PAPER

ADMINISTRASI PERKANTORAN BAGIAN TATA

PERLENGKAPAN

(Studi pada Desa Gapurosukolilo Kecamatan Gresik Kabupaten Gresik)

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran Semester Gasal

Disusun Oleh :

Nama : 1. Istina Dwi P (13040674003)2. Citra Ayu Foni (13040674005)3. Frischa Yoanita R. (13040674022)4. Eni Zahrotin (13040674022)5. Rahmad Fanani Rois (13040674057)6. Muhammad Roikhan (13040674101)

PRODI S1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2014

BAB I

PENDAHULUAN

Perlengkapan merupakan kegiatan yang berkenaan dengan pengaturan sarana yang ada agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Dalam melakasanakan suatu tata usaha, salah satu faktor yang menentukan keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan alat-alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak langsung.

Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya tergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peran yang penting dalam setiap kantor karena di samping untuk membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor perlengkapan kantor juga bisa memotivasi pegawai agar giat bekerja dan nyaman saat bekerja. Dengan demikian produktivitas kerja dapat meningkat.

Peralatan dan perlengkapan kantor harus di sesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Managemen kantor harus pandai memilih yang terbaik, karena masih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi bagi kantor itu sendiri. Manajemen perkantoran adalah penjurusan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya.

BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Administrsi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

2.1.1Pengertian Administrasi PerkantoranDalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan

yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

2.1.2 Unsur-Unsur Administrasi Perkantorana. Unsur pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan

untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

b. Unsur Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai.

c. Unsur Tata Hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

d. Unsur Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor.

e. Unsur Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

f. Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor.

g. Unsur Tata Usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

h. Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan.

2.1.2 Tujuan Administrasi PerkantoranTujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

a. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

b. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

c. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya.-

d. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

e. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

f. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

2.1.3 Fungsi Administrasi PerkantoranMenurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi

perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

a. Fungsi Rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b. Teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

c. Fungsi Analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

d. Fungsi Interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

e. Fungsi Manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

2.1.4 Kegiatan AdministrasiKegiatan administrasi perkantoran adalah bagian dari manajemen yang

memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Kegiatan Administrasi Perkantoran antara lain :

a. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan kantor.b. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh

yang membutuhkan.c. Pengadministrasian seluruh kegiatan.d. Menginventarisasi peralatan kantor

2.1.5. Sasaran Adminitrasi PerkantoranSasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

a. Ruang perkantoran (Office Space)Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang,

pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, pemeliharaan.

b. Komunikasi (Communication)Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh,

telepon, susunan kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.

c. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerjasama dan disiplin.

d. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja

panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

e. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung,

perlengkapan kirim surat dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru.

f. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan

tulis, kertas surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.

g. MetodeMetode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan

perkantoran, pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.

h. Warkat (Records)Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan

formulir, pelayanan surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, (Typing rools), metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.

i. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi,

pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.

Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan

sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.

2.2 Perlengkapan Kantor (Office Equipment)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.  Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor.  Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan.  Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:a. Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;c. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;d. Sebagai asset dan pelengkap kantor.

2.2.1 Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan

satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. 

b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. 

Sedangkan barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

2.2.2 Istilah Perlengkapan KantorAda beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor,

yaitu sebagai berikut.a. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam

pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama. 

b. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan

dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.

c. Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

d. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. 

e. kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor

f. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor. 

g. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi. 

h. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar. 

BAB III

ANALISIS

3.1 Administrasi Perkantoran di Desa Gapurosukolilo Kecamatan Gresik Kabupaten Gresik

Tujuan administrasi perkantoran adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien.

Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi perkantoran bidang perlengkapan, yaitu  :

A. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.

Langkah-langkah perencanaannya adalah :

a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.

b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu,  misalnya untuk satu triwulan.

c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang  tersedia sebelumnya.

d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.

e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi  dengan cara membuat skala prioritas.

f. Penetapan rencana pengadaan akhir.

2. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut  :

a. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang.

b. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu.

c. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.

d. Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.

3. Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana.  Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.

Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

1. Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris2. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang

inventaris.  Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.

3. Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

4. Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang.   Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu,  misalnya seringkali dalam satu triwulan.

B.  Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Ditinjau dari sifat maupun waktunya,  terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana  :

1. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :

a. Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekanb. Pemeliharaan yang bersifat pencegahanc. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringand. Perbaikan berat

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

2.  Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan  :

a. Pemeliharaan sehari-hari, misalnya  :  menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.

b. Pemeliharaan berkala, misalnya  :  pengontrolan genting, pengapuran tembok.

C.    Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku.   Tujuan penghapusan adalah  :

1. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

2. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.

3. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.

4. Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah  :

a. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

b. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.c. Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien

lagi.d. Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.

e. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

f. Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.g. Barang-barang yang dicuri.h. Barang-barang yang diselewengkan.i. Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya

bencana.

3.2 Perlengkapan Kantor di Desa Gapurosukolilo Kecamatan Gresik Kabupaten Gresik

Ada beberapa hal yang berkenaan dengan perlengkapan kantor di desa Gapurosukolilo Kecamatan Gresik Kabupaten Gresik, yaitu sebagai berikut.a. Perbekalan tata usaha

Perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, bahwa segenap perbekalan tata usaha itu dikelompokkan ke dalam jenis-jenis barang sebagai berikut.1. Barang lembaran, misalnya kertas, karton, dan berkas.2. Barang bentuk lainnya, misalnya lem, karet penghapus, dan tinta.3. Alat tulis kantor (ATK), misalnya pensil, pulpen, dan cap nomor.4. Alat keperluan lainnya, missal alat pencabut jepitan kawat, mistar, dan

bantalan cap.5. Mesin kantor, misalnya mesin tik, mesin hitung, dan mesin stensil.6. Perabot kantor, misalnya meja, lemari, dan peti besi.7. Perlengkapan lainnya, misalnya lampu permadani, kipas angin, dan

AC.Jadi, dengan menatausahakan berbagai barang perbekalan tersebut,

terciptalah benda-benda hasil kerja yang dapat berbentuk warkat, formulir, laporan, surat, arsip, dokumen, buku, dan benda keterangan lainnya.

b. Mesin-mesin kantorSebagaimana telah dikemukakan di atas, mesin perkantoran (office

machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi. The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Macam-macam mesin perkantoran sangat banyak dan tentu akan terus bertambah dan menjadi lebih canggih

atau modern sejalan dengan kemajuan teknologi.  Adapun macam-macam mesin yang umum antara lain:1. Mesin tik (typewriter);2. Mesin dikte (dictating machine);3. Mesin hitung (calculating machine);4. Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment);5. Mein pengganda warkat (duplicator/copier);6. Mesin komunikasi (communication equipment).

Perangkat mesin yang telah memasuki kantor-kantor modern ialah komputer.  Computer dapat melakukan pengolahan aneka data dan prosesor perkataan untuk melakukan produksi berbagai warkat, yang semuanya itu secara serba otomatis dan luar biasa cepat.

c. Peralatan kantorPeralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam

pekerjaan tata usaha.  Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.  Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.”  Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu. Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin  kantor (office supplies) dan alat-alat bukan mesin.

1. Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson yaitu:

a. Bak surat (desk tray);b. Kalender meja (desk calendar);c. Mistar (ruler);d. Pena (pen);e. Tangkai pena (pen holder);f. Pensil (pencil);g. Pensil berwarna (colored pencil);h. Penghapus pensil (eraser);i. Kertas-kertas isap (blotters);j. Gunting (shear);k. Penjepret kawat (stapler);l. Bak untuk jepitan-jepitan kertas (tray for paperclips);m. Bak untuk jarum-jarum (tray for spins);n. Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands);o. Berkas-berkas jepitan (binders);p. Cap tanggalan (band dater);q. Bantalan cap (stamp pad);r. Blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis

(stationery requisitions).2. Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:

a. Mesin kartu berulang (punched card machines);b. Mesin jumlah (adding machines);

c. Mesin hitung (calculating machines);d. Mesin tulis (typewriter);e. Mesin pengganda (reproducing machines);f. Mesin label (labeling machines);g. Mesin pembuka sampul surat (letter openers);h. Mesin penomor (numbering machines);i. Mesin penghimpun lembar stensil (collator);j. Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and

mail inserter);k. Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber);l. OHP (over head Projector);m. Mesin fotokopi.

d.  Perabot kantorPerabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office

furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.Drs. The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenid perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat. Perabot-perabot umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja atau ruang tempat penyimpanan, seperti meja tulis atau lemari arsip.

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan di setiap kantor yaitu meja tulis (termasuk pula meja tik) dan kursinya.  Oleh karena itu, meja dan kursi kerja perlu mendapat penelahaan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk, dan pertaliannya dengan luas lantai yang perlu disediakan.Panjang          : 180 cmLebar              :   78 cmTinggi             :   72 cm

Macam-macam perabot yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor antara lain:

1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer;2. Kursi;3. Lemari yang dapat dikunci;4. Rak buku/arsip;5. Box, peti kayu.

e. Interior kantor atau hiasan kantorSalah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam perbekalan kantor

ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau ruangan kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor. Dengan demikian, perbekalan kantor yang berkaitan dengan interior, diantaranya:

1. Hiasan atau lukisan dinding (gambar atau lukisan);

2. Bunga-bunga;3. Akuarium;4. Lampu-lampu hias;5. Kolam;6. Taman;7. Benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

f. Pesawat kantorSeiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini

komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.           Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:1. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien;2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor;3. Meningkatkan produktivitas kerja;4. Mempercepat proses pekerjaan.

Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.1. Interkom;2. Telepon;3. Handphome;4. Switch board;5. Loudspeaking telephone;6. Telephone autolering machine;7. Dictaphone;8. Teleks;9. Faksimile.

g. Alat bantu peraga (audio visual aids)Guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu

rapat atau pertemuan, diperlukan alat bantu. Seseorang perlu memahami dan hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan sesuai dengan sasaran yang diinginkan.

1. Pengertian alat bantu peragaAudio visual aids atau alat bantu peraga terdiri atas tiga kata yang

masing-masing memiliki makna tersediri. Audio berasal dari kata audible yang berarti kedengaran. Kemudian, Istilah audio ini dapat diartikan sebagai pengalaman dari hasil Pendengaran. Visual  berasal dari kata visible yang berarti kelihatan. Kemudian,

istilah Ini dapat diartikan pengalaman-pengalaman dari hasil Penglihatan. Aids berarti bantuan.

Dari uraian tersebut, dapat diartikan bahwa audio visual aidsatau alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut. Fungsi alat bantu peraga yaitu:1. Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (presentasi);2. Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih

mendalam;3. Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;4. Menimbulkan perhatian;5. Mendorong untuk berpikir dan bertindak;6. Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat

berjalan dengan lancar dan mudah.Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga yaitu:

1. Membantu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang efektif;

2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian, sehingga tidak menimbulkan kebosanan;

3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama;4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung.

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:1. Tape recorder;2. Video tape recorder;3. Radio;4. Televisi, dan lain-lain.Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:1. Slide projector;2. Film strip;3. Movie film;4. Opaque projector;5. Over head projector (OHP).Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:1. Chalk board;2. Flip chart;3. White board;4. Flannel graph;5. Grapik;6. Formulir;7. Buku, dan lain-lain.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

4.2 Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

William N. Dunn, Analisis Kebijaksanaan Publik, terj. Mujahir Darwin, Yogyakarta: Hanindita, 2001

Mulyani, Sri dkk. 2008. “Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrai Perkantoran”.Jakarta :Airlangga

https://srisud.wordpress.com/2010/11/18/mengaplikasikan-administrasi-perkantoran-di-tempat-kerja/

http://www.slideshare.net/bambange/administrasi-perkantoran-34381187

Lampiran 1 : Foto Kegiatan