PASOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

KATHERINE BURBANOFANNY CHILITO

JANNETH COLLAZOS

PRESENTADO A:

YAMILE HIDALGO

TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSBOLÍVAR, CAUCA 2015

Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionaran las series, subseries y unidades documentales, consignado las fechas extremas y el número de folios.

1. Limpieza de la documentación: Donde utilizaremos los implementos de prevención.

1. Eliminación de material metálico: Cambiar material metálico por material plástico,

Remplazar carpetas tradicionales por materiales desacidificados

3. Identificación del material afectado por biodeterioro

Documentos identificados con hongos, insectos eliminar el polvo de la caja, carpeta, legajo

Revisión y foliación: Enumerar los documentos consecutivamente y

cronológicamente Se folia con lápiz de mina negra, en la maquina superior

derecha sin enmendaduras. La numeración que existe no se tacha, utilizamos el

slash (/) Folios en blanco y sueltos no se envían en la

transferencia Los folios cosidos o adheridos al legajo no se separan ni

foliarse Unidades de conservación y Re almacenamiento: Tenemos distintas unidades de conservación: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas.

Como preparar las unidades de conservación para las transferencias:• La documentación empastada que tenga los tomos deteriorados deberán someterse a procesos de empaste o refuerzo.

La documentación que no esta encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

Especificaciones pare realizar las transferencias documentales CAJAS: Elaboradas en cartón corrugados, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo a su documentación. Capacidad de introducir el número de carpetas necesarias de manera que no queden muy ajustadas ni muy sueltas. Identificación de las cajas: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales.

Identificación de las carpetas: Material cartulina libre de acidez, debe adaptarse al volumen y al tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes.5

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de Nación. La cantidad de documentos será moderada Se enumeran las cajas consecutivamente. Para cargar las cajas a un vehículo se corresponderá desde el ultimo numero en orden descendente.

Conclusiones Hemos aprendido que las transferencias documentales son un proceso por el cual debe pasar el documento para llegar a el lugar donde serán conservados durante mas tiempo. Las transferencias son importantes para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, en todo este proceso se debe tener en cuenta las tablas de retención documental.