1

Panduan Webmail UB

Teknologi Informasi dan Komunikasi

2015

2

Panduan Webmail UB

Bab:

1. Login ke Webmail

2. Memulai

2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna

2.2 Mengakhiri Sesi

3. Email

3.1 Daftar Surat

3.2 Folder Kotak Surat

3.3 Unjuk Pratinjau

3.4 Melihat Surat dan Lampiran

3.5 Mengirim Email

3.6 Pencarian Email

3.7 Mengorganisir Email Anda

3.8 Impor/Expor

4. Buku Alamat

4.1 Direktori dan Grup

4.2 Daftar Kontak

4.3 Detail Kontak

4.4 Membuat dan Edit Kontak

4.5 Mencari Kontak

4.6 Impor/Expor

5. Pengaturan

5.1 Pilihan

5.2 Pengaturan Folder

5.3 Identitas Pengirim

5.4 Respon Terekam

6. Pengaturan Filter

3

1. Login ke Webmail

Buka URL yang diberikan oleh administrator sistem pada penjelajah web Anda. Situs ini

menampilkan halaman login yang digunakan untuk autentikasi pengguna. Ketik username

email (biasanya alamat email Anda) dan password pada kolom yang sesuai. Tekan tombol

login atau <Enter> pada keyboard untuk autentikasi.

2. Memulai 2.1 Gambaran Umum Antarmuka Pengguna

Setelah terautentikasi, layar webmail Roundcube akan terbagi menjadi beberapa bagian

fungsional yang dijelaskan di bawah ini:

(1) Tugas Aplikasi

Aplikasi webmail menyediakan tugas-tugas utama yang berbeda, seperti Email, Buku

Alamat, Pengaturan dan lain-lain. Gunakan daftar ini untuk beralih dari satu tugas ke tugas

lainnnya. Layar akan memuat kembali dengan tampilan spesifik untuk tugas yang dipilih.

Daripada beralih bolak-balik, layar tugas dapat dibuka melalui jendela penjelajah web secara

terpisah atau pada tab lain. Klik kanan pada sebuah ikon tugas pada daftar dan pilih “Buka

Tautan di Tab/Jendela Baru“ dari manu penjelajah web.

(2) Status Tampilan

Bagian ini digunakan untuk menampilkan status pemberitahuan berhasil atau gagal (seperti

konfirmasi, peringatan, dan eror) dalam operasi yang baru saja Anda lakukan pada aplikasi

ini. Saat aplikasi bekerja atau memproses data, status pemberitahuan juga ditampilkan di

sini.

(3) Toolbar

Toolbar utama selalu berada di bagian atas konten dan membolehkan Anda untuk melakukan

tindakan yang berbeda, tergantung apa yang ingin ditampilkan atau dipilih pada bagian

jendela. Jika tombol berwarna abu-abu berarti tindakan yang terkait tidak tersedia. Jika ikon

4

toolbar menampilkan panah kecil pada sisi kanannya berarti mengklik panah tersebut akan

menampilkan variasi tindakan yang dapat dilakukan.

Tindakan tambahan dapat ditemukan dengan mengklik tombol Tindakan Lain (jika tersedia).

(4) Daftar Operasi

Ikon ini berada di bagian footer dan berisi daftar tindakan yang mempengaruhi daftar di atas

atau elemen yang dipilih dari daftar masing-masing. Ikon gerigi biasanya membuka menu

untuk tindakan tambahan.

(5) Kotak Pencarian

Jika tugas yang dipilih menyadiakan pencarian data (misalnya untuk pesan email atau

kontak), kotak pencarian in berada di pojok kanan di atas konten utama. Masukkan kata yang

ingin dicari kemudian tekan <Enter> pada keyboard untuk memulai mencari. Untuk

mengatur ulang pencarian, klik ikon hapus yang berada di sebelah kanan kotak pencarian.

Mungkin ada pilihan pencarian yang tersebunyi di menu drop-down yang terbuka ketika

mengklik ikon di sisi kiri kotak pencarian.

Mengubah ukuran kolom konten

Beberapa kolom yang mengisi konten utama di layar dapat diubah ukurannya. Temukan

pengaturan ukuran diantara dua kolom dengan menariknya dengan mouse.

2.2 Mengakhiri Sesi

Setelah pekerjaan Anda selesai di aplikasi webmail. Penting bagi Anda untuk mengakhiri sesi

dengan mengklik ikon Keluar (1). Ini akan memastikan bahwa tidak akan ada orang lain yang

dapat mengakses, membaca dan menghapus email atau mengirim email atas nama Anda.

Menutup jendela penjelajah web tidak cukup untuk keluar!

3. Email 3.1 Daftar Surat

Bagian ini menampilkan daftar semua surat di dalam folder yang dipilih. Banyaknya jumlah

surat yang ditapilkan dalam daftar dan jumlah total surat di dalam folder ditampilkan tepat di

bawah daftar. Sesuai pengaturan Anda, daftar ini hanya menampilkan jumlah surat secara

terbatas pada waktu tertentu. Gunakan tombol membolehkan (allow) di bawah daftar untuk

mencari surat pada beberapa halaman.

Aplikasi ini secara berkala akan memeriksa surat baru dan memperbarui tampilan jika ada

email baru. Anda juga dapat melakukan pemeriksaan secara manual dengan mengklik tombol

Penyegaran (Refresh) pada toolbar tampilan email.

Membuka Surat untuk Dibaca

5

Jika Unjuk Pratinjau (Preview Pane) tampak, sekali klik pada surat maka akan menampikan

unjuk pratinjau di bawah daftar surat. Agar dapat membuka surat pada tampilan penuh atau

jendela baru (tergantung pada pengaturan Anda), lakukan dengan klik dua kali dengan

mouse. Cara lain untuk membuka surat pada tab tab atau jendela baru yaitu dengan mengklik

kanan pada judul surat dan kemudian pilih “Buka Link pada Tab/Jendela Baru” dari menu

penjelajah web.

Dengan memilih surat pada daftar juga akan mengaktifkan tombol toolbar yang akan

menawarkan tindakan lebih lanjut yang berhubungan dengan surat yang telah dipilih seperti

membalas, meneruskan atau mengapus surat tersebut.

Tandai Surat Sudah Terbaca atau Tertandai

Ketika membuka surat yang belum dibaca secara otomatis akan ditandai dengan terbaca. Hal

ini juga bisa dilakukan secara langsung pada daftar surat dengan mengklik bintang belum

terbaca di depan judul pesan. Klik lagi jika ingin menandai surat belum dibaca.

Jika kolom tertandai terlihat (lihat Mengubah kolom daftar surat), Anda dapat menandai/tidak

(flag/unflag) pesan dengan mengklik kolom bendera pada baris pesan. Selain itu ada menu

Tandai di toolbar yang memungkinkan Anda untuk menandai semua surat yang dipilih

dengan satu kali klik.

Mengganti Penyortiran Daftar Surat

Urutan penyortiran surat dapat diganti dengan mengklik kolom pada header daftar yang ingin

anda sortir. Klik sekali lagi untuk membalikkan urutan. Kolom yang digunakan untuk

menyortir disorot dalam header daftar.

Meng-Thread Pengurutan Surat

Selain menyortir surat berdasarkan tanggal atau judul, beberapa surat dapat dikumpulkan

dengan“Thread”. Gunakan tombol switch di kiri footer daftar surat untuk beralih antara

tampilan Daftar atau Thread. Ketika pada modus thread, kelompok surat dapat diperluas

dengan menggunakan ikon panah di kolom paling kiri dari daftar pesan.

Mengubah Kolom Daftar Surat

Kolom yang ada di daftar dapat atur dengan klik ikon Daftar Pengaturan di kolom paling kiri

dari header daftar pesan. Ini akan membuka jendela dimana Anda bisa memilih kolom mana

yang akan di tampilkan dan bagaimana surat diurutkan. Klik Simpan untuk menerapkan

perubahan dan untuk menutup jendela.

Catatan:

Kolom “Dari/Kepada” merupakan kolom penting yang menunjukkan pengirim atau penerima

surat ketika Anda memasukkannya ke Folder Terkirim atau Daftar Tunggu.

6

Posisi kolom pada daftar juga bisa diatur dengan menggeser header kolom tertentu dengan

mouse dan menaruhnya sesuai keinginan Anda.

Memilih Banyak Surat

Dengan sekali klik pada baris di daftar surat, surat akan terpilih dan tersorot. Dengan

menekan tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat mengklik surat, Anda dapat

memilih/tidak beberapa surat.

Ada juga cara untuk memilih dengan cara Pilih menu drop-down pada footer surat. Dengan

menu tersebut, Anda bisa memilih semua surat yang belum terbaca atau yang tertandai

sekaligus atau untuk membalikkan/mengatur ulang pilihan.

3.2 Folder Kotak Surat

Di sisi kiri Anda dapat melihat daftar folder pada kotak surat Anda. Folder dapat digunakan

untuk arsip surat berdasarkan topik, pengirim atau apapun yang Anda pilih untuk pengaturan.

Pesan yang baru saja masuk biasanya tampil di folder Kotak Masuk yang berada dibagian

pertama di dalam daftar folder. Ada beberapa folder khusus yang digunakan oleh sistem

untuk menyimpan surat yang sudah terkirim (Terkirim) atau surat yang dihapus (Surat

Terhapus) dan tempat surat yang belum terkirim berupa konsep (Draft) disimpan. Folder

sistem ini ditandai dengan ikon khusus.

Jumlah surat yang belum terbaca pada masing-masing folder ditampilkan di sisi kanan

pembatas daftar folder.

Klik sebuah folder pada daftar untuk menampilkan isi surat pada daftar surat di sisi kanan.

Folder yang terpilih tersorot pada daftar.

Folder dengan subfolder yang tersembunyi ditandai dengan ikon (+) kecil yang dapat diklik

untuk membuka atau menutup pohon folder.

Operasi Pada Folder

Pada footer di daftar folder, ikon Tindakan Folder menunjukkan daftar tindakan folder yang

terkait ketika diklik. Sebagian besar tindakan pada menu mempengaruhi folder yang di pilih.

Ringkaskan

Tindakan ini akan memampatkan ukuran folder dengan menghapus surat yang telah

ditandai untuk dihapus.

Kosongkan

Tindakan ini akan menghapus seluruh surat yang telah ditandai secara permanen.

Berhati-hatilah dengan pengoperasian ini karena tidak dapat dikembalikan. Untuk alasan

7

keamanan, tindakan ini hanya dapat digunakan untuk folder Surat Terhapus dan folder

Sampah.

Mengatur Folder

Menu ini akan membawa Anda ke bagian pengaturan dimana Anda dapat mengatur

folder kotak surat. Di sini Anda dapat membuat, menghapus, mengganti nama atau mengatur

ulang folder email Anda.

Tampilan Kuota

Jika kotak surat Anda dibatasi oleh penyimpanan, tampilan kuota ada di footer yang berada di

daftar folder yang menunjukkan pemakaian penyimpanan yang tersedia. Pindahkan penunjuk

mouse pada tampilan presentase untuk melihat besarnya penggunaan kuota.

3.3 Unjuk Pratinjau

Jika diaktifkan, unjuk pratinjau di bawah daftar surat menampilkan surat yang dipilih di

sebelah kanan tampilan utama surat. Untuk membukanya, klik ikon kotak pada footer

daftar surat. Dengan menekan ikon yang sama lagi akan menyembunyikan unjuk pratinjau.

Fungsi Jalan Pintas

Pada pojok kanan atas unjuk pratinjau terdapat tombol-tombol untuk tindakan yang sering

digunakan seperti menjawab atau meneruskan surat.

Ikon yang paling kanan akan membuka surat pada jendela baru untuk tampilan ukuran

penuh seluruh surat.

Perluas Header Surat

Unjuk pratinjau dimaksudkan untuk memberi Anda tampilan cepat surat. Hanya bagan surat

penting seperti pengirim dan tanggal yang langsung ditampilkan. Header dari pratinjau dapat

diperluas dengan klik panah-bawah pada header kiri.

3.4 Melihat Surat dan Lampiran

Dua kali klik pada surat di daftar akan membukanya dalam ukuran penuh atau pada jendela

baru, tergantung pada preferensi tampilan surat Anda.

8

Blok header kini menampilkan semua header surat termasuk foto dari pengirim jika

ditemukan di buku alamat Anda.

Buka Pada Jendela Baru

Saat melihat surat di unjuk pratinjau, surat ini dapat dibuka di jendela baru dengan menekan

tombol .

Saat membuka sebuah surat dalam tampilan ukuran penuh, toolbar di atas menampilkan

tombol-tombol untuk memilih surat ini.

Pindah ke Folder Lain

Gunakan daftar drop-down di kanan atas toolbar untuk memindah surat baru ke folder lain.

Saat folder dipilih dari daftar, surat dipindah ke folder tersebut dan jendela akan

menampilkan surat selanjutnya pada daftar.

Pindah ke Surat Selanjutnya atau Sebelumnya

Gunakan tombol panah di sisi kanan kotak header untuk pindah ke surat selanjutnya atau

sebelumnya pada folder. Jika tidak ada surat selanjutnya atau sebelumnya, maka tombol akan

dinonaktifkan.

Tambah Kontak ke Buku Alamat Anda

Setiap alamat email mengacu ke sebuah surat, baik sebagai pengirim atau penerima, dapat

disimpan di buku alamat dengan sekali klik pada ikon Tambah kontak di sampingnya.

Tentu ini tidak akan disimpan dua kali jika kontak dengan alamat email tersebut sudah

terdapat di buku alamat.

Tampilkan atau Unduh Lampiran

Jika surat yang terbuka mempunyai lampiran, lampiran ini tercantum di sebelah kanan isi

surat. Klik pada nama file untuk membuka atau mengunduh. Jika file tidak dapat ditampilkan

langsung pada penjelajah web, unjuk pratinjau akan terbuka untuk menampilkan lampiran.

Hal ini terjadi untuk gambar, file teks dan PDF jika penjelajah web Anda dapat

menampilkannya.

Sebaliknya, klik pada nama file akan memulai proses unduh dan sebuah dialog tampil,

meminta Anda untuk menyimpan filenya. Jika tidak terjadi, lihat folder “Unduhan” standar

pada komputer Anda untuk file lampiran.

Paksa Unduh Lampiran

Untuk file yang terbuka pada penjelajah web secara langsung, Anda dapat memaksa

mengunduh dengan klik pada link Unduh di unjuk pratinjau atau dengan klik kanan nama file

lampiran pada tampilan surat dan pilih “Simpan Link Sebagai…” dari menu penjelajah web.

Tampilan Gambar

9

Jika diaktifkan di Preferensi gambar yang dilampirkan pada surat tercantum pada pratinjau

(atau “thumbnails”) tepat di bawah naskah surat. Masing-masing gambar punya link tepat di

sebelah kanannya yang membolehkan Anda untuk membuka gambar dalam ukuran penuh

(Tampilkan) atau Mengunduhnya ke perangkat keras komputer Anda.

3.5 Mengirim Email

Menulis Surat Baru

Klik ikon toolbar Tulis untuk membuka halaman tulis surat. Tergantung pada pengaturan

Anda, dibuka pada tab penjelajah web atau pada jendela baru.

Masukkan paling tidak satu alamat penerima atau menandainya pada buku alamat, tulis pada

subjek dan teks surat dan klik tombol Kirim pada toolbar ketika Anda sudah siap mengirim

surat.

Simpan sebagai Konsep (ikon toolbar) jika surat belum lengkap dan Anda akan

menyelesaikan dan mengirimnya nanti. Email akan tersimpan di folder Daftar Tunggu dan

klik dua kali untuk melajutkan menulis.

Catatan:

Ketika menulis surat, salinan secara berkala disimpan di dalam folder daftar tunggu untuk

menghindari kehilangan yang tidak disengaja. Untuk berjaga-jaga jika sesi berhenti secara

tiba-tiba atau komputer atau penjelajah web Anda macet (crash). Anda akan menemukan

salinan surat di folder Daftar Tunggu. Anda dapat mengatur interval penyimpanan otomatis

di Preferensi Pengguna.

Membalas Surat

Jika Anda ingin menanggapi surat yang diterima, klik tombol Balas atau Balas Semua pada

toolbar atau tombol yang memiliki fungsi sama pada Unjuk Pratinjau. Tombol ini juga akan

membuka halaman penulisan namun dengan kutipan surat berupa Anda sedang membalas ke

dan dengan penerima yang belum diisi.

Saat Membalas akan menyalin alamat pengirim pada kolom Ke (To), Balas semua (Replay

all) akan menambahkan semua penerima dari pesan asli pada kolom Ke dan Cc.

Meneruskan Surat

Surat dapat diteruskan kepada seseorang dengan meng-klik tombol Teruskan pada toolbar.

Halaman penulisan akan memuat teks surat dan semua lampiran yang telah ditambahkan.

Anda tetap dapat menambahkan lebih banyak lampiran atau menghapus beberapa yang tidak

ingin Anda teruskan.

Tombol toolbar Teruskan menawarkan pilihan berikut:

Penerusan Sejalan (Inline)

10

Pada mode (default) ini, isi surat asli disalin ke teks editor surat dan dapat diubah atau

dihapus. Juga lampiran pesan asli disalin ke pesan baru dan dapat dihapus sendiri. Perhatian:

mode ini dapat memotong atau memformat ulang surat dengan HTML terformat.

Teruskan sebagai lampiran

Dengan pilihan ini, surat asli disalin sebagai lampiran pada surat yang diteruskan. Hal

ini akan melindungi surat dengan semua format dan lampirannya dan tidak membolehkan

Anda mengubah apapun.

Memilih Penerima dari Buku Alamat

Penerima surat dapat dengan bebas dimasukkan secara langsung ke kolom Ke atau Cc pada

bagian header pada halaman penulisan surat. Pisahkan banyak alamat dengan koma (,).

Pastikan Anda memasukkan alamat email dengan lengkap dan benar.

Pelengkapan Otomatis (Autocompletion) Buku Alamat

Saat mengetik alamat penerima, aplikasi secara terus menerus mencari pada buku alamat

Anda dan menyarankan kecocokan entri tepat di bawah kolom masukkan. Gunakanlah

tombol kursor (atas/bawah) pada keyboard untuk memilih satu dan tekan <Enter> atau <Tab>

untuk menyalin alamat yang tersorot ke dalam kolom penerima.

Menggunakan Widget Buku Alamat

Jika Anda lebih suka memilih penerima dari daftar kontak, gunakan widget buku alamat pada

sisi kiri untuk mencarinya. Pertama, pilih buku alamat untuk mencari di bagian teratas widget

dan lihat kontak yang terdaftar di bawah. Hanya jumlah kontak yang terbatas yang tampil jadi

gunakan tombol panah pada header widget untuk melanjutkan ke halaman kontak

selanjutnya.

Pilih satu atau lebih kontak pada daftar dan kemudian klik satu kali pada tombol bawah

(Ke+,Cc+,Bcc+) supaya menyalin kontak yang terpilih menurut kolom penerima dengan

segera. Klik dua kali sebuah kontak pada daftar untuk menambahkannya ke kolom Ke.

Menambahkan Lampiran

Untuk melampirkan file pada surat, klik tombol Lampirkan pada toolbar dan kemudian pilih

file pada computer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang terbuka. Lampiran yang

dikirim bersama surat terdaftar pada sisi kanan dan dapat dihapus lagi dengan meng-klik

simbol Hapus pada file.

11

Jika penjelajah web (browser) Anda mendukung HTML 5, Anda akan melihat ikon file-drop

di bawah daftar lampiran. Ini maksudnya Anda dapat menyeret file dari file explorer di

komputer Anda dengan mouse pada ikon tersebut untuk melampirkannya pada surat.

Menulis Surat Dengan Format HTML

Tergantung pada pengaturan Anda, halaman penulisan menampilkan kolom teks sederhana

untuk memasukkan surat atau rich text editor dengan toolbar yang mengaktifkan

pemformatan teks, daftar bullet, penempelan gambar dan banyak lagi.

Anda dapat beralih pada mode komposisi antara teks biasa dan naskah penuh (HTML)

dengan pemilih Pengedit Ketikan yang tersembunyi pada pilihan pengiriman. Memperluas

Pilihan Pengiriman dengan meng-klik panah bawah pada border kiri dari header block

pesan.

Menempelkan Gambar

Pada mode HTML editor, Anda dapat meletakkan gambar tepat di naskah surat. Dan berikut

caranya:

1. Tambahkan gambar sebagai lampiran pada surat.

2. Klik ikon Sisipkan/Edit gambar pada editor toolbar.

3. Pilih gambar dari daftar gambar seret ke bawah menu pada dialog

4. Tekan tombol sisipkan

5. Ubah ukuran gambar pada area naskah jika diperlukan

Menggunakan Respon Yang Disiapkan

Respon yang tersimpan bisa lebih mudah ketika menulis email secara berulang dengan teks

yang sama, misalnya saat menjawab permintaan pendukung atau mengirim undangan dengan

pendahuluan yang sama.

Tombol Respon pada halaman toolbar penulisan memegang kumpulan “rekaman respon”

pribadi Anda yang bisa disisipkan ke dalam badan surat dengan satu kali klik. Catatan: ini

hanya potongan naskah yang bisa disisipkan dimana saja and bukan template surat dengan

judul (subjek), teks atau lampiran.

Menyisipkan Respon

Klik tombol Respon untuk membuka menu yang mendaftar semua teks boilerplate yang

tersimpan dengan nama. Cukup klik satu kali dan teks yang tersimpan akan disisipkan ke

dalam surat pada posisi kursor, tepatnya dimana Anda berhenti mengetik. Jika Anda memilih

beberapa bagian teks pesan dengan mouse sebelumnya, teks respon yang tersimpan akan

menggantikan pemilihan.

Menyimpan Respon Baru

12

Saat menulis teks yang sama untuk kedua kalinya, Anda mungkin ingin menyimpannya untuk

penulisan email ke depannya. Untuk menyimpan respon baru, pertama pilih bagian teks surat

yang harus disimpan dengan mouse dan klik Buat Respon Baru dari menu di belakang tombol

Respon. Ini akan membuka dialog di mana Anda dapat meninjau naskah sebelum disimpan.

Beri nama respon baru tersebut dan klik Simpan. Sekarang respon baru sudah ditambahkan ke

daftar potongan untuk disisipkan.

Mengedit Respon

Beralih ke bagian Pengaturan dimana Anda dapat mengatur semua respon yang telah

disimpan.

Pilihan pengiriman Surat Yang Lain

Opsi pengiriman surat tersembunyi secara awal (default) dan hal pertama yang diperlukan

untuk menampilkan opsi tersebut adalah dengan mengklik panah-bawah di pojok kiri header

pesan.

Dengan demikian Anda dapat mengganti tipe penyunting untuk menulis surat html dan

menyesuaikan pengaturan lainnya mengenai pengiriman surat.

Prioritas

Prioritas menandai surat yang dikirim dan akan ditampilkan pada kotak surat

penerima.

Tanda Terima Kembali

Meminta penerima untuk mengembalikan konfirmasi tanda terima ketika membuka

surat. Tanda terima ini akan dikirim oleh program email penerima jika dia

menyetujuinya.

Pemberitahuan Status Terkirim

Permintaan surat pemberitahuan saat surat terkirim akan dikirim oleh server email

ketika surat terkirim. Perlu dicatat bahwa hal ini tidak mengkonfirmasi jika penerima

yang sebenarnya telah menerima surat.

Simpan Pesan Terkirim Di

Pilih folder di mana Anda akan menyimpan salinan pesan setelah dikirim. Secara

default akan tersimpan pada folder Terkirim dan dapat diubah di sini. Pilih “jangan

disimpan” akan mengirim pesan tanpa menyimpan salinannya.

3.6 Pencarian Email

Untuk mencari email, pertama pilih folder yang ingin Anda cari pada “Folder kotak

surat” di sebelah kiri. Kemudian masukkan istilah pencarian ke dalam kolom

13

pencarian yang berada di atas daftar pesan dan klik <Enter> pada keyboard untuk

memulai pencarian. Hasil pencarian akan ditampilkan pada daftar pesan.

Untuk mereset pencarian bisa dengan mengklik ikon Reset Pencarian pada border

kanan kolom pencarian. Berpindah ke folder lain juga akan mereset pencarian dan

menghapus kotak pencarian.

Pilih bagian yang akan dicari

Buka opsi pencarian dengan mengklik ikon pencarian di kiri kolom pencarian. Anda dapat

memilih bagian pesan yang dicari dengan memasukkan kata yang ingin dicari. Cek Seluruh

pesan untuk mencari semua pesan.

Anda juga dapat mengetik kriteria pencarian tertentu secara langsung ke dalam kotak, seperti

"pengirim:Scott" atau "judul: Konferensi." Kata kunci yang didukung adalah:

• pengirim:

• penerima:

• cc:

• bcc:

• judul:

• isi:

Memilih Tempat untuk Mencari

Di menu opsi pencarian juga, pilihan "Lingkup" mengatur apakah pesan yang dicari

dalam folder yang dipilih, termasuk subfolder atau semua folder. Jika permintaan

pencarian sudah aktif, mengubah ruang lingkup dalam menu ini akan melakukan

pencarian lagi dan memperbarui hasil dalam daftar pesan.

Daftar Penyaringan Surat

Menu drop-down di sebelah kolom pencarian menyediakan beberapa penyaringan

agar dengan cepat memperkecil daftar surat pada status atau prioritas.

Aturan penyaringan di sini diaplikasikan untuk mencari istilah pencarian yang

dimasukkan dalam kolom pencarian. Sebagai contoh Anda dapat memilih pesan yang

tidak dibalas dari Paul dengan memilih penyaringan pesan yang Tidak dibaca dan

masukkan “pengirim:Paul” pada kolom pencarian.

Penyaringan pesan juga tergantung pada “Lingkup” yang dipilih pada menu opsi

pencarian. Ganti lingkup yang Anda inginkan untuk memperluas penyaringan aktif ke

daftar surat dari semua folder.

3.7 Mengorganisir Email Anda

14

Daftar folder pada tampilan email menunjukkan semua folder yang dapat digunakan

untuk menyortir email untuk penyimpanan sementara atau akhir. Anda dapat

mengatur folder pada bagian pengaturan dan bebas memilih susunan folder.

Sistem Khusus Folder

Bebrapa folder memiliki kegunaan khusus dan digunakan oleh sistem untuk

menempatkan pesan. Beberapa folder khusus ini ditunjukkan dengan ikon individual

dalam daftar dan biasanya tidak dapat dihapus atau diubah namanya.

Kontak Masuk

Tempat di mana pesan baru tiba.

Daftar Tunggu (Konsep)

Ketika Anda menulis pesan, Anda dapat menyimpannya sementara sebagai konsep.

Pesan tersebut disimpan dalam folder ini dan dapat diambil untuk mengedit kembali.

Terkirim

Kecuali jika telah dikonfigurasi, salinan setiap pesan yang Anda tulis dan kirim

kepada orang lain akan disimpan di folder ini.

Sampah

Ketika Anda menghapus pesan, pesan itu akan dipindahkan ke folder ini dan tidak

dihapus segera. Tergantung pada pengaturan email server, menghapus pesan secara

otomatis akan dihapus dari folder ini setelah waktu tertentu. Anda juga dapat

mengosongkan folder sampah secara manual dengan perintah Kosongkan dari Menu

tindakan folder.

Penugasan pada folder khusus dapat diubah dalam Pilihan > Folder Khusus.

Bagaimana Cara Memindah Surat ke Folder

Menempatkan surat ke folder tertentu sangatlah mudah hanya dengan menyeret surat dari

daftar dengan mouse, lalu meletakkan ke folder yang diinginkan. Hal ini juga dapat dilakukan

pada beberapa surat yang telah dipilih.

Jika folder yang dituju adalah sub-folder dan tidak terlihat, tahan mouse pada folder induk

sambil menyeret dan folder tersebut akan membuka secara otomatis setelah dua detik.

Pindahkan mouse (ketika menyeret) ke daftar footer folder untuk tetap berpindah sampai

folder yang dituju terlihat.

15

Menyalin bukannya memindah

Anda juga bisa menyalin surat ke folder lain selain memindahnya. Tekan tombol Shift pada

keyboard saat menaruh satu atau beberapa surat pada folder tujuan sehingga akan membuka

menu dimana Anda dapat memilih untuk Memindah atau Menyalin surat tersebut.

Memindah surat dari halaman tampilan surat

Ketika membaca surat pada halaman penuh, Anda akan menemukan menu drop-down

bertuliskan “Pindahkan ke...” pada toolbar bagian atas. Pilih folder dari menu dan surat akan

dipindah ke folder tersebut.

Menggunakan Plugin Arsip

Jika sistem webmail Anda terinstal plugin arsip, tombol bertuliskan Arsip akan muncul pada

tugas toolbar email. Tombol ini memindahkan surat yang dipilih ke folder arsip dengan sekali

klik.

Anda dapat mengatur bagaimana mengelompokkan folder arsip dan membaginya menjadi

sub-folder, baik berdasarkan tanggal, pengirim atau folder asal.

Catatan:

Untuk mengaktifkan fungsi arsip, pertama Anda harus memilih sebuah folder sebagai arsip di

pengaturan Pilihan > Folder Khusus.

Menghapus Surat

Surat yang dipilih dapat dihapus dari foldernya dengan mengklik ikon Hapus pada toolbar

atau dengan menekan tombol <Del> (atau Backspace pada Mac) pada keyboard Anda. Ini

akan memindahkan surat secara default ke folder sampah. Untuk segera menghapus pesan di

tempat pertama, tahan tombol Shift pada keyboard saat klik tombol Hapus atau saat menekan

tombol <Del>.

Ada pilihan di Pengaturan > Pilihan > Pengaturan Server di mana pengaturan default dari

penghapusan surat dapat diganti.

3.8 Impor/Ekspor

Format pertukaran umum untuk email adalah MIME (.eml) dan Mbox (.mbox) yang

keduanya didukung untuk impor.

16

Impor Email

Sebuah atau beberapa surat baik dengan data MIME ataupun Mbox dapat diupload untuk

menambah email ke folder yang terpilih:

1. Klik folder di mana surat yang diimpor akan ditambahkan.

2. Pilih Impor Surat dari menu Tindakan Folder dibelakang ikon gerigi di footer daftar

folder.

3. Pilih file yang akan diimport dari komputer Anda. Anda dapat memilih beberapa file

melalui dialog pengambilan file dengan menekan tombol Shift atau Ctrl ketika

memilih file.

4. Tekan Upload untuk memulai proses import.

Ekspor Email

Surat dari kotak masuk atau folder lainnya dapat diunduh ke komputer Anda untuk disimpan

atau backup. Ketika mengekspor, pesan akan disimpan sebagai file tunggal .eml.

Unduh Email Tunggal

Untuk mengunduh sebuah surat, pertama pilih surat pada Daftar Surat kemudian pilih Unduh

(.eml) dari menu Tindakan Lain di toolbar. Pilih tempat di mana Anda akan menyimpat

file .eml ketika diminta, jika tidak temukan file di folder "Unduhan" di komputer Anda.

Unduh Banyak Email

Beberapa surat akan disimpan dalam bentuk file Zip untuk diunduh. Pilih surat satu persatu

pada daftar surat kemudian ikuti instruksi untuk mengunduh satu surat. Anda perlu membuka

file .zip yang sudah diunduh untuk mengakses surat secara induvidu.

Mengekspor Seluruh Folder

Untuk tujuan pengarsipan semua surat dari sebuah folder dapat diunduh dalam arsip .zip

tanpa terlebih dahulu memilih surat-surat tersebut dalam daftar.

Beralih ke folder yang ingin Anda ekspor kemudian pilih Unduh folder dari menu Tindakan

Folder di belakang ikon gerigi di footer daftar folder.

4. Buku Alamat 4.1 Direktori dan Grup

Panel paling kiri menampilkan direktori daftar alamat dan grup kontak dalam setiap direktori.

Tergantung pada konfigurasi server Anda dan plugin yang terinstal, Anda akan melihat

beberapa direktori namun setidaknya ada satu direktori yang berisi kontak pribadi Anda.

Grup kontak mudah digunakan untuk mengatur kontak Anda. Grup kontak juga dapat dipilih

saat menulis pesan dan akan memasukkan semua anggota sebagai penerima. Grup juga akan

17

muncul dalam daftar pelengkapan otomatis ketika Anda mulai mengetik di kolom penerima.

Sebuah kontak dapat masukkan ke beberapa grup.

Klik sebuah direktori atau grup dari daftar untuk melihat kontak di dalamnya di sebelah

kanan. Direktori atau grup yang dipilih akan disorot dalam daftar.

Membuat Grup Kontak

Untuk membuat grup kontak baru, pertama pilih direktori yang Anda inginkan untuk

dijadikan grup. Kemudian gunakan ikon + pada footer daftar grup untuk mengisi kolom nama

grup. Masukkan nama grub baru dan tekan <Enter> untuk menyelesaikan.

Tindakan pembuatan dapat dibatalkan dengan menekan tombol <Esc> ketika memasukkan

nama grup.

Memasukkan Kontak ke Grup

Kontak dapat ditempatkan ke dalam grup dengan menyeret dan meletakkannya dengan

mouse. Pilih satu atau beberapa kontak dalam daftar dan letakkan ke dalam grup yang

diinginkan.

Menghapus Kontak dari Grup

Mode Daftar

1. Pilih grup pada daftar di sebeah kiri

2. Pilih satu atau beberapa kontak yang ingin Anda hapus dari grup

3. Klik tombol Hapus Kontak Terpilih dari Grup pada footer daftar kontak

Mode Tunggal:

1. Pilih kontak pada daftar kontak

2. Beralih ke tab Grup pada Detail Kontak di sebelah kanan

3. Hilangkan tanda centang Goup untuk kontak yang Anda inginkan

Tindakan Lainnya

Pada footer daftar grup juga, ikon gerigi menunjukkan sebuah menu dengan tindakan-

tindakan yang berhubungan dengan direktori atau grup yang dipilih.

Mengubah Nama Grup

Hanya aktif jika sebuah grup kontak dipilih pada daftar di atas, di sini Anda bisa

memasukkan nama baru untuk grup tersebut.

Menghapus Grup

Menghapus grup yang dipilih pada daftar di atas. Perlu diingat bahwa kontak yang ada di

dalam grup tersebut tidak akan terhapus.

18

Pencarian Tersimpan

Jika sebelumnya Anda menjalankan pencarian buku alamat, opsi ini akan membantu Anda

untuk menyimpannya sebagai filter untuk keperluan nanti.

Menghapus Pencarian

Hanya aktif jika pencarian tersimpan dipilih pada daftar di atas, ini akan menghapus filter

pencarian.

4.2 Daftar Kontak

Kontak pada direktori atau grup alamat yang dipilih disajikan dalam daftar ini dengan nama

mereka. Jumlah seluruh kontak pada direktori atau grup tertentu berada di bawah daftar serta

kumpulan yang saat ini ditampilkan. Gunakan tombol panah pada header daftar untuk

mengendalikannya dari halaman.

Catatan:

Anda dapat mengubah cara dan urutan kontak yang terdaftar di bagian Buku Alamat di

pilihan pengguna.

Tindakan Daftar Kontak

Footer daftar kontak menyediakan tombol yang beroperasi pada daftar atau pilihan kontak

secara menyeluruh.

Membuat kontak baru (+)

Buka form untuk menambahkan kontak baru pada direktori yang terpilih.

Hapus Kontak Terpilih

Menghapus kontak yang terpilih pada daftar di atas secara permanen.

Hapus Kontak Terpilih dari Kelompok

Menghapus kontak yang terpilih dari grup yang sedang dibuka.

Mengirim Email ke Kontak Terpilih

Buku alamat tidak hanya untuk mengelola kontak Anda tetapi Anda juga dapat mencari dan

memilih kontak yang Anda inginkan untuk menulis email baru. Ikon Buat Pesan Baru pada

toolbar di bagian atas akan segera aktif setelah Anda memilih minimal satu kontak atau

kelompok kontak. Klik untuk ikon tersebut membuka layar penulisan surat dengan kontak

yang terpilih masuk sebagai penerima.

Untuk memulai menulis sebuah surat pada sebuah kontak, Anda juga bisa meng-klik alamat

email pada Detail Kontak di sisi kanan.

19

Menyalin Kontak

Kontak dapat disalin dari satu petunjuk ke petunjuk lain dengan cara yang sama yang

menugaskan mereka untuk berkelompok. Sederhananya seret satu atau beberapa kontak yang

terpilih dengan mouse dan lepaskan target petunjuk. Harap dicatat bahwa pilihan mungkin

disimpan di kolom lain atau tidak disalin sama sekali jika direktori alamat mempunyai bagan

yang berbeda.

4.3 Detail Kontak

Detail kontak ditampilkan dalam di kotak paling kanan pada layar buku alamat. Pilih satu

kontak pada daftar untuk melihat rinciannya. Properti kontak tersusun dengan tab dan kotak

yang dikelompokkan dalam properti yang sama seperti nomor telepon, kartu pos atau alamat

email.

Grup tab memungkinkan tugas atau penghapusan langsung untuk kontak penerima/pengirim

dari grup kontak.

4.4 Membuat dan Ubah Kontak

Pilih sebuah kontak dari daftar lalu tekan tombol Ubah Kontak pada properti kontak di sisi

kanan untuk mulai mengubah kontak tersebut.

Pada bagian paling atas dari ubah kontak adalah kolom nama dan organisasi serta foto kontak

yang diunggah.

Bagian paling bawah menampilkan grup yang sama dari properti kontak sebagai Detail

Kontak yang tersusun dengan tab dan kotak.

Beberapa properti mempunyai tipe selektor drop-down di mana Anda dapat memilih jenis

alamat email (seperti rumah atau kantor). Hapus properti kontak baik dengan mengosongkan

kolom input atau meng-klik ikon Hapus tepat disebelahnya.

Ketika melakukan perubahan, simpan perubahan Anda dengan meng-klik tombol Simpan di

bagian bawah. Batalkan perbaikan dan buang perubahan Anda dengan tombol Batal.

Tambahkan Lebih Banyak Properti Kontak

Untuk menambahkan kolom properti lainnya, pilih satu dari Tambah kolom isian…. menu

drop down yang berada di bawah form. Drop-down yang sama di bawah kolom nama pada

header membantu Anda menambahkan lebih banyak kolom yang berhubungan.

Catatan:

Tergantung pada lokasi kontak pada direktori, daftar properti yang dapat Anda tambahkan ke

kontak bisa jadi berbeda.

Unggah Foto Kontak

20

Kontak memiliki foto yang ditampil pada aplikasi email jika pengirim surat disimpan dengan

gambar pada buku alamat Anda.

Untuk menambahkan atau mengganti foto kontak, klik tombol Tambah (atau Ganti jika

kontak sudah punya foto) tepat di bawah foto pada form ubah kontak. Kemudian pilih foto

dari komputer Anda menggunakan dialog pemilihan file yang muncul. Setelah dipilih, foto

akan di unggah dan langsung tampil. Perlu diingat bahwa foto yang baru akan tersimpan

dengan kontak jika Anda sudah menyimpan kontaknya.

Untuk menghilangkan foto dari kontak, gunakan tombol Hapus tepat di bawah foto dan

simpan kontak untuk melihat perubahannya.

Buat Kontak Baru

Kontak baru bisa ditambahkan pada alamat yang dipilih secara langsung dengan meng-klik

tombol Buat Kontak Baru pada footer Daftar Kontak. Form untuk menambahkan nama dan

properti sama seperti saat mengubah kontak. Akhirnya buat kontak dengan meng-klik tombol

Simpan di bawah form.

4.5 Mencari Kontak

Untuk mencari kontak masukkan nama atau alamat email ke dalam kotak pencarian di atas

area toolbar dan tekan <Masukkan> pada keyboard untuk mulai mencari. Hasil pencarian

akan ditampilkan di daftar kontak di bagian tengah. Jumlah kontak yang cocok dengan

permintaan Anda akan tampil di daerah footer daftar kontak dan jika hasilnya beberapa

halaman, gunakan tombol panah pada daftar header untuk mencari.

Ulangi pencarian dengan meng-klik ikon Atur Ulangi Pencarian pada border kanan kotak

pencarian.

Pencarian meliputi semua direktori dan hasilnya dicampur dari semua sumber. Direktori dari

kontak tertentu ditampilkan di kotak pilihan kontak paling atas, tepat di atas foto kontak dan

nama.

Memilih Properti yang Dicari

Buka menu opsi pencarian dengan meng-klik ikon cari pada sisi kiri kotak pencarian. Anda

dapat memilih properti mana dari kontak yang harus dicari untuk kata yang dimaksukkan.

Periksa Semua Kolom untuk mencarinya.

Bentuk Pencarian Lanjut

Sementara kotak pencarian sederhana pada toolbar hanya mencari kata yang dimasukkan

pada semua properti kontak, pencarian lanjut berfungsi untuk menambahkan permintaan yang

lebih spesifik pada buku alamat.

21

Klik tombol toolbar Lanjutan dan form pencarian terlihat di daerah kontak di sisi kanan. Di

sini Anda dapat memasukkan parameter pencarian untuk kolom kontak individual. Misalnya,

Anda dapat mencari semua kontak dengan nama “Paul” (Nama Depan) yang tinggal di “New

York” (Alamat).

Mulai pencarian dengan tekan tombol Cari di bawah form. Daftar kontak di bagian tengah

akan menampilkan semu kontak yang sesuai dengan kriteria yang dimasukkan. Jika tidak ada

yang ditampilkan, Tampilan Status akan menampilkan pesan.

Pencarian Tersimpan

Ketika memiliki akses pada direktori alamat yang besar, pencarian adalah cara yang paling

dipilih untuk mengaksesnya. Selain mengatur kontak dalam grup, Anda juga dapat membuat

filter atau “pencarian tersimpan”. Filter ini mengingat penggunaan parameter saat mencari

kontak dan menjalankan kembali pencarian tersebut.

Membuat Pencarian Tersimpan

1. Carilah buku alamat baik menggunakan kotak pencarian sederhana atau fungsi

pencarian lanjutan

2. Pilih Pencarian tersimpan dari opsi menu ke daftar Grup di sisi kiri

3. Beri nama pencarian yang disimpan dan tekan <Enter> pada keyboard untuk

menyimpan. Tindakan ini akan menambahkan sebuah item ke daftar Grup di kiri

4. Klik untuk menjalankan pencarian lagi dan untuk melihat hasil pada daftar kontak

Menghapus Pencarian Tersimpan

1. Pilih permintaan pencarian yang disimpan di panel paling kiri

2. Buka opsi menu di daftar footer dan klik Hapus Pencarian untuk menghapus. Ini

tidak akan menghapus kontak namun hanya filter yang tersimpan

4.6 Impor/Ekspor

Impor Kontak

Kontak dapat diimpor ke buku alamat Roundcube dari file vCard dan CSV.

1. Klik tombol Impor dari toolbar atas pada tampilan buku alamat untuk membuka

proses impor.

2. Lalu pilih file yang diimpor dari komputer Anda. Pastikan filenya .vcf atau .csv

3. Pilih buku alamat kontak mana yang akan diimpor. Tanda centang memungkinkan

Anda untuk menghapus semua kontak dari buku alamat yang terpilih sebelum

mengimpor. Harap hati-hati, penghapusan tidak dapat dibatalkan!

4. Klik tombol Impor untuk memulai proses impor.

22

Layar selanjutnya akan menampilkan hasil proses impor. Klik Selesai untuk kembali ke

tampilan buku alamat dan melihat kontak yang diimpor.

Ekspor Kontak

Kontak dari buku alamat Roundcube terekspor hanya dalam format vCard.

1. Pilih buku alamat atau grup yang ingin Anda ekspor

2. Klik tombol Ekspor di toolbar atas

3. Pilih tempat untuk menyimpan file .vcf yang diekspor jika diminta, atau periksa folder

“Unduh” pada komputer Anda untuk file bernama “rouncube_kontak.vcf”

Tombol toolbar Ekspor menawarkan dua pilihan berikut:

Expor semua

Tindakan default pada tombol dan akan mengumpulkan semua kontak yang terdaftar

ke dalam file vcard.

Expor yang dipilih

Jika ada satu atau lebih kontak yang terpilih di daftar (lakukan ini dengan menekan

tombol Shift atau Ctrl pada keyboard saat Anda mengklik kontak secara individu), pilihan ini

akan menghasilkan file .vcf dengan kontak yang terpilih saja.

5. Pengaturan

5.1 Pilihan

Pilihan pengguna memungkinkan Anda mengatur beberapa opsi dan pengaturan yang

mengendalikan perlakuan dan antar muka pengguna aplikasi webmail. Banyak pengaturan

yang di kelompokkan berdasarkan bagian berikut:

Catatan:

Setelah mengubah pilihan (preferensi), jangan lupa untuk menyimpannya dengan mengklik

tombol Simpan di bawah form pengaturan.

Antar Muka Pengguna

Bahasa

Webmail tersedia dalam berbagai bahasa. Pilih bahasa di sini sesuai keinginan Anda.

Saat mengakses aplikasi, bahasa akan otomatis dipilih dari sistem operasi komputer Anda.

Daerah Waktu

23

Tanggal akan ditampilkan di mana saja (misal saat surat terkirim) dan diterjemahkan

ke daerah waktu lokal Anda secara otomatis. Atur ke Otomatis untuk membiarkan sistem

menggunan pengaturan daerah waktu komputer Anda atau pilih daerah waktu tertentu dari

daftar.

Format Waktu

Pilih bagaimana waktu (jam, menit) ditampilkan.

Format Tanggal

Pilih format bagaimana tanggal ditampilkan.

Tanggal Cantik

Jika pilihan ini aktif, tanggal yang dekat dengan hari ini akan diterjemahkan ke dalam

istilah seperti “hari ini”, “kemarin”, dan sebagainya.

Refresh

Atur interval yang Anda inginkan bagi sistem untuk memeriksa pembaharuan (misal

untuk surat yang baru datang)

Tampilan Antarmuka

Pilih tampilan visual dari antarmuka pengguna dari pilihan tema.

Menangani popup sebagai jendela standar

Saat Roundcube membuka surat atau form tulis surat pada jendela baru, muncul

jendela dalam ukuran lebih kecil dan tanpa tombol toolbar atau dengan pengaktifan pilihan.

Menjadi jendela penjelajahan web biasa atau tab pada jendela yang sedang terbuka. Jika

memungkinkan, semua jendela yang dibuka oleh aplikasi webmail mengikuti pengaturan

penjelajahan web Anda.

Mendaftarkan handler protokol

Anda dapat mendaftarkan aplikasi webmail ini untuk terbuka kapanpun Anda meng-

klik sebuah link email pada web.

Tampilan Kotak Surat

Tampilkan unjuk pratinjau (preview pane)

Tindakan ini menampilkan atau menyembunyikan Unjuk Pratinjau pada tampilan

surat.

Tandai pesan yang sudah dilihat

Pilih batas waktu penundaan untuk menandai pesan baru sudah “terbaca” saat

membukanya pada unjuk pratinjau.

24

Sedang dimintakan tanda terima kembali

Opsi ini mengatur perlakuan saat Anda membuka pesan yangmana pengirim minta

tanda terima baca.

Bentangkan pesan teruntai

Saat mendaftar pesan pada untai (thread), opsi ini mengatur bagaimana percakapan

grup diperluas di daftar.

Baris per halaman

Daftar pesan menampilkan jumlah pesan saat tertentu (atau “halaman”). Meningkatan

jumlah ini dapat mengakibatkan waktu proses lebih lama saat membuka folder kotak surat.

Periksa semua folder untuk pesan baru

Secara standar (default), hanya kotak masuk yang diperiksa untuk surat baru secara

berkala. Jika Anda memiliki filter server-side yang terinstal yang akan memindah surat yang

masuk ke folder lain, Anda harus memeriksa opsi ini.

Menampilkan Pesan

Buka pesan di jendela baru

Dengan opsi ini tercentang, klik dua kali sebuah pesan pada tampilan email akan

membukanya di jendela baru bukan pada jendela browser saat ini/tab.

Tampilan HTML

Periksa opsi ini untuk menampilkan surat yang terformat seperti keinginan pengirim.

Ketika dinonaktifkan, surat yang terformat akan dikonversi ke teks biasa.

Menampilkan gambar remote inline

Surat yang terformat (HTML) bisa berisi referensi ke gambar yang membutuhkan

waktu tunggu dari remote server. Hal ini dapat merugikan privasi Anda dan

menampilkan kepada pengirim bahwa Anda telah membuka pesan. Teknik ini sering

digunakan oleh spammer untuk memeriksa apakah alamat email Anda bekerja dan

Anda mungkin akan mendapatkan lebih banyak spam.

Tampilan gambar terlampir di bawah pesan

Pilihan opsi ini jika Anda ingin menampilkan lampiran gambar di bawah pesan.

Setelah menghapus/memindah, tampilan pesan berikutnya

Atur apakah layar harus berpindah ke surat selanjutnya di daftar ketika membuka

sebuah email (tidak pada unjuk pratinjau) dan selanjutnya dipindah atau dihapus.

25

Opsi Lanjutan

Karakter default

Beberapa sistem email tidak menetapkan kumpulan karakter ketika sedang mengirim

pesan. Dalam kasus yang jarang seperti penerima (aplikasi webmail Anda)

menampilkan karakter khusus (misalnya éäç), untuk itu gunakan pengaturan ini. Pilih

set karakter/bahasa yang banyak digunakan pada koresponden email Anda.

Pengaturan Pesan

Buat pesan di jendela baru

Dengan opsi ini penulisan pesan akan dibuka pada jendela baru bukan pada

jendela/tab penjelajah web.

Tulis pesan HTML

Tandai pilihan ini untuk mengaktifkan editor rich text (HTML) saat menulis pesan

baru. Ini hanya pengaturan default untuk menulis pesan HTML. Opsi ini muncul saat

menulis pesan.

Otomatis menyimpan pesan konsep

Sementara Anda menulis pesan baru, salinan akan tersimpan di folder daftar tunggu

(konsep) setiap beberapa menit. Pilih interfal atau nonaktifkan penyimpan otomatis

disini.

Selalu meminta tanda terima kembali

Aktifkan “Tanda terima” pada pilihan pengiriman secara default untuk pesan baru.

Selalu meminta pemberitahuan status terkirim

Aktifkan “Pemberitahuan status terkirim” pada pilihan pengiriman secara default

untuk pesan baru.

Taruh balasan di folder yang sama dengan pesan yang dibalas

Pilih folder untuk menyimpan pesan balasan selain menyimpannya pada folder

“Terkirim”.

Ketika membalas

Opsi ini mengatur di mana menempatkan teks asli ketika membalas surat.

Meneruskan pesan

Atur mode bagaimana pesan diteruskan secara default ketika mengklik tombol

Teruskan tanpa memilih mode penerusan.

Huruf standar untuk pesan HTML

26

Ketik menulis surat dengan format HTML, tampilan dan ukuran huruf ini digunakan

untuk format teks standar.

Tindakan standar untuk tombol “Balas ke semua”

Ketika membalas surat dari daftar email, pengaturan ini mengontrol bagaimana

membalasnya.

Otomatis menambahkan tanda tangan

Pilih jika ingin tanda tangan dari indentitas pengirim akan ditambahkan pada surat

baru.

Ketika membalas surat hapus tanda tangan dari pesan

Seperti namanya, pengaturan ini menghilangkan tanda tangan terdeteksi dari pesan

asli ketika mengutipnya dalam balasan.

Pilihan ejaan

Kotak pengecekan ini mengatur tindakan untuk fungsi pengecekan ejaan.

Opsi lanjutan

Nama lampiran

Terkadang penerima email Anda mengalami kesulitan untuk melihat dengan benar

nama-nama file lampiran. Sesuaikan pengaturan ini jika Anda mendapatkan keluhan

tentang nama lampiran yang kacau.

Gunakan MIME encoding untuk karakter 8-bit

Pengaturan ini memungkinkan pengiriman pesan yang "aman" tapi sedikit

meningkatkan jumlah data yang dikirim. Aktifkan pilihan ini jika penerima tidak

dapat membaca pesan yang Anda kirim dengan benar.

Buku Alamat

Buku alamat utama

Pilih buku alamat utama dimana kontak baru akan disimpan ketika menambahkannya

dari tampilan email.

Daftar kontak sebagai

Pilih bagaimana nama ditampilkan pada daftar kontak.

Mengurutkan kolom

Pilih atribut kontak yang digunakan untuk menyortir kontak pada daftar.

Baris per halaman

Jumlah kontak yang ditampilkan pada waktu (atau "halaman") dalam daftar kontak.

Lewatkan alamat email alternatif pada pelengkapan otomatis

27

Dengan opsi ini, setiap kontak hanya akan muncul sekali dalam daftar pelengkapan

otomatis yang akan muncul ketika Anda memulai menulis pada halaman penerima.

Alamat email pertama dari kontak yang dipilih akan ditambahkan. Jika tidak bisa,

semua alamat email dari kontak yang sama akan ditampilkan.

Folder Khusus

Beberapa folder memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh sistem untuk memproses

menyimpan pesan. Hal ini memungkinkan Anda untuk memilih folder mana yang digunakan

untuk menyimpan Konsep (Daftar Tunggu), Terkirim atau surat yang dihapus (Sampah).

Menampilkan nama asli untuk folder khusus

Dengan mengaktifkan pengaturan ini, nama-nama asli dari folder khusus akan

ditampilkan dalam daftar folder bukan nama lokal.

Ketika tombol arsip ditekan pada tampilan surat, surat yang dipilih akan dipindah ke folder

ini.

Membagi arsip dengan

Pilihan ini mengizinkan Anda untuk mengatur folder arsip Anda dalam berbagai

macam cara. Pesan-pesan yang dipilih dapat dimasukkan ke dalam subfolder arsip

berdasarkan tanggal kirim, alamat pengirim email atau folder dimana surat

dipindahkan.

Jika diatur ke Tidak ada, semua pesan akan disimpan dalam folder Arsip tanpa

membuat sub-folder.

Pengaturan server

Bagian ini menyediakan pengaturan lebih lanjut bagaimana surat diperlakukan oleh server

email.

Tandai pesan sebagai terbaca atau dihapus

Dengan mengaktifkan pilihan ini, surat yang tidak dibaca juga akan ditandai telah

dibaca ketika menghapus surat dengan segera.

Tandai pesan untuk penghapusan daripada dihapus

Email dapat ditandai sebagai terhapus dahulu sebelum akhirnya surat-surat tersebut

dipindahkan dari folder. Hal itu juga memungkinkan untuk kemudian “tidak

menghapus” surat terserbut. Untuk dapat menghapus surat, gunakan perintah ringkas

pada menu operasi Folder kotak surat.

Jangan tampilkan pesan terhapus

Pilihan ini menyembunyikan pesan yang terhapus dari daftar.

28

Jika gagal memindahkan ke tempat sampah, langsung hapus

Anda bisa saja gagal saat memindah surat ke folder Sampah, jika folder sampah tidak

dipilih atau melebihi kuota. Dengan mengaktifkan pilihan ini, pesan akan dihapus dari

folder ketika Anda mencoba memindah surat tersebut ke dalam folder Sampah.

Langsung hapus pesan di kotak sampah

Surat dalam folder Sampah juga dipindah ke folder Surat terhapus ketika

menghapusnya. Lewati langkan tersebut dengan mengaktifkan pilihan ini.

Bersihkan Surat Terhapus saat keluar

Seperti namanya, akan mengosongkan folder Surat Terhapus (Trash) ketika Anda

mengakhiri sesi.

Susun kontak masuk pada saat keluar

Hal ini akan menghapus semua pesan yang ditandai untuk dihapus dari kontak masuk

saat Anda keluar.

5.2 Pengaturan Folder

Pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengatur inti pohon folder kotak surat.

Hirarkis pohon folder ditampilkan di daftar widget tengah dimana Anda dapat memilih satu

folder dengan mengkliknya. Informasi folder dan beberapa pengaturan muncul di panel

bagian kanan.

Ada folder yang berwarna abu-abu yang tidak dapat di-edit, dihapus atau diubah namanya.

Seperti folder "virtual" untuk penataan tetapi yang tidak dapat berisi pesan.

Beberapa Folder Khusus Sistem tidak dapat diganti namanya atau berhenti berlangganan

karena memiliki tujuan khusus dan digunakan oleh proses sistem.

Berlangganan Folder (Subscribe)

Dalam daftar folder, kolom kanan menunjukkan apakah folder berlangganan dan dengan klik

kotak centang, berlangganan untuk folder tersebut dapat diubah.

Folder berlangganan muncul dalam tampilan email sedangkan jika tidak berlangganan folder

akan tersembunyi dan hanya dapat dilihat di sini.

Membuat Folder Baru

1. Klik ikon Buat Folder Baru (+) pada footer daftar folder

2. Masukkan nama folder baru pada atribut folder di sebelah kanan

3. Pilih folder induk atau - untuk membuat folder di tingkat atas

4. Klik tombol Simpan di bawah form untuk membuat folder

29

Catatan:

Kolom folder induk telah dipilih dengan folder yang saat ini dipilih dalam daftar folder pada

sisi kiri.

Mengatur Hirarkis Folder

Folder dapat diletakkan untuk membuat struktur hirarkis untuk menyimpan email Anda.

Bahkan folder yang ada dapat dibuat subfolder dari folder lain atau dipindahkan ke level

tertingi.

Untuk memindah folder cukup sederhana, seret dan lepaskan dengan mouse dari daftar folder

ke folder induk yang diinginkan.

Cara lain adalah dengan memilih folder induk pada atribut folder di sisi kanan dan klik

Simpan, folder yang telah dipilih akan berpindah ke folder induk baru.

Menghapus Folder

1. Pilih folder dari daftar

2. Buka menu Tindakan Folder di daftar footer dan klik Hapus

3. Konfimasi penghapusan

Berbagi Folder

Folder pribadi dapat dibagi dengan pengguna server email lain baik hanya untuk membaca

saja atau dengan izin resmi. Pilih folder pada daftar dan jika Anda diizinkan untuk mengatur

folder ini, bagian bawah berbagi properti folder di sebelah kanan menunjukkan daftar

pengguna folder tersebut sudah dibagi dengan hak akses masing-masing.

Memberikan Hak Akses Baru

1. Klik tombol Tambah data (+) di footer daftar pembagian

2. Masukkan username atau pilih salah satu dari entri pelengkapan otomatis

(autocomplete) yang diusulkan saat Anda mengetik. Selain pengguna tertentu, izin

dapat diberikan untuk semua pengguna atau tamu.

3. Pilih hak akses yang ingin Anda berikan kepada pengguna

4. Klik Simpan untuk menambahkan izin

30

Mengedit Hak Akses

1. Pilih izin di daftar

2. Klik Edit pada opsi hak akses pada footer daftar atau langsung klik dua kali pada garis

3. Atur hak akses pada halaman dialog yang muncul

4. Klik Simpan untuk menutup dialog

Menarik Kembali Hak Akses

1. Pilih izin di daftar

2. Klik Hapus pada opsi hak akses di footer daftar

3. Konfirmasikan penghapusan

Pencarian Folder

Jika isi daftar folder sangat panjang, kotak pencarian dapat ditampilkan dari ikon kaca

pembesar pada header daftar folder. Pohon folder dikurangi untuk mencocokkan folder saat

Anda mengetik di kotak pencarian.

Tepat di atas kotak pencarian, menu drop-down membantu untuk mengurangi daftar folder

untuk lingkup umum (misalnya “namespaces”) seperti “Personal”, “Berbagi” atau “Pengguna

Lain”. Pemilihan bisa jadi berbeda dengan kemampuan server email Anda.

5.3 Identitas Pengirim

Pengaturan ini mengontrol nama dan alamat email yang dinyatakan sebagai pengirim ketika

Anda mengirim email. Tergantung konfigurasi server, Anda bisa menentukan banyak

identitas pengirim atau hanya mengubah nama dan kontrol lainnnya.

Pengaturan

Bagian ini berisi pengaturan standar untuk identitas pengirim yang terpilih:

31

Nama yang ditampilan

Nama lengkap ditampilkan pada program email penerima pada penerimaan pesan

Anda.

Email

Alamat email tercantum sebagai pengirim email yang Anda kirimi dengan identitas

tersebut. Silahkan masukkan alamat email yang benar yang ditangani oleh akun email

Roundcube Anda. Sebaliknya pengiriman pesan mungkin akan gagal karena alamat pengirim

yang salah.

Catatan:

Kolom email bisa jadi tidak tampak atau tidak bisa di-edit. Ini bukannya ada kerusakan tapi

ada pembatasan pengaturan oleh administrator server untuk mencegah pengguna dari

pengiriman pesan dengan alamat pengirim yang palsu.

Pengorganisasian

Beberapa program email menampilkan kolom pengaturan saat menerima surat dengan

isian ini.

Balas Kepada

Masukkan alamat email yang berbeda dari identitas alamat email di sini untuk

memaksa penerima untuk mengirim jawaban ke alamat tersebut bukannya ke alamat email

pengirim.

Lampiran Tersembunyi (Bcc)

Tentukan sebuah alamat email di sini yang akan menerima salinan pesan tersembunyi

dari setiap pesan yang Anda kirim dengan identitas ini.

Pengaturan Awal

Periksa kotak ini untuk membuat identitas yang dipilih sebagai pilihan awal ketika

menulis pesan baru. Anda tetap dapat memilih identitas pengirim lain saat menulis pesan.

Tanda Tangan

Setiap identitas pengirim bisa mempunyai teks tanda tangan sendiri yang akan ditambahkan

ke teks pesan saat Anda mulai menulis email baru. Buka Pengaturan>Pilihan>Pengaturan

Pesan untuk mengatur kapan dan bagaimana tanda tangan disisipkan.

Tanda tangan

Masukkan teks tanda tangan di sini.

Tanda tangan HTML

32

Periksa opsi ini terutama jika Anda mengirim pesan dengan format HTML dan

mengaktifkan format tandatangan Anda. Kotak teks di atas akan menampilkan toolbar untuk

mengatur pemformatan.

Menambahkan Gambar ke Tanda Tangan

Tanda tangan dengan format HTML juga bisa ditambahkan gambar pada pesan keluar. Untuk

menambahkan sebuah gambar ke tanda tangan Anda, pertama periksa kotak Tanda tangan

HTML. Lalu temukan sebuah file gambar pada komputer Anda dan seret dan jatuhkan ke

kotak tanda tangan. Gambar dapat dipindahkan atau diubah ukurannya ke kotak editor

menggunakan mouse.

Catatan:

Selain memasukkan file gambar ke dalam editor, Anda juga dapat menempelkan (paste)

gambar dari clipboard Anda setelah menyalinnya dari aplikasi atau jendela penjelahan lain.

Buka gambar di penampil gambar atau jendela penjelajah web, lalu tekan Ctrl + C untuk

menyalin, klik ke dalam kotak teks tanda tangan pada posisi di mana Anda ingin gambar

muncul dan tekan Ctrl + V untuk menyisipkan gambar tersebut dari clipboard.

Mengatur Identitas Beberapa Pengirim

Kecuali dibatasi oleh administrator server, daftar identitas memiliki tombol pengatur untuk

menambahkan dan menghapus identitas pengirim. Jika ada, klik ikon + pada footer daftar

identitas untuk membuat identitas baru. Isi form dan klik Simpan untuk membuat. Identitas

baru sudah ditambahkan ke daftar dan dapat di-edit atau dihapus dari sini.

Tombol Hapus juga ada di footer daftar identitas yang bisa menghapus identitas yang dipilih

setelah menampilkan dialog konfirmasi.

5.4 Respon Terekan

Pengaturan ini memungkinkan Anda mengatur boilerplate pribadi Anda (atau “rekaman

respon“) yang mudah saat membalas pesan dengan respon terekam.

Mengedit Respon

Panel tengah menampilkan daftar respon tersimpan. Pilih salah satu untuk melihat nama dan

teks tersebut dalam form di sebelah kanan. Anda dapat langsung mengedit keduanya dan

menyimpan perubahannya dengan meng-klik tombol Simpan.

Catatan:

Jika kolom tidak dapat di-edit dan tidak ada tombol Simpan di bawah, ini adalah respon

global yang ditetapkan oleh administrator sistem untuk tidak dapat di-edit.

Membuat Respon Baru

33

Klik ikon + pada footer daftar respon untuk membuat respon baru. Beri nama, masukkan teks

respon dan akhiri dengan klik tombol Simpan.

Menghapus Respon

Tombol Hapus juga berada di footer daftar respon yang akan menghapus item yang terpilih

saat ini setelah menampilkan dialog konfirmasi.

Tombol yang berwarna abu-abu untuk respon global yang dikelola oleh administrator sistem.

6. Pengaturan Filter Webmail menyediakan filtering email yang dapat disesuaikan. Dengan fitur ini Anda dapat mengaktifkan filtering untuk menyaring email-email spam berdasarkan pengirim, tujuan, subject, atau hal-hal lainnya. Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat filter di webmail.

Buka halaman login webmail (…). Masukkan nama pengguna dan password email Anda.

1. Email Anda kini ditampilkan. Pilih email yang akan Anda sesuaikan aturan filteringnya dan klik dua kali untuk menampilkan.

34

2. Pilih ikon gir (more action), kemudian pilih Create filter.

3. Untuk filter baru, Anda dapat memilih untuk memblokir Subject, From (dari), atau To (kepada). Anda dapat mengatur lagi pilihan ini nanti sesuai kebutuhan. Klik Next Step.

4. Beri judul filter Anda, kemudian pilih dimana message ini akan dipindahkan. Anda dapat mengatur filter pada jendela ini, atau mengatur lagi filter Anda nanti. Klik Save. (Catatan: Anda hanya akan melihat managesieve sebagai filter set. Ini adalah satu-satunya pilihan)

5. Filter Anda kini tersimpan.

35

6. Untuk mengatur lagi filter Anda, klik Settings di kanan atas, kemudian tab Filters, seperti ditunjukkan di gambar. Sekarang Anda dapat menampilkan, mengatur kembali, atau menghapus filter yang sudah Anda buat.