsa. Hanya melalui

peningkatan produktivitas, pertumbuhan ekonomi dan daya saing dapat

ditingkatkan pada era ekonomi berbasis pengetahuan sekarang ini, sebab sumber

daya alam akan habis tetapi kreativitas tidak akan habis.sudah tentu perlu

pembinaan agar menjadi perusahaan yang produktif, berdaya saing tinggi

sehingga dapat berkembang menjadi besar.

Berkenaan dengan hal ini, disusun panduan audit kinerja usaha kecil seperti uraian

di bawah ini.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud:

Memberi pedoman kepada pengusaha kecil dan karyawan dalam menjawab

pertanyaan kriteria kinerja unggul (Excellent Performance Criteria).

2

Tujuan:

1. Mengetahui kelemahan dan keunggulan perusahaan.

2. Melakukan perbaikan untuk mencapai kriteria kinerja unggul yaitu perusahaan

produktif dan berdaya saing.

3. Memberi motivasi dalam bentuk penghargaan bagi perusahaan kecil yang

telah menunjukkan perbaikan.

C. Dasar Pelaksanaan:

1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, Tentang Ketenagakerjaan.

2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2008 Tentang Usaha Mikro, Kecil, dan

Menengah

D. Pengertian:

1. Perusahaan Kecil

Sesuai dengan UU No. 20/2008 Tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah adalah sebagai berikut:

Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang No. 20/2008. Kriteria Usaha Kecil adalah sebagai berikut :

a) Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.500.000.000,- (Lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b) memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.2.500.000.000,- ( Dua milyar Lima ratus juta rupiah).

2. Usaha Menengah

Yang dimaksud dengan Usaha Menengah, sesuai dengan UU no.20/2008 adalah sebagai berikut:

Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Kecil atau Usaha Besar dengan jumlah kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang no.20/2008. Kriteria Usaha Menengah adalah sebagai berikut :

3

a) Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.500.000.000,- (Lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.10.000.000.000,- (Sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b) Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.2.500.000.000,- (Dua milyar Lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.50.000.000.000,- (Lima puluh milyar rupiah).

3. Audit

Audit adalah suatu kegiatan sistematis untuk mencari bukti-bukti kesesuaian

dengan persyaratan atau standar, bertujuan melakukan evaluasi, penilaian,

dan pengembangan perusahaan.

Fungsi Audit :

a. Mencari kesesuaian dengan persyaratan.

b. Mencari bukti-bukti apakah telah memenuhi standar ideal.

Tujuan Audit :

a. Mengevaluasi kesesuaian perencanaan dengan realisasi produk,

persyaratan standar sistem dan perusahaan.

b. Menilai kekuatan dan kelemahan.

c. Mengidentifikasi peluang penyempurnaan kinerja.

4. Mission ( Misi )

Misi adalah semua fungsi perusahaan atau perusahaan. Misi menjawab

pertanyaan: Apa yang hendak dicapai oleh perusahaan? Misi mungkin

menetapkan pelanggan atau pasar yang dimasuki, kompetensi atau teknologi

yang digunakan.

5. Values ( Nilai-nilai )

Nilai-nilai adalah azas penuntun, dan atau perilaku yang mewujudkan

bagaimana perusahaan dan para pekerjanya beroperasi atau berperilaku.

Nilai-nilai merefleksikan penegakkan budaya perusahaan yang diinginkan.

Nilai-nilai menyokong dan menuntun pengambilan keputusan oleh semua

pekerja serta membantu perusahaan menyelesaikan misinya untuk

mendapatkan visi yang baik.

4

BAB II

KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL

A. Tujuh Kategori

Perusahaan unggul adalah, perusahaan yang mampu menciptakan suatu nilai

tambah yang bermanfaat bagi semua pihak guna mendapatkan hasil usaha yang

sebesar-besarnya. Persyaratan nilai yang diciptakan harus sesuai dengan

permintaan pelanggan (memuaskan pelanggan). Untuk menyesuaikan dengan

persyaratan pelanggan, maka mutu proses penciptaan nilai harus senantiasa

ditingkatkan. Mutu proses penciptaan nilai tergantung pada kepemimpinan

perusahaan dalam mengalokasikan semua sumber daya, khususnya Sumber

Daya Manusia (SDM) melalui perencanaan strategis berdasarkan analisis data dan

informasi dari pelanggan, mitra kerja, industri sejenis, dan pesaing.

Kriteria perusahaan unggul meliputi 7 (tujuh) kategori yaitu: Kepemimpinan;

Perencanaan Strategis; Fokus Sumber Daya Manusia; Fokus Pelanggan dan

Pasar; Data, Informasi dan Analisis; Menejemen Proses dan Hasil Usaha, dengan

jumlah nilai keseluruhan 1.000, seperti pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.Tujuh Kategori Penilaian

No Kategori Bobot

1 Kepemimpinan 150

2 Perencanaan Strategis 80

3 Fokus Sumberdaya Manusia 110

4 Fokus Pelanggan 100

5 Data, Informasi dan Analisis 80

6 Menejemen Proses 80

7 Hasil usaha 400

Total nilai 1.000

Hasil usaha (Result) merupakan akibat dari kualitas kepemimpinan (Driver);

perencanaan strategis, sumber daya manusia, analisis data dan informasi,

menejemen proses; kepuasan pelanggan, dan semua pemangku kepentingan

(Sistem).

Dengan kata lain dapat dijelaskan bahwa untuk mendapatkan hasil usaha yang

baik, harus memperhatikan loyalitas pelanggan, agar dapat memuaskan

pelanggan proses internal harus disesuaikan. Guna mendapatkan proses internal

5

yang baik harus didukung oleh tenaga kerja terampil dan termotivasi. Untuk dapat

mengelola semua hal tersebut maka pemimpin menyusun rencana strategis

melalui pengumpulan, pengolahan, dan analisis data seperti ditunjukkan pada

ilustrasi berikut.

1. Kepemimpinan

Pemimpin perusahaan yang mempunyai pandangan ke depan (visioner

leadership) dan berjiwa salesmenship adalah pemimpin yang mampu

menuntun perusahaan /perusahaan menetapkan nilai-nilai, arah, dan kinerja

yang diharapkan. Pemimpin mampu berkomunikasi dan memahami

karyawan, mampu mereview kinerja perusahaan, mampu menciptakan situasi

yang kondusif untuk mendorong ke arah kinerja unggul.

2. Perencanaan Strategis

Pemimpin mempunyai visi, misi, nilai-nilai, dan sasaran strategis yang

didukung secara terpadu oleh semua. Mampu menterjemahkan strategi

ke dalam rencana kegiatan (action plan) dan target serta pencapaian target

tersebut. Memiliki strategi kunci agar kualitas hasil produk sesuai dengan

persyaratan yang dikehendaki pelanggan.

3. Fokus Sumber Daya Manusia

Memiliki sistem pengelolaan SDM, pengembangan ketrampilan, karier,

motivasi sehingga tercipta kinerja tempat kerja unggul. Karyawan cepat

menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan.

4. Fokus Pelanggan dan Pasar

Selalu memuaskan pelanggan, mencari pemahaman terhadap suara-suara

(harapan) pelanggan dan pasar, mengelompokkan pelanggan dan pasar,

meningkatkan loyalitas pelanggan. Mengetahui siapa yang menjadi pesaing

utama, di mana, kapan dan bilamana, apa keunggulan dan kelemahan

pesaing. Serta apa kunci keunggulan pesaing utama.

5. Data, Informasi, dan Analisa

Mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan memanfaatkan data untuk

mengambil keputusan cepat dan tindakan perbaikan kinerja dan daya saing

perusahaan tersedia dan mudah diakses data, informasi dan analisis sebagai

bahan pengukuran. Kunci kemanfaatan penggunaan data dan informasi

terletak pada ketersediaan data dan informasi yang akurat, memiliki

pengukuran, analisis, dan menejemen pengetahuan.

6

6. Manajemen Proses

Memiliki cara pengelolaan semua proses yang merupakan inti dari

peningkatan efisiensi dan efektivitas. Memiliki konsep perbaikan secara terus-

menerus. Memiliki agility (kemampuan menyesuaikan diri secara cepat,

fleksibel dan efektif terhadap perubahan). Perubahan produksi secara cepat

kepada produksi lain, kecepatan menjawab perubahan permintaan, atau

kemampuan memproduksi suatu jasa yang disesuaikan dengan lingkup yang

luas. Memiliki fleksible manufacturing dengan inovasi, ECRS, R & D, QRS,

dll.

7. Hasil usaha

Mengevaluasi hasil usaha dan menindaklanjuti temuan. Memiliki data dan

analisis tentang seberapa baik hasil usaha. Memiliki hasil evaluasi yang

memuaskan dari pelanggan terhadap:

a. kualitas dan kuantitas produk (barang/ jasa),

b. kinerja keuangan dan pemasaran,

c. kinerja karyawan,

d. struktur pengawasan dan pengendalian,

e. tanggung jawab kepada pemerintah dan sosial,

f. hasil semua proses dan kegiatan perbaikan proses untuk dibandingkan

dengan data hasil usaha pesaing.

Semua kategori ini kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya tidak sesedarhana

itu, karena untuk pertanyaan selanjutnya apakah ada konsep tertulis, apa konsep

tersebut sudah disosialisasikan dan diterapkan dan apakah semua melakukannya

secara terintegrasi.

B. Delapan Kelas Kualifikasi.

Menurut Malcolm Baldrige Criteria, kualifikasi kinerja perusahaan dibagi ke dalam

8 kelas, mulai dari perusahaan pemula sampai dengan perusahaan kelas dunia.

seperti ditunjukkan pada tabel 3 di bawah ini.

7

Tabel 3. Kualifikasi Perusahaan Menurut Kriteria Malcolm Baldrige.

No Kualifikasi Nilai

1 Perusahaan Unggul (World class business) 850 - 1000

2 Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking leader) 750 - 850

3 Pemimpin dalam Industri (Industry leader) 650 - 750

4 Pemimpin baru (Emerging leader) 550 - 650

5 Berkinerja Baik (Good performance) 450 - 550

6 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350 - 450

7 Mulai menghasilkan (Early results) 250 - 350

8 Mulai bertumbuh (New business) 0 - 250

Sesuai dengan kesepakatan Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas

Indonesia tahun 2005, kualifikasi usaha kecil di Indonesia sebagai berikut:

Tabel 4. Kualifikasi Usaha Kecil menurut Panitia Nasional Anugerah Produktivitas

dan Kualitas Indonesia tahun 2005,

No Kualifikasi Nilai

1 Berkinerja Baik (Good performance) 450 - 550

2 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350 - 450

3 Mulai menghasilkan (Early results) 250 - 350

4 Mulai bertumbuh (New business) 000 - 250

8

BAB III

AUDIT KINERJA

A. Daftar Pertanyaan.

Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami sehari-

hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :

kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan

kolom b apabila anda Tidak Setuju,

kolom c apabila Ragu-Ragu

kolom d apabila Setuju

kolom e apabila Sangat Setuju

Setiap pilihan anda harus disertai bukti-bukti, dokumentasi, karena auditor akan

memverifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B

(petunjuk pengisian).

a b c d e

1 Kepemimpinan Perusahaan

1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai dan sasaran

perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan)

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai

perusahaan kami dalam membina kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi

kerja kondusif sehingga membantu saya dalam

mengerjakan pekerjaan saya.

1d) Pemimpin perusahaan berbagi (sharing) informasi

tentang perusahaan.

1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam meningkatkan

karier saya.

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya

untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting

buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya

pikirkan.

2 Perencanaan Strategis a b c d e

9

2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,

menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang

mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami

maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan

bagian dari perencanaan.

3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e

3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk

memperbaiki pekerjaan saya.

3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan

kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim.

3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,

sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.

3d) Saya diakui karena pekerjaan saya.

3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.

3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat

memperhatikan saya.

4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e

4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya.

4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang

mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa

kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap

pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk

memecahkan permasalahan yang berhubungan

dengan pelanggan.

5 Informasi dan Analisis a b c d e

10

5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja

saya.

5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau

mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat

apakah perlu ada perubahan.

5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk

membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya

5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya

terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan

cara perbaikan perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan

oleh perusahaan saya.

6 Menejemen Proses a b c d e

6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk

pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data)

tentang pekerjaan saya.

6c) Kami memiliki proses yang baik dalam

mengerjakan pekerjaan kami.

6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan

saya.

7 Hasil-hasil Usaha a b c d e

7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang

diharapkan pelanggan.

7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan

saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua

waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang

menjadi hambatan pada kemajuan organisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan

11

perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang

tinggi.

7h) Perusahaan saya membantu saya membantu

masyarakat.

7i) Saya puas dengan pekerjaan saya.

B. Petunjuk Pengisian

1. Kepemimpinan

a b c d e


1a) Saya tahu “Visi, Misi dan nilai-nilai ”

perusahaan saya (itulah yang akan kami

kerjakan).

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-

nilai perusahaan kami dalam membina

kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan

kondisi kerja kondusif sehingga membantu

saya dalam mengerjakan pekerjaan saya.

1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi

informasi tentang perusahaan.

1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan

belajar sehingga membantu dalam

meningkatkan karier saya.

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi

saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat

penting buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan.

Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan

yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan ke depan), mampu

menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan, dan

kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi

dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah),

12

mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang

mendorong ke arah kinerja unggul. Bukti yang diperlukan adalah:

1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,

disosialisasikan, dan diterapkan oleh semua.

1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan ada Visi,

Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki.

1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam

mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang

dikehendaki.

1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam


dikehendaki.

1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam

menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki.

1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat


1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan

Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki.



2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan

saya, menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan

yang mempengaruhi saya dan pekerjaan

saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika

kami maju dalam pekerjaan kelompok yang

merupakan bagian dari perencanaan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk

mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya

jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah:

2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forecast, proyeksi, skenario,

melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja, dan pelanggan), konsep

13

mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan

konsep mensosialisasikan dan menerapkan.

2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan

pasar, perubahan persaingan, dan perubahan peraturan perundangan.

(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).

2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan

sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi

harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan

pelayanan dll).





3b) Orang-orang di tempat saya bekerja

melakukan kerjasama dan bekerja sebagai

sebuah tim.

3c) Bos saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja

saya sehingga saya dapat meningkatkan

karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman.


memperhatikan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan

terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan

seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana

kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk

mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan

adalah:

3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola

ketrampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya sehingga

14

selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, disosialisasikan dan

diterapkan.

3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan

pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga

dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,

disosialisasikan dan diterapkan

3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat ketrampilan yang dibutuhkan perusahaan

dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh

perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan

diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep 5S (good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat

kerja di perusahaan.

3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepemimpinan masa

depan (suksesi), diinformasikan, dan diterapkan.




4b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya.

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya

apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka

terhadap pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri

untuk memecahkan permasalahan yang

berhubungan dengan pelanggan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana

perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana

menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti

yang diperlukan adalah:

4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan,

mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelanggan pesaing

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.

15

4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses, dan

mekanisme untuk mendapat informasi dan komplain. (termasuk pemberian

insentif).

4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang bermacam-macam dan

dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat

komunikasi yang mudah mereka akses).

4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.

4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.

5. Data, Informasi dan Analisa


5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas

kerja saya.


mengukur kualitas pekerjaan saya untuk

melihat apakah perlu ada perubahan.


membuat keputusan memperbaiki pekerjaan

saya

5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang

saya terapkan di pekerjaan saya,

disesuaikan dengan cara perbaikan

perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang

saya butuhkan dalam menyelesaikan

pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang

saya butuhkan untuk mengetahui apa yang

dilakukan oleh perusahaan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi, dan Analisa bertujuan

untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah:

5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.

(Profitability, Productivity, ROE, dll)

5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data

membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.

16

5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan

untuk perbaikan proses kerja.

5d) Tersedia data standard kinerja.

5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.

5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan

kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, makro, mikro)

6. Manajemen Proses


6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan

untuk pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya.


mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang

merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus-

menerus. Bukti yang diperlukan adalah:

6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua.

6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosialisasikan dan digunakan

oleh semua.

6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.

6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,


7. Hasil Usaha


7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja

17

saya.

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa

yang diharapkan pelanggan.

7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan

semua waktu dan talenta yang saya miliki

dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal

yang menjadi hambatan pada kemajuan

oraganisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki standar yang

tinggi dan etika.

7h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat.


yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan

dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan

hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.

7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.

7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.

7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.

7d) Ada data efisiensi dan kualitas.

7e) Ada data perbaikan dan peningkatan.

7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada

pemerintah)

7g) Ada standar kerja dan record kedisiplinan.

7h) Ada data pembantuan dan komplain masyarakat.

18

BAB III

PEDOMAN VERIFIKASI BAGI AUDITOR

A. KATEGORI 1 S/D 6

Auditor melakukan verifikasi apakah jawaban perusahaan sesuai dengan fakta

di lapangan, dengan berpedoman kepada ADLI (Approach, Deployment, Learning,

Integration). Sebagai contoh: Perusahaan merespons Pernyataan 1a) dengan

memberi tanda check pada kolom 5 yang berarti sangat setuju.

a b c d e



perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) x

Sangat setuju berarti memenuhi kriteria ADLI yaitu :

- Ada konsep tertulis, terdokumentasi (Approach)

- Telah dilakukan sosialisasi dengan menggunakan suatu sistem menejemen

(Deployment)

- Telah diterapkan dan ada perbaikan (ada sistem penerapan dan sistem

perbaikan (Learning)

- Diterima oleh semua, dilaksanakan oleh semua secara terintegrasi (Integration)

Auditor harus memverifikasi apakah benar perusahaan telah memenuhi ADLI kalau

tidak, maka perlu dievaluasi ulang dimana sebenarnya posisi perusahaan.

Lihat penjelasan berikut ini untuk uraian rinci tentang apa yang dimaksud dengan ADLI.

1. Approach (Konsep)

Approach adalah Konsep/ Metode /Sistem yang gunakan untuk meningkatkan

semua kinerja perusahaan perusahaan, atau metode yang digunakan untuk

menyelesaikan semua proses.

Apakah pendekatan tersebut disusun secara:

1. Sistematis, terencana dengan baik, logis, sesuai dengan faktor-faktor kunci

usaha.

2. Berorientasi pencegahan.

3. Berdasarkan analisa kebutuhan dan hambatan.

4. Secara rutin dievaluasi dan diperbaiki.

5. Inovatif dan unik.

19

2. Deployment (Sosialisasi)

Deployment diartikan sebagai sosialisasi. Ada suatu sistem menejemen

sosialisasi terdokumentasi.

Dengan menggunakan sistem menejemen tersebut, konsep disosialisasikan

kepada :

1. Semua transaksi terhadap pelanggan, pemasok, dan publik

2. Semua operasi, fasilitas, dan bisnis

3. Semua produk dan jasa

4. Semua tingkat dan fungsi karyawan

3. Learning (Pembelajaran)

Learning diartikan sebagai pembelajaran, artinya ada metoda pembelajaran

kepada semua, dipraktekkan, dilakukan penyesuaian dan dilakukan perbaikan

untuk menyempurnakan.

1. Penyaringan (penyesuaian) metode melalui daur evaluasi dan perbaikan.

2. Penggerakkan perubahan pemecahan masalah pendekatan atau metoda

melalui inovasi.

3. Sharing pengalaman penyaringan dan inovasi dengan unit lain yang relevan

dan dengan proses lain dalam perusahaan.

4. Integration (Keterpaduan)

Integration diartikan sebagai keterpaduan, kesesuaian, keseragaman di seluruh

perusahaan.

1. Konsep dan metoda sesuai dengan perusahaan.

2. Ukuran dan informasi serta sistem perbaikan saling melengkapi antar proses

dan antar unit kerja.

3. Perencanaan, proses, hasil-hasil, analisis, pembelajaran dan tindakan semua

harmonis antar proses dan antar unit kerja dalam mendukung seluruh tujuan

perusahaan.

20

B. KATEGORI 7

1. Performance Level (Le) :

Level diartikan sebagai angka yang menunjukkan posisi hasil atau kinerja

perusahaan dalam bentuk skala yang memberi makna. Tingkat kinerja

memungkinkan evaluasi yaitu membandingkannya dengan kinerja masa lalu,

proyeksi, tujuan dan pembanding yang sesuai.

Apakah hasil kunci hilang ?

Seberapa tinggi tingkat kinerja yang ditunjukkan ?

Apakah skala ukuran memberi makna yang berarti ?

2. Trends (T)

Trend diartikan sebagai kecenderungan yaitu angka yang menunjukkan arah dan

derajat kemiringan (slope dan kecenderungan) dan luasnya (seberapa luas

penyebaran.

Apakah trend ditunjukkan ?

Apakah interval antara ukuran atau frekwensi cukup memadai ?

Apakah kecenderungan positif, negatif atau datar ?

Seberapa besar perubahan (slope dan trend)

3. Comparison (C)

Comparison diartikan sebagai perbandingan yaitu nilai yang dihasilkan dengan

menggunakan ukuran yang sama atau sepadan. Perbandingan dapat dilakukan

terhadap hasil dari pesaing, rata-rata industri, atau terhadap hasil terbaik dalam

perusahaan sekelas.

Apakah perbandingan ditunjukkan ?

Apakah perbandingan dilakukan terhadap rata-rata industri, pesaing kunci,

atau hasil terbaik perusahaan sekelas ?

Bagaimana kinerja perusahaan ini dibandingkan dengan perusahaan lain ?

4. Linkage (Li)

Linkage diartikan sebagai keterkaitan atau hubungan dengan pelanggan kunci,

produk barang dan jasa, pasar, proses dan rencana kegiatan pada profile

perusahaan dan Item.

Seberapa kuat hubungan hasil dengan key faktor dan proses Item (mis. :

pelanggan penting, produk barang dan jasa, pasar, proses, dan persyaratan

rencana kegiatan kinerja) ?

Apakah hasil disegmen untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan

(mis. : kelompok pelanggan, type pekerja, proses, dan jasa) ?

21

BAB IV

P E N U T U P

Pedoman audit kinerja usaha kecil ini sengaja dibuat sesederhana mungkin dan

dilengkapi dengan software sederhana agar mudah dipahami dan diterapkan oleh

usaha kecil sesuai dengan permintaan para pengusaha pada waktu uji coba

penerapannya.

Kiranya pedoman ini dapat membantu usaha kecil mengukur kinerja usahanya

berdasarkan kriteria yang telah dibakukan dan mengembangkan usahanya lebih

produktif dan berdaya saing sehingga menciptakan lebih banyak lapangan kerja untuk

kesejahteraan rakyat.

22

Lampiran 1:

PERBANDINGAN PEMBOBOTAN ATAU PEMBERIAN SCORE

MENURUT MALCOLM BALDRIGE CRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY

AND QUALITY.

Malcolm Baldrige Indonesia

No Kategori Bobot No Kategori Bobot

1 Kepemimpinan 120 1 Kepemimpinan 150

2 Perencanaan Strategis 85 2 Perencanaan Strategis 80

3 Fokus Pelanggan dan Pasar 85 3 Fokus SDM 110

4 Data , Informasi, analisis 90 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 100

5 Fokus SDM 85 5 Data , Informasi, analisis 80

6 Menejemen Proses 85 6 Menejemen Proses 80

7 Hasil Usaha 450 7 Hasil Usaha 400

Jumlah 1.000 Jumlah 1.000

1. Bobot kepemimpinan dinaikkan 120 – 150 hal ini dilakukan karena sikap

kepemimpinan di Indonesia sangat berpengaruh. Akibatnya bobot Perencanaan

strategis turun dari 85 – 80. dan Menejemen Proses turun dari 85 - 80.

2. Urutan SDM dan Bobot dinaikkan dari urutan ke-5 menjadi urutan ke-3 dan dari

bobot 85 – 110, karena faktor manusia di Indonesia terutama ketrampilan sangat

mempengaruhi.

1

Lampiran 2:

PERBANDINGAN KUALIFIKASI

MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN

INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY.

MALCOLM BALDRIGE IPQA

No Kelas Nilai

1 Perusahaan Unggul (World

Class Business)

850-1000

2 Perusahaan Pemimpin

teladan (Benchmarking

Leader)

750-849

3 Pemimpin dalam Industri

(Industry Leader)

650-749

4 Pemimpin baru (Emerging

Leader)

550-649

5 Berkinerja Baik (Good

performance)

450-549 Berkinerja Baik (Good

Performance)

450-550

6 Mulai berbenah (Beginning

improvement)

350-449 Mulai berbenah

(Beginning Improvement)

350-449

7 Mulai menghasilkan (Early

Results)

250-349 Mulai menghasilkan

(Early Results)

250-349

8 Mulai bertumbuh (New

Business)

0-249 Mulai bertumbuh (New

Business)

0-249

Konversi:

550:1000 X 100 = 55 %

1. 0.55 X 150 = 82,5

2. 0.55 X 80 = 44

3. 0.55 X 110 = 60,5

4. 0.55 X 100 = 55

5. 0.55 X 80 = 44

6. 0.55 X 80 = 44

7. 0.55 X 400 = 220

Jumlah = 550

2

Lampiran 3:

Perhitungan Nilai.

a b c d e

1 Kepemimpinan Perusahaan 20% 40% 60% 80% 100%



kerjakan). 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-


kami. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan


saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi

informasi tentang perusahaan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan


meningkatkan karier saya. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81f) Perusahaan saya memberi peluang bagi


penting buat perusahaan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.81g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8

Malcolm Baldrige: 150 82,5

2 Perencanaan Strategis 20% 40% 60% 80% 100%

2a) Dalam menyusun perencanaan

perusahaan saya, menanyakan apa ide

dari saya. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.72b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan


saya. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.72c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika


merupakan bagian dari perencanaan. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.780 44

3

3 Fokus Sumber Daya Manusia 20% 40% 60% 80% 100%


memperbaiki pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13b) Orang-orang di tempat saya bekerja


sebuah tim. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13c) Bos saya memberi semangat kepada saya


saya sehingga saya sapat meningkatkan

karier saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.13f) Bos saya dan perusahaan saya sangat

memperhatikan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1110 60,5

4 Fokus Pelanggan dan Pasar 20% 40% 60% 80% 100%

4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya


terhadap pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.04e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri


berhubungan dengan pelanggan. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0100 55

5 Informasi dan Analisis 20% 40% 60% 80% 100%


kerja saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau


melihat apakah perlu ada perubahan. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk

membuat keputusan memperbaiki

1.5 2.9 4.4 5.9 7.3

4

pekerjaan saya.




perusahaan keseluruhan. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35e) Saya mendapatkan semua informasi yang


pekerjaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.35f) Saya mendapatkan semua informasi yang


dilakukan oleh perusahaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.380 44

6 Menejemen Proses 20% 40% 60% 80% 100%


untuk pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaa saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06c) Kami memiliki proses yang baik dalam

mengerjakan pekerjaan kami 2.2 4.4 6.6 8.8 11.06d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.080 44

7 Hasil-hasil Usaha 20% 40% 60% 80% 100%


saya 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua

apa yang diharapkan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan


dengan baik. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47e) Perusahaan saya menghilangkan semua

hal yang menjadi hambatan pada

kemajuan organisasi. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4

5


tinggi dan etika. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.47i) Saya puas dengan pekerjaan saya. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4

400 220

1.000 550

6

BAGIAN A

DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN

1

DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN

Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami

sehari-hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada :

kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan

kolom b apabila anda Tidak Setuju,

kolom c apabila Ragu-Ragu

kolom d apabila Setuju

kolom e apabila Sangat Setuju

Sebelum anda menentukan pilihan, ingat bahwa harus ada bukti-bukti

terdokumentasi, karena auditor akan memverifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk

lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian).

A b c d e


1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai, dan sasaran


kerjakan).

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai

perusahaan kami dalam membina kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi

kerja kondusif sehingga membantu saya dalam

mengerjakan pekerjaan saya.

1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi informasi

tentang perusahaan.

1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar

sehingga membantu dalam meningkatkan karier

saya.

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya

untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting

buat perusahaan.

1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya

pikirkan.

1


2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya,

menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang

mempengaruhi saya dan pekerjaan saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami

maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan

bagian dari perencanaan.




3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan

kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim.

3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya

untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya,

sehingga saya dapat meningkatkan karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman.


memperhatikan saya.


4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya

4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang

mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa

kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap

pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk

memecahkan permasalahan yang berhubungan

dengan pelanggan.

2


5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja

saya.


mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat

apakah perlu ada perubahan.



saya.

5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya

terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan

cara perbaikan perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya

butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan

oleh perusahaan saya.


6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk

pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data)

tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan

saya.

3


7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya.

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang

diharapkan.

7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan

saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua

waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang

menjadi hambatan pada kemajuan organisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan

perundangan.

7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang

tinggi.

7h) Perusahaan saya membantu saya membantu

masyarakat.


4

BAGIAN B

PETUNJUK PENGISIAN

1

PETUNJUK PENGISIAN

1. Kepemimpinan

a b c d e


1a) Saya tahu “Visi, Misi dan nilai-nilai ”


kerjakan).

1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-


kami.

1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan


saya dalam mengerjakan pekerjaan saya.

1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi

informasi tentang perusahaan.

1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan


meningkatkan karier saya.

1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi



1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang

saya pikirkan.

Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul,

kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan

ke depan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai

perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana

berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem

komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu

kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul. Bukti yang diperlukan

adalah:

1

1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi,


1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi,

Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki.

1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam


dikehendaki.

1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam


dikehendaki.

1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam

menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang

dikehendaki.

1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat


1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada

penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki.



2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan

saya, menanyakan apa ide dari saya.

2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan


saya.

2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika


merupakan bagian dari perencanaan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana

menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan

untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana

merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah? Bukti yang

diperlukan adalah:

2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategi (forecast, proyeksi, skenario,

melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja, dan pelanggan), konsep

2

mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan

dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan.

2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan

pasar, perubahan persaingan, dan perubahan peraturan perundangan.

(pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar).

2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan

sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi

harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi,

kecepatan pelayanan, dll).





3b) Orang-orang di tempat saya bekerja


sebuah tim.

3c) Bos saya memberi semangat kepada saya


saya sehingga saya dapat meningkatkan

karier saya.


3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan

aman.


memperhatikan saya.

Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua

perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan

menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi

dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi

kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang

diperlukan adalah:

3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola

keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya

3

sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan,

disosialisasikan dan diterapkan.

3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan

pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan

juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja,

disosialisasikan dan diterapkan.

3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat ketrampilan yang dibutuhkan perusahaan

dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh

perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan

diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan.

3d) Ada konsep 5S (good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat

kerja di perusahaan.

3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepemimpinan masa

depan (suksesi), diinformasikan, dan diterapkan.




4b) Saya tetap berhubungan dengan

pelanggan saya.

4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa

yang mereka inginkan.

4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya


terhadap pekerjaan saya.

4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri


berhubungan dengan pelanggan.

Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana

perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar.

Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan

pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah:

4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan,

mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelanggan pesaing

disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan.

4

4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan

mekanisme untuk mendapat informasi dan komplain. (termasuk pemberian

insentif).

4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang bermacam-macam dan

dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat

komunikasi yang mudah mereka akses).

4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik.

4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah.

5. Data, Informasi, dan Analisa



kerja saya.



melihat apakah perlu ada perubahan.



saya.




perusahaan keseluruhan.

5e) Saya mendapatkan semua informasi yang


pekerjaan saya.

5f) Saya mendapatkan semua informasi yang


dilakukan oleh perusahaan saya.


memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi, dan Analisa

bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan

adalah.

5

5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu.

(Profitability, Productivity, ROE, dll)

5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data

membandingkan hasil dengan target yang direncanakan.

5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan

untuk perbaikan proses kerja.

5d) Tersedia data standard kinerja.

5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit.

5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan

kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, makro, mikro)

6. Menejemen Proses



untuk pekerjaan saya.

6b) Saya mengumpulkan semua informasi

(data) tentang pekerjaan saya.



6d) Saya mengendalikan semua proses

pekerjaan saya.


mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang

merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus-

menerus. Bukti yang diperlukan adalah:

6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci,


6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosialisasikan dan

digunakan oleh semua.

6c) Ada metode mengetahui kualitas proses.

6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses,


7. Hasil Usaha


6


saya.

7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa

yang diharapkan.

7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh

perusahaan saya dalam hal keuangan.

7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan


dengan baik.

7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal

yang menjadi hambatan pada kemajuan

organisasi.

7f) Perusahaan saya mematuhi semua

peraturan perundangan.


tinggi dan etika.

7h) Perusahaan saya membantu saya

membantu masyarakat.


yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan

dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial

dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah.

7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja.

7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja.

7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja.

7d) Ada data efisiensi dan kualitas.

7e) Ada data perbaikan dan peningkatan.

7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada

pemerintah).

7g) Ada standar kerja dan record kedisiplinan.

7h) Ada data pembantuan dan komplain masyarakat.

7

Pedoman audit kinerja UKM "Paramakarya 2013"

Business

Transcript of Pedoman audit kinerja UKM "Paramakarya 2013"