PDP - Arsip Universitas...

37
______________________________ Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 1 PDP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN 00. PENERIMAAN MAHASISWA Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan Universitas Indonesia seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit. 00.00 SELEKSI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa. Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Keputusan, pembentukan panitia, pembagian tugas, jadwal pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pembubaran panitia, seperti: a. Formulir pendaftaran e. Kartu peserta ujian masuk b. Daftar hadir f. Soal-soal ujian masuk c. Berita acara, g. Daftar nilai d. Pengumuman hasil ujian h. Notulen rapat 00.01 REGISTRASI MAHASISWA Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/ IRS dan sebagainya. 00.02. TRANSFER/ALIH KREDIT Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah program studi dan/ atau pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan meliputi berkas permohonan/ pengajuan, persetujuan/ penolakan dan pelaporannya.

Transcript of PDP - Arsip Universitas...

Page 1: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 1

PDP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

00. PENERIMAAN MAHASISWA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan mahasiswa di lingkungan

Universitas Indonesia seperti: seleksi, registrasi, dan transfer/alih kredit.

00.00 SELEKSI MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan penyelenggaraan beberapa jenis seleksi

penerimaan mahasiswa baru seperti : SNMPTN, SIMAK, KSDI, Jalur

Undangan, bipa, dan sejenisnya termasuk daya tampung mahasiswa.

Dokumen yang berkaitan meliputi: Surat Keputusan, pembentukan panitia,

pembagian tugas, jadwal pelaksanaan kegiatan, sampai dengan pembubaran

panitia, seperti:

a. Formulir pendaftaran e. Kartu peserta ujian masuk

b. Daftar hadir f. Soal-soal ujian masuk

c. Berita acara, g. Daftar nilai

d. Pengumuman hasil ujian h. Notulen rapat

00.01 REGISTRASI MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan pendaftaran ulang mahasiswa baru dan

daftar ulang mahasiswa lama, dokumen yang berkaitan meliputi: pengisian

SIAK NG, Formulir Rencana Studi (FRS)/ IRS dan sebagainya.

00.02. TRANSFER/ALIH KREDIT

Dokumen yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa, seperti: pindah

program studi dan/ atau pindah universitas. Dokumen transfer pendidikan

meliputi berkas permohonan/ pengajuan, persetujuan/ penolakan dan

pelaporannya.

Page 2: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 2

01. PERKULIAHAN

Dokumen yang berisi kegiatan belajar mengajar mahasiswa meliputi: daftar hadir/

absensi, kalender akademik/ jadwal, kurikulum, bahan ajar, pernyataan kuliah, cuti

kuliah, berhenti kuliah, tugas akhir, daftar nilai, dan transkrip.

01.00 DAFTAR HADIR MAHASISWA

Dokumen yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam

kegiatan perkuliahan antara dosen dengan mahasiswanya, termasuk surat

tidak mengikuti perkuliahan, surat keterangan sakit dan sejenisnya.

01.01 KALENDER AKADEMIK/ JADWAL

Dokumen yang berisi tentang jadwal kegiatan akademik selama satu tahun

(semester ganjil dan genap), mulai dari registrasi sampai dengan ujian akhir.

Jadwal akademik berisi dokumen yang berhubungan dengan waktu

perkuliahan, bobot SKS, ruangan dan dosen yang mengajar mata kuliah yang

bersangkutan.

01.02 KURIKULUM

Dokumen yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan atau

Satuan Acara Pengajaran (SAP) yang berlaku di setiap departemen, jurusan,

program studi, bobot satuan kredit semester, prasyarat mata kuliah, kriteria

penilaian evaluasi (EDOM), bahan ajar wajib, buku pedoman serta

pendukung lainnya yang berasal dari terbitan fakultas atau lembaga penerbit

lain.

01.03 PERNYATAAN KULIAH

Dokumen yang berhubungan dengan surat keterangan mahasiswa, seperti:

status mahasiswa terdaftar, lintas fakultas, pertukaran pelajar, KITAS, SKLD,

STM, surat pengantar dan sejenisnya. Mulai dari surat permohonan, sampai

surat pernyataan kuliah diterbitkan.

Page 3: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 3

01.04 CUTI KULIAH

Dokumen yang berhubungan dengan cuti kuliah mahasiswa, mulai

permohonan, persetujuan dari koordinator program studi, penolakan, sampai

dengan surat cuti diterbitkan.

01.05 BERHENTI KULIAH

Dokumen yang berhubungan dengan pemberhentian kuliah, mulai dari

pemrosesan usulan dan pertimbangan dari jurusan/ program studi sampai

dengan surat keputusan fakultas, termasuk yang terkena drop out (DO)

diterbitkan.

01.06 TUGAS AKHIR

Dokumen yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu

persyaratan akademik, meliputi praktik kerja lapangan/ magang, KKN,

(program diploma/ vokasi dan sarjana), skripsi (program sarjana), tesis dan

disertasi (program pascasarjana). Mulai dari penentuan dosen pembimbing,

usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, sampai dengan

pelaksanaan presentasi/ seminar/ ujian.

01.07 DAFTAR NILAI

Dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan ujian tengah dan akhir

semester, meliputi: jadwal ujian, soal-soal ujian, berita acara, hasil ujian,

daftar peserta ujian, tata tertib, dispensasi, ruangan, waktu dan pengawas,

dan sebagainya.

01.08 TRANSKRIP

Dokumen yang berisi tentang pemrosesan transkrip nilai mahasiswa mulai

dari permohonan sampai dengan transkrip nilai mahasiswa diterbitkan.

Page 4: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 4

02. KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS

Dokumen yang berhubungan dengan kesejahteraan mahasiswa di lingkungan fakultas

seperti : beasiswa, keringanan spp/ dpkp, bimbingan dan konseling bursa kerja, dan

fasilitas mahasiswa.

02.00 BEASISWA

Dokumen yang berkenaan dengan dana bantuan bagi mahasiswa, meliputi:

surat penawaran, persyaratan, permohonan usulan, seleksi, hasil keputusan,

pengumuman, pencairan dana, sampai dangan pelaporannya.

02.01 KERINGANAN

Dokumen yang berhubungan dengan keringanan/ cicilan/ pembebasan spp/

dpkp mahasiswa di lingkungan fakultas, meliputi: surat permohonan,

persetujuan/ penolakan, sampai hasil akhir/ pelaporan.

02.02 BIMBINGAN DAN KONSELING

Dokumen yang berkenaan dengan proses pemberian bimbingan dan

konseling kepada mahasiswa.

02.03 BURSA KERJA

Dokumen yang berkenaan dengan peluang kerja untuk mahasiswa, informasi

kesempatan kerja yang ditawarkan oleh berbagai perusahaan atau lembaga

pemerintahan.

02.04 FASILITAS MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan sarana dan fasiltas mahasiswa, seperti:

asrama, kesehatan, fasilitas transportasi dalam kampus (bis kampus), anggota

perpustakaan, dan asuransi. Berkas fasilitas mahasiswa mulai dari

permohonan, persetujuan/ penolakan, sampai pelaporannya

Page 5: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 5

03. SARANA PERKULIAHAN

Dokumen yang berhubungan dengan sarana penunjang dengan proses belajar

mengajar seperti: laboratorium dan perpustakaan.

03.00 LABORATORIUM

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium, mulai dari

pengadaan barang sampai dengan operasional penggunaan peralatan

laboratorium, seperti: jadwal, berkas peminjaman alat dan lain sebagainya.

03.01 PERPUSTAKAAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan mulai dari

pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerja sama

dalam maupun luar negeri, meliputi surat permohonan, pelaksanaan kegiatan

sampai laporannya.

04. EKSTRAKURIKULER MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan

fakultas, meliputi: organisasi kemahasiswaan, mahasiswa berprestasi, karya tulis

ilmiah, pelatihan, studi banding, bakat dan minat dari permohonan, pemrosesan

hingga hasil akhir/ pelaporannya.

04.00 KEORGANISASIAN MAHASISWA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan organisasi kemahasiswaan di

lingkungan Fakultas, seperti: Senat Mahasiswa (SM), dan Badan Perwakilan

Mahasiswa (BPM), meliputi : Surat keputusan pendirian keorganisasian, AD/

ART, program kerja dan lain sebagaianya.

04.01 MAHASISWA BERPRESTASI

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemilihan mahasiswa berprestasi,

meliputi: berkas pengumuman, persyratan, pendaftaran, seleksi, dan hasil

pemilihan (laporan).

Page 6: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 6

04.02 KARYA TULIS ILMIAH MAHASISWA

Dokumen yang berkenaan dengan karya tulis ilmiah yang diikuti mahasiswa,

seperti: lomba karya ilmiah antar mahasiswa, dan lomba-lomba lainnya,

meliputi pengumuman, persyaratan, pelaksnaan dan laporan kegiatan.

04.03 PELATIHAN

Dokumen yang berkaitan dengan pelatihan mahasiswa, meliputi: berkas

permohonan, pembentukan kepanitiaan, makalah, pertanggungjawaban

keuangan dan laporan kegiatan.

04.04 STUDI BANDING

Dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan studi banding mahasiswa,

mulai dari surat izin instansi sampai dengan pelaporan kegiatan.

04.05 BAKAT/ MINAT MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan berbagai kegiatan ekstrakurikuler

mahasiswa, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan, sampai dengan

pelaporannya.

05. PENYERAHAN IJAZAH/ SERTIFIKAT

Dokumen yang berhubungan dengan proses wisuda dan pembuatan ijzah/ sertifikat.

05.00 WISUDA

Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari

pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk

persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda, undangan, waktu, tempat, dan

susunan acara.

05.01 IJAZAH/ SERTIFIKAT

Dokumen yang berhubungan dengan permohonan ijazah dan sertifikat, mulai

dari proses permohonan sampai dengan pembuatan ijasah hingga ijazah/

sertifikat diterbitkan.

Page 7: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 7

06. DATA DAN ALUMNI

Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing jurusan

dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk yang

berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa dan persatuan orang tua

mahasiswa.

06.00 DATA DAN ALUMNI

Dokumen yang berisi tentang biodata lengkap para lulusan di masing-masing

jurusan dan program studi, termasuk nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan,

termasuk yang berhenti kuliah, DO dan pemutakhiran data mahasiswa.

06.01 PERSATUAN ORANG TUA MAHASISWA

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan persatuan orang tua mahasiswa,

mahasiswa dan alumni.

07. PERSONAL FILE MAHASISWA (STUDENT RECORDS)

Dokumen yang berkenaan dengan personil file mahasiswa meliputi :

a. Berkas pendaftaran (terdiri: foto copi ijazah SMU, kartu ujian, dst)

b. Isian Rencana Studi (IRS) dan atau Form Rencana Studi (FRS)

c. Permohonan (keringanan, beasiswa dan seterusnya)

d. Surat keterangan

e. Daftar nilai semester (DNS)

f. Fotocopy transkrip akademik

g. Fotocopy ijasah akademik, dan sejenisnya.

Page 8: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 8

PPM : PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAAT

00. PENELITIAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penelitian , meliputi peraturan yang

berlaku dalam kontrak/ perjanjian dalam pelaksanaaan penelitian, usulan penelitian,

pelaksanaan penelitian, sampai dengan evaluasi dan laporan hasil penelitian baik

secara materi, maupun keuangan serta hasil yang telah dipublikasikan maupun tidak.

01. PENGABDIAN/ PELAYANAN PADA MASYARAKAT

Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan program pengabdian pada

masyarakat, meliputi: kelembagaan (pendirian lembaga kajian atau pusat studi),

pendidikan pada masyarakat (kursus atau pelatihan mulai dari: penyebaran brosur;

pendaftaran peserta; jadwal acara; penentuan instruktur; kumpulan makalah;

pelaksanaan kursus sampai dengan evaluasi dan pelaporan), pelayanan pada

masyarakat (misalnya: pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau lembaga,

termasuk penyuluhan, penerangan, dan bakti sosial bagi masyarakat), penerapan hasil

penelitian teknologi, seni dan budaya, serta pengembangan wilayah terpadu.

Termasuk juga kuliah kerja nyata dan kerjasama dengan lembaga lain baik dalam

maupun luar negeri, misalnya: dengan lembaga profesi, seperti: Masyarakat

Linguistik Indonesia, Himpunan Sarjana Kesusastraan Indonesia, dan sebagainya.

01.00 KELEMBAGAAN

Dokumen yang berkaitan dengan pendirian lembaga kajian atau pusat studi,

laporan kegiatan operasional, dan sejenisnya.

01.01 PELATIHAN/ SEMINAR

Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan kursus atau pelatihan,

mulai dari penyebaran brosur, pendaftaran peserta, jadwal acara, penentuan

pembicara/ instruktur, kumpulan makalah, pelaksanaan kursus sampai dengan

evaluasi dan pelaporan.

01.02 KONSULTASI

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan operasional para konsultan atau

pengajar yang memberikan pelayanan konsultasi ilmiah bagi masyarakat atau

lembaga, termasuk permintaan lembaga pendidikan lain untuk memberikan

Page 9: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 9

konsultasi dan pengajaran tentang keahlian tertentu, meliputi : berkas

permohonan, pelaksanaan sampai dengan pelaporan.

01.03 PENYULUHAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyuluhan, penerangan dan bakti

sosial kepada masyarakat, mulai dari surat izin, surat tugas, undangan

pelaksanaan kegiatan sampai dengan pelaporan dan sertifikat.

01.04 KERJA SAMA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kerjasama dengan lembaga lain

baik dalam maupun luar negeri, termasuk dengan lembaga profesi.

01.05 BANTUAN SOSIAL

Dokumen yang berkaitan dengan bantuan kepada atau dari pihak lain,

misalnya: bantuan tenaga ahli, keuangan, sumbangan, dan lain-lain.

Page 10: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 10

KEU : KEUANGAN

00. RENCANA ANGGARAN BELANJA

Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan rencana anggaran, antara lain daftar

usulan kegiatan (DUK) dan daftar usulan proyek (DUK), meliputi: usulan program

masing-masing unit kerja, dan lembar kerja, sedangkan daftar usulan projek (DUP)

meliputi: petunjuk penyusunan DUP, usulan program kerja masing-masing unit kerja,

usulan projek lembar kerja TOR, revisi DUP dan petunjuk pelaksanaan DUP.

01. PENERIMAAN

Dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dana dari masyarakat, meliputi:

registrasi (pendaftaran mahasiswa baru dan registrasi ulang bagi mahasiswa lama

antara lain: Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Dana

Kesejahteraan dan Fasilitas Mahasiswa (DKFM), Dana Peningkatan Kualitas

Pendidikan (DPKP), denda keterlambatan, ijazah, uang wisuda, dan sumber lain

(bukti penerimaan dari usaha atau bantuan pihak lain, termasuk biaya pembuatan dan

penerjemahan transkrip maupun ijazah, dana titipan bantuan dalam dan luar negeri,

sewa tempat fotokopi, keuntungan kantin, koperasi, hasil kerjasama, dan bunga

bank).

01.00 PENDAFTARAN MAHASISWA/ REGISTRASI

Dokumen yang berhubungan dengan registrasi (pendaftaran mahasiswa baru

dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan,

pelaksanaan sampai pelaporannya.

01.01 BIAYA KULIAH

Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang sumbangan

pembinaan pendidikan (SPP)/ biaya operasional pendidikan (BOP), dana

kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas

pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan pembayaran dan

kembalian uang kuliah mahasiswa.

01.02 BIAYA WISUDA

Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran wisuda.

Page 11: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 11

01.03 SUMBER LAIN

Dokumen yang berkaitan dengan bukti penerimaan dari usaha atau bantuan

pihak lain, termasuk hasil kerjasama dan bunga bank.

02. REALISASI ANGGARAN

Dokumen yang berkenaan dengan pelaksanaan anggaran antara lain: Daftar Isian

Kegiatan (DIK) dan Daftar Isian Projek/ Petunjuk Operasional (DIP/ PO). DIK

meliputi: konsep DIK, NET DIK, Revisi DIK. Sedangkan DIP/ PO meliputi:

petunjuk penyusunan DIP, konsep DIP, hasil pembahasan, NET DIP/ PO, dan revisi

DIP/ PO.

02.00 BELANJA PEGAWAI

Dokumen yang berhubungan dengan belanja pegawai meliputi : bukti

pengeluaran gaji/ remunerasi, insentif, tunjangan jabatan, dan tunjangan hari

raya/ THR.

02.01 BELANJA PERJALANAN

Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran

untuk operasional di bidang akademik, penelitian, pengabdian pada

masyarakat dan kemahasiswaan, mulai dari berkas permohonan/ pengajuan,

pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporannya, termasuk surat perintah

perjalanan dinas (SPPD), pembuatan paspor atau visa serta pembebasan biaya

viskal dan sejenisnya.

02.02 BELANJA BARANG

Dokumen yang berhubungan dengan realisasi anggaran dan bukti pengeluaran

untuk pembelian barang, seperti:

a. kendaraan bermotor, g. komputer,

b. sound system, h. OHP,

c. recording, i. kamera,

d. fotokopi, j. AC,

e. konsumsi rapat, termasuk air minum k. Biaya percetakan

f. ATK,

Page 12: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 12

02.03 BELANJA PEMELIHARAAN

Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti

pengeluaran untuk pengadaan sarana dan prasarana, seperti: pembangunan

gedung dan ruangan, pembelian kendaraan, pembelian komputer, ATK, atap

bocor, servis kendaraan, dan lain-lain.

02.04 PEMELIHARAAN SARANA

Dokumen yang berhubungan dengan rancangan anggaran dan bukti

pengeluaran untuk pemeliharaan sarana dan prasarana, termasuk pengadaan

dan pengembangan sarana dan prasarana, seperti: rehabilitasi gedung dan

ruangan, penambahan ruang kuliah, dan lain-lain.

02.05 PAJAK

Dokumen yang berhubungan dengan pembayaran restribusi dan penyetoran

pajak, meliputi: bantuan pajak, pajak penghasilan, pajak bumi dan bangunan,

dan lain-lain.

03. LAPORAN KEUANGAN

Dokumen yang berkaitan dengan laporan dan hasil evaluasi keuangan, baik yang

dilakukan secara internal maupun akuntan publik, termasuk rekening koran dari

bank.

Page 13: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 13

SDM : SUMBERDAYA MANUSIA

00. PENGADAAN PEGAWAI

00.00 ANALISA/ PERENCANAAN KEBUTUHAN

Dokumen yang berkaitan dengan analisa kebutuhan pegawai (dosen dan

karyawan), mulai dari perencanaan sampai dengan pengangkatan (pegawai

tetap, tidak tetap, honorer, dsb).

00.01 PENERIMAAN

Dokumen yang berkaitan dengan proses penerimaan pegawai, mulai dari

pengumuman, surat lamaran dan pemanggilan peserta tes, pelaksanaan ujian

tertulis/ lisan, keputusan hasil ujian, usul pengangkatan dari unit kerja, nota

usul ke BAKN/ Presiden, dan SK Presiden.

a. Surat lamaran dan panggilan

b. Surat pernyataan presetujuan (SPP/ lolos butuh)

c. Usul pengangkatan dari unit kerja

d. Nota usul ke BAKN/ Presiden

e. SK Presiden

00.02 PENGANGKATAN

Dokumen yang berkaitan dengan proses pengangkatan pegawai, mulai dari

usulan permohonan pengangkatan pegawai, usul pengangkatan calon pegawai

negeri sipil (CPNS) atau pegawai negeri sipil (PNS), surat keterangan hasil

penelitian khusus/ litsus/ screening, perintah pemeriksaan kesehatan, SK

pengangkatan CPNS, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat golongan atau

jabatan.

a. Usul permohonan pengangkatan pegawai

b. Usul permohonan pengangkatan CPNS

c. Penelitian khusus/ litsus/ screening

d. Perintah pemeriksaan kesehatan

e. SK pengangkatan CPNS

f. Kenaikan gaji berkala

g. Kenaikan pangkat/ golongan/ jabatan

h. Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/ fungsional.

Page 14: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 14

01. PENEMPATAN PEGAWAI

Dokumen berkenaan dengan penempatan pegawai, pemindahan/ mutasi pegawai dan

sejenisnya.

01.00 PENEMPATAN PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan proses penempatan pegawai di lingkungan

Universitas Indonesia.

01.01 PEMINDAH/ MUTASI

Dokumen yang berkaitan dengan proses pemindahan tugas jabatan antar unit

kerja, termasuk tenaga yang diperbantukan atau dipekerjakan dari atau keluar

organisasi, baik bersifat tetap maupun sementara, mulai dari usulan/

permohonan, persetujuan, pelantikan, sampai surat keputusan diterbitkan/

dikeluarkan. Termasuk mutasi keluarga, seperti: nikah , anak, dan cerai dan

lain sejenisnya.

02. PEMBINAAN

Dokumen yang berkenaan dengan pembinaan bagi pegawai fakultas, meliputi:

peninjauan masa kerja, disiplin pegawai (seperti daftar hadir, rekap hadir, catatan

pelanggaran), penilaian dan penetapan angka kredit, DP3, tugas belajar, ujian dinas

pegawai, kesempatan pendidikan, daftar urutan kepangkatan dan pemberian

penghargaan untuk pegawai. Catatan pelanggaran meliputi: sanksi dan rehabilitasi.

Sanksi meliputi: teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas, penundaan

gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat, pembebasan jabatan

sampai dengan scorsing. Sedangkan rehabilitasi meliputi pemulihan status

kepegawaian apabila yang bersangkutan terbebas dari pelanggaran.

02.00 PENINJAUAN MASA KERJA

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/ pemrosesan peninjauan masa

kerja pegawai.

Page 15: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 15

02.01 DISIPLIN PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan disiplin pegawai, antara lain: tata tertib

pegawai, daftar hadir/ absensi dan catatan pelanggaran.

02.02 PENILAIAN/ PENETAPAN ANGKA KREDIT

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan penilaian/ penetapan angka

kredit pegawai.

02.03 DAFTAR PENILAIAN PEKERJAAN (DP3)

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan daftar penilaian pekerjaan

pegawai.

02.04 TUGAS BELAJAR

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan tugas belajar seperti : tugas

belajar program diploma, strata satu, stratas dua, mulai dari surat

permohonan, persetujuan/ penolakan, izin belajar, hasil akhir, fotokopi ijazah,

sampai dengan pelaporannya.

02.05 DIKLAT/ KURSUS/ WORKSHOP/ STUDI BANDING

Dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan/

kursus pegawai, seperti diklat persiapan kerja, penyesuaian tugas, kenaikan

golongan, penyesuaian ijazah, manajemen, kearsipan, komputer, akuntansi,

penataran, simposium dan lain sejenisnya, mulai dari berkas usulan/

permohonan, pelaksanaan, sampai dengan evaluasi dan penyusunan laporan.

02.06 UJIAN DINAS PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan/ pemrosesan ujian dinas

pegawai.

02.07 DAFTAR URUT KEPANGKATAN

Dokumen yang berkaitan dengan daftar urut kepangkatan pegawai.

02.08 SANKSI/ HUKUMAN

Dokumen yang berkaitan dengan catatan pelanggaran sampai hukuman

pegawai, mulai dari teguran lisan, peringatan tertulis, pernyataan tidak puas,

Page 16: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 16

penundaan gaji berkala, penurunan gaji, penundaan kenaikan pangkat,

penurunan pangkat, penurunan jabatan dan pencabutan jabatan.

02.09 REHABILITASI

Dokumen yang berkenaan dengan proses penyelesaian keberatan pegawai

sampai usulan dan pelaksanaan pemulihan status kepegawaian.

02.10 PENGHARGAAN PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengurusan penghargaan pegawai,

meliputi: tanda jasa/ penghargaan dan piagam penghargaan.

03 KESEJAHTERAAN

Dokumen yang berkenaan dengan bantuan kesejahteraan bagi dosen dan karyawan,

meliputi: pelayanan, pemeliharaan kesehatan pegawai, pelayanan asuransi pegawai,

bantuan dinas/ sosial, pelayanan tabungan perumahan, termasuk tunjangan dan cuti

bagi dosen dan karyawan. Tunjangan meliputi: tunjangan transport, tunjangan

profesional, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, dan tunjangan lembur. Sedangkan

cuti meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti besar, dan cuti alasan

penting, serta cuti di luar tanggungan negara (CTLN).

03.00 CUTI PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan cuti pegawai, seperti: cuti tahunan, sakit,

cuti bersalin, cuti besar (umroh dan menunaikan ibadah haji), cuti alasan

penting (keluarga sakit keras, keluarga meninggal dunia, melangsungkan

perkawinan yang pertama), cuti sakit dan cuti di luar tanggungan negara,

mulai dari permohonan/ pengusulan sampai dengan pelaksanaan cuti.

03.01 IZIN PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan izin pegawai, mulai dari permohonan/

pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.

03.01 TABUNGAN PERUMAHAN

Dokumen yang berkaitan dengan tabungan perumahan untuk pegawai.

03.02 KESEHATAN/ ASURANSI PEGAWAI

Page 17: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 17

Dokumen yang berkaitan dengan kesehatan/ asuransi pegawai, seperti:

program Jamsostek, askes, dan sejenisnya, mulai dari permohonan/

pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.

03.03 BANTUAN SOSIAL

Dokumen yang berkaitan dengan bantuan sosial bagi pegawai, seperti :

tunjangan pernikahan, melahirkan, baju dinas, dan kematian dan sejenisnya,

mulai dari permohonan/ pengusulan, pelaksanaan sampai dengan laporannya.

04. PENGHASILAN PEGAWAI

Dokumen yang berkenaan dengan penghasilan pegawai, meliputi gaji, tunjangan,

dan lembur pegawai.

04.00 GAJI

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan gaji pegawai, kenaikan gaji

berkala, penyesuaian tunjungan keluarga dan sejenisnya.

04.01 TUNJANGAN

Dokumen yang berkaitan dengan tunjangan pegawai seperti: tunjangan

jabatan, tunjangan resiko pekerjaan, remunerasi pegawai dan sejenisnya,

mulai dari permohonan/ pengusulan, pelaksanaan sampai dengan surat

keputusan diterbitkan/ dikeluarkan.

04.02 LEMBUR

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan lembur.

05 ADMINISTRASI PEGAWAI

Dokumen yang berkenaan dengan berbagai kegiatan yang menyangkut kegiatan

administratif pegawai, seperti: perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri,

pembuatan kartu pegawai dan bukti pegawai, data atau identitas kepegawaian, dan

keanggotaan organisasi profesi atau kedinasan pegawai.

05.00 PERJALANAN DINAS

Dokumen yang berhubungan dengan perjalanan dinas pegawai, meliputi:

permohonan paspor, dan sejenisnya.

Page 18: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 18

05.01 KARTU PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan kartu pegawai/ tanda pengenal.

05.02 IDENTITAS PEGAWAI

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan identitas pegawai

05.03 KEANGGOTAAN ORGANISASI/ PARTAI POLITIK

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan keanggotaan organisasi/ partai

politik pegawai.

06. PEMBERHENTIAN PEGAWAI

Dokumen yang berkenaan dengan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian

atau pengunduran diri sebagai pegawai dengan alasan dan pertimbangan tertentu

seperti: atas permintaan sendiri, tidak atas permintaan sendiri, baik dengan hormat

maupun tidak hormat, pensiun, dan wafat.

06.00 ATAS PERMINTAAN SENDIRI

Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai atas permintaan

sendiri, termasuk diberhentikan dengan hormat.

06.01 TIDAK ATAS PERMINTAAN SENDIRI

Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena pemutusan

hubungan kerja, termasuk diberhentikan dengan hormat dan tidak dengan

hormat.

06.02 PENSIUN

Dokumen yang berkaitan dengan proses pemberhentian pegawai karena

pensiun, meliputi pensiun pegawai, pensiun janda/ duda dan pensiun anak.

06.03 WAFAT

Dokumen yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai karena wafat.

Page 19: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 19

07. PERSONIL FILE PEGAWAI

Dokumen yang berkenaan dengan personal file pegawai meliputi :

a. Lamaran,

b. Nota persetujuan,

c. BAKN,

d. SK pengangkatan,

e. CPNS,

f. Hasil pengujian kesehatan,

g. SK pengangkatan PNS,

h. SK kenaikan pangkat,

i. Surat pernyataan melaksanakan tugas atau menduduki jabatan,

j. SK pengangkatan dalam dan atau pemberhentian dari jabatan struktural/

fungsional,

k. SK pengangkatan wilayah kerja,

l. SK perpindahan antar instansi,

m. SK peninjauan masa kerja,

n. SK cuti CTLN,

o. Berita acara pemeriksaan,

p. SK hukuman jabatan/ hukuman disiplin PNS,

q. SK perbantuan kepala daerah otonomi atau instansi lain,

r. SK pemberian tanda jasa,

s. SK penarikan kembali dari perbantuan,

t. Kartu induk PNS,

u. Fotokopi ijazah/ sertifikat,

v. SK penempatan atau penarikan pegawai,

w. SK pengangkatan pada jabatan kedinasan di luar instansi,

x. SK persetujuan/penugasan kembali,

y. Cuti CTLN.

z. Pensiun/ meninggal

Page 20: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 20

Page 21: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 21

OTL : ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

00. ORGANISASI

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan organisasi fakultas mulai dari akte

pendirian, kelembagaan (seperti: sejarah pendirian fakultas, termasuk SK pendirian

universitas/jurusan, program studi, statuta, dan sebagainya) rencana induk

pengembangan (rencana induk universitas dan pengembangan fakultas, seperti:

rencana strategi dan pengembangan tiap-tiap jurusan dan program studi/lokakarya),

dan akreditasi (tiap-tiap jurusan dan program studi, termasuk borang yang

dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN)).

00.00 PEMBENTUKAN/ PERUBAHAN/ PENGHAPUSAN

Dokumen yang berkaitan dengan masalah pembentukan/ perubahan/

penghapusan unit kerja di lingkungan Universitas Indonesia, seperti: akta

pendirian/ perubahan/ penghapusan, mulai dari usulan/ permohonan,

pelaksanaan, sampai surat keputusan diterbitkan/ dikeluarkan.

00.01 RENCANA INDUK PENGEMBANGAN

Dokumen yang berhubungan dengan rencana induk universitas dan

pengembangan fakultas, seperti: rencana strategis dan pengembangan tiap-

tiap jurusan dan program studi.

00. 02 AKREDITASI

Dokumen yang berhubungan dengan Borang Akreditasi Nasional tiap-tiap

jurusan dan program studi, mulai dari pengusulan, persyaratan, kelengkapan

berkas sampai dengan hasil akhirnya.

Page 22: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 22

02. TATA LAKSANA

Dokumen yang berisikan tata laksana universitas, meliputi: pembakuan sistem,

program kerja, standarisasi, tata ruang, protokoler, tata persuratan, pengurusan surat,

penggandaan, dan unit kearsipan.

02.00 PEMBAKUAN SISTEM

Dokumen yang berkaitan dengan proses penetapan sistem ketatalaksanaan di

lingkungan universitas/ fakultas, seperti:

a. Sistem Informasi Akademik Kemahasiswaan,

b. ORACLE,

c. Pedoman/ panduan universitas/ fakultas,

d. Tata persuratan

e. Sistem Manajemen Kearsipan,

f. Pola Klasifikasi Dokumen,

g. Jadwal Retensi Arsip (JRA),

h. Sistem Keuangan,

i. Sistem Akademik (SIAK),

j. Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG)

k. LONTAR

l. Dokumen Manajemen Sistem (DMS)

m. Sistem Pelayanan Hak Kekayaan Intelektual (SIYANKI)

n. Sistem Informasi Riset dan Pengabdian Masyarakat (SIRIP)

o. Pedoman Operasional Baku (POB)

02.01 PROGRAM KERJA

Dokumen yang berhubungan dengan daftar usulan rencana kegiatan dari

masing-masing unit kerja yang disusun secara periodik, termasuk:

a. bahan rapat pimpinan,

b. rapat kerja,

c. rapat koordinasi,

d. risalah rapat pimpinan

Page 23: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 23

02.02 STANDARISASI

Dokumen yang berkaitan dengan standarisasi, antara lain: standarisasi sarana

dan prasarana (peralatan kerja dan formulir), standarisasi anggaran dan

sejenisnya.

02.03 TATA RUANG/ LAY OUT

Dokumen yang berkaitan dengan penyusunan tata ruang/ lay out.

03. PROTOKOL

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan protokoler, meliputi: undangan baik

yang berakibat langsung, maupun tidak langsung terhadap operasional organisasi,

termasuk ucapan terima kasih, ucapan selamat, permohonan maaf, berita duka cita,

dan pengumuman atau pemberitahuan.

03.00 UPACARA/ ACARA

Dokumen/ sambutan/ makalah yang berkaitan dengan kegiatan upacara/

acara, meliputi:

a. upacara hari besar nasional,

b. HUT fakultas/ universitas,

c. acara-acara pimpinan,

d. pelantikan

e. serah terima jabatan

03.01 KUNJUNGAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kunjungan, baik dari dan ke luar

instansi/ fakultas/ universitas, meliputi surat permohonan/ pengajuan,

pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.

Page 24: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 24

04. PENGURUSAN SURAT

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan dan pencatatan dokumen

masuk dan keluar, seperti: buku agenda, lembar surat pengantar dan formulir.

04.00 BUKU AGENDA/ DATA BASE

Dokumen yang berisi tentang pengurusan buku agenda surat masuk dan surat

keluar.

04.01 LEMBAR SURAT PENGANTAR

Dokumen/ lembar surat pengantar yang berisi penerimaan surat.

04.02 FORMULIR

Dokumen yang berkaitan dengan bukti permintaan dan pengeluaran barang,

seperti:

a. lembar dispensasi,

b. formulir permintaan/ pengeluaran barang,

c. bukti penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor.

04.03 PENGGANDAAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penggandaan, meliputi: fotokopi,

reproduksi dan percetakan/ penjilidan.

05. UNIT KEARSIPAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan di unit kearsipan, meliputi:

pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan, pemusnahan arsip, peminjaman,

dan pelayanan informasi. Termasuk berita acara pemusnahan dan pembinaan

terhadap pelaksanaan di fakultas.

05.00 PEMINDAHAN ARSIP KE UNIT KEARSIPAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemindahan arsip mulai dari

berkas permohonan, persyaratan (daftar pertelaan rekod (DPR) berita acara

(BA), pelaksanaan, sampai dengan laporan kegiatan.

Page 25: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 25

05.01 PEMINJAMAN ARSIP

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan peminjaman arsip, mulai dari

permohonan, persetujuan/ penolakan sampai pelaporannya.

05.02 PENYUSUTAN/ PEMUSNAHAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penyusunan arsip mulai dari

permohonan dan persetujuan penyusutan serta berita acara daftar pertelaan

arsip, sampai dengan pelaporannya.

08.03 PEMBINAAN

Dokumen yang berkaitan dengan penyuluhan dan pemantauan pelaksanaan

kearsipan di lingkungan universitas/ fakultas.

Page 26: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 26

HKP : HUKUM DAN PENGAWASAN

Dokumen yang berhubungan dengan hukum dan pengawasan. Dokumen yang

berhubungan dengan hukum meliputi: undang-undang, peraturan pemerintah,

keputusan presiden, instruksi presiden, surat edaran, peraturan menteri, keputusan

menteri, instruksi menteri, keputusan dan peraturan pimpinan Universitas Indonesia,

tentang kontrak kerja dengan lembaga lain baik dalam maupun luar negeri.

Sedangkan pengawasan meliputi pengawasan internal dan eksternal.

00. UNDANG-UNDANG

Dokumen yang berhubungan dengan terbitan undang-undang yang dikeluarkan oleh

pemerintah.

01. PERATURAN-PERATURAN

Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh

pemerintah, universitas, dan fakultas.

01.00 PERATURAN PEMERINTAH

Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/

dikeluarkan oleh pemerintah.

01.01 PERATURAN UNIVERSITAS

Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/

dikeluarkan oleh universitas.

01.03 PERATURAN FAKULTAS

Dokumen yang berhubungan dengan peraturan-peraturan yang diterbitkan/

dikeluarkan oleh fakultas.

02. KEPUTUSAN-KEPUTUSAN

Dokumen yang berhubungan dengan keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh

lembaga resmi pemerintah, universitas dan fakultas.

02.00 SURAT KEPUTUSAN PEMERINTAH

Dokumen yang berkenaan dengan keputusan presiden/ pemerintah, termasuk

keputusan menteri, gubernur dan lain sejenisnya.

Page 27: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 27

02.01 SURAT KEPUTUSAN UNIVERSITAS

Dokumen yang berkenaan dengan keputusan universitas, seperti keputusan,

Rektor, MWA, SAU, DGB dan lain sejenisnya, mulai dari pemrosesan

sampai dengan surat keputusan diterbitkan.

02.02 KEPUTUSAN FAKULTAS

Dokumen yang berkenaan dengan pemrosesan keputusan dekan, surat

keputusan pengangkatan dan pemberhentian, skripsi/ tesis/ desertasi,

kepanitiaan, kesejahteraan pegawai, kemahasiswaan, kepegawaian dan lain

sejenisnya.

02.03 INSTRUKSI-INSTRUKSI PEMERINTAH

Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang menjalankan suatu

perintah tertulis.

Page 28: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 28

03. INSTRUKSI-INSTRUKSI

Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, universitas, dan fakultas.

03.00 INSTRUKSI PEMERINTAH

Dokumen yang berhubungan dengan instruksi pemerintah, menteri, dan lain

sejenisnya yang dikeluarkan oleh pemerintah.

03.01 INSTRUKSI UNIVERSITAS

Dokumen yang berhubungan dengan instruksi yang dikeluarkan/ diterbitkan

oleh Universitas Indonesia.

03.02 INSTRUKSI UNIVERSITAS

Dokumen yang berhubungan dengan instruksi lembaga resmi dikeluarkan/

diterbitkan oleh Universitas Indonesia, misalnya: instruksi Rektor, MWA dan

sejenisnya.

04. SURAT EDARAN

Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan kegiatan yang

dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, universitas dan fakultas.

04.00 SURAT EDARAN PEMERINTAH

Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan

kegiatan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

04.01 SURAT EDARAN UNIVERSITAS

Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan

kegiatan yang dikeluarkan/ diterbitkan oleh universitas.

04.02 SURAT EDARAN FAKULTAS

Dokumen yang berhubungan dengan surat edaran tentang pelaksanaan

kegiatan yang dikeluarkan/ diterbitkan oleh fakultas di lingkungan UI.

05. KERJASAMA

Dokumen yang berhubungan dengan perikatan/ perjanjian/ kontrak dengan pihak

intern maupun ekstern di lingkungan fakultas, meliputi:

Page 29: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 29

a. perjanjian sewa/ kontrak/ beli,

b. kerjasama surat perintah kerja (SPK),

c. surat kuasa

d. pengertian bersama (MOU).

06. PENGAWASAN

Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan, baik yang dilakukan secara

internal dan eksternal di lingkungan Universitas Indonesia.

06.00 PENGAWASAN INTERNAL

Dokumen yang berhubungan dengan proses pengawasan yang dilakukan oleh

unit fungsional pengawasan mulai dari persiapan sampai dengan laporan akhir

pengawasan, meliputi:

a. pendidikan,

b. sumber daya manusia,

c. keuangan,

d. sarana dan prasarana,

e. laporan akhir tahunan

f. laporan tengah tahunan

g. laporan akhir jabatan

06.01 PENGAWASAN EKSTERNAL

Dokumen yang berkaitan dengan proses pengawasan yang dilaksanakan oleh

lembaga pengawasan/ pemeriksaan dari luar fakultas, mulai dari penunjukan,

persiapan sampai dengan laporan hasil, umpamanya: pemeriksaan oleh akuntan

publik.

07. PELANGGARAN

Dokumen yang berhubungan dengan jenis kegiatan pelanggaran akademik dan non

akademik.

07.00 AKADEMIK

Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan

kegiatan akademik, misalnya

Page 30: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 30

a. plagiat,

b. pemalsuan tanda tangan ijasah

07.01 NON AKADEMIK

Dokumen yang berhubungan dengan pelanggaran yang terkait dengan di luar

kegiatan akademik, misalnya:

a. pelanggaran keuangan (manipulasi)

b. meninggalkan tugas dinas.

07.02 KASUS PIDANA

Dokumen yang berkaitan dengan tindak pidana yang melibatkan pegawai,

mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan keputusan pengadilan.

07.03 KASUS PERDATA

Dokumen yang berkaitan dengan sengketa keperdataan yang melibatkan

lembaga dengan pihak lain, mulai dari awal pemeriksaan sampai dengan

keputusan pengadilan.

Page 31: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 31

HMI : HUMAS DAN INFORMATIKA

00. HUMAS (HUBUNGAN MASYARAKAT)

Dokumen yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, meliputi:, pemberitaan

(meliputi: radio, pers, TV), pameran (meliputi: pembangunan, pendidikan, mitra

kerja/ partisipasi), publikasi/ penerbitan (meliputi: majalah, booklet/ leaflet, sponsor

dan lain-lain), informatika, dan dokumentasi.

01. PEMBERITAAN

Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan fakultas/

universitas melalui radio, pers dan televisi.

01.00 RADIO

Dokumen yang berhubungan dengan pemberitaan terhadap segala kegiatan

fakultas/ universitas kepada pihak luar melalui radio, pers, television, internet,

dan sejnisnya mulai dari pemberitahuan, sampai pelaporannya.

01.01 PAMERAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pameran terhadap segala

kegiatan fakultas/ universitas, meliputi: pameran pembangunan, pendidikan

dan mitra kerja/ partisipasi.

01.02 PUBLIKASI/ PENERBITAN

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan publikasi/ penerbitan terhadap

segala kegiatan fakultas/universitas, meliputi: majalah, booklet/ leaflet dan

sponsor.

02. INFORMATIKA

Dokumen yang berkenaan dengan kegiatan informatika, meliputi: statistik,

pengumpulan, pengolahan dan penyajian, mulai dari surat permohonan, pelaksanaan

sampai pelaporannya.

Page 32: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 32

03. DOKUMENTASI

Dokumen yang berhubungan dengan kegiatan fakultas/ universitas, meliputi:

kliping, foto dan audio visual, mulai dari permohonan, pelaksanaan dan

pelaporannya.

Page 33: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 33

LOG : LOGISTIK

00. PERENCANAAN/ ANALISA KEBUTUHAN

Dokumen yang berkaitan dengan perencanaan kebutuhan barang bergerak maupun

barang tidak bergerak.

01. PENGADAAN

Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak dan tidak

bergerak. Barang-barang bergerak meliputi: ATK, kendaraan dinas, telepon, listrik,

meja, kursi, komputer, laptop, overhead projector (OHP), infokus, pesawat televisi,

mesin fotokopi, whiteboard, brangkas, kamera, wireless, dan lain-lain. Sedangkan

barang-barang tidak bergerak seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung,

dan sebagainya.

01.00 BARANG BERGERAK

Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang bergerak,

seperti: perabotan kantor, komputer, kendaraan, mesin kantor, ATK, peralatan

lainya termasuk barang cetakan.

01.01 BARANG TIDAK BERGERAK

Dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang-barang tidak

bergerak, seperti: pembelian tanah, pembangunan ruang, gedung, dan

sebagainya, mulai dari pengusulan/permohonan, pelaksanaan dan

pelaporannya.

02. DISTRIBUSI

Dokumen yang berkaitan dengan proses pendistribusian pendistribusian barang-

barang bergerak, meliputi: perlengkapan kantor, mesin kantor, ATK, komputer,

barang cetakan dan sejenisnya di lingkungan universitas.

03. INVENTARISASI BARANG

Dokumen yang berkaitan dengan inventarisasi barang yang dimiliki universitas/

fakultas, baik barang bergerak maupun yang tidak bergerak.

04. PENGHAPUSAN/ PENYUSUTAN

Page 34: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 34

Dokumen yang berkaitan dengan penghapusan/ penyusutan aset fakultas/ universitas,

baik barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak, mulai dari usulan/

permohonan, persetujuan/ penolakan, pelaksanaan sampai dengan pelaporannya.

Page 35: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 35

RTK : RUMAH TANGGA KANTOR

00. PENGGUNAAN SARANA KANTOR

Dokumen yang berkaitan dengan peminjaman dan penggunaan sarana di lingkungan

fakultas, antara lain: ruangan, peralatan, perlengkapan, fasilitas kendaraan, dan

ruangan rapat.

01. PEMELIHARAAN SARANA KANTOR

Dokumen yang berkaitan dengan sarana pemeliharaan antara lain:tanah milik

fakultas/ universitas, bangunan, perabotan, kendaraan, mesin kantor, kerusakan

peturasan, lampu mati, gambar teknik, kebersihan dan pertamanan (cleaning service

untuk ruangan, lantai dan gedung), keamanan dan ketertiban.

01.00 TANAH

Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/ perawatan tanah milik

fakultas/ universitas.

01.01 BANGUNAN

Dokumen yang berkenaan dengan pemeliharaan/ perawatan bangunan,

gedung, dan ruangan.

01.02 PERABOTAN

Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/ perawatan perabotan.

01.03 KENDARAAN

Dokumen yang berkaitan dengan pemeliharaan/ perawatan kendaraan.

01.04 MESIN KANTOR

Dokumen yang berhubungan dengan pemeliharaan/ perawatan mesin kantor.

01.05 PERALATAN LAINNYA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan/ perawatan peralatan

kantor.

Page 36: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 36

01.06 KEBERSIHAN DAN PERTAMANAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kebersihan di

lingkungan fakultas/ universitas, antara lain:

a. cleaning service,

b. kebersihan ruang,

c. lantai

d. gedung.

01.07 KEAMANAN DAN KETERTIBAN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan dan ketertiban,

meliputi:

a. keamanan parkir,

b. bantuan keamanan,

c. bencana alam,

d. banjir,

e. kebakaran.

01.08 PELAYANAN/ FASILITAS KANTOR

Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan fasilitas kantor, meliputi:

pelayanan pengurusan fasilitas kantor, seperti:

a. listrik,

b. telepon,

c. faksimile,

d. pelayanan rapat-rapat

02. PENGELOLAAN KANTIN

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan kantin di lingkungan fakultas/

universitas, termasuk penawaran tender pengadaan kantin sampai dengan keluarnya

surat izin pengelolaan dari fakultas/ universitas.

03. PENGELOLAAN KOPERASI

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan koperasi baik yang dikelola

pegawai maupun mahasiswa. Kegiatannya meliputi:

a. izin pendirian,

b. susunan kepengurusan,

Page 37: PDP - Arsip Universitas Indonesiaarsip.ui.ac.id/sites/default/files/upload-file/Pedoman_Klasifikasi... · a. Formulir pendaftaran e. ... meliputi berkas permohonan/ pengajuan, ...

______________________________

Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen 37

c. kegiatan operasional, sampai dengan laporan pertanggungjawaban keuangan

dan pembagian sisa hasil usaha (SHU).

04. PENGELOLAAN MUSHOLA

Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan mushola di lingkungan

fakultas, termasuk penggunaan/peminjaman, dan pemeliharaan, mulai dari

permohonan sampai pemrosesan.