Pasos Para Utilizar Microsoft Project 2007

8/13/2019 Pasos Para Utilizar Microsoft Project 2007

1/137


2/137

MICROSOFT

PROJECT 2007ELEMENTOS PRIMORDIALES EN LA GESTION DE

PROYECTOS


3/137

MICROSOFT PROJECT 2007

CREAR UN ARCHIVO

Inicie el programa En el Men Iniciohaga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de lapantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizaruno existente


4/137

En este momento se debe definir si la programacin se har a partirdesde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. !araun proyecto programado desde la fecha de finalizacin" las tareas queno requieran una fecha espec#fica se programarn lo ms tarde posible"en lugar de hacerlo lo ms pronto posible$.

%uando ya tenga toda la informacin clara&

'aga clic en Po!ec"o # In$o%&ci'n (e) Po!ec"o

Enel

cuadro de dilogo que aparece escriba&

Fec*& (e co%ien+oescriba la fecha de comienzo del proyecto. Elprograma calcular automticamente la fecha de fin.

Po,&%& & P&"i (e Esco(a si va a utilizar la programacindesde el inicio o desde el final del proyecto

%uando se programa desde el final del proyecto la fecha que debeponerse es en el cuadro )echa de )in y de(ar constante la )echaInicio del !royecto

!or defecto el programa utilizar la fecha del d#a que aparece en elcuadro Fec*& (e Ho!para iniciar la programacin. *i usted deseainiciar desde otra fecha modif#quela.


5/137

%uan

do

haya terminado haga clic en +ceptar para cerrar el cuadro de dilogo

DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft !ro(ect proporciona tres calendarios base. Estos calendarios

son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un con(unto derecursos" de tareas o al proyecto en general.

E-".n(&/ est establecido de lunes a viernes" de ,&-- a.m. a &--p.m. con una hora libre a medio d#a. Este es el calendariopredeterminado que utiliza el programa para el proyecto" las tareas ylos recursos.

Tuno (e Noc*e/ El calendario laboral est establecido desde las//&-- p.m. hasta las 0&-- a.m. cinco d#as a la semana" con una hora

libre de 1&-- a 2&-- de la ma3ana. 2 *o&-/ est determinado para per#odos de 42 horas todos los d#as

de la semana" sin detenerse.


6/137


7/137

*# solo desea modificar un d#a& En la casilla E3ce4cione-escribael nombre con que identifique el cambio" en las casillas de Co%ien+oy Finescriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un d#a" ustedpuede escribir la duracin de varios d#as" semanas o meses.

%lic en De"&))e-5 En el cuadro que aparece escriba la informacinsobre la excepcin

*i usted marca la excepcin como un d#a laborable" inmediatamentese activar la opcin 5esde y 'asta. !ara escribir la informacin eneste cuadro" haga clic en la casilla donde desea escribir y presione la"ec)& F2.


8/137

!ara terminar clic en aceptar

*i desea modificar un d#a de la semana& 6esalte el d#a de la semanaque desea cambiar presionado la techa S*i$" 6M&!-cu)&-8 y(e-4)&+.n(o-e con )&- $ec*&-5

En la pesta3a Se%&n&- L&1o&)e- escriba el nombre para suidentificacin

%lic enDe"&))e-5

En el siguiente cuadro escriba las caracter#sticas de esta semana ypor ltimo de clic enAce4"&5


9/137

En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizoaparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacinque usted haya ingresado.

En el cuadro de dilogo del calendario" puede observar la convencin

que utiliza !ro(ect para cada caso.

P&& Ce& Un C&)en(&io Nuevo/

7o ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto"crear un calendario donde se defina los d#as que se van a traba(ar" d#asque tiene un mes" horas a la semana" etc.

!ara esto lleve a cabo los siguientes pasos&

%lic en He&%ien"&-8 O4cione- %lic en C&)en(&io5 En el cuadro de dilogo que aparece defina las

condiciones para el proyecto


10/137

%uando haya terminado" d9 clic en Ace4"&5 +bra nuevamente el men He&%ien"&- 8C&%1i& c&)en(&io

L&1o&)5 'aga clic enCe& C&)en(&io

En el cuadro No%1eescriba el nombre con el que vaya a identificarel calendario del proyecto.

*eleccione la opcin Ce& nuevo c&)en(&io 1&-e o active laopcin *&ce un& co4i& (e) c&)en(&io 1&-esi desea adaptar un

calendario existente. %lic en +ceptar


11/137

En la pesta3aSe%&n& )&1o&)e- escriba un nombre que identifique

el calendario y la duracin %lic en De"&))e- 5efina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

*e debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un d#ae(emplo& lunes" domingo$ debe dar clic en Ace4"&para que !ro(ectvaya almacenando la informacin

%uando toda la informacin haya sido ingresada" el calendario aparecercon otro color diferente al que ten#a inicialmente.

*e debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. Elerror ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.


12/137

COMO APLICAR UN CALENDARIO ASE AL PROYECTO

%lic en Po!ec"o8 In$o%&ci'n (e) Po!ec"o En el cuadro C&)en(&io" seleccione el nombre del calendario base

que se aplicar al proyecto. %lic en Ace4"&5


13/137

AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

!or defecto" cuando se abre Microsoft !ro(ect aparece el 5iagrama de:antt. *i esto no ocurre haga clic en Ve # Di&,&%& (e G&n""

;eniendo esta vista abierta escriba el


14/137

:antt de Microsoft !ro(ect. !ara esto la nica condicin que se exige esque las columnas est9n el mismo orden que en la tabla de diagrama de:antt.

El proceso de importacin de tareas es el siguiente&

+brir Excel %lic en Ac*ivo # Nuevo %lic en So)ucione- *o:& (e c.)cu)o o en Marmreo o )

dependiendo de la versin de Excel que est9 mane(ando$ 'aga doble clic en P)&n"i))& (e In$o%&ci'n (e )i-"&- (e "&e&-

(e Mico-o$" Po:ec"57a !lantilla crea un archivo con columnas quecorresponde al 5iagrama de :antt predeterminado de !ro(ect.

Escriba las tareas y la informacin necesaria y luego guarde elarchivo. %uando ya haya escrito toda la informacin del proyecto"vuelva a Microsoft !ro(ect.


15/137

'aga clic en A1i y vaya a la ubicacin del equipo donde hayaguardado la lista de tareas en Excel. En el cuadro Ti4o (e Ac*ivo-seleccione los )i1o- (e Mico-o$" E3ce)6con e3"en-i'n ;53)-8


16/137

'aga doble clic en el archivo y le aparecer el A-i-"en"e 4&&I%4o"&ci'n5

'aga clic en Si,uien"e 'aga clic en la P)&n"i))& (e E3ce) (e) 4o!ec"oy a continuacin clic

en -i,uien"e5


17/137

Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto"anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en elproyecto activo.

+ continuacin haga clic en Fin&)i+&5

ORGANIUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista detareas" por lo tanto el programa est preparado para organizar lastareas con una estructura (errquica desde la perspectiva ms amplia ala ms detallada.

7as tareas se dividen en dos tipos&

T&e& (e Re-u%en/*on tareas con un nivel superior al de las otrastareas.


18/137

E(emplo& Excavacin de - 8 4 m" instalacin de mesn de aceroinoxidable.

?5 Conve"i un& "&e& en un& -u1"&e&/

*e3ala la tarea que vaya a modificar En Po!ec"ohaga clic en E-@ue%& %lic en A4)ic& S&n,&5

*e aplicar *angr#a a la tarea se3alada. 7a tarea superior se convertiren una tarea de resumen. 7as tareas de resumen aparecen en


19/137

!ara anular la sangr#a simplemente seleccione la tarea que desee" repitael anterior procedimiento pero al final haga clic en Anu)& S&n,&5

+l generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos quepermiten mostrar y ocultar las subtareas.

25 In-e"& )& "&e& e-u%en (e) 4o!ec"o

'aga clic en He&%ien"&-8 O4cione- %lic en Vi-"& En ?pciones de Esquema active la opcin Mo-"& T&e& (e

Re-u%en (e) Po!ec"o


20/137


21/137

COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Existen ms de 4- vistas integradas en Microsoft !ro(ect" unas asociadascon tareas" otras con recursos y otras con asignaciones.

7as vistas ms utilizadas estn disponibles en el men @er. !ero sepueden encontrar todas las vistas en el Men Ve # M.- Vi-"&-

!ara cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla&

/. 'aga clic en el men Vey observe la parte superior del men paraver si aparece la vista que necesita.

4. *i aparece en la lista" haga clic en el


22/137

%ambiar de una vista a otra no modificar los datos" simplementereemplazara la anterior forma de ver los datos.

%omo se mencion anteriormente" en el men @er aparecen las vistasms utilizadas" sin embargo es posible que las necesidades de cadaproyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuracin del men"para hacerlo&

En el Men Ve8 M&- Vi-"&- *eleccione la @ista que desea mostrar y haga clic en Mo(i$ic&5 +parecer el cuadro de dialogo De$inici'n (e un& vi-"&en el cual

debe activar la casilla Mo-"& en e) Men.

!ara eliminarlas de men @er se hace el mismo procedimiento y sequita la verificacin de Mostrar en el Men.


23/137

ESCALAS TEMPORALES

7a escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto.!ro(ect puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellasllamadas nivel. !or e(emplo& +3o 8 Mes 8 *emana" +3o 8 *emana A 5#a.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivelinferior muestra el per#odo de tiempo ms detallado. 7a escala temporal

predeterminada muestra dos niveles& d#as dentro semanas

!ara definir las opciones de la escala temporal" siga estos pasos&

Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.El ms conveniente es utilizar el 5iagrama de :antt$

%lic en Fo%&"o8 E-c&)& "e%4o&)


24/137


25/137

+parecer el cuadro de dilogo Escala ;emporal que tiene cuatrofichas&


26/137

*i la tabla aparece en el submen" haga clic en el nombre. *i noaparece haga clic en M.- T&1)&-.

En el cuadro de dialogo que aparece" haga clic en la tabla que desee.

7a tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. !ara esto selleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en elcuadro de dialogo Mas ;ablas haga clic en Mo(i$ic&5

>sted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera.6ecuerde que esta informacin no se perder sino que quedar ocultaen la base de datos del archivo.


27/137

*i desea eliminar una columna desde el escritorio" haga clic sobre elEnc&1e+&(o (e )& co)u%n& y pulse la tecla Su4i%i. 7a columnadesaparecer" pero seguir existiendo en la base de datos y puederecuperarse en cualquier momento.

ORDENAR LA INFORMACI=N EL PROYECTO

%uando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en ordenalfab9tico o num9rico basndose en un campo en particular. !or

E(emplo& *e podr#a organizar las tareas por )echa de Inicio" por5uracin" por !redecesoras" etc.

7os pasos para ordenar la informacin de un proyecto son&

Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar. 'aga clic en Po!ec"o8 O(en&


28/137

En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados.*i desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenhaga clic en O(en& 4o.


29/137

+parecer el cuadro de dilogo O(en&y las opciones que tienepara ordenar la informacin.

*i no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividadesdel proyecto" asegrese que la casilla Renu%e& T&e&-Pe%&nen"e%en"eeste desactivada.

DEFINIR LA DURACI=N DE LAS TAREAS

En el momento en que escriba una tarea" !ro(ect le asignar unaduracin estimada de / d#a" simplemente para tener algo que mostraren el 5iagrama de :antt.

;odos los valores del campo 5uracin que vayan acompa3ados de unsigno de interrogacin se consideran como duraciones estimadas.

7as duraciones pueden ser escritas en&

Minutos m o min$


30/137

'oras h o hr$ 5#as d o d#$ *emanas * o sem$ Meses me o ms$

!ara escribir la duracin de las tareas&

Muestre el 5iagrama de :antt En el campo duracin de cada tarea" escriba el periodo estimado que

se demorar para e(ecutarse *i quiere puede agregarle un signo deinterrogacin para indicar que es la duracin estimada$

!ulse En"e5

%on este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de:antt. 7as fechas del diagrama se calcularn automticamente" segn

las fechas que se definieron en la informacin del proyecto. Mientras nose hayan configurado las dependencias de tareas vinculandopredecesoras y sucesoras" la fecha de todas las tareas ser la mismaque la fecha desde la que se va a programar el proyecto

*i quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo espec#fica"independiente de los d#as laborales" se puede escribir una duracintranscurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente enactividades que despu9s de iniciadas no pueden detenerse o que sonindependientes de las programaciones del proyecto" !or e(emplo&)raguado de %oncreto" *ecar !intura" etc. 7as duraciones transcurridas

se programan 42 horas al d#a" d#as a la semana" hasta que finalicen.!ara especificar una duracin transcurrida se debe escribir una tdespu9s de la unidad de duracin" por e(emplo& 1dt para tres d#astranscurridos

!ara las duraciones normales es necesario especificar a parte delcalendario diario del proyecto" las condiciones con las que va a traba(arel programa" as# en el momento en que se omita alguna informacin elpueda traba(ar con esta.

7os pasos para establecer las condiciones de tiempo espec#ficas de cadaproyecto son&

'acemos clic en He&%ien"&-8 O4cione-


31/137


32/137

%lic en Pe(e"e%in& %lic enAce4"&

ESTALECER DEPENDENCIA DE TAREAS

!ara establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto"se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones&

Fin & Co%ien+o 6FC8/7a tarea sucesora no puede comenzar hastaque finalice la tarea predecesora

Fin & Fin 6FF8/7a tarea sucesora no puede finalizar hasta que nofinalice la predecesora.

Co%ien+o & Co%ien+o 6CC8/ 7a tarea sucesora no puede comenzarhasta que comience la tarea predecesora.

Co%ien+o & Fin 6CF8/7a tarea sucesora no puede finalizar hastaque comience la tarea predecesora. Este tipo de v#nculo no se utilizanormalmente" aunque este disponible.

7as dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos&

Muestre el 5iagrama de :antt 7a dependencia de tareas puedegenerarse en cualquiera de las ho(as de tareas" pero en el 5iagrama

de :antt es donde me(or se observa el efecto de los v#nculos$ En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas

predecesoras. !ara definir estas relaciones existen dos m9todos& Escribir

directamente la identificacin num9rica de la actividad predecesoraen la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora" luegoentrar en el Men E(ici'ny dar clic en la opcin Vincu)& T&e&-.

*i una tarea tiene varias actividades predecesoras se se3alan todas yse realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se

escriben todas las identificaciones num9ricas de las actividadespredecesoras separadas por comas.


33/137

%uando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresacomo un valor negativo" que puede ser un porcenta(e de la actividad

predecesora A4BC$ o un per#odo de tiempo espec#fico A2d$. !araescribir esta programacin directamente sobre la ho(a del 5iagrama"en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de v#nculoexistente y el tiempo de adelanto. E(emplo& 1)% 8 4


34/137


35/137

CREACI=N DE HITOS EN UN ES>UEMA

7os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o deentregas del proyecto.

!ara crear hitos hay dos formas. 7a ms fcil es escribir el hito comouna tarea !or e(emplo& construccin primer piso completo$ y ponerleuna duracin de cero -$" por e(emplo& Entrega de !lanos. *in embargoel hito no tiene duracin cero" por lo tanto la otra forma es convertir unatarea un hito" de la siguiente forma&

*obre el nombre de la tarea resumen" se da doble clic para que

aparezca el recuadro con la informacin de la tarea En la pesta3a Av&n+&(o" se activa la casilla M&c& )& "&e& co%o

un Hi"o


36/137


37/137

CONFIGURACION DE RECURSOS

Microsoft !ro(ect es una buena herramienta para analizar si los recursosde un proyecto estn sobreasignados desde el momento de su

concepcin.

+l asignar los recursos al programa" las tareas se recalculan segn elesfuerzo que deben llevar a cabo. >na programacin que se extiendams all del l#mite propuesto inicialmente" debe revaluarse en cuanto alnmero de horas de traba(o o cantidad de recursos.

Po,&%&ci'n con(icion&(& 4o e) e-$ue+o

%uando se asignan o eliminan personas de una tarea" Microsoft ?ffice!ro(ect 4-- alarga o reduce la duracin de 9sta basndose en elnmero de recursos asignados a dicha tarea" pero no cambia el traba(ototal de la misma. Este procedimiento se denomina programacincondicionada por el esfuerzo y es el m9todo predeterminado que utiliza!ro(ect cuando se asignan recursos a tareas.

+unque se agreguen recursos a una tarea" el traba(o total permaneceinalterado. *in embargo" s# cambia la cantidad de traba(o que sedistribuir entre los recursos asignados a la tarea.

7a programacin condicionada por el esfuerzo slo tiene efecto cuando

los recursos se agregan o quitan de una tarea. 7as reglas de clculocondicionadas por el esfuerzo no se aplican cuando se cambian losvalores de traba(o" duracin y unidad de los recursos que ya estnasignados a una tarea.

%uando se traba(a con la programacin condicionada por el esfuerzo"debe tenerse en cuenta lo siguiente&

Lo- c.)cu)o- con(icion&(o- 4o e) e-$ue+o -')o -e &4)ic&n(e-4uB- (e &-i,n& )o- 4i%eo- ecu-o- & )& "&e& . 5espu9s deasignar recursos a una tarea" el valor del traba(o no cambia con laasignacin de nuevos recursos ni con la reduccin de 9stos.

*i el tipo de tarea asignado es >nidades fi(as" la asignacin de recursosadicionales reduce la duracin de la tarea.

*i el tipo de tarea asignado es 5uracin fi(a" la asignacin de recursosadicionales reduce los valores de unidad individuales de los recursos.


38/137

*i el tipo de tarea asignado es ;raba(o fi(o" la asignacin de recursosadicionales reduce la duracin de la tarea.

7as tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden

establecerse como condicionados por el esfuerzo.

MsA!ro(ect" mane(a una frmula bsica a trav9s de la cual calcula todaslas posibles variantes" tomando en cuanto si una de sus variables es fi(ay cmo va a afectar a las otras&

*e tiene la siguiente formula&

horas de traba(oD unidades del recurso duracin de tarea.


39/137

CAMIAR EL TIPO DE TAREA >UE USA PROJECT

PARA CALCULAR LA DURACI=N DE LA TAREA

!ro(ect usa uno de tres tipos de tareas para calcular la duracin detareas y" por tanto" sus fechas de fin o sus fechas de comienzo si haprogramado el proyecto desde la fecha de fin y no desde la fecha decomienzo$.

Descripcin general de los tipos de tareas

7os tres tipos de tareas usados en !ro(ect son unidades fi(as" traba(o fi(oy duracin fi(a. 5e manera predeterminada" !ro(ect usa las unidadesfi(as.

%uando se modifica uno de los tres elementos" los tipos de tareasafectan a la programacin de la forma siguiente.

EN UNA SI SE REVISAN LAS UNIDADES SI SE REVISA LA DURACIN SI SE REVISA EL TRABAJO

Tarea de unidades

fijas

Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelve a calcular el trabajo. Se vuelve a calcular la duracin.

Tarea de trabajo fijo. Se vuelve a calcular la duracin. Se vuelven a calcular las unidades. Se vuelve a calcular la duracin.

Tarea de duracin

fija

Se vuelve a calcular el trabajo. Se vuelve a calcular el trabajo. Se vuelven a calcular las unidades.
http://appendpopup%28this%2C%27322562676_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27352237012_2%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27462134484_3%27%29/http://appendpopup%28this%2C%2710673172_4%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27110516704_5%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27501405331_6%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27228607765_7%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27657805480_8%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27322562676_1%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27352237012_2%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27462134484_3%27%29/http://appendpopup%28this%2C%2710673172_4%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27110516704_5%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27501405331_6%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27228607765_7%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27657805480_8%27%29/


40/137

Ejemplos de cmo los tipos de tareas camia! los "alores !#m$ricos

S#po!%amos e tie!e #!a tarea de #!idades 'ijas( co! #!a #!idad derec#rso a tiempo completo dispo!ile d#ra!te ) *oras al d+a, Co!'i%#ra latarea co! #!a d#raci! de -. d+as / ). *oras de traajo.

Si dispone de otro recurso a tiempo completo que puede ayudar en la tarea,Project vuelve a calcular la duracin de la tarea. sta ahora tiene dos unidadesasignadas, de 5 das de duracin y !" horas de trabajo.

Si averigua que dispone de ! das para finali#ar la tarea en lugar de $",

Project vuelve a recalcular el trabajo de la tarea, que tiene ahora una duracin de! das, con %& horas de trabajo y $ unidad de recurso.

Si resulta que la tarea durar' (" horas de trabajo adicional, Project vuelve acalcular la duracin de la tarea. sta ahora tiene $"" horas de trabajo, con unaduracin de $(,5 das y $ unidad de recurso.

S#po!%amos a*ora e la misma tarea es a*ora #!a tarea de traajo 'ijo,Esto si%!i'ica e la tarea slo p#ede reali0arse e! la ca!tidad de traajo

e *a/a especi'icado( !i m1s !i me!os, E! este ejemplo( la tarea dispo!ede - rec#rso a tiempo completo para ) *oras al d+a( c#/a d#raci! es de-. d+as / ). *oras de traajo,

Si averigua que otro recurso a tiempo completo puede ayudar en la tarea,Project vuelve a calcular su duracin. )hora la tarea tiene ( unidades asignadas,dura 5 das y !" horas de trabajo.

Si resulta que dispone de ! das para finali#ar la tarea en lugar de $",Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea. Para finali#ar la tareaen !" horas y ! das, hay que asignar $,(5 unidades de recurso. *a unidad de

recurso actualmente asignada a la tarea se asigna al $(5+. ebe asignar otrorecurso para asumir la asignacin adicional del (5+.

Si resulta que la tarea durar' (" horas de trabajo adicional, Project vuelve acalcular la duracin de la tarea. sta ahora tiene $"" horas de trabajo, con unaduracin de $(,5 das y $ unidad de recurso.
http://togglediv%28%27divexpcollasst_184422077%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27340274013_9%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27658481413_10%27%29/http://togglediv%28%27divexpcollasst_184422077%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27340274013_9%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27658481413_10%27%29/


41/137

2i!alme!te( s#po!%amos e la misma tarea es #!a tarea de d#raci! 'ija,Esto si%!i'ica e la tarea dee 'i!ali0arse e! la d#raci! e se *a/aespeci'icado, De !#e"o( e! este ejemplo( la tarea dispo!e de - rec#rso atiempo completo d#ra!te ) *oras al d+a( tie!e #!a d#raci! de -. d+as co!). *oras de traajo,

Si resulta que dispone de otro recurso para ayudar en la tarea, Projectvuelve a calcular el trabajo asignado a cada recurso. -uando slo haba $ recursoasignado a la tarea, dicho recurso contaba con !" horas para terminar el trabajo.

)l asignar otro recurso a la tarea, cada recurso necesitar' &" horas para finali#arla tarea, en los mismos $" das, para un total de !" horas de trabajo. )l agregarotra unidad de recurso, tambin revisa la asignacin de ambas unidades al 5"+cada una, de tal forma que ahora est'n disponibles para trabajar al 5"+ en otrastareas.

Si averigua que dispone de ! das para finali#ar la tarea en lugar de $",

Project vuelve a recalcular el trabajo de la tarea, que tiene ahora una duracin de! das, con %& horas de trabajo y $ unidad de recurso.

Si resulta que la tarea durar' (" horas de trabajo adicional, Project vuelve acalcular las unidades de recurso de la tarea, de tal forma que el trabajo adicionalse lleve a cabo en los $" das asignados. *a tarea ahora tiene $"" horas detrabajo, con una duracin de $" das y $,(5 unidades de recurso. *a unidad derecurso actualmente asignada a la tarea se asigna al $(5+. /ecesita por tantoasignar otro recurso para que se ocupe de la asignacin adicional del (5+.

Quitar de las tareas la programacin condicionada por el

esfuerzo

En todas las tareas" despu9s de asignar un recurso" la tarea seprograma de acuerdo con la frmula&

Duracin = Trabajo/Unidades

En cualquier tarea" puede elegir el miembro de la ecuacin que calcula!ro(ect estableciendo el tipo de tarea. +l asignar o quitar personas deuna tarea" !ro(ect alarga o acorta la duracin de la tarea en funcin delnmero de recursos que tiene asignados" pero !ro(ect no cambia eltraba(o total de la tarea. Esto se denomina programacin condicionada
http://appendpopup%28this%2C%27785881051_12%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27577733348_13%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27785881051_12%27%29/http://appendpopup%28this%2C%27577733348_13%27%29/


42/137

por el esfuerzo y es el valor predeterminado que usa !ro(ect cuando seasignan recursos a las tareas.

+unque la programacin condicionada por el esfuerzo puede funcionaren la mayor#a de los escenarios" a veces se desea cambiar este

comportamiento para refle(ar con ms exactitud lo que ocurre en unatarea particular cuando se agregan o se quitan recursos. !or e(emplo"puede ver el aumento de traba(o total cuando agrega ms personas auna tarea determinada.


43/137


44/137

PARA ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE/

'ay varias formas para asignar recursos" usted puede escoger con la

que me(or traba(e.

?5 Pi%e& Fo%&

En el 5iagrama de :antt" haga doble clic sobre la tarea a la que leasignar el recurso.

+parecer el cuadro de dilogoIn$o%&ci'n (e )& T&e&5 %lic en la pesta3a Recu-o- donde aparecer una tabla en blanco.

En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad deasignacin.


45/137

7as unidades de asignacin se escriben en porcenta(e o en nmerosenteros segn la configuracin establecida por el programador ysignifican la proporcin del recurso que se aplica a la actividad !ore(emplo& *e tiene una %oncretadora para realizar columnas y vigas" si laconcretadora estar ocupada por la ma3ana en las columnas y por la

tarde en vigas" entonces se utilizar B-C o -.B en cada una de lasactividades$.

*i los recursos que se estn asignando son materiales la unidad deasignacin ya no es en porcenta(e sino en las unidades como se paga lasactividades" !or e(emplo& !ara acero la unidad es el Hilogramo o /Hgml

Se,un(& Fo%&/

Estando en el 5iagrama de :antt haga %lic en Ve 8 Ho:& (eRecu-o-

En la tabla que aparece" escriba todos los recursos que utilizar en lae(ecucin del proyecto.

+l

terminar de llenar esta tabla vuelva al 5iagrama de :antt


46/137

*e3ale la actividad a la que le vaya asignar los recursos 'aga clic en He&%ien"&- 8A-i,n& Recu-o-

+parece un cuadro donde estn todos los recursos que usted haescrito.

!ara asignar los recursos" se3ale los que se apliquen a la actividad yhaga clic en Ace4"&5


47/137


48/137

*i escribe una lista con varios recursos" es recomendable ordenarla

alfab9ticamente para evitar que un recurso se encuentre varias vecesen la lista. !ara esto&

@aya a la tabla de recursos y seleccione en el men Po!ec"o AO(en&


49/137

'aga clic en O(en& Po

En el cuadro de dilogo que aparece" escriba como primer criterioNOMREy luego de clic en O(en&

;eniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estnrepetidos y borrarlos.


50/137

5espu9s de tener todos los recursos asignados se debe verificar que nohaya sobreasignaciones. >na sobreasignacin significa que el recursoest traba(ando en un solo d#a" mas horas de las que puede.

!ara esto hay dos m9todos.

Pi%e MB"o(o/

*e3ale todas las actividades !or el men He&%ien"&- # A-i,n& Recu-o- En el cuadro de dilogo que aparece haga clic enG.$ico-

+parecern tres tipos de grficos&

;raba(o 5isponibilidad 6estante ;raba(o de +signacin


51/137


52/137


53/137

DISPONIILIDAD DE RECURSOS/

!ara los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en

determinadas fechas y en otras no. *i usted quiere considerar estodesde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente&

Estando en el 5iagrama de :antt 'aga clic en He&%ien"&-8 A-i,n&ci'n (e Recu-o-

+parecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. >b#quesesobre un recurso y d9le doble clic para que aparezca la informacindel recurso.

En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos detiempo que el recurso estar disponible" tambi9n podr agregardiferente informacin como el costo de los recursos" las horas quetraba(a diariamente el recurso" etc.


54/137


55/137


56/137

>sted tambi9n puede observar la 5isponibilidad de los recursosgrficamente&

%uando este en el cuadro de A-i,n&ci'n (e Recu-o- esco(a elrecursos que quiera observar o se3ale todos los recursos para vercual se encuentra disponible


57/137

'aga clic en :rficos y selecciones el :rafico de 5isponibilidad6estante" cada color es un recurso diferente

VERIFICACI=N DE LOS RECURSOS

%uando haya terminado de asignar los recursos" usted debe revisarcomo afectaron la programacin" es decir si la duracin inicial delproyecto var#o.

*i esto ocurre" se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar

ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempredebe ir acompa3ando de un anlisis econmico y de espacio pues sonlos dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.

%uando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de formamanual o seguir el siguiente procedimiento&

En 'erramientas 8 6edistribuir 6ecursos


58/137


59/137


60/137


61/137


62/137

*i esto no esta ocurriendo" haga las correcciones manualmente paraacomodar el proyecto a la realidad

VISUALIna de colorazul o ro(o y la otra de color negro.

7a de color ro(o o azul me muestra la programacin inicial del proyecto"el color ro(o son las tareas de las rutas cr#ticas y el color azul las que nose encuentran en esta ruta. 7as barras de color negro mostrarn elporcenta(e de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento


63/137


64/137

?tra forma para ver la ruta cr#tica del proyecto es aplicando un informe.

'aga clic en Ve8 In$o%e-

'aga doble clic en Gene&)e-


65/137

'aga doble clic en T&e&- C"ic&-

*e puede agrupar el proyecto por ;areas %r#ticas y


66/137


67/137

!ara volver a la configuracin inicial de la tabla. !or Po!ec"o 8A,u4& Po 8 Sin A,u4&

I,u&)%en"e -e 4ue(en $i)"& )&- "&e&- c"ic&-/

'aga %lic en !royecto 8 )iltro !ara& A ;areas %r#ticas. %on esta opcinsolo aparecern en la tabal las tareas cr#ticas.

!ara quitar el )iltro" se hace el mismo procedimiento pero se seleccionaTo(&- L&- "&e&-


68/137

DIVISI=N DE TAREAS

>na de los venta(as de la divisin de tareas es que los recursos traba(ancuando tienen tiempo de hacerlo.

Igualmente" cuando se est creando un proyecto con repeticin detareas en diferentes periodos" no se tiene que programar varias veces laactividad" sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada unade sus fases.

!ara dividir una tarea&

+bra el diagrama de :antt. En la barra de herramientas E(ici'nhaga clic en Divi(i T&e&-

En el diagrama de la vista" coloque haga clic en la tarea a vivir y enla fecha que desea que ocurra la divisin.


69/137


70/137

!ara quitar la divisin de una tarea" arrastre una parte de la barra de:antt hasta que toque otra parte

CAMIOS EN LA PROGRAMACI=N

*i por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en laprogramacin de tareas" recursos o costos se tienen dos opciones. 7aprimera es que !ro(ect calcule automticamente las cargas de traba(ocuando se presente sobreasignaciones" la otra forma es que la calculecuando usted quiera.

!ara que !ro(ect calcule automticamente estas redistribuciones&

%lic en He&%ien"&-A O4cione-

'aga clic en la pesta3a C.)cu)oy seleccione Au"o%."ico


71/137

*i quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera"siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla M&nu&)5 %uando

termine de En"e5 Igualmente se puede hundir la teclaM&!-cu)& F5

En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios pormedio del 5iagrama de :antt de 6edistribucin.

En el men Ve8 M&- Vi-"&- En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin" busque

Di&,&%& (e G&n"" (e Re(i-"i1uci'n. *eleccinelo y de clic en

A4)ic&5 +parecer un 5iagrama de :antt con dos barras para cada tarea. 7aprimera nos muestra la programacin anterior a la redistribucin y lasegunda nos muestra como quedo la tarea despu9s de laredistribucin.


72/137


73/137

DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIUCI=N

7os niveles de prioridad comprenden de - 8 prioridad ms ba(a a /.---

8 prioridad ms alta. ;odas las tareas comienzan con una prioridadpredeterminada de B--" es decir son iguales en prioridad. !ro(ect utilizala configuracin de prioridad de tareas como un criterio deredistribucin. 7as tareas que no quiere que sean redistribuidas sedeben asignar con una prioridad de /.---.

!ara cambiar la prioridad de las tareas&

En el 5iagrama de :antt 8 haga doble clic en la tarea con laprioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de B--.

En el cuadro de dilogo In$o%&ci'n (e )& T&e&" haga clic en lafichaGene&)


74/137


75/137

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de e(ecucin del proyecto Microsoft !ro(ect puede ayudarlo aalmac9n la informacin del progreso" analizar el rendimiento y generar

informes de estado. *upervisando el progreso y el rendimiento" puedea(ustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito" laprogramacin" los costos y los recursos estn equilibrados de formanecesaria.

!ara hacer el seguimiento con !ro(ect se deben hacer dos cosas&guardar la informacin prevista del proyecto y escribir la informacin deprogreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

ESTALECER UNA LNEA ASE/

>na l#nea base nos permite comparar la informacin con que se planeoel proyecto y la forma como se est e(ecutando.

+l guardar una l#nea base se estar almacenando informacin inicial delproyecto en un momento concreto. 7a informacin que se almacena es&

%osto 5uracin )in %omienzo ;raba(o

!ara guardar una l#nea base para el plan del proyecto siga estos pasos&

'aga %lic en He&%ien"&- 8 Se,ui%ien"o 8 Gu&(& Lne& (e&-e

+segrese que la opcin :uardar 7#nea de base est9 activada. *i nose encuentra activada cierre el men 'erramientas y esco(a enVe #Di&,&%& (e G&n""

En la opcin Gu&(& Lne& (e &-e asegrese que se ha

seleccionado 7#nea de base En este mismo cuadro de dilogo en P&& seleccione Po!ec"o

Co%4)e"o 'aga clic enAce4"&


76/137


77/137

%uando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya hayaguardado la l#nea de base puede continuar agregndole tareas. *igaestos pasos&

En el 5iagrama de :antt seleccione las tareas que desea agregar a la

l#nea de base. 'aga clic en He&%ien"&- A Se,ui%ien"o 8 Gu&(& Lne& (e

&-epara mostrar el cuadro de dilogo 7#nea de Jase. +segrese deque la opcin :uardar 7#nea de Jase est activada

En el cuadro 7#nea de Jase aparee la fecha en que guard por ltimavez la l#nea de base.

*i desea agregar tareas a otras l#neas de base" por e(emplo 7#nea deJase /" haga clic en la Lne& (e &-ecorrespondiente en la lista. En !ara" active las tareas seleccionadas.


78/137

5e manera predeterminada despu9s de que se guarda una l#neade base" una tarea de resumen no se actualiza al modificar"agregar o eliminar una subtarea. !ara evitar esto seleccione lacasilla De Su1"&e&- & T&e&- (e Re-u%en5

'aga clic enAce4"& y Si para confirmar que desea cambiar lal#nea de base existente


79/137

!ara ver la l#nea de base puede utilizar dos formas&

En Vehaga clic sobre Di&,&%& (e G&n"" (e Se,ui%ien"o5 En elgrfico que aparece usted podr comparar la informacin inicialbarras azules y ro(as$ y la ingresada durante la e(ecucin delproyecto negra$.


80/137

Igualmente puede utilizar las tablas&

%lic en Ve8 T&1)& 8 M&- T&1)&-


81/137

En el cuadro de dilogo que aparece seleccioneLne&- (e &-e yhaga clicA4)ic&

7o ms comn es que las l#neas de base no se modifiquen" por lo tantocuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una l#nea de

base completamente nueva. !ara esto se sigue el procedimiento anteriorpero siempre se selecciona la opcin P&&/ Po!ec"o Co%4)e"o

Revi-& )& in$o%&ci'n (e e-u%en 4evi-"& ! e&)

En el menPo!ec"o haga clic enIn$o%&ci'n (e) Po!ec"o5 En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opcin

E-"&(-"ic&-5 +parecer la informacin del proyecto en formacomparativa


82/137

P&& 1o& un& )ne& (e 1&-e/

'aga clic enHe&%ien"&- # Se,ui%ien"o # o& Lne& (e&-e


83/137


84/137

+segrese de que est activada la opcin Ac"u&)i+& "&1&:oco%4)e"&(o &)

Escriba la fecha de traba(o completado en el cuadro. 5e manerapredeterminada aparecer la fecha de hoy


85/137

+ctive la opcinSo)o &) 0 o &) ?00 si desea que !ro(ect calculesi la tarea no ha comenzado o si se ha completado al /--C" o si esten curso" tambi9n puede activar la opcin Po Pocen"&:e Ac"iv&(o

*i la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de traba(ocompletado" la tarea seguir con -C. *i la fecha programada definalizacin de una tarea es anterior a la fecha de traba(o completado" latarea se configurar con el /--C completado.

*i la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fechaprogramada de finalizacin de una tarea es posterior a la fecha de

traba(o completado" el programa calcular un porcenta(e de valorcompleto.

+ctive la casilla *olo de -C al /--C si desea que las tareas en cursocontinen al -C. Es decir" todas las tareas con fechas de finalizacionesprogramadas posterior a la fecha de traba(o completado para las queno se haya introducido un valor aparecern en cero


86/137

!uede usar este m9todo para actualizar todo el proyecto o slo lastareas seleccionadas. !ara esto active la opcin To(o e) Po!ec"o oT&e&- Se)eccion&(&-

In"o(uci e) 4ocen"&:e co%4)e"&(o/

+l introducir el porcenta(e completado" !ro(ect calcula la duracinrestante y real.

!ara escribir el porcenta(e completado a una o ms tareas&

En el 5iagrama de :antt" seleccione las tareas que desea actualizar. En el men He&%ien"&-8 Se,ui%ien"o8 Ac"u&)i+& T&e&-

En el cuadro de dilogoAc"u&)i+& T&e&- introduzca el porcenta(ecompletado de las tareas.

En el 5iagrama de :antt el porcenta(e completado se representa comouna l#nea negra dentro de las barras.


87/137

Esta actualizacin tambi9n puede hacerse por la Informacin de la ;area

*eleccione la ;area que desea actualizar 'aga doble clic sobre ella. +parecer el cuadro de dilogo

In$o%&ci'n (e )& T&e& En la pesta3aGene&) e-ci1& el porcenta(e completado.


88/137

In"o(uci )& (u&ci'n e&)/

*i escribe la duracin real de una tarea" !ro(ect calcular el porcenta(ecompletado. !uede cambiar la duracin restante si es necesario.

!ara introducir la duracin real de las tareas&

En el 5iagrama de :antt" seleccione la tarea que desea actualizar. 'aga clic en He&%ien"&-8 Se,ui%ien"o 8 Ac"u&)i+& T&e&- En e) cu&(o Du&ci'n e&) escriba el valor.

*i espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado"actualice la duracin restante el respectivo cuadro.

NOTA/ 5e manera predeterminada Microsoft !ro(ect calcularautomticamente el traba(o y el costo real y restante para los recursosasignados al actualizar el porcenta(e completado" la duracin real o laduracin restante de tareas o asignaciones. *i quiere que el programano lo haga automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clicen He&%ien"&- 8 O4cione- 8C.)cu)oy quita la verificacin de las


89/137

casillas Ac"u&)i+& e) e-"&(o (e )&- "&e&- &c"u&)i+& e) e-"&(o (e)ecu-o

In"o(uci Fec*&- (e Co%ien+o ! Fin&)i+&ci'n (e )&- T&e&-

+l escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas" puedesupervisar me(or la fecha de finalizacin de todo el proyecto"especialmente al traba(ar con tareas cr#ticas. *i escribe una fecha decomienzo real" la fecha de comienzo programada cambiar paraadaptarse a la fecha real. Igualmente" al escribir una fecha definalizacin real" la fecha de finalizacin programada har lo mismo.

!ara introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o mstareas" haga lo siguiente&

En el 5iagrama de :antt" selecciones las tareas con fecha decomienzo o finalizacin que desea actualizar.

'aga clic en He&%ien"&-8 Se,ui%ien"o8 Ac"u&)i+& "&e&-


90/137

EnE-"&(o Re&) escriba la fecha real de comienzo o final segn seael caso.

+l escribir fechas reales de comienzo y finalizacin" las fechasprogramadas cambian para adaptarse a ellas" con el fin de mostrar queefecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.

ACTUALI


91/137

En el 5iagrama de :antt y aplique la tabla de ;raba(o. 'aga clic enVe8 T&1)&8 T&1&:o

En el campo "&1&:o co%4)5 de la tarea que desea actualizar"escriba el valor del porcenta(e de traba(o completado

*iga estos pasos para introducir el porcenta(e de traba(o completadode una asignacin&

+bra la vista U-o (e T&e&- 'aga 5oble clic en el nombre del recurso situado deba(o de la tarea

esto se llama +signacin$ con el porcenta(e de traba(o que deseaactualizar.

En el cuadro de dilogo In$o%&ci'n (e )& A-i,n&ci'n" haga clic enla ficha Se,ui%ien"o5 En el cuadro "&1&:o co%4)e"&(o escriba el valor.


92/137


93/137

In"o(uci e) "&1&:o e&) ! e) "&1&:o e-"&n"e co%4)e"&(o

*i ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el traba(o realcompletado para la tarea" la cantidad de traba(o se distribuiruniformemente entre los recursos asignados.

!ara introducir la cantidad total de traba(o real completado en unatarea" haga lo siguiente&

5esde el 5iagrama de :antt" haga clic en Ve8 T&1)&8 T&1&:o +rrastre la barra divisoria hasta ver la columnaRe&)5 En el campoRe&) de la tarea que desea actualizar" escriba el valor

de traba(o real.

7os valores de los campos 6estante y C traba(o compl. se calcularn denuevo.

!ara escribir la cantidad total de traba(o real completado en unaasignacin" haga lo siguiente&

+bra la @ista U-o (e T&e&-


94/137

'aga clic enVe # T&1)& T&1&:o


95/137

En el campoRe&) de la asignacin que desea actualizar" escriba elvalor del traba(o real.

7os valores de los campos 6estante y C traba(o

In"o(uci e) "&1&:o e&) co%4)e"&(o 4o 4eo(o (e "ie%4o

El m9todo ms comn de actualizar la informacin real de progreso esintroducir el traba(o real de las asignaciones por per#odos de tiempo.E(emplo& por horas

%on este m9todo" se utiliza el parte de horas de la vista >so de tareaspara introducir datos reales. !ara hacerlo siga los siguientes pasos&

+bra la @ista >so de ;areas 'aga clic en Fo%&"o8 De"&))e-8 T&1&:o Re&). El parte de horas

de la vista incluir la fila T&15 Re&)como una fila deba(o de T&15


96/137


97/137

*i desea mostrar los totales resumidos de traba(o real de lasasignaciones" aplique la ;abla traba(o al parte de horas de la vista.'aga %lic en Ve8 T&1)&8 T&1&:o

PARA VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

5espu9s de actualizar la informacin del proyecto" se debe volver aprogramar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft !ro(ectcalcular automticamente estas actividades hasta la fecha que usteddesee.

En este momento es recomendable guardar una nueva l#nea de base.

!ara volver a programar tareas incompletas" siga estos pasos&

'aga clic en He&%ien"&-8 Se,ui%ien"o8 Ac"u&)i+& 4o!ec"o


98/137

+ctive la opcin Re4o,&%& "&1&:o e-"&n"e 4&& @uee%4iece (e-4uB- (e y asigne la fecha desde la que quiera que sevuelva a programar

!uede utilizar este proceso para reprogramar ;odo el proyecto o sololas ;areas seleccionadas. !ara esto active la opcin que mas seacomode a su necesidad.

IMPORTANTE/7as tareas que tengan restricciones no se reprogramande nuevo


99/137

PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS

na forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos derecursos. +l escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas" esastasas de costos de recursos se multiplican por el traba(o de lasasignaciones. El resultado es el costo de la asignacin.

Microsoft !ro(ect le permite escribir distintos costos para un recurso.

Co%o e-4eci$ic& co-"o- v&i&1)e- 4&& )o- ecu-o- (e "&1&:o&!ara establecer los costos de los recursos siga estos pasos&

+segrese que tenga se3ala la tabla En"&(&en el men Ve !or el men Ve8 Ho:& (e Recu-o- +parecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se

permitir asignar recursos a quienes sean del Ti4o T&1&:o5 En el campo T&-& E-".n(&del primer recurso de traba(o" escriba el

costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades de

tiempo. !or e(emplo K 4B-.---d#a *i el recurso puede llegar a generar horas extras" asigne en la casilla

T&-& (e Ho&- E3"&- el valor de las mismas. !or e(emplo& KB.---hora

Microsoft !ro(ect no asigna automticamente la tasa de horas extrascuando un recurso excede las /- horas diarias o las 20 horas


100/137

semanales. *i lo hiciera" podr#a acabar con costos superiores a losreales.

!ara utilizar la tasa de horas extra" usted debe especificar el traba(o dehoras extras y el traba(o normal para el recurso

!ara asignar el traba(o extra" simplemente inserte una columna7lamada ;raba(o de 'oras Extra

Co%o e-4eci$ic& co-"o- $i:o- 4&& )o- ecu-o- (e "&1&:o&

%uando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de traba(oque realicen" !or e(emplo& +lquiler de campamento" traba(an con estetipo de costos.

!ara especificarlos&

'aga clic en Ve8 Ho:& (e Recu-o- *i no ha aplicado la tabla Entrada a la 'o(a de 6ecursos" haga clic en

Ve # T&1)& En"&(&


101/137

En el campo Co-"oU-o del recurso de traba(o" escriba el costo poruso del recurso. E(emplo& K /--.---


102/137

Co%o e-"&1)ece )o- co-"o- 4&& )o- ecu-o- (e) %&"ei&)

!ara definir los costos de los recursos" siga estos pasos&

Estando en la ;abla de Entrada. 'aga clic en Ve 8 Ho:& (e

Recu-o- +segrese que los recursos materiales deben designarse en el campo

E"i@ue"& (e) M&"ei&)con las unidades de medida. E(emplo& bulto"m4" und

En el campo T&-& E-".n(&" escriba el costo por unidad. !ore(emplo& >n ladrillo vale K ,B-" >n bulto de cemento vale K /L.---


103/137

*i hay un costo por uso del material" escr#balo en campo %osto>so.E(emplo& !ara los materiales granulares el derecho de explotacin delas cantares A K /B--m1

Co%o e-"&1)ece v&io- co-"o- 4&& un ecu-o/

*i usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materialesen determinada fecha que afectar los costos del proyecto" o tienedescuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificardiferentes costos en diferentes momentos utilizando las T&1)&- (eT&-& (e Co-"o-5 !ara especificar diferentes costos" siga estos pasos&

En laHo:& (e Recu-o- haga doble clic en el recurso para el que

desea especificar varios costos. En el cuadro de dilogoIn$o%&ci'n (e) Recu-o haga clic en laficha de Co-"o-


104/137

En la ficha + predet.$" puede ver la tasa estndar" la tasa de horasextras y el costo por uso escritos en la 'o(a de 6ecursos

!ara especificar un cambio en las tasas despu9s de un cierto periodode tiempo" haga clic en Fec*& E$ec"iv& y escriba la fechamodificada. ;enga en cuenta que la primera celda no se de(armodificar pues !ro(ect calcular los cambios con respecto a esta.

%uando haya escrito la fecha" puede escribir los otros datos que se

deben modificar.


105/137

!ara especificar diferentes costos basados en diferentes tipos deactividades" escriba los costos en otro ficha" como J o %. !ore(emplo& >n ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de laactividad que realiza" entonces despu9s de asignar el costo de laprimera actividad en + se escribe el costo de la otra actividad en J.

CAMIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

%uando se asignen varios precios" se puede escribir los porcenta(es quevar#an con respecto al primer precio. !ara esto se escribe la fecha yluego en la tasa estndar el porcenta(e. 7a tasa real que representa elcambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro.

7a tabla + se asigna de manera predeterminada a las actividades segnel valor del recurso. *i por algn motivo ha definida otra tabla decostos" como la J o %" se debe especificar que tabla desea utilizar parala asignacin. !ara hacerlo" siga estos pasos&

%uando ya tenga asignado los recursos a las tareas" haga clic en Ve8 U-o (e T&e&-;ambi9n puede utilizar Ve8 U-o (e Recu-o-$.+parecer una tabla donde se muestra los recursos asignados a lasactividades

7

uego" haga (o1)e c)icen el recurso al cual se le asignar una tabla


106/137

diferente a la +. +parecer el cuadro de dilogo In$o%&ci'n (e )&A-i,n&ci'n

*e3ale la pesta3a Gene&) En la T&1)& (e T&-&- (e Co-"o- situada en la parte inferior"

seleccin la tabla que desee aplicar a esta asignacin


107/137

COMO ESTALECER LA ACUMULACI=N DE COSTOS

El m9todo que utiliza Microsoft predeterminado es el !rorrateo. !erousted puede especificar el m9todo que ms se a(uste a sus gustos.

Es importante especificar el m9todo de acumulacin de costos para elplaneamiento del flu(o de costos. !ara esto siga los siguientes pasos&

'aga %lic en Ve # Ho:& (e Recu-o- +segrese que este ubicadoen la ;abla de Entrada$

En el campo +cumular del recurso haga clic en uno de los m9todos&%omienzo" !rorrateo" )in

7os m9todos consisten en&

Co%ien+o/calcula los costos de las actividades con los precios quese ingresaron al inicio del proyecto

Fin&)/calcula los costos de las actividades con los precios que seingresaron al final del proyecto

Po&"eo/ *e hace un promedio entre el precio inicial y el preciofinal de las actividades o recursos.


108/137

;ambi9n puede especificar el m9todo de &cu%u)&ci'n (e co-"o-en laficha Co-"o-del cuadro de dilogo In$o%&ci'n (e) Recu-o.

PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS

%uando se tienen los costos asociados a las actividades" sin importar sitienen recursos o no" puede escribir un costo fi(o para una tarea.

!ara escribir un costo fi(o para una tarea" siga estos pasos&

Estando en el 5iagrama de :antt" haga clic en Ve8 T&1)&8 Co-"o +parecer la tabla %osto con los campos Co-"o Fi:oy Acu%u)&ci'n

(e Co-"o- Fi:o- En el campoCo-"o Fi:o de la tarea" escriba el %osto En el campo Acu%u)&ci'n (e Co-"o- Fi:o- especifique cuando

deber#a acumularse el costo de la tarea. El costo fi(o planeado para la


109/137

tarea se agregar a otros costos calculados para asignaciones ytareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo %osto;otal de la tarea de resumen del proyecto.


110/137


111/137

25 Revi-i'n (e )o- co-"o- (e ecu-o-/

!uede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cadarecurso llevar a cabo las tareas asignadas. !ara obtener los costostotales de las asignaciones de un recurso" agregue el %osto a la 'o(a de

recursos de la siguiente manera&

'aga clic en Ve8 Ho:& (e Recu-o- 'aga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar

en el que desea insertar el campo %osto 'aga clic en In-e"&8 Co)u%n& En la listaNo%1e (e C&%4o haga clic enCo-"o y acontinuacin

haga clic en Ace4"&5 *e agregar el campo %osto a la tabla"mostrando los costos totales planeados para todas las asignacionesde cada recurso


112/137

5 Revi-i'n (e co-"o (e "&e&-/

!uede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cadatarea. Este costo es la suma de todos los costos de los recursosasignados a esta tarea" adems de los costos fi(os adicionales. !ara ver

los costos totales de las tareas" haga lo siguiente

Estando en el 5iagrama de :antt" haga clic en Ve8 T&1)&8 Co-"o 6evise el campoCo-"o To"&) para ver el costo de cada tarea

5 Revi-i'n (e) co-"o "o"&) 4)&ne&(o (e) 4o!ec"o

!uede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma detodos los costos de tareas" y de los costos fi(os adicionales del proyecto.

!ara ver el costo total del proyecto" siga estos pasos& En el 5iagrama de :antt" agregue la tarea de resumen al proyecto.

En He&%ien"&- 8 O4cione- 8 Vi-"& 8 Mo-"& T&e& (eRe-u%en (e) Po!ec"o

haga clic enT&1)& # Co-"o5

)rente a la barra de resumen del proyecto" aparecer el costo total delproyecto. E(emplo& K ,0.B--.---


113/137

?tra forma de ver el costo total del proyecto es&

'aga clic enPo!ec"o # In$o%&ci'n (e) 4o!ec"o5 En el botnE-"&(-"ic&- aparecer el costo total del proyecto

ACTUALI


114/137


115/137

SUPERVISI=N DEL PROYECTO

>sted puede observar como se est realizando la e(ecucin de suproyecto y compararlo con la programacin inicial.

!ara esto existen varias formas&

?5 Pi%e& Fo%&

'aga clic en4o!ec"o # In$o%&ci'n (e) Po!ec"o # E-"&(-"ic&-

25 Se,un(& Fo%&

En el 5iagrama de :antt" selecciones el men He&%ien"&- 8O4cione- 8Vi-"& Mo-"& "&e& (e e-u%en (e) 4o!ec"o


116/137

5 Tece& $o%&/

En el 5iagrama de :antt" haga clic enVe 8T&1)& AV&i&ci'n


117/137

5 Cu&"& $o%&/

En el diagrama de :antt" seleccioneVe 8G&n"" (e Se,ui%ien"o5

K5 Lne&- (e Po,e-o

7as l#neas de progreso crean un grfico en el 5iagrama de :antt queproporciona valiosa informacin de progreso" de la siguiente manera&

7os picos dirigidos hacia la izquierda indican el traba(o retrasado conrespecto a la programacin 7os picos dirigidos hacia la derecha indican el traba(o adelantado con

respecto a la programacin 7as l#neas verticales de una barra de :antt indican una tarea

a(ustada a la programacin.

!ara agregar l#neas de progreso" siga estos pasos&


118/137

En el 5iagrama de :antt" haga clic en He&%ien"&- 8Se,ui%ien"o 8 Lne&- (e Po,e-o

En la ficha Fec*&- e in"ev&)o-" active la casilla de verificacinMo-"& -ie%4e )& )ne& (e 4o,e-o &c"u&). + continuacinseleccione si desea mostrar la l#nea de progreso con la fecha deestado del proyecto o con la fecha actual.

En Mo-"& )ne&- (e 4o,e-o en e)&ci'n con e)" seleccione sidesea que las l#neas de progreso refle(en el !lan 6eal o el !lan!revisto.

!uede definir varias formas de representar las fechas e intervalos defechas con las l#neas de progreso. !uede introducir fechas de l#neas deprogreso espec#ficas" mostrar l#neas de progreso en relacin conintervalos de fechas seleccionados" etc.


119/137


120/137

INFORMES SORE EL PROYECTO

!ara que esta opcin est9 activada es necesario que el computadortenga configurada alguna impresora" ya que los informes se generan por@istas !reliminares.

Existen seis categor#as de informes disponibles&

:enerales

+ctividades +ctuales %ostos


121/137

+signaciones %arga de ;raba(o !ersonalizados

P&& ve )o- in$o%e- in"e,&(o- (i-4oni1)e-/

'aga clic en Ve # In$o%e-5 +parecer el cuadro de dilogoInformes" mostrando las categor#as disponibles.

NOTA/ 7a versin de Microsoft !ro(ect 4-- cuenta con un menllamado Informes. !ara que aparezca los informes haga clic enIn$o%e-8 In$o%e-5

En el cuadro de dilogo In$o%e-" haga doble clic en la categor#aque desea mostrar


122/137

'aga doble clic en el informe que desee ver


123/137

*i al seleccionar el informe" aparece otro cuadro pidi9ndoleinformacin" introdzcala y haga clic en En"e

El informe aparecer en una ventana de @ista !reliminar. 'aga clic enuna parte del informe para ampliarla. 'aga clic otra vez para volver alestado anterior.


124/137

!uede configurar la pgina del informe como le parezca msconveniente. !ara esto de clic en Con$i,u& P.,in&. %uando yaest9 listo para imprimir de clic en I%4i%i

ALGUNOS EJEMPLOS DE INFORMES/

?5 INFORMES DE COSTOS

El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuestoordenadas por costo total. El informe refle(a los costos reales" elcosto previsto programado$" la variacin" el costo fi(o" el metodo de

acumulacin y el costo restante. 7as tareas se enumeran de mayor amenor costo. !ara crear el informe Pe-u4ue-"o" haga lo siguiente&

'aga %lic en Ve8 In$o%e- En Microsoft !ro(ect 4-- aparecernlos Informes en un men aparte$

'aga doble clic enCo-"o- 'aga doble clic en Pe-u4ue-"o +parecer el informe !resupuesto.

E

l informe de flu(o de ca(a es un informe que muestra los costos


125/137

totales programados y reales de cada tarea" divididos en periodossemanales. !ara generar un informe de F)u:o (e C&:&

EnIn$o%e- # Co-"o- haga doble clic aF)u:o (e C&:&

Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Esteinforme se centra en la informacin ms importante y esparticularmente til para las directivas por la concisa presentacin delos datos generales del proyecto. !ara generar el Informe 6esumendel proyecto

En In$o%e- # Gene&)e- haga doble clic a Re-u%en (e)4o!ec"o


126/137

El informe de T&e&- Recu-o- Hu%&no- ! Fec*&- es unamuestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horasdiarias de traba(o asignado. !ara generarlo

'aga doble clicIn$o%e- # A-i,n&cione- ! doble clic enT&e&-Recu-o- Hu%&no- ! Fec*&-


127/137

PARA CREAR INFORMES PERSONALI


128/137

'aga clic en Nuevo" Mo(i$ic&o Co4i&dependiendo como desee elinforme.

!ro(ect permite personalizar los informes tomando datos de las tablasdel proyecto. +l cambiar un informe debe especificar el contenido en las

categor#as de 5efinicin" 5etalles y ?rdenar

IMPORTANTE/ la versin Microsoft !ro(ect 4-- cuenta con otro tipode Informes llamados Informes @isuales. +l seleccionar alguno de ellosse crea un grfico en Excel como resultado de una ;abla dinmica.

!ara crear un Informe @isual siga estos pasos&

En el men In$o%e- haga clic sobre In$o%e- Vi-u&)e-5+parecer un cuadro de dilogo donde usted podr escoger el tipo deInforme


129/137

!or e(emplo" al seleccionar In$o%e (e Re-u%en (e Co-"o-


130/137

>n conocido formato para representar grficamente los cambios delproyecto" es el G.$ico (e Cuv&- S5 !ara crearlo usted debe hacerel procedimiento que se explica a continuacin&

'aga clic en Ve8 M&- Vi-"&-8 En"&(& (e "&e&

'aga clic en el encabezado de la columna del campo Pe(ece-o&-. 'aga clic en In-e"&8 Co)u%n&. En el cuadro No%1e (e C&%4o

haga clic en Co-"o Re&)y despu9s en Ace4"&


131/137

*eleccione todas las tareas del proyecto.


132/137

En el men Ac*ivohaga clic sobre Gu&(& Co%o. +parecer elcuadro de dilogo de :uardar como" en la casilla de Gu&(& co%oTi4oseleccione la opcin Li1o (e Mico-o$" E3ce)

'aga clic en Gu&(&. +utomticamente !ro(ect mostrar el A-i-"en"e 4&& E34o"&ci'n"

de clic en Si,uien"epara continuar.


133/137

!ara exportar toda la informacin seleccione la casilla P)&n"i))& (eE3ce) (e) Po!ec"o" si solo quiere exportar marque la opcin D&"o-Se)eccion&(o-Estas tareas deben estar seleccionadas$.


134/137

'aga clic en Fin&)i+&5 +bra el libro de Excel que ha creado. *eleccione las columnas y las

filas No%1e (e T&e&y Co-"o Re&)que contengan datos.

En la barra de He&%ien"&-seleccione In-e"&A G.$ico


135/137


136/137


137/137

'a creado un grfico de curva * con los costos de cada tarea

Pasos Para Utilizar Microsoft Project 2007

Documents

Transcript of Pasos Para Utilizar Microsoft Project 2007